Складаємо довіреність на отримання матеріальних цінностей

З погляду закону, це письмове уповноваження, яке одна особа видало іншій особі (або особам) для представництва перед третіми особами (ст. 185 ЦК України).

Якщо говорити про документ, який потрібно підготувати для співробітника організації, щоб той міг отримати куплені товари, він складається в єдиному екземплярі уповноваженим працівником бухгалтерії та видається на руки людині, яка представлятиме цю установу та отримуватиме у постачальника куплені товарно-матеріальні цінності (далі по тексту - ТМЦ) за відповідним договором.

До 06.06.2011 було заборонено видавати такий документ на ім'я людини, яка не працює в організації. Проте рішенням Верховного Суду РФ від 06.06.2011 № ДКПІ11-617 цю вимогу було скасовано.

Форма доручення отримання матеріальних цінностей

Діяльність будь-якої організації державного сектора суворо регламентується. Тому і бланки первинних облікових документів для них встановлюються відповідно до законодавства України (наказ Мінфіну від 30.03.2015 № 52н). Проте довіреність отримання ТМЦ — виняток. Для неї не затверджено первинну форму, обов'язкову до застосування органами державного сектора.

У такій ситуації організація має два варіанти:

• розробити та затвердити власний бланк;
• використовувати одну з форм, що були затверджені раніше, але потім стали не обов'язковими.

Власна форма

Можна розробити власний бланк і, затвердивши в облікової політиці, використовувати у господарську діяльність (ст. 9 закону № 402-ФЗ). Головне, щоб він містив усі необхідні реквізити, передбачені п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ:

• Назва документу;
• дату його складання;
• найменування установи, яка видала;
• зміст факту господарського життя;
• величину із зазначенням одиниць виміру;
• найменування посад відповідальних осіб;
• підписи цих осіб та їх розшифровки.

Уніфікована форма

Федеральне законодавство не забороняє застосовувати первинні форми, які діяли до набрання чинності законом № 402-ФЗ. Головне, щоб вони не суперечили чинному законодавству.

До таких відносяться міжгалузеві первинні форми, затверджені в альбомах Держкомстату РФ від 30.10.1997 № 71а:

• № М-2 (ЗКУД 0315001);
• № М-2а (ЗКУД 0315002).

Їх також необхідно затвердити внутрішнім актом.

Роблячи вибір, пам'ятаймо, що № М-2а застосовується організаціями, які мають отримання матеріальних цінностей носить масовий характер.

Надалі у цій статті буде використано форму М-2 (з корінцем про використання). Після отримання матеріальних цінностей відривний корінець потрібно здати назад до бухгалтерської чи іншої відповідальної служби.

Бланк довіреності отримання товару

Інструкція із заповнення довіреності на отримання матеріальних цінностей

Вище ви змогли завантажити бланк довіреності отримання матеріальних цінностей, а тепер розглянемо, як він заповнюється на конкретному прикладі (№ М-2).

Оформляє її уповноважений працівник бухгалтерської або іншої відповідальної служби установи на підставі документів постачальника (вбрання, рахунки, договори, замовлення, угоди тощо). Необхідно відобразити паспортні дані особи, на яку вона виписується.

Спочатку заповнюється лицьова сторона.

Крок 1. Заповнюються реквізити установи, номер, дата видачі та строк видачі.

Крок 2. Заповнюються поле «Посада» та паспортні дані представника установи.

Крок 3. Заповнюються реквізити постачальника, номери та дати прибуткових документів.

Потім заповнюється зворотний бік.

Крок 4. Якщо в документах постачальника відображені найменування та кількість матеріальних цінностей, які необхідно отримати, то заповнювати всю таблицю не потрібно. Досить вказати найменування прибуткового документа, одиницю виміру та загальну суму цифрами та прописом. В іншому випадку таблиця має бути заповнена за кожним найменуванням матеріальних цінностей.

Крок 5. Особа, на яку оформляється довіреність на отримання матеріальних цінностей, залишає зразок особистого підпису.

Крок 6. Проставляються підписи відповідальних осіб організації та їх розшифрування.

Крок 7. Заповнюються реквізити у відривному корінці (для № М-2): номер, дата видачі та строк дії, посада та ПІБ особи, яка її отримала, та розписка в отриманні. Потім вказується найменування постачальника та прибуткових документів від нього.

При видачі довіреності формою М-2а всі дії з Кроку 7 відбиваються у Журналі обліку.

Зразок довіреності отримання товару

Порядок реєстрації

Установи та організації, у яких отримання матеріальних цінностей має масовий характер, можуть застосовувати № М-2а. В інших випадках можна використовувати № М-2. Документи формою № М-2 можна не враховувати, вони реєструються на відривному корінці.

Для обліку № М-2а бухгалтерська чи інша відповідальна служба реєструє видачу у журналі «Облік виданих довіреностей». Перед використанням журнал потрібно прошнурувати та пронумерувати. Шаблон журналу обліку затверджений Постановою Держкомстату СРСР від 28.12.1989 № 241 та має такий вигляд:

Терміни видачі

Термін, який видається документ, становить, зазвичай, 15 днів. При отриманні матеріальних цінностей порядку планових платежів (наприклад, за договором поставки) її можна видавати на календарний місяць.

Якщо термін дії довіреності не вказано, то вважається, що вона діє один рік (п. 1 ст. 186 ЦК України).