În revista nr. 4 (28) 2013 la pagina 52. am publicat un articol al autorului nostru, directorul general al grupului de firme „ management International, calitate, certificare” sub titlul „Principalele tendințe și rezultate ale auditurilor sistemelor de management al siguranței alimentelor”. Ca anexă la acest material și pentru a ajuta auditorii interni începători, vă sugerăm să vă familiarizați cu versiunea DETALIATĂ a listei de verificare (care este prezentată în tabelul 4 din articol), pe care o pot folosi pentru a îmbunătăți eficacitatea sistem.
|
Zone critice |
Activ |
||||
| Lucrați cu furnizorii | |||||
| 1. Lista furnizorilor aprobați | □ | □ | □ | ||
| 2. Toți furnizorii au implementat FSMS și sunt certificati ISO 22000 (BRC, IFS, FSSC 22000) | □ | □ | □ | ||
| 3. Toți furnizorii noi sunt evaluați conform procedurii PRP, cei semnificativi sunt auditați | □ | □ | □ | ||
| Acceptare | □ | □ | □ | ||
| 4 Angajații sunt conștienți de problemele de siguranță Produse alimentare la primirea produselor? | □ | ||||
| 5. Când răspunde la întrebări, personalul demonstrează cunoașterea factorilor cheie de siguranță alimentară atunci când inspectează un vehicul de livrare a alimentelor | □ | □ | □ | ||
| 6. Toate achizițiile de la furnizori aprobați | □ | □ | □ | ||
| 7. Există o descriere a tuturor materiilor prime achiziționate conform 7.3.3. ? | □ | □ | □ | ||
| 8. Sunt aceste înregistrări disponibile în zona de primire? | □ | □ | □ | ||
| 9. Înregistrările de acceptare demonstrează conformitatea cu procedurile scrise? | □ | □ | □ | ||
| 10. Este monitorizată temperatura tuturor frigiderelor și congelatoarelor? | □ | □ | □ | ||
| 11. Produsele sunt depozitate la temperatura și umiditatea corecte? | □ | □ | □ | ||
| 12. Este disponibilă toată documentația cu cerințe? | □ | □ | □ | ||
| 13. Se efectuează monitorizare regulată Vehicul livrarea produselor alimentare? | □ | □ | □ | ||
| 14. Este disponibilă documentația cu cerințele de transport? | □ | □ | □ | ||
| 15. Toate formularele de livrare sunt completate | □ | □ | □ | ||
| Politica lemnului și sticlei | |||||
| 16. Fara sticla si lemn in zona de productie? | □ | □ | □ | ||
| Marcare și trasabilitate | |||||
| 17. Toate articolele de depozitare perisabile sunt etichetate clar cu data achiziționării și sunt folosite înainte de data expirării | □ | □ | □ | ||
| 18. Toate produsele pregătite în prealabil și în curs de desfășurare sunt etichetate clar atunci când sunt depozitate. | □ | □ | □ | ||
| Depozitare | |||||
| 19. În toate depozitele, produsele alimentare nu sunt depozitate pe podea, nu intră în contact cu suprafața pereților? | □ | □ | □ | ||
| 20. Toate produsele din recipientele de depozitare sunt închise și etichetate cu numele produsului, data producției? | □ | □ | □ | ||
| 21. Toate ambalajele sunt în stare bună? | □ | □ | □ | ||
| 22. Toate produsele sunt expediate FIFO (primul intrat, primul ieşit)? | □ | ||||
| 23. Există suficient spațiu pentru depozitare? | □ | □ | □ | ||
| 24. Există o zonă desemnată pentru produse potențial nesigure sau rechemate? | □ | □ | □ | ||
| 25. Sunt monitorizate, înregistrate temperaturile și umiditatea din depozit în limitele de reglementare? | □ | □ | □ | ||
| 26. Sunt alimentele depozitate pentru a preveni contaminarea încrucișată de la produsele crude cu cele gătite în zonele de depozitare? | □ | □ | □ | ||
| 27. Nu există oportunități de contaminare încrucișată a produselor finite din materii prime? | □ | □ | □ | ||
| 28. Toate alimentele cu alergeni sunt depozitate separat? | □ | □ | □ | ||
| 29. Infrastructura depozitului in stare buna, i.e. fara fisuri in pereti, podele impermeabile, fara condens de la aparatele de aer conditionat? | □ | □ | □ | ||
| 30. Garniturile feroneriei ușilor sunt în stare bună? | □ | □ | □ | ||
| 31. Au fost dezvoltate acțiuni corective pentru toate neconformitățile identificate anterior, există înregistrări relevante? | □ | □ | □ | ||
| 32. Produsele chimice și detergenții sunt depozitați separat și accesul este restricționat? | □ | □ | □ | ||
| 33. Există semne de dăunători în depozite? | □ | ||||
| 34. Toate echipamentul necesar verificat si calibrat? | □ | □ | □ | ||
| 35. Înregistrările pentru punctele OPRP sunt menținute, toate CA sunt finalizate în timp util, există înregistrări după rezolvarea problemei | □ | □ | □ | ||
| Curățare (curățare) | |||||
| 36. Programul de curățenie este într-un loc accesibil și toată lumea este familiarizată cu el? | □ | □ | □ | ||
| 37. PRP-ul de performanță de curățare include toate informațiile necesare: Instrucțiuni de pregătire detergenti, frecvența, lista de substanțe chimice care trebuie utilizate, lista de echipamente de utilizat, cine este responsabil pentru ce etc.? | □ | □ | □ | ||
| 38. Toate programele de curățenie sunt finalizate la timp? | □ | □ | □ | ||
| 39. Sunt disponibile toate echipamentele și instalațiile adecvate pentru a efectua curățarea în mod eficient? | □ | □ | □ | ||
| 40. Echipamentul de curățare este curat, în stare bună, depozitat conform specificațiilor? | □ | □ | □ | ||
| 41. Există dezinfectanți pentru suprafețele de lucru și sunt întotdeauna disponibili pentru utilizare în timpul pregătirii alimentelor? | □ | □ | □ | ||
| 42. Sunt utilizate corect substanțele chimice de curățare? | □ | □ | □ | ||
| 43. Certificate de securitate chimicaleîn stoc? | □ | □ | □ | ||
| 44. Performanța curățării este verificată în mod regulat? Laboratorul ia tampoane? Ai analiza expresă? | □ | □ | □ | ||
| 45. Toate substanțe chimice pentru curățare sunt depozitate într-un depozit separat de produsele alimentare? | □ | □ | □ | ||
| 46. Toate substanțele chimice sunt depozitate în recipientele lor și semnate? | □ | □ | □ | ||
| 47. Toate echipamentele noi sunt incluse în PRP | □ | ||||
| 48. Mașinile de spălat vase funcționează corect și sunt întreținute conform programului. Suprafețele de contact sunt spălate cu apă curată | □ | □ | □ | ||
| Întreținerea instrumentelor și echipamentelor | |||||
| 49. Toate echipamentele sunt în stare bună și sunt reparate în timp util? | □ | □ | □ | ||
| 50. Se efectuează întreținerea în timp util a iluminatului de ventilație de drenaj | □ | □ | □ | ||
| 51. Toate cererile de reparare a echipamentelor sunt finalizate la timp | □ | □ | □ | ||
| 52. Echipamentul spart este separat de lucru | □ | □ | □ | ||
| 53. Fitingurile sunt în stare de funcționare, nu există goluri | □ | □ | □ | ||
| 54. În organizaţii Catering Vasele sunt curate și fără chipsuri | □ | □ | □ | ||
| 55. Toate echipamentele majore, cum ar fi frigidere, cuptoare congelatoare, echipamente de tratament termic, instrumente de control al temperaturii | □ | □ | □ | ||
| 56. Toate echipamentele implicate în monitorizarea CCP sunt verificate | □ | □ | □ | ||
| 57. Toate dispozitivele sunt în stare de funcționare, suprafața este fără așchii și fisuri | □ | □ | □ | ||
| 58. Există programe de inspecție preventivă și reparare a clădirilor, structurilor și echipamentelor? | □ | □ | □ | ||
| 59. Toate lămpile sunt acoperite cu protecție rezistentă la spargere | □ | □ | □ | ||
| Controlul dăunătorilor | |||||
| 60. Mănâncă dăunători PRP | □ | □ | □ | ||
| 61. Evidența controlului dăunătorilor păstrate | □ | □ | □ | ||
| 62. Există un acord cu un serviciu specializat | □ | □ | □ | ||
| 63. Există o hartă a momelilor (capcanelor) | □ | □ | □ | ||
| 64 Locurile de momeli (capcane) sunt cunoscute muncitorilor | □ | □ | □ | ||
| 65. Toată otravă are certificate | □ | □ | □ | ||
| Deşeuri | |||||
| 66. Există un PRP privind deșeurile? | □ | □ | □ | ||
| 67. Deșeurile sunt îndepărtate la un anumit % plin de rezervoare? Sunt stabilite locațiile rezervoarelor? | □ | □ | □ | ||
| 68. Coșurile de gunoi sunt diferite ca culoare și formă de coșurile de produse bune? | □ | □ | □ | ||
| 69. Containerele pentru deșeuri sunt bine închise, păstrate curate și golite la anumite ore? | □ | □ | □ | ||
| 70. Locurile de gunoi (colectare deșeuri) sunt îndepărtate din unitățile de producție? | □ | □ | □ | ||
| Igienă personală | |||||
| 71. Există un PRP de igienă? Este igiena personală monitorizată în mod regulat de către șeful echipei HACCP, sunt luate imediat măsuri corective? | □ | □ | □ | ||
| 72. Sunt toate lavoarele echipate corespunzător și accesibile în halele de producție, pedală sau control tactil? | □ | □ | □ | ||
| 73 Prezența apei calde, sapun lichidși prosoape de hârtie | □ | □ | □ | ||
| 74. Personalul folosește mănuși | □ | □ | □ | ||
| 75. Fără bijuterii, ceasuri | □ | □ | □ | ||
| 76. Fumatul și mâncatul se efectuează în zone special amenajate? | □ | □ | □ | ||
| 77. Personalul magazinelor de producție în îmbrăcăminte de protecție și articole pentru acoperirea capului? | □ | □ | □ | ||
| 78. Tot personalul înțelege responsabilitatea și raportează boala în timp util | □ | □ | □ | ||
| 84. Lucrătorii bolnavi nu au voie să lucreze? | □ | □ | □ | ||
| 79. Trusa de prim ajutor este disponibilă și vopsită într-o culoare strălucitoare, ferită de apă | □ | □ | □ | ||
| 80. Tot personalul respectă cerințele de siguranță alimentară? | □ | □ | □ | ||
| 81. Tot personalul este instruit în domeniul igienei personale și siguranței alimentelor? | □ | □ | □ | ||
| Antrenament si adaptare | |||||
| 82. Tot personalul a primit instruire FSMS? | □ | □ | □ | ||
| 83. Toți angajații au materiale de instruire | □ | □ | □ | ||
| 84. Tot personalul nou a urmat cursuri de formare care acoperă nevoia de conștientizare a bolii, spălarea corespunzătoare a mâinilor/utilizarea corectă a mănușilor și cerințele de igienă personală. | □ | □ | □ | ||
| 85. Tot personalul are competența necesară | □ | □ | □ | ||
| 86 Înregistrările de antrenament sunt păstrate în mod regulat? | □ | □ | □ | ||
| Gestionarea produselor potențial periculoase și a reclamațiilor | |||||
| 87. Există o procedură documentată obligatorie? Toate incidentele, reclamațiile referitoare la produse sunt înregistrate și se iau măsuri corective obligatorii asupra acestora. | □ | □ | □ | ||
| Retragerea produselor | |||||
| 88. Există o procedură de retragere și toate retragerile și retragerile sunt efectuate conform procedurii? | □ | □ | □ | ||
| 89. Sunt completate toate formularele necesare? | □ | □ | □ | ||
| Productie | |||||
| 90. Se folosește regula 2/4 de ore pentru toate etapele de la producție până la congelare sau distribuție? | □ | □ | □ | ||
| 91. Produsele alimentare cu alergeni sunt preparate separat? | □ | □ | □ | ||
| 92. Toate salatele sunt pregătite înainte de expediere? | □ | □ | □ | ||
| 93. Toate substanțele chimice pentru igienă și salubritate sunt incluse în listă | □ | □ | □ | ||
| 94. Utilizarea corectă a echipamentelor și instrumentelor pentru prevenirea contaminării? | □ | □ | □ | ||
| 95. Acte privind curatenia in camp? | □ | □ | □ | ||
| 96. S-a realizat documentația de proiectare pentru toate neconformitățile identificate? | □ | □ | □ | ||
| 97. Toate suprafețele de contact sunt curate? | □ | □ | □ | ||
| 98. Toate substanțele chimice sunt depozitate separat pentru a preveni contaminarea? | □ | □ | □ | ||
| 99. Sunt împiedicate corpurile străine? | □ | □ | □ | ||
| 100. Toate echipamentele funcționează bine? | □ | □ | □ | ||
| 101. Toate echipamentele sunt curate? | □ | □ | □ | ||
| 102. Deșeuri colectate în mod regulat? | □ | □ | □ | ||
| 103. Înțelege personalul ce pericole amenință siguranța alimentelor? | □ | □ | □ | ||
| 101. Personalul știe unde se află CCP, iar responsabilul este instruit în monitorizare, cunoaște limitele critice și CA | □ | □ | □ | ||
| 105. Personal în îmbrăcăminte de protecție? | □ | □ | □ | ||
| 106. Personalul respectă cerințele de igienă personală? | □ | □ | □ | ||
| 107. În zona de producție nu sunt prezenți bolnavi? | □ | □ | □ | ||
| 108. Aveți produsele de igienă necesare, lavoare, dușuri, puncte de control sanitar? | □ | □ | □ | ||
| 109. Sunt efectele personale ale personalului păstrate separat și nu sunt în contact cu alimentele? | □ | □ | □ | ||
| decongelare | |||||
| 110. Toate alimentele sunt dezghețate în frigider? | □ | □ | □ | ||
| 111. Toate alimentele crude sunt dezghețate separat de alimentele gătite? | □ | □ | □ | ||
| 112. Toate alimentele decongelate sunt acoperite și etichetate? | □ | □ | □ | ||
| 113. Sunt marcate scopul, data și ora scoaterii din congelator? | □ | □ | □ | ||
| 114. Toate alimentele decongelate sunt etichetate? | □ | □ | □ | ||
| 115. Pot fi folosite alimentele decongelate în decurs de 3 zile de la scoaterea din congelator? | □ | □ | □ | ||
| 116. Au fost elaborate toată documentația de proiectare pentru neconformitățile identificate anterior? | □ | □ | □ | ||
| Tratament termic | |||||
| 117. Personalul știe unde sunt casele de marcat și înregistrările din jurnal? | □ | □ | □ | ||
| 118. Coloana de monitorizare este completată? | □ | □ | □ | ||
| 119. Mănuși pentru contact direct cu mâinile? | □ | □ | □ | ||
| 120 Vor fi implementate toate PRP-urile pentru a preveni contaminarea cu microorganisme, pericole fizice și chimice, alergeni în timpul procesului de tratament termic? | □ | □ | □ | ||
| 121. Tot personalul respectă cerințele de igienă personală și cunoaște aceste cerințe? | □ | □ | □ | ||
| 134. Toate echipamentele de tratament termic sunt curate? | □ | □ | □ | ||
| 122. Laboratorul preia tampoane pentru contaminare chimică și microbiologică? | □ | □ | □ | ||
| 123. Nu există oportunități de contaminare încrucișată? | □ | □ | □ | ||
| 124. Tot personalul este sănătos? | □ | □ | □ | ||
| 125. Au fost verificate înregistratoarele de temperatură? | □ | □ | □ | ||
| 126. Este controlat riscul de contaminare după preparare? | □ | □ | □ | ||
| Răcire | |||||
| 127. Temperatura este controlată în camera de răcire? | □ | □ | □ | ||
| 128. Înregistrările necesare de control și/sau monitorizare sunt păstrate în CCP, OPRP. Există camere frigorifice? | □ | □ | □ | ||
| 129. Este disponibilă toată documentația necesară? | □ | □ | □ | ||
| 130. Toate alimentele refrigerate sunt acoperite sau congelate, dacă este posibil? | □ | □ | □ | ||
| 131. Toate frigiderele și congelatoarele sunt închise ermetic, au sigilii? | □ | □ | □ | ||
| 132. Toate produsele finite sunt protejate de contactul cu materiile prime | □ | □ | □ | ||
| 133. Sunt întreprinse CA în timp util? | □ | □ | □ | ||
| 134. Temperatura și timpul de răcire sunt conforme cu cerințele? | □ | □ | □ | ||
| 135. Toate PRP sunt luate pentru a preveni contaminarea în timpul refrigerarii? | □ | □ | □ | ||
| 135. Toate containerele sunt etichetate? | □ | □ | □ | ||
| Pachet | |||||
| 137. Au fost completate formularele solicitate? | □ | □ | □ | ||
| 138. Se țin evidențe privind monitorizarea temperaturii, umidității? | □ | □ | □ | ||
| 139. Personalul cunoaște și respectă cerințele de igienă personală? | □ | □ | □ | ||
| 140. Sunt luate imediat măsuri corective? | □ | □ | □ | ||
| 141. Sunt implementate toate PRP-urile, personalul le cunoaște? | □ | □ | □ | ||
| 142. Personalul poartă mănuși? | □ | □ | □ | ||
| 143. Este controlată curățenia ambalajului? | □ | □ | □ | ||
| 144. Există controlul dăunătorilor? | □ | □ | □ | ||
| Transport | |||||
| 145. PRP pentru transport sunt în curs de implementare | □ | □ | □ | ||
| 146. Toate produsele alimentare sunt ambalate și depozitate la temperatura corespunzătoare în timpul transportului | □ | □ | □ | ||
| 147. Este controlată temperatura înainte de descărcare? | □ | □ | □ | ||
| 179. Sunt toate produsele protejate de contaminare? | □ | □ | □ | ||
| 148. În OPRP se păstrează înregistrările de control? Sunt într-un vehicul? | □ | □ | □ | ||
| 149. Sunt toți șoferii familiarizați cu cerințele de siguranță alimentară? | □ | □ | □ | ||
| 150. Produse terminate iar materiile prime nu se transporta in acelasi timp? | □ | □ | □ | ||
| 152. Sunt luate imediat măsuri corective? | □ | □ | □ | ||
| 152. Au fost identificate toate pericolele în timpul transportului? | □ | □ | □ | ||
| Consumatori/reclamații interne | |||||
| 153. Sunt înregistrate toate neconformitățile? | □ | □ | □ | ||
| 154. Cunoaște personalul caracteristicile produsului (7.3.3.)? | □ | □ | □ | ||
| 155. Sunt clar definite responsabilitățile și competențele pentru tratarea plângerilor? | □ | □ | □ | ||
| 156. Este personalul la curent cu plângerile consumatorilor? | □ | □ | □ | ||
| 157. Sunt luate măsuri pentru toate neconformitățile și reclamațiile identificate? | □ | □ | □ | ||
| Modificări în produse și procese | |||||
| 158. Există o descriere a tuturor produselor? | □ | □ | □ | ||
| 159. Se efectuează validarea atunci când se fac modificări procesului? | □ | □ | □ | ||
| 160. Când echipamentul este schimbat, se fac ajustări la PRP, OPRP | □ | □ | □ | ||
| 161. Personalul este instruit în timpul schimbărilor? | □ | □ | □ | ||
| 162. Toate reclamațiile au dus la modificări? | □ | □ | □ | ||
| Documentarea sistemului de management al siguranței alimentelor | |||||
| 163. Ultimul audit a avut loc în unitate mai târziu de 12 luni în urmă | □ | □ | □ | ||
| 164. Toate programele necesare la curent? | □ | □ | □ | ||
| 165. Toată documentația este aprobată și actualizată | □ | □ | □ | ||
| 166. S-a schimbat domeniul de aplicare al sistemului? | □ | □ | □ | ||
| 167. Membrii grupului HACCP au rămas la fel? | □ | □ | □ | ||
| 168. Descrierea produsului nu sa schimbat | □ | □ | □ | ||
| 169. Diagrame de flux ( scheme tehnologice) relevante | □ | □ | □ | ||
| 170. Analiza pericolelor finalizată | □ | □ | □ | ||
| 171. Sunt îndeplinite obiectivele privind siguranța alimentelor? | □ | □ | □ | ||
Raport de problemă
Control contabilitate, precum și alte domenii activitate economică trebuie efectuate în toate întreprinderile comerciale fără excepție.
În același timp, ar trebui să ne amintim despre un număr mare de caracteristici foarte diferite ale unor astfel de proceduri. Trebuie să fie ordonate, să se urmeze într-o anumită ordine.
Deoarece acesta este unul dintre motivele absenței problemelor de diferite tipuri în timpul inspecțiilor efectuate de autoritățile de reglementare.
O listă de verificare specială vă permite să simplificați semnificativ acest tip de muncă. Importanta sa este greu de supraestimat. Există multe variante ale formatului unui astfel de document.
Dacă este posibil, este necesar să vă familiarizați în prealabil cu proprietățile sale, cu nuanțele compilației. Astfel, puteți evita o mulțime de probleme pe viitor.
Informatii generale
Acest document conține cele mai detaliate informații despre lista de probleme ale auditului. Fișa în cauză nu are format legal.
Dar, în același timp, anumite reguli trebuie respectate la formarea acestuia. Acest lucru va reduce probabilitatea de complicații în proces.
Înainte de a începe să compilați o astfel de listă, trebuie să luați în considerare următoarele întrebări:
- ce este?
- scopul documentului;
- baza legala.
Ce este?
Lista de verificare în sine este un document special care vă permite să rezolvați simultan un număr destul de mare de sarcini diferite.
Documentul poate fi folosit de diverse instituții, organizații de reglementare și funcționari. Este important doar să ne amintim normele legale care au loc în cazul întocmirii unui document de acest tip.
Documentul în sine reflectă următoarele întrebări:
Utilizarea unor astfel de documente are atât avantaje, cât și dezavantaje. Principalele dezavantaje includ următoarele:
| Lista problemelor identificate în document | Poate fi prea îngust, ceea ce duce la o inspecție subexaminată |
| Lista de verificare poate fi restrictivă în unele cazuri | Factorul limitativ pentru auditor - pur și simplu nu va depăși întrebările puse |
| Documentul nu poate înlocui | Plan standard de audit |
| Un auditor fără experiență poate avea unele dificultăți | Cu o înțelegere a întrebărilor formulate în fișă, pur și simplu nu va putea explica în mod inteligibil și clar ce caută exact într-un anumit caz. |
| Documentul ar trebui să fie cât mai bine pregătit posibil | Întrebările duble pot provoca confuzii serioase |
În cele mai multe cazuri, atât avantajele, cât și dezavantajele unui document depind de multe tipuri diferite de factori.
În primul rând, aceasta se referă la următoarele puncte:
Lista de verificare este un instrument universal pentru implementarea sarcinilor legate de audit și alte proceduri care ar trebui efectuate în mod regulat la întreprindere.
Astfel de documente pot include următoarele:
Scopul documentului
Utilizatorii acestui tip de document astăzi pot fi:
Această foaie vă permite să rezolvați simultan sau secvenţial următoarea listă de sarcini:
- planificați corect, în conformitate cu reglementările legale, desfășurarea auditului în sine;
- să efectuezi control selectiv, să realizezi cea mai eficientă planificare din tot timpul tău;
- vă permite să evitați ratarea oricăror etape importante ale auditului;
- folosit ca mijloc de memorie;
- simplifică semnificativ desfășurarea auditului în sine;
- auditul se desfășoară într-o manieră structurată, holistică;
- cu ajutorul listei de verificare se va putea comunica între diverse instituții, precum și angajații care efectuează verificarea.
De asemenea, astfel de documente sunt adesea folosite pentru a rezolva alte probleme. Merită să vă familiarizați în avans cu toate proprietățile principale ale unor astfel de documente. Acest lucru va face posibilă evitarea unui număr mare de dificultăți diferite.
Cadrul legal
Principal act legislativ, în conformitate cu care ar trebui întocmit un document de acest tip, este .
Acest document legal include următoarele secțiuni principale:
| Activitate de audit | |
| Lista principalelor PNA care reglementează și acest tip de activitate | |
| Ce este o organizație de audit | |
| Ce se înțelege prin termenul „auditor” | |
| Ce înseamnă un audit statutar? | |
| Raport de audit | |
| Lista regulilor de bază, standardelor acțiunilor efectuate de auditori | |
| Indică independența completă a diferitelor organizații de audit | |
| Secretul auditului | |
| Cum se efectuează controlul calității auditului? | |
| Certificat de calificare auditor | |
| Procedura, precum și motivele de anulare a certificatului de auditor | |
| Efectuarea controlului de stat în domeniul de activitate considerat al întreprinderii |
Dacă este posibil, ar trebui să citiți cu atenție toate nuanțele legislației care reglementează activitățile de audit. Deoarece aceste documente legale trebuie respectate fără greș.
Un exemplu de completare a unei liste de verificare pentru auditul intern
Procesul de compilare a tipului de fișă în cauză este destul de simplu, dar are propriile sale nuanțe. Va fi posibilă simplificarea semnificativă a acestui tip de procedură, luând în considerare un exemplu de listă de verificare a auditului intern al SMC.
Procesul de compilare în sine poate fi efectuat în diferite moduri. În primul rând, vor trebui luate în considerare următoarele întrebări fundamentale:
- de unde să obțineți formularul;
- ordin de completare;
- mostra completata.
De unde să obțineți formularul
Un exemplu în Excel pentru audit intern poate fi descărcat cu ușurință de pe Internet. Ori de câte ori este posibil, ar trebui folosite numai resurse bine stabilite și dovedite.
Astăzi, există un număr destul de mare de instituții private implicate în audit. În mod gratuit, sub formă de consultare, astfel de întreprinderi pot furniza o mostră din acest document. Sau contra cost.
Comanda de completare
Procedura de finalizare a auditului în sine nu este reflectată în legislație. Dar este necesar, dacă este posibil, să respectați următorul algoritm:
De obicei, o foaie Excel este folosită ca format principal. Motivul pentru aceasta este ușurința de compilare, precum și de tipărire. Destul de des, listele de verificare sunt necesare în format hârtie.
Daca este necesar document electronic poate fi trimis cu ușurință online. Trebuie amintit câteva nuanțe importante ale formării acestui tip de foi.
Probă finalizată
Singurul calea cea buna pentru a evita apariția diferitelor tipuri de dificultăți în compilarea unui astfel de document - utilizați un eșantion deja completat.
Astfel, va fi posibilă și accelerarea semnificativă a procedurii de efectuare a unor astfel de proceduri. Acest lucru este valabil mai ales pentru partea de scriere a întrebărilor. Adesea, în această etapă apar tot felul de dificultăți.
Tabelul 3.1
Fișa de verificare a auditului nr. _____
| Numărul și titlul clauzei standardului aplicabil | Lista de verificare (cerințe) | Conformitate (Nu chiar) | № act de nerespectare | Notă |
De preferință, fiecare listă de verificare conține o referință la un anumit articol din standardul aplicabil, Ghidurile la nivel de sistem sau alt document în raport cu care este testată conformitatea, precum și un câmp pentru mărcile de conformitate, neconformitate și comentarii. Auditorul ar trebui să se gândească dinainte la întrebările pe care urmează să le pună în unitatea auditată și să le stabilească în lista de verificare. În timpul auditului, auditorul își face notele în lista de verificare, ceea ce facilitează și mai mult munca de întocmire a concluziilor auditului. Utilizarea listelor de verificare și a formularelor nu ar trebui să limiteze sfera activității de audit, care poate varia în funcție de informațiile colectate în timpul auditului. Documentele de lucru, inclusiv înregistrările rezultatelor utilizării lor, ar trebui păstrate cel puțin până la sfârșitul auditului. Documentele care conțin informații confidențiale sau de proprietate trebuie păstrate în orice moment de către membrii echipei misiunii într-o manieră care este securizată în mod corespunzător.
3.4. Efectuarea unui audit la fața locului
Efectuarea unui audit la fața locului presupune ținerea unei întâlniri preliminare, schimbul de informații în timpul auditului, colectarea și verificarea informațiilor, tragerea de concluzii asupra auditului, pregătirea unei opinii asupra rezultatelor auditului și organizarea unei ședințe finale.
Ședința de deschidere are loc la 26:
familiarizează echipa de audit cu reprezentanții organizației auditate;
acord (confirma) planul de audit;
determina ce se cere personalului organizatiei in timpul auditului;
să se asigure că persoanele însoțitoare sunt repartizate auditorilor;
răspunde la întrebările organizației auditate.
Liderul echipei de audit poate explica metodele de audit și procedurile prin care este efectuat auditul. Se recomandă ca rolul menținătorilor să fie clar definit la ședința introductivă, mai ales dacă procedura de audit intern prevede semnarea menținătorului pe raportul de neconformitate. În acest caz, trebuie explicat că escorta acționează doar în calitate de martor, iar semnătura sa confirmă că a avut loc un fapt sau altul, și nu că situația este o nerespectare a cerințelor stabilite. Persoanele însoțitoare trebuie să îndeplinească următoarele responsabilități: furnizarea de contacte și programarea orelor de interviu, asigurarea vizitelor în anumite locații din organizație, asigurarea faptului că politicile și procedurile de securitate sunt cunoscute și urmate de membrii echipei de audit, acționând ca martori în timpul auditului în numele auditat, oferind clarificări sau asistând la colectarea informațiilor. De asemenea, trebuie explicat că escortele nu sunt membri ai echipei de audit și, prin urmare, nu ar trebui să influențeze sau să interfereze cu desfășurarea auditului.
În timpul întâlnirii, liderul echipei de audit ar trebui să comunice data, ora și locul întâlnirii de închidere și să ofere persoanei auditate posibilitatea de a pune întrebări.
Înainte ca auditorii să-și înceapă atribuțiile, șeful echipei trebuie să se asigure că auditorii sunt familiarizați cu reglementările de siguranță.
La efectuarea unui audit în organizație mică nu este necesară prezentarea auditorilor personalului auditat și asigurarea acestora cu persoane însoțitoare. În acest caz, ședința de deschidere poate consta pur și simplu într-o prezentare a liderului echipei de audit despre modul în care va fi efectuat auditul.
În timpul procesului de audit, ar trebui să existe un schimb continuu de informații între echipa de audit și auditat. Echipa de audit ar trebui să se întâlnească periodic pentru a face schimb de informații, a evalua progresul auditului și, dacă este necesar, a redistribui responsabilitățile între auditori. Pe parcursul auditului, liderul echipei de audit trebuie să comunice periodic auditatului și clientului despre progresul auditului și orice probleme, dacă este cazul. Dovezile colectate într-un audit care implică un risc semnificativ (de exemplu, siguranță, mediu sau calitate) trebuie aduse imediat la cunoștința auditatului și, dacă este necesar, a clientului. Orice problemă cu privire la o chestiune care nu intră în domeniul de aplicare al auditului ar trebui să fie notată și adusă la cunoștința șefului echipei de audit pentru o posibilă informare a clientului de audit și a auditatului. Dacă dovezile disponibile indică faptul că obiectivele auditului nu sunt realizabile, atunci liderul echipei de audit trebuie să comunice motivele clientului de audit și auditatului pentru a determina cum să procedeze. Aceste acțiuni pot include revalidarea sau modificarea planului de audit sau modificarea obiectivelor sau domeniului auditului sau încetarea auditului. Orice modificare a domeniului auditului, care poate fi observată în timpul auditului, trebuie revizuită și aprobată după caz.
În procesul de realizare a unui audit, informațiile legate de obiectivele, domeniul de aplicare și criteriile auditului, inclusiv informațiile privind interacțiunea funcțiilor, activităților și proceselor, ar trebui colectate prin eșantionare adecvată și ar trebui verificate. Scopul colectării informațiilor este de a genera probe de audit. Dovezile de audit pot fi doar informații care pot fi verificate. Dovezile de audit trebuie înregistrate. Ele se bazează pe o selecție de date adecvate. Prin urmare, există un element de incertitudine într-un audit, iar cei care pregătesc o opinie de audit ar trebui să fie conștienți de acest lucru.
Alegerea surselor de informare este efectuată de auditor în funcție de volumul și complexitatea auditului. Sursele de informații inițiale pentru auditor în timpul auditului sunt 27:
documente care reglementează activitățile unității și/sau procesele (regulamente privind unitatea, descrierea postului, proceduri, instrucțiuni de lucru, metode, comenzi, comenzi, permise etc.);
planuri, acte, jurnale de înregistrare (jurnal de măsurători), procese verbale de întâlnire, programe și jurnale de instruire, instrumente de muncă, baze de calculatoare, elemente de infrastructură, mediu de lucru si etc.;
datele primite în afara unității auditate, de exemplu, de la serviciul de calitate, de la alte unități etc.
O inspecție este o examinare efectuată în timpul unui audit și bazată pe percepția vizuală a auditorului. Se știe că, datorită viziunii, o persoană primește până la 85% din informațiile care îi vin. În timpul inspecției, auditorul caută în primul rând dovezi semnificative de conformitate. Acest lucru este deosebit de important atunci când verificați în unități de producție, laboratoare, depozite de depozitare a produselor etc. Obiectele inspecției auditorului pot fi 29:
documentație, proceduri și înregistrări (disponibilitate, stare, disponibilitate);
mediul de lucru, starea locurilor de muncă (conformitate tehnologică, securitate);
infrastructură: echipamente, scule, unelte, alimentare cu energie, transport, comunicații (disponibilitate, stare, conformitate cu tehnologia);
mijloace de măsurare, control și testare (disponibilitate, stare, conformitate cu tehnologie, reguli și norme metrologice);
personal (disponibilitate, calificare, comportament);
produse (ordinea de circulație, conformitatea tehnologiei).
Alegerea interlocutorului trebuie făcută dintre cei care desfășoară direct activitatea auditată. Este de dorit ca aceștia să fie angajați diferiti niveluri de locuri de muncă management. Procesul de planificare a auditului ar trebui să includă conversații cu proprietarul (managerul) procesului și, dacă este necesar, cu furnizorul și consumatorul procesului.
Fiecare conversație trebuie purtată doar cu un singur angajat: o conversație cu mai mulți angajați simultan este de obicei ineficientă.
Motivele și subiectele conversației trebuie comunicate angajatului înainte de începerea conversației.
Conversația trebuie purtată într-o manieră adecvată situației (mediului) și personalității interlocutorului. Este de dorit ca, în timpul conversației, auditorul și interlocutorul să fie, dacă este posibil, izolați de interferențele externe (conversație unu-la-unu).
Interviul ar trebui să aibă loc numai în timpul normal timpul de lucru la locul de muncă normal al angajatului.
Conversația poate fi începută prin a cere interlocutorului să-și descrie activitatea zilnică (ordinea implementării acesteia, disponibilitatea resurselor, respectarea cerințelor stabilite, criteriile și metodele de evaluare a calității muncii).
Dacă conversația este condusă de doi (sau mai mulți) auditori simultan, atunci întrebările ar trebui puse în principal de unul dintre ei, iar celălalt ar trebui să ia notițe (mai exact în timpul conversației, și nu după aceasta).
În timpul conversației, auditorul poate opri interlocutorul, dar numai dacă este clar distras de la subiect. Totuși, acest lucru ar trebui făcut în așa fel încât interlocutorul să nu aibă impresia că informațiile oferite de acesta sunt de puțină importanță.
Pentru că organizarea conversației este de mare importanță alegerea potrivita modalitatea de a formula întrebarea. Anexa 3 oferă tipurile de întrebări care sunt recomandate și nerecomandate în practica auditorului și exemple de formulare a acestora. Alegerea unuia sau altui tip de întrebare depinde de scopul specific al conversației și de situația în care se desfășoară. Tipurile preferate de întrebări pentru auditor sunt deschise și clarificatoare. Comunicarea sugestivă, alternativă, asertivă și obstructivă nu sunt recomandate. Tipul de întrebare care personifica este nevalid.
În timpul convorbirii, auditorul trebuie să-și amintească că probele interlocutorului pot fi considerate obiective numai atunci când sunt susținute de fapte relevante. În caz contrar, ele sunt subiective și, prin urmare, extrem de dificil de utilizat în probele de audit.
În timpul conversației, folosiți întrebări care încep cu cuvintele „Ce”, „Cine”, „Pentru ce”, „Unde”, „Când”, „Cum”, „De ce” și „Poți să-mi arăți asta, te rog? » (Experții englezi consideră aceste cuvinte-întrebări drept asistenți ai auditorului):
Întrebarea „ce?” implică un răspuns care dezvăluie înțelegerea de către interlocutor a subiectului discuției.
Întrebarea „Cine?” implică un răspuns care dezvăluie ce executiv face meseria în cauză (nu persoana).
Întrebarea „Pentru ce?” presupune un răspuns despre scopurile și obiectivele muncii efectuate (procedură).
Întrebarea „Unde?” implică un răspuns despre locul de muncă.
Întrebarea „Când?” presupune răspunsul în ce etapă a procedurii se realizează acţiunea.
Întrebarea „Cum?” presupune un raspuns despre metoda si modul de lucru.
Întrebarea „De ce?” implică un răspuns care dezvăluie rațiunea din spatele răspunsurilor anterioare.
Solicitarea „Afișează” permite auditorului să obțină confirmarea vizuală a informațiilor conținute în răspunsurile interlocutorului.
Întrebările auditorului nu ar trebui să fie părtinitoare, deoarece răspunsurile la ele pot fi, de asemenea, părtinitoare.
Auditorul nu trebuie să răspundă la întrebările puse de el.
În timpul conversației, nu trebuie să utilizați o terminologie de neînțeles pentru interlocutor. Dacă devine necesară utilizarea unui termen special, atunci semnificația acestuia ar trebui explicată interlocutorului.
O conversație purtată la locul de muncă nu trebuie să fie lungă, pentru a nu provoca nervozitate interlocutorului.
Inconsecvențele (existente sau potențiale) identificate în timpul conversației trebuie înregistrate în jurnalul auditorului (lista de verificare) cu o referință indispensabilă la paragraful (secțiunea) neîndeplinit din documentul de reglementare.
Auditorul ar trebui să rezumă informațiile primite în timpul conversației, să formuleze principalele impresii (pozitive și negative) și punctele cheie. Este permis să se permită interlocutorului să citească comentariile făcute de auditor.
La sfârșitul conversației, auditorul trebuie să mulțumească interlocutorului pentru asistență și cooperare.
Informațiile obținute în timpul conversației trebuie analizate comparându-le cu informațiile despre Acest subiect obținute din conversații cu alți angajați și observațiile personale ale auditorului.
Trebuie avut în vedere faptul că motivele unei conversații nereușite pot fi la auditorul însuși: întrebări neclare, discurs suprasaturat cu termeni speciali, dispoziție slabă pentru o conversație, dorința de a auzi ceea ce așteptați în răspunsuri, linia greșită a conduce.
Rezultatul colectării de informații este probe de audit. Probe de audit - înregistrări, o declarație de fapte sau alte informații care sunt legate de criteriile de audit și care pot fi verificate 31 . Probele de audit pot fi calitative sau cantitativ . Pe baza probelor de audit colectate, este necesară formarea observațiilor de audit folosind metode de verificare a informațiilor.
Observații de audit - Evaluarea probelor de audit colectate în funcție de criteriile de audit 32 . Observațiile de audit pot indica conformitatea sau nepotrivire criterii de audit sau oportunități de îmbunătățire . Observațiile, la rândul lor, stau la baza concluziei auditului. Concluzia auditului este rezultatul auditului furnizat de echipa de audit după luarea în considerare a obiectivelor auditului și a tuturor constatărilor auditului 33 .
Metodele de verificare a informațiilor și de generare a observațiilor de audit includ 34:
analiză;
dovada;
evaluare.
În cazul în care datele obținute de auditor sunt în formă cantitativă (de exemplu, datele rezultatelor control tehnic, date privind numărul de neconformități detectate, date despre cauzele neconformităților etc.) se recomandă prezentarea și analizarea acestora prin metode statistice. Metode statistice simple: grafice; listă de verificare, histogramă; schema Ishikawa; diagramă Pareto; diagramă de dispersie. Obiectele analizei documentației sunt:
documente ale sistemului de management al calității și (sau) de mediu care se aplică activităților unității sau procesului auditat;
înregistrări ale implementării unui proces sau activitate specificat și a rezultatelor obținute.
Revizuirea documentelor și înregistrărilor implică atât analiza conținutului acestora, cât și gestionarea documentelor și înregistrărilor. Cele mai semnificative rezultate ale revizuirii documentației, inclusiv colectarea de informații, ar trebui înregistrate în jurnalul auditorului.
Caracteristicile semnificative ale probelor de audit sunt fiabilitatea și suficiența acestora. Dovezile sunt considerate de încredere dacă inspiră încredere auditorului, sunt obiective și verificabile. suficiența dovezilor este determinată de caracterul complet al acesteia, care depinde în mare măsură de volum informațiile colectate. Nerespectarea cerințelor de probă devalorizează rezultatul auditului.
Obținerea certificatelor este unul dintre cele mai importante și dificile momente din activitatea auditorului. Următoarele sunt o serie de prevederi care pot fi utile auditorului în acest domeniu 35:
probele stau la baza raportului de audit și, prin urmare, fără probele necesare, o astfel de opinie nu poate fi de încredere;
dovezile pot fi considerate obiective dacă conțin informații care pot fi recunoscute ca adevărate, pe baza unor fapte și obținute prin inspecție, măsurare, testare și alte mijloace;
atunci când primește dovezi de conformitate cu procedurile (instrucțiuni), auditorul trebuie să se asigure că aceste proceduri vor fi urmate în viitor, cel puțin până la următorul audit;
fiabilitatea certificatului de audit depinde de mulți factori, dar în primul rând de gradul de confirmare a acestuia și de calificările auditorului;
cu cât probele sunt mai fiabile, cu atât riscul unui raport de audit eronat este mai mic (de remarcat că nimeni nu este scutit de concluzii eronate și, prin urmare, anumite elemente de risc sunt inerente raportului de audit).
identitatea (repetabilitate în timp și locuri de aplicare) a acțiunilor practice la regulile și normele stabilite în documentația sistemului de management al calității;
îndeplinirea cerințelor acelor secțiuni ale ISO 9001 care sunt obligatorii pentru documentare în organizație;
disponibilitatea și implementarea activităților planificate în domeniul calității;
evaluarea eficacității proceselor;
eficacitatea acțiunilor corective și preventive;
imbunatatirea continua a activitatilor, proceselor si sistemelor de management in general.
La evaluarea probelor, există posibilitatea unor concluzii eronate (incorecte) și, ca urmare, o concluzie incorectă bazată pe rezultatele auditului. Probabilitatea concluziilor incorecte este redusă atunci când se utilizează date obiective, de ex. date bazate pe măsurători.
Probele de audit ar trebui evaluate în raport cu criteriile de audit pentru
formarea observaţiilor de audit. Constatările auditului pot indica fie conformitatea, fie nerespectarea criteriilor de audit. Dacă acest lucru a fost determinat de obiectivele auditului, observațiile pot indica oportunități de îmbunătățire.
Nerespectarea - neîndeplinirea cerinței stabilite. Auditorul trebuie să identifice fiecare discrepanță constatată de el și să o clasifice după forma de manifestare și gradul de semnificație.
Sub formă de manifestare, discrepanța poate fi actuală sau potențială. LA diferență față de dovezile reale, dovedite ale unei nerespectări specifice cu cerința stabilită, o neconformitate potențială este o neconformitate, a cărei probabilitate în viitor poate fi prezis doar cu un anumit grad de precizie. Exemple de posibile neconformități pot fi instruirea necalificată a operatorilor de echipamente de producție, competența insuficientă a lucrătorilor în efectuarea unei proceduri documentate, - valoarea indicatorului de eliberare a substanțelor nocive se apropie de maximul admis, etc. 37 .
În funcție de gradul de semnificație (amploarea riscului de consecințe negative în cazul în care neconformitatea nu este eliminată), inconsecvențele pot fi semnificative (categoria 1), nesemnificative (categoria 2) și notificări.
O neconformitate majoră este o neconformitate în sistemul de management al calității care este probabil să aibă ca rezultat neconformitatea cu cerințele produsului.
Exemple de neconformități semnificative pot fi - absența nerezonabilă a activităților stipulate de cerințele ISO 9001, nerespectarea oricărei cerințe a ISO 9001, nerespectarea repetată (de mai mult de 2 ori) a prevederilor documentului privind sistemul de management al calității , ineficacitatea procesului etc. 38 .
O neconformitate minoră este considerată a fi o omisiune separată nesistematică, eroare, defect în funcționarea sistemului de management al calității, care poate duce la neîndeplinirea cerințelor produsului, precum și la scăderea eficacității funcționării procesul sau sistemul de management în ansamblu. Exemple de inconsecvențe minore sunt lipsa dovezilor obiective că angajații unității s-au familiarizat cu documentele sistemului de management al calității, - înregistrări neclare separate la înregistrarea datelor de calitate, lipsa copiilor actualizate ale procedurilor documentate, înregistrarea datelor de calitate cu încălcare de forme stabilite 39 .
Notificare - o judecată critică cu privire la starea obiectului cercetat. Exemple de notificări (observații) pot fi stocarea în comun a documentelor existente și anulate ale sistemelor de management, lipsa confirmării familiarizării interpreților cu documentatie tehnica, - lipsa unei liste aprobate de furnizori recunoscuți ai organizației, lipsa dovezilor unei acțiuni corective separate 40 . Notificările auditorului sunt, de fapt, un avertisment, deoarece o observație nerezolvată poate deveni în cele din urmă o neconformitate. În acest sens, înregistrarea comentariilor, precum și a neconcordanțelor, poate fi considerată o valoare adăugată a auditului.
O discrepanță sau o notificare constatată de auditor trebuie luată în considerare împreună cu un reprezentant al unității auditate pentru a obține confirmarea (recunoașterea) că probele de audit sunt corecte și discrepanța este înțeleasă. Toate posibilele diferențe de opinie în acest caz ar trebui documentate.
Neconformitățile nu ar trebui să includă abateri sau abateri autorizate de persoanele autorizate și (sau) de consumator. Permis de abatere - Permisiune de a se abate de la cerințele inițiale specificate pentru un produs înainte de a fi fabricat. O astfel de autorizare este de obicei limitată la o cantitate de producție sau la o perioadă de timp. Permisiune de a devia - permisiunea de a utiliza sau elibera produse care nu îndeplinesc cerințele specificate. Permisiunea de abatere acoperă de obicei furnizarea de produse cu caracteristici neconforme, sub rezerva acordului cu consumatorul a restricțiilor privind timpul sau cantitatea acestor produse. Fiecare instanță de abatere sau abatere trebuie să fie documentată. Depășirea domeniului de aplicare a unei derogări sau abateri ar trebui considerată o neconformitate.
Discrepanța depistată (identificata) de auditor și confirmată de reprezentantul unității auditate trebuie documentată sub forma unui protocol (act), în care trebuie să se noteze următoarele:
ora și locul detectării (detecției);
un rezumat al discrepanței; - semnificația neconformității;
referire la o încălcare a cerințelor unui anumit document;
nevoia de corectare sau acțiune corectivă.
Neconformitățile trebuie revizuite împreună cu un reprezentant al auditatului pentru a obține confirmarea că probele de audit sunt corecte și că neconformitățile sunt înțelese. Trebuie depuse toate eforturile pentru a rezolva orice dezacord cu privire la probele de audit și/sau observațiile, iar problemele pendinte trebuie înregistrate.
Concluzia echipei de audit bazată pe rezultatele auditului poate conține o evaluare finală de 41:
gradul de conformitate procesul, activitățile unității sau ale sistemului de management în ansamblu, criteriile de audit;
performanţă și eficacitatea procesului, activitățile unității trecând prin sistemul de management în ansamblu;
abilități de conducere să asigure adecvarea și eficacitatea continuă a procesului, activităților unității sau a sistemului de management în ansamblu;
recomandari pentru corectitudinea stabilirii indicatori de performanță și eficiență a procesului;
oportunități de îmbunătățire procesul, activitatea unității sau a sistemului de management în ansamblu.
Se poate afirma că personalul unității auditate (mai multe unități) cunoaște, are la dispoziție, înțelege și folosește documentele sistemului de management al calității care sunt obligatorii pentru acestea?
Conformitatea cu cerințele documentelor sistemului de management al calității este confirmată de datele de înregistrare necesare, fapte și alte dovezi?
Toate cerințele documentelor utilizate în unitatea (unitățile) asigură realizarea obiectivelor unității (unităților) în domeniul calității?
Sunt rezultatele planificate atinse în procesul auditat, activitățile unității sau sistemul de management în ansamblu?
Sunt resursele alocate utilizate suficient de eficient pentru a implementa procesul, activitățile unității sau sistemul de management în ansamblu?
Se confirmă că procesul, activitățile unității sau sistemul de management în ansamblu funcționează în condiții controlate?
se poate susține că managementul alocă resurse suficiente pentru funcționarea eficientă a procesului, a activităților unității sau a sistemului de management în ansamblu?
dacă există o nevoie și o oportunitate reală de a îmbunătăți procesul (reducerea timpului, a costurilor, îmbunătățirea calității, reducerea impactului negativ asupra mediu inconjurator), activitățile unității sau sistemul de management în ansamblu?
ce fel de recomandări pot fi date de echipa de audit pentru a îmbunătăți obiectul auditat?
În timpul ședinței de închidere, condusă de liderul echipei de audit, constatările și concluziile auditului ar trebui prezentate într-o manieră care să fie înțeleasă și acceptată de către auditat și, dacă este necesar, să fie convenit asupra unui interval de timp pentru ca auditatul să prezinte un act corectiv și preventiv. plan de acțiune. Participanții la ședința de închidere ar trebui să fie reprezentanți ai auditatului și pot include, de asemenea, clientul de audit și alte părți. În cazul în care în timpul procesului de audit apar situații care pot afecta fiabilitatea concluziilor auditului, șeful echipei de audit ar trebui să informeze organizația auditată despre acest lucru.
În multe cazuri, de exemplu, atunci când se efectuează audituri interne în organizație mică, ședința de închidere poate consta doar în comunicarea constatărilor auditului și a încheierii auditului. În alte cazuri, ședința trebuie să fie formală, cu procese verbale și o listă a celor prezenți.
Orice dezacord cu privire la observațiile și/sau concluziile auditului între echipa de audit și auditat trebuie discutat și, dacă este posibil, rezolvat. În caz contrar, toate opiniile trebuie înregistrate. Dacă obiectivele auditului o impun, trebuie furnizate recomandări de îmbunătățire. Trebuie subliniat însă că recomandările nu sunt obligatorii.
Zona de nevoie de control depinde de structura și tipul de activitate al unei anumite organizații. Pentru verificare corectă munca firmei trebuie efectuată cu regularitate. Această procedură este pur și simplu imposibilă fără o listă de verificare compilată corect.
Conceptul unei liste de verificare pentru auditul intern
O listă de verificare a auditului poate fi necesară pentru a audita întreaga activitate a unei organizații sau a unei singure industrii, proces sau departament. Acest document a fost completat anterior pe hârtie, ulterior au început să apară versiuni electroniceîn Word și Excel. Acum există aplicații specializate pentru, dar metodele anterioare sunt încă relevante.
Formularul standard al listei de verificare de audit conține 6 coloane:
- Linia numerică.
- Cerință ISO verificabilă.
- Întrebări detaliate.
- O metodă de evaluare a cerinței testate.
- Verificați marcajul rezultatului.
- Comentariile auditorului sau comisiei.
Însuși conceptul de listă de verificare se traduce literalmente ca o „listă de verificare” și poate fi folosit chiar și pentru a audita activitățile unui angajat al companiei.
Cadrul legal
Conform Legii federale din 30 decembrie 2008 nr. 307 „Cu privire la audit”, întocmirea listelor de verificare este reglementată diferite feluri, dar acest lucru se aplică auditului extern. Este permis legal efectuarea unui audit intern de către companiile implicate. Conducerea poate invita un angajat să efectueze un audit, mai degrabă decât să creeze un comision din propriii angajați.
Art.19 lege federala„Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 obligă la efectuarea unui audit intern. Aceasta se referă la verificarea zonei de contabilitate, alte domenii de activitate sunt controlate în funcție de preferințele personale ale organizației.
Funcțiile documentului
Sarcinile principale ale listei de verificare sunt controlul și structurarea informațiilor despre procesele curente ale oricărui tip de activitate. Acesta este un fel de listă de întrebări care vă permite să efectuați o analiză sistematică și să identificați deficiențele în activitatea unei anumite legături din organizație.
Pe lângă funcția de control, pe baza datelor din lista de verificare, este posibil să se întocmească un plan de dezvoltare ulterioară sau să se modifice structura companiei. De asemenea, pe baza rezultatelor unui audit intern, este permisă evaluarea competenței angajaților departamentului auditat al companiei sau a întregului.
Pașii pentru completarea listei de verificare pentru auditul intern al SMC cu exemple sunt descriși mai jos.
Etape de umplere
În procesul de control, structura listei de verificare este importantă. La elaborarea acestuia este necesar să se țină cont de o procedură logică secvenţială care exclude o revenire constantă la aspectele deja luate în considerare. Acest lucru vă va permite să construiți structura corectă nu numai a listei de verificare în sine, ci și să vă ajutați să o completați corect.
De fapt, completarea unei liste de verificare bine scrisă este foarte simplă.
- În prima etapă, este necesar să vă aprofundați în conținutul elementului de verificare, să citiți întrebarea sau să vă familiarizați cu criteriul controlat.
- În plus, metoda de evaluare ar trebui să fie specificată și efectuată în conformitate cu prezentul alineat. Aceasta poate fi o inspecție, un interviu, un sondaj, o revizuire a documentației sau o altă formă de evaluare.
- La a treia etapă, este necesar să introduceți sau să introduceți rezultatele controlului în coloana corespunzătoare a listei de verificare.
- De asemenea, într-o serie de documente există un paragraf cu comentariile auditorului. Dacă se află pe lista de verificare, atunci trebuie completată înainte de a trece la următoarea întrebare.
Puteți descărca un exemplu de listă de verificare pentru auditul intern.
Exemplu de listă de verificare pentru auditul intern
Exemplu de listă de verificare pentru auditul intern - 1
Exemplu de listă de verificare pentru auditul intern - 2
Exemplu de listă de verificare pentru auditul intern - 3
Exemplu de listă de verificare pentru auditul intern - 4
Exemplu de listă de verificare pentru auditul intern - 5
Cum să dezactivați reclamele pe Android: eliminați anunțurile pop-up
Rusul a primit un termen și un milion de amendă pentru „piraterie Consecințele negative ale legii
Identificarea factorilor cheie
S-au schimbat criteriile de clasificare a organizațiilor și a antreprenorilor individuali ca întreprinderi mici și mijlocii
Vezi ce este „Royalty” în alte dicționare Capcanele legislației