Automatizarea inregistrarii si contabilitatii aplicatiilor client in OJSC Almaz-Antey. Lucrare de diploma: Sistem informatic de contabilitate pentru aplicatii CJSC „Serviciul TsRT” Sistem automat de contabilitate pentru aplicatii

MINISTERUL MUNCII TINERETULUI SI MUNCII

AL REPUBLICII KIRGHIZE

INSTITUTUL PENTRU DEZVOLTARE SOCIALĂ ȘI Antreprenoriat

Departamentul de Informatică Aplicată

MUNCĂ DE LICENȚĂ

Pe tema: Automatizarea aplicațiilor contabile în

SRL „SV Logistics” folosind programul 1C: management departament IT 8

Completat: student gr. PIM

supraveghetor:

Lector superior

permis să se apere

„____” ___________ 2012

cap departament

Candidat la Științe Fizice și Matematice

PI Bolzhiev B.A.

_____________________________

Introducere………………………………………………………………………………………..3

1. Partea analitică……………………………………………………………………...8

1.1 Caracteristicile tehnice și economice ale domeniului subiect și ale întreprinderii. Analiza activităților SRL „SV Logistics”…………………………………………….… 8

1.1.1 Caracteristicile întreprinderii și activităților acesteia ……………….….8

1.1.2 Structura organizationala managementul întreprinderii………….…… .…11

1.1.3 Software-ul și arhitectura tehnică a IS întreprinderii………….……13

1.2 Caracteristicile setului de sarcini, sarcini și raționamentul necesității de automatizare………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………….

21

1.2.2 Determinarea locului sarcinii proiectate în complexul de sarcini și descrierea acesteia………………………………………………………………………………. 24

1.2.3 Justificarea necesității utilizării tehnologiei informatice pentru rezolvarea problemei………… ……………………………………………………………………..…25

1.2.4 Analiza sistemului de asigurare a securității informațiilor și protecției informațiilor…………………………………………………………………………28

1.3 Analiza dezvoltărilor existente și alegerea strategiei de automatizare a SRL „SV Logistics”……………………………………………………………………………….

1.3.1 Analiza dezvoltărilor existente pentru automatizarea sarcinilor……………33

1.3.2 Selectarea și justificarea unei strategii de automatizare a sarcinilor………...44

1.3.3 Selectarea și justificarea metodei de achiziție a IP pentru automatizarea sarcinilor

2. Configurare Management IT 8 Revizia 2.0…………….51

2.1 Descriere generală ................................................ ................ ...... ................................ ............... ...51

2.2 Cerințe de sistem.................................................. .................................................. ............. 52

2.3 Noțiuni introductive.............................................. ............. ............. ..................... ........ ....... ....53

2.4 Buclele contabile de configurare .................................................. .............................................54

2.5 Circuitul depozitului ................................................ ..... .. ................................................55

2.6 Documentul „Chitanță” ............................................. .. ............................... 58

2.7 „Mișcarea” documentului ............................................. .. ............... ...................58

2.8 „Anularea” documentului ............................................. ............................. ................................. ..............59

2.9 Documentul „Inventar” ............................................. .............................................................60

2.10 Alte documente.............................................................. .................................................. ............ .60

2.11 Reparații.................................................. . ............................................. ..... ...........60

2.11.1 Document „Început reparație” ................................................ ...... .................................60

2.11.2 Documentul „Finalizarea reparației” .......................................... .................... .................... ......61

2.12 Aplicații către furnizori.................................................. ................ ................................. ............. 62

2.13 Cererile utilizatorilor ................................................ ... ................................................62

2.14 Rapoarte.................................................. ................................................... ........... ........ .............64

2.15 Încărcarea imaginilor în configurație utilizând Google și Yandex Images ............................. ......... . .................................................. ...................................................... 65

2.16 Alte caracteristici.............................................................. .................................................. ...........65

Concluzie…………………………………………………………………………………66

Lista literaturii utilizate……………………………………………….. 68

Introducere

În secolul douăzeci și unu, automatizarea proceselor de afaceri nu este un lux.

Acest eveniment, a cărui necesitate și eficacitate i-a convins pe liderii celor mai de succes companii nu numai din Europa și America, ci și din Rusia și țările CSI.

Cel mai adesea, consecințele automatizării proceselor de afaceri ale companiei sunt:

• creșterea semnificativă a productivității muncii și reducerea costurilor cu forța de muncă;
• cresterea vitezei de realizare a sarcinilor legate de diverse tipuri de contabilitate;
• reducerea numărului de erori în documentație, rapoarte etc.
• creșterea eficienței contabilității, ducând la creșterea profitabilității întreprinderii;
• comoditatea proceselor de afaceri și a fluxului de lucru.

Fiecare dintre punctele enumerate mai sus este un argument de greutate în favoarea acordării de atenție posibilității de automatizare a proceselor de afaceri ale companiei.

Desigur, în complex, aceste puncte devin o bază de încredere pentru o afacere de succes și prosperă, indiferent de industria în care este implicată întreprinderea.

Ultima criză financiară și economică globală a arătat clar că tocmai acele întreprinderi în care a fost introdus și dezvoltat sistemul de automatizare au o competitivitate și stabilitate ridicate. De exemplu, o dezvoltare clară și o implementare competentă a unui sistem automat de contabilitate în Compania de investiții „MG Securities” (Moscova) la sfârșitul anului 2008 - începutul anului 2009. a rezolvat o serie de probleme care au redus anterior viteza și eficiența fluxului de documente, a proceselor contabile și a gestionării tranzacțiilor.

Pe baza celor de mai sus, putem concluziona cu siguranță că tema acestei teze este deosebit de relevantă în conditii moderne afaceri, în special în așteptarea sfârșitului crizei financiare globale. Într-adevăr, în căutarea competitivității, este importantă accelerarea procesului de luare a deciziilor, creșterea mobilității în contactele cu clienții și, în același timp, monitorizarea competentă și la timp a proceselor interne de afaceri ale companiei pentru a obține o mai mare eficiență a muncii. Desigur, automatizarea este cheia aici.

Dar nu uitați că fiecare companie este individuală. Prin urmare, eficiența maximă a automatizării proceselor de afaceri din acesta poate fi atinsă doar cu o abordare individuală.

Pentru întreprinderile și organizațiile care își extind activ activitățile, nu numai datorită apariției de noi clienți și parteneri, ci și prin creșterea cifrei de afaceri și prin furnizarea de mai multe o gamă largă servicii și opțiuni de cooperare pentru clienții și partenerii existenți, este deosebit de importantă automatizarea înregistrării și/sau monitorizării aplicațiilor de la astfel de contrapărți pentru a crește eficiența activităților acestora. Această procedură, în cele din urmă, nu numai că facilitează foarte mult munca solicitantului, dar permite și executantului aplicației să economisească timp în primirea/prelucrarea cererilor și să minimizeze impactul erorilor „factorului uman”. La urma urmei, oricât de înalt calificat ar fi un specialist, trebuie să aducem un omagiu progresului tehnologic: memoria mașinii și viteza de procesare a datelor depășesc indicatori umani similari.

Astfel, scopul acestui proiect de teză este de a analiza automatizarea înregistrării și monitorizării aplicațiilor din clienți obișnuițiși parteneri de afaceri. În același timp, un „client obișnuit” sau „partener obișnuit” al unei companii ar trebui înțeles ca orice persoană cu care a fost încheiat cel puțin un contract.

Setul de obiective a predeterminat formularea și rezolvarea unui număr de sarcini interconectate:

În procesul de rezolvare a setului de sarcini principale, a fost utilizată o abordare funcțional-modulară (structurală). În cursul rezolvării sarcinilor secundare, am folosit abordarea sistemelor, metoda de analiză factorială, metoda evaluărilor experților, metode de evaluare a eficienței financiare, metode de statistică și prognoză.

Această lucrare de teză constă din două părți.

Prima parte reflectă partea analitică a proiectului, care prezintă caracteristicile tehnice și economice ale SRL „SV Logistics” și procesul de înregistrare și monitorizare a cererilor de la clienții și partenerii existenți la întreprindere; caracterizarea complexului de sarcini care trebuie rezolvate și justificarea necesității de automatizare a procesului descris în SRL „SV Logistics”; analiza dezvoltărilor existente, justificarea soluțiilor de proiectare și alegerea unei strategii de automatizare a înregistrării și monitorizării aplicațiilor de la clienții și partenerii obișnuiți ai SV Logistics LLC.

A doua parte a lucrării conține o descriere directă a programului 1C: managementul departamentului IT 8 și aplicarea sa practică în această organizație. Sunt descrise avantajele acestei configurații, se efectuează analiza eficienței. Sunt luate în considerare metodele și principiile de implementare a sarcinii principale a proiectului de diplomă - înregistrarea și monitorizarea cererilor de la clienții obișnuiți și partenerii SRL „SV Logistics”. Sunt luate în considerare avantajele și caracteristicile suplimentare ale sistemului informațional 1C: managementul departamentului IT 8.

1. Partea analitică

1. Caracterizarea tehnică și economică a domeniului și a întreprinderii. Analiza activităților SRL „SV Logistics”

1. Caracteristicile întreprinderii și activitățile acesteia

Societatea cu Răspundere Limitată „SV Logistics” operează cu succes pe piața tehnologiei informației din anul 2002 și funcționează în baza Cartei aprobate la 16.04.02.

Misiunea „SV Logistics” este de a oferi asistență informatică profesională versatilă atât companiilor, cât și persoanelor fizice.

Principala activitate a SV Logistics LLC este furnizarea de servicii de IT-Ooutsourcing.

IT-Ooutsourcing (Information Technology Outsourcing) este transferul către o companie specializată a tuturor sarcinilor de gestionare a tehnologiei informației unei întreprinderi sau a funcțiilor IT individuale ale acesteia.

Ca parte a IT-Outsourcing, SV Logistics LLC realizează:

• servicii de realizare a infrastructurii IT a companiei (organizare, planificare, furnizare, instalare, configurare completa a retelelor locale de calculatoare a unui nou birou sau modernizare a unui sistem vechi - „birou la cheie”);
• Servicii management integrat infrastructura IT a companiei;
• Servicii pentru service și întreținerea abonaților pentru calculatoare, servere, echipamente de birou și rețele locale;
• administrare și sprijin sisteme informatice, implementarea și întreținerea programelor;
• vânzare și livrare softwareși componente de calculator, asamblare de calculatoare la comandă;
• furnizarea de suport profesional pentru utilizatori (Help Desk);
• rezolvarea problemelor securitatea informatiei.

A doua cea mai importantă activitate a companiei

SRL „SV Logistics” urmează să ofere o gamă largă de servicii în domeniul tehnologiilor WEB (Găzduire flexibilă și multifuncțională;

Web design; dezvoltarea, suportul tehnic și promovarea (promovarea) site-urilor web).

Munca „SV Logistics” se bazează pe căutarea constantă de noi soluții și tehnologii raționale, extinderea și creșterea constantă a calității serviciilor oferite.

Principalul avantaj al SRL „SV Logistics” este experiența de mulți ani și calificarea înaltă a angajaților săi, cunoașterea excelentă a întregii game de servicii și produse oferite, o abordare responsabilă a afacerilor.

Valoarea principală și incontestabilă a SRL „SV Logistics” este încrederea stabilită a clienților și partenerilor, exprimată în cooperare pe termen lung, pe termen lung și eficientă.

Tabel 1.1 Aplicații de la clienții și partenerii obișnuiți ai SV Logistics LLC pentru 2009

Numele indicatorului	Numar tranzactii-oferte 2009, buc.	% din suma totală primită în 2009	Cifra de afaceri efectiv executata de oferte 2009, som.	Cifra de afaceri potențială a aplicațiilor 2009, som.	prețul mediu contracte in raport cu numarul de cereri 2009, som.
Antreprenor - Client
	in total
ordine-tranzacții executate
ordine comerciale nedecontate
	necitit (întârziat)
	amânat (întârziat)
	aplicații conflictuale
	in total
ordine-tranzacții executate
comenzi-tranzacții neexecutate
	necitit (întârziat)
	amânat (întârziat)
	aplicații conflictuale
Contraparte - Partener
	in total
ordine-tranzacții executate
ordine comerciale nedecontate
	necitit (întârziat)
	amânat (întârziat)
	aplicații conflictuale
TOTAL APLICAȚII acceptate si implementate
TOTAL APLICAȚII acceptat: îndeplinit și neîmplinită

Scurta descriere

Scopul acestui proiect de absolvire este de a analiza automatizarea înregistrării și monitorizării aplicațiilor de la clienții și partenerii obișnuiți ai întreprinderii. În același timp, un „client obișnuit” sau „partener obișnuit” al unei companii ar trebui înțeles ca orice persoană cu care a fost încheiat cel puțin un contract.
Setul de obiective a predeterminat formularea și rezolvarea unui număr de sarcini interconectate:
Studierea schemei de lucru existente cu clienții și partenerii obișnuiți ai SV Logistics LLC și identificarea factorilor care contribuie la scăderea/creșterea eficienței muncii;
Descrierea automatizării înregistrării și monitorizării aplicațiilor de la clienții obișnuiți și partenerii SRL „SV Logistics” în programul 1C: management departament IT 8;
Justificarea eficacității și semnificației practice a utilizării sistemului informațional 1C: managementul departamentului IT 8.

Cuprins

Introducere………………………………………………………………………………………..3
1. Partea analitică……………………………………………………………………...8
1.1 Caracteristicile tehnice și economice ale domeniului subiect și ale întreprinderii. Analiza activităților SRL „SV Logistics”…………………………………………….… 8
1.1.1 Caracteristicile întreprinderii și activităților acesteia…………….….8
1.1.2 Structura organizatorică a managementului întreprinderii………….…….…11
1.1.3 Software-ul și arhitectura tehnică a IS întreprinderii………….……13
1.2 Caracteristicile complexului de sarcini, sarcini și rațiunea necesității de automatizare……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………21
1.2.1 Selectarea unui set de sarcini de automatizare și caracteristici ale proceselor de afaceri existente……………21
1.2.2 Determinarea locului sarcinii proiectate în complexul de sarcini și descrierea acesteia………………………………………………24
1.2.3 Justificarea necesității de utilizare informatică pentru a rezolva problema………………………………25
1.2.4 Analiza sistemului de securitate și protecție a informațiilor…………………………………28
1.3 Analiza dezvoltărilor existente și alegerea strategiei de automatizare a SRL „SV Logistics”………………33
1.3.1 Analiza dezvoltărilor existente pentru automatizarea sarcinilor……………33
1.3.2 Selectarea și justificarea unei strategii de automatizare a sarcinilor………...44
1.3.3 Selectarea și justificarea metodei de achiziție a IP pentru automatizarea sarcinilor
2. Configurare Management IT 8 Revizia 2.0…………….51
2.1 Descriere generală ................................................ ................................................. . ..51
2.2 Cerințe de sistem.................................................. .................................................. .............52
2.3 Noțiuni introductive.............................................. ............................................................. .... ....53
2.4 Buclele contabile de configurare............................................. .................................................54
2.5 Bucla de depozit ................................................ ........................................................... ...........55
2.6 Documentul „Chitanță” ............................................. ..... .................................58
2.7 „Mișcarea” documentului ............................................. ......................................58
2.8 „Anularea” documentului ............................................. ......................................................59
2.9 Document „Inventar” ............................................. ......................................60
2.10 Alte documente.............................................................. .................................................. .............60
2.11 Reparații................................................. .. ............................................... ... ........60
2.11.1 Document „Început reparație” ............................................... ..............................60
2.11.2 Document „Finalizarea reparației” ............................................... ........................................61
2.12 Aplicații către furnizori.................................................. ................ ................................. ........62
2.13 Cererile utilizatorilor.................................................. .................................................. ................62
2.14 Rapoarte................................................. .. ............................................... ... ..........64
2.15 Încărcarea imaginilor în configurație utilizând Imagini Google și Yandex ....................................... ....... .........65
2.16 Alte caracteristici.................................................. .................................................. .......65
Concluzie……………………………………………………………………………………66
Lista literaturii folosite…………………………………………………………68

Programul pentru aplicații și comenzi de contabilitate este conceput pentru a automatiza procesul de contabilizare a comenzilor sau de acceptare a cererilor într-un mic organizare comercială. Programul automatizează complet contabilitatea operațională și managerială a companiei, facilitând foarte mult munca angajaților și a managerilor. Deoarece programul este construit pe platformă, este simplu și intuitiv pentru utilizator, la fel ca și alte proiecte create pe această platformă. Prin urmare, chiar și o persoană care nu este foarte familiarizată cu un computer va putea lucra cu acesta.
Programul are un catalog de produse foarte convenabil. Fiecare produs are un set de caracteristici, de exemplu: nume, cod de bare, producător, țara de producție etc. Setul de caracteristici ale produsului poate fi oricare, adică puteți adăuga ușor și rapid caracteristicile dorite produsului sau le puteți elimina pe cele inutile. Pentru fiecare dintre caracteristici, puteți seta un filtru pentru a căuta rapid produsul dorit în catalog. De asemenea, pentru mai convenabil și cautare rapida programul de contabilizare a comenzilor oferă un arbore de foldere. Vă permite să vă creați propria clasificare a produselor și să plasați produsele în folderele respective. Puteți adăuga un număr nelimitat de fotografii la fiecare produs. Lista de bunuri poate fi importată dintr-o foaie de calcul Excel și exportată din program într-o foaie de calcul Excel. Programul acceptă lucrul cu un scaner de coduri de bare. Scannerul este conectat la un computer printr-un port USB și citește codul de bare, datele citite sunt înlocuite în câmpul de filtrare și produsul dorit este găsit automat.
Întrucât, pe lângă vânzarea de bunuri, organizațiile pot oferi și servicii conexe, programul de înregistrare a aplicațiilor și comenzilor oferă și o listă de servicii. Fiecare serviciu are un set dorit de caracteristici, care, dacă este necesar, pot fi schimbate. Este posibil să căutați după oricare dintre caracteristici. Lista de servicii poate fi descărcată dintr-o foaie de calcul Excel.
Pentru automatizarea decontărilor cu furnizorii, programul are o bază de date cu furnizori. Fiecare dintre ele are setul necesar de caracteristici: nume, număr de telefon, detalii etc. Soldul furnizorului este calculat automat. Se calculează ca diferență între valoarea totală a mărfurilor livrate și suma totală a plăților către acest furnizor. Lista poate fi filtrată după orice câmp.
Programul de contabilizare a comenzilor conține și lista managerilor organizației dumneavoastră. Pentru fiecare dintre ele, statisticile sunt păstrate și stocate informatie necesara. Fiecare manager are propriul său procent din vânzări, conform căruia al lui salariu si se formeaza bilantul managerului. Există și filtre pentru caracteristicile dorite.
Baza de date a cumpărătorilor este furnizată și în programul de contabilitate aplicației. Numele, detaliile, datele pentru formarea contractelor - toate acestea caracterizează fiecare cumpărător. Lista de caracteristici poate fi modificată în funcție de dorințele dumneavoastră. Se acumulează automat valoare totală cumpărături. Lista cumpărătorilor poate fi importată în program dintr-o foaie de calcul Excel și exportată din program în Excel, dacă este necesar. Această listă poate fi filtrată după oricare dintre caracteristicile cumpărătorului.
Sosirea mărfurilor se realizează prin operațiunea cu același nume. Selectam un furnizor si adaugam produse din catalogul de produse, precizand cantitatea acestora si modificand pretul de achizitie daca este cazul. Puteți importa lista de mărfuri în operațiunea de primire dintr-o foaie de calcul Excel. Aceasta este o caracteristică foarte utilă. Dacă furnizorul dumneavoastră vă poate trimite un fișier Excel cu o listă de mărfuri livrate, atunci va trebui doar să încărcați aceste date în program. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să faceți clic pe butonul Import din Excel și să selectați un fișier cu o listă de bunuri, iar datele vor intra automat în program. Cantitatea de marfa livrata va merge la depozit, iar suma totala a livrarii se va inregistra in balanta furnizorului. Lista tranzacțiilor de chitanță este echipată cu filtre după furnizor și data tranzacției.
Contabilitatea comenzilor în program este foarte simplă. Trebuie să selectați starea comenzii și a cumpărătorului din lista cumpărătorilor. Numele de familie al managerului va fi înlocuit automat în funcție de numele de utilizator sub care vă aflați în cont.

O etapă importantă în proiectarea oricărui sistem informațional este elaborarea de diagrame care reflectă funcționarea procesului automatizat. În prezent, instrumentul de proiectare automatizat BPWin CASE este utilizat pe scară largă în aceste scopuri. Produsul software BPWin este un instrument puternic pentru crearea de modele care vă permit să analizați, să documentați și să planificați modificări ale proceselor complexe de afaceri. BPWin este un mijloc de colectare a informațiilor necesare despre funcționarea întreprinderii și o reprezentare grafică a acestor informații sub forma unui model holistic și consistent. BPWin-model este o reprezentare grafică a realității, adică un mijloc de documentare și formalizare a proceselor de afaceri. Cu acesta, puteți construi diagrame DFD și IDEF0 care vă permit să analizați din punct de vedere al fluxurilor de informații din sistem și din punctul de vedere al funcționalității sistemului în sine.

Vom construi IDEF0 și DFD - diagrame pentru întreprindere, vom afișa tehnologia de prelucrare a datelor și de transfer de informații de la o funcție la alta, ca parte a dezvoltării unui portal corporativ, așa cum se arată în figurile 1, 2 și 3.

IDEF0 este o metodologie de modelare funcțională. Folosind limbajul grafic vizual IDEF0, sistemul studiat le apare dezvoltatorilor și analiștilor ca un set de funcții interdependente (blocuri funcționale – în termeni de IDEF0).

De regulă, modelarea IDEF0 este primul pas în studiul oricărui sistem.

Diagrama structural-funcțională a IDEF0 este prezentată în Figura 1.

Figura 1 - Nivelul contextual al diagramei funcționale „Serviți cererea utilizatorului către serviciul IT”

Figura 2 - Al doilea nivel al diagramei IDEF0 „Servește cererea utilizatorului către serviciul IT”

Spre deosebire de săgețile din IDEF0, care ilustrează relațiile, săgețile din DFD arată cum obiectele (inclusiv datele) se deplasează de fapt de la o activitate la alta. Această reprezentare a fluxului asigură că modelele DFD reflectă astfel caracteristici fizice sisteme, cum ar fi mișcarea obiectelor (fluxuri de date), stocarea obiectelor (magazine de date), sursele și consumatorii de obiecte (entități externe).

Figura 4 prezintă tehnologia de procesare a datelor și de transfer de informații de la o funcție la alta sub forma unei diagrame de flux de date (diagrama DFD). Înainte de a construi o diagramă de flux de date, sunt analizate datele de intrare și de ieșire ale sistemului care afectează funcționarea acestuia.

Datele de intrare pentru sistem sunt: ​​date pentru autorizarea utilizatorului, informații pentru contactarea serviciului de asistență utilizator, informații despre obiectul deservit.

Ieșirea pentru sistem este întreaga aplicație finalizată, procesul controlat al execuției aplicației.

Figura 3 - Diagrama funcțională (DFD)

În conformitate cu scopul lucrării, vom efectua cercetări pe piața produselor software pentru comunicare corporativă (piața portal) și vom analiza cele mai cunoscute soluții software în acest domeniu.

Piața portalului a apărut în 1998. Inițial, dezvoltatorii care s-au specializat doar în portaluri au concurat pe această piață. După 18 luni, pe această piață au apărut și alți jucători - companii de software mari și mijlocii. La apogeul acestei piețe, există peste 100 de dezvoltatori de portal. Acum nu sunt mai mult de 60 .

În general, există trei scenarii standard atunci când alegeți o soluție Enterprise Portal:

Achiziționarea de soluții gata făcute (platforme sau sisteme de înaltă disponibilitate);

Dezvoltare de la zero (dezvoltare personalizată);

Abordare combinată (dezvoltare de module specifice, dar bazate pe soluții sau platforme gata făcute).

Dar este de remarcat faptul că recent au apărut un număr considerabil de soluții gratuite. Utilizarea portalurilor gratuite este din ce în ce mai comună în Rusia, dar, din păcate, pentru a concura soluții gata făcute sau personalizat încă, datorită faptului că majoritatea sistemelor implementate au fost lansate ca test și adaptate organizației pentru o lungă perioadă de timp. Timpul în afaceri, după cum știți, înseamnă bani.

Fiecare dintre abordări are avantajele și dezavantajele sale, dar, de regulă, atunci când alegeți o soluție, toate abordările sunt evaluate în funcție de următorul set de criterii:

Costul soluției (inclusiv licențe, echipamente și lucrări);

Viteza de implementare și livrare a sistemului finit;

Unicitatea proceselor de afaceri ale companiei sau prezența unor cerințe specifice;

Standarde corporative și preferințe tehnologice;

Disponibilitatea unor specialiști calificați în cadrul companiei și specializarea acestora;

Stilul inovator sau conservator al companiei;

Abordarea implementării sistemului - sistemul este ajustat la procesele de afaceri ale companiei sau compania adaptează procesele de afaceri la funcționalitatea sistemului.

În orice caz, este necesară o analiză detaliată a situației pentru fiecare client specific și o abordare individuală atunci când alegeți o soluție.

Metodologia de introducere a portalurilor intranet este, în general, similară implementării oricărui sistem informațional cu un număr mare de utilizatori. Desigur, implementarea unor astfel de sisteme necesită o abordare profesională din partea dezvoltatorilor, un manager de proiect calificat și echipă de proiect, o abordare industrială a dezvoltării și implementării sistemului (proiectare, dezvoltare, testare, instruire, punere în funcțiune). Dar cel mai important lucru care nu trebuie uitat este că atunci când implementați un portal de intranet corporativ, nu dificultățile tehnice ies în prim-plan, ci problemele administrative, problemele de securitate a informațiilor și transferul de cunoștințe de la dezvoltator la utilizatorii finali.

Caracteristicile implementării unui portal corporativ depind în mare măsură de scopurile și obiectivele pe care clientul le stabilește pentru acest sistem, de cultura sa corporativă și de nivelul actual de automatizare din companie. Două companii care concurează pe piață pot avea cerințe diferite pentru sistem, iar implementarea portalului corporativ în aceste companii se va realiza în moduri complet diferite.

De regulă, toate companiile se confruntă cu același set de probleme atunci când implementează portaluri corporative. Printre acestea se numără următoarele:

Necesitatea schimbarii proceselor de afaceri ale companiei datorita automatizarilor deja realizate, nevoii de redistribuire a responsabilitatii;

Lipsa formalizării proceselor și a documentării acestora, ceea ce nu permite o enunțare clară a problemei;

Obiceiul de a lucra la „contact personal”;

Cultură scăzută a utilizării computerelor în companii;

Rezistenta din partea personalului companiilor in timpul implementarii;

Insuficienta fermitate a managementului la implementarea sistemului in companie;

Nivel scăzut de înțelegere a potențialelor beneficii din utilizarea sistemelor informaționale corporative de către conducerea și angajații companiei;

Dificultate în formalizarea distribuirii drepturilor de acces la informație;

O încercare de a transfera dezordinea de informații a companiei într-o dezordine automată printr-un portal;

Lipsa de experiență în operarea unor astfel de sisteme și, ca urmare, un nivel scăzut de înțelegere a posibilelor opțiuni de utilizare a portalului.

Acest lucru nu înseamnă că toate aceste probleme sunt de nerezolvat. Doar pentru a le rezolva mai eficient, este necesar să se implice specialiști și consultanți cu experiență, care au experiență în implementarea unor astfel de sisteme și vor oferi companiei căi și mijloace de rezolvare a acestor probleme, deja testate cu alți clienți, ținând cont de cunoștințele specificului. a afacerilor rusești.

În analiza noastră comparativă, vom lua în considerare mai multe opțiuni pentru soluții de portal în cutie gata făcute și una gratuită. Portalurile WSS Portal și DeskWork se bazează pe tehnologia Microsoft SharePoint Services, care este foarte populară în întreaga lume în prezent. 1C-Bitrix: se bazează portalul corporativ și eGroupware propriile dezvoltări, iar eGgroupware este în general o aplicație open source.

1.3.1 Portalul eGroupware

eGroupWare este gratuit software, conceput pentru a îmbunătăți munca de grup în întreprinderi cu un număr de angajați de la câțiva oameni la câteva mii.

Introducerea eGroupWare va ajuta la implementarea unui sistem informațional unificat în întreprindere și va ajuta fiecare angajat să rezolve problemele curente.

eGroupWare vine cu aplicații precum :

Calendar. Această componentă este concepută pentru a organiza un singur spațiu temporar al întreprinderii și vă permite să atribuiți orice evenimente pentru dvs. sau pentru un coleg.

Management de proiect. Permite unui număr mare de utilizatori să lucreze la un singur proiect și să efectueze acțiunile specificate pentru fiecare dintre ei.

Revista de informare. Acesta este un jurnal al tuturor evenimentelor pe care dvs. sau colegul dvs. trebuie să le faceți la un moment dat (efectuați un apel, efectuați o acțiune sau pur și simplu lăsați o notă)

• Cum reduce baza de cunoștințe costul reparațiilor programate
• Ce truc îi motivează pe angajați să treacă rapid la muncă într-un nou sistem de informații
• De ce includeți asistente în biroul de asistență

Folosim echipamente sofisticate din import. Dispozitivele includ tomografe 3D, dispozitive de terapie cu laser, electrocardiografie, unități dentare și de turnătorie și compresoare. În fiecare lună, serviciul tehnic primește din 100 de cereri pentru repararea și întreținerea echipamentelor. Fiecare cerere trebuie inclusă în programul de lucru, ținând cont de urgența, complexitatea și timpul de execuție. În același timp, reparațiile trebuie planificate ținând cont de volumul de muncă al medicilor și de intervalele scurte de lucru.

Acum trei ani ne-am dat seama că avem nevoie automatizare întreținere și repararea echipamentelor. Modul „manual” de organizare a reparației echipament tehnicînsoţită de patru probleme.

4 probleme de organizare „manuală” a reparației echipamentelor

1. Conflicte dintre angajații serviciului tehnic și personalul medical. Inginerii au întârziat să proceseze aplicațiile, uneori pierzându-le cu totul. Au venit cu întârziere la apeluri, forțând medicii să întrerupă primirea pacienților. Medicii s-au plâns și au manipulat conducerea: „nu am făcut-o, pentru că echipamentul nu a funcționat o lună, nimeni nu l-a reparat”.
2. Opacitatea încărcării serviciului tehnic. Aplicațiile repetate irelevante au paralizat serviciul tehnic. Munca inginerilor a trecut de la modul „cerere-reparare” la modul „Am uitat de asta pentru că făceam alte lucrări dificile”.
3. Lipsa de transparență în contabilitatea reparațiilor. Am cumpărat un aparat cu raze X. Nu exista documente pentru repararea lui. Informațiile despre echipamente și metodele de depanare au fost stocate în caietele inginerilor. După un timp, nu am mai înțeles unde este echipamentul, în ce stare se afla și de ce au venit facturi cu sume atât de mari pentru repararea lui.
4. Strângerea conștientă de către ingineri a lucrărilor incomode. Nu exista o bază de date cu istoricul reparațiilor echipamentelor. Inginerii nu au efectuat întreținerea preventivă programată, ci au anulat piesele de schimb funcționale.

Cum să alegi un produs pentru automatizarea întreținerii

Am analizat ce soluții oferă piața pentru automatizarea contabilității echipamentelor medicale și automatizarea cererilor de reparații. Am aflat că produsele occidentale sunt scumpe, greu de implementat și greoaie, dar nu există rusești. Apoi au acordat atenție produsului „1C: ITIL Management tehnologia de informațieîntreprinderi”.

Integratorul 1C-Rarus a demonstrat capacitățile programului. Acesta a avertizat însă că, deși programul este potrivit pentru o instituție medicală, nimeni nu l-a aplicat în practică.

Ni s-a oferit să cumpărăm o versiune în cutie, ei au promis că o vor oferi instructiunile necesare, dar ar trebui să adaptați singur produsul. După ce am cântărit argumentele pro și contra, am decis să riscăm. Programul este compatibil cu alte produse 1C, ceea ce facilitează întreținerea bazelor de date și, în plus, prețul său este mai mic decât omologii occidentali.

7 etape de automatizare a serviciului tehnic

Echipa de proiect a inclus un director IT, un director executiv, un inginer, un medic șef, o asistentă medicală principală și. Am acționat ca curator. Proiectul a fost implementat în șapte etape.

Etapa 1. Analiza proceselor de afaceri. Ei au descris calea unei cereri de reparare a echipamentelor medicale: cine o creează, cui o transmite, care sunt cerințele pentru înregistrare și în ce interval de timp trebuie să o completeze inginerii. La ieșire, avem procesul „ca atare”.

Etapa 2. Crearea de noi procese de afaceri. Pe baza procesului „ca atare” și a cerințelor produsului „1C: ITIL Enterprise Information Technology Management”, am dezvoltat procesul „cum ar trebui”.

Două linii de suport tehnic. Prima linie include aplicații care nu au legătură cu o defecțiune. De exemplu, un angajat nu știe cum să pornească sau să repornească echipamentul. Aceasta nu este o defecțiune, ci o încălcare a regulilor de funcționare. Astfel de aplicații sunt efectuate de asistenta șefă. A doua linie este cererile de reparații. Sunt executate de un inginer. Două linii de asistență tehnică au făcut posibilă nu supraîncărcarea inginerilor.

Noi tipuri de rapoarte și notificări. Unele rapoarte nu au fost incluse în program. De exemplu, contabilizarea pieselor de schimb, contabilizarea calității întreținerii defecțiunilor, contabilizarea reparațiilor. Au fost adăugate singure. De asemenea, am adăugat independent și funcția de trimitere a notificărilor de incidente de către e-mail etc.

Baza de date unificată cu active și cunoștințe. Informațiile despre echipamente, componente, piese de schimb, instrumente și metode de depanare sunt conținute într-o singură bază de date de active. Utilizatorul bazei primește informații complete pentru a efectua o diagnoză rapidă a echipamentului (plasare, ciclu de viață, documentatie tehnica). Baza de date acumulează exemple de rezolvare eficientă a incidentelor.

Etapa 3. Elaborarea reglementărilor pentru serviciul tehnic. Am creat reglementări pentru:

• procesul de management al avariilor;
• procesul de management al echipamentelor medicale;
• lucrări de înregistrare și înregistrare a cererilor;
• lucrari de intretinere programate.

Etapa 4. Instalarea, configurarea și testarea sistemului informațional. Mai întâi configurați serverul. Apoi - aplicația client către posturile de lucru ale angajaților implicați. Configurați rapoarte suplimentare. Cărți de referință completate: modele și producători de echipamente, sarcini de rutină, liste de utilizatori, tipuri de servicii. Am verificat rutele de deplasare a aplicațiilor.

Etapa 5. Formarea angajaților. A condus un briefing general. Apoi aranjat joc de afaceri, în care au explicat personalului cum să completeze și să introducă aplicațiile în program. Am elaborat separat crearea de aplicații pentru incidente neprogramate. Am explicat că nu mai acceptăm cereri în formă orală și scrisă.

Etapa 6. Stimularea angajaților să lucreze în program. Încurajați echipa să treacă rapid la proiectare aplicatii electroniceîn loc de telefoane, viclenia a ajutat. Nu am îndeplinit cereri care nu au fost înregistrate în sistemul informatic. Când un angajat s-a plâns că inginerul nu a răspuns solicitării, am spus că nu am văzut-o în program. Cu alte cuvinte, dacă medicul nu a primit repararea în timp util a echipamentului, aceasta este problema lui.

Etapa 7. Suport tehnic și metodologic. După instalarea și configurarea sistemului timp de o lună (o dată la trei zile), rutele de deplasare a aplicațiilor au fost verificate zilnic.

• Automatizarea fluxului de lucru în întreprindere: un plan simplu pas cu pas

Cum este acceptarea aplicațiilor și repararea echipamentelor acum?

Dacă echipamentul se defectează, utilizatorul solicită ajutor. Specifică autentificarea în sistem și numărul de telefon, denumește problema, descrie incidentul.

În primul rând, cererea este primită de prima linie de suport tehnic. Dacă specialistul de primă linie găsește o soluție, acesta îi trimite salariatului instrucțiuni prin poștă.

Dacă problema este gravă și prima linie nu poate ajuta, aplicația merge la ingineri pe un singur monitor al fluxului de aplicație.

Programul atribuie statutul corespunzător al lucrărilor de serviciu fiecărei aplicații, determină prioritatea sarcinii, costul și termenii eliminării incidentului prin culoare. Deci, lucrările preventive planificate sunt marcate cu verde. Culoarea roșie înseamnă o defecțiune critică. Un exemplu de eșec critic este o defecțiune a software-ului care duce la un diagnostic incorect al pacientului. Inginerul vede o nouă solicitare pe monitor, prioritatea și importanța acesteia și primește o notificare prin e-mail. Caută o soluție la o problemă în baza de cunoștințe. După remedierea problemei, se închide incidentul. Apoi îi trimite angajatului o scrisoare cu lămuriri și un raport asupra muncii prestate.

Voi adăuga că inginerul vede istoricul aplicației în program. Angajatul, pe de altă parte, primește o notificare pe computerul de lucru de fiecare dată când aplicația își schimbă starea. De exemplu, cererea a fost acceptată, cererea este în curs, cererea a fost completată etc.

Inginerii înregistrează defecțiunile echipamentelor separat pentru fiecare tip de echipament. Dacă se blochează din nou, programul atribuie starea „sistem” problemei. Acest lucru ajută la efectuarea reparațiilor preventive programate la timp, la identificarea și eliminarea erorilor de sistem și la prevenirea defecțiunilor echipamentelor.

În plus, programul avertizează inginerii despre termenii care se apropie de întreținere preventivă a echipamentelor. Pe monitorul și computerul inginerului lucrător medical cine este responsabil de echipament primește un memento.

• 4 exemple despre cum întreprinderile mici reduc costurile cu IT

Patru rezultate cheie

Proiectul a durat șase luni. După finalizarea lui, am simțit imediat efectul. Echipa notează că „a devenit mai bine”.

Numărul de cereri neîndeplinite sau întârziate a fost redus la zero. Acum inginerii sunt plătiți nu pentru reparații, ci pentru funcționarea fără probleme a echipamentelor. Cu cât echipamentul nu se sparge mai mult, cu atât salariul este mai mare. Folosim patru KPI-uri pentru a calcula bonusurile inginerilor:

• calitatea aplicatiilor;
• evaluarea medie a calității eliminării erorilor;
• ponderea comenzilor închise din cele înregistrate în sistem;
• bugetul cheltuit pentru reparații și incidente neplanificate.

Costul întreținerii echipamentului medical și altele sisteme tehnice a scăzut la 20%. Programul arată cine și ce componente și părți ale echipamentului au fost scoase, ce a fost trimis la reparație etc. Se întâmpla ca noi să plătim reparația echipamentului când acesta era încă în garanție. Acum puteți vedea ce echipament este în garanție și care nu. Datorită bazei de date, există informații despre cele mai utilizate piese de schimb și accesorii. Acum cumpărăm doar ceea ce este necesar la un moment dat sau ceea ce folosim cel mai des.

Sarcina serviciului tehnic a scăzut cu 15%. Programul de întreținere preventivă includea responsabilitatea medicilor și a asistentelor pentru buna funcționare a echipamentelor. Acum personalul medical însuși efectuează o parte din întreținerea echipamentului. A devenit mai ușor pentru ingineri să planifice orele de lucru.

Numărul incidentelor neplanificate a fost redus la 40%. Programul stochează istoricul defecțiunilor și mișcărilor, reparațiilor și întreținerii, precum și documentația însoțitoare. Aceste informații vă permit să planificați în avans repararea și înlocuirea echipamentului.

Automatizarea intretinerii si repararii echipamentelor:

• scapa echipa de conflicte;
• a redus sarcina pe Serviciu tehnic, permițând astfel angajaților să îmbunătățească calitatea muncii;
• a redus costul reparației echipamentelor și utilajelor;
• venituri crescute, deoarece acum nu anulăm numirea pacienților.

Copierea materialului fără aprobare este permisă dacă există un link dofollow către această pagină

Cum să contabilizezi corect comenzile? Cum se înregistrează și se procesează cererile clienților și cumpărătorilor fără erori? Când lucrați cu comenzi și clienți, un program de contabilizare a comenzilor bazat pe cloud vă va oferi asistență neprețuită.

Contabilitatea „în genunchi”: capcanele metodelor convenționale de contabilitate

Deschizând o companie, antreprenorul primește primele comenzi de la clienți. Atâta timp cât sunt unice, iar cifra de afaceri nu este mare, nu există probleme cu luarea în considerare a comenzilor (și, în consecință, contabilitate și contabilitate fiscală): toate datele privind aplicațiile sunt introduse într-o anumită perioadă de timp: la sfârșit. a săptămânii, la sfârşitul zilei de lucru sau într-o altă perioadă.

Toți clienții dintr-o privire.
Gestionați relațiile cu clienții, lucrați productiv cu comenzile!

Acesta poate fi un jurnal obișnuit cu un tabel de comenzi, un bloc de note sau un program Excel. Indiferent de ce instrument folosește angajatul companiei responsabilă cu înregistrarea comenzilor, acesta introduce toate datele manual, pe baza verificărilor, contractelor și altor documente.

În primele etape ale activității companiei, nu este dificil să urmăriți cantitatea și corectitudinea executării comenzilor. Dar pe măsură ce numărul de cereri crește, managerul întâmpină primele dificultăți:

• angajații responsabili cu contabilizarea comenzilor încep să greșească și să rateze comenzi;
• Contabilitatea începe să dureze prea mult și trebuie să angajezi angajat individual cine ar face o asemenea treabă;
• din cauza necesității de a procesa un număr mare de comenzi, chiar și un astfel de angajat începe să facă din ce în ce mai multe greșeli;
• manager sau altcineva persoana responsabila nu poate controla munca angajatilor – atat a celor care inregistreaza comenzi cat si a celor care le primesc si proceseaza.

Ca urmare - calitate scăzută a serviciului clienți, erori în documentele financiare, date incorecte în contabilitate și raportare fiscală.

Automatizarea contabilității comenzilor: avantajele sistemelor

Cu un număr mare de comenzi, cea mai optimă soluție ar fi implementarea unui sistem de automatizare contabilă - un program de contabilitate a comenzilor care ar putea asigura contabilitatea comenzilor în regim non-stop.

Avantajele automatizării:

• absența erorilor și a omisiunilor;
• contabilitate online, de ex. introducerea datelor imediat după primirea și procesarea comenzii;
• șabloane gata făcute, tabele, forme de documente, capacitatea de a întocmi documente în unul sau două minute;
• ușurință în utilizare, economii semnificative de timp și bani: nu trebuie să angajați un angajat separat responsabil de contabilitatea comenzilor;
• capacitatea de a contabiliza fiecare etapă a procesării comenzii.

Oportunități de servicii „cloud”.

Contabilitatea automată a comenzilor poate fi organizată în două moduri.

Prima cale- instalați un program gratuit de contabilitate a comenzilor pe computer sau în retea locala. De obicei, acestea sunt complexe sisteme multifunctionale care necesită întreținere și upgrade-uri. Pentru ca un astfel de sistem să funcționeze eficient, trebuie, printre altele, să angajați un specialist IT sau să încheiați un contract de outsourcing cu compania care a instalat programul.

A doua cale- utilizați serviciul web „cloud”. Oferă aceleași caracteristici ca un program obișnuit, dar nu are dezavantaje.

Capacitățile serviciilor web „în cloud”:

• nu trebuie să instalați un program pentru aplicații de contabilitate pe un computer, să construiți o rețea locală, să introduceți un sistem de contabilitate a comenzilor în mediul informațional existent;
• economisiți spațiu pe hard disk-ul computerului sau pe serverul de rețea locală; nu cheltuiți bani pentru întreținere și actualizări de program;
• serviciul web poate fi folosit de oricine are drepturi de acces, fără limite de timp și de oriunde în lume: dacă este necesar, un angajat poate introduce datele comenzii folosind un telefon, ceea ce este cel mai important pentru specialiștii de teren, curierii, angajații care lucrează în depozite. , transport, producție.

Class365: software gratuit de contabilitate a comenzilor

Pentru a vă pune la dispoziție un astfel de instrument care să vă permită să urmăriți comenzile de oriunde în lume și în orice moment convenabil, nu este nevoie să cumpărați și să instalați un program complex și să închiriați un server dedicat, care va dura jumătate din buget de menţinut. Este suficient să vă înregistrați și să vă conectați la serviciul web „cloud” Class365.

Class365 este un serviciu gratuit convenabil unde puteți urmări comenzile. Programul este potrivit pentru companiile care operează în sectorul serviciilor, retail și comerţ cu ridicata precum și magazine online. Vei putea lucra cu clientii, vei primi rapid informatii detaliate despre un anumit produs, vei tine evidenta comenzilor in timp real.

Pentru a utiliza toate caracteristicile programului, trebuie să petreceți doar câteva minute pentru a vă înregistra și a selecta tariful - „Gratuit”, pentru antreprenorii începători și companiile tinere. Odată cu creșterea companiei și, în consecință, a angajaților, puteți crește numărul de utilizatori trecând la tariful „Profesional”.