Sed pasirinkimas organizacijai. Kas yra „Elektroninė dokumentų valdymo sistema“ ir kam ji reikalinga? EDI funkcijos ir efektyvumas

Sveiki, mielas kolega! Informacinių technologijų raida nestovi vietoje, o kartu su jais vystosi ir verslo procesai, tačiau kažkas visiškai išnyksta. Taigi pamažu įvairios įmonės, įskaitant valstybines įstaigas, pereina nuo popierinės darbo eigos prie elektroninės. Sąvoka " elektroninis dokumentų valdymas“, šiame straipsnyje apžvelgsime pagrindines sisteminimo ir įgyvendinimo formas. Likite su mumis. Tikiuosi, kad pateikta informacija ženkliai sumažins Jūsų verslo laiko, darbo ir finansines sąnaudas arba, jei tik planuojate tapti verslininku, išvengsite klaidų šia kryptimi.

1. Kas yra elektroninis dokumentų valdymas ir kokios EDI rūšys egzistuoja?

Dar prieš 5 metus tokią sąvoką kaip „elektroninė dokumentų valdymo sistema“ buvo galima pamatyti labai retai. Palaipsniui, į mūsų gyvenimą įsigalėjus kompiuterinėms technologijoms, keitimasis duomenimis pradėtas diegti nenaudojant popierinių laikmenų.

Elektroninis dokumentų valdymas Rusijoje yra moderni technologija, kuri leidžia žymiai supaprastinti procesus įmonėje, sutrumpinti dokumentų paieškos ir generavimo laiką ir pan.

Taigi, pažvelkime į pagrindines sąvokas, kurias turėsime aptarti šiame straipsnyje.

darbas biure yra priemonių, skirtų organizuoti dokumentų apyvartą įmonėje, visuma. Jis turi tam tikrą algoritmą, taisyklių rinkinį ir įvairias kryptis. Taigi daugelyje organizacijų galima išskirti tokius tipus kaip personalo biuro darbas, gamyba ir pan. Iš esmės tai yra dokumentacija.

Elektroninis dokumentas – tai kompiuterinėmis technologijomis sukurtas dokumentas, kuris gali būti pasirašytas elektroniniu parašu ir saugomas kaip specializuoto formato failas kompiuteryje arba tinkle (vietiniame ar internete).

Dokumentų srautas yra didelė dokumentų kūrimo, interpretavimo, gavimo, perdavimo, archyvavimo, taip pat jų įgyvendinimo stebėjimo ir apsaugos nuo neteisėtos prieigos sistema. Dokumentų valdymas gali būti tiek paprastas (popierinis), tiek elektroninis.

Ir, galiausiai, elektroninis dokumentų valdymas yra automatizuotų procesų dirbant su dokumentais rinkinys, atliekamas elektroniniu formatu, kuriame yra „darbo biure be popieriaus“ sąvoka.

Elektroninis dokumentų valdymas gali būti tiek organizacijos viduje, tiek tarp organizacijų.

Pažiūrėkime, kokie yra darbo eigos tipai:

1. Gamybos darbo eiga;
2. Valdymo dokumentų srautas;
3. Archyvavimas (dokumentų archyvavimo procedūrų rinkinys);
4. Personalo verslas (personalo darbo eigos procedūrų rinkinys);
5. Buhalterinių dokumentų srautas;
6. Sandėlio dokumentų srautas;
7. Slaptas (konfidencialus) biuro darbas;
8. Techninis ir/ar technologinis dokumentų srautas ir kt.

Akivaizdu, kad įmonėje dokumentų valdymo sistemų gali būti tiek, kiek procesų. Gali būti, kad, pavyzdžiui, jūsų organizacijoje nebus personalo ir apskaitos dokumentų tvarkymo, nes šią apskaitą vykdysite naudodamiesi paslaugomis ir pan.

Kokios yra EDO užduotys?

• užtikrina organizacijos veiklos skaidrumą ir valdymo efektyvumą, dėl automatinės užduočių įgyvendinimo įmonėje kontrolės;
• palaiko atitiktį tarptautiniams kokybės standartams;
• palaiko veiksmingą informacijos ir žinių kaupimą, valdymą ir prieigą prie jų. Suteikia personalo lankstumo, kaupiant visą darbuotojo veiklos įmonėje istoriją;
• registruoja visus procesus;
• optimizuoja ir automatizuoja verslo procesus bei jų įgyvendinimo ir kontrolės mechanizmus įmonėje;
• dėl popierinių dokumentų išbraukimo iš apyvartos labai sutaupomi resursai mažinant popieriaus, kasečių savikainą. EDI dėka įmonei lengviau kontroliuoti dokumentų judėjimą organizacijos kanalais;
• supaprastina ir sumažina dokumentų saugojimo elektroniniuose archyvuose išlaidas.

Taigi su jumis aptarėme pagrindines EDI sąvokas ir tipus, taip pat užduotis, kurias sprendžia ši sistema.

2. Kas yra elektroninių dokumentų valdymo automatizavimas. Elektroninis dokumentų valdymas: už ir prieš

Elektroninis dokumentų valdymas – tai informacinė sistema, leidžianti racionaliau ir paprasčiau naudotis įmonės duomenimis. Ją sudaro specializuota programinė įranga, el. paštas, įgalinantis operatyvų ryšį, internetas, vietinis tinklas ir tt Įvairiose organizacijose tokį kompleksą gali sudaryti skirtingi komponentai.

Pagrindiniai elektroninio dokumentų valdymo pranašumai, palyginti su popieriniu, yra šie:

• galimybė ieškoti failų sistemoje naudojant įvairius filtrus ir parametrus;
• pilna produkcijos apskaita ar bet kokia kita dokumentacija;
• įmonės veiklos atskaitomybė;
• operatyvus įmonės valdymas ir informacijos mainai saugiais kanalais iš bet kurios vietos (nebūtina būti visiems kartu toje pačioje teritorijoje, norint bendrauti);
• vieningi šablonai dokumentų kūrimui;
• personalo priežiūra ir kontrolė;
• prieigos teisių prie įmonės informacijos paskirstymas pagal tam tikrus kriterijus ir parametrus;
• popieriaus sąnaudų mažinimas (o jei pasauliniu mastu, tai tam tikru mastu sprendžiant aplinkosaugos problemas);
• galima sumažinti su popierizmu susijusius darbuotojus, taip pat sumažinti nuomojamas (užimamas) patalpas, nes trūksta popierinių archyvinių dokumentų.

Kalbant apie EDI (elektroninio dokumentų valdymo) trūkumus, jų nėra tiek daug. Tai gana brangi ir daug laiko reikalaujanti programinė įranga tiek darbuotojų mokymui, tiek esamų dokumentų skaitmeninimui. Bet jei tik pradedi vadovauti verslumo veikla, tuomet jums neturėtų kilti problemų diegiant elektroninį dokumentų valdymą, nes šioje sistemoje darbuotojai jau dirbs pradiniame etape.

3. Ko reikia norint pereiti prie elektroninio dokumentų valdymo?

Taigi, jei išsiaiškinome EDI koncepciją ir pagrindinius privalumus, dabar siūlau apsvarstyti pagrindines biuro automatizavimo ir elektroninių dokumentų valdymo sistemas bei šių sistemų diegimo procesus.

Kaip jau tapo aišku iš aukščiau pateiktos informacijos, neužtenka vien tik įsigyti ir įdiegti programinę įrangą, svarbu apmokyti darbuotojus ir visiškai perstatyti visą gamybos procesas jūsų įmonė. Jei tik pradedate verslą, tada jums bus šiek tiek lengviau, nes verslo procesai dar nėra pradėti.

EDI diegimas jau veikiančioje įmonėje turėtų vykti palaipsniui. Sujunkite viską žingsnis po žingsnio struktūriniai padaliniaiįmonėms dirbti.

Pats pirmasis žingsnis bus automatizuoto biuro darbo sukūrimas. Visuose etapuose galite susidurti ne tik su techninėmis, bet ir psichologinėmis problemomis, nes sunku „laužyti“ jau nusistovėjusias taisykles.

Svarbu įsigyti ir įdiegti programinę įrangą, skirtą EDI iš vieno tiekėjo, tada visos sistemos nustatymas bus daug lengvesnis ir nesuges.

Pažvelkime į pagrindinius reikalavimus diegiant elektroninių dokumentų valdymo diegimo organizacijoje procesą.

Pirmiausia, Prieinamumas Kompiuterinė technologijaįdiegti programinę įrangą;

Antra, visi dalyvaujantys įmonės darbuotojai šis procesas turi būti pasitikintys kompiuterio vartotojais ir turėti prieigą prie jo;

Trečia, tarp komandos turėtų būti elektroninėmis priemonėmis ryšiai, tokie kaip el. paštas, skype ir pan.;

Ketvirta, turite sukurti specializuotą padalinį arba įtraukti jį kaip užsakomųjų paslaugų įmonę (daugiau apie užsakomųjų paslaugų teikimą galite paskaityti).

Ir galiausiai, įmonės administracinis sektorius turėtų būti pasiruošęs tam, kad vietoj įprasto „rankinio“ parašo, .

Taigi, įvykdžius visus šiuos reikalavimus, galima pradėti perėjimą prie elektroninių dokumentų naudojimo ir elektroninio dokumentų valdymo.

4. Elektroninių dokumentų valdymo sistemų tipai

Šioje straipsnio pastraipoje apžvelgsime elektronines dokumentų valdymo sistemas. Norėčiau pastebėti, kad bet kurioje sistemoje gali būti toliau nurodytų kategorijų elementų, tačiau iš esmės jie turi specifinę orientaciją kiekvienoje srityje, kuri yra susijusi su produkto pozicionavimu.

1. Elektroniniai archyvai

Elektroniniai archyvai (EA) – Tai elektroninės dokumentų valdymo sistemos su kruopščiai ištobulintomis informacijos saugojimo ir paieškos priemonėmis. Dėl tobulos EA sistemos galite ieškoti ne tik pagal dokumento pavadinimą, bet ir pagal pagrindinius parametrus.

2. EDI sistemos su pažangiais darbo eigos (WF) įrankiais

Gana sudėtinga kategorija, kurioje patys dokumentai nėra itin svarbūs. Čia išryškėja darbai, prie kurių jau pridedami dokumentai. Taigi jie juda tam tikru maršrutu (sunkus maršrutas). Tokių sistemų pagalba galima organizuoti darbą tam tikrose srityse, kurioms iš anksto žinomi ir numatyti visi algoritmai.

3. EDI sistemos, orientuotos į organizacijos valdymo palaikymą ir žinių bazės kaupimą

Tokios programos, kaip taisyklė, yra hibridinės ir gali derinti dviejų ankstesnių elementų. Be to, pagrindinis elementas gali būti dokumentas arba užduotis, priklausomai nuo pasirinkimo. Organizacijos valdymo funkcijai įgyvendinti reikalingas ir standus maršrutas, ir laisvas maršrutas, kai dokumento maršrutą nustato vadovas (pvz.: po registracijos gaunamas dokumentas, lyderis jį „piešia“ pagal prasmę ir užduotį), todėl abi šios technologijos turi vietą, kur būti konkrečioje situacijoje. Tokios sistemos yra aktyviai naudojamos valdžios organai, didelės įmonės, kuriose aiškiai paskirstyta hierarchija ir galioja tam tikros taisyklės bei procedūros. Darbuotojai patys kuria dokumentus, juos rengia, priima sprendimus ir stebi jų vykdymą.

4. Bendradarbiavimo tipo EDI sistemos (bendradarbiavimas)

Tokios sistemos yra orientuotos į bendradarbiavimą ir yra naujos elektroninių dokumentų valdymo srityje. Jie buvo sukurti dėl besikeičiančių rinkos sąlygų ir būtinybės aiškiai orientuotis į tam tikras sritis be nereikalingo balasto. Jos yra priešingos aukščiau nurodytoms sistemoms, nes organizacijoje nėra aiškios hierarchijos ir darbo eigos formalizavimo. Pagrindinė jų užduotis – užtikrinti, kad žmonės organizacijoje dirbtų kartu, net ir esantys skirtingose ​​pasaulio vietose, taip pat išsaugoti atlikto darbo rezultatus. Paprastai jie sukuriami pagal portalų tipą, kurie yra saugojimo ir leidybos paslaugos.

5. Sistemos su pažangiomis papildomomis paslaugomis

Manau, kad ne kartą girdėjote tokią sąvoką kaip CRM (customer relation management) - tai ryšių su klientais valdymo paslauga, projektų valdymas, atsiskaitymas ir pan. Tokios paslaugos yra įvairios ir gali apimti skirtingus paslaugų rinkinius.

Prieš diegiant elektronines dokumentų valdymo programas ant didelės įmonės Patariu tau gilus skanavimas pateiktas sistemas ir pasirinkti optimaliausią, su sistemų sąrašu, taikomu tik jūsų organizacijai. Svarbu, kad EDMS suteiktų galimybę efektyviai valdyti įmonę ir užtikrinti visų jos procesų skaidrumą, tačiau tuo pat metu aukštas lygis privatumas.

Renkantis platformas patariu ypatingą dėmesį skirti elektroninių dokumentų archyvų organizavimui, darbo eigos automatizavimui, atsižvelgiant į individualias Jūsų įmonės ypatybes ir įsitraukimą į esamą sistemą.

5. Elektroninių dokumentų valdymo sistemų diegimo problemos

Bet kuri įmonė, kuri vienaip ar kitaip siekia modernizuoti procesus ir žengti koja kojon su laiku, susiduria su naujų sistemų diegimo problemomis. Tai gali būti taikoma ir organizacijai, norinčiai diegti elektronines dokumentų valdymo sistemas.

Pažiūrėkime, su kokiomis problemomis galite susidurti:

Pirmiausia, kaip jau minėjome, įvertinus EDI privalumus ir trūkumus, tai yra psichologinis barjeras, tačiau problema slypi ne tik jame. Taip pat kliūtimi gali tapti žemas įmonės personalo išsilavinimas, nenoras mokytis, baimė dėl procesų skaidrumo. Žodžiu, konservatizmas.

Antra, daugelis įmonių, deja, dar nenutolo nuo sovietinio valdymo tipo, būtent sovietinio laikotarpio režisieriaus faktoriaus, kai jis pats nenori dirbti kompiuteriu, peržiūrėti ir redaguoti dokumentų.

Trečia, dažni struktūriniai organizacijos pokyčiai ir silpnas verslo procesų formalizavimas.

Ketvirta, vienaip ar kitaip, teks bendrauti su išoriniu pasauliu, kuris dar nėra visiškai perėjęs prie elektroninių dokumentų valdymo, nors to ir siekia.

6. Elektroninis dokumentų valdymas viešuosiuose pirkimuose

Šioje straipsnio pastraipoje norėčiau atspindėti pagrindinius elektroninių dokumentų valdymo reglamentavimo viešuosiuose pirkimuose punktus.

Pagal 2013 m. balandžio 5 d. Federalinio įstatymo Nr. 44-FZ „Dėl sutarčių sistemos perkant prekes, darbus, paslaugas valstybės ir savivaldybių poreikiams tenkinti“ 5 straipsnį:

„Šio federalinio įstatymo 1 straipsnio 1 dalyje nustatytais santykiais leidžiama keistis teisės aktų nustatytais elektroniniais dokumentais. Rusijos Federacija ir kiti norminiai teisės aktai dėl sutarčių sistemos pirkimų srityje, tarp sutarčių sistemos dalyvių pirkimų srityje, įskaitant paraiškų dalyvauti nustatant tiekėją (rangovo, vykdytojo), galutinių pasiūlymų teikimą. Kartu šios paraiškos, galutiniai pasiūlymai ir dokumentai turi būti pasirašyti sustiprintu elektroniniu parašu ir pateikti naudojant “.

Šiame straipsnyje taip pat nurodoma, kad patobulintus elektroninio parašo raktus ir jų patikros sertifikatus galima gauti tik specializuotuose sertifikavimo centruose, kurie yra gavę akreditaciją pagal 2008 m. federalinis įstatymas 2011 m. balandžio 6 d. Nr. 63-FZ.

Įgaliotos institucijos parengia šių sertifikavimo centrų sąveikos su vieninga informacine sistema tvarką, taip pat rengiami saugumo reikalavimai.

Taigi, jeigu tiekėjas (pirkimo dalyvis) turi elektroninį parašą, kliūčių dalyvauti viešajame pirkime nėra.

Taigi, šiame straipsnyje mes išnagrinėjome pagrindinius elektroninių dokumentų valdymo principus. Iš žinomiausių korporacijų, teikiančių programinės įrangos pardavimo ir diegimo paslaugas, galima išskirti tokias įmones kaip 1C, 1C-Rarus, ABBY ir kt.

Tai viskas siandienai. Tikiuosi, kad ši medžiaga jums buvo naudinga. Linkiu sėkmės ir iki susitikimo kituose leidimuose.

Šiandien dauguma įmonių pereina nuo popierinės prie elektroninės. Taip sutaupoma organizacijos laiko ir pinigų. Elektroninis dokumentų valdymas pašalina popierizmą. Informaciją galite keistis 24 valandas per parą biure ar bet kurioje kitoje vietoje. Užtenka po ranka turėti kompiuterį su elektroniniu parašu ir prieigą prie interneto. Be to, elektroninė dokumentų valdymo sistema leidžia kontroliuoti darbų eigą realiu laiku.

Kas yra elektroninis dokumentų valdymas

Jei kalbėti paprastais žodžiais, elektroninis dokumentų valdymas – tai keitimasis elektroniniais dokumentais vietiniu tinklu, internetu ar kitais kanalais. Elektroninis dokumentų valdymas gali vykti tiek organizacijos viduje, tiek tarp įmonių.

EDI leidžia ne tik apsikeisti dokumentais, bet ir organizuoti darbus nenaudojant popierinių laikmenų: dokumentų paieška, ataskaitų rengimas, archyvavimas ir daug daugiau.

Elektroninis dokumentų valdymas vykdomas per EDF operatoriaus sistemą, įtrauktą į Rusijos federalinės mokesčių tarnybos pasitikėjimo tinklą. Viena įmonė siunčia kitą elektroninį dokumentą. Gavėjas jį gauna per kelias sekundes savo kompiuteryje. Šiuo metu operatorius atlieka automatinį elektroninio parašo, kuriuo patvirtintas dokumentas, ir ar dokumento formatas atitinka įstatymo reikalavimus, patikrą. Būsenų pagalba siuntėjas gali matyti, kaip juda dokumentas.

Elektroninių dokumentų rūšys

Beveik kiekvienas dokumentas gali būti konvertuojamas į elektroninę formą. Paprastai įmonės pereina prie elektroninių sutarčių, važtaraščių, įvairių sąskaitų faktūrų, ataskaitų ir pan.

Elektroniniai dokumentai skirstomi į neįformintus dokumentus ir įformintus dokumentus.

Neformalizuoti dokumentai – raštai, sutartys, įgaliojimai, techninę dokumentaciją ir kitus dokumentus, jiems netaikomas griežtas valstybės reguliavimas.

Įformintiems dokumentams keliami griežti formato ir perdavimo taisyklių reikalavimai. Įformintas dokumentas - dokumentas, sukurtas pagal Federalinės mokesčių tarnybos formatą, pavyzdžiui, darbo priėmimo aktas. Įforminti dokumentai turi įtakos mokesčių apskaičiavimo teisingumui, todėl jiems svarbus visų pervedimo procedūrų laikymasis.

Atkreipkite dėmesį, kad neoficialus elektroninius dokumentus gali būti bet kokio formato: doc, xlsx, pdf, jpg ir kt., o formalizuoti dokumentai yra tik failo forma su xml plėtiniu.

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos funkcijos

Elektroninė dokumentų valdymo sistema atlieka šias funkcijas:

• dokumentų registracija;
• dokumentų įforminimo kontrolė;
• katalogų kūrimas;
• popierinių ir elektroninių dokumentų judėjimo kontrolė, darbo su dokumentais istorijos tvarkymas;
• dokumentų detalių kūrimas ir redagavimas;
• ataskaitų apie įmonės dokumentų srautą formavimas;
• importuoti dokumentus iš failų sistemos ir interneto;
• sukurti dokumentą tiesiai iš sistemos naudojant šabloną;
• dirbti su dokumentų versijomis, sudėtingais daugiakomponenčiais ir kelių formatų dokumentais, priedais;
• elektroninis dokumentų platinimas;
• dirbti su dokumentais aplankuose;
• dokumentų gavimas naudojant nuskaitymą ir atpažinimą;
• sumažinti prieigos prie duomenų ir dokumentų tvarkymo išlaidas.

EDI parinktys

Yra du būdai organizuoti elektroninę dokumentų valdymo sistemą. Pirma, su sandorio šalimis galima sudaryti elektroninių dokumentų valdymo sutartį ir pasikeisti dokumentais, kurie bus pasirašyti elektroniniu parašu el.

Antra, EDI galima organizuoti per specialų operatorių. Tokiu atveju reikia prisijungti prie keitimosi elektroniniais dokumentais taisyklių. Po to su sandorio šalimis galima keistis tiek įformintais, tiek neįformintais dokumentais.

Elektroninių dokumentų valdymo automatizavimas. EDI privalumai ir trūkumai

Elektroninis dokumentų valdymas – tai visa informacinė sistema, apimanti specializuotą programinę įrangą, el. paštą, internetą, vietinį tinklą ir kt.

Elektroninis dokumentų valdymas, palyginti su popieriniu, atrodo daug patrauklesnis. Pabrėžkime pagrindinius EDI privalumus.

• paprasčiausiai sumažinamos popieriaus sąnaudos;
• taupo laiką – darbuotojai mažiau laiko skiria popieriniam dokumentui surasti;
• didėja įmonės vidinio darbo skaidrumas - elektroninė dokumentų valdymo sistema leidžia sekti dokumento būseną;
• saugoma kiekvienos bylos ir ją lydinčių dokumentų asmeninė istorija – bet kuriuo metu galite atidaryti visus reikalingus dokumentus, kuriuose yra reikalavimai, susiję su įvairaus pobūdžio santykiais tarp įmonės ir išorės subjektų;
• operatyvus organizacijos ataskaitų sudarymas;
• padidintas duomenų saugumas.

Tarp minusų galima paminėti didelę programinės įrangos kainą ir išlaidas, susijusias su darbuotojų mokymu ir visų turimų dokumentų skaitmeninimu.

Ko reikia norint pereiti prie elektroninio dokumentų valdymo

Norint įdiegti elektroninį dokumentų valdymą, būtina parengti ir patvirtinti elektroninių dokumentų valdymo tvarką; nurodyti asmenis, atsakingus už jo priežiūrą; tvarkyti gautų ir išsiųstų dokumentų elektroninį archyvą; apskaitos politikoje nustato elektroninių dokumentų rengimo, gavimo ir saugojimo taisykles; paskiria asmenis, atsakingus už elektroninių dokumentų formavimą ir pasirašymą.

Visi darbuotojai, turintys teisę pasirašyti dokumentus, privalo turėti Elektroninis parašas.

Apytikslis veiksmų algoritmas:

• rengiamos techninės specifikacijos;
• pasirinkti IT sprendimą;
• aprašomi verslo procesai;
• sąmatos, tvarkaraščiai, būtinų išteklių sąrašai ir bendrasis planas darbai;
• Įvedamas EDI;
• programa yra testuojama;
• pradedama veikti elektroninė dokumentų valdymo sistema;
• sistemos naudojimo kontrolė.

Elektroninė dokumentų valdymo sistema

Bet kurioje EDI sistemoje gali būti toliau išvardytų kategorijų savybių, tačiau dauguma jų turi specifinę orientaciją, susijusią su gaminio padėtimi.

1. Elektroninis archyvas – tai EDI sistema, skirta efektyviam duomenų saugojimui ir paieškai.

2. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos su pažangiais darbo eigos įrankiais – užtikrina kai kurių objektų judėjimą tam tikru keliu, kuris yra iš anksto nustatytas. Kiekviename etape objektas gali keistis, todėl jis vadinamas bendruoju žodžiu „darbas“. Prie darbo pridedami dokumentai, tačiau jie čia nėra pagrindiniai objektai. Šių sistemų dėka organizuojamas tam tikras darbas.

3. EDI sistemos, kurios orientuotos į organizacijos valdymo ir žinių kaupimo palaikymą. Tai sistemos, kurios sujungia aukščiau aprašytų sistemų savybes. čia bazinis elementas gali būti bet kas – darbas ar dokumentas. Šias sistemas naudoja valstybinės įstaigos, didelės įmonės, kur galioja tam tikros dokumentų judėjimo taisyklės ir tvarka.

4. EDI sistemos, orientuotos į bendradarbiavimo palaikymą – tokios sistemos skiriasi nuo ankstesnių ir neturi aiškios hierarchijos darbo eigos organizavime ir formalizavime. Tokio EDI uždavinys – užtikrinti darbuotojų darbą įmonėje, kad ir kur jie būtų, ir išsaugoti atlikto darbo rezultatus.

5. EDI sistemos, sukūrusios papildomas paslaugas. Puikus pavyzdys yra santykių su klientais valdymas (CRM). Tokios paslaugos yra įvairios ir gali apimti skirtingus paslaugų rinkinius.

Ekonominėje literatūroje yra teigiama, kad versle neva yra keletas „svarbesnių“ ir kai kurių „mažiau svarbių“ komponentų. Šio požiūrio šalininkai teigia, kad pagrindiniai procesai (kurie, pavyzdžiui, generuoja talpyklos srautą arba gamina produktą) yra tai, ko įmonė iš tikrųjų laikosi, o pagalbiniai procesai, tokie kaip, pavyzdžiui, dokumentų valdymas įmonėje, yra tie. komponentai, kurių galima atsisakyti su mažiausiais nuostoliais. Viena vertus, būtų galima įsivaizduoti, kad tokie specialistai yra teisūs, o jų požiūris tikrai pagrįstas, bet tik tuo atveju, jei kalbame apie įmonę su vienerių metų plėtros horizontu. Nes kai tik pradedame kalbėti apie įmonę, kuri tikrai siekia vystytis rinkoje – didinti apyvartą, didinti turtą, plėsti filialų tinklą, tampa aišku, kad pagalbiniai procesai, tarp kurių, žinoma, yra ir Įmonės dokumentas. valdymo procesas vaidina ne mažiau svarbų vaidmenį verslo sėkmei.

Apie tai, kodėl darbo eigos automatizavimas šiandien yra raktas į užsakymą rytoj ir kokias užduotis sprendžia elektroninės dokumentų valdymo sistemos įmonėse, kurios orientuotos į efektyvumą, suprasime šiandieniniame straipsnyje.

Kas yra SED

Norėdami suprasti, kas yra elektroninės dokumentų valdymo sistemos, pirmiausia turite atsakyti į klausimą: „Kam iš tikrųjų jų reikia verslui?“. Daugelis vis dar tiki, kad popierizmas ir koridoriais su sąskaitomis lakstantys vadybininkai, buhalteriai, ant kurių staliniuose kompiuteriuose stovi sutarčių ir sąskaitų dangoraižiai, yra normalu ir tai yra bet kokio verslo esmė. Šis straipsnis skirtas tiems, kurie tai supranta šiuolaikinės sąlygos ekonominė sąveika ir technologinės pažangos lygis sukuria situaciją, kai verslo efektyvumas labai priklauso nuo verslui prieinamos informacijos valdymo greičio ir racionalaus šios informacijos judėjimo organizavimo.

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos išsprendžia vieną esminių verslo problemų administracinėje dalyje – supaprastina darbuotojų tarpusavio sąveiką.

Kai visa įmonės informacija yra saugiai saugoma, paskirstomi skirtingų darbuotojų prieigos prie skirtingų įmonės informacinės sistemos skilčių lygiai, užtikrinamas paprastas ir suprantamas dokumentacijos valdymas, o visi suinteresuoti asmenys gauna elektroninius dokumentų valdymo įrankius ir jos naudojimo standartus. šalinimas - produktyvumas bet bendra veikla darbuotojų.

Vadinamieji EDMS (elektroninė dokumentų valdymo sistema) yra individualiai sukonfigūruoti tarpusavyje sujungti programinės įrangos kompleksai, kurios leidžia tvarkyti įvairaus tipo dokumentus ir informaciją.

Bet kurioje įmonėje, kuri aktyviai vykdo verslą, oficialių dokumentų kiekis nuolat auga ir neįmanoma sulaikyti jos augimo, ypač dėl teisinių priežasčių. Tokiu atveju būtina sukurti tam tikras darbo eigos automatizavimo schemas, kurios leistų standartizuoti valdymo procesus, reguliuoti darbuotojų veiklą šioje darbo dalyje bei atleisti personalą nuo fizinis darbas ir iš tikrųjų pagerins visos sistemos efektyvumą. Objektai, į kuriuos orientuojamos tokios sistemos, yra ne tik įprasti dokumentai popierine ar net elektronine forma, bet apskritai visi įmonės verslo procesai, kurie kažkaip atsispindi informacijos mainų sistemoje. Štai kodėl pirmaujančios įmonės pastaruoju metu domisi dokumentų valdymo automatizavimu apskritai, o ypač elektroninių dokumentų valdymo sistemų automatizavimu, įžvelgdamos didžiules perspektyvas didinant bendrą efektyvumą, įdiegus tokius pokyčius. Tiesą sakant, automatizuotos EDMS tampa universalia verslo informacijos valdymo sistema plačiąja prasme, kuri leidžia verslui vienoje sistemoje gauti visus būtinus įrankius, kad jie veiktų nuo informacijos atsiradimo iki galutinio jos likvidavimo.

Laisvas
konsultacija
ekspertas

Natalija Sivorina

Konsultantas-analitikas 1C

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

1C specialistas susisieks su jumis per 15 minučių.

EDMS efektyvumas

Jei mes kalbame apie faktinį efektyvumą, kurį galima pasiekti automatizuojant elektroninių dokumentų valdymą įmonėje, reikėtų išvardyti šiuos dalykus:

• Visiškas įprastų operacijų pašalinimas arba maksimalus sumažinimas ir rankų darbo su informacija. Automatizuotos sistemos labai supaprastina tokius procesus kaip pradinis duomenų įvedimas ar apdorojimas, duomenų ar dokumentų nuskaitymas ir kontrolė, informacijos importavimo ar eksportavimo iš vieno šaltinio į kitą procesus.
• Vieningos elektroninės dokumentacijos erdvės sukūrimas įmonėje, kurioje yra vidinė darbuotojų prieigos prie įvairios informacijos hierarchija. Tai pašalina poreikį kurti paskirstytas informacijos saugyklas, kad būtų užtikrintas jos saugumas arba atskirti prieigos lygiai, nes viena sujungta sistema gali išspręsti šią problemą. Pavyzdžiui, paskirstytose struktūrose tai tampa itin patogiu įrankiu vadovybė, kuriam gali prireikti prieigos prie žemesnio lygio informacijos.
• EDMS leidžia įdiegti patogią paieškos sistemą, kuri yra visiškai susieta su visais valdymo procesais įmonėje. Taigi, į verslą integruota dokumentų automatizavimo sistema tampa vidine informacijos paieškos sistema, kurios gali prireikti sprendžiant verslo problemas ar tiesiog atliekant tiesiogines jo funkcijas.
• Popierinių informacijos laikmenų skaičiaus sumažinimas iki minimumo arba visiškas jų pašalinimas iš darbuotojų darbo. Šis sprendimas turi daug privalumų – nuo ​​faktinių išlaidų sumažinimo pagal „administracinį“ punktą iki rizikos, kad konfidenciali informacija paliks įmonę popieriuje, sumažinimo.
• Automatizuota dokumentų valdymo sistema leidžia padidinti darbuotojų ir padalinių sąveikos greitį, taip pat padidinti jų abipusės atsakomybės už veiksmus, atliktus arba, priešingai, nepadarius bendradarbiaujant. Tai labai svarbus EDMS efektyvumo aspektas, nes, kaip rodo praktika, skyrių darbo našumas daug kartų padidėja būtent dėl ​​to, kad bendradarbiavimo šalys apsiriboja sistemos rėmais ir dirbti kartu tik dėl bylos. Kartu reikia turėti omenyje, kad 2012 m elektronine sistema„visi palieka pėdsakus“, todėl vėliau bus neįmanoma apsimesti, kad kažkas kažko negirdėjo, arba visai neįvyko.
• Automatizuotos darbo eigos sistemos teigiamai veikia vadovybės ir pavaldinių santykius dėl to, kad įsakymai tampa aiškesni, suprantamesni ir garantuotai perduodami asmenims, kuriems buvo skirta informacija. Taip pat galima pastebėti, kad automatizuotų elektroninių sistemų rėmuose didėja tarpinių nurodymų, patikslinimų, sprendimų ir pakeitimų formavimo greitis, taip pat pavedimų vykdymo kontrolė visais lygiais.
• EDMS leidžia įmonėje diegti ne tik vidinės informacijos apsikeitimo sistemą, bet ir sukurti informacijos importavimo ir eksportavimo su išorinėmis sistemomis maršrutus bei metodus. Taigi susidaro natūralus filtras, reguliuojantis, kokia forma informacija išeina iš įmonės (o kartais tai yra itin svarbu standarto požiūriu), taip pat kokia forma gaunama informacija pasiekia įmonės darbuotojus sistemos viduje. . Visa tai leidžia įmonėje pasiekti informacinį tapatumą, kuris yra nepaprastai svarbus produktyviam visos įmonės darbui.

EDMS automatizavimas globalia prasme yra geriausias pagrindas formuoti standartus ir algoritmus, pagal kuriuos visi verslo procesai įmonėje vyksta įvairiais lygiais. Taigi elektroninė dokumentų valdymo sistema nustoja būti tik biuro darbo ar dokumentų mainų dalimi, o tampa svarbia verslo sistemos sudedamąja dalimi, atsakinga už tai, kaip efektyviai informaciją naudoja įmonės darbuotojai.

Automatizuotų dokumentų valdymo sistemų instrumentinės galimybės

Dėl aktyvios programavimo plėtros per pastaruosius dešimt – penkiolika metų, šiandien sistemos orientuotos į automatizavimą keitimasis informacija leidžia įtraukti būtent tą įrankių rinkinį, kurio reikia konkrečiai įmonei. Skirtingos verslo sritys ir tiesiog individualios jo elgesio ypatybės tokioms sistemoms kelia tam tikrą reikalavimų sąrašą, kurie taikomi konkrečiai čia ir dabar.

Kai kurioms įmonėms užtenka daugiau ar mažiau „klasikinio“ funkcijų rinkinio – dokumentų kūrimo, informacijos apdorojimo, duomenų paieškos ir peržiūros, taip pat vidinės sąveikos (perdavimas, šalių pranešimai, užduočių nustatymas ir stebėjimas). Kitiems reikia žymiai daugiau sudėtingos sistemos ir kitas įrankių rinkinys, kuris leis jums sukurti sudėtingas hierarchijas, formuoti nuotolines komandas, nuotolinę prieigą, integruoti duomenis iš SQL, Oracle duomenų bazių, suteikti prieigą prie serverių be specialios programos ir, pavyzdžiui, sujungti debesų sistemas. Pažangiausi automatizuotų elektroninių dokumentų valdymo sistemų vartotojai gali turėti prieigą prie tokių sudėtingų ir specifinių priemonių kaip automatinis optinis informacijos atpažinimas, brūkšninis kodavimas ir nuskaitymas, skaitmeninio parašo sistema, viso teksto ir atributų paieška ir kt.

Automatizuotų darbo eigos sistemų privalumai

Šiandien automatizuotų dokumentų valdymo sistemų, ypač sistemų, naudojimas yra ne tik Konkurencinis pranašumasį veiklą orientuotos įmonės, bet ir objektyvi būtinybė visiems ekonominės sąveikos dalyviams, kurie domisi produktyviu savo verslo funkcionavimu iš esmės. Pasaulis per pastarąjį dešimtmetį smarkiai pasikeitė, ir tai palietė visas verslo sritis ir įmones, priversdamas jas keistis kartu su skaitmeninės ekonomikos atsiradimu. Palyginti su tradicinėmis sistemomis, kurios anksčiau leido kurti informacijos valdymo procesą įmonėje, automatizuotos dokumentų valdymo sistemos atvėrė verslui naujus horizontus savo veiklos efektyvumo didinimo srityje, o tai lėmė šiuos automatizuotų dokumentų valdymo sistemų pranašumus:

1. Tokios sistemos labai padidina įmonės produktyvumą didindamos produktyvumą, o tai užtikrina ne tik procesų sąveikos tarp skyrių patogumas, bet ir EDMS sistemose galimybės neribotai dirbti su reikiama informacija, nuo prieigos iki kardinalių transformacijų. informaciją per trumpiausią įmanomą laiką.
2. Informacija elektronine forma palaikoma naujesnėje būsenoje, nes pakeitimų priėmimo ir susitarimo dėl jų procesas gali tęstis nenutrūkstamai nuo pagrindinės veiklos „fono“ režimu.
3. Elektroninės sistemos yra atsparesnės gedimams ir saugesnės nei kitos. Jie gali labai sumažinti žmogaus nedėmesingumo poveikį (vadinamasis „žmogiškasis faktorius“) ir garantuoja informacijos saugumą. Akivaizdu, kad jei norite ir turite techninių galimybių, galite sulaužyti bet kurią sistemą, tačiau net ir atsižvelgiant į įsilaužimo galimybę, elektroninė sistema apima daugiau įrankių duomenų apsaugai, šifravimui ar atsarginėms kopijoms kurti.
4. EDRS sukuria prielaidas ženkliai sumažinti veiklos sąnaudas tiek tiesioginių išlaidų straipsnių, tiek personalo išlaidų srityje, nes sumažėjęs įmonės vykdytojų poreikis.
5. Tokia sistema atveria naujas galimybes padaliniams bendradarbiauti tiek tiesioginiais klausimais (informacijos keitimosi srityje), tiek bendrų ar etapinių (vienas po kito, dalys) įvairių verslo darbų. projektus. Puikus įrankis nuotoliniam minčių šturmui, darbo grupėms, komandiniam redagavimui ir tvirtinimui.

Apskritai, automatizuotos dokumentų valdymo sistemos suteikia įmonei ne tik aukščiau išvardintus privalumus, bet ir nemažai kitų, kuriuos sunku išmatuoti ar apskaičiuoti įprastais vienetais, tačiau kurie yra ne mažiau svarbūs. Kalbame apie darbuotojų techninio raštingumo augimą ir akivaizdų personalo drausmės bei atsakomybės už savo veiksmus ir darbą didinimą. Dirbdami vienoje elektroninėje sistemoje darbuotojai nuolat bendrauja tarpusavyje, sprendžia žemesniuose lygiuose kylančias problemas ir taip stiprina įmonės dvasią.

Darbo eigos sistemos automatizavimas šiandien yra ne tik vidinis verslo procesų optimizavimo įrankis, bet ir natūralus įmonių poreikis didinti produktyvumą globalioje aplinkoje. ekonomines krizes. Ženkliai sumažėjusios galimybės pritraukti finansavimą ir plėsti verslą investicinėmis injekcijomis verčia tradicinių pramonės šakų įmones suprasti, kad galimybės gerinti verslo rezultatus slypi pačiose įmonėse. Jei prieš dvidešimt metų buvo svarbu tik „parduoti daug“, tai šiandien svarbu „parduoti efektyviai“, o tai visiškai neįmanoma be modernaus automatizuota sistema dirbti su informacija.

Baigdamas noriu pastebėti, kad bet koks automatizavimas įmonėje asocijuojasi su įspūdingomis investicijomis, tuo tarpu (jei turime omenyje pačią programą) tai nėra reikšminga jų dalis. Jų pagrindas – sistemos kūrimo metodikos kūrimas, tačiau ateityje jos daugiau nei atsiperka dėl didėjančio įmonės veiklos efektyvumo ir spartos. Kaip jau minėta, šiandien laimi ne tik sumaniausias, bet ir greičiausias rinkos dalyvis, todėl dokumentų valdymo sistema yra viena iš palankios įmonės plėtros galimybių ateityje.

Rinkdamosi elektroninę dokumentų valdymo sistemą šiuolaikinės įmonės vadovaujasi bendra strategija plėtra, tikslai, prieinamumas konkurencinė aplinka, norimą struktūrą ir numatomą ekonominį efektą įgyvendinus tokį sprendimą. EDMS diegimo tikslai – gerinti vykdomosios drausmės kontrolę, mažinti prarastų dokumentų skaičių; patvirtinimo laiko sumažinimas; sumažinti klaidų skaičių dirbant su standartiniais dokumentais.

EDMS (ECM) funkcijoms keliami keli pagrindiniai reikalavimai. Tolesnė įmonės darbo eigos optimizavimo sėkmė priklauso nuo sistemos atitikties šiems reikalavimams. Dokumentų tvirtinimo ir užduočių skyrimo procesai vyksta greičiau, kai jie iš popierinės formos perkeliami į elektroninę formą, taip pat sutrumpėja dokumentų ir užsakymų apdorojimo laikas, atsiranda galimybė su dokumentu sekti darbo eigą. Dirbant su sistema vykdytojai automatiškai informuojami apie naujus dokumentus, kontroliuojamas jų apdorojimo laikas. Greitai prieigai prie dokumentų, lengvam dokumentų paieškai ir išsaugojimui sutvarkyta elektroninė saugykla.

Svarbu, kad prieigos prie saugomų duomenų teisės būtų diferencijuojamos. Žymiai sutrumpėja darbo laikas ir automatinis standartinių dokumentų skyrelių pildymas pagal esamus orientacinius duomenis. Svarbu, kad vadovas turėtų patogias priemones, skirtas stebėti užduočių atlikimo laiką ir suvestines ataskaitas. Siekiant išlaikyti informacijos turinį įmonės darbe, EDMS turėtų būti lengvai integruojamas su esama pašto sistema ir su įmonėje egzistuojančiomis apskaitos sistemomis (personalo, finansų, apskaitos ir gamybos valdymo sistemomis).

Taip pat vis daugiau organizacijų atkreipia dėmesį į nuotolinio darbo galimybę sistemoje. Svarbūs sistemos vertinimo kriterijai – galimybė generuoti ataskaitas apie dokumentus, vykdytojus, dokumentų būsenas ir pan.; greitas sistemos įdiegimas; sistemos įrengimo ir priežiūros išlaidos; sistemos kūrimo paprastumas; galimybė naudoti sistemos programinę įrangą papildomoms problemoms spręsti.

Ir papildomi reikalavimai:

• srautinio dokumentų įvedimo į sistemą buvimas, galimybė dirbti su skaitytuvu;
• iš anksto sukonfigūruotas sutarčių valdymo modulis;
• planšetinio kompiuterio versija;
• mobiliųjų klientų.

Palyginimas

Panagrinėkime, kaip šios funkcijos įgyvendinamos Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow ir 1C: Workflow 8 sistemose.Visas šias sistemas vienija bendra koncepcija, pagrįsta klasikinių EDMS ir verslo procesų valdymo įrankių deriniu. Derindamos elektroninio dokumentų valdymo ir BPM sistemų privalumus, įmonės gauna procesų plėtrą ir veiklos efektyvumo didinimą.

Funkcionalumas ir integravimo galimybės

Directum

„Directum“ sistemos funkciniai pranašumai apima ne tik išplėstą verslo sprendimų katalogą. Iš kasdien darbe naudojamų funkcijų galima išskirti patogius priminimus, galimybę tinkinti skaitiklius bei darbą su brūkšninio kodo etiketėmis. Prisegtų failų peržiūra, failų saugyklos, didelis pasirinkimas baigti katalogai pagrindinėje konfigūracijoje, interaktyvūs vedliai dokumentams kurti.

Neigiami šios EDMS aspektai: dokumentų ir paieškos rezultatų sąrašo objektų puslapių nebuvimas, papildomų stilių taikymo dokumento inventoriuje neprieinamumas.

Šios funkcijos yra įdiegtos „Docsvision“. Pagrindiniame programos lange rodomi visi tinklalapiai ir pritaikytos ataskaitos. Archyvuoti dokumentai perkeliami į atskiras duomenų bazės lenteles. Sistemos vartotojai gali pasirinkti autentifikavimo parinktį. XSLT transformacija taikoma registracijos kortelės XML aprašymui.

ELMA

ELMA sistema išsiskiria išplėstine verslo sprendimų linija. Tarp jų yra ECM + modulis (BPM sistemos ir klasikinės EDMS funkcijų derinys), Projects + - standartinės projektų valdymo ir procesų valdymo funkcijos; ELMA CRM+ – įgyvendina į klientą orientuotą požiūrį, įgyvendinant procesus iki galo. Ir KPI sprendimas, kurio Directum sistema neturi.

Kalbant apie integravimo parinktis, ELMA ECM+ ir dar du sprendimai turi priedą darbui su MS Outlook. Be to, ELMA lengvai integruojamas su 1C:Enterprise (su visomis dabartinėmis versijomis).

Kad nesusipainiotumėte daugybėje failų su pakeitimais ir pakeitimais, programoje esantys dokumentai gali turėti neribotą skaičių versijų, tačiau tik vieną galima priskirti kaip naujausią. Dokumentų kortelėje kaupiama visa dokumentų pakeitimų istorija.

Visi reikalingi įrankiai darbui su dokumentu ir vykdomosios drausmės kontrolei dirbant su šiais dokumentais yra vartotojui po ranka.

Jei dokumentą įmonė gauna popierine forma, jis automatiškai išsaugomas nuskenavus.

Vadovas gali peržiūrėti ataskaitą apie esamą veiklos situaciją, o naudotojams suteikiama daug filtrų, kad būtų galima formuoti rezultatus taip, kaip jiems atrodo tinkama.

ECM+ programa gali būti laisvai pritaikyta pagal individualios įmonės poreikius ir jos organizacinę struktūrą.

Norėdami pagreitinti dokumentų kūrimą, galite sukurti šablonus. Tai prieinama bet kuriam vartotojui, net neturinčiam programavimo įgūdžių.

Galite nustatyti automatinį brūkšninio kodo įterpimą į šabloną, kad būtų galima nedelsiant atpažinti sistemą.

Visos apžvalgoje aptartos sistemos turi savo mobilioji programėlė valdyti sistemos funkcijas per planšetinį kompiuterį ar mobilųjį įrenginį. Tai leidžia aukščiausio lygio vadovams dalyvauti operatyvinėje įmonės veikloje iš bet kurios vietos, kur yra interneto ryšys. Mobilieji klientai yra suderinami su visomis mobiliosiomis operacinėmis sistemomis.

Optima WorkFlow

Sistemos privalumai – galimybė taikyti papildomus stilius dokumentų inventoriuje, vaizdų atvaizdavimas dokumentų inventoriuje ir peržiūros srityje. Galima filtruoti įkeltą dokumentų sąrašą. Optima WorkFlow palaiko rubrikų nustatymą dokumentų žurnaluose, nustatant pasirinkto įrašo peržiūros sritį dokumentų inventoriuje. Veikia užsakymų registracijos kortelės pritaikymas. Trečiųjų šalių žiniatinklio programas galima įterpti į pagrindinį langą. Yra integracija su IBM WebSphere MQ. Archyvų padalinių veiklai automatizuoti sukurtas specialus modulis Archyvas.

1C: 8 darbo eiga

Pagrindinės darbo sritys šį sprendimą– popierizmas, bendras dokumentų tvarkymas, tvarkymas sutartinė veikla, elektroninis archyvas ir darbas su apeliacijomis. Funkcionalumas gali būti išplėstas naudojant papildinius. Apdorodami dokumentų maršrutus, galite pridėti failus ir vėliau juos modifikuoti. Yra „Windows Explorer“ registracija.

Galite nustatyti automatinį dokumentų iš įvairių šaltinių (aplanko, el. pašto dėžutės, žiniatinklio) kūrimą, registravimą ir nukreipimą.

Trūkumai: jokio vidinio pašto. Negalite kurti užduočių grupei ir aplankui su užduotimis. Be to, šis sprendimas neturi projektų valdymo modulio. Nepavyko prisiregistruoti iš MS Office, Open Office. Darbas su QMS dokumentacija nepalaikomas. Taip pat negalima tvarkyti asmeninių vartotojo aplankų.

Sąsajos

Directum

Visų darbo režimų sąsajos „Directum“ sistemoje yra unifikuotos, galima nustatyti dokumentų ir užduočių tvarkymo taisykles. Pakeitimo režimu sistema išlaiko savo informatyvumą. Darbas su failais galimas internetu. Prieigos teisės prie atskiro failo yra platinamos, kiekviena iš jų yra atributiškai aprašyta. Taip pat galime pastebėti dokumentų valdymo procesų skaidrumą. Užduotys įtraukiamos į MS Outlook kalendorių. Sistemos pranašumas – tinkinami paieškos šablonai ir patogūs filtravimo pagal sąrašų stulpelius mechanizmai.

Tačiau yra ir nemažai trūkumų: nėra galimybės išvesti elementus į puslapį (Win32). Minimalūs vaizdo efektų nustatymai. Neįmanoma lokalizuoti atributų pavadinimų skirtingomis kalbomis. Kortelės dydžio keisti negalima. Kurdami nuorodas tarp elektroninių dokumentų, negalite įvesti komentarų, apibūdinančių nuorodą. Sąsaja perkrauta.

Ryžiai. vienas. Directum sistemos sąsaja

docsvision

„Docsvision“ naudoja iš anksto sukonfigūruotas temas, komandų juosta yra pritaikoma. Nuorodos tarp dokumentų rodomos kaip medis. Nuorodas galima komentuoti. Galima kurti užduočių korteles. Įrankių juosta yra pritaikoma. Veikia viso teksto paieška iš vienos eilutės, yra pasirinktiniai paieškos šablonai, paieškos formų dizainas taip pat pritaikomas.

Tuo pačiu sistemos trūkumai yra tai, kad nėra galimybės automatiškai pridėti dokumentą prie užduoties. Procesai nėra skaidrūs, priminimai veikia tik įjungus MS Outlook.

Ryžiai. 2. Docsvision sistemos sąsaja

ELMA

Išoriškai ELMA ECM+ sąsaja yra standartinė failų saugykla, vartotojas, neturintis patirties su tokiomis sistemomis, gali lengvai naršyti savarankiškai.

Dokumentų registracija įgyvendinama specialiu vedliu keliais nuosekliais etapais. Įeinant į sistemą tereikia nurodyti reikiamus dokumento duomenis ir pridėti elektroninė versija, sistema automatiškai sugeneruoja dokumentų kortelę su visais joje esančiais duomenimis.

Visa informacija apie organizaciją yra vidiniame portale. Visi darbui reikalingi įrankiai yra vienoje vietoje: dokumentų archyvas, užduotys, kalendorius, žinučių tiekimas, ataskaitos, interneto dokumentai.

Sąrankos metu operacijas galima supaprastinti arba išplėsti.

Ryžiai. 3. ELMA sąsaja

Optima WorkFlow

Sistema turi intuityvią sąsają. Sistemoje sukonfigūruojami taikomųjų programų stiliai, išvesta į dokumentų inventorių ir yra detalių bei vaizdų peržiūros sritis, taikomi dokumentų sąrašo braižymo stiliai (šriftas, užpildymas, piktograma).

Verta paminėti patogias paieškas registracijos kortelių laukuose-sąrašuose, vizualinį privalomų laukų valdymą, galimybę dirbti su failais, nuorodomis ir dokumentų judėjimu viename lange.

Patogu dirbti su pridedamais failais – darbas vykdomas internetu viename lange, registracijos ir išsiregistravimo režimu. Nuorodos tarp dokumentų yra vizualizuojamos kaip medis.

Kurdami užduotį galite sukurti užduoties kortelę.

Trūkumai: vartotojai negali kurti naujų žurnalų, dokumentų rinkinių, nustatymai neišsaugomi duomenų bazėje. Registracijos kortelėje neįmanoma nustatyti įrankių juostos, lokalizuoti detalių pavadinimus. Kortelės dydis nekeičiamas. Vilkimo ir nuleidimo mechanizmai neįdiegti. Nėra pagrindinių ryšių kortelių sąsajos pasirinkimo funkcijų. Kitas trūkumas yra proceso neskaidrumas kuriant užduotį; atlikėjams negalima nustatyti priminimų.

Ryžiai. 4. Optima WorkFlow sąsaja

1C: 8 darbo eiga

Sąsaja yra pritaikoma pagal naudotojų tipus. Galite peržiūrėti šiuo metu prie sistemos prisijungusių vartotojų sąrašą. Yra RKK projektavimo įrankiai (dizaineris), galimybė plėsti ir pritaikyti RKK, tuo tarpu galima naudoti sudėtingus elementus – lenteles, struktūras.

Trūkumai: nėra įmontuotų prisegtų failų peržiūros priemonių, nėra grupės užduočių peržiūros, nėra grupės vadovo paskirto vykdytojo.

Ryžiai. 5. 1C sąsaja: 8 darbo eiga

Paieškos funkcijos

Directum

Sistemos pranašumai apima visą teksto dokumentų ir registracijos kortelių informacijos (RC) paiešką. Paieškos šablonus galima konfigūruoti pagal Kazachstano Respublikos rekvizitus. Yra dokumentų atsargų filtras pagal stulpelių reikšmes. Patogios paieškos šablonų tinkinimo funkcijos. Galite sukurti paieškos aplankus.

Neigiamos savybės: neįmanoma paskirstyti prieigos teisių į pritaikytas paieškas; nėra sukonfigūruotų paieškų žiniatinklio kliente; nėra galimybės kurti sudėtingų paieškos užklausų, dokumentų inventoriuje ir paieškos rezultatuose nėra objektų puslapių numeravimo, dokumento inventorizacijoje netaikomi papildomi stiliai.

docsvision

„Docsvision“ palaiko sudėtingų paieškos užklausų kūrimą naudojant XML, taip pat prieigos prie paieškų teisių paskirstymą.

Trūkumas– lėtas vaizdo skydelio veikimas.

ELMA

ELMA ECM+ surenka dokumentus į vieną elektroninį archyvą. Dokumentų paieška atliekama greitai ir patogiai ne tik pagal pavadinimą, bet ir pagal dokumentų kortelės ar AC duomenis. Paieškos rezultatai rodomi tik tuo atveju, jei turite prieigos prie dokumentų teises. Paieškos parametrai išsaugomi filtro formatu, ateityje galėsite greitai ieškoti dokumentų pagal įrašytus parametrus.

Trūkumas: viso teksto paieškos dokumentuose trūkumas.

Optima WorkFlow

Tiesioginė duomenų bazės užklausa naudojama sudėtingai paieškos užklausai dokumentų žurnaluose sudaryti. Visa teksto paieška atliekama pagal dokumento turinį ir paieška pagal registracijos kortelės pavyzdį (nereikia nustatyti paieškos šablonų). Galite įvesti registracijos kortelių informacijos paieškos užklausas. Pritaikomi filtrai taikomi visiems galimiems dokumentų žurnalams.

Sistemos trūkumas yra nesugebėjimas išsaugoti pasirinktinių paieškos šablonų. Dokumentų registracijos kortelių duomenų visatekste paieška nevykdoma. Vartotojai negali kurti paieškos aplankų ir sudėtingų paieškos užklausų. Registracijos kortelių duomenų visatekste paieška nevykdoma.

1C: 8 darbo eiga

Atributinė paieška atliekama pagal dokumento duomenis. Galite kurti paieškos šablonus, jų saugojimas yra hierarchinis ir klasifikuojamas. Remiantis paieškos rezultatais, generuojamos ataskaitos.

Negalima atlikti vienoje užklausoje Skirtingos rūšys Paieška. Nėra duomenų rinkinio, skirto automatinei dokumentų dublikatų paieškai registracijos metu.

Administraciniai nustatymai

Directum

Sistema leidžia vienu metu palaikyti kelių įmonių organizacinę struktūrą. Pateikiama išsami informacija apie padalinius ir darbuotojus, ji gali būti plečiama. Jei reikia pakeisti (visiškai arba pagal asistentą), automatiškai sukuriami gautų / išsiųstų aplankai. Veikia poeilutės filtras ir vykdoma paieška.

Trūkumai: GHS rodymas nevaizdus, ​​nėra galimybės surūšiuoti elementus tam tikra tvarka, sunku kurti ir pildyti katalogus, nėra katalogų įrašų lokalizacijos. Minimalūs nustatymai išvaizda ir RK elgesys.

Ryžiai. 6. Registracijos kortelių atsiradimas Directum sistemoje

docsvision

„Docsvision“ palaiko kelių įmonių OShS palaikymą vienu metu. Yra pakaitinių funkcijų (nuolatinis arba laikinas pakaitalas). Veikia poeilinis filtras. Trūkumai iš dalies dubliuoja „Directum“ savybes: nėra vizualaus OShS atvaizdavimo, elementų rūšiavimo tam tikra tvarka, neįmanoma išsaugoti katalogo istorijos, sukurti įvestų katalogų, kurti hierarchinius katalogus, nėra integruoto katalogas „Bylų nomenklatūra“. Žemas konstruktoriaus našumas.

Ryžiai. 7. Darbuotojų katalogas Docsvision sistemoje

ELMA

Lengvai stebėkite situaciją filialuose didelių įmonių. Viename lange sujungiamos kelios sistemos, organizuojant vientisą padalinių informacinę sistemą ir kokybišką informacijos mainą. Vartotojas turi visą reikiamą informaciją apie išorinę sistemą neišeidamas iš savo puslapio. Patogu perjungti įmonės skyrių puslapius. Papildomai pateikiama informacija apie vykdomą veiklą, aktualias naujienas, dokumentų peržiūrą, verslo procesų vykdymo pradžią.

Ryžiai. aštuoni. Filialų puslapių nustatymas ELMA

Bendrą informaciją apie visus filialus ir padalinius gali gauti vadovas. Duomenys apie padalinius ir darbuotojus gali būti plečiami.

Darbuotojų keitimas vykdomas specialiame skyriuje. Pakeitimai automatiškai pašalinami pasibaigus terminui. Kai įdiegiate pakaitalą, užduotys pagal procesus automatiškai perkeliamos į jį. Sistema praneša apie vienkartinę užduotį ir nebuvimą šis darbuotojas, ragindami pasirinkti kitą atlikėją.

Ryžiai. devynios. ELMA skyriaus „Pakeitimas“ konfigūravimas

Specialioje skiltyje „Neatvykimo grafikas“ rodomas darbuotojų, kurie tam tikrą laiką nėra darbo vietoje, sąrašas.

Optima WorkFlow

Sistema palaiko kelių įmonių OShS priežiūrą, struktūra aiškiai rodoma. Įdiegtos pakeitimo funkcijos (nuolatinis / laikinas pakaitalas), vykdoma paieška pagal pirmąsias raides. Prekes galima rūšiuoti nurodyta tvarka; gana paprastas katalogo pildymas, hierarchinių katalogų kūrimas, katalogo įrašo galiojimo laikotarpio nustatymas.

Yra registracijos kortelės šablonų dizaineris, sukonfigūruojami dydžiai, fonas, žymės, laukai, šriftai, taikomi scenarijų scenarijai registracijos kortelių renginiams.

Trūkumai: nėra galimybės išlaikyti katalogo istorijos, nėra veidrodinės informacijos apie pakeitimą. Informacija apie padalinius ir darbuotojus yra minimali. Negalite kurti įvestų katalogų, tvarkyti katalogų istorijos, lokalizuoti katalogų įrašų. Nėra scenarijaus scenarijų kodo sintaksės tikrinimo funkcijos, nėra „radio mygtuko“ tipo laukų.

Ryžiai. dešimt. Naujo darbuotojo įtraukimas į organizacinę struktūrą „Optima WorkFlow“.

1C: 8 darbo eiga

Vartotojo darbalaukis pritaikomas pagal jo vaidmenį. Suteikia greitą prieigą prie duomenų apie darbuotojus, telefonų sąrašo, rekomendacijų rašyti korespondenciją ir kt. Skyriaus vedėjui galite sukurti skydelį, skirtą bet kokios paskirties dokumentacijos visatekstei paieškai, vadovui suteikiama skydelis, skirtas greitai pasiekti ataskaitas. Informacija platinama pagal prieigos teises. Pagal organizacijos organizacinę struktūrą ir atlikėjų vaidmenis galima pasirinkti verslo procesų vykdytojus.

Posistemyje „Darbuotojų užduotys ir procesai“ yra verslo procesų kūrimo ir valdymo įrankiai, taip pat vaidmenimis pagrįsto užduočių adresavimo nustatymai, darbuotojų keitimo/pakeitimo matricos nustatymai.

Verslo procesų modeliavimas

Directum

Sistema įgyvendina patogias modeliavimo funkcijas. Maršruto schemos derinimas įgyvendinamas žingsnis po žingsnio. Platformoje yra integruota aukšto lygio programavimo kalba IS-Builder. Galite kurti savo funkcijas ir scenarijus naudodami savo API. Ataskaitų rengyklė įdiegta IS-Builder kalba. Minusas: nepakanka bazinių blokų.

Ryžiai. vienuolika. Verslo procesų modeliavimas Directum sistemoje

docsvision

Sistema turi patogias funkcijas, skirtas modeliuoti ir projektuoti maršruto schemą nenaudojant programinės įrangos. Galite kurti savo funkcijas. Galite kurti scenarijaus scenarijus naudodami savo API, skambinti žiniatinklio tarnyboms. Priemonės – MS Reporting.

Trūkumas: Norėdami optimizuoti, turite pakeisti paprastų blokų grupę vienu scenarijaus scenarijaus bloku.

Ryžiai. 12. Verslo procesų modeliavimas Docsvision sistemoje

ELMA

Verslo procesų modeliavimas atliekamas specialioje grafikos redaktorius„ELMA Designer“ su paprasta ir intuityvia grafine sąsaja. Verslo procesų apibūdinimo žymėjimas yra BPMN 2.0, kuris yra patogus darbo grandinėms apibūdinti ir kuriame yra beveik visi reikalingi primityvai. Verslo analitikas gali kurti verslo procesus be programuotojo pagalbos. Galite sukurti valdymo modelį įmonėje ir keisti procesus kelyje, nestabdydami sistemos.

Dokumentų judėjimas įmonėje gali būti organizuojamas bet kokio sudėtingumo maršrutais. Dokumento maršrutas atspindi, per kuriuos darbuotojus šis dokumentas praeis, taip pat su juo planuojamų darbų eiliškumą ir pobūdį. Iš paletės pele nuvilkant reikiamus operacijų blokus sukuriamas grafinis proceso modelis, po kurio operacijos sujungiamos perėjimais. Prie perėjimų galite pridėti komentarų.

Ryžiai. trylika. Dokumento maršrutas, apibūdinamas kaip verslo procesas, ELMA EDMS

Optima WorkFlow

Sistema turi verslo procesų modelių dizainerį, naudojami scenarijų scenarijai.

Ryžiai. keturiolika. Verslo procesų modeliavimas Optima WorkFlow

Bloko ypatybes nustatyti paprasta. Scenarijų scenarijai kuriami naudojant savo API, savo funkcijų ir blokų kūrimas, objektų iškrovimas į mainų formatą. Įrankiai – Crystal Reports 11.0.

Galima tinkinti aplikacijos išvaizdą, nustatyti dokumentų inventorių (stulpelių matomumą ir tvarką, rūšiavimą), pranešimų nustatymus.

Modeliavimo mechanizmai nepatogūs, verslo logikos pritaikymo funkcijos minimalios, atsiranda būtinybė rašyti scenarijus dokumentų apdorojimui, nėra dizainerio gyvavimo ciklai dokumentus.

1C: 8 darbo eiga

Sistema sukuria tipinius dokumentų judėjimo maršrutus, yra maršrutų atšakų ir sąlyginių perėjimų palaikymas. Taip pat yra ataskaitos formos dizaineris.

Ryžiai. penkiolika. Verslo proceso schema 1C: 8 darbo eiga

Duomenų ir veiklos saugumas

Directum

Duomenų apsauga sistemoje vykdoma naudojant prisijungimo slaptažodį ir Windows paskyras. Galite sukurti vartotojų grupes ir vaidmenis. Yra diskretiškas ir vaidmenimis pagrįstas prieigos kontrolės modelis, taip pat galima išduoti įgaliojimus ir privilegijas. Prieigos teisių diferencijavimas atliekamas aplanko, RK, failo ir katalogo lygiu. Galite nustatyti teisių perdavimą. Naudojamas šifravimas ir EDS.

Sistemos trūkumai: nėra paskirstytos prieigos teisės prie sukonfigūruotų paieškų, nėra sukonfigūruotų paieškų žiniatinklio kliente, negalite kurti sudėtingų paieškos užklausų.

Vaizdo skydelių veikimas yra gana lėtas.

docsvision

Sistemos privalumus duomenų saugumo požiūriu galima išskirti: privalomos prieigos kontrolės prieinamumas, prieigos teisių diferencijavimas visais lygiais; teisių perdavimo nustatymas. Šifravimo ir skaitmeninio parašo naudojimas.

ELMA

Kiekvienas vartotojas iš bet kurios vietos, turinčios prieigą prie interneto, gali įvesti savo prisijungimo vardą ir slaptažodį bei prisijungti prie ELMA sistemos. Šis prisijungimas pagal numatytuosius nustatymus sukonfigūruotas visiems vartotojams, tačiau yra trys pagrindiniai prisijungimo apsaugos būdai:

1. Prisijunkite tik per patikimus įrenginius. Jei prisijungiate iš kompiuterio arba mobilusis įrenginys, kurio nėra patikimų sąraše, sistema praneš, kad prisijungti neįmanoma.
2. Žetoninis prisijungimas. Žetonas yra įrenginys, kuris yra susietas sąskaitą vartotojas ir atitiks tik jį. Be to, individualus vartotojas turi savo PIN kodą. Į žetoną vienu metu galima įrašyti kelis elektroninius raktus-konteinerius – prisijungimui prie skirtingų sistemų, o ne tik ELMA, kad vartotojui nereikėtų neštis visos raktų krūvos.
3. Įrašas sertifikatas. Mechanizmas veikia beveik taip pat. Vartotojas susieja sertifikatą su savo paskyra. Naudodami sertifikatą galite prisijungti prie sistemos tik iš konkrečios darbo vietos. Ši funkcija pasiekiama tik naršyklėse. Mozilla Firefox ir Internet Explorer.

Norint susitarti, pasirašyti dokumentą ar jo versiją, naudojamas elektroninis skaitmeninis parašas. Tuo pačiu metu joks kitas vartotojas, net ir žinodamas slaptažodį, negalės sutikti ar pasirašyti dokumento.

ELMA leidžia nustatyti prieigos teises prie įvairių sistemos objektų. Teisių valdymo esmė yra organizacinės struktūros elementų ir atskirų sistemos vartotojų vaidmuo, nustatymo procesą sudaro pareigybių, skyrių ir padalinių grafinis atvaizdavimas ir pareigų paskirstymas.

Optima WorkFlow

Duomenų apsauga vykdoma naudojant prisijungimo vardą / slaptažodį, Windows paskyrą. Sukuriamos grupės ir vartotojų vaidmenys, taip pat diskretiškas prieigos kontrolės pavyzdys. Yra galimybė išduoti įgaliojimus, atriboti prieigos teises aplanko lygiu, nustatyti santykines prieigos teises pagal organizacijos organizacinę struktūrą, naudojant EDS.

Negalite priskirti leidimų vienam failui. Trūksta failo peržiūros.

1C: 8 darbo eiga

Yra programinės įrangos priemonės dokumentų vientisumui kontroliuoti, įvairių autentifikavimo metodų palaikymas. Vartotojui suteikiamos teisės užsakymo ar dokumento įvykdymo laikui. EDS pasirašyti dokumentai siunčiami su išsaugančia informacija apie parašus. Prieigos teisės priskiriamos atsižvelgiant į vartotojo padėtį, jo vaidmenį, dalyvavimo verslo procesuose laipsnį, grifą arba individualiai. Teisės nustatytos aplankams ir dokumentų tipams, taip pat taikomos pridedamiems failams, jose gali būti skaitymo ar rašymo apribojimų. Prieiga prie ataskaitų taip pat ribojama – darbuotojas turi prieigą tik prie savo ataskaitų, vadovui – savo skyriaus ataskaitų.

Prieigos teisės prie dokumento dalių (registracijos formos laukelių, pridedamų failų) nediferencijuojamos. Nėra duomenų atsarginių kopijų kūrimo ir atkūrimo įrankių sistemos.

Išvada

Įmonės, besirenkančios EDMS, susiduria su ta pačia problema – joms tenka ilgalaikis įsigytos sistemos ir organizacijos esamų veiklos procesų integravimas. Norint optimizuoti visos įmonės darbą, svarbu integruoti dokumentų valdymo procesus į pagrindinius galutinius procesus ir kuo anksčiau toks derinys įvyks, tuo geriau. Tačiau šis daug laiko atimantis renginys reikalauja laiko, patirties ir nuolatinio visų darbuotojų, kurių darbas susijęs su dokumentais, bendravimo. Vienaip ar kitaip sistemos, naudodamos savo funkcijas, leidžia pagreitinti šį procesą. Susumavus ir įvertinus rezultatus, ELMA ECM+, 1C: Document Management 8 ir Directum labiausiai atitinka pagrindinius reikalavimus.

Ne paslaptis, kad sėkmingas bet kurio verslo vykdymas pirmiausia priklauso nuo to, kaip veikia dokumentacijos supaprastinimo mechanizmas. Juk darbas su popierizmu, nors ir neteikia malonumo, yra svarbi įmonės valdymo grandis.

Be to, dokumentai turėtų būti tvarkomi laiku, kitaip jie pradės kauptis ir bus prarasti. Siekiant išvengti galimų nuostolių, buvo įdiegta elektroninė dokumentų valdymo sistema.

Šiame straipsnyje paaiškinsime: kas yra EDMS? Kokie jo tipai, privalumai ir trūkumai?

Tobulėjant internetui, storų aplankų ir apdulkėjusių archyvų laikas jau praeityje. Dabar darbo su dokumentais procesas yra visiškai automatizuotas. Reikalingus popierius galima rasti vienu paspaudimu, o archyvavimas vyksta visiškai be žmogaus įsikišimo. EDMS atveria tokias galimybes įmonėms.

Elektroninė dokumentų valdymo sistema (EDMS) – tai speciali programinė įranga, per kurią dokumentai tvarkomi elektroniniu būdu. Kitaip tariant, EDMS dėka galima perkelti dokumentus tarp darbuotojų, išduoti individualias užduotis, archyvuoti ir kt.

Žinoma, daugelis organizacijų gali kurti elektroninius dokumentus, juos saugoti ir perkelti. Tačiau tik elektroniniu formatu neturės teisinės galios. Kad elektroninis popierius priaugtų svorio, svarbu, kad jį pasirašytų abi pusės. Tokiu atveju dokumentai turi būti užantspauduoti specialiu elektroniniu parašu.

Todėl SED galima suskirstyti į du tipus:

1. Dokumentų srautas įmonės viduje tarp darbuotojų;
2. Dokumentų srautas tarp įvairios įmonės ir organizacijos specialiais komunikacijos kanalais.

Norint naudoti EDMS organizacijoje, reikalinga speciali programinė įranga. Paprastai tokia programa vadinama EDI platforma. Be to, norint sklandžiai veikti tokia programinė įranga, jums reikės pasirenkama įranga. Pavyzdžiui, serveriai, tinklo kanalai ir pan.

Elektroninių dokumentų valdymo operatorius bus reikalingas, jei reikės dirbti su popieriais tarp dviejų skirtingų įmonių. Toks operatorius bus geras pagalbininkas. Juk moka pristatyti žinutes, tikrina dokumentų siuntimo formatą, reikalauja ir kontroliuoja elektroninio parašo tvirtinimą, pats saugo ir archyvuoja popierius ir kt.

Taigi, EDMS yra viso verslo „kraujotakos sistema“. Tai sutaupo daug laiko ir, žinoma, teigiamai veikia visos organizacijos darbą. Bet ar toks informacijos apdorojimas visada turi naudos? O ar EDMS gali pakenkti verslui? Norėdami atsakyti į šiuos klausimus, turite apsvarstyti teigiamus ir neigiamus elektroninių dokumentų valdymo aspektus.

EDI privalumai ir trūkumai

Kaip ir bet kuris kitas procesas, EDI turi ir privalumų, ir trūkumų. Pagrindiniai parametrai pateikti žemiau esančioje lentelėje.

Privalumai

trūkumai

Užsakymas . Sistema automatiškai priklijuoja dokumentus prie numerių, o tai pašalina visokias klaidas Stebėjimas . Bet kuriuo metu galite sužinoti, kas dirba su dokumentu Konservavimas. Darbuotojas negalės pamesti ar sugadinti elektroninio dokumento Atsigavimas . Ištrintą dokumentą galima bet kada atkurti Laikinų išteklių išsaugojimas. Elektroninę dokumento formą per kelias sekundes pasiekia kiekvienas darbuotojas, nepriklausomai nuo jo buvimo vietos. Patogu dirbti. Jei reikia, darbuotojas gali pakeisti pirminę dokumento versiją. EDO leidžia atkurti kiekvieną iš jų. Be to, galite sekti tų specialistų, kurie dirbo prie popieriaus, vardus ir pavardes. Prieinamumas . EDI sistema veikia visą parą. Be to, prisijungęs prie jo internetu, darbuotojas gali bet kada dirbti su dokumentais, net būdamas ligoninėje ar atostogaudamas. Planavimas. Sistema leidžia specialistui planuoti darbo eigą su popieriais. Galite nustatyti datą, vykdymo laiką, taip pat užsakymą. Ir pati programa tinkamu laiku informuos darbuotoją apie būtinybę užbaigti savo darbą. Patogi paieška. Programa sukurta taip, kad ją būtų galima rasti reikalingas dokumentas ne tik pagal pavadinimą, bet ir pagal raktinį žodį. Popieriaus taupymas. Nereikia spausdinti dokumentacijos, rišti į aplankus ir inventorizuoti. Visa informacija yra saugoma elektroniniu būdu ir bet kuriuo metu norimą dokumentą galima spausdinti ant popieriaus.

Pinigų išlaidos. EDI sukūrimas pareikalaus tam tikrų finansinių išlaidų. Pinigai reikalingi programinei ir techninei įrangai. Išlaidų dydis priklausys nuo prijungtų darbuotojų skaičiaus. Vidutiniškai ši suma bus apie 100 000 rublių (*). Nedelsdami naudokite SED – jis neveiks. Įsigijus programą, jos įdiegimas, įdiegimas ir derinimas užima daug laiko ir specialių įgūdžių. Treniruotės. Norint tinkamai naudotis EDMS, visi dalyvaujantys darbuotojai turi būti specialiai apmokyti. Saugumas. Dėl informacijos saugumo įmonių vadovai saugumui turi skirti ypatingą dėmesį. Būtent, išduoti elektroninį parašą, nustatyti, kas iš darbuotojų ir kokią prieigą prie popierių turės, taip pat reikės apsaugoti programą nuo prasiskverbimo iš išorės. Reikalingas administratorius. Organizacijos darbuotojai turi turėti asmenį, kuris gebėtų išspręsti einamąsias darbo EDMS užduotis. Būtent, derinti serverį, padėti vartotojams, stebėti sistemos funkcionavimą. Reikalinga nuolatinė atsarginė kopija. Norėdami išsaugoti informaciją, vartotojai privalo visam laikui išsaugoti dokumentus. Kai kuriais atvejais reikalingas elektroninis ir popierinis dokumentas. Jei, pavyzdžiui, partneris neįdiegęs EDMS, tai dirbant su juo dokumentacija turi būti tiek elektronine, tiek popierine forma.

Tikroji elektroninių dokumentų valdymo kaina mažoms įmonėms

(*) Jeigu įmonė nedidelė, o įmonės savininkas (arba pats individualus verslininkas) dokumentus ketina pasirašyti asmeniškai, tai išlaidos bus minimalios. Jie susideda iš elektroninio skaitmeninio parašo įsigijimo - 1500 rublių ir prieigos prie elektroninių dokumentų valdymo paslaugos - nuo 100 rublių.

Mažiems kiekiams mūsų redaktoriai rekomenduoja paslaugą Kontur.Diadoc. Jei pasirinksite tarifą Universalus“, tada išlaidos bus tik 9 rubliai už vieną išsiųstą dokumentą. Palyginti su originalių dokumentų siuntimu paštu, vieno registruoto laiško siuntimas regione kainuos mažiausiai 50 rublių. Skirtumas akivaizdus:

Sistema visiems naujiems vartotojams suteikia 50 sveikinimo premijų elektroninių dokumentų pervedimų.

Kaip matyti iš lentelės, nepaisant teigiamų aspektų, EDMS taip pat turi neigiami taškai. Iš esmės jas lemia materialinės išlaidos, kurios, kaip paaiškėjo, gali būti nemažos.

Įmonė patirs nemažų išlaidų ne tik diegdama programinę įrangą ir įsigydama reikiamą įrangą, bet ir privalės samdyti darbuotoją, be kurio specialių įgūdžių elektroninė dokumentų valdymo sistema tiesiog neveiks. Tokiam darbuotojui taip pat reikia mokėti atlyginimą. Ir tai yra dar viena išlaidų dalis.

Tačiau nepamirškite, kad įdėtos pastangos ateityje atsipirks, o įmonės, dirbančios su EDMS, turės tik naudos. Juk jie sutaupys ne tik informacijos apdorojimo laiką, bet ir gerokai sumažins paslaugų, pavyzdžiui, archyvaro, apmokėjimą. Be viso kito, elektroniniam archyvui nereikia papildomų patalpų, papildomų kanceliarinių prekių ir kitų taškų.

Kas yra elektroninė dokumentų valdymo sistema?

Paprastai tai yra elektroninė dokumentų valdymo sistema (EDM), kurioje galite generuoti, siųsti, gauti ir pasirašyti elektroninius dokumentus. Jie prilygsta popieriui su ranka rašytu parašu. Norint vykdyti elektroninių dokumentų valdymą, reikalingas elektroninio parašo sertifikatas.

Sąsaja paprastai susideda iš 2–3 skirtukų, įskaitant rangovus (jūsų partnerius ir klientus, dalyvaujančius EDI) ir pagrindinį skirtuką – Dokumentai. Šio skirtuko skiltyse Įeinantys ir Išeinantys bus pateikti jūsų išsiųsti ir gauti dokumentai.

EDI tipai

Neabejotina, kad diegdamos elektroninį dokumentų valdymą organizacijos didelį dėmesį skiria efektyvumui. Sunku pasakyti, koks EDI tipas konkrečiai organizacijai bus efektyviausias. Viskas priklauso nuo įmonės krypties ir jos verslo procesų.

Tačiau yra bendra EDI kvalifikacija funkcionalumo, valdymo technologijos, sudedamųjų dalių ir kt. Šiuo atžvilgiu galima išskirti pagrindinius SED tipus:

• Biuro sistema. Šis tipas skirtas įmonės biuro darbams atlikti. Be to, darbai atliekami pagal visas priimtas taisykles su vertikalia kontrole, t.y. nuo viršininko iki pavaldinio;
• Elektroniniai archyvai. Pagrindinis tokios sistemos tikslas – dokumentų saugojimo darbų organizavimas. Be kita ko, programa leidžia vartotojui lengvai rasti reikiamą popierių. Tačiau dokumentacijos perkėlimas tokioje sistemoje būtų neįmanomas;
• Darbo eigos sistemos. Šio tipo sistemos yra plačiai paplitusios tarp vartotojų dėl to, kad jos pagrindinė užduotis yra verslo procesų organizavimas ir automatizavimas. Su tokia programine įranga lengva užsiimti verslu, o darbo eiga yra tik pasiteisinimas dėl darbo momentų;
• ECM sistemos. Programinė įranga leidžia vartotojui įnešti naujovių į organizacijos valdymo sistemą. Sudėtingų sistemų pagalba galima valdyti: dokumentus, parašus, darbo eigas, darbuotojų žinias ir pan. Šis EDI tipas bus daug brangesnis, nes vartotojui siūlo pažangias funkcijas.

Verta paminėti, kad kiekvienas EDMS tipas tampa didesnis nei ankstesnis ir suteikia daugiau galimybių vartotojams. Tačiau norint įvertinti visus elektroninio dokumentų valdymo privalumus, reikia teisingai pasirinkti.

Kaip išsirinkti tinkamą SED

Kaip jau minėta, EDMS pasirinkimas yra sudėtingas procesas, kuriam reikia ypatingo dėmesio. Be kita ko, įmonės valdymas turi atsižvelgti į daugybę lemiamų veiksnių, tokių kaip įmonės kryptis, darbuotojai ir kt.

Pavyzdžiui, už komercinė organizacija bus teisinga diegti EDMS tiek tarp darbuotojų, tiek tarp partnerių. Tik tokiu būdu įmonė galės gauti reikiamos ekonominės naudos.

Dėl viešoji įstaiga geriau orientuotis į jo darbo specifiką, daugiau dėmesio skirti elektroninių archyvų kūrimui. Taip pat reikalaujama apmokyti darbuotojus dirbti su jais.

Renkantis vieną ar kitą EDMS, svarbu atsižvelgti į tai, ar sistema atitinka nurodytus reikalavimus. Jie apima:

• Funkcionalumo pilnumas;
• Naudojimosi patogumas;
• Kokiu greičiu ši sistema bus įtraukta į darbo eigą;
• Nustatymų buvimas ir jie turi būti lankstūs;
• Ar sistema turi galimybę išplėsti funkcionalumą;
• Ar galima EDMS pritaikyti prie esamos įmonės programinės įrangos;
• Lengvas prisitaikymas;
• Prieinamumas Techninė pagalba. Svarbu, kad tokia pagalba būtų aukšto lygio;
• Gamintojo reputacija ir kt.

Atsižvelgdamas į tai, vartotojas turėtų laikytis šių veiksmų:

1. Ištirkite funkcionalumą. Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas skyriui „Galimybės“. Svarbu, kad gamintojas konkrečiai nurodytų programos atliekamų užduočių sąrašą. Jei nėra specifikos, verta tokios EDMS sistemos atsisakyti;
2. Teminių pristatymų prieinamumas. Svarbu, kad programoje būtų demonstracinė medžiaga, taip paaiškinant vartotojui, kaip naudotis funkcija;
3. Studijuoti ekrano kopijas. Taigi vadovas galės įsitikinti, ar funkcionalumas tikrai paprastas, ar atitinka nurodytus reikalavimus;
4. Būtinai perskaitykite tikrų vartotojų atsiliepimus. Geriausias pasirinkimas yra žiūrėti vaizdo įrašus „YouTube“;
5. Daugelis gamintojų siūlo vadovams nemokamas bandomąsias versijas. Taigi vartotojas galės suprasti, ar pasirinkta prekė tinka, ar ne;
6. Kalbant apie prekių savikainą, akivaizdu, kad ši prekė pirkėjo gali nesujaudinti. Sunku nustatyti, kokia turėtų būti tikroji EDMS kaina, tačiau verta patyrinėti, ką sudaro tas ar kitas skaičius. Todėl detalus kainoraščio tyrimas padės pirkėjui išvengti netikėtų išlaidų ir išlaidų.

Verta prisiminti, kad tik specialistas padės padaryti teisingą pasirinkimą. Todėl EDMS parinkimas ir įdiegimas turėtų būti atliekamas tik atidžiai stebint asmeniui, turinčiam specialių įgūdžių.

Dėl didelių sąnaudų ne visos mūsų šalies organizacijos dirba su EDMS. Šiuo metu tik didelės įmonės tvarko dokumentus elektronine forma. Tačiau viskas keičiasi ir tikėtina, kad artimiausiu metu poreikis dirbti su EDMS pagalba bus įvertintas ir daugelis firmų galės sau leisti e-verslas. Taigi, jie taps efektyviausi ir sėkmingiausi!