Як заповнювати СЗВ-СТАЖ: зразок заповнення нового бланку

З 2019 року форму СЗВ СТАЖ оновлено. Як заповнювати новий звіт – читайте у статті, тут рядковий зразок заповнення з прикладами, документи для скачування, довідники на 2019 р. та корисні посилання.

Без проблем звітувати до Пенсійного фонду допоможуть такі документи, їх можна завантажити:

Форма СЗВ-СТАЖ – це один із персоніфікованих звітів, які здаються до Пенсійного фонду. Дана звітність з'явилася у 2017 році – з виданням ухвали від 11.01.17 N 3п. Мета звіту – довести до ПФР інформацію про страховий стаж фізосіб, які отримують винагороди за трудовими або ДП договорами, ліцензіями, за авторські твори, виключні права тощо.

До 2019 року всі питання щодо персоніфікованих звітів було врегульовано. Однак поступово умови роботи змінюються, держоргани переходять на електронну взаємодію, і Пенсійному фонду була потрібна додаткова інформація, персоніфіковані відомості у новому форматі. У зв'язку з цим відомство з 1 січня 2019 р. уточнило бланки звітності та порядок їх заповнення. Правки торкнулися, зокрема, форми СВЗ-СТАЖ.

Не виключено, що ПФР не востаннє коригує звітні форми. Щоб не стежити постійно за змінами та не звіряти бланки вручну, зручніше складати та здавати персоніфіковані звіти автоматично – у програмі БухСофт.

Програма БухСофт автоматично підготує СЗВ-СТАЖ для здачі до Пенсійного фонду з урахуванням змін законодавства на актуальному бланку. Форму буде протестовано всіма перевірочними програмами ПФР. Спробуйте безкоштовно:

Завантажити СЗВ-СТАЖ онлайн

Інші документи щодо роботи з персоналом

Ознайомившись із зразком заповнення СЗВ-СТАЖ, не забудьте переглянути такі документи, вони допоможуть у роботі:

Навіщо потрібен зразок заповнення СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ призначена для надання ПФР інформації про страховий стаж фізичної особи, з якою фірма або ІП:

• перебувають у трудових відносинах, зокрема у межах трудових договорів;
• оформили договори цивільно-правового характеру, за якими фізособа виконує для підприємства роботи або послуги;
• уклали договори ліцензії чи авторські договори.

ПФР потрібно знати страховий стаж, щоб відстежувати виникнення прав на оформлення пенсії, зокрема дострокової. Страховий стаж – це тимчасовий проміжок у роках та місяцях, протягом якого фізична особа була застрахована в рамках системи обов'язкового пенсійного страхування. Протягом цього тимчасового проміжку фірми та ІП нараховують обов'язкові пенсійні страхові внески із виплат фізичним особам.

Що відображено у зразку заповнення СЗВ-СТАЖ

Бланк персоніфікованого звіту включає п'ять розділів.

1. Інформація про фірму або підприємця, який подає звіт.
2. Звітній рік.
3. Дані про стаж фізосіб.
4. Інформація про пенсійні внески до нарахування та сплати.
5. Дані щодо внесків на пенсійне недержавне забезпечення.

Однак розділи 4, 5 у загальному випадку не заповнюють.

Актуальний бланк СЗВ СТАЖ представлений у вікні нижче, цей документ можна завантажити:

Щоб не збирати інформацію безпосередньо у фізосіб по всій країні, функцію збору та надання інформації про стаж поклали на бізнесменів, які виплачують фізосіб винагороди. Вони повідомляють до Пенсійного фонду про кожну людину такі відомості:

• прізвище та ініціали;
• пенсійний номер СНІЛЗ фізособи;
• тривалість роботи з трудового або ДП договору з розбивкою за періодами, що включаються або не включаються до трудового стажу;
• коди умов праці – територіальних та особливих;
• чи є умови для дострокового оформлення пенсії;
• інформацію про звільнення.

В результаті чинний бланк містить інформацію про СНІЛС, ПІБ фізичних осіб, дату укладання трудового договору або договору ДПГ, дату звільнення або припинення договору, а також інформацію про періоди роботи з особливими умовами або на Крайній Півночі, яка дозволяє призначити пенсію достроково. Пенсійному фонду важливо отримувати цю інформацію вчасно та без спотворень, оскільки від цього залежить право громадян на пенсію та її розмір. Тому встановлено санкції на порушення за персоніфікованими звітами.

Невиконання обов'язків за направленням звітів до ПФР загрожує штрафами і фірмам та їх співробітникам. Докладніше про це читайте у таблиці 1.

Таблиця 1.Санкції щодо персоніфікованих звітів до ПФР

СЗВ СТАЖ: як заповнити – на папері чи файлом

Варіант із СЗВ СТАЖ як заповнити залежить від кількості фізосіб – одержувачів винагород за трудовими, ліцензійними, ДП договорами у відповідного роботодавця, замовника, ліцензіата тощо. Докладніше про форму здачі персоніфікованого звіту читайте у таблиці 2.

Таблиця 2.СЗВ СТАЖ: як заповнити – на папері чи файлом

Як правильно заповнити СЗВ-СТАЖ у загальному випадку

У випадку заповнення форми СЗВ-СТАЖ необхідно за підсумками звітного (календарного) року. Документ подають до ПФР не пізніше 1 березня наступного року за звітним. Тобто відзвітувати за 2018 р. необхідно до 1 березня 2019 р.

До загального випадку не належать такі ситуації.

Ситуація 1.Громадянин – одержувач винагород оформляє пенсію та написав заяву на видачу персоніфікованого звіту.

Ситуація 2.Фірма ліквідується протягом року.

Ситуація 3.У фірмі відбувається реорганізація протягом року.

Ситуація 4.Особа, яка веде приватну практику та видає фізособам винагороди, втрачає свій статус.

Зазначимо: звільнення працівника, не пов'язане із виходом на пенсію, відноситься до загальних випадків. Як заповнити звітність у цих випадках, розповімо далі, а спочатку – розберемося, як правильно заповнити СЗВ СТАЖ для складання у загальному порядку за підсумками року. Вона складається з шапки та п'яти розділів.

СЗВ СТАЖ: як заповнити перший розділ

У розділі 1 заповніть рядки:

• «Реєстраційний номер у ПФР»,
• «ІНН»,
• "КПП",
• «Найменування (коротке)» (відповідно до установчих документів).

У полі "Тип відомостей" вкажіть символом "Х" потрібну форму:

• "Початкова",
• "Доповнююча",
• "Призначення пенсії".

СЗВ СТАЖ: зразок заповнення другого розділу

У розділі 2 цифрою вкажіть відповідний звітний рік.

Оформлення третього розділу звіту

У розділі 3 впишіть періоди дії трудових договорів та договорів ДПГ із фізособами. Номери записів у графі 1 робіть у порядку зростання. Коли робите кілька записів по одній фізособі, нумеруйте лише першу.

• У графах 2–4 вкажіть ПІБ фізособи.
• У графі 5 – номер СНІЛЗ.
• У графах 6–7 вкажіть періоди роботи фізосіб.
• Якщо фірма чи ІП ведуть діяльність, що передбачає дострокову пенсію для фізосіб, потрібно заповнити графи 8–10, 12, 13. Це інформація про умови праці, дострокове призначення пенсії. Відповідні коди, необхідні для заповнення, можна знайти в Класифікаторі параметрів, що використовуються при заповненні відомостей для ведення індивідуального (персоніфікованого) обліку, утв. Постановою №3п.
• У графі 11 вкажіть періоди, в які людина не працювала через тимчасову непрацездатність, відпустку тощо, а також періоди, коли вона була зайнята на шкідливих роботах. У рамках відносин за договором ДПГ, вкажіть «ДОГОВІР», якщо робили за ним виплати у звітному році або «НЕОПЛДОГ»/«НЕОПЛАВТ», якщо не робили виплати.
• У графі 14 вкажіть фізосіб, які звільняються у звітному році.

З 2019 року Пенсійний фонд вніс зміни до порядку заповнення звіту ПЗВ СТАЖ. Постановою від 06.12.18 N 507п уточнено найменування та оформлення графи 14 розділу 3.

До 1 січня поточного року цей реквізит був призначений тільки для інформації про звільнення найманих працівників. І якщо людина звільнялася 31 грудня, то у графі 14 розділу 3 потрібно було проставляти знак «Х». Тепер же цей реквізит містить ще й відомості про проміжки часу, які зараховуються до стажу безробітних. Ці відомості вносять служби зайнятості.

Нововведення щодо заповнення графи 14 розділу 3 для роботодавців полягає в тому, що по працівникам, дата звільнення яких припадає на 31 грудня, у графі 14 потрібно вказати цю дату.

СЗВ СТАЖ: як заповнити четвертий та п'ятий розділи

У випадку розділи 4, 5 не заповнюють.

СЗВ СТАЖ: зразок засвідчення звіту

На заповненій формі має розписатися керівник компанії. Також поставте на ній друк компанії, якщо вона застосовує друк своєї діяльності

СЗВ-СТАЖ: зразок звіту на новому бланку

Приклад оформлення персоніфікованого звіту за 2018 р. на новому бланку дивіться у вікні нижче, цей документ можна завантажити:

Як правильно заповнити звіт на пенсіонера

Коли фізособа звільняється з компанії через вихід на пенсію, потрібно заповнити персоніфікований звіт і здати його за особливими правилами. Підготуйте на цю людину окремий бланк і здайте його до Фонду не пізніше, ніж три календарні дні з моменту, коли фізособа звернулася до компанії із заявою про досягнення пенсійного віку.

Як правильно заповнити СЗВ СТАЖ у загальному випадку, ми розповіли вище. При оформленні пенсії відзнаки полягають у тому, що в полі Тип відомостей потрібно вибрати реквізит Призначення пенсії.

Крім того, необхідно заповнити розділи 4 та 5.

У розділі 4 знаком «X» позначають поле про нарахування та сплату страхових внесків.

5 Розділ заповнюють за наявності відповідного договору з НПФ.

СЗВ-СТАЖ: зразок звіту на пенсіонера

Приклад оформлення на новому бланку персоніфікованого звіту для оформлення пенсії дивіться у вікні нижче, цей документ можна завантажити:

Як відзвітувати до ПФР в особливих ситуаціях

На закінчення відзначимо інші випадки, у яких термін здачі форми відрізняється від загальновстановленого. До них відносяться:

• закриття юрособи (звітити потрібно протягом місяця, наступного за місяцем затвердження проміжного балансу);
• реорганізація юрособи (звітити потрібно в строк, що дорівнює місяцю, що починається з моменту затвердження передавального акта, але до подачі документів, що перереєструють, в ІФНС);
• втрата статусу приватнопрактикуючої особи (звітити до ПФР потрібно одночасно з поданням до податкової заяви на зняття з обліку як платника податків та зборів).

Також можливі дві ситуації, коли скласти звітність необхідно у зв'язку з діями працівників:

• при звільненні (копія форми СЗВ СТАЖ видається співробітнику в останній день роботи разом із іншими кадровими документами);
• при отриманні від співробітника заяви з проханням видати копію звіту (копія з інформацією лише про цю людину видається їй протягом 5 днів з дати звернення).

Чи потрібно звітувати, якщо не було виплат?

Можлива ситуація, коли фізособи, з якими укладено договори, якийсь час не отримують винагороди. Наприклад, якщо у фірмі немає найманих співробітників, а фізособа-виконавець виконує тривале замовлення за ДП договором, оплата за який буде перерахована пізніше. У таких випадках неоплачений період не формує страховий стаж фізособи, адже якщо немає виплат, а й внески нараховувати нема на що. У зв'язку з цим постає питання – чи потрібно звітувати до ПФР за такі періоди?

Офіційний звіт – здавати звіт необхідно, якщо протягом періоду продовжує діяти хоча б один договір з фізособою, за якою має бути виплачено винагороду. Відзвітувати необхідно «нульовкою», тобто здати форму СЗВ СТАЖ зразка з нульовими показниками. У такому разі виключено штрафи з боку Пенсійного фонду за прострочення зі звітністю.

Чи потрібно звітувати, якщо не було діяльності?

Бізнес не завжди йде гладко. Іноді ситуація складається так, що діяльність зупиняється – немає виплат, немає продажів, може навіть не бути об'єктами оподаткування за звітний період. У таких випадках неясно, чи обов'язково подавати персоніфікований звіт.

Згідно з офіційною позицією, відзвітувати необхідно – знов-таки «нульовкою». Факт надання звітності, нехай навіть нульовий, позбавляє ризику штрафних санкцій. Фірму, яка здала звіт СЗВ-СТАЖ зразка з нульовими показниками, Пенсійний фонд відрізнить від економічного суб'єкта, який не звітував взагалі або звітував із затримкою, за що відомство притягає до відповідальності.

СЗВ-СТАЖ: зразок заповнення нульового звіту

Нульова звітність подається з типом відомостей "вихідна". Розділи 1 та 2 оформляються за загальними правилами, а в розділі 3 будуть заповнені лише перші сім граф:

• графа 1 – номер запису;
• графи 2-4 - ПІБ фізособи;
• графа 5 – СНІЛЗ фізособи;
• графи 6-7 - період роботи фізособи за договором.

Інші графи розділу 3, а також розділи 4 та 5 не заповнюються.