Įvadas.. 3

1 skyrius. Istorija verslo laiškas.. 4

2 skyrius. Verslo laiškų klasifikacija .. 5

3 skyrius. Verslo laiškų rūšys .. 6

3.1. Nekomercinių verslo laiškų rūšys.. 6

3.2. Komercinių verslo laiškų rūšys.. 6

3.3. Laiškai. 7

4 skyrius. Verslo laiškų dizaino ir struktūros taisyklės .. 8

5 skyrius Daznos klaidos dalykinio susirašinėjimo kalba ir stiliumi 10

Išvada.. 12

Nuo seniausių laikų žmogus susirašinėjo su savo rūšimi. Molio lentelės, beržo žievės raidės, raidės ant pergamento. Kad ir kaip būtų, bet žmogus savo mintis ir siekius stengėsi išreikšti rašydamas. Tikrai jau tada būta dalykinių laiškų, kurių pagalba žmogus keitėsi informacija, teikė pasiūlymus, vedė derybinę komunikaciją.

Kai pradedame rašyti oficialų laišką, niekada nesusimąstome apie tai, kad tokia praktika atsirado dar nuo seno. Kalbos formulės, tipai, oficialios korespondencijos atmainos, formos, projektavimo ir darbo su ja būdai buvo kuriami ir šlifuojami šimtmečius. Daugelis laiškų tipų turi tūkstančio metų istoriją.

Verslo korespondencija šiandien yra esminė bendravimo priemonė. Įmonės nuorodos su išorės organizacijos, nes būtent laiškai sieja autorių organizaciją su kitomis institucijomis.

Paslaugos laiškas yra apibendrintas įvairaus turinio dokumentų pavadinimas, sudarytas pagal GOST, išsiųstas paštu, faksu ar kitomis priemonėmis.

Neperdėdami galime teigti, kad tai yra vienas iš labiausiai paplitusių oficialių dokumentų tipų, todėl konkrečių klausimų sprendimo, taigi ir visos įmonės sėkmė daugiausia priklausys nuo to, kaip bus tikslus, raštingas ir taisyklingas tekstas. pranešimo yra.

Jau XVIII amžiaus pradžioje Rusijoje pradėti leisti pavyzdinių dokumentų rinkiniai, vadinami „pistorovnik“.

„Raidžių“ pirmtakai buvo „formos“, Vakaruose žinomos jau VII amžiuje, o Rusijoje – nuo ​​XVI amžiaus pirmojo trečdalio (ypač Maskvos metropolijos departamento „formos“) - aprašymai. dokumento detalių, išdėstytų tam tikra seka. Ankstyvieji raštininkai buvo savotiški improvizuoti rinkiniai, „abėcėlės-kopijavimo knygelės“ raštininkams. Juose buvo pateikti dokumentų konstravimo pagal tam tikrą schemą pavyzdžiai, šabloniniai frazių ir posakių rinkiniai, kurie buvo neatskiriama formuluotės etiketo dalis ir atspindėjo oficialius santykius. Kitas ankstyvųjų raštininkų tipas buvo „titulai“, kuriuose buvo informacijos, kaip užrašyti visą karališkąjį titulą. Pirmieji raštininkai privačių santykių ir privataus susirašinėjimo sferos nereguliavo.

Aktams, sandoriams ir prašymams dažniausiai buvo naudojamas antspauduotas popierius su dirbtiniais antspaudais ir valstybės herbo atvaizdu. Kai kuriuos dokumentus buvo leista rašyti ant paprasto įprasto dydžio popieriaus.

Rašysenos reikalavimai buvo gana aukšti: ji turėjo būti aiški, švari ir graži. Popieriaus spalvą, kuri galėjo būti mėlyna, oranžinė, gelsva ir panašiai, laiško autoriai patarė rinktis atsargiai, kad nebūtų priekaištų dėl skonio stokos.

Laiškai buvo siunčiami vokuose, o vokai buvo užklijuoti vafliais arba plombavimo vašku: pirmiausia užklijuojami tik rašteliai ir retai laiškai, visa kita – sandarinimo vašku.

Vafliai buvo įvairiaspalviai, o sandarinimo vaškas dažniausiai buvo raudonas. Būdamas gedulingas, jis laišką užantspaudavo tik juodu sandarinimo vašku.

Sovietmečiu „laiškų“ žanras buvo išjuoktas kaip „buržuazinės praeities reliktas“. Asmeninei korespondencijai galėjo būti taikoma pašto cenzūra, prarasta galimybė rašyti laiškus, neįvertinta verslo korespondencijos vertė. Trūkstant konkurencijos, laisvos verslumo, nereikėjo nei iškalbos, nei gebėjimo įtikinti partnerį bendradarbiavimu, mažai kas atkreipė dėmesį į epistolinį etiketą.

Verslo laiškai yra oficialus susirašinėjimas ir yra naudojami sprendžiant daugybę veiklos problemų, kylančių valdant ir komercinė veikla. Verslo laiškas visada yra oficiali žinutė. Verslo laiške esanti informacija yra protokolinio pobūdžio. Būtent dėl ​​to laiškai yra registruojami, o bendravimo žodžiu faktas neatmeta pašto poreikio.

Yra keletas verslo laiškų klasifikavimo tipų, jie grindžiami įvairiais klasifikavimo požymiais.

Pagal funkcionalumą raides galima suskirstyti į dvi grupes:

Laiškai, į kuriuos reikia atsakyti (klausimo laiškas; prašymo laiškas; apeliacinis laiškas; pasiūlymo laiškas ir kt.). Atsakymo laiškuose visada turi būti laiško, sukėlusio susirašinėjimą, rodyklė.

Laiškai, kuriems nereikia atsakymo laiško (įspėjamasis laiškas; priminimo laiškas; kvietimo laiškas ir kt.).

Pagal struktūrinius požymius verslo laiškai skirstomi į reguliuojamus (standartinius) ir nereglamentuojamus. Reguliuojamas raštas sprendžia tipinius įprastinių ekonominių ir teisinių situacijų klausimus ir yra įgyvendinamas standartinių sintaksinių konstrukcijų forma. Nereglamentuotas dalykinis laiškas – tai autorinis tekstas, realizuotas formalaus loginio pasakojimo ar etiketo teksto forma.

Teminiu pagrindu sąlygiškai atskiriama verslo ir komercinė korespondencija. Manoma, kad korespondencija, kuria surašoma ūkinė, teisinė, finansinė ir visos kitos įmonės veiklos formos, vadinama verslo korespondencija, o korespondencija logistikos ir pardavimo klausimais – komercine korespondencija.

Pagal adresatą verslo laiškai skirstomi į paprastus ir žiedinius. Aplinkraštis siunčiamas iš vieno šaltinio keliais adresais.

Pagal kompozicines ypatybes verslo laiškai skirstomi į vieno aspekto ir kelių aspektų. Vieno aspekto laiške nagrinėjama viena problema, klausimas, o kelių aspektų – kelios. Laiškas laikomas daugiamačiu, jeigu jame yra tos pačios rūšies ir skirtingų tipų aspektai – prašymai, žinutės, pasiūlymai.

Prašymo laiškas. Prašymo laiške pateikiamas prašymas, kartu pabrėžiamas organizacijos suinteresuotumas jo įgyvendinimu. Prašymas gali būti pateikiamas vienaskaitos pirmuoju asmeniu, daugiskaitos pirmuoju asmeniu; vienaskaitos trečiasis asmuo ir daugiskaitos trečiasis asmuo.

Perdavimo laiškas. Motyvacinis laiškas surašomas, kai dokumentai išsiunčiami adresatui arba materialinės vertybės. Tokio pobūdžio laiškas pasiteisina tais atvejais, kai jame pateikiami papildomi pridedamo dokumento paaiškinimai.

Laiškas-žinutė.Šio tipo verslo laiškuose pateikiama bet kokia informacija, kuriai nereikia atsakymo ar patvirtinimo iš pusės, kuriai šis laiškas siunčiamas.

Patvirtinimo laiškas. Jame yra pranešimas apie siuntos gavimą arba kad anksčiau surašytas dokumentas lieka galioti. Taip pat galite patvirtinti faktą ar veiksmą.

Priminimo laiškas. Jis siunčiamas tais atvejais, kai nėra galimybės gauti atsakymo per pokalbius telefonu ar asmeniniais susitikimais. Jį sudaro du elementai: priminimas atlikti veiksmą; priemonės, kurių reikia imtis neįvykdžius anksčiau sudarytos sutarties ar susitarimo.

Pakvietimas. Rašoma, kai organizacija nori pakviesti kitą organizaciją į šventę ar renginį. Šiame verslo laiške nurodomas renginio laikas, vieta ir data.

Padėkos laiškas. Šio tipo laiškai išreiškia dėkingumą už atliktą tam tikrą veiklą.

Garantinis raštas. Jis sudaromas siekiant patvirtinti tam tikrus įsipareigojimus ir yra skirtas organizacijai ar asmeniui.

Prašymas ir atsakymas.Šios komercinės korespondencijos rūšys yra rašytinės dvipusės komunikacijos įgyvendinimas.

Prašymas – tai asmens, norinčio sudaryti sandorį, kreipimasis. Prašyme turi būti nurodytas prekės (paslaugų) pavadinimas, sąlygos, kuriomis pageidaujama gauti prekes, apmokėjimo sąlygos, prekių kiekis ir kokybė.

Pasiūlymas ir atsakymas. Tokio tipo laiškuose dažniausiai nurodoma, kokiomis sąlygomis turi vykti prekių (paslaugų) mainai. Atsakyme išreiškiamas sutikimas arba nesutikimas su pateiktomis sąlygomis.

Ieškinio raštas (skundas), atsakymas į jį. Pretenzijoje nurodomi reikalavimai šaliai, pažeidusiai sutartimi prisiimtus įsipareigojimus, bei reikalavimai atlyginti žalą. Tai gali būti padaryta dėl prekių kokybės, kiekio, pristatymo laiko ir kt.

Pretenzijų pateikimo pagrindai;

Įrodymai apie padarytą žalą;

Specialūs skundą pateikusios šalies reikalavimai.

El. paštas yra labai ypatinga komunikacijos rūšis, leidžianti, jei pageidaujama, bendrauti interaktyviu režimu, telekonferencijos režimu ir pan. ir reiškiantis tiek didelių galimybių, tiek didelių sunkumų dėl elektroninio susirašinėjimo specifikos. Viena vertus, elektroniniai laiškai beveik nesiskiria nuo įprastų pirmtakų – popierinių laiškų. At paštu yra gavėjo adresas ir siuntėjo adresas, sisteminiuose pranešimuose „saugomas“ pranešimo išsiuntimo ir gavimo data ir laikas, laiško tekstas ir siuntėjo parašas, eilutė „Tema“ arba pranešimo tema. pranešimas yra išsaugotas, galima išsiųsti kopiją, pridedamas failas veikia kaip Programos komanda.

Paprastai verslo laišką sudaro keli tipiniai struktūriniai elementai:

1. Antraštės sritis.

Šioje laiško dalyje kairėje pusėje dedamas kampinis organizacijos antspaudas, kuriame nurodomas organizacijos pavadinimas, pašto ir kiti rekvizitai, taip pat laiško, kaip siunčiamo dokumento, registracijos numeris ir įregistravimo data. Jei tarnybinis raštas yra atsakymo laiškas, tai jame taip pat nurodoma, į kokį dokumentą šis raštas atsako.

Adresato duomenys pateikiami dešinėje antraštės pusėje.

Po kampiniu antspaudu yra dokumento teksto pavadinimas. Antraštės kalbos struktūra gali atrodyti taip:

Prielinksnis apie + daiktavardis. prielinksniniu atveju: „Dėl automobilių tiekimo“;

Dėl + daiktavardžio klausimo. prielinksninėje dalyje: „Dėl atsarginių dalių tiekimo klausimo“;

Dėl + daiktavardis. gimininguoju atveju: „Dėl pirkimo užsakymo“ ir kt.

2. Tikrasis laiško tekstas.

Pagrindinės laiško teksto dizaino ypatybės yra šios.

* Verslo laiško tekstas, kaip taisyklė, turi būti susijęs su vienu klausimu arba keliais klausimais, jei jie yra tarpusavyje susiję ir bus svarstomi viename. struktūrinis vienetas paskirties organizacija.

* Laiško tekstas, kaip taisyklė, susideda iš dviejų dalių. Pirmoje dalyje nurodoma laiško surašymo priežastis, pagrindas ar pagrindimas, pateikiamos nuorodos į dokumentus, kurie yra rašto rengimo pagrindas. Antroje dalyje, prasidedančioje pastraipa, pateikiamos išvados, pasiūlymai, prašymai, sprendimai ir kt.

* Raidės spausdinamos ant standartinių A4 arba A5 formato lapų arba formų; rašant laišką ant dviejų ar daugiau puslapių, antrasis ir paskesni puslapiai numeruojami lapo viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis.

*Jei laiškas yra ant firminio blanko pareigūnas, tada jo tekstas nurodomas iš vienaskaitos 1-ojo asmens: „Aš klausiu ...“, „Aš nukreipiu ...“. Kitais atvejais laiško tekstas nurodomas iš vienaskaitos 3-iojo asmens.

* Jei laiško tekstui pateikiamas priedas, tai jis nurodomas po pagrindiniu tekstu, pvz.: Priedas: 10 lapų. 1 egzemplioriuje. Jei yra kelios paraiškos, nurodomas kiekvieno paraiškos dokumento sutrumpintas pavadinimas, nurodant kopijų ir lapų skaičių.

3. Parašo sritis.

Ši sritis surašoma įprasta tvarka: nurodomos dokumentą pasirašiusio asmens pareigos ir pavardė.

Jeigu dokumento vykdytojas buvo kitas asmuo, tuomet laiško lapo apačioje kairėje pusėje nurodoma vykdytojo pavardė ir jo telefono numeris (arba kiti duomenys, jei reikia).

Deja, verslo laiškų rašytojai dažnai daro daug klaidų. Pastaruosius galima skirstyti į šiuos tipus: struktūrinius, sintaksinius, morfologinius, leksinius, stilistinius, techninius.

Struktūrinės klaidos.

Struktūrinių klaidų šaltinis – neteisinga verslo laiško konstrukcija, neproporcinga jo dalių padėtis. Svarbu, kad kiekvienas turinio aspektas turėtų tam tikrą vietą verslo laiško loginėje struktūroje ir nesutaptų su kitu aspektu. Šios sąlygos nesilaikymas sukelia ilgų įžangų ir sudėtingos sistemos motyvacijos.

Sintaksės klaidos.

Klaidos, susijusios su neteisinga žodžių tvarka sakinyje.

Prieveiksmių frazių vartojimo specifikos pažeidimas. Prieveiksmio apyvarta yra priemonė perteikti veiksmą, kuris vyksta vienu metu arba susijęs su kitu veiksmu. Prieveiksmių frazių vartojimo klaidas nesunku ištaisyti, pakeičiant sakinius prieveiksminėmis frazėmis sakiniais su aplinkybėmis, išreikštomis žodžių junginiais.

Klaidos, atsirandančios dėl sudėtingo sakinio struktūros nežinojimo. Dažnai verslo laiškų rengėjai be reikalo apsunkina tekstą. Nors verslo laiško specifika reikalauja didelio dėmesio pristatymo detalėms, tačiau ne visada ir ne visos detalės yra tinkamos tekste. Todėl be reikalo sudėtingas sintaksines konstrukcijas reikėtų supaprastinti. Tai galima padaryti tiek tiesiogiai redukuojant tekstą, tiek jį apdorojant, pavyzdžiui, suskaidant sudėtingą tekstą į atskiras frazes, kurios yra paprastos sudėties ir konstrukcijos.

Morfologinės klaidos.

Pilnų ir trumpųjų būdvardžių formų vartojimo klaidos. Reikėtų nepamiršti, kad trumposios būdvardžių formos dažniau pasitaiko oficialioje dalykinėje kalboje. Pilni būdvardžių pavadinimai tokiuose tekstuose pasirodo netinkami, jie jaučiami kaip šnekamoji ir net šnekamoji.

Leksikos klaidos.

Neteisingas žodžių ir terminų vartojimas.

Netinkamas ar nepagrįstas svetimžodžių vartojimas. Svetimžodžių skolinimasis yra natūralus būdas praturtinti bet kurią kalbą. Dažnai į verslo kalbą patenka svetimžodžiai, reiškiantys sąvokas, kurioms jau priskirtas rusiškas atitikmuo. Tačiau nėra prasmės vartoti svetimą žodį, jei šiai sąvokai yra rusiškas terminas. Užsienio kalbos žodynas turėtų būti vartojamas dėl trijų aplinkybių: žodžio vartojimo būtinumo, aktualumo ir tikslumo.

Tautologija. Semantiniai pasikartojimai, atsirandantys, kai sakinyje kartu egzistuoja giminingi žodžiai. Tautologiniai pasikartojimai daro frazę disonansinę. Be to, jos apsunkina tai suvokimą, nes patraukia į save dėmesį.

Sinonimų vartojimo klaidos. Sinoniminių žodžių vartojimo klaidos dažnai kyla dėl to, kad polisemantinis žodis gali būti sinonimas kitam tik viena iš savo reikšmių.

Stilistinis įsikišimas.

Dirbtinis kalbos ilginimas. Specialistai pataria: „Laiške nenurodykite to, ko nepasakytumėte žodžiu“. Tačiau mūsų šiuolaikinėje oficialioje korespondencijoje labai dažnai sutinkami dirbtinio kalbos ilginimo pavyzdžiai. Verslo korespondencijos kalba per ilgi posūkiai yra nepriimtini.

Techniniai trukdžiai.

Šie trukdžiai yra rašybos klaidos, klaidos, mechaniniai teksto vientisumo pažeidimai (plyšimai, prilipimas prie voko ir kt.). pagrindinė techninių trukdžių atsiradimo priežastis – aplaidumas rengiant verslo laišką.

Verslo laiško teksto rengimas visada yra kalbos kūrybiškumo aktas, nesvarbu, koks laiškas yra reglamentuotas ar nereglamentuojamas. Tai darbas, kuriam reikia pakankamai aukštas lygis kalbos kompetencija. Neįmanoma išmokti taisyklingai ir įtikinamai rašyti dalykinius laiškus, nepraktikuojant ir neišmokus šio sunkaus meno, nežinant oficialaus dalykinio ir žurnalistinio kalbėjimo stiliaus ypatybių. Šiandien daugėja verslo korespondencijos žanrinių atmainų ir verslo laiškų sudarymo bei siuntimo priežasčių. Lokalė į verslo korespondencija egzistuoja kartu su raiška ir kalbos dialogizacijos elementais.

Visa tai šiandien reikalauja, kad vadovas turėtų daugiau kalbos mokymo nei, tarkime, prieš dešimt metų, standartinių ir stereotipinių tekstų valdymo laikais. Verslo sluoksniuose vis labiau vertinamas gebėjimas savarankiškai mąstyti ir formuluoti savo mintis, kompetentingai vesti dialogą raštu.

Rusų literatūrinė kalba, viena turtingiausių ir išraiškingiausios kalbos pasaulis, sukauptas rašymo srityje Verslo komunikacijos neįkainojama patirtis, kurią reprezentuoja vieningos ir stereotipinės kalbos formos, etiketo priemonių vartojimo tradicijos.

Šiandien svarbu neprarasti šių lobių, nekopijuoti vakarietiškų modelių, o gerbti savo protėvius, šimtmečius šlifavusius verslo laiškų formą ir stilių bei vaisingai plėtoti buitines verslo korespondencijos rengimo tradicijas – tai užduotis, susiduria su šiandienos ir ateities kartomis Verslo žmonės Rusijoje.

1. Veselovas, P.V. Šiuolaikinis verslo laiškas pramonėje / P.V. Veselovas. - M.: Standartų leidykla, 1990. - 160 p.
2. Zagorskaya, A.P. Laiškų knyga verslo korespondencijai / A.P. Zagorskaja, P.F. Petročenka, N.P. Petročenka. – M.: Mosk. darbininkas, 1992. - 247 p.
3. Rachmaninas, L.V. Verslo kalbos ir oficialių dokumentų redagavimo stilistika / L.V. Rachmaninas. - M .: Aukštesnis. mokykla, 1982. - 259 p.
4. Taylor, K. Biuro darbo pagrindai modernus verslas: Per. iš anglų kalbos. / K. Teiloras. – M.: Saulės sistema; Finansai ir statistika, 1997. - 176 p.
5. Tepper, R. Kaip įvaldyti dalykinio rašymo meną: 250 pastabų vadovui į pagalbą / R. Tepper. - M.: Auditas: UNITI, 1994. - 231 p.

Bendras įvertinimas 8 iš 10 Naudingumas 9 iš 10 Lengvas skaitymas 10 iš 10 Gražus rašymas 6 iš 10 Pavyzdžių naudojimas 8 iš 10

Tinkamesnis šios knygos pavadinimas būtų Derybų menas laiškuose. Knygoje nieko nepasakoma apie verslo laiško formatavimo taisykles, priimtas kreipimosi formas, skyrybos ženklus po sveikinimų, teisingą temos eilutės formuluotę ir kt. Jame perduodama svarbesnė informacija – kaip verslo laišką padaryti efektyvų. Kai kurie patarimai šaunūs, kai kurie abejotini. Pradėkime nuo šauniausių. Kiekvieno žmogaus gyvenime atsiranda poreikis parašyti laišką su pretenzija, atsisakymu ar atsiprašymu. Karepina siūlo tokių laiškų šablonus. Šie šablonai moko, kaip teisingai pateikti neigiamą informaciją, norint pasiekti tai, ko norima iš adresato: neįsižeisti atsisakius, gauti teigiamą atsakymą į užklausą. Šablonai yra autoriaus svetainėje. Apskritai buvau siaubingai nusiminusi, kai užtikau juos knygoje, nes daugiau nei metus mokiausi rašyti tokius laiškus apie Kempo teoriją ir Iljos Sinelnikovo patarimus biuro svetainėje. Nuolat rašau laiškus draugams ir siaubingai didžiavausi savo sugebėjimais, bet paskui paaiškėjo, kad Sasha Karepina visa tai jau turėjo. Knyga gera ir tuo, kad autorė rašo lengvai. Ji pristato vienodai gerai. Naudinga informacija apie teksto struktūrą; kaip naudotis ženkleliais ir numeruotais sąrašais; kur reikalingos pasyvios konstrukcijos, o kur tikros; kada į rašymo stilių įtraukti „oficialus“, o kada „meilužė“.

Stilius kuria įvaizdį: kažkada asmeniniu stiliumi rašantį asmenį mokymų dalyviai vadino „meilužiu“, o pasirenkantį formalų stilių – „valdininku“. Kreipdamiesi laiške prie „meilužio“ akcentuojame savo asmeninį pradą, žmogiškąsias savybes, poziciją; o artėjant prie „valdininko“ paslepiame viską, kas žmogiška. Nei vienas, nei kitas įvaizdis savaime nėra geras ar blogas: vienose situacijose mums naudinga būti labiau „myliukais“, o kitose – labiau „valdininku“.

Manau, kad laiške nereikėtų vartoti vieno „valdininko“, geriau protingai sumaišyti „meilužiuką“ su jo asmeniniu stiliumi. Gavėjas įvertins Patogiai rašymo struktūrai sukurti Karepina siūlo naudoti „medžio“ formą: kamienas yra pagrindinė mintis, ji išsišakoja į pastraipas-šakas, o šakos į detales-lapus.

Kuo žemiau leidžiamės medžiu, tuo daugiau detalių tampa, o kuo aukščiau, tuo jų mažiau. Judant iš viršaus į apačią vaizdas tampa detalesnis, judant iš apačios į viršų – labiau apibendrintas. Kodėl „panaši į medį“ užduotis yra efektyvesnė už įprastą? Pirma, todėl, kad mums patogu pereiti nuo bendro prie konkretaus: pirmiausia suprasti esmę, o tada išsiaiškinti smulkmenas. Ir, antra, todėl, kad žmogui sunku savo galvoje išlaikyti daugiau nei tris nesusistemintus faktus.

Knygoje pateikti pavyzdžiai nusipelno ypatingo dėmesio. Autorius imasi klasikinių tekstų ir juos analizuoja. Efektyvių laiškų šablonus galima prisiminti pažodžiui iš Puškino eilėraščių. Tau gerai sekėsi mokykloje per literatūros pamokas, ar ne?

Kodėl atstūmimas taip skaudina? Mums atrodo, kad žmogui už durų šios problemos visiškai nerūpi, jam jos nerūpi, jis nemato mūsų taško tuščiai – ir kyla jausmas, kad esame atstumti, nurašyti. Tą patį jaučia ir tokių laiškų adresatas. O kad jam nekiltų toks jausmas, atsisakymu verta parodyti, kad mums tiesiog rūpi ir suprantame, kas lėmė jo prašymą ir kodėl situacija susiklostė taip, kaip susiklostė. Grįžkime prie Onegino laiško. Atsisakydamas Tatjanos, jis tarsi sako: suprantu, kaip tu taip nusprendei; daugelis tave laikytų nekukliu ir netvarkingu, bet matau, kad tave veda tyrumas ir nuoširdumas.

Aš perskaičiau pasitikėjimo išpažinčių sielas, nekaltus meilės išsiliejimus; Man patinka tavo nuoširdumas...

Pereikime nuo knygos privalumų prie trūkumų. Nenuoseklumas tarp tekstų rašytojų yra nuodėmingas, bet knygoje taip: kai kur autorius „tu“ rašo didžiąja raide, kitur – mažąja raide, neradau tame jokios logikos. Knyga neišmokys geros kalbos. Viena vertus, ji nekelia sau tokio uždavinio, kita vertus, autorė moko nevartoti klerikalizmo, tačiau kartais pati jų griebiasi. Pavyzdžiui, puslapiuose dažnai randamas žodis „duota“. Tai mano nemėgstamiausias žodis. Bet tai bus kitas įrašas. Yra daug "stop žodžių" ir "stiprintuvų žodžių", kai kurie tekstai kvepia "smegenų kopijavimu". Treniruočių pavyzdžiuose tai nėra gerai. Čia Karepina pateikia efektyvaus pardavimo laiško pavyzdį:

Standartinė knygos kaina – 350 rublių. Sutikite, tai pigu. Tačiau yra ir įdomesnis pasiūlymas: pirmuosius 500 knygos egzempliorių parduosime už visiškai neįtikėtiną kainą – tik 150 rublių! Ar norite būti laiku? Pirkti dabar! O visiems užsiregistravusiems šiandien – premija! Galėsite nemokamai dalyvauti tinklinės rinkodaros guru Johno Smitho individualaus koučingo VIP sesijoje!

Visas pavyzdys susideda iš pigių triukų, šauktukų ir tuščių žodžių. Už tokio teksto matau kažkokią nesąmonę, išsiųsiu į spamą ir pamiršiu amžiams. Ne, nepamiršiu, geriau perrašyti įprastai:

Standartinė knygos kaina – 350 rublių, tačiau pirmus 500 egzempliorių parduosime po 150 rublių. Knygoje daug naudingų dalykų, norisi, kad ją galėtų įsigyti ir perskaityti dar daugiau žmonių. Norint dalyvauti akcijoje reikia užsiregistruoti (nuoroda). Visi užsiregistravę šiandien gaus bilietą į individualų užsiėmimą apie Tinklinis Marketingas Džonas Smitas. Išsami informacija apie renginį (nuoroda).

Už tokio teksto slypi draugiški patarimai ir noras padėti. Yra dar vienas dalykas, su kuriuo aš visiškai nesutinku. Sasha Karepina sako, kad laiške turi būti įžanga. Be jo paaiškės, kad „jie meta kamuolį be įspėjimo“, kaip rašo autorius. Tai tiesa, tačiau kai kurios knygos įžanginės parinktys yra apgailėtinos. Pavyzdžiui:

Atkreipiu jūsų dėmesį į... Atkreipiu jūsų dėmesį... Informuoju...

Šios frazės siaubingai nuobodžios ir kvepia pareigūnais. Įžanga turėtų būti draugiškesnė. Pats metas naudoti ką nors asmeniškesnio, kad adresatą iš karto patrauktumėte į savo pusę. Gera įžanga susijusi su laiško kontekstu. Pabandykime panaudoti Karepinos siūlomas frazes, pataisyti jas ne tokias formalias ir pritaikyti kontekste:

Laba diena, Ulyana! Dėl jūsų klausimo apie portfelio logotipą.

Čia iš karto aišku, apie ką bus kalbama (manau, kad nebaisu, jei įžanga dubliuoja temą) ir skamba gana draugiškai, nors dalykinis stilius nepažeidžiamas. Aišku, kad įžangos nereikia atsakant į laišką žinučių grandinėje, kur kontekstas jau matomas. Ką gi, paskutinė musė. Sasha Karepina pasakoja, kaip rašyti kursyvą, pabraukti ir paryškinti raidėmis. Manau, kad tokių highlighterių geriau nenaudoti. Pirma, būtina mintis suformuluoti taip, kad skaitytojas be papildomo akcentavimo nesunkiai galėtų išskirti pagrindinį dalyką. Antra, paryškintas šriftas ir pabraukimas visą laiką atkreipia į save dėmesį. Neturiu nieko prieš kursyvą: atrodo tvarkingai ir neįkyriai. Karepina sako, kad laiškuose, skirtuose „labai svarbiems žmonėms“, reikia vartoti kursyvą. Manau, kad su visais skaitytojais turi būti elgiamasi vienodai pagarbiai, nepaisant jų svarbos. Mano verdiktas. Knyga bus naudinga tiems, kurie mažai išmano apie teisingą informacijos pateikimą ir efektyvias derybas. Įdomūs pavyzdžiai ir lengva kalba padės gerai išmokti medžiagą, tačiau kai kur reikia būti dėmesingesniems ir nesiklausyti visų tikėjimo patarimų.

Šiuolaikinis verslas neįmanomas be verslo laiško: kuriame komerciniai pasiūlymai, susirašinėjame su klientais ir partneriais, rašome motyvacinius laiškus ir CV, pildant įmonės svetainę informacija, rengiant pranešimus spaudai, pranešant apie nuveiktus darbus... Ir mes dažnai nerimaujame – kaip atsilieps mūsų žodis?

Kaip verslo laišką paversti efektyvia įtikinėjimo priemone?
Kaip nustoti rašyti „į šiukšliadėžę“?
Ką daryti ir ko nedaryti, kad mūsų tekstai veiktų?
Į šiuos klausimus savo naujoje knygoje atsako Sasha Karepina, verslo trenerė ir verslo komunikacijos konsultantė.

Pristatome naują, pataisytą knygos leidimą!

Skyrius iš knygos.

Fishlock lemputė. Faktai pardavimo laiškuose

2010 m. anglų menininkas ir dizaineris Timas Fishlockas nusprendė atsisveikinti su elektrinėmis kaitrinėmis lempomis. Beveik pusantro šimtmečio šie pažįstami apvalūs šviestuvai su spirale viduje apšvietė Europos namus ir gatves – tada jie nusprendė pamažu juos pakeisti naujais, taupančiais energiją.

Atsisveikinimas pasirodė neįprastas: Timas surinko 1243 lempas ir iš jų pagamino ažūrinį, debesis primenantį, daugiau nei metro skersmens rutulį. Rutulio viduje menininkas įdėjo vienintelę energiją taupančią lempą – šios lempos dėka visa konstrukcija virto neįprastu sietynu su obertonais.

Žvelgdamas į šio šviestuvo nuotrauką internete, pagalvojau: panašu, kad elektros lempų pardavėjai turi naują pirkėjų klasę – tuos, kuriems šios lempos reikalingos ne tik kaip šviesos šaltinis, bet ir kaip medžiaga kūrybai. Interneto paieška greitai patvirtino mano nuojautą.

Kai ieškojau „darbai, pagaminti iš lempučių“, radau straipsnį apie tai, kaip jaunieji dizaineriai Madride iš lempų pastatė visą sieninį ekraną. Tada paieškos sistema pateikė nuorodą į prancūzų menininko, kuris iš tų pačių lempų kuria gėlių vazonus ir prieskonių stalo komplektus, svetainę. Galiausiai aptikau amerikietišką svetainę, kurios pavadinimas yra „Viskas apie elektrinį apšvietimą“, kur išsamias instrukcijas apie šviečiančių lempų grupių surinkimą savo rankomis.

Išryškėjo tendencija, o lempų tiekėjai visame pasaulyje greičiausiai tai pastebėjo anksčiau nei aš. Taigi, kol aš žavėjausi puošniais sodintuvais ir druskos purtytuvais, jie galvojo, kaip panaudoti šią tendenciją. Kaip susisiekti su kūrybingais žmonėmis, kaip jiems pasiūlyti savo lempas, įskaitant pardavimo laišką. Arba parduodate svetainės tekstą.

Tiesą sakant, ketinau rašyti apie pardavimą, bet atsitiktinai, ieškodama pavyzdžių, užtikau istoriją apie lemputes. Skaitytojai įtikino mane imtis šių tekstų. Pirmajame „Verslo rašymo meno“ leidime atskiro skyriaus apie pardavimų rašymą nebuvo, tačiau vos tik knyga pasirodžiusi mane užplūdo klausimai.

"Aš parduodu jaunimo drabužiai(kalnų dviračiai, elektriniai masažuokliai, sportinė mityba), man rašė skaitytojai. – Kaip laišku pasiūlyti klientui šią prekę? Kokius metodus iš knygos naudoti? Nuo ko pradėti, kaip baigti, kaip parašyti apie kainą? Kilo tiek daug klausimų, kad, pasitaręs su leidėju, nusprendžiau užbaigti naują antrojo leidimo skyrių ir išsamiai apsvarstyti pardavimo tekstų rašymo procesą. Štai kas iš to išėjo.

Pažadame

Įsivaizduokime, kad jūs ir aš tiesiog parduodame lemputes. Tarp tų, su kuriais susirašinėjame, yra kūrybingo jaunimo – būtent šiam jaunimui pasiūlysime savo lemputes.

Pradėkime nuo pradžių, tai yra nuo „cento“. Pažadėkime ką nors patrauklaus adresatui ir tam panaudokime pirmąjį pardavimo laiško bloką – pažadą.

Kaip tai pradžiai? Skamba kaip gera idėja: pradedame nuo problemos, kuri kelia nerimą mūsų jauniesiems kūrybingiems skaitytojams. Bet jūs galite padaryti geriau, jei prisiminsite medžio principą, principą „nuo bendro iki konkretaus“. Prieš kalbėdami apie smulkmenas, turite suformuluoti esmę. Taigi padarykime tai.

Futuristinis biuro dizainas „pasidaryk pats“ – ir beveik veltui?

Tai įmanoma!

Stilingas žmogus šiandien neapsieina be stilingo biuro. Ar esate savo karjeros pradžioje? Dar nepasiruošę investuoti į išskirtinį biuro dizainą ir brangias medžiagas? Nesvarbu: padėsime papuošti biurą neįprastai ir nebrangiai.

Mes pagrindžiame pažadus

Adresatas domisi – ir dabar turime jam paaiškinti, iš ko tiksliai sudarys mūsų pagalba. Tai yra, prie laiško pridėkite tokį bloką – jūsų prekės ar paslaugos poreikio pagrindimą.

Puiki medžiaga biuro dizainui yra lemputės. Iš jų galite rinkti bet kokias originalias kompozicijas, įskaitant šviečiančias, mirgančias, įvairiais atspalviais mirgančias.

Priklausomai nuo kūrybinės idėjos, galite naudoti skirtingų spalvų ir formų, skirtingo šviesos intensyvumo lemputes, suteikiančias savo meno kūriniams ryškų, saulėtą skonį – arba paverčiant juos fantastišku, nežemišku dizainu!

Mūsų įmonė siūlo lemputes ir priedus tokioms skulptūroms kurti.

Dabar pirkėjas domisi ir beveik įsimylėjo mūsų gaminį. Beveik, bet ne visai. Ko jam trūksta?

Pateikiame įrodymus

Pirkėjas gali išgirsti mūsų žodžius apie lempučių pranašumus, bet ne iki galo jais patikėti. Tiesą sakant, kiekvienas pardavėjas giria savo prekę, bet iš tikrųjų ne visada viskas yra rožinė. Gal šios lemputės nekokybiškos, greitai perdega? O gal jie pavojingi, netinka aplinkosaugos standartus? Ir apskritai, ar kas nors jas jau naudoja – ar dar kas nors sugebėjo „išauginti“?

Norėdami išsklaidyti pirkėjo abejones, turime pateikti savo patikimumo įrodymus. Pavyzdžiui, toks.

Mūsų paslaugų kokybė patikrinta laiko. Jau daugiau nei penkerius metus tiekiame elektros lemputes Rusijos ir Europos rinkoms. Mūsų lempučių saugumą ir patikimumą liudija Rospotrebnadzor ir Europos Komisijos sertifikatai, taip pat daugybė tarptautinių pramonės parodų medalių ...

Pažvelkime į įrodymus išsamiau. Kokie tai gali būti įrodymai? Iš esmės turime du būdus įrodyti, kad produktas yra geras. Pirma, galime remtis kitų klientų patirtimi, pakalbėti apie tai, kokie rimti žmonės naudojo mūsų gaminį ir kaip tai privertė juos jaustis gerai. Štai kaip tai padaryti pardavimo laiške:

Kuriantiems žmonėms siūlydami lemputes rėmėmės ir kitų klientų patirtimi, ir autoritetinga nuomone, todėl pagrindinės adresato abejonės turėjo išsisklaidyti. Ką dar galima padaryti?

Kitas dalykas, kurį galima panaudoti norint sumažinti susirūpinimą dėl gaminio kokybės, yra garantija. Ar esame tikri, kad mūsų produktas yra geras? Nebijome, kad pirkėjams nepatiks? Tokiu atveju drąsiai galite pasiūlyti nepatenkintam grąžinti pinigus. Vargu ar tokių nepatenkintų bus daug, bet likusieji, skaitantys laišką, dar labiau įsitikins mūsų lempučių kokybe.

Įvardijame kainą

Na, o dabar artėjame prie subtiliausio, skrupulingiausio momento. Kas sukelia didžiausią nerimą tarp pradedančiųjų pardavėjų, kas sukelia pagrindinį diskomfortą? Žinoma, kalbant apie kainą. Kol giriate prekę, dažniausiai viskas vyksta kaip iš sviesto: malonu kalbėti apie gerą dalyką. Tačiau anksčiau ar vėliau ateina laikas atsakyti į klausimą „kiek?“, ir štai mūsų laukia problemos. O jei nepatiks kaina? Ką daryti, jei pirkėjas nuspręs, kad tai brangu? Ką daryti, jei ši tema pokalbyje neatsiranda tinkamu laiku ir pokalbis subyrės nepasibaigęs išpardavimu?

Ginčai dėl to, kurioje pardavimo laiško dalyje įvardinti kainą, tęsiasi ne vienerius metus, o gal ir ne vieną šimtmetį. Čia susiduriame su klasikiniu interesų konfliktu. Kainą pirkėjas nori sužinoti kuo anksčiau – pardavėjui pravartu kuo ilgiau šios kainos neatskleisti.

Norėdamas parodyti kodėl, šią situaciją dažniausiai aprašinėju treniruotėse. Mergina eina gatve ir staiga vitrinoje pamato suknelę. Merginai patinka suknelė. Mergina supranta, kad būtent su tokia suknele ji bus nenugalima kitame klubo vakarėlyje. Kaip tik apie tokį stilių ji svajojo jau seniai, be to, suknelės spalva puikiai tiks prie neseniai pirktų batų!

Mergina įeina į parduotuvę, apžiūri suknelę atidžiau, liečiant apčiuopia audinį, tepa juo veidą, kad įvertintų, kaip jai tinka šis atspalvis, galiausiai pastebi kainos etiketę: suknelė brangi. Ne tiek, kad negalėtų sau to leisti, bet vis tiek. Kaip manote, kas bus toliau?

Ar manote, kad mūsų mergina apsisuka ir išeina iš parduotuvės nenusipirkusi? Nesvarbu, kaip! Ji argumentuoja: turiu gerą atlyginimą, karjeros perspektyvas. Aš taip sunkiai dirbu, todėl retai leidžiu sau. Argi nenusipelniau bent vienos tikrai stilingos suknelės? O gal būtent šioje suknelėje ir ištiksiu savo likimą? Gal jo dėka į mane atkreips dėmesį kas nors anksčiau nepastebėjęs... O dabar jau atsidaro piniginė, nupirkta suknelė ir laiminga mergina eina su nauju daiktu.

Dabar įsivaizduokite alternatyvų scenarijų. Mergina eina gatve, pro langelį pamato suknelę, o šalia – didelė užrašyta kainų etiketė. „Ak, žinoma, čia brangi parduotuvė“, – pagalvoja mergina ir juda toliau. Pinigai lieka jos piniginėje, o mūsų sąžininga parduotuvė negauna jokio pelno.

Sakysite: „Bet mes ne kartą matėme, kad parduotuvės vitrinoje kainą įrašo didelėmis raidėmis, kad matytųsi iš toli. Taigi tai taip pat įmanoma! Na, taip, pasitaiko – bet kokia įprasta kaina? Teisingai, žemai! Tokią kainą galima užrašyti pačioje matomiausioje vietoje, mojuoti kaip vėliava – ir gali būti, kad tai pritrauks pirkėją.

Bet jei negalite pavadinti savo kainos maža, tuomet neturėtumėte su ja skubėti. Geriau pirmiausia pasirūpinkite, kad pirkėjas susidomėtų preke, ją pamiltų ir tik tada atskleistų kortas. Bet tik su protu!

Kainos įtraukimas į kontekstą

Įsivaizduokite, kad norime laiške parašyti vienos vidutinio dydžio skulptūros lempučių komplekto kainą – ne tokią, kaip Timo Fishlocko, o mažesnę, tarkime, iki pusės metro. Tegul toks rinkinys kainuoja, pavyzdžiui, 6000 rublių.

Nebrangus? Bet nesunkiai įsivaizduoju žmogų, kuris, pamatęs šią figūrą, pasipiktins: „Šeši tūkstančiai? Dėl lempučių? Tai kažkokia nesąmonė!" Lemputės žmonėms dažnai asocijuojasi su kažkuo nebrangiu, šlamštu, o 6000 rublių suma gali juos išgąsdinti. Todėl svarbu ne tik pasakyti adresatui šią sumą – reikia ir įdėti ją į tinkamą kontekstą.

Kiek turite išleisti, kad papuoštumėte savo biurą skulptūra iš tradicinė medžiaga akmuo, metalas ar plastikas? Tarkime, 30-40 tūkstančių rublių. Palyginti su šiais skaičiais, mūsų šeši tūkstančiai yra tik centas! Štai ką reikia pasakyti adresatui!

Norėdami parodyti, kad mūsų kaina nėra tokia didelė, prie elektroninio laiško pridedame dar vieną bloką – kainos pagrindimo bloką. Tai gali būti prieš įvardijant kainą arba po to – priklausomai nuo to, kokia didelė ši kaina. Jei pamatęs sumą skaitytojas apalptų, geriausia pradėti nuo pasiteisinimo. Jei kiekis daugmaž priimtinas ir pažįstamas, pagrindimą galima palikti „užkandai“.

Dizaineriai mūsų lemputėms sutaupo dešimtis tūkstančių rublių – juk viena nedidelė biuro skulptūrėlė iš metalo ar plastiko kainuoja 30-40 tūkst., o lempučių komplektas ir aksesuarai tokiai skulptūrai pagaminti jums kainuos tik šešis tūkstančius.

Su kuo iš principo galima palyginti kainą, kad atrodytų maža?

Pirma, su nauda, ​​kurią adresatas gaus pirkdamas, nebent, žinoma, ši nauda gali būti išreikšta pinigine išraiška. Pardavimo laiške tai gali būti suformuluota taip:

Jei naudos negalima išmatuoti, galime palyginti savo prekės kainą su alternatyvių produktų kainomis – žinoma, jei alternatyvios kainos yra didesnės nei mūsų. Pasirinkimai gali būti:

Galiausiai galite palyginti kainą su siūlomo bonuso paketo verte, pavyzdžiui, taip:

Savo elektros lemputėms naudojome palyginimo su alternatyvomis parinktį. Tačiau įsivaizduokite, kad turėjome informacijos, kad stilingas biuro dizainas padidina pardavimus šiame biure 30%! Tokiu atveju, žinoma, taikytume palyginimo su nauda metodą.

Suspaudžiame pirkėją

Tarkime, dirbome ne veltui: ir pažadas adresatui pasirodė įdomus, ir prekė nenuvylė, ir kaina neišgąsdino. „Gerai, – sako adresatas, – reikės nepamiršti šio produkto. Kažkaip, retkarčiais, pažiūrėkite išsamiau ... "Ar galime džiaugtis?

Žinoma ne! „Kartais pasitaiko progos“ dažniausiai niekada neateina, todėl ir neperkama. Patyrę pardavėjai pataria „suspausti“ pirkėją, kad jis apsispręstų dabar ir neatidėliotų vėliau. Štai kodėl pardavimo laiške yra skyrius „Paskatos pirkti dabar“. O laiško apie lemputes ši skiltis galėtų atrodyti taip:

Galite sutaupyti dar daugiau, jei užsakysite lemputes iš mūsų per tris dienas nuo el. Su šiuo laišku suteiksime jums specialią 30% nuolaidą.

Kokiais argumentais galime perkelti adresatą prie tiesioginio pirkimo? Piniginis ar nepiniginis.

Pradėkime nuo piniginių argumentų, tai yra nuo argumentų, susijusių su kaina. Perkantiems „šiuo metu“ visada galime padaryti nuolaidą ar pasiūlyti premiją. Štai kaip tai pasakyti pardavimo laiške:

Lempučių pardavimui naudojome piniginį variantą – o kokie yra nepiniginiai? Kas dar, be nuolaidų, gali paskatinti klientą pirkti iš karto?

Na, pavyzdžiui, prekių trūkumas. Jei prekės bus išplėštos nuo ratų, kas dvejos? Visi bėgs pirkti ir net džiaugsis, kad turėjo galimybę išgraibyti tokį deficitą! Štai „padidinimo“ dėl produkto trūkumo variantas, kurį būtų galima panaudoti pardavimo laiške apie mokymus:

Tačiau priežastis gali būti nesusijusi su produktu. Ne pardavėjas gali skubinti adresatą, o pats gyvenimas. Adresatas gali suprasti, kad jei jis neskubės, konkurentai jį lengvai aplenks ir tada joks produktas nepadės. Štai kaip tai gali būti paminėta pardavimo laiške apie investicijas:

Suteikite paskutinį postūmį

Na, pagaliau pasakėme viską, ką norėjome. Belieka tik, trečiojo skyriaus kalba, „nulipk nuo arklio“. Ir štai laikas pasinaudoti ... rekomendacijomis Lao Tzu. Savo knygoje „Tao Te Ching“ Lao Tzu mokė, kad tūkstančio mylių kelionė prasideda nuo vieno mažo žingsnelio. Žinoma, didysis išminčius nekalbėjo apie elektros lempučių pardavimą, bet kodėl jo patarimo nepritaikius, kaip sakoma, kasdienybėje?

Pabandykime pastūmėti adresatą, priversti jį žengti tą labai mažą žingsnelį – žinoma, pirkimo linkme. Prie laiško pridėkime paskutinį bloką – raginimą veikti.

Esame įsitikinę, kad mūsų lemputės bus puiki medžiaga jūsų kūrybiškumui. Norėdami tuo įsitikinti, kviečiame į mūsų kasmet tarptautinė paroda elektrinė skulptūra. Tiesiog pasiimkite laišką – ir jis taps jūsų leidimu į neįprasto pasaulio pasaulį. Ateik, mes jūsų laukiame!

Lemputės yra suprantamos. Ir kokius motyvus iš esmės galėtume panaudoti?

Yra trys pagrindiniai motyvacijos tipai.

1. Iš karto galime susitarti su adresatu dėl tolimesnių derybų:

2. Galime pasikviesti jį pas mus susipažinti ir užmegzti kontaktus:

3. Ir galiausiai galime paklausti adresato su zondais:

Galite sugalvoti kitų žingsnių – svarbiausia, kad reikalas judėtų į priekį, kad klausimas nebūtų atidėtas geresniems laikams.

Iš esmės idėja paprasta. Tačiau yra viena klastinga spąsta, kurią mūsų pardavimo laiškas gali staiga sugriauti.

Įsivaizduokite, kad nuspręsite naudoti „derėtis susitarimo“ parinktį. Sėdi rašyti laiško ir, negalvodamas blogai, išveda:

Pranešti man iki paštu Jums patogus bendravimo laikas, kad galėtume susitikti ir susitarti dėl savo planų.

Kaip reaguos gavėjas? Jis bėgs tau ko nors pasakyti – arba pasipiktins: „Ko tu mane statai?! Kas tu toks, kad man pasakytum?" Iš tiesų, frazė „pasakyk man“ skamba kaip užsakymas, o užsakyti klientą nėra gera idėja. Kad nerizikuotų, geriau atsisakyti tvarkingų frazių, tokių kaip „užsiprenumeruoti naujienlaiškį“, „užsiregistruoti į mokymus“, „pasakyk man patogų laiką“ ir suformuluoti mintį kitaip:

Siūlau susitikti ir susitarti dėl ateities planų. Susitikimo datą ir laiką mielai aptarsiu el. paštu...

Šablono sudarymas

O dabar, kai aptarėme visus laiško blokus atskirai, laikas juos sujungti, iš jų padaryti „žuvelę“, šabloną savo pardavimo laiškų rašymui. Paimkime šį kartą rimtesnį produktą – archyvinio dokumentų saugojimo paslaugas.

Svetainės www.e-xecutive.ru skyriuje apie verslo korespondenciją su skaitytojais aptarėme laišką dėl tokių paslaugų pardavimo. Diskusijos rezultatas prieš jus.

Kaip matote, visi kubeliai yra tokie patys, kaip ir laiške apie lemputes, ir sukrauti ta pačia tvarka – skiriasi tik kubelių viduje esantys faktai. Išbandykite ir naudokite šiuos kubelius savo pardavimo laiškuose – ir gerų jums pardavimų!

Sasha Karepina, Verslo rašymo menas. Įstatymai, gudrybės, įrankiai“ , - M.: „Mannas, Ivanovas ir Ferberis“, 2010 m

Kaip per atstumą paveikti žmones žodžiu? Kaip be iškraipymų perteikti žinutės esmę ir savo emocijas? Kaip gauti norimą atsakymą? Kaip atsisakyti neįžeidžiant, teisintis be pykčio, reikalauti ar prašyti – ir gauti tai, ko nori? Į visus šiuos klausimus atsako Sasha Karepina, verslo rašymo verslo treneris. Įtikinamo dalykinio rašymo taisyklės ir technikos, darbo tekstų kūrimo technika iliustruota pavyzdžiais ne tik iš verslo, bet ir iš istorijos bei literatūros. Neįmanoma jų neprisiminti.

Knyga labai pagelbės tiems, kurie bent retkarčiais teikia komercinius pasiūlymus, susirašinėja su klientais ir partneriais, rašo gyvenimo aprašymus, pildo informaciją įmonės svetainėje, rengia pranešimus spaudai, raštu praneša apie nuveiktus darbus ir tiesiog bendrauja epistolinis žanras.

Norėdami perteikti savo idėją adresatui, turite naudoti teisingą laiško struktūrą. Tai pasiekiama naudojant medžio struktūrą:

– Kreiptis

Medžio šakos pavadinimo frazė Nr. 1

n-osios pastraipos antraštė. Pati n-oji pastraipa

Medžio šakos pavadinimo frazė Nr. 2

1-os pastraipos antraštė. pati 1 pastraipa

n-osios pastraipos antraštė. Pati n-oji pastraipa

Pavyzdys:

Kaip auginti medžius (kaip pastatyti konstrukciją)

Yra dvi parinktys:

1 variantas. Iš viršaus į apačią . Jei rašome nuo nulio ir dar nesurinkome savo idėją patvirtinančių faktų. Klausiame savęs, kodėl reikia daryti tai, ko prašome, ir atsakome į 2-3 trumpus teiginius (Vanką reikia išvežti iš kaimo, nes kenčia mieste, o kaime pravers seneliui). Taigi gauname šakų galvos frazes.

Toliau reikia nuspręsti, kokios kančios ir kokia nauda bus aptarta. Vanka kenčia, nes jis yra mušamas, skriaudžiamas ir laikomas netinkamomis sąlygomis. Tai bus naudinga seneliui, nes. sugebėti užsidirbti ir juo rūpintis. Taigi gavome pastraipų antraštes.

Kai šios frazės paruoštos, belieka jas „apauginti“ faktais. Prisiminkite, kas, kada, su kuo ir už ką įveikė Vanką. Sudarykite įžeidimų sąrašą, pasiimkite blogų gyvenimo sąlygų pavyzdžių ir pan.

Medis tiksliai pasakys, kokių duomenų reikia „palaikymui“ Pagrindinė mintis laiškus.

2 variantas. Žemyn aukštyn. Jei turime aibę faktų. Mes paimame faktą iš rinkinio ir užduodame klausimą „Ką sako šis faktas? Ar sąraše yra kitų faktų, rodančių tą patį? Kaip galima juos visus apibendrinti?

Kaip rašyti didžiąsias raidžių ir šakų frazes (maitinti varinius centus)

Kad nepaskęstų informacijos sraute, šiuolaikinis žmogus uždeda filtrus gaunamai informacijai. Šie filtrai perduoda tik tai, kas svarbu ir įdomu žmogui. Norint įveikti filtrus, reikia naudoti „vario cento“ metodą, t.y. faktas, kuris sudomins adresatą ir patenkins jo poreikius.

Mūsų užduotis yra pasirinkti už kiekvieną centą. Norėdami tai padaryti, turite suprasti, kaip pasikeis adresato padėtis, jei jis elgsis arba nedarys mūsų taip. Ar tai turės įtakos jo saugumui, uždarbiui, išlaidoms, darbui (ar jis taps įdomesnis, efektyvesnis, prestižiškesnis?), karjeros augimas, tobulėjimas, statusas komandoje ir kt.

Pensą reikia parodyti matomiausioje vietoje – raidės ar šakelių galvos frazėse.

Antroje šakoje yra centas - Vanka juk pažadėjo pamaloninti senelį, dirbti, būti atrama.

Tačiau pirmoje šakoje „centų“ visai nesimato: Vanka rašo apie tai, kas jam kelia nerimą, o ne apie tai, kas svarbu seneliui. Jį galima pataisyti taip:

Tačiau pasitaiko situacijų, kai centą geriau parodyti pačioje įžangoje. Pavyzdžiui:

· kai adresatui reikia dėti daug pastangų, kad įvykdytų jūsų prašymą;

· kai adresatui prašymas turi stiprią emocinę atspalvį (jei senelis įdėjo daug pastangų sutvarkydamas Vanką mieste).

Bet geriau tai daryti ne ant kaktos, o tiesiog šiek tiek pakeičiant cento formuluotę ir išsakyti patį prašymą po pagrindinių argumentų išvadoje.

1) su išsakytais linkėjimais. Tada laiško pavadinimo frazė bus be pinigų

2) su problemomis. Tada pavadinimo frazėje pasakysime adresatui, kaip neprarasti nė cento

3) su galimybe. Tada laiško pavadinimo frazėje paaiškinsime, kaip gauti centą

Kurį variantą pasirinkti, priklauso nuo situacijos. Reikia manyti, kaip adresatas reaguos į užklausą kaip visumą.

· Jei energingas "Taip, žinoma!", Tada galite pradėti nuo noro.

· Jei kategoriškas „Ne!“, tuomet reikia pradėti nuo problemos ar galimybės. Renkantis tarp problemos ir galimybės, reikia suprasti, kad žmonėms skaudžiau prarasti, nei negauti to, ko dar nėra. Todėl laiškas, kuris prasideda problema, pritraukia daugiau dėmesio. Svarbu: nurodydami problemą adresatui, neteikite jos kaip kritikos – tai niekam nepatinka.

· Jei „na, aš apie tai negalvojau ...“, tuomet reikia pasikliauti intuicija ir situacijos supratimu.

Ką daryti, jei nėra pinigų?

Naudokite pagyrimą:

· „Kaip ekspertas, giliai išmanantis pramonės plėtros principus, neabejotinai sutiksite, kad...“

· „Atsižvelgiant į tai, kad jūsų organizacija yra kompetentingiausia šioje rinkoje, patarkite šiuo klausimu...“,

· „Brangus seneli, tik tu esi mano užtarėja prieš visą pasaulį, maloni siela! Nepaliksi manęs vienos mieste, kad dingčiau!

Ir jei jis išeina, tada jis nebėra užtarėjas ir, pasirodo, ne maloni siela. Tai psichologinis momentas. Bet tai nėra glostymas – tai manipuliacijomis pagrįsta technika, naudojant glostymą. Rašome ne „Tu toks geras“, o „Kadangi tu toks geras, tu tikrai man padėsi“. Net jei adresatas turi svarią atsisakymo priežastį, atsisakymas jam bus susijęs su papildomu diskomfortu.

Svarbu: kad registratūra veiktų, jums reikia:

1) kad adresatas turėtų poreikį ieškoti geras vyras arba ekspertas;

2) kad adresatas manytų, kad šį poreikį galima patenkinti.

Kitaip tariant, jei adresatą galima pavadinti ekspertu, tada tekstas leidžia jam patvirtinti savo reputaciją, o jei ne, tai tik pasityčiojimas. Reikia glostymo, panašaus į tiesą.

Reikia rašyti laiškus taip, kad tai pasirodytų ne prašymas, o galimai pelningas pasiūlymas.

Mūsų kultūroje nelabai įprasta iš karto kalbėti apie verslą. Pirmiausia kalbamės „apie orą“: išreiškiame viltį, kad pašnekovui sekasi, siunčiame linkėjimus, sveikinimus su džiugiais įvykiais. Norėdami tai padaryti, pridėkite prie įvado pagrindinė pastraipa- trumpas sakinys tarp pasisveikinimo ir įžangos. Tai padės jums užsiregistruoti vienoje iš kategorijų, kurių sunku atsisakyti:

1) įtakingi žmonės;

2) giminės ar pažįstami;

3) tie, kurie mums patinka;

4) tie, kurie bus prarasti be mūsų;

5) tie, kurie domisi, suintrigavo, traukia dėmesį

Kaip parašyti pagrindinę pastraipą

Galite naudoti 1-2 priėmimus vienu metu, kitaip įvadas bus perkrautas. Turite atsižvelgti į pagrindinės pastraipos kokybę, o ne kiekybę.

1) užsiregistruoti įtakingiems. Jei tavęs nepakankamai bijo ar gerbiamas, reikia pasitelkti tų, kurių bijo ar gerbia, paramą:

„Direktoriaus nurodymu siunčiu jus patvirtinti...“, „Atsižvelgdami į tai, kad projektą asmeniškai kontroliuoja gubernatorius, primename...“, „Pagal Konstituciją dėl laisvės atėmimo spaudai, prašome užtikrinti...“.

Kai nėra įtakingų žmonių, galima vartoti adresatui reikšmingas sąvokas.

2) užsiregistruoti su draugais ir šeima. Akcentuojame savo panašumą, bendrumą su adresatu (dalyvavimas viename projekte, programoje, perskaitytas vienas straipsnis, susitikimas parodoje ir pan.), t.y. ieško sąlyčio taškų.

3) pasistenk įtikti. Mes sakome komplimentus. Tačiau pagirti reikia už tikrus nuopelnus. Negalima kartoti. Galime pradėti nuo sveikinimų.

4) esame įsitikinę, kad dingsime be adresato. Turite įkvėpti pasididžiavimo savo būtinumu jausmą.

5) susidomėjimas ir intriga. Dažnai gavėjas žino, kas yra laiške, todėl jį atveria be entuziazmo. Kitas dalykas, jei laiškas prasideda netikėtai. Intriguojanti pagrindinė pastraipa yra pati „chuliganiškiausia“, todėl ne visada ją galima panaudoti verslo korespondencijoje. Tačiau dabar vis daugiau susirašinėjame el. paštu, nesilaikydami griežtų formalių rėmų, todėl dažnai galime sau leisti tam tikras laisves. Ir šios laisvės kartais padeda pasiekti adresatą.

6) išvengti nuspėjamumo. Nenaudokite nulaužtų frazių, daugiau faktų ir specifikos. (ne aukštos klasės profesionalas, o teorijos X autorius, technologijos Y kūrėjas, kuria remiasi visos pramonės darbas; ne tik svarbus projektas, bet prezidento kontroliuojamas projektas arba projektas, padėsiantis išspręsti trūkumo problemą...).

Kaip parašyti įžangą

Įžanga skirta perteikti faktus. Ji neperduoda faktų, o paruošia adresatą jų suvokimui (mes ne iš karto metame kamuolį, o pirmiausia įspėjame „Pagauk!“).

Įvedimo būdai:

1) preambulė.

Aš jums pranešu ... Atkreipiu jūsų dėmesį ... Atkreipiu jūsų dėmesį ...

Galite informuoti su emocine konotacija: „Apgailestauju / su malonumu pranešu ...“, „Esu priverstas pranešti ...“.

Daugiausia trys žodžiai

2) primena įžangą. Naudojamas atsakant į užklausą arba tęsiant anksčiau pradėtą ​​pokalbį.

Atsakydamas į jūsų prašymą, informuoju... Tęsdamas mūsų pokalbį forume, atkreipiu jūsų dėmesį...

Svarbiausia neperkrauti primenančios įžangos informacija, vienu paprastu sakiniu. Reikiamą informaciją geriau nurodyti vėliau laiško tekste.

3) patikslinantis įvadas. Naudojamas svarbioms aplinkybėms nurodyti.

Atsižvelgdamas į keblią situaciją, prašau Jūsų... Kad nekiltų problemų, siūlau...

Kaip parašyti išvadą

Išvada primena, ko tiksliai mums reikia iš adresato. O norint tai prisiminti, išvada turi būti trumpa, glausta ir ryški, panaši į šūkį ar posakį.

Yra trys būdai, kaip parašyti išvadą:

1) Metafora- gyvo, ryškaus vaizdo naudojimas (pavyzdžiui,

· Komandinis darbas = bendros pastangos;

· Sumažinti terminą = gauti laiko;

· Nepilnamečiai nusikaltėliai = vaikinai, patekę į bėdą;

· Visos lėšos = kiekvienas rublis;

· Investuoti arba investuoti = investuoti lėšas.

2) emocingi žodžiai- skaitytoją pagaunantys žodžiai tarnauja kaip psichologinis inkaras mintyse (mirtis, našlaitė, pergalė, pralaimėjimas, laimė, išdidumas, meilė, orumas, pagalba, palaikymas, kova, bėdos, baimė, karas, apgaulė ir kt.). Raidžių pavyzdys: laimėk varzybos, laimėti rinką.

3) Žaidimas su kliše. Reikia pavartoti žinomą posakį (klišę) ir apversti jį netikėtu kampu (pavyzdžiui, jei laikysitės principo „akis už akį“, tada visi apaks arba paskolinsite). pagalbos ranka visiems, greitai ištiessite kojas).

Veiksmingų frazių kūrimas

1) Medžio principas naudojamas ne tik visai raidei, bet ir sakiniui. Adresatas, skaitydamas laišką, pirmiausia nori pamatyti visą vaizdą, o tik tada išsiaiškinti detales. Paveikslą atspindi pagrindiniai sakinio nariai – subjektas (kas, kas) ir predikatas (ką daro, kas su juo atsitinka, kas tai yra).

Aiškiame sakinyje rašome, kad " nuomininkų veža daiktus savo lėšomis“, tačiau nesuprantama, kad „daiktų pervežimas vykdomas gyventojų lėšomis“.

2) Pagrindinis veiksmingo sakinio principas – jei reikia tikrai suprantamų tekstų, tai juose esantis dalykas ir predikatas turi būti konkretūs ir informatyvūs. Ir jei mes kalbame apie veiksmą, tada veiksmažodis turėtų perteikti šio veiksmo esmę tarinyje.

Geriems sakiniams būtų geriau, jei vienas veiksmas atitiktų vieną veiksmažodį - pvz., „darė“, „leido“, „atvežė“, „pasakė“ ir t. pridėta prie veiksmažodžio „transportas“. Šis priedas atima visą reikšmę, palikdamas veiksmažodį tuščią.

AT geras pasiūlymas tai rašome Gyventojai veža dalykų savo lėšomis“, o blogu atveju kad „Gyventojai vykdyti transportavimas“.

3) Sakinys turi prasidėti pagrindiniu, o ne antriniu.

Neteisingai: Siekdama išvengti nemalonių situacijų, kai turistai sumoka už kelionę, o vėliau iš ambasados ​​gauna atsisakymą išduoti vizą, kelionių agentūra pakeitė dokumentų gavimo ir tikrinimo tvarką.

4) Perėjimas iš vieno sakinio į kitą. Kurdami tekstą, deriname sakinius vienas prie kito. Mūsų pritaikymo tikslas yra sukurti ryšį tarp sakinių.

Pavyzdžiui, ateljė "Pelenė" siūlo moteriškus paltus ir kailinius, pasiūtus pagal autorinius modelius. Šiuos modelius kuria talentingi jaunieji dizaineriai.

Patys pasiūlymai yra geri, tačiau pereinant nuo pirmos prie antrojo mintis užkliūna: nesuprantame, ką su tuo susiję jaunieji dizaineriai. Norėdami pašalinti šį žodinį traukinį, antrą sakinį prideriname prie pirmojo vienu iš dviejų būdų. Šiuos metodus patogiausia apsvarstyti gerai žinomo rimo pavyzdžiu:

Kunigas turėjo šunį

Jis ją mylėjo.

Ji suvalgė mėsos gabalą -

Jis ją nužudė.

Antrasis būdas sujungia pirmąją ir trečiąją eilutes – meta tiltą nuo vienos eilutės pabaigos iki kitos pradžios. Pirmos eilutės pabaigoje kalbama apie šunį – ir šis šuo pasirodo trečios eilutės pradžioje. Todėl įrišimo metodas gali būti vadinamas " ryšys per šunį».

Mūsų pavyzdyje Atelier "Pelenė" siūlo moteriškus paltus ir kailinius, pasiūtus pagal užsakymą modeliai. Šie modeliai sukūrė talentingi jaunieji dizaineriai.

Kaip pasirinkti rašymo stilių

Yra dviejų tipų rašymo stilius – asmeninis ir formalus. Norėdami pasirinkti norimą stilių, turite nustatyti laiško paskirtį.

Griežtos technikų sekos nėra, reikia spręsti pagal situaciją. Kuo daugiau technikų naudojama, tuo geriau.

1) parodyk tau skaityti. Išgirsti „ne“ dvigubai nemalonu, jei atrodo, kad tavo prašymas net nebuvo perskaitytas. Todėl atsisakyme būtina nurodyti prašymo detales.

2) suprasti, užjausti. Kad adresatui nesusidarytų įspūdis, kad prieš jį buvo užtrenktos durys, kad mums nerūpi jo problema, atsisakyme reikia parodyti, kad mums tai rūpi, mes suprantame, kas sukėlė jo problemą ir kodėl jis turėjo tokią problemą. situacija

3) nurodant aplinkybes. Atsisakymas suvokiamas kitaip, jei yra objektyvių priežasčių, o ne todėl, kad adresatas nemėgsta ar nori įžeisti.

4) atkreipkite dėmesį į nuopelnus. Galima parodyti, kad su adresatu elgiamės gerai ir vertiname jo pasiekimus.

6) pasiūlyti alternatyvą. Lengviau priimti atsisakymą, jei mainais jums ką nors siūlo.

7) palikite duris atidarytas. Kai tau duota, atrodo, kad tai amžinai. Būtina parodyti adresatui, kad taip nėra: pasikeitus aplinkybėms ir išnykus atsisakymo priežasčiai, vėl grįšime prie jo problemos.

Pavyzdys:

1) mes kritikuojame veiksmus, o ne adresatą kad skundas jo neįžeistų. Neteisingas „Tu blogas, nes kažką darai“, teisingas „Tokie ir tokie tavo veiksmai sukelia problemų“, t.y. kaltas turi būti ne adresatas, o jo veiksmai, bruožai, aplinka.

2) mes kritikuojame įmonę, o ne adresatą. Šiuo atveju adresatas bus ne atsakovas, o mūsų sąjungininkas, mūsų viltis išspręsti problemą.

3) suprasti, užjausti. Kai jis daro tai, kas mums netinka, jis turi tam priežasčių, į kurias reikia atsižvelgti.

5) pagrįsti reikalavimus. Su teiginiu sutikti lengviau, jei supranti, kad nuo to kažkas priklauso ir nekalbame apie tuščią niūniavimą.