Dokumentas pateikiamas elektroninėse laikmenose. Dokumentų pasirašymo elektroniniu parašu ir rašytinio parašo lygiavertiškumas. Paprastas arba nekvalifikuotas parašas

Šiandien elektroninis dokumentų valdymas drąsiai veržiasi į mūsų gyvenimą, šiandien beveik visos įmonės naudoja elektroninius dokumentus, naudojasi elektroniniu paštu, elektroninėmis deklaracijomis, juolab kad PVM apmokestinimui privalomos deklaracijos yra nustatytos įstatymu. Kažkas persikėlė ir naudojasi Kasdienybė elektronines dokumentų valdymo sistemas ir visus ataskaitinius bei pirminius dokumentus perkėlė į elektroninę formą.

Elektroninio dokumentų valdymo samprata ir elektroninio dokumentų valdymo privalumai

Elektroninis dokumentų valdymas yra būdas dirbti su dokumentais. Elektroninių dokumentų valdymo ypatumai yra tai, kad elektroniniai dokumentai pasirašomi elektroniniu skaitmeniniu parašu. Toks dokumentas, pasirašytas EDS, savo verte prilygsta popieriniam dokumentui.

Elektroninis dokumentų valdymas turi savo pliusų ir minusų.

Lentelė
Elektroninių dokumentų valdymo privalumai ir trūkumai

Elektroninio dokumentų valdymo privalumai	Elektroninio dokumentų valdymo trūkumai
Gebėjimas greitai surasti dokumentus; Centralizuotos dokumentų valdymo struktūros prieinamumas; Susistemintas dokumentų saugojimas elektroniniame archyve; Dokumentų registravimo ir derinimo paprastumas; Galimybė pasirašyti ir siųsti dokumentus elektroninio ryšio kanalais, taupantis laiką; Galimybė surašyti analogiškus dokumentus; Elektroninio audito atlikimas	Būtinybė įsigyti elektroninį skaitmeninį parašą; Neįmanoma naudotis, jei sandorio šalis nenaudoja elektroninių dokumentų valdymo; Papildomos išlaidos elektroninių dokumentų tvarkymui; Vieningų dokumentų srautų formatų trūkumas; Kai kurių vartotojų nepasitikėjimas elektroniniais dokumentais

Tuo pačiu metu elektroninis dokumentų valdymas vis labiau vystosi. Ir tam yra būtinos sąlygos.

Pirma, elektroninis dokumentų tvarkymas yra numatytas mokesčių teisės aktuose. Pavyzdžiui, teikiant ataskaitas apie draudimo įmokas ar gyventojų pajamų mokestį, ją reikia pateikti elektroniniu formatu jei įmonės skaičius yra didesnis nei 25 žmonės. Elektroninė ataskaita turi būti teikiama elektroniniu būdu. Be to, paaiškinimus, jei ataskaita teikiama elektroniniu būdu, 2017 m. taip pat reikės pateikti elektroninio dokumento forma.

Antra, apskaitoje priimamas elektroninis dokumentų tvarkymas. Pagal įstatymą Nr. 402-FZ „Dėl buhalterinės apskaitos“, pirminis apskaitos dokumentas sudaromas popieriuje ir (arba) pasirašyto elektroninio dokumento forma. Elektroninis parašas.
Trečia, 2017 metais bus toliau plėtojamas elektroninis dokumentų valdymas teisminiuose procesuose. Taigi daugelis yra įpratę, kad teismų sprendimai skelbiami elektroniniu būdu internete. Remiantis Rusijos Federacijos Arbitražo proceso kodekso 4 straipsniu, ieškinys, pareiškimas, skundas, pristatymas ir kiti dokumentai teismui gali būti pateikiami popierine arba elektronine forma, įskaitant elektroninio dokumento formą, pasirašytą elektroniniu parašu įstatymų nustatyta tvarka Rusijos Federacija, užpildant oficialioje teismo svetainėje informaciniame ir telekomunikacijų tinkle „Internetas“ paskelbtą formą. Analogiškos nuostatos įtvirtintos ir civilinio proceso dalyje.

ketvirta, elektroninės technologijos tvirtai įsiliejo į mūsų gyvenimą elektroninių dokumentų valdymo panaudojimo konkurso dokumentacijoje, elektroninių aukcionų vykdymo prasme. Pagal 2013-04-05 Federalinio įstatymo Nr. 44-FZ (su 2016-07-03 pakeitimais) straipsnį „Dėl sutarčių sistemos prekių, darbų, paslaugų, skirtų valstybės ir savivaldybių poreikiams tenkinti pirkimų srityje“ pagal 2013 m. aukcione elektronine forma (elektroninis aukcionas) – aukcionas, kurio metu informaciją apie pirkinį klientas perduoda neribotam skaičiui asmenų, patalpindamas ją į vieną informacinė sistema pranešimus apie tokį aukcioną ir dokumentaciją apie tai, pirkimo dalyviams keliami vienodi reikalavimai ir Papildomi reikalavimai, tokio aukciono rengimą elektroninėje svetainėje pateikia jo operatorius.

Penktoji priežastis susijusi su tuo, kad šiandien daug įmonių veikia skirtinguose regionuose, su skirtingais miestais, todėl organizacijai efektyvus verslas būtina paspartinti dokumentų srautą ir supaprastinti šalių santykius. Šiuo atžvilgiu intuityviai daugelis įmonių diegia elektroninį dokumentų valdymą.

Kaip įvesti elektroninį dokumentų valdymą?

Pirmajame etape būtina priimti esminį sprendimą dėl elektroninio dokumentų valdymo įvedimo. Toks sprendimas priimamas įmonės įsakymu. Kai kurios įmonės rengia specialius lokalinius aktus, reglamentuojančius dokumentų srautą ir dokumentų derinimą įmonės viduje, tarp kurių yra dokumentų derinimas tarp padalinių, kontrolė, vadovybės pasirašymas ir archyvinių dokumentų saugojimas.

Antrame etape reikia pasirinkti, kurį parašą įmonė naudos tvarkydama dokumentus.

Paprastas elektroninis parašas – tai elektroninis parašas, kuris naudojant kodus, slaptažodžius ar kitas priemones patvirtina tam tikro asmens elektroninio parašo suformavimo faktą.

Nekvalifikuotas elektroninis parašas yra elektroninis parašas, kuris:

1. gautas kriptografinės informacijos transformavimo būdu naudojant elektroninio parašo raktą;
2. leidžia identifikuoti elektroninį dokumentą pasirašiusį asmenį;
3. leidžia nustatyti elektroninio dokumento pakeitimų atlikimo faktą po jo pasirašymo momento;
4. sukurta naudojant elektroninio parašo priemones.

Kvalifikuotas elektroninis parašas yra elektroninis parašas, atitinkantis visas nekvalifikuoto elektroninio parašo savybes ir šias papildomas funkcijas:

1. kvalifikuotame sertifikate nurodytas elektroninio parašo tikrinimo raktas;
2. elektroniniam parašui sukurti ir patikrinti naudojamos elektroninio parašo priemonės, turinčios atitikties reikalavimams patvirtinimą (2011-06-04 federalinio įstatymo 5 str. Nr. Saugumo sumetimais tai yra sustiprintas kvalifikuotas parašas).

Trečias žingsnis bus specialios sertifikavimo institucijos parinkimas. renkantis įmonę, kurios specializacija – elektroninis dokumentų valdymas, svarbu įvertinti darbo su konkrečia įmone patogumą. Svarbu nustatyti teikiamų paslaugų savikainą, papildomų funkcijų galimybę, taip pat elektroninių dokumentų valdymo paslaugas, taip pat svarbu nustatyti, kokią atsakomybę prisiima sertifikavimo centro įmonė, kilus techniniams gedimams ir problemų tvarkant dokumentus. .

Ketvirtajame etape būtina pateikti dokumentus sutarčiai sudaryti.

Penktasis etapas – sutarties su sertifikavimo centru sudarymas. Pagal 2011 m. balandžio 6 d. Federalinio įstatymo Nr. 63-FZ (su 2015 m. gruodžio 30 d. pakeitimais) „Dėl elektroninio parašo“ 2 straipsnį sertifikavimo centras yra juridinis asmuo, individualus verslininkas arba vyriausybinė įstaiga ar agentūra Vietinė valdžia atlieka elektroninio parašo tikrinimo raktų sertifikatų kūrimo ir išdavimo bei kitas funkcijas.

Šeštas etapas – elektroninio dokumentų valdymo įdiegimas įmonėje, specifinio apsikeitimo elektroniniais dokumentais organizavimas. Sąskaitos faktūros išrašomos elektronine forma bendru sandorio šalių susitarimu ir jei jos yra suderinamos techninėmis priemonėmis ir gebėjimas priimti ir apdoroti šias sąskaitas pagal patvirtintą formatą.

Kas turėtų būti sutartyje su sertifikavimo centru?

Sudarant sutartį su sertifikavimo centru, būtina atkreipti dėmesį į legalus statusas sertifikavimo centras. Sertifikavimo centras akredituojamas su sąlyga, visų pirma, kad jis atitinka buvimui keliamus reikalavimus. finansinė parama atsakomybė už nuostolius, padarytus tretiesiems asmenims dėl jų pasitikėjimo tokio sertifikavimo centro išduotame elektroninio parašo tikrinimo rakto sertifikate nurodyta informacija arba tokio sertifikavimo centro tvarkomame sertifikatų registre esančia informacija, ne mažesnė kaip 1,5 milijono rublių suma.

Sudarant sutartį su sertifikavimo centru svarbu atkreipti dėmesį į sutarties dalyką. Remiantis Rusijos Federacijos civilinio kodekso 432 straipsniu, šios sąlygos yra privalomos tokio tipo sutartims. Sutartis laikoma sudaryta, jeigu šalys atitinkamais atvejais reikalaujama forma susitaria dėl visų esminių sutarties sąlygų. Tai yra, svarbu kuo aiškiau nurodyti sutarties dalyką.

Sutarties dalykas išplaukia iš „Elektroninio parašo“ įstatymo.

Patvirtinimo centras:

1. kuria elektroninio parašo tikrinimo raktų sertifikatus ir išduoda tokius sertifikatus;
2. nustato elektroninio parašo tikrinimo raktų sertifikatų galiojimo terminus;
3. panaikina šios sertifikavimo institucijos išduotus elektroninio parašo tikrinimo raktų sertifikatus;
4. pareiškėjo prašymu išduoda elektroninio parašo priemones;
5. tvarko šio sertifikavimo centro išduotų ir anuliuotų sertifikatų registrą elektroniniams parašams tikrinti;
6. nustato pažymėjimų registro tvarkymo tvarką;
7. pareiškėjų pageidavimu sukuria elektroninio parašo raktus ir elektroninio parašo tikrinimo raktus;
8. tikrina elektroninių parašų tikrinimo raktų unikalumą sertifikatų registre;
9. elektroninės sąveikos dalyvių prašymu tikrina elektroninius parašus;
10. vykdo kitą su elektroninio parašo naudojimu susijusią veiklą.

Sertifikavimo centro atsakomybė tenka šiais atvejais:

1. sertifikavimo centro įsipareigojimų, kylančių iš paslaugų teikimo sutarties, nevykdymas arba netinkamas vykdymas;
2. pareigų nevykdymas arba netinkamas vykdymas (2011-06-04 federalinio įstatymo Nr. 63-FZ (su 2015-12-30 pakeitimais) „Dėl elektroninio parašo“ 13 straipsnio 3 punktas).

Draudimas gali būti numatytas kaip papildomos sutarties su sertifikavimo centru sąlygos.

Kaip organizuoti elektroninių dokumentų valdymą įmonės viduje?

Įmonės viduje elektroninis dokumentų valdymas turėtų būti organizuojamas kaip laikrodis. Juk svarbu, kad elektroninis dokumentų valdymas apimtų dokumentų skenavimą, pasirašymą elektroniniu skaitmeniniu parašu. O tai reiškia, kad reikalingas specialistas, atsakingas už elektronines skenuotas kopijas, ir specialus programinė įranga, kuri leidžia pasirašyti dokumentus.

Elektroninių dokumentų projektų surašymas, įforminimas ir tvirtinimas vykdomas pagal Bendrosios taisyklės biuro darbas, nustatytas dėl panašių popierinių dokumentų. Elektroniniame dokumente turi būti visi panašiam dokumentui popieriuje nustatyti rekvizitai, išskyrus antspaudą, nes antspaudas nėra privalomas požymis. Įmonės viduje gali būti naudojami veiksmų patvirtinimo elektroniniais dokumentais būdai, kuriuose nenaudojamas elektroninis skaitmeninis parašas. Pavyzdžiui, be elektroninio skaitmeninio parašo dokumentus galima kontroliuoti.

Jei norite organizuoti dokumentų srautą su savo sandorio šalimis, turite įtraukti atitinkamas nuostatas į sutartį su sandorio šalimi.

Dokumentai formuojami ir pasirašomi elektroniniu būdu. Naudojamos elektroninio skaitmeninio parašo priemonės turi būti sertifikuotos nustatyta tvarka.

Lengviausias būdas yra organizuoti elektroninių dokumentų tvarkymą su valdžios institucijomis, pavyzdžiui, su mokesčių tarnyba. tam taip pat būtina gauti elektroninį parašą ir sudaryti sutartį su sertifikavimo centru. Dažniausiai mokesčių mokėtojai mokesčių administratoriui pateikia deklaracijas, paaiškinimus, sąskaitas faktūras. kaip " Atsiliepimas» dokumentus parengia mokesčių administratorius pagal Rusijos federalinės mokesčių tarnybos 2015 m. balandžio 15 d. įsakymą Nr. ММВ-7-2 / [apsaugotas el. paštas]„Dėl dokumentų, kuriuos mokesčių institucijos naudoja vykdydamos savo įgaliojimus mokesčių ir rinkliavų reglamentuojamais santykiais, siuntimo elektronine forma telekomunikacijų kanalais tvarkos patvirtinimo ir dėl tam tikrų Federalinės mokesčių tarnybos įsakymo nuostatų pripažinimo negaliojančiomis. 2011 m. vasario 17 d. Nr. ММВ-7 -2 / [apsaugotas el. paštas]».

Šie dokumentai apima:

1. išaiškinimo reikalavimai;
2. kontroliuojamų užsienio įmonių pranešimai;
3. pranešimai apie mokesčių mokėtojo (mokesčio mokėtojo, mokesčių agento) skambutį;
4. mokesčių pranešimas;
5. sprendimai sustabdyti mokesčių mokėtojo (mokesčių mokėtojo, mokesčių agento) sąskaitų banke operacijas ir jo elektroninių pinigų pervedimus;
6. sprendimus panaikinti mokesčių mokėtojo (mokesčio mokėtojo, mokesčių agento) sąskaitų banke operacijų ir jo elektroninių pinigų pervedimų sustabdymą;
7. sprendimas atlikti mokesčių patikrinimą vietoje;
8. kitus dokumentus.

Taigi, jei kalbėsime apie vidinius elektroninius dokumentus, tai jų apyvartą reguliuos vidinis vietiniai aktai, jei kalbame apie santykius su sandorio šalimis, tai tokius santykius reguliuoja šalys, o jei dokumentų srautas organizuojamas su institucijomis, tai institucijos veiks pagal konkrečiai įmonei priimtą elektroninių dokumentų tvarkymo tvarką.

Kaip organizuoti elektroninių dokumentų saugojimą?

Pagrindinis norminis aktas, reglamentuojantis elektroninių dokumentų saugojimą, yra Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų ir kitų archyvinių dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo institucijose taisyklės. valstybės valdžia, vietos valdžios institucijos ir organizacijos (patvirtintos Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2015 m. kovo 31 d. įsakymu Nr. 526, toliau – Taisyklės). AT šį dokumentą Pirmą kartą nustatomos elektroninių dokumentų saugojimo taisyklės.

Kaip turėtų būti saugomi dokumentai?

Pirmiausia, būtina parengti konkrečios organizacijos reikalų nomenklatūrą. Bylų nomenklatūra skirsis priklausomai nuo įmonės, veiklos srities.

Bylų nomenklatūra naudojama vykdomiems dokumentams grupuoti į bylas, byloms sisteminti ir fiksuoti, jų saugojimo terminams nustatyti ir dokumentų paieškai. Bylų nomenklatūra yra pagrindas surašyti nuolatinio ir laikinojo (virš 10 metų) bylų inventorizacijas, taip pat fiksuoti laikino (iki 10 metų imtinai) saugojimo bylas.

Antra, būtina formuoti atvejus. Norėdami tai padaryti, būtina atlikti dokumentų, kurie bus saugomi elektronine forma, vertės tyrimą. Atkreipkite dėmesį, kad tam tikrų dokumentų saugojimui yra tam tikri terminai. Pavyzdžiui, apskaitos dokumentai saugomi 5 metus, o mokesčių – 4 metus.

Trečia, bylų nomenklatūroje būtina dėti žymą, kad duomenys saugomi elektronine forma. Pavyzdžiui, „Darbo apskaitos žiniaraščiai. Elektroniniai dokumentai.

Ketvirta, reikia archyvuoti dokumentus.

Prieš pateikdamas saugoti elektroninį failą, jis turi:
- iškrauti iš elektronine sistema(jei dokumentas sukurtas kokiu nors specialiu programinės įrangos produktas);
- apsaugoti nuo galimų pakeitimų išsaugant tinkamu formatu;
- rašyti į laikmeną.

Visuotinai priimtas elektroninių dokumentų saugojimo ir archyvavimo formatas yra PDF/A. Jis turėtų būti atskirtas nuo įprasto PDF, kurio su kiekvienu atnaujinimu atsiranda naujų galimybių dirbti su failais. PDF/A skirtas kam nors kitam: tai ilgalaikio elektroninių dokumentų archyvinio saugojimo formatas.

Penktas žingsnis yra rašyti aprašymus. Į inventorių įtrauktos visos elektroninės bylos, kurios buvo sukurtos dėl elektroninių dokumentų. Tačiau vietoj lapų skaičiaus, kuris nurodomas formuojant bylas popieriuje, nurodomas elektroninių dokumentų kiekis.

Aprašymo formatas gali atrodyti taip:

Galvos padėties pavadinimas struktūrinis vienetas
	Parašas	Iššifravimas
Parašo data
SUTINKA Darbo pavadinimas DOE tarnybos vadovas
	Parašas	Iššifravimas
Parašo data
Archyvo tvarkytojas (už archyvą atsakingas asmuo)
	Parašas	Iššifravimas
Parašo data

Apskritai, dokumentus saugoti elektronine forma yra daug patogiau, nes ieškant dokumentų ateityje nereikės ieškoti visos patalpos popierinės dokumentacijos. Mokesčio prašymu taip pat lengviau pateikti dokumentus elektronine forma, pensijų fondas ir kiti inspektoriai.

Kai kuriais atvejais būtina sunaikinti dokumentus. Pavyzdžiui, serviso rašteliai buvo saugomi ilgą laiką, pasibaigęs saugojimo terminas ir būtina juos sunaikinti. Tokiu atveju atliekama dokumentų vertės ekspertizė. Toks tyrimas gali būti speciali komisija. Remiantis ekspertizės rezultatais, surašomas aktas dėl dokumentų skyrimo sunaikinti. Tokio akto formą įmonė kuria savarankiškai. O akto pagrindu diskai ar kitos laikmenos tiesiog sunaikinamos.

Apibendrinant reikėtų pažymėti, kad, žinoma, ateitis priklauso elektroniniams dokumentams. Tačiau svarbu tinkamai organizuoti elektroninių dokumentų valdymą. Daugelis įmonių susiduria su netinkamo dokumentų valdymo organizavimo problemomis, kai prie elektroninės dokumentų valdymo sistemos prijungiamas tik vienas dokumentas. darbo vieta skyriuje ar net skyriuje, kai dauguma dokumentų vis dar saugomi popieriuje. Todėl visus klausimus, susijusius su elektroninių dokumentų valdymu, reikia išspręsti „banke“ sistemos diegimo etape.

Klausimų, kuo elektroninio dokumento forma skiriasi nuo formato, kilo nuo tada, kai Federalinė mokesčių tarnyba uždegė žalią šviesą elektroninių dokumentų naudojimui mokesčių apskaitoje. pirminiai dokumentai. Tai atsitiko daugiau nei prieš trejus metus. Tačiau šios sąvokos vis dar painiojamos. Išsiaiškinkime, kuris yra kuris.

Kas yra elektroninių dokumentų formatai?

Norėdami atsakyti į šį klausimą, pradėkime nuo nedidelės klasifikacijos. Visą šiandien organizacijose naudojamų dokumentų sąrašą galima suskirstyti į dvi grupes:

1. Dokumentai, kuriuos galima naudoti tiek popierine, tiek elektronine forma (važtaraštis TORG-12, sąskaita faktūra, universalus perdavimo dokumentas, įvykdymo pažymėjimas, sąskaita faktūra, tiekimo sutartis ir kt.).
2. Dokumentai, kuriuos leidžiama naudoti išimtinai popieriuje (atstovo atstovaujamajam pateiktos sąskaitos faktūros kopija, važtaraštis (TTN), atitikties deklaracija ir kt.).

Šiuo atveju mus domina pirmosios grupės dokumentai, kuriuos pagal įstatymą leidžiama kurti, perduoti ir saugoti elektronine forma. Tiesa, reikia nepamiršti, kad įstatymai kelia griežtus reikalavimus kai kurių elektroninių dokumentų formatams, taip pat nemažai elektroninių dokumentų formai.

.XML – vieningas apskaitos dokumentų formatas

ED, kurių formatas aiškiai aprašytas ir apibrėžtas įstatymu, vadinami formalizuotais. Tai apima: sąskaitą faktūrą, važtaraštį TORG-12 ir užbaigimo sertifikatą.

Visi kiti ED (sąskaitos faktūros, laiškai, įgaliojimai, sandorių pasai ir kt.) yra neformalizuoti. Specialių reikalavimų jų formatams nėra. Elektroninių dokumentų duomenų forma taip pat nėra svarbi.

Įforminti dokumentai sudaromi pagal Federalinės mokesčių tarnybos formatus. Iki šiol teisiškai patvirtintas vienas elektroninių originalų formatas – .XML, nuskaitytoms kopijoms – .JPG, .TIFF, .PDF, .PNG.

Įdomu tai, kad yra privalomas elektroninės sąskaitos faktūros formatas, atitinkantis Federalinės mokesčių tarnybos reikalavimus – tai yra .XML. Ir yra rekomenduojami akto ir TORG-12 formatai, ir tai taip pat yra .XML. Nepaisant to, kad pirminius dokumentus galite keistis bet kokiu formatu, kreipiantis į elektroninę formą, mokesčių inspekcija priims tik .XML formato dokumentus. Jei keičiate pirminius dokumentus kitokiu formatu, turėsite juos pateikti Federalinei mokesčių tarnybai popieriuje. Tai nepatogu, ar ne? Todėl, siekiant išvengti painiavos, patariame naudoti Federalinės mokesčių tarnybos rekomenduojamus formatus.

Elektroninio dokumento forma nėra jo formatas

Žingsnis po žingsnio artėjame prie supratimo, kas yra elektroninio dokumento formatas. Tiesą sakant, šios sąvokos apibrėžimai gali būti keli. Tai taip pat struktūrizuotas duomenų rinkinys, patogus saugojimui ir automatiniam apdorojimui. Formatas taip pat gali būti vadinamas užkoduota teksto informacija, kuri yra atsakinga už duomenų paskirstymą ir pateikimą ED.

Žemiau galite pamatyti, kaip atrodo elektroninė sąskaita faktūra .XML formatu. Jo korpusą sudaro žymėjimo elementai ir pats duomenų masyvas. Su elektroninės sąskaitos formato reikalavimais galite susipažinti Federalinės mokesčių tarnybos 2015-03-04 įsakyme Nr. ММВ-7-6 / [apsaugotas el. paštas].

Dabar pereikime prie formos. Jeigu už „vidinį turinį“ atsakingas formatas, tai elektroninio dokumento forma yra jo „veidas“. Kitaip tariant, kaip ED atrodo kompiuterio ekrane ar popieriuje, yra jo forma. Kai kuriems dokumentams įstatymai apibrėžia griežtą formą. Tai visų pirma susijusi su sąskaita faktūra, kurios forma patvirtinta 2011 m. gruodžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 1137.

Taigi, padarykime išvadas. Tarp visų formų ir formatų masyvo yra privalomų ir rekomenduojamų. Norėdami kartą ir visiems laikams suprasti elektroninių dokumentų formų ir formatų padėtį, tiesiog perskaitykite šią lentelę.

ED vardas	Formatas	Privalomas formato naudojimas	Forma	Privalomas formos taikymas
Sąskaita faktūra	.xml	Pagal Federalinės mokesčių tarnybos 2015-03-04 įsakymą Nr. ММВ-7-6/ [apsaugotas el. paštas].XML formatas yra privalomas.	Forma parengta ir patvirtinta.	Sąskaitos faktūros forma nustatyta 2011 m. gruodžio 26 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 1137 ir yra privaloma naudoti.
Baigimo pažymėjimas		Pagal 2012 m. kovo 21 d. Federalinės mokesčių tarnybos įsakymą N MMV-7-6 / [apsaugotas el. paštas] rekomenduojamas naudoti .XML formatas patvirtintas.	Nėra vienos akto formos.	Federaliniame įstatyme 402 „Dėl apskaitos“ pateikiami tik privalomi duomenys, kuriuos turi atitikti akto forma.
Važtaraštis TORG-12	.XML, .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF ir kt.	Pagal 2012 m. kovo 21 d. Federalinės mokesčių tarnybos įsakymą N MMV-7-6 / [apsaugotas el. paštas] rekomenduojamas naudoti .XML formatas patvirtintas.	Forma patvirtinta, esanti „Prekybos operacijų apskaitos pirminės apskaitos dokumentų vieningų formų albume“. Tačiau nuo 2013 m. jo taikyti neprivaloma.	Nuo 2013-01-01 organizacijos vadovas turi teisę nustatyti važtaraščio formą. Tuo pačiu metu jame turi būti keletas privalomų duomenų (FZ 402 „Dėl apskaitos“).

5 klausimas. Dokumentų klasifikacija

Dokumentų klasifikacija- dokumentų paskirstymas į grupes (tipus) pagal turinio ypatybes, surašymo formą ir kt., siekiant organizuoti ir pagerinti darbo su jais efektyvumą.

Klasifikavimas leidžia sukurti tam tikrus darbo su kiekviena dokumentų grupe metodus, juos užfiksuoti instrukcijose, tvarkyti dokumentus biuro darbe. 2. Paprastai dokumentus galima suskirstyti į tokias grupes: dokumentacijos būdu: parašyta ranka; elektroninis;

Grafika;

filmų, nuotraukų, garso dokumentai;

pagal naudojimo sritį: organizacinis ir administracinis; finansų ir apskaitos; moksliniai ir techniniai; pagal darbą; ataskaitų teikimas ir statistika;

sudarymo vietoje:

Incoming (įeinantis į organizaciją);

Išeinantys (siunčiami iš organizacijos);

Vidinis (sudaromas ir naudojamas pačioje organizacijoje);

pagal prieigos apribojimo antraštę:

atviras (neslaptas);

su prieigos apribojimais. Dokumentai gali turėti šiuos antspaudus:

„Tarnybiniam naudojimui“ (oficiali informacija skirta tik konkrečios organizacijos ar pramonės darbuotojams); „Slapta“, „Visiškai slapta“, „Ypatinga svarba“ (valstybės paslapčių turinti informacija); „Konfidencialu“ (informacija, prie kurios prieinamumą riboja Rusijos Federacijos teisės aktai);

„Komercinė paslaptis“ (informacija, turinti komercinę vertę dėl to, kad ji nežinoma tretiesiems asmenims, prie kurios teisiniu pagrindu nėra galimybės laisvai susipažinti ir kuriai tokios informacijos savininkas yra įvedęs apsaugos režimą);

pagal kilmę:

tarnybinis (oficialus) (paveikiantis organizacijos interesus, surašytas teisinės ar individualus, surašytas nustatyta tvarka); asmeninis (susijęs su konkretaus asmens interesais ir būdamas vardinis);

pietus religinės reikšmės:

originalai arba originalai (oficialių dokumentų pirmosios arba pavienės kopijos, asmeniškai pasirašytos autoriaus);

kopijos (dokumentai, kuriuose pilnai atkuriama dokumento originalo informacija ir visa jo informacija išoriniai ženklai arba dalis jų, kurios nėra teisiškai privalomos);

patvirtintos kopijos (dokumentų kopijos, ant kurių nustatyta tvarka pritvirtinami reikiami rekvizitai, suteikiantys jiems juridinę galią);

dublikatai (pakartotinės dokumento originalo kopijos, turinčios juridinę galią);

pristatymo forma:

individualus (kurio turinys pateikiamas laisva forma);

šablonas (kai struktūra, dokumento dalis, standartinės frazės yra paruoštos iš anksto, o kita dalis pildoma surašant, pavyzdžiui, darbo pažymėjimą);

tipinis (sukurtas standartinėms situacijoms, pavyzdžiui, komandiruotėms, dokumentuoti ir naudojamas visose organizacijose);

pagal galiojimo laiką:

nuolatinis saugojimas;

ilgalaikis saugojimas (daugiau nei 10 metų); laikinas saugojimas (iki 10 metų).

1 . Elektroninis dokumentas- dokumentas, kuriame informacija pateikiama elektronine forma, nurodant rekvizitus, būtinus ją pripažinti galiojančia.

Elektroninis dokumentas turi atitikti šiuos reikalavimus reikalavimus:

būti kuriami, apdoroti, saugomi, perduodami ir gaunami naudojant programinę ir techninę įrangą;

būti rodomas (atgaminamas) suvokimui suprantama forma.

Elektroninis dokumentas gal būt atkuriama forma ir forma, suprantamas suvokimui: ekrane; popieriaus nešiklis;

kitas materialus objektas, atskiriamas nuo mašinos laikiklio vizualiai apžiūrėti prieinama forma. Naudojant elektroninį dokumentą, popierinės jo kopijos pateikti nereikia, išskyrus Rusijos Federacijos norminiuose teisės aktuose arba šalių susitarimu numatytus atvejus. Privalumaielektroninių dokumentų naudojimas:

kompiuterio dokumentų rinkinys sumažinamas iki minimumo, kai naudojami kompiuterio atmintyje esantys paruošti pavyzdžiai; kompiuterinis elektroninių dokumentų (pavyzdžiui, prašymų dėl prekių) apdorojimas yra daug greitesnis nei popierinių dokumentų apdorojimas;

pagreitinamas ir supaprastinamas bet kokio dokumento ar informacijos rinkimas, sisteminimas ir paieška iš dokumentų; naudojant El. paštas operatyvus dokumentų perdavimas bet kokiu atstumu; elektroninių dokumentų saugojimas leidžia išsaugoti didelį informacijos kiekį nedidelėse laikmenose, todėl nereikia didelių archyvų plotų; rutinos apimtis techninės operacijos su dokumentais atlaisvinamas laikas prasmingiems valdymo uždaviniams spręsti;

sumažinamas prarastų dokumentų, kurių buvimo vieta nežinoma, skaičius;

atsiranda galimybė gautą informaciją panaudoti rengiant kitą dokumentą (ataskaitą, santrauką, apžvalgą ir pan.), taip padidinant rengiamo dokumento efektyvumą ir kokybę.

Elektroninio dokumento projekto tvirtinimas turi šiuos dalykus Privalumai:

dokumento skaitymas kompiuterio ekrane be išvedimo į popierių; dokumento projekte daromi pataisymai;

Į trūkumuselektroniniai dokumentai gali būti: saugojimo trapumas, palyginti su popieriniais dokumentais;

techninių skaitymo priemonių poreikis; galimybė atlikti neteisėtus pakeitimus (nesant elektroninio skaitmeninio parašo (EDS) ar kitų apsaugos priemonių).

3. Elektroninis dokumentų valdymas- elektroninių dokumentų judėjimo, apdorojimo, saugojimo ir keitimosi procesas. Keitimosi elektroniniais dokumentais dalyviai - fizinės ir juridiniai asmenys, Rusijos Federacijos valdžios institucijos, vietos valdžios institucijos, dalyvaujančios keičiantis elektroniniais dokumentais.

Elektroninio dokumento siuntėjas- keitimosi elektroniniais dokumentais dalyvis, kuris surašo elektroninį dokumentą, pasirašo jį savo EDS ir siunčia gavėjui tiesiogiai arba per informacijos tarpininką.

Elektroninio dokumento gavėjas- keitimosi elektroniniais dokumentais dalyvis, kuriam elektroninis dokumentas buvo gautas.

Tarpininkas keičiantis elektroniniais dokumentais (informacijos tarpininkas)- juridinis asmuo arba individualus verslininkas, teikiantis paslaugas, susijusias su elektroninių dokumentų keitimu tarp elektroninių dokumentų siuntėjų ir gavėjų.

Keičiant elektroninius dokumentus, informacijos saugumo priemonės turi būti naudojamos pagal Rusijos Federacijos norminių teisės aktų reikalavimus.

Elektroninis dokumentas turi būti tikrinamas, siekiant patvirtinti jo autentiškumą skaitmeniniu parašu. Elektroninio dokumento autentifikavimą atlieka elektroninio dokumento gavėjas naudodamas EDS tikrinimo priemones, kurias jam suteikia EDS tikrinimo priemonių siuntėjas ar platintojas. Elektroninio dokumento autentiškumas laikomas patvirtintu, jeigu elektroninio dokumento gavėjui EDS tikrinimo priemonėmis atlikus procedūras, nustatomas visų jo rekvizitų nekintamumas. Elektroninis dokumentų valdymasreguliuojama reglamentas :

valstybė;

tarpsektorinis;

industrija;

vietinės (įmonės).

Teisinis reguliavimas elektroninių dokumentų apyvartos srityje išsiųstas:

už vieningos valstybės politikos elektroninių dokumentų apyvartos srityje įgyvendinimą;

informacijos saugumo ir apsaugos užtikrinimas ją kuriant, apdorojant, saugant, perduodant ir priimant;

elektroninių dokumentų naudotojų teisių ir teisėtų interesų užtikrinimas;

teisinė pagalba elektroninių dokumentų kūrimo, apdorojimo, saugojimo, perdavimo ir gavimo technologijai. Atliekamas darbas su elektroniniais dokumentais, siunčiamais el taip pat darbas su popieriniais dokumentais. Todėl elektroninis dokumentų valdymas dar vadinamas automatizuotas verslas. Kiekvienam elektroninio pašto abonentui yra skirta individuali pašto dėžutė, kuriai priskiriamas vartotojo kodas, o per šias pašto dėžutes vyksta apsikeitimas elektroniniais pranešimais.

Elektroninio dokumento siuntėjas sukuria pranešimo failą, nurodo jo pavadinimą, datą, siuntimo laiką ir paleidžia el. pašto siuntėjo programą.

Elektroniniai dokumentai adresatams perduodami pagal platinimo instrukciją.

Gavėjas gauna dokumentą kompiuterio ekrane, kurį, esant reikalui, galima perkelti į popierių. Kompiuterio pagalba registruojami elektroniniai dokumentai.

Vadovas, gavęs elektroninį dokumentą, surašo jame nutarimą, o dokumentas vidiniu tinklu išsiunčiamas į PC rangovui (vykdytojams).

Elektroninių dokumentų įforminimo procesas panašus popierinių dokumentų įforminimas. Elektroninis dokumentų valdymas nuolat auga, ypač susijęs su interneto prekybos plėtra. Elektroninių dokumentų saugojimo laikotarpis tas pats, kaip ir su popieriniais (pavyzdžiui, banko pranešimai ir pavedimų reikalavimai - 5 metai). Laikydami failus tokį laikotarpį, jie gali būti prarasti, todėl rekomenduojama kompaktiniuose diskuose sukurti specialius elektroninių dokumentų archyvus.

At elektroninių dokumentų saugojimas elektroniniame archyve turėtų būti pateikta:

elektroninių dokumentų apsauga nuo neteisėtos prieigos ir iškraipymo;

galimybė teikti suinteresuoti asmenys susipažinti su saugomais elektroniniais dokumentais norminių aktų nustatyta tvarka;

galimybė patvirtinti elektroninių dokumentų tikrumą per visą jų saugojimo laikotarpį;

galimybė pateikti saugomus elektroninius dokumentus popierinės kopijos pavidalu.

Ateityje elektroninio dokumentų valdymo plėtra orientuota į maksimalų elektroninių dokumentų panaudojimą, o tai susiję su esamų buitinių biuro darbo tradicijų keitimu ir laipsnišku popierinių informacijos laikmenų atsisakymu.

1. Informacija elektronine forma, pasirašyta kvalifikuotu elektroniniu parašu, pripažįstama elektroniniu dokumentu, lygiaverčiu popieriniam dokumentui, pasirašytam ranka rašytiniu parašu, ir gali būti naudojama bet kokiuose teisiniuose santykiuose pagal Rusijos Federacijos teisės aktus, išskyrus jei federaliniai įstatymai arba pagal juos priimti norminiai teisės aktai nustato reikalavimą, kad dokumentas būtų surašytas tik popieriuje.

(žr. tekstą ankstesniame leidime)

2. Elektroninės formos informacija, pasirašyta paprastu elektroniniu parašu arba nekvalifikuotu elektroniniu parašu, federalinių įstatymų, norminių teisės aktų, priimtų vadovaujantis 2010 m. juos arba susitarimą tarp elektroninės sąveikos dalyvių. Norminiuose teisės aktuose ir elektroninės sąveikos dalyvių susitarimuose, nustatančiuose nekvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytų elektroninių dokumentų pripažinimo lygiaverčiais popieriniams, pasirašytiems ranka rašytiniais parašais, atvejus, turėtų būti numatyta elektroninio parašo tikrinimo tvarka. Norminiai teisės aktai ir elektroninės sąveikos dalyvių susitarimai, nustatantys paprastu elektroniniu parašu pasirašytų elektroninių dokumentų pripažinimo lygiaverčiais popieriniams, pasirašytiems ranka rašytiniams dokumentams, atvejus, turi atitikti šio federalinio įstatymo 9 straipsnio reikalavimus.

3. Jeigu pagal federalinius įstatymus, pagal juos priimtus norminius teisės aktus ar verslo praktiką dokumentas turi būti patvirtintas antspaudu, elektroninis dokumentas, pasirašytas sustiprintu elektroniniu parašu ir pripažintas lygiaverčiu pasirašytam popieriniam dokumentui. su ranka rašytu parašu pripažįstamas lygiaverčiu dokumentui popierine kopija, pasirašyta rašytiniu parašu ir patvirtinta antspaudu. Federaliniai įstatymai, pagal juos priimti norminiai teisės aktai ar elektroninės sąveikos dalyvių susitarimas gali numatyti papildomus reikalavimus elektroniniam dokumentui, kad jis būtų pripažintas lygiaverčiu popieriniam dokumentui, patvirtintam antspaudu.

3.1. Jeigu federaliniai įstatymai ir pagal juos priimti norminiai teisės aktai numato, kad dokumentą turi pasirašyti keli asmenys, elektroninį dokumentą turi pasirašyti asmenys (įgalioti asmenys). pareigūnaiįstaiga, organizacija), parengusi šį dokumentą, su Rusijos Federacijos teisės aktų nustatytu parašo tipu parengtam elektroniniam dokumentui pasirašyti elektroniniu parašu.

4. Vienu elektroniniu parašu gali būti pasirašyti keli tarpusavyje susiję elektroniniai dokumentai (elektroninių dokumentų paketas). Pasirašant elektroninių dokumentų paketą elektroniniu parašu, kiekvienas į šį paketą įtrauktas elektroninis dokumentas laikomas pasirašytu tokio tipo elektroniniu parašu, kuriuo buvo pasirašyta elektroninių dokumentų pakuotė. Išimtis yra atvejai, kai paketą pasirašiusio asmens elektroninių dokumentų pakete yra kitų asmenų (įstaigų, organizacijų) sukurti elektroniniai dokumentai, pasirašyti Rusijos Federacijos teisės aktų nustatyta elektroninio parašo rūšimi. pasirašydami tokius dokumentus. Tokiais atvejais pakuotėje esantis elektroninis dokumentas laikomas pasirašytu asmens, iš pradžių sukūrusio tokį elektroninį dokumentą, elektroninio parašo tipu, kuriuo šis dokumentas buvo pasirašytas kuriant, neatsižvelgiant į tai, kokio tipo elektroninį parašą pasirašė elektroninių dokumentų paketą.

Tradicinį biuro darbą sujungti su elektroniniu dokumentų valdymu ne visada lengva. Straipsnyje rasite atsakymus į penkis populiariausius klausimus apie elektroninius dokumentus. Papasakosime, kas yra elektroninis dokumentas, kada jį galima ir reikia perkelti į popierinį, kaip padaryti elektroninių dokumentų keitimąsi teisiškai reikšmingu, kaip išduoti elektroninį dokumentą kaip popierinio laiško priedą, kaip saugoti elektroninius dokumentus. .

1 KLAUSIMAS: KAS YRA ELEKTRONINIS DOKUMENTAS?

Elektroninis dokumentas išleidžia visą savo gyvenimo ciklas- nuo sukūrimo iki sunaikinimo - elektronine forma. Spausdintas elektroninis dokumentas – kaip ir nuskaitytas popierinis – yra tik originalo kopija.

Pastaraisiais metais biuro darbo teorija ir praktika siekia „susidraugauti“ tarp elektroninių ir popierinių dokumentų, siekiant neatsilikti nuo sparčiai į internetinę erdvę besikeliančio dokumentų srauto ir kartu išlaikyti savo teisinę reikšmę. . Pavyzdžiui, yra keli elektroninio pašto variantai, iš kurių tik vienas yra tikras elektroninis dokumentas:

• elektroniniu parašu pasirašytas laiškas yra tikras elektroninis dokumentas;
• paštu išsiųsta žinutė nėra dokumentas, bet gali būti toks, jeigu dėl to susitarė bendravimo dalyviai;
• nuskenuota laiško kopija popieriuje nėra elektroninis dokumentas, tačiau jeigu siuntėjas ir gavėjas susitarė, kad keitimasis tokiomis kopijomis yra teisiškai įpareigojantis, tuomet tokia elektroniniu paštu siunčiama kopija gali būti prilyginama el. Apie tai plačiau pakalbėsime atsakyme į trečiąjį klausimą.

2 KLAUSIMAS: KOKIOS MEDŽIAGOS MEDŽIAGOS VEIKTI SU ELEKTRONINIAIS DOKUMENTAIS?

Darbas su elektroniniais dokumentais gali būti atliekamas tiek internetu, tiek popieriuje. Žinoma, elektroniniais dokumentais apsikeisti paprasčiau ir greičiau naudojantis elektroniniu paštu arba elektronine dokumentų valdymo sistema (toliau – EDVS), tačiau tai ne visada įmanoma. Rezultatas – popierinės elektroninių dokumentų kopijos.

spausdinti paštu dirbti su juo galite, bet nepamirškite: jei keičiatės laiškais su adresatu elektroninėje platformoje, tai atsakymas į šį laišką turi būti elektroninis. Be to: pilietis gali pareikalauti jam atsiųsti atsakymą į jo kreipimąsi el.

Organizacijos vidaus taisyklėse gali būti nurodyta, kad tam tikras dokumentas egzistuoja tik elektronine forma. Paprastai atmintinės yra pirmosios, kurios rodomos internete. Darbuotojai jais keičiasi EDMS, debesijos paslaugomis arba el.

Tačiau yra taisyklės, nurodančios, kad elektroniniai dokumentai turi būti spausdinami, kad būtų patalpinti į bylą popieriuje.

3 KLAUSIMAS: KAIP TEISINIAI REIKŠMINGŲ DOKUMENTŲ SRAUTAS NAUDOJANT ELEKTRONINIUS DOKUMENTUS?

Elektroniniai dokumentai pasirašomi elektroniniais skaitmeniniais parašais (toliau – EDS). Tuo pačiu metu tik patobulintas kvalifikuotas EDS, ty užregistruotas Rusijos telekomunikacijų ir masinių ryšių ministerijos akredituotame sertifikavimo centre, yra absoliutus ranka rašyto analogas. Jis gali būti naudojamas bendraujant su vyriausybinėmis agentūromis. Organizacijos gali bendrauti tarpusavyje naudodamos bet kokio tipo EDS pasirašytus dokumentus: patobulintus kvalifikuotus, patobulintus nekvalifikuotus ar paprastus. Kokią EDS naudoti, turi būti nustatyta sutartyje.

1 pavyzdyje pateiktas susitarimo dėl jos šalių elektroninio parašo naudojimo fragmentas.

Šalys, pageidaujant, sutartyje gali numatyti, kad žinutės pašto programose ir momentinės žinutės, sms žinutės turi juridinę galią.

4 KLAUSIMAS: KAIP PRIE POPIERINIO LAIŠKO PRIDĖTI ELEKTRONINĮ DOKUMENTĄ?

Iš organizacijos su motyvaciniais laiškais siunčiami dokumentų paketai. Elektroniniai dokumentai nėra išimtis. Tačiau kartais reikia išsiųsti motyvacinį laišką su keliais popieriniais ir keliais elektroniniais priedais. Tokiu atveju pirmiausia turite paruošti elektroninę programą: įrašyti ją į kompaktinį diską arba „flash“ kortelę. Tada parašykite motyvacinį laišką. Galiausiai įdėkite įdėklą į voką su disku arba „flash drive“.

Pagrindiniai rekvizitai motyvacinis laiškas- būtinas 19 „Paraiškos ženklas“.

Pateiksime motyvacinio laiško (2 pavyzdys) ir disko viršelio (3 pavyzdys) projektavimo pavyzdžius.

5 KLAUSIMAS: KAIP SAUGOTI ELEKTRONINIUS DOKUMENTUS?

Pagrindinis elektroninių dokumentų saugojimo principas – jokios žiniasklaidos diskriminacijos! Tiek popierinių, tiek elektroninių bylų archyvavimo taisyklės yra vienodos. Tačiau yra keletas elektroninių dokumentų saugojimo funkcijų. Jos nurodytos Rusijos Federacijos archyvinio fondo dokumentų ir kitų dokumentų saugojimo, įsigijimo, apskaitos ir naudojimo valstybės institucijose, vietos valdžios institucijose ir organizacijose organizavimo taisyklėse (toliau – Taisyklės 2015 m.).

Prieš siunčiant į saugyklą, elektroninis dokumentas iškeliamas iš programos, kurioje jis buvo sukurtas, ir išsaugomas nekintamu formatu: 2015 m. nuostatai rekomenduoja PDF/A, tačiau organizacija turės įsigyti programinę įrangą, kad su juo dirbtų. Optimalus elektroninių dokumentų išsaugojimo formatas, tinkantis daugeliui organizacijų, yra PDF.

Elektroninė byla įrašoma į atskirą elektroninę laikmeną. Geriausias variantas- CD-ROM su galimybe vieną kartą įrašyti. 2015 metų taisyklės reikalauja, kad elektroninė byla būtų įrašyta į du diskus: viena kopija yra darbinė, antra – pagrindinė. Tai taikoma tik nuolatinio ir ilgalaikio (daugiau nei 10 metų) saugojimo laikotarpiams. Jei failas turi penkerių metų saugojimo laikotarpį, jį galima palikti iš archyvo tiesiog išsaugant nepakeistu formatu. Jei tokį dėklą vis tiek reikia perkelti saugojimui, užteks įrašyti jį viename diske.

Kiekvienam atvejui sudaromas viršelis (4 pavyzdys).

Elektroniniai dėklai diskuose perduodami į archyvą organizacijos patvirtinta tvarka.

SANTRAUKA

1. Elektroniniai dokumentai nuo sukūrimo iki sunaikinimo egzistuoja elektronine forma.
2. Galite dirbti su elektroniniais dokumentais bet kurioje laikmenoje.
3. Keitimosi elektroniniais dokumentais taisykles organizacijos nustato tarpusavio susitarimu.
4. Prie popierinio laiško gali būti pridėtas elektroninis dokumentas. Paraiška surašyta pagal GOST R 7.0.97. Informacijos, bibliotekininkystės ir leidybos standartų sistema. Organizaciniai ir administraciniai dokumentai. Reikalavimai dokumentacijai.
5. Elektroniniai dokumentai į organizacijos archyvą perduodami kompaktiniuose diskuose, išduotuose Taisyklių 2015 m.