Aujourd'hui, la gestion électronique des documents fait irruption dans nos vies avec audace, aujourd'hui presque toutes les entreprises utilisent des documents électroniques, utilisent le courrier électronique, les déclarations électroniques, d'autant plus que pour la taxation de la TVA, les déclarations obligatoires sont établies par la loi. Quelqu'un a déménagé et utilise dans Vie courante systèmes de gestion électronique des documents et transféré tous les rapports et documents primaires sous forme électronique.
Le concept de gestion électronique de documents et les avantages de la gestion électronique de documents
Gestion électronique des documents est une façon de travailler avec des documents. Les caractéristiques de la gestion électronique des documents sont que les documents électroniques sont signés avec une signature numérique électronique. Un tel document, signé avec un EDS, a la même valeur qu'un document sur papier.La gestion électronique des documents a ses avantages et ses inconvénients.
Table
Avantages et inconvénients de la gestion électronique des documents
| Avantages de la gestion électronique des documents | Inconvénients de la gestion électronique des documents |
| La capacité de trouver rapidement des documents; Disponibilité d'une structure centralisée de gestion des documents ; Stockage systématisé des documents dans les archives électroniques ; Simplicité dans l'enregistrement et la coordination des documents ; La possibilité de signer et d'envoyer des documents via des canaux de communication électroniques, ce qui permet de gagner du temps ; Possibilité d'établir des documents similaires; Réalisation d'un audit électronique | La nécessité d'acheter une signature numérique électronique ; Impossibilité d'utilisation si la contrepartie n'utilise pas la gestion électronique de documents ; Frais supplémentaires pour la gestion électronique des documents ; Absence de formats de flux de documents unifiés ; Méfiance de certains utilisateurs envers les documents électroniques |
Parallèlement, la gestion électronique des documents se développe de plus en plus. Et il y a des conditions préalables pour cela.
Premièrement, la gestion électronique des documents est prévue par la législation fiscale. Par exemple, lors d'un rapport sur les primes d'assurance ou l'impôt sur le revenu des particuliers, il doit être soumis à au format électronique si le nombre de l'entreprise est supérieur à 25 personnes. La déclaration électronique doit être soumise par voie électronique. En outre, les explications, si le rapport est soumis par voie électronique, en 2017 devront également être fournies sous la forme d'un document électronique.
Deuxièmement, la gestion électronique des documents est acceptée en comptabilité. Conformément à la loi n ° 402-FZ "Sur la comptabilité", le document comptable principal est établi sur papier et (ou) sous la forme d'un document électronique signé signature électronique.
Troisièmement, en 2017, la gestion électronique des documents sera encore développée dans les procédures judiciaires. Ainsi, beaucoup sont habitués au fait que les décisions de justice soient publiées électroniquement sur Internet. Conformément à l'article 4 du Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie, une déclaration, une déclaration, une plainte, une présentation et d'autres documents peuvent être déposés auprès du tribunal sur papier ou sous forme électronique, y compris sous la forme d'un document électronique signé avec une signature électronique de la manière prescrite par la loi Fédération Russe, en remplissant un formulaire mis en ligne sur le site officiel du tribunal dans le réseau d'information et de télécommunication « Internet ». Des dispositions similaires sont établies dans la partie de la procédure civile.
Quatrième, Technologie éléctronique fermement entré dans nos vies en termes d'utilisation de la gestion électronique des documents dans la documentation d'appel d'offres, la réalisation d'enchères électroniques. Conformément à l'article de la loi fédérale du 05.04.2013 n° 44-FZ (telle que modifiée le 03.07.2016) "Sur le système contractuel dans le domaine de l'acquisition de biens, travaux, services pour répondre aux besoins de l'État et des municipalités" sous le enchères en formulaire électronique (enchère électronique) signifie une vente aux enchères, dans laquelle les informations sur l'achat sont communiquées par le client à un nombre illimité de personnes en les plaçant dans un seul Système d'Information avis d'une telle enchère et documentation à ce sujet, les participants à l'approvisionnement sont soumis à des exigences uniformes et Exigences supplémentaires, la tenue d'une telle enchère est assurée sur le site électronique par son opérateur.
La cinquième raison est liée au fait qu'aujourd'hui de nombreuses entreprises opèrent dans différentes régions, avec différentes villes, donc pour l'organisation entreprise efficace il est nécessaire d'accélérer le flux de documents et de simplifier la relation entre les parties. À cet égard, intuitivement, de nombreuses entreprises introduisent la gestion électronique des documents.
Comment introduire la gestion électronique des documents ?
Dans un premier temps, il est nécessaire de prendre une décision fondamentale sur l'introduction de la gestion électronique des documents. Une telle décision est rendue par ordre de l'entreprise. Certaines entreprises élaborent des actes locaux spéciaux qui réglementent le flux de documents et la coordination des documents au sein de l'entreprise, ces caractéristiques incluent la coordination des documents entre les services, le contrôle, la signature par la direction et le stockage des documents d'archives.À la deuxième étape, vous devez choisir la signature que l'entreprise utilisera lors du traitement des documents.
Une signature électronique simple est une signature électronique qui, par l'utilisation de codes, de mots de passe ou d'autres moyens, confirme le fait de la formation d'une signature électronique par une certaine personne.
Signature électronique non qualifiée est une signature électronique qui :
- obtenu à la suite d'une transformation cryptographique d'informations à l'aide d'une clé de signature électronique ;
- permet d'identifier la personne qui a signé le document électronique ;
- permet de détecter le fait d'apporter des modifications à un document électronique après le moment de sa signature ;
- créé à l'aide d'outils de signature électronique.
- la clé de vérification de la signature électronique est précisée dans le certificat qualifié ;
- pour créer et vérifier une signature électronique, on utilise des moyens de signature électronique qui ont la confirmation du respect des exigences (article 5 de la loi fédérale du 04/06/2011 n°. Pour des raisons de sécurité, il s'agit de la signature qualifiée renforcée.
À la quatrième étape, il est nécessaire de fournir des documents pour la conclusion du contrat.
La cinquième étape est la conclusion d'un accord avec un centre de certification. Selon l'article 2 de la loi fédérale du 6 avril 2011 n° 63-FZ (telle que modifiée le 30 décembre 2015) « Sur la signature électronique », un centre de certification est une personne morale, entrepreneur individuel ou une agence gouvernementale ou une agence gouvernement local qui remplissent les fonctions de création et d'émission de certificats de clés de vérification de signature électronique, ainsi que d'autres fonctions.
La sixième étape est l'introduction de la gestion électronique des documents dans l'entreprise, l'organisation d'un échange spécifique de documents électroniques. Les factures sont établies sous forme électronique d'un commun accord entre les parties à la transaction et si elles ont des moyens techniques et la capacité de recevoir et de traiter ces factures conformément au format approuvé.
Que doit contenir l'accord avec le centre de certification ?
Lors de la conclusion d'un accord avec un centre de certification, il faut faire attention à statut légal centre de certification. L'accréditation d'un centre de certification s'effectue à la condition, notamment, qu'il remplisse les conditions de présence aide financière responsabilité pour les dommages causés à des tiers du fait de leur confiance dans les informations spécifiées dans le certificat de la clé de vérification de signature électronique délivré par un tel centre de certification, ou les informations contenues dans le registre des certificats tenu par un tel centre de certification, en le montant d'au moins 1,5 millions de roubles .Lors de la conclusion d'un accord avec un centre de certification, il est important de faire attention à l'objet de l'accord. Selon l'article 432 du Code civil de la Fédération de Russie, ce sont les conditions obligatoires pour les contrats de ce type. Le contrat est réputé conclu si les parties, dans la forme requise dans les cas pertinents, sont parvenues à un accord sur toutes les clauses essentielles du contrat. C'est-à-dire qu'il est important de prescrire le plus clairement possible l'objet du contrat.
L'objet de l'accord découle de la loi "sur la signature électronique".
Centre de vérification :
- crée des certificats de clés de vérification de signature électronique et délivre ces certificats ;
- fixe les durées de validité des certificats des clés de vérification de signature électronique ;
- révoque les certificats de clés de vérification de signature électronique délivrés par cette autorité de certification ;
- délivre, à la demande du demandeur, des moyens de signature électronique ;
- tient un registre des certificats délivrés et annulés par ce centre de certification pour la vérification des signatures électroniques ;
- établit la procédure de tenue du registre des certificats;
- crée, à la demande des demandeurs, des clés de signature électronique et des clés de vérification de signature électronique ;
- vérifie l'unicité des clés de vérification des signatures électroniques dans le registre des certificats ;
- vérifie les signatures électroniques à la demande des participants à l'interaction électronique ;
- exerce d'autres activités liées à l'utilisation d'une signature électronique.
- inexécution ou mauvaise exécution des obligations découlant du contrat de prestation de services par le centre de certification ;
- inexécution ou mauvaise exécution des obligations (clause 3 de l'article 13 de la loi fédérale du 06/04/2011 n° 63-FZ (telle que modifiée le 30/12/2015) "Sur la signature électronique").
Comment organiser la gestion électronique des documents au sein de l'entreprise ?
Au sein de l'entreprise, la gestion électronique des documents doit être organisée comme sur des roulettes. Après tout, il est important que la gestion électronique des documents implique la numérisation de documents, la signature avec une signature numérique électronique. Et cela signifie qu'il faut un spécialiste responsable des copies numérisées électroniques, et un spécialiste Logiciel, qui vous permet de signer des documents.La compilation, l'exécution et l'approbation des projets de documents électroniques sont effectuées conformément aux règles générales travail de bureau établi par rapport à des documents similaires sur papier. Un document électronique doit avoir tous les détails définis pour un document similaire sur papier, à l'exception d'un sceau, car un sceau n'est pas un attribut obligatoire. Au sein de l'entreprise, des méthodes de confirmation des actions avec des documents électroniques peuvent être utilisées, dans lesquelles une signature numérique électronique n'est pas utilisée. Par exemple, sans signature numérique électronique, les documents peuvent être mis sous contrôle.
Si vous souhaitez organiser le flux de documents avec vos contreparties, vous devez inclure les dispositions pertinentes dans le contrat avec la contrepartie.
Les documents sont générés et signés électroniquement. Le moyen de signature numérique électronique utilisé doit être certifié conformément à la procédure établie.
Le plus simple est d'organiser la gestion électronique des documents avec les autorités, par exemple avec le service des impôts. pour cela, il est également nécessaire d'obtenir une signature électronique et de conclure un accord avec un centre de certification. Le plus souvent, les contribuables soumettent des déclarations, des explications et des factures à l'administration fiscale. Comme " retour d'information» les documents sont générés par l'administration fiscale conformément à l'ordonnance du Service fédéral des impôts de Russie du 15 avril 2015 n ° ММВ-7-2 / [courriel protégé]« Sur l'approbation de la procédure d'envoi des documents utilisés par les autorités fiscales dans l'exercice de leurs compétences dans les relations réglementées par la législation sur les impôts et taxes, sous forme électronique via les voies de télécommunication et sur la reconnaissance de nullité de certaines dispositions de l'arrêté du Service fédéral des impôts en date du 17 février 2011 n° ММВ-7 -2 / [courriel protégé]».
Ces documents comprennent :
- exigences de clarification;
- les avis des sociétés étrangères contrôlées ;
- notifications sur l'appel du contribuable (payeur de la redevance, mandataire fiscal);
- avis d'imposition;
- les décisions de suspension des opérations sur les comptes d'un contribuable (payant, mandataire des impôts) dans une banque et les transferts de sa monnaie électronique ;
- les décisions d'annulation de la suspension des opérations sur les comptes du contribuable (payeur de redevances, mandataire des impôts) en banque et les transferts de sa monnaie électronique ;
- décision de procéder à un contrôle fiscal sur place ;
- autres documents.
Comment organiser le stockage des documents électroniques ?
Le principal acte réglementaire réglementant le stockage des documents électroniques est le Règlement d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents du fonds d'archives de la Fédération de Russie et d'autres documents d'archives au sein des autorités. le pouvoir de l'État, gouvernements locaux et organisations (approuvé par arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 31 mars 2015 n ° 526, ci-après dénommé le règlement). À ce document Pour la première fois, des règles de stockage des documents électroniques sont établies.Comment les documents doivent-ils être stockés ?
Premièrement, il est nécessaire de préparer une nomenclature des affaires d'une organisation particulière. La nomenclature des cas variera selon l'entreprise, le domaine d'activité.
La nomenclature des affaires permet de regrouper les documents exécutés en affaires, de systématiser et d'enregistrer les affaires, de déterminer les modalités de leur conservation et de rechercher des documents. La nomenclature des cas sert de base à l'établissement des inventaires des cas de stockage permanent et temporaire (plus de 10 ans), ainsi qu'à l'enregistrement des cas de stockage temporaire (jusqu'à 10 ans inclus).
Deuxièmement, il faut former des cas. Pour ce faire, il est nécessaire de procéder à un examen de la valeur des documents qui seront stockés sous forme électronique. Veuillez noter qu'il existe certains délais pour la conservation de certains documents. Par exemple, les documents comptables sont conservés pendant 5 ans, et les documents fiscaux pendant 4 ans.
Troisièmement, il est nécessaire de mettre une marque que les données sont stockées sous forme électronique dans la nomenclature des cas. Par exemple, « Feuilles de temps. Documents électroniques.
Quatrième, vous devez archiver les documents.
Avant de placer un fichier électronique pour stockage, il doit :
- décharger de système électronique(si le document est créé dans un format spécial produit logiciel);
- protéger contre d'éventuelles modifications en sauvegardant dans un format adapté ;
- écrire sur un support de stockage.
Le format généralement accepté pour le stockage et l'archivage des documents électroniques est le PDF/A. Il convient de le distinguer du PDF habituel, à chaque mise à jour duquel de nouvelles possibilités de travail avec des fichiers apparaissent. PDF/A est destiné à autre chose : c'est un format d'archivage à long terme de documents électroniques.
Cinquième étape est d'écrire des descriptions. L'inventaire comprend tous les fichiers électroniques qui ont été générés en relation avec des documents électroniques. Cependant, au lieu du nombre de feuilles, qui est indiqué lors de la formation des cas sur papier, le volume de documents électroniques est indiqué.
Le format de description pourrait ressembler à ceci :
| Nom de la position de la tête unité structurelle | ||
| Signature | Décryptage | |
| Date de la signature | ||
| CONVENU Titre d'emploi chef du service DOE | ||
| Signature | Décryptage | |
| Date de la signature | ||
| Gestionnaire d'archives (responsable des archives) | ||
| Signature | Décryptage | |
| Date de la signature | ||
Dans certains cas, il est nécessaire de détruire les documents. Par exemple, les notes de service ont été stockées pendant une longue période, la période de stockage a expiré et il est nécessaire de les détruire. Dans ce cas, un examen de la valeur des documents est effectué. Un tel examen peut être commission spéciale. Sur la base des résultats de l'examen, un acte est publié sur l'attribution des documents à détruire. La forme d'un tel acte est développée par l'entreprise de manière indépendante. Et sur la base de l'acte, les disques ou autres supports de stockage sont tout simplement détruits.
En conclusion, il convient de noter que, bien sûr, l'avenir appartient aux documents électroniques. Cependant, il est important de bien organiser la gestion électronique des documents. De nombreuses entreprises sont confrontées aux problèmes d'une mauvaise organisation de la gestion documentaire, lorsqu'un seul document est connecté au système de gestion électronique des documents. lieu de travail dans un département ou même un département, alors que la plupart des documents sont encore conservés sur papier. Par conséquent, tous les problèmes liés à la gestion électronique des documents doivent être résolus "sur la banque" au stade de la mise en œuvre du système.
Des questions sur la différence entre la forme d'un document électronique et le format ont surgi depuis que le Service fédéral des impôts a donné son feu vert à l'utilisation de documents électroniques dans la comptabilité fiscale. documents primaires. C'est arrivé il y a plus de trois ans. Cependant, ces concepts sont encore confus. Voyons lequel est lequel.
Quels sont les formats de documents électroniques ?
Pour répondre à cette question, commençons par un petit classement. La liste complète des documents utilisés aujourd'hui dans les organisations peut être divisée en deux groupes :
- Documents utilisables aussi bien sous forme papier que sous forme électronique (lettre de voiture TORG-12, facture, document de transfert universel, attestation d'achèvement, facture, contrat de fourniture, etc.).
- Documents autorisés à être utilisés exclusivement sur papier (copie de la facture remise par le mandataire au donneur d'ordre, lettre de voiture (TTN), déclaration de conformité, etc.).
Dans ce cas, nous nous intéressons aux documents du premier groupe, qui, conformément à la loi, peuvent être créés, transmis et stockés sous forme électronique. Certes, il convient de garder à l'esprit que la loi impose des exigences strictes sur les formats de certains documents électroniques, ainsi que sur la forme d'un certain nombre de documents électroniques.
.XML - un format unique de pièces comptables
Les DE, dont le format est clairement décrit et défini par la loi, sont dites formalisées. Ceux-ci incluent: facture, lettre de voiture TORG-12 et certificat d'achèvement.
Toutes les autres ED (factures, lettres, procurations, passeports de transaction, etc.) sont non formalisées. Il n'y a pas d'exigences particulières pour leurs formats. La forme des données des documents électroniques n'est pas non plus importante.
Les documents formalisés sont créés selon les formats du Service fédéral des impôts. À ce jour, un seul format a été légalement approuvé pour les originaux électroniques - .XML, pour les copies numérisées - .JPG, .TIFF, .PDF, .PNG.
Fait intéressant, il existe un format obligatoire pour une facture électronique qui répond aux exigences du Service fédéral des impôts - c'est .XML. Et il existe des formats recommandés pour l'acte et TORG-12, et c'est aussi .XML. Bien que vous puissiez échanger des documents primaires dans n'importe quel format, lors d'une demande sous forme électronique, le bureau des impôts n'acceptera que les documents au format .XML. Si vous échangez des documents primaires dans un format différent, vous devrez le soumettre au Service fédéral des impôts sur papier. C'est inconfortable, n'est-ce pas ? Par conséquent, pour éviter toute confusion, nous vous conseillons d'utiliser les formats recommandés par le Service fédéral des impôts.
La forme d'un document électronique n'est pas son format
Pas à pas, nous nous rapprochons de la compréhension du format d'un document électronique. En fait, il peut y avoir plusieurs définitions de ce concept. Il s'agit également d'un ensemble de données structuré, pratique pour le stockage et le traitement automatique. Le format peut également être appelé informations textuelles codées, qui sont responsables de la distribution et de la présentation des données dans l'ED.
Ci-dessous, vous pouvez voir à quoi ressemble une facture électronique au format .XML. Son corps se compose d'éléments de balisage et du tableau de données lui-même. Vous pouvez vous familiariser avec les exigences relatives au format d'une facture électronique dans le texte de l'ordonnance du Service fédéral des impôts du 04.03.2015 n ° ММВ-7-6 / [courriel protégé].
Passons maintenant au formulaire. Si le format est responsable du "contenu interne", alors la forme du document électronique est son "visage". En d'autres termes, ce à quoi ressemble ED sur un écran d'ordinateur ou sur papier est sa forme. Pour certains documents, la loi définit une forme rigide. Cela concerne principalement la facture, dont la forme est approuvée par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 26 décembre 2011 N 1137.
Alors, tirons des conclusions. Parmi toute la panoplie de formulaires et de formats, il y en a des obligatoires et des recommandés. Pour comprendre une fois pour toutes l'état des lieux des formes et formats des documents électroniques, il suffit de lire le tableau suivant.
| Nom du DE | Format | Utilisation obligatoire du format | La forme | Application obligatoire du formulaire |
| Facture d'achat | .xml | Conformément à l'arrêté du Service fédéral des impôts du 04.03.2015 n° ММВ-7-6/ [courriel protégé] le format .XML est obligatoire. | Le formulaire a été développé et approuvé. | Le formulaire de facture est déterminé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 26 décembre 2011 N 1137 et son utilisation est obligatoire. |
| Certificat d'achèvement | Selon l'arrêté du Service fédéral des impôts du 21 mars 2012 N MMV-7-6 / [courriel protégé] le format .XML recommandé à utiliser a été approuvé. | Il n'y a pas de forme unique de l'acte. | La loi fédérale 402 "sur la comptabilité" ne fournit que des détails obligatoires auxquels la forme de l'acte doit se conformer. | |
| Lettre de voiture TORG-12 | .XML, .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF, etc. | Selon l'arrêté du Service fédéral des impôts du 21 mars 2012 N MMV-7-6 / [courriel protégé] le format .XML recommandé à utiliser a été approuvé. | Le formulaire est approuvé, contenu dans "l'Album des formulaires unifiés de la documentation comptable primaire pour la comptabilisation des opérations commerciales". Cependant, depuis 2013, il n'est plus obligatoire de l'appliquer. | À partir du 01/01/2013, le responsable de l'organisation a le droit de déterminer la forme de la lettre de voiture. En même temps, il doit contenir un certain nombre de détails obligatoires (FZ 402 "On Accounting"). |
Question 5. Classement des documents
Classement des documents- répartition des documents en groupes (types) en fonction des caractéristiques du contenu, de la forme de compilation, etc. afin d'organiser et d'améliorer l'efficacité de leur travail.
La classification vous permet de développer certaines méthodes de travail avec chaque groupe de documents, de les fixer dans des instructions, d'organiser des documents dans le travail de bureau. 2. Classiquement, les documents peuvent être répartis dans les groupes suivants : par voie de documentation: manuscrit; électronique;
Graphique;
film, photo, documents audio;
par domaine d'utilisation: organisationnel et administratif; financier et comptable; scientifique et technique; par le travail; rapports et statistiques ;
au lieu de compilation:
Entrant (entrant dans l'organisation);
Sortant (envoyé par l'organisation);
Interne (compilé et utilisé dans l'organisation elle-même);
selon la rubrique restriction d'accès :
ouvert (non secret);
avec restrictions d'accès. Les documents peuvent avoir les cachets suivants:
"Pour usage officiel" (informations officielles destinées uniquement aux employés d'une organisation ou d'une industrie particulière) ; "Secret", "Top Secret", "Special Importance" (informations contenant des secrets d'État) ; "Confidentiel" (informations dont l'accès est limité par la législation de la Fédération de Russie) ;
"Secret commercial" (informations qui ont une valeur commerciale en raison de leur méconnaissance par des tiers, auxquelles il n'y a pas de libre accès sur une base légale et à l'égard desquelles le propriétaire de ces informations a mis en place un régime de protection );
par origine:
officiel (officiel) (affectant les intérêts de l'organisation, établi par des individuel, rédigé de la manière prescrite); personnel (concernant les intérêts d'une personne particulière et étant nominal);
sud d'importance religieuse:
originaux ou originaux (les premiers ou exemplaires uniques de documents officiels, personnellement signés par l'auteur);
copies (documents qui reproduisent intégralement les informations du document original et toutes ses signes extérieurs ou partie d'entre eux qui ne sont pas juridiquement contraignants) ;
copies certifiées conformes (copies de documents, sur lesquelles, conformément à la procédure établie, les détails nécessaires sont apposés, leur donnant force de loi);
les doubles (copies répétées du document original qui ont force de loi) ;
sous forme de présentation:
individuel (dont le contenu est présenté sous forme libre) ;
modèle (lorsque la structure, une partie du document, les phrases types sont préparées à l'avance et l'autre partie est remplie lors de la compilation, par exemple, d'un certificat de travail);
typique (créé pour documenter des situations standard, par exemple, des voyages d'affaires, et utilisé dans toutes les organisations) ;
par durée de conservation:
stockage permanent;
stockage à long terme (plus de 10 ans); stockage temporaire (jusqu'à 10 ans).
1 . Document électronique- un document dans lequel les informations sont présentées sous forme électronique, avec les détails nécessaires pour en reconnaître la validité.
Un document électronique doit respecter les conditions suivantes conditions:
être créés, traités, stockés, transmis et reçus à l'aide de logiciels et de matériel ;
être affiché (reproduit) sous une forme compréhensible pour la perception.
Document électronique Peut être reproduit dans la forme et la forme, compréhensible pour la perception : sur l'écran d'affichage ; transporteur de papier;
un autre objet matériel séparable du support de la machine sous une forme accessible pour un examen visuel. Lors de l'utilisation d'un document électronique, il n'est pas nécessaire d'en fournir une copie sur papier, à l'exception des cas prévus par les actes juridiques réglementaires de la Fédération de Russie ou par accord des parties. Avantagesutilisation de documents électroniques:
l'ensemble informatique de documents est réduit au minimum lors de l'utilisation d'échantillons prêts à l'emploi contenus dans la mémoire du PC ; le traitement informatique des documents électroniques (par exemple, les demandes de marchandises) est beaucoup plus rapide que le traitement des documents papier ;
la collecte, la systématisation et la recherche de tout document ou information à partir de documents sont accélérées et simplifiées ; en utilisant E-mail transfert rapide des documents à n'importe quelle distance; le stockage de documents électroniques vous permet de sauvegarder une grande quantité d'informations sur de petits supports et ne nécessite donc pas de grandes surfaces pour les archives; le volume de la routine opérations techniques avec des documents, du temps est libéré pour résoudre des tâches de gestion significatives ;
le nombre de documents perdus, dont la localisation est inconnue, est réduit ;
il devient possible d'utiliser les informations reçues pour préparer un autre document (rapport, résumé, bilan, etc.), augmentant ainsi l'efficacité et la qualité du document en cours de compilation.
Approbation du projet de document électronique a ce qui suit Avantages:
lire un document sur un écran de PC sans le sortir sur papier ; des corrections sont apportées au projet de document ;
Aux inconvénientsles documents électroniques peuvent être: fragilité du stockage par rapport aux documents papier ;
le besoin de moyens techniques pour la lecture ; la possibilité d'apporter des modifications non autorisées (en l'absence de signature numérique électronique (EDS) ou d'autres moyens de protection).
3. Gestion électronique des documents- le processus de circulation, de traitement, de stockage et d'échange de documents électroniques. Participants à l'échange de documents électroniques - physique et entités juridiques, autorités publiques de la Fédération de Russie, gouvernements locaux participant à l'échange de documents électroniques.
Expéditeur d'un document électronique- un participant à l'échange de documents électroniques qui compile un document électronique, le signe avec son EDS et l'envoie au destinataire directement ou par l'intermédiaire d'un intermédiaire de l'information.
Destinataire du document électronique- participant à l'échange de documents électroniques, auquel le document électronique a été reçu.
Intermédiaire dans l'échange de documents électroniques (intermédiaire en information)- une personne morale ou un entrepreneur individuel qui fournit des services liés à l'échange de documents électroniques entre expéditeurs et destinataires de documents électroniques.
Lors de l'échange de documents électroniques, les outils de sécurité de l'information doivent être utilisés conformément aux exigences des actes juridiques réglementaires de la Fédération de Russie.
Un document électronique est soumis à une vérification pour confirmer son authenticité au moyen d'une vérification de signature numérique. L'authentification d'un document électronique est effectuée par le destinataire du document électronique à l'aide des outils de vérification EDS qui lui sont fournis par l'expéditeur ou le distributeur des outils de vérification EDS. Authenticité d'un document électronique est considérée comme confirmée si, à la suite de l'exécution par le destinataire du document électronique des procédures prévues par les moyens de vérification de l'EDS, l'invariance de tous ses détails est établie. Gestion électronique des documentsréglementé règlements :
Etat;
intersectoriel;
industrie;
locales (entreprises).
Réglementation légale dans le domaine de la circulation des documents électroniques expédié:
pour la mise en œuvre d'une politique étatique unifiée dans le domaine de la circulation des documents électroniques ;
assurer la sécurité et la protection des informations lors de leur création, de leur traitement, de leur stockage, de leur transmission et de leur réception ;
garantir les droits et les intérêts légitimes des utilisateurs de documents électroniques ;
soutien juridique pour la technologie de création, de traitement, de stockage, de transmission et de réception de documents électroniques. Le travail avec des documents électroniques envoyés par e-mail est effectué également travailler avec des documents papier. Par conséquent, la gestion électronique des documents est également appelée entreprise automatisée. Chaque abonné au courrier électronique se voit attribuer une boîte aux lettres individuelle, à laquelle est attribué un code d'utilisateur, et l'échange de messages électroniques s'effectue par l'intermédiaire de ces boîtes aux lettres.
L'expéditeur d'un document électronique crée un fichier message, précise son nom, la date, l'heure d'envoi, et lance l'expéditeur de l'e-mail.
Les documents électroniques sont transférés aux destinataires conformément aux instructions de distribution.
Le destinataire reçoit le document sur l'écran du PC, qui, si nécessaire, peut être transféré sur papier. A l'aide d'un PC, les documents électroniques sont enregistrés.
Le gestionnaire, ayant reçu un document électronique, y appose une résolution, et le document est envoyé via le réseau interne au PC à l'exécuteur(s).
Le processus d'exécution des documents électroniques similaire exécution de documents papier. La gestion électronique de documents est en constante progression, notamment en lien avec le développement du commerce sur Internet. Durée de conservation des documents électroniques même, comme pour les papiers (par exemple, les avis bancaires et les exigences de virement - 5 ans). Le stockage de fichiers pendant une telle période peut entraîner leur perte, il est donc recommandé de créer des archives spéciales de documents électroniques sur CD.
À stockage de documents électroniques dans les archives électroniques devrait être fourni:
protection des documents électroniques contre l'accès non autorisé et la distorsion ;
la possibilité de fournir personnes intéressées l'accès aux documents électroniques stockés de la manière prescrite par les textes réglementaires ;
la possibilité de confirmer l'authenticité des documents électroniques pendant toute la durée de leur conservation ;
la possibilité de présenter les documents électroniques stockés sous la forme d'une copie sur papier.
À l'avenir, le développement de la gestion électronique des documents est axé sur l'utilisation maximale des documents électroniques, ce qui implique de modifier les traditions nationales existantes du travail de bureau et l'abandon progressif des supports d'information papier.
1. Les informations sous forme électronique, signées d'une signature électronique qualifiée, sont reconnues comme un document électronique, équivalent à un document papier signé d'une signature manuscrite, et peuvent être utilisées dans toute relation juridique conformément à la législation de la Fédération de Russie, sauf si Lois fédérales ou des actes juridiques réglementaires adoptés conformément à ceux-ci établissent l'exigence que le document soit rédigé exclusivement sur papier.
(voir texte dans l'édition précédente)
2. Les informations sous forme électronique, signées d'une signature électronique simple ou d'une signature électronique non qualifiée, sont reconnues comme un document électronique équivalent à un document sur papier signé d'une signature manuscrite, dans les cas établis par les lois fédérales, les actes juridiques réglementaires adoptés conformément à avec eux, ou un accord entre les participants à une interaction électronique. Les actes juridiques réglementaires et les accords entre les participants à une interaction électronique qui établissent des cas de reconnaissance de documents électroniques signés avec une signature électronique non qualifiée comme équivalents à des documents papier signés avec une signature manuscrite devraient prévoir la procédure de vérification d'une signature électronique. Les actes juridiques normatifs et les accords entre les participants à l'interaction électronique établissant des cas de reconnaissance des documents électroniques signés avec une signature électronique simple comme équivalents aux documents papier signés avec une signature manuscrite doivent respecter les exigences de l'article 9 de la présente loi fédérale.
3. Si, conformément aux lois fédérales, aux actes juridiques réglementaires adoptés conformément à celles-ci ou aux pratiques commerciales, un document doit être certifié par un sceau, un document électronique signé avec une signature électronique renforcée et reconnu comme équivalent à un document papier signé portant une signature manuscrite est reconnu comme équivalent à un document sur support papier, signé d'une signature manuscrite et certifié par un sceau. Les lois fédérales, les actes juridiques réglementaires adoptés conformément à celles-ci ou un accord entre les participants à une interaction électronique peuvent prévoir des exigences supplémentaires pour un document électronique afin de le reconnaître comme équivalent à un document sur papier, certifié par un sceau.
3.1. Si les lois fédérales et les actes juridiques réglementaires adoptés conformément à celles-ci prévoient qu'un document doit être signé par plusieurs personnes, un document électronique doit être signé par des personnes (personnes autorisées fonctionnaires organisme, organisation) qui a produit ce document, avec le type de signature établi par la législation de la Fédération de Russie pour signer le document électronique préparé avec une signature électronique.
4. Plusieurs documents électroniques interconnectés (paquet de documents électroniques) peuvent être signés avec une seule signature électronique. Lors de la signature d'un paquet de documents électroniques avec une signature électronique, chacun des documents électroniques inclus dans ce paquet est considéré comme signé avec une signature électronique du type qui a été utilisé pour signer le paquet de documents électroniques. L'exception concerne les cas où le paquet de documents électroniques par la personne qui a signé le paquet comprend des documents électroniques créés par d'autres personnes (organismes, organisations) et signés par elles avec le type de signature électronique établi par la législation de la Fédération de Russie pour signer de tels documents. Dans ces cas, le document électronique inclus dans le package est considéré comme signé par la personne qui a initialement créé un tel document électronique, avec le type de signature électronique avec lequel ce document a été signé lors de la création, quel que soit le type de signature électronique signée par le ensemble de documents électroniques.
Relier le travail de bureau traditionnel à la gestion électronique des documents n'est pas toujours facile. Dans cet article, vous trouverez des réponses aux cinq questions les plus fréquentes sur les documents électroniques. Nous vous dirons ce qu'est un document électronique, quand il peut et doit être transféré sur papier, comment rendre l'échange de documents électroniques juridiquement significatif, comment émettre un document électronique en pièce jointe à une lettre papier et comment stocker des documents électroniques. .
QUESTION 1 : QU'EST-CE QU'UN DOCUMENT ÉLECTRONIQUE ?
Un document électronique passe toute sa cycle de la vie- de la création à la destruction - sous forme électronique. Un document électronique imprimé - comme un document papier numérisé - n'est qu'une copie de l'original.
Ces dernières années, la théorie et la pratique du travail de bureau se sont efforcées de "se faire des amis" entre les documents électroniques et papier afin de suivre le flux de documents qui se déplace rapidement dans l'espace en ligne tout en conservant sa signification juridique. . Par exemple, il existe plusieurs variantes d'un e-mail, dont une seule est un véritable document électronique :
- une lettre signée avec une signature électronique est un véritable document électronique ;
- un message envoyé par e-mail n'est pas un document, mais il peut en être un, à condition que les participants à la communication en soient convenus ;
- une copie numérisée d'une lettre sur papier n'est pas un document électronique, mais si l'expéditeur et le destinataire ont convenu que l'échange de telles copies est juridiquement contraignant, alors une telle copie envoyée par e-mail peut être assimilée à un e-mail. Nous en parlerons plus en détail dans la réponse à la troisième question.
QUESTION 2 : SUR QUELS SUPPORTS TRAVAILLER LES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES ?
Le travail avec des documents électroniques peut être effectué à la fois en ligne et sur papier. Bien sûr, il est plus facile et plus rapide d'échanger des documents électroniques en utilisant le courrier électronique ou un système de gestion électronique de documents (ci-après dénommé EDMS), mais cela n'est pas toujours possible. Le résultat est des copies papier de documents électroniques.
imprimer e-mail pour y travailler, vous pouvez, mais n'oubliez pas : si vous échangez des lettres avec un destinataire sur une plateforme électronique, alors la réponse à cette lettre doit être électronique. De plus : un citoyen peut exiger de lui envoyer une réponse à son recours par courrier électronique.
Les règles internes de l'organisation peuvent stipuler qu'un certain document n'existe que sous forme électronique. En règle générale, les mémos sont les premiers à être affichés en ligne. Les employés les échangent dans l'EDMS, les services cloud ou par e-mail.
Cependant, il existe des règles prescrivant que les documents électroniques soient imprimés afin d'être placés dans le dossier sur papier.
QUESTION 3 : COMMENT FAIRE FLUX DE DOCUMENTS JURIDIQUEMENT SIGNIFICATIFS EN UTILISANT DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES ?
Les documents électroniques sont signés avec des signatures numériques électroniques (ci-après - EDS). Dans le même temps, seul un EDS qualifié amélioré, c'est-à-dire enregistré dans un centre de certification accrédité par le ministère des Télécoms et des Communications de masse de Russie, est un analogue absolu d'un EDS manuscrit. Il peut être utilisé dans les communications avec les agences gouvernementales. Les organisations peuvent communiquer entre elles à l'aide de documents signés par n'importe quel type d'EDS : qualifié renforcé, non qualifié renforcé ou simple. Le type d'EDS à utiliser doit être défini dans l'accord.
Un fragment de l'accord sur l'utilisation des signatures électroniques par ses parties est donné dans l'exemple 1.
Si vous le souhaitez, les parties peuvent stipuler dans l'accord que les messages dans les clients de messagerie et les messageries instantanées, les messages SMS ont force de loi.
QUESTION 4 : COMMENT JOINDRE UN DOCUMENT ÉLECTRONIQUE À UNE LETTRE PAPIER ?
Des paquets de documents sont envoyés par l'organisation avec des lettres d'accompagnement. Les documents électroniques ne font pas exception. Mais parfois, vous devez envoyer une lettre de motivation avec plusieurs pièces jointes papier et plusieurs pièces électroniques. Dans ce cas, vous devez d'abord préparer une demande électronique : la graver sur un CD ou une carte flash. Rédigez ensuite une lettre de motivation. Enfin, placez un insert dans une enveloppe avec un disque ou un lecteur flash.
Principaux accessoires lettre de motivation- accessoires 19 "Marque d'application".
Donnons des exemples de conception d'une lettre de motivation (exemple 2) et d'une pochette de disque (exemple 3).
QUESTION 5 : COMMENT CONSERVER LES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES ?
Le principe de base du stockage des documents électroniques est l'absence de discrimination par les médias ! Les règles d'archivage sont les mêmes pour les fichiers papier et électroniques. Cependant, il existe certaines fonctionnalités pour stocker des documents électroniques. Ils sont spécifiés dans les Règles d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie et d'autres documents dans les autorités de l'État, les gouvernements locaux et les organisations (ci-après - les Règles 2015).
Un document électronique est déchargé du programme dans lequel il a été créé et enregistré dans un format immuable avant d'être envoyé au stockage : Le Règlement 2015 recommande le PDF/A, mais l'organisation devra acheter un logiciel pour travailler avec. Le format optimal pour enregistrer des documents électroniques, qui convient à de nombreuses organisations, est le PDF.
Un fichier électronique est enregistré sur un support électronique distinct. La meilleure option- CD-ROM avec possibilité d'enregistrement unique. Les règles de 2015 imposent l'enregistrement d'un fichier électronique sur deux disques : un exemplaire est une copie de travail, le second est le principal. Cela s'applique uniquement aux cas de périodes de stockage permanentes et à long terme (plus de 10 ans). Si le fichier a une période de conservation de cinq ans, il peut être exclu de l'archive en l'enregistrant simplement dans un format inchangé. Si un tel fichier doit encore être transféré pour le stockage, il suffira de le graver sur un seul disque.
Une couverture est établie pour chaque cas (exemple 4).
Les cas électroniques sur disques sont transférés aux archives conformément à la procédure adoptée par l'organisation.
SOMMAIRE
- Les documents électroniques de la création à la destruction existent sous forme électronique.
- Vous pouvez travailler avec des documents électroniques sur n'importe quel support.
- Les organisations établissent les règles d'échange de documents électroniques dans un accord entre elles.
- Un document électronique peut être joint à une lettre papier. La demande est établie conformément à GOST R 7.0.97. Système de normes sur l'information, la bibliothéconomie et l'édition. Documentation organisationnelle et administrative. Exigences documentaires.
- Les documents électroniques sont transférés aux archives de l'organisation sur des CD, délivrés conformément aux règles 2015.
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