Pagrindiniai įmonės pasirengimo ir dalyvavimo mugių (parodų) darbe etapai

Įmonės dalyvavimas konkrečios mugės ar parodos darbe reikalauja tam tikrų kaštų ir galiausiai gali duoti ne tik teigiamą rezultatą, bet ir atnešti tam tikrų nuostolių ar net sukurti neigiamą nuomonę apie įmonę ir jos gaminį. Norint išvengti pastarojo, būtina kruopščiai pagrįsti keletą valdymo sprendimai, kurių įgyvendinimas turėtų užtikrinti efektyvų dalyvavimą kiekvienos konkrečios mugės ar parodos darbe.

Visų pirma, būtina rasti pagrįstus šių pagrindinių problemų sprendimus:

Nustatyti įmonės dalyvavimo konkrečioje mugėje ar parodoje tikslingumą;

Užtikrinti kokybišką pasirengimą dalyvauti pasirinktoje mugėje ar parodoje;

Tinkamu lygiu organizuoti mugės ar parodos darbuotojų darbą;

Apibendrinkite dalyvavimą konkrečiame renginyje ir sukurkite tinkamus rinkodaros sprendimus.

Apskritai pasirengimą ir dalyvavimą mugių ir parodų darbe galima pavaizduoti kaip procesą, apimantį šiuos veiksmus (9.1 pav.).

Ryžiai. 9.1. Pagrindiniai įmonės pasirengimo ir dalyvavimo mugių (parodų) darbe etapai

Scena priimant sprendimą dėl įmonės dalyvavimo mugės (parodos) darbe suskirstyti į šiuos etapus :

1. Firmos dalyvavimo mugės (parodos) darbe tikslų apibrėžimas.

Pagrindinis įvartisįmonės dalyvavimas mugės (parodos) darbe yra užtikrinti efektyvų verslumo veikla galų gale. Šis tikslas ir jo pasiekimas turėtų būti pajungti žemesnio lygio tikslui, ypač marketingo komplekso įgyvendinimo tikslui.

2. Parodos (mugės), kurioje dalyvaus įmonė, atranka.

Norint pasirinkti tinkamą mugę (parodą) dalyvauti, įmonė turėtų atlikti rinkodaros tyrimus.

3. Dalyvavimo mugėje (parodoje) būdo pasirinkimas.

Yra šie formų dalyvavimas parodoje (mugėje):

Individualus dalyvavimas asmeniniame stende;

Bendras dalyvavimas kolektyviniame stende;

Verslo kelionė.

4. Lėšų dalyvavimui mugėje (parodoje) nustatymas.

Firmos skiriamos lėšos už dalyvavimą konkrečios mugės ar parodos darbuose turi būti pagrįstos ir pakankamos suformuluotiems tikslams pasiekti.

Ant pasiruošimo etapas būtina sudaryti darbo planą, kuriame būtų apibrėžtos visos veiklos rūšys aiškia laiko seka ir atsižvelgiant į jų įgyvendinimo laiką. Taip pat apie įmonės dalyvavimą joje būtina informuoti parodos (mugės) organizacinį komitetą, pateikiant atitinkamą paraišką.

Dalyvavimo mugės darbe (parodos) etapas yra pats įtempčiausias ir atsakingiausias laikotarpis.

Ypatingas vaidmuo užtikrinant sėkmę iš įmonės dalyvavimo mugės (parodos) darbe tenka stendui ir stendo prižiūrėtojams.

Stovi - tai miniatiūrinis parodoje dalyvaujančios įmonės vaizdas.

Stovas turi tris funkcines dalys:

- parodos zona;

Vietos deryboms;

Komunalinės patalpos.

Yra šie stovo tipai:

a) vidaus kabinos:

Stovėti iš eilės;

kampinis stovas;

stovas ant galvos;

Blokų stovas;

b) lauko stendai.

Stebėtojai - tai darbuotojai, dirbantys viešoje ekspozicijos erdvėje, įmonės stende.

Ant dalyvavimo mugėje (parodoje) rezultatų sumavimo etapasįmonė nustato jos efektyvumą.

Pagrindinis nesėkmingo dalyvavimo priežastys individualios veiklos darbe yra:

Firmų dalyvavimo mugės ar parodos veikloje tikslai nėra pakankamai konkrečiai suformuluoti. Tai būdinga apie 40 % parodose dalyvaujančių įmonių;

Įmonės ekspozicija nėra tinkamai pristatyta ir suprojektuota;

Potencialūs mugės ar parodos lankytojai apie įmonės dalyvavimą šio renginio darbe nežinojo. Apie 80% eksponuojančių firmų nereklamuoja savo ekspozicijos prieš mugės ar parodos pradžią;

Parodos dalyvių firmų darbuotojai nėra tinkamai apmokyti. Tyrimai rodo, kad daugiau nei pusė visų dalyvių nerengia mokymų mugėse ar parodose dirbančiam personalui;

Per muges ar parodas neskiriama pakankamai dėmesio rinkodaros tyrimai esamos problemos;

Įmonės dalyvavimo kiekvienos konkrečios mugės ar parodos darbe analizė nėra pakankamai pagrįsta. Tuo pačiu metu atliekami tyrimai rodo, kad tik kas penkta įmonė tokios analizės rezultatus naudoja savo tolesniame darbe.

Kad dalyvavimas parodoje (mugėje) taptų efektyvesne rinkodaros komunikacijos priemone, įmonė turi kruopščiai planuoti savo dalyvavimą ir darbą parodos renginiuose.

Įmonės dalyvavimo parodų darbe procesą sąlygiškai galima suskirstyti į keletą tarpusavyje susijusių ir tarpusavyje susijusių etapų.

1. Esminis apsisprendimas dalyvauti parodos renginiuose savaime rodo, kad įmonė savo veiklos srityje pasiekė tam tikrą lygį. Taip yra visų pirma dėl to, kad paroda yra vieta, kurioje demonstruojama geriausia praktika. Vargu ar tai padės įmonei, siūlančiai pasenusius žemos kokybės produktus. Kartu dalyvavimas parodoje reikalauja didelių investicijų, kurias gali sau leisti ne kiekviena įmonė.

2. Parodinė veikla turi būti aiškiai apibrėžta poreikiu pasiekti pagrindinius įmonės rinkodaros tikslus. Tai gali būti:

įmonės ir jos gaminių atstovavimas;

rinkos tyrimai;

naujų rinkų paieška;

klientų skaičiaus didinimas;

naujo produkto įvedimas į rinką;

galimos naujos prekės paklausos nustatymas;

naujų verslo partnerių paieška;

konkurentų pasiūlos tyrimas;

savo produktų pozicionavimas, palyginti su konkurentų paslaugomis;

palankaus įmonės įvaizdžio formavimas;

tiesioginė produktų rinkodara ir sutarčių sudarymas./1/

3. Šiems ir kitiems galimiems tikslams pasiekti lemiamas konkrečios parodos, kurioje dalyvaus įmonė, pasirinkimas. Padaryti šį pasirinkimą yra gana sunku, jei tik dėl to, kad kasmet vyksta daugybė parodų renginių. efektyvus sprendimasŠį klausimą palengvina išsami analizė įmonės interesų ir galimybių požiūriu šiais aspektais:

dalyvių ir lankytojų skaičius ir kokybė;

lygiu verslo veikla(sudarytų sutarčių skaičius ir bendra apimtis) paskutinėje parodoje. Kartu būtina atsižvelgti į galimus tyčinius ir netyčinius paskelbtų duomenų iškraipymus;

galimybė teikti parodinę erdvę ir paslaugas;

dalyvavimo parodoje sąlygos;

įmonės dalyvavimo parodoje sąmatos projekto rengimas ir kaštų atitikimo įmonės galimybėms tyrimas;

galutinis klausimo sprendimas: dalyvavimas kurioje iš parodų efektyviausiai įgyvendina užsibrėžtus tikslus./1/

4. Pasirinkus konkrečią parodą, prasideda parengiamasis ir organizacinis laikotarpis. Pirmiausia turizmo įmonė apie dalyvavimą joje informuoja parodos organizacinį komitetą, pateikdama atitinkamą paraišką. Kartu su tuo sprendžiama keletas organizacinių klausimų, tokių kaip:

įmonės dalyvavimo parodoje koncepcijos ir apimties kūrimas;

eksponuojamų gaminių sąrašo sudarymas;

personalo atranka ir mokymas (komercinis, paslaugų, stendų prižiūrėtojai, vertėjai);

galimo tarpininko (agento), teikiančio paslaugas užtikrinant dalyvavimą parodoje, parinkimas;

reikalingos parodos erdvės dydžio ir įvairių materialinių bei finansinių išteklių apimties nustatymas;

plėtra teminis planas ekspozicija (parodų stendas);

sutarties sudarymas su organizaciniu komitetu, parodos stendo plano perdavimas jam, taip pat užsakymas dėl reikalinga įranga ir paslaugos./1/

Išsprendus šiuos klausimus, atsiranda galimybė parengti galutinę įmonės dalyvavimo parodoje sąmatą. Vidutiniškai didelių įmonių išlaidos dalyvavimui parodos renginiuose sudaro 15-30% visų lėšų, išleistų Rinkodaros komunikacijos. Tipiška įmonės dalyvavimo parodoje išlaidų struktūra yra tokia.

5. Po oficialaus parodos atidarymo prasideda pats intensyviausias ir lemiamas etapas – darbas jos veikimo metu. Ypatingas vaidmuo užtikrinant sėkmę parodinė veikla priklauso stendo prižiūrėtojams – darbuotojams, dirbantiems viešoje ekspozicijos erdvėje, įmonės stende. Pageidautina, kad parodos metu stende būtų rinkodaros skyriaus ar įmonės vadovas. Dažniausiai iš anksto (prieš dieną ar dvi) tampa žinoma, kad parodą aplankys aukšti svečiai, užsienio delegacijos, spaudos ar televizijos atstovai (to galima teirautis parodos organizaciniame komitete). Tokiomis dienomis vadovo buvimas stende gali prisidėti prie sutarčių sudarymo, įmonės veiklos nušvietimo spaudoje ar televizijoje. Vadovas lankytojų akivaizdoje neturi duoti „vertingų“ nurodymų stendo prižiūrėtojams, taip pat nepriimtina rengti susirinkimus dėl darbų tobulinimo stende dalyvaujant lankytojams. Geriausia, ką gali padaryti vadovas, tai stebėti ir padaryti teisingas išvadas: kiek iš tiesų reikia ekspozicinės erdvės tokio tipo parodoms, kokios paslaugos yra paklausiausios, kaip kitą kartą organizuoti darbą stende. Be to, įmonės vadovas gali aplankyti kitus parodų stendus. Tai padės pagauti rinkos sąlygų raidos tendencijas, įvertinti konkurentų veiklą, išsiaiškinti savo ir įmonės poziciją.

6. Užbaigus parodą, ekspozicijos išmontavimą, būtina atlikti įmonės dalyvavimo parodoje rezultatų analizę.

Parodos rezultatus sąlyginai galima suskirstyti į 2 grupes:

organizacinis ir komercinis./1/

Vykdant organizacinius rezultatus gali labai pagelbėti žurnalas, kuris buvo saugomas rengiant ir dirbant parodą. Tokiai analizei labai gali padėti atsakymas į visų, dalyvavusių rengiant ir vykdant parodą, klausimus:

ar parinkta vieta stendui pavyko?

Ar stendo plotas atitiko eksponatų skaičių ir iškeltas užduotis?

Kokių nepatogumų patyrėte dirbdamas?

ką tarp organizacinio komiteto reikėjo užsisakyti papildomos paslaugos ir įranga?

Be kokių paslaugų ir įrangos galėtumėte apsieiti? /vienas/

Tokių klausimų sąrašas gali būti tęsiamas priklausomai nuo parodos specifikos, dalyvavimo joje tikslo, siūlomų gaminių savybių ir kt.

Komerciniai rezultatai yra susiję su objektyviais rodikliais (lankytojų, peržiūrėjusių įmonės ekspoziciją, skaičiumi, sudarytų sutarčių apimtimi, išplatintų reklaminės informacinės medžiagos kiekiu ir kt.).

Kad dalyvavimas parodoje būtų veiksmingiausia rinkodaros komunikacijos priemonė, kelionių kompanija turi ypač kruopščiai planuoti savo dalyvavimą ir darbą renginyje.

Turizmo įmonės dalyvavimą parodoje galima suskirstyti į kelis tarpusavyje susijusius ir tarpusavyje susijusius etapus:

Esminio sprendimo priėmimas dėl dalyvavimo parodos renginiuose

Dalyvavimo parodoje tikslų nustatymas

Konkrečios parodos pasirinkimas

Parengiamasis ir organizacinis laikotarpis

Darbas parodos metu

Įmonės dalyvavimo parodoje rezultatų analizė

Teigiamai atsakius į klausimą, dalyvauti ar nedalyvauti renginyje, prasideda įmonės dalyvavimas parodos procese. Netinkamas sprendimas dažnai nulemia nesėkmę, nepaisant itin profesionalaus personalo darbo. Norėdami to išvengti, turėtumėte: pirma, aiškiai žinoti, ką galite gauti iš ekspozicijos; antra, detaliai išanalizuoti tiek išorinę, tiek vidinę konjunktūrą.

Esminis apsisprendimas dalyvauti parodoje savaime rodo, kad įmonė savo veiklos srityje yra pasiekusi tam tikrą lygį, be to, dalyvavimas parodoje reikalauja didelių investicijų, kurias gali sau leisti ne kiekviena turizmo įmonė.

Įmonės veikla parodoje turėtų būti aiškiai apibrėžta poreikiu pasiekti pagrindinius rinkodaros tikslus, kurie gali būti:

Įmonės ir jos gaminių pristatymas

Gebėjimas pasiekti tikslinę auditoriją

Esamų ir potencialių vartotojų sąmoningumo lygio didinimas

Klientų poreikių identifikavimas ir skatinimas.

Klientų skaičiaus didinimas

Rinkos tyrimai ir naujų rinkų paieška

Naujo produkto įvedimas į rinką ir galimos naujos prekės paklausos nustatymas

Ieškokite naujų verslo partnerių

Konkurentų pasiūlos tyrimas

Produktų pozicionavimas konkurentų atžvilgiu

Palankaus įmonės įvaizdžio formavimas

Tiesioginė produktų rinkodara ir sutarčių sudarymas

Norint pasiekti norimą rezultatą kiekvienam iš tikslų, būtina nustatyti skalę, t.y. pageidaujamas tikslo pasiekimo laipsnis (pavyzdžiui: kontaktų su naujais lankytojais padidėjimas 25%, lyginant su ankstesniu renginiu), taip pat tikslo trukmė – laikotarpis, per kurį turi būti pasiektas tikslas.

Tikslo patikslinimas padeda konkretizuoti priemones jam pasiekti ir lengviau kontroliuoti dalyvavimo parodoje rezultatus.

Rinkos analizė apima šiuos parametrus:

produktų kokybė ir kiekis;

lėšų ir tinkamų žmogiškųjų išteklių prieinamumas;

galimybė numatyti reikiamą ekspozicijos plotą;

pagrindinių konkurentų elgesys;

politinė ir ekonominė situacija ir kt.

Tuo pačiu metu teigiamą atsakymą į klausimą, ar dalyvauti, ar visai nedalyvauti, lemia du veiksniai: pramonės, kurioje veikia jūsų įmonė, įmonių eksponentiškumas (polinkis dalyvauti parodose ir mugėse) Pavyzdžiui, žaliavų įmonės nėra ypač eksponentinės) ir konkurentų parodinė veikla.

Norint pasirinkti konkretų parodos renginį, kuriame dalyvavimas yra efektyviausias siekiant iš anksto nustatytų rinkodaros tikslų, būtina išsamiai išanalizuoti šias aplinkybes įmonės interesų ir galimybių požiūriu:

Parodos laikas ir vieta

Dalyvių ir lankytojų skaitinė ir kokybinė sudėtis

Verslo veiklos lygis (sudarytų sutarčių skaičius ir bendra apimtis) paskutinėje parodoje

Galimybės teikti ekspozicines patalpas ir paslaugas

Dalyvavimo parodoje sąlygos

Numatytų dalyvavimo šioje parodoje išlaidų atitikimas įmonės galimybėms

Patirtis rodo, kad ne visi mūsų verslininkai yra sukūrę teisingą šių kriterijų hierarchiją, pagal kurią vertinamos eksponentinės parodos (mugės) galimybės. Daugeliui jų pirmiausia rūpi dalyvavimo ar prestižo kaštai, nors jie yra antraeiliai.

Orientacija į vartotoją daro prielaidą, kad pagrindinė informacija, kurią reikia gauti apie būsimą parodą, yra kokybinė ir kiekybinė informacija apie lankytojus, taip pat parodos dalyvius (iš kurių ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas konkuruojančioms įmonėms).

Šiuos duomenis reikia atidžiau patikrinti, nes labai tikėtina, kad organizatoriai bandys galvoti apie norus. Norint to išvengti, būtina surinkti kuo išsamesnę informaciją apie organizatorius (ypač jei akcija rengiama pirmą kartą) ir pačios parodos raidos dinamiką (pavyzdžiui, ar auga dalyvių skaičius). arba ne metai iš metų).

Daugelis firmų dalyvauja parodose, kaip sakoma, „ant ratų“ (vakar gavau pakvietimą faksu – šiandien jau esu parodoje). Dėl to natūraliai atsiranda visokių „dūrimų“.

Dalyvavimo ekspozicijose planą reklamos skyrius (ar kitas už šį darbo sektorių atsakingas skyrius) turi parengti ne trumpiau kaip metus. O pagrindiniams renginiams, kuriuose nedalyvauti neįmanoma, reikia ruoštis iš anksto ir sistemingai. (Vienintelė išimtis yra naujos ekspozicijos.)

Paruošimo, organizavimo, biudžeto išlaidų ir dažnai galutinis rezultatas Dalyvavimas parodoje priklauso nuo dalyvavimo būdo ar formos: turizmo įmonė gali veikti kaip nepriklausomas parodos dalyvis arba kaip grupinio dalyvavimo dalis.

Patirtis rodo, kad grupinis dalyvavimas efektyviausias užsienio parodose ir mugėse; darbas kolektyviniuose nacionaliniuose stenduose, kurie maksimaliai patraukia potencialių partnerių ir klientų dėmesį.

Darbas kolektyviniame stende atleidžia eksponuojančias įmones nuo dalies parengiamųjų darbų, nes vienos ekspozicijos organizatorius – konsoliduojanti įmonė – derasi su parodos organizatoriais, gauna informacinę medžiagą, preliminarius katalogus, taip pat riziką ir išlaidas. organizuojant išankstinį apmokėjimą už ekspozicijos erdvę.

Nepaisant rimtų kolektyvinio dalyvavimo parodose pranašumų, ypač kelionių kompanija Jis taip pat turi keletą neigiamų aspektų:

Neparodoma parodos dalyvio asmenybė

Susilpnėja įmonės atsakomybės už parodos rezultatus jausmas

Nepakankamas organizacinės patirties dalyvaujant parodose sukaupimas ir savo iniciatyvos susilpnėjimas

Taigi, prieš apsisprendžiant dėl ​​dalyvavimo parodos renginyje formos, būtina atidžiai pasverti visus įmonės privalumus ir trūkumus, atsižvelgiant į konkrečią situaciją.

Nepaisant to, neabejotina, kad kolektyviniai nacionaliniai stendai reikšmingai prisideda prie nacionalinio turizmo produkto populiarinimo ir šalies / regiono / paskirties vietos įvaizdžio kėlimo, jei profesionali organizacijašių stendų veikimas.

Nustačius konkrečią parodą, įmonė pradeda organizacinę ir parengiamąją veiklą, kuri, be paraiškos dalyvauti parodoje pateikimo, apima šių organizacinių klausimų sprendimą:

Įmonės dalyvavimo parodoje koncepcijos ir apimties kūrimas

Eksponuojamų gaminių sąrašo sudarymas

Komercinio, aptarnaujančio personalo, stendų prižiūrėtojų, vertėjų ir kt. atranka ir mokymas.

Reikalingos parodos erdvės dydžio ir įvairių materialinių bei finansinių išteklių apimties nustatymas

Ekspozicijos teminio plano rengimas – t.y. parodos stendas

Sutarties sudarymas su organizacinis komitetas parodas ir perduoti jam parodos stendo planą bei reikalingos įrangos ir paslaugų užsakymą.

Išsprendus minėtus klausimus, atsiranda galimybė parengti galutinę įmonės dalyvavimo parodoje sąmatą. Vidutiniškai išlaidos didelės įmonės dalyvavimui parodos renginiuose sudaro 15-30% visų reklamai ir rinkodaros komunikacijai skirtų lėšų. Tipiška dalyvavimo parodoje išlaidų struktūra parodyta fig. 2.

Ryžiai. 2.

Parengiamajame etape didelė reikšmė teikiama dalyvavimo reklamai, kuri numato tokias veiklas kaip:

Įmonės įtraukimas į oficialų parodos/mugės katalogą – tam pateikiama speciali paraiška

Publikacijos periodinėje spaudoje, skirtoje tikslinėms lankytojų grupėms

Individualių kvietimų ir vardinių kvietimų kortelių platinimas partneriams ir suinteresuotiems klientams. Ypač palankų įspūdį palieka parodos administracijos dalyviams suteikiami įėjimo bilietai, kaip ypatingo dėmesio svečiams apraiška.

Ne mažiau svarbu iš anksto planuoti savo pristatymus, spaudos konferencijas, apskrituosius stalus, įtraukiant juos į parodos šalutinių renginių programą.

Atsižvelgiant į tai, kad pasiruošimo parodai procedūra užtrunka nemažą laikotarpį – nuo ​​20 iki 52 savaičių, itin svarbu sudaryti veiklų grafiką, aiškiai nurodant kiekvieno renginio laiką. Tokie grafikai yra būtini norint užtikrinti atskirų veiksmų koordinavimą, stebėti jų įgyvendinimą ir laiku atlikti pakeitimus, o tai tampa neįmanoma, jei visą pasiruošimą parodai paliekate paskutinei akimirkai.

Po oficialaus parodos atidarymo prasideda pats atsakingiausias ir įtempčiausias etapas – pats darbas parodos veikimo metu. Išskirtinis vaidmuo užtikrinant sėkmę parodos veikloje tenka stendų prižiūrėtojams – darbuotojams, dirbantiems viešoje ekspozicijos erdvėje, prie įmonės stendo. Kelionių įmonės darbuotojų ir vadovų darbas parodoje plačiau aptariamas tolesnėse pastraipose.

Kelionių įmonės dalyvavimą parodų darbe sąlygiškai galima suskirstyti į keletą tarpusavyje susijusių ir tarpusavyje susijusių etapų:

• 1. Esminio sprendimo dėl dalyvavimo parodos renginiuose priėmimas.
• 2. Firmos dalyvavimo parodos akcijose tikslų apibrėžimas.
• 3. Konkrečios parodos, kurioje dalyvaus įmonė, parinkimas.
• 4. Parengiamasis ir organizacinis laikotarpis.
• 5. Darbas parodos veikimo metu.
• 6. Įmonės dalyvavimo parodoje rezultatų analizė.

Esminio sprendimo dalyvauti parodos renginiuose priėmimas jau pats savaime rodo kelionių įmonės tam tikro lygio pasiekimus savo veiklos srityje. Taip yra visų pirma dėl to, kad paroda yra vieta, kurioje demonstruojama geriausia praktika. Vargu ar tai padės įmonei, siūlančiai pasenusius nekokybiškus turizmo produktus. Tuo pačiu metu dalyvavimas parodoje reikalauja didelių investicijų, kurias gali sau leisti ne kiekviena turizmo įmonė.

Parodinė veikla turi būti aiškiai apibrėžta pagal poreikį pasiekti pagrindinius turizmo įmonės rinkodaros tikslus. Tai gali būti:

• *įmonės ir jos produkcijos atstovavimas;
• * pardavimo rinkų tyrimas;
• *naujų rinkų paieška;
• * klientų skaičiaus didinimas;
• * naujo produkto įvedimas į rinką;
• * galimos naujos prekės paklausos nustatymas;
• *naujų verslo partnerių paieška;
• * konkurentų pasiūlos tyrimas;
• * savo produktų pozicionavimas konkurentų atžvilgiu;
• * palankaus įmonės įvaizdžio formavimas;
• *Tiesioginė produktų rinkodara ir sutarčių sudarymas.

Norint pasiekti norimą rezultatą, kartu su tikslų apibrėžimu būtina nustatyti kiekvieno iš jų parametrus atskirai, būtent:

• *turinys (pavyzdžiui, paprastas pažintis ar tiesioginis sutarties sudarymas);
• *mastas (norimas jo įgyvendinimo laipsnis, pvz., kontaktų su naujais lankytojais padidėjimas 25 proc., lyginant su ankstesniu dalyvavimu);
• * veiksmo trukmė (laikotarpis, per kurį turi būti pasiektas tikslas).

Toks kiekvieno tikslo išaiškinimas padeda konkretizuoti priemones jam pasiekti, taip pat palengvina kelionių įmonės dalyvavimo parodoje rezultatų stebėjimą.

Norint pasiekti šiuos ir kitus galimus tikslus, lemiamą reikšmę turi konkrečios parodos, kurioje dalyvaus kelionių kompanija, pasirinkimas. Padaryti šį pasirinkimą nėra lengva, jau vien todėl, kad kasmet vyksta daugybė parodų renginių. Veiksmingą šios problemos sprendimą palengvina išsami turizmo įmonės interesų ir galimybių analizė šiomis aplinkybėmis:

• *parodos laikas ir vieta;
• * parodos autoritetas;
• *skaitinė ir kokybinė dalyvių ir lankytojų sudėtis;
• *verslo veiklos lygis (sudarytų sutarčių skaičius ir bendra apimtis) paskutinėje parodoje. Kartu būtina atsižvelgti į galimus tyčinius ir netyčinius paskelbtų duomenų iškraipymus;
• *galimybes teikti ekspozicinę erdvę ir paslaugas;
• * dalyvavimo parodoje sąlygos;
• *įmonės dalyvavimo parodoje sąmatos projekto rengimas ir kaštų atitikimo įmonės galimybėms tyrimas.

Šių aplinkybių analizė lemia galutinį klausimo apsisprendimą, dalyvavimas kurioje iš parodų yra efektyviausias siekiant užsibrėžtų tikslų.

Įmonė gali dalyvauti mugėse ir parodose bei kituose panašiuose renginiuose įvairiais būdais: šalyje ar užsienyje, kaip nepriklausomas parodos dalyvis arba kaip grupinio dalyvavimo dalis (pavyzdžiui, kolektyvinis nacionalinis stendas). Dalyvavimo būdas nulemia pasiruošimo, organizavimo būdus, biudžetą, dažnai ir galutinį rezultatą.

Patirtis rodo, kad užsienio parodose ir mugėse efektyviausiai dirba kolektyviniai nacionaliniai stendai, kurie maksimaliai pritraukia potencialius partnerius ir klientus. Racionaliau dirbti su vieningų ekspozicijų rengėjais, kurie imasi derybų su organizatoriais, gauna informacinę medžiagą iš preliminarių katalogų ir pan.

Daugumoje parodų minimalus plotas stendas yra 9-12 m 2, o pilnaverčiam darbui pakanka 4-6 m 2, kurį galima užsisakyti tik kolektyviniame stende. Kartu konsoliduojanti įmonė prisiima avansinio apmokėjimo už parodos plotą organizavimo riziką ir išlaidas, atleidžiant nuo to eksponuojančias įmones. Svarbu ir tai, kad parodų bendrovė parodos išvakarėse organizuoja savo parodos dalyvių darbo paruošimą. Todėl kolektyvinio stendo dalyviai parengiamiesiems darbams papildomų jėgų neskiria.

Nepaisant rimtų kolektyvinio dalyvavimo parodose pranašumų, konkrečiai kelionių kompanijai tai turi nemažai neigiamų aspektų, iš kurių pagrindiniai yra:

• *nepakankamas parodos dalyvio individualumo pasireiškimas;
• * atsakomybės jausmo susilpnėjimas (nepilnas pasiruošimas);
• *atpalaiduojantis poveikis savarankiško dalyvavimo iniciatyvų plėtrai ateityje;
• *Nepakankamas organizacinės patirties sukaupimas dalyvaujant parodos renginiuose.

Tačiau, nepaisant teigiamų ir neigiami taškai, neabejotina reikšmingas kolektyvinių nacionalinių stendų (jei jie yra profesionaliai organizuoti) indėlis į nacionalinio turizmo produkto populiarinimą ir šalies įvaizdžio kėlimą.

Pasirinkus konkrečią parodą, prasideda parengiamasis ir organizacinis laikotarpis. Pirmiausia kelionių bendrovė pateikia atitinkamą paraišką, kuri apie dalyvavimą joje informuoja parodos organizacinį komitetą. Kartu su tuo sprendžiami keli organizaciniai klausimai:

• *įmonės dalyvavimo parodoje koncepcijos ir apimties kūrimas;
• * eksponuojamų gaminių sąrašo sudarymas;
• *personalo (komercinės, paslaugų, stendų prižiūrėtojų, vertėjų) atranka ir mokymas;
• *komercinio darbo, reklamos ir protokolinių renginių planų rengimas;
• *galimo tarpininko (agento), teikiančio paslaugas užtikrinant dalyvavimą parodoje, parinkimas;
• *reikalingos ekspozicinės erdvės dydžio ir įvairių materialinių bei finansinių išteklių apimties nustatymas;
• * reklaminės ir informacinės medžiagos parinkimas ir gamyba;
• *ekspozicijos (parodos stendo) teminio plano rengimas;
• * sutarties sudarymas su organizaciniu komitetu, parodos stendo plano perdavimas jam ir reikalingos įrangos bei paslaugų užsakymas.

Išsprendus šiuos klausimus, atsiranda galimybė parengti galutinę įmonės dalyvavimo parodoje sąmatą. Vidutiniškai didelių įmonių dalyvavimas parodose kainuoja 15 - 30% visų rinkodaros komunikacijai išleistų lėšų. Įprasta įmonės dalyvavimo parodoje išlaidų struktūra atrodo maždaug taip:

Parengiamajame etape didelė reikšmė teikiama dalyvavimo reklamai, kuri numato:

• * įmonės įtraukimas į oficialų parodos (mugės) katalogą, kuriam būtina laiku išduoti specialų prašymą;
• * publikacijos periodiniuose leidiniuose, skirtuose tikslinėms lankytojų grupėms;
• * faksogramų ir laiškų su kvietimu apsilankyti stende platinimas įmonėms, susisiekus su kuriomis kelionių kompanija domisi.

Palankų įspūdį sudaro individualių kvietimų ar vardinių kvietimų kortelės išsiuntimas partneriams ir suinteresuotiems klientams. Būtina atidžiai rašyti kviečiamųjų vardus, pareigas ir adresus. Jei tarp svečių yra pareigūnai, patartina prie kvietimo pridėti atskirą laišką. Ypač vertinami parodos administracijos dalyviams suteikiami įėjimo bilietai. Tai paaiškinama ne tik tuo, kad juos gavę asmenys atleidžiami nuo įėjimo mokesčio, bet ir tuo, kad atitinkamą bilietą atsiuntusio parodos dalyvio gestą svečiai vertina kaip ypatingo dėmesio jiems apraišką.

Ne mažiau svarbu iš anksto planuoti savo pristatymus, spaudos konferencijas, „apvalius stalus“, įtraukiant juos į parodos šalutinių renginių programą.

Atsižvelgiant į tai, kad pasirengimo parodai procedūra užtrunka ilgą laiką (nuo 20 iki 52 savaičių), būtina sudaryti veiklų grafiką su aiškiai apibrėžtais terminais.

Be tokių grafikų neįmanoma koordinuoti atskirų veiksmų, stebėti jų vykdymą, laiku atlikti reikiamus pakeitimus.

Po oficialaus parodos atidarymo prasideda pats intensyviausias ir lemiamas etapas – darbas jos veikimo metu. Ypatingas vaidmuo užtikrinant sėkmę parodos veikloje tenka stendų prižiūrėtojams – darbuotojams, dirbantiems viešoje ekspozicijos erdvėje, įmonės stende (detaliau žr. 9.4 punktą). Būna, kad stende paskiriamas dirbti vienas specialistas. Toks taupymas brangiai kainuoja: kai tik jis išeina darbo vieta, kaip potencialių klientų o verslo partneriai praeina – pas konkurentą. Stende turi dirbti bent du specialistai. Kitas kraštutinumas – kai iš įmonės į parodą ateina keli žmonės, kurių darbas nėra iš anksto suplanuotas ir organizuotas.

Pageidautina, kad parodos metu stende dalyvautų kelionių agentūros vadovas. Jei nėra galimybės būti visą darbo dieną, rekomenduojama stende išdėstyti vadovų darbo dienų ir valandų grafiką.

Dažniausiai iš anksto (prieš dieną ar dvi) tampa žinoma, kad parodą aplankys aukšti svečiai, užsienio delegacijos, spaudos ar televizijos atstovai (to galima teirautis parodos organizaciniame komitete). Tokiomis dienomis vadovo buvimas stende gali prisidėti prie pelningų sutarčių sudarymo, įmonės veiklos nušvietimo spaudoje ar televizijoje.

Vadovas neturėtų barti ar duoti?Vertingas? nurodymus stendo prižiūrėtojams, taip pat nepriimtina rengti susirinkimus dėl darbų tobulinimo stende parodos metu, dalyvaujant lankytojams.

Geriausia, ką gali padaryti vadovas, tai stebėti ir padaryti teisingas išvadas: kiek iš tiesų reikia ekspozicinės erdvės tokio tipo parodoms, kokios paslaugos paklausiausios, kaip kitą kartą organizuoti darbą stende, kuris iš specialistų labiausiai tinka darbui parodos metu .

Be to, kelionių įmonės vadovas gali aplankyti kitus parodų stendus. Tai padės pagauti rinkos sąlygų raidos tendencijas, įvertinti konkurentų veiklą, išsiaiškinti savo ir įmonės poziciją.

Užbaigus parodą ir išmontavus ekspoziciją, turi būti atlikta įmonės dalyvavimo parodoje rezultatų analizė.

Parodos rezultatus galima suskirstyti į dvi grupes:

• * organizacinis;
• *komercinis.

Susumavus organizacinius rezultatus gali labai pagelbėti žurnalas, kurį rekomenduojama pasilikti rengiant ir dirbant parodą. Tokiai analizei labai gali padėti visų rengiant ir rengiant parodą dalyvavusių atsakymai į šiuos klausimus:

• *Ar tinkamai parinkta vieta stendui ir jo išdėstymas?
• *Ar stendo plotas atitiko eksponatų skaičių ir iškeltas užduotis?
• *Kokių nepatogumų patyrėte dirbdamas?
• *Kokias paslaugas ir įrangą reikėjo papildomai užsakyti iš Organizacinio komiteto?
• *Be kokių paslaugų ir įrangos galėtumėte apsieiti?

Tokių klausimų sąrašas gali būti tęsiamas priklausomai nuo parodos specifikos, dalyvavimo joje tikslo, siūlomų gaminių savybių ir kt.

Komerciniai rezultatai siejami su objektyviais rodikliais (lankytojų, peržiūrėjusių įmonės ekspoziciją, skaičiumi, sudarytų sutarčių apimtimi, išplatintos reklamos ir informacinės medžiagos kiekiu ir kt.).

Apibendrinant organizacinius ir komercinius rezultatus, galima padaryti tam tikras išvadas dėl dalyvavimo parodoje efektyvumo. Deja, nėra būdo išmatuoti rezultatus, kurie būtų taikomi visiems dalyvavimams ir kurie būtų visuotinai priimtini. Nustatyti, kiek kiekvienas dalyvavimo tikslas buvo pasiektas atskirai, galima tik atskirai.

Viena dažniausių klaidų apibendrinant dalyvavimo parodoje rezultatus – parodos dalyvių išvados daromos iškart po ekspozicijos uždarymo. Taip ignoruojama galimybė sudaryti vadinamąsias sutartis po parodos. Paroda?gyvenimai? praėjus daugeliui mėnesių po jos uždarymo, per kurį kai kurie iš pradžių atrodytų nereikšmingi kontaktai gali peraugti į plataus masto komercinius santykius ir atvirkščiai.

Nepatenkinamas tikslų pasiekimo laipsnis turėtų būti ne nusivylimo priežastimi, o pradžiamokslis nuodugniam jį sukėlusių priežasčių ir sąlygų tyrimui.