Пишемо текст «Про Компанію» (за який не соромно). Лист про співпрацю Зразок листа З яких приводів відбувається ділове листування

Ви: Ми на ринку з 1991 року.

Вони: Нам все одно.

Ви: У вас хороша динаміка розвитку та молодий, дружній колектив.

Вони: Значить досвіду у співробітників обмаль... Що означає хороша динаміка розвитку?

Ви: Досвідчені спеціалісти зі стажем 20 років!

Вони: Досить цієї каламуті. Покажіть, що ви зробили, і чим будете мені корисні. Дайте конкретику.

Вони – відвідувачі сайту, потенційні клієнти або партнери, які хочуть дізнатися про вашу компанію та користь від співпраці з вами. А ще вони сумніваються у вашій компетентності та надійності, тому відкрили сторінку «Про компанію».

Як написати текст на сторінку «Про компанію», щоб переконати відвідувача, що ваша компанія допомагає вирішувати проблеми, які зараз хвилюють? Зробити це в середовищі озлоблених, збожеволіли від реклами та «вигідних пропозицій» клієнтів?

Проблема в тому, що у вас все як у всіх:

• низькі ціни;
• надійне обладнання;
• сучасні технології;
• спеціалісти – професіонали своєї справи, у яких клієнтоорієнтованість на нулі.

Якщо не знаєте, як написати текст про компанію для сайту і потрібні приклади, то ця стаття для вас.

Телепорт за статтею:

Ми перші на ринку! У нас найкращі технології виробництва, індивідуальний підхід та обладнання німецької якості.

Текст "Про компанію", що там має бути?

Похвалити свою компанію погана ідея. Написати чесно: компанія N створена, щоб заробити багато грошей - це теж якось не чіпляє.

Люди егоїстичні. Про що думає відвідувач сайту? Про себе! Чого він найбільше боїться? Що його розведуть за власний кошт. Наприклад: замість лазні збудують «халупу», де температура не піднімається вище 80 градусів, кути відволожуються, двері розбухли від вологи, а в мийці живе найближчий родич пеніциліну.

Як заспокоїти відвідувача? Професійний колектив, гарантія на всі види робіт (без термінів), максимально стислі терміни(без конкретики) чи досвід на ринку у 12 років? Вас це заспокоює? Мене немає.

Якщо Ви не Apple, Газпром чи Coca-Cola, про компанію потрібно щось розповісти.

Що має бути на сторінці «Про компанію»:

1. Чим займається компанія та як вона може допомогти.
2. Хто звертається до компанії.
3. Чому ви зможете допомогти, а ось Васька (мій сусід) не зможе і чим ваша допомога відрізняється від допомоги Васі. У чому ви промені конкурентів?
4. Ви вже допомогли комусь? Доведіть приклади своєї роботи. Покажіть завдання, які вже вирішили.
5. Навіщо ви пишете, що у вас працюють лише російські бригади будівельників? Покажіть мені людей, які відповідатимуть за результат, бажано в обличчях.
6. Чому ви розповідаєте про крутий офіс, хіба не можна просто показати фотографію.
7. З ким ви працюєте та хто вас рекомендує.

Щоправда в тому, що клієнту не потрібна ваша компанія. І Васька йому теж не потрібний. Йому потрібно, щоб:

• шпалери в кімнаті були поклеєні рівно;
• ремінь ГРМ замінили у вибраний час та з гарантією 6 місяців;
• лазню побудували за 3 місяці, щоб уже взимку фігачити віником своїх друзів.

Клієнту потрібне вирішення його проблем і ось тут починається найцікавіше.

Типовий клієнт.Я не хочу нічого вирішувати. Не хочу ні про що думати. Копірайтер, не гвалтуй мій мозок! Я просто хочу і не паритися.

Приклад тексту про компанію – прийоми, що підвищують довіру

Конкретність, довіра та докази – цьогочекає потенційний клієнтколи йому цікаві ваші послуги. Але щось шкрябає на душі. І тому він йде на сторінку "Про компанію". Йде у пошуках відповідей.

Коли навіть котик не довіряє

Сторінка про компанію створена для клієнтів, що сумніваються. Вона – останній шанс переконати людину, що Ви не верблюд.

Давайте знайдемо кілька прикладів текстів «Про компанію», виділимо цікаві моменти та розберемо невдалі приклади, щоб не розмахувати руками у темряві.

Загальні поради:

• говоріть про проблеми клієнта та їх вирішення;
• будьте конкретні;
• відбудуйтеся від конкурентів;
• доводьте свої слова фактами;
• демонструйте результати своєї роботи (фото, відео, поради);
• опрацюйте питання клієнтів;
• намалюйте портрет потенційного клієнта;
• зробіть несподівану пропозицію;
• використовуйте авторитет генерального директора;
• покажіть свій найкращий кейс;
• запропонуйте щось безкоштовно.

Я так можу список із 50 пунктів написати. Але від цього не буде толку. Ці поради порожні. Тільки приклади текстів компанії можуть допомогти.

Приклад тексту про компанію №1

Люблю я будівельні організації. Тут так можна написати. Але пишуть будь-яку нісенітницю ( натисніть на зображення, відкривається в новій вкладці)

Приклад тексту "Про компанію" (kachestvo53.ru)

Мало того, що з тексту складно вивудити корисну інформацію, так його ще й читати важко. Обсяг великий, але незрозуміло навіщо він потрібний?

Сайт у компанії цікавий. Можна подивитись на 3D модель будинку. От би ще додати до картки 3D моделі вже збудовані будинки. У галереї виконаних робіт звалено все до купи, а це вже погано.

Яким може бути текст про компанію?Наприклад:

Компанія «ГК доступна якість» будує будинки, котеджі, лазні та облаштовує прибудинкову територію. До нас звертаються, щоб замовити проект об'єкта під ключ або заощадити на ньому, обравши готовий варіантз оригінальними доробками. Будуємо з деревини, цегли, газобетону в Нижегородській області та найближчих регіонах (у т. ч. на півдні Ленінградської області).

Проекти під ключ можуть включати (ми не нав'язуємо всі послуги, їх вибираєте ви):

• проектування будівель у своєму архітектурному бюро;
• весь комплекс будівельних робіт: фундамент, стіни, дах, пічка, камін, зовнішнє та внутрішнє оздоблення;
• облаштування ділянки: ландшафтні роботи, будівництво огорож, колодязів, альтанок, навісів та господарських будівель;
• створення та підключення каналізації, електрики, водопостачання та розробка системи опалення на газовій або дров'яній основі.

Найбільше досягли успіху в будівництві будинків, російських лазень і котеджів з оциліндрованого дерева. Вже закінчено понад 20 таких проектів. Подивіться на наші роботи у галереї .

Переваги, які допомагають нам досягати успіху на ринку з 2002 року:

1. Будівництво невеликих лазень та будинків (6х4, 8х6) за 2 місяці, завдяки своєму автопарку, досвіду подібних робіт та наявності готових зрубів.
2. Професійна розробка дизайну будинків та територій із можливістю 3D моделювання – у нас своє архітектурне бюро (ви вже могли бачити проекти у 3D графіку на деякі з них діє знижка більше 100 000 рублів - шукайте мітку «Акція»).
3. Розробка проекту під ключ. У нашому проектному бюро візуалізують мрії. Розробка 3D-проекту безкоштовна.Але якщо за його реалізацію візьмемося ми. Інакше, проект будинку коштуватиме 50 000 руб., Бані 20 000 руб. З нашими кресленнями його зможе продати будь-який грамотний будівельник.

і бла, бла, бла…

Як можна бачити, я нічого не зрадив. Все це є в тексті компанії на сайті. Але це поховано між рядками, словами і буквами. Ось мені свій варіант подобається більше, ще б графіку додати. А вам?

Сподіваюся, що цей приклад тексту про компанію відкрив завісу, як писати такі матеріали.

Одного проекту мало. Тож давайте оберемо іншу тему.

Приклад тексту про компанію №2

Цей шматочок тексту взято із сайту socialit.ru. Компанія «SOCIAL» (натисніть, відкриється у новій вкладці).

Не знаю чому. Може, я ще молодий. Але в моєму розумінні «молоді прогресивні фахівці» – це студенти, які не знайшли собі роботи та започаткували свою «компанію».

Незважаючи на окремі страхи тексту, у ньому є корисна інформація. Що є хорошого в тексті про компанію:

• виділено 4 напрями;
• є постановка проблеми клієнта;
• працюють цілодобово.

Проте є проблеми. В останньому абзаці я побачив "стандартний час виконання замовлення - 1 день". Невже зараз буде несподівана та сильна гарантія? Ні, її нема. А ось написали б, що: якщо ми не усунемо проблему за 1 день, то повернемо 5000 рублів за кожен день прострочення. Оце було б потужно. Але цього нема.

Писати ще один текст я не буду. Тому що словосполучення «дана місія…» змусило мене згадати про місію цього тексту.

1. Текст про компанію – це ідеальна можливість для використання інфостилю. Потрібно оперувати фактами. Нехай їх буде небагато. Нехай вони здадуться дрібницею. З дрібниць збирають відмінність та відбудову від конкурентів.
2. Покажіть свої сильні та слабкі сторони. Існують сотні компаній зі схожими послугами. Але навіть у близнюків є відмінності, якими їх легко розрізняють батьки – характер і життєвий досвід. Розкажіть про нього.
3. Компанія – це не приміщення, бетон та комп'ютери, а група людей. Вони працюють, щоб заробити гроші. Жодна розсудлива людина не віддаватиме гроші за слова та обіцянки. Ну, може 1 або 2 рази віддасть за своєю наївністю та недосвідченістю. Люди готові платити за результат та за вирішення завдань.
4. Пишіть для Клієнта, думаючи від Клієнта. Коли компанія висипає прикметниками, оперує сумнівними фактами та розповідає про свою винятковість, то довіра до неї скочується у нуль. Є проста формула продажів, яка працює найкраще: було – заплатили грошей компанії N – стало. Покажіть весь ланцюжок у логічній послідовності.
5. Шаблон написання тексту про компанію:

• чим займаємось;
• що у нас виходить найкраще;
• хто до нас звертається;
• приклади наших робіт;
• найкращий проект;
• у чому відмінність підприємства;
• наша команда в особах;
• наша компанія у цифрах;
• що про нас кажуть клієнти;
• які гарантії ми надаємо.

Веб-райтери та копірайтери напевно запитають, а як написати текст про компанію, коли перекупник нічого не може сказати про неї. Виявіть спостережливість, якщо компанія вже має сайт. Зв'яжіться з кінцевим замовником або попросіть посередника надіслати Ваш бриф. Якщо Ви не вийдете на представника компанії, то текст буде заштампованим, непоказним і неефективним.

Текст про текст – це завжди багато літер. Поїхали!

Текстовому контенту сайту з моменту «скасування» посилання ранжування веб-майстра приділяють більше уваги, ніж 2-3 роки тому. Виріс попит на хороших авторів, але середні та погані копірайтери теж підняли ціни на послуги. Давайте розглянемо приклади текстового заповнення сторінок, щоб зрозуміти, який текст кращий.

Якщо ви не плануєте доносити інформацію до відвідувача сайту, а ваша мета забезпечити відсоток входження ключових слівна сторінці, стаття вам буде нецікава. Вам вистачить базового аналізатора контенту сторінок та послуг однієї із сотень бірж копірайтингу.

Розглянемо контент для сторінок "Про компанію". Відмовимося від поняття «Продають тексти», впевнений, що продає не текст, а присутність у ньому потрібної в момент прочитання інформації: ціна, територіальна близькість, характеристики, застосування — користь читача. Чим доступніше ми викладемо необхідну відвідувачу інформацію, тим кориснішим для нього буде текст, це підвищить можливість необхідних вам дій.

Позначимо базові правила:

• Не обманюйте
• Не приховуйте
• Не округляйте
• Якщо не впевнені чи не знаєте, не пишіть.

Дотримуючись цих правил, у вас є всі шанси написати гарний текстдля сайту

Типові помилки та як їх уникнути

Завдання розділу "Про компанію" - донести до читача інформацію, яка допоможе прийняти рішення про співпрацю. Важливо розуміти, хто ваша цільова аудиторія. Якщо послуги направлені на пересічного громадянина – пишіть просто. Якщо ваша цільова аудиторія – вузькопрофільні фахівці, пишіть їхньою мовою.

Давайте розглянемо приклад тексту для будівельної компанії. Подивимося, яка інформація є важливою для потенційного клієнта:

Візьмемо сайт у видачі Яндекса та проаналізуємо текст:

«Вже понад десять років наша компанія «така-то» працює у сфері проектування та зведення котеджів та заміських будинків, надаючи будь-який вид послуг з малоповерхового будівництва.»

Відразу виникає питання « більше десяти років" - це скільки? 11? Чи викликає цю довіру? Чи великий це досвід для будівельної компанії?

Давайте запропонуємо простіший і зрозуміліший варіант:

« »

Відразу зрозуміло, чим займається компанія та скільки вона на ринку.

« Спектр діяльності організації великий :

• професійнепроектування,
• складання кошторису,
• спорудження дерев'яних будинків,
• Колода оциліндрована і рубана
• Брус клеєний та профільований
• блочна, блочно-цегляна та цегляна архітектура,
• прокладання інженерних комунікацій,
• внутрішнє оздоблення,
• благоустрій території,

і багато іншого.»

Виправимо, щоб не залишати недомовленості та необґрунтованих оцінок. Насамперед приберемо « великий» - це суб'єктивна та непідтверджена оцінка. Відмовимося від « багато іншого» - Ця фраза нічого не повідомляє і не несе цінності і - спростимо:

Наші послуги:

• Проектування будинків і котеджів (оскільки фраза «професійне проектування» так само суб'єктивна і неінформативна)
• Складання кошторису
• Будівництво заміських будинків та будівель з цегли (блочно-цегляна та цегляна архітектура – ​​малозрозумілий термін, придуманий автором, що це таке, не знає навітьwiki)
• Підведення водопроводу та каналізації (розшифровуємо незрозумілий звичайній людині термін «інженерних комунікацій»)
• Внутрішнє оздоблення
• Благоустрій території
• Продаж та доставка будівельних матеріалів

На мій погляд, список став зрозумілішим.

Наступний блок складається з пишномовних, неконкретних і нічого не значущих для читача фраз. Такий підхід трапляється на кожному другому сайті. Давайте відразу розмітимо текст:

« Честь насамперед

Наші конкурентні переваги- це гідна якість послуг, що надаються, гарна швидкістьробіт, компетенція фахівців, сумлінне ставлення до справиі, що важливо, довгострокові гарантії.

Кваліфікація працівників постійно підвищується, всі фахівці продовжують навчання всередині компанії, а також виїжджають на інші підприємства з метою освоєння знань на практиці.»

Інформативні тут лише прийменники та спілки. Детально розберемо та перепишемо розділ.

Не фантазувати з заголовком і напишемо просто « конкурентні переваги» .

« гідна якість послуг » - Чим воно гідне, наскільки гідніше, ніж у інших? Спробуємо підтвердити фактами:

Дотримуємося норм заміського будівництва згідно з регламентом « законодавчий акттакий-то» + посилання. Сертифікат будівельної компанії № такий виданий тоді.

Ми документально підтвердили, що будуємо відповідно до норм, а отже, відповідаємо російським стандартамякості.

« хороша швидкість робіт» - Що вважати гарною швидкістю? Ми розуміємо, кожен проект має індивідуальну оцінку термінів. Тому ми не зможемо написати, що будуємо за 20 днів. Давайте застосуємо такий хід:

З 40 проектів, реалізованих за 2015 рік, ми не вклалися в оцінений термін 1 раз, неустойку компенсували.

« компетенція спеціалістів »- загадкова фраза. Давайте напишемо правду про співробітників у стилі:

У компанії працюють будівельники та монтажники не нижче такого розряду. Електрики не нижчі від IV кваліфікаційної групи.

«сумлінне ставлення до справи» - Прибираємо. Совість незмірна.

«Довгострокові гарантії» - Наведемо дані, підтвердимо:

Залишився блок розвитку співробітників всередині компанії. Як то кажуть, це «проблеми індіанців…». Читача не хвилює, що співробітники ще навчаються та підвищують навички, читачеві важливо, що компанія вже вміє робити – блок прибираємо.

"Краще з кращого

Вибір якісних будматеріалів - одне з найважливіших завдань, яке вирішують фахівці «Такий-то компанії». Перш ніж використовувати матеріали будь-якого виробника, обов'язково перевіряється їхня якість. Виїжджаючи на підприємство, співробітник проходить ознайомлювальний курс продукції і досліджує технологію її виробництва. Таким чином вивчаються всі конкурентні пропозиції і в результаті робиться вибір на користь найкращого.

Ідею ми зрозуміли – компанія використовує якісні матеріали. Читачеві не важливо, куди виїжджають спеціалісти (що за спеціалісти? директор, прибиральниця, програміст?). Висновок у поточному варіанті непереконливий - компанія вибирає. будь-якого виробника».

Напишемо відкрито:

Ми використовуємо будівельні матеріали, що відповідають нормам ГОСТ (Наведемо норми та сертифікати. Якщо є можливість, розкриємо постачальників.)

Розглянемо останній блок, як на мене, найвдаліший:

«Головне – вигоди замовника

Сьогодні наша організація займає міцні позиції на ринку будівництва об'єктів заміської нерухомості. Тим не менш, ми продовжуємо активно розвиватися і розширювати комплекс послуг.

Ми відкрили власний виставковий зал та магазин будівельних матеріалів. Багато найменувань є в наявності на складі, Що дозволяє замовникам не тільки ознайомитися та придбати товар, а й одразу його забрати.»

Фрази у стилі « ми лідери, одні з лідерів, високі позиції» самі собою нічого не означають. Їх треба підтверджувати.

Наведемо цифри, які дозволять клієнту скласти думку про місце компанії на ринку.

За 2015 рік ми збудували 40 заміських об'єктів - це 15% від обороту заміського будівництва в регіоні. Для порівняння у 2014 році наша частка становила 11%. У такому-то рейтингу ми займаємо 3 рядок + посилання.

Ми відкрили власну виставкову залу та магазин (посилання) будівельних матеріалів, де покупець може оцінити якість будівельних матеріалів, зробити покупку, замовити доставку.

Подальший текст є повторення перелічених вище пунктів у словоформах. Особливої ​​цінності у цьому немає. Забираємо.

Як змінився текст

Таким чином, з довгого малоінформативного тексту ми отримали короткий неупереджений контент, який містить достатньо інформації, щоб клієнт склав думку про компанію. Давайте зберемо і прочитаємо:

Компанія «Така-то»

Будуємо і проектуємо котеджі та заміські будинки в регіоні з 2006-го року.

Наші послуги:

• Проектування будинків та котеджів
• Складання кошторису
• Спорудження дерев'яних будинків з колоди та бруса
• Будівництво заміських будинків та будівель з цегли
• Підведення водопроводу та каналізації
• Внутрішнє оздоблення
• Благоустрій території
• Продаж та доставка будівельних матеріалів

Конкурентні переваги:

• Якість

Дотримуємося норм заміського будівництва згідно з регламентом про «законодавчий акт такий-то» + посилання. Сертифікат будівельної компанії № такий-то виданий тоді.

• Терміни

З 40 проектів, реалізованих за 2015 рік, ми не вклалися в оцінений термін 1 раз. Неустойку компенсували.

• Компетенції

У компанії працюють будівельники та монтажники не нижче такого розряду. Електрики не нижчеІV кваліфікаційної групи.

• Гарантії

Гарантія на роботи 10 років, гарантія на встановлене обладнання гарантійного талону виробника від 3 років.

• Якісні матеріали

Ми використовуємо будівельні матеріали, що відповідають нормам ГОСТ, від таких постачальників.

За 2015 рік ми збудували 40 заміських об'єктів - це 15% від обороту заміського будівництва в регіоні. Для порівняння у 2014 році наша частка становила 11%. В рейтингу такому-то (посилання)ми займаємо 3 рядок.

Реальні реквізити та контактні дані.

Висновок

Використовуйте наведені у статті прийоми для опису товарів та послуг, щоб сайт був зрозумілий та корисний читачеві.

Для перевірки тексту на «воду», «роботність» та стоп-слова я рекомендую сервіс https://glvrd.ru.

Вивчайте інфостиль від гуру редактури в блозі Максима Ільяхова (http://maximilyahov.ru/soviet) - це найкраще джерело з практичними порадамиу Росії (імхо).

P.S. Повідомте у коментарях, якщо вам цікава стаття про написання контенту для сторінок послуг та товарів. Я радо підготую матеріал для наступного випуску Прожектора Rookee.

Інформаційний лист – це рід ділової документації, яка служить для повідомлення партнерів, замовників, контрагентів, а також членів колективу про будь-які новини, зміни, досягнення та інші сторони діяльності організації.

Написання інформаційних послань є необхідною частиною роботи для представників бізнес-структур та державних установ.

ФАЙЛИ

Обов'язково чи ні

Цей вид документів перестав бути обов'язковим, т.к. інформування кого-небудь про поточних справахорганізації віддається на відкуп її керівництву та адміністрації. Тим не менш, багато підприємств, особливо великі, не нехтують формуванням таких листів, досягаючи таким чином відразу кількох цілей:

• інформують зацікавлених осібпро всі події, що відбуваються;
• мотивують їх до подальшого співробітництва та плідної роботи;
• підвищують імідж компанії.

Хто складає інформаційний лист

Зазвичай обов'язок зі складання інформаційного листа лежить на керівнику структурного підрозділу, який вирішує питання, що порушуються в листі. Це може бути, наприклад:

• начальник відділу маркетингу (якщо йдеться про нові маркетингові пропозиції для партнерів);
• заступник директора (якщо через лист адміністрація фірма інформує про щось своїх співробітників) і т.д.

У будь-якому випадку укладачем листа має бути особа, у чиї посадові функціївходить написання подібних листів або уповноважене на їх складання окремим розпорядженням директора.

Текст інформаційного листа обов'язково має бути узгоджений із безпосереднім начальником укладача або керівником фірми.

Кому адресувати інформаційний лист про діяльність компанії

Інформаційний лист може бути направлений до якоїсь конкретної особи або групи осіб: директора потенційної організації-партнера, замовника — індивідуальному підприємцю, членам колективу тощо.

Листи можуть бути:

• конфіденційними (призначеними для прочитання конкретною людиною);
• відритими, громадськими (для інформування якнайширшого кола людей).

Загальні правила для всіх листів

Формуючи інформаційний лист, потрібно скрупульозно стежити за правописом та дотримуватися письмових стандартів російської мови щодо пунктуації, лексики, граматики тощо.

Треба пам'ятати той факт, що одержувачі ділової кореспонденції завжди дивляться на те, наскільки правильно описані відомості, що доводяться до них.

Безграмотний лист здатний знизити цінність викладеної у ньому інформації і навіть підірвати довіру одержувача до відправника.

Лист треба писати коротко, ємно, у справі, пам'ятаючи про те, що «стислість сестра таланту», і не розтікаючись думкою по дереву. Доведено, що одержувачі подібних листів не готові витрачати на їх прочитання більше однієї хвилини, що обумовлено високим темпом сучасного життя. Адресат, напевно, помітить те, що відправник цінує його час, а якщо його зацікавить викладена в листі інформація, він знайде спосіб і час зв'язатися з автором послання.

Що у листі допускати заборонено

У правилах написання інформаційних листів є деякі абсолютні табу. Зокрема категорично неприпустимий розв'язний, грубий або надто панібратський тон. Також бажано уникати «штампів» або надмірно холодних, «сухих» формулювань, спеціальної термінології, великої кількості цифр, великої кількості дієпричетних та причетних оборотів тощо.

Не можна вносити до листа недостовірні, неперевірені чи брехливі дані. Слід пам'ятати, що інформаційний лист при певному збігу обставин може набути статус юридично значущого документа.

Основні моменти та зразок складання листа

Інформаційні послання, незалежно від їхнього автора та адресата, повинні стосуватися тільки діяльності організації-відправника або пов'язаних з нею обставин. Водночас вони повинні відповідати деяким вимогам щодо структури та змісту:

1. Насамперед, слід врахувати, що в інформаційному листізавжди повинні бути присутніми:
   • дата його складання,
   • реквізити відправника та одержувача,
   • коректне адресне звернення (наприклад, «Шановний Петро Семенович», «Шановна Ірина Вікторівна», «Шановні колеги» тощо). Але якщо адресата не визначено, що іноді буває, то можна обмежитися вітанням «Доброго дня!».
2. Далі йде основна, інформаційна частина листа. Тут потрібно вказати привід і мету для його написання, а також все інше, що стосується описуваної справи: новини, пропозиції, зміни, прохання, пояснення тощо.
3. Нижче у листі необхідно написати висновок, який має підбивати підсумок усьому вищесказаному.

Якщо до листа додаються якісь додаткові папери, відео та фото файли та свідоцтва, слід також зазначити у його змісті окремим пунктом.

Як оформити інформаційний лист

До оформлення листа, як і його змісту жодних особливих вимог немає. Його можна писати як на фірмовому бланку підприємства, так і на стандартному аркуші будь-якого зручного формату. Перший варіант краще, тому що тут відсутня необхідність вручну писати реквізити організації. До того ж такий лист виглядає значно солідніше і ще раз підкреслює його ставлення до офіційної кореспонденції.

Інформаційний лист можна друкувати на комп'ютері (добре в тому випадку, якщо потрібно відразу кілька копій) або писати від руки - особливо виграшно виглядають листи, написані каліграфічним почерком за допомогою пера.

Послання обов'язково має бути засвідчене підписом його укладача. Якщо це друкований лист, можна використовувати факсимільний підпис, якщо «живий», то лише оригінальний.

Проштампувати послання з допомогою друку суворої необхідності немає, т.к. з 2016 року юридичні особимають право використовувати у своїй роботі штемпельні вироби лише тоді, коли цю норму закріплено у внутрішніх нормативно-правових актах підприємства.

При необхідності, перш ніж надіслати послання, його слід зареєструвати у журналі внутрішніх документів або журналі вихідної документації.

Як надіслати лист

Інформаційний лист можна надіслати кількома способами:

1. Перший і зараз найпоширеніший: через електронні засоби зв'язку. Він дозволяє надіслати інформацію практично необмеженого обсягу в короткий проміжок часу.
2. Другий шлях: переслати Поштою Росії рекомендованим листом із повідомленням про вручення (актуально, якщо інформаційне послання належить до офіційної документації та завірено «живими» підписами та печатками).
3. Можна також надіслати листа через факс або сучасні месенджери, але тільки тоді, коли відносини між відправником та одержувачем певною мірою неформальні та допускають таке листування.

Про те, як правильно скласти лист із пропозицією про співпрацю, щоб він зацікавив адресата, розповімо у статті. Ви зможете завантажити зразок комерційного листа про співпрацю, складеного експертами.

Завантажте корисний документ:

Коли пишуть лист-запрошення до співпраці

Взаємодіють із партнерами організації з бізнесу найчастіше через ділове листування. Основну частину документообігу складають різного роду листи, що містять вказівки, пропозиції, прохання і навіть вимоги. Лист про партнерство та співробітництво - зразок ділового листування, яке тільки починається. Його складають на адресу іншої організації, яка надає послуги, виробляє продукцію, яка зацікавила відправника листа.

Діловий лист про співпрацю, зразок складають як запрошення до взаємовигідного партнерства, його мета – зацікавити адресата, показати вигоди запропонованого відправником ділової взаємодії. Передбачається, що інформація, викладена у листі, стане підставою для укладання угоди чи угоди про співпрацю.

Зразок комерційного листа про співпрацю складають, коли:

• необхідно зацікавити потенційних замовників та покупців продукцією, що виробляється компанією;
• потрібно залучити додаткові потужності або розширити виробництво, об'єднавшись із іншою компанією;
• додатково перевірити маркетингову політику, що проводиться компанією, і переконатися, що вироблена продукція актуальна, а її ціна - відповідає діапазону, що склався на ринку товарів і послуг.

У деяких випадках запрошення до співпраці потрібно скласти на адресу колишнього замовника або партнера, у відносинах з якою була тривала перерва та взаємодія з якою припинилося, хоч і не було розірвано.

Щоб правильно скласти та оформити будь-яке діловий лист, скористайтесь спеціальним конструктором від експертів журналу «Довідник секретаря».

Використати конструктор зараз

Хто складає лист про співпрацю між компаніями

Зміст листа, який має зацікавити другий бік, призначений фахівцям. У його тексті можуть використовуватися спеціальні терміни або відомості, зрозумілі та цікаві для професіоналів у даній галузі. Тому доцільно, якщо початковий зразок листа з пропозицією про співпрацю буде складено провідним спеціалістом, який курирує цей напрямок у компанії-відправнику.

Згодом, використовуючи готові зразки, такі листи зможуть складати і рядові виконавці, зокрема секретар.

Але керівник може спочатку дати секретареві доручення скласти зразок комерційного листа співробітництво. Адже секретар, як правило, добре знайомий з продукцією або товарами, пропонованими компанією, має уявлення про специфіку виробництва та ін. Але і в цьому випадку укладачу необхідно підготуватися і ще до того, як написати листа про співпрацю зразок, проконсультуватися з профільними фахівцями компанії.

Співробітник, який складатиме офіційний лист про співпрацю, повинен мати подання, у тому числі:

• про асортимент виробленої компанією продукції і на пропоновані послуги, їх переваги в порівнянні з тими, які пропонує решта ринку;
• про те, наскільки та які компанія готова надавати постійним партнерам пільги, знижки та відстрочки з платежів;
• про перспективні розробки компанії, які можуть зацікавити потенційного партнера;
• про переваги, які отримає адресат внаслідок об'єднання зусиль з виробництва продукції або надання послуг із відправником.

Як написати листа про співпрацю

Оформити лист про співпрацю необхідно відповідно до чинного ГОСТ Р 7.0.97-2016. У стандарті перераховані вимоги до оформлення та вказані реквізити, які є обов'язковими до заповнення.

Контактні дані відправника вказують на початку. Для оформлення листа про співпрацю використовується бланк компанії, у шапці якого вже заповнено всю необхідну довідкову інформацію.

Структура листа про співпрацю:

• Тема.
• Звернення.
• Вступ;
• Тіло листа – пропозиція про взаємовигідну співпрацю.
• Програми.

У темі листа краще зазначити не лише, що ця пропозиція про співпрацю, а й питання, за яким планується співпраця. Так, листа постачальнику про співпрацю зразок може містити таке формулювання теми: « Про співпрацю щодо регулярних оптових поставок». У темі, наприклад, може бути зазначено: Про співпрацю з питання:

• … постачання товарів, надання послуг»;
• … реалізації товарів»;
• … про спільну участь у розробці інноваційної продукції».

Ознайомившись із темою, в якій зазначено конкретне питання співпраці, адресат одразу зрозуміє, що лист – не випадковий рекламна акціяі містить дійсно важливе та цікаве комерційна пропозиція, Що стосується його безпосередньо.

Оскільки цей лист про співпрацю має містити звернення до конкретної особи - керівника компанії адресата. Дізнатися його ім'я та по батькові праці не складе, якщо відома адреса та назва організації.

Вступ має містити будь-який зразок листа партнерам про співпрацю. Ця частина містить короткі відомості про діяльність компанії-отруювача та обґрунтування необхідності взаємодії. У ній потрібно розповісти про компанію-відправника, її професійні досягнення, пропоновані нею товари та послуги, а також про те, чому вона обрала компанію-адресата як свого ділового партнера. Якщо відправник пропонує свою продукцію, потрібно розповісти про її переваги перед іншими товарами/послугами.

У тілі листа викладається суть пропозиції співробітництва. У цій частині конкретно вказують, що саме пропонує відправник і чому ця пропозиція вигідна для адресата. Як правило, тут дають опис переваг, які надає компанія постійним партнерам, розповідають про особливі умови та пільги, що діють щодо конкретного замовника або клієнта.

Текст цієї частини повинен мати спонукальний характер, а не оповідний, при цьому у того, хто його читає, не повинно складатися враження, що йому нав'язують послугу. Щоб інформація сприймалася краще, об'ємний текст краще розбити на смислові блоки-абзаци.

Програми- не обов'язкова частина листа про співпрацю. Щодо ситуації до такого листа можна додати рекламні буклети, проект угоди про співпрацю або інші документи та розрахунки, що підтверджують спільну фінансову вигоду.

Зразок листа із пропозицією про співпрацю

Завантажити зразок

Лист із пропозицією про співпрацю завершується побажанням успіхів та підписом керівника компанії. Воно не припускає, що адресат на нього обов'язково відповість.

Як написати листа, який дочитають до кінця , Розкаже Антон Краснобабцев, тренер-консультант, керуючий партнер KEY SOLUTIONS, експерт журналу «Довідник секретаря».

Уміння писати листи-отказы одна із найважливіших навичок працівника підприємства, відповідального зовнішні зв'язку організації та ділову листування. Зміст та подання такого листа не лише говорять про освіту та культуру його укладача, а й формують імідж, репутацію підприємства у бізнес-середовищі.

З яких приводів відбувається ділове листування

У кожну активну компанію регулярно надходять листи з різними пропозиціями. Це може бути пропозиція про співпрацю (комерційну), про участь у будь-якому заході (конференції, семінар, святкування) тощо. Також у зверненні між організаціями поширені листи-запити, претензії, нагадування тощо. Таким чином, кореспонденція підприємства, що входить, може обчислюватися десятками, а то й сотнями різних послань, які вимагають відповіді.

ФАЙЛИ

Як оформити відмову

Розгляд того чи іншого листа жодним чином не гарантує того, що представник організації, що його отримав, в обов'язковому порядку відповість згодою на пропозицію, запит або претензію, що міститься в ньому. Навпаки, у багатьох випадках працівники компаній пишуть відмову.

Але, щоб правильно відмовити, потрібні певні навички. Важливо не образити відправника листа негативним змістом – це диктують не лише правила елементарної ділової ввічливості, а й можливість того, що надалі він може стати замовником, клієнтом чи партнером.

Загальні відомості про діловий лист

Вся офіційна кореспонденція підпорядковується певним правилам складання. Перш за все, необхідно пам'ятати про те, що, незважаючи на те, що зміст листа може бути довільним, його структура і склад повинні відповідати нормам, прийнятим в оформленні ділових паперів, тобто. умовно поділені на три частини: початок (звернення та заголовок листа), основний розділ та висновок (підпис та дата).

Стиль листа має бути стриманим, лаконічним, без надмірно «навантажених» речень, складної специфічної термінології. Відмова слід робити максимально коректною, у ньому неприпустимі грубість, ненормативна лексика та інші крайні прояви. p align="justify"> При формуванні листа потрібно обов'язково враховувати норми російської мови в плані культури мови, лексики, граматики, орфографії та стилістики.

Відмова може бути невмотивованою, але все ж таки краще, якщо в листі буде вказана його причина.

Якщо відповідь докладна і докладна, слід поділити його на абзаци чи пункти – так сприйняття тексту істотно полегшується.

При відмові не треба рубати з плеча та «спалювати мости» бажано залишити шляхи до відступу, тобто подякувати за надану увагу та висловити надію на можливість подальшої співпраці. І тому можна зазначити умови, які одержувач може виконати задля встановлення ділових відносин. Якщо є можливість порадити підприємство, яке також погодилося б на співпрацю чи інші пропозиції, висловлені в первісному посланні, то нехтувати нею не слід – це залишить добрий слід у пам'яті адресата.

На ім'я, кого писати

Відмова треба писати строго на ім'я тієї людини, яка підписалася під початковим листом. В іншому випадку, відмова може не дійти до адресата або загубитися в потоці кореспонденції. Однак, якщо під листом-пропозицією підпису конкретної людини не було, то можна використати нейтральну форму звернення (наприклад, у вигляді простого привітання «Доброго дня»).

Оформлення листа-відмови

Лист можна написати від руки (такий формат буде говорити про особливе, тепле ставлення до адресата) або надрукувати на комп'ютері.

При цьому допустимо використання простого аркуша паперу або бланка з фірмовими реквізитами та логотипом компанії.

Лист-відмова формується в єдиному оригінальному екземплярі, обов'язково датується та нумерується (відповідно до документообігу підприємства). При цьому інформацію про нього слід включити до журналу вихідної кореспонденції, відзначивши його дату, номер та коротко - зміст. Надалі цей журнал може стати свідченням створення та надсилання послання.

Хто має підписати

В ідеалі під листом повинен стояти автограф директора організації, але можливо це далеко не завжди (і практично зовсім виключено на підприємствах з великою чисельністю працівників та безліччю) структурних підрозділів). Тому підписати лист про відмову може будь-який співробітник компанії, уповноважений на створення подібної документації та наділений правом підпису кореспонденції. Це може бути секретар, юрист, начальник чи спеціаліст будь-якого відділу.

Як надіслати лист

Лист можна надіслати різними способами, при цьому краще вибрати той, за допомогою якого дійшло початкове послання. Найбільш прийнятна відправка через пошту Росії, але в цьому випадку слід взяти рекомендоване з повідомленням про вручення, також можна застосувати передачу через представника або кур'єра (такий метод гарантує більше швидку доставку). Допустимо і використання факсу, електронних засобівзв'язку і навіть соціальних мережабо месенджерів (але лише за умови, що відправник первісного листа сам користується таким шляхом комунікації).

Лист-відмова від співпраці

Якщо вам потрібно було сформувати лист-відмову від співпраці, перегляньте його зразок та коментарі до нього.

1. На початку листа напишіть, для кого він призначений: вкажіть назву організації, посаду та ПІБ її представника, на ім'я якого складаєте відповідь. Використовуйте ввічливу форму звернення, подякуйте за виявлену увагу до вашої компанії і після цього переходьте до суті послання.
2. Обов'язково зішліться на той лист, у відповідь на який ви пишете відмову, вкажіть обставини, якими спричинена негативна реакція. Якщо вашим опонентом до його пропозиції були додані додаткові папери, позначте те, що ви з ними ознайомилися.
3. При можливості, висловіть у листі висловлення надії на те, що співпраця все ж таки відбудеться, не забувши внести умови, які для цього мають бути виконані.
4. На закінчення підпишіть листа і датуйте.

Лист-відмова від участі у заході

При складанні листа-відмови від участі у заході, скористайтеся наведеними вище рекомендаціями щодо листа-відмови від співпраці. У листі все стандартно, але обов'язково: інформація про відправника та адресата, потім — звернення, сама відмова зі згадуванням пропозиції про участь у заході, що надійшла, і обов'язкова вказівка ​​обставин, що послужили приводом до негативної відповіді, потім — підпис і дата.

Лист-відмова від пропозиції про роботу

Не лише від підприємства може надійти лист-відмова. У деяких випадках його може висловити особа, яка не має до компанії жодного відношення: наприклад, претендент на будь-яку посаду. Якщо ви є саме такою людиною, формуйте відмову також відповідно до правил та норм ділової документації. Використовуйте ввічливе звернення, вкажіть найменування запропонованої вам вакансії, а також причину, з якої ви відмовляєтеся (не забувайте про те, що потенційний роботодавець може переглянути умови запропонованої вам роботи). Наприкінці обов'язково підпишіться та поставте дату.