Безсердечний зв'язок надіслати мені копію. Секрети ділового email-листування. Помилки при написанні листів-питань

magician_romanв Поняття "прихована копія", вчимося не робити дурниці

На подив, багато людей, коли їм вимагає відправити лист одразу кільком людям, просто перераховують адреси в полі "Кому", це нормально, коли цей лист адресований вашим колегам або друзям, але при розсилці листів групі клієнтів, - ви таким чином показуєте всім адреси та інших одержувачів фактично розкриваючи свою адресну базу.

Будь-якому з клієнтів достатньо переслати цей лист вашому конкуренту і ваші контакти відразу втечуть.

Дивно, але багато далеко не дурних людей, з подивом дізнаються, що якщо вам потрібно надіслати лист безлічі адресатів, щоб вони не знали один про одного, то для цього існує поле "Прихована копія".

Наприклад, для mail.ru це буде виглядати так:

І так ще раз коротко:вказали адреси в "кому" - всім видно кому ви відправили листи, вказали в "прихована копія" - кожен думає, що лист тільки йому.

І кожен одержувач отримає листа де в полі "кому" буде тільки його адреса . Для інших програм, якщо ви не можете знайти де вказати приховану копію, попросіть кого-небудь вам показати. Ще маленький момент, обов'язково потрібно вказати одну адресу в полі "кому", більшість програм або поштових серверів вам не дадуть надіслати листа без цього параметра.

І так, коли йдеться про розсилку пропозиції, новин групі ваших клієнтів – тут практика використання прихованої копії однозначна, ви повинні приховувати вашу адресну базу. Цікавий момент із розсилкою листа вашим колегам, тут рекомендують надходити за ситуацією, наприклад розсилання листа з проханням надіслати пропозиції (наприклад, щодо вдосконалення обслуговування клієнтів) і якщо кожен колега побачить, що такий самий лист отримали й інші люди, то швидше за все відповідати не буде - сподівається на інших, отже, потрібно використовувати приховану копію. Якщо ж це доручення виконати, то, наприклад, вказівку в "кому" начальника вашого колеги - просто створить чудеса, і ваше доручення буде виконано.

Окреме питання із постачальниками. З одного боку вказівка ​​всіх одержувачів у копії має показати постачальнику, що у вас є вибір і він повинен вам запропонувати хороші ціни. З іншого боку, менеджер, який отримав ваш лист, бачачи, що надіслано не тільки йому, швидше за все віднесеться до вашого запиту "прохолодно". Особисто на мою думку, вважаю що і у випадку з постачальниками потрібно використовувати приховану копію, хоча б для захисту комерційної таємниці, але швидше для хороших відносин з менеджером постачальника.

Можете почитати недавній випадок помилки фахівця, коли всі одержувачі побачили й інших адресатів: Усім чмоки в цьому чаті, там правда народ солідний був - директора, але все ж таки спаму багато хто отримав у відповідь.

Ну і як завжди обговорення у коментарях вітається.

Лист-запитання – один із найпоширеніших видів листів службового електронного листування. При всій своїй простоті саме листи-питання створюють масу складнощів як для відправника, так і для одержувача.

Помилки при написанні листів-питань

1. Питання, що зависло в повітрі.

Проблема цього питання в тому, що він задається невідомо кому, з якою метою та у зв'язку з чим.

Наприклад: «Сім'ю із трьох людей приймете?». Це був перший лист. Навіть адресат цього листа не зміг адекватно відповісти на цей лист-питання. Справа в тому, що якийсь час тому адресат розмістив на кількох ресурсах оголошення, що роботодавець готовий надати роботу за спеціальністю з наданням житла. Для різних вакансій були різні умови. Коли за місяць надходить листа з таким питанням без передмов, відповідати на нього навіть не хочеться. Навіщо такий робітник? Навіть якщо він геній своєї справи, у листі він себе показав із гіршого боку.

2. Питання, обтяжене зайвими подробицями.

Якщо Ви ставите питання у контексті попереднього листування, то в тексті листа достатньо послатися на попередній лист, а не обтяжувати його зайвими деталями.

Наприклад: Ви говорили, що можете зробити переклад дистанційно. При цьому можна надіслати електронну копію. А мені казали, що…. Скільки коштує нотаріально завірений переклад свідоцтва про народження, про шлюб з української на російську?» В даному випадку можна було обійтися однією пропозицією чи фразою: «Ви говорили, що можна зробити переклад дистанційно. Скільки коштує нотаріально завірений переклад свідоцтва про народження, про шлюб з української на російську?»

3.Питання, вирване з контексту попереднього листування.

Дуже часто робочий процес вимагає різноманітних уточнень, роз'яснень, вирішення проблем, що виникають по ходу. У разі використовують уточнюючі питання. Але трапляється, що деякі щоразу ставлять такі питання у новому листі, не зберігаючи історію листування. Це значно ускладнює процес відповіді та життя адресата. Він щоразу змушений ритися в поштовій скриньці та шукати попередні листи, свої відповіді на них. Зберігайте попереднє листування з кожного проекту або питання.

Як написати лист-питання правильно?

1. Зверніться до імені адресата.Якщо лист адресується колективу, зверніться до відповідальної особи.

Шановний Сергію Анатолійовичу!

2. Встановіть контекст. Що стало приводом для написання і чому Ви звертаєтесь саме до адресата?

Під час особистої зустрічі ми з Вами обговорювали можливі теми для номера до Дня Перемоги та зупинилися на життєвих історіяхветеранів.

3. Сформулюйте проблему.Коротко сформулюйте суть проблеми.

Однак при особистому спілкуванні мені вдалося зібрати цікавий матеріаліз спогадів дітей війни.

4. Поставте запитання.Сформулюйте його максимально коротко та чітко. Що краще сформульовано питання, то точніше буде відповідь.

Чи можемо ми включити статтю про дітей війни?

5. Подякуйте за допомогу.

Буду вдячний Вам за швидку відповідь.

	-
	-	Надсилаєте сотні комерційних пропозицій, прохань та інших ділових листів щодня, але не досягаєте своїм посланням потрібного результату? Не знаєте як ненав'язливо та ввічливо нагадати адресату про його зобов'язання? Тоді Вам неодмінно допоможе онлайн-тренінг «Навички ділового листа»! Ви можете пройти його в будь-який зручний час

Завдяки спеціальному додаткувід Google можна копіювати вибрані контакти на інші пристрої електронною поштою. Цей спосіб найбільше підходить для передачі контактів між апаратами, які ви не бажаєте пов'язувати спільним обліковим записом.

Контакти у вигляді одного файлу формату VCF будуть прикріплені до листа. Отримувач може зберегти цей документ на комп'ютері чи смартфоні. Щоб додати записи, що зберігаються у файлі, в телефонну книгу іншого Android-пристрою, достатньо відкрити отриманий VCF-документ за допомогою програми «Контакти».

Спосіб 1: за допомогою комп'ютера

Веб-версія програми «Контакти» від Google дозволить вам зберегти вибрані контакти на комп'ютері у вигляді одного файлу, за допомогою якого їх можна буде скопіювати на будь-який iOS або Android-апарат. Не обов'язково зв'язувати пристрої спільним обліковим записом. Але цей спосіб буде зручний, тільки якщо у вас є комп'ютер.

1. Запустіть браузер на комп'ютері та відкрийте «Контакти».
2. Увійдіть до облікового запису, до якого прив'язані потрібні контакти.
3. У меню зліва натисніть «Ще» → «Експортувати», а потім – «ДО СТАРОЇ ВЕРСІЇ».
4. Позначте потрібні контакти, після чого клацніть на кнопці «Ще» та виберіть «Експорт».
5. Завершіть процес за допомогою підказок системи.

В результаті на комп'ютер завантажується документ із контактами у вигляді VCF-файлу.

1. Контакти».

1. Контакти » на сайті iCloud з допомогою Apple ID, у якому ви хочете скопіювати записи.

Спосіб 2: за допомогою облікового запису Google

Підключивши до облікового запису Google новий Android-смартфон або iPhone, ви зможете скопіювати на гаджет відразу всі контакти, прив'язані до цього облікового запису на старому пристрої. На відміну від попереднього способу вам не можна вибирати, які саме контакти будуть скопійовані. Зате для цього не знадобиться комп'ютер.

Для початку відкрийте налаштування на смартфоні, знайдіть підключений обліковий запис Google і переконайтеся, що синхронізація контактів активована.

Якщо ви копіюєте контакти на Android-смартфон:

1. Зайдіть в налаштування цільового пристрою та відкрийте розділ, присвячений обліковцям.
2. Поверніться до розділу облікових записів в установках і виберіть Google.
3. Відкрийте доданий обліковий запис і синхронізуйте його контакти з пристроєм.

Якщо ви копіюєте контакти на iPhone:

1. Зайдіть в налаштування iPhone та натисніть «Контакти» → «Облікові записи» → «Додати обліковий запис» → Google.
2. Додайте обліковий запис Google, до якого прив'язані потрібні контакти.
3. Відкрийте доданий обліковий запис і синхронізуйте його контакти з iPhone.

Веб-додаток «Контакти» дозволить вам зберегти вибрані контакти на комп'ютері з macOS або Windows у вигляді одного файлу, який можна буде скопіювати на будь-який iOS- або Android-пристрій. Зв'язувати смартфони спільним обліковим записом не потрібно. Але цей спосіб буде зручний, тільки якщо у вас є комп'ютер.

1. Запустіть на комп'ютері браузер та увійдіть у «Контакти» на сайті iCloud за допомогою Apple ID, з якого ви хочете скопіювати записи.
2. Перейдіть до контактів у списку.
3. Клацніть по шестерні в нижньому лівому кутку і виберіть «Експорт vCard».

Виділені контакти зберігаються на комп'ютері як файл VCF.

Якщо ви копіюєте контакти на iPhone:

1. Запустіть на комп'ютері браузер та увійдіть у «Контакти» на сайті iCloud за допомогою Apple ID, до якого ви хочете скопіювати контакти.
2. Клацніть по шестерні в нижньому лівому кутку і виберіть «Імпорт vCard».
3. Вкажіть шлях до файлу з контактами та підтвердьте імпорт.
4. Відкрийте мобільний додаток "Контакти" на цільовому iPhone і оновіть список контактів свайпом зверху вниз.

Якщо ви копіюєте контакти на Android:

1. Надішліть файл на цільовий пристрій, наприклад, електронною поштою.
2. Відкрийте отриманий документ за допомогою програми «Контакти».

Як скопіювати контакти з iPhone на інший iPhone

Спосіб 1: за допомогою мобільного додатка «Контакти»

Програма «Контакти» дозволяє ділитися вибраними контактами через месенджери, SMS та інші служби. Цей спосіб найбільше підходить для копіювання одиничних контактів на апарати, які ви не бажаєте пов'язувати загальним Apple ID із пристроєм-джерелом. Комп'ютер для цього вам не потрібний.

Підключивши до Apple ID новий iPhone, ви зможете скопіювати на гаджет усі контакти, прив'язані до цього Apple ID на старому iPhone. На відміну від попереднього способу вам не можна вибирати, які саме дані будуть перенесені. Проте цей метод копіює всю телефонну книгу відразу.

1. Переконайтеся, що один і той самий Apple ID підключений до обох пристроїв.
2. Увійдіть у налаштування на пристрої-джерелі та натисніть на ім'я профілю в самому верху.
3. Виберіть iCloud та перевірте, щоб перемикач біля напису «Контакти» був зеленого кольору.
4. Опустіться вниз і натисніть "Резервна копія в iCloud" → "Створити резервну копію".
5. Переконайтеся, що в налаштуваннях iCloud на цільовому iPhone перемикач біля напису «Контакти» також забарвлений у зелений колір.
6. Запустіть програму «Контакти» на цільовому iPhone та оновіть дані свайпом зверху вниз.
7. Зачекайте кілька хвилин, щоб синхронізація завершилася.

Як скопіювати контакти з Android-смартфону на сім-карту чи навпаки

Опції імпорту з сим-карти та експорту на неї ви, швидше за все, знайдете у програмі для роботи з контактами, встановленій на вашому апараті. Якщо ні, то встановіть програму "Контакти" від Google. Виберіть у налаштуваннях «Експортувати» або «Імпортувати» залежно від вашої мети та дотримуйтесь підказок на екрані.

Якщо з якоїсь причини вам не вдасться скопіювати контакти за допомогою попередньо встановлених програм та програм від Google, пошукайте альтернативи в Google Play. Наприклад, спробуйте програму «SIM-картки та контакти. Передача».

Як скопіювати контакти з сім-карти на iPhone

1. Вставте сім-карту в iPhone.
2. Зайдіть у налаштування та натисніть «Контакти» → «Імпортувати контакти SIM».
3. Дочекайтеся завершення імпорту.

Скопіювати контакти з iPhone на сім-карту без джейлбрейку iOS, на жаль, не можна.

Що таке електронна пошта? У сучасному діловому світіце:

• Ваше особа. Саме за допомогою email можна створити позитивний образ в очах контрагента чи зіпсувати перше враження.
• Ваш робочий інструмент. Дуже багато спілкування із зовнішнім світом відбувається через email. Тому, добре володіючи цим інструментом, можна полегшити собі життя.
• Потужний відволікаючий фактор. Зовнішній світ намагається дістати вас, відволікти та збити з вірного шляху через email.

З цих позицій і подивимося на роботу з електронною поштою. Почнемо із простого.

Оформлення листа

Я користуюся поштовим клієнтом Mozilla Thunderbird, тому розповідатиму на його прикладі. Створимо новий лист і підемо зверху вниз за списком полів.

Кому. Копія. Прихована копія

Можливо, хтось не знає, але "Кому" у Mozilla можна змінити на "Копія" або "Прихована копія".

• Кому: пишемо основного адресата або кілька адресатів через точку з комою
• Копія: пишемо того, хто має ознайомитися з листом, але від кого ми не чекаємо на реакцію.
• Прихована копія: пишемо того, хто має ознайомитися з листом, але має залишитися невідомим для решти отримувачів листа Особливо доречно використовувати для масових розсилок ділових листів, наприклад повідомлень.

Неправильно в масового розсиланнявказувати одержувачів через поля "Копія" або "Кому". Кілька разів на рік отримую листи, у яких перераховано 50–90 адресатів у полі «Копія». Наявне порушення privacy. Не всім із твоїх адресатів потрібно знати, з ким ще ви працюєте на аналогічну тему. Добре, якщо це знайомі між собою люди. А якщо у списку конкуруючі компанії, яким невідомо одне про одного? Як мінімум, потрібно бути готовим до зайвих пояснень, як максимум - до припинення співпраці з одним з них. Не треба так.

Тема листа

Про важливість теми листа часто пишуть (іноді розумно) у своїх корпоративних блогах професійні сервіси розсилок. Але там найчастіше йдеться про листи, що продають, де тема листа вирішує завдання «email повинні відкрити».

Ми ж обговорюємо щоденне ділове листування. Тут тема вирішує завдання «лист та його автора мають легко ідентифікувати та потім знайти». Причому ваша старанність повернеться до вас у вигляді карми численних листів у відповідь, тільки з приставками Re:або Fwd, Серед яких доведеться шукати потрібний лист на тему.

Двадцять листів – це обсяг одноденного листування менеджера середньої ланки. Про підприємців та власників бізнесу взагалі не кажу, у них кількість листів іноді зашкалює за 200 і більше на день. Тому ще раз: не надсилайте листи з порожньою темою.

Як правильно формулювати тему листа?

Помилка №1 : тільки назва компанії у темі. Наприклад, "Небо" і все. По-перше, напевно, ви не один з вашої компанії спілкуєтесь з цим контрагентом. По-друге, жодного сенсу така тема не привносить, адже назва вашої компанії і так видно з адреси. По-третє, вгадайте, як виглядатиме ваша власна скринька при такому підході до листування? Приблизно так.

Зручно шукати на такі теми?

Помилка №2 : заголовок, що продає. Здорово, якщо ви можете писати такі заголовки. Ось тільки чи доречно застосування цих навичок у діловому листуванні? Згадайте мету теми ділового листа: не продати, а забезпечити ідентифікацію та пошук.

Текст листа

Є безліч посібників з написання текстів для різних випадків життя. Наприклад, багато корисного у Максима Ілляхова, Олександра Амзіна та інших майстрів слова. Раджу почитати їхні статті хоча б для підвищення загальної грамотності та покращення загальної стилістики писемного мовлення.

У процесі написання листа ми маємо послідовно прийняти кілька рішень.

Питання ввічливості . На початку листа можна розпливтися в люб'язностях або навіть ніжності в дусі «Милий мій Родя, ось уже два місяці з лишком, як я не розмовляла з тобою письмово, від чого сама страждала і навіть іншої ночі не спала, думаючи». Дуже ввічливо і дуже затратно, як у часі на твір такого вступу, і у часі співрозмовника з його прочитання. Листування ж ділова, пам'ятаєте? Чи не твір епістолярного жанру на конкурс і не лист матері Раскольникову, а ділове листування.

Поважаємо свій час і одержувача!

Представлятися і нагадувати обставини знайомства має сенс лише у першому листі, що відправляється після скороминущої зустрічі на виставці. Якщо ж це продовження співпраці або поточне листування, у першому листі на день пишемо: «Здрастуйте, Іване», у другому та наступних: «Іване, …».

Звернення . Мене завжди хвилювало питання, до кого звернутись у листі, якщо одержувачів кілька. Нещодавно я писав листа, зверненого до трьох дівчат на ім'я Ганна. Нітрохи не сумніваючись, я написав «Здрастуйте, Ганно» і не парився. Але так щастить далеко не завжди.

Що робити, якщо одержувачів три чи навіть сім, і вони не носять одне ім'я? Можна перерахувати за іменами: «Доброго дня, Родіон, Пульхерія, Авдотья та Петро Петрович». Але це довго і займає час. Можна написати: «Здрастуйте, колеги!».

Я використовую правило звертатися по імені до того, хто стоїть у полі «Кому». А до тих, хто в копії, не звертатись взагалі. Це заодно дозволяє точніше визначити (одного!) адресата листи і ціль цього листа.

Цитування . Часто листування є ланцюжок листів із запитаннями та відповідями - словом, діалог. Хорошим тоном вважається не видаляти історію листування і писати свою відповідь зверху цитованого тексту, щоб, повернувшись до цього листування через тиждень, можна було легко прочитати діалог зверху вниз по спадних дат.

За замовчуванням у Mozilla стоїть налаштування «Встановити курсор після цитованого тексту». Рекомендую її змінити в меню "Інструменти" → "Параметри облікового запису" → "Складання та адресація". Повинно бути так.

Ціль листа . Ділові листибувають двох видів:

• коли ми просто інформуємо співрозмовника (наприклад, звіт про виконану роботу протягом місяця);
• і коли ми чогось хочемо від співрозмовника. Наприклад, щоб він погодив доданий рахунок на оплату.

Як правило, листів, що спонукають, у рази більше, ніж звітних. Якщо ми хочемо чогось досягти від співрозмовника, дуже важливо сказати про це у листі прямим текстом. Заклик до дії повинен супроводжуватися зверненням по імені та йти останньою пропозицією у листі.

Неправильно : «Порфиріє Петровичу, я знаю, хто зарубав бабусю»

Правильно : «Порфиріє Петровичу, це я зарубав стареньку, будь ласка, вживіть заходів щодо мого арешту, втомився мучитися!».

Чому кореспондент повинен за вас думати, що робити з цим листом? Адже він може ухвалити і неправильне рішення.

Підпис у тексті . Вона повинна бути. Тим більше, всі поштові клієнти дозволяють налаштувати автопідстановку підпису, наприклад класичне «З повагою, …». У Mozilla це робиться в меню "Інструменти" → "Параметри облікового запису".

Писати чи не писати контакти у підписі – особиста справа кожного. Але якщо ви хоч якось пов'язані з продажем – обов'язково пишіть. Навіть якщо угода не відбудеться за підсумками комунікації, у майбутньому вас легко знайдуть за контактами підпису.

Насамкінець ще одна фішка тіла листа для тих співрозмовників, хто не любить (не може, не хоче, не має часу) відповідати на ваші листи. Вкажіть у тексті листа промовчання. Наприклад, «Порфиріє Петровичу, якщо не прийдете мене заарештовувати до 12:00 п'ятниці, то я вважаю себе амністованим». Зрозуміло, термін має бути реальним (не варто текст із прикладу відправляти у п'ятницю об 11:50). Одержувач повинен фізично мати можливість прочитати та прийняти рішення за вашим листом. Таке "мовчання" знімає з вас відповідальність за невідповідь співрозмовника. Як і завжди, до застосування цієї фішки слід підходити розумно. Якщо людина вчасно і регулярно відповідає на ваші листи, такий ультиматум може її якщо не образити, то трохи напружити або привести до рішення не відповідати на листа прямо зараз, а змусити вас чекати на п'ятницю.

Вкладення

Листи часто бувають із вкладеннями: резюме, комерційні пропозиції, кошториси, графіки, скани документів – дуже зручний інструмент і водночас джерело популярних помилок.

Помилка : Великий розмір вкладення Часто надходять листи з розміром вкладень до 20 МБ. Як правило, це скани будь-яких документів у форматі TIFF, з роздільною здатністю 600dpi. Поштова програмакореспондента майже напевно зависне на кілька хвилин у марних спробах завантажити попередній перегляд цього вкладення. І не дай боже отримувачу спробувати прочитати цей лист на смартфоні…

Особисто я такі листи одразу видаляю. Чи не хочете, щоб ваш лист опинився в кошику до прочитання? Проконтролюйте розмір вкладення. Рекомендується, щоб вона була не більше 3 МБ.

Що робити, якщо вона перевищує?

• Спробуйте переналаштувати ваш сканер на інший формат та дозвіл. Наприклад, у PDF та 300dpi виходять цілком читальні скани.
• Згадайте такі програми, як архіватор WinRar або 7zip. Деякі файли добре стискаються.
• Що робити, якщо вкладення величезне та стиснути його не виходить? Наприклад, майже порожня база бухгалтерії важить 900 МБ. На допомогу прийдуть хмарні сховища інформації: Dropbox, Google Drive тощо. Деякі сервіси, наприклад Mail.ru, автоматично перетворюють величезні вкладення посилання на хмарне сховище. Але я волію сам керувати своєю інформацією, що зберігається у хмарі, тому автоматизацію від Mail.ru не вітаю.

І ще одна не зовсім очевидна рекомендація про вкладення – їх ім'я . Воно має бути зрозумілим та прийнятним для одержувача. Якось ми в компанії готували комерційна пропозиціяна ім'я... нехай буде Федора Михайловича Достоєвського. Я отримав від менеджера лист із проектом КП на погодження, і у вкладенні був файл з ім'ям «ДляФеді.docx». З менеджером, який відправив мені це, відбувся діалог приблизно такого змісту:

Дорогий менеджере, ти особисто готовий підійти до цієї поважної людини і назвати її в обличчя Федю?

Якось ні, шановна ж людина, її всі на ім'я по батькові називають.

Чому ти вкладення назвав «ДляФеді»? Якщо я зараз перешлю йому, як думаєш, він купить у нас сокири з цього КП?

Я збирався потім перейменувати.

Навіщо готувати міну уповільненої дії? потенційного клієнта- або створювати зайву роботу з перейменування файлу? Чому б відразу не назвати вкладення правильно: «ДляФедораМихайловича.docx» чи ще краще - «КП_Небо_Топори.docx».

Отже, з email як «обличчям» більш-менш розібралися. Давайте перейдемо до розгляду електронної поштияк інструменту ефективної роботиі поговоримо про її відволікаючу складову.

Робота з листами

Електронна пошта - це потужний фактор, що відволікає. Як і з будь-яким фактором, що відволікає, з поштою потрібно боротися шляхом жорсткості правил і впровадження розкладу роботи.

Щонайменше потрібно вимкнути всі повідомлення про надходження пошти. Якщо поштовий клієнт налаштований за замовчуванням, вас повідомлять і звуковим сигналом, і поблимають іконкою поруч із годинником, і покажуть прев'ю листа. Словом, зроблять все, щоб спочатку відірвати вас від копіткої роботи, а потім занурити в вир непрочитаних листів і непроглянутих розсилок - мінус годину-другу з життя.

У когось могутня сила волі дозволяє не відволікатися на повідомлення, а звичайним людям краще не спокушати долю та відключити їх. У Mozillla Thunderbird це робиться за допомогою меню «Інструменти» → «Установки» → «Основні» → «У разі появи нових повідомлень».

Якщо немає повідомлень, як зрозуміти, що надійшов лист?

Дуже просто. Ви самі, усвідомлено, виділяєте час на розбір пошти, відкриєте поштовий клієнт та побачите всі непрочитані повідомлення. Це можна робити двічі на день, наприклад в обід і ввечері або під час вимушених простоїв, припустимо, у пробках.

Часто запитують, як же час реакції та термінові листи? Відповідаю: у вас немає термінових листів у пошті. Якщо ви не працюєте у відділі клієнтської підтримки (у такому відділі свій регламент роботи з поштою).

Якщо і будуть термінові листи, то відправник повідомить вас про це іншими каналами - телефон, SMS, Skype. Тоді ви усвідомлено зайдете у поштовий клієнт та опрацюєте термінову пошту. Усі гуру тайм-менеджменту (наприклад, Гліб Архангельський із його «Тайм-драйвом») декларують стандарт відповіді на email до 24 годин. Це нормальне правило гарного тону – не чекати від співрозмовника миттєвих відповідей по email. Якщо ж є терміновий лист, повідомити про це швидшими каналами зв'язку.

Отже, повідомлення ми відключили і тепер включаємо поштового клієнта за своїм розкладом.

Що ж робити, коли ми зайшли до пошти і зайнялися діяльністю під назвою «розбираю електронну пошту»? Де початок та кінець цієї роботи?

Я багато чув про систему zero inbox, але, на жаль, не зустрічав жодної людини, яка її застосовує. Довелося винаходити свій велосипед. Статті з цієї теми є на Лайфхакері. Наприклад, «». Нижче я розповім про систему zero inbox у моїй інтерпретації. Буду вдячний, якщо гуру GTD відзначаться у коментарях, доповнять або покращать описану систему.

Важливо зрозуміти та прийняти, що електронна пошта – це не планувальник завдань та не архів для вашої діяльності. Тому папка «Вхідні» завжди повинна бути порожньою. Якщо ви взялися за розбір вхідних, не зупиняйтеся і не відволікайтеся ні на що, поки не спустошіть папку.

Що робити з листами до вхідних? Потрібно пройтися послідовно по кожному листі та видалити його. Так, просто виділити та натиснути на клавіатурі Delete. Якщо не вдається змусити себе видалити листа, доведеться приймати рішення, що з ним робити.

1. Можете відповісти на нього за три хвилини? Чи потрібно на нього відповідати? Так, потрібно, і відповідь займе не більше трьох хвилин, тоді відповідайте одразу.
2. Відповідати потрібно, але підготовка відповіді триватиме понад три хвилини. Якщо користуєтеся планувальником завдань, що дозволяє перетворити лист на завдання, перетворите email на таск і на якийсь час забудьте про нього. Я, наприклад, використовую чудовий сервіс Doit.im. Він дозволяє згенерувати персональну email-адресу: пересилаєш на неї листа, і він перетворюється на завдання. Але якщо у вас немає планувальника завдань, перенесіть листа в підпапку «0_Виконати».
3. Після швидкої відповіді на лист, перетворення його на завдання або простого ознайомлення необхідно вирішити, що робити з цим повідомленням далі: видалити або надіслати в одну з папок на тривале зберігання.

Ось які папки для тривалого зберігання маю.

• 0_Виконати.У мене такої папки немає, але якщо у вас немає планувальника, повторюся, сюди можна складати листи, які потребують детального опрацювання. Цю папку теж потрібно регулярно очищати, але вже з вдумливим підходом до спеціально виділеного на цей час.
• 1_Довід.Сюди я складаю листи з довідковою інформацією: вітальні листи з логінами від різних веб-сервісів, квитки на майбутні рейси тощо.
• 2_Проекти.Тут зберігається архів листування за партнерами та проектами, з якими є поточні взаємини. Звичайно, для кожного проекту або партнера заведено окрему папку. У папку партнера я складаю листи не лише від його співробітників, а й листи від співробітників «Неба», пов'язаних із цим партнером. Дуже зручно: при необхідності все листування за проектом під рукою за пару кліків.
• 3_Музей.Сюди я закидаю ті листи, які видалити шкода, і користь від них неочевидна. Також сюди перекочовують папки із закритими проектами із «2_Проекти». Словом, у «Музеї» зберігаються перші кандидати на вилучення.
• 4_Документи.Тут лежать листи з електронними зразками документів, які можуть стати в нагоді в майбутньому для бухгалтерії, наприклад акти звірок від клієнтів, квитки за поїздками, що відбулися. Папка багато в чому перегукується з папками «2_Проекти» та «1_Справ», лише у ній зберігається бухгалтерська інформація, а папці «2_Проекты» - управлінська. У «4_Документи» – мертва інформація, а у «2_Проекти» – жива.
• 5_Знання.Сюди я складаю тільки справді корисні розсилки, до яких я хочу повернутися через час для натхнення чи пошуку рішень.

Є й інші установки поштового клієнта, важливі для роботи цієї системи. По-перше, за замовчуванням Thunderbird стоїть прапорець «Помічати повідомлення як прочитані». Я волію робити це усвідомлено, тому прапорець геть! Для цього заходимо в меню "Інструменти" → "Установки" → "Додатково" → "Читання та відображення".

По-друге, використовуємо фільтри . Раніше я активно застосовував фільтри, які на адресу відправника автоматично переправляли листи у відповідні папки. Наприклад, листи від юриста переміщувалися до папки «Юрист». Відмовився від такого підходу з кількох причин. Перша: листи від юриста у 99% випадків відносяться до якогось проекту чи партнера, а отже, підлягають переміщенню до папки цього партнера чи проекту. Друга: вирішив додати свідомості. Ви самі повинні вирішити, де має зберігатись конкретний лист, а шукати необроблені повідомлення зручніше лише в одному місці – у вхідних. Зараз фільтри використовую тільки для рознесення папок автоматичних регулярних листів з різних систем, тобто листів, що не вимагають від мене прийняття рішень. Фільтри Mozilla Thunderbird налаштовуються в меню «Інструменти» → «Фільтри повідомлень».

Отже, при правильному підході на електронну пошту має йти від 10 до 60 хвилин на день залежно від обсягу листування.

Так, ще одне. Адже ви вже відключили повідомлення про надходження нових листів? ;)

У Microsoft Outlook можна вказати, що для всіх повідомлень, що надсилаються автоматичне Прихована копія (копія) буде надіслано інших списків розсилки або користувачів.

Один сценарій, в якому це правило корисний при відповідають всім учасникам групи для відповіді на вхідні повідомлення електронної пошти, наприклад центр технічної підтримки. Коли один член групи відповідей на повідомлення, іншим учасникам групи автоматично отримує копію відповіді, зберігаючи всі вихідні повідомлення в курсі.

клієнтські правила

Створення правила

Тепер щоразу при надсиланні повідомлення, будь то нове повідомлення, при пересиланні повідомлення або відповіді людей або груп, які вказані в правилі, будуть автоматично додаватися як одержувачів копії. Не відображаються імена людей або груп у рядку "Копія" Складіть повідомлення, але ці імена відображатимуться усі одержувачі повідомлення.

Відключення правила

У поданні пошта на вкладці Головнанатисніть кнопку правила > Управління правилами та оповіщеннями.

На вкладці у розділі Правило

Натисніть кнопку ОК.

Правила та оповіщення.

Порада:Додаткові відомості про те, як швидко вимкнути це правило для окремих повідомлень, див. у наступному розділі ("").

Використання категорії для вимкнення автоматичного надсилання копії для окремих повідомлень

Якщо ви хочете гнучкість, щоб відключити автоматичне нові правила копія на основі одного повідомлення без необхідності переходу до діалогового вікна правила та оповіщення, можна використовувати функцію категорій в Outlook разом з правилом.

Порада:

Спочатку необхідно створити правило автоматично відправити приховану копію (Cc) для всіх повідомлень електронної пошти.

Це правило певного називається клієнтські правила. Клієнтські правила виконуються лише на комп'ютері, на якому вона створена та виконується, лише якщо програма Outlook запущена. Якби ви надсилаєте повідомлення електронної пошти за допомогою облікового записуелектронної пошти на іншому комп'ютері правило не буде виконуватися з цього комп'ютера, щоб він був створений на цьому комп'ютері. У цьому ж правило необхідно створити кожному комп'ютері, який планується використовувати його.

Створення правила

Тепер щоразу при надсиланні повідомлення, будь то нове повідомлення, при пересиланні повідомлення або відповіді людей або розподіл списки, вказане у правилі буде автоматично додаватися як одержувачів копії. Не відображаються імена людей або розповсюдження списків у рядку "Копія" Складіть повідомлення, але ці імена відображатимуться усі одержувачі повідомлення.

Відключення правила

Щоб запобігти автоматичному надсиланню копії, необхідно спочатку вимкнути правило.

У Пошті в меню Сервіснатисніть кнопку Правила та оповіщення.

На вкладці Правила для електронної поштив розділі Правилозніміть прапорець, який відповідає правилу, яке ви створили.

Натисніть кнопку ОК.

Тепер ви можете надіслати повідомлення без автоматичного надсилання його копії іншим людям або спискам розсилки. Правило буде неактивним до його повторного включення в діалоговому вікні Правила та оповіщення.

Порада:

Використання категорії для вимкнення автоматичного надсилання копії для окремих повідомлень

Якщо ви бажаєте вимкнути нове правило автоматичного надсилання копії для окремих повідомлень без виклику діалогового вікна Правила та оповіщенняВи можете встановити категорію, доступну в Office Outlook 2007 для правила.

Змініть створене раніше правило так, щоб при додаванні зазначеної категорії до повідомлення правило не надсилало копію автоматично.

Якщо ви бажаєте вимкнути правило автоматичного надсилання копії для повідомлення, застосуйте до нього категорію.

Порада:Можна скористатися поєднанням клавіш, якщо ви вказали його під час створення категорії.

При надсиланні повідомлення правило автоматичного надсилання копії не буде застосовуватися.