Як заповнити довіреність на отримання товару та тмц

Довіреність отримання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ)- Це документ, який підтверджує права та обов'язки сторін. Надається однією особою іншій для його законного представництва перед третіми особами.

На підприємствах цей документ оформляється на одного зі співробітників або на іншу довірену особу, надаючи право отримувати товар та інші цінності у постачальника за укладеним договором.

Види довіреності

Такий бланк має дві основні форми – М-2 та М-2а.

• У першому випадку документ буде виписаний лише на отримання ТМЦ у постачальника, з яким уперше укладається договір або товар у нього купується рідко.
• Друга типова форма необхідна отримання ТМЦ в одного постачальника, з яким робота ведеться у постійному режимі.

Залежно від обсягу повноважень, довіреності можуть бути:

• Генеральна чи загальна:надає право довіреній особі отримати чи реалізувати повний комплекс різноманітних юридичних дій.
• Спеціальна:надає декларація про отримання чи реалізацію однакових (пов'язаних між собою) юридичних действий.
• Разова:надає право отримання чи реалізації одного певного виду дії.

Заповнення такого документа потребує відповідальності та уважності, оскільки під час перевірок, податкова інспекція насамперед веде перегляд цих бланків – усі графи мають бути заповнені, правильно та без виправлень.

Оформлення довіреності отримання ТМЦ

Цей важливий документ повинен надаватися за всіма правилами, а заповнення бланка необхідно виконувати з великою відповідальністю. Усі графи потрібно заповнити та завізувати документ підписом та печаткою.

На лицьовій сторонібланка вказується:

• ДКПО компанії (інформація є у Статуті фірми).
• Дата, номер та термін дії документа.
• Дані про платника та одержувача (ПІБ, посада тощо), найменування компанії, ІПН.
• Паспортні дані, займана посада та П.І.Б. працівника, що представляє компанію.
• Реквізити платника.
• Назва організації постачальника.
• Документи, що є основою видачі товарів.

На зворотній сторонінеобхідно вказати інформацію про ТМЦ: перелік, кількість, одиниці виміру та номер по порядку. Якщо залишаються незаповнені графи, всі вони підкреслюються великим зигзагом. Нижче розписується довірена особа, і документ засвідчується підписами керівника, головного бухгалтера та печаткою підприємства.

Кому потрібна довіреність на ТМЦ

Цей документ може бути виданий на покупця чи продавця. Юридичним правом встановлено норми, навіщо потрібна довіреність. Законом передбачено право осіб щодо укладання документа з метою охорони та безпеки прав обох сторін.

Цей документ необхідний:

• Під час передачі ТМЦ від постачальника з його складі. У цьому випадку продавець має перевірити повноваження довіреної особи.
• Під час передачі ТМЦ біля покупця. Це, коли продавець сам привозить товар споживачеві.
• Під час передачі на нейтральній території. Умови зустрічі та місце повинні прописуватися у спеціальному договорі, що оформляється заздалегідь.

У законодавстві не вказується, на кого може бути виданий папір. За необхідності, вона може бути надана на працівника компанії або підприємства, а також на людину, яка офіційно не значиться у штаті організації. Може виникнути питання, навіщо офіційному працівнику довіреність, якщо його права прописані у трудовому договорі, а прийом товару включено до його кола обов'язків?

У трудовому угоді зазвичай наказується передача ТМЦ біля, що належить покупцю. У цьому випадку, якщо співробітник не є керівником компанії, то він повинен мати такий документ, оскільки невідомо, чи є він співробітником фірми або підприємства.

При разовій закупівлі товару цей бланк повинен бути у наявності у сторонньої людини, якщо на неї покладено обов'язок отримання товару. Адже така особа не є матеріально-відповідальною і у разі шахрайства буде складно довести правоту підприємства.

Термін довіреності отримання ТМЦ

Термін дії цього документа дорівнює 5 рокам– це прописано у законодавстві та вказується на самому бланку. Якщо цього запису на документі немає, тоді з моменту складання довіреність дійсна рівно рік. На ній має бути зазначена дата видачі, без цього запису папір недійсний. Довіреність зручніше отримувати на максимальний термін, але іноді це неможливо. Товар може поставлятися централізовано або під час кожної угоди перелік ТМЦ буде різним. Якщо документ видається на разове отримання товару, він дійсний лише протягом 10 днів.

Облік цих бланків здійснюється у спеціальній книзі – прошнурованому та пронумерованому журналі «Облік довіреностей».

У журналі відображається:

• Номер довіреності, він має співпадати з номером на бланку.
• Дані довіреної особи.
• Термін видачі документа.
• Підпис довіреної особи – це свідчення того, що вона отримала документ.

Після отримання товару, співробітник повинен звітувати, і наступного дня подати бухгалтеру документ про здійснення операції. Фахівець зазначає у журналі номер накладної та дату отримання товару навпроти тієї графи, в якій відображаються дані про цю довіреність на отримання ТМЦ. Документ має бути у продавця разом із товарною накладною.

Недійсна довіреність

Цей документ може визнатися недійсним, якщо в ньому не вказано дату видачі. Довіреність необхідна термінової угоди. Вона набирає чинності з певного моменту та закінчує свою дію у певний момент, тому дата видачі має бути обов'язковою.

Недійсним вважається папір, якщо на ньому немає будь-яких важливих даних про довірену особу або постачальника, а також є виправлення та помарки.

Це важливий документ, який заповнюється не поспішаючи, правильно і чітко.

У певних випадках здійснюється повернення довіреності:

• Довіреність анулюється, якщо особа з якихось причин не отримала ТМЦ. Співробітник повинен повідомити про це свою організацію та постачальника. Якщо продавець все одно видасть товар, то така передача вважатиметься незаконною.
• Якщо документ не було використано. Після закінчення терміну дії документ наступного дня повертається до компанії. Бухгалтер про це робить позначку в журналі «Облік довіреностей», а сам бланк залишається в цій книзі, як невикористаний.

І останнє, довіреність може бути у формі спеціально створених друкарських бланків, а можна використати документ, створений в електронному вигляді.

Порожні бланки роздруковуються у форматі Word та заповнюються вручну. Можна заповнити комп'ютер, наприклад, за допомогою спеціальної програми, а потім завірити документ підписами та печаткою.