Bonjour cher collègue ! Développement technologies de l'information ne reste pas immobile et les processus métier se développent avec eux, mais quelque chose disparaît complètement. Ainsi, progressivement, diverses entreprises, y compris des agences gouvernementales, passent du flux de travail papier à l'électronique. Le concept " gestion électronique des documents», nous examinerons les principales formes de systématisation et de mise en œuvre dans cet article. Rester avec nous. J'espère que les informations fournies réduiront considérablement le temps, la main-d'œuvre et les coûts financiers de votre entreprise ou, si vous envisagez simplement de devenir entrepreneur, éviteront les erreurs dans ce sens.
1. Qu'est-ce que la gestion électronique des documents et quels types d'EDI existe-t-il ?
Même il y a seulement 5 ans, un tel concept de « système de gestion électronique de documents » était très rare. Peu à peu, avec l'introduction de la technologie informatique dans nos vies, l'échange de données a commencé à être introduit sans utiliser de support papier.
La gestion électronique des documents en Russie est technologie moderne, ce qui vous permet de simplifier considérablement les processus de l'entreprise, de réduire le temps de recherche et de génération de documents, etc.
Voyons donc les concepts de base que nous aurons à traiter dans cet article.
Bureau de travail est un ensemble de mesures visant à organiser la circulation des documents dans l'entreprise. Il a un certain algorithme, un ensemble de règles et diverses directions. Ainsi, dans de nombreuses organisations, on peut faire la distinction entre des types tels que travail de bureau du personnel, fabrication et ainsi de suite. À la base, c'est la documentation.
Document électronique est un document créé à l'aide de la technologie informatique, qui peut être signé avec une signature électronique et stocké sous forme de fichier d'un format spécialisé sur un ordinateur ou sur un réseau (local ou sur Internet).
Flux de documents est un vaste système de création, d'interprétation, de réception, de transmission, d'archivage de documents, ainsi que de suivi de leur mise en œuvre et de protection contre les accès non autorisés. La gestion des documents peut être à la fois simple (sur papier) et électronique.
Et enfin, gestion électronique des documents est un ensemble de processus automatisés de travail avec des documents, exécutés dans au format électronique, qui porte le concept de "travail de bureau sans papier".
La gestion électronique des documents peut se faire à la fois au sein d'une organisation et entre organisations.
Regardons quels types de flux de travail sont :
- flux de travail de production ;
- Flux de documents de gestion ;
- Archivage (ensemble de procédures d'archivage des documents) ;
- Affaires du personnel (un ensemble de procédures pour le flux de travail du personnel);
- Flux de documents comptables ;
- Flux de documents d'entrepôt ;
- Travail de bureau secret (confidentiel);
- Flux de documents techniques et/ou technologiques, etc.
Évidemment, il peut y avoir autant de systèmes de gestion de documents qu'il y a de processus dans une entreprise. Il est possible que, par exemple, la gestion des dossiers du personnel et de la comptabilité soit absente de votre organisation, puisque vous effectuerez cette comptabilité en recourant à des services, etc.
Quelles sont les missions de l'EDO ?
- assure la transparence des activités de l'organisation et l'efficacité de la gestion, grâce au contrôle automatique de la mise en œuvre des tâches dans l'entreprise;
- maintient la conformité normes internationales qualité;
- soutient l'accumulation, la gestion et l'accès efficaces à l'information et aux connaissances. Fournit une flexibilité au personnel en stockant l'historique complet des activités de l'employé dans l'entreprise ;
- enregistre tous les processus ;
- optimise et automatise les processus et mécanismes commerciaux pour leur mise en œuvre et leur contrôle dans l'entreprise ;
- en raison de l'exclusion des documents papier de la circulation, il y a une grande économie de ressources en réduisant le coût du papier, des cartouches. Grâce à l'EDI, il est plus facile pour une entreprise de contrôler le mouvement des documents à travers les canaux de l'organisation ;
- simplifie et réduit le coût de stockage des documents par le biais d'archives électroniques.
Ainsi, nous avons examiné avec vous les concepts de base et les types d'EDI, ainsi que les tâches que ce système résout.
2. Qu'est-ce que l'automatisation de la gestion électronique des documents. Gestion électronique des documents : avantages et inconvénients
La gestion électronique de documents est un système d'information qui permet une utilisation plus rationnelle et plus simple des données de l'entreprise. Il comprend des logiciels spécialisés, la messagerie électronique, permettant la communication opérationnelle, Internet, réseau local etc. Dans différentes organisations, ce type de complexe peut être constitué de différents composants.
Les principaux avantages de la gestion électronique des documents par rapport au papier sont :
- la possibilité de rechercher des fichiers dans le système à l'aide de divers filtres et paramètres ;
- comptabilité complète de la production ou de toute autre documentation ;
- reporting opérationnel de l'entreprise;
- la gestion opérationnelle de l'entreprise et l'échange d'informations via des canaux sécurisés depuis n'importe où (il n'est pas nécessaire d'être tous ensemble sur le même territoire pour interagir) ;
- modèles unifiés pour la création de documents ;
- supervision et contrôle du personnel;
- répartition des droits d'accès aux informations de l'entreprise selon certains critères et paramètres ;
- réduire les coûts de papier (et si plus globalement, résoudre dans une certaine mesure les problèmes environnementaux) ;
- il est possible de réduire le personnel impliqué dans la paperasserie, ainsi que de réduire les locaux loués (occupés) en raison du manque de documents d'archives papier.
Quant aux inconvénients de l'EDI (gestion électronique de documents), ils ne sont pas si nombreux. Il s'agit d'un logiciel assez coûteux et chronophage, tant pour la formation des employés que pour la numérisation des documents existants. Mais si tu commences juste à diriger activité entrepreneuriale, alors vous ne devriez pas avoir de problèmes avec l'introduction de la gestion électronique des documents, car le personnel travaillera déjà dans ce système au stade initial.
3. Que faut-il pour passer à la gestion électronique des documents ?
Donc, si nous avons compris le concept d'EDI et les principaux avantages, je propose maintenant d'examiner les principaux systèmes de bureautique et de gestion électronique des documents, ainsi que les processus de mise en œuvre de ces systèmes.
Comme il ressort déjà clairement des informations ci-dessus, il ne suffit pas d'acheter et d'installer un logiciel, il est important de former les employés et de reconstruire complètement l'ensemble processus de fabrication votre entreprise. Si vous débutez en affaires, ce sera un peu plus facile pour vous, car les processus commerciaux ne sont pas encore lancés.
Le processus d'introduction de l'EDI dans une entreprise déjà opérationnelle devrait se faire progressivement. Tout connecter étape par étape unités structurelles entreprises à travailler.
La toute première étape sera la création d'un travail de bureau automatisé. À toutes les étapes, vous pouvez rencontrer non seulement des problèmes techniques, mais aussi psychologiques, car il est difficile de « casser » les règles déjà établies.
Il est important d'acheter et d'installer un logiciel pour l'EDI auprès d'un seul fournisseur, puis la configuration de l'ensemble du système sera beaucoup plus facile et n'échouera pas.
Examinons les exigences de base pour la mise en œuvre du processus de mise en œuvre de la gestion électronique des documents dans une organisation.
Premièrement, Disponibilité la technologie informatique installer des logiciels ;
Deuxièmement, tous les salariés de l'entreprise impliqués dans ce processus doivent être des utilisateurs de PC confiants et y avoir accès ;
Troisièmement, il doit y avoir des moyens de communication électroniques entre l'équipe, tels que e-mail, skype, etc. ;
Quatrième, vous devez créer une division spécialisée ou l'impliquer en tant que société d'externalisation (vous pouvez en savoir plus sur l'externalisation dans).
Et enfin, le secteur administratif de l'entreprise doit être préparé au fait qu'au lieu de la signature «manuelle» habituelle, .
Ainsi, si toutes ces exigences sont remplies, il est possible d'amorcer la transition vers l'utilisation des documents électroniques et la gestion électronique des documents.
4. Types de systèmes de gestion électronique de documents
Dans ce paragraphe de l'article, nous aborderons les systèmes de gestion électronique de documents. Je voudrais noter que n'importe quel système peut contenir des éléments des catégories ci-dessous, mais fondamentalement, ils ont une orientation spécifique dans chaque domaine lié au positionnement du produit.
1. Archives électroniques
Archives électroniques (AE) - Il s'agit de systèmes de gestion électronique de documents avec des moyens bien développés de stockage et de recherche d'informations. Grâce au système EA parfait, vous pouvez rechercher non seulement par le nom du document, mais aussi par paramètres clés.
2. Systèmes EDI avec outils de workflow avancés (WF)
Une catégorie assez complexe dans laquelle les documents eux-mêmes n'ont pas une importance primordiale. Ici, le travail est mis en avant et des documents y sont déjà joints. Ainsi, ils se déplacent le long d'une route spécifique (routage dur). Avec l'aide de tels systèmes, il est possible d'organiser le travail dans certains domaines, pour lesquels tous les algorithmes sont connus et prescrits à l'avance.
3. Systèmes EDI axés sur le soutien à la gestion de l'organisation et à l'accumulation d'une base de connaissances
Ces programmes, en règle générale, sont hybrides et peuvent combiner des éléments des deux précédents. De plus, l'élément de base peut être soit un document, soit une tâche, selon le choix. Pour mettre en œuvre la fonction de gestion d'une organisation, un routage rigide et un routage libre sont nécessaires, lorsque l'itinéraire du document est prescrit par le responsable (par exemple : après l'enregistrement document entrant, le leader le "peint" selon le sens et la tâche), ces deux technologies ont donc leur place dans une situation donnée. De tels systèmes sont activement utilisés organismes gouvernementaux, grandes entreprises dans lesquelles la hiérarchie est clairement distribuée et il existe certaines règles et procédures. Les employés eux-mêmes créent des documents, les préparent, prennent des décisions et surveillent leur exécution.
4. Systèmes EDI de type collaboratif (collaboration)
Ces systèmes sont axés sur travail conjoint et sont nouveaux dans le domaine de la gestion électronique des documents. Ils ont été créés en raison de l'évolution des conditions du marché et de la nécessité de se concentrer clairement sur certains domaines sans ballast inutile. Ils sont à l'opposé des systèmes ci-dessus, en raison de l'absence d'une hiérarchie claire dans l'organisation et de la formalisation du flux de travail. Leur tâche principale est de s'assurer que les membres de l'organisation travaillent ensemble, même s'ils se trouvent dans différentes parties du monde, et également de sauvegarder les résultats du travail effectué. En règle générale, ils sont créés par le type de portails, qui sont des services de stockage et de publication.
5. Systèmes avec services supplémentaires avancés
Je pense que vous avez entendu plus d'une fois un concept tel que CRM (gestion de la relation client) - il s'agit d'un service de gestion de la relation client, de gestion de projet, de facturation, etc. Ces services sont divers et peuvent inclure différents ensembles de services.
Avant de mettre en place des programmes de gestion électronique de documents sur grandes entreprises je te conseille de analyse approfondie systèmes présentés et choisissez le meilleur, avec une liste de systèmes applicables uniquement à votre organisation. Il est important que l'EDMS représente une opportunité pour une gestion efficace de l'entreprise et la transparence de tous ses processus, mais en même temps haut niveau intimité.
Lors du choix des plates-formes, je vous conseille de porter une attention particulière à l'organisation des archives de documents électroniques, à l'automatisation du flux de travail, en tenant compte des caractéristiques individuelles de votre entreprise et de l'implication dans un système existant.
5. Problèmes de mise en œuvre des systèmes de gestion électronique des documents
Toute entreprise qui s'efforce de moderniser les processus et de suivre le rythme, d'une manière ou d'une autre, est confrontée aux problèmes de l'introduction de nouveaux systèmes. Cela peut également s'appliquer à une organisation souhaitant mettre en place des systèmes de gestion électronique de documents.
Voyons quels problèmes vous pouvez rencontrer :
Premièrement, comme nous l'avons déjà dit, compte tenu des avantages et des inconvénients de l'EDI, il s'agit d'une barrière psychologique, mais le problème n'est pas seulement en elle. En outre, le faible niveau d'éducation du personnel de l'entreprise, la réticence à apprendre, la peur de la transparence des processus peuvent devenir un obstacle. En un mot, le conservatisme.
Deuxièmement, de nombreuses entreprises, malheureusement, ne sont pas encore allées loin du type de gestion soviétique, à savoir le facteur du directeur de la période soviétique, alors qu'il ne veut pas lui-même travailler avec un ordinateur, visualiser et éditer des documents.
Troisièmement, des changements structurels fréquents dans l'organisation et une faible formalisation des processus métiers.
Quatrième, d'une manière ou d'une autre, vous devrez interagir avec le monde extérieur, qui n'est pas encore complètement passé à la gestion électronique des documents, bien qu'il s'y efforce.
6. Gestion électronique des documents dans les marchés publics
Dans cette section de l'article, je voudrais refléter les principaux points régulation la gestion électronique des documents dans les marchés publics.
Conformément à l'article 5 de la loi fédérale du 5 avril 2013 n° 44-FZ "Sur le système contractuel dans le domaine de la passation des marchés de biens, travaux, services pour répondre aux besoins de l'État et des municipalités":
« Dans le cadre des relations spécifiées dans la partie 1 de l'article 1 de la présente loi fédérale, il est permis d'échanger des documents électroniques prévus par la législation Fédération Russe et d'autres actes juridiques réglementaires sur le système contractuel dans le domaine de la passation des marchés, entre les participants au système contractuel dans le domaine de la passation des marchés, y compris la soumission de demandes de participation à la détermination du fournisseur (entrepreneur, exécutant), les propositions finales. Dans le même temps, ces candidatures, propositions finales et documents doivent être signés avec une signature électronique renforcée et soumis en utilisant ”.
Cet article précise également que les clés de signature électronique renforcées et leurs certificats de vérification ne peuvent être obtenus que dans des centres de certification spécialisés ayant reçu une accréditation conformément à loi fédérale du 6 avril 2011 n° 63-FZ.
Les organismes habilités élaborent la procédure d'interaction de ces centres de certification avec un système d'information unifié et, des exigences de sécurité sont également élaborées.
Ainsi, si le fournisseur (participant à la passation des marchés) possède une signature électronique, il n'y a pas d'obstacles à la participation aux marchés publics.
Ainsi, dans cet article, nous avons examiné les principes de base de la gestion électronique des documents. Parmi les sociétés les plus connues qui fournissent des services de vente et d'installation de logiciels, on peut citer des sociétés telles que 1C, 1C-Rarus, ABBY et autres.
C'est tout pour aujourd'hui. J'espère que ce matériel vous a été utile. Je vous souhaite bonne chance et à bientôt dans les prochaines éditions.
Aujourd'hui, la plupart des entreprises passent du papier à l'électronique. Cela permet à l'organisation d'économiser du temps et de l'argent. La gestion électronique des documents élimine la paperasserie. Vous pouvez échanger des informations 24h/24 depuis le bureau ou tout autre endroit. Il suffit d'avoir un ordinateur avec une signature électronique et un accès à Internet à portée de main. De plus, le système de gestion électronique des documents permet de suivre l'avancement des travaux en temps réel.
Qu'est-ce que la gestion électronique des documents
Si parler en termes simples, la gestion électronique de documents est l'échange de documents électroniques via un réseau local, Internet ou d'autres canaux. La gestion électronique des documents peut se produire à la fois au sein de l'organisation et entre les entreprises.
L'EDI permet non seulement d'échanger des documents, mais aussi d'organiser le travail sans utiliser de support papier : recherche de documents, compilation de rapports, archivage et bien plus encore.
La gestion électronique des documents est réalisée via le système d'un opérateur EDF inclus dans le réseau de confiance du Service fédéral des impôts de Russie. Une entreprise envoie un autre document électronique. Le destinataire le reçoit en quelques secondes sur son PC. À ce moment, l'opérateur procède à une vérification automatique de la signature électronique avec laquelle le document est endossé et si le format du document est conforme aux exigences de la loi. À l'aide des statuts, l'expéditeur peut voir comment le document se déplace.
Types de documents électroniques
Presque tous les documents peuvent être convertis sous forme électronique. En règle générale, les entreprises se tournent vers les contrats électroniques, les lettres de voiture, diverses factures, rapports, etc.
Les documents électroniques sont divisés en documents non formalisés et en documents formalisés.
Documents non formels - lettres, contrats, procurations, documentation technique et autres documents, ils sont exemptés d'une réglementation stricte par l'État.
Les documents formalisés sont soumis à des exigences strictes en matière de format et de règles de transmission. Document formalisé - un document créé selon le format du Service fédéral des impôts, par exemple un acte d'acceptation de travail. Les documents formalisés affectent l'exactitude des calculs fiscaux, de sorte que le respect de toutes les procédures de transfert est important pour eux.
Notez que les documents électroniques non formalisés peuvent être dans n'importe quel format : doc, xlsx, pdf, jpg et plus, tandis que les documents formalisés ne peuvent être que sous la forme d'un fichier avec l'extension xml.
Fonctions du système de gestion électronique de documents
Le système de gestion électronique de documents remplit les fonctions suivantes :
- enregistrement de documents ;
- contrôle de l'exécution des documents;
- création de répertoires;
- contrôle du mouvement des documents papier et électroniques, maintien de l'historique du travail avec les documents;
- création et édition de détails de documents;
- formation de rapports sur le flux de documents de l'entreprise;
- importer des documents à partir du système de fichiers et d'Internet ;
- créer un document directement à partir du système à l'aide d'un modèle ;
- travailler avec des versions de documents, des documents complexes multi-composants et multi-formats, des pièces jointes ;
- distribution électronique de documents;
- travailler avec des documents dans des dossiers ;
- obtenir des documents en utilisant la numérisation et la reconnaissance ;
- réduire le coût d'accès aux données et de traitement des documents.
Options EDI
Il existe deux façons d'organiser un système de gestion électronique de documents. Premièrement, il est possible de conclure un accord sur la gestion électronique des documents avec des contreparties et d'échanger des documents qui seront signés avec une signature électronique par e-mail.
Deuxièmement, il est possible d'organiser l'EDI par l'intermédiaire d'un opérateur spécial. Dans ce cas, vous devez adhérer aux règles d'échange de documents électroniques. Après cela, il est possible d'échanger avec des contreparties aussi bien des documents formalisés que des documents non formalisés.
Automatisation de la gestion électronique des documents. Avantages et inconvénients de l'EDI
La gestion électronique de documents est un système d'information complet qui comprend des logiciels spécialisés, le courrier électronique, Internet, un réseau local, etc.
La gestion électronique des documents par rapport au papier semble beaucoup plus attrayante. Soulignons les principaux avantages de l'EDI.
- dans sa forme la plus simple, les coûts de papier sont réduits ;
- gain de temps - les employés passent moins de temps à rechercher un document papier ;
- la transparence du travail interne de l'entreprise augmente - le système de gestion électronique des documents permet de suivre l'état du document ;
- en cours histoire personnelle chaque dossier et ses documents d'accompagnement - à tout moment, vous pouvez ouvrir tous les documents nécessaires contenant les exigences liées aux différents types de relations entre l'entreprise et les entités externes ;
- compiler rapidement les rapports de l'organisation ;
- sécurité accrue des données.
Parmi les inconvénients figurent le coût élevé des logiciels et les coûts associés à la formation des employés et à la numérisation de tous les documents disponibles.
Ce dont vous avez besoin pour passer à la gestion électronique des documents
Afin d'introduire la gestion électronique des documents, il est nécessaire de développer et d'approuver la procédure de gestion électronique des documents ; nommer les responsables de son entretien ; organiser une archive électronique des documents reçus et envoyés ; prescrire dans la politique comptable les règles de création, de réception et de stockage des documents électroniques ; désigner des personnes chargées de la formation et de la signature des documents électroniques.
Tous les employés habilités à signer des documents doivent avoir signature électronique.
Algorithme approximatif d'actions :
- les spécifications techniques sont en cours d'élaboration;
- sélectionner une solution informatique ;
- les processus métier sont décrits ;
- devis, échéanciers, listes des ressources nécessaires et plan généralœuvres;
- L'EDI est en cours d'introduction ;
- le programme est en cours de test ;
- un système de gestion électronique des documents est lancé ;
- contrôle de l'utilisation du système.
Système de gestion électronique de documents
Tout système EDI peut contenir les propriétés des catégories énumérées ci-dessous, cependant, la plupart ont une orientation spécifique associée au positionnement du produit.
1. Une archive électronique est un système EDI qui vise au stockage et à la récupération efficaces des données.
2. Systèmes de gestion électronique de documents avec des outils de flux de travail avancés - permettent le mouvement de certains objets le long d'un certain chemin qui est prédéterminé. A chaque étape, l'objet peut changer, c'est pourquoi on l'appelle le mot général « œuvre ». Les documents sont attachés à l'œuvre, cependant, ils ne sont pas les objets principaux ici. Grâce à ces systèmes, certains travaux sont organisés.
3. Les systèmes EDI, qui visent à soutenir la gestion de l'organisation et l'accumulation des connaissances. Ce sont des systèmes qui combinent les propriétés des systèmes décrits ci-dessus. Ici élément de base peut être n'importe quoi - travail ou document. Ces systèmes sont utilisés par les agences gouvernementales, les grandes entreprises, où il existe certaines règles et procédures pour le mouvement des documents.
4. Les systèmes EDI axés sur le soutien à la collaboration - ces systèmes diffèrent des précédents et n'ont pas de hiérarchie claire dans l'organisation et la formalisation du flux de travail. La mission d'un tel EDI est d'assurer le travail des salariés dans l'entreprise, où qu'ils se trouvent, et de préserver les résultats du travail effectué.
5. Les systèmes EDI qui ont développé des services supplémentaires. Un bon exemple est la gestion de la relation client (CRM). Ces services sont divers et peuvent inclure différents ensembles de services.
Dans la littérature économique, il y a une déclaration selon laquelle dans les affaires, prétendument, il y a des composants "plus importants" et d'autres "moins importants". Les partisans de cette approche soutiennent que les processus principaux (qui, par exemple, génèrent un flux de cache ou produisent un produit) sont ce sur quoi se tient réellement l'entreprise, et les processus de support, tels que, par exemple, la gestion des documents dans une entreprise, sont ceux composants celui à partir duquel il est possible de refuser avec le moins de pertes. D'une part, on pourrait imaginer que de tels spécialistes ont raison, et leur point de vue est vraiment justifié, mais seulement si l'on parle d'une entreprise avec un horizon de développement d'un an. Parce que dès que l'on commence à parler d'une entreprise qui vise vraiment à se développer sur le marché - pour augmenter son chiffre d'affaires, augmenter ses actifs, étendre son réseau d'agences, il devient clair que les processus de support, parmi lesquels, bien sûr, c'est Le document de l'entreprise processus de gestion joue un rôle tout aussi important dans le succès d'une entreprise.
Nous comprendrons dans l'article d'aujourd'hui pourquoi l'automatisation du flux de travail aujourd'hui est la clé de la commande de demain et quelles tâches sont résolues par les systèmes de gestion électronique de documents dans les entreprises axées sur l'efficacité.
Qu'est-ce que le SED ?
Pour comprendre ce que sont les systèmes de gestion électronique de documents, vous devez d'abord répondre à la question : "Pourquoi, au fait, les entreprises en ont-elles besoin ?". Beaucoup croient encore que la paperasse et les gestionnaires qui courent dans les couloirs avec des factures, des comptables qui ont des gratte-ciel de contrats et de factures sur leur bureau sont normaux et c'est l'essence de toute entreprise. Cet article s'adresse à ceux qui comprennent que conditions modernes interaction économique et niveau Le progrès technique créer une situation dans laquelle l'efficacité d'une entreprise dépend largement de la rapidité de gestion des informations dont dispose l'entreprise et de l'organisation de la circulation rationnelle de ces informations.
Les systèmes de gestion électronique de documents résolvent l'un des principaux problèmes commerciaux de la partie administrative - ils simplifient l'interaction entre les employés.
Lorsque toutes les informations de l'entreprise sont stockées en toute sécurité, les niveaux d'accès des différents employés aux différentes sections du système d'information de l'entreprise sont répartis, une gestion de la documentation simple et compréhensible est assurée et toutes les parties intéressées reçoivent des outils et des normes de gestion électronique des documents pour son utilisation à leur place. élimination - la productivité de tout activités conjointes des employés.
Les soi-disant EDMS (Electronic Document Management System) sont configurés individuellement interconnectés complexes logiciels, qui vous permettent de gérer différents types de documents et d'informations.
Dans toute entreprise qui exerce activement des activités, la quantité de documents officiels ne cesse de croître et il est impossible de freiner sa croissance, notamment pour des raisons législatives. Dans ce cas, il est nécessaire de créer certains schémas d'automatisation du flux de travail qui permettront de normaliser les processus de gestion, de réglementer les activités des employés dans cette partie du travail et de libérer le personnel de travail manuel et en fait améliorera l'efficacité de l'ensemble du système dans son ensemble. Les objets sur lesquels ces systèmes se concentrent ne sont pas seulement les documents habituels sous forme papier ou même électronique, mais en général tous les processus commerciaux de l'entreprise qui se reflètent d'une manière ou d'une autre dans le système d'échange d'informations. C'est pourquoi les grandes entreprises se sont récemment intéressées à l'automatisation de la gestion des documents en général, et à l'automatisation des systèmes de gestion électronique des documents en particulier, voyant d'énormes perspectives en augmentant l'efficacité globale grâce à l'introduction de tels changements. En fait, les GED automatisés deviennent un système universel de gestion des informations d'entreprise au sens le plus large, ce qui permet à une entreprise au sein d'un système d'obtenir tous les outils nécessaires pour fonctionner à partir du moment où l'information apparaît jusqu'à sa liquidation finale.
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Natalia Sivorina
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Efficacité du GED
Si nous parlons de l'efficacité réelle qui peut être obtenue grâce à l'automatisation de la gestion électronique des documents dans une entreprise, les points suivants doivent être répertoriés :
- Exclusion totale ou réduction maximale des opérations de routine et self made avec des informations. Les systèmes automatisés simplifient considérablement des processus tels que la saisie ou le traitement initial des données, la numérisation et le contrôle des données ou des documents, les processus d'importation ou d'exportation d'informations d'une source à une autre.
- Création dans l'entreprise d'un espace unique de documentation électronique, dans lequel il existe une hiérarchie interne d'accès des salariés aux diverses informations. Cela élimine le besoin de créer des magasins d'informations distribués pour assurer sa sécurité ou la séparation des niveaux d'accès, car un système interconnecté peut résoudre ce problème. Par exemple, dans les structures distribuées, cela devient un outil extrêmement pratique pour la haute direction, qui peut avoir besoin d'accéder à certaines informations de niveau inférieur.
- EDMS vous permet de mettre en œuvre un système de recherche pratique, qui est entièrement interconnecté avec tous les processus de gestion de l'entreprise. Ainsi, un système d'automatisation de documents intégré à une entreprise devient un système interne de recherche d'informations qui peut être nécessaire pour résoudre des problèmes commerciaux ou simplement pour exécuter ses fonctions directes.
- Réduire au minimum le nombre de supports d'information papier ou les exclure complètement du travail des salariés. Cette solution présente de nombreux avantages - de la réduction des dépenses réelles sous le poste "administratif" à la réduction du risque que des informations confidentielles quittent l'entreprise sur papier.
- Un système automatisé de gestion des documents vous permet d'augmenter la vitesse d'interaction entre les employés et les services, ainsi que d'augmenter le degré de leur responsabilité mutuelle pour les actions engagées ou, au contraire, non engagées dans le cadre de la coopération. Il s'agit d'un aspect très important de l'efficacité de l'EDMS, car, comme le montre la pratique, la productivité du travail des départements augmente plusieurs fois précisément dans le contexte du fait que les parties à la coopération sont limitées au cadre du système et travailler ensemble exclusivement sur le cas. En même temps, il convient de garder à l'esprit que dans système électronique"tout le monde laisse des traces", il sera donc impossible de prétendre plus tard que quelqu'un n'a pas entendu quelque chose, ou que cela ne s'est pas produit du tout.
- Les systèmes de flux de travail automatisés ont un effet positif sur la relation entre la direction et les subordonnés du fait que les commandes deviennent clairement orientées, plus compréhensibles et garanties d'être transmises aux personnes à qui l'information était destinée. On peut également noter que dans le cadre des systèmes électroniques automatisés, la vitesse de formation des instructions intermédiaires, des ajustements, des décisions et des modifications, ainsi que le contrôle de l'exécution des ordres à tous les niveaux, est en augmentation.
- EDMS vous permet de mettre en œuvre dans l'entreprise un système non seulement d'échange d'informations internes, mais également de développer des itinéraires et des méthodes d'importation et d'exportation d'informations avec des systèmes externes. Ainsi, un filtre naturel est formé qui régule la forme sous laquelle les informations quittent l'entreprise (et parfois cela est extrêmement important du point de vue de la norme), ainsi que la forme sous laquelle les informations entrantes parviennent aux employés de l'entreprise au sein du système . Tout cela permet d'obtenir une identité informationnelle dans l'entreprise, ce qui est extrêmement important pour le travail productif de l'entreprise dans son ensemble.
L'automatisation EDMS au sens global est la meilleure base pour la formation de normes et d'algorithmes, selon lesquels tous les processus commerciaux de l'entreprise se déroulent à différents niveaux. Ainsi, le système de gestion électronique des documents cesse d'être une simple partie du travail de bureau ou de l'échange de documents, mais devient un élément important du système d'entreprise, qui est responsable de l'efficacité avec laquelle les employés de l'entreprise utilisent les informations.
Capacités instrumentales des systèmes automatisés de gestion de documents
Grâce au développement actif de la programmation au cours des dix à quinze dernières années, les systèmes d'aujourd'hui axés sur l'automatisation échange d'informations vous permettent d'inclure exactement l'ensemble d'outils dont une entreprise particulière a besoin. Différents domaines d'activité et simplement les caractéristiques individuelles de sa conduite imposent une certaine liste d'exigences à de tels systèmes qui s'appliquent spécifiquement ici et maintenant.
Pour certaines entreprises, un ensemble de fonctions plus ou moins "classiques" suffit - création de documents, traitement d'informations, recherche et révision de données, ainsi que l'interaction interne (transmission, notifications des parties, définition et suivi des tâches). D'autres ont besoin de beaucoup plus systèmes complexes et un autre ensemble d'outils qui vous permettront de construire des hiérarchies complexes, de former des équipes à distance, accès à distance, intégration avec les bases de données SQL, Oracle, donnent accès aux serveurs sans applications spéciales et, par exemple, pour connecter des systèmes cloud. Les utilisateurs les plus avancés des systèmes automatisés de gestion électronique de documents peuvent avoir accès à des outils complexes et spécifiques tels que la reconnaissance optique automatique des informations, le code-barres et la numérisation, un système de signature numérique, la recherche en texte intégral et par attributs, etc.
Avantages des systèmes de flux de travail automatisés
Aujourd'hui, l'utilisation de systèmes automatisés de gestion de documents, en particulier de systèmes, n'est pas seulement avantage compétitif entreprises axées sur la performance, mais aussi nécessité objective pour tous les acteurs de l'interaction économique qui s'intéressent en principe au fonctionnement productif de leur entreprise. Le monde a radicalement changé au cours de la dernière décennie, et cela a affecté tous les secteurs d'activité et les entreprises, les forçant à changer avec l'avènement de l'économie numérique. Par rapport aux systèmes traditionnels qui permettaient auparavant de construire un processus de gestion de l'information dans une entreprise, les systèmes de gestion automatisée des documents ont ouvert de nouveaux horizons aux entreprises dans le domaine de l'augmentation de leur propre efficacité, ce qui a entraîné les avantages suivants des systèmes de gestion automatisée des documents :
- De tels systèmes augmentent considérablement la productivité de l'entreprise en augmentant la productivité, qui est assurée non seulement par la commodité de l'interaction des processus entre les départements, mais également par la présence dans les systèmes EDMS d'opportunités de travail illimité avec les informations nécessaires, de l'accès aux transformations cardinales d'informations dans les plus brefs délais.
- Les informations sous forme électronique sont maintenues dans un état plus à jour, car le processus d'élaboration et d'acceptation des modifications peut se poursuivre sans interruption de l'activité principale en mode "arrière-plan".
- Les systèmes électroniques sont plus tolérants aux pannes et plus sûrs que les autres. Ils peuvent réduire considérablement l'impact de l'inattention humaine (le soi-disant "facteur humain") et garantir la sécurité des informations. Il est clair que si vous le souhaitez et si vous avez des capacités techniques, vous pouvez casser n'importe quel système, mais même en tenant compte de la possibilité de piratage, un système électronique implique davantage d'outils pour protéger, crypter ou sauvegarder des données.
- L'ERMS crée les conditions préalables à une réduction significative des coûts d'exploitation, tant en termes de dépenses directes que dans le domaine des coûts de personnel, en raison d'une diminution des besoins de l'entreprise en exécuteurs.
- Un tel système ouvre de nouvelles opportunités de coopération entre les départements, à la fois sur des questions directes (dans le domaine de l'échange d'informations) et sous la forme d'opportunités de travail conjoint ou par étapes (l'une après l'autre, parties) sur diverses activités projets. Un excellent outil pour les brainstormings à distance, les groupes de travail, les modifications d'équipe et les approbations.
En général, les systèmes automatisés de gestion de documents confèrent à l'entreprise non seulement les avantages énumérés ci-dessus, mais également un certain nombre d'autres difficiles à mesurer ou à calculer en unités conventionnelles, mais qui ne sont pas moins importants. Nous parlons de la croissance de l'alphabétisation technique du personnel et d'une nette augmentation de la discipline du personnel et de la responsabilité de ses actions et de son travail. Travaillant dans un système électronique unique, le personnel interagit constamment les uns avec les autres, résolvant les problèmes qui se posent aux niveaux inférieurs et renforçant ainsi l'esprit d'entreprise.
Aujourd'hui, l'automatisation du système de flux de travail n'est pas seulement un outil interne d'optimisation des processus métier, mais un besoin naturel pour les entreprises d'augmenter leur productivité dans un environnement mondial. crises économiques. La réduction significative des opportunités de lever des fonds et de développer les entreprises grâce à des injections d'investissements conduit les entreprises des industries traditionnelles à comprendre que les opportunités d'amélioration des performances commerciales sont cachées au sein des entreprises elles-mêmes. S'il y a vingt ans, il importait seulement de "vendre beaucoup", aujourd'hui il importe de "vendre efficacement", ce qui est totalement impossible sans un système moderne. Système automatisé travailler avec des informations.
En conclusion, je voudrais noter que toute automatisation dans une entreprise est associée à des investissements impressionnants, alors que (si nous entendons le programme lui-même) elle n'en représente pas une part importante. Leur base est le développement d'une méthodologie pour construire un système, mais à long terme, ils sont plus que rentables en raison de l'efficacité et de la rapidité croissantes des activités de l'entreprise. Comme déjà mentionné, aujourd'hui non seulement le plus intelligent, mais aussi le plus rapide des acteurs du marché gagne, de sorte que le système de gestion de documents est l'une des opportunités pour le développement favorable de l'entreprise à l'avenir.
En choisissant un système de gestion électronique de documents, les entreprises modernes sont guidées par stratégie commune développement, objectifs, disponibilité environnement compétitif, la structure souhaitée et l'effet économique attendu de la mise en œuvre d'une telle solution. Les objectifs de la mise en œuvre de l'EDMS comprennent l'amélioration du contrôle de la discipline exécutive, la réduction du nombre de documents perdus ; réduction du temps d'approbation ; réduire le nombre d'erreurs lors de l'utilisation de documents standard.
Il existe un certain nombre d'exigences clés pour les fonctions ERMS (ECM). Le succès ultérieur de l'optimisation du flux de travail de l'entreprise dépend de la conformité du système à ces exigences. Les processus d'approbation des documents et d'attribution des tâches sont plus rapides lorsqu'ils sont transférés du format papier au format électronique, le temps de traitement des documents et des commandes est également réduit et il devient possible de suivre l'avancement du travail avec un document. Lorsqu'ils travaillent avec le système, les exécuteurs sont automatiquement informés des nouveaux documents et le calendrier de leur traitement est sous contrôle. Un stockage électronique est organisé pour un accès rapide aux documents, une recherche aisée et la conservation des documents.
Il est important que les droits d'accès aux données protégées soient différenciés. Réduit considérablement le temps de travail et le remplissage automatique des sections de documents standards en fonction des données de référence existantes. Il est important que le gestionnaire dispose de moyens pratiques pour surveiller le calendrier des tâches et les rapports sommaires. Pour maintenir le contenu informationnel dans le travail de l'entreprise, l'EDMS doit être facilement intégré au système de messagerie existant et aux systèmes comptables existants dans l'entreprise (systèmes de gestion du personnel, financiers, comptables et de production.
De plus, de plus en plus d'organisations prêtent attention à la possibilité de travail à distance dans le système. Les critères importants pour l'évaluation du système incluent la possibilité de générer des rapports sur les documents, les exécuteurs testamentaires, les statuts des documents, etc. ; mise en œuvre rapide du système ; le coût d'installation et de maintenance du système ; facilité de développement du système ; la possibilité d'utiliser le logiciel système pour résoudre des tâches supplémentaires.
Et des exigences supplémentaires :
- la présence d'une entrée en continu de documents dans le système, la possibilité de travailler avec un scanner;
- module de gestion des contrats préconfiguré ;
- version tablette ;
- clients mobiles.
Comparaison
Voyons comment ces fonctions sont implémentées dans les systèmes Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow et 1C : Workflow 8. Tous ces systèmes sont unis par un concept commun basé sur une combinaison d'outils classiques de GED et de gestion des processus métier. En combinant les avantages de la gestion électronique des documents et des systèmes BPM, les entreprises obtiennent le développement des processus et augmentent l'efficacité des opérations.
Fonctionnalités et options d'intégration
Direct
Les avantages fonctionnels du système Directum ne comprennent pas seulement un catalogue étendu de solutions d'entreprise. Parmi les fonctions utilisées quotidiennement au travail, on peut distinguer des rappels pratiques, la possibilité de personnaliser les numérateurs et de travailler avec des étiquettes à code-barres. La présence d'un aperçu des fichiers joints, des stockages de fichiers, une large sélection de répertoires complétés dans la configuration de base, des assistants interactifs pour la création de documents.
Les aspects négatifs de cette GED : le manque de pagination des objets dans l'inventaire des documents et des résultats de recherche, l'inaccessibilité d'appliquer des styles supplémentaires dans l'inventaire du document.
Ces fonctions sont implémentées dans Docsvision. Dans la fenêtre principale de l'application, toutes les pages Web et les rapports personnalisés sont affichés. Les documents archivés sont déplacés vers des tables de base de données distinctes. Les utilisateurs du système peuvent choisir l'option d'authentification. Une transformation XSLT est appliquée à la description XML de la carte d'enregistrement.
ELMA
Le système ELMA se distingue par une gamme étendue de solutions d'affaires. Parmi eux se trouvent le module ECM + (une combinaison des fonctions du système BPM et de l'EDMS classique), Projects + - fonctions standard pour la gestion de projet plus la gestion de processus ; ELMA CRM+ - met en œuvre une approche orientée client grâce à la mise en œuvre de processus de bout en bout. Et une solution KPI que le système Directum n'a pas.
En ce qui concerne les options d'intégration, ELMA ECM+ et deux autres solutions disposent d'un plug-in pour travailler avec MS Outlook. De plus, ELMA s'intègre facilement à 1C:Enterprise (avec toutes les versions actuelles).
Afin de ne pas se confondre dans un grand nombre de fichiers avec des modifications et des modifications, les documents de l'application peuvent avoir un nombre illimité de versions, mais une seule peut être attribuée comme étant à jour. L'historique complet des modifications de document est collecté sur la fiche du document.
Tous les outils nécessaires pour travailler sur le document et contrôler la discipline exécutive dans le travail avec ces documents sont à portée de main de l'utilisateur.
Si le document est reçu par l'entreprise sous forme papier, il est automatiquement enregistré après numérisation.
Le gestionnaire peut afficher un rapport sur la situation actuelle des performances, et les utilisateurs disposent d'un certain nombre de filtres pour façonner les résultats comme ils l'entendent.
L'application ECM+ peut être librement personnalisée en fonction des besoins d'une entreprise individuelle et de sa structure organisationnelle.
Pour accélérer la création de documents, vous pouvez créer des modèles. Ceci est disponible pour tout utilisateur, même sans compétences en programmation.
Vous pouvez configurer l'insertion automatique d'un code-barres dans un modèle pour une reconnaissance instantanée dans le système.
Tous les systèmes considérés dans l'examen ont leur propre application mobile pour faire fonctionner les fonctions du système via une tablette ou un appareil mobile. Cela permet aux cadres supérieurs de participer aux activités opérationnelles de l'entreprise depuis n'importe quel endroit où il y a une connexion Internet. Les clients mobiles sont compatibles avec tous les systèmes d'exploitation mobiles.
Flux de travail optimal
Les avantages du système incluent la possibilité d'appliquer des styles supplémentaires dans l'inventaire des documents, d'afficher des images dans l'inventaire des documents et la zone de visualisation. Il est possible de filtrer la liste chargée des documents. Optima WorkFlow prend en charge la configuration des rubriques dans les journaux de documents, définissant la zone de visualisation de l'entrée sélectionnée dans l'inventaire des documents. La personnalisation de la carte d'enregistrement de commande fonctionne. Des applications Web tierces peuvent être intégrées dans la fenêtre principale. Il existe une intégration avec IBM WebSphere MQ. Pour automatiser les activités des unités d'archivage, un module spécial Archive a été développé.
1C : Flux de travail 8
Principaux domaines de travail cette décision– paperasserie, gestion générale des documents, gestion activité contractuelle, archives électroniques et travail avec recours. La fonctionnalité peut être étendue avec des plugins. Lors du traitement des itinéraires de documents, vous pouvez joindre des fichiers et les modifier ultérieurement. Il existe une inscription à l'Explorateur Windows.
Vous pouvez paramétrer la création, l'enregistrement et l'acheminement automatiques de documents provenant de diverses sources (dossier, boîte e-mail, web).
Défauts: pas de courrier interne. Vous ne pouvez pas créer de tâches pour un groupe et un dossier avec des affectations. De plus, cette solution ne dispose pas de module de gestion de projet. Impossible de s'inscrire à partir de MS Office, Open Office. Le travail avec la documentation QMS n'est pas pris en charge. Il n'est pas non plus possible de conserver les dossiers personnels de l'utilisateur.
Interfaces
Direct
Les interfaces de tous les modes de fonctionnement du système Directum sont unifiées, il est possible de mettre en place des règles de traitement des documents et des tâches. En mode de remplacement, le système conserve son caractère informatif. Travailler avec des fichiers est possible en ligne. Les droits d'accès à un fichier séparé sont distribués, chacun d'eux est décrit de manière attributive. On peut également noter la transparence des processus de gestion documentaire. Les tâches sont ajoutées au calendrier MS Outlook. L'avantage du système réside dans les modèles de recherche personnalisables et les mécanismes pratiques de filtrage par colonnes de listes.
Mais il y a aussi un certain nombre d'inconvénients : il n'y a pas de possibilité de sortie de page des éléments (sous Win32). Paramètres d'effets visuels minimaux. Il n'est pas possible de localiser les noms d'attributs dans différentes langues. La taille de la carte ne peut pas être modifiée. Lors de la création de liens entre des documents électroniques, vous ne pouvez pas entrer de commentaires pour décrire le lien. L'interface est surchargée.
Riz. une. Interface système Directum
docsvision
Docsvision utilise des thèmes pré-configurés, le ruban de commande est personnalisable. Les liens de bout en bout entre les documents sont affichés sous forme d'arborescence. Les liens peuvent être commentés. Il est possible de concevoir des cartes de tâches. La barre d'outils est personnalisable. La recherche en texte intégral à partir d'une seule ligne fonctionne, il existe des modèles de recherche personnalisés, la conception des formulaires de recherche est également personnalisable.
Dans le même temps, les inconvénients du système sont l'absence de possibilité de joindre automatiquement un document à une tâche. Les processus ne sont pas transparents, les rappels ne fonctionnent que lorsque MS Outlook est activé.
Riz. 2. Interface du système Docsvision
ELMA
Extérieurement, l'interface ELMA ECM+ est un stockage de fichiers standard, un utilisateur sans expérience avec de tels systèmes peut facilement naviguer de manière autonome.
L'enregistrement des documents est mis en œuvre dans un assistant spécial en plusieurs étapes successives. Lors de l'entrée dans le système, il vous suffit de spécifier les détails nécessaires du document et de joindre version électronique, le système génère automatiquement une fiche de document avec toutes les données qu'elle contient.
Toutes les informations sur l'organisation sont contenues dans le portail interne. Tous les outils nécessaires au travail sont au même endroit : archives de documents, tâches, calendrier, flux de messages, rapports, documents Web.
Les opérations peuvent être simplifiées ou étendues lors de la configuration.
Riz. 3. Interface ELMA
Flux de travail optimal
Le système a une interface intuitive. Les styles d'application sont configurés dans le système, la sortie vers l'inventaire des documents et la zone de visualisation des détails et des images est disponible, les styles pour dessiner la liste des documents (police, remplissage, icône) sont appliqués.
Il convient de noter des recherches pratiques dans les champs-listes de cartes d'enregistrement, la présence d'un contrôle visuel des champs obligatoires, la possibilité de travailler avec des fichiers, des liens et des mouvements de documents dans une seule fenêtre.
Il est pratique de travailler avec des fichiers joints - le travail est effectué en ligne dans une seule fenêtre, en mode check-in & check-out. Les liens de bout en bout entre les documents sont visualisés sous forme d'arborescence.
Vous pouvez concevoir une carte de tâches lors de la création d'un devoir.
Défauts: les utilisateurs ne peuvent pas créer de nouveaux magazines, collections de documents, les paramètres ne sont pas enregistrés dans la base de données. Dans la fiche d'inscription, il est impossible de mettre en place une barre d'outils, de localiser les noms de coordonnées. La taille de la carte n'est pas modifiable. Les mécanismes de glisser-déposer ne sont pas implémentés. Il n'y a pas de fonctions de base pour la sélection d'interface des cartes pour la communication. Un autre inconvénient est l'opacité du processus lors de la création d'une tâche ; les rappels ne peuvent pas être définis pour les intervenants.
Riz. quatre. Interface de flux de travail Optima
1C : Flux de travail 8
L'interface est personnalisable pour les types d'utilisateurs. Vous pouvez afficher une liste des utilisateurs actuellement connectés au système. Il existe des outils de conception RKK (concepteur), la possibilité d'étendre et de personnaliser RKK, tandis que vous pouvez utiliser des éléments complexes - tables, structures.
Défauts: il n'y a pas de visualiseurs intégrés pour les fichiers joints, pas de visualisation des tâches de groupe, pas d'affectation d'un exécuteur par un chef de groupe.
Riz. 5. Interface 1C : Flux de travail 8
Fonctions de recherche
Direct
Les avantages du système comprennent la présence d'une recherche en texte intégral des documents et des détails des cartes d'enregistrement (RC). Les modèles de recherche peuvent être configurés selon les exigences de la République du Kazakhstan. Il existe un filtre d'inventaire de documents par valeurs de colonne. Fonctions pratiques pour personnaliser les modèles de recherche. Vous pouvez créer des dossiers de recherche.
Qualités négatives : il est impossible de distribuer des droits d'accès aux recherches personnalisées ; aucune recherche configurée dans le client Web ; il n'y a aucune possibilité de créer des requêtes de recherche complexes, il n'y a pas de pagination des objets dans l'inventaire des documents et des résultats de recherche, aucun style supplémentaire n'est appliqué dans l'inventaire du document.
docsvision
Docsvision prend en charge la création de requêtes de recherche complexes à l'aide de XML, ainsi que la distribution des droits d'accès aux recherches.
Défaut– action lente du panneau de visualisation.
ELMA
ELMA ECM+ rassemble les documents dans une archive électronique unique. La recherche de documents s'effectue rapidement et facilement non seulement par nom, mais également par les détails de la carte de document ou de l'AC. Les résultats de la recherche ne s'affichent que si vous disposez des droits d'accès aux documents. Les paramètres de recherche sont enregistrés dans un format de filtre. À l'avenir, vous pourrez rechercher rapidement des documents à l'aide des paramètres enregistrés.
Défaut: absence de recherche plein texte dans les documents.
Flux de travail optimal
Une requête de base de données directe est utilisée pour former une requête de recherche complexe dans les journaux de documents. Une recherche plein texte est effectuée par le contenu du document et une recherche par l'échantillon de la carte grise (inutile de configurer des modèles de recherche). Vous pouvez entrer des requêtes de recherche pour les détails des cartes d'enregistrement. Les filtres appliqués sont appliqués à tous les journaux de documents disponibles.
L'inconvénient du système est l'impossibilité d'enregistrer des modèles de recherche personnalisés. Il n'y a pas de recherche en texte intégral pour les détails des cartes d'enregistrement des documents. Les utilisateurs ne peuvent pas créer de dossiers de recherche et de recherches complexes. Il n'y a pas de recherche en texte intégral pour les détails des cartes d'enregistrement.
1C : Flux de travail 8
Une recherche attributive est effectuée par les détails du document. Vous pouvez créer des modèles de recherche, leur stockage est hiérarchique et classable. Sur la base des résultats de la recherche, des rapports sont générés.
Ne peut pas être fait en une seule requête différentes sortes chercher. Il n'y a pas de réglage d'un ensemble de détails pour la recherche automatique des doublons de documents lors de l'enregistrement.
Paramètres administratifs
Direct
Le système vous permet de gérer simultanément la structure organisationnelle de plusieurs sociétés. Fournit des informations détaillées sur les départements et les employés, il peut être étendu. Si une substitution est requise (complète ou par assistant), des dossiers de boîte de réception/boîte d'envoi sont automatiquement créés. Le filtre de sous-chaîne et la recherche en cours fonctionnent.
Défauts: l'affichage du GHS n'est pas visuel, il n'y a pas de possibilité de trier les éléments dans un certain ordre, il est difficile de créer et de remplir des répertoires, il n'y a pas de localisation des entrées de répertoire. Paramètres minimaux apparence et le comportement du RK.
Riz. 6. Apparition des cartes d'enregistrement dans le système Directum
docsvision
Docsvision prend en charge le maintien du SST de plusieurs entreprises à la fois. Il existe des fonctions de substitution (suppléant permanent ou temporaire). Le filtre de sous-chaîne fonctionne. Les inconvénients dupliquent en partie les propriétés de Directum : pas d'affichage visuel de l'OShS, pas de tri des éléments dans un ordre donné, il est impossible de garder l'historique du répertoire, créer des répertoires typés, créer des répertoires hiérarchisés, il n'y a pas de répertoire "Nomenclature des cas". Faible performance du constructeur.
Riz. sept. Répertoire des employés dans le système Docsvision
ELMA
Surveillez facilement la situation dans les succursales grandes entreprises. Plusieurs systèmes sont combinés dans une seule fenêtre, organisant un système d'information unique des services et un échange d'informations de haute qualité. L'utilisateur dispose de toutes les informations nécessaires sur le système externe sans quitter sa page. Il est pratique de basculer entre les pages des départements de l'entreprise. De plus, des informations sur l'exécution des activités, les actualités, la visualisation des documents, le démarrage de l'exécution des processus métier sont disponibles.
Riz. huit. Configurer des pages de succursales dans ELMA
Des informations générales sur toutes les succursales et divisions sont à la disposition du chef. Les données sur les départements et les employés peuvent être étendues.
Les remplacements d'employés sont effectués dans une section spéciale. Les remplacements sont supprimés automatiquement à la fin du mandat. Lorsque vous installez un remplacement, les tâches par processus lui sont automatiquement transférées. Le système signale une tâche ponctuelle et l'absence cet employé, vous invitant à sélectionner un autre artiste.
Riz. 9. Configuration de la section "Substitution" dans ELMA
Dans la section spéciale "Planification des absences", une liste des employés absents du lieu de travail pendant une certaine période est affichée.
Flux de travail optimal
Le système prend en charge la maintenance de l'OShS de plusieurs entreprises, la structure est clairement affichée. Des fonctions de substitution sont implémentées (suppléant permanent / temporaire), il y a une recherche en cours par les premières lettres. Les éléments peuvent être triés dans un ordre donné ; assez simple remplissage du répertoire, création de répertoires hiérarchisés, réglage de la durée de validité de l'entrée du répertoire.
Il existe un concepteur de modèle de carte d'inscription, les tailles, l'arrière-plan, les signets, les champs, les polices sont configurés, les scripts de script sont appliqués pour les événements de carte d'inscription.
Défauts: il n'y a aucune possibilité de maintenir l'historique du répertoire, il n'y a pas d'informations miroir sur le remplacement. Les informations sur les départements et les employés sont minimes. Vous ne pouvez pas créer de répertoires typés, maintenir l'historique des répertoires, localiser les entrées de répertoire. Il n'y a pas de fonction de vérification de la syntaxe du code des scripts de script, il n'y a pas de champs de type "bouton radio".
Riz. Dix. Ajouter un nouvel employé à la structure organisationnelle dans Optima WorkFlow
1C : Flux de travail 8
Le bureau de l'utilisateur est personnalisé en fonction de son rôle. Fournit un accès rapide aux données sur les employés, une liste de téléphones, des recommandations pour la rédaction de correspondance, etc. Pour le chef de service, vous pouvez configurer un panneau de recherche en texte intégral pour la documentation de tout usage, le chef dispose d'un panneau pour un accès rapide aux rapports. Les informations sont diffusées en fonction des droits d'accès. La structure organisationnelle de l'organisation et les rôles des exécutants peuvent être utilisés pour sélectionner les exécutants des processus métier.
Le sous-système "Tâches et processus des employés" contient des outils de création et de gestion des processus métier, ainsi que des paramètres d'adressage des tâches basé sur les rôles, des paramètres pour la matrice de remplacement/remplacement des employés.
Modélisation des processus métier
Direct
Le système implémente des fonctions de modélisation pratiques. Le débogage du schéma de routage est mis en œuvre étape par étape. La plate-forme intègre un langage de programmation de haut niveau IS-Builder. Il est possible de créer vos propres fonctions et scripts en utilisant votre propre API. L'éditeur d'états est implémenté dans le langage IS-Builder. Moins : le nombre de blocs de base est insuffisant.
Riz. Onze. Modélisation des processus métier dans le système Directum
docsvision
Le système dispose de fonctions pratiques pour modéliser et concevoir un schéma d'itinéraire sans utiliser de logiciel. Vous pouvez développer vos propres fonctions. Il est possible de créer des scripts de script en utilisant sa propre API, appelez les services Web. Outils - Rapports MS.
Défaut: vous devez remplacer un groupe de blocs simples par un seul bloc de script de script pour l'optimisation.
Riz. 12. Modélisation des processus métier dans le système Docsvision
ELMA
La modélisation des processus métier est réalisée dans un éditeur graphique"ELMA Designer" avec une interface graphique simple et intuitive. La notation pour décrire les processus métier est BPMN 2.0, qui est pratique pour décrire les chaînes de travail et contient presque toutes les primitives nécessaires. Un analyste métier peut concevoir des processus métier sans l'aide d'un programmeur. Vous pouvez développer un modèle de gestion dans l'entreprise et apporter des modifications aux processus en cours de route, sans arrêter le système.
La circulation des documents dans l'entreprise peut être organisée selon des itinéraires de toute complexité. L'itinéraire du document reflète par quels employés ce document passera, ainsi que l'ordre et la nature du travail prévu sur celui-ci. Un modèle graphique du processus est créé en faisant glisser les blocs d'opérations nécessaires de la palette avec la souris, après quoi les opérations sont reliées par des transitions. Vous pouvez ajouter des commentaires aux transitions.
Riz. 13. Route de document, décrite comme un processus métier, dans ELMA EDMS
Flux de travail optimal
Le système dispose d'un concepteur de modèles de processus métier, des scripts scriptés sont utilisés.
Riz. Quatorze. Modélisation des processus métier dans Optima WorkFlow
La définition des propriétés de bloc est simple. Les scripts de script sont créés à l'aide de sa propre API, création de ses propres fonctions et blocs, déchargement d'objets dans un format d'échange. Outils - Crystal Reports 11.0.
Il est possible de personnaliser l'apparence de l'application, de mettre en place un inventaire des documents (visibilité et ordre des colonnes, tri), des paramètres pour les notifications.
Les mécanismes de modélisation sont peu pratiques, les fonctions de configuration de la logique métier sont minimes, il devient nécessaire d'écrire des scripts scriptés pour le traitement des documents, il n'y a pas de concepteur Les cycles de la vie documents.
1C : Flux de travail 8
Le système crée des itinéraires typiques pour le mouvement des documents, il existe un support pour les branches d'itinéraire et les transitions conditionnelles. Il existe également un concepteur de formulaire de rapport.
Riz. quinze. Organigramme d'un processus métier en 1C : Workflow 8
Sécurité des données et des activités
Direct
La protection des données dans le système est effectuée à l'aide d'un mot de passe de connexion et de comptes Windows. Vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs et des rôles. Il existe un modèle de contrôle d'accès discret et basé sur les rôles, il est également possible d'attribuer des pouvoirs et des privilèges. La différenciation des droits d'accès s'effectue au niveau d'un dossier, RK, fichier et répertoire. Vous pouvez mettre en place le transfert des droits. Le cryptage et EDS sont utilisés.
Inconvénients du système : il n'y a pas de répartition des droits d'accès aux recherches configurées, il n'y a pas de recherches configurées dans le client Web, vous ne pouvez pas créer de requêtes de recherche complexes.
Les performances des panneaux de visualisation sont assez lentes.
docsvision
Les avantages du système en termes de sécurité des données peuvent être identifiés comme suit : la disponibilité d'un contrôle d'accès obligatoire, la différenciation des droits d'accès à tous les niveaux ; paramètre de transfert de droits. L'utilisation du cryptage et de la signature numérique.
ELMA
Tout utilisateur de n'importe quel endroit disposant d'un accès à Internet peut entrer son identifiant et son mot de passe et se connecter au système ELMA. Cette connexion est configurée par défaut pour tous les utilisateurs, mais il existe trois manières principales de sécuriser une connexion :
- Connectez-vous uniquement via des appareils de confiance. Si vous vous connectez depuis un ordinateur ou appareil mobile, qui ne figure pas dans la liste des utilisateurs de confiance, le système signalera qu'il est impossible de se connecter.
- Connexion par jeton. Le jeton est un appareil lié à Compte utilisateur et ne correspondra qu'à lui. De plus, un utilisateur individuel a son propre code PIN. Plusieurs conteneurs de clés électroniques peuvent être écrits simultanément sur le jeton - pour se connecter à différents systèmes, et pas seulement à ELMA, afin que l'utilisateur n'ait pas à transporter tout un tas de clés.
- Entrée de certificat. Le mécanisme fonctionne à peu près de la même manière. L'utilisateur lie le certificat à son compte. Vous pouvez vous connecter au système à l'aide d'un certificat uniquement à partir d'un lieu de travail spécifique. Cette fonctionnalité n'est disponible que dans les navigateurs. MozillaFirefox et Internet Explorer.
Pour accepter, signer un document ou sa version, une signature numérique électronique est utilisée. Dans le même temps, aucun autre utilisateur, même connaissant le mot de passe, ne pourra accepter ou signer le document.
ELMA permet de définir des droits d'accès à divers objets système. Au cœur de la gestion des droits se trouve le rôle des éléments de la structure organisationnelle et des utilisateurs individuels du système, le processus de configuration consiste en un affichage graphique des postes, des départements et des subdivisions, et la répartition des responsabilités.
Flux de travail optimal
La protection des données s'effectue à l'aide d'un login/mot de passe, compte Windows. Des groupes et des rôles d'utilisateurs sont créés, ainsi qu'un modèle discret et de rôle de contrôle d'accès. Il est possible d'émettre des pouvoirs, de délimiter les droits d'accès au niveau du dossier, de définir des droits d'accès relatifs en fonction de la structure organisationnelle de l'organisation, à l'aide d'EDS.
Vous ne pouvez pas attribuer d'autorisations à un seul fichier. Aperçu du fichier manquant.
1C : Flux de travail 8
Il existe des outils logiciels pour contrôler l'intégrité des documents, la prise en charge de diverses méthodes d'authentification. L'utilisateur se voit accorder des droits pour le temps d'exécution de la commande ou du document. Les documents signés avec EDS sont envoyés avec des informations de sauvegarde sur les signatures. Les droits d'accès sont attribués en fonction de la position de l'utilisateur, de son rôle, du degré de participation aux processus métier, vautour ou individuellement. Des droits sont définis pour les dossiers et les types de documents et s'appliquent également aux fichiers joints, ils peuvent contenir des restrictions de lecture ou d'écriture. L'accès aux rapports est également limité - l'employé n'a accès qu'à ses rapports, au manager - les rapports de son service.
Il n'y a pas de différenciation des droits d'accès aux parties du document (champs du formulaire d'inscription, fichiers joints). Il n'y a pas de système d'outils de sauvegarde et de récupération des données.
Conclusion
Les entreprises qui choisissent un EDMS sont confrontées au même problème - elles doivent intégrer à long terme le système acquis et les processus métier existants de l'organisation. Pour optimiser le travail de toute l'entreprise, il est important d'intégrer les processus de gestion des documents dans les principaux processus de bout en bout, et plus tôt une telle combinaison se produit, mieux c'est. Cependant, cet événement chronophage nécessite du temps, de l'expérience et une communication constante de tous les employés dont le travail est lié aux documents. D'une manière ou d'une autre, les systèmes, par leurs fonctions, permettent d'accélérer ce processus. En résumant et en évaluant les résultats, ELMA ECM+, 1C : Document Management 8 et Directum répondent surtout aux principales exigences.
Ce n'est un secret pour personne que la réussite de toute entreprise dépend principalement du fonctionnement du mécanisme de rationalisation de la documentation. Après tout, travailler avec de la paperasse, même s'il n'apporte pas de plaisir, est un maillon important dans la gestion d'une entreprise.
De plus, la documentation doit être traitée en temps opportun, sinon elle commencera à s'accumuler et à se perdre. Afin d'éviter d'éventuelles pertes, un système de gestion électronique des documents a été mis en place.
Dans cet article, nous expliquerons : Qu'est-ce que l'EDMS ? Quels sont ses types, avantages et inconvénients ?
Avec le développement d'Internet, le temps des dossiers épais et des archives poussiéreuses appartient au passé. Désormais, le processus de travail avec les documents est entièrement automatisé. Les papiers nécessaires sont retrouvés en un clic, et l'archivage se fait sans aucune intervention humaine. L'EDMS ouvre de telles opportunités pour les entreprises.
Un système de gestion électronique de documents (EDMS) est un logiciel spécial par lequel les documents sont traités électroniquement. En d'autres termes, grâce à l'EDMS, il est possible de transférer des documents entre employés, d'émettre des tâches individuelles, d'archiver, etc.
Certes, de nombreuses organisations sont capables de créer des documents électroniques, de les stocker et de les transférer. Cependant, juste format électronique n'aura aucun effet juridique. Pour qu'un papier électronique prenne du poids, il est important qu'il soit signé par les deux parties. Dans ce cas, les documents doivent être scellés avec une signature électronique spéciale.
Par conséquent, le SED peut être divisé en deux types :
- Flux de documents au sein de l'entreprise entre les employés ;
- Flux de documents entre diverses entreprises et organisations par le biais de canaux de communication spéciaux.
L'utilisation de l'EDMS au sein de l'organisation nécessite un logiciel spécial. Habituellement, un tel programme est appelé plate-forme EDI. De plus, pour le bon fonctionnement d'un tel logiciel, vous aurez besoin équipement optionel. Par exemple, les serveurs, les canaux réseau, etc.
Un opérateur de gestion électronique de documents sera nécessaire si vous avez besoin de travailler avec des papiers entre deux entreprises différentes. Un tel opérateur sera une bonne aide. Après tout, il sait faire passer les messages, vérifie le format d'envoi des documents, exige et contrôle l'apposition d'une signature électronique, stocke et archive lui-même les papiers, etc.
Ainsi, EDMS est le "système circulatoire" de toute l'entreprise. Cela fait gagner beaucoup de temps et, bien sûr, a un effet positif sur le travail de l'organisation dans son ensemble. Mais y a-t-il toujours un bénéfice à ce type de traitement de l'information ? Et l'EDMS est-il capable de nuire à une entreprise ? Pour répondre à ces questions, vous devez considérer les aspects positifs et négatifs de la gestion électronique des documents.
Avantages et inconvénients de l'EDI
Comme tout autre processus, l'EDI a des avantages et des inconvénients. Les principaux paramètres sont présentés dans le tableau ci-dessous.
 Avantages |
 Défauts |
|---|---|
|
|
Le coût réel de la gestion électronique des documents pour les petites entreprises
(*) Si l'entreprise est petite et que le propriétaire de l'entreprise (ou l'entrepreneur individuel lui-même) va signer les documents personnellement, les coûts seront minimes. Ils consistent en l'achat d'une signature numérique électronique - 1 500 roubles et l'accès à un service de gestion électronique de documents - à partir de 100 roubles.
Pour les petits volumes, nos rédacteurs recommandent le service Kontur.Diadoc. Si vous sélectionnez le tarif Universel“, alors les coûts ne seront que de 9 roubles par document envoyé. Par rapport à l'envoi de documents originaux par courrier, l'envoi d'une lettre recommandée dans la région coûtera au moins 50 roubles. La différence est flagrante :
Le système offre à tous les nouveaux utilisateurs 50 transferts bonus de bienvenue de documents électroniques.
Comme le montre le tableau, malgré les aspects positifs, l'EDMS a également points négatifs. Fondamentalement, ils se résument aux coûts matériels, qui, en fin de compte, ne sont peut-être pas faibles.
L'entreprise engagera des coûts importants non seulement pour l'installation du logiciel et l'achat de l'équipement nécessaire, mais devra également embaucher un employé, sans les compétences particulières duquel le système de gestion électronique des documents ne fonctionnera tout simplement pas. Un tel employé doit également payer un salaire. Et c'est un autre élément de coût.
Mais n'oubliez pas que les efforts déployés porteront leurs fruits à l'avenir et que les entreprises travaillant avec EDMS n'en seront que bénéficiaires. Après tout, ils économiseront non seulement sur le temps de traitement de l'information, mais réduiront également considérablement le coût du paiement des services, par exemple un archiviste. En plus de tout le reste, les archives électroniques ne nécessitent pas de locaux supplémentaires, l'achat de papeterie supplémentaire et d'autres points.
Qu'est-ce qu'un système de gestion électronique de documents ?
En règle générale, il s'agit d'un système de gestion électronique de documents (GED), dans lequel vous pouvez générer, envoyer, recevoir et signer des documents électroniques. Ils sont équivalents au papier signature manuscrite. Pour effectuer la gestion électronique des documents, vous avez besoin d'un certificat de signature électronique.
L'interface se compose généralement de 2-3 onglets, y compris les sous-traitants (vos partenaires et clients participant à l'EDI) et l'onglet principal - Documents. Dans cet onglet, les sections Entrant et Sortant contiendront les documents envoyés et reçus par vous.
Types d'EDI
Sans aucun doute, lors de l'introduction de la gestion électronique des documents, les organisations accordent une grande importance à l'efficacité. Il est difficile de dire quel type d'EDI pour une organisation particulière sera le plus efficace. Tout dépend de la direction de l'entreprise et de ses processus d'affaires.
Cependant, il existe une qualification générale de l'EDI en termes de fonctionnalité, de technologie de contrôle, de composants constitutifs, etc. À cet égard, les principaux types de SED peuvent être distingués :
- Système bureautique. Ce type est destiné à effectuer le travail de bureau de l'entreprise. De plus, les travaux sont effectués selon toutes les règles acceptées avec contrôle vertical, c'est-à-dire de supérieur à subordonné;
- Archives électroniques. L'objectif principal d'un tel système est l'organisation du travail sur le stockage de la documentation. Entre autres choses, le programme permet à l'utilisateur de trouver facilement le papier nécessaire. Cependant, le transfert de documentation dans un tel système ne serait pas possible;
- Systèmes de flux de travail. Ce type de système est répandu parmi les utilisateurs car sa tâche principale est l'organisation et l'automatisation des processus métier. Il est facile de faire des affaires avec un tel logiciel, et le flux de travail n'est qu'une excuse pour l'existence de moments de travail ;
- Systèmes ECM. Le logiciel permet à l'utilisateur d'introduire de la nouveauté dans le système de gestion de l'organisation. En utilisant systèmes complexeséventuellement gérer : documents, signatures, workflows, connaissances des collaborateurs, etc. Ce type d'EDI sera beaucoup plus coûteux, car il offre à l'utilisateur des fonctionnalités avancées.
Il convient de noter que chaque type d'EDMS devient le plus grand du précédent et offre plus d'opportunités aux utilisateurs. Cependant, pour apprécier pleinement les avantages de la gestion électronique de documents, vous devez faire le bon choix.
Comment choisir le bon SED
Comme déjà noté, le choix d'un EDMS est un processus complexe qui nécessite une attention particulière. Entre autres choses, la gestion de l'entreprise doit prendre en compte un grand nombre de facteurs décisifs, tels que la direction de l'entreprise, le personnel, etc.
Par exemple, pour organisation commerciale il sera correct d'installer EDMS à la fois entre les employés et entre les partenaires. Ce n'est qu'ainsi que l'entreprise pourra obtenir les avantages économiques nécessaires.
Pour institution publique il vaut mieux se concentrer sur les spécificités de son travail, et accorder plus d'attention à la création d'archives électroniques. Et il est également nécessaire de former les employés à travailler avec eux.
Lors du choix de l'un ou l'autre EDMS, il est important de déterminer si le système répond aux exigences énoncées. Ceux-ci inclus:
- Intégralité des fonctionnalités ;
- Facilité d'utilisation;
- À quelle vitesse ce système sera-t-il introduit dans le flux de travail ?
- La présence de paramètres, et ils doivent être flexibles;
- Le système a-t-il la capacité d'étendre la fonctionnalité ?
- Est-il possible d'adapter l'EDMS au logiciel existant de l'entreprise ;
- Facilité d'adaptation;
- Disponibilité soutien technique. Il est important que cette assistance soit à un niveau élevé ;
- Réputation du fabricant, etc.
Tenant compte de ce fait, l'utilisateur doit adhérer aux actions suivantes :
- Découvrez les fonctionnalités. Une attention particulière doit être portée au chapitre « Opportunités ». Il est important que le fabricant spécifie spécifiquement la liste des tâches effectuées par le programme. S'il n'y a pas de détails, cela vaut la peine d'abandonner un tel système EDMS;
- Disponibilité de présentations thématiques. Il est important que le programme contienne du matériel de démonstration, expliquant ainsi à l'utilisateur comment utiliser la fonctionnalité ;
- Étudiez les captures d'écran. Ainsi, le gestionnaire pourra s'assurer que la fonctionnalité est vraiment simple et qu'elle répond aux exigences énoncées.
- Assurez-vous de lire les avis de vrais utilisateurs. La meilleure option est de regarder des vidéos sur YouTube ;
- De nombreux fabricants proposent aux cadres des essais gratuits. Ainsi, l'utilisateur pourra comprendre si le produit sélectionné est adapté ou non ;
- Quant au coût de la marchandise, il est évident que cet article ne peut qu'exciter l'acheteur. Il est difficile de déterminer quel devrait être le coût réel d'un EDMS, mais il vaut la peine d'explorer à quoi correspond tel ou tel chiffre. Par conséquent, une étude détaillée de la liste de prix aidera l'acheteur à éviter les coûts et dépenses imprévus.
Cela vaut la peine de se rappeler ce qu'il faut faire bon choix seul un spécialiste vous aidera. Par conséquent, la sélection et l'installation d'un EDMS ne doivent être effectuées que sous la surveillance étroite d'une personne possédant des compétences particulières.
En raison du coût élevé, toutes les organisations de notre pays ne travaillent pas avec EDMS. À l'heure actuelle, seules les grandes entreprises effectuent le traitement des documents sous forme électronique. Mais les choses évoluent, et il est probable que dans un avenir proche la nécessité de travailler avec l'aide d'un EDMS sera appréciée, et de nombreuses entreprises pourront se permettre d'effectuer commerce électronique. Ainsi, ils deviendront les plus efficaces et les plus performants!
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