Deci, din moment ce toate organizațiile trebuie să aibă un sigiliu, apare o singură întrebare: pe ce documente trebuie să fie prezent? Scopul ștampilei este de a certifica autenticitatea semnăturii oficial pe documente. Nu există o procedură generală care să oblige să se sigileze toate documentele în care există semnătura unui funcționar. Cu toate acestea, în unele cazuri, legislația prevede în continuare necesitatea aplicării unui sigiliu. Să luăm în considerare unele dintre ele.
Tratat
Dreptul civil nu impune prezența obligatorie a unui sigiliu pe contracte. Cu toate acestea, prevederea conform căreia tratatul și amendamentele sale trebuie să fie sigilate de părțile la tratat este uneori inclusă în textul tratatului însuși. În acest caz, lipsa tipăririi poate duce la:
Recunoașterea formei scrise a tranzacției ca neobservată. Aceasta înseamnă că părțile nu vor putea face referire la probe în dispute;
Recunoașterea contractului ca nul, dacă o astfel de consecință este menționată în mod expres în contract.
Iată un extras din contract, care prevede condiția privind necesitatea tipăririi.
9. Prezentul acord, precum și toate anexele, completările și modificările la acesta, sunt valabile numai dacă sunt întocmite în scris, semnate de reprezentanții autorizați și sigilate de părți.
Cumpărător: Vânzător:
CEO al Alfa LLC CEO al Gamma LLC
Ivanov Ivanov I.I. Petrov Petrov V.P.
Tipografia „Alfa” Tipografia „Gamma”
Este mai bine să ștampilați sigiliul în așa fel încât să capteze nu întreaga semnătură, ci doar o parte a acesteia.
Împuternicire
Sigiliul este un atribut obligatoriu al unei procuri eliberate în numele unei persoane juridice. Fără aceasta, împuternicirea este nulă.
primar
Cheltuielile acceptate in scopuri de impozitare si deducerea TVA trebuie confirmate prin documente primare. Toate detaliile obligatorii ale documentelor contabile primare sunt enumerate în Legea contabilității. Nu există nicio amprentă tipărită printre ele. Cu toate acestea, dacă pentru document primar se aprobă un formular unificat (de exemplu, pentru o scrisoare de trăsură - un formular unificat N TORG-12), atunci este necesară aplicarea acestuia. Și dacă în el este prevăzută o astfel de cerință precum amprenta sigiliului, dar aceasta nu va exista, atunci autoritățile fiscale pot lua în considerare un astfel de document întocmit cu încălcări, ceea ce, la rândul său, poate duce la refuzul deducerii TVA-ului sau recunoaște cheltuielile. Dacă nu există suficientă amprentă a sigiliului său, atunci organizația o poate corecta în orice moment punându-l pe document. Dar dacă nu există imprimare a sigiliului contrapărții, atunci pot apărea probleme la aplicarea acestuia, mai ales după executarea tranzacției. Și apoi pretențiile autorităților fiscale pot fi înlăturate în instanță. La urma urmei, Instrucțiunile de aplicare și de completare a formularelor de documentație contabilă primară sunt doar statut. Iar absența unui sigiliu pe documentele care confirmă achiziția de bunuri (lucrări, servicii) nu indică achiziția lor gratuită. Asemenea dispute sunt rare. Și există instanțe care iau partea contribuabililor.
Dacă nu există o formă unificată a documentului și utilizați o formă dezvoltată independent a documentului principal, nici măcar nu o puteți tipări. Dar apoi nu includeți în această formă recuzita „Locul tipăririi”.
În ceea ce privește formele unificate de contabilitate primară a muncii și plata acesteia, ștampilarea este obligatorie numai pe următoarele documente:
Certificat de călătorie (formular N T-10). Ștampilele din acesta atestă semnele sosirii lucrătorului detașat la locul călătoriei de afaceri și plecării din acesta. Certificatele de călătorie care nu poartă sigiliul organizației la care au fost trimiși angajații într-o călătorie de afaceri au fost odată recunoscute de instanță ca fiind executate necorespunzător și, în consecință, neconfirmând cheltuielile de deplasare;
Act privind acceptarea muncii prestate în baza unui contract de muncă pe durată determinată încheiat pe durata unei anumite lucrări (formular N T-73). Sigiliul atestă semnătura conducătorului organizației care a aprobat actul, sau a unei persoane autorizate de acesta.
În alte forme unificate de documente primare de personal (comenzi, foi de pontaj, state de plată), nu este nevoie să ștampilați.
Factura fiscala
Codul Fiscal al Federației Ruse nu necesită ștampila pe factură.
Însă atunci când se fac corecții la factură, acestea trebuie să fie certificate prin semnătura managerului și sigiliul vânzătorului indicând data introducerii lor.
FACTURA N -- din "-" ----------------------- (1)
|
Nume |
Edi- |
Dacă- |
Preț |
Preț |
În |
impozit |
Sumă |
Preț |
Țară |
Număr |
|
Îngrăşământ |
||||||||||
|
Total de plătit |
||||||||||
Nikitin (Nikitin V.A.) Alekseeva (Alekseeva T.P.)
Șeful organizației (semnătură) (nume complet) Contabil șef(semnătură) (nume complet)
Corectat: în coloana 4 - 40 cu 45
în coloana 5 - 2000 până la 2250
în coloana 8 - 360 cu 405
în coloana 9 - 2360 până la 2655
Șeful organizației Nikitin Nikitin V.A.
Sigiliul SRL „Vasilek”
Documente depuse la organele fiscale
Pe declarațiile, declarațiile, scrisorile de intenție transmise la IFTS, trebuie să existe o amprentă a sigiliului, altfel autoritățile fiscale pur și simplu nu vor accepta aceste documente.
Atunci când efectuează controale, autoritățile fiscale au dreptul să vă solicite să furnizați documente care confirmă calcularea corectă și plata la timp a impozitelor. Deoarece la IFTS se depun nu originale, ci copii ale documentelor, acestea trebuie de asemenea certificate cu semnătura capului și sigiliul.
Istoria Angajărilor
Amprenta sigiliului este o cerință obligatorie cartea de munca. Trebuie postat:
La înregistrarea unui carnet de muncă - pe prima pagină (pagina de titlu) care conține informații despre angajat;
La schimbarea numelui, prenumelui, patronimului sau a datei de naștere a unui angajat - pe interiorul copertei, care indică documentele pe baza cărora se fac astfel de modificări.
Mai mult, în aceste cazuri, atât sigiliul organizației în sine, cât și ștampila serviciul de personal.
În plus, la concedierea unui angajat, toate înscrierile făcute în carnetul de muncă în timpul lucrului său în organizație sunt certificate de sigiliul angajatorului.
Așa sunt certificate evidențele pentru timpul de muncă în organizație.
Detalii job
|
N |
Informații de admitere pentru |
Nume, |
|||
|
Limitat |
|||||
|
responsabilitate |
|||||
|
"Chic" |
|||||
|
(LLC „Bulochka”) |
|||||
|
Angajat |
|||||
|
contabil |
|||||
|
Transferat pe poziție |
|||||
|
sef adjunct |
|||||
|
contabil |
|||||
|
Am tras pe cont propriu |
|||||
|
opțional, punctul 3 |
|||||
|
partea 1 a articolului 77 |
|||||
|
inspector departament resurse umane |
|||||
|
Volkova V.L. Volkova |
|||||
|
Sigiliul OOO "Bulochka" |
|||||
|
Cu înregistrări în travaliu |
|||||
|
familiarizat cu cartea |
|||||
|
Vasilyeva Vasilyeva |
|||||
Dacă documentul este întocmit de un antreprenor
Spre deosebire de organizații, antreprenorii au sigiliu propriu nu sunt necesare. La urma urmei, nici Codul civil al Federației Ruse, nici Legea federală din 08.08.2001 N 129-FZ „Pe înregistrare de stat persoane juridice și întreprinzători individuali" nu impune o astfel de cerință antreprenorilor. Însă legea nu interzice antreprenorilor să aibă propriul sigiliu dacă doresc să-l folosească. De asemenea, instanțele confirmă că dacă să aibă sau nu un sigiliu este o chestiune privată. pentru fiecare antreprenor.De exemplu, se întâmplă adesea, ca un antreprenor să fie nevoit să înceapă un sigiliu din cauza faptului că contrapărțile vor să-l vadă pe documentele pe care le întocmește.Și îi este mai ușor și mai profitabil să îndeplinească o astfel de solicitare. decât să pierzi aceste contrapărți și să cauți altele noi.Da, iar unele acte juridice de reglementare prevăd prezența obligatorie a unui sigiliu pe anumite Cu toate acestea, faptul că orice act juridic de reglementare care a aprobat forma unui document prevede o astfel de cerință precum un sigiliu nu înseamnă că întreprinzătorul este obligat să îl aibă.
Dacă aveți îndoieli dacă un document are nevoie de un sigiliu, atunci este mai bine să îl puneți. La urma urmei, chiar dacă legislația nu prevede aplicarea unui sigiliu pe un document și faci asta, atunci nu vei încălca nimic.
Am învățat de la școală: un document fără sigiliu este invalid. Așa că punem un sigiliu pe aproape toate hârtiile - nu puteți strica terciul cu ulei. Dar este chiar necesar? Pe ce documentele de personal chiar trebuie să puneți o amprentă de sigiliu și care se pot face fără ea?
Primim adesea scrisori către redacție cu întrebări care sunt oarecum legate de utilizarea corectă a amprentei sigiliului. „Am nevoie de un sigiliu pe un contract de muncă?” – întreabă un antreprenor din Samara. „Unde pot găsi o listă de documente care trebuie ștampilate?” - este interesat managerul de personal de la Moscova. "Am pus din greșeală sigiliul unei alte organizații în cartea de muncă a unui angajat. Ce ar trebui să fac acum?" - reclamă ofițerul de cadre de la Stavropol. Astăzi vom rezolva aceste probleme și multe altele.
Faceți cunoștință cu Print
Mai întâi, să vorbim puțin despre ce este imprimarea. Acesta este un clișeu din cauciuc dur pentru imprimare pe hârtie pentru a confirma autenticitatea unui document. Cerințele tehnice pentru sigiliile oficiale - forma, dimensiunea, textul și simbolurile plasate pe acestea - sunt stabilite în standard de stat GOST R 51511-2001*.
* Standard de stat al Federației Ruse „Sigilii cu reproducerea stemei Federației Ruse. Forma, dimensiunea și cerinte tehnice„(aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 25 decembrie 2001 nr. 573-st).
Cerințele tehnice pentru sigiliile fără stemă nu au fost încă fixate în standardul de stat. Legislația nu spune aproape nimic despre regulile de utilizare a sigiliilor. Nu este clar, de exemplu, ce sigilii ar trebui să fie în organizație, în ce cazuri ar trebui puse, cine este responsabil pentru siguranța lor, câte sigilii ar trebui să aibă compania etc. Toate aceste aspecte sunt lăsate la latitudinea sa. managementul organizatiei.
Există trei tipuri de sigilii: oficiale, echivalate cu oficiale și simple.
Sigilii oficiale(cu imaginea stemei Federației Ruse) sunt folosite numai în corpuri puterea statuluiși instituțiile guvernamentale. În plus, sigiliul oficial este primit de organizații care sunt înzestrate cu puteri de stat. De exemplu, birouri notariale private.
O societate pe acțiuni trebuie să aibă un sigiliu rotund care să conțină numele complet al companiei și adresa
Firmele de afaceri folosesc sigilii echivalente cu timbre. Acestea arată emblema companiei, logo-ul sau pur și simplu este scris numele companiei. NIF-ul persoanei juridice și numărul certificatului de înregistrare de stat sunt indicate atât pe ștampile, cât și pe sigilii echivalente.
Antreprenorii privați au și ei propriile lor sigilii. După statutul lor, ele sunt considerate echivalente cu timbre. Dar pe un astfel de sigiliu, în loc de stemă și emblemă, există un nume de familie, un nume și un patronim antreprenor individual, precum și locația acestuia, TIN-ul și numărul de înregistrare.
Timbre, datatoare, facsimile
Timbru- acesta este un tip de imprimare de formă dreptunghiulară cu ceva text. Cel mai adesea, ștampilele sunt folosite pentru a pune detaliile organizației pe document. Există ștampile care confirmă o anumită acțiune. De exemplu, „Plătit”, „A emis o inserție”.
Datator- un dispozitiv de ștampilare pentru ștampilarea automată a datei. Procedura de utilizare a stampilelor si datatoarelor nu este reglementata in legislatie, asa ca organizatia trebuie sa o determine singura.
Facsimil este un sigiliu sau un clișeu cu care este reprodusă semnătura unei persoane. În conformitate cu articolul 260 din Codul civil, faxurile pot fi utilizate numai în conformitate cu procedura stabilită de lege. Cu toate acestea, un astfel de ordin nu există încă. Nu puteți pune un fax pe documentația de personal și contabilă - au nevoie doar de ele semnătură de mână oficial. Dar despre scrisori, scrisori, felicitări - este destul de acceptabil.
Pe documentele care necesită o confirmare specială de autenticitate se aplică sigilii ștampilate și echivalate - contracte, scrisori și certificate, carnete de muncă, certificate de serviciu etc.
Simplu sigiliile diviziilor structurale ale firmei, sigiliile pt anumite tipuri documente, timbre. Ele vin în diferite forme - rotunde, triunghiulare, dreptunghiulare, pătrate. Acestea sunt plasate pe acele documente care nu necesită autentificare specială (certificate, permise, copii etc.).
Cerințele tehnice pentru sigiliile fără stemă în standardul de stat nu au fost încă fixate
Unde se pune amprenta?
Amprenta sigiliului trebuie să fie situată în partea de jos a documentului, lângă semnătura funcționarului. Vă rugăm să rețineți: sigiliul este plasat în așa fel încât să acopere parțial cuvântul care denotă poziția, dar nu ajunge pe semnătura și decriptarea semnăturii.
Pe unele documente este marcată specială „M. P.” (locul tipăririi). Dacă este - o îngrijorare mai puțin: puneți o amprentă direct pe ea. Literele „M.P.” sunt prezente pe pagina de titlu a carnetului de muncă, pe actele contabile, formularele de adeverință.
Pentru ce este o imprimare?
Sigiliul conferă documentului forță juridică - confirmă autenticitatea semnăturii funcționarului. Dar nu toate documentele de personal au nevoie de această cerință. Din păcate, legislația actuală nu definește clar pe ce hârtii este necesar să se pună sigiliu și ce fel de sigiliu. Pe baza practicii consacrate, am întocmit o listă de documente de personal certificate de un sigiliu în organizațiile comerciale. Este prezentat în tabelul de la pagina 33.
Sigiliul atestă nu numai documentele de personal, ci și documentele contabile (comenzi, registre, deviz), precum și documentele constitutive ale organizației, contractul colectiv și diverse acorduri. Documentele care nu sunt menționate în această listă nu necesită sigilare.
Scrisorile executate pe formulare (cu excepția celor de garanție) nu trebuie ștampilate
| Pe ce documente ce ștampile să pun |
Atestăm documentele conform regulilor
Desigur, nimic rău nu se va întâmpla dacă ștampilați din greșeală un ordin de personal sau o scrisoare. Dar dacă nu sigilați un document care chiar are nevoie de el (de exemplu, un contract), consecințele pot fi foarte grave. Un astfel de acord nu va avea forță juridică, iar instanța cel mai probabil nu îl va considera drept probă.
Pentru a evita astfel de probleme, vă sfătuim să definiți clar procedura de utilizare a tipăririi la nivel local. Mai întâi trebuie să definiți sul documentele companiei, pe care vi se va cere să le ștampilați. Atunci trebuie să faci instructiuni de folosire sigilii, în care să scrie când se pune o ștampilă, echivalată cu o ștampilă, iar când una simplă, cum se folosesc ștampilele, dacă sunt în organizație. Specificați separat unde va fi depozitat sigiliul și cine este desemnat responsabil pentru depozitarea acestuia (de obicei șeful organizației decide această problemă).
Este recomandabil să faceți această instrucțiune, împreună cu lista, o anexă la instrucție generală privind păstrarea evidenței companiei dvs. și, dacă nu există, un document independent sau o completare la cartă. În viitor, dacă trebuie să certificați cu un sigiliu un document nespecificat în act local, șeful organizației emite un ordin special în acest sens. Lista documentelor certificate printr-un sigiliu poate fi completată în timp.
În instrucțiunile de utilizare a sigiliilor, este necesar să se prescrie procedura de distrugere a sigiliilor învechite
Tipărirea în cartea de muncă
Separat, trebuie spus despre imprimarea sigiliului în cartea de muncă a angajatului. Procedura de completare a cărților de muncă este precizată în mod clar în două reglementări - Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă * și Instrucțiunile pentru completarea cărților de muncă **, care trebuie respectate cu strictețe. După ce am studiat aceste documente, concluzionăm: există doar trei cazuri când o organizație sau un serviciu de personal este ștampilat în cartea de muncă a unui angajat (puteți folosi oricare dintre ele):
- la înregistrarea inițială a cărții - pe pagina de titlu;
- la modificarea datelor personale ale unui angajat - pe interiorul copertei;
- la concediere - dupa consemnarea concedierii in sectiunea "Informatii despre munca".
* Aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225.
** Aprobat prin Decretul Ministerului Muncii și dezvoltare sociala RF din 10 octombrie 2003 nr 69.
În plus, există un caz în care o ștampilă trebuie pusă în cartea de muncă - dacă angajatului i s-a eliberat un insert. Această ștampilă este aplicată pe interiorul copertei cărții sau pe pagina de titlu și este o amprentă dreptunghiulară cu cuvintele „Inserție emisă”.
Larisa SANKINA ,
Profesor asociat, Departamentul de Management al Recordurilor, Universitatea de Stat Rusă pentru Științe Umaniste:
Din păcate, niciuna dintre reglementările care reglementează lucrul cu un carnet de lucru nu spune cum să anulați un sigiliu setat incorect (de exemplu, sigiliul unei alte organizații). Între timp, o astfel de greșeală poate provoca întrebări din partea autorităților fond de pensie la atribuirea unei pensii unui angajat. Considerăm că poate fi corectată în aceeași ordine cu introducerea incorectă din secțiunea „Informații despre muncă” din carnetul de muncă. După ultima înregistrare, puneți următorul număr de serie și scrieți că sigiliul unei astfel de organizații a fost setat în mod eronat. De exemplu: „Sigiliul societății pe acțiuni deschise „Gloria” a fost plasat în mod eronat”. Apoi pune-l pe cel corect lângă acest sigiliu.
Este posibil ca un angajat cu o astfel de marcă în carnetul de muncă să fie încă nevoit să confirme perioada de lucru în organizația dumneavoastră cu copii ale comenzilor. Prin urmare, dați angajatului copiile necesare când pleacă.
- HR și dreptul muncii
Fiecare entitate juridică trebuie să aibă un sigiliu. Această regulă este consacrată prin lege. LLC, CJSC, JSC și alte organizații trebuie să folosească un sigiliu rotund, a cărui amprentă include numele complet al companiei în limba rusă și o referire la locul locației sale teritoriale. Numele mărcii poate apărea și pe limbă străină.Imprimarea sigiliului apare în lista de detalii a documentului, în conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru acte” (adoptat la 03.03.2003). În același timp, tipărirea, de exemplu, nu este inclusă în lista de detalii necesare unui număr de contabilitate primară, cu excepția documentelor bancare, a creditului. mandat de numerar, documente de expediere etc. Contractul trebuie sigilat dacă acest lucru este stipulat în contractul propriu-zis printr-o condiție specială sau dacă pe formular sunt indicate două litere „MP” („Locul tipăririi”). Același lucru este valabil și pentru actele de muncă (servicii) efectuate. Utilizarea unui sigiliu este, de asemenea, prevăzută pentru o procură dată de o organizație unui angajat (această poziție este indicată în Codul civil al Federației Ruse - clauza 5 din articolul 185). din 07/02/2010 N 66n ), cu toate acestea, conform Ordinelor Ministerului de Finanțe al Rusiei din 15.10.2009 N 104n și din 05.05.2008 N 54n, formularele de declarație fiscală (pentru TVA, impozit pe venit și altele) trebuie să fie certificate de un sigiliu. Certificarea obligatorie cu sigiliul organizației este prevăzută pentru cele mai importante: prima pagină a cărții de muncă, certificat de călătorie (formularul N T-10), actul privind acceptarea muncii în baza unui contract de muncă pe durată determinată (formularul N T -73). În Codul Muncii al Federației Ruse (articolul 57), cerința pentru un sigiliu pe un contract de muncă nu este specificată, dar în practică este de obicei stabilit un sigiliu. Ținând cont de faptul că există multe documente pentru care există fără o decizie fără echivoc cu privire la prezența sau absența unui sigiliu, organizația ar trebui să își dezvolte propria ordine (regulament, instrucțiuni), în care este necesar să se prescrie o listă de documente care necesită certificare prin sigiliu. O listă aproximativă a acestora este listată în GSDOU (State Documentation Management System - 1988, 1991) Opțiunile pot fi următoarele: - acte (muncă efectuată, examinări, radieri, acceptare de obiecte etc.); - consum tarife (de exemplu, pentru metale prețioase); - mostre de sigilii, precum și mostre de semnături ale angajaților cărora li se acordă dreptul de a efectua operațiuni financiare și economice; - scrisori de garanție; - corespondență cu conducerea și structurile diverselor organe de stat (de exemplu, cu serviciul fiscal, fonduri extrabugetare etc.) Sigiliul se poate face nu unul, ci mai multe (după ce a fost documentat acest fapt) - pentru fiecare subdiviziune separată organizatii. Fiecare sigiliu va avea propriul său scop specific - pentru permise, pentru documente, pentru facturi. Sigiliul de pe document trebuie plasat în locul foii unde se află „MP” („Print Place”). Dacă nu este acolo, sigiliul este aplicat astfel încât amprenta să se suprapună cu o parte a cuvântului - desemnarea poziției persoanei care a vizat documentul. În același timp, semnătura trebuie să se distingă clar, precum și toate informațiile din amprenta sigiliului.
Surse:
- ștampila pentru documente unde sunt puse
Prezența unui sigiliu pe un document indică importanța, autenticitatea și statutul său oficial. Cu toate acestea, în cursul activităților întreprinderilor, din când în când apar întrebări cu privire la locul și ce fel de sigiliu ar trebui pus.
În primul rând, regulile de aplicare a unui sigiliu depind de tipul și afilierea acestuia. Da, pentru documente. institutii publice se pune o ștampilă cu imaginea unui vultur cu două capete. Organizațiile comerciale și antreprenorii individuali certifică documente cu o amprentă rotundă standard care conține numele (nume, nume și patronim), datele de înregistrare și, dacă se dorește,. Pe lângă sigiliul principal, care este utilizat în scopuri deosebit de importante și strategice: crearea și modificarea actelor constitutive, încheierea contractelor, executarea ordinelor de plată și a cecurilor, scrisori oficiale etc., se pot face altele: pentru referințe, documente financiare, departament personal. În același timp, numirea lor ar trebui să fie indicată pe amprentă. Sigiliul principal este certificat prin semnăturile primelor persoane - directori și adjuncții acestora, iar altele suplimentare - de către angajații serviciilor relevante (contabilitate, departamentul de personal etc. ). Amprenta trebuie aplicată în așa fel încât să surprindă parțial numele funcției persoanei care a semnat documentul, iar semnătura și detaliile sigiliului să fie clar vizibile. Sistemul de stat suport de gestionare a documentelor (GSDOU), aprobat prin ordinul Arhivei Principale a URSS la 23 mai 1988, oferă o listă a documentelor pe care este plasat sigiliul principal sau ștampila. Mai mult noua editie nu, dar în raport cu momentul prezent este aproximativ astfel: - acte; - împuterniciri; - contracte; - concluzii,
Întrebarea dacă este necesar un sigiliu pe scrisori și, dacă da, ce litere trebuie certificate cu un sigiliu, apare destul de des în practică. Decizia lui se complică și mai mult de faptul că nu există în lege instrucțiuni clare în această chestiune. În articol, am încercat să dăm un răspuns complet la aceste întrebări, ghidându-ne pe oportunitatea și bunul simț.
Din articol vei afla:
De ce este ștampilată o scrisoare sau alt document?
Înainte de a întreba dacă trebuie să imprimați scrisori Mai întâi trebuie să înțelegeți ce este. aceasta dispozitiv special cu o bază plată din cauciuc dur. O imagine în oglindă a sigiliului întreprinderii sau organizației este decupată pe stratul de cauciuc. Dacă acest strat este acoperit cu un colorant special și imprimarea este apăsată pe o coală de hârtie, pe el va apărea afișarea exactă a acestuia. Astfel de clișee de sigilii sunt, în unele cazuri, detalii obligatorii ale documentelor și sunt puse pe semnătura persoanei care a semnat documentul pentru a confirma autenticitatea acestei semnături și a documentului în ansamblu.
Notă: Principalele cerințe tehnice și descrierile formei și dimensiunii sigiliilor, precum și regulile de plasare a textului pe acestea, sunt date în GOST R 51511-2001 „Sigilii cu reproducerea stemei Federației Ruse. Forma, dimensiuni și cerințe tehnice”, aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 25 decembrie 2001 nr. 573-st.
Cerințele la nivel de stat sunt stabilite numai în legătură cu acele sigilii pe care există o imagine a stemei Federației Ruse, inclusiv stemele entităților constitutive ale Federației, municipalităților și zonelor rurale. În ceea ce privește sigiliile structurilor comerciale, nu există astfel de reglementări generale de execuție. Prin urmare, dacă o întreprindere utilizează în mod activ tipărirea scrisorilor trimise și a altor documente de afaceri pentru a certifica semnăturile, este recomandabil să elaboreze o reglementare locală care să reglementeze aspecte precum:
- ce tipuri de sigilii sunt folosite în organizație;
- procedura și regulile de utilizare a tipăriturilor diferitelor tipuri de sigilii;
- cum sunt depozitate și cine este responsabil pentru siguranța lor;
- procedura de actualizare a sigiliilor și eliminarea acestora etc.
Care este sigiliul scrisorilor și documentelor
Luând în considerare prevederile GOST R 51511-2001, toate tipăririle pot fi împărțite în trei tipuri:
timbru;
echivalat cu timbre;
Timbrele includ toate sigiliile care înfățișează stema Federației Ruse. Astfel de clișee pot fi folosite doar de autoritățile statului, precum și de organizațiile și instituțiile care au statut de stat sau au autoritatea de a reprezenta statul. Puterile statului, de exemplu, au birouri notariale private.
Egal cu sigiliul oficial de pe o scrisoare poate fi în cazul în care expeditorul acesteia este organizare comercială. Pe imprimeurile unor astfel de clișee, este la modă să vezi sigla corporativă a companiei, emblema acesteia sau doar numele. Dacă un antreprenor privat are propriul său sigiliu, acesta are și statutul de ștampilă. În acest caz, în locul numelui întreprinderii, în centrul acesteia se află numele de familie, numele și patronimul omului de afaceri.
Ștampila și sigiliile echivalente de pe scrisori și documente trebuie să aibă formă rotundă și să conțină astfel de detalii despre organizație, companie sau antreprenor individual, cum ar fi:
- numărul individual de contribuabil (TIN);
- numărul certificatului de înregistrare de stat.
Notă: Recent, guvernul a inițiat adoptarea unei legi care desființează prezența obligatorie a rotundei, echivalentă cu un sigiliu de ștampilă, care anterior era obligatorie pentru toate persoanele juridice. Acum, dacă o întreprindere nu folosește un astfel de clișeu în activitățile sale, este logic ca aceasta să emită o scrisoare de confirmare despre absența unui sigiliu pentru a facilita interacțiunea cu băncile și alte agenții guvernamentale.
Cele simple includ acele sigilii utilizate de diviziile structurale individuale ale întreprinderilor, precum și cele care sunt destinate doar oricărui tip de document. Forma lor poate fi orice - pătrată, rotundă triunghiulară. Astfel de sigilii nu sunt puse pe scrisorile și documentele oficiale - sunt folosite pentru a certifica copii, certificate, permise etc.
Tabelul prezintă câteva tipuri de documente și tipuri de sigilii care sunt plasate pe acestea.
|
Titlul documentului |
Tip de imprimare |
|
Contracte de munca si drept civil, acorduri la acestea, contracte de munca |
Echivalent cu stema |
|
Certificate de angajare, inclusiv salariile, și caracteristici |
Imprimare simplă (departamentul de resurse umane, departamentul de contabilitate sau unitatea structurală |
|
Garanție și alte scrisori, care consemnează faptele legate de mișcarea fondurilor |
Echivalent cu stema |
|
Reglementările locale ale angajatorului |
Echivalent cu stema |
|
Cerere pentru acordarea unui angajat, certificate și diplome |
Imprimare simplă (unitate structurală) |
|
Carnete de angajare |
Echivalent cu stema |
Amplasarea sigiliului pe scrisoare
Sigiliu pe o scrisoare oficială este o confirmare a semnificației juridice a acestui document. Prezența și locația sa este stabilită de GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.
Notă: În acest an, acest regulament va fi înlocuitGOST R 7.0.97-2016 care intră în vigoare la 1 iulie.
În conformitate cu standardul, o amprentă - o cerință obligatorie, având numărul de serie 25, este situată în partea de jos a documentului, chiar sub linia care indică funcția și numele persoanei care a semnat documentul. Amprenta trebuie amplasată astfel încât să se suprapună parțial cu titlul postului, dar să nu se suprapună cu semnătura și prenumele celui care semnează documentul.
În unele cazuri, locul unde este pus sigiliul pe scrisori sau alte documente este indicat prin literele „M.P.” Acest lucru sugerează că amprenta ar trebui plasată direct peste aceste litere.
Citeste si:
Care scrisoare este certificată printr-un sigiliu
În conformitate cu regula generala stabilit prin GOST R 6.30-2003, sigiliu, care atestă autenticitatea semnăturii funcționarului care a semnat actul, se pune în trei cazuri:
- asupra documentelor care atestă drepturile deținătorului;
- asupra celor care stabilesc faptele legate de circulatia fondurilor;
- în alte cazuri, prevăzând necesitatea certificării autenticității semnăturii.
O listă clară a documentelor pe care este pus cutare sau cutare sigiliu nu este stabilită prin lege. Dar, dacă urmați recomandările GOST menționate mai sus, o scrisoare este ștampilată dacă:
- este garantat;
- confirmă îndeplinirea obligațiilor de plată asumate anterior sau asumarea unor noi obligații de plată;
- stabilește un program de livrare sau, de exemplu, un program de plată în etape.
Am nevoie de un sigiliu pe o scrisoare oficială?
Anterior, când foile cu antet ale organizațiilor și întreprinderilor erau produse exclusiv prin imprimare și fiecare dintre ele avea propriul număr de înregistrare, exista o regulă conform căreia o scrisoare imprimată pe antet nu era ștampilată. Cu excepția scrisorilor care au conținut financiar, desigur. Dar în prezent, în aproape toate întreprinderile, pentru a economisi timp și bani, formularele sunt formate în editori de text obișnuiți instalați pe orice computer și imprimate chiar acolo pe imprimantă. Nu există nicio dificultate deosebită în a crea orice formă.
Notă: Dacă scrisoarea este desigilată și tipărită pe un formular, dar există îndoieli cu privire la autenticitatea acesteia, trebuie să contactați organizația expeditoare la numerele de contact indicate în antetul formularului și să clarificați dacă au trimis un astfel de document.
Este logic să se întocmească un act de reglementare local care să reglementeze procedura de utilizare a sigiliilor la întreprindere și să precizeze în mod clar ce litere trebuie să fie certificate cu un sigiliu. Acest document va defini o listă de documente de afaceri care trebuie certificate fără greșeală, precum și stabilirea regulilor în care cazuri și pe ce documente se va pune ștampila sau sigiliu echivalent și pe care - unul simplu.
Dacă să ștampileze o scrisoare de intenție
Scrisoarea de intenție în sine nu are încărcătură de informații. Acest tip de corespondență comercială este întocmită sub forma unei părți introductive, de regulă, constând dintr-o frază standard de ștampilă: „În același timp, vă trimitem; ...” și o listă numerotată cu o descriere a fiecare document inclus în pachetul de expediere.
Nevoia directă de a ștampila scrisoare de intenție nu, chiar daca pachetul de documente cuprinde niste acte de afaceri care au natura obligatiilor financiare si de garantie, aceleasi contracte, de exemplu.
Notă: este strict interzisă ștampilarea pe antet albe sau cearsafuri curate hârtia este o cale directă către abuz și fraudă.
Tipărirea scrisorilor de mulțumire
De regulă, pentru proiectarea scrisorilor de mulțumire, mai ales dacă sunt destinate unei prezentări solemne unuia dintre angajați, se folosesc cărți poștale colorate tipografice gata făcute, mai degrabă decât forme standard ale întreprinderii. În acest caz, are sens direct să puneți un sigiliu pe semnătura capului sub scrisoarea de mulțumire.
Dacă o astfel de scrisoare este trimisă la adresa clientului, clientului sau partenerilor de afaceri, de regulă, pentru executarea acesteia se folosește un formular standard al organizației. Dacă da, nu este nevoie să pariezi pe așa ceva scrisoare de mulțumireștampila sau sigiliu echivalent.
Nu există legislație regula generala, conform căreia toate documentele trebuie sigilate fără greșeală. Imprimați obligatoriu personal documentul este strict necesar numai în cazuri special stabilite, de exemplu, într-un carnet de muncă.
În plus, cerința directă de reglementare de a avea un sigiliu nu se aplică tuturor organizațiilor. De exemplu, sigiliile nu sunt menționate în legătură cu societățile și parteneriatele cu răspundere suplimentară.
Rețineți că Legea federală din 8 august 2001 nr. 129-FZ „Cu privire la înregistrarea de stat a persoanelor juridice și a antreprenorilor individuali” nu obligă nici o organizație sau un antreprenor individual să aibă un sigiliu. La înregistrarea persoanelor juridice, în conformitate cu prevederile Legii menționate, nu este obligată să depună autorităților de înregistrare nici o schiță a sigiliului organizației, nici alte informații despre aceasta.
În același timp, legile federale referitoare la alte forme de entități juridice necesită un sigiliu. Această cerință este definită în:
articolul 2, paragraful 5 lege federala din 8 februarie 1998 Nr. 14-FZ „Cu privire la societățile cu răspundere limitată”;
paragraful 7 al articolului 2 din Legea federală din 26 decembrie 1995 nr. 208-FZ „Cu privire la societățile pe acțiuni»;
paragraful 3 al articolului 2 din Legea federală din 14 noiembrie 2002 nr. 161-FZ „Cu privire la întreprinderile unitare de stat și municipale”;
Aceste legi au stabilit că sigiliul unei persoane juridice trebuie să fie rotund, să conțină denumirea completă a companiei și o indicație a locației companiei.
Deci, necesitatea de a avea sigiliul este direct stabilită doar pentru unele forme organizatorice și juridice de persoane juridice. Totuși, cerința prezenței sigiliilor poate fi justificată nu numai prin indicarea directă a actului juridic relevant, ci și indirect, din sensul legislației. Aceasta este interpretarea dată de Curtea Supremă a Federației Ruse, soluționând un caz specific: „... în practica cifrei de afaceri, prezența unui sigiliu în orice entitate juridică și întreprinzător privat este recunoscută ca fiind obligatorie și evidentă. . Fără un astfel de sigiliu, este imposibil să deschideți un cont curent într-o bancă sau altă instituție de credit, tranzacții certificate corespunzător și alte documente. În astfel de condiții, în conformitate cu articolul 6 din Codul civil al Federației Ruse, aplicarea legii civile prin analogie este permisă.
Deci, persoanele juridice și antreprenorii individuali sunt obligați să aibă un sigiliu, altfel nu vor putea întocmi corect documente obligatorii, inclusiv personalul.
Imprimați detalii
După cum sa menționat deja, legile individuale stabilesc următoarele detalii ca fiind obligatorii timbru rotund : numele complet al companiei și locația . Sigiliul poate conține, de asemenea, numele comercial al companiei în orice limbă a popoarelor Federației Ruse și (sau) o limbă străină. Uneori, pe sigiliu este plasată o marcă sau alte mijloace de individualizare (de obicei în centru). În lipsa acestora, în centru se pune denumirea prescurtată a persoanei juridice.
Anterior, producția sigiliului era strict controlată de agențiile guvernamentale. Acest lucru a fost stabilit în ordinul anterior al Ministerului Afacerilor Interne al URSS din 13 februarie 1978 nr. 34 „Cu privire la aprobarea instrucțiunilor privind procedura de deschidere a întreprinderilor de gravură ștampilă (ateliere), realizarea de sigilii și ștampile”. Astfel, s-a putut comanda un sigiliu al unei organizații într-un atelier de timbre și gravură numai cu autorizație specială eliberată de organele de afaceri interne. Pentru a obține o astfel de permisiune, a fost necesar să depună o cerere cu un extras din cartă și o schiță a sigiliului în sine. Din Instrucțiune s-a văzut că sigiliul trebuie să conțină numele organizației (neprescurtat). Au fost impuse cerințe separate pentru sigiliile ramurilor. Și chiar și fabricarea așa-numitelor sigilii „simple”. (imprimare departamentul general sau departamentul de personal, sigilii triunghiulare, ștampile de colț, sigilii pentru certificate) era imposibil fără autorizarea organelor de afaceri interne.
Această instrucțiune a încetat să mai fie valabilă pe teritoriul Federației Ruse din cauza emiterii Ordinului nr. 48 al Ministerului Afacerilor Interne al Federației Ruse din 14 februarie 1994. Cu toate acestea, legislația regională a păstrat procedura permisivă pentru realizarea sigiliilor pentru destul de mult timp după aceea. De exemplu, la Moscova, pentru a obține permisiunea de a face un sigiliu, au solicitat departamentului de afaceri interne districtuale sau orașului (clauza 4.14 din Regulamentul privind procedura de înregistrare a întreprinderilor la Moscova, aprobat prin Decretul Guvernului de la Moscova din data de 17 septembrie 1991 nr. 97). Acest ordin a existat la Moscova până în 1997.
La un moment dat, legislația de la Moscova a stabilit cerințe suplimentare pentru detaliile obligatorii ale sigiliilor. Aceste cerințe au fost stabilite în Regulile provizorii pentru producția și temeiurile pentru distrugerea sigiliilor și ștampilelor de pe teritoriul Moscovei (aprobate prin ordinul primarului din 25 august 1998 nr. 843-RM), care a devenit nul la 8 februarie, 2005.
În special, era obligatoriu să se indice următoarele detalii:
numele complet al organizației în limba rusă, indicând forma organizațională și juridică;
Locație;
numărul principal de înregistrare de stat;
numarul orasului Registrul de sigilii.
Pentru sigiliile „simple”, pe lângă detaliile enumerate, a fost prevăzută o inscripție suplimentară, de exemplu, „secretariat”, „oficiu”, „gestionare de caz”, „departament de personal”, „pentru conturi”, „pentru certificate”, „pentru informare”, etc. .d.
Era posibil, la discreția organizației, să se indice un număr fiscal de identificare (TIN) și un cod pentru Clasificator integral rusescîntreprinderi și organizații (OKPO).
Pentru a obține permisiunea de a face un sigiliu sau ștampilă, a fost necesar să obțineți permisiunea Camerei de Înregistrare din Moscova. Pentru a face acest lucru, organizația a trebuit să depună o schiță a sigiliului (ștampila) și altele Documente necesare.
În prezent, înregistrarea persoanelor juridice și a întreprinzătorilor individuali se află sub jurisdicția guvernului federal, care nu stabilește niciun cerințe suplimentare la detaliile tiparirii si producerii acestora, cu exceptia indicarii numelui complet si indicarii locatiei. Cu toate acestea, entitățile juridice urmează practici de afaceri care s-au dezvoltat în practică și nu sunt limitate în sigiliile lor doar la detalii obligatorii. Dimpotrivă, se obișnuiește să se precizeze cât mai multe detalii.
Dacă o organizație decide să aibă un sigiliu „simplu”, de exemplu, pentru departamentul de personal, acest sigiliu trebuie să conțină toate detaliile care sunt disponibile pe sigiliul „principal” al organizației. Totuși, în centru, în locul siglei, este plasată inscripția „PENTRU DEPARTAMENTUL HR”. Dacă organizația nu are un departament de resurse umane (de exemplu, există doar un inspector de resurse umane sau un manager de resurse umane), atunci comandarea unui print pentru departamentul de resurse umane este complet nepotrivită. Apoi, cerința suplimentară din centrul sigiliului arată astfel: „PENTRU DOCUMENTE DE PERSONAL”. Cu toate acestea, regulile și instrucțiunile indică în mod specific sigiliul departamentului de personal (adică sigiliul unității structurale corespunzătoare) și nu un alt sigiliu „simplu” (cu toate acestea, inspectorii foarte rar acordă atenție acestui lucru).
Dacă într-o organizație departamentul de personal este numit „Departamentul HR” și funcțiile sale includ lucrul cu cărți de lucru, atunci este recomandabil să puneți un astfel de atribut suplimentar în centrul de tipărire: „DEPARTAMENTUL HR”. Procedura de utilizare a acestui sigiliu ar trebui să fie stabilită în regulamentul privind această unitate structurală sau alt local act normativ organizatii.
Ștampila unui contract de muncă
Codul Muncii al Federației Ruse (articolul 67) impune în mod obligatoriu un contract de muncă în scris în două exemplare (unul pentru angajat, celălalt pentru angajator). Cerințele pentru conținutul unui contract de muncă sunt definite la articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse (denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse), cu toate acestea, legiuitorul nu prevede prezența obligatorie a unui sigiliu. a unei persoane juridice sau a unui antreprenor individual pe aceasta. Cu toate acestea, o semnătură nesigilată a reprezentantului unui angajator poate ridica întrebări cu privire la validitatea acesteia, mai ales dacă reprezentantul angajatorului semnează contract de munca, nu este șeful unei persoane juridice (director, CEO, președinte), ci o altă persoană împuternicită (de exemplu, șef adjunct, director de personal etc.). Este foarte posibil ca în cursul „războaielor corporative” liderul, lipsit de puterile sale de către fondatori, să refuze să-și părăsească postul și să continue să „gestioneze” organizația, inclusiv angajând angajați și semnând contracte de muncă cu aceștia. Un astfel de „lider” nu mai are acces la sigiliile organizației, așa că semnătura lui rămâne necertificată. Aceasta înseamnă că absența unui sigiliu al unei persoane juridice (antreprenor individual) pe un contract de muncă ar trebui să alerteze angajatul. De obicei, auditorii fac și o remarcă dacă contractul de muncă nu este sigilat de către angajator. De fapt, vorbim despre obiceiul legal care s-a dezvoltat în industrie dreptul munciiși prescrierea pentru a sigila contracte (muncă, în totalitate răspundere) și acorduri suplimentare(aplicații) la ei.
De asemenea, este o greșeală să certificați semnătura angajatorului (reprezentantului său) nu cu sigiliul organizației, ci cu orice așa-numit sigiliu „simplu” (de exemplu, sigiliul „pentru departamentul de personal”).
Imprimare pe comenzi
Comenzile nu sunt ștampilate. Acest lucru se datorează faptului că comanda este un document administrativ intern care include un angajat nou angajat în relațiile organizatorice ale întreprinderii. Deci, lucrătorii personalului încep să conducă mai departe acest angajat fișa de pontaj, faceți o înscriere de admitere în carnetul de muncă etc. pe baza unui ordin de acceptare. Forma unificată a ordinului de angajare a unui angajat nu prevede această cerință (nu există abrevierea „MP”). În principiu, este permisă efectuarea comenzilor de personal sub orice formă, dar în acest caz, imprimarea nu este necesară.
Cu toate acestea, nu trebuie uitat că angajatul are dreptul de a cere o copie a ordinului de angajare (partea 2 a articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse). Copiile comenzilor de angajare, precum și alte copii ale documentelor de personal care provin din organizație necesită o certificare adecvată, ceea ce este imposibil fără aplicarea unui sigiliu.
Cum se certifică copii ale documentelor de personal
Articolul 62 din Codul Muncii al Federației Ruse obligă angajatorul să elibereze angajatului copii ale documentelor legate de muncă, iar aceste copii trebuie să fie certificate „în mod corespunzător”. Să luăm în considerare cât de exact este necesar să certificăm copiile și după ce acte juridice ar trebui să se ghideze.
Potrivit Decretului Prezidiului Curții Supreme a URSS din 4 august 1983 nr. 9779-X „Cu privire la procedura de eliberare și certificare a copiilor documentelor privind drepturile cetățenilor de către întreprinderi, instituții și organizații” (denumit în continuare conform Decretului), corectitudinea copiei documentului trebuie certificată prin semnătura conducătorului sau a unui funcționar autorizat și a unui sigiliu (cu excepția cazului în care un anumit document necesită legalizare).
GOST R 6.30-2003 definește exact cum ar trebui să arate inscripția de certificare (vezi Exemplul 1):
sub „semnătura” necesară se aplică inscripția „Corect”;
i se aplică semnătura personală;
se face decodarea semnăturii (inițiale, prenume);
este indicată data certificării;
se aplică ștampila.
De asemenea, în practică, puteți găsi următoarea inscripție de certificare (vezi Exemplul 2). Această metodă de asigurare este destul de acceptabilă.
Cel mai adesea, angajații solicită o copie a cărții de muncă (de exemplu, pentru a elibera un pașaport etc.). Uneori solicită o copie a comenzii de muncă cu fracțiune de normă, astfel încât angajatorul „principal” să poată face o înregistrare corespunzătoare în cartea de muncă.
Întrucât vorbim de documentele de personal care sunt stocate în departamentul de personal, copiile acestora sunt certificate de inspectorul departamentului de personal. Este de dorit ca în actul de reglementare local al organizației (de exemplu, în Regulamentul privind serviciul de personal al întreprinderii sau în instrucțiunile pentru munca de birou de personal) a fost stabilită procedura pentru o astfel de certificare și s-a stabilit, de asemenea, care exemplare era permisă certificarea cu sigiliul departamentului de personal. Acest lucru este destul de în concordanță cu recomandările GOST R 6.30-2003, care permite certificarea copiilor cu un sigiliu, determinată la discreția organizației (clauza 3.26).
Desigur, GOST R 6.30-2003 nu este obligatoriu, de fapt conține recomandări. Totuși, Decretul nu se concentrează pe tipul sigiliului, determinând doar că „corectitudinea unei copii a unui document este evidențiată de... un sigiliu” (fără a preciza „sigiliul unei organizații”). Cu alte cuvinte, actul juridic este indiferent la tipul de sigiliu aplicat în timpul certificării. Prin urmare, recomandările Gosstandart-ului Federației Ruse nu contravin regulilor de drept din această parte.
Decretul prevede, de asemenea, ca data emiterii acestuia să fie indicată pe copie și să se noteze că documentul original se află în întreprinderea, instituția, organizația dată. În practică, această cerință aproape că nu este respectată, pentru care există multe explicații. De exemplu, departamentul de personal emite o copie a cărții de muncă. Este clar că originalul său, în deplină conformitate cu Regulile de păstrare și păstrare a cărții de muncă, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 225, se păstrează în seiful departamentului de personal. Cu toate acestea, acest original nu va fi păstrat acolo pentru totdeauna, mai devreme sau mai târziu carnetul de muncă va fi predat salariatului la concediere (spre deosebire de, de exemplu, un ordin de muncă, care se păstrează pentru cel puțin 75 de ani). Nici indicarea datei emiterii nu are valoare juridică pentru a autentifica o copie a unui document. Mai degrabă, aceasta ține de relația internă dintre salariat și angajator, deoarece angajatorul este obligat în cel mult trei zile lucrătoare de la data solicitării de către salariat să îi dea copii ale documentelor legate de muncă (articolul 62 din Codul Muncii al Federației Ruse). În plus, nu este deloc necesar să se facă o astfel de marcă pe documentul în sine dacă întreprinderea menține un registru de eliberare a certificatelor și a copiilor documentelor.
Tipărirea în cartea de muncă
În ceea ce privește carnetele de muncă, această cerință este consacrată în Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, fabricarea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora angajatorilor, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 (în continuare denumite Reguli) și Instrucțiuni pentru completarea cărților de muncă, aprobate prin decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 nr. 69 (denumită în continuare Instrucțiune).
Deci, un sigiliu este necesar pe pagina de titlu și este aplicat la înregistrarea unui carnet de muncă (clauza 2.2 din Instrucțiuni). Pentru aceasta, în colțul din dreapta jos este prevăzut un câmp corespunzător, marcat cu abrevierea „M.P.” În acest caz, puteți utiliza atât sigiliul organizației, cât și sigiliul departamentului de personal.
Sigiliul se aplică și pe partea interioară a copertei atunci când se fac modificări la informațiile conținute pe pagina de titlu (punctul 2.3 din Instrucțiuni).
De exemplu, cel mai frecvent caz este atunci când o muncitoare se căsătorește și își schimbă numele de fată în numele soțului ei. Ofițerul de personal se confruntă cu sarcina de a reflecta aceste schimbări în carnetul de muncă al angajatului. Pentru a face acest lucru, el taie numele de familie anterior cu o linie subțire, permițându-vă să citiți numele de familie barat și introduce cu atenție noul nume de familie deasupra acestuia. Instrucțiunea prevede să se facă astfel de modificări numai pe baza documentelor relevante (în acest caz, un certificat de căsătorie) și să se facă un link către acestea pe coperta interioară a cărții de muncă. O astfel de referință trebuie neapărat certificată prin semnătura angajatorului sau a unei persoane special autorizate de acesta și sigiliul organizației (sau sigiliul serviciului de personal).
O atenție deosebită trebuie acordată certificării înregistrărilor la concedierea unui angajat (paragraful 35 din Reguli). Deci, atunci când un angajat este concediat, toate înscrierile făcute în carnetul de muncă în timpul lucrului său în această organizație sunt certificate prin semnătura angajatorului sau a persoanei responsabile cu menținerea carnetelor de muncă, sigiliul organizației (departamentul de personal) și semnătura. al angajatului însuși.
Rețineți că cerințe similare au fost cuprinse în Instrucțiunile privind procedura de păstrare a cărților de muncă la întreprinderi, instituții și organizații (aprobate prin Decretul Comitetului de Stat al Muncii URSS din 20 iunie 1974 nr. 162).
La certificarea înregistrărilor la concediere, cea mai frecventă greșeală este aceea că ofițerul de personal aplică în mod eronat sigiliul unei alte organizații. Acest lucru se întâmplă de obicei în structurile de tip exploatare. Atunci apare o situație când asigurarea a fost făcută de o organizație care nu are legătură cu organizația care a deschis acest bloc cu numele său (complet și prescurtat).
Cum să remediați o astfel de eroare? Din păcate, nici Regulile, nici Instrucțiunile nu oferă niciun răspuns la acest lucru. Mulți experți sugerează ca, după un bloc de înregistrări închis incorect, să deschideți un nou bloc al aceleiași organizații sub forma unui nume complet și prescurtat, să faceți o înregistrare corectivă pentru a invalida dosarul de concediere, să îl certificați cu semnături și să aplicați sigiliul corect. O astfel de decizie nu este ireproșabilă, deoarece nu există temeiuri pentru a anula procesul-verbal de concediere. În această înregistrare toate detaliile (numărul de ordine al înregistrării, data, formularea, detaliile comenzii) corespund realității. În plus, dosarul de certificare este complet independent în natură și se aplică nu numai înregistrării concedierii, ci întregului bloc de evidențe (a se vedea clauza 35 din Reguli: „când un angajat este concediat... toate intrările ... certifică ... "). Pare complet inutil să invalidăm toate înregistrările cu un anumit angajator.
Dosarul de certificare în acest caz este eronat din cauza „sigiliei” incorecte. Prin urmare, este necesar să o corectați. Mulți se descurcă prin aplicarea unei amprente a sigiliului potrivit lângă el. Dar prezența a două sigilii ca cerință în document pare incorectă. Imaginați-vă un contract de muncă sigilat de către angajator cu două sigilii, dintre care unul nu are legătură entitate legală acționând în calitate de angajator. Desigur, acest lucru este inacceptabil.
Unii ofițeri de personal propun să facă o înregistrare corectivă sub următorul număr de serie cu următorul conținut:
Lângă această intrare, se oferă să aplice sigiliul corect. Cu toate acestea, blocul de evidențe a fost deja închis cu un dosar de concediere și certificat (chiar dacă nu este certificat destul de corect). Prin urmare, nu există niciun motiv pentru ca fostul angajator să facă nicio înscriere ulterior. Și nu are sens să deschideți un bloc de înregistrări pentru a face o singură înregistrare de certificare, deoarece o astfel de înregistrare nu poate exista izolat de acele înregistrări care sunt certificate.
Deci, nu există o cale ideală de ieșire din această situație, orice corectare a unui sigiliu aplicat incorect va contrazi cumva Instrucțiunile și Regulile. Se pare că puteți alege oricare dintre aceste metode, dar în același timp ar trebui să eliberați angajatului o adeverință care să confirme perioada de muncă pentru acest angajatorși recomandă păstrarea acestui certificat pentru prezentarea altor angajatori și autorităților de pensii (dacă este necesar).
În mod similar, ar trebui făcute explicații în cazul în care sigiliul este aplicat în mod eronat pe coperta interioară a carnetului de lucru („sigiliul unei astfel de organizații este aplicat incorect”). De exemplu, atunci când face o înregistrare despre schimbarea numelui de familie, ofițerul de personal a luat sigiliul greșit în timpul certificării. Numai în locul unui certificat justificativ în acest caz, este necesar să se elibereze o copie certificată a comenzii, pe baza căreia a fost schimbat numele angajatului în documentele organizației.
Dacă sub mențiunea privind adăugarea de informații despre educație și/sau profesie este aplicat un sigiliu eronat, atunci în acest caz este posibilă eliberarea unui certificat întocmit sub orice formă, care să ateste că s-a făcut înscrierea corespunzătoare pe copertă. de către acest angajator anume.
Uneori se întâmplă ca sigiliul aplicat să nu corespundă parțial cu numele organizației din titlu. Aceasta poate fi greșeala unui ofițer de personal care a deschis neglijent un bloc de înregistrări. Numele greșit al organizației este, de asemenea, aproape imposibil de corectat, deoarece nu are numerotare. În acest caz, rezultatul va fi și eliberarea unui certificat care confirmă perioada corespunzătoare de experiență de muncă.
O eroare similară apare și dacă o înregistrare a modificării numelui organizației este omisă. De exemplu, SRL „Romashka” a fost redenumit în SRL Firma de audit „Romashka”, iar acest lucru se reflectă în acte fondatoare. În consecință, la concedierea unui angajat, angajatorul va aplica un sigiliu aparținând Societății de Audit SRL Romashka. Dar, deoarece înregistrarea de redenumire a fost pur și simplu uitată să fie introdusă, numele blocului de înregistrare nu se potrivește cu detaliile de tipărire. Adică, se consideră oficial că aceste înscrieri au fost făcute de două organizații diferite.
Până când blocul de înregistrări este închis, este destul de ușor să faci o înregistrare ratată (clauza 3.2 din Instrucțiune). Dar dacă intrările sunt deja închise, atunci nu există niciun motiv pentru a face o intrare ratată. Desigur, puteți deschide un nou bloc de înregistrări și puteți face o înregistrare lipsă, dar în momentul în care o astfel de eroare este descoperită, angajatul poate lucra deja într-un loc nou. În acest caz, se eliberează din nou un certificat, care reflectă informații despre vechimea în muncă a lucrătorului și redenumirea organizației care a avut loc în timpul muncii sale. Salariatul are dreptul de a prezenta un astfel de certificat la un nou loc de muncă, iar angajatorul este obligat să facă o înregistrare corespunzătoare pe baza acestui certificat (clauza 27 din Reguli). Un astfel de certificat ar trebui să fie păstrat de către angajat ca document justificativ.
Destul de des există cărți de muncă în care blocul de evidențe al unei organizații este închis cu un dosar de concediere, semnătura unui ofițer de personal și semnătura unui angajat, dar nu există un sigiliu al organizației (sigiliul departamentului de personal ). Acest neajuns este foarte ușor de eliminat - angajatul ar trebui să vină doar la fostul său loc de muncă și să ceară un sigiliu. Principalul lucru este să nu amânați acest lucru, deoarece organizația își poate schimba numele, poate comanda noi sigilii și le poate distruge pe cele vechi. Apoi, certificarea prin sigiliu poate cauza dificultăți. Dar în acest caz, eliberarea unui certificat de confirmare va ajuta.
Probleme pot apărea și în cazul în care lipsa unui sigiliu se încearcă să fie corectată atunci când fosta organizație a fost deja lichidată sau reorganizată. În aceste cazuri, pentru certificatele justificative, trebuie să contactați succesorii legali ai organizației sau arhivele în care au fost depuse documentele privind personalul. Cu toate acestea, siguranța documentelor asupra personalului nu este întotdeauna asigurată corespunzător, așa că este posibil să nu primiți un certificat de arhivă. Și apoi blocul corespunzător de înregistrări va rămâne pentru totdeauna fără sigiliu și va fi considerat certificat necorespunzător. În principiu, un angajator ulterior își poate deschide propriul bloc după un astfel de bloc de intrări. Cu toate acestea, contabilizarea vechimii pe baza înregistrărilor anterioare certificate inadecvat va fi problematică.
Chiar mai mult o situație dificilă apare atunci când nu doar un sigiliu de certificare lipsește din cartea de muncă, ci chiar și o înregistrare a concedierii. Atunci angajatorul care angajează angajatul nu va putea ține o astfel de carte, deoarece în mod formal angajatul este considerat a lucra într-o altă organizație, deși în realitate această organizație poate fi deja lichidată. Dar dacă angajatul prezintă un certificat de arhivă, din care să reiese clar că concedierea a fost totuși făcută, „noul” angajator are dreptul să înceapă propriul bloc de evidențe și să reflecte informații despre concedierea angajatului de la locul anterior. a lucrării în componenţa sa.
Locația tipăririi pe document
Ștampilarea unui sigiliu pe un document de personal este, de asemenea, de o importanță nu mică. Cea mai frecventă greșeală: sigiliul acoperă semnătura complet personală a unui funcționar, făcând astfel imposibilă compararea acesteia cu semnăturile de pe alte documente sau de pe mostre de semnătură (adică identificarea sa ca autentică). Uneori, o astfel de aplicare a sigiliului este intenționată, deoarece o persoană neautorizată a semnat pentru funcționar. Un astfel de document are toate semnele unui document fals și indică necinstea unei astfel de organizații.
În general, se acceptă faptul că sigiliul surprinde o parte din titlul postului, lăsând deschise spre citire semnătura personală a funcționarului și stenograma. Astfel de reguli au existat întotdeauna în URSS și, în prezent, astfel de cerințe sunt consacrate în acte departamentale care prescriu o anumită procedură pentru munca de birou pentru organele de stat relevante.
Un alt defect care se găsește adesea pe documente este imprimarea prea groasă sau prea palidă pe document, precum și o imprimare cu o imagine parțial lipsă (de obicei apare la presiune scăzută). Vă recomandăm ca imprimarea să fie clară și lizibilă.
* * *
Astfel, sigiliul organizației pe documentele de personal este necesar în cazurile în care documentul formalizează orice drepturi și obligații reciproce ale angajatorului și angajatului, precum și în cazurile în care documentul sau copia acestuia atestă orice fapte sau drepturi ale angajatului (inclusiv fostul angajat). ). Documentele interne ale angajatorului nu fac obiectul certificării sigiliului. Și din moment ce sigiliul mărturisește importanța documentului, nu trebuie făcute greșeli la aplicarea acestuia. În caz contrar, pot apărea situații negative atât pentru un angajat care este lipsit de posibilitatea de a-și dovedi drepturile prin prezentarea unui document, cât și pentru un angajator care riscă să fie tras la răspundere administrativă pentru încălcarea procedurii de desfășurare a evidenței personalului.
2 În unele cazuri, legea nu menționează indicarea locației ca o cerință obligatorie a sigiliului (clauza 4, articolul 3 din Legea federală din 12 ianuarie 1996 nr. 7-FZ „Cu privire la organizațiile necomerciale”) .
3 Ordinul Camerei de înregistrare din Moscova din 20 ianuarie 1999 nr. 17 „Cu privire la procedura de aprobare a schițelor de sigilii și ștampile” (de fapt, documentul a devenit invalid). Vezi și Legea orașului Moscova nr. 44 din 30 iunie 2004 „Cu privire la contabilitatea timbrelor” (pierdută din cauza adoptării Legii orașului Moscova din 22 iunie 2005 nr. 28).
4 Rețineți că în carnetul de muncă al modelului din 1974, pentru astfel de modificări în câmpul „nume”, au fost prevăzute trei coloane. Prin urmare, în astfel de cărți, noul nume de familie nu se încadrează în partea de sus, ci în partea de jos, într-o coloană liberă.
5 Semnătura angajatului poate lipsi dacă acesta a lipsit de la serviciu la completarea carnetului de muncă în ziua concedierii (de exemplu, din cauza unei boli etc.) sau dacă el însuși refuză să semneze (de obicei în cazurile de „ conflict” concediere, „sub articol”).
6 A se vedea: „Sistemul de stat de suport documentar al managementului. Dispoziții de bază. Cerințe generale la documente și servicii de suport de documentare” (aprobat prin decizia consiliului de conducere al Arhivei Principale a URSS din 27 aprilie 1988, ordinul Arhivei Principale a URSS din 23 mai 1988 nr. 33).
7 Vezi: Instrucțiune tipică asupra documentelor și lucrărilor de arhivă în autoritatile vamale(oficii vamale regionale, vamă, posturi vamale), avizat. Ordinul Serviciului Vamal Federal al Rusiei din 18 octombrie 2004 nr. 160; Instrucțiuni privind munca de birou în organele și instituțiile parchetului din Federația Rusă, aprobate. prin ordinul procurorului general al Federației Ruse din 28 decembrie 1998 nr. 93.
Cum să dezactivați reclamele pe Android: eliminați anunțurile pop-up
Rusul a primit un termen și un milion de amendă pentru „piraterie Consecințele negative ale legii
Identificarea factorilor cheie
S-au schimbat criteriile de clasificare a organizațiilor și a antreprenorilor individuali ca întreprinderi mici și mijlocii
Vezi ce este „Royalty” în alte dicționare Capcanele legislației