Documentul este prezentat pe suport electronic. Echivalența semnării documentelor cu o semnătură electronică și una scrisă de mână. Semnătură simplă sau necalificată

Astăzi, gestionarea electronică a documentelor intră cu îndrăzneală în viața noastră, astăzi aproape toate companiile folosesc documente electronice, folosesc e-mail, declarații electronice, mai ales că pentru impozitarea TVA declarațiile obligatorii sunt stabilite prin lege. Cineva a trecut și folosește Viata de zi cu zi sisteme electronice de gestionare a documentelor și a transferat toate documentele de raportare și primare în formă electronică.

Conceptul de management electronic al documentelor și avantajele managementului electronic al documentelor

Gestionarea electronică a documentelor este o modalitate de a lucra cu documente. Caracteristicile managementului documentelor electronice sunt acele documente electronice semnate cu o semnătură digitală electronică. Un astfel de document, semnat cu un EDS, este egal ca valoare cu un document pe hârtie.

Managementul electronic al documentelor are avantajele și dezavantajele sale.

Masa
Avantajele și dezavantajele managementului electronic al documentelor

Avantajele managementului electronic al documentelor

Dezavantajele managementului electronic al documentelor

Capacitatea de a găsi rapid documente; Disponibilitatea unei structuri de gestionare a documentelor centralizate; Stocarea sistematizata a documentelor in arhiva electronica; Simplitate în înregistrarea și coordonarea documentelor; Abilitatea de a semna și trimite documente prin canale de comunicare electronică, ceea ce economisește timp; Posibilitate de intocmire a unor documente similare; Efectuarea unui audit electronic

Necesitatea achiziționării unei semnături digitale electronice; Imposibilitatea utilizării dacă contrapartea nu utilizează gestionarea electronică a documentelor; Costuri suplimentare pentru gestionarea documentelor electronice; Lipsa formatelor unificate de flux de documente; Neîncrederea unor utilizatori în documentele electronice

În același timp, managementul electronic al documentelor se dezvoltă din ce în ce mai mult. Și există condiții prealabile pentru aceasta.

În primul rând, gestionarea electronică a documentelor este prevăzută în legislația fiscală. De exemplu, atunci când se raportează primele de asigurare sau impozitul pe venitul personal, acesta trebuie depus la în format electronic dacă numărul firmei este mai mare de 25 de persoane. Raportarea electronică trebuie transmisă electronic. În plus, explicațiile, în cazul în care raportarea este transmisă electronic, în 2017 vor trebui date și sub forma unui document electronic.

În al doilea rând, gestionarea electronică a documentelor este acceptată în contabilitate. Conform Legii nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, documentul contabil primar este întocmit pe hârtie și (sau) sub forma unui document electronic semnat. semnatura electronica.
În al treilea rând, în 2017, managementul documentelor electronice va fi dezvoltat în continuare în cadrul procedurilor judiciare. Astfel, mulți sunt obișnuiți cu faptul că hotărârile judecătorești sunt publicate electronic pe internet. Conform articolului 4 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, o declarație de cerere, declarație, plângere, prezentare și alte documente pot fi depuse la instanță pe hârtie sau în formă electronică, inclusiv sub forma unui document electronic semnat cu o semnătură electronică în modul prevăzut de lege Federația Rusă, prin completarea unui formular postat pe site-ul oficial al instanței în rețeaua de informații și telecomunicații „Internet”. Dispoziții similare sunt stabilite în partea procesului civil.

Al patrulea, tehnologie electronică a intrat ferm în viața noastră în ceea ce privește utilizarea managementului electronic al documentelor în documentația de licitație, desfășurarea de licitații electronice. Potrivit articolului Legii federale din 05.04.2013 nr. 44-FZ (modificată la 03.07.2016) „Cu privire la sistemul contractual în domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări, servicii pentru satisfacerea nevoilor statului și municipale” licitatie in formular electronic (licitatie electronica) înseamnă o licitație, în care informațiile despre cumpărare sunt comunicate de către client unui număr nelimitat de persoane prin plasarea acesteia într-un singur Sistem informatic avizele unei astfel de licitații și documentația despre aceasta, participanții la achiziție sunt supuși unor cerințe uniforme și Cerințe suplimentare, desfasurarea unei astfel de licitatii este asigurata pe site-ul electronic de catre operatorul acestuia.

Al cincilea motiv este legat de faptul că astăzi multe companii operează în regiuni diferite, cu orașe diferite, deci pentru organizație afaceri eficiente este necesar să se accelereze fluxul de documente și să se simplifice relația dintre părți. În acest sens, în mod intuitiv, multe companii introduc managementul electronic al documentelor.

Cum se introduce managementul electronic al documentelor?

În prima etapă, este necesar să se ia o decizie fundamentală cu privire la introducerea managementului electronic al documentelor. O astfel de decizie se emite prin ordin al întreprinderii. Unele companii dezvoltă acte locale speciale care reglementează fluxul documentelor și coordonarea documentelor în cadrul companiei, astfel de caracteristici includ coordonarea documentelor între departamente, controlul, semnarea de către conducere și stocarea documentelor de arhivă.

În a doua etapă, trebuie să alegeți ce semnătură va folosi compania la procesarea documentelor.

O semnătură electronică simplă este o semnătură electronică care, prin utilizarea unor coduri, parole sau alte mijloace, confirmă faptul formării unei semnături electronice de către o anumită persoană.

Semnătură electronică necalificată este o semnătură electronică care:

1. obținute ca urmare a transformării criptografice a informațiilor folosind o cheie de semnătură electronică;
2. vă permite să identificați persoana care a semnat documentul electronic;
3. vă permite să detectați faptul de a efectua modificări la un document electronic după momentul semnării acestuia;
4. create folosind instrumente de semnătură electronică.

Semnătură electronică calificată este o semnătură electronică care îndeplinește toate caracteristicile unei semnături electronice necalificate și următoarele caracteristici suplimentare:

1. cheia de verificare a semnăturii electronice este specificată în certificatul calificat;
2. pentru a crea și a verifica o semnătură electronică, sunt utilizate mijloace de semnătură electronică care au confirmarea conformității cu cerințele (Articolul 5 Legea federală din 04/06/2011 nr. Din motive de securitate, este semnătura calificată îmbunătățită.

Al treilea pas va fi selectarea unui centru special de certificare. pentru a alege o companie specializată în managementul documentelor electronice, este important să evaluăm confortul de a lucra cu o anumită companie. Este important să se stabilească costul serviciilor prestate, posibilitatea unor funcții suplimentare, precum și serviciile de gestionare electronică a documentelor, este de asemenea important să se stabilească ce responsabilitate poartă firma centrului de certificare în cazul defecțiunilor tehnice și problemelor în managementul documentelor. .

La a patra etapă, este necesară furnizarea documentelor pentru încheierea contractului.

A cincea etapă este încheierea unui acord cu un centru de certificare. Conform articolului 2 din Legea federală din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ (modificată la 30 decembrie 2015) „Cu privire la semnătura electronică”, un centru de certificare este o entitate juridică, antreprenor individual sau o agenție sau o agenție guvernamentală administrația locală care îndeplinesc funcțiile de creare și eliberare a certificatelor de chei de verificare a semnăturii electronice, precum și alte funcții.

A șasea etapă este introducerea managementului documentelor electronice în companie, organizarea unui schimb specific de documente electronice. Facturile se întocmesc în formă electronică de comun acord între părțile la tranzacție și dacă sunt compatibile mijloace tehniceși capacitatea de a primi și procesa aceste facturi în conformitate cu formatul aprobat.

Ce trebuie să conțină acordul cu centrul de certificare?

La încheierea unui acord cu un centru de certificare, este necesar să se acorde atenție statut juridic centru de certificare. Acreditarea unui centru de certificare se realizează cu condiția, în special, ca acesta să îndeplinească cerințele de prezență. sprijin financiar răspunderea pentru pierderile cauzate terților ca urmare a încrederii acestora în informațiile specificate în certificatul cheii de verificare a semnăturii electronice eliberat de un astfel de centru de certificare, sau în informațiile conținute în registrul de certificate ținut de un astfel de centru de certificare, în suma de cel puțin 1,5 milioane de ruble .

La încheierea unui acord cu un centru de certificare, este important să acordați atenție subiectului acordului. Conform articolului 432 din Codul civil al Federației Ruse, acestea sunt condițiile obligatorii pentru contractele de acest tip. Contractul se consideră încheiat dacă părțile, în forma cerută în cazurile relevante, au ajuns la un acord asupra tuturor condițiilor esențiale ale contractului. Adică, este important să prescrii obiectul contractului cât mai clar posibil.

Obiectul acordului decurge din legea „Cu privire la semnătura electronică”.

Centru de verificare:

1. creează certificate de chei de verificare a semnăturii electronice și emite astfel de certificate;
2. stabilește perioadele de valabilitate ale certificatelor cheilor de verificare a semnăturii electronice;
3. revocă certificatele cheilor de verificare a semnăturii electronice emise de această autoritate de certificare;
4. eliberează, la cererea solicitantului, mijloace de semnătură electronică;
5. ține un registru al certificatelor eliberate și anulate de acest centru de certificare pentru verificarea semnăturilor electronice;
6. stabilește procedura de ținere a registrului de certificate;
7. creează, la cererea solicitanților, chei pentru semnături electronice și chei pentru verificarea semnăturilor electronice;
8. verifică unicitatea cheilor pentru verificarea semnăturilor electronice în registrul certificatelor;
9. verifică semnăturile electronice la cererea participanților la interacțiunea electronică;
10. desfășoară și alte activități legate de utilizarea unei semnături electronice.

Responsabilitatea centrului de certificare vine în următoarele cazuri:

1. neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor care decurg din contractul de prestare a serviciilor de către centrul de certificare;
2. neîndeplinirea sau îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor (clauza 3 din articolul 13 din Legea federală din 04/06/2011 nr. 63-FZ (modificată la 30/12/2015) „Cu privire la semnătura electronică”).

Asigurarea poate fi furnizată ca termeni suplimentari ai acordului cu centrul de certificare.

Cum se organizează managementul documentelor electronice în cadrul companiei?

În interiorul companiei, gestionarea electronică a documentelor ar trebui organizată ca un mecanism de ceas. La urma urmei, este important ca managementul electronic al documentelor să implice scanarea documentelor, semnarea cu o semnătură digitală electronică. Și asta înseamnă că este nevoie de un specialist care să fie responsabil de copiile electronice scanate, și un special software, care vă permite să semnați documente.

Întocmirea, executarea și aprobarea proiectelor de documente electronice se realizează conform reguli generale munca de birou stabilită în raport cu documente similare pe hârtie. Un document electronic trebuie să aibă toate detaliile stabilite pentru un document similar pe hârtie, cu excepția unui sigiliu, deoarece un sigiliu nu este un atribut obligatoriu. În cadrul companiei se pot folosi metode de confirmare a acțiunilor cu documente electronice, în care nu se utilizează semnătura digitală electronică. De exemplu, fără o semnătură digitală electronică, documentele pot fi puse sub control.

Dacă doriți să organizați fluxul de documente cu contrapărțile dvs., atunci trebuie să includeți prevederile relevante în contractul cu contrapartea.

Documentele sunt generate și semnate electronic. Mijloacele de semnătură electronică digitală utilizate trebuie să fie certificate în conformitate cu procedura stabilită.

Cea mai simplă modalitate este de a organiza gestiunea electronică a documentelor cu autoritățile, de exemplu, cu serviciul fiscal. pentru aceasta este necesara si obtinerea unei semnaturi electronice si incheierea unui acord cu un centru de certificare. Cel mai adesea, contribuabilii depun declarații, explicații și facturi către organul fiscal. La fel de " părere» documentele sunt generate de autoritatea fiscală în conformitate cu Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 15 aprilie 2015 nr. ММВ-7-2 / [email protected]„Cu privire la aprobarea Procedurii de transmitere a documentelor utilizate de organele fiscale în exercitarea atribuțiilor lor în relațiile reglementate de legislația privind impozitele și taxele, în formă electronică prin canale de telecomunicații și privind recunoașterea ca nevalide a unor prevederi din ordinul Serviciului Federal de Impozite. din 17 februarie 2011 Nr. ММВ-7 -2 / [email protected]».

Aceste documente includ:

1. cerințe de clarificare;
2. avizele companiilor străine controlate;
3. notificări despre apelul contribuabilului (plătitor de taxă, agent fiscal);
4. aviz fiscal;
5. decizii de suspendare a operațiunilor pe conturile unui contribuabil (plătitor de taxe, agent fiscal) într-o bancă și transferuri de monedă electronică a acestuia;
6. decizii de anulare a suspendării operațiunilor asupra conturilor contribuabilului (plătitor de taxe, agent fiscal) în bancă și transferuri de monedă electronică a acestuia;
7. decizia de a efectua un control fiscal la fața locului;
8. alte documente.

Astfel, dacă vorbim de documente electronice interne, atunci circulația acestora va fi reglementată de interne acte locale, dacă vorbim de relații cu contrapărți, atunci astfel de relații sunt reglementate de părți, iar dacă fluxul de documente este organizat cu autoritățile, atunci autoritățile vor acționa în conformitate cu procedura de gestionare electronică a documentelor adoptată pentru o anumită companie.

Cum se organizează stocarea documentelor electronice?

Principalul act de reglementare care reglementează stocarea documentelor electronice este Regulile de organizare a stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în autorități. puterea statului, guvernele și organizațiile locale (aprobat prin Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 31 martie 2015 nr. 526, denumit în continuare Reguli). LA acest document Pentru prima dată sunt stabilite reguli pentru stocarea documentelor electronice.

Cum ar trebui să fie păstrate documentele?

in primul rand, este necesar să se pregătească un nomenclator al afacerilor unei anumite organizații. Nomenclatorul cazurilor va varia în funcție de companie, domeniu de activitate.

Nomenclatorul dosarelor este utilizat pentru gruparea documentelor executate în dosare, sistematizarea și înregistrarea dosarelor, determinarea termenilor de păstrare a acestora și căutarea documentelor. Nomenclatorul cazurilor stă la baza întocmirii inventarelor cazurilor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani), precum și pentru înregistrarea cazurilor de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv).

În al doilea rând, este necesar să se formeze cazuri. Pentru a face acest lucru, este necesar să se efectueze o examinare a valorii documentelor care vor fi stocate în formă electronică. Vă rugăm să rețineți că există anumite limite de timp pentru stocarea anumitor documente. De exemplu, documentele contabile se păstrează 5 ani, iar documentele fiscale 4 ani.

În al treilea rând, este necesar să se pună un semn că datele sunt stocate în formă electronică în nomenclatorul cazurilor. De exemplu, „Foile de pontaj. Documente electronice.

Al patrulea, trebuie să arhivezi documentele.

Înainte de a plasa un fișier electronic pentru stocare, acesta trebuie să:
- descărcare din sistem electronic(dacă documentul este creat într-un mod special produs software);
- protejați împotriva eventualelor modificări prin salvarea într-un format adecvat;
- scrie pe un mediu de stocare.

Formatul general acceptat pentru stocarea și arhivarea documentelor electronice este PDF/A. Ar trebui să se distingă de PDF-ul obișnuit, cu fiecare actualizare a căruia apar noi posibilități de lucru cu fișiere. PDF/A este destinat pentru altceva: este un format pentru stocarea pe termen lung a documentelor electronice.

Al cincilea pas este de a scrie descrieri. Inventarul include toate fișierele electronice care au fost generate în legătură cu documentele electronice. Totuși, în locul numărului de foi, care este indicat la formarea carcasei pe hârtie, se indică volumul documentelor electronice.

Formatul descrierii poate arăta astfel:

Denumirea poziției capului unitate structurală
	Semnătură	Decriptare
Data semnaturii
DE ACORD Denumirea funcției șeful serviciului DOE
	Semnătură	Decriptare
Data semnaturii
Manager de arhivă (responsabilul arhivei)
	Semnătură	Decriptare
Data semnaturii

În general, este mult mai convenabil să stocați documentele în formă electronică, deoarece nu este nevoie să căutați într-o cameră întreagă de documente pe hârtie atunci când căutați documente. De asemenea, este mai ușor să furnizați documente în format electronic la solicitarea taxei, fond de pensieși alți inspectori.

În unele cazuri este necesară distrugerea documentelor. De exemplu, notele de service au fost stocate mult timp, perioada de stocare a expirat și este necesară distrugerea lor. În acest caz, se efectuează o examinare a valorii documentelor. O astfel de examinare poate fi comisie specială. Pe baza rezultatelor examinării, se emite un act privind alocarea documentelor în vederea distrugerii. Forma unui astfel de act este dezvoltată de companie în mod independent. Și pe baza actului, discurile sau alte medii de stocare sunt pur și simplu distruse.

În concluzie, trebuie menționat că, desigur, viitorul aparține documentelor electronice. Cu toate acestea, este important să se organizeze corect gestionarea documentelor electronice. Multe companii se confruntă cu probleme de organizare necorespunzătoare a managementului documentelor, atunci când doar un document este conectat la sistemul electronic de gestionare a documentelor. la locul de muncăîntr-un departament sau chiar într-un departament, când majoritatea documentelor sunt încă păstrate pe hârtie. Prin urmare, toate problemele referitoare la managementul documentelor electronice trebuie rezolvate „la bancă” în stadiul implementării sistemului.

Întrebări despre modul în care forma unui document electronic diferă de format au apărut de când Serviciul Fiscal Federal a dat undă verde utilizării documentelor electronice în contabilitatea fiscală. documente primare. S-a întâmplat acum peste trei ani. Cu toate acestea, aceste concepte sunt încă confuze. Să ne dăm seama care este care.

Ce sunt formatele de documente electronice?

Pentru a răspunde la această întrebare, să începem cu o mică clasificare. Întreaga listă de documente utilizate astăzi în organizații poate fi împărțită în două grupuri:

1. Documente care pot fi utilizate atât în ​​format hârtie, cât și în format electronic (aviz de trăsură TORG-12, factură, document de transfer universal, certificat de finalizare, factură, contract de furnizare etc.).
2. Documente care pot fi utilizate exclusiv pe suport de hârtie (o copie a facturii furnizate de agent mandantului, scrisoarea de transport (TTN), declarația de conformitate etc.).

În acest caz, ne interesează documentele din primul grup, care, potrivit legii, au voie să fie create, transmise și stocate în formă electronică. Adevărat, trebuie avut în vedere că legea impune cerințe stricte asupra formatelor unor documente electronice, precum și asupra formei unui număr de documente electronice.

.XML - un singur format de documente contabile

ED, al cărui format este clar descris și definit de lege, se numesc formalizate. Acestea includ: factura, borderoul TORG-12 și certificatul de finalizare.

Toate celelalte ED (facturi, scrisori, împuterniciri, pașapoarte de tranzacție etc.) sunt neformalizate. Nu există cerințe speciale pentru formatele lor. Nici forma datelor documentelor electronice nu este importantă.

Documentele formalizate sunt create în conformitate cu formatele Serviciului Fiscal Federal. Până în prezent, un singur format a fost aprobat legal pentru originalele electronice - .XML, pentru copiile scanate - .JPG, .TIFF, .PDF, .PNG.

Interesant, există un format obligatoriu pentru o factură electronică care îndeplinește cerințele Serviciului Fiscal Federal - acesta este .XML. Și există formate recomandate pentru act și TORG-12, iar acesta este și .XML. În ciuda faptului că puteți face schimb de documente primare în orice format, atunci când solicitați în formă electronică, fiscul va accepta doar documente în format .XML. Dacă faceți schimb de documente primare într-un format diferit, va trebui să le transmiteți Serviciului Federal de Impozite pe hârtie. E incomod, nu-i așa? Prin urmare, pentru a evita confuziile, vă sfătuim să utilizați formatele recomandate de Serviciul Fiscal Federal.

Forma unui document electronic nu este formatul acestuia

Pas cu pas, ne apropiem de înțelegerea formatului unui document electronic. De fapt, pot exista mai multe definiții ale acestui concept. Acesta este, de asemenea, un set de date structurat, convenabil pentru stocare și procesare automată. Formatul poate fi numit și informație text codificat, care este responsabilă de distribuirea și prezentarea datelor în ED.

Mai jos puteți vedea cum arată o factură electronică în format .XML. Corpul său este format din elemente de marcare și matricea de date în sine. Vă puteți familiariza cu cerințele pentru formatul unei facturi electronice în textul Ordinului Serviciului Federal de Taxe din 04.03.2015 nr. ММВ-7-6 / [email protected].

Acum să trecem la formular. Dacă formatul este responsabil pentru „conținutul intern”, atunci forma documentului electronic este „fața” acestuia. Cu alte cuvinte, ceea ce arată ED pe ecranul unui computer sau pe hârtie este forma sa. Pentru unele documente, legea definește o formă rigidă. Aceasta se referă în primul rând la factura, a cărei formă este aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2011 N 1137.

Deci, să tragem concluziile. Printre întreaga gamă de formulare și formate, există obligatorii și recomandate. Pentru a înțelege o dată pentru totdeauna starea de fapt cu formele și formatele documentelor electronice, trebuie doar să citiți următorul tabel.

Numele ED	Format	Utilizarea obligatorie a formatului	Forma	Aplicarea obligatorie a formularului
Factura fiscala	.xml	În conformitate cu Ordinul Serviciului Fiscal Federal din 04.03.2015 Nr. ММВ-7-6/ [email protected] formatul .XML este obligatoriu.	Formularul a fost elaborat și aprobat.	Formularul de factură este determinat de Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2011 N 1137 și este obligatoriu pentru utilizare.
Certificat de finalizare		Conform Ordinului Serviciului Fiscal Federal din 21 martie 2012 N MMV-7-6 / [email protected] formatul .XML recomandat pentru utilizare a fost aprobat.	Nu există o formă unică a actului.	Legea federală 402 „Cu privire la contabilitate” oferă doar detalii obligatorii pe care trebuie să le respecte forma actului.
Foaia de transport TORG-12	.XML, .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF etc.	Conform Ordinului Serviciului Fiscal Federal din 21 martie 2012 N MMV-7-6 / [email protected] formatul .XML recomandat pentru utilizare a fost aprobat.	Se aprobă formularul, cuprins în „Albumul formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilizarea operațiunilor comerciale”. Cu toate acestea, din 2013 nu este obligatorie aplicarea acestuia.	Incepand cu data de 01.01.2013, conducatorul organizatiei are dreptul de a stabili forma scrisorii de trasura. În același timp, trebuie să conțină o serie de detalii obligatorii (FZ 402 „Cu privire la contabilitate”).

Întrebarea 5. Clasificarea documentelor

Clasificarea documentelor- repartizarea documentelor pe grupe (tipuri) în funcție de caracteristicile conținutului, formei de compilare etc. în scopul organizării și îmbunătățirii eficienței lucrului cu acestea.

Clasificarea vă permite să dezvoltați anumite metode de lucru cu fiecare grup de documente, să le fixați în instrucțiuni, să organizați documentele în munca de birou. 2. În mod convențional, documentele pot fi împărțite în următoarele grupuri: pe cale de documentare: scris de mana; electronic;

Grafic;

documente film, foto, audio;

după domeniul de utilizare: organizatoric si administrativ; financiar si contabil; științifice și tehnice; prin muncă; raportare și statistică;

la locul de compilare:

Incoming (incoming la organizație);

Ieșire (trimise de la organizație);

Intern (compilat și utilizat în cadrul organizației în sine);

conform rubricii restricții de acces:

deschis (nesecret);

cu restricții de acces. Documentele pot avea următoarele ștampile:

„Pentru uz oficial” (informații oficiale destinate numai angajaților unei anumite organizații sau industrie); „Secret”, „Top Secret”, „Importanță deosebită” (informații care conțin secrete de stat); „Confidențial” (informații la care accesul este limitat de legislația Federației Ruse);

„Secret comercial” (informații care au valoare comercială datorită necunoscutului de către terți, la care nu există acces liber în temeiul legal și în privința cărora proprietarul unor astfel de informații a introdus un regim de protecție);

după origine:

oficial (oficial) (care afectează interesele organizației, întocmit prin lege sau individual, întocmit în modul prescris); personal (privind interesele unei anumite persoane și fiind nominal);

sud de însemnătate religioasă:

originale sau originale (primele sau singurele copii ale documentelor oficiale, semnate personal de autor);

copii (documente care reproduc integral informațiile documentului original și toate documentele acestuia semne externe sau o parte din ele care nu sunt obligatorii din punct de vedere juridic);

copii certificate (copii după documente, pe care, în conformitate cu procedura stabilită, sunt aplicate detaliile necesare, dându-le forță juridică);

duplicate (copii repetate ale documentului original care au vigoare);

sub forma de prezentare:

individual (al cărui conținut este prezentat în formă liberă);

șablon (când structura, o parte a documentului, frazele standard sunt pregătite în prealabil, iar cealaltă parte este completată la compilarea, de exemplu, a unui certificat de angajare);

tipic (creat pentru a documenta situații standard, de exemplu, călătorii de afaceri și utilizat în toate organizațiile);

prin termen de valabilitate:

depozitare permanentă;

depozitare pe termen lung (peste 10 ani); depozitare temporară (până la 10 ani).

1 . Document electronic- un document în care informațiile sunt prezentate în formă electronică, cu detaliile necesare pentru a le recunoaște ca fiind valabile.

Un document electronic trebuie să respecte următoarele cerințe:

să fie create, procesate, stocate, transmise și primite folosind software și hardware;

fi afisat (reprodus) intr-o forma inteligibila pentru perceptie.

Document electronic poate reprodus în formă și formă, de înțeles pentru percepție: pe ecranul de afișare; suport de hârtie;

un alt obiect material separabil de suportul mașinii într-o formă accesibilă pentru examinare vizuală. Atunci când se utilizează un document electronic, nu este necesară furnizarea unei copii a acestuia pe hârtie, cu excepția cazurilor prevăzute de actele juridice de reglementare ale Federației Ruse sau prin acordul părților. Avantajeutilizarea documentelor electronice:

setul de documente computerizat este redus la minimum atunci când se utilizează mostre gata făcute conținute în memoria computerului; prelucrarea computerizată a documentelor electronice (de exemplu, cererile pentru bunuri) este mult mai rapidă decât procesarea documentelor pe hârtie;

colectarea, sistematizarea și căutarea oricărui document sau informații din documente este accelerată și simplificată; prin utilizarea E-mail transferul prompt al documentelor la orice distanță; stocarea documentelor electronice vă permite să salvați o cantitate mare de informații pe medii mici și, prin urmare, nu necesită suprafețe mari pentru arhive; volumul rutinei operațiuni tehnice cu documente se eliberează timp pentru rezolvarea sarcinilor de management semnificative;

se reduce numărul documentelor pierdute, a căror locație nu este cunoscută;

devine posibilă utilizarea informațiilor primite pentru a pregăti un alt document (raport, rezumat, revizuire etc.), crescând astfel eficiența și calitatea documentului întocmit.

Aprobarea proiectului de document electronic are următoarele Beneficii:

citirea unui document pe ecranul unui computer fără a fi scos pe hârtie; se fac corecturi la proiectul de document;

La dezavantajedocumentele electronice pot fi: fragilitatea depozitării în comparație cu documentele pe hârtie;

necesitatea mijloacelor tehnice de lectură; posibilitatea de a efectua modificări neautorizate (în absența unei semnături digitale electronice (EDS) sau a altor mijloace de protecție).

3. Gestionarea electronică a documentelor- procesul de deplasare, prelucrare, stocare si schimb de documente electronice. Participanții la schimbul de documente electronice - fizice şi entitati legale, autoritățile publice ale Federației Ruse, autoritățile locale care participă la schimbul de documente electronice.

Expeditorul unui document electronic- un participant la schimbul de documente electronice care întocmește un document electronic, îl semnează cu EDS-ul său și îl transmite destinatarului direct sau printr-un intermediar de informații.

Destinatarul documentului electronic- participant la schimbul de documente electronice la care a fost primit documentul electronic.

Intermediar în schimbul de documente electronice (intermediar de informații)- o persoană juridică sau un antreprenor fizic care prestează servicii legate de schimbul de documente electronice între expeditorii și destinatarii documentelor electronice.

La schimbul de documente electronice, instrumentele de securitate a informațiilor trebuie utilizate în conformitate cu cerințele actelor juridice de reglementare ale Federației Ruse.

Un document electronic este supus verificării pentru a-și confirma autenticitatea prin verificarea semnăturii digitale. Autentificarea unui document electronic se realizează de către destinatarul documentului electronic utilizând instrumentele de verificare EDS furnizate acestuia de expeditorul sau distribuitorul instrumentelor de verificare EDS. Autenticitatea unui document electronic se consideră confirmată dacă, ca urmare a executării de către destinatarul documentului electronic a procedurilor prevăzute de mijloacele de verificare a EDS, se constată invarianța tuturor detaliilor acestuia. Gestionarea electronică a documentelorreglementate reguli :

stat;

intersectorială;

industrie;

locale (întreprinderi).

Reglementare legalăîn domeniul circulaţiei documentelor electronice trimis:

pentru implementarea unei politici de stat unificate în domeniul circulației documentelor electronice;

asigurarea securității și protecției informațiilor în timpul creării, prelucrării, stocării, transmiterii și recepționării acestora;

asigurarea drepturilor și intereselor legitime ale utilizatorilor documentelor electronice;

suport juridic pentru tehnologia de creare, prelucrare, stocare, transmitere și primire a documentelor electronice. Se lucrează cu documentele electronice trimise prin e-mail de asemenea lucrul cu documente pe hârtie. Prin urmare, se mai numește și managementul documentelor electronice afaceri automatizate. Fiecărui abonat la e-mail îi este alocată o cutie poștală individuală, căreia i se atribuie un cod de utilizator, iar schimbul de mesaje electronice se realizează prin aceste cutii poștale.

Expeditorul unui document electronic creează un fișier de mesaj, îi specifică numele, data, ora trimiterii și lansează expeditorul e-mailului.

Documentele electronice sunt transferate către destinatari în conformitate cu instrucțiunile de distribuire.

Destinatarul primește documentul pe ecranul computerului, care, dacă este necesar, poate fi transferat pe hârtie. Cu ajutorul unui PC se înregistrează documentele electronice.

Managerul, după ce a primit un document electronic, aplică pe acesta o rezoluție, iar documentul este trimis prin rețeaua internă la computer către executant (executori).

Procesul de executare a documentelor electronice asemănătoare executarea documentelor pe hârtie. Managementul electronic al documentelor este în continuă creștere, mai ales în legătură cu dezvoltarea comerțului pe Internet. Perioada de stocare a documentelor electronice la fel, ca și în cazul celor pe hârtie (de exemplu, notificări bancare și cerințe de transfer - 5 ani). Stocarea fișierelor pentru o astfel de perioadă poate duce la pierderea acestora, de aceea se recomandă crearea unor arhive speciale de documente electronice pe CD-uri.

La stocarea documentelor electronice în arhiva electronică ar trebui furnizate:

protecția documentelor electronice împotriva accesului neautorizat și denaturare;

posibilitatea de a oferi persoane interesate accesul la documentele electronice stocate în modul prevăzut de actele normative;

posibilitatea de a confirma autenticitatea documentelor electronice pe toata perioada de stocare a acestora;

posibilitatea de a prezenta documentele electronice stocate sub forma unei copii pe hârtie.

În viitor, dezvoltarea managementului documentelor electronice se concentrează pe utilizarea la maximum a documentelor electronice, ceea ce presupune schimbarea tradițiilor interne existente în munca de birou și abandonarea treptată a suporturilor de informații pe hârtie.

1. Informațiile în formă electronică, semnate cu o semnătură electronică calificată, sunt recunoscute ca document electronic, echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură de mână și pot fi utilizate în orice raport juridic în conformitate cu legislația Federației Ruse, cu excepția cazului în care legi federale sau acte normative de reglementare adoptate în conformitate cu acestea stabilesc cerința ca documentul să fie întocmit exclusiv pe hârtie.

(vezi textul din ediția anterioară)

2. Informațiile în formă electronică, semnate cu o semnătură electronică simplă sau cu o semnătură electronică necalificată, sunt recunoscute ca document electronic echivalent cu un document pe hârtie semnat cu semnătură de mână, în cazurile stabilite de legile federale, actele juridice de reglementare adoptate în conformitate cu cu ei sau un acord între participanții la o interacțiune electronică. Actele juridice de reglementare și acordurile dintre participanții la interacțiunea electronică care stabilesc cazuri de recunoaștere a documentelor electronice semnate cu o semnătură electronică necalificată ca echivalente cu documentele pe hârtie semnate cu o semnătură de mână ar trebui să prevadă procedura de verificare a semnăturii electronice. Actele normative și acordurile dintre participanții la interacțiunea electronică care stabilesc cazuri de recunoaștere a documentelor electronice semnate cu o semnătură electronică simplă ca echivalent cu documentele pe hârtie semnate cu o semnătură de mână trebuie să respecte cerințele articolului 9 din prezenta lege federală.

3. Dacă, în conformitate cu legile federale, actele juridice de reglementare adoptate în conformitate cu acestea sau practicile comerciale, un document trebuie să fie certificat printr-un sigiliu, un document electronic semnat cu o semnătură electronică îmbunătățită și recunoscut ca echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură olografă este recunoscută ca echivalentă cu un document pe hârtie, semnat cu o semnătură olografă și certificat cu un sigiliu. Legile federale, actele juridice de reglementare adoptate în conformitate cu acestea sau un acord între participanții la interacțiunea electronică pot prevedea cerințe suplimentare pentru un document electronic pentru a-l recunoaște ca echivalent cu un document pe hârtie, certificat printr-un sigiliu.

3.1. Dacă legile federale și actele juridice de reglementare adoptate în conformitate cu acestea prevăd că un document trebuie semnat de mai multe persoane, un document electronic trebuie semnat de persoane (autorizate oficiali organism, organizație) care a produs acest document, cu tipul de semnătură stabilit de legislația Federației Ruse pentru semnarea documentului electronic întocmit cu semnătură electronică.

4. Mai multe documente electronice interconectate (pachet de documente electronice) pot fi semnate cu o singură semnătură electronică. La semnarea unui pachet de documente electronice cu semnătură electronică, fiecare dintre documentele electronice incluse în acest pachet se consideră a fi semnat cu o semnătură electronică de tipul care a fost utilizat pentru semnarea pachetului de documente electronice. Excepție fac cazurile în care pachetul de documente electronice de către persoana care a semnat pachetul include documente electronice create de alte persoane (organisme, organizații) și semnate de acestea cu tipul de semnătură electronică care este stabilit de legislația Federației Ruse pentru semnarea unor astfel de documente. În aceste cazuri, documentul electronic inclus în pachet se consideră semnat de persoana care a creat inițial un astfel de document electronic, cu tipul de semnătură electronică cu care a fost semnat acest document în timpul creării, indiferent de tipul de semnătură electronică semnată de către pachet de documente electronice.

Conectarea muncii tradiționale de birou cu gestionarea electronică a documentelor nu este întotdeauna ușoară. În articol veți găsi răspunsuri la cele mai populare cinci întrebări despre documentele electronice. Vă vom spune ce este un document electronic, când poate și ar trebui să fie transferat pe hârtie, cum să faceți schimbul de documente electronice semnificativ din punct de vedere juridic, cum să emiteți un document electronic ca atașament la o scrisoare pe hârtie și cum să stocați documentele electronice .

ÎNTREBARE 1: CE ESTE UN DOCUMENT ELECTRONIC?

Un document electronic își cheltuiește tot ciclu de viață- de la creare la distrugere - în formă electronică. Un document electronic tipărit - ca unul de hârtie scanat - este doar o copie a originalului.

În ultimii ani, teoria și practica muncii de birou s-au străduit să se „împrietenească” între documentele electronice și cele pe hârtie pentru a ține pasul cu fluxul de documente care se deplasează rapid în spațiul online și, în același timp, pentru a-și menține semnificația juridică. . De exemplu, există mai multe variante ale unui e-mail, dintre care doar una este un document electronic real:

• o scrisoare semnată cu semnătură electronică este un adevărat document electronic;
• un mesaj trimis prin e-mail nu este un document, dar poate fi unul, cu condiția ca participanții la comunicare să fi fost de acord cu acesta;
• o copie scanată a unei scrisori pe hârtie nu este un document electronic, dar dacă expeditorul și destinatarul au convenit că schimbul unor astfel de copii este obligatoriu din punct de vedere juridic, atunci o astfel de copie trimisă prin e-mail poate fi echivalată cu un e-mail. Vom vorbi despre asta mai detaliat în răspunsul la a treia întrebare.

ÎNTREBARE 2: PE CARE MEDIA SĂ LUCREAȚI CU DOCUMENTELE ELECTRONICE?

Lucrarea cu documente electronice poate fi efectuată atât online, cât și pe hârtie. Desigur, este mai ușor și mai rapid să faceți schimb de documente electronice folosind e-mail sau un sistem electronic de gestionare a documentelor (denumit în continuare EDMS), dar acest lucru nu este întotdeauna posibil. Rezultatul sunt copii pe hârtie ale documentelor electronice.

imprimare e-mail pentru a lucra la el, puteți, dar nu uitați: dacă faceți schimb de scrisori cu un destinatar pe o platformă electronică, atunci răspunsul la această scrisoare trebuie să fie electronic. În plus: un cetățean poate cere să îi trimită un răspuns la contestația sa prin e-mail.

Regulile interne ale organizației pot prevedea că un anumit document există doar în formă electronică. De regulă, notele sunt primele afișate online. Angajații le schimbă în EDMS, servicii cloud sau prin e-mail.

Cu toate acestea, există reguli care prevăd ca documentele electronice să fie tipărite pentru a fi plasate în caz pe hârtie.

ÎNTREBARE 3: CUM SĂ EDUCEȚI FUXUL DE DOCUMENTE SEMNIFICATIVE DIN LEGAL FOLOSIND DOCUMENTE ELECTRONICE?

Documentele electronice sunt semnate cu semnături electronice digitale (denumite în continuare - EDS). În același timp, doar un EDS calificat îmbunătățit, adică înregistrat într-un centru de certificare acreditat de Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei, este un analog absolut al celui scris de mână. Poate fi folosit în comunicațiile cu agențiile guvernamentale. Organizațiile pot comunica între ele folosind documente semnate de orice tip de EDS: îmbunătățit calificat, îmbunătățit necalificat sau simplu. Ce fel de EDS să utilizați trebuie stabilit în acord.

Un fragment al acordului privind utilizarea semnăturilor electronice de către părțile sale este prezentat în Exemplul 1.

Dacă se dorește, părțile pot prevedea în contract că mesajele din clienții de corespondență și mesageria instant, mesajele sms au forță legală.

ÎNTREBARE 4: CUM ATASEZ UN DOCUMENT ELECTRONIC LA O SCRISOARE DE HÂRTIE?

Pachetele de documente sunt trimise de la organizație cu scrisori de intenție. Documentele electronice nu fac excepție. Dar uneori trebuie să trimiteți o scrisoare de intenție cu mai multe hârtie și mai multe atașamente electronice. În acest caz, mai întâi trebuie să pregătiți o aplicație electronică: ardeți-o pe un CD sau pe un card flash. Apoi scrieți o scrisoare de intenție. În cele din urmă, plasați o inserție într-un plic cu un disc sau o unitate flash.

Recuzită principală scrisoare de intenție- recuzită 19 „Marca de aplicare”.

Să dăm exemple de proiectare a unei scrisori de intenție (Exemplul 2) și a unei coperți de disc (Exemplul 3).

ÎNTREBARE 5: CUM SE PĂSTREAZĂ DOCUMENTE ELECTRONICE?

Principiul principal al stocării documentelor electronice este nicio discriminare de către mass-media! Regulile de arhivă sunt aceleași atât pentru fișierele pe hârtie, cât și pentru cele electronice. Cu toate acestea, există câteva caracteristici pentru stocarea documentelor electronice. Acestea sunt specificate în Regulile pentru organizarea depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și alte documente în autoritățile de stat, administrațiile locale și organizațiile (în continuare - Regulile 2015).

Un document electronic este descărcat din programul în care a fost creat și salvat într-un format imuabil înainte de a fi trimis în stocare: Regulamentul 2015 recomandă PDF/A, dar organizația va trebui să achiziționeze software pentru a lucra cu el. Formatul optim pentru salvarea documentelor electronice, care este potrivit pentru multe organizații, este PDF.

Un fișier electronic este înregistrat pe un suport electronic separat. Cea mai bună opțiune- CD-ROM cu posibilitate de înregistrare unică. Regulile din 2015 impun înregistrarea unui fișier electronic pe două discuri: o copie este o copie de lucru, a doua este cea principală. Acest lucru se aplică numai cazurilor de perioade de depozitare permanente și pe termen lung (peste 10 ani). Dacă fișierul are o perioadă de păstrare de cinci ani, atunci poate fi lăsat în afara arhivei prin simpla salvare într-un format neschimbat. Dacă un astfel de fișier mai trebuie să fie transferat pentru stocare, atunci va fi suficient să-l inscripționați pe un singur disc.

Se întocmește o copertă pentru fiecare caz (Exemplul 4).

Carcasele electronice pe discuri sunt transferate în arhivă în conformitate cu procedura adoptată de organizație.

REZUMAT

1. Documentele electronice de la creare până la distrugere există în formă electronică.
2. Puteți lucra cu documente electronice pe orice suport.
3. Organizațiile stabilesc regulile pentru schimbul de documente electronice într-un acord între ele.
4. Un document electronic poate fi atașat unei scrisori pe hârtie. Cererea este întocmită în conformitate cu GOST R 7.0.97. Sistem de standarde privind informarea, biblioteconomia și publicarea. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare.
5. Documentele electronice sunt transferate în arhiva organizației pe CD-uri, emise în conformitate cu Regulile 2015.