Introducere.. 3

Capitolul 1. Istorie scrisoare de afaceri.. 4

Capitolul 2. Clasificarea scrisorilor comerciale .. 5

Capitolul 3. Tipuri de scrisori de afaceri .. 6

3.1. Tipuri de scrisori comerciale necomerciale.. 6

3.2. Tipuri de scrisori comerciale comerciale.. 6

3.3. E-mailuri. 7

Capitolul 4. Reguli pentru proiectarea și structura scrisorilor de afaceri .. 8

capitolul 5 Greșeli comuneîn limbajul și stilul corespondenței de afaceri 10

Concluzie.. 12

Din cele mai vechi timpuri, omul a fost în corespondență cu propriul său soi. Tablete de lut, litere de scoarță de mesteacăn, litere pe pergament. Indiferent de ce, dar persoana a încercat să-și exprime gândurile și aspirațiile prin scris. Cu siguranță că și atunci au existat scrisori de afaceri, cu ajutorul cărora o persoană a făcut schimb de informații, a făcut propuneri și a condus comunicarea de negociere.

Când începem să scriem o scrisoare oficială, nu ne gândim niciodată la faptul că această practică datează din vechime. Formule lingvistice, tipuri, varietăți de corespondență oficială, forme, moduri de proiectare și lucru cu aceasta au fost create și șlefuite de secole. Multe tipuri de scrisori au o istorie de o mie de ani.

Corespondența de afaceri este astăzi un mijloc esențial de comunicare. Compania are legături cu organizatii externe, întrucât literele sunt cele care leagă organizația autorului cu alte instituții.

O scrisoare de serviciu este un nume generalizat pentru documente cu conținut diferit, întocmite în conformitate cu GOST, trimise prin poștă, fax sau alte mijloace.

Fără a exagera, putem spune că acesta este unul dintre cele mai comune tipuri de documente oficiale, prin urmare, succesul rezolvării unor probleme specifice și, prin urmare, întreaga întreprindere în ansamblu, va depinde în mare măsură de cât de precis, de alfabetizat și de corectat textul. a mesajului este.

Încă de la începutul secolului al XVIII-lea, în Rusia au început să fie publicate colecții de documente eșantion numite „pistorovnik”.

Predecesorii „literelor” au fost „formele”, cunoscute în Occident deja în secolul al VII-lea, iar în Rusia - din prima treime a secolului al XVI-lea (în special, „formele” departamentului metropolitan al Moscovei) - descrieri ale detaliilor documentului, aranjate într-o anumită secvență. Primii cărturari erau un fel de colecții improvizate, „alfabete-copybooks” pentru scribi. Ele conțineau mostre de construcție a documentelor conform unei anumite scheme, seturi șablon de fraze și expresii care făceau parte integrantă din eticheta formularului și reflectau relații oficiale. Un alt tip de scribi timpurii au fost „titularii”, care conțineau informații despre cum să scrieți întregul titlu regal. Primii scribi nu au reglementat sfera relațiilor private și a corespondenței private.

Pentru acte, tranzacții și petiții se folosea de obicei hârtie ștampilată cu ștampile artificiale și cu imaginea emblemei statului. Unele documente au fost permise să fie scrise pe hârtie simplă de dimensiuni obișnuite.

Cerințele de scriere de mână erau destul de mari: trebuia să fie clară, curată și frumoasă. Culoarea hârtiei, care putea fi albastru, portocaliu, căpriu etc., a fost sfătuită de către autorii scrisorii să fie aleasă cu grijă pentru a nu fi reproșată lipsa de gust.

Scrisorile erau trimise în plicuri, iar plicurile erau sigilate cu napolitane sau ceară de sigilare: doar notițele și rar scrisorile erau sigilate mai întâi, totul în rest cu ceară de sigilare.

Napolitanele erau multicolore, în timp ce ceara de etanșare era în mare parte roșie. Fiind în doliu, a sigilat scrisoarea doar cu ceară de pecetluire neagră.

În epoca sovietică, genul „scrisorilor” era ridiculizat ca „o relicvă a trecutului burghez”. Corespondența privată putea fi supusă cenzurii poștale, s-a pierdut capacitatea de a scrie scrisori, iar valoarea corespondenței de afaceri a fost subestimată. În absența concurenței, a liberei inițiative, nici elocvența și nici capacitatea de a convinge un partener de cooperare, puțini oameni au acordat atenție etichetei epistolare.

Scrisorile de afaceri sunt corespondență oficială și sunt folosite pentru a rezolva numeroase probleme operaționale care apar în management și activitati comerciale. O scrisoare de afaceri este întotdeauna un mesaj formal. Informațiile conținute într-o scrisoare de afaceri sunt de natură protocolară. De aceea, scrisorile sunt înregistrate, iar faptul comunicării orale nu exclude necesitatea taxei poștale.

Există mai multe tipuri de clasificare a scrisorilor de afaceri, acestea se bazează pe diferite caracteristici de clasificare.

În funcție de funcționalitatea lor, literele pot fi împărțite în două grupuri:

Scrisori care necesită o scrisoare de răspuns (scrisoare de întrebare; scrisoare de cerere; scrisoare de apel; scrisoare de ofertă etc.). Scrisorile de răspuns trebuie să conțină întotdeauna indexul scrisorii care a generat corespondența.

Scrisori care nu necesită o scrisoare de răspuns (scrisoare de avertisment; scrisoare de reamintire; scrisoare de invitație etc.).

După caracteristicile structurale, scrisorile de afaceri sunt împărțite în reglementate (standard) și nereglementate. O scrisoare reglementată rezolvă probleme tipice ale situațiilor economice și juridice obișnuite și este implementată sub forma unor construcții sintactice standard. O scrisoare de afaceri nereglementată este un text al autorului, realizat sub forma unei narațiuni logice formale sau a unui text de etichetă.

Pe o bază tematică, se face o distincție condiționată între corespondența comercială și cea comercială. Se crede că corespondența care întocmește formele economice, juridice, financiare și toate celelalte forme de activitate a întreprinderii se numește corespondență de afaceri, iar corespondența privind logistica și vânzările se referă la corespondența comercială.

Pe baza destinatarului, scrisorile de afaceri sunt împărțite în ordinare și circulare. O scrisoare circulară este trimisă dintr-o singură sursă către mai multe adrese.

În funcție de caracteristicile compoziționale, scrisorile de afaceri sunt împărțite în cele cu un singur aspect și cu mai multe aspecte. O scrisoare cu un singur aspect ia în considerare o problemă, o întrebare, iar o scrisoare cu mai multe aspecte ia în considerare mai multe. O scrisoare este considerată multidimensională dacă conține același tip și diferite tipuri de aspecte - solicitări, mesaje, propuneri.

Scrisoare de cerere. O scrisoare de cerere stabilește o cerere, în timp ce subliniază interesul organizației în implementarea acesteia. Cererea poate fi formulată la persoana I singular, la persoana I plural; persoana a treia singular și persoana a treia plural.

Scrisoare de transmitere. O scrisoare de intenție se întocmește atunci când documentele sunt trimise destinatarului sau bunuri materiale. Acest tip de scrisoare se justifică în cazurile în care conține clarificări suplimentare la documentul atașat.

Scrisoare-mesaj.În acest tip de scrisoare de afaceri se oferă orice informație care nu necesită un răspuns sau o confirmare din partea căreia este trimisă această scrisoare.

Scrisoare de confirmare. Conține un mesaj despre primirea unui transport sau că un document întocmit anterior rămâne valabil. De asemenea, puteți confirma un fapt sau o acțiune.

Scrisoare de reamintire. Se trimite in cazurile in care nu este posibil sa se primeasca un raspuns prin convorbiri telefonice sau intalniri personale. Este format din două elemente: un memento pentru a efectua o acțiune; măsuri care trebuie luate în cazul neîndeplinirii unui contract sau acord încheiat anterior.

Scrisoare de invitație. Scris atunci când o organizație dorește să invite o altă organizație la o sărbătoare sau un eveniment. Această scrisoare de afaceri indică ora, locul și data evenimentului.

Scrisoare de mulțumire. Acest tip de scrisoare exprimă recunoștința pentru efectuarea unui fel de activitate.

Scrisoare de garantie. Este întocmit pentru a confirma anumite obligații și se adresează unei organizații sau unei persoane fizice.

Cerere și răspuns. Aceste tipuri de corespondență comercială sunt în scris implementarea comunicării bidirecționale.

O cerere este o contestație din partea unei persoane care dorește să încheie o înțelegere. Cererea trebuie să indice denumirea mărfurilor (serviciilor), condițiile în care este de dorit să se primească bunurile, condițiile de plată, cantitatea și calitatea mărfurilor.

Ofertă și răspuns. Acest tip de scrisoare indică de obicei condițiile în care ar trebui să aibă loc schimbul de bunuri (servicii). Răspunsul exprimă acordul sau dezacordul cu condițiile prezentate.

Scrisoare de revendicare (reclamație), răspuns la aceasta. Reclamația conține pretenții împotriva părții care a încălcat obligațiile asumate prin contract și pretenții de despăgubire. Se poate realiza in ceea ce priveste calitatea, cantitatea marfii, timpul de livrare etc.

Motive pentru depunerea cererilor;

Dovada prejudiciului survenit;

Cerințele specifice ale părții reclamante.

E-mailul este un tip de comunicare cu totul special care permite, dacă se dorește, să comunice într-un mod interactiv, într-un mod de teleconferință etc. şi reprezentând atât mari oportunităţi cât şi mari dificultăţi datorită specificului derulării corespondenţei electronice. Pe de o parte, e-mailurile nu sunt aproape deloc diferite de predecesorii lor obișnuiți - scrisorile de hârtie. La e-mail există adresa unui destinatar și adresa unui expeditor, în mesajele de sistem data și ora trimiterii și primirii mesajului, textul scrisorii și semnătura expeditorului sunt „protejate”, rândul „Subiect” sau subiectul mesajului. mesajul este salvat, este posibil să trimiteți o copie, fișierul atașat acționează ca comanda Aplicație.

De obicei, o scrisoare de afaceri constă din mai multe elemente structurale tipice:

1. Zona antet.

În această parte a scrisorii, în stânga este plasată o ștampilă de colț a organizației, indicând numele organizației, detaliile poștale și alte detalii ale acesteia, precum și numărul de înregistrare și data înregistrării scrisorii ca document de ieșire. Dacă scrisoarea de notificare este o scrisoare de răspuns, atunci indică și la ce document răspunde această scrisoare.

Detaliile destinatarului sunt plasate în partea dreaptă a antetului.

Sub ștampila colțului este un titlu al textului documentului. Structura limbajului titlului poate arăta astfel:

Prepoziție despre + substantiv. în cazul prepozițional: „Cu privire la furnizarea de mașini”;

Pe problema + substantiv. în cazul prepozițional: „Cu privire la problema furnizării pieselor de schimb”;

Despre + substantiv. la genitiv: „Privind comanda de cumpărare”, etc.

2. Textul propriu-zis al scrisorii.

Principalele caracteristici ale designului textului scrisorii sunt următoarele.

* Textul unei scrisori de afaceri, de regulă, ar trebui să se refere la o problemă sau mai multe probleme dacă sunt interconectate și vor fi luate în considerare într-un singur unitate structurală organizaţie de destinaţie.

* Textul scrisorii, de regulă, este format din două părți. Prima parte stabilește motivul, temeiul sau justificarea întocmirii scrisorii, oferă link-uri către documentele care stau la baza pregătirii scrisorii. A doua parte, începând cu un paragraf, cuprinde concluzii, propuneri, solicitări, decizii etc.

* Scrisorile sunt tipărite pe coli standard sau formulare în format A4 sau A5; atunci când scrieți o scrisoare pe două sau mai multe pagini, a doua și paginile următoare sunt numerotate în mijlocul marginii de sus a foii cu cifre arabe.

*Dacă scrisoarea este pe antet oficial, atunci textul său este enunțat de la persoana I singular: „Întreb...”, „Dirijam...”. În alte cazuri, textul scrisorii este menționat de la persoana a 3-a singular.

* Dacă este prevăzut un atașament pentru textul scrisorii, atunci acesta este indicat sub textul principal, de exemplu: Atașament: pentru 10 coli. în 1 exemplar. Dacă există mai multe cereri, atunci se dă denumirea prescurtată a fiecărui document de cerere, indicând numărul de copii și foi.

3. Zona de semnătură.

Această zonă se întocmește în modul obișnuit: se indică funcția și prenumele celui care a semnat documentul.

În cazul în care executorul documentului a fost o altă persoană, atunci în partea stângă a foii de scrisori sunt indicate numele de familie al executorului și numărul de telefon al acestuia (sau alte detalii, dacă este cazul).

Din păcate, scriitorii de scrisori de afaceri fac adesea multe greșeli. Acestea din urmă pot fi împărțite în următoarele tipuri: structurale, sintactice, morfologice, lexicale, stilistice, tehnice.

Erori structurale.

Sursa erorilor structurale este construirea incorectă a unei scrisori de afaceri, poziția disproporționată a părților sale. Este important ca fiecare aspect al conținutului să aibă un loc specific în structura logică a unei scrisori de afaceri și să nu se suprapună cu un alt aspect. Nerespectarea acestei condiții duce la introduceri lungi și sisteme complexe motivatii.

Erori de sintaxă.

Greșeli legate de ordinea incorectă a cuvintelor într-o propoziție.

Încălcarea specificului utilizării sintagmelor adverbiale. Turnover-ul adverbial servește ca mijloc de transmitere a unei acțiuni care are loc concomitent sau în legătură cu o altă acțiune. Nu este greu de corectat erorile de utilizare a sintagmelor adverbiale prin înlocuirea propozițiilor cu fraze adverbiale cu propoziții cu circumstanțe exprimate prin combinații de cuvinte.

Erori rezultate din necunoașterea structurii unei propoziții complexe. Adesea, compilatorii scrisorilor de afaceri complică inutil textul. Deși specificul unei scrisori de afaceri necesită o atenție deosebită la detaliile prezentării, totuși, nu întotdeauna și nu toate detaliile sunt adecvate în text. Prin urmare, construcțiile sintactice inutil de complicate ar trebui simplificate. Acest lucru se poate face atât prin reducerea directă a textului, cât și prin prelucrarea acestuia, de exemplu, prin împărțirea unui text complex în fraze separate care sunt simple în compunere și construcție.

Erori morfologice.

Greșeli în utilizarea formelor complete și scurte de adjective. Trebuie avut în vedere că formele scurte de adjective sunt mai frecvente în discursul oficial de afaceri. Numele complete ale adjectivelor din astfel de texte se dovedesc a fi nepotrivite, sunt resimțite ca fiind colocviale și chiar colocviale.

Erori lexicale.

Utilizarea incorectă a cuvintelor și a termenilor.

Utilizarea necorespunzătoare sau nejustificată a cuvintelor străine. Împrumutul de cuvinte străine este o modalitate naturală de a îmbogăți orice limbă. Adesea, cuvintele străine care denotă concepte cărora li s-a atribuit deja un echivalent rusesc ajung în limba de afaceri. Cu toate acestea, nu are sens să folosești un cuvânt străin dacă există un termen rusesc pentru acest concept. Utilizarea vocabularului străin ar trebui să se datoreze a trei circumstanțe: necesitatea, relevanța și acuratețea utilizării cuvintelor.

Tautologie. Repetări semantice care apar atunci când cuvinte înrudite coexistă într-o propoziție. Repetările tautologice fac fraza disonantă. În plus, îngreunează perceperea acesteia, deoarece atrag atenția asupra lor.

Erori în utilizarea sinonimelor. Greșelile în folosirea cuvintelor sinonime provin adesea din faptul că un cuvânt polisemantic poate fi sinonim cu altul doar în unul dintre semnificațiile sale.

Interferență stilistică.

Alungirea artificială a vorbirii. Experții sfătuiesc: „Nu spuneți într-o scrisoare ceea ce nu ați spune oral”. Cu toate acestea, în corespondența noastră oficială modernă, exemple de prelungire artificială a vorbirii sunt foarte des întâlnite. În limbajul corespondenței de afaceri, turele prea lungi sunt inacceptabile.

Interferențe tehnice.

Aceste interferențe includ greșeli de scriere, erori, deteriorarea mecanică a integrității textului (lacrimi, lipire de plic etc.). principalul motiv pentru apariția interferențelor tehnice este neglijența în pregătirea unei scrisori de afaceri.

Întocmirea textului unei scrisori de afaceri este întotdeauna un act de creativitate de vorbire, indiferent de modul în care este scrisoarea - reglementată sau nereglementată. Aceasta este o muncă care necesită suficient nivel inalt competență lingvistică. Este imposibil să înveți cum să scrii scrisori de afaceri corect și convingător fără să exersezi și să înveți această artă dificilă, fără să cunoști trăsăturile stilurilor oficiale de afaceri și de vorbire jurnalistică. Astăzi, numărul de soiuri de gen de corespondență comercială și motive pentru compilarea și trimiterea scrisorilor de afaceri este în creștere. Locale în Corespondență de afaceri coexistă cu expresia şi cu elementele de dialogare a vorbirii.

Toate acestea necesită ca un manager de astăzi să aibă mai multă pregătire de vorbire decât, să zicem, acum zece ani, în epoca domniei textelor standard și stereotipe. Capacitatea de a gândi independent și de a-și formula gândurile, de a conduce cu competență un dialog scris este apreciată din ce în ce mai mult în cercurile de afaceri.

Limba literară rusă, una dintre cele mai bogate și cele mai expresive limbaje lume, acumulată în domeniul scrisului comunicare de afaceri experiență neprețuită, reprezentată de forme de limbaj unificate și stereotipe, tradiții de utilizare a mijloacelor de etichetă.

Astăzi, este important să nu pierdem aceste comori, să nu copiem modelele occidentale, ci să ne respectăm strămoșii, care au șlefuit forma și stilul scrisorilor de afaceri de secole și să dezvoltăm fructuos tradițiile interne de compilare a corespondenței de afaceri - o sarcină care se confruntă cu generațiile de astăzi și viitoare oameni de afaceri in Rusia.

1. Veselov, P.V. Scrisoare de afaceri modernă în industrie / P.V. Veselov. - M.: Editura de standarde, 1990. - 160 p.
2. Zagorskaya, A.P. Caiet de scrisori pentru corespondența de afaceri / A.P. Zagorskaya, P.F. Petrocenko, N.P. Petrocenko. – M.: Mosk. muncitor, 1992. - 247 p.
3. Rakhmanin, L.V. Stilistica discursului de afaceri și editarea documentelor oficiale / L.V. Rakhmanin. - M .: Mai sus. şcoală, 1982. - 259 p.
4. Taylor, K. Fundamentele muncii de birou în afaceri moderne: Per. din engleza. / K. Taylor. – M.: Sistem solar; Finanţe şi statistică, 1997. - 176 p.
5. Tepper, R. Cum să stăpânești arta scrierii în afaceri: 250 de note pentru a ajuta managerul / R. Tepper. - M.: Audit: UNITI, 1994. - 231 p.

Evaluare generală 8 din 10 Utilitate 9 din 10 Ușurință în citire 10 din 10 Scriere frumoasă 6 din 10 Utilizarea exemplelor 8 din 10

Un titlu mai potrivit pentru această carte ar fi Arta negocierii în scrisori. Cartea nu spune nimic despre regulile de formatare a unei scrisori de afaceri, formele de adresă acceptate, semnele de punctuație după salutări, formularea corectă a subiectului etc. Comunică informații mai importante - cum să faci o scrisoare de afaceri eficientă. Unele sfaturi sunt cool, altele sunt dubioase. Să începem cu cele cool. În viața fiecărei persoane apare nevoia de a scrie o scrisoare cu o cerere, refuz sau scuze. Karepina oferă șabloane pentru astfel de scrisori. Aceste șabloane vă învață cum să prezentați corect informațiile negative pentru a obține ceea ce doriți de la destinatar: să nu jignești cu un refuz, să obții un răspuns pozitiv la cerere. Șabloanele sunt pe site-ul autorului. În general, am fost teribil de supărat când am dat peste ei în carte, pentru că de mai bine de un an am învățat cum să scriu astfel de scrisori pe teoria lui Kemp și sfaturile lui Ilya Sinelnikov pe site-ul Biroului. Compun constant scrisori pentru prieteni și eram teribil de mândră de abilitățile mele, dar apoi s-a dovedit că Sasha Karepina avea deja toate astea. Cartea este bună și pentru că autorul scrie ușor. Ea livrează la fel de bine. Informatii utile despre structura textului; cum se utilizează listele marcate și numerotate; unde sunt necesare construcții pasive și unde sunt reale; când să includă „oficial” și când să includă „amant” în stilul de scriere.

Stilul creează o imagine: odată ce o persoană care scrie într-un stil personal a fost numită „iubit” de către participanții la formare, iar cineva care alege un stil formal a fost numit „oficial”. Apropiindu-ne printr-o scrisoare de „iubit” ne punem in evidenta inceputul personal, calitatile umane, pozitia; iar apropiindu-ne de „oficial”, ascundem tot ce este uman. Nici una, nici cealaltă imagine nu este bună sau rea în sine: în unele situații este benefic pentru noi să fim mai mult „amant”, iar în altele – mai mult „oficial”

Cred că un „oficial” nu trebuie folosit într-o scrisoare, este mai bine să amestecați cu înțelepciune într-un „amant” cu stilul său personal. Destinatarul va aprecia Pentru a crea o structură de scriere convenabilă, Karepina sugerează utilizarea formei unui „copac”: trunchiul este ideea principală, se ramifică în paragrafe-ramuri, iar ramurile în detalii-frunze.

Cu cât coborâm mai jos în copac, cu atât devin mai multe detalii și cu cât urcăm mai sus, cu atât sunt mai puține. Când te deplasezi de sus în jos, imaginea devine mai detaliată, când te deplasezi de jos în sus, devine mai generalizată. De ce este o sarcină „arborele” mai eficientă decât una obișnuită? În primul rând, pentru că ne este convenabil să trecem de la general la particular: mai întâi să înțelegem esența, apoi să aflăm detaliile. Și, în al doilea rând, pentru că este dificil pentru o persoană să păstreze în cap mai mult de trei fapte nesistematizate.

Exemplele din carte merită o atenție deosebită. Autorul preia texte clasice și le analizează. Șabloanele pentru scrisori eficiente pot fi amintite literalmente din poeziile lui Pușkin. Te-ai descurcat bine la școală la lecțiile de literatură, nu-i așa?

De ce doare atât de mult respingerea? Ni se pare că persoanei din spatele ușii nu-i pasă deloc de aceste probleme, nu-i pasă de ele, nu ne vede în gol - și există sentimentul că am fost respinși, șters. Destinatarul unor astfel de scrisori simte la fel. Și pentru ca el să nu aibă un astfel de sentiment, merită să arătăm în refuz că doar ne pasă și înțelegem ce a cauzat cererea lui și de ce situația a ieșit așa. Să ne întoarcem din nou la scrisoarea lui Onegin. Refugând-o pe Tatyana, pare să spună: înțeleg cum te-ai hotărât asupra asta; mulți te-ar considera nemodest și prost manier, dar văd că ești mânat de puritate și sinceritate.

Am citit sufletele mărturisirilor de încredere, revărsărilor nevinovate de iubire; iubesc sinceritatea ta...

Să trecem de la avantajele cărții la dezavantaje. Inconsecvența dintre copywriteri este păcătoasă, dar în carte este: undeva autorul scrie „tu” cu majusculă, undeva cu literă mică, nu am găsit nicio logică în asta. Cartea nu te va învăța un limbaj bun. Pe de o parte, ea nu își pune o astfel de sarcină, dar, pe de altă parte, autoarea învață să nu folosească clericalismul, dar uneori ea însăși recurge la ele. De exemplu, cuvântul „dat” se găsește adesea pe pagini. Acesta este cuvântul meu cel mai puțin preferat. Dar asta va fi o altă postare. Există o mulțime de „cuvinte stop” și „cuvinte amplificatoare”, unele texte miros a „copywriting a creierului”. În exemplele de antrenament, acest lucru nu este bine. Aici Karepina oferă un exemplu de scrisoare de vânzare eficientă:

Prețul standard al cărții este de 350 de ruble. De acord, este ieftin. Dar există o ofertă mai interesantă: vom vinde primele 500 de exemplare ale cărții la un preț absolut incredibil - doar 150 de ruble! Vrei să fii la timp? Cumpără acum! Și pentru toți cei care s-au înscris astăzi - un bonus! Veți putea participa gratuit la o sesiune VIP de coaching individual de la guru de marketing în rețea John Smith!

Întregul exemplu este format din trucuri ieftine, semne de exclamare și cuvinte goale. În spatele unui astfel de text, văd niște prostii, îl voi trimite la spam și îl voi uita pentru totdeauna. Nu, nu voi uita, este mai bine să rescrieți în mod normal:

Prețul standard al cărții este de 350 de ruble, dar primele 500 de exemplare le vom vinde la 150 de ruble. Cartea are o mulțime de lucruri utile și ne dorim și mai mulți oameni să o poată cumpăra și citi. Pentru a participa la promoție trebuie să vă înregistrați (link). Toți cei care se înscriu astăzi vor primi un bilet pentru o sesiune individuală despre rețea de marketing John Smith. Detalii despre eveniment (link).

În spatele unui astfel de text se află sfaturi prietenoase și dorința de a ajuta. Mai este un punct cu care nu sunt pe deplin de acord. Sasha Karepina spune că scrisoarea trebuie să aibă o introducere. Fără el, se va dovedi ca și cum „ar arunca mingea fără avertisment”, așa cum scrie autorul. Acest lucru este adevărat, dar unele dintre opțiunile introductive ale cărții sunt nefericite. De exemplu:

Vă atrag atenția asupra... vă aduc la cunoștință... vă informez...

Aceste fraze sunt teribil de plictisitoare și miros a oficialităților. Introducerea ar trebui să fie mai prietenoasă. Acesta este momentul să folosiți ceva mai personal pentru a atrage imediat destinatarul de partea dvs. O introducere bună este legată de contextul scrisorii. Să încercăm să folosim frazele propuse de Karepina, să le corectăm pentru unele mai puțin formale și să le încadrăm în context:

Bună ziua, Ulyana! În ceea ce privește întrebarea dvs. despre logo-ul portofoliului.

Este imediat clar despre ce va fi discuția (cred că nu este înfricoșător dacă introducerea dublează subiectul) și sună destul de prietenos, deși stilul de afaceri nu este încălcat. Este clar că introducerea nu este necesară atunci când răspundeți la o scrisoare dintr-un lanț de mesaje, unde contextul este deja vizibil. Ei bine, ultima muscă din unguent. Sasha Karepina spune cum să folosești caracterele cursive, sublinierea și scrierea îndrăzneață în litere. Cred că este mai bine să nu folosiți astfel de iluminatoare. În primul rând, este necesar să se formuleze gândurile în așa fel încât cititorul să poată evidenția cu ușurință punctul principal fără un accent suplimentar. În al doilea rând, caracterele aldine și sublinierea atrag atenția asupra lor tot timpul. Nu am nimic împotriva literei cursive: arată îngrijit și discret. Karepina spune că italicele ar trebui folosite în scrisorile către „oameni foarte importanți”. Cred că toți cititorii tăi ar trebui tratați la fel de respectuos, indiferent de importanță. Verdictul meu. Cartea va fi utilă celor care știu puține despre prezentarea corectă a informațiilor și despre negocieri eficiente. Exemplele interesante și limbajul ușor vă vor ajuta să învățați bine materialul, dar în unele locuri trebuie să fiți mai atenți și să nu acceptați toate sfaturile despre credință.

Afacerile moderne sunt imposibile fără o scrisoare de afaceri: noi compunem oferte comerciale, corespondem cu clienti si parteneri, scriem scrisori de intentieși CV-uri, completarea site-ului corporației cu informații, pregătirea comunicatelor de presă, raportarea asupra muncii depuse... Și suntem adesea nervoși – cum va rezona cuvântul nostru?

Cum să transformi o scrisoare de afaceri într-un instrument eficient de persuasiune?
Cum să nu mai scrii „la coșul de gunoi”?
Ce să facem și ce să nu facem pentru ca textele noastre să funcționeze?
Sasha Karepina, coach de afaceri și consultant în comunicare de afaceri, răspunde la aceste întrebări în noua sa carte.

Vă prezentăm noua ediție revizuită a cărții!

Capitol dintr-o carte.

Becul lui Fishlock. Fapte în scrisorile de vânzare

În 2010, artist și designer englez Tim Fishlock a decis să-și ia rămas bun de la lămpile electrice cu incandescență. Timp de aproape un secol și jumătate, aceste lămpi rotunde familiare cu o spirală în interior au iluminat casele și străzile Europei - și apoi au decis să le înlocuiască treptat cu altele noi, care economisesc energie.

La revedere s-a dovedit a fi neobișnuit: Tim a strâns împreună 1243 de lămpi și a făcut o minge ajurata, ca un nor, cu un diametru de mai mult de un metru de ele. În interiorul mingii, artistul a plasat singura lampă de economisire a energiei - datorită acestei lămpi, întreaga structură s-a transformat într-un candelabru neobișnuit cu nuanțe.

Privind o fotografie a acestui candelabru pe Internet, m-am gândit: se pare că vânzătorii de lămpi electrice au o nouă clasă de cumpărători - cei care au nevoie de aceste lămpi nu numai ca sursă de lumină, ci și ca material pentru creativitate. O căutare pe internet mi-a confirmat rapid bănuiala.

Când am căutat „lucrări făcute din becuri”, am găsit un articol despre cum tinerii designeri din Madrid au construit un întreg ecran de perete din lămpi. Atunci motorul de căutare a dat un link către site-ul unui artist francez care creează ghivece de flori și seturi de masă cu condimente din aceleași lămpi. În cele din urmă, am dat peste un site american la rubrica „Totul despre iluminatul electric”, unde instrucțiuni detaliate pe asamblarea unor grupuri luminoase de lămpi cu propriile mâini.

A apărut o tendință – și furnizorii de lămpi din întreaga lume probabil au observat-o înaintea mea. Așa că, în timp ce admiram jardinierele de lux și salinele, ei se gândeau cum să folosească această tendință. Cum să ajungi la oameni creativi, cum să le oferi lămpile tale, inclusiv într-o scrisoare de vânzare. Sau vinde text pentru site.

De fapt, aveam să scriu despre vânzarea de texte, dar am dat întâmplător la povestea cu becuri în căutarea exemplelor. Cititorii m-au convins să reiau aceste texte. Prima ediție a The Art of Business Writing nu avea un capitol separat despre scrierea de vânzări, dar de îndată ce a apărut cartea am fost bombardată de întrebări.

"Vand haine de tineret(biciclete de munte, masaje electrice, nutriție sportivă), mi-au scris cititorii. - Cum să ofer acest produs clientului prin scrisoare? Ce tehnici din carte să folosești? De unde să încep, cum să termin, cum să scriu despre preț? Au fost atât de multe întrebări încât, după consultarea cu editorul, am decis să finalizez un nou capitol pentru ediția a doua și să analizez în detaliu procesul de scriere a textelor de vânzare. Asta a ieșit din asta.

Noi promitem

Să ne imaginăm că tu și cu mine doar vindem becuri. Printre cei cu care corespondem, se numără tinerii creativi - acestui tineret îi vom oferi becurile noastre.

Să începem de la început, adică de la „banu”. Să promitem ceva atractiv destinatarului și să folosim primul bloc al scrisorii de vânzare pentru aceasta - o promisiune.

Cum e asta pentru început? Pare o idee bună: începem cu o problemă care îi îngrijorează pe tinerii noștri cititori creativi. Dar te poți descurca mai bine dacă îți amintești principiul arborelui, principiul „de la general la particular”. Înainte de a vorbi despre detalii, trebuie să formulați esența. Deci hai sa o facem.

Design futurist de birou pentru tine - și aproape degeaba?

Este posibil!

O persoană stilată de astăzi nu se poate lipsi de un birou elegant. Ești la începutul carierei tale? Nu sunteți încă gata să investiți în design exclusiv de birou și materiale scumpe? Nu contează: vă vom ajuta să vă decorați biroul într-un mod neobișnuit și ieftin.

Susținem promisiunile

Destinatarul este interesat - și acum trebuie să-i explicăm în ce va consta exact ajutorul nostru. Adică, adăugați următorul bloc la scrisoare - justificarea necesității produsului sau serviciului dvs.

Un material excelent pentru designul birourilor sunt becurile. Din ele puteți colecta orice compoziții originale, inclusiv luminoase, strălucitoare, strălucitoare în diferite nuanțe.

În funcție de ideea creativă, poți folosi becuri de diferite culori și forme, cu intensitate luminoasă diferită, dând operelor tale de artă o aromă strălucitoare, însorită - sau transformându-le în desene fantastice, nepământene!

Compania noastra ofera becuri si accesorii pentru realizarea unor astfel de sculpturi.

Acum cumpărătorul este interesat și aproape îndrăgostit de produsul nostru. Aproape, dar nu chiar. Ce îi lipsește?

Dăm mărturie

Cumpărătorul poate auzi cuvintele noastre despre meritele becurilor, dar nu le poate crede pe deplin. De fapt, fiecare vânzător își laudă produsul, dar, de fapt, nu totul este întotdeauna roz. Poate că aceste becuri sunt de proastă calitate, se ard rapid? Sau poate sunt periculoase, nu se potrivesc standardele de mediu? Și, în general, le folosește cineva deja - sau a reușit cineva să se „producă” încă?

Pentru a risipi îndoielile cumpărătorului, trebuie să oferim dovezi ale credibilității noastre. De exemplu, așa.

Calitatea serviciilor noastre a fost testată de timp. De mai bine de cinci ani furnizăm becuri piețelor ruse și europene. Siguranța și fiabilitatea becurilor noastre sunt dovedite de certificatele Rospotrebnadzor și ale Comisiei Europene, precum și de numeroasele medalii ale expozițiilor industriale internaționale...

Să aruncăm o privire la dovezi mai detaliat. Ce fel de dovezi ar putea fi aceasta? În esență, avem două moduri de a demonstra că un produs este bun. În primul rând, ne putem referi la experiența altor clienți, să vorbim despre ce oameni serioși au folosit produsul nostru și cum i-a făcut să se simtă bine. Iată cum se face într-o scrisoare de vânzare:

Atunci când oferim becuri oamenilor creativi, ne-am referit atât la experiența altor clienți, cât și la o opinie autorizată, astfel încât principalele îndoieli ale destinatarului ar fi trebuit să se risipe. Ce altceva se mai poate face?

Un alt lucru care poate fi folosit pentru a atenua preocupările legate de calitatea unui produs este o garanție. Suntem siguri că produsul nostru este bun? Nu ne este teamă că cumpărătorilor nu le va plăcea? În acest caz, puteți oferi în siguranță celor nemulțumiți să le returneze banii. Este puțin probabil să fie mulți astfel de nemulțumiți, dar restul celor care citesc scrisoarea vor fi și mai convinși de calitatea becurilor noastre.

Numim prețul

Ei bine, acum ne apropiem de cel mai subtil, scrupulos moment. Ce cauzează cea mai mare anxietate în rândul vânzătorilor începători, ce cauzează principalul disconfort? Desigur, vorbind despre preț. În timp ce lăudați produsul, totul merge de obicei ca un ceasornic: este plăcut să vorbiți despre un lucru bun. Dar, mai devreme sau mai târziu, vine momentul să răspundem la întrebarea „cât?” și iată-ne cu probleme. Dacă nu vă place prețul? Ce se întâmplă dacă cumpărătorul decide că este scump? Ce se întâmplă dacă acest subiect nu apare în conversație la momentul potrivit și conversația se destramă fără a se termina cu o vânzare?

Litigiile cu privire la ce parte a scrisorii de vânzare să numească prețul au loc de mai bine de un an și, poate, de mai mult de un secol. Ne confruntăm aici cu un conflict de interese clasic. Cumpărătorul dorește să cunoască prețul cât mai devreme - este benefic ca vânzătorul să nu dezvăluie acest preț cât mai mult timp.

Pentru a arăta de ce, de obicei descriu această situație la antrenament. O fată se plimbă pe stradă și deodată vede o rochie în vitrina unui magazin. Fetei îi place rochia. Fata înțelege că într-o astfel de rochie va fi irezistibilă la următoarea petrecere în club. Ea visează de mult la un astfel de stil, în plus, culoarea rochiei este perfectă pentru pantofii cumpărați recent!

Fata intră în magazin, examinează rochia mai aproape, simte țesătura la atingere, o aplică pe față pentru a evalua cum i se potrivește această nuanță și în cele din urmă observă prețul: rochia este scumpă. Nu atât de mult încât să nu-și permită, dar totuși. Ce crezi că se va întâmpla în continuare?

Crezi că fata noastră se întoarce și iese din magazin fără să cumpere? Indiferent cât de! Ea argumentează: am un salariu bun, perspective de carieră. Muncesc atât de mult, atât de rar mă răsfăț. Nu merit eu măcar o rochie cu adevărat stilată? Sau poate că în această rochie îmi voi întâlni soarta? Poate că datorită lui cineva care nu a observat înainte îmi va acorda atenție... Și acum portofelul este deja deschis, rochia este cumpărată și fata fericită continuă cu ceva nou.

Acum imaginați-vă un scenariu alternativ. O fată merge pe stradă, vede o rochie în fereastră, iar lângă ea este o etichetă mare de preț scrisă. „Ah, desigur, acesta este un magazin scump”, se gândește fata și continuă. Banii rămân în portofelul ei, iar magazinul nostru cinstit nu primește niciun profit.

Veți spune: „Dar am văzut de multe ori că magazinele scriu prețul în vitrină cu litere mari pentru a se vedea de departe. Deci este posibil și asta!” Ei bine, da, se întâmplă - dar care este prețul obișnuit? Așa e, jos! Un astfel de preț poate fi scris în locul cel mai proeminent, îl puteți flutura ca un steag - și este posibil ca acesta să atragă cumpărătorul.

Dar dacă nu vă puteți spune prețul scăzut, atunci nu ar trebui să vă grăbiți cu el. Este mai bine să vă asigurați mai întâi că cumpărătorul devine interesat de produs, se îndrăgostește de el și abia apoi dezvăluie cărțile. Dar numai cu mintea!

Punerea prețului în context

Imaginați-vă că vrem să scriem într-o scrisoare prețul pentru un set de becuri pentru o sculptură de dimensiuni medii - nu la fel ca a lui Tim Fishlock, dar mai mic, să zicem, până la jumătate de metru. Lăsați un astfel de set să coste, de exemplu, 6000 de ruble.

Ieftin? Dar îmi pot imagina cu ușurință o persoană care, văzând această cifră, va fi indignată: „Șase mii? Pentru becuri? Asta e o prostie!" Becurile sunt adesea asociate la oameni cu ceva ieftin, gunoi, iar suma de 6.000 de ruble îi poate speria. Prin urmare, este important nu numai să îi spuneți destinatarului această sumă - trebuie și să o puneți în contextul potrivit.

Cât trebuie să cheltuiești pentru a-ți decora biroul cu o sculptură din material tradițional piatra, metal sau plastic? Să spunem 30-40 de mii de ruble. În comparație cu aceste cifre, șase mii ale noastre sunt doar un ban! Asta trebuie să-i spui destinatarului!

Pentru a arăta că prețul nostru nu este atât de mare, mai adăugăm un bloc la e-mail - blocul de justificare a prețului. Poate merge înainte de a numi prețul sau după - în funcție de cât de mare este acest preț. Dacă a vedea suma l-ar face pe cititor să leșine, cel mai bine este să începi cu o scuză. Dacă cantitatea este mai mult sau mai puțin acceptabilă și familiară, scuza poate fi lăsată „pentru o gustare”.

Designerii economisesc zeci de mii de ruble pe becurile noastre - la urma urmei, o sculptură mică de birou din metal sau plastic costă 30-40 de mii, iar un set de becuri și accesorii pentru realizarea unei astfel de sculpturi vă va costa doar șase mii.

Cu ce, în principiu, poți compara prețul ca să pară scăzut?

În primul rând, cu beneficiul pe care destinatarul îl va primi în urma achiziției, cu excepția cazului în care, desigur, acest beneficiu poate fi reprezentat în bani. Într-o scrisoare de vânzare, aceasta poate fi formulată după cum urmează:

Dacă beneficiul nu poate fi măsurat, putem compara prețul produsului nostru cu prețurile produselor alternative - desigur, dacă prețurile alternative sunt mai mari decât ale noastre. Opțiunile ar putea fi:

În cele din urmă, puteți compara prețul cu valoarea pachetului bonus oferit, de exemplu, astfel:

Pentru becurile noastre am folosit varianta de comparare cu alternative. Dar imaginați-vă că avem informații că un design elegant de birou crește vânzările în acest birou cu 30%! Într-un astfel de caz, am aplica, desigur, metoda comparării cu beneficiu.

Strângem cumpărătorul

Să presupunem că nu am lucrat în zadar: atât promisiunea i s-a părut interesantă destinatarului, cât și produsul nu a dezamăgit, iar prețul nu a speriat. „Bine”, spune destinatarul, „va fi necesar să țineți cont de acest produs. Cumva, ocazional, priviți mai în detaliu... ”Ne putem bucura?

Desigur că nu! „Uneori ocazional” de obicei nu vine niciodată și, prin urmare, achiziția nu are loc. Vânzătorii cu experiență sfătuiesc să „strângă” cumpărătorul, pentru a se asigura că acesta ia o decizie acum și nu o amână decât mai târziu. De aceea, scrisoarea de vânzare conține secțiunea „Stimulente pentru cumpărare acum”. Și pentru o scrisoare despre becuri, această secțiune ar putea arăta astfel:

Puteți economisi și mai mult dacă comandați becuri de la noi în termen de trei zile de la primirea e-mailului. Prin această scrisoare, vă vom oferi o reducere specială de 30%.

Prin ce argumente putem muta destinatarul la o achiziție imediată? Monetar sau nemonetar.

Să începem cu argumentele monetare, adică cu argumentele legate de preț. Pentru cei care cumpără „chiar acum”, putem oricând să facem o reducere sau să oferim un bonus. Iată cum se spune într-o scrisoare de vânzare:

Pentru vânzarea becurilor am folosit varianta monetară - și care sunt opțiunile nemonetare? Ce altceva, în afară de reduceri, poate încuraja un client să cumpere imediat?

Ei bine, de exemplu, lipsa de bunuri. Dacă mărfurile sunt smulse de pe roți, cine va ezita? Toată lumea va alerga să cumpere, ba chiar să se bucure că au avut ocazia să smulgă un astfel de deficit! Iată o variantă de „boosting” prin lipsa unui produs care ar putea fi folosit într-o scrisoare de vânzări despre traininguri:

Cu toate acestea, motivul poate să nu fie legat de produs. Nu vânzătorul îl poate grăbi pe destinatar, ci viața însăși. Destinatarul poate înțelege că, dacă nu se grăbește, concurenții îl vor depăși cu ușurință și atunci niciun produs nu va ajuta. Iată cum ar putea fi menționat într-o scrisoare de vânzare despre investiții:

Dă impulsul final

Ei bine, în sfârșit am spus tot ce ne-am dorit. Rămâne doar, în limbajul celui de-al treilea capitol, „coboară de pe cal”. Și aici este momentul să folosiți... recomandări Lao Tzu. În Tao Te Ching, Lao Tzu a învățat că o călătorie de o mie de mile începe cu un pas mic. Desigur, marele înțelept nu vorbea despre vânzarea becurilor, dar de ce să nu-și aplice sfaturile, după cum se spune, în viața de zi cu zi?

Să încercăm să-l împingem pe destinatar, să-l facem să facă acel pas foarte mic – bineînțeles, în direcția achiziției. Să adăugăm un ultim bloc la scrisoare - un îndemn la acțiune.

Suntem încrezători că becurile noastre vor fi un material excelent pentru creativitatea dumneavoastră. Pentru a ne asigura de acest lucru, vă invităm la anualul nostru expoziție internațională sculptură electrică. Doar ia o scrisoare cu tine - și va deveni trecerea ta în lumea neobișnuitului. Hai, te așteptăm!

Becurile sunt de înțeles. Și ce fel de motive am putea folosi în esență?

Există trei tipuri principale de motivație.

1. Putem conveni imediat cu destinatarul asupra negocierilor ulterioare:

2. Îl putem invita la noi pentru a face cunoștință și a face contacte:

3. Și în final, putem întreba destinatarul cu probe:

Puteți veni cu alte mișcări - principalul lucru este ca problema să avanseze, astfel încât problema să nu fie amânată până la vremuri mai bune.

Practic, ideea este simplă. Dar există o capcană insidioasă pe care scrisoarea noastră de vânzare o poate spulberă brusc.

Imaginați-vă că vă decideți să utilizați opțiunea „negociați aranjament”. Te așezi să scrii o scrisoare și, fără să te gândești rău, scoți:

Anunta-ma prin e-mail un moment convenabil pentru a comunica, astfel încât să ne putem întâlni și să cădem de acord asupra planurilor noastre.

Cum va reacționa destinatarul? Va alerga să-ți spună ceva – sau se va indigna: „De ce mă construiești?! Cine ești tu să-mi spui?" Într-adevăr, expresia „spune-mi” sună ca o comandă, iar comanda unui client nu este o idee bună. Pentru a nu-ți asuma riscuri, este mai bine să renunți la frazele ordonate precum „abonează-te la newsletter”, „înscrie-te la un antrenament”, „spune-mi o oră convenabilă” și formulează altfel ideea:

Propun să ne întâlnim și să cădem de acord asupra planurilor noastre de viitor. Voi fi bucuros să discut despre data și ora întâlnirii prin e-mail...

Alcătuirea unui șablon

Și acum că am discutat separat toate blocurile scrisorii, este timpul să le punem cap la cap, să facem din ele un „pește”, un șablon pentru a-ți scrie scrisorile de vânzare. Să luăm de această dată un produs mai serios - servicii de arhivare a documentelor.

Am discutat despre o scrisoare pentru vânzarea unor astfel de servicii cu cititorii în secțiunea privind corespondența de afaceri de pe site-ul www.e-executive.ru. Rezultatul discuției este înaintea ta.

După cum puteți vedea, toate cuburile sunt la fel ca în scrisoarea despre becuri și stivuite în aceeași ordine - doar faptele din interiorul cuburilor sunt diferite. Încercați să utilizați aceste cuburi în scrisorile dvs. de vânzare - și vânzări bune pentru dvs.!

Sasha Karepina, Arta scrierii în afaceri. Legi, trucuri, instrumente" , - M.: „Mann, Ivanov și Ferber”, 2010

Cum să influențezi oamenii cu un cuvânt de la distanță? Cum să transmită esența mesajului și emoțiile tale fără distorsiuni? Cum să obțineți răspunsul dorit? Cum să refuzi fără să jignești, să justifici fără supărare, să ceri sau să ceri - și să obții ceea ce vrei? Sasha Karepina, antrenor de afaceri în scrisul de afaceri, răspunde la toate aceste întrebări. Regulile și tehnicile scrisului de afaceri persuasiv, tehnica creării de texte de lucru sunt ilustrate cu exemple nu numai din afaceri, ci și din istorie și literatură. Este imposibil să nu le amintim.

Cartea va fi de mare ajutor pentru oricine face oferte comerciale cel puțin ocazional, realizează corespondență cu clienții și partenerii, scrie CV-uri, completează informații pe un site web corporativ, întocmește comunicate de presă, raportează în scris despre munca depusă și pur și simplu comunică în un gen epistolar.

Pentru a transmite ideea dvs. destinatarului, trebuie să utilizați structura corectă a scrisorii. Acest lucru se realizează folosind o structură arborescentă:

- Apel

Fraza de titlu al ramurilor de copac #1

Titlul celui de-al n-lea paragraf. Al n-lea paragraf în sine

Fraza din titlul ramurilor de copac #2

Titlul primul paragraf. primul paragraf în sine

Titlul celui de-al n-lea paragraf. Al n-lea paragraf în sine

Exemplu:

Cum să crești copaci (cum să construiești o structură)

Există două opțiuni:

1 opțiune. De sus în jos . Dacă scriem de la zero și nu am adunat încă fapte în sprijinul ideii noastre. Ne întrebăm de ce trebuie să facem ceea ce cerem și răspundem cu 2-3 declarații scurte (Vanka trebuie luat din sat, pentru că suferă în oraș, iar în sat îi va fi de folos bunicului) . Astfel, obținem frazele de cap ale ramurilor.

În continuare, trebuie să decideți ce fel de chin și ce beneficii vor fi discutate. Vanka suferă, pentru că este bătut, abuzat și ținut în condiții proaste. Îi va fi de folos bunicului, pentru că. să poată câștiga și să aibă grijă de el. Deci am primit titlurile paragrafelor.

Când aceste fraze sunt gata, rămâne să le „superi” cu fapte. Amintește-ți cine, când, cu ce și pentru ce a bătut-o pe Vanka. Faceți o listă de insulte, alegeți exemple de condiții proaste de viață etc.

Arborele ne va spune exact ce date sunt necesare pentru a „sprijini” Ideea principală scrisori.

Opțiunea 2. În sus. Dacă avem un set de fapte. Luăm un fapt din platou și punem întrebarea „Ce spune acest fapt? Există și alte fapte pe listă care indică același lucru? Cum pot fi rezumate toate?

Cum să scrieți expresiile majuscule ale literelor și ramurilor (hrănind bănuți de cupru)

Pentru a nu se îneca în fluxul informațional, omul modern pune filtre pe informațiile primite. Aceste filtre trec doar ceea ce este important și interesant pentru o persoană. Pentru a depăși filtrele, trebuie să utilizați metoda „penny de cupru”, adică. fapt care îl va interesa pe destinatar și îi va satisface nevoile.

Sarcina noastră este să alegem pentru fiecare bănuț în parte. Pentru a face acest lucru, trebuie să înțelegeți cum se va schimba poziția destinatarului dacă face sau nu calea noastră. Îi va afecta acest lucru siguranța, câștigurile, cheltuielile, munca (va deveni mai interesant, mai eficient, mai prestigios?), creșterea carierei, dezvoltare, statut în echipă etc.

Trebuie să arătați bănuțul în cel mai vizibil loc - în frazele de cap ale unei litere sau ramuri.

Există un ban în a doua ramură - Vanka, la urma urmei, a promis că îi va face plăcere bunicului său, că va lucra, că va fi un sprijin.

Dar în prima ramură, „banuți” nu sunt vizibili deloc: Vanka scrie despre ceea ce îl îngrijorează, și nu despre ceea ce este important pentru bunicul său. Se poate repara astfel:

Cu toate acestea, există situații în care este mai bine să arătați banul în introducerea în sine. De exemplu:

· atunci când destinatarul trebuie să depună eforturi semnificative pentru a vă îndeplini solicitarea;

· când pentru destinatar cererea are o puternică conotație emoțională (dacă bunicul a depus mult efort pentru a-l aranja pe Vanka în oraș).

Dar este mai bine să faceți acest lucru nu pe frunte, ci pur și simplu schimbând ușor formularea banului, iar cererea în sine să fie exprimată după argumentele principale din concluzie.

1) cu exprimarea dorințelor. Atunci fraza de titlu a scrisorii va fi fără bani

2) cu probleme. Apoi, în fraza de titlu, vom spune destinatarului cum să nu piardă un ban

3) cu posibilitatea. Apoi, în fraza de titlu a scrisorii, vom explica cum să obțineți un ban

Ce opțiune să alegeți depinde de situație. Este necesar să presupunem cum va reacționa destinatarul la cererea în ansamblu.

· Dacă energicul „Da, desigur!”, atunci poți începe cu o dorință.

· Dacă categoric „Nu!”, atunci trebuie să începeți cu o problemă sau o oportunitate. Atunci când alegeți între o problemă și o oportunitate, trebuie să înțelegeți că este mai dureros pentru oameni să piardă decât să nu primească ceea ce nu este încă disponibil. Prin urmare, o scrisoare care începe cu o problemă atrage mai multă atenție. Important: atunci când semnalați o problemă destinatarului, nu o prezentați ca critică - nimănui nu-i place.

· Dacă „Ei bine, nu m-am gândit la asta...”, atunci trebuie să vă bazați pe intuiție și înțelegerea situației.

Ce să faci dacă nu există bani?

Folosește laude:

· „În calitate de expert care înțelege profund principiile dezvoltării industriei, veți fi, fără îndoială, de acord că...”,

· „Datorită faptului că organizația dumneavoastră este cea mai competentă de pe această piață, vă rugăm să vă sfătuiți cu privire la următoarea problemă...”,

· „Dragă bunicul, doar tu ești mijlocitorul meu în fața lumii întregi, suflet bun! Nu mă vei lăsa singur în oraș să dispar!”

Și dacă pleacă, atunci nu mai este un mijlocitor și se dovedește că nu este un suflet bun. Acesta este un moment psihologic. Dar aceasta nu este lingușire - aceasta este o tehnică bazată pe manipulare care folosește lingușirea. Nu scriem „Ești atât de bun”, ci „Pentru că ești atât de bun, cu siguranță mă vei ajuta”. Chiar dacă destinatarul are un motiv întemeiat de refuz, refuzul va fi asociat cu un disconfort suplimentar pentru el.

Important: pentru ca recepția să funcționeze, aveți nevoie de:

1) astfel încât destinatarul să aibă nevoie să se uite un om bun sau un expert;

2) pentru ca destinatarul să creadă că această nevoie poate fi satisfăcută.

Cu alte cuvinte, dacă destinatarul poate fi numit expert, atunci textul îi permite să-și confirme reputația, iar dacă nu, atunci aceasta este doar o batjocură. Am nevoie de lingușire, asemănătoare cu adevărul.

Este necesar să scrieți scrisori în așa fel încât să nu se dovedească a fi o cerere, ci o ofertă potențial profitabilă.

În cultura noastră, nu este foarte obișnuit să vorbim imediat despre afaceri. În primul rând, vorbim „despre vreme”: exprimăm speranța că interlocutorul se descurcă bine, trimitem salutări și felicităm pentru evenimentele vesele. Pentru a face acest lucru, adăugați la introducere paragraful principal- o scurtă propoziție între salut și introducere. Vă va ajuta să vă înscrieți la una dintre categoriile greu de refuzat:

1) oameni influenți;

2) rude sau cunoștințe;

3) cei care ne plac;

4) cei care se vor pierde fără noi;

5) cei care sunt interesați, intrigați, atras atenția

Cum se scrie un paragraf principal

Puteți folosi 1-2 recepții în același timp, altfel introducerea va fi supraîncărcată. Trebuie să luați calitatea paragrafului principal, nu cantitatea.

1) înscrie-te pentru influent. Dacă nu ești suficient de temut sau respectat, atunci trebuie să obții sprijinul celor care sunt temuți sau respectați:

„La îndrumarea directorului, vă trimit spre aprobare...”, „Având în vedere că proiectul se află sub controlul personal al guvernatorului, vă reamintim...”, „În conformitate cu Constituția privind libertatea presa, vă rugăm să asigurați...”.

Când nu există oameni influenți, puteți folosi concepte care sunt semnificative pentru destinatar.

2) înscrieți-vă cu prietenii și familia. Subliniem asemănarea noastră, comunitatea cu destinatarul (participarea la un proiect, program, citirea unui articol, întâlnirea la o expoziție etc.), adică caută puncte de contact.

3) incearca sa te rog. Facem complimente. Cu toate acestea, este necesar să lăudăm meritele reale. Nu se poate repeta. Putem începe cu felicitări.

4) suntem convinși că vom dispărea fără destinatar. Trebuie să inspiri un sentiment de mândrie în propria ta indispensabilitate.

5) interes și intrigi. Adesea, destinatarul știe ce este în scrisoare, așa că o deschide fără entuziasm. Un alt lucru este dacă scrisoarea începe pe neașteptate. Un paragraf intrigant este cel mai „huligan”; prin urmare, nu este întotdeauna posibil să îl utilizați în corespondența de afaceri. Totuși, acum corespondem din ce în ce mai mult prin e-mail, fără a adera la un cadru formal rigid, așa că de multe ori ne putem permite niște libertăți. Și aceste libertăți ajută uneori să ajungeți la destinatar.

6) evita predictibilitatea. Nu folosiți fraze năucitoare, mai multe fapte și detalii. (nu un profesionist de înaltă clasă, ci autorul teoriei X, dezvoltatorul tehnologiei Y, pe care se bazează munca întregii industrii; nu doar proiect important, ci un proiect care se află sub controlul președintelui sau un proiect care va ajuta la rezolvarea problemei deficitului ...).

Cum se scrie o introducere

Introducerea lucrează pentru a transmite fapte. Nu comunică fapte, ci pregătește destinatarul pentru percepția lor (nu aruncăm mingea imediat, ci avertizăm mai întâi „Prinde!”).

Metode de intrare:

1) preambul.

Vă informez... vă atrag atenția... vă aduc la cunoștință...

Puteți informa cu o conotație emoțională: „Regret / vă informez cu plăcere...”, „Sunt obligat să informez...”.

Maxim trei cuvinte

2) amintind de introducere. Folosit pentru a răspunde la o solicitare sau pentru a continua o conversație începută anterior.

Ca răspuns la solicitarea dumneavoastră, vă informez... În continuarea discuției noastre de pe forum, vă aduc la cunoștință...

Principalul lucru este să nu supraîncărcați introducerea reminiscentă cu informații, o singură propoziție. Este mai bine să indicați informațiile necesare mai târziu în corpul scrisorii.

3) introducere clarificatoare. Folosit pentru a indica circumstanțe importante.

Având în vedere situația dificilă, vă rog... Pentru a evita probleme, vă propun...

Cum se scrie o concluzie

Concluzia servește ca o reamintire a ceea ce avem nevoie exact de la destinatar. Și pentru a o face memorabilă - concluzia ar trebui să fie scurtă, concisă și strălucitoare, asemănătoare cu un slogan sau un slogan.

Există trei moduri de a scrie o concluzie:

1) Metaforă- utilizarea unei imagini vii, vii (de exemplu,

· Munca în echipă = efort comun;

· Reducerea termenului = timp de câștig;

· Delincvenți juvenili = băieți în necaz;

· Toate fondurile = fiecare rublă;

· Investing sau investing = injectarea de fonduri.

2) cuvinte emoționante- cuvintele care prind cititorul servesc drept ancoră psihologică în minte (moarte, orfan, victorie, înfrângere, fericire, mândrie, iubire, demnitate, ajutor, sprijin, luptă, necaz, frică, război, înșelăciune etc.). Exemplu pentru scrisori: câștigați competiție, câștigă piața.

3) Jucându-se cu clișeul. Este necesar să folosiți o zicală binecunoscută (clișeu) și să o întoarceți într-un unghi neașteptat (de exemplu, dacă respectați principiul „ochi pentru ochi”, atunci toată lumea va deveni orbi sau dacă împrumutați o mână de ajutor tuturor, vă veți întinde rapid picioarele).

Construirea de fraze eficiente

1) Principiul arborelui este folosit nu numai pentru întreaga scrisoare, ci și pentru propoziție. Destinatarul, citind scrisoarea, dorește mai întâi să vadă întreaga imagine și abia apoi să afle detaliile. Imaginea este reflectată de membrii principali ai propoziției - subiectul (cine, ce) și predicatul (ce face, ce se întâmplă cu el, ce este).

Într-o propoziție clară, scriem că „ chiriașilor transportă lucrurile pe cheltuiala lor”, dar de neînțeles că „transportul lucrurilor se realizează pe cheltuiala rezidenților”.

2) Principiul principal al unei propoziții eficiente este că, dacă aveți nevoie de texte cu adevărat ușor de înțeles, atunci subiectul și predicatul din acestea trebuie să fie specifice și informative. Și dacă vorbim despre o acțiune, atunci verbul ar trebui să transmită esența acestei acțiuni în predicat.

Pentru propoziții bune, va fi mai bine dacă o acțiune corespunde unui verb - de exemplu, „a făcut”, „a permis”, „a adus”, „a spus”, etc. În predicatul compus „efectuează transportul”, un apendice este adăugat la verbul „transport”. Acest apendice ia tot sensul, lăsând verbul gol.

LA ofertă bună scriem asta Rezidenți transportă lucrurile pe cheltuiala lor”, iar într-un caz prost că „Locuitorii executa transport.”

3) Propoziţia trebuie să înceapă cu principalul, şi nu cu secundarul.

Necorespunzător: Pentru a evita situațiile neplăcute în care turiștii plătesc un tur și apoi primesc un refuz de viză de la ambasadă, agenția de turism a schimbat procedura de primire și verificare a documentelor.

4) Trecerea de la o propoziție la alta. Prin construirea textului, adaptăm propozițiile unul la celălalt. Scopul potrivirii noastre este să creăm o legătură între propoziții.

De exemplu, atelierul „Cenusareasa” ofera paltoane si blanuri de dama, cusute dupa modelele autorului. Tineri designeri talentați dezvoltă aceste modele.

Propunerile în sine sunt bune, dar la trecerea de la prima la a doua, gândul se poticnește: nu înțelegem ce legătură au tinerii designeri cu asta. Pentru a elimina acest lucru verbal, potrivim a doua propoziție la prima într-unul din două moduri. Aceste metode sunt cel mai convenabil luate în considerare pe exemplul unei rime binecunoscute:

Preotul avea un câine

El o iubea.

Ea a mâncat o bucată de carne...

El a ucis-o.

A doua metodă conectează prima și a treia linie - aruncă un pod de la sfârșitul unei linii la începutul alteia. La sfârșitul primului rând, se vorbește despre un câine - iar acest câine apare la începutul celui de-al treilea rând. Prin urmare, metoda de legare poate fi numită „ conexiune prin câine».

În exemplul nostru, Atelierul „Cenusareasa” ofera paltoane si blanuri de dama, pe masura modele. Aceste modele proiectat de tineri designeri talentați.

Cum să alegi un stil de scriere

Există două tipuri de stil de scriere - personal și formal. Pentru a selecta stilul dorit, trebuie să determinați scopul scrisorii.

Nu există o secvență strictă de tehnici, trebuie să decideți în funcție de situație. Cu cât sunt mai multe tehnici folosite, cu atât mai bine.

1) arata ca citesti. A auzi „nu” este de două ori neplăcut dacă se pare că cererea ta nici nu a fost citită. Prin urmare, este necesar să se menționeze detaliile cererii în refuz.

2) intelege, simpatiza. Pentru ca destinatarul să nu aibă impresia că ușa a fost trântită în fața lui, că nu ne pasă de problema lui, trebuie să arătați în refuz că ne pasă, înțelegem ce i-a cauzat problema și de ce a avut așa ceva. o situatie

3) referindu-se la circumstante. Refuzul este perceput diferit dacă există motive obiective decât pentru că destinatarului nu este plăcut sau dorește să jignească.

4) notează meritele. Se poate arăta că tratăm bine destinatarul și îi apreciem realizările.

6) oferi o alternativă. Este mai ușor să accepți un refuz dacă ți se oferă ceva în schimb.

7) lasa usa deschisa. Când ți se oferă, se pare că va fi pentru totdeauna. Este necesar să arătăm destinatarului că nu este așa: dacă împrejurările se schimbă și motivul refuzului dispare, atunci vom reveni din nou la problema lui.

Exemplu:

1) criticăm acțiunile, nu destinatarul pentru ca plângerea să nu-l jignească. Greșit „Ești rău pentru că faci ceva”, corect „Atfel și așa acțiunile tale creează probleme”, adică. de vină nu trebuie să fie destinatarul, ci acțiunile, trăsăturile, mediul său.

2) criticăm firma, nu destinatarul. În acest caz, destinatarul nu va fi inculpatul, ci aliatul nostru, speranța noastră de soluționare a problemei.

3) intelege, simpatiza. Când face ceva care nu ne convine, are motive pentru asta, de care trebuie să ținem cont.

5) fundamentarea cerințelor. Este mai ușor să fii de acord cu revendicarea dacă înțelegi că ceva depinde de ea și nu vorbim de strângere goală.