Alegerea sed pentru organizație. Ce este un „sistem electronic de gestionare a documentelor” și de ce este necesar? Funcțiile și eficacitatea EDI

Bună dragă colegă! Dezvoltare tehnologia Informatiei nu stă pe loc, iar procesele de afaceri se dezvoltă odată cu ele, dar ceva dispare complet. Deci, treptat, diverse companii, inclusiv agenții guvernamentale, trec de la fluxul de lucru pe hârtie la cel electronic. Conceptul " managementul documentelor electronice”, vom lua în considerare principalele forme de sistematizare și implementare în acest articol. Stai cu noi. Sper ca informațiile furnizate să reducă semnificativ timpul, forța de muncă și costurile financiare ale afacerii tale sau, dacă plănuiești doar să devii antreprenor, să previi greșelile în această direcție.

1. Ce este gestionarea electronică a documentelor și ce tipuri de EDI există?

Chiar și în urmă cu doar 5 ani, un astfel de concept precum „sistem electronic de gestionare a documentelor” putea fi văzut foarte rar. Treptat, odată cu introducerea tehnologiei informatice în viețile noastre, schimbul de date a început să fie introdus fără utilizarea suporturilor de hârtie.

Gestionarea electronică a documentelor în Rusia este tehnologie moderna, ceea ce vă permite să simplificați semnificativ procesele la nivelul întreprinderii, să reduceți timpul de căutare și generare de documente etc.

Deci, să ne uităm la conceptele de bază cu care va trebui să ne ocupăm în acest articol.

munca de birou este un ansamblu de măsuri de organizare a circulaţiei documentelor în întreprindere. Are un anumit algoritm, un set de reguli și diverse direcții. Deci, în multe organizații se poate distinge între tipuri precum munca de birou de personal, producție și așa mai departe. În esență, este documentația.

Document electronic este un document creat folosind tehnologia informatică, care poate fi semnat cu semnătură electronică și stocat ca fișier de format specializat pe un computer sau într-o rețea (locală sau pe Internet).

Fluxul documentelor este un sistem de mari dimensiuni pentru crearea, interpretarea, primirea, transmiterea, arhivarea documentelor, precum și monitorizarea implementării acestora și protejarea împotriva accesului neautorizat. Gestionarea documentelor poate fi atât simplă (pe hârtie), cât și electronică.

Și, în sfârșit, managementul documentelor electronice este un set de procese automatizate în lucrul cu documente, efectuate în în format electronic, care poartă conceptul de „muncă de birou fără hârtie”.

Managementul electronic al documentelor poate fi atât în ​​cadrul unei organizații, cât și între organizații.

Să ne uităm la ce tipuri de flux de lucru sunt:

1. Fluxul de lucru de producție;
2. Fluxul documentelor de management;
3. Arhivare (un set de proceduri pentru arhivarea documentelor);
4. Afaceri cu personal (un set de proceduri pentru fluxul de lucru al personalului);
5. Fluxul documentelor contabile;
6. Fluxul documentelor de depozit;
7. Lucru de birou secret (confidențial);
8. Fluxul documentelor tehnice și/sau tehnologice etc.

Evident, pot exista tot atâtea sisteme de management al documentelor câte procese există într-o întreprindere. Este posibil ca, de exemplu, managementul personalului și al evidenței contabile să lipsească în organizația dvs., deoarece veți efectua această contabilitate apelând la servicii și așa mai departe.

Care sunt sarcinile EDO?

• asigură transparența activităților organizației și eficiența managementului, datorită controlului automat asupra implementării sarcinilor la întreprindere;
• menține conformitatea standarde internaționale calitate;
• sprijină acumularea eficientă, gestionarea și accesul la informații și cunoștințe. Oferă flexibilitate personalului prin stocarea întregului istoric al activităților angajatului în întreprindere;
• înregistrează toate procesele;
• optimizează și automatizează procesele și mecanismele de afaceri pentru implementarea și controlul acestora în întreprindere;
• datorită excluderii documentelor pe hârtie din circulație, se realizează o mare economie de resurse prin reducerea costului hârtiei, cartuşelor. Datorită EDI, este mai ușor pentru o întreprindere să controleze mișcarea documentelor prin canalele organizației;
• simplifică și reduce costul stocării documentelor prin arhive electronice.

Astfel, am luat în considerare împreună cu dumneavoastră conceptele și tipurile de bază de EDI, precum și sarcinile pe care le rezolvă acest sistem.

2. Ce este automatizarea gestiunii electronice a documentelor. Managementul electronic al documentelor: argumente pro și contra

Managementul electronic al documentelor este un sistem informatic care permite utilizarea mai rațională și mai ușoară a datelor companiei. Include software specializat, e-mail, care permite comunicarea operațională, internet, retea locala etc. În diferite organizații, acest tip de complex poate consta din diferite componente.

Principalele avantaje ale managementului documentelor electronice în comparație cu hârtiei sunt:

• capacitatea de a căuta fișiere în sistem folosind o varietate de filtre și parametri;
• contabilitatea completă a producției sau orice altă documentație;
• raportarea operațională a întreprinderii;
• managementul operațional al întreprinderii și schimbul de informații prin canale securizate de oriunde (nu este necesar să fim toți împreună pe același teritoriu pentru a interacționa);
• șabloane unificate pentru crearea documentelor;
• supravegherea si controlul asupra personalului;
• distribuirea drepturilor de acces la informațiile corporative în funcție de anumite criterii și parametri;
• reducerea costurilor hârtiei (și dacă mai global, atunci într-o oarecare măsură rezolvarea problemelor de mediu);
• este posibilă reducerea personalului implicat în acte, precum și reducerea spațiilor închiriate (ocupate) din cauza lipsei documentelor de arhivă pe hârtie.

Cât despre dezavantajele EDI (managementul electronic al documentelor), nu sunt atât de multe. Acesta este un software destul de costisitor și consumator de timp, atât pentru formarea angajaților, cât și pentru digitizarea documentelor existente. Dar dacă abia începi să conduci activitate antreprenorială, atunci nu ar trebui să aveți probleme cu introducerea managementului electronic al documentelor, deoarece personalul va lucra deja în acest sistem în etapa inițială.

3. Ce este necesar pentru a trece la gestionarea electronică a documentelor?

Așadar, dacă ne-am dat seama de conceptul de EDI și de principalele avantaje, acum îmi propun să luăm în considerare principalele sisteme de birotică și managementul documentelor electronice, precum și procesele de implementare pentru aceste sisteme.

După cum a devenit deja clar din informațiile de mai sus, nu este suficient doar să achiziționați și să instalați software, este important să pregătiți angajații și să reconstruiți complet întregul proces de fabricațieîntreprinderea dumneavoastră. Dacă abia începi în afaceri, atunci îți va fi puțin mai ușor, deoarece procesele de afaceri nu au fost încă lansate.

Procesul de introducere a EDI într-o companie deja funcțională ar trebui să aibă loc treptat. Conectând totul pas cu pas unități structuraleîntreprinderile să lucreze.

Primul pas va fi crearea unui birou automatizat. În toate etapele, este posibil să întâmpinați nu numai probleme tehnice, ci și psihologice, deoarece este dificil să „încălcați” regulile deja stabilite.

Este important să achiziționați și să instalați software pentru EDI de la un singur furnizor, apoi configurarea întregului sistem va fi mult mai ușoară și nu va eșua.

Să ne uităm la cerințele de bază pentru implementarea procesului de implementare a managementului documentelor electronice într-o organizație.

În primul rând, Disponibilitate tehnologia calculatoarelor pentru a instala software;

În al doilea rând, toți angajații întreprinderii implicați în acest proces trebuie să fie utilizatori de PC încrezători și să aibă acces la acesta;

În al treilea rând, trebuie să existe mijloace electronice de comunicare între echipă, precum e-mail, skype și așa mai departe;

Al patrulea, trebuie să creați o divizie specializată sau să o implicați ca companie de outsourcing (puteți citi mai multe despre externalizare în).

Și, în sfârșit, sectorul administrativ al companiei ar trebui să fie pregătit pentru faptul că în loc de semnătura obișnuită „manuală”, .

Astfel, dacă toate aceste cerințe sunt îndeplinite, este posibilă începerea tranziției către utilizarea documentelor electronice și managementul documentelor electronice.

4. Tipuri de sisteme electronice de management al documentelor

În acest paragraf al articolului, vom lua în considerare sistemele electronice de gestionare a documentelor. Aș dori să remarc că orice sistem poate conține elemente din categoriile de mai jos, dar practic au o orientare specifică în fiecare zonă care este legată de poziționarea produsului.

1. Arhive electronice

Arhive electronice (EA) - Acestea sunt sisteme electronice de gestionare a documentelor cu mijloace temeinic dezvoltate de stocare și căutare a informațiilor. Datorită sistemului perfect EA, puteți căuta nu numai după numele documentului, ci și după parametri cheie.

2. Sisteme EDI cu instrumente avansate de flux de lucru (WF).

O categorie destul de complexă în care documentele în sine nu au o importanță capitală. Aici, munca iese în prim-plan, iar documentele le sunt deja atașate. Astfel, ei se deplasează de-a lungul unui anumit traseu (hard routing). Cu ajutorul unor astfel de sisteme, este posibil să se organizeze munca în anumite domenii, pentru care toți algoritmii sunt cunoscuți și prescriși în prealabil.

3. Sisteme EDI axate pe sprijinirea managementului organizației și acumularea unei baze de cunoștințe

Astfel de programe, de regulă, sunt hibride și pot combina elemente ale celor două anterioare. Mai mult, elementul de bază poate fi fie un document, fie o sarcină, în funcție de alegere. Pentru a implementa funcția de management a unei organizații, sunt necesare atât rutarea rigidă, cât și rutarea gratuită, atunci când traseul documentului este prescris de către șef (de exemplu: după înregistrare document de intrare, liderul îl „pictează” în funcție de sensul și sarcina), astfel încât ambele tehnologii au un loc în care să fie într-o situație dată. Astfel de sisteme sunt utilizate în mod activ organisme guvernamentale, companii mari în care ierarhia este distribuită clar și există anumite reguli și proceduri. Angajații înșiși creează documente, le pregătesc, iau decizii și le monitorizează execuția.

4. Sisteme EDI de tip colaborare (colaborare)

Se concentrează asupra acestor sisteme munca în comunși sunt noi în domeniul managementului documentelor electronice. Acestea au fost create din cauza condițiilor de piață în schimbare și a necesității de a fi concentrate în mod clar pe anumite zone fără balast inutil. Sunt opusul sistemelor de mai sus, din cauza lipsei unei ierarhii clare în organizație și a formalizării fluxului de lucru. Sarcina lor principală este să se asigure că oamenii din organizație lucrează împreună, chiar dacă sunt localizați în diferite părți ale lumii și, de asemenea, să salveze rezultatele muncii depuse. De regulă, acestea sunt create după tipul de portaluri, care sunt servicii de stocare și publicare.

5. Sisteme cu servicii suplimentare avansate

Cred că ați auzit de mai multe ori un astfel de concept precum CRM (customer relation management) - acesta este un serviciu de management al relațiilor cu clienții, management de proiect, facturare și așa mai departe. Astfel de servicii sunt diverse și pot include seturi diferite de servicii.

Înainte de implementarea programelor electronice de gestionare a documentelor pe mari intreprinderi te sfătuiesc să scanare amanuntita sistemele prezentate și alegeți-l pe cel optim, cu o listă de sisteme aplicabile doar organizației dumneavoastră. Este important ca EDMS să reprezinte o oportunitate de management eficient al întreprinderii și transparență a tuturor proceselor sale, dar în același timp nivel inalt intimitate.

Atunci când alegeți platforme, vă sfătuiesc să acordați o atenție deosebită organizării arhivelor electronice de documente, automatizării fluxului de lucru, ținând cont de caracteristicile individuale ale întreprinderii dumneavoastră și implicării într-un sistem existent.

5. Probleme de implementare a sistemelor electronice de management al documentelor

Orice companie care se străduiește să modernizeze procesele și să țină pasul cu vremurile, într-un fel sau altul, se confruntă cu problemele introducerii de noi sisteme. Acest lucru se poate aplica și unei organizații care dorește să implementeze sisteme electronice de gestionare a documentelor.

Să aruncăm o privire la ce probleme poți întâmpina:

În primul rând, așa cum am spus deja, având în vedere avantajele și dezavantajele EDI, aceasta este o barieră psihologică, dar problema nu este doar în ea. De asemenea, educația scăzută a personalului întreprinderii, lipsa de dorință de a învăța, teama de transparență a proceselor pot deveni un obstacol. Într-un cuvânt, conservatorism.

În al doilea rând, multe întreprinderi, din păcate, nu s-au îndepărtat încă de tipul sovietic de management, și anume de factorul director al perioadei sovietice, când el însuși nu vrea să lucreze cu un computer, să vizualizeze și să editeze documente.

În al treilea rând, schimbări structurale frecvente în organizare și slabă formalizare a proceselor de afaceri.

Al patrulea, într-un fel sau altul, va trebui să interacționezi cu lumea exterioară, care încă nu a trecut complet la gestionarea electronică a documentelor, deși se străduiește să facă acest lucru.

6. Gestionarea electronică a documentelor în achizițiile publice

În această secțiune a articolului, aș dori să reflectez punctele principale regulament managementul documentelor electronice în achizițiile publice.

Potrivit articolului 5 din Legea federală din 5 aprilie 2013 nr. 44-FZ „Cu privire la sistemul contractual în domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări, servicii pentru a satisface nevoile statului și municipale”:

„În cadrul relațiilor specificate în partea 1 a articolului 1 din prezenta lege federală, este permis schimbul de documente electronice prevăzute de legislație. Federația Rusăși alte acte juridice de reglementare privind sistemul contractual în domeniul achizițiilor, între participanții la sistemul contractual în domeniul achizițiilor, inclusiv depunerea cererilor de participare la stabilirea furnizorului (antreprenor, executant), propuneri finale. Totodată, aceste cereri, propuneri finale și documente trebuie să fie semnate cu o semnătură electronică îmbunătățită și depuse folosind ”.

Acest articol prevede, de asemenea, că cheile de semnătură electronică îmbunătățite și certificatele lor de verificare pot fi obținute numai de la centrele de certificare specializate care au primit acreditare în conformitate cu lege federala din 6 aprilie 2011 Nr 63-FZ.

Organismele abilitate elaborează procedura de interacțiune a acestor centre de certificare cu un sistem informațional unificat și, de asemenea, sunt elaborate cerințe de securitate.

Astfel, dacă furnizorul (participantul la achiziții) are o semnătură electronică, nu există obstacole în calea participării la achizițiile publice.

Deci, în acest articol, am examinat principiile de bază ale managementului documentelor electronice. Dintre cele mai cunoscute corporații care oferă servicii de vânzare și instalare de software, se pot evidenția astfel de companii precum 1C, 1C-Rarus, ABBY și altele.

Asta e tot pentru azi. Sper că acest material v-a fost de folos. Vă doresc mult succes și ne vedem la următoarele ediții.

Astăzi, majoritatea companiilor trec de la hârtie pe bază de hârtie la electronică. Acest lucru economisește timp și bani pentru organizație. Gestionarea electronică a documentelor elimină documentele. Puteți face schimb de informații 24 de ore pe zi de la birou sau din orice alt loc. Este suficient să ai la îndemână un computer cu semnătură electronică și acces la Internet. În plus, sistemul electronic de gestionare a documentelor face posibilă controlul în timp real a progresului muncii.

Ce este managementul electronic al documentelor

Dacă să vorbească în cuvinte simple, managementul documentelor electronice este schimbul de documente electronice printr-o rețea locală, internet sau alte canale. Gestionarea electronică a documentelor poate avea loc atât în ​​cadrul organizației, cât și între companii.

EDI permite nu numai schimbul de documente, ci și organizarea muncii fără utilizarea suporturilor de hârtie: căutarea documentelor, compilarea rapoartelor, arhivarea și multe altele.

Gestionarea electronică a documentelor se realizează prin sistemul unui operator EDF inclus în rețeaua de încredere a Serviciului Fiscal Federal al Rusiei. O companie trimite un alt document electronic. Destinatarul îl primește în câteva secunde pe computerul său. În acest moment, operatorul efectuează o verificare automată a semnăturii electronice cu care este avizat documentul și dacă formatul documentului respectă cerințele legii. Cu ajutorul stărilor, expeditorul poate vedea cum se mișcă documentul.

Tipuri de documente electronice

Aproape fiecare document poate fi convertit în formă electronică. De obicei, companiile trec la contracte electronice, borderouri, diverse facturi, rapoarte și așa mai departe.

Documentele electronice se împart în documente neformalizate și documente formalizate.

Documente neformalizate - scrisori, contracte, împuterniciri, documentatie tehnicași alte documente, acestea sunt scutite de reglementarea strictă de către stat.

Documentele formalizate sunt supuse unor cerințe stricte privind formatul și regulile de transmitere. Document formalizat - un document care este creat conform formatului Serviciului Federal de Taxe, de exemplu, un act de acceptare a muncii. Documentele formalizate afectează corectitudinea calculelor fiscale, astfel încât respectarea tuturor procedurilor de transfer este importantă pentru ei.

Rețineți că documentele electronice neformalizate pot fi în orice format: doc, xlsx, pdf, jpg și altele, în timp ce documentele formalizate pot fi doar sub forma unui fișier cu extensia xml.

Funcțiile sistemului electronic de gestionare a documentelor

Sistemul electronic de management al documentelor îndeplinește următoarele funcții:

• înregistrarea documentelor;
• controlul executării documentelor;
• crearea de directoare;
• controlul circulației documentelor pe hârtie și electronice, menținerea istoricului de lucru cu documente;
• crearea și editarea detaliilor documentelor;
• întocmirea de rapoarte privind fluxul de documente al întreprinderii;
• import documente din sistemul de fișiere și de pe Internet;
• crearea unui document direct din sistem folosind un șablon;
• lucrul cu versiuni de documente, documente complexe multi-component și multiformat, atașamente;
• distribuirea electronică a documentelor;
• lucrul cu documente în mape;
• obținerea de documente prin scanare și recunoaștere;
• reducerea costului accesării datelor și procesării documentelor.

Opțiuni EDI

Există două moduri de a organiza un sistem electronic de gestionare a documentelor. În primul rând, este posibilă încheierea unui acord privind gestionarea electronică a documentelor cu contrapărțile și schimbul de documente care vor fi semnate cu semnătură electronică prin e-mail.

În al doilea rând, este posibil să se organizeze EDI printr-un operator special. În acest caz, trebuie să vă alăturați regulilor pentru schimbul de documente electronice. După aceea, este posibilă schimbul cu contrapărțile atât de documente formale, cât și de documente neformalizate.

Automatizarea managementului documentelor electronice. Avantaje și dezavantaje ale EDI

Managementul electronic al documentelor este un întreg sistem informatic care include software specializat, e-mail, internet, o rețea locală și multe altele.

Gestionarea electronică a documentelor în comparație cu cea a hârtiei pare mult mai atractivă. Să evidențiem principalele avantaje ale EDI.

• cel mai simplu, costurile hârtiei sunt reduse;
• economisește timp - angajații petrec mai puțin timp pentru a găsi un document pe hârtie;
• transparența activității interne a companiei crește - sistemul electronic de gestionare a documentelor face posibilă urmărirea stării documentului;
• În curs de desfășurare istorie personala fiecare dosar si documentele insotitoare ale acestuia - in orice moment poti deschide toate documentele necesare continand cerinte legate de diverse tipuri de relatii intre companie si entitatile externe;
• întocmirea promptă a rapoartelor organizației;
• securitate crescută a datelor.

Printre minusuri, se remarcă costul ridicat al software-ului și costurile asociate cu pregătirea angajaților și digitizarea tuturor documentelor disponibile.

De ce aveți nevoie pentru a trece la gestionarea electronică a documentelor

Pentru introducerea managementului electronic al documentelor este necesară elaborarea și aprobarea procedurii de gestionare electronică a documentelor; numiți cei responsabili cu întreținerea acestuia; organizează o arhivă electronică a documentelor primite și trimise; prescriu în politica contabilă regulile de creare, primire și stocare a documentelor electronice; desemnează persoane responsabile cu formarea și semnarea documentelor electronice.

Toți angajații care au dreptul să semneze documente trebuie să aibă semnatura electronica.

Algoritmul aproximativ al acțiunilor:

• sunt în curs de elaborare specificații tehnice;
• selectați o soluție IT;
• sunt descrise procesele de afaceri;
• estimări, grafice, liste de resurse necesare și plan general lucrări;
• EDI este în curs de introducere;
• programul este testat;
• se lansează un sistem electronic de management al documentelor;
• controlul asupra utilizării sistemului.

Sistem electronic de gestionare a documentelor

Orice sistem EDI poate conține proprietățile categoriilor enumerate mai jos, totuși, majoritatea au o orientare specifică asociată cu poziționarea produsului.

1. O arhivă electronică este un sistem EDI care are ca scop stocarea și recuperarea eficientă a datelor.

2. Sisteme electronice de gestionare a documentelor cu instrumente avansate de flux de lucru – asigură deplasarea unor obiecte pe o anumită cale care este predeterminată. În fiecare etapă, obiectul se poate schimba, motiv pentru care se numește cuvântul general „muncă”. Documentele sunt atașate lucrării, însă nu sunt obiectele principale aici. Datorită acestor sisteme, anumite lucrări sunt organizate.

3. Sisteme EDI, care sunt axate pe sprijinirea managementului organizației și acumularea de cunoștințe. Acestea sunt sisteme care combină proprietățile sistemelor descrise mai sus. Aici element de bază poate fi orice - muncă sau document. Aceste sisteme sunt folosite de agențiile guvernamentale, companiile mari, unde există anumite reguli și proceduri pentru circulația documentelor.

4. Sisteme EDI care sunt axate pe susținerea colaborării – astfel de sisteme diferă de cele anterioare și nu au o ierarhie clară în organizarea și formalizarea fluxului de lucru. Sarcina unui astfel de EDI este de a asigura munca angajaților din companie, oriunde s-ar afla, și de a păstra rezultatele muncii depuse.

5. Sisteme EDI care au dezvoltat servicii suplimentare. Un prim exemplu este managementul relațiilor cu clienții (CRM). Astfel de servicii sunt diverse și pot include seturi diferite de servicii.

Există o afirmație în literatura economică că în afaceri, se presupune, există unele componente „mai importante” și unele „mai puțin importante”. Susținătorii acestei abordări susțin că principalele procese (care, de exemplu, generează un flux de cache sau produc un produs) sunt pe care compania se bazează cu adevărat, iar procesele suport, cum ar fi, de exemplu, gestionarea documentelor într-o companie, sunt acelea. componentele din care se poate refuza cu cele mai mici pierderi. Pe de o parte, s-ar putea imagina că astfel de specialiști au dreptate, iar punctul lor de vedere este într-adevăr justificat, dar numai dacă vorbim de o companie cu un orizont de dezvoltare de un an. Pentru că de îndată ce începem să vorbim despre o companie care își propune cu adevărat să se dezvolte pe piață - să-și crească cifra de afaceri, să-și crească activele, să-și extindă rețeaua de sucursale, devine clar că procesele de susținere, printre care, desigur, se numără și documentul companiei. procesul de management joacă un rol la fel de important în succesul unei afaceri.

Despre de ce automatizarea fluxului de lucru astăzi este cheia pentru a comanda mâine și ce sarcini sunt rezolvate de sistemele electronice de gestionare a documentelor în întreprinderile care se concentrează pe eficiență, vom înțelege în articolul de astăzi.

Ce este SED

Pentru a înțelege ce sunt sistemele electronice de gestionare a documentelor, trebuie mai întâi să răspundeți la întrebarea: „De ce, de fapt, afacerile au nevoie de ele?”. Mulți încă mai cred că actele și managerii care aleargă pe coridoare cu facturi, contabilii care au zgârie-nori de contracte și facturi pe desktop sunt normale și aceasta este esența oricărei afaceri. Acest articol se adresează celor care înțeleg asta conditii moderne interacţiune economică şi nivel progres tehnic creați o situație în care eficiența unei afaceri depinde în mare măsură de viteza de gestionare a informațiilor de care dispune afacerea și de organizarea mișcării raționale a acestor informații.

Sistemele electronice de gestionare a documentelor rezolvă una dintre problemele cheie de afaceri din partea administrativă - simplifică interacțiunea dintre angajați.

Atunci când toate informațiile corporative sunt stocate în siguranță, nivelurile de acces ale diferiților angajați la diferite secțiuni ale sistemului de informații corporative sunt distribuite, se asigură un management simplu și ușor de înțeles a documentației, iar toate părțile interesate primesc instrumente și standarde electronice de gestionare a documentelor pentru utilizarea acestora la nivelul lor. eliminare - productivitatea oricărui activități comune angajati.

Așa-numitele EDMS (Electronic Document Management System) sunt configurate individual interconectate complexe software, care vă permit să gestionați diverse tipuri de documente și informații.

În orice companie care desfășoară activ afaceri, cantitatea de documentație oficială crește constant și este imposibil să-i rețină creșterea, în special din motive legislative. În acest caz, este necesar să se creeze anumite scheme de automatizare a fluxului de lucru care să permită standardizarea proceselor de management, să reglementeze activitățile angajaților din această parte a muncii și să elibereze personalul de muncă manualăși de fapt va îmbunătăți eficiența întregului sistem în ansamblu. Obiectele asupra cărora se concentrează astfel de sisteme nu sunt doar documentele uzuale în formă hârtie sau chiar electronică, ci în general toate procesele de afaceri ale companiei care se reflectă cumva în sistemul de schimb de informații. De aceea, companiile de top au devenit recent interesate de automatizarea managementului documentelor în general, și de automatizarea sistemelor electronice de management al documentelor în special, văzând perspective uriașe prin creșterea eficienței generale prin introducerea unor astfel de modificări. De fapt, EDMS automate devin un sistem universal de management al informațiilor de afaceri în sensul cel mai larg, care permite unei afaceri într-un singur sistem să obțină toate instrumentele necesare pentru a funcționa din momentul în care informațiile apar până la lichidarea sa finală.

Liber
consultare
expert

Natalia Sivorina

Consultant-analist 1C

Multumim pentru feedback-ul dvs!

Un specialist 1C vă va contacta în 15 minute.

Eficiența EDMS

Dacă vorbim despre eficiența reală care poate fi atinsă prin automatizarea gestionării documentelor electronice într-o întreprindere, atunci ar trebui enumerate următoarele puncte:

• Excluderea totală sau reducerea maximă a operațiunilor de rutină și lucrate manual cu informatii. Sistemele automate simplifică foarte mult procese precum introducerea sau procesarea inițială a datelor, scanarea și controlul datelor sau documentelor, procesele de import sau export de informații de la o sursă la alta.
• Crearea în companie a unui singur spațiu de documentare electronică, în care există o ierarhie internă a accesului angajaților la diverse informații. Acest lucru elimină nevoia de a crea depozite de informații distribuite pentru a asigura siguranța sau separarea nivelurilor de acces, deoarece un sistem interconectat poate rezolva această problemă. De exemplu, în structurile distribuite, acesta devine un instrument extrem de convenabil pentru senior management, care poate avea nevoie de acces la unele informații de nivel inferior.
• EDMS vă permite să implementați un sistem de căutare convenabil, care este pe deplin interconectat cu toate procesele de management din companie. Astfel, un sistem de automatizare a documentelor integrat într-o afacere devine un sistem intern de regăsire a informațiilor care poate fi necesar pentru rezolvarea problemelor de afaceri sau pur și simplu pentru a-și îndeplini funcțiile directe.
• Reducerea la minimum a numărului de suporturi de informații pe hârtie sau excluderea totală a acestora din munca angajaților. Există multe avantaje ale acestei soluții – de la reducerea cheltuielilor efective la postul „administrativ”, până la reducerea riscului ca informațiile confidențiale să părăsească compania pe hârtie.
• Un sistem automat de gestionare a documentelor vă permite să creșteți viteza de interacțiune între angajați și departamente, precum și să creșteți gradul de responsabilitate reciprocă a acestora pentru acțiunile comise sau, dimpotrivă, necomisite în cadrul cooperării. Acesta este un aspect foarte important al eficacității EDMS, deoarece, după cum arată practica, productivitatea activității departamentelor crește de multe ori tocmai pe fondul faptului că părțile la cooperare sunt limitate la cadrul sistemului și lucrează împreună exclusiv asupra cazului. În același timp, trebuie avut în vedere faptul că în sistem electronic„toată lumea lasă urme”, așa că va fi imposibil să te prefaci mai târziu că cineva nu a auzit ceva sau nu s-a întâmplat deloc.
• Sistemele automate de workflow au un efect pozitiv asupra relației dintre conducere și subordonați datorită faptului că comenzile devin clar orientate, mai înțelese și garantate a fi transmise persoanelor cărora le-a fost destinată informația. De asemenea, se poate observa că, în cadrul sistemelor electronice automatizate, viteza de formare a instrucțiunilor intermediare, ajustărilor, deciziilor și modificărilor, precum și controlul asupra executării ordinelor la toate nivelurile, este în creștere.
• EDMS vă permite să implementați în companie un sistem nu doar pentru schimbul intern de informații, ci și să dezvoltați rute și metode de import și export de informații cu sisteme externe. Astfel, se formează un filtru natural care reglementează forma în care informațiile părăsesc compania (și uneori acest lucru este extrem de important din punct de vedere al standardului), precum și forma în care informațiile primite ajung la angajații companiei în cadrul sistemului. . Toate acestea fac posibilă realizarea unei identități informaționale în companie, care este extrem de importantă pentru munca productivă a întreprinderii în ansamblu.

Automatizarea EDMS în sens global este cea mai bună bază pentru formarea standardelor și algoritmilor, conform cărora toate procesele de afaceri din companie decurg la diferite niveluri. Astfel, sistemul electronic de gestionare a documentelor încetează să mai fie doar o parte a muncii de birou sau a schimbului de documente, ci devine o componentă importantă a sistemului de afaceri, care este responsabil pentru cât de eficient sunt utilizate informațiile de către angajații companiei.

Capacitățile instrumentale ale sistemelor automate de gestionare a documentelor

Datorită dezvoltării active a programării în ultimii zece până la cincisprezece ani, astăzi sistemele s-au concentrat pe automatizare schimb de informatii vă permit să includeți exact setul de instrumente de care are nevoie o anumită companie. Diferite domenii de afaceri și pur și simplu caracteristicile individuale ale comportamentului său impun o anumită listă de cerințe pentru astfel de sisteme care se aplică în mod specific aici și acum.

Pentru unele companii este suficient un set de funcții mai mult sau mai puțin „clasic” - crearea de documente, prelucrarea informațiilor, căutarea și revizuirea datelor, precum și interacțiunea internă (transmiterea, notificarea părților, stabilirea și monitorizarea sarcinilor). Alții au nevoie de mult mai mult sisteme complexeși un alt set de instrumente care vă vor permite să construiți ierarhii complexe, să formați echipe la distanță, acces de la distanță, integrare cu baze de date SQL, Oracle, oferă acces la servere fără aplicatii specialeși, de exemplu, pentru a conecta sisteme cloud. Cei mai avansați utilizatori ai sistemelor electronice automate de gestionare a documentelor pot avea acces la instrumente atât de complexe și specifice precum recunoașterea optică automată a informațiilor, codurile de bare și scanarea, un sistem de semnătură digitală, căutarea textului integral și a atributelor etc.

Beneficiile sistemelor automate de flux de lucru

Astăzi, utilizarea sistemelor automate de gestionare a documentelor, în special a sistemelor, nu este doar avantaj competitiv companii orientate spre performanţă, dar şi necesitate obiectivă pentru toți participanții la interacțiunea economică care sunt interesați în principiu de funcționarea productivă a afacerii lor. Lumea s-a schimbat dramatic în ultimul deceniu, iar acest lucru a afectat toate domeniile de afaceri și companii, forțându-le să se schimbe odată cu apariția economiei digitale. În comparație cu sistemele tradiționale care permiteau anterior construirea unui proces de management al informațiilor într-o întreprindere, sistemele automatizate de management al documentelor au deschis noi orizonturi pentru afaceri în domeniul creșterii eficienței proprii, ceea ce a rezultat în următoarele avantaje ale sistemelor automate de management al documentelor:

1. Astfel de sisteme cresc foarte mult productivitatea companiei prin creșterea productivității, care este asigurată nu numai de comoditatea interacțiunii proceselor între departamente, ci și de prezența în sistemele EDMS a oportunităților de lucru nelimitat cu informațiile necesare, de la accesul la transformări cardinale. de informare în cel mai scurt timp posibil.
2. Informațiile în formă electronică sunt menținute într-o stare mai actualizată, deoarece procesul de realizare și de acord asupra modificărilor poate continua fără întrerupere din activitatea principală în modul „în fundal”.
3. Sistemele electronice sunt mai tolerante la erori și mai sigure decât altele. Acestea pot reduce foarte mult impactul neatenției umane (așa-numitul „factor uman”) și garantează siguranța informațiilor. Este clar că dacă îți dorești și ai capacități tehnice, poți sparge orice sistem, dar chiar și ținând cont de posibilitatea de hacking, un sistem electronic presupune mai multe instrumente pentru protejarea, criptarea sau backupul datelor.
4. ERMS creează premisele unei reduceri semnificative a costurilor de exploatare, atât în ​​ceea ce privește elementele directe de cheltuieli, cât și în zona costurilor cu personalul, ca urmare a scăderii nevoii de executori a companiei.
5. Un astfel de sistem deschide noi oportunități de cooperare între departamente, atât pe probleme directe (în domeniul schimbului de informații), cât și sub forma unor oportunități de lucru în comun sau etapă (una după alta, părți) pe diverse afaceri. proiecte. Un instrument excelent pentru brainstorm, grupuri de lucru, editări în echipă și aprobări la distanță.

În general, sistemele automate de management al documentelor oferă companiei nu doar avantajele enumerate mai sus, ci și o serie de altele greu de măsurat sau calculat în unități convenționale, dar care nu sunt mai puțin importante. Vorbim despre creșterea cunoștințelor tehnice a personalului și o creștere clară a disciplinei și responsabilității personalului pentru acțiunile și munca lor. Lucrând într-un singur sistem electronic, personalul interacționează constant unul cu celălalt, rezolvând problemele care apar la niveluri inferioare și întărind astfel spiritul corporativ.

Automatizarea sistemului de flux de lucru astăzi nu este doar un instrument intern pentru optimizarea proceselor de afaceri, ci o nevoie firească pentru companii de a-și crește productivitatea într-un mediu global. crize economice. Reducerea semnificativă a oportunităților de a strânge finanțare și de a dezvolta afaceri prin injecții de investiții determină companiile din industriile tradiționale să înțeleagă că oportunitățile de îmbunătățire a performanței afacerii sunt ascunse în cadrul companiilor înseși. Dacă în urmă cu douăzeci de ani era important doar să „vindem mult”, astăzi este important să „vindem eficient”, iar acest lucru este complet imposibil fără un modern sistem automatizat lucrează cu informații.

În concluzie, aș dori să observ că orice automatizare dintr-o companie este asociată cu investiții impresionante, în timp ce (dacă ne referim la programul în sine) nu este o parte semnificativă a acestora. Baza lor este dezvoltarea unei metodologii de construire a unui sistem, dar pe viitor sunt mai mult decât răsplătite datorită creșterii eficienței și vitezei afacerii companiei. După cum am menționat deja, astăzi câștigă nu doar cel mai inteligent, ci și cel mai rapid participant de pe piață, astfel încât sistemul de management al documentelor este una dintre oportunitățile pentru dezvoltarea favorabilă a companiei în viitor.

În alegerea unui sistem electronic de management al documentelor, companiile moderne se ghidează după strategie comună dezvoltare, obiective, disponibilitate mediu competitiv, structura dorită și efectul economic așteptat din implementarea unei astfel de soluții. Obiectivele implementării EDMS includ îmbunătățirea controlului disciplinei executive, reducerea numărului de documente pierdute; reducerea timpului de aprobare; reducerea numărului de erori în lucrul cu documente standard.

Există o serie de cerințe cheie pentru funcțiile ERMS (ECM). Succesul în continuare al optimizării fluxului de lucru al companiei depinde de conformitatea sistemului cu aceste cerințe. Procesele de aprobare a documentelor și de atribuire a sarcinilor sunt mai rapide atunci când sunt transferate de pe hârtie în format electronic, timpul de procesare a documentelor și comenzilor este, de asemenea, redus și devine posibilă urmărirea progresului muncii cu un document. Când lucrează cu sistemul, executanții sunt înștiințați automat despre noile documente, iar momentul procesării acestora este sub control. O stocare electronică este organizată pentru acces rapid la documente, căutare ușoară și păstrare a documentelor.

Este important ca drepturile de acces la datele protejate să fie diferențiate. Reduce semnificativ timpul de lucru și completarea automată a secțiunilor documentelor standard conform datelor de referință existente. Este important ca managerul să aibă mijloace convenabile de monitorizare a calendarului sarcinilor și de raportare sumar. Pentru a menține conținutul informațional în activitatea companiei, EDMS ar trebui să fie ușor integrat cu sistemul de corespondență existent și cu sistemele de contabilitate existente în companie (sisteme de management al personalului, financiar, contabil și de producție.

De asemenea, tot mai multe organizații acordă atenție posibilității de lucru de la distanță în sistem. Printre criteriile importante de evaluare a sistemului se numără posibilitatea generării de rapoarte privind documentele, executorii, stările documentelor etc.; implementarea rapidă a sistemului; costul instalării și întreținerii sistemului; ușurința dezvoltării sistemului; capacitatea de a utiliza software-ul de sistem pentru a rezolva sarcini suplimentare.

Și cerințe suplimentare:

• prezența intrării în flux a documentelor în sistem, capacitatea de a lucra cu un scanner;
• modul de gestionare a contractelor preconfigurat;
• versiunea tabletă;
• clienții mobili.

Comparaţie

Să luăm în considerare modul în care aceste funcții sunt implementate în sistemele Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow și 1C: Workflow 8. Toate aceste sisteme sunt unite printr-un concept comun bazat pe o combinație de EDMS clasic și instrumente de management al proceselor de afaceri. Combinând beneficiile managementului electronic al documentelor și ale sistemelor BPM, companiile obțin dezvoltarea proceselor și sporesc eficiența operațiunilor.

Opțiuni de funcționalitate și integrare

Directum

Avantajele funcționale ale sistemului Directum includ nu numai un catalog extins de soluții de afaceri. Dintre funcțiile utilizate în fiecare zi la serviciu, se pot evidenția mementouri convenabile, capacitatea de a personaliza numărătorii și de a lucra cu etichete cu coduri de bare. Prezența unei previzualizări a fișierelor atașate, stocări de fișiere, o selecție mare de directoare completate în configurația de bază, vrăjitori interactivi pentru crearea documentelor.

Aspectele negative ale acestui EDMS: lipsa de paginare a obiectelor în inventarul documentelor și a rezultatelor căutării, inaccesibilitatea aplicării stilurilor suplimentare în inventarul documentului.

Aceste funcții sunt implementate în Docsvision. În fereastra principală a aplicației, sunt afișate orice pagini web și rapoarte personalizate. Documentele arhivate sunt mutate în tabele de baze de date separate. Utilizatorii sistemului pot alege opțiunea de autentificare. O transformare XSLT este aplicată la descrierea XML a cardului de înregistrare.

ELMA

Sistemul ELMA se distinge printr-o linie extinsă de soluții de afaceri. Printre acestea se numără modulul ECM + (o combinație a funcțiilor sistemului BPM și clasicului EDMS), Projects + - funcții standard pentru managementul proiectelor plus managementul proceselor; ELMA CRM+ - implementează o abordare orientată către client prin implementarea proceselor end-to-end. Și o soluție KPI pe care sistemul Directum nu o are.

În ceea ce privește opțiunile de integrare, ELMA ECM+ și alte două soluții au un plug-in pentru lucrul cu MS Outlook. În plus, ELMA se integrează cu ușurință cu 1C:Enterprise (cu toate versiunile actuale).

Pentru a nu se confunda într-un număr mare de fișiere cu modificări și modificări, documentele din aplicație pot avea un număr nelimitat de versiuni, dar doar una poate fi atribuită ca actualizată. Întregul istoric al modificărilor documentelor este colectat pe cardul documentului.

Toate instrumentele necesare pentru lucrul la document și controlul disciplinei executive în lucrul cu aceste documente sunt la îndemâna utilizatorului.

Dacă documentul este primit de companie sub formă de hârtie, acesta este salvat automat după scanare.

Managerul poate vizualiza un raport despre situația actuală de performanță, iar utilizatorilor li se oferă o serie de filtre pentru a modela rezultatele așa cum consideră de cuviință.

Aplicația ECM+ poate fi personalizată liber în funcție de nevoile unei întreprinderi individuale și de structura organizatorică a acesteia.

Pentru a accelera crearea documentelor, puteți crea șabloane. Acesta este disponibil oricărui utilizator, chiar și fără cunoștințe de programare.

Puteți configura inserarea automată a unui cod de bare într-un șablon pentru recunoașterea instantanee în sistem.

Toate sistemele luate în considerare în recenzie au propriile lor sisteme aplicatie mobila pentru a opera funcțiile sistemului printr-o tabletă sau un dispozitiv mobil. Acest lucru permite managerilor de top să participe la activitățile operaționale ale companiei de oriunde unde există o conexiune la Internet. Clienții mobili sunt compatibili cu toate sistemele de operare mobile.

Optima WorkFlow

Avantajele sistemului includ posibilitatea de a aplica stiluri suplimentare în inventarul documentelor, afișarea imaginilor în inventarul documentelor și zona de vizualizare. Este posibilă filtrarea listei încărcate de documente. Optima WorkFlow acceptă setarea de rubricatoare în jurnalele de documente, setând zona de vizualizare a intrării selectate în inventarul de documente. Personalizarea cardului de înregistrare a comenzii funcționează. Aplicațiile web ale terților pot fi încorporate în fereastra principală. Există integrare cu IBM WebSphere MQ. Pentru automatizarea activităților unităților arhivistice, a fost dezvoltat un modul special Arhiva.

1C: Flux de lucru 8

Domenii principale de lucru această decizie– documente, management general document, management activitate contractuala, arhiva electronică și lucrul cu contestații. Funcționalitatea poate fi extinsă cu pluginuri. Când procesați rutele documentelor, puteți atașa fișiere și le puteți modifica ulterior. Există o înregistrare Windows Explorer.

Puteți configura crearea automată, înregistrarea și rutarea documentelor din diverse surse (dosar, căsuță de e-mail, web).

Dezavantaje: nici poștă internă. Nu puteți crea sarcini pentru un grup și un folder cu sarcini. În plus, această soluție nu are un modul de management de proiect. Nu se poate înregistra din MS Office, Open Office. Lucrul cu documentația QMS nu este acceptat. De asemenea, nu este posibilă menținerea dosarelor personale ale utilizatorului.

Interfețe

Directum

Interfețele tuturor modurilor de operare din sistemul Directum sunt unificate, este posibil să se stabilească reguli pentru procesarea documentelor și sarcinilor. În modul de înlocuire, sistemul își păstrează caracterul informativ. Lucrul cu fișiere este posibil online. Drepturile de acces la un fișier separat sunt distribuite, fiecare dintre ele fiind descris atributiv. De asemenea, putem observa transparența proceselor de management al documentelor. Sarcinile sunt adăugate în calendarul MS Outlook. Avantajul sistemului este șabloanele de căutare personalizabile și mecanismele convenabile de filtrare după coloane de liste.

Dar există și o serie de dezavantaje: nu există posibilitatea de a ieși în pagină a elementelor (în Win32). Setări minime pentru efecte vizuale. Nu este posibilă localizarea numelor de atribute în diferite limbi. Dimensiunea cardului nu poate fi modificată. Când creați legături între documente electronice, nu puteți introduce comentarii pentru a descrie legătura. Interfața este supraîncărcată.

Orez. unu. Interfața sistemului Directum

docsvision

Docsvision folosește teme preconfigurate, panglica de comandă este personalizabilă. Legăturile de la capăt la capăt între documente sunt afișate sub formă de arbore. Linkurile pot fi comentate. Este posibil să proiectați carduri de sarcini. Bara de instrumente este personalizabilă. Căutarea full-text dintr-o singură linie funcționează, există șabloane de căutare personalizate, designul formularelor de căutare este de asemenea personalizabil.

În același timp, dezavantajele sistemului sunt lipsa posibilității de a atașa automat un document la o sarcină. Procesele nu sunt transparente, mementourile funcționează numai atunci când MS Outlook este activat.

Orez. 2. Interfața sistemului Docsvision

ELMA

Pe plan extern, interfața ELMA ECM+ este o stocare standard a fișierelor, un utilizator fără experiență cu astfel de sisteme putând naviga cu ușurință independent.

Înregistrarea documentelor este implementată într-un expert special în mai multe etape succesive. Când intrați în sistem, trebuie doar să specificați detaliile necesare ale documentului și să atașați versiune electronica, sistemul generează automat un card de document cu toate datele de pe el.

Toate informațiile despre organizație sunt conținute în portalul intern. Toate instrumentele necesare pentru lucru sunt într-un singur loc: arhiva documentelor, sarcini, calendar, flux de mesaje, rapoarte, documente web.

Operațiunile pot fi simplificate sau extinse în timpul configurării.

Orez. 3. interfata ELMA

Optima WorkFlow

Sistemul are o interfață intuitivă. Stilurile de aplicație sunt configurate în sistem, ies în inventarul de documente și este disponibilă zona de vizualizare a detaliilor și imaginilor, sunt aplicate stilurile de desenare a listei de documente (font, umplere, pictogramă).

Este de remarcat căutările convenabile în câmpurile-listele cărților de înregistrare, prezența controlului vizual al câmpurilor obligatorii, capacitatea de a lucra cu fișiere, link-uri și mișcarea documentelor într-o singură fereastră.

Este convenabil să lucrați cu fișiere atașate - lucrul se desfășoară online într-o singură fereastră, în modul check-in & check-out. Legăturile de la capăt la capăt între documente sunt vizualizate ca un arbore.

Puteți crea un card de sarcini atunci când creați o sarcină.

Dezavantaje: utilizatorii nu pot crea reviste noi, colecții de documente, setările nu sunt salvate în baza de date. În cardul de înregistrare, este imposibil să configurați o bară de instrumente, să localizați numele detaliilor. Dimensiunea cardului nu este modificabilă. Mecanismele de glisare și plasare nu sunt implementate. Nu există funcții de bază pentru selecția interfeței cardurilor pentru comunicare. Un alt dezavantaj este opacitatea procesului la crearea unei sarcini; mementourile nu pot fi setate pentru executanți.

Orez. 4. Interfață Optima WorkFlow

1C: Flux de lucru 8

Interfața este personalizabilă pentru tipurile de utilizatori. Puteți vizualiza o listă de utilizatori conectați în prezent în sistem. Există instrumente de proiectare RKK (designer), capacitatea de a extinde și personaliza RKK, în timp ce puteți utiliza elemente complexe - tabele, structuri.

Dezavantaje: nu există vizualizatoare încorporate pentru fișierele atașate, nicio vizualizare a sarcinilor de grup, nici o atribuire a unui executor de către un lider dintr-un grup.

Orez. 5. Interfața 1C: Flux de lucru 8

Funcții de căutare

Directum

Avantajele sistemului includ prezența unei căutări full-text a documentelor și a detaliilor cardurilor de înregistrare (RC). Șabloanele de căutare pot fi configurate în funcție de cerințele Republicii Kazahstan. Există un filtru de inventar al documentelor în funcție de valorile coloanelor. Funcții convenabile pentru personalizarea șabloanelor de căutare. Puteți crea dosare de căutare.

Calități negative: este imposibil să distribuiți drepturi de acces la căutări personalizate; fără căutări configurate în clientul web; nu există posibilitatea de a crea interogări de căutare complexe, nu există paginarea obiectelor în inventarul de documente și rezultatele căutării, nu se aplică stiluri suplimentare în inventarul documentului.

docsvision

Docsvision acceptă crearea de interogări complexe de căutare folosind XML, precum și distribuirea drepturilor de acces la căutări.

Defect– acțiunea lentă a panoului de vizualizare.

ELMA

ELMA ECM+ adună documente într-o singură arhivă electronică. Căutarea documentelor se efectuează rapid și convenabil nu numai după nume, ci și după detaliile cardului de documente sau AC. Rezultatele căutării sunt afișate numai dacă aveți drepturi de acces la documente. Parametrii de căutare sunt salvați într-un format de filtru, în viitor puteți căuta rapid documente după parametrii salvați.

Defect: lipsa căutării full-text în documente.

Optima WorkFlow

O interogare directă în baza de date este utilizată pentru a forma o interogare complexă de căutare în jurnalele de documente. O căutare full-text este efectuată de conținutul documentului și o căutare după eșantionul cardului de înregistrare (nu este nevoie să configurați șabloane de căutare). Puteți introduce interogări de căutare pentru detaliile cardurilor de înregistrare. Filtrele aplicate sunt aplicate tuturor jurnalelor de documente disponibile.

Dezavantajul sistemului este incapacitatea de a salva modele de căutare personalizate. Nu există o căutare integrală pentru detaliile cardurilor de înregistrare ale documentelor. Utilizatorii nu pot crea dosare de căutare și căutări complexe. Nu există o căutare integrală pentru detaliile cardurilor de înregistrare.

1C: Flux de lucru 8

O căutare atributivă se efectuează după detaliile documentului. Puteți crea șabloane de căutare, stocarea acestora este ierarhică și clasificabilă. Pe baza rezultatelor căutării, sunt generate rapoarte.

Nu se poate face într-o singură interogare tipuri diferite căutare. Nu există nicio setare a unui set de detalii pentru căutarea automată a documentelor duplicate în timpul înregistrării.

Setări administrative

Directum

Sistemul vă permite să mențineți simultan structura organizatorică a mai multor companii. Oferă informații detaliate despre departamente și angajați, poate fi extins. Dacă este necesară înlocuirea (complet sau de către un asistent), dosarele de intrare/căsuță de ieșire sunt create automat. Filtrul subșirurilor și rularea lucrărilor de căutare.

Dezavantaje: afișarea GHS nu este vizuală, nu există posibilitatea de sortare a elementelor într-o anumită ordine, este dificil să creați și să completați directoare, nu există localizarea intrărilor din director. Setări minime aspectși comportamentul RK.

Orez. 6. Apariția legitimațiilor de înregistrare în sistemul Directum

docsvision

Docsvision acceptă menținerea OShS a mai multor companii simultan. Există funcții de substituție (înlocuitor permanent sau temporar). Filtrul subșirului funcționează. Dezavantajele dublează parțial proprietățile lui Directum: fără afișare vizuală a OShS, fără sortare a elementelor într-o anumită ordine, este imposibil să păstrați istoricul directorului, să creați directoare tastate, să creați directoare ierarhice, nu există încorporat. directorul „Nomenclatura cazurilor”. Performanță scăzută a constructorului.

Orez. 7. Directorul angajaților din sistemul Docsvision

ELMA

Monitorizați cu ușurință situația din sucursale companii mari. Mai multe sisteme sunt combinate într-o singură fereastră, organizând un singur sistem informatic de departamente și schimb de informații de înaltă calitate. Utilizatorul are toate informațiile necesare despre sistemul extern fără a părăsi pagina sa. Este convenabil să comutați între paginile departamentelor companiei. În plus, sunt disponibile informații despre desfășurarea activităților, știri curente, vizualizarea documentelor, începerea execuției proceselor de afaceri.

Orez. opt. Configurarea paginilor de filiale în ELMA

Informațiile generale despre toate filialele și diviziile sunt disponibile șefului. Datele despre departamente și angajați pot fi extinse.

Înlocuirea angajaților se efectuează într-o secțiune specială. Înlocuirile sunt eliminate automat la sfârșitul mandatului. Când instalați un înlocuitor, sarcinile după procese sunt transferate automat către acesta. Sistemul raportează o sarcină unică și absența acest angajat, solicitându-vă să selectați un alt artist.

Orez. nouă. Configurarea secțiunii „Înlocuire” în ELMA

În secțiunea specială „Program de absențe” este afișată o listă a angajaților care lipsesc de la locul de muncă pentru o anumită perioadă de timp.

Optima WorkFlow

Sistemul sprijină întreținerea OShS a mai multor companii, structura este afișată clar. Sunt implementate funcții de înlocuire (înlocuitor permanent/temporar), există o căutare care rulează după primele litere. Articolele pot fi sortate într-o anumită ordine; completare destul de simplă a directorului, crearea de directoare ierarhice, stabilirea perioadei de valabilitate a intrării directorului.

Există un designer de șabloane de card de înregistrare, dimensiuni, fundal, marcaje, câmpuri, fonturi sunt configurate, script-uri sunt aplicate pentru evenimentele cardului de înregistrare.

Dezavantaje: nu există posibilitatea de a menține istoricul directorului, nu există informații în oglindă despre înlocuire. Informațiile despre departamente și angajați sunt minime. Nu puteți crea directoare tastate, păstrați istoricul directoarelor, localizați intrări în directoare. Nu există nicio funcție de verificare a sintaxei codului scripturilor de script, nu există câmpuri de tip „buton radio”.

Orez. zece. Adăugarea unui nou angajat la structura organizațională în Optima WorkFlow

1C: Flux de lucru 8

Desktop-ul utilizatorului este personalizat în funcție de rolul acestuia. Oferă acces rapid la date despre angajați, o listă de telefoane, recomandări pentru redactarea corespondenței etc. Pentru șeful de departament, puteți configura un panou pentru căutarea full-text a documentației de orice scop, șeful este prevăzut cu un panou pentru acces rapid la rapoarte. Informațiile sunt distribuite în funcție de drepturi de acces. Structura organizatorică a organizației și rolurile interpreților pot fi utilizate pentru a selecta executanții proceselor de afaceri.

Subsistemul „Sarcini și procese ale angajaților” conține instrumente pentru crearea și gestionarea proceselor de afaceri, precum și setări pentru adresarea sarcinilor pe bază de rol, setări pentru matricea de înlocuire/înlocuire a angajaților.

Modelarea proceselor de afaceri

Directum

Sistemul implementează funcții de modelare convenabile. Depanarea schemei de traseu este implementată pas cu pas. Platforma are încorporat un limbaj de programare la nivel înalt IS-Builder. Vă puteți crea propriile funcții și scripturi folosind propriul API. Editorul de rapoarte este implementat în limbajul IS-Builder. Minus: numărul de blocuri de bază este insuficient.

Orez. unsprezece. Modelarea proceselor de afaceri în sistemul Directum

docsvision

Sistemul are funcții convenabile pentru modelarea și proiectarea unei scheme de traseu fără utilizarea software-ului. Vă puteți dezvolta propriile funcții. Puteți crea scripturi de script folosind propriul API, apelați servicii web. Instrumente - MS Reporting.

Defect: trebuie să înlocuiți un grup de blocuri simple cu un singur bloc de script script pentru optimizare.

Orez. 12. Modelarea proceselor de afaceri în sistemul Docsvision

ELMA

Modelarea proceselor de afaceri se realizează într-un mod special editor grafic„ELMA Designer” cu o interfață grafică simplă și intuitivă. Notația pentru descrierea proceselor de afaceri este BPMN 2.0, care este convenabilă pentru descrierea lanțurilor de lucru și conține aproape toate primitivele necesare. Un analist de afaceri poate proiecta procese de afaceri fără ajutorul unui programator. Puteți dezvolta un model de management într-o companie și puteți modifica procesele din mers, fără a opri sistemul.

Mișcarea documentelor în companie poate fi organizată pe rute de orice complexitate. Traseul documentului reflectă prin ce angajați vor trece acest document, precum și ordinea și natura lucrărilor planificate asupra acestuia. Un model grafic al procesului este creat prin tragerea blocurilor necesare de operații din paletă cu mouse-ul, după care operațiunile sunt conectate prin tranziții. Puteți adăuga comentarii la tranziții.

Orez. treisprezece. Traseul documentului, descris ca un proces de afaceri, în ELMA EDMS

Optima WorkFlow

Sistemul are un designer de modele de procese de afaceri, sunt folosite scripturi scriptate.

Orez. paisprezece. Modelarea proceselor de afaceri în Optima WorkFlow

Setarea proprietăților blocurilor este ușoară. Scripturile de script sunt create folosind propriul API, crearea propriilor funcții și blocuri, descărcarea obiectelor într-un format de schimb. Instrumente - Crystal Reports 11.0.

Este posibil să personalizați aspectul aplicației, să configurați un inventar de documente (vizibilitate și ordinea coloanelor, sortare), setări pentru notificări.

Mecanismele de modelare sunt incomode, funcțiile de personalizare a logicii de afaceri sunt minime, devine necesar să scrieți scripturi scriptate pentru procesarea documentelor, nu există designer cicluri de viață documente.

1C: Flux de lucru 8

Sistemul creează rute tipice pentru deplasarea documentelor, există suport pentru ramuri de rută și tranziții condiționate. Există, de asemenea, un proiectant de formulare de raportare.

Orez. cincisprezece. Diagrama de flux a unui proces de afaceri în 1C: Flux de lucru 8

Securitatea datelor și a activității

Directum

Protecția datelor în sistem se realizează folosind o parolă de conectare și conturi Windows. Puteți crea grupuri de utilizatori și roluri. Există un model de control al accesului discret și bazat pe roluri, de asemenea, este posibil să se emită puteri și privilegii. Diferențierea drepturilor de acces se realizează la nivelul unui folder, RK, fișier și director. Puteți configura transferul de drepturi. Se folosesc criptarea și EDS.

Dezavantaje ale sistemului: nu există o distribuție a drepturilor de acces la căutările configurate, nu există căutări configurate în clientul web, nu puteți crea interogări de căutare complexe.

Performanța panourilor de vizualizare este destul de lentă.

docsvision

Avantajele sistemului în ceea ce privește securitatea datelor pot fi identificate astfel: disponibilitatea controlului accesului obligatoriu, diferențierea drepturilor de acces la toate nivelurile; setare de transfer de drepturi. Utilizarea criptării și semnăturii digitale.

ELMA

Orice utilizator din orice loc cu acces la Internet își poate introduce numele și parola și se poate conecta la sistemul ELMA. Această autentificare este configurată în mod implicit pentru toți utilizatorii, dar există trei moduri principale de a securiza o autentificare:

1. Conectați-vă numai prin dispozitive de încredere. Dacă vă conectați de pe un computer sau dispozitiv mobil, care nu se află în lista celor de încredere, sistemul va raporta că este imposibil să te autentifici.
2. Autentificare cu simbol. Tokenul este un dispozitiv de care este legat cont utilizator și se va potrivi numai cu el. În plus, un utilizator individual are propriul său cod PIN. Mai multe chei-containere electronice pot fi scrise pe token deodată - pentru autentificarea în diferite sisteme, și nu doar ELMA, astfel încât utilizatorul să nu fie nevoit să poarte o grămadă de chei.
3. Intrare certificat. Mecanismul funcționează aproape în același mod. Utilizatorul leagă certificatul de contul său. Vă puteți autentifica în sistem folosind un certificat numai de la un anumit loc de muncă. Această funcție este disponibilă numai în browsere. Mozilla Firefoxși Internet Explorer.

Pentru a fi de acord, a semna un document sau versiunea acestuia, se folosește o semnătură digitală electronică. În același timp, niciun alt utilizator, chiar cunoscând parola, nu va putea să fie de acord sau să semneze documentul.

ELMA permite setarea drepturilor de acces la diferite obiecte de sistem. În centrul managementului drepturilor se află rolul elementelor structurii organizaționale și al utilizatorilor individuali ai sistemului, procesul de stabilire constă într-o afișare grafică a posturilor, departamentelor și subdiviziunilor, precum și repartizarea responsabilităților.

Optima WorkFlow

Protecția datelor se realizează folosind un login/parolă, cont Windows. Sunt create grupuri și roluri de utilizator, precum și un model discret și de rol de control al accesului. Există posibilitatea emiterii de competențe, delimitarea drepturilor de acces la nivel de folder, stabilirea drepturilor de acces relative în funcție de structura organizatorică a organizației, folosind EDS.

Nu puteți atribui permisiuni unui singur fișier. Previzualizarea fișierului lipsește.

1C: Flux de lucru 8

Există instrumente software pentru controlul integrității documentelor, suport pentru diferite metode de autentificare. Utilizatorului i se acordă drepturi pentru momentul executării comenzii sau documentului. Documentele semnate cu EDS sunt trimise cu informații de salvare despre semnături. Drepturile de acces sunt atribuite în funcție de poziția utilizatorului, rolul acestuia, gradul de participare la procesele de afaceri, vultur sau individual. Drepturile sunt setate pentru foldere și tipuri de documente și se aplică și fișierelor atașate, ele pot conține restricții de citire sau scriere. Accesul la rapoarte este de asemenea limitat - angajatul are acces doar la rapoartele sale, la manager - rapoartele departamentului său.

Nu există nicio diferențiere a drepturilor de acces la părți ale documentului (câmpuri formular de înregistrare, fișiere atașate). Nu există un sistem de instrumente de backup și recuperare a datelor.

Concluzie

Companiile care aleg un EDMS se confruntă cu aceeași problemă - trebuie să integreze pe termen lung sistemul achiziționat și procesele de afaceri existente ale organizației. Pentru a optimiza munca intregii companii, este important sa se integreze procesele de management al documentelor in principalele procese end-to-end, iar cu cat apare mai repede o astfel de combinatie, cu atat mai bine. Cu toate acestea, acest eveniment consumator de timp necesită timp, experiență și comunicare constantă a tuturor angajaților a căror activitate este legată de documente. Într-un fel sau altul, sistemele, folosindu-și funcțiile, fac posibilă accelerarea acestui proces. Rezumând și evaluând rezultatele, ELMA ECM+, 1C: Document Management 8 și Directum îndeplinesc mai ales cerințele cheie.

Nu este un secret pentru nimeni că desfășurarea cu succes a oricărei afaceri depinde în primul rând de modul în care funcționează mecanismul de eficientizare a documentației. La urma urmei, munca cu acte, deși nu aduce plăcere, este o verigă importantă în managementul unei companii.

În plus, documentația ar trebui să fie tratată în timp util, altfel va începe să se acumuleze și să se piardă. Pentru a evita eventualele pierderi, a fost introdus un sistem electronic de gestionare a documentelor.

În acest articol vom explica: Ce este EDMS? Care sunt tipurile, avantajele și dezavantajele sale?

Odată cu dezvoltarea internetului, timpul folderelor groase și al arhivelor prăfuite este de domeniul trecutului. Acum procesul de lucru cu documente este complet automatizat. Hârtiile necesare pot fi găsite cu un singur clic, iar arhivarea se face fără intervenția umană. EDMS deschide astfel de oportunități pentru întreprinderi.

Un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) este un software special prin care documentele sunt procesate electronic. Cu alte cuvinte, datorită EDMS, este posibilă transferul de documente între angajați, eliberarea sarcinilor individuale, arhivarea etc.

Cu siguranță, multe organizații sunt capabile să creeze documente electronice, să le stocheze și să le transfere. Cu toate acestea, doar format electronic nu va avea efect juridic. Pentru ca o hârtie electronică să câștige în greutate, este important ca aceasta să fie semnată de ambele părți. În acest caz, documentele trebuie sigilate cu o semnătură electronică specială.

Prin urmare, SED poate fi împărțit în două tipuri:

1. Fluxul de documente în cadrul companiei între angajați;
2. Fluxul de documente între diverse intreprinderiși organizații prin canale speciale de comunicare.

Pentru a utiliza EDMS în cadrul organizației este nevoie de un software special. De obicei, un astfel de program se numește platformă EDI. În plus, pentru buna funcționare a unui astfel de software, veți avea nevoie echipament optional. De exemplu, servere, canale de rețea și așa mai departe.

Va fi necesar un operator electronic de gestionare a documentelor dacă trebuie să lucrați cu acte între două companii diferite. Un astfel de operator va fi un bun ajutor. Până la urmă, știe să livreze mesaje, verifică formatul în care sunt trimise documentele, solicită și controlează aplicarea unei semnături electronice, stochează și arhivează singur hârtiile etc.

Astfel, EDMS este „sistemul circulator” al întregii afaceri. Economisește mult timp și, desigur, are un efect pozitiv asupra activității organizației în ansamblu. Dar există întotdeauna un beneficiu pentru acest tip de prelucrare a informațiilor? Și este EDMS capabil să dăuneze unei afaceri? Pentru a răspunde la aceste întrebări, trebuie să luați în considerare aspectele pozitive și negative ale managementului documentelor electronice.

Avantaje și dezavantaje ale EDI

Ca orice alt proces, EDI are atât avantaje, cât și dezavantaje. Principalii parametri sunt prezentați în tabelul de mai jos.

Avantaje

dezavantaje

Comanda . Sistemul aplică automat numere pe documente, ceea ce elimină tot felul de erori Urmărirea . În orice moment, puteți afla cine lucrează cu documentul Conservare. Angajatul nu va putea pierde sau deteriora documentul electronic Recuperare. Documentul șters poate fi restaurat în orice moment Conservarea resurselor temporare. Forma electronică a documentului ajunge la fiecare angajat în câteva secunde, indiferent de locația acestuia. Convenabil la lucru. Dacă este necesar, angajatul poate modifica versiunea originală a documentului. EDO face posibilă restaurarea fiecăruia dintre ele. În plus, puteți urmări numele acelor specialiști care au lucrat la hârtie. Disponibilitate. Sistemul EDI funcționează 24/7. Mai mult, atunci când este conectat la acesta prin Internet, un angajat poate lucra oricând cu documentația, chiar dacă se află în spital sau în vacanță. Planificare. Sistemul permite specialistului să planifice progresul lucrării cu documente. Puteți seta data, ora execuției, precum și comanda. Și, la momentul potrivit, programul însuși va informa angajatul despre necesitatea de a-și finaliza munca. Căutare convenabilă. Programul este conceput astfel încât să facă posibilă găsirea documentul solicitat nu numai după nume, ci și după cuvânt cheie. Economisirea hârtiei. Nu este nevoie să tipăriți documentația, să o legați în dosare și să faceți un inventar. Toate informațiile sunt stocate electronic și în orice moment documentul dorit poate fi imprimat pe hârtie.

Cheltuieli cu bani. Crearea unui EDI va necesita anumite costuri financiare. Sunt necesari bani pentru software și hardware. Valoarea costurilor va depinde de numărul de angajați conectați. În medie, această sumă va fi de aproximativ 100.000 de ruble (*). Utilizați imediat SED - nu va funcționa. Odată achiziționat, instalarea, implementarea și depanarea unui program necesită mult timp, precum și abilități speciale. Instruire. Pentru a utiliza corect EDMS, toți angajații implicați trebuie să urmeze o pregătire specială. Securitate. Pentru siguranța informațiilor, liderii companiilor trebuie să acorde o atenție deosebită securității. Și anume, să emită o semnătură electronică, să stabilească care dintre angajați, și ce acces la acte va avea și va fi, de asemenea, necesar să se protejeze programul de pătrunderea din exterior. Este necesar un administrator. Personalul organizației trebuie să aibă o persoană care va fi capabilă să rezolve sarcinile curente de lucru în EDMS. Și anume, pentru a depana serverul, pentru a ajuta utilizatorii, pentru a monitoriza funcționarea sistemului. Este necesar un backup permanent. Pentru a păstra informațiile, utilizatorii trebuie să salveze permanent documentele. În unele cazuri, este necesară existența unui document electronic și hârtie. Dacă, de exemplu, un partener nu are instalat un EDMS, atunci când lucrează cu el, documentația trebuie să fie atât în ​​formă electronică, cât și pe hârtie.

Costul real al gestionării documentelor electronice pentru întreprinderile mici

(*) Dacă firma este mică, iar proprietarul afacerii (sau antreprenorul individual însuși) urmează să semneze documentele personal, atunci costurile vor fi minime. Acestea constau în achiziționarea unei semnături digitale electronice - 1.500 de ruble și accesul la un serviciu electronic de gestionare a documentelor - de la 100 de ruble.

Pentru volume mici, editorii noștri recomandă serviciul Kontur.Diadoc. Daca selectezi tariful universal„, atunci costurile vor fi de doar 9 ruble per document trimis. În comparație cu trimiterea documentelor originale prin poștă, trimiterea unei scrisori recomandate în regiune va costa cel puțin 50 de ruble. Diferenta este evidenta:

Sistemul oferă tuturor utilizatorilor noi 50 de transferuri bonus de bun venit de documente electronice.

După cum se poate observa din tabel, în ciuda aspectelor pozitive, EDMS are și el puncte negative. Practic, se rezumă la costuri materiale, care, după cum s-a dovedit, s-ar putea să nu fie mici.

Compania va suporta costuri semnificative nu numai pentru instalarea software-ului și achiziționarea echipamentului necesar, ci trebuie și să angajeze un angajat, fără ale cărui competențe speciale, sistemul electronic de gestionare a documentelor pur și simplu nu va funcționa. Un astfel de angajat trebuie să plătească și un salariu. Și acesta este un alt element de cost.

Dar nu uitați că eforturile depuse vor da roade în viitor, iar firmele care lucrează cu EDMS vor beneficia doar. La urma urmei, vor economisi nu numai timpul de procesare a informațiilor, ci vor reduce semnificativ și costul plății pentru servicii, de exemplu, un arhivar. În plus față de orice altceva, arhiva electronică nu necesită spații suplimentare, achiziționarea de articole de papetărie suplimentare și alte puncte.

Ce este un sistem electronic de gestionare a documentelor?

De regulă, acesta este un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDM), în care puteți genera, trimite, primi și semna documente electronice. Sunt echivalente cu hârtie semnătură de mână. Pentru a gestiona documentele electronice, aveți nevoie de un certificat de semnătură electronică.

Interfața constă de obicei din 2-3 file, inclusiv contractori (partenerii și clienții tăi care participă la EDI) și fila principală - Documente. În această filă, secțiunile de intrare și de ieșire vor conține documente trimise și primite de dvs.

Tipuri de EDI

Fără îndoială, atunci când introduc managementul electronic al documentelor, organizațiile pun mare accent pe eficiență. Este dificil de spus ce tip de EDI pentru o anumită organizație va fi cel mai eficient. Totul depinde de direcția întreprinderii și de procesele sale de afaceri.

Cu toate acestea, există o calificare generală a EDI în ceea ce privește funcționalitatea, tehnologia de control, componentele constitutive etc. În acest sens, se pot distinge principalele tipuri de SED:

• Sistem de birou. Acest tip este destinat desfășurării activității de birou a întreprinderii. Mai mult, lucrarea se desfășoară conform tuturor regulilor acceptate cu control vertical, adică. de la superior la subordonat;
• Arhivele electronice. Scopul principal al unui astfel de sistem este organizarea lucrărilor de stocare a documentației. Printre altele, programul permite utilizatorului să găsească cu ușurință hârtia necesară. Totuși, transferul documentației într-un astfel de sistem nu ar fi posibil;
• Sisteme de flux de lucru. Acest tip de sistem este larg răspândit în rândul utilizatorilor datorită faptului că sarcina sa principală este organizarea și automatizarea proceselor de afaceri. Este ușor să faci afaceri cu un astfel de software, iar fluxul de lucru este doar o scuză pentru existența momentelor de lucru;
• sisteme ECM. Software-ul permite utilizatorului să introducă noutăți în sistemul de management al organizației. Prin intermediul sisteme complexe eventual gestionați: documente, semnături, fluxuri de lucru, cunoștințele angajaților și așa mai departe. Acest tip de EDI va fi mult mai scump, deoarece oferă utilizatorului funcționalitate avansată.

Este de remarcat faptul că fiecare tip de EDMS devine mai mare decât cel anterior și oferă mai multe oportunități utilizatorilor. Cu toate acestea, pentru a aprecia toate beneficiile managementului electronic al documentelor, trebuie să faceți alegerea corectă.

Cum să alegi SED potrivit

După cum sa menționat deja, alegerea unui EDMS este un proces complex care necesită o atenție specială. Printre altele, conducerea companiei trebuie să țină cont de un număr mare de factori decisivi, precum direcția întreprinderii, personalul etc.

De exemplu, pentru organizare comercială va fi corect să instalați EDMS atât între angajați, cât și între parteneri. Numai în acest fel întreprinderea va putea obține beneficiile economice necesare.

Pentru institutie publica este mai bine să vă concentrați pe specificul muncii sale și să acordați mai multă atenție creării de arhive electronice. Și este, de asemenea, necesară instruirea angajaților pentru a lucra cu ei.

Atunci când alegeți unul sau altul EDMS, este important să luați în considerare dacă sistemul îndeplinește cerințele menționate. Acestea includ:

• Completitudinea funcționalității;
• Comoditatea utilizării;
• Cu ce ​​viteză va fi introdus acest sistem în fluxul de lucru;
• Prezența setărilor și acestea trebuie să fie flexibile;
• Sistemul are capacitatea de a extinde funcționalitatea;
• Este posibil să se ajusteze EDMS la software-ul existent al întreprinderii?
• Ușurință de adaptare;
• Disponibilitate suport tehnic. Este important ca o astfel de asistență să fie la un nivel înalt;
• Reputația producătorului etc.

Ținând cont de acest fapt, utilizatorul ar trebui să respecte următoarele acțiuni:

1. Explorați funcționalitatea. O atenție deosebită trebuie acordată capitolului „Oportunități”. Este important ca producătorul să specifice în mod specific lista sarcinilor efectuate de program. Dacă nu există detalii, atunci merită să renunți la un astfel de sistem EDMS;
2. Disponibilitatea prezentărilor tematice. Este important ca programul să conțină material demonstrativ, explicând astfel utilizatorului cum să folosească funcționalitatea;
3. Studiați capturi de ecran. Deci, managerul se va putea asigura dacă funcționalitatea este cu adevărat simplă și dacă are cerințele declarate;
4. Asigurați-vă că citiți recenzii de la utilizatori reali. Cea mai bună opțiune este să vizionezi videoclipuri pe YouTube;
5. Mulți producători oferă directorilor teste gratuite. Astfel, utilizatorul va putea înțelege dacă produsul selectat este potrivit sau nu;
6. În ceea ce privește costul mărfurilor, este evident că acest articol nu poate decât să excite cumpărătorul. Este dificil de determinat care ar trebui să fie costul real al unui EDMS, dar merită să explorăm la ce se adună cutare sau cutare cifră. Prin urmare, un studiu detaliat al listei de prețuri va ajuta cumpărătorul să evite costurile și cheltuielile neașteptate.

Merită să ne amintim ce să faci alegerea potrivita doar un specialist va ajuta. Prin urmare, selecția și instalarea unui EDMS ar trebui să fie efectuate numai sub atenția atentă a unei persoane care are abilități speciale.

Din cauza costului ridicat, nu toate organizațiile din țara noastră lucrează cu EDMS. În prezent, doar firmele mari procesează lucrările în formă electronică. Dar lucrurile se schimbă și este probabil ca în viitorul apropiat nevoia de a lucra cu ajutorul unui EDMS va fi apreciată, iar multe firme își vor putea permite să conducă e-business. Deci, vor deveni cele mai eficiente și de succes!