Gestion électronique des documents en 1 avec la comptabilité 8.3. Publications. Groupe "Signature électronique et chiffrement"

Pourquoi ai-je besoin de la gestion électronique des documents dans le programme 1C ?

Gestion électronique des documents - l'échange de documents juridiquement significatifs (et pas seulement) dans au format électronique.

Apportons l'exemple le plus simple gestion électronique des documents– échange de documents « Word » par les sociétés de messagerie.

Bien sûr, un tel flux de travail n'est pas structuré, une lettre avec un fichier ne peut tout simplement pas être remarquée à temps et, plus important encore, elle n'a pas de signature et de sceau valides.

De plus, cet article traite de l'échange de documents entre les programmes 1C. Par conséquent, le document doit avoir une certaine structure pour que le programme récepteur puisse le reconnaître correctement et le "trier en morceaux".

Il existe certaines règles d'échange pour cela, dont certaines sont approuvées par la loi (par exemple, la forme d'une facture électronique).

Cet article décrit la procédure de mise en place du transfert - acceptation d'une Facture sous forme électronique basée sur la configuration 1C 8.3 Comptabilité 3.0.

Mise en place d'un document de configuration électronique 1C : "Enterprise Accounting 3.0".

Pour plus travail efficace Avec l'échange électronique de documents, 1C a décidé d'entrer en coopération avec la société Taxcom éprouvée et fiable depuis longtemps. À la suite d'une telle coopération, un module est apparu qui est intégré dans les configurations 1C les plus populaires.

Cela a permis d'organiser non seulement l'échange de données, c'est-à-dire simplement de les transférer d'une contrepartie à une autre, mais également de former des objets du système 1C basés sur ces données. Ce ne sont que des factures, des actes, des documents de réception et de vente, des documents d'entrepôt, etc.

De plus, il est impossible de ne pas noter un certain nombre d'autres avantages de cette approche:

• L'utilisateur n'a pas besoin de passer à un autre programme et n'a même pas besoin de changer l'interface familière
• Pas besoin d'installer et de surveiller en plus les mises à jour du programme opérateur de gestion électronique des documents

Passons au côté technique de la mise en place de la procédure. Il se compose de quatre étapes :

1. Tout d'abord, assurons-nous que le système 1C: Enterprise répond aux exigences nécessaires, à savoir que la plate-forme du programme doit être au moins la version 2.15 et la version de la configuration utilisée doit contenir le module de workflow. Ces informations peuvent être trouvées sur le site Web de 1C ou auprès de partenaires. Les partenaires peuvent effectuer les mises à jour nécessaires.
2. Pour connecter le service, vous devez soumettre une demande. Comme mentionné précédemment, le module de document est déjà dans le programme. Mais il n'est pas encore actif. Sa fonctionnalité sera activée après l'examen de la demande (cela ne prend généralement pas beaucoup de temps). La demande doit être remplie dans votre "compte personnel".
3. Dès que la demande est examinée et approuvée, la fonctionnalité du module de gestion de documents sera entièrement disponible.
4. Vous pouvez maintenant passer aux paramètres "1C: Enterprise".

Après ces opérations, les documents auront un bouton avec une liste d'opérations avec gestion électronique des documents (comme nous l'avons fait précédemment, voyons le document "Facture émise") :

Vous pouvez essayer d'envoyer une "facture" à la contrepartie, mais n'oubliez pas de l'en avertir et assurez-vous qu'il a également configuré le module.

Pour interagir avec les autorités réglementaires, vous aurez également besoin de certificats délivrés par celles-ci.

Source : programmer1s.ru

Dans les instructions, nous verrons comment connecter le service 1C-EDO (1C-Taxcom) à l'échange de documents électroniques juridiquement significatifs sur la nouvelle configuration "Comptabilité" version 3.0.

Avant la configuration, assurez-vous que vous disposez d'un identifiant et d'un mot de passe pour le portail d'assistance aux utilisateurs Internet dans lequel la configuration 1C est enregistrée.

Instructions étape par étape : comment configurer 1C-EDO (1C-Taxcom)

Étape 1. Définissez le drapeau en face de l'élément "Signatures électroniques"

Allez dans la section "Administration" du menu principal.

Riz. 1. Espace administratif

Dans le sous-menu qui s'ouvre, sélectionnez l'élément « Échange de documents électroniques ».

Dans la rubrique "Echange de documents électroniques", cochez la case à côté de l'item "Signatures électroniques".

Riz. 2. Échange de documents électroniques

Étape 2. Configurer une signature électronique

Après avoir défini le drapeau, l'élément "Paramètres pour la signature électronique et le cryptage" deviendra disponible. Sélectionnez cet élément.

Riz. 3. Paramétrage

Dans la fenêtre qui s'ouvre, ajoutez une signature électronique. Pour sélectionner une signature électronique, cliquez sur "Ajouter".

Dans l'exemple, ajout d'une signature électronique qui existe déjà sur l'ordinateur. En savoir plus sur la signature électronique pour EDI :

Riz. 4. Mise en place de la signature électronique et du cryptage

Dans le menu contextuel, cliquez sur l'élément "Depuis installé sur l'ordinateur".

Riz. 5. Installer une signature électronique

Une fenêtre s'ouvrira avec un choix de signatures électroniques, sélectionnez dans la liste celle dont vous avez besoin pour l'échange de documents électroniques.

Riz. 6. Ajout d'un certificat de signature de données

Le système vous demandera de sélectionner une organisation pour laquelle ce certificat sera ajouté. Entrez également (si nécessaire) un mot de passe pour protéger la signature électronique.

Riz. 7. Ajout d'un certificat de signature de données

Étape 3. Créez un compte

Pour l'inscription Compte sélectionner le service de connexion à la gestion électronique de documents.

Sélectionnez "Se connecter au service 1C-EDO".

Riz. 8. Sélection des services

L'assistant de connexion au service 1C-EDO s'ouvrira.

Choisissez une organisation, un certificat de clé de signature électronique, une adresse légale et un code d'administration fiscale.

Riz. 9. Assistant pour se connecter au service 1C-EDO

Le système vous demandera de signer la demande avec une signature électronique.

Attendez la notification d'enregistrement réussi et cliquez sur "Terminer" pour fermer l'assistant.

Répétez ces étapes pour connecter le service 1C-Taxcom.

Après la mise en place des services EDI, il ne sera pas possible de démarrer immédiatement l'échange, il est nécessaire d'inviter des contreparties.

L'utilisation de la gestion électronique des documents (GED) dans l'organisation

Afin de comprendre ce qu'est une gestion électronique de documents (EDF) et pourquoi elle est nécessaire, vous devez savoir principe général flux de travail. À savoir:

• Quels documents primaires sont compilés dans l'entreprise ;
• Comment ces documents sont échangés au sein de l'entreprise et avec les tiers ;
• Qui établit et contrôle l'exécution des actes primaires ;
• Qui a le droit de signer des documents.

Chaque entreprise a développé un calendrier de flux de travail individuel qui aide les employés à comprendre et à déterminer le mouvement des documents.

L'EDI est d'abord apparu dans le secteur bancaire, puis les systèmes EDI ont commencé à être utilisés dans de nombreuses entreprises occidentales. Actuellement, l'EDI est largement utilisé en Russie pour l'échange rapide d'informations.

L'EDI est un échange rapide et de haute qualité d'informations diverses tant au sein de l'entreprise qu'avec des sous-traitants externes ou des autorités réglementaires. L'identification rapide des erreurs et des écarts dans les règlements entre contreparties, ainsi que le rapprochement des données de l'acheteur et du fournisseur avec les données IFTS, vous permettent d'identifier rapidement les écarts dans les factures.

Par exemple, lors de l'échange de documents avec des contreparties via EDI et non via les services postaux, l'entreprise économisera non seulement le temps d'exécution du document: impression d'un document, collecte de signatures, émission d'enveloppes, etc., mais également en réduisant le coût des services postaux. .

Les documents traités par EDI, conformément à la loi, ont la même valeur juridique que sur papier. Tous les contrats, accords et autres documents similaires ont force de loi conformément au Code civil de la Fédération de Russie. Le code des impôts prévoit également la documentation électronique, qui a la même validité que les documents papier.

Comment organiser l'échange de documents électroniques (EDI) en 1C 8.3 - instructions étape par étape

Dans le programme 1C 8.3 Comptabilité éd. 3.0, une fonction est prévue pour l'utilisation de l'EDI. Prenons l'exemple des règles de configuration et d'utilisation de l'EDI dans 1C 8.3.

Étape 1. Configuration de la gestion électronique des documents dans 1C 8.3

Pour travailler avec EDI dans 1C 8.3, vous devez d'abord configurer le programme, à savoir :

• Mise à jour vers la dernière version ;
• Conclure un accord avec un opérateur télécom pour le transfert de données électroniques. C'est possible avec l'opérateur par lequel vous envoyez des rapports au Service fédéral des impôts et des fonds extrabudgétaires;
• Obtenez le mot de passe et le login du support Internet de la société 1C au service de l'entreprise ;
• Installez crypto-pro sur un ordinateur ou obtenez une signature numérique sur une clé USB.

Attention! Dans le répertoire "Contreparties", le nom des contreparties doit être renseigné selon les données IFTS, afin que les données soient correctement renseignées en 1C 8.3 : nom de l'organisation, TIN/KPP, adresse et code de l'IFTS.

Pour cela, rendez-vous dans le menu "Répertoires", où l'on sélectionne le répertoire "Entrepreneurs":

Dans la liste des contreparties qui s'ouvre, nous vérifions le bon remplissage des données pour tout le monde contreparties. Pour cela, passez la souris sur la contrepartie souhaitée et utilisez le bouton « Plus » pour sélectionner la fonction d'édition « Modifier » :

La carte contrepartie s'ouvre :

Si le TIN de la contrepartie est déjà inscrit sur la carte, cliquez sur le bouton "Remplir par TIN", après quoi les informations sur le point de contrôle, le nom et l'adresse sont automatiquement renseignées en fonction des données IFTS.

L'adresse doit être remplie non pas dans un format arbitraire, mais selon les données du classificateur d'adresses. Mais pour cela, vous devez configurer la connexion de la base 1C à Internet et au serveur IFTS.

Étape 2. Configuration de l'EDI et de la cryptographie

Rendez-vous dans la rubrique « Administration » et sélectionnez la fonction « Echange de Documents Electroniques » :

La fenêtre "Paramètres pour l'échange de documents électroniques" s'ouvre :

Pour travailler avec EDI en 1C 8.3, les fonctions « Signatures électroniques » et « Échange de documents électroniques avec des contreparties » doivent être cochées :

Ensuite, vous devez vous assurer que la signature électronique est configurée. Pour cela, rendez-vous dans le menu "Paramètres de signature électronique et de cryptage" de l'onglet "Programmes", où la clé installée doit être affichée. Si la clé n'est pas installée, vous devez contacter les spécialistes pour l'installer :

Étape 3. Connectez la gestion électronique des documents

L'étape suivante consiste à se connecter au service 1C EDO. Pour cela, sélectionnez les fonctions "Se connecter au service 1C EDO" et "Se connecter au service 1C Taxcom":

Lors de la connexion aux services EDI et TAXCOM, l'assistant de connexion s'ouvre. En suivant les invites du programme 1C 8.3, nous passons à l'étape de remplissage :

Ensuite, nous allons dans les paramètres EDI dans 1C 8.3, où s'ouvre un modèle configuré automatiquement pour l'échange de documents électroniques avec des contreparties. Dans le champ "Organisation", sélectionnez entitéà qui vous souhaitez envoyer une invitation EDI. Ensuite, en cliquant sur le bouton "Enregistrer et fermer", la contrepartie sélectionnée recevra automatiquement une invitation à se connecter à l'EDF :

Pour mettre à jour les formulaires EDI en 1C 8.3, cochez la case "Passer automatiquement aux nouveaux formulaires":

Dans 1C 8.3, vous pouvez configurer un calendrier pour l'échange de documents électroniques :

Ou regardez notre tutoriel vidéo :

Étape 4. Travailler avec EDI

Lors de la génération de documents primaires dans le programme 1C Accounting 8.3, il convient de noter que dans le menu du document pour lequel le formulaire de gestion électronique des documents est approuvé, il existe un bouton "EDM". Toutes les actions avec documents primaires peut se faire, selon la commande choisie :

Pour afficher toutes les informations sur le mouvement des documents sur EDI, dans 1C 8.3, il existe une fonction "Archive EDI" dans le menu "Administration":

Dans l'archive, vous pouvez visualiser toutes les opérations effectuées avec les documents dans l'EDI. À l'aide des signets et du menu des paramètres, dans 1C 8.3, vous pouvez obtenir divers rapports sur les types de documents et leur degré d'exécution :

Pour travailler dans le mode actuel avec EDI dans 1C 8.3, vous devez utiliser la fonction "Current EDI Cases", qui se trouve dans la section "Sales":

Ou dans la section "Achats":

Où vous pouvez également générer les rapports nécessaires :

Pour échanger des documents électroniques arbitraires avec des fournisseurs ou des acheteurs en 1C 8.3, la fonction "Documents électroniques arbitraires" est destinée :

Dans ce service, vous pouvez sélectionner un fichier d'un format arbitraire ou d'un format défini dans la liste déroulante.

De nombreuses entreprises acquièrent Logiciel Les entreprises 1C ne prêtent pas attention à une opportunité aussi merveilleuse que la mise en place de l'EDI. Mais cette fonctionnalité permettra aux employés de l'entreprise d'échanger diverses données non seulement entre eux, mais également avec des sous-traitants. Minimiser les erreurs, les divergences et les erreurs typographiques éliminera, par exemple, les amendes et les pénalités.

Les documents établis par EDI ont exactement la même valeur juridique, qu'ils soient dupliqués sur papier ou non. Cela s'applique non seulement aux documents civils, mais également à la déclaration fiscale.

Préparation à la mise en place de l'EDI dans 1C Comptabilité

La configuration 1C la plus populaire dans l'espace post-soviétique est 1C : Enterprise Accounting. Par conséquent, nous l'utiliserons pour un exemple de mise en place d'un EDI. Avant de vous lancer dans la mise en place de 1C, vous devez effectuer certaines manipulations, sans lesquelles la mise en place d'un EDI n'a pas de sens :

• Mettez à jour la configuration vers la dernière version disponible de 1C ;
• Rédiger officiellement un accord avec un opérateur de télécommunications pour l'échange de données électroniques (souvent, les utilisateurs choisissent la même société par laquelle ils envoient les déclarations aux autorités fiscales et autres) ;
• Préparez un identifiant et un mot de passe pour le support Internet de la société 1C au service de l'entreprise ;
• Installez un crypto-pro, dont la configuration ne posera pas de problèmes, ou préparez une signature numérique sur une clé USB.

De plus, si vous envisagez d'envoyer des documents à des contreparties externes, la mise en place d'un FED nécessite de renseigner les champs suivants :

1. Nom;
2. Adresse, selon le système de classification ;
3. Téléphone;
4. Code de l'administration fiscale.

Il y a un téléchargement automatique des données TIN à partir de la base de données IFTS. Réglage automatique vous demandera de saisir le TIN et de cliquer sur "Remplir le TIN".

Le processus de mise en place de l'EDI en version 1C 8

Après avoir ouvert le menu « Administration », cliquez sur « Échange de documents électroniques » et mettez les marques :

• signatures électroniques ;
• Échange de documents électroniques avec les entrepreneurs.

Le bouton d'ouverture du formulaire "Paramètres de signature électronique et de cryptage" est activé. Allez à l'intérieur et appuyez sur la combinaison "Ajouter" -> "Depuis Installé sur PC" pour sélectionner le certificat configuré. Sélectionnez un certificat pour signer les données dans la liste détectée par le système 1C.

Si un logiciel de cryptage (Crypto-Pro) est installé sur l'ordinateur, alors vous devez vous rendre dans l'onglet "Programmes". Assurez-vous que le programme 1C a trouvé le bon logiciel sur le PC et qu'il n'y a pas d'erreurs.

Si le fournisseur de chiffrement nécessaire ne figure pas dans la liste, cliquez sur "Ajouter" et remplissez les champs requis. Après avoir sélectionné le certificat ou le logiciel dont nous avons besoin, cliquez sur le bouton fonctionnel "Fermer".

Après cela, pour configurer EDI dans le système 1C, vous devez vous connecter au service EDI. Sélectionnez la commande "Connexion au service 1C EDO" dans la même section. Un assistant pratique s'ouvrira, qui vous demandera de saisir des informations :

• Organisme;
• Certificat;
• Adresse légale;
• Code de l'administration fiscale.

Vous devrez envoyer une demande pour recevoir l'identifiant du participant au flux de documents, en le signant avec une signature électronique. Après avoir vu une notification d'enregistrement dans le système EDI, cliquez sur "Terminer". EDF prend en charge la fonction de protection de la signature électronique par un mot de passe spécifique. Ceci termine la configuration de ce service.

Le processus de connexion au service 1C Taxcom et sa configuration ne sont pas différents de ceux décrits ci-dessus. Pour organiser l'EDI en 1C, il est également nécessaire d'envoyer des invitations entre entreprises.

Pour transférer des données à des contreparties via 1C, il est nécessaire non seulement de mettre en place un FED à domicile, mais également d'envoyer un accord. Pour cela, dans la rubrique "Administration", ouvrez "Echange électronique de documents" et cliquez sur "Paramètres EDI". Un formulaire s'ouvrira dans lequel vous pourrez consulter les accords existants et connaître le statut de chacun d'eux. Pour ajouter et configurer un EDI pour l'échange de données à partir de 1C, cliquez sur le bouton "Créer".

Dans cette fenêtre, vous devez entrer la contrepartie souhaitée et remplir le contrat. Un peu plus bas, il y a un réglage des documents de la liste complète des objets que vous transférerez par EDI avec une contrepartie donnée. Pour exclure un document d'EDF, décochez la ligne spécifique.

Cliquez sur le bouton "Envoyer une invitation" pour que 1C envoie une notification à la société externe. Dans le formulaire qui s'ouvre, remplissez e-mail et écrivez un message pour que le destinataire comprenne ce qu'il attend de lui.

Lorsque la contrepartie accepte l'invitation, le statut de l'accord passe à Attaché. Ceci termine la configuration EDI dans le programme 1C pour la contrepartie. De plus, les contreparties peuvent vous envoyer des invitations pour l'échange de données.

Pour voir les invitations EDI qui vous ont été envoyées, vous devez vous rendre dans la section "Paramètres EDI". Le formulaire contiendra une liste d'accords.

Chaque accord avec un statut de connexion "Consentement requis" doit être accepté. Pour cela, rendez-vous sur l'accord en double-cliquant sur la ligne et cliquez sur le bouton "Accepter l'invitation".

Si vous confirmez votre consentement à l'échange avec cette contrepartie, le statut de l'accord passera à "Attached".

Ceci termine la configuration de l'invitation et vous pouvez échanger des documents avec des contreparties avec lesquelles des accords ont été conclus. Pour ce faire, dans chaque document spécifié dans l'accord, un bouton « EDI » contenant les principales fonctions apparaîtra. Les fonctionnalités 1C vous permettent de définir l'échange automatique de documents selon un calendrier spécifique dans les paramètres. Dans ce cas, la réception des données et leur envoi sont configurés séparément.

Pour vous familiariser avec l'historique des mouvements de données, vous pouvez ouvrir le formulaire "Archive EDI" dans la section "Administration". En plus des informations directes sur le transfert de données, divers rapports sont disponibles dans 1C qui reflètent l'ensemble du processus de gestion électronique des documents dans les sections requises.

Comptable

Les factures entrantes et les factures sont automatiquement créées dans le programme 1C en fonction des entrées documents électroniques- rapidement et sans divergences dans les détails.

Tous les documents électroniques sont stockés dans le programme 1C - vous pouvez rapidement trouver et envoyer Documents requis au FTS en réponse à une demande. La description est générée automatiquement.

Le programme 1C suggère laquelle des contreparties est déjà connectée à l'EDI. Vous pouvez inviter une contrepartie à travailler via EDI directement depuis le programme.

CFO

L'échange de documents électroniques entre leurs organisations au sein du groupe d'entreprises et avec des contreparties externes se fait en quelques minutes. Les délais sont réduits - achats, remboursements de TVA, paiements des clients.

Réduction des coûts directs (papier, cartouches, saisie manuelle documents) et indirects (conservation des documents, risques de non-remboursement de taxes, accumulation d'amendes et pénalités, etc.)

directeur informatique

Le service 1C-EDO est intégré aux programmes standard 1C:Enterprise et ne nécessite aucune intégration. Grâce à cela, pour les entreprises utilisant des solutions 1C, les coûts de mise en œuvre sont réduits et le risque de situations problématiques est réduit.

Les utilisateurs travaillent dans des programmes 1C familiers - ils n'ont pas besoin d'apprendre à travailler dans des interfaces tierces.

Capacités

Organisation de la gestion électronique des documents avec les prestataires

• assistant d'inscription en tant que participant ED;
• invitation des contreparties à échanger via EDI à partir du programme 1C ;
• itinérance automatique avec les opérateurs prenant en charge la technologie 1C-EDO ;
• la possibilité de créer plusieurs comptes participants EDF auprès d'opérateurs différents ;
• différenciation des droits d'accès et signature des documents.

Opérations avec des documents électroniques

• création d'un document électronique à partir d'un document d'implémentation base d'informations 1C;
• signature d'un document électronique par plusieurs collaborateurs ;
• envoi et réception de documents électroniques, vérification de la signature de la réponse ;
• création de documents correctifs ou annulation ;
• génération automatique de pièces comptables à partir des documents électroniques entrants ;
• comparaison automatique des articles du vendeur et de l'acheteur ;
• travailler avec tous les documents électroniques dans une seule fenêtre ("Actualités de l'EDI");
• stockage de documents électroniques dans le programme 1C ("Archive EDO");
• recherche rapide utiliser des filtres et des sélections lors de la préparation d'une réponse à l'exigence du Service fédéral des impôts.

Conditions d'utilisation

Le service fonctionne dans les programmes :

• 1C : Comptabilité 8, éd. 2.0 et 3.0 (y compris de base)
• 1C : Gérer notre entreprise
• 1C : Gestion des exploitations
• 1C : Trade Management 8, éd. 10.3 et 11
• 1C : Automatisation intégrée 8 éd. 1.1 et 2.0
• 1c comptabilité institution publiqueéd. 1.0 et 2.0
• 1C : Gestion usine de fabrication 8
• 1C : Gestion d'entreprise ERP 2.0
• 1C : Commerce de détail 8, éd. 2.2 (y compris de base)

Le service 1C-EDO peut être intégré à n'importe quelle autre application sur la plate-forme 1C:Enterprise 8.

Le service nécessite un accès Internet.

Prix

Le service est inclus dans 1C:ITS du niveau PROF dans le périmètre suivant :

• envoyer jusqu'à 100 ensembles de documents par mois ;
• le coût d'envoi d'un ensemble de documents, à partir de 101 ensembles - 10 roubles. par ensemble, pour plus de détails, voir les tarifs "1C-EDO" dans le communiqué d'information de la société "1C" n° 19598.

Pour les utilisateurs de 1C:ITS du niveau TECHNO "1C-EDO" est disponible aux conditions suivantes :

• enregistrement d'un nombre quelconque d'organisations en tant que participant au FED auprès d'un ou plusieurs opérateurs du FED ;
• recevoir n'importe quel nombre de documents ;
• envoyer jusqu'à 50 jeux de documents par mois ;
• le prix envoi d'un ensemble de documents, à partir de 51 ensembles - 10 roubles. par ensemble.

Pour les utilisateurs ayant acheté le pack de services "StartEDO", le service est disponible aux conditions suivantes :

• recevoir n'importe quel nombre de documents ;
• envoyer jusqu'à 20 jeux de documents par mois ;
• le coût d'envoi d'un ensemble de documents, à partir de 21 ensembles - 10 roubles. par ensemble.

Pour les utilisateurs travaillant avec des programmes 1C selon les conditions de « 1C : Rent », le service est disponible selon les conditions suivantes :

• enregistrement d'un nombre quelconque d'organisations en tant que participant au FED auprès d'un ou plusieurs opérateurs du FED ;
• recevoir n'importe quel nombre de documents ;
• le coût d'envoi d'un ensemble de documents, à partir du 1er ensemble - 10 roubles. par ensemble

A partir du 01/03/2019, la règle s'applique : si l'abonné n'a pas envoyé plus de 5 jeux de documents électroniques au cours du mois de facturation, la facture de paiement du trafic pour ce mois ne sera pas émise. Ainsi, pour les entreprises qui reçoivent principalement des documents EDI de leurs contreparties et effectuent des envois uniques par EDI, le service 1C-EDO est disponible sans paiement.