Management electronic de documente pentru o organizație mică. Ce este un „sistem electronic de gestionare a documentelor” și de ce este necesar? Implementarea SED durează prea mult

Cerințe de bază pe care trebuie să le îndeplinească sistemul managementul documentelor electronice:

• Stocare de încredere și căutare ușoară a documentației.
• Sprijin și îndeplinirea sarcinilor de birou.
• Controlul la timp asupra executării documentelor și direcționării acestora.
• Realizarea de rapoarte analitice.
• Asigurarea securității informațiilor.

EDMS modern are, de asemenea, funcții pentru interacțiunea cu clienții, procesarea cererilor acestora și instrumente suplimentare utile care vă permit să rezolvați multe probleme aplicate.

Tipuri de sisteme electronice de gestionare a documentelor

Există diferite tipuri de clasificare a sistemelor electronice de gestionare a documentelor, dar cea mai indicativă clasificare este împărțirea EDMS după funcționalitatea titlului. Orice EDMS este poziționat de dezvoltatorul său așa cum este conceput în primul rând pentru a îndeplini un anumit tip de sarcină. Acest lucru nu înseamnă că nu oferă tehnologii suplimentare inerente majorității „fraților”. Doar un set de instrumente ale fiecărui sistem electronic de gestionare a documentelor are propriile sale puncte forte și părțile slabe. În clasificarea în funcție de titlul funcțional, este doar luat în considerare punctele forte SEDov.

Deci, arata cam asa:

• EDMS conceput pentru a crea și a lucra cu documentație electronică, precum și analogi digitale ale documentelor pe hârtie.
• Sisteme de contabilitate care automatizează înregistrarea evenimentelor și documentelor pe tot parcursul acestora ciclu de viață(fișiere electronice).
• EDMS, a cărui sarcină principală este de a automatiza munca cu depozite mari de informații corporative.
• Sisteme de gestionare a arhivelor electronice cu documentatie.
• EDMS, a cărui funcționalitate este specializată în extracție informatie necesara din arhive și din alte surse electronice.
• Sisteme care gestionează procesele corporative, procesarea documentelor și activitățile angajaților organizației care sunt implicați în lucrul cu documentele de afaceri.
• EDMS de informații care gestionează dispozitivele de stocare a datelor.

Există, de asemenea, o scurtă clasificare a SED în funcție de țara de origine, utilizată numai în Rusia. Potrivit acesteia, sistemele electronice de gestionare a documentelor din țara noastră sunt împărțite în autohtone, importate și rusești, dezvoltate pe platforma străină Lotus/Domino. Revizuirea noastră include exemple de doar două EDMS străine - EMC Documentum și Lotus Domino.Doc. Toate celelalte EDMS au „cetățenia” Rusiei.

TOP-10 sisteme electronice de gestionare a documentelor

Am evaluat sistemele electronice de management al documentelor, concentrându-ne pe o comparație a cinci parametri care sunt decisivi atunci când alegem un EDMS pentru automatizarea managementului documentelor într-o întreprindere. Scara este de zece puncte.

Loc	Program/serviciu	Preț	Ușurința de a învăța	Funcționalitate	Contabilitatea legislației ruse	Tehnic a sustine	Evaluare generală
1	O afacere	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1C: Arhivă	9	7	10	10	9	9
2-4	CompanyMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Logici	9	10	9	10	6	8,8
4-6	Eufratul	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Notă: evaluarea finală a sistemului din tabel nu pretinde a fi 100% obiectivă și reflectă opinia autorului pe baza analiză profundă Acest subiect. Această revizuire a sistemelor electronice de gestionare a documentelor este realizată numai printre produse software de înaltă calitate care pot fi alese în siguranță pentru utilizare în tipuri variate Afaceri.

O AFACERE

Acest sistem electronic de gestionare a documentelor este lider recunoscutîn segmentul său în întreg spaţiul post-sovietic. Atât cele mai mari holdinguri, cât și corporațiile și întreprinderile mici desfășoară cu succes circulația documentelor și munca de birou în ele. În raport cu acest sistem, se cuvine să se aplice o tautologie: „DELO” își cunoaște afacerea. Într-adevăr, acest software este ideal pentru automatizarea profundă a muncii de birou și a fluxului de lucru.

pro

• Abilitatea de a urmări toate etapele deplasării oricărui document electronic.
• Simplitate și comoditate în crearea proiectelor de documentare.
• Depanarea generală și funcționalitatea sistemului.

Minusuri

• Minusurile „întinse” includ o interfață oarecum arhaică și o anumită dificultate în stăpânire.

Care este pretul?

Prețul unei licențe de utilizare a sistemului „DELO” într-un singur loc de muncă (DBMS - Oracle) depinde de numărul total planificat al acestor locuri și variază de la 11.000 de ruble (201-500 r / m) la 13.400 de ruble (1-5 r). /m). Dacă organizația folosește Microsoft SQL Server DBMS, atunci licența pentru unul la locul de muncă va costa de la 7200 la 9500 de ruble, respectiv.

Logici

Programul Logic SED a fost numit Boss-Referent până în 2012 și a fost unul dintre cele mai populare sisteme rusești managementul documentelor electronice, un concurent serios al Delo EDMS. Schimbarea numelui nu a afectat calitatea acestui produs software și este încă un sistem fiabil și funcțional pentru managementul biroului în întreprinderi de orice tip și dimensiune.

pro

• Abilitatea de a construi rute complexe pe mai multe niveluri pentru aprobarea documentelor.
• Grad ridicat de protecție a datelor utilizatorilor.
• Ușurință relativă de a stăpâni principalele componente ale sistemului.
• Procese flexibile și personalizabile de procesare a documentelor.

Minusuri

• Diferențierea neplăcută a drepturilor de acces cu o schimbare serioasă a personalului.
• Nu este cea mai conștiincioasă muncă de suport tehnic.
• Interfață arhaică.

Care este pretul?

Costul unei licențe pentru utilizarea acestui program depinde de numărul de angajați conectați la acesta. Dacă numărul acestora nu depășește 49 de persoane, atunci prețul va fi de 5.900 pentru fiecare loc de muncă; de la 50 la 199 de lucrători conectați - 5.200 de ruble; și dacă există mai mult de 200 de locuri de muncă, atunci prețul unei licențe va fi minim - 4900 de ruble.

Eufratul

Acest sistem electronic de management al documentelor a fost dezvoltat în deplină conformitate cu cerințele standardului de calitate ISO 9000 și GOST-urile rusești în domeniul muncii de birou. De „colegii” săi „EUFRATS” diferă prin prezența multora dintre propriile sale unice dezvoltare de software, care nu poate fi găsit în EDMS concurente. Pur tehnologic, acest sistem este unul dintre cele mai „avansate” la modern piata ruseasca SEDov.

pro

• Pachetul de livrare al acestui sistem include un DBMS Nika încorporat, care eliberează automat organizația utilizatorului de achiziționarea de software suplimentar.
• Interfață prietenoasă, cu un design plăcut și memorabil.
• Mecanism de rol încorporat pentru gestionarea drepturilor de acces.

Minusuri

• Viteză destul de mică, mai ales pe computere slabe.
• Eșecuri periodice în muncă și suport tehnic lent.

Care este pretul?

O licență standard cu instalarea sistemului pe propriul server al organizației costă de la 5200 la 7300 de ruble pe stație de lucru, mai mulți utilizatori - prețul este mai mic. Există însă și opțiunea de a plasa componenta server pe echipamentul producătorului. În acest caz, sistemul taxa de abonare- patru tarife, care costă de la 10.000 la 95.000 de ruble pe lună.

1C: Arhivă

Acesta este unul dintre cele mai bune și cu siguranță cele mai versatile programe pentru managementul documentelor de întreprindere. „1C:Arhive” oferă stocare fiabilă și, cel mai important, centralizată a documentației de afaceri format diferit, cu acces la acesta de către personalul autorizat care poate edita fișiere.

pro

• Un algoritm depanat pentru găsirea rapidă a datelor necesare.
• Abilitatea de a stoca documente de orice tip - de la text și grafică, la fișiere audio și video.
• Cea mai largă scalabilitate care vă permite să utilizați cu succes acest software atât în ​​întreprinderile mari, cât și în cele mici.
• Principalul avantaj al 1C:Archive, care distinge acest program de concurenți, este combinația optimă a prețului produsului și a capabilităților funcționalității acestuia.
• Suport pentru integrarea cu aplicații externe.

Minusuri

• Consumând o mulțime de resurse de sistem.
• Dificultate crescută de stăpânire chiar și pentru utilizatorii experimentați.

Care este pretul?

Prețul „asamblarii” acestui program variază de la 12.000 la 57.000 de ruble, iar prima sumă va trebui plătită exclusiv pentru actualizarea versiunii anterioare a 1C: Arhivă.

DIRECTUM

Simplu și funcțional EDMS DIRECTUM va fi o soluție excelentă pentru întreprinderile mici și mijlocii. Datorită acestui sistem, managementul electronic al documentelor poate fi combinat cu succes cu fluxul de lucru tradițional pe hârtie pentru a transfera ulterior „nedureros” complet organizația pentru a lucra în DIRECTUM. Tehnologia Advanced Workflow oferă automatizarea eficientă a proceselor de lucru de birou.

pro

• Disponibilitatea unor instrumente software specializate care simplifică pe cât posibil căutarea și identificarea documentației.
• Oportunități ample de modificare independentă a sistemului pentru sarcini specifice.
• Posibilitati extinse de integrare cu alte programe.

Minusuri

• Orientarea sistemului către managementul întreprinderii - este mai dificil pentru funcționarii obișnuiți să lucreze în ea.
• Politica de prețuri oarecum confuză și opaca.

Care este pretul?

Licențele de utilizare a acestui EDMS sunt achiziționate atât separat, cât și ca parte a acestuia oferte de pachete. Cea mai ieftină licență de bază pentru client costă 7.800 de ruble. Costul pachetelor de licență începe de la 148.200 de ruble (de bază pentru 20 de angajați) și merge până la 2.010.000 de ruble (pentru 200 de angajați).

OPTIMA-WorkFlow

Acest sistem electronic de gestionare a documentelor este un țăran mijlociu puternic în segmentul său. Este în continuă dezvoltare și până acum nu poate concura în condiții de egalitate cu mastodoții recunoscuți ai pieței. Cu toate acestea, OPTIMA-WorkFlow are o serie de „trucuri în mânecă” - tehnologii unice care îl fac să iasă în evidență din mulțime.

pro

• Implementarea funcției de introducere în serie a acelorași tipuri de documente și informații de înregistrare a acestora.
• Scanarea cu un program antivirus.
• Indexarea documentelor obișnuite și criptate la alegere.
• Interfață de utilizator multilingvă.

Minusuri

• Dezavantaje ale funcționalității tipice care sunt eliminate definitiv prin actualizările efectuate.

Care este pretul?

Soluțiile tipice bazate pe această platformă costă între 55.000 și 75.000 de ruble.

EMC Documentum

Această platformă pentru automatizarea proceselor de flux de lucru a fost dezvoltată de liderul mondial în industria IT, EMC. Funcționalitatea puternică cuplată cu personalizarea flexibilă a instrumentelor individuale fac din EMC Documentum cel mai bun EDMS străin disponibil pe piața rusă.

pro

• Grad ridicat de confort în gestionarea documentelor de proiectare.
• Implementarea unui mecanism de check-in/check-out care vă permite să gestionați distribuirea drepturilor de acces.
• Prezența unei funcții care vă permite să implementați procedura de aprobare la mai multe niveluri.
• Suport pentru dispozitive de scanare și recunoaștere a documentelor.

Minusuri

• Funcționează numai cu browserul Internet Explorer.
• Lipsa documentației tehnice și practice disponibile public despre sistem.
• „Frâne” și întârzieri frecvente cu o sarcină mare a sistemului.

Care este pretul?

Nu există prețuri fixe pentru utilizarea acestei platforme. Costul implementării acestuia este negociat individual cu fiecare client.

LanDocs

Dezvoltată în 1997 de compania autohtonă LANIT, această platformă pentru automatizarea managementului documentelor rămâne în căutarea multor întreprinderi și instituții până în prezent. LanDocs vă permite să construiți un flux de lucru confortabil și un mediu de flux de lucru, oferind tuturor categoriilor de utilizatori setul necesar de instrumente pentru a-l gestiona.

pro

• Disponibilitatea instrumentelor integrate de protecție criptografică.
• Abilitatea de a include angajați din sucursale aflate la distanță în procesul de flux de lucru.
• Prezența funcției de scanare în lot a documentației pe hârtie.

Minusuri

• Probleme de performanță destul de comune.
• Oportunități slabe de extindere a funcționalității.
• Dificultate în a stăpâni sistemul de la zero.

Care este pretul?

Prețul unei licențe de server variază de la 30.000 la 216.000 de ruble. Licențele de utilizator pot fi achiziționate la un preț de 5.600 până la 8.400 de ruble.

CompanyMedia

CompanyMedia este un întreg set de soluții software concepute pentru a automatiza procesele de afaceri, fluxul de lucru și munca de birou. Acest EDMS diferă de concurenți prin flexibilitatea de neegalat a setărilor și prezența modulelor independente care pot fi instalate separat.

pro

• Posibilitatea de funcționare cu succes a sistemului la întreprinderi cu o structură corporativă complexă și structură teritorială.
• Fiabilitatea fără precedent a sistemului, care îi permite să funcționeze activ non-stop, 365 de zile pe an.
• Suport automat pentru lucrul cu mai multe tipuri de joburi.
• Diferențierea drepturilor de acces, conform structura ierarhica organizatii.

Minusuri

• Interfața web are suport limitat pentru unele browsere, în special pentru FireFox.
• Accentul sistemului este în principal pe întreprinderile mijlocii și mari.

Care este pretul?

Prețul final al acestui software constă din multe componente, inclusiv instruirea personalului, instalarea de module suplimentare și transferul drepturilor de utilizare a sistemului. Limita superioară a sumei totale este de 99.000 de ruble. Cel mai ieftin modul tematic va costa 4.000 de ruble.

Lotus Domino.Doc

Acest EDMS este o aplicație pentru binecunoscuta platformă Notes/Domino, care are un sistem de securitate a datelor de nivel înalt. Lotus Domino.Doc are, de asemenea, o arhivă electronică avansată care vă permite să implementați un depozit mare de documentație corporativă.

pro

• Disponibilitatea sistemelor de replicare unice concepute pentru soluții complexe ale sarcinilor de gestionare a fluxului de documente într-un mediu distribuit.
• Posibilitatea de a căuta documente în părți separate ale depozitului de informații.
• Directoarele LDAP cresc până la nivel corporativ.

Minusuri

• Dezavantajele acestui sistem provin în principal din originea sa occidentală - există anumite întrebări despre interfață și implementarea unor funcții.

Care este pretul?

Costul licențelor de utilizator și server este calculat individual pe site-ul platformei.

În cele din urmă

Rezumând o anumită linie din revizuire, aș dori să remarc o nuanță importantă: introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor în afacerea dvs. nu garantează deloc o creștere instantanee a profitabilității sale și, în unele cazuri, poate face dăuna. Dacă organizația dumneavoastră funcționează cu succes și obține profit, lucrând fără EDMS, atunci gândiți-vă de o mie de ori înainte de a decide să le implementați. Nu este nevoie să urmăriți „moda progresivă” și să instalați aceste sisteme fără o nevoie serioasă de ele. Cu toate acestea, odată cu extinderea afacerii și volumul mare de muncă al angajaților, sistemul electronic de gestionare a documentelor poate deveni un fel de colac de salvare care va ajuta compania să iasă din vâltoarea documentelor.

Inerția obiceiurilor umane este principalul obstacol în calea introducerii sistemelor electronice de management al documentelor (EDMS) în întreprinderi. Avantajele lor vor deveni în curând decisive în competiție, așa că acum trebuie să vă gândiți la traducere munca de birou pe șine digitale.

Temei juridic pentru EDS

Întreprinderile mari cu o rețea extinsă de sucursale trec rapid la gestionarea electronică a documentelor, care este facilitată de disponibilitatea unui cadru legislativ.

Legile care guvernează activitatea EDS sunt:

1. Nr. 149-FZ „Cu privire la informare, informatizare și protecția informațiilor”.
2. Nr 63-FZ „Despre semnătura electronică”.
3. Nr. 263-FZ „Cu privire la eliminarea restricțiilor privind gestionarea documentelor electronice”.
4. Cod Civil.
5. Codul de procedură de arbitraj.

Normele legislative directe sunt aceleași pentru toată lumea, dar atunci când implementează un EDMS, o întreprindere trebuie să elaboreze un număr suplimentar de documente administrative interne:

• reglementări pentru utilizarea EDS;
• reguli corporative pentru managementul documentelor electronice cu un algoritm de soluționare a litigiilor;
• un document de aderare la regulament, care trebuie semnat de toți angajații.

Angajații companiei sunt obligați să utilizeze numai EDS certificat și mijloace de protecție criptografică a informațiilor. Respectarea acestei reguli și coerența cadrului legal fac posibilă ca acțiunile angajatului în EDMS corporative să fie semnificative din punct de vedere juridic.

Esența și funcțiile EDMS

Sistem electronic de gestionare a documentelor - sistem automatizat managementul fluxului de lucru, care permite angajaților să interacționeze dispozitive digitale fără utilizarea suporturilor de hârtie.

Funcțiile de bază ale EDMS sunt:

• crearea, transferul, stocarea documente electronice(ED);
• digitizarea documentelor pe hârtie;
• crearea unui card de document cu atributele sale;
• generarea documentelor pe baza șabloane gata făcute cu atribute date;
• căutarea documentelor într-o bază de date centralizată;
• rutarea documentelor;
• controlul asupra primirii documentului și a executării instrucțiunilor cuprinse în acesta;
• ținerea jurnalelor, clasificatoarelor;
• conversia ED în formate compatibile;
• înregistrarea automată a documentației primite;
• trimiterea notificărilor;
• coordonarea documentelor;
• lucru colectiv cu ED;
• interacțiune prin ED cu contrapărțile companiei;
• generarea de rapoarte privind executarea si deplasarea documentelor.

Un parametru important al EDMS este modularitatea acestuia, care permite extinderea funcționalității fără modificări semnificative ale setărilor de bază.

Tipuri de EDMS

Evident, marile întreprinderi industriale și companiile comerciale au cerințe diferite pentru un EDMS. De aceea produse software sunt împărțite în două categorii, în funcție de standardizarea proceselor de lucru:

• "cutie";
• de bază, cu opțiuni extinse de configurare.

Produsele în cutie sunt concepute pentru depozitare, procese de birou și industriile mici. Acestea necesită doar configurație modulară și introducerea informațiilor primare.

Caracteristicile lor:

• instalare rapida;
• pregătire standardizată;
• nu este necesară nicio modificare;
• cost redus de întreținere.

Platformele de bază sunt implementate în întreprinderi mari cu o structură organizatorică și de producție unică. Astfel de EDMS necesită o rafinare pe termen lung, inclusiv de către specialiștii IT ai clientului.

Au următoarele caracteristici:

• capacitatea de a se adapta la anumite procese de afaceri;
• crearea de module software suplimentare în funcție de cerințele clienților;
• schimbarea interfeței;
• complexitatea planificării costurilor din cauza incapacităţii de a estima valoarea îmbunătăţirilor.

Pentru majoritatea întreprinderilor mici și organizațiilor comerciale, soluțiile standard „cutie” vor fi suficiente.

Beneficiile unui sistem electronic de gestionare a documentelor

Transferul fluxului de documente al întreprinderii în formă electronică oferă companiei avantaje pe mai multe niveluri organizaționale. EDMS vă permite să simplificați munca atât a managementului, cât și a angajaților obișnuiți.

Avantaje tactice

Gestionarea electronică a documentelor vă permite să reduceți curentul costuri de operare Afaceri. Când decideți să instalați un EDMS în întreaga întreprindere, se recomandă măsurarea productivității angajaților înainte de implementarea sistemului. Puteți calcula timpul necesar pentru a finaliza sarcinile șablon, aproba propuneri, căuta documentele necesare. Separat, puteți determina costurile curente ale echipamentelor de birou și ale articolelor de papetărie.

Pe baza eficacității proceselor de bază ale companiei, se disting următoarele avantaje ale EDMS:

1. Eliberarea spațiului fizic la stațiile de lucru ale utilizatorilor.
2. Reducerea costului de închiriere a spațiilor de arhivă.
3. Economisiți timp pentru ca angajații să copieze documente, să le proceseze și să le introducă în jurnal.
4. Reducerea costului hârtiei, materialelor pentru echipamente de copiere.
5. Timp redus pentru transferul documentelor pe hârtie între departamente.
6. Economie de timp pentru angajați datorită automatizării complete a unei părți a proceselor operaționale.
7. Creșterea productivității angajaților prin reducerea muncii de rutină.

Avantajele tactice ale EDMS fac munca angajaților obișnuiți să fie mai ușoară, așa că ei sunt cei care vor observa îmbunătățirile în primul rând.

Avantaje strategice

Obiectivele strategice în implementarea EDMS afectează principalele procese de afaceri: indicatori de profit, viteza și eficacitatea comunicării cu contrapărțile, protecția informațiilor comerciale.

În aceste domenii, se pot distinge următoarele avantaje ale managementului electronic al documentelor:

1. Crearea unui spațiu informațional centralizat cu o bază de date ED și acces controlat de la distanță la aceasta.
2. Accelerarea căutării informațiilor după atribute.
3. Posibilitatea de protecție complexă a informațiilor comerciale într-o rețea de calculatoare.
4. Creșterea transparenței proceselor de lucru, prevenirea schemelor de corupție.
5. Posibilitatea de coordonare paralelă a documentelor interne.
6. Acces de la distanță la procesele de lucru din afara locului de muncă.
7. Creșterea siguranței documentelor și a imposibilității falsificării acestora.
8. O creștere bruscă a execuției instrucțiunilor datorită monitorizării online a acțiunilor angajaților.

Avantajele strategice contribuie la creșterea manevrabilitatii și imaginii companiei, ceea ce oferă un beneficiu semnificativ în atragerea de noi clienți.

Beneficii pentru utilizatorii obișnuiți

Operațiunile de rutină pe termen lung sunt recunoscute ca fiind nesănătoase și reduc drastic productivitatea. Procesarea monotonă a cererilor și documentelor în diferite programe distrage atenția de la sarcini, ocupând cea mai mare parte din timpul de lucru.

EDMS are o serie de avantaje pentru rezolvarea acestor probleme ale utilizatorilor:

1. Locație convenabilă a ED în arhivă, permițându-vă să le găsiți după atribute în 1-2 minute.
2. Reglementarea proceselor operaționale. Ca urmare, angajatul primește doar acele sarcini care trebuie îndeplinite conform fișei postului.
3. Accelerarea adaptării noilor angajați la procesele de lucru prin automatizarea interacțiunii intra-corporate.
4. Capacitatea de a obține informații despre lanțul de aprobări și etapele implementării proiectului.
5. Reducerea operațiunilor de rutină prin combinarea mediilor de lucru în computere, utilizarea șabloanelor, eliminarea stadiului de tipărire a documentelor și semnare a acestora.

Reducerea numărului și a duratei operațiunilor nespecifice vă permite să dedicați timp direct proceselor de lucru care necesită calificări înalte.

Beneficii pentru structura IT a întreprinderii

La implementarea unui EDMS, acesta este integrat cu infrastructura IT existentă, oferind următoarele avantaje:

• facilitând controlul asupra sistemului, reducând cerințe de calificare către administratorul acesteia;
• capacitatea de a configura noi șabloane și rute de documente fără instrumente standard de programare;
• consolidarea mai multor aplicații într-un singur mediu de lucru;
• capacitatea de a scala sistemul fără costuri suplimentare;
• nu este nevoie să înlocuiți computerele existente;
• Protecție cuprinzătoare a rețelei împotriva programelor malware.

EDMS implică anumite investiții în mijloace tehnice dar se plătesc în scurt timp.

Hardware-ul computerului devine interoperabil, rezultând o utilizare sporită a resurselor sale.

Beneficii pentru directori

Gestionarea electronică a documentelor face munca eficienta personal de conducere datorită următoarelor avantaje ale sistemului:

1. Mobilitatea EDMS, abilitatea de a accesa ED prin computere de la distanță în călătoriile de afaceri.
2. Monitorizați cu ușurință angajații cu rapoarte despre performanța, productivitatea și oportunitatea misiunilor.
3. prin integrare cu .
4. Accelerarea procedurilor logistice între furnizori și cumpărători la partajarea EDMS. Este posibil să se schimbe ED primar prin conectarea la un singur operator extern care garantează legitimitatea legală a documentelor.
5. Asigurarea accesului la informații financiare exclusiv managerilor de top, cu excepția secretariatului.
6. Reduceți șansa de a pierde documente importante.

Managerul se poate conecta oricând în sistem și poate genera un raport privind performanța fiecărui angajat.

Conștientizarea acestui fapt de către angajați nu le oferă posibilitatea de a se relaxa și de a se ocupa de propriile lor afaceri.

Dezavantajele managementului electronic al documentelor

Introducerea managementului electronic al documentelor în întreprindere are dezavantajele sale. Ei sunt cei care nu permit întreprinderilor mici să intre în operațiuni de depozitare și management la scară largă pe baza SED.

Dezavantajele includ:

1. Probabilitatea de corupere a bazei de date de către un cod rău intenționat necunoscut. Acest dezavantaj poate fi rezolvat prin realizarea periodică de copii de rezervă a informațiilor de pe dispozitivele care nu sunt conectate la rețea.
2. Dificultate în adaptarea angajaților din categoria de vârstă 40+ la forma digitală de interacțiune.
3. Preț mare. Prețul EDMS autohton pentru întreprinderile mici variază între 1000-10000 de dolari.
4. Eficacitatea EDMS este redusă dacă contrapartidele companiei nu dispun de un management electronic al documentelor.
5. Beneficiul sistemului în birouri compacte fără unități de lucru și încăperi suplimentare este îndoielnic.
6. Necesitatea de a duplica ED în formă de hârtie atunci când lucrați cu unii antreprenori.

Aceste neajunsuri se datorează în mare măsură întârzierii în adoptarea normelor legale necesare și gradului scăzut de pătrundere a EDMS în mediul de afaceri. Dar tendințele arată că în 10-20 de ani, managementul documentelor electronice în întreprindere va fi considerat mai mult o regulă decât o excepție.

Cum să alegi EDMS-ul potrivit?

Alegerea unui EDS nu este ușoară, deoarece există o mare probabilitate de a cumpăra un produs greșit sau de a încheia un contract cu o companie incompetentă.

Prin urmare, atunci când decideți cu privire la achiziționarea unui program de gestionare a documentelor electronice, este necesar să luați în considerare o serie de caracteristici ale acestuia:

1. Orele de funcționare ale producătorului EDMS pe piața rusă. Sunt necesari ani de experiență practică în implementarea unor astfel de sisteme pentru a se adapta la legislația națională.
2. Respectarea standardelor din industrie.
3. Compatibilitate cu structura companiei.
4. Posibilitatea și costul de întreținere ulterioară a produsului software.
5. Scalabilitatea EDMS cu extinderea întreprinderii.
6. Disponibilitatea documentației de configurare a software-ului pentru specialiști IT cu normă întreagă.
7. Nivelul de protecție a informațiilor.
8. Opțiuni de redundanță a datelor
9. Timp de recuperare după eșecuri.

Pentru selecția finală a unei companii pentru implementarea EDMS, se recomandă analizarea mai multor furnizori, studierea materialelor demo și solicitarea instalării unei versiuni demo a software-ului. Atunci când luați o decizie, este important să țineți cont de costurile de actualizare a echipamentelor și de nivelul de pregătire profesională a propriilor specialiști IT.

Dificultăți în implementarea EDMS

Procesul de implementare a EDMS în Rusia este afectat de utilizarea multor programe fără licență de către utilizatori, de incompatibilitatea acestora și de prevalența gestionării manuale a procedurilor de afaceri.

Drept urmare, furnizorii de management electronic al documentelor din întreprinderi se confruntă cu astfel de dificultăți:

1. Un format pestriț pentru stocarea datelor în diferite departamente.
2. Lipsa informațiilor structurate în aplicațiile utilizate.
3. Sistem nestabilit de acces al angajaților la anumite procese de afaceri. Forma standard descrierea postului ajută slab organizarea SED.
4. Încărcarea fluxului de informații cu proceduri birocratice și aprobări.
5. Eșecuri datorate stocării datelor în diverse aplicații.
6. Analfabetismul informatic al angajaților întreprinderii și sabotarea activităților de formare la nivelul interpreților.
7. Nerespectarea EDMS standardele industriei si statutul.

Pentru a trece la gestionarea electronică a documentelor, există puține decizii puternice din partea conducerii. Este nevoie de o revizie a sistemului atributii oficiale angajații și structura de conducere a companiei. Pentru integrarea de dorit cu sistemul, care trebuie instalat în conformitate cu legea.

O direcție importantă în implementarea EDMS este o direcție rigidă politica de personalîmpotriva angajaţilor incompetenţi şi necalificaţi. Deoarece lipsa lor de a lucra conform noilor principii va crește semnificativ costurile procesului de implementare și întreținere a electronicii. EDMS trebuie să interacționeze cu oamenii într-un singur mecanism, astfel încât elementele sale care funcționează prost trebuie corectate sau înlocuite la timp.

Avem solutie la cheie si echipamente pentru

Încercați gratuit toate caracteristicile platformei EKAM

Acord de confidențialitate

și prelucrarea datelor cu caracter personal

1. Dispoziții generale

1.1.Acest acord privind confidențialitatea și prelucrarea datelor cu caracter personal (denumit în continuare Acordul) este acceptat în mod liber și din proprie voință, se aplică tuturor informațiilor pe care Insales Rus LLC și/sau afiliații săi, inclusiv toate persoanele aparținând aceleiași Grupul cu SRL „Insales Rus” (inclusiv „EKAM service” LLC) poate obține despre Utilizator în timpul utilizării oricăruia dintre site-urile, serviciile, serviciile, programele de calculator, produsele sau serviciile „Insales Rus” SRL (denumite în continuare ca „Serviciile”) și în timpul executării de către Insales Rus LLC a oricăror acorduri și contracte cu Utilizatorul. Consimțământul Utilizatorului cu privire la Acord, exprimat de acesta în cadrul relațiilor cu una dintre persoanele enumerate, se aplică tuturor celorlalte persoane enumerate.

1.2 Utilizarea Serviciilor înseamnă consimțământul Utilizatorului cu privire la acest Acord și la condițiile specificate în acesta; în caz de dezacord cu aceste condiții, Utilizatorul trebuie să se abțină de la utilizarea Serviciilor.

"În vânzări"- Societate cu Răspundere Limitată „Insales Rus”, OGRN 1117746506514, TIN 7714843760, KPP 771401001, înregistrată la adresa: 125319, Moscova, Akademika Ilyushin St., 4, building 1, office 11), „pe theIneinafter” mână, și

"Utilizator" -

sau individual care are capacitate juridică și este recunoscut ca participant la relațiile juridice civile în conformitate cu legislația Federației Ruse;

sau entitate, înregistrată în conformitate cu legile statului în care această persoană este rezidentă;

sau antreprenor individual, înregistrată în conformitate cu legile statului în care această persoană este rezidentă;

care a acceptat termenii acestui acord.

1.4 În sensul prezentului acord, părțile au stabilit că informațiile confidențiale sunt informații de orice natură (producție, tehnică, economică, organizațională și altele), inclusiv rezultatele activității intelectuale, precum și informații despre metodele de implementare. activitate profesională(inclusiv, dar fără a se limita la: informații despre produse, lucrări și servicii; informații despre tehnologii și lucrări de cercetare; date despre sisteme tehniceși echipamente, inclusiv elemente de software; previziuni de afaceri și detalii privind achizițiile propuse; cerințele și specificațiile anumitor parteneri și potențiali parteneri; informatii legate de proprietate intelectuală, precum și planuri și tehnologii legate de toate cele de mai sus), comunicate de una dintre părți celeilalte părți în scris și/sau formular electronic, desemnat în mod expres de parte ca informații confidențiale ale acesteia.

1.5 Scopul acestui acord este de a proteja informațiile confidențiale pe care părțile le vor schimba în timpul negocierilor, încheierii de contracte și îndeplinirii obligațiilor, precum și orice altă interacțiune (inclusiv, dar fără a se limita la, consultarea, solicitarea și furnizarea de informații și îndeplinirea altor sarcini).

2. Obligațiile părților

2.1 Părțile convin să păstreze secrete toate informațiile confidențiale primite de una dintre părți de la cealaltă parte în timpul interacțiunii părților, să nu dezvăluie, să nu dezvăluie, să facă publice sau să furnizeze în alt mod astfel de informații oricărei terțe părți fără permisiunea prealabilă scrisă a părților. cealaltă parte, cu excepția cazurilor specificate în legislația în vigoare, când furnizarea acestor informații este responsabilitatea părților.

2.2 Fiecare dintre părți va lua toate măsurile necesare pentru a proteja informațiile confidențiale folosind cel puțin aceleași măsuri pe care le aplică partea pentru a-și proteja propriile informații confidențiale. Accesul la informații confidențiale va fi acordat numai acelor angajați ai fiecăreia dintre părți care au nevoie în mod rezonabil de ele atributii oficiale pentru executarea prezentului acord.

2.3 Obligația de a păstra secretul informațiilor confidențiale este valabilă pe perioada prezentului Contract, a contractului de licență pentru programe pentru calculator din data de 01.12.2016, a acordului de aderare la contractul de licență pentru programe pentru calculator, a contractelor de agenție și a altor contracte și în termen de cinci ani de la încetează acțiunile lor, cu excepția cazului în care părțile convin altfel.

(a) dacă informațiile furnizate au devenit publice fără a încălca obligațiile uneia dintre părți;

(b) dacă informațiile furnizate au devenit cunoscute părții ca urmare a propriilor cercetări, observații sistematice sau alte activități desfășurate fără utilizarea informațiilor confidențiale primite de la cealaltă parte;

(c) dacă informațiile furnizate sunt obținute în mod legal de la un terț fără obligația de a le păstra secret până când sunt furnizate de una dintre părți;

(d) dacă informațiile sunt furnizate la cererea scrisă a autorității puterea statului, alt organism de stat sau organism administrația locală pentru a-și îndeplini funcțiile și dezvăluirea acesteia către aceste autorități este obligatorie pentru Parte. În acest caz, Partea trebuie să notifice imediat cealaltă Parte cu privire la cererea primită;

(e) în cazul în care informațiile sunt furnizate unei terțe părți cu consimțământul părții despre care informațiile sunt transferate.

2.5 Insales nu verifică acuratețea informațiilor furnizate de Utilizator și nu este în măsură să-și evalueze capacitatea juridică.

2.6.Informațiile pe care Utilizatorul le furnizează vânzătorilor la înregistrarea în Servicii nu sunt date cu caracter personal așa cum sunt definite în lege federala RF Nr. 152-FZ din 27 iulie 2006. „Despre datele personale”.

2.7 Vânzări are dreptul de a face modificări la acest Acord. Când faceți modificări în versiunea curentă, este indicată data ultimei actualizări. Noua versiune a Acordului intră în vigoare din momentul plasării acestuia, cu excepția cazului în care noua versiune a Acordului prevede altfel.

2.8 Prin acceptarea acestui Acord, Utilizatorul recunoaște și este de acord că Insales poate trimite mesaje și informații personalizate către Utilizator (inclusiv, dar fără a se limita la) pentru a îmbunătăți calitatea Serviciilor, pentru a dezvolta noi produse, pentru a crea și trimite oferte personale către Utilizator, pentru a-l informa pe Utilizator despre modificările în Planuri tarifareși actualizări, pentru a trimite către Utilizator materiale de marketing legate de Servicii, pentru a proteja Serviciile și Utilizatorii și pentru alte scopuri.

Utilizatorul are dreptul de a refuza primirea informatiilor de mai sus prin notificarea in scris la adresa de e-mail Insales - .

2.9 Prin acceptarea acestui Acord, Utilizatorul ia la cunostinta si este de acord ca Serviciile Insales pot folosi cookie-uri, contoare, alte tehnologii pentru a asigura functionarea Serviciilor in general sau a functiilor individuale ale acestora in special, iar Utilizatorul nu are pretentii impotriva Insales in legatura cu asta.

2.10 Utilizatorul recunoaște că echipamentul și software, folosit de acesta pentru a vizita site-uri de pe Internet poate avea funcția de a interzice operațiunile cu cookie-uri (pentru orice site-uri sau pentru anumite site-uri), precum și de a șterge cookie-urile primite anterior.

Insales are dreptul de a determina că furnizarea unui anumit Serviciu este posibilă numai dacă acceptarea și primirea cookie-urilor este permisă de către Utilizator.

2.11.Utilizatorul este singurul responsabil pentru securitatea mijloacelor alese de acesta pentru a accesa contul și, de asemenea, asigură în mod independent confidențialitatea acestora. Utilizatorul este singurul responsabil pentru toate acțiunile (precum și consecințele acestora) în cadrul sau pentru utilizarea Serviciilor sub cont al Utilizatorului, inclusiv cazurile de transfer voluntar de către Utilizator a datelor pentru accesul la contul Utilizatorului către terți în orice condiții (inclusiv în baza unor contracte sau acorduri). În același timp, toate acțiunile din cadrul sau utilizarea Serviciilor sub contul Utilizatorului sunt considerate a fi efectuate de către Utilizator, cu excepția cazurilor în care Utilizatorul a notificat Insales accesul neautorizat la Servicii folosind contul Utilizatorului și/sau despre orice încălcare ( suspiciuni de încălcare) a confidențialității accesului la cont.

2.12.Utilizatorul este obligat să notifice imediat Insales orice caz de acces neautorizat (neautorizat de către Utilizator) la Servicii folosind contul Utilizatorului și/sau orice încălcare (suspiciune de încălcare) a confidențialității mijloacelor lor de acces la cont. Din motive de securitate, Utilizatorul este obligat să efectueze în mod independent o oprire în siguranță a activității în contul său la sfârșitul fiecărei sesiuni de lucru cu Serviciile. Insales nu este responsabil pentru eventuala pierdere sau coruperea datelor, precum și pentru alte consecințe de orice natură care pot apărea ca urmare a încălcării de către Utilizator a prevederilor acestei părți a Acordului.

3. Responsabilitatea părților

3.1.Partea care a încălcat obligațiile prevăzute de Acord privind protecția informațiilor confidențiale transferate în temeiul Acordului este obligată să despăgubească, la cererea părții afectate, prejudiciul real cauzat de o astfel de încălcare a termenilor Acordului în în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.

3.2 Despăgubirea pentru daune nu încetează obligațiile părții care încalcă pentru îndeplinirea corespunzătoare a obligațiilor care decurg din acord.

4.Alte prevederi

4.1 Toate notificările, cererile, cererile și alte corespondențe în temeiul prezentului acord, inclusiv cele care includ informații confidențiale, trebuie să fie în scris și livrate personal sau prin curier sau trimise de către e-mail la adresele specificate în contractul de licență pentru programe pentru calculator din data de 01 decembrie 2016, în acordul de aderare la contractul de licență pentru programe pentru calculator și în prezentul Contract sau la alte adrese care pot fi specificate în scris de către Parte în viitor.

4.2 Dacă una sau mai multe prevederi (condiții) din prezentul Acord sunt sau devin invalide, aceasta nu poate servi drept motiv pentru rezilierea altor prevederi (condiții).

4.3 Legislația Federației Ruse se aplică acestui acord și relației dintre Utilizator și Vânzări care decurg în legătură cu aplicarea Acordului.

4.3 Utilizatorul are dreptul de a trimite toate sugestiile sau întrebările referitoare la acest Acord către Serviciul de asistență pentru utilizatori de vânzări sau prin adresa postala: 107078, Moscova, st. Novoryazanskaya, 18, p. 11-12 î.Hr. „Stendhal” LLC „Insales Rus”.

Data publicării: 01.12.2016

Numele complet în rusă:

Societate cu raspundere limitata "Insales Rus"

Nume prescurtat în rusă:

Insales Rus SRL

Nume în engleză:

Companie cu răspundere limitată InSales Rus (InSales Rus LLC)

Adresa legala:

125319, Moscova, st. Academician Ilyushin, 4, clădirea 1, biroul 11

Adresa postala:

107078, Moscova, st. Novoryazanskaya, 18, clădirea 11-12, BC „Stendhal”

TIN: 7714843760 KPP: 771401001

Detalii bancare:

Despre răspunsul la întrebarea „De ce are nevoie compania dumneavoastră de gestionare electronică a documentelor?” cel puțin jumătate din succesul proiectului de introducere a unui sistem electronic de management al documentelor (EDMS) depinde. Destul de ciudat, de foarte multe ori puteți auzi un răspuns de genul: „Un concurent/partener are deja unul – de ce suntem mai rău?” Dar dacă stabiliți un astfel de obiectiv pentru introducerea unui EDMS, este puțin probabil ca rezultatele să fie impresionante.

Deci, ce obiective se poate confrunta o companie atunci când implementează un EDMS? Luați în considerare opțiunile posibile.

Deoarece atingerea fiecăruia dintre aceste obiective crește în mod constant atât bugetul unui proiect de automatizare, cât și riscurile ca proiectul să nu fie finalizat cu succes, stabilirea unor obiective înalte trebuie tratată cu cea mai mare precauție.

O altă greșeală comună la implementarea unui sistem este așteptarea că automatizarea în sine va ajuta la optimizarea procesului de flux de lucru în sine. Dar, așa cum spun programatorii în astfel de cazuri: „Când automatizați haosul, veți obține doar "haos automatizat"».

Apropo, o notă importantă cu privire la formarea bugetului proiectului: acesta trebuie calculat pe baza numărului total de angajați din companie. Proiectele-pilot precum „să încercăm într-un singur departament” în cele mai multe cazuri nici măcar nu vor ajuta să înțelegem dacă o companie are nevoie sau nu de gestionare electronică a documentelor.

Când obiectivul este stabilit și sarcinile de automatizare sunt definite, puteți trece la următoarea etapă - alegerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor.

Cum să alegi?

Aproape până în a doua jumătate a anilor 2000, piața EDMS din Rusia s-a concentrat exclusiv pe clienții mari, companiile mici și mijlocii nu aveau de ales: exista un cerc foarte restrâns de EDMS „în cutie” potrivite pentru implementarea în companii de această dimensiune. . Mai mult decât atât, în cele mai multe cazuri, aceste EDMS erau doar versiuni reduse ale sistemelor „mari”, ceea ce înseamnă că costul de achiziție și întreținere, complexitatea utilizării nu erau tocmai adecvate așteptărilor companiilor mici și mijlocii.

În ultimii ani, piața EDMS pentru întreprinderile mici și mijlocii s-a extins semnificativ: vânzătorii și-au format o viziune pentru automatizarea fluxului de lucru al întreprinderilor mijlocii și mici și au apărut multe soluții noi care se concentrează în mod special pe acest segment de piață. Prin urmare, alegerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor este acum o sarcină destul de dificilă. Să încercăm să sistematizăm procesul de alegere a unui EDMS pe baza obiectivelor pe care compania și le stabilește prin introducerea managementului electronic al documentelor.

Toate sistemele electronice de gestionare a documentelor pot fi împărțite în 3 grupuri mari:

1. Sisteme de organizare a unei arhive (stocare) de documente.
2. Sisteme de automatizare de birou cu elemente de flux de lucru.
3. Sisteme complexe de automatizare a fluxului de lucru.

Majoritatea EDMS moderne conțin elemente ale fiecăruia dintre cele trei grupuri, dar „generaliștii cu drepturi depline” sunt rari. De regulă, fiecare sistem este concentrat pe automatizarea unui grup specific de procese.

1. Sisteme de organizare a arhivei documentelor

Termenul „arhivă (depozitar) documente” are două sensuri. Aceste sisteme înseamnă:

• Sisteme specializate de stocare și procesare pentru volume super-mari de documente. Astfel de sisteme sunt necesare pentru un cerc restrâns de companii, de exemplu, organizațiile care fac coadă ( utilitati, sectorul public, asigurări, credit și sectorul bancar). Nu există atât de multe astfel de sisteme, ele rezolvă o gamă destul de restrânsă de probleme și nu le vom lua în considerare în acest articol.
• Sisteme „ușoare” de gestionare a documentelor care oferă numai funcționalitate de bază lucrul cu documente: stocarea centralizată a fișierelor documentelor și organizarea accesului angajaților la acestea.

Dacă vorbim despre arhiva documentelor ca un sistem de gestionare a documentelor „ușor”, atunci în această abordare Următoarele soluții sunt cele mai populare pentru automatizarea fluxului de lucru:

În general, organizarea circulației documentelor sub forma unei „arhive de documente” are sens fie pentru întreprinderile mici (cu un personal de conducere mai mic de 10 persoane), fie pentru întreprinderile cu o cantitate mică de circulație a documentelor (până la 10). -20 de documente pe lună). Principalul bonus al unor astfel de sisteme este doar ieftinitatea și ușurința în utilizare.

2. Sisteme de automatizare de birou cu elemente de flux de lucru

Sistemele de automatizare de birou cu elemente de flux de documente reprezintă acum majoritatea EDMS oferite pe piața rusă. Funcții tipice ale sistemelor din acest grup:

• Arhiva documentelor:
• stocarea si arhivarea documentelor,
• căutarea după detalii ale cardurilor de înregistrare și control ale documentelor, căutarea textului integral după documente,
• scanarea si recunoasterea documentelor;
• munca de birou(în acest grup de sisteme, unitatea de automatizare de birou este cea mai dezvoltată):
• înregistrarea documentelor,
• organizarea nomenclatorului cazurilor,
• diferențierea drepturilor de acces.
• Fluxul documentelor:
• rutarea documentelor,
• emiterea de comenzi,
• vizualizarea proceselor de afaceri.

Toate sistemele au caracteristici aproape identice, dar fiecare, desigur, are propriile sale avantaje competitive. Informații detaliate despre sisteme pot fi obținute la http://www.doc-online.ru și pe site-urile web ale producătorilor de EDMS.

3. Sisteme integrate de automatizare a fluxului de lucru

Acest grup de sisteme este cel mai „puternic” în automatizarea proceselor asociate fluxului de documente și managementului operațional al întreprinderii – emiterea și monitorizarea execuției instrucțiunilor, rutarea documentelor etc.

Introducerea unui astfel de EDMS este mai degrabă justificată în organizații mari(exploatații) datorită faptului că sistemele din această clasă sunt dezvoltate numai la comandă și, prin urmare, au un cost ridicat, sunt destul de dificil de stăpânit și necesită participarea specialiștilor IT în timpul implementării. Totuși, alegerea EDMS-ului acestui grup oferă și oportunități mari de modificare a sistemului la nevoile companiei, putând crea un sistem echilibrat din punct de vedere al funcțiilor atât în ​​domeniul muncii de birou, cât și în domeniul documentului. management.

Ce urmeaza?

După ce v-ați hotărât cu privire la favoritele pentru achiziție, nu uitați să luați în considerare următoarele aspecte care vor afecta cu siguranță succesul proiectului de implementare EDMS:

• Întreabă ce are sistemul oportunități de creștere astfel încât, odată cu creșterea dimensiunii afacerii, nu trebuie să cheltuiți bani pentru introducerea unui nou EDMS.
• Când se compară costul sistemelor estimați costul total proiect. Foarte des, o parte semnificativă a costului este ascunsă în module suplimentare, software de infrastructură, servicii de sondaj, implementare și întreținere a sistemului.
• Înainte de cumpărare uita-te la sistemul "live", și chiar mai bine - la clienții furnizorului de soluții. nici unul frumoasa prezentare sau demonstrația „de laborator” a sistemului nu va arăta caracteristicile reale ale lucrului cu acesta.
• Unele dintre sistemele de pe piață sunt așa-numitele "la cutie" SED. Aceasta înseamnă capacitatea de a instala și configura sistemul pe cont propriu. Calculați, această opțiune poate fi mai profitabilă, chiar dacă trebuie să vă trimiteți specialiștii IT la instruire.
• Asigurați-vă că angajații companiei dvs. „trag” sistemul- orice automatizare duce de obicei la o crestere a volumului de munca, mai ales in faza de implementare. In cazul in care firma are un deficit de personal, este necesar fie sa-si mareasca numarul, fie sa alegeti un EDMS cu functii mai simple.
• Procedura de implementare a sistemului este un element important al succesului proiectului. Înainte de a cumpăra un sistem, asigurați-vă că planificați această etapă în avans și discutați despre caracteristicile acestuia cu furnizorul de soluții! Foarte des, fără un studiu amănunțit al acestei etape, EDMS atârnă ca o „greutate moartă” de companie.

Introducerea unui sistem electronic de management al documentelor este un pas responsabil pentru o companie, mai ales pentru firmele mijlocii si mici, unde orice cheltuieli afecteaza semnificativ „vitalitatea”. Prin urmare, alegerea corectă a unui EDMS și a unui furnizor de soluții care ține cont de specificul muncii întreprinderilor mijlocii și mici este un factor foarte important. În acest articol, am încercat să facem o idee despre de ultimă oră Piața EDMS pentru întreprinderile mici și mijlocii și ajutor în alegerea potrivita sisteme electronice de gestionare a documentelor. Vă doresc succes.

Restrângeți afișarea

Când selectați un EDMS, puteți solicita informații analitice pe site-urile http://www.doc-online.ru și http://www.docflow.ru, precum și direct la dezvoltatori:

• Sistemul „BOSS-Referent” al companiei „Ai-Ti”. Site http://www.boss-referent.ru
• Sistemul „DELO” al companiei „EOS”. Site http://www.eos.ru
• Euphrates-sistem de management al documentelor de către Cognitive Technologies. Site http://www.evfrat.ru
• Sistemul „CompanyMedia” al companiei „InterTrust”. Site http://www.intertrust.ru
• Sistemul NauDoc al companiei Naumen. Site http://www.naumen.ru
• Sistem Acta de la DuxSoft. Site http://www.duxsoft.ru

În prezent, există o dezvoltare activă a soluțiilor software în domeniul tehnologiilor IT. Ele sunt utilizate într-o mare varietate de domenii ale activității umane și în producție, afaceri mici, educație și alte industrii la fel de importante. În paralel cu aceasta, peste tot se utilizează multă documentație pe hârtie.

În prezent, multe întreprinderi doresc să renunțe la documentele pe hârtie și să își transfere întreprinderea într-un sistem electronic de gestionare a documentelor. Este incredibil de convenabil și practic.

Desigur, odată cu apariția necesității de a traduce documentația în sistem electronic există companii care dezvoltă produse software în această direcție. Și, uneori, aceleași produse pur și simplu șochează pe cei care doresc să le cumpere cu costul lor. Cu toate acestea, datorită unor oameni care nu lucrează în interes propriu, puteți găsi gratuit programe pentru sistemul electronic de gestionare a documentelor.

Astăzi se pot distinge două astfel de produse: Alfresco și NauDoc.

NauDoc este un produs conceput pentru a automatiza munca de birou, diferite procese de afaceri și fluxul de lucru. Acest program a fost dezvoltat de NAUMEN. Programul prezentat face posibilă gestionarea procedurii de prelucrare a documentelor, precum și controlul disciplinei de execuție, ca urmare a rezultatelor obținute la îndeplinirea sarcinilor atribuite.

NauDoc vă permite să organizați stocarea documentelor cu drepturi de acces diferite în funcție de roluri. Acest lucru permite angajaților unei anumite companii să vizualizeze documentația în orice moment, chiar dacă în acel moment persoana responsabilă pentru aceasta lipsește dintr-un motiv oarecare la locul de muncă.

Acest program are un jurnal de înregistrare, unde puteți urmări toate mișcările documentelor și copiile acestora în cadrul întreprinderii.

Posibilitatea de control în NauDoc vă permite să atribuiți sarcini angajaților dvs. direct în sistem, să monitorizați execuția acestora, să monitorizați termenele limită, să trimiteți documente spre aprobare și apoi să trimiteți documente deja aprobate altor utilizatori ai sistemului. Programul vă permite să configurați rute pentru un anumit tip de documente în modul automat.

Absolut toate acțiunile din sistem sunt efectuate prin interfața web. Acest lucru face posibilă conectarea la sistem în orice colț al planetei. Astfel, există un singur spațiu de informare în cadrul organizației și nu contează unde se află reprezentanțele și filialele acesteia.

Caracteristicile tehnologice ale sistemului sunt următoarele:

- Interfața web 100% deschide posibilitatea de a vă conecta la sistem din orice loc;
— Software-ul ABBYY Fine Reader Scripting Edition pentru scanare și recunoaștere a textului este integrat în sistem;
- sistemul este configurat astfel încât autorizarea și autentificarea utilizatorilor să poată fi efectuate în servicii de directoare externe;
— sistemul dispune de un modul pentru lucrul cu semnătură digitală electronică. Utilizatorii pot folosi semnătura digitală a oricărui furnizor cripto care acceptă interfața Microsoft CryptoAPI.

Capacitățile sistemului NauDoc includ:

- ușurința în lucru cu documentele direcției organizatorice și administrative. Toate documentele electronice sunt create pe baza anumitor șabloane. La crearea unui document, utilizatorul trebuie doar să specifice valorile detaliilor în cardul de înregistrare a documentului. Aceste valori sunt adăugate automat textului documentului. Dacă este necesar, utilizatorului i se poate permite să schimbe textul șablonului.

Fiecărui tip de document i se poate atribui un set specific de detalii. Pentru a face acest lucru, utilizatorul trebuie să aibă drepturi de „Tehnolog”.

După crearea documentului, acesta este trimis spre aprobare acelor angajați care sunt responsabili de această funcție în întreprindere. Procesul de aprobare este complet salvat în sistem. Termenele programate sunt controlate automat, angajații necesari sunt notificați și se primește o notificare despre procesul de aprobare.

Când lucrați cu fiecare document, sistemul îi atribuie automat un număr de înregistrare.

- administrarea procesului. Sistemul NauDoc face posibilă automatizarea procesului de flux de lucru, care este asociat cu procesele de management și producție ale întreprinderii. Fiecare proces poate fi configurat separat în sistem, adică unui anumit proces îi este atribuită propria reprezentare în cadrul sistemului, persoanele responsabile de acesta, precum și termenele programate. Programul dispune de instrumente de raportare care vă permit să controlați fiecare etapă a procesului și, în cazul unei posibile nerespectări a termenelor programate, să determinați vinovatul acestui incident. După colectarea datelor, puteți analiza procesul și face modificările necesare.

- procedura de aprobare a documentelor de către funcționarii responsabili. După crearea unui document, acesta este trimis către un cerc de persoane pentru aprobare, în funcție de procedura acceptată în cadrul organizației. În cazul lucrului colectiv cu documentul, toate procedurile sunt efectuate pentru aceeași copie a documentului. Persoanele responsabile cu aprobarea au acces la document. În orice moment, puteți crea un raport de aprobare, unde sunt aplicate numele și poziția autorizatorului, iar ora exactă a procedurii este imediat indicată.

- posibilitatea de a inregistra in sistem documente pe hartie si electronice. Înregistrarea automată are loc la o anumită etapă de lucru. În special pentru documentele pe hârtie, sistemul oferă un card electronic, care are capacitatea de a atașa o imagine grafică a documentului, care poate fi obținută prin scanarea documentului.

- cautare rapida documente cu privire la conținut și detalii. Programul vă permite să găsiți rapid documentul solicitat prin introducerea detaliilor, adică prin descriere scurta sau numărul de înregistrare. Sistemul face posibilă căutarea după conținutul fișierelor atașate, precum și după documentele în sine.

- Lucru cu corespondența (intrare și ieșire). Sistemul oferă posibilitatea de a lucra cu corespondența companiei folosind serverul de e-mail al companiei. Orice scrisoare care trece prin sistem este procesată ca un document normal.

Corespondența primită merge direct la secretar. El înregistrează scrisorile în jurnalul de corespondență primită. Documentul primește automat un număr de înregistrare. Apoi este trimis șefului companiei, iar după citire, este trimis angajaților pentru examinare sau executare.

Documentația de ieșire este creată pe baza unui șablon adoptat de organizație. Documentul este trimis managerului, care îl aprobă.

După procedura de aprobare, documentul ajunge la secretar, care îl înregistrează în jurnalul corespunzător. După această scrisoare este trimisă de către secretar la cel dorit Adresa de e-mail. Toată corespondența este stocată automat în sistem și oricând fiecare poate găsi ceea ce are nevoie.

- capacitatea de a crea un portal web corporativ și site-ul web al companiei. Sistemul NauDoc permite unei întreprinderi să creeze site-uri web și să plaseze conținut pe acestea. În acest caz, conținutul este documente, imagini și orice alte obiecte create în NauDoc.

Sistemul are un editor WISYWIG încorporat care vă permite să editați paginile site-ului și este ușor de gestionat. Tot aici poți gestiona publicarea de știri, sondaje și chestionare.

Dacă este necesar, puteți modifica designul paginilor. Accesul la diverse secțiuni ale site-ului vă permite să coordonați documentele înainte de a le publica pe site. Astăzi există două ediții de NauDoc: Free și Enterprise.

Să ne uităm la cel de-al doilea sistem electronic gratuit de gestionare a documentelor Alfresco. Acest sistem este utilizat pe scară largă de companiile occidentale pentru a menține înregistrările în format electronicși managementul diferitelor proiecte. Popularitatea acestui serviciu poate fi explicată prin deschiderea codului (Open Source), în timp ce programul funcționează stabil și poate fi folosit pentru proiecte de diferite dimensiuni.

Nu este nimic surprinzător în stabilitatea programului prezentat, deoarece fondatorul sistemului este John Newton, care este cunoscut pentru că rulează Documentum.

Această companie este lider de piață în sistemele electronice de gestionare a documentelor pentru întreprinderi mari. Acest sistem este folosit cu succes de multe corporații. Sistemul diferă prin faptul că funcționează pe orice platformă și cu o varietate de baze de date.

Alfresco face față cu ușurință oricărei încărcături de documente stocate, numărul de utilizatori depășind câteva zeci de mii.

Sistemul prezentat este puțin cunoscut în Rusia, deoarece până de curând nimeni nu putea oferi servicii profesionale pentru organizarea de asistență și instruire în utilizarea sistemului Alfresco.

Avantajele Alfresco includ accesibilitatea web. Sistemul nu necesită instalarea de software suplimentar pe computerele întreprinderilor, prin urmare, nu este necesară actualizarea software-ului client. Puteți lucra în sistem chiar și cu dispozitive mobile fiind oriunde în lume. Alfresco are cea mai avansată și modernă interfață web.

Merită spus că în ultimii ani, atât sistemele electronice de gestionare a documentelor americane, cât și europene au încetat să acorde o atenție deosebită interfeței web.

Asistența este oferită numai pentru acces de la distanță la documentare. Aceasta a fost o consecință a faptului că oamenii sunt obișnuiți să editeze documente folosind aplicații de birou.

Cum, atunci, să rezolvăm problema necesității de a lucra cu foldere și fișiere standard, în ciuda faptului că nu au rutare, nu acceptă versiunea necesară, nu există acces și așa mai departe?

Soluția a fost dezvoltată și a fost folosită mult timp în sistemele electronice de gestionare a documentelor.

Să ne imaginăm desktopul. Aici, de exemplu, există două foldere. Unul se numește „documente cu titlu oneros”, al doilea – „documente corporative”. Deschidem primul și vedem un anumit număr de documente. Documentele din acest dosar sunt pentru examinare și decizie. Un astfel de document se deschide în MS Word obișnuit. Se pare că aveți ocazia nu numai să citiți documentul, ci și să deschideți orice versiune a documentului, să citiți comentariile, să luați decizii cu privire la el, să trimiteți acest document celor care au nevoie, efectuând direct toate acțiunile de mai sus direct în Word sau altă aplicație de birou.

În plus, aici utilizatorul vede sarcinile de intrare și de ieșire.

Dacă trebuie să creați un nou contract și apoi să îl trimiteți spre aprobare, nicio problemă. Toate acestea pot fi făcute în MS Word, creați un document și trimiteți-l la ruta standard specificată. De asemenea, puteți copia pur și simplu documentul în folderul „documente corporative”, iar acesta va merge automat pe ruta dorită.

Desigur, nimeni nu va refuza interfața web. Interfața web vă permite să faceți mai mult gamă largă sarcinile.

Această metodă este convenabilă în călătorii, călătorii de afaceri, având acces rapid de pe dispozitive mobile, precum și capacitatea de a efectua sarcini colective cu documente și rapoarte.

Sistemul Alfresco este lansat în două versiuni principale: Enterprise Edition și Community Edition. Ediția Community este disponibilă pentru descărcare gratuită și poate fi folosită de orice companie. Este demn de remarcat faptul că această versiune este acceptată numai de membrii comunității de sistem. În ciuda acestui fapt, Alfresco Community este cea mai comună versiune a sistemului în țările europene.

Sistemul poate fi utilizat de un număr mic de participanți și poate deservi cu ușurință peste zece mii de utilizatori. Sistemul funcționează cu baze de date PostgreSQL și MySQL încorporate.

Shiraz Ahmed
29 noiembrie 2011 ora 11:46

Conștientizarea gestionării documentelor electronice a crescut în ultimii ani, dar multe dintre aspectele sale nu sunt încă clare pentru publicul larg. Este adesea confundat cu gestionarea fișierelor, managementul resurselor de informații ale întreprinderii (din care managementul documentelor electronice face parte), organizarea muncii de birou etc.

Aici vom încerca să demontăm cinci mituri despre managementul documentelor electronice din perspectiva întreprinderii mici.

Mitul #1: Am un OCWindowspentru gestionarea fișierelor și nu am nevoie de un sistem electronic separat de gestionare a documentelor.

Realitate: Windows Explorer vă ajută cu siguranță să vă gestionați fișierele/documentele, dar este doar un instrument de bază, limitat în mare parte la stocarea fișierelor într-o structură de foldere ierarhice. Pe de altă parte, un sistem bun de gestionare a documentelor vă va permite să stocați metadate specifice tipului de document pe baza cerințelor unice ale organizației dumneavoastră. Deci, pentru fiecare imagine scanată a unei facturi, puteți defini metadate pentru stocare: Data facturii, Suma facturii, Compania, Stare (Plătit / Neplătit), etc. Acest lucru crește considerabil numărul de moduri în care puteți căuta și grupa documente. În plus, sistemele electronice de gestionare a documentelor vă permit adesea să stabiliți legături între documente, să creați adnotări la acestea și să setați diferite drepturi de acces la documente (de exemplu, utilizatorul poate vizualiza, dar nu poate edita). După cum puteți vedea, acesta este mult mai mult decât ceea ce are de oferit sistemul dvs. de operare.

Mitul 2: Întreprinderile mici nu au nevoie de gestionare electronică a documentelor

Realitate R: Aceasta este poate cea mai mare concepție greșită. Proprietarii de afaceri mici gestionează resurse limitate și, prin urmare, sunt adesea în imposibilitatea de a angaja personal pentru a se ocupa de documentele de rutină: ștampilare, arhivare, arhivare, găsirea și returnarea documentelor, reînregistrare după fiecare revizuire. Angajati deja angajati firma mica să petreacă mai mult timp pe acele sarcini dincolo de ceea ce au fost angajați să le facă. Având un sistem electronic de gestionare a documentelor bun oferă acces la toate documentele printr-un clic de mouse.

Mitul 3: Managementul electronic al documentelor este prea greu de implementatîn firme mici.

Realitate: Fiind o întreprindere mică, trebuie să fiți clar cu privire la nevoile de bază ale firmei dumneavoastră de gestionare a documentelor. Odată ce aceste nevoi sunt identificate, soluțiile accesibile și ușor de implementat vor deveni imediat evidente. Cel mai Cel mai bun mod implementați o soluție - „testați-o” pentru început pe una dintre diviziile companiei sau pe rezolvarea uneia dintre sarcinile de afaceri (de exemplu, organizați gestionarea facturilor de intrare și de ieșire). Reveniți peste o lună sau două și vedeți cât de eficienți au fost oamenii dvs. în gestionarea documentelor. Odată ce vedeți beneficiile într-un singur departament, puteți replica soluția în restul organizației.

Trebuie avut grijă ca soluția să aibă următoarele proprietăți: este ușor de instalat și configurat, are o interfață de utilizator simplă, ghid detaliat utilizator și suport tehnic disponibil prin e-mail sau telefon.

Mitul 4: Gestionarea electronică a documentelor este prea costisitoare pentru întreprinderile mici

Realitate: Este posibil ca întreprinderile mici să nu aibă nevoie de capabilitățile EDMS avansate și cuprinzătoare care sunt de obicei necesare mari intreprinderi. La fel ca și numărul de utilizatori care vor lucra cu acest produs software este probabil mai mic decât în ​​organizațiile mai mari. Cu toate acestea, există produse software de gestionare a documentelor electronice care sunt rentabile pentru întreprinderile mici. În plus, trecerea la gestionarea electronică a documentelor vă permite să reduceți consumul de hârtie și alte articole de papetărie, reducând astfel semnificativ costurile curente. De fapt, atunci când calculați rentabilitatea investiției (ROI) pentru un sistem electronic de gestionare a documentelor pentru afaceri mici, veți vedea că investiția în acesta poate fi de fapt una dintre cele mai profitabile investiții ale firmei dumneavoastră pe termen mediu și lung.

Mitul 5: Pot elimina toate documentele pe hârtie de îndată ce am un sistem electronic de gestionare a documentelor.

Realitate: Ați decis să implementați un sistem de management al documentelor. Felicitări! Dar nu fugi imediat la tocator! Multe dintre aceste documente trebuie sa depozitați în formă de hârtie.

Împărțiți toate documentele în 3 grupuri:

1. Acele documente care trebuie păstrate pe hârtie conform legii, de exemplu, contracte originale cu semnături.

2. Documente de care s-ar putea să mai aveți nevoie, pe hârtie, în timpul lucrului de rutină.

3. Acele documente de care cu siguranta nu vei mai avea nevoie in format hartie.

Înainte de a vă deplasa către tocător, puteți lua doar ultimul dintre aceste 3 grupuri. După luni/ani, nu va mai fi nevoie să păstrați documentele pe hârtie din al treilea și al doilea grup, ceea ce vă va aduce și mai aproape de fluxul de lucru fără hârtie.

Traducere: Ananina Anna (DIRECTUM).