Коли потрібна довіреність отримання ТМЦ, і як її оформити?

Довіреність отримання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) – це різновид спеціальних паперів, необхідна передачі повноважень отримувати товарно-матеріальні цінності від імені підприємства. Вона оформляється у певній формі та підписується головним бухгалтером та керівником компанії.

Що таке доручення отримання ТМЦ?

Довіреність отримання ТМЦ є папір, яка підтверджує право отримувати товарно-матеріальні цінності від імені підприємства. Він оформляється першою особою (директор та бухгалтерія) для другої (представник), підтверджуючи її повноваження здійснювати прийом постачання від третіх осіб (постачальник).

Особливо стала вельми поширеною такі папери отримали тих підприємствах, де здійснюються разові чи постійні закупівлі від постачальників.

Як правило, необхідність у видачі довіреності може виникати у таких випадках:

• Під час передачі від постачальника на його складі. Довіреність підтверджує повноваження особи у отриманні відповідного товару.
• Під час передачі біля покупця. Актуальність цього документа обумовлена ​​тим, що кур'єр повинен упевнитися у цьому, що товар потрапив у необхідні руки.
• Під час передачі на нейтральній території. У такому разі документ не лише підтверджує повноваження одержувача, а й регулює місце зустрічі та її умови.

Отже, довіреність отримання товарно-матеріальних цінностей є важливим аспектом роботи з постачальниками. Вона дозволяє позбавити керівника необхідності самому врегулювати постачання тих чи інших товарів, переклавши ці обов'язки на відповідну особу.

На кого можна оформляти довіреність?

Жодних обмежень з боку законодавчої бази в питаннях, що стосуються кола осіб, яким може бути виписана довіреність, не існує. Тобто документ може бути виданий як особі, яка є співробітником компанії, так і не є нею.

Розглянемо обидва випадки докладніше:

• Співробітнику компанії. Зазвичай подібні доручення отримання ТМЦ виписуються, коли здійснюється видача будь-якої матеріальної цінності не так на території складу чи іншого об'єкта, закріпленого за компанією-получателем. Такий документ є підтвердженням того, що одержувач є офіційним представником компанії, для якої призначений товар.
• Чи не співробітнику компанії. Як правило, такі довіреності на отримання ТМЦ оформляються у разі разових замовлень, отримати який може і особа, яка не є співробітником компанії (друг, родич тощо). Крім того, подібні документи часто виписуються на співробітників логістичних компаній, на яких передаються обов'язки. з доставки товару.

Важливо пам'ятати, що довіреність на отримання ТМЦ не робить одержувача матеріально відповідальним, що тягне за собою деякі ризики та небезпеки.

Чи потрібна директору довіреність на отримання ТМЦ?

Директор організації може отримувати ТМЦ без будь-яких довіреностей. Це передбачено статтями про повноваження юридичних осіб та відповідно до них він діє, згідно зі статутом. Для підтвердження своїх повноважень керівник може надати такі документи:

• витяг із трудового договору;
• виписка чи копія самого статуту;
• довідка з ЄДРЮЛ;
• копію протоколу.

На підставі вищеописаних документів директор має всі повноваження для здійснення будь-яких дій від імені компанії, зокрема отримання ТМЦ, без наявності будь-яких довіреностей.

Термін дії доручення на отримання ТМЦ

Термін дії цього типу довіреностей становить 5 років з моменту складання. У разі якщо дата закінчення дії документа не вказана, вважається, що він може бути використаний протягом року. Важливо, що у самому бланку обов'язково має бути зазначена дата складання. В іншому випадку папір не може вважатися дійсним.

Довіреність отримання ТМЦ може видаватися як у тривалий період реалізації регулярних отримань, і на короткий. У другому випадку документ діє не більше 10 днів. За фактом виконання всіх зобов'язань, передбачених у довіреності, одержувач повинен звітувати перед керівництвом і на наступний день надати всі папери, які потрібно.

Облік довіреностей обов'язково повинен фіксуватися у спеціальній книзі, де відображається така інформація:

• номер довіреності;
• дані одержувача;
• термін, який видається документ;
• підпис отримувача паперу.

Наявність подібної бази дозволяє контролювати видачу та використання довіреностей у міру потреби.

У зразках довіреностей отримання ТМЦ форми М-2 є спеціальний відривний корінець, що дозволяє ефективніше здійснювати облік вироблення документів цього типу.

Форма довіреності: із чого складається, правила заповнення

Довіреність на отримання ТМЦ є офіційним документом, який має заповнюватися відповідно до певних вимог та норм. І тому використовується форма М-2.

У формі М-2 слід зазначити такі дані:

• ОКПО організації, що прописано у Статуті юридичної особи;
• дата заповнення, номер та термін дії документа;
• дані про одержувача товару, його посади, компанії, ІПН;
• займана посада та ПІБ тієї особи, на яку виписано довіреність;
• платіжні реквізити;
• назва компанії-постачальника;
• документи, виходячи з яких здійснюється видача товару (накладні чеки тощо.).

Крім того, на зворотному боці довіреності в обов'язковому порядку має зазначатися перелік товарів, які мають бути передані одержувачу, а також деяка інформація про них:

• кількість;
• одиниці виміру;
• порядковий номер.

Якщо у бланку залишаються незаповнені рядки, вони мають бути викреслені великим зигзагом.Нижче за перелік товарів ставиться підпис довіреної особи, що підтверджує факт отримання ним паперу.

Довіреність на отримання ТМЦ обов'язково має засвідчуватися підписом бухгалтера та керівника, а також печаткою самого підприємства. В іншому випадку документ не матиме жодної сили.

Крім того, існує інша форма довіреності М-2а, яка видається у тих випадках, коли представник має отримувати товар регулярно, а не разово.

Такий документ заповнюється аналогічно вищезгаданому (М-2) з єдиною поправкою. Додатково упорядник повинен вказати підстави, на яких компанія делегує обов'язки отримання товару на вказану особу.

Довіреність може заповнюватись як від руки, так і в електронному вигляді. У другому випадку документ обов'язково потрібно роздрукувати та завірити підписом та печаткою перед видачею довірчій особі. У відеоролику розказано, як виписати цей папір через програму «1C: Підприємства»:

Повернення доручення на отримання ТМЦ

У деяких випадках можливе повернення компанії довіреності на отримання ТМЦ. Найчастіше це трапляється з таких причин:

• Довіреність має бути анульована та повернена до компанії, якщо довірена особа з якихось причин не отримала документа. При цьому обов'язково має здійснюватися оповіщення постачальника та самої організації. Якщо продавець видасть товар, то такі дії будуть вважатися незаконними.
• Якщо папір не був використаний до закінчення терміну дії, він має бути повернений до бухгалтерії, де в журналі зроблять відповідну позначку. Найчастіше подібне трапляється через збої в постачанні з боку продавця, неможливість здійснення передачі товару.

Крім того, повернення довіреності може здійснюватися через неправильне її заповнення або наявність великої кількості помарок і виправлень. У разі документ має бути перевипущений бухгалтерією.

Складання довіреності на отримання ТМЦ – це досить складна процедура, яка потребує знання певних аспектів та тонкощів. Саме тому вона має здійснюватись кваліфікованим бухгалтером, який не лише заповнить всю необхідну інформацію, а й зможе правильно здійснювати облік виданих довіреностей.