Kaip organizuoti sutartinės veiklos valdymą finansinėje tarnyboje. Sutarčių valdymas: kaip padidinti sutartinių santykių kontrolę ir planavimą? Universiteto planuojamo finansų valdymo nuostatai

Tinkamai parengta ir tinkamai įvykdyta sutartis leidžia įmonei iki minimumo sumažinti įvairias rizikas, susijusias su nepageidaujamų finansinių pasekmių atsiradimu baudų ir netesybų forma, priskaičiuojamomis pagal civilinius ir mokesčių įstatymus. Todėl finansų direktorius turėtų atsiminti, kad rangos darbuose nėra smulkmenų, ir atkreipti dėmesį ne tik į sutarčių nuostatas, bet ir į tai, kaip įmonėje organizuojamas ir vykdomas sutartinis procesas.

Beveik bet kuri organizacijos sudaryta sutartis vyksta keliais etapais – parengimas, sudarymas, patvirtinimas, pasirašymas, einamoji stebėsena ir uždarymas. Nesutarus, pridedamas dar vienas etapas – ikiteisminis ginčo sprendimas. Apsvarstykite kiekvieno iš šių sutarties sudarymo proceso etapų turinį finansinių paslaugų darbuotojų dalyvavimo jame požiūriu.

Pasirengimas sutarties sudarymui

Šiame sutartinio darbo etape sukuriama vidinė įmonės reguliavimo bazė ir standartinės verslo sutarčių formos, kurias organizacija naudoja vėliau. Pažvelkime atidžiau į pagrindinius šio etapo komponentus.

Sutartinių nuostatų kūrimas ir tvirtinimas

Toks reglamentavimas būtinas norint aiškiai įforminti sutartinio proceso dalyvių santykius, jų pareigas, konkrečių veiksmų įgyvendinimo terminus ir atsakomybę. Šiame dokumente gali būti, pavyzdžiui, skyriai „Sutarties projekto rengimas“, „Sutarties projekto susitarimas“, „Pasirašymo tvarka“, „Sutarties vykdymo palaikymas ir kontrolė“.

Sutartinių reglamentų rengimo iniciatoriumi gali būti tiek organizacijos, tiek bet kurio sutarčių sudarymo procese dalyvaujančio struktūrinio padalinio vadovas.

Asmeninė patirtis
Vladimiras Altergotas,

Sutarties procese dalyvaujančių padalinių veiksmų nesutapimas dažnai lemia tai, kad sutarties sąlygos prieštarauja įstatymams (kas, deja, paaiškėja tik teisme), arba sandoris iš esmės tampa nuostolingas. apmokestinimo požiūriu (kuris atskleidžiamas tik mokestinio patikrinimo metu). Norint gauti įmonės interesus atitinkančią „produkcijos“ sutartį, taip pat maksimaliai apsidrausti nuo įvairių rizikų, tarp jų ir mokestinių, rengiamas sutarčių priėmimo ir tvirtinimo reglamentas.

Standartinių sutarčių formų kūrimas

Atliekant šį darbą, patikslinamos esminės sutarčių sąlygos ir kitos nuostatos, galinčios turėti įtakos finansinės rizikos lygiui.

Esminių sąlygų buvimas. Sutartyje turi būti nurodytos visos esminės sąlygos (būtinos tokio tipo sutartims), numatytos galiojančiuose teisės aktuose. Taigi esminė prekių pirkimo sutarties sąlyga yra tiekiamų prekių kiekio ir asortimento nurodymas; pastato (patalpų) nuomos sutartis - sąlyga, kad ji būtų perduota iš nuomotojo nuomininkui tik pagal priėmimo aktą ar kitą panašų ūkinės esmės dokumentą (Rusijos Federacijos civilinio kodekso 655 straipsnis). Priešingu atveju šie objektai laikomi neperduotais, todėl nuomininkas neturės pagrindo imti nuomos mokestį už naudojimąsi objektu ir įtraukti jį į einamąsias išlaidas.

• 10 pavojingų prekių tiekimo sutarties sąlygų

Susitarimas, jeigu tarp šalių buvo pasiektas susitarimas dėl visų esminių jo sąlygų.

Standartinės sutarties sąlygos. Tipinės yra mokėjimo sąlygos (avansas, išankstinis apmokėjimas, atidėtas mokėjimas, prekių kreditas ir kt.), jo forma (pinigai, vertybiniai popieriai, kitas turtas), nuosavybės teisės perdavimo momentas (pavyzdžiui, momentas). valstybinė registracija, mokėjimai ir pan.). Atkreiptinas dėmesys, kad standartinės sąlygos turėtų būti pagrįstos pagrindiniais įmonės finansiniuose planuose nustatytais parametrais ir padėti išlaikyti tinkamą likvidumo lygį. Pavyzdžiui, organizacija gali parengti ir patvirtinti limitus, susijusius su avansiniu gautų produktų apmokėjimu, optimalia mokėtinų ir gautinų sumų suma, atidėto mokėjimo laikotarpiu ir pan. Galimi nukrypimai nuo šių parametrų konkrečioje sutartyje turi būti pagrįsti ir patvirtinti. pagal vadovybę.

Sutarčių, sudarytų su konkrečiais rangovais, projektų rengimas

Finansų tarnyba dažniausiai inicijuoja paskolos sutarčių, vertybinių popierių pardavimo sutarčių, sutarčių dėl privalomo ar savanoriško audito sudarymą.

Įmonės darbuotojai, naudodami patvirtintas tipines sutarčių formas, jas pritaiko prie konkrečių susitarimų su sandorio šalimi. Atkreipkime dėmesį į keletą svarbių dalykų, į kuriuos būtina atsižvelgti rengiant kai kurias sutartis.

Sutarties formos laikymasis. Pagal str. Remiantis Rusijos Federacijos civilinio kodekso 422 straipsniu, sutartis turi atitikti jos sudarymo metu galiojančių įstatymų ar kitų teisės aktų jai nustatytas taisykles. Tai taip pat taikoma sutarties formai. Iš esmės Rusijos Federacijos civilinis kodeksas leidžia sudaryti sutartį bet kokia forma, priimta atliekant sandorius, jei konkrečioms sutartims nenurodyta kitaip. Pavyzdžiui, pagal str. Remiantis Rusijos Federacijos civilinio kodekso 651 straipsniu, nekilnojamojo turto nuomos sutartis sudaroma rašymas surašant vieną šalių pasirašytą dokumentą1. Rašytinės formos nesilaikymas šiuo atveju reiškia sutarties negaliojimą. Be to, nekilnojamojo turto nuomos sutartis, kurios terminas yra ne trumpesnis kaip vieneri metai, turi būti registruota valstybiškai ir laikoma sudaryta nuo tokios registracijos momento.

Kainų struktūra. Kai kuriais atvejais, pavyzdžiui, atliekant remontą, montavimą, statybos darbai, prie sutarties patartina pridėti detalų jo kainos formavimosi suskirstymą. Tai dažnai padeda išvengti nesąžiningos veiklos, susijusios su nenustatyto darbo kiekio ar išpūstų išlaidų įgyvendinimu.

Sutarties kainos iššifravimas ypač aktualus statybos organizacijos kurie įformina santykius su rangovais sudarant statybos rangos sutartis. Prie tokių sutarčių turi būti pridedama statybos darbų sąmata, kadangi pagal 2008 m. Rusijos Federacijos civilinio kodekso 2 dalies 743 str., būtent sąmata nustato darbo kainą. Kartu turi būti iš anksto nustatytas nurodytos sąmatos formatas ir sutarties dalyko detalumo laipsnis.

Pirminių dokumentų sąrašas. Pirminių dokumentų, patvirtinančių verslo sandorių faktus pagal sudarytą sutartį, sąrašas turėtų būti įrašytas tiesiogiai jos tekste. Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas tam, kad sandorio šalys laiku įformintų ir pateiktų pirminius dokumentus (aktus, važtaraščius, sąskaitas faktūras ir kt.) 2 . Praktika rodo, kad atitinkamo skirsnio nebuvimas sutartyje žymiai padidina nepageidaujamų mokestinių pasekmių riziką atliekant organizacijos veiklos mokestinį patikrinimą (žr. langelį).

Primename, kad pagal str. 9 federalinis įstatymas 1996 m. lapkričio 21 d. Nr. 129-FZ „Dėl apskaitos“ visi verslo sandorių išduodami patvirtinamaisiais dokumentais, į kuriuos galima atsižvelgti tik tuo atveju, jei jie atitinka suvienodintas pirminės apskaitos dokumentacijos formas, įtrauktas į specialius albumus. Arba, jei tokių formų nėra, įtraukite viską būtina pirminių dokumentų duomenys.

Tinkamai įformintų pirminių dokumentų nebuvimas gali lemti tai, kad organizacijos patirtos išlaidos bus pripažintos nepagrįstomis dokumentais (atitinkamai jos nebus priimamos kaip pelno mokesčio sumažinimas). Be to, mokesčių administratorius turės galimybę apkaltinti organizaciją šiurkščiu pajamų, išlaidų ir apmokestinimo objektų apskaitos taisyklių pažeidimu (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 120 straipsnis), dėl kurio bus taikomos sankcijos: už vieną pažeidimą - 5 tūkstančių rublių bauda, ​​už pakartotinį (padarymą daugiau nei vieną mokestinį laikotarpį) - 15 tūkstančių rublių. Jei dėl pirminių dokumentų trūkumo mokesčių bazė buvo neįvertinta, bauda bus 10% nuo nesumokėto mokesčio sumos, bet ne mažesnė kaip 15 tūkstančių rublių.

Tipinės klaidos rengiant pirminius dokumentus

1. Netinkamas darbų pagal statybos rangos sutartį atlikimas. Praktikoje gana dažnai baigtų statybos darbų registracija atliekama naudojant savavališkos formos dokumentus, o tai yra nepriimtina. Rangovo atliktų darbų pagal statybos rangos sutartį priėmimas turi būti įforminamas atliktų darbų priėmimo aktu (forma KS-2) ir pažyma apie jų kainą (forma KS-3). Abi formos patvirtintos 1999 m. lapkričio 11 d. Rusijos valstybinio statistikos komiteto dekretu Nr. 100 ir yra privalomos naudoti.

2. Akto nebuvimas išnuomojant turtą. Civiliniai teisės aktai nenustato nuomotojo pareigos raštu patvirtinti faktą, kad paslaugos nuomininkui buvo suteiktos pagal nuomos sutartį. Iš tiesų, pagal str. 743 Rusijos Federacijos civilinio kodekso, rangovas įsipareigoja suteikti, o užsakovas - sumokėti už jam suteiktas paslaugas. Tai yra, šalys neturi jokių teisių ir pareigų, susijusių su paslaugų teikimu ir priėmimu. Tai paaiškinama tuo, kad paslaugą kaip civilinių teisinių santykių objektą užsakovas vartoja rangovui ją teikdamas, ir šis faktas nereikalauja papildomo rašytinio patvirtinimo.

Tuo pačiu apskaitos ir mokesčių apskaitos tikslais visos ūkinės operacijos turi būti patvirtintos pirminiais apskaitos dokumentais. Kadangi nuomos sutartis tokiems dokumentams netaikoma, rekomenduojama numatyti, kad šalys kas mėnesį pasirašytų paslaugų suteikimo aktą, kuriame būtų visi būtini pirminiam dokumentui būdingi rekvizitai (Įstatymo 9 str. 2 p. 1996 m. lapkričio 21 d. Nr. 129-FZ).

3. Trūksta išsamios informacijos apie sutarties objektą pirminiame dokumente. Tokia situacija dažniausiai susidaro sudarant konsultavimo paslaugų teikimo sutartis. Sudarant tokias sutartis rekomenduojama įpareigoti rangovą pateikti išsamų klausimų, į kuriuos buvo parengti atsakymai ir paaiškinimai, sąrašą. Priešingu atveju gali būti, kad mokesčių administratorius atsisakys priimti konsultavimo paslaugų teikimo išlaidas, siekdamas sumažinti pelno mokesčio bazę.

Faktas yra tas, kad paslaugos teikimo (konsultavimo) būdas neatleidžia organizacijos nuo pareigos dokumentuoti jos gavimo faktą. Vien sutarties dalyko pavadinimas – konsultavimo paslaugos – nėra neginčijamas išlaidų pagrįstumo įrodymas (žr., pvz. Tolimųjų Rytų apygardos federalinės antimonopolinės tarnybos 2006 m. birželio 14 d. dekretas Nr. Ф03-А51 / 06-2 / 1410). Tas pats pasakytina apie rinkodaros, teisines ir kitas paslaugas.

Sutarčių sudarymas

Šiame etape deramasi ir pasirašoma sutartis, kitaip tariant, dalyvaujančių šalių ketinimams suteikiama teisinė galia.

Per suderinimo organizacijos struktūrinių padalinių sutartyse, finansų skyriaus darbuotojai tikrina, ar sutartyje nėra nuostatų, dėl kurių įmonė gali patirti finansinių nuostolių (pavyzdžiui, ar numatytos sankcijos už pavėluotą skolos grąžinimą už prekinę paskolą), kontroliuoja, kaip laikomasi įsipareigojimų. sutarties sąlygos su patvirtintu ataskaitinio laikotarpio biudžetu (preliminari biudžeto kontrolė), taip pat organizacijoje priimtos standartinės sąlygos.

Asmeninė patirtis
Olga Volkova,

Mūsų įmonėje sutarčių sudarymo procese dalyvauja keli padaliniai. Pirma, tarnyba, kuri inicijuoja sutartį (Pirkimai, Pardavimas, Finansai) ir parengia jos projektus, dažnai kartu su Teisės skyriumi. Teisės skyrius tikrina, ar sutartis atitinka galiojančius įstatymus, audito skyrius – mokestinių pasekmių, vengimo požiūriu mokesčių rizika(pavyzdžiui, atlyginimo pardavėjui formavimo sąlygos dirbant su tinklais ar rinkodaros kampanijų vykdymo schemomis).

Vyriausiasis buhalteris susipažįsta su sutartimi ir nustato, kokia ataskaita apie ją turi būti rengiama, kokia pirminiai dokumentai pateikti, o tai turės atsispindėti akte. Aš, kaip finansų direktorius, kontroliuoju šį procesą, tikrinu ekonominį komponentą. Konkrečiai, kiekvienai sutarčiai biudžeto sudarymo ir analizės skyrius parengia pažymą, koks planuojamas pelnas, darbų organizavimo išlaidų dydis, pelningumas ir kt. Tvirtina sutartį. generalinis direktorius.

Visos pastabos dėl sutarties būtinai atsispindi patvirtinimo lape, kuris pridedamas prie atitinkamos sutarties. Šiame lape taip pat pageidautina nurodyti biudžeto klasifikatoriaus kodą (biudžeto punktą, kurio pajamų ar išlaidų dalį, jei sutartis bus sudaryta, paveiks), o tai žymiai supaprastins sutarties biudžeto kontrolę.

Asmeninė patirtis
Vladimiras Isajevas,

Mūsų įmonė visoms be išimties sutartims naudoja patvirtinimo lapus (checklist), į kuriuos konkretaus skyriaus darbuotojai įdeda vizas, jei nėra pastabų sutarčiai, arba trumpai įrašo komentarus, patikslinimus, jei tokių yra (žr. 1 lentelę); ten taip pat daromi ženklai, kad komentarai buvo pašalinti. Patvirtinimo lapas atspausdintas kitoje sutarties pusėje.

Ypač didelėms ar techniškai sudėtingoms sutartims surašomi nesutarimų protokolai (žr. 2 lentelę). Juose pateikiamos pastabos, teisinių, finansinių, techninių ir kitų paslaugų specialistų pageidavimai, galimos sutarties nuostatų formuluotės. Toks dokumentas visų pirma naudingas mūsų pačių darbuotojams, kurie turės derėtis su sandorio šalimi. Remdamasis nesutarimų protokolu, darbuotojas pagrįstai, su nuorodomis į įstatymo normas ar techninius standartus gali išdėstyti įmonės poziciją.

Šalims pasirašius sutartį, jos sudarymo procesas užbaigiamas. Tinkamai įformintas ir pasirašytas dokumentas perduodamas saugoti buhalterijai ar kitam struktūriniam padaliniui.

Dabartinė sudarytų sutarčių stebėsena

Šio etapo tikslas – visapusiška sudarytos sutarties sąlygų vykdymo kontrolė, kuri visų pirma reiškia esamo sutarties sąlygų vykdymo kontrolę, biudžeto kontrolę, sutarčių tekstų pataisymus ar papildymus. Pirma, šalių laikymasis sutarties nuostatų, susijusių su lėšų ir turto judėjimu, taip pat sąlygų, kurios nėra tiesiogiai susijusios su sutarties dalyku, tačiau įpareigoja šalis atlikti tam tikrus veiksmus, įvykdymas, yra 2012 m. stebimas. Pavyzdžiui, statybos rangos dalykas yra rangovo sutartos statybos darbų apimties atlikimas ir rezultatų perdavimas užsakovui. Tuo pačiu užsakovas privalo perduoti statybvietę rangovui ir projekto dokumentacija atlikti darbus. Šie veiksmai įforminami atitinkamais priėmimo ir perdavimo aktais. Jeigu nebus šalių pasirašytų dokumentų, tai ateityje užsakovui nebus lengva teisme įrodyti rangovo kaltę dėl nesavalaikio darbų atlikimo.

1 lentelė Patvirtinimo lapas, naudojamas Pharmster LLC

2 lentelė Pharmster LLC naudojamas nesutarimų protokolas

Ginčo protokolas Sutarties Nr. ________ "___" ______ 200_ m. Kitos pastabos, papildymai, komentarai:_______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
	№	Sutarties sąlyga	Siūloma peržiūra	Pastaba
Sudarė: (vardas, pavardė, pareigos) Parašas data

Antra, tikrinama, ar vykdomos ūkinės operacijos atitinka tai, kas numatyta sutartyje, bei patvirtinti biudžeto rodikliai, optimali gautinų ir mokėtinų sumų suma ir kt.

Asmeninė patirtis
Olga Volkova, UAB finansų direktorius Prekybos namai„Tarprespublikinė vyninė“

Realaus sutarčių vykdymo eigą pirmiausia stebi buhalterija. Kartu tikrinama, kaip laiku buvo sumokėta, ar reikia skaičiuoti netesybas, ar gauti pirminiai dokumentai. Sutartį taip pat stebi Biudžeto sudarymo ir analizės skyrius, kuris kas mėnesį parengia analitinę ataskaitą apie faktiškai pasiektus rodiklius. Esant neatitikimams su planuojamais rodikliais, už sutartį atsakingas vadovas parengia aiškinamąjį raštą.

Praktikoje pasitaiko situacijų, kai sutarties vykdymas ankstesnėmis sąlygomis yra neįmanomas. Pavyzdžiui, pasikeitus projektinei dokumentacijai, atsiranda būtinybė atlikti daugiau nei sutarta anksčiau sutarta statybos darbų apimtis. Tokiais atvejais būtina skubiai pradėti sutarčių pakeitimų ir papildymų procesą, kad sutarties sąlygos atitiktų faktines aplinkybes.

Užbaigtų sutarčių uždarymas

Paskutiniame sutarties sudarymo etape vertinamas tiek pačios įmonės, tiek jos sandorio šalių sutartinių įsipareigojimų įvykdymo išsamumas ir savalaikiškumas, kad prireikus būtų galima skirti netesybas už netinkamą sutarties sąlygų įvykdymą.

Asmeninė patirtis
Vladimiras Isajevas, Pharmster LLC (Maskva) komercijos ir sutarčių skyriaus vadovas

Sutarties sudarymo etape, be prekių pristatymo sąskaitos faktūros ar paslaugų priėmimo akto pasirašymo, turėtumėte atkreipti dėmesį į keletą punktų. Pirma, dėl leidimų prieinamumo: atitikties GOST-R sertifikatai, sanitarinės ir epidemiologinės išvados, Sveikatos ir socialinės plėtros ministerijos registracijos pažymėjimai, prietaisų, įrangos techniniai pasai ir kt. Tai ypač svarbu, jei įmonė užsiima gaminiams, kuriems taikomas lengvatinis PVM tarifas (0 arba 10 proc.), nes siekiant pagrįsti tarifo taikymą mokesčių inspekcija reikės šių dokumentų.

Leidimai turi būti pateikti, kai to reikalauja įstatymai, nepaisant taikomo mokesčio tarifo. Jeigu reikalingi dokumentai negaunamos iš tiekėjų, o prekės perkamos, pavyzdžiui, perparduoti, tuomet klientas turi teisę įpareigoti įmonę savo lėšomis išduoti reikiamus dokumentus. Tai pareikalaus tiek laiko, tiek finansinių išlaidų.

Kitas svarbus punktas- prekių sąrašų, pateiktų sąskaitose faktūrose ir specifikacijose, atitikties sutarčiai tikrinimas. Iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti, kad tai įprasta procedūra. Tačiau tą pačią prekę galima pavadinti skirtingai, kas gana dažnai nutinka atliekant atsargų išvežimą, o buhalterija turės problemų dėl tokių prekių siuntimo. Galiausiai, sudarant sutartį, reikia reikalauti, kad sandėlio darbuotojai priimtų prekes ne tik pagal sąskaitas, bet ir pagal sutarties sąlygas. Pavyzdžiui, pagal Techniniai reikalavimai prekės turi būti pristatomos sandarioje pakuotėje arba medinėse dėžėse ir pan. Galbūt tai nėra tiesiogiai susiję su finansine paslauga, bet reikia tai stebėti, nes tokių sąlygų pažeidimas sugadins prekes ir padarys nuostolius įmonei.

Sankcijos paprastai įtraukiamos mokėjimų derinimo aktas, kurią kiekvienai sutarčiai paprastai parengia sutarties šalių apskaitos skyriai. Finansinės tarnybos darbuotojai turėtų griežtai reikalauti tokio veiksmo įvykdymo, nes jo buvimas padės anksti išspręsti šalių piniginius reikalavimus.

Pavyzdžiui, praktikoje dažnai kyla nesutarimų dėl palūkanų, priskaičiuotų už apmokėtą lėšų panaudojimą pagal paskolos sutartį, sumos. Taip gali nutikti dėl šalių pozicijų nenuoseklumo, ypač dėl apibrėžimo:
- skolos grąžinimo tvarka. Paskolos gavėjas mano, kad pirmiausia grąžinama visa arba dalis pagrindinė skolos suma. Paskolos davėjas pagrįstai mano, kad jei sutartyje nenumatyta kitaip, pirmiausia sumokamos sutartyje nustatytos palūkanos už naudojimąsi paskola, o po to pagrindinė skolos suma (Rusijos Federacijos civilinio kodekso 319 str. );
- paskolos įsipareigojimo faktinio grąžinimo momentas. Tokia diena Kredito gavėjas laiko lėšų nurašymo iš jo einamosios sąskaitos datą. Paskolos davėjas pagrįstai mano, kad jeigu paskolos sutartyje nenumatyta kitaip, lėšos laikomos grąžintomis tada, kai jos įskaitomos į jo einamąją sąskaitą (Rusijos Federacijos civilinio kodekso 810 straipsnis). Be to, jei lėšos, nurašytos iš skolininko sąskaitos, neįskaitomos į skolintojo sąskaitą, tai neatleidžia jo nuo atsakomybės už skolos grąžinimą.

Suderinimo aktuose dažniausiai atsispindi atsiradę įsipareigojimai ir jų grąžinimo (pavyzdžiui, mokėjimo) sąlygos. Jeigu viena iš šalių nesutinka su akte pateiktais skaičiavimais, ji gali tai pareikšti raštu ir pateikti savo paskaičiavimą. Arba derybų metu pašalinami nesutarimai, o tada pasirašomas susitaikymo aktas. Aktų registracija turėtų būti atliekama reguliariai vidaus nustatyta tvarka norminis dokumentas organizacijose.

Ikiteisminis ginčų sprendimas

Šis etapas vyksta sutarties sudarymo procese, kai viena ar abi sutarties šalys turi pretenzijų. Pagrindinis įmonės uždavinys šiame etape – maksimaliai sumažinti finansinius nuostolius arba gauti maksimumą pinigine kompensacija iš kaltosios šalies. Ginčo sprendimo rezultatas labai priklauso nuo to, kaip sėkmingai įmonės pagrindžia savo pozicijas.

Asmeninė patirtis
Vladimiras Isajevas, Pharmster LLC (Maskva) komercijos ir sutarčių skyriaus vadovas

Man bet koks galimas ginčas yra susijęs su kompromiso paieška, todėl man labiau patinka derybos su sandorio šalimi vesti ne pagal schemą „prašyti – duoti“, o lygiavertėmis sąlygomis. Lengviau apginti savo poziciją, turint tam tikrų argumentų. Juos galima rinkti, jei nuo pat sutarties sudarymo pradžios yra vedama savotiška santykių su sandorio šalimi dosjė, kruopščiai fiksuojant menkiausius jos įsipareigojimų vykdymo trūkumus. Pavyzdžiui, buvo sumokėta pavėluotai – nekritiška ir nesukelianti sankcijos, tačiau faktas yra faktas.

Be to, beveik bet kuri sutartis apima įsipareigojimų vykdymą, kurie joje nėra tiesiogiai išdėstyti, o kyla, tarkime, iš gaminio techninių duomenų lapų (pavyzdžiui, pakavimo, sandėliavimo, transportavimo ir pan. reikalavimai). Bet kurios iš šių sąlygų sandorio šalies pažeidimas gali būti naudojamas kaip argumentas ginče. Kita vertus, sandorio šaliai galima pasiūlyti tai, kas įmonei neapsunkina, bet jai naudinga. Pavyzdžiui, papildomas sertifikuotų dokumentų rinkinys arba prekių saugojimas jūsų įmonės sandėlyje, jei dėl objekto, kurį privalote aprūpinti įranga, neprieinamumo, kyla sugadinimo ar vagystės pavojus.

Darbo sutartys

Darbuotojo ir darbdavio sudarytos darbo sutartys, nors ir šiek tiek atskirtos nuo pagrindinių ekonominių sutarčių, vis dėlto turėtų būti griežtai kontroliuojamos finansų tarnybos. Tai visų pirma lemia galimos neigiamos mokestinės pasekmės dėl neteisingai suformuluotų darbuotojų darbo apmokėjimo sąlygų. Vadovaujantis str. Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 255 straipsniu, organizacijos išlaidas atlyginimui sudaro visos sukauptos sumos darbuotojams pinigais ir (arba) natūra, pašalpos, kompensacijos, premijos ir vienkartinės skatinamosios išmokos, numatytos Rusijos teisės aktuose. Federacija ir darbo sutartis. Atsižvelgiant į tai, darbo sutartyje rekomenduojama detaliai numatyti darbuotojo darbo užmokesčio formavimo tvarką. Jei tai nebus padaryta, gali būti, kad mokesčių administratorius, apskaičiuodamas pelno mokestį, atitinkamų išlaidų nepriims.

Asmeninė patirtis
Andrejus Bakharevas, OAO Tomskneft Personalo planavimo skyriaus vadovas

Kaip taisyklė, standarte darbo sutartis apima pagrindines ir papildomas sąlygas, numatytas str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 str., o darbuotojo pareigos ir atsakomybė yra detalizuojamos pareigybės aprašyme, kuris yra neatskiriama darbo sutarties dalis arba jos priedas. Darbo apmokėjimo sąlygose nurodomos pagrindinės darbo sutarties sąlygos, o 2009 m. Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 straipsnis reikalauja, kad sutartyje būtų privaloma nurodyti darbuotojo tarifą arba atlyginimą, papildomus mokėjimus, pašalpas ir skatinamąsias išmokas.

Tačiau darbo teisės aktai leidžia taikyti ir orientacines normas: darbo sutartyje gali būti nurodytas oficialus atlyginimas ir nuoroda į darbdavio darbo apmokėjimo sistemas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 135 straipsnis), įtvirtintas vietiniame reglamentas. Rekomenduočiau sutartyje nurodyti tik vertę oficialus atlyginimas (tarifo tarifą), o visa kita detalizuota priemokų darbuotojams reglamente (galimi variantai - darbo apmokėjimo ir priedų reglamentas). Darbdavio nauda yra ta, kad darbo sutartis gali būti pakeista tik darbuotojui sutikus arba įspėjus pastarąjį ne vėliau kaip prieš du mėnesius (Rusijos Federacijos darbo kodekso 73-74 straipsniai).

Nuostatą dėl premijų paprastai tvirtina generalinis direktorius, ją pakeisti daug lengviau nei darbo sutartį (nebent tai būtų kolektyvinės sutarties dalis). Ir tada bet kuriam darbuotojui gali būti pranešta, kad nuo jo keičiasi apmokėjimo už darbą sąlygos rytoj. Beje, jei įmonėje nėra nuostatų dėl priedų ir atlygio, tai skatinamosios išmokos gaunamos iš pelno, o jų buvimas leidžia atitinkamas išlaidas priskirti gamybos savikainai. Organizacija taip pat gali patvirtinti kitas nuostatas, susijusias su išmokomis darbuotojams, pavyzdžiui, kelionių išlaidomis.

Svarbu pažymėti, kad kreipiantis į teismą su ieškinio pareiškimu turi būti pateikti patvirtinantys dokumentai laikymasis ieškovas (sutarties šalis, kuri mano, kad jos teisės buvo pažeistos) ieškinio ar kitokios ikiteisminės ginčo sprendimo procedūros, jei tai numatyta federaliniame įstatyme ar susitarime (CPK 126 str. 7 punktas). Rusijos Federacijos arbitražo proceso kodeksas).

Asmeninė patirtis
Vladimiras Altergotas, UAB „Vietiniai vaistai“ (Maskva) teisės reikalų direktorius

Gana ilgą laiką pretenziją pateikti privaloma tik įstatymo ar susitarimo aiškiai nustatytais atvejais 3 . Visų pirma, ikiteisminė (ieškinio) procedūra numatyta Rusijos Federacijos Oro kodekse, Geležinkelių transporto chartijoje, Muitinės kodeksas, „Ryšių įstatymas“ ir kt.. Tačiau išankstinio ginčo sprendimo sąlyga vis dar yra įtraukta į daugumą sutarčių. Tuo pačiu visai nebūtina, kad atitinkamoje sutarties nuostatoje būtų žodis „reikalavimas“.

Pavyzdžiui, išankstinių derybų sąlygą, kilus šalių nesutarimams, teismai vertina ir kaip sutarties šalių susitarimą dėl privalomos ikiteisminės ginčo sprendimo tvarkos. Ieškinio parengimas, kaip taisyklė, nesukelia didelių sunkumų. Paprastai nurodomas prievolės atsiradimo pagrindas (dažniausiai tai yra susitarimas), skolos dydis (piniginės prievolės atveju), skolos terminas ir duomenys, už kuriuos reikia mokėti. .

Jei federaliniame įstatyme arba susitarime numatyta ikiteisminė (ieškinio) ginčo sprendimo procedūra, tada tik po to atlieka šią procedūrą. Priešingu atveju ieškinį teismas paliks nenagrinėtą (Rusijos Federacijos Arbitražo proceso kodekso 148 str.), nors pateikęs ieškinį ieškovas galės pakartotinai kreiptis į teismą (CPK 149 straipsnio 3 punktas). Rusijos Federacijos arbitražo proceso kodeksas).

Pažymėtina, kad pagal str. Rusijos Federacijos Arbitražo proceso kodekso 111 str., asmens, dalyvaujančio ieškinio procedūroje, pažeidimas, kai jis yra privalomas dėl įstatymo ar sutarties reikalavimų (pavyzdžiui, ieškinio palikimas be atsakymo), yra pagrindo priteisti bylinėjimosi išlaidas šiam asmeniui (ypač valstybės pareiga) neatsižvelgiant į bylos baigtį.

Paprastai sutartyje numatyta, kad, kai neįmanoma susitarti ikiteisminiu būdu, šalys išsprendžia nesutarimus, kilusius 2007 m. arbitražo teismas. Sudarant užsienio ūkinę sutartį, sutartyje turi būti nurodyta taikytina teisė.

Jei sandorio šalis yra regione, nutolusiame nuo jūsų organizacijos buveinės, teisminės institucijos pasirinkimas yra ypač svarbus. Kad darbuotojai nebūtų atitraukti nuo tiesioginių pareigų atlikimo, taip pat bereikalingų išlaidų komandiruotėms, kelionėms ir pan., sutartyje turi būti sąlyga, kad galimas bylos nagrinėjimas bus surengtas arbitražo teisme jūsų buvimo vietoje. organizacija (atsižvelgiant į APC RF 36-37 str. nuostatas).

Profesionalus sutarčių sudarymo proceso organizavimas, aiškus ir savalaikis sutarčių vykdymas, žinoma, gerina įvaizdį ir netiesiogiai įtakoja įmonės kapitalizaciją. Integruotas požiūris į sutartinį darbą padeda žymiai pagerinti organizacijos valdymo efektyvumą ir teigiamai veikia jos rezultatus. ekonominė veiklaįmonių.

1 Rašytinė forma laikoma įvykdyta, jei gaunamas asmens, kuriam skirtas pasiūlymas sudaryti sandorį, sutikimas (Rusijos Federacijos civilinio kodekso 438 straipsnis). Rašytinė sutartis gali būti sudaryta keičiantis dokumentais telegrafu, paštu, teletapu ir kitais ryšio būdais, kurie leidžia patikimai nustatyti, kad dokumentas yra iš sutarties šalies (Rusijos Federacijos civilinio kodekso 434 straipsnis). .
2 Daugiau informacijos apie darbą su sandorio šalimis rasite straipsnyje „Kaip pagrįsti mokesčių lengvatą“ („Finansų direktorius“, 2006, Nr. 12, p. 64 arba svetainėje www.site). - Pastaba. leidimai.
3 Anksčiau galiojęs reglamentas „Dėl ieškinių pareiškimo dėl ginčų sprendimo tvarkos“ buvo pripažintas negaliojančiu dėl Rusijos Federacijos Arbitražo proceso kodekso su pakeitimais, padarytais 95-05-05 Federaliniu įstatymu Nr. 70-FZ, įsigaliojimo.

finansiniai ištekliai asmenyje , veikiančiame remiantis , toliau -- " Prekybininkas“, viena vertus, ir asmenyje, veikiančiame remiantis , toliau – „ Investuotojas“, kita vertus, toliau – Šalys, sudarė šią sutartį, toliau – Sutartis“ apie šiuos dalykus:

1. SUTARTIES DALYKAS

1.1. Prekiautojas įsipareigoja perimti Investuotojo prekybos sąskaitoje įmonėje esantį rublių dydžio finansinį turtą ir valdyti Sutarties galiojimo metu.

1.2. Investuotojas įsipareigoja pervesti Prekiautojui įmonėje atidarytą sąskaitą su joje įdėtu pradiniu rublių dydžio įnašu, priimti suteiktas paslaugas ir už jas sumokėti pagal punktus. šios Sutarties 3.1-3.5 p.

1.3. Finansų valdymas vykdomas prekiaujant Maskvos tarpbankinėje valiutų biržoje MICEX, siekiant gauti maksimalų pelną, maksimaliai sumažinant pradinį įnašą (nutraukimą) Investuotojo sąskaitoje.

2. ŠALIŲ TEISĖS IR PAREIGOS

2.1. Pardavėjo teisės ir pareigos:

2.1.1. Prekiautojas privalo nedelsiant priimti sąskaitą prekybos operacijoms nuo prisijungimo prie paskyros ir slaptažodžio gavimo momento. Sąskaita laikoma priimta tvarkyti nuo to momento, kai investuotojas į sąskaitą perkelia treideriui skirtą prisijungimo vardą ir slaptažodį. Investuotojui suteikiamas Investuotojo slaptažodis, leidžiantis stebėti Prekiautojo prekybos operacijas.

2.1.2. Prekiautojas privalo per vieną darbo dieną išsiųsti Investuotojui sąskaitos išrašą nuo prašymo pateikimo momento.

2.1.3. Prekiautojas turi teisę atidaryti ir uždaryti prekybos pozicijas savo nuožiūra, o didžiausio pradinio įnašo sumažinimo suma neturi viršyti % pradinio įnašo.

2.1.4. Prekybininkas gauna savo pelno dalį, anot p.p. Šios sutarties 3.1-3.5 p.

2.1.5. Prekiautojas privalo atlyginti investuotojo nuostolius, jei sąskaitos nuostoliai viršijami daugiau nei % pradinio įnašo. Kompensacijos tvarka ir dydis yra apibrėžti šios Sutarties 3.5 punkte.

2.1.6. Prekybininkas turi teisę disponuoti sąskaita tik prekybai MICEX rinkoje.

2.1.7. Pasibaigus Sutarties galiojimui ir vienai iš šalių nesutikus su jos pratęsimu, Prekiautojas privalo sustabdyti prekybos operacijas Investuotojo prekybos sąskaitoje ir perduoti Investuotojui prekybos sąskaitos prisijungimo vardą ir slaptažodį.

2.2. Investuotojo teisės ir pareigos:

2.2.1. Investuotojas įsipareigoja atidaryti sąskaitą įmonėje iki „“ 2019 m. imtinai, įdėti į ją rublių dydžio indėlį ir pervesti Prekybininkui reikalingus duomenis sąskaitai tvarkyti.

2.2.2. Investuotojas turi teisę bet kada peržiūrėti sąskaitos būseną, tačiau netrukdydamas prekybos eigai.

2.2.3. Prekiautojui pažeidus šios sutarties 2.1.3 punktą, Investuotojas turi teisę vienašališkai nutraukti Sutartį.

2.2.4. Investuotojas įpareigojamas pirmuoju Prekiautojo prašymu išsiimti dalį pelno iš prekybos sąskaitos ir sumokėti už Prekiautojo paslaugas per sutartą atsiskaitymo pagal šią sutartį laikotarpį.

2.2.5. Investuotojas ir Prekiautojas negali perleisti savo teisių ir pareigų pagal šią sutartį tretiesiems asmenims.

3. MOKĖJIMO UŽ PREKYBINKO PASLAUGAS SĄLYGOS

3.1. Atlyginimas už Prekybininko paslaugas yra % nuo pelno, įrašyto į balansą per atsiskaitymo laikotarpį. Atlyginimas Prekiautojui sumokamas per banko darbo dienas į Prekiautojo nurodytas sąskaitas arba per pavedimų sistemas.

3.2. Atsiskaitymo laikotarpis nustatomas šios sutarties 4 punktu arba papildomu susitarimu prie šios sutarties, kuris nustato pradžią ir pabaigą atsiskaitymo laikotarpis ir likučio suma, nustatyta atsiskaitymo laikotarpio pradžioje.

3.3. Jeigu atsiskaitymo laikotarpio pabaiga sutampa su Sutarties termino pabaiga ir Sutartis nepratęsiama, tuomet Prekiautojas privalo uždaryti visas pozicijas iki atsiskaitymo laikotarpio pabaigos. Tokiu atveju Investuotojas sumoka Prekiautojui atlyginimą už paskutinį atsiskaitymo laikotarpį, o Prekiautojas visą sąskaitą perveda Investuotojui.

3.4. Jei atsiskaitymo laikotarpio pabaigoje pelno nėra, Prekiautojui už šį atsiskaitymo laikotarpį atlygis nemokamas ir imama ankstesnio atsiskaitymo laikotarpio pradinio likučio suma, lygi kito laikotarpio pradiniam likučiui.

3.5. Jei pasibaigus Sutarčiai arba fiksuojant indėlį, sąskaitoje esanti suma % mažesnė už paskutinio atsiskaitymo laikotarpio pradinio likučio sumą, tai Prekybininkui atlyginimas už paskutinį atsiskaitymo laikotarpį nėra mokamas. , o nuostolius, viršijančius investavimo riziką, lygius % nuo pradinio indėlio sumos, Prekiautojas kompensuoja iš nuosavų lėšų.

4. SUTARTIES SĄLYGOS

4.1. Ši Sutartis įsigalioja ją pasirašius Šalims ir galioja tol, kol Šalys ją nutrauks.

4.2. Sutartį nutraukti galima tik pasibaigus kitam atsiskaitymo laikotarpiui. Kiekviena šios Sutarties šalis turi teisę nutraukti Sutartį suteikdama kitai Šaliai bent kalendorinių dienų iki kito atsiskaitymo laikotarpio pabaigos.

4.3. Atsiskaitymo laikotarpis pagal šią sutartį turėtų būti suprantamas kaip laikotarpis, lygus dienų skaičiui tarp paskutinių kalendorinių mėnesių penktadienių.

4.4. Rezultatų sumavimo atsiskaitymo laikotarpio pabaiga yra kiekvieno kalendorinio mėnesio paskutinis penktadienis.

4.5. Prekiautojui ar Investuotojui nutraukus sutartį prieš terminą (iki kito atsiskaitymo laikotarpio pabaigos), Prekiautojui sumokama % nuo gauto pelno už atsiskaitymo (nebaigtą) laikotarpį.

5. ŠALIŲ ATSAKOMYBĖS

5.1. Šalių atsakomybė pagal šią Sutartį nustatoma pagal galiojančius Rusijos Federacijos įstatymus.

6. FORCE MAJOR

6.1. Susidarius nenugalimos jėgos aplinkybėms, bet kuriai iš Šalių neįmanoma visiškai ar iš dalies įvykdyti įsipareigojimų pagal šią Sutartį, būtent: gaisras, potvynis, karas, teroro aktai, stichinės nelaimės ir pan., įsipareigojimų pagal šią Sutartį įvykdymas. sustabdomas proporcingai laikotarpiui, per kurį galioja tokios aplinkybės.

6.2. Šalis, kuriai atsirado negalėjimas įvykdyti įsipareigojimų pagal sutartį, privalo raštu pranešti kitai Šaliai apie tokių aplinkybių atsiradimą ir pasibaigimą ne vėliau kaip per dienas nuo šių aplinkybių atsiradimo/nutrūkimo dienos. Papildomos sąlygos. Keičiant bet kurios iš Šalių duomenis, savo rekvizitus keičianti Šalis apie jų pasikeitimą privalo pranešti kitai Šaliai ne vėliau kaip per kalendorines dienas. Visi pakeitimai papildomų susitarimų, aktai, šios Sutarties priedai galioja tik tuo atveju, jeigu jie yra surašyti raštu ir pasirašyti abiejų Šalių asmeniškai.

7. ŠALIŲ TEISINIAI ADRESAI IR BANKO INFORMACIJA

Prekybininkas

Investuotojas Jur. adresas: Pašto adresas: TIN: KPP: Bankas: Atsiskaitymas/sąskaita: Kor./sąskaita: BIC:

8. ŠALIŲ PARAŠAI

Prekybininkas __________________

Investuotojas _________________

Atkreipiame dėmesį, kad nekilnojamojo turto valdymo sutartis yra sudaryta ir patikrinta teisininkų ir yra pavyzdinė, ją galima užbaigti atsižvelgiant į konkrečias sandorio sąlygas. Svetainės administracija neatsako už galiojimą šis susitarimas, taip pat už jo atitiktį Rusijos Federacijos teisės aktų reikalavimams.

Finansų skyriaus formavimas įmonėje yra atsakinga užduotis. Finansų skyriaus funkcijos nuolat plečiasi ir formuojasi remiantis uždaviniais, už kurių sprendimą atsakingas finansų skyriaus vadovas.

Finansinės tarnybos funkcijos:

• Finansų kontrolė yra vienas iš pagrindinių finansinės tarnybos uždavinių, kurį sudaro planų formavimas ir jų vykdymo kontrolė. Šios funkcijos vykdymas siejamas ne tik su apskaita ir analize, bet ir su įmonės verslo procesų vykdymo kontrole.

1 pav. Pinigų srautų biudžeto vykdymo kontrolė naudojant pavyzdį programinės įrangos produktas„WA: finansininkas“.

• Iždo departamentas. Įmonės grynųjų pinigų valdymas, mokėjimų kalendoriaus formavimas, tarpusavio atsiskaitymų būklės kontrolė – visa tai yra iždo funkcijos ir neįmanoma nuvertinti jų svarbos.
• Buhalterinės apskaitos ir mokesčių apskaitos organizavimas ir tvarkymas. Ši funkcija nereikalauja daug paaiškinimų. Vienintelis dalykas, į kurį norėčiau atkreipti dėmesį, yra vyriausiojo buhalterio funkcijų atribojimas ir finansų direktorius(finansų skyriaus vedėjas). Vyriausiojo buhalterio pareiga - reglamentuotos ir mokestinės apskaitos tvarkymas pagal įstatymų reikalavimus, savalaikis apskaitos ir mokesčių atskaitomybės formavimas, įmonės ūkinės veiklos faktų atspindėjimas registruose. buhalterinė apskaita. Finansų skyriaus vedėjo pareigos – planuoti įmonės veiklą, jos finansinis rezultatas, taip pat ir nuolat besikeičiančių teisės aktų kontekste. Už mokesčių planavimo funkciją tiesiogiai atsako įmonės finansų direktorius. Atskirai aptariama ir vyriausiojo buhalterio pavaldumo struktūra. Viena vertus, vyriausiasis buhalteris yra finansų direktoriaus atsakomybės sferoje ir turi jam atsiskaityti, kita vertus, vadovaujantis „buhalterinės apskaitos įstatymu“, vyriausiasis buhalteris yra tiesiogiai pavaldus generaliniam direktoriui. organizacijos. Lengviausia išeitis šioje situacijoje – dvigubas vyriausiojo buhalterio pavaldumas.

Reikia suprasti, kad konkrečioje įmonėje finansų skyriaus darbo schema negali apriboti finansų direktoriui tenkančių užduočių organizuojant skyrių.

Apibrėžus finansų skyriaus pareigas, galima pradėti formuoti jo struktūrą.

Finansinės tarnybos darbas gali būti organizuojamas taip:

2 pav. Finansinės paslaugos struktūra.

Tuo pačiu metu padaliniai „Sutarčių departamentas“ ir „IT departamentas“ nėra FEO dalis, o strategiškai pavaldūs finansų direktoriui.

Paprasčiausias dalykas yra skirti atskirą paslaugą kiekvienai funkcijai įgyvendinti.

Tačiau niekas nesivargina funkcijos skaidyti į kelias paslaugas arba, atvirkščiai, sujungti kelias funkcijas į vieną paslaugą.

Nustačius finansų skyriaus struktūrą ir užduotis, būtina pradėti kurti vidaus reglamentus.

Finansų skyriaus darbo nuostatai

Ką apima finansinių paslaugų taisyklės?

Finansų skyriaus reglamentas – tai nuostatų, taisyklių, instrukcijų visuma, reglamentuojanti finansų direktoriui priklausančius verslo procesus, o kaip pagrindinius (biudžeto sudarymą, apskaitą, lėšų rinkimą, mokėjimų atlikimą; atitinkamai reglamentuoja biudžeto, apskaitos, kredito politika, tvarka mokėjimų atlikimas, finansinių ataskaitų rengimas) ir tiesiogiai susiję su įmonės finansinės tarnybos personalo valdymu. Pastarieji dažnai vadinami HR procesais.

Rengiant, derinant ir tvirtinant šiuos procesus reglamentuojančius dokumentus, pašalinama daug klausimų, susijusių su finansinės tarnybos darbuotojų skaičiumi, jų kvalifikacijos reikalavimais, darbo užmokesčio fondu. Kai keliami reikalavimai funkcines pareigas darbuotojų iš įmonės vadovybės pusės, anksčiau patvirtinti norminiai dokumentai sumažins galimus konfliktus, pakeis etatus, peržiūrės darbo užmokestį.

3 pav. Patvirtinimo procesas programinės įrangos produkto „WA: Financier“ pavyzdyje.

Finansų skyriaus užduočių sąvadas, jo nuostatai ir struktūra sudaro pagrindą formuoti galutinį dokumentą - Įmonės finansinės tarnybos nuostatus.

Ši nuostata yra vidinis norminis dokumentas, kurio struktūra yra tokia:

1. Finansinės tarnybos organizacinė ir funkcinė struktūra. Paprastai organizacinė struktūra yra organizacinė schema su padalinių paskirstymu ir jų funkcijų aprašymu. Personalo planavimo tikslais naudinga diagramoje pateikti informaciją apie darbuotojų etatų skaičių (esamų ir planuojamų).

2. Struktūriniai ir darbuotojų skaičius finansine paslauga. Paprastai ši informacija formuojama lentelės forma, kurioje privaloma nurodyti skyrių pavadinimai, pareigybės, aktyvių ir laisvų darbuotojų etatų skaičius.

3. Pagrindiniai finansinės paslaugos tikslai ir uždaviniai. Šiame reglamento skyriuje aprašomi tikslai, suformuluoti atsižvelgiant į įmonės plėtros strategiją, ir uždaviniai, kuriuos reikia spręsti jiems siekiant. Užduotys yra apibrėžtos kiekvienam skyriui.

4. Funkcijų matrica. Tai lentelė, kurioje finansinės tarnybos funkcijos išdėstytos vertikaliai, o organizacinės grandys – horizontaliai, tai yra paslaugų skyrių vadovai ir pagrindiniai darbuotojai. Tiesių ir grafiko sankirtoje daromas žymėjimas (kas už ką atsakingas). Funkcijų matrica suteikia supratimą apie galimą skyrių darbo krūvį ir leidžia optimaliai sugrupuoti funkcijas pagal skyrius.

5. Finansinės tarnybos darbuotojų bendravimo tvarka. Dažniausiai išskiriama vidinė sąveikos tvarka – tarp individualūs darbuotojai ir (ar) įmonės struktūrinius padalinius ir išorinius – su asmenimis (pavyzdžiui, ypač dideliais klientais) arba valstybinėmis (komercinėmis) organizacijomis. Sąveikos tvarka kuriama atsižvelgiant į organizacinė struktūra visą įmonę, kitų jos padalinių funkcijas ir uždavinius, nusistovėjusius principus ir tradicijas.

4 pav. Darbuotojų sąveikos tvarka programinės įrangos produkto „WA: Financier“ pavyzdyje.

6. Leidimo tvarka konfliktines situacijas. Šiame skyriuje detalizuojama apeliacijos pateikimo arba nesutikimo pareiškimo tvarka grandinėje „generalinis direktorius – finansų direktorius – finansų ir ekonomikos skyriaus vadovas – eilinis darbuotojas“. Tai galioja bet kokiems klausimams ir pasiūlymams (gauta užduotis, priimamas sprendimas, neproporcingas atlygis, paskatinimas ar bausmė), įskaitant naujoviškus, kurie gali iškilti tiek darbuotojui, tiek jo tiesioginiam vadovui.

7. Rodiklių sistema finansų direktoriaus ir finansų tarnybos darbui įvertinti. Šioje dalyje pateikiami rodiklių sąrašai ir aprašymai, kuriuos įvykdžius finansų direktoriaus ir jo pavaldinių darbas pripažįstamas sėkmingu. Rodikliai turi būti konkretūs ir išmatuojami.

8. Baigiamosios nuostatos. Šioje dalyje nustatyta Nuostatų susitarimo ir tvirtinimo tvarka, jų galiojimo laikas, pakeitimų, darbuotojų supažindinimo su Nuostatais ir jų saugojimo tvarka.

Jeigu finansinės tarnybos vadovas yra finansų direktorius, tai jo veiklą reglamentuoja finansų direktoriaus pareigybės aprašymas. Jeigu planavimo ir finansų skyrius yra atskirtas į atskirą padalinį, tai rengiant finansų skyriaus vedėjo pareigybės aprašymą, reikia kreiptis Bendrosios taisyklės pareigybių aprašymų formavimas.

Detalus darbo aprašymas paprastai apima šiuos elementus:

1. Bendrosios nuostatos- dokumento aprašymas, pareigos, kas skiria darbuotoją į šias pareigas ir kt.

2. Kvalifikaciniai reikalavimai. Suformuluoti reikalavimai šios pareigybės specialisto išsilavinimo lygiui, aprašomas įgūdžių ir gebėjimų, būtinų darbo pareigoms atlikti, visuma.

3. Darbo pareigos. Kuo detaliau bus užpildyta ši skiltis, tuo mažiau specialistui kils klausimų dėl būtinybės atlikti tam tikras užduotis. Todėl šis skyrius turėtų būti išsamiausia visų galimų specialisto atliekamų užduočių santrauka.

4. Darbo pareigų atlikimo sėkmės kriterijai. Skiltį užpildyti gana sunku, nes ne visada įmanoma suformuluoti šiuos kriterijus. Tikslinga aprašyti tik tuos kriterijus, kurių įvykdymą galima kontroliuoti.

5. Specialisto teisės. Aprašomos įmonės pareigos specialistui. Tai laiku atliktas mokėjimas. darbo užmokesčio, darbo vietos ir technologinės infrastruktūros organizavimas, sanitarinių normų laikymasis ir kt.

6. Vadovo teisės ir pareigos. Ši pastraipa papildo ankstesnę. Jame yra paaiškintos tiesioginio specialisto vadovo pareigos ir įgaliojimai.

7. Specialisto atsakomybė. Pastraipa, kurioje aprašoma, už ką darbuotojas yra tiesiogiai atsakingas, ir pateikiama informacija apie galimas nuobaudas už tarnybinių pareigų neatlikimą.

Pažymėtina, kad efektyvi finansų skyriaus veikla neįmanoma be kokybiškos informacinės sistemos.

Vis daugiau organizacijų renkasi sprendimą, paremtą 1C platforma – „WA: FINANCIST“, kuri yra programinės įrangos produktų linija, skirta automatizuoti finansų valdymą vidutinėse ir didelėse įmonėse.

Moduliai „WA: FINANCIST“:

• Iždas, BDDS
• Pajamų ir išlaidų sudarymas biudžete, BBL ir kt.
• Apskaita ir atskaitomybė pagal TFAS
• Valdymo apskaita pagal įmonės standartus
• Sutarčių valdymas: nuo patvirtinimo iki įvykdymo

5 pav. ODDS formavimas tiesioginiais ir netiesioginiais metodais programinės įrangos produkto „WA: Financier“ pavyzdyje.

Naudodami „WA: FINANCIST“ įmonių finansų skyriai efektyviai išsprendžia šias užduotis:

• Prognozavimas finansinė būklėįmonės ir modeliavimas ekonominiai rodikliai verslas, planuojamų rezultatų nustatymas.
• Patogus ir be klaidų įmonės pajamų, išlaidų ir pinigų srautų planavimas/kontrolė.
• Pinigų panaudojimo optimizavimas, finansinio efektyvumo ir verslo tvarumo didinimas.
• Verslo likvidumo ir pelningumo didinimas, įskaitant skolintų lėšų panaudojimo sumažinimą.
• Valdymo sprendimų kokybės ir pagrįstumo bei viso verslo skaidrumo gerinimas.
• Finansinių ataskaitų savalaikiškumas ir patikimumas pagal tarptautinius ar įmonių standartus.
• Pilna tvarka dirbant su sutartimis: saugojimas, tvirtinimas ir visapusiška kontrolė.
• Pakelti finansinė drausmė visai įmonei ir darbuotojų asmeninės atsakomybės laipsniui.
• Darbo sąnaudų mažinimas, patogumo didinimas ir finansininkų klaidų kasdieniame darbe sumažinimas.

Finansinį darbą įmonėse organizuoja ir atlieka finansinės tarnybos. Didelėse šalies įmonėse tam sukuriami specialūs finansų skyriai ar skyriai. Vidutinėse įmonėse finansų skyriai ar finansinės grupės gali būti kuriami kaip kitų padalinių dalis (buhalterinė apskaita, skyriai, analizės ir prognozavimo paslaugos, darbo jėgos ir darbo užmokestis, kainodara).

Mažose įmonėse finansinis darbas pavedamas vyriausiajam buhalteriui.

Finansinėms paslaugoms suteikiama teisė gauti reikiamą informaciją iš visų kitų įmonių tarnybų (tai balansai, ataskaitos, planai, suvestiniai kaštų skaičiavimai ir kt.)

Finansų skyriaus (skyriaus) vadovas paprastai yra pavaldus įmonės vadovui arba jo pavaduotojui ekonomikai ir kartu su jais atsako už įmonės finansinę būklę, savo saugumą. apyvartinis kapitalas, įgyvendinimo planui įgyvendinti, numatant finansinius išteklius planuose numatytoms išlaidoms finansuoti.

Pagrindinės finansinės tarnybos užduotys yra šios:

1. pinigų suteikimas einamosioms išlaidoms ir investicijoms padengti;

2. įsipareigojimų biudžetui, bankams, kitiems verslo subjektams ir samdomiems darbuotojams vykdymas.

Įmonės finansinė tarnyba nustato išlaidų finansavimo būdus ir būdus. Tai gali būti savarankiškas finansavimas, banko ir komercinių (prekių) paskolų pritraukimas, akcinio kapitalo didinimas, biudžeto lėšų gavimas, lizingas.

Piniginiams įsipareigojimams laiku įvykdyti finansinės tarnybos kuria veiklos grynųjų pinigų lėšas, formuoja rezervus, naudoja finansines priemones gryniesiems pinigams pritraukti į įmonės apyvartą.

Finansinės tarnybos užduotys taip pat yra:

1. skatinant kuo efektyvesnį ilgalaikio gamybinio turto, investicijų, atsargų panaudojimą;

2. apyvartinių lėšų apyvartumo spartinimo priemonių įgyvendinimas, užtikrinant jų saugumą, nuosavų apyvartinių lėšų dydį priartinant prie protingų standartų;

3. teisingo finansinių santykių organizavimo kontrolė.

Finansinės paslaugos funkcijas lemia pats turinys finansinis darbasįmonėse. Tai:

1. planavimas;

2. finansavimas;

3. investicijos;

4. atsiskaitymų su tiekėjais ir rangovais, užsakovais ir pirkėjais organizavimas;

5. materialinio skatinimo organizavimas, premijų sistemų kūrimas;

6. įsipareigojimų biudžetui vykdymas, apmokestinimo optimizavimas;

7. draudimas.

Finansų skyriaus (aptarnavimo) ir buhalterinės apskaitos funkcijos yra glaudžiai susijusios ir gali sutapti. Tačiau tarp jų yra reikšmingų skirtumų. Apskaita fiksuoja ir atspindi jau įvykusius faktus, o finansų tarnyba analizuoja informaciją, užsiima planavimu ir prognozavimu finansinė veikla, teikia įmonės vadovybei išvadas, pagrindimus, skaičiavimus valdymo sprendimams priimti, rengia ir įgyvendina finansų politiką.

Finansų skyriui priskirtos šios funkcijos:

Vystymas finansinė strategija organizacijose.

Ilgalaikių ir einamųjų finansinių planų, prognozuojamų likučių ir pinigų biudžetų projektų rengimas.

Gaminių (darbų, paslaugų) realizavimo, kapitalo investicijų, tyrimų ir plėtros planų projektų rengimas, gamybos savikainos ir produkcijos pelningumo planavimas – dalyvauja rengiant.

Pelno ir pelno mokesčio apskaičiavimas.

Organizacijos gamybinės ir ūkinės veiklos finansavimo šaltinių nustatymas, skolintų lėšų pritraukimas ir nuosavų lėšų panaudojimas, tyrimų ir analizės atlikimas. finansinės rinkos, galimos finansinės rizikos įvertinimas kiekvieno lėšų šaltinio atžvilgiu ir pasiūlymų dėl jos mažinimo rengimas.

Organizacijos investavimo politikos ir turto valdymo įgyvendinimas, optimalios jų struktūros nustatymas, pasiūlymų dėl turto pakeitimo, likvidavimo rengimas, finansinių investicijų efektyvumo analizė ir įvertinimas.

Apyvartinių lėšų standartų ir priemonių jų apyvartoms spartinti kūrimas.

Savalaikio pajamų gavimo užtikrinimas, finansinių atsiskaitymų ir bankinių operacijų laiku registravimas, tiekėjų ir rangovų sąskaitų apmokėjimas, paskolų grąžinimas, palūkanų, darbo užmokesčio mokėjimas darbuotojams ir darbuotojams, mokesčių ir rinkliavų pervedimas respublikinei ir vietos biudžetų, valstybės nebiudžetinė socialinių fondų, mokėjimai banko įstaigoms.

Organizacijos finansinės ir ūkinės veiklos analizė.

Vykdymo kontrolė finansinis planas, produktų pardavimo planas, pelno planas ir kt finansinius rezultatus, po nutraukimo gamyba, neturintis rinkos, teisingas lėšų panaudojimas bei tikslingas nuosavų ir skolintų apyvartinių lėšų panaudojimas.

Judėjimo įrašų vedimas finansiniai ištekliai ir finansinės veiklos ataskaitų teikimas pagal standartus finansinė apskaita ir ataskaitų teikimas, finansinės informacijos patikimumas, ataskaitinės dokumentacijos parengimo ir vykdymo teisingumo kontrolė, jos pateikimo išorės ir vidaus vartotojams savalaikiškumas.

Esminiai finansinių paslaugų ir apskaitos skirtumai yra ne tik lėšų apibrėžimo požiūriu, bet ir sprendimų priėmimo srityje. Apskaita dirba su duomenų rinkimu ir pateikimu. Finansu skyrius(vadyba), susipažinus su apskaitos duomenimis ir išanalizavus visą šią medžiagą, priimami konkretūs sprendimai dėl įmonės veiklos.

Bet kurios organizacijos gyvavimo cikle daugiau nei 80 procentų visų įvykių įvyksta per sutartis. Akivaizdu, kad jų valdymo kaštai gali sudaryti nemažą dalį, o dar svarbiau – rizika, kurią įmonė prisiima dėl prastos šio darbo kokybės, yra labai didelė.

Vienas pagrindinių finansinės tarnybos uždavinių – išlaidų mažinimas neprarandant efektyvumo – gali būti sprendžiamas kompleksiškai, įdiegus metodinius valdymo sprendimus. sutartinė veikla su vėlesniu automatizavimu. Pagrindinis sunkumas čia susijęs su tuo, kad daugelis organizacijos tarnybų dalyvauja darbo su sutartimis procese. Kita vertus, sėkmingo sistemos diegimo poveikis bus sinergetinio pobūdžio, nes išsprendžiama keletas bendrųjų valdymo užduočių:

• sutarčių standartizavimas formuojant jas šablonų pagrindu;
• gerinti įvairių padalinių sąveikos efektyvumą;
• svarstymo ir sutarčių sudarymo ciklų sumažinimas;
• sutarties valdymas visoje jos teritorijoje gyvenimo ciklas.

Sutarčių valdymo procesą vertinant kaip metodinį ciklą, galima daryti tiesioginę analogiją su projekto valdymu pagal etapus: planavimas, vykdymas, kontrolė, derinimas, vadybinis poveikis.

Planavimas. AT bendras atvejis planavimas apima keturis etapus:

• būtinumo sudaryti sutartį nustatymas;
• sandorio (sutarties) galimybių studija;
• sandorio šalies pasirinkimas;
• sutarties schemos parinkimas (atsižvelgiant į teisinę, finansinę ir kitą riziką).

Kadangi planavimas yra standartizuotas procesas ir yra globalesnio sutarties gyvavimo ciklo palaikymo proceso dalis, visų elementų integravimas į vieną informacinę erdvę iškyla į pirmą planą. Asociacijos esmė – automatizuota ERP išteklių valdymo sistema, sudedamosios dalys kurios gali būti biudžeto sudarymo sistemos, valdymo apskaita, darbo eiga, CRM ir kt.

Kad ir kokios būtų konkrečios sutarties ypatybės, svarbu suprasti, kad jos „gyvenimas“ vienoje automatizuotoje organizacijos informacinėje aplinkoje turėtų prasidėti nuo „nulinio“ ciklo – projektavimo. Jau šiame etape galima sumažinti informacijos praradimo ir dvigubo įvedimo riziką. Na, o padalinys, užtikrinantis sutarties judėjimo ciklu procesą, yra finansinė tarnyba, kuri istoriškai buvo atsakinga už apskaitos, kontrolės ir informacijos pateikimo analizei funkcijas. Būtent „Finansai“ veikia kaip centras, jungiantis kartais skirtingus „interesų“ padalinius.

Konkretus finansinės tarnybos vaidmuo pradiniame sutarties projekto rengimo etape yra parengti jos galimybių studiją. Jame nurodoma: sandorio tikslas, jo tikslingumo pagrindimas; sutarties dalykas, jos dydis ir kitos esminės sąlygos; finansinių srautų modelio variantai, įskaitant finansavimo šaltinių planavimą; biudžetų ir limitų kontrolės būdai; sąnaudos; ekonominių ir finansinių padarinių vertinimas, įskaitant rizikos analizę. Efektyviausio sutartinio pinigų srauto modelio pasirinkimo svarbą galima iliustruoti praktiniu pavyzdžiu.

Pavyzdys

Gamybos įmonė, turinti didelį pardavimų sezoniškumą ir nemažą produkcijos medžiagų suvartojimą kasmet, susidūrė su gamybos finansavimo problemomis ne sezono metu. Tuo pačiu metu atsargos sandėlyje ir finansinė „oro pagalvė“, sukaupta rezervo pavidalu išpardavimų piko metu, kaip įprasta, greitai „suvalgo“, o įmonei vėl ir vėl du kartus per metus tekdavo pritraukti. brangus išorės finansavimas. Problemos analizė atskleidė sezoninių pardavimų ciklą valdoje ir jos pagrindinių žaliavų tiekėjų, kurie tam tikrais metų laikotarpiais patyrė ir finansinių sunkumų, neatitikimą. Tai suteikė raktą į sprendimą. Pagal sutarčių sąlygas buvo numatytas standartinis atidėtas mokėjimas už kiekvieną pristatymą visus metus. Pakeitėme finansinių srautų pagal sutartį modelį – priklausomai nuo pristatymo mėnesio, atidėto mokėjimo dienų skaičius padidėjo arba sumažėjo lyginant su standartiniu. Taip buvo išspręsta pajamų ir išlaidų biudžeto (BDR) ir pinigų srautų biudžeto (BDDS) neatitikimo problema.

Kalbant apie finansinių srautų pagal sutartį modelio pasirinkimą, verta paminėti, kad šiuo atveju tiesiamas tiltas tarp biudžeto planavimo ir mokėjimų kalendoriaus įvykdymo fakto.

Pavyzdys

Didelėje valstybės valdomoje energetikos įmonėje biudžeto planavimo procese parengia ir tvirtina Kasmetinę kompleksinių pirkimų programą (AVPP). „Mokėjimų kalendoriaus“ bloko ribose vykdomas paraiškų derinimas ir apmokėjimas. O bloke „Sutarčių vykdymas“ vyksta automatinis sutarčių ribojimas, atsižvelgiant į ACPP, ir pradedama elektroninio sutarties patvirtinimo procedūra su „Mokėjimų kalendoriaus“ limitų apibrėžimu. Ši praktika leidžia dinamiškai valdyti biudžeto išlaidų dalį.

Suderindami sutartis įmonės viduje, atitinkami padaliniai patikrina jų tikslingumą, atsižvelgia į rizikas ir pan. O finansinė tarnyba pagal sutartį turi patikrinti finansinį modelį su patvirtintais įmonės išlaidų biudžetais, kad prisiimtų įsipareigojimų suma neviršytų juose nustatytų ribų. O kita vertus, atliekant konkrečius mokėjimus mokėjimų kalendoriaus rėmuose, vyksta derinimas su patvirtinta sutartimi, pagal kurią buvo pateikta paraiška. Tikrinama ne tik pagal atitinkamą biudžetą, bet ir pagal finansinį sutarties modelį, kuris leidžia mokėjimo metu stebėti, kaip laikomasi ne tik BDDS, bet ir BDR.

Įgyvendinimas. Suplanavus prasideda sutarties įgyvendinimo etapas, kuris yra padalintas į du etapus. Pirmoji – sutarties sudarymo tvarka: projekto rengimas, preliminarus jo tvirtinimas, po to pasirašymas ir registravimas, pranešimas apie darbų pagal sutartį pradžią, sąlygų peržiūros (patikslinimo) tvarkos nustatymas, ataskaitos formato susitarimas. patvirtinimo procesui.

Antrasis etapas - tiesioginiai finansininkų veiksmai yra sutarties vykdymo kontrolės funkcija, kuri yra kitas proceso etapas ir sąlygiškai suskirstytas į blokus:

• nefinansinių įsipareigojimų kontrolė tiek, kiek jie turi įtakos finansiniams (pavyzdžiui, jei verslo įsipareigojimų pagal sutartį nevykdymas užtraukia baudas, netesybas ir pan.) ir finansinio srauto modelio koregavimą pasikeitus nefinansiniams įsipareigojimams. finansiniai įsipareigojimai (pavyzdžiui, mokėjimo grafiko pakeitimas pagal sutartį ir pan.);
• finansinių įsipareigojimų kontrolė (mokėjimų pagal sutartį vykdymo tikslumas terminais ir sumomis, biudžeto kontrolė, finansinio modelio tikslinimas pasikeitus pačios sutarties sąlygoms).

integruota į kombinezoną informacinė sistema ir tinkamai organizuota sutarčių valdymo apskaita turėtų užtikrinti, kad būtų sukurta dokumentinė bazė, leidžianti analizuoti įsipareigojimų nevykdymo priežastis, imtis priemonių joms užkirsti kelią ir pašalinti bei prisidėti prie teisingo sandorio šalių pretenzijų ir ieškinių nagrinėjimo. Tokią apskaitą galima įgyvendinti praktikoje tvarkant analitines ataskaitas pagal sutartį. Tokiose ataskaitose pateikiami skyriai, kuriuose nurodomi šie duomenys (pavyzdžiui, tiekimo sutarties): sandorio šalies duomenys, numeris ir data, specifikacijos, užsakymai, užsakymai, pristatomų produktų kiekis ir pristatymo laikas, išsiųstų produktų pavadinimas, faktai. siuntų, mokėjimų, lyginant su planuojamais rodikliais ir kita reikalinga informacija.

Sutarčių vykdymo ataskaitas galima pateikti šiuose analitiniuose skyriuose: pagal konkursus (pagal kokius kriterijus buvo pasirinkta sandorio šalis), pagal sandorio šalis (kiekvienos sutarties gautinų ar mokėtinų sumų kontekste), pagal pagrindinę, finansinę, investicinę veiklą. ir kt.

Koregavimas. Finansinės tarnybos dalyvavimas šiame etape apima nuolatinį sutarties ekonominio pagrįstumo stebėjimą (pasikeitus reikšmingoms išorės sąlygoms, ypač finansinei situacijai) ir inicijuoti finansinių sąlygų koregavimus.

vadybinis poveikis. Galiausiai, priėmimo stadijoje valdymo sprendimas finansų skyrius parengia finansinį ir ekonominį pagrindimą galimiems veiksmų variantams: sutarties nutraukimui, jos pratęsimui nekeičiant ar keičiantis finansinėms sąlygoms, pradedamas susitarimo dėl naujos sutarties procesas. Remiantis kontrolės ir derinimo etapuose atlikta analize, siūlomi suvienodinti sutarčių judėjimo tvarką ir tobulinti šabloną.

Eksperto nuomonė: Olegas Beilesonas- įmonės „Verslo logika 2.0“ vyriausiasis architektas

sistema elektroninis dokumentų valdymas(EDMS) gali būti laikomas efektyviu, kai reikia kitų sistemų, užtikrinančių dokumentų saugojimą, automatizuoti verslo procesus ir užtikrinti. bendras darbas neatsiranda. Remdamiesi tuo, galime įvertinti efektyvumą, užduodami sau šiuos klausimus:

• Ar yra skundų dėl sistemos trūkumo ar netinkamo funkcionalumo?;
• Ar organizacijoje yra „alternatyvių“ dokumentų srauto būdų (neturinčių įtakos EDMS)?;
• Ar darbo eigos taisyklėse yra kokių nors „išimtinių situacijų“ (neapima EDMS funkcionalumo), kurias nurodyta spręsti už sistemos ribų?
• Ar darbuotojų veikla EDS rėmuose pakankamai skaidri valdymui?;
• kaip gerai ši sistema integruota į įmonės IT infrastruktūrą?;
• Ar yra įvairių galimybių darbuotojams prisijungti prie sistemos (storiems, ploniems, mobiliesiems klientams)?

Taip pat reikėtų atsižvelgti į saugumo problemas, nuosavybės išlaidas, sistemos pasirengimą pokyčiams ir kt.