Kokia sertifikavimo institucija dirba su edo megafonu. Tarpvalstybinis EDI: velnias nėra toks baisus. Išskirtinis interviu apie MegaFon patirtį. Tai buvo bandomasis keitimas arba jau visavertė paruošto sprendimo operacija.

Paslauga sostinei

2015 m. rugsėjo 22 d. MegaFon įmonė teikė paslaugas verslo klientams " Elektroninis dokumentų valdymas» - juridinę reikšmę turintis dokumentų srautas su elektroniniu parašu.

Norėdami dirbti „Elektroninio dokumentų valdymo“ sistemoje, operatoriaus verslo klientai gali naudoti turimą kvalifikuotą elektroninį parašą iš bet kurio akredituoto sertifikavimo centro.

Naudodamosi „Elektroniniu dokumentų valdymu“ įmonės gali generuoti elektroninius aktus, važtaraščius ir sąskaitas, elektroniniu parašu pasirašyti sistemoje sukurtus ar darbuotojų įkeltus dokumentus, keistis su kitomis paslaugą naudojančiomis įmonėmis. Sistema suteiks momentinę prieigą prie ryšių paslaugų ataskaitų dokumentų korporatyviniams klientams MegaFon.

Operatoriaus teigimu, paslauga padės optimizuoti bet kokio dydžio įmonės darbą: elektroninis parašas ir dokumentų valdymas anksčiau buvo prieinami tik didelės įmonės dėl išlaidų ir Techniniai reikalavimai, dabar sistema gali naudotis bet kas subjektas. Perkėlus sistemą į debesį, tarifai sumažėjo, o tai atvėrė prieigą prie sistemos iš bet kurio prie tinklo prijungto kompiuterio.

Failų saugojimui ir greitam siuntimui buvo sukurta sąsaja su paprasta naršymu ir lengva sąranka. Tuo pačiu metu niekas negali naudoti atsisiunčiamo turinio, kurio visos teisės lieka vartotojui. Taigi klientas gauna lengvą prieigą ir patikimą apsaugą.

„Elektroninis parašas į įmonių gyvenimą atėjo 2002 m., kai atsirado galimybė mokestines ataskaitas teikti internetu, o šiandien jis tapo svarbia priemone, kurios dėka gerokai paspartėjo biuro darbas. Pasiūlėme naują greičio ir mobilumo lygį ir esame įsitikinę, kad mūsų klientai įvertins šią paslaugą“, – sakė „MegaFon“ verslo plėtros direktorius Vladas Wolfsonas. „Elektroninių dokumentų valdymo paslaugos pagalba bene konservatyviausias įmonės darbinės veiklos procesas – dokumentų valdymas po daugelio įmonės išteklių pereina į debesį.

2015 m. rugsėjo 22 d. paslauga teikiama verslo klientams sostinėje ir centriniuose operatoriaus padaliniuose.

Teritoriniai apribojimai panaikinti

2015 m. lapkričio 27 d. MegaFon spaudos tarnyba paskelbė apie paslaugos verslo klientams „Elektroninis dokumentų valdymas“ plėtrą. Dabar paslauga teikiama visoje Rusijoje.

Paslauga „Elektroninis dokumentų valdymas“ – tai internetinė sąsaja, skirta apskaitos ir kitų dokumentų formavimui, pasirašymui ir apsikeitimui tarp juridinių asmenų. Mobili darbo aplinka, palengvinanti buhalterinės apskaitos, administravimo paslaugų ir verslo vadovų darbą.

Užduotys, kurias reikia išspręsti:

• visų tipų elektroninių dokumentų (gaunamų, siunčiamų, vidinių, organizacinių ir administracinių (ORD), archyvinių, patvirtintų Rusijos federalinės mokesčių tarnybos ir kitų) ir jų popierinių kopijų tvarkymas;
• dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu – juridinę reikšmę turinčiu ranka rašyto analogu;
• keitimasis elektroniniais dokumentais su rangovais;
• dokumentų apdorojimas, platinimas, saugojimas ir patogus naršymas vienoje informacinėje erdvėje.

Veiksmingiausia, pasak operatoriaus, paslauga bus skirta:

• įmonės, teikiančios paslaugas nuotoliniu būdu – plečiasi verslo geografija, neįtraukiamos pašto ir kurjerių paslaugų kaštai.

• įmonės, turinčios filialų tinklą - optimizuojamas vidinis dokumentų srautas, dokumentai akimirksniu ir tiesiogiai patenka pas reikiamus darbuotojus, pristatymo metu neįtraukiamas žmogiškasis faktorius. Vadovas gali pasirašyti skubų dokumentą būdamas kitoje šalyje.

• agentai, platintojai ir franšizės gavėjai, kurių pelnas didžiąja dalimi priklauso nuo teisingo ir operatyvaus sandorio užbaigimo – elektroniniu dokumentų valdymu įmonė negaišta laiko laukdama, kol dokumentai pasieks partnerį. Rizika prarasti pinigus dėl vėlavimo tvarkyti dokumentus ar prarasti dokumentus sumažinama iki minimumo.

• įmonės, turinčios išorinę apskaitą – padidinta apskaitos dokumentų kontrolė, nuolatinė prieiga prie archyvo. Buhalterė dirba nuotoliniu būdu, bet kuriuo metu generuoja ir siunčia dokumentus pasirašyti.

• mažoms įmonėms – paprasta ir suprantama sistema, nesunku naršyti, generuoti ir išduoti teisingus dokumentus sandorio šalims be buhalterio pagalbos.

Jau septintajame dešimtmetyje organizacijos JAV ir Europoje pradėjo keistis elektroniniais duomenimis. Tačiau elektroniniu dokumentų valdymu naudojosi tik kelios didelės įmonės, galinčios tai sau leisti. Juk nebuvo vieningų elektroninio keitimosi dokumentais standartų. Iki aštuntojo dešimtmečio pabaigos jie pradėjo kalbėti apie elektroninį parašą.

Elektroninis parašas yra informacija elektronine forma, kuris pridedamas prie kitos informacijos arba kitaip su ja siejamas elektronine forma (pasirašyta informacija) ir pagal kurią identifikuojamas informaciją pasirašantis asmuo.

2 straipsnis federalinis įstatymas"Dėl elektroninio parašo"

Paprasčiau tariant, tai yra elektroninio dokumento, leidžiančio patikrinti jo autentiškumą (autoriškumą), autentiškumą ir vientisumą, sąlyga.

Kriptografinis algoritmas primityviems skaitmeniniams parašams sukurti buvo sukurtas 1977 m. O po septynerių metų buvo patvirtintas bendras visos Europos duomenų mainų standartas EANCOM (EDI).

Dešimtajame dešimtmetyje daugelis Europos šalių priėmė specialius įstatymus dėl elektroninių dokumentų ir juridinę reikšmę turinčių dokumentų srauto pradėta vykdyti elektronine forma. Rusijoje toks įstatymas buvo priimtas 2011 m.

Elektroninis dokumentų valdymas

Vis daugiau įmonių automatizuoja vidinius verslo procesus, diegia Informacinės sistemos ir saugoti duomenis debesyje. Popierines sutartis ir aktus keičia elektroniniai dokumentai. Laiko dėsnis.

Ir jei dauguma įmonių daugiau ar mažiau sėkmingai susidoroja su vidine optimizacija, tada elektroninis dokumentas apyvarta su sandorio šalimis dažnai atvirai šlubuoja.

Elektroninis dokumentų valdymas (EDF) yra teisiškai reikšmingas dokumentų valdymas elektroniniu formatu tarp juridinių ir (arba) fizinių asmenų.

Tipiška situacija: buhalteris surašo savo apskaitos sistema baigimo pažymėjimą, atspausdina ir per kurjerį išsiunčia sandorio šaliai. Po kelių dienų įmonės partnerės buhalteris gauna ir nuskenuoja šį dokumentą, o tada rankiniu būdu padaro įrašą savo apskaitos sistemoje. Tokiu atveju abi šalys privalo pasilikti popierines akto versijas.

Elektroninis dokumentų valdymas labai supaprastina ir pagreitina šį procesą.

EDI privalumai

1. Nereikia mokėti atlyginimo kurjeriui ar mokėti už pašto paslaugas.
2. Darbas su elektroniniais dokumentais yra greitesnis ir patogesnis, o rizika, kad jie pakeliui bus prarasta, lygi nuliui.
3. Nereikia biure laikyti tonų popierių.
4. Visi dokumentai yra vos vienu spustelėjimu, bet kurį iš jų galite pasiekti bet kur, kur yra interneto ryšys.

Kaip nustatyti EDI

Yra du pagrindiniai būdai keistis elektroniniais dokumentais: tiesiogiai ir per tarpininką.

Pirmuoju atveju įmonės turi sudaryti tarpusavyje susitarimą, kuriame bus detaliai aprašyta mainų tvarka ir sąlygos, arba kiekviena iš sandorio šalių turi turėti kvalifikuotą elektroninį parašą. Norėdami jį gauti, turite susisiekti su Rusijos telekomunikacijų ir masinių komunikacijų ministerijos akredituotu sertifikavimo centru.

Tačiau net ir turint kvalifikuotą elektroninį parašą ne visi dokumentai gali būti išsiųsti tiesiogiai, pavyzdžiui, el. Pagal galiojančius teisės aktus, sąskaitos faktūros gali būti siunčiamos elektroniniu būdu tik Federalinės mokesčių tarnybos patvirtintu XML formatu.

Todėl elektroninį dokumentų valdymą daug patogiau nustatyti per tarpininką. „MegaFon“ sukūrė internetinę sąsają, skirtą apskaitos ir kitų dokumentų formavimui, pasirašymui ir keitimuisi tarp juridinių asmenų. Jos pagalba Jūsų buhalteris, vadovas ar sekretorė galės greitai sudaryti sutartį su nauju partneriu, išrašyti sąskaitą tiekėjui ar priimti rangovo sąmatą.

Tuo pačiu visi dokumentai bus susisteminti ir saugiai saugomi įmonės asmeninėje paskyroje.

Norint naudotis EDI, reikia turėti kvalifikuotą elektroninį parašą.

„MegaFon“ elektroninio dokumentų valdymo portalo asmeninėje paskyroje galite susikurti naujus dokumentus (nepasirašydami ir nesiunčiant) ir įkelti juos į savo darbo kompiuterį.

Ten taip pat galite prašyti ataskaitinių dokumentų bendravimui: sąskaitų faktūrų, sąskaitų faktūrų ir aktų. Tokiu būdu gauti dokumentai yra teisiškai reikšmingi ir jų nereikia spausdinti ar dauginti ant popieriaus.

Net paslaugų sutartis mobiliojo ryšio su „MegaFon“ galima sudaryti nuotoliniu būdu. Verslo klientams, turintiems elektroninį parašą, nereikia gaišti laiko lankantis įmonės biure. Viską galima padaryti per asmeninę paskyrą. Greitas ir, svarbiausia, visiškai nemokamas.

Kitas „MegaFon“ elektroninio dokumentų valdymo pliusas yra tai, kad jis lengvai integruojamas su 1C. Jei dirbsite su šia apskaitos sistema, dokumentus į portalą galėsite kelti tiesiai iš 1C.

Norėdami pradėti naudotis paslauga „Elektroninis dokumentų valdymas“, jums reikia:

1. Registruokitės atitinkamame portale.
2. Prijunkite prie sistemos galiojantį elektroninį parašą.
3. Užpildykite prašymą prisijungti prie Elektroninės dokumentų valdymo sistemos nuostatų.

Pirmąsias 14 dienų galėsite naudotis pagrindiniu Promo paketu. Jame numatyta nemokamai išsiųsti iki dviejų tūkstančių įformintų ir iki tūkstančio neoficialių dokumentų. Dvi savaites pakanka laiko pajusti visus elektroninio dokumentų valdymo privalumus. Po to galima rinktis tarifų planą remiantis jūsų verslo tikslais.

Elektroninių dokumentų valdymo paslauga leidžia sutaupyti pinigų ir laiko, skirto operacijų apdorojimui ir dokumentų keitimui. Paslaugos naudą visapusiškai įvertins agentai, platintojai, franšizės gavėjai, filialinę struktūrą turinčios organizacijos, taip pat įmonės, planuojančios didinti apsikeitimo dokumentais efektyvumą tiek organizacijos viduje, tiek dirbant su partneriais. Kuo greitesni verslo procesai, tuo didesnis pelnas. Sutikite, kvaila priimti tokį sprendimą.

Vienas iš pasaulio automobilių gamintojų suskaičiavo, kad vieno dokumentų paketo atspausdinimas ir pristatymas per kurjerį į atstovybę kainuoja apie 580 rublių. Centrinis mobiliojo ryšio operatoriaus biuras iš didžiojo ketverto atliko tyrimą ir paaiškėjo, kad per mėnesį jie sunaudoja apie 420 ryšulių popieriaus. Tuo pačiu metu net ir paprasčiausias interneto startuolis per mėnesį išleidžia apie 11 pakuočių. Nesunku suskaičiuoti, kad bet kurios įmonės dokumentų tvarkymo kaštai yra nemaža suma, kurią mielai sumažintų bet kuris vadovas.

Tuo pačiu metu tyrimuose niekas neatsižvelgė į laiką, kurį darbuotojai praleidžia ieškodami darbui reikalingų dokumentų. Ši problema aktuali, net jei darbo eigoje dalyvauja tik vienas asmuo. Kolektyvinis dokumentų naudojimas kartais pasunkėja ir galiausiai tampa praktiškai neišsprendžiamas, jei organizacija yra geografiškai paskirstyta. Tuo tarpu AIIM (Informacijos ir vaizdų valdymo asociacija) apskaičiavo, kad įmonė, kuri per savaitę sukuria vidutiniškai 100 failų aplankų, prarastų dokumentų atkūrimui išleidžia 18 700 USD per metus. Taip pat, remiantis AIIM statistika, vidutinis atlikėjas reikalingų dokumentų paieškai per savaitę skiria 2,5 valandos, o tarnautojai tam skiria 20-30% savo darbo laiko.

Nepamirškite, kad Rusijos vyriausybė kasmet įveda vis daugiau savo darbo patobulinimų, įstatymiškai nustatydama ataskaitų perdavimo elektronine forma naudojant elektroninį skaitmeninį parašą normas. Pavyzdžiui, Rusijos Federacijos federalinės mokesčių tarnybos 2015 m. spalio 14 d. įsakymu N MMV-7-11 / [apsaugotas el. paštas] naujas privaloma forma ataskaitų teikimas organizacijoms ir individualiems verslininkams - 6-NDFL. Be to, tik tos organizacijos ir individualūs verslininkai kurie mokėjo pajamas ne daugiau kaip 25 darbuotojams. Likusi dalis yra tik elektronine forma. Tai reiškia, kad elektroninis skaitmeninis parašas (EDS) dabar yra prieinamas beveik visose pagrindinėse organizacijose. Ankstesniame straipsnyje (Kas yra parašas. Nuo kraujo lašo iki EDS) atlikome apklausą ir daugiau nei pusė mūsų skaitytojų jau dirbo su skaitmeniniu parašu.

Atsižvelgiant į tai, elektroninių ataskaitų teikimo paslaugos ir elektroninės dokumentų valdymo sistemos (EDMS) tampa itin aktualios. IT technologijų augimas ir plačiai paplitusi kompiuterizacija leido galvoti apie perėjimą prie iš esmės naujų valdymo metodų. Kai kuriose šalyse EDMS įgyvendinimas tapo nacionaline užduotimi. Taigi Estijos vyriausybėje programa elektroninė valdžia buvo pradėtas naudoti jau 2002 m., kai interneto prieiga visoje Estijoje neviršijo 30% gyventojų. Iki šiol 98% Estijos piliečių naudoja EDI bendraudami su vyriausybinėmis agentūromis. Jūs netgi galite balsuoti parlamento ir prezidento rinkimuose naudodami skaitmeninį elektroninį parašą. Taip pat galite gauti „elektroninę rezidentūrą“ ir, pavyzdžiui, jei esate Rusijos ir Estijos įmonės bendraįkūrėjas, galite nuotoliniu būdu gauti EDS ir legaliai pasirašyti visus dokumentus. Tai ne tik patogumas ir laiko taupymas žmonėms, bet ir didelis vyriausybės išlaidų sutaupymas. Remiantis vidutiniais skaičiavimais, daugiau ar mažiau sutaupoma įdiegus EDMS didelė organizacija gali siekti 95-97 proc. Pavyzdžiui, EDI dokumento siuntimas kainuoja vos kelis rublius.

Nepaisant reikšmingo Rusijos atsilikimo nuo Vakarų įmonių šiuo klausimu, metiniai augimo tempai Rusijos rinka SED, anot analitikų, sudaro ne mažiau kaip 30 proc. Priimtas Elektroninio skaitmeninio parašo įstatymas teisinis pagrindas plačiam elektroninių dokumentų valdymo platinimui. „Forrester Research“ duomenimis, 38 % „Fortune 500“ įmonių mano, kad EDS įsigijimas yra labai svarbus verslo sėkmei.

Rusijoje jau seniai EDMS sistemos, tačiau tai daugiausia didelio masto operatoriai, tokie kaip CJSC PF SKB Kontur, kurie remia federalinių struktūrų ir didelės įmonės ir su kuriais sunku dirbti su mažu ir vidutiniu verslu. Atsižvelgdama į šiuolaikines realijas, MegaFon sukūrė elektroninio dokumentų valdymo (EDF) paslaugą, skirtą apskaitos ir kitų dokumentų formavimui, pasirašymui ir apsikeitimui įmonės viduje ir tarp juridinių asmenų. EDI pagalba galite supaprastinti dokumentų valdymo darbą įmonėje ir padidinti padalinių efektyvumą.

Bendrovės „MegaFon“ elektroninio dokumentų valdymo (EDF) paslauga operatoriaus sostinės ir Centrinio filialų verslo klientams pradėta teikti 2015 m., o vėliau ja naudotis galėjo bet kuris įmonės klientas. Šiandien bet kuris juridinis asmuo gali dirbti su debesijos paslauga, kuria naudojasi daugiau nei 500 organizacijų. Anksčiau dėl brangumo ir techninių reikalavimų elektroninis parašas ir juridinę reikšmę turintis dokumentų srautas buvo prieinamas tik didelėms įmonėms. Naudodami EDI galite generuoti elektroninius aktus, važtaraščius ir sąskaitas faktūras pagal Federalinės mokesčių tarnybos reikalavimus ir rekomendacijas, taip pat pasirašyti EDS ir keistis su kitomis vartotojų įmonėmis.

Rusija turi standartus visoms būtinoms EDI naudojimo operacijoms: šifravimui, maišymui, elektroniniam parašui.

1. Elektroninis parašas ir maiša naudojama elektroninių dokumentų teisinei reikšmei užtikrinti naudojant elektroninį parašą (ES):

• GOST R 34.10-2012: Elektroninio skaitmeninio parašo generavimo ir tikrinimo procesai
• GOST R 34.11-2012: maišos funkcija

Šifravimo algoritmo kriptografinis stiprumas pagrįstas diskrečiojo logaritmo problema elipsės kreivės taškų grupėje. Šiuo metu nėra metodo, kaip išspręsti šią problemą net esant subeksponentiniam sudėtingumui. Mums svarbu, kad valstybė ją pripažintų kaip pakankamai atsparią kriptografijai.

2. Šifravimas. Informacijos konfidencialumo ir vientisumo kontrolės užtikrinimas ją šifruojant:

• GOST 28147-89: Kriptografinės transformacijos algoritmas

Tai yra paprastos Feistel struktūros blokinis šifras, kurio bloko dydis yra 64 bitai, 256 bitų raktas ir 32 ratilai, sukurtas dar Sovietų Sąjungoje. Algoritmas buvo plačiai ištirtas pirmaujančių kriptografijos srities ekspertų, ir visi tyrinėtojai teigė, kad viskas atrodo taip, kaip gali būti arba turėtų būti saugu. Yra nemažai komentarų apie jo veikimą, Nicolas Courtois netgi pranešė apie sėkmingas atakas prieš šį algoritmą, tačiau „CryptoPro“ ekspertai jį reabilitavo visuomenės akyse.

3. Duomenų perdavimo kanalų internete apsauga. Šiai užduočiai atlikti naudojamas TLS – transporto sluoksnio saugos protokolas, kuriame galima naudoti aukščiau aprašytus GOST 28147-89 šifravimo algoritmus ir maišą pagal GOST 34.11-2012. Šis derinys leidžia jį sertifikuoti FSB ir FSTEK, ką padarė CryptoPro, Cryptocom ir VipNet savo CIPF.

Aktyviai plėtojame Elektroninių dokumentų valdymą tik WEB sąsajoje, nes Web yra apsaugotas saugumo sertifikatais ir failų mainai per šiuos protokolus yra (santykinai) saugūs. Elektroninių dokumentų valdymo operatoriams keliami labai aukšti reikalavimai ir kiekviena įmonė privalo turėti atitinkamą licenciją Federalinė tarnyba saugumas, suteikiantis teisę kurti informacines sistemas ir teikti duomenų šifravimo paslaugas. Ryšio ir duomenų perdavimo paslaugoms teikti išduodama atskira licencija. Mūsų bazinis operatorius yra Kaluga Astral, kuris naudojamas teikti teisiškai svarbius EDI. Visi duomenys yra saugomi MegaFon tinkle (ne internete), visa svetainė yra užšifruota, o tai garantuoja jūsų asmeninių duomenų saugumą. Mūsų saugos technologijos atitinka visus reikalavimus, visų duomenų atsarginės kopijos daromos ir garantuojame nenutrūkstamą paslaugos veikimą 24/7. Maksimalus paslaugos nepasiekiamumas labai rimtų avarijų atveju neviršija 15 minučių.

EDS

Norėdami naudoti EDI, turite turėti kvalifikuotą elektroninį parašą ir nustatyti, kad kompiuteris veiktų su juo. Elektroninis parašas yra teisinis ranka rašyto parašo analogas, reglamentuojamas N63-FZ įstatymo ir skirtas elektroninį dokumentą pasirašiusio asmens tapatybei nustatyti. EDS sertifikatą Rusijoje galite gauti bet kuriame sertifikavimo centre. Jų yra kiekviename mieste. Dabartinį CA sąrašą galima rasti Rusijos telekomunikacijų ir masinių komunikacijų ministerijos svetainėje.

Po to gauti EDS reikia nusipirkti ir įdiegti programinė įranga, kuri įgyvendina aukščiau aprašytus informacijos saugos algoritmus. Mes rekomenduojame "Crypto-Pro". Tai kriptografinės apsaugos priemonės, kurių pagalba kompiuteriuose pasirašomi dokumentai.

CryptoPro yra kriptografinės informacijos apsaugos ir elektroninių parašų platinimo lyderis Rusijoje. Pagrindiniai įmonės produktai yra kriptografinės informacijos apsaugos priemonės (CIPF) CryptoPro CSP ir sertifikavimo centras CryptoPro CA. Dėl daugelio mobiliųjų platformų ir ES operatorių palaikymo CIPF yra įterptas į daugumą mobiliųjų sprendimų, pagrįstų iOS, Android ir Windows8, kuriuose naudojama kriptografija.

Licencijos kainas galite rasti oficialioje svetainėje. Įdiegti ir konfigūruoti „CryptoPro“, taip pat užregistruoti EDS jame nėra sunku. Apie tai jau parašyta daug instrukcijų. Beje, „MegaFon“ ir toliau modifikuoja savo SIM korteles, aprūpindama jas elektroniniu skaitmeniniu parašu, kuris leis greitai pasirašyti bet kokio pobūdžio dokumentus.

Mūsų sąsaja priima bet kokius kvalifikuotus sertifikatus, neatsižvelgiant į tai, kuri sertifikavimo institucija juos išdavė.

EDS naudojimo problemos

EDS sukčiavimas daugiausia susijęs su sertifikato vagyste arba fiziniu kitų asmenų panaudojimu. Dažniausiai taip nutinka dėl neteisingo žetono saugojimo su sertifikatu ir slaptažodžio iš jo. Taip pat užpuolikai dažnai naudoja virusų įvedimą į EDI vartotojų asmeninį kompiuterį, pavyzdžiui, jie pakeičia dokumento tekstą ekrane, kurį vartotojas nori pasirašyti.

Tačiau visi šie veiksniai priklauso nuo sąsajos, kurioje dirba vartotojas, saugumo ir nuo to, ar pats vartotojas, dirbdamas su EDS, laikosi elementarių saugumo priemonių.

Darbas su EDI

Registracija

Norėdami užsiregistruoti EDO (doc.megafon.ru), turite užpildyti formą ir gauti patvirtinimą nurodytu adresu El. paštas. Tai trunka penkias minutes.

Galite pasinaudoti bandomuoju laikotarpiu ir išbandyti paslaugą 14 dienų.

Įdiegę EDS, turite jį užregistruoti. Norėdami tai padaryti, eikite į „Dokumentai“ ir spustelėkite „Gauti ir siųsti“ arba „Nustatymai“ ir „Paslaugų valdymas“.

Pasirinkite savo elektroninį parašą:

Ir užpildykite savo įmonės duomenis:

Naudotojų pridėjimas ir vaidmenų priskyrimas

Užregistravę EDS sertifikatą, per meniu „Mano įmonė“ į tarnybą įtraukite visus organizacijos darbuotojus, taip pat ten galite įtraukti jau žinomas sandorio šalis, kurios dirba elektroninių dokumentų valdyme.

EDF yra trys vartotojo vaidmenys: administratorius, operatorius ir pasirašytojas. Galite padaryti taip, kad kai kurie darbuotojai galėtų tik kurti Reikalingi dokumentai, o pasirašyti ir siųsti sandorio šalims patikėti tik įgaliotiems asmenims. Pavyzdžiui, vyriausiasis buhalteris arba komercijos direktorius.

Administratorius Portale pildo ir redaguoja Įmonės rekvizitus, paskirsto vaidmenis ir formuoja kvietimus tarp darbuotojų ir rangovų, tvarko elektroninio parašo sertifikatus įmonėje, taip pat tarifus ir paslaugų kompleksą.

Operatorius generuoja ir pasirašo pranešimus ir pranešimus apie dokumentų gavimą.

Pasirašęs asmuo pasirašo siuntimo dokumentus arba juos atmeta. Pasirašęs asmuo taip pat gali ištrinti klaidingai pasirašytus dokumentus.

Administratorius gali pakviesti vartotoją.

Arba raskite jį tarp jau įtrauktų į EDI sistemą.

Dokumentų kūrimas

Apsvarstykite keitimosi dokumentais kūrimo procesą, kurio vardan iš tikrųjų įsigyjate EDI sistemą. Yra dvi galimybės siųsti dokumentus kitai šaliai: arba įkelti juos, arba patys susikurti sąsajoje. Pati sistema jums pasakys, jei padarysite ką nors ne taip.

Pabandykime sukurti sąskaitą faktūrą, važtaraštį ar veikti sąsajoje. Meniu „Atsisiųsti“ taip pat galite pridėti sutartį ir bet kurį kitą lydimąjį dokumentą, kurį norite išsiųsti kitai sandorio šaliai.

Jei jūsų sandorio šalies dar nėra sistemoje, galite ją įtraukti iš atitinkamo meniu.

Paruošus dokumentą jis atrodo taip. Jei viskas teisinga, galite siųsti per EDI operatorių. Norėdami pradėti įmonės pasirašymo procesą, turite suaktyvinti EDF specialaus operatoriaus paslaugą.

Taip pat galite peržiūrėti ir atsispausdinti popierinė versija dokumentas, taip pat matoma visa jo istorija. Naudingas pasirinkimas vadovui.

Jei organizacijoje dirbate su 1C sistema, tuomet galite naudoti specialų modulį, skirtą elektroniniu būdu gautų ar išrašytų formalizuotų dokumentų (TORG-12, atliktų darbų aktų ir sąskaitų faktūrų) apdorojimo automatizavimui.

Kontaktai

Meniu „Kontaktai“ kaupiami visi jūsų partneriai, darbuotojai ir tik žmonių, dirbančių EDI sistemoje ir su kuriais keičiatės dokumentais, kontaktai.

Rezultatas:

Mes stengėmės, kad „MegaFon PJSC“ elektroninių dokumentų valdymo sistema būtų kuo paprastesnė ir suprantamesnė vartotojams. Jums tereikės atlikti pradinę sąranką ir pradėti su ja dirbti. Žinoma, visos jūsų sandorio šalys taip pat turi prisijungti prie EDI.

EDO naudojimo pranašumai yra šie:

• popieriaus nešiotojų atsisakymas ir su tuo susijęs laiko bei pinigų sutaupymas naudojamų medžiagų ir biuro įrangos priežiūra;
• saugus informacijos mainų ir saugojimo būdas, taip pat kelių lygių prieigos organizavimas bet kuriam įmonės darbuotojui;
• greitas būdas rasti reikiamus duomenis, o tai ypač svarbu organizacijoms, dirbančioms su dideliais dokumentacijos kiekiais.

Kas trukdo plėtoti elektroninį dokumentų valdymą organizacijoje:

• nusistovėjusią nuomonę apie didesnį popierinio dokumento patikimumą
• dokumentų uždarymas atgaline data
• būtinybė apmokyti darbuotojus dirbti elektroniniu būdu.
• kitų sandorio šalių nepasiekiamumas

EDI operatoriai bando pastūmėti įmones siūlydami patogų įrankį ieškant jau pasirengusių keistis dokumentais sandorio šalis elektroniniu būdu. „MegaFon“ neatsilieka ir toliau tobuliname paslaugą ir supaprastiname sąsają. Šiandien dokumento išsiuntimo procesas yra gana paprastas, tačiau mes neužmiegame ant laurų ir tęsiame tyrimus, stengdamiesi, kad mūsų produktas būtų kuo paprastesnis ir patogesnis.

2018 m. vasario 27 d. 12:21 val

Neseniai „MegaFon“ paskelbė apie pirmąją tarptautinio dokumentų keitimo operaciją. Šiandien pristatome jums išskirtinį interviu ECM-Journal su Michailu Berstenevu, pirkimų ir logistikos direktoriumi. Ekspertams kilo daug techninio, reguliavimo, organizacinio ir bendro rinkos pobūdžio klausimų.

Su kurios šalies sandorio šalimi buvo organizuojamas EDI? Kokiais dokumentais buvo keičiamasi: įformintais ar neįformintais?

– „MegaFon“ tapo pirmąja įmone Rusijoje, įgyvendinusia tarptautinį elektroninių dokumentų valdymo projektą su nerezidentu „Huawei“. Tai mūsų tiekėjas iš Kinijos, duota šalis nėra EAEU narys. Keičiamės neįformintais dokumentais: licencijų ir įrangos priėmimo-perdavimo pažymomis, užsakymais - pagal teisės aktus su nerezidentais negali būti įformintų dokumentų. Dėl formato nusprendėme derybų dėl sutarčių etape. Ateityje planuojame pasirašyti sutartis, papildomus susitarimus, pranešimus naudojant EDI, taip pat vesti oficialų susirašinėjimą su šia sandorio šalimi.

Ar tai buvo bandomasis keitimas, ar jau visavertė jau paruošto sprendimo operacija?

– Galime sakyti, kad tai pirmas tarpvalstybinių mainų atvejis, bet ne vienintelis. Licencijų užsakymus pradėjome pasirašyti nuo 2017 m. rugpjūčio mėn., o aktus – nuo ​​gruodžio mėnesio, nes laukėme, kol operatorius užbaigs sistemą. Pirmasis rinkinys buvo pasirašytas gruodį pirminiai dokumentai pristatymo metu technologinė įranga, o šių metų sausį – pirmasis įrangos tiekimo užsakymas. Tai yra, tai jau ne bandomoji aplinka, o visavertė mainai. Tačiau iš pradžių nebuvo paruošto sprendimo, jis buvo sukurtas specialiai šiam atvejui.

Jau seniai supratome tokio projekto įgyvendinimo poreikį ir aktyviai dirbame šia kryptimi. „Huawei“ buvo pirmasis partneris, su kuriuo mums pavyko sukurti rinkos precedentą. Žinoma, mes neplanuojame sustoti. Turime didelių planų dėl sprendimo mastelio, norime bendravimą su visais tiekėjais nerezidentais perkelti į elektroninį formatą. Kalbant apie laiką, mes orientuojamės į pirmąjį 2018 m. ketvirtį. Apskritai situacija priklausys nuo verslo poreikių, visada esame atviri naujiems projektams. Esu tikras, kad tai optimizuos verslo procesus, o sąveika taps dar efektyvesnė.

Kokios programinės įrangos pagrindu buvo organizuojami mainai?

– EDF operatoriumi buvo įmonė SKB Kontur, mainai vykdomi naudojant jų sukurtą platformą Kontur Diadoc. „MegaFon“ pusėje platforma yra integruota į ERP sistema SAP, „Huawei“ pusėje – per prieigą per žiniatinklio sąsają. Artimiausiu metu kolegos planuoja modulį integruoti į savo SAP sistemą.

Teisės aktų požiūriu, tarpvalstybinių mainų organizavimas visada yra labai sunkus. Kokių teisės normų vadovavosi organizuodama tokius mainus?

– Pagrindinis įstatymas šiuo atveju yra Rusijos Federacijos įstatymas. Vykdydami projektą sudarėme licencijos sutartį su EDI operatoriumi, o kita šalis – „Huawei“ – tokią pat sutartį su operatoriumi. Kadangi visą procesą reglamentavo Rusijos Federacijos įstatymai, teisės aktų požiūriu sunkumų nekilo.

Kiek laiko užtruko visi pasiruošimai?

– Tikslią datą sunku įvardyti, jau seniai galvojame apie tarpvalstybinio EDI organizavimą. Apskritai pilnas projekto įgyvendinimas užtruko apie 6 mėnesius, įskaitant ir atsakymo iš laukimą vyriausybines agentūras ir operatoriaus atliekamas sistemos tobulinimas.

Kaip tarpvalstybinio EPF metu buvo organizuojamas EP pasirašymas?

– Su tarpvalstybiniu EDI, taip pat su vietine rusų kalba, dokumentai pasirašomi iš abiejų pusių. Jei kalbėtume apie techninę pusę, tai trumpai pasirašymo procesas yra toks – dokumentas pirmiausia patvirtinamas mūsų SAP sistemoje ir pasirašomas mūsų ES, tada integracijos magistrale per operatorių perkeliamas į kitos sandorio šalies asmeninę žiniatinklio paskyrą, patikrino jis ir pasirašė jo ES. Dėl to tiek mes, tiek sandorio šalis sistemoje matome dokumentą, pasirašytą iš abiejų pusių.

Dėl patobulinimų, kuriuos operatorius padarė savo platformoje specialiai projektui, „MegaFon“ pasirašo dokumentus naudodamas kvalifikuotą ES, o „Huawei“ pasirašo nekvalifikuotą ES. Kaip minėjau anksčiau, visą procesą reglamentuoja Rusijos Federacijos įstatymai.

Abi šalys naudoja Rusijos ES patvirtinimo rakto sertifikatus. Savo ruožtu ES gavome patys per savo sertifikavimo centrą, nerezidentai – per EDF operatorių.

Ar pasirašymo procese dalyvauja trečioji patikima šalis, ar darbo mechanizmas sukurtas kitaip?

– Šiuo atveju trečioji šalis yra EDF operatorius. Būtent jis tikrina, kad persiųstame dokumente nebūtų daromi pakeitimai, ir kontroliuoja panaudoto ES galiojimą.

Kalbant apie teisinę pusę, ES pripažinimo rizikos nebuvo, nes pasirašėme papildomas susitarimas su sandorio šalimi dėl ES naudojimo, kur aptariamas visas procesas. Dokumente aiškiai nurodyta, kad iš mūsų pusės CEP išduoda sertifikavimo centras, o iš jų – EDF operatorius. Teisės aktai taip pat numato reikalavimą turėti „popierinį“ patvirtinimą, tai yra spausdintą sertifikato versiją, kuri turi būti pridedama prie dokumentų paketo, norint gauti NEP. Procedūra itin skaidri, visi parašai teisėti.

Kaip dabar vertinate tarpvalstybinės EDI rinkos plėtros perspektyvas apskritai ir konkrečiai savo galimybes?

– Elektroninis dokumentų valdymas tarp Rusijos partnerių nebėra kažkas naujo, vis daugiau įmonių pereina prie tokio bendravimo formato. Tuo tarpu, kol Rusijos įmonės ar yra koks sutartiniai santykiai su nerezidentais, reikės tobulinti tarpvalstybinių mainų procesą.

Noras pereiti prie elektroninio dokumentų valdymo yra gana logiškas, nes EDI turi nemažai pranašumų prieš tradicinę dokumentų mainų sistemą. Tarp pagrindinių perėjimo prie elektroninio parašo pranašumų yra tai, kad nereikia mokėti už popierinių dokumentų formavimą, archyvinį saugojimą ir tarptautinį greitąjį pristatymą, supaprastintas patvirtinimo procesas, galimybė pasirašyti dokumentus iš bet kurios vietos, kur yra interneto ryšys, ir dokumentų praradimo rizikos pašalinimas. Mano nuomone, kryptis turi didelę ateitį.

Ko, jūsų nuomone, EDF operatoriai tikisi iš valstybės? Ar ateityje įmanoma valstybei monopolizuoti EDI rinką?

– Analizuodamas situaciją rinkoje, galiu drąsiai teigti, kad dabar valstybė aktyviai mus pasitinka pusiaukelėje ir padeda tobulėti elektroninių dokumentų srauto srityje. Bet norėčiau, kad pramonės reguliuotojai – muitinės, mokesčių – taip pat pereitų prie EDI, palaikytų keitimąsi dokumentais per asmenines sąskaitas svetainėse, kurios dirbo toje pačioje aplinkoje. Kalbant apie monopolizavimą, neatmetu, kad kada nors visi nepriklausomi EDI operatoriai gali būti sujungti „po vieno tarptinklinio ryšio centro sparnu“.

MegaFon pristato unikalią paslaugą verslo klientams „Elektroninis dokumentų valdymas“. Paslauga suteikia galimybę elektroniniu parašu organizuoti juridinę reikšmę turintį dokumentų srautą.

Elektroninis parašas šiandien yra dokumentų valdymo priemonė, kurią pripažįsta visos vyriausybės tarnybos, įskaitant Rusijos Federacijos mokesčių tarnybą. Norėdami dirbti „Elektroninio dokumentų valdymo“ sistemoje, operatoriaus verslo klientai gali naudoti turimą kvalifikuotą elektroninį parašą iš bet kurio akredituoto sertifikavimo centro.

„Elektroninio dokumentų valdymo“ pagalba įmonės gali generuoti elektroninius aktus, važtaraščius ir sąskaitas, elektroniniu parašu pasirašyti sistemoje sukurtus ar darbuotojų įkeltus dokumentus, keistis jais su kitomis paslaugą naudojančiomis įmonėmis. Be to, sistema „MegaFon“ verslo klientams suteiks tiesioginę prieigą prie ryšių paslaugų ataskaitų dokumentų.

Elektroninio dokumentų valdymo paslauga padės optimizuoti bet kokio dydžio įmonės darbą. Jei anksčiau elektroninis parašas ir dokumentų srautas dėl kaštų ir techninių reikalavimų buvo prieinami tik didelėms įmonėms, tai šiandien sistema gali naudotis bet kuris juridinis asmuo. Tai tapo įmanoma dėl sistemos perkėlimo į debesį, kuris leido padaryti tarifus kuo mažesnius ir lankstesnius bei atvėrė prieigą prie sistemos iš bet kurio prie tinklo prijungto kompiuterio. Tai leidžia pagreitinti darbo procesus, nes vadovas gali bet kada pasirašyti dokumentus iš bet kurios pasaulio vietos.

Norint išsaugoti failus ir, jei reikia, greitai išsiųsti juos iš failų saugyklos („debesies“), sukurta labai patogi sąsaja su paprasta naršymu ir itin paprasta sąranka. Tuo pačiu metu niekas negali naudoti atsisiunčiamo turinio, kurio visos teisės lieka vartotojui. Taigi klientas gauna lengvą prieigą ir patikimą apsaugą.

Kiekvienas klientas, turintis elektroninį parašą, prieš priimdamas sprendimą gali prisijungti prie sistemos ir pasinaudoti nemokamu dokumentų siuntimu per 14 dienų. Tai leis ne tik susipažinti su visomis sistemos galimybėmis, bet ir įvertinti reikiamą jos naudojimo intensyvumą, o tai padės pasirinkti tinkamą tarifą.

„Elektroninis parašas į įmonių gyvenimą atėjo 2002 m., kai atsirado galimybė mokestines ataskaitas teikti internetu, o šiandien jis tapo svarbia priemone, kurios dėka gerokai paspartėjo biuro darbas. Pasiūlėme naują greičio ir mobilumo lygį ir esame tikri, kad mūsų klientai įvertins šią paslaugą“, – komentuoja Michailas Sinyuginas, „MegaFon“ verslo plėtros vadovas Orenburgo sritis. „Elektroninių dokumentų valdymo paslaugos pagalba bene konservatyviausias įmonės darbinės veiklos procesas – dokumentų valdymas po daugelio įmonės išteklių pereina į debesį.