Organisation d'événements et d'actions caritatives. Comment organiser un événement caritatif de collecte de fonds ? Concept et plan de l'événement

Dans un tel cas d'aide, curieusement, il faut être guidé principalement par la raison et non par les sentiments. Comment présenter, organiser et organiser un événement caritatif ? Nous partageons l'expérience!

Tout d'abord, définissez un objectif clair et transparent pour l'événement.

Ce n'est un secret pour personne que tout organisme de bienfaisance est avant tout de bonnes intentions. Souvent, les objectifs de tels événements sont décrits comme "l'aide" à un certain segment ou la "responsabilité sociale de l'entreprise/de la société".

En fait, les événements caritatifs doivent avoir deux objectifs clairs : générer des investissements dans un projet spécifique et attirer l'attention sur le sujet du problème.

Une fois que vous aurez compris cela, planifier vos prochaines étapes deviendra beaucoup plus facile. Définissez clairement les destinataires de votre projet - plus ceux qui ont besoin d'aide sont précis, plus ils seront aidés.

Mettez en évidence les principales conditions de participation et rendez-les aussi transparentes que possible.

Vous avez un projet, donc vous avez un objectif. C'est à la petite chose - de mettre une coche dans la liste de contrôle.

• Membres
• Budget
• Format
• Commanditaires et partenaires
• Médias
• Retour d'information

1. Participants

Définissez votre public cible. Qui sont-ils, ces personnes prêtes à consacrer leur temps et leurs ressources pour une bonne cause ? Organisation, particuliers, mécènes, public d'une ville en particulier ? Vous ne devriez même pas commencer sans avoir des données spécifiques sur les participants visés.

2. Budget

Le principal problème à ce stade est que le profit tiré de l'événement (ventes de billets, ventes aux enchères, activités, etc.) doit évidemment dépasser l'investissement. Les investissements doivent être suffisants pour attirer le nombre de participants requis et tenir l'événement lui-même. Vous devrez travailler dur et calculer combien de participants les fonds collectés dépasseront les coûts de ce format d'événement sur un site spécifique.

3. Formater

Répondez-vous à une question : avoir des investissements et responsabilité sociale, vous êtes plus susceptible de visiter la présentation socialement projet important ou une galerie d'art suivie d'une présentation ?

Vous connaissez déjà les participants de l'événement, il ne sera donc pas difficile pour votre équipe créative de choisir un format inhabituel mais approprié. La règle principale: "La charité ne doit pas être ennuyeuse!". Oubliez un dîner caritatif, pensez à un marathon caritatif, une performance ou une soirée créative.

Assurez-vous qu'il s'agit d'un événement auquel les gens veulent vraiment assister et qu'ils n'ont pas à y assister par devoir. Étudiez attentivement le site, suivez l'ambiance et la pertinence de chaque détail !

4. Commanditaires et partenaires

Les voici - ceux qui vous aideront à réduire les coûts et à augmenter la visibilité du projet. Et cela signifie obtenir plus d'argent pour ceux qui en ont besoin. Heureusement, chaque année, de plus en plus d'entreprises participent à des projets socialement significatifs et la charité.

N'ayez pas peur d'adresser également votre proposition aux entrepreneurs, associations à but non lucratif et des fonds. Si vous organisez un événement d'envergure, les bénévoles se feront un plaisir de vous aider. L'essentiel est que tous soient au courant de votre événement à temps. Tout ce dont vous avez besoin, c'est de gratitude et de publicité.

N'oubliez pas de sortir votre atout - une célébrité. Une fois que une personne célèbre seront impliqués dans votre événement, le trafic, le support d'information, les caractéristiques de l'image augmenteront.

5. Médias

Revenons au but de l'événement caritatif : en plus de l'aide matérielle, attirer l'attention sur le problème est d'une grande importance. Plus la couverture médiatique de votre événement est importante, plus les personnes bienveillantes en apprendront sur la situation dans un orphelinat particulier ou sur les patients atteints d'une maladie particulière.

Le sujet le plus couvert dans les médias suscite toujours la discussion solutions possibles. Concevoir la publicité extérieure, des imprimés ou des délais dans dans les réseaux sociaux affectera directement le nombre de participants et l'intérêt pour votre projet.

Les participants partagent volontiers des informations sur le projet au cas où ils recevraient également quelque chose en retour : par exemple, une photo. La zone photo d'origine fait des merveilles lorsqu'il s'agit de photos Instagram et de création image positive un événement.

6. Rétrospective

L'un des éléments clés que beaucoup de gens oublient. Évaluez votre événement une fois terminé. Dans quelle mesure vos attentes ont-elles été confirmées par des indicateurs réels ? Le format était-il approprié pour l'événement ? Qu'est-ce qui pourrait être changé dans le calendrier? Quelles difficultés ont surgi ? Le client, les partenaires et les participants vous aideront à répondre à ces questions. Assurez-vous de demander retour d'information et analysez !

C'est la rétrospective et l'analyse qui ont aidé ENSEMBLE ! arriver à des conclusions importantes et fournir l'équilibre parfait entre les activités, les impressions et la partie officielle.

Les actions caritatives sont très importantes car elles permettent d'attirer l'attention des autorités et des citoyens sur de graves problèmes publics et privés. Grâce à ces événements, les organisateurs ne se contentent pas de récolter des fonds pour la mise en œuvre des projets importants mais donnez aux gens la possibilité de faire de bonnes actions. La tenue de tels événements n'est possible qu'avec le soutien de citoyens bienveillants, grosse affaire et les autorités. Une attention particulière doit être portée à la couverture de l'événement dans les médias. médias de masse.

Tout d'abord, il est nécessaire de décider au profit de qui aura lieu l'événement caritatif. Sur cette base, il est nécessaire de développer le format de l'événement : il peut s'agir d'une foire, d'un festival sportif, d'un concert, d'une vente aux enchères, et bien plus encore. Il est tout aussi important de trouver des sources de financement qui couvriront les frais d'organisation et de tenue de l'événement. Enfin, vous devez solliciter le soutien des médias, qui couvriront l'action prévue sur leurs sites Web et dans la presse écrite.

Le moyen le plus simple d'organiser un tel événement est pour une fondation caritative, grande entreprise ou mouvement bénévole. Par exemple, les fondations organisent souvent des événements caritatifs dans les centres commerciaux. Le plus souvent, ces événements sont programmés pour coïncider avec certains jours fériés. Leur essence réside dans le fait que chacun a la possibilité de préparer un cadeau pour un enfant orphelin et de le transférer à Orphelinat mettre dans une boîte spéciale.

Pour réaliser une telle promotion, vous devez tout d'abord décider du choix du magasin ou centre commercial, qui accueillera l'événement. Pour cela, les mailings et la communication directe avec le service de presse de l'organisation conviennent. L'administration du centre doit fournir une description détaillée de l'action envisagée : comment elle se déroulera, quels objectifs elle poursuit et à quoi serviront les fonds collectés.

La direction du magasin devrait être intéressée à fournir son espace à la fondation caritative. Elle peut être attirée par d'excellentes conditions publicitaires, par exemple en proposant d'entrer dans la liste des partenaires de l'événement ou son conseil d'administration. Mais c'est loin d'être le seul potentiel « gagnant » du centre commercial : la participation à des œuvres caritatives peut rehausser l'image de n'importe quelle entreprise. De plus, il a été remarqué que lors des journées de diverses promotions, le nombre de clients augmente considérablement dans les magasins.

Un autre type d'événement caritatif est la collecte de fonds pour le traitement médical. Les fonds qui organisent de telles promotions garantissent que les fonds seront dirigés vers l'objectif visé et qu'ils sont vraiment nécessaires. En règle générale, les organisations caritatives placent sur leurs sites Web des photographies de personnes malades, accompagnées de Description détaillée diagnostic et le traitement requis. De plus, l'annonce doit contenir un compte courant ou d'autres détails pour transférer de l'argent. Dans une version plus grande, les médias sont également impliqués dans l'action. Des annonces de collecte de fonds pour le traitement peuvent être trouvées aujourd'hui dans de nombreux journaux et magazines importants. Ils ne coopèrent avec des fondations que parce qu'ils peuvent publier des informations fiables.

Cependant, eux-mêmes éditions imprimées ils peuvent également organiser un événement caritatif, à la fois en coopération avec des fondations et sans leur médiation. Dans le second cas, les médias transfèrent eux-mêmes les fonds collectés aux personnes dans le besoin. En règle générale, ces événements sont de nature ponctuelle et sont programmés pour coïncider avec les vacances. Par exemple, avant le Nouvel An, certains journaux publient des lettres d'orphelins adressées au Père Noël. Chaque lecteur, après avoir lu le message, peut acheter le "bon" cadeau et l'envoyer à un enfant laissé sans protection parentale.

Vous pouvez également organiser un événement caritatif dans votre bureau. Pour ce faire, vous devez contacter une fondation caritative ou une organisation bénévole qui supervise des orphelinats, des hôpitaux ou des maisons de retraite. Vous pouvez chronométrer l'événement à n'importe quel jour férié. Les volontaires apporteront des lettres de leurs pupilles, dans lesquelles ils disent quel cadeau ils attendent. Et les employés de l'entreprise pourront acheter tout ce dont ils ont besoin ou transférer des dons sur le compte bancaire de la fondation.

L'organisation d'événements caritatifs n'est pas difficile du tout. Le plus important est de définir clairement les buts et les objectifs d'un événement aussi important.

Irina Gontcharova
Photo : insales.ru, bfrenova.ru, shkolazhizni.ru

Lire aussi

16/03/2015

L'organisation d'événements caritatifs a pour but d'attirer l'attention des couches sociales les plus larges possibles sur tout problème social ou personnel.

Ils peuvent aider à collecter les fonds nécessaires à la mise en œuvre de projets caritatifs. Par exemple, un refuge pour animaux sans abri ou la restauration d'un monument historique.Pour les événements de grande envergure, il est fortement souhaitable de soutenir les entreprises et les gens conscients qui veulent contribuer à une bonne cause. Le moyen le plus simple d'organiser une telle action est pour les fondations caritatives officiellement enregistrées, mouvements bénévoles et grandes entreprises.

Le rôle de l'entreprise

Souvent, des événements caritatifs ont lieu dans de grands centres commerciaux. L'événement peut être programmé pour coïncider avec n'importe quel jour férié ou mémorable. Le jour des enfants ou vacances du nouvel an Ceux qui le souhaitent ont la possibilité d'acheter des cadeaux pour les orphelins et, le jour de la victoire, ils peuvent collecter des fonds pour aider les anciens combattants.

Le consentement du propriétaire est requis pour que la promotion ait lieu. complexe commercial. Pour entrer en contact, vous pouvez utiliser le système de mailing ou faire appel via le service de presse d'une fondation ou d'une organisation caritative. Il est nécessaire d'expliquer le programme, les conditions de l'événement, l'objectif (le plus important), comment y parvenir et la publicité. La gestion du complexe commercial peut être attirée en offrant des conditions publicitaires favorables. Vous pouvez le déclarer partenaire d'information et lui proposer d'intégrer le conseil d'administration. Une image positive joue un rôle très important pour une entreprise. Oui, et le profit de la détention de telles actions avec les propriétaires augmente souvent de manière significative.

Le rôle des médias

La collecte de fonds pour le traitement peut également se faire par le biais d'un événement caritatif. Fondations caritatives ils s'assurent que les gens ont vraiment besoin d'aide. Le Fonds fournit des coordonnées bancaires, des certificats et des documents. Habituellement, des photos et des diagnostics détaillés sont affichés sur le site, ils vous indiquent quel type de traitement est nécessaire. Une action de grande envergure nécessite l'implication des médias. De nombreux médias imprimés publient de telles annonces. Ils coopèrent exclusivement avec des organisations enregistrées, car ils ne peuvent publier que des informations confirmées.

Souvent, les publications elles-mêmes lancent des promotions ponctuelles pendant les vacances. Les enfants orphelins écrivent des lettres au Père Noël et leurs publications sont imprimées de manière à ce que les lecteurs attentionnés agissent eux-mêmes en tant que destinataires, offrant aux enfants des cadeaux tant attendus.

MAIRE DE LA VILLE D'ASTRAKHAN

RÉSOLUTION

À propos de la tenue évènement de charité"Ville des bonnes actions"

Conformément au paragraphe 33 de l'art. 16 de la loi fédérale "sur les principes généraux de l'organisation de l'autonomie locale dans la Fédération de Russie", ainsi que sur la base du paragraphe 7 de l'art. 18 de la loi fédérale "Sur les activités caritatives et les organisations caritatives", je décide :

1. Réaliser un événement caritatif "Cité des bonnes actions".

2. Approuver le ci-joint :

2.1. Règlement sur la procédure de conduite de l'action caritative "Ville des bonnes actions".

2.2. Composé Comité d'organisationévénement caritatif "Cité des bonnes actions".

3. Le bureau du service de presse de l'administration de la ville d'Astrakhan publiera ce décret du maire de la ville dans les médias et veillera à ce que la population soit informée du déroulement et des résultats de l'événement caritatif.

4. Service d'organisation et d'information de l'administration de la ville pour afficher le présent arrêté du maire de la ville sur le site officiel des autorités gouvernement local administration de la ville d'Astrakhan.

5. Le département de contrôle et de gestion des documents de l'administration municipale envoie le présent décret du maire de la ville au département de contrôle et juridique de l'administration du gouverneur de la région d'Astrakhan pour inscription au registre des actes juridiques réglementaires municipaux, dans les délais le délai fixé par la loi.

6. Je me réserve le contrôle de l'exécution du présent arrêté du maire de la ville.

Maire de la ville
M.N. STOLYAROV

Règlement sur la procédure d'organisation d'un événement caritatif "Ville des bonnes actions"

1. Dispositions générales

1.1. L'événement caritatif de la ville "City of Good Deeds" (ci-après - l'événement caritatif) est organisé pour attirer l'attention du public sur la résolution des problèmes des enfants dans des situations de vie difficiles, ainsi que pour intensifier le processus de relance des traditions de charité, de vulgarisation de la idée de charité et diverses formes de sa manifestation, encourageant les citoyens à une activité sociale visant à aider les enfants.

1.2. Ce règlement a été élaboré sur la base du paragraphe 33 de l'art. 16 de la loi fédérale "sur les principes généraux de l'organisation de l'autonomie locale dans la Fédération de Russie".

2. Buts et objectifs de l'action

2.1. Le but de cet événement caritatif est de fournir aide sociale enfants, y compris l'amélioration de la situation financière des enfants de familles à faible revenu.

2.2. Lors de l'événement caritatif, il est prévu :

2.2.1. Collecte de dons caritatifs en espèces et en nature.

2.2.2. Fournir une aide matérielle spécifique aux orphelins, aux enfants laissés sans tutelle, aux élèves des internats, aux enfants issus de familles à faible revenu et nombreuses.

2.2.3. Développement de la base matérielle et technique des internats.

3. Organisateur et comité d'organisation de l'événement caritatif

3.1. L'organisateur de l'événement caritatif est l'administration de la ville d'Astrakhan.

3.2. Le comité d'organisation de l'action caritative "Cité des bonnes actions" (ci-après dénommé le comité d'organisation) est directement impliqué dans la préparation de l'action.

3.3. La composition du comité d'organisation est approuvée par le maire de la ville d'Astrakhan.

3.4. La décision du comité d'organisation est considérée comme adoptée si au moins 50% du nombre total des membres du comité d'organisation ont voté en sa faveur.

3.5. Le comité organisateur tient des réunions au besoin, mais au moins 2 fois pendant la période de promotion.

4. Le calendrier de l'événement caritatif et le plan des principaux événements de l'événement caritatif

4.1. L'événement caritatif a lieu du 15.08.2012 au 15.09.2012.

4.2. Les principales activités de l'événement caritatif sont menées conformément au plan ci-joint.

5. Transactions financières, répartition des actifs matériels entrants

5.1. Les fonds reçus de philanthropes à la suite d'un événement caritatif sont crédités sur le compte organisation caritative, déterminé par décision du comité d'organisation, avec la désignation de l'indication de paiement "Pour l'événement caritatif de la ville "Ville des bonnes actions".

5.2. La collecte des dons de bienfaisance en nature est effectuée sur la base des administrations de district de la ville d'Astrakhan.

5.3. Les dons en nature collectés lors de l'action caritative sont reversés à organisation publique déterminée par le comité d'organisation.

5.4. Des informations sur les résultats de l'action caritative sont portées à l'attention de la population de la ville d'Astrakhan par le biais des médias de masse par le service de presse de l'administration de la ville d'Astrakhan.

Application. Plan des principaux événements de l'événement caritatif

Application
au règlement
charité
actions "Cité des bonnes actions"

┌═══┬════════════════════════════════════┬═══════════════┬════════════════‰

│ N │ Nom │ Terme │ Interprètes │

│p/n│ │ │ │

│ 1 │ Informer sur le passage │ du 15/08/2012 │ Direction │

│ │action caritative et les résultats │ jusqu'au 15.09.2012 │ service de presse │

│ │ conduite │ │ administration │

│ │ │ │ villes │

├═══┼════════════════════════════════════┼═══════════════┼════════════════┤

│ 2 │ Travaux pour assurer la collecte et │ à partir du 15/08/2012 │ Chefs de quartiers │

│ │ don de sécurité en │ au 10.09.2012 │ administrations │

│ │ en nature pour le suivi │ │ │

│ │ transfert caritatif │ │ │

│ │ organisations │ │ │

└═══┴════════════════════════════════════┴═══════════════┴════════════════…

Composition du comité d'organisation de l'événement caritatif "Cité des bonnes actions"

M.N. Stolyarov - maire de la ville, président du comité

UN B. Vybornov - vice-maire de la ville;

V.G. Sitnikov - vice-maire de la ville;

E.I. Simeonova - Président de la Douma municipale de la municipalité "Ville d'Astrakhan" (comme convenu);

V.V. Kolomin - maire adjoint de la ville pour les questions sociales;

I.V. Subbotin - adjoint au maire de la ville pour le territoire - chef du district de Kirovsky;

A.A. Lazarev - adjoint au maire de la ville pour le territoire - chef du district Leninsky;

I.A. Redkin - adjoint au maire de la ville pour le territoire - chef du district soviétique;

V.G. Kurbatov - adjoint au maire de la ville pour le territoire - chef du district Trusovsky;

V.O. Chervotkina - Président de l'Association russe du diabète ARRORO pour les personnes handicapées (comme convenu);

NV Kostyuchenko - Président de l'ARPA pour l'assistance aux enfants handicapés et à leurs familles (comme convenu);

E.A. Dorohova - Président de Let's Help Children JSC (comme convenu);

UN. Generalov - chef du siège régional de l'ARO VOO "Jeune Garde Russie unie" (par consentement);

Savez-vous quel est le principal avantage des événements caritatifs ? Ils contribuent à la réalisation de nombreux objectifs. Par exemple, vous pouvez récolter une somme très importante pour une bonne cause, attirer l'attention du public sur un problème, ou encore accroître l'image et la reconnaissance d'une ONG.

Mais il convient de rappeler que le succès de tout événement dépendra de sa préparation minutieuse. Alors, quels éléments devraient être inclus dans le plan ?

Cible

Avant de commencer à vous préparer, posez-vous la question suivante : Pourquoi est-ce que je fais cela ? Vous avez conçu un événement exclusivement de collecte de fonds ou vous poursuivez d'autres objectifs ? Peut-être que votre ONG espère récolter un certain montant, mais ce n'est qu'un joli bonus, et vous faites le pari principal de promouvoir le projet ou d'attirer un public.

Collecte de fonds

Si vous vous concentrez sur la collecte de fonds, définissez clairement le format de l'événement (foire, bal de charité, concert, etc.) et le montant que vous prévoyez de recueillir après déduction de toutes les dépenses.

Budget

Un budget est une description détaillée des dépenses auxquelles vous devrez faire face. Ceux-ci comprennent le loyer et la décoration des locaux, le paiement des services du personnel, les invitations, l'équipement, la nourriture, les divertissements, le transport et bien plus encore. Assurez-vous d'ajouter 20% au montant reçu pour les dépenses imprévues - vous ne pouvez pas vous en passer.

Collecte de fonds

Lorsque le devis est établi, vous devez décider des sources de financement. Leur choix dépendra du type et du format de l'événement. Il peut s'agir d'un budget de mécénat, d'une subvention de l'Etat, d'un financement participatif, de services pro bono, d'un financement de sociétés commerciales, etc.

Le public ciblé

Vous pouvez préparer un événement merveilleux, mais si vous y invitez les mauvaises personnes, vous n'obtiendrez pas le résultat souhaité. Avez-vous conçu une collecte de fonds générale à laquelle tout le monde peut participer, ou l'événement est-il ciblé sur un groupe spécifique de personnes (donateurs, hommes d'affaires, parents, jeunes actifs) ?

Organisme

N'oubliez pas les nuances organisationnelles : lieu, équipement, rafraîchissements, animations, imprimés (dépliants, affiches, brochures), code vestimentaire, programme de l'événement, etc. Vous devez penser à tout cela à l'avance et inclure les éléments de coût estimés dans le estimation.

Participation du public

Tout événement a besoin de publicité. Commencez par des annonces sur le site Web de l'organisation et sur les médias sociaux. Contactez vos abonnés et partenaires avec une demande pour faire le repost maximum. Préparez un communiqué de presse informatif et coloré pour les journalistes et invitez-les formellement à couvrir l'événement.

Répétition

Si vous avez prévu un événement d'une telle envergure comme un concert ou un bal de charité, vous ne pouvez pas vous passer d'une course préliminaire. Tous les participants doivent savoir à l'avance de quoi ils sont responsables, où ils en sont et ce qu'ils font. Ainsi, vous pouvez éviter les tracas et la confusion inutiles au moment le plus crucial.

Gratitude

"Mais ils n'ont même pas dit merci", est l'une des phrases les plus courantes que l'on peut entendre des invités et des bénévoles des événements de collecte de fonds. N'oubliez pas Lettres d'action de grâces, adressée à tous les participants, y compris les invités, les bénévoles, les fournisseurs et le personnel de service.