Заповнення особистої картки працівника

Оформлення нового співробітника – досить кропіткий процес, який потребує спеціальної підготовки. З боку роботодавця займається відділ кадрів. Менеджер з персоналу зобов'язаний перевіряти документи, представлені потенційним співробітником організації.

Прикладом таких документів можуть бути:

• паспорт;
• свідоцтво про освіту;
• СНІЛЗ і т.д.

Співробітникам, які прийшли влаштовуватися на роботу в компанію, слід враховувати, що подання неправдивих документів або інформації може спричинити кримінальну відповідальність.

Після того, як усі подані документи будуть перевірені, а також буде винесено рішення про найм працівника, начальником відділу кадрів готується наказ про оформлення працівника, і на нього має бути заведена особиста карта працівника, які використовуються з метою обліку персоналу.

Також на підставі цих карток складається картотека персоналу. Розташування карток залежить кількості працівників у організації. Вони групуються або за структурними підрозділами, або за абеткою.

Що це за документ

Особиста карта співробітника – це спеціальний документ, який створюється для систематизації інформації у відділі кадрів кожного співробітника організації.

Ця картка має форму, яка встановлюється трудовим законодавством:

У ній міститься вся доступна інформація про працівника. На кожного працівника особиста картка оформляється один раз, а зберігається весь період його роботи на підприємстві. Менеджер з персоналу вказує у ній всі дії, що стосуються власника картки: заохочення, лікарняна, відпустка, переміщення тощо. Усі внесені зміни повинні підтверджуватись розписом співробітника.

Незважаючи на те, що існує уніфікована форма особистої картки співробітника, багато фахівців сперечаються щодо того, який вигляд вона повинна мати. Багато хто стверджує, що підприємство може саме обирати форму, але така позиція суперечить законодавству.

Процес оформлення особистої картки працівника починається після того, як керівником організації було підписано наказ про наймання співробітника.

Підстави для заповнення форми Т-2

Підставою для того, щоб почати заповнення особистої картки працівника є такі документи:

• наказ про зарахування;
• паспорт;
• трудова книжка;
• СНІЛЗ;
• свідоцтво про освіту;
• військовий квиток;

Документи, необхідні оформлення співробітника, можуть змінюватися залежно від організації, у якій влаштовується людина. Відділ кадрів має право вимагати будь-яку інформацію, що стосується працівника.

Вся надана інформація використовується для складання особистої справи та особистої картки. Якщо є потреба, то менеджер з персоналу може ставити додаткові питання.

Перед підписанням особистої картки співробітник має право з нею ознайомитися. Вести особисті карти співробітників можна як на електронному, так і паперовому носії. Це питання вирішується керівником організації.

Яка інформація вказується?

Багато фахівців вважають, що будь-який співробітник має вміти складати особисту картку. Головною відмінністю такої карти від особистої справи є те, що вона - спрощений варіант організації всіх відомостей про співробітника. Також вони повинні бути заведені на всіх працівників незалежно від його посади, у той час як особисті справи не обов'язково заводити для допоміжного персоналу.

В особистій карті працівника має бути зазначена така інформація:

• Вся інформація про співробітника, прикладом є: П.І.Б., інформація про місце та дату народження, вказується громадянство, рівень освіти, отримана спеціальність, місце проживання, відомості про склад сім'ї. При влаштуванні на деякі посади, відділу кадрів можуть знадобитися відомості про близьких родичів і наявність судимості у них.
• Інформацію про військовий облік.
• Інформація щодо процесу роботи. Наприклад, про прийом на роботу, переміщення, підвищення кваліфікації, про відпустки та звільнення.

Порядок заповнення особистої картки працівника

Особиста картка працівника заповнюється протягом усього часу роботи. Деякі відомості вносяться під час вступу працювати, частина додається у процесі, а завершується ведення особистої карти запровадженням реквізитів постанови про звільнення.

Особливості особистої картки співробітників полягають у наступному:

• відомості, що вносяться до неї, повинні бути документально підтверджені;
• деякі дані співробітників підлягають кодуванню, а необхідні шифри беруться їх класифікаторами;
• особисті карти містять дані, розголошення яких заборонено співробітниками кадрової служби;
• особиста картка обов'язково підтверджується підписами власника.

Якщо особиста картка оформляється з використанням програм, наприклад, як 1С, необхідні коди будуть підібрані автоматично. Табельний номер особистої картки буде присвоєний їй у день прийняття на роботу співробітника і не може бути змінений.

Графа, що називається "Алфавіт" призначається для систематизації документації у спільній папці. У графі «Характер» вказується постійна робота чи тимчасова.

Зразок

Початківцям, при оформленні особистої карти найкращим помічником буде служити вже складений зразок, який досить просто знайти на просторах інтернету.

Особисті карти форми Т-2 складаються з кількох розділів, що поділяються на пункти:

Бланк для скачування

Незважаючи на умовну назву «Особиста карта», цей документ складається з кількох сторінок, які містять тематичні блоки та скріплюються між собою.

Нижче, наприклад, наведено фрагмент 1 розділу особистої карти форми Т-2, а повний бланк цієї форми можна знайти в інтернеті:

Уніфікована форма № Т-2

Затверджено Постановою Держкомстату України

від 05.01.2004 № 1

Особиста картка працівника:

1. I. ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ

Зберігання

Процес зберігання індивідуальних документів персоналу регламентується законодавством. Вони повинні зберігатись у спеціальних папках для зберігання паперів. Особисті справи і накази про найму працювати зберігаються порізно з особистими картками, як і і документи діючих і звільнених співробітників.

Оскільки в таких документах містяться персональні дані кожного співробітника, зберігати їх потрібно в приміщенні, недоступному для сторонніх людей і бажано в шафі, яка закривалася б на ключ.

Зберігатися такі документи повинні протягом усього часу роботи співробітника, після того, як він пішов з роботи, вони 1 рік зберігаються у відділі кадрів, а потім будуть передані до архіву на зберігання протягом 75 років. Будь-яку документацію бажано зберігати в темному та сухому приміщенні, щоб мінімізувати ймовірність їх псування.