Spaudos priskyrimas dokumentams. Biuro darbas nuo A iki Z. Kaip naudoti antspaudus ir antspaudus organizacijoje. Ar antspauduoti motyvacinį laišką

Taigi, kadangi visos organizacijos privalo turėti antspaudą, kyla tik vienas klausimas: ant kokių dokumentų jis turi būti? Antspaudo paskirtis – patvirtinti parašo tikrumą pareigūnas ant dokumentų. Nėra bendros tvarkos, įpareigojančios antspauduoti visus dokumentus, kuriuose yra pareigūno parašas. Tačiau kai kuriais atvejais teisės aktai vis tiek numato būtinybę plombuoti. Panagrinėkime kai kuriuos iš jų.

Sutartis

Civilinė teisė nereikalauja privalomo antspaudo ant sutarčių. Tačiau nuostata, kad sutartį ir jos pakeitimus turi užantspauduoti sutarties šalys, kartais įtraukiama į pačios sutarties tekstą. Tokiu atveju spausdinimo trūkumas gali sukelti:

Sandorio rašytinės formos pripažinimas nepastebėta. Tai reiškia, kad ginčuose šalys negalės remtis įrodymais;

Sutarties pripažinimas negaliojančia, jeigu tokia pasekmė yra aiškiai nurodyta sutartyje.

Pateikiame sutarties ištrauką, kurioje numatyta sąlyga dėl spausdinimo būtinumo.

9. Ši sutartis, taip pat visi jos priedai, papildymai ir pakeitimai galioja tik tuo atveju, jeigu jie yra sudaryti raštu, pasirašyti įgaliotų atstovų ir užantspauduoti Šalių.

Pirkėjas: Pardavėjas:

Alfa LLC generalinis direktorius Gamma LLC generalinis direktorius

Ivanovas Ivanovas I.I. Petrovas Petrovas V.P.

Spaustuvė "Alfa" Spausdinimo įmonė "Gamma"

Antspaudą geriau užspausti taip, kad būtų užfiksuotas ne visas parašas, o tik dalis jo.

Įgaliojimas

Antspaudas – privalomas juridinio asmens vardu išduoto įgaliojimo atributas. Be jo įgaliojimas negalioja.

pirminis

Priimtos apmokestinimo išlaidos ir PVM atskaita turi būti patvirtintos pirminiais dokumentais. Visi privalomi pirminių apskaitos dokumentų rekvizitai yra išvardyti Buhalterinės apskaitos įstatyme. Tarp jų nėra spaudinio įspaudo. Tačiau jei už pirminis dokumentas patvirtinama vieninga forma (pvz., važtaraščiui - unifikuota forma N TORG-12), tuomet ją taikyti būtina. Ir jei jame yra numatytas toks rekvizitas kaip antspaudo įspaudas, bet jo nebus, tada mokesčių administratorius gali laikyti, kad toks dokumentas surašytas su pažeidimais, o tai savo ruožtu gali lemti atsisakymą atskaityti PVM ar pripažinti išlaidas. Jei antspaudo atspaudo nepakanka, organizacija gali bet kada jį pataisyti, uždėdama jį ant dokumento. Bet jei nėra kitos sandorio šalies antspaudo atspaudo, gali kilti problemų jį užklijuojant, ypač įvykdžius sandorį. Ir tada mokesčių administratorių pretenzijos gali būti pašalintos teisme. Juk Prašymo ir pirminės buhalterinės dokumentacijos formų pildymo instrukcijos yra tik poįstatyminiai teisės aktai. O antspaudo nebuvimas ant prekių (darbų, paslaugų) pirkimą patvirtinančių dokumentų nereiškia jų įsigijimo neatlygintinai. Tokių ginčų pasitaiko retai. Ir yra teismų, kurie stoja į mokesčių mokėtojų pusę.

Jei nėra vieningos dokumento formos ir naudojate savarankiškai sukurtą pirminio dokumento formą, galite jo net nespausdinti. Bet tada neįtraukite į šią formą rekvizitų „Spausdinimo vieta“.

Kalbant apie suvienodintas pirminės darbo ir jo apmokėjimo apskaitos formas, antspaudą privaloma daryti tik šiuose dokumentuose:

Kelionės pažymėjimas (forma N T-10). Jame esantys antspaudai patvirtina komandiruoto darbuotojo atvykimo į komandiruotę ir išvykimo iš jos žymes. Kelionės pažymėjimai, neturintys organizacijos, į kurią darbuotojai buvo išsiųsti į komandiruotę, antspaudu, teismo buvo kartą pripažinti netinkamai įformintais ir dėl to nepatvirtinančiais kelionės išlaidų;

Darbo, atlikto pagal terminuotą darbo sutartį, sudarytą tam tikro darbo laikui, priėmimo aktas (forma N T-73). Antspaudas patvirtina aktą patvirtinusios organizacijos vadovo ar jo įgalioto asmens parašu.

Kitose suvienodintose pirminių personalo dokumentų formose (įsakymuose, darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose, darbo užmokesčio žiniaraščiuose) antspauduoti nereikia.

Sąskaita faktūra

Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas nereikalauja antspaudo sąskaitoje faktūroje.

Bet kai sąskaitoje faktūroje daromi pataisymai, jie turi būti patvirtinti vadovo parašu ir pardavėjo antspaudu, nurodant jų įvedimo datą.

SĄSKAITA N -- iš "-" ------------------------ (1)

vardas prekės (aprašymas atliekamos rogės Nenny ra- botas, perteiktas paslaugos), nuosavybė- įstatymas	Edi- nitsa pakeisti renis	Jei- kokybės	Kaina (kaitas) maistui nitsu pakeisti renis	Kaina prekės (veikia, paslaugos), nuosavybė venų teisingai, viskas be mokesčių	Į įskaitant akcizo	mokesčių govaja pasiūlymas	Suma mokesčių	Kaina prekės (veikia, paslaugos), nuosavybė venų teisingai, iš atsižvelgiant į mokesčių	Šalis kilmė- vaikščioti - nia	Skaičius tamo- Moteris deklaracija - cijos
Trąšos "Dėl spalvos"
Iš viso mokėtina

Nikitinas (Nikitinas V.A.) Aleksejeva (Alekseeva T.P.)

Organizacijos vadovas (parašas) (vardas ir pavardė) Vyriausiasis buhalteris(parašas) (pilnas vardas)

Pataisyta: 4 stulpelyje – 40 x 45

5 stulpelyje – 2000 po 2250

8 stulpelyje – 360 x 405

9 stulpelyje – nuo ​​2360 iki 2655

Organizacijos vadovas Nikitinas Nikitinas V.A.

UAB „Vasilek“ antspaudas

Mokesčių inspekcijai pateikti dokumentai

Ant IFTS pateiktų pareiškimų, pareiškimų, motyvacinių laiškų turi būti antspaudo įspaudas, kitaip mokesčių administratorius šių dokumentų tiesiog nepriims.

Mokesčių administratorius, atlikdamas auditą, turi teisę reikalauti, kad pateiktumėte dokumentus, patvirtinančius teisingą mokesčių apskaičiavimą ir laiku sumokėjimą. Kadangi IFTS pateikiami ne originalai, o dokumentų kopijos, jos taip pat turi būti patvirtintos vadovo parašu ir antspaudu.

Darbo istorija

Antspaudo atspaudas yra privalomas rekvizitas darbo knyga. Jį reikia paskelbti:

Registruojant darbo knygą – pirmame puslapyje (tituliniame puslapyje), kuriame yra informacija apie darbuotoją;

Keičiant darbuotojo pavardę, vardą, patronimą ar gimimo datą – vidinėje viršelio pusėje, kurioje nurodomi dokumentai, kurių pagrindu tokie pakeitimai daromi.

Be to, šiais atvejais ir pačios organizacijos antspaudas, ir antspaudas personalo aptarnavimas.

Be to, atleidus darbuotoją, visi jo darbo organizacijoje metu darbo knygelėje padaryti įrašai patvirtinami darbdavio antspaudu.

Taip yra tvirtinami darbo laiko organizacijoje įrašai.

Darbo detalės

N įrašų				Informacija apie priėmimą darbas, vertimas į kita konstanta darbas, kvalifikacija, atleidimas iš darbo (nurodant priežastys ir nuoroda į straipsnis, statutas)	Vardas, data ir numeris dokumentas, ant pagrindu kam pagamintas rekordas
				Ribotas
				atsakomybė
				"bandelė"
				(LLC „Bulochka“)
				Įdarbintas
				buhalteris
				Perkeltas į pareigas
				viršininko pavaduotojas
				buhalteris
				Atleistas pats
				neprivaloma, 3 punktas
				77 straipsnio 1 dalis
				Darbo kodeksas
				Rusijos Federacija
				Žmogiškųjų išteklių skyriaus inspektorius
				Volkova V.L. Volkova
				OOO „Bulochka“ antspaudas
				Su gimdymo įrašais
				susipažino su knyga
				Vasiljeva Vasiljeva

Jei dokumentą rengia verslininkas

Kitaip nei organizacijos, verslininkai turi nuosavas antspaudas nėra privalomi. Juk nei Rusijos Federacijos civilinis kodeksas, nei 2001-08-08 federalinis įstatymas N 129-FZ „Dėl valstybinė registracija juridiniai asmenys ir individualūs verslininkai" tokio reikalavimo verslininkams nekelia. Bet įstatymas nedraudžia verslininkams turėti savo antspaudą, jei nori juo naudotis. Teismai taip pat patvirtina, kad turėti antspaudą ar ne – privatus reikalas kiekvienam verslininkui.Pavyzdžiui, dažnai pasitaiko, kad verslininkas turi pradėti antspaudą dėl to, kad sandorio šalys nori jį matyti jo surašytuose dokumentuose.Ir jam lengviau ir pelningiau įvykdyti tokį prašymą nei prarasti šias sandorio šalis ir ieškoti naujų Taip, o kai kurie norminiai teisės aktai numato privalomą antspaudo buvimą ant tam tikrų Tačiau tai, kad bet kuris norminis teisės aktas, patvirtinęs dokumento formą, numato tokį reikalavimą kaip antspaudas nereiškia, kad verslininkas privalo jį turėti.

Jei kyla abejonių, ar dokumentui reikia antspaudo, geriau jį uždėti. Galų gale, net jei teisės aktai nenumato antspaudo ant dokumento, o jūs tai padarysite, tada nieko nepažeisite.

Iš mokyklos sužinojome: dokumentas be antspaudo negalioja. Taigi beveik visus popierius užklijuojame - košės aliejumi sugadinti negalima. Bet ar tai tikrai būtina? Ant ko personalo dokumentus ar tikrai reikia dėti antspaudo atspaudą, o kurie be jo gali apsieiti?

Dažnai sulaukiame laiškų į redakciją su klausimais, kurie kažkaip susiję su teisingu antspaudo atspaudo naudojimu. "Ar man reikia antspaudo ant darbo sutarties?" – klausia verslininkas iš Samaros. „Kur galiu rasti dokumentų, kurie turi būti antspauduoti, sąrašą? – domisi Maskvos personalo vadovas. "Netyčia uždėjau kitos organizacijos antspaudą darbuotojo darbo knygelėje. Ką dabar daryti?" – skundžiasi personalo pareigūnas iš Stavropolio. Šiandien išspręsime šias ir daugelį kitų problemų.

Susipažinkite su Print

Pirmiausia pakalbėkime apie tai, kas yra spausdinimas. Tai kietos gumos klišė, skirta įspausti ant popieriaus, siekiant patvirtinti dokumento autentiškumą. Techniniai reikalavimai oficialiems plomboms – jų forma, dydis, tekstas ir ant jų dedamas simboliai – nustatyti valstybinis standartas GOST R 51511-2001*.

* Rusijos Federacijos valstybinis standartas "Antspaudai su Rusijos Federacijos herbo reprodukcija. Forma, dydis ir Techniniai reikalavimai“(patvirtintas 2001 m. gruodžio 25 d. Rusijos valstybinio standarto dekretu Nr. 573-st).

Antspaudų be herbo techniniai reikalavimai valstybiniame standarte dar nėra fiksuoti. Teisės aktai beveik nieko nesako apie plombų naudojimo taisykles. Pavyzdžiui, neaišku, kokios plombos turi būti organizacijoje, kokiais atvejais jas dėti, kas atsakingas už jų saugumą, kiek plombų turi turėti įmonė ir pan. Visi šie klausimai paliekami savo nuožiūrai. organizacijos valdymas.
Yra trijų tipų antspaudai: oficialūs, prilyginami oficialiems ir paprastieji.

Oficialūs antspaudai(su Rusijos Federacijos herbo atvaizdu) naudojami tik kūnuose valstybės valdžia ir valdžios institucijos. Be to, oficialų antspaudą gauna organizacijos, turinčios valstybinius įgaliojimus. Pavyzdžiui, privatūs notarų biurai.

Akcinė bendrovė turi turėti apvalų antspaudą, kuriame yra visas įmonės pavadinimas ir adresas

Verslo įmonės naudojasi antspaudams prilygstantys antspaudai. Juose pavaizduota įmonės emblema, logotipas arba tiesiog parašytas įmonės pavadinimas. Juridinio asmens TIN ir valstybinės registracijos pažymėjimo numeris nurodomas tiek antspauduose, tiek lygiaverčiuose antspauduose.

Privatūs verslininkai taip pat turi savo antspaudus. Pagal statusą jie laikomi prilyginami pašto ženklui. Tačiau ant tokio antspaudo vietoj herbo ir emblemos yra pavardė, vardas ir patronimas individualus verslininkas, taip pat jo vieta, TIN ir registracijos numeris.

Antspaudai, pasimatymai, faksimilės
Antspaudas- tai stačiakampio formos spausdinimas su tekstu. Dažniausiai antspaudai naudojami organizacijos rekvizitų įrašymui dokumente. Yra antspaudai, patvirtinantys tam tikrą veiksmą. Pavyzdžiui, „Sumokėta“, „Išdavė įdėklą“.
Dater- antspaudų įtaisas, skirtas automatiniam datos antspaudavimui. Antspaudų ir datų naudojimo tvarka teisės aktuose nereglamentuota, todėl organizacija turi ją nustatyti pati.
Faksimilė yra antspaudas arba klišė, su kuriuo atkuriamas asmens parašas. Pagal Civilinio kodekso 260 straipsnį faksimilės gali būti naudojamos tik įstatymų nustatyta tvarka. Tačiau tokios tvarkos dar nėra. Negalite dėti faksimilės ant personalo ir apskaitos dokumentų - jiems reikia tik ranka rašytas parašas pareigūnas. Bet ant laiškų, laiškų, sveikinimų – tai visai priimtina.

Antspauduoti ir prilyginti spaudai dedami ant dokumentų, kuriems reikalingas specialus autentiškumo patvirtinimas – sutartys, raštai ir pažymos, darbo knygos, paslaugų pažymėjimai ir kt.
Paprastaįmonės struktūrinių padalinių antspaudai, plombos už tam tikrų tipų dokumentai, antspaudai. Jie būna įvairių formų – apvalūs, trikampiai, stačiakampiai, kvadratiniai. Jie dedami ant tų dokumentų, kuriems nereikia specialaus autentiškumo patvirtinimo (pažymos, leidimai, kopijos ir pan.).

Techniniai reikalavimai antspaudams be herbo valstybiniame standarte dar nėra nustatyti

Kur dėti atspaudą?

Antspaudo atspaudas turi būti dokumento apačioje, šalia pareigūno parašo. Atkreipkite dėmesį: antspaudas dedamas taip, kad iš dalies uždengtų žodį, nurodantį poziciją, bet nepatektų ant parašo ir parašo iššifravimo.

Ant kai kurių dokumentų yra specialus ženklas "M. P." (spausdinimo vieta). Jei taip – ​​vienu rūpesčiu mažiau: įdėkite įspaudą tiesiai ant jo. Raidės "M.P." yra darbo knygos tituliniame puslapyje, apskaitos dokumentuose, pažymėjimų blankuose.

Kam skirtas spaudinys?

Antspaudas suteikia dokumentui juridinę galią – patvirtina pareigūno parašo tikrumą. Tačiau ne visiems personalo dokumentams reikia šio reikalavimo. Deja, galiojančiuose teisės aktuose nėra aiškiai apibrėžta, ant kokių popierių būtina uždėti antspaudą ir kokį plombą. Remdamiesi nusistovėjusia praktika, sudarėme personalo dokumentų, patvirtintų antspaudu komercinėse organizacijose, sąrašą. Jis pateiktas lentelėje 33 puslapyje.
Antspaudu patvirtinami ne tik personalo dokumentai, bet ir apskaitos dokumentai (įsakymai, registrai, sąmatos), taip pat organizacijos steigimo dokumentai, kolektyvinė sutartis, įvairios sutartys. Šiame sąraše nepaminėtų dokumentų plombuoti nereikia.

Ant blankų (išskyrus garantinius) įformintų laiškų antspauduoti nereikia

Ant kokių dokumentų kokius antspaudus dėti

Tvirtiname dokumentus pagal taisykles

Žinoma, nieko blogo nenutiks, jei per klaidą antspauduosite personalo įsakymą ar laišką. Bet jei neužantspauduosite dokumento, kuriam jo tikrai reikia (pavyzdžiui, sutarties), pasekmės gali būti labai skaudžios. Toks susitarimas neturės teisinės galios, o teismas greičiausiai jo nelaikys įrodymu.
Kad išvengtumėte tokių nesklandumų, patariame aiškiai apibrėžti spausdinimo naudojimo tvarką vietiniu lygiu. Pirmiausia reikia apibrėžti slinktiįmonės dokumentus, ant kurių turėsite uždėti antspaudą. Tada reikia pagaminti naudojimo instrukcijos antspaudai, kuriuose rašoma kai dedamas antspaudas, prilyginamas antspaudui, o kai paprastas, kaip naudojami antspaudai, jei jie yra organizacijoje. Atskirai nurodykite, kur bus saugomas antspaudas ir kas yra paskirtas atsakingas už jos saugojimą (dažniausiai šį klausimą sprendžia organizacijos vadovas).

Patartina šią instrukciją kartu su sąrašu padaryti kaip priedą bendrasis nurodymas apie jūsų įmonės apskaitą, o jei jo nėra, nepriklausomą dokumentą arba įstatų priedą. Ateityje, jei reikės patvirtinti antspaudu dokumentą, nenurodytą vietinis aktas, apie tai organizacijos vadovas išleidžia specialų įsakymą. Antspaudu patvirtintų dokumentų sąrašas laikui bėgant gali būti papildytas.

Plombų naudojimo instrukcijose būtina numatyti pasenusių plombų naikinimo tvarką

Spausdinimas darbo knygelėje

Atskirai reikia pasakyti apie antspaudo spausdinimą darbuotojo darbo knygoje. Darbo knygelių pildymo tvarka aiškiai nurodyta dviejuose reglamentuose – Darbo knygelių tvarkymo ir saugojimo taisyklėse* ir Darbo knygelių pildymo instrukcijose**, kurių būtina griežtai laikytis. Išstudijavę šiuos dokumentus, darome išvadą: yra tik trys atvejai, kai organizacija ar personalo tarnyba yra įspausta į darbuotojo darbo knygelę (galite naudoti bet kurį iš jų):
- pirminės knygos registracijos metu - tituliniame puslapyje;
- keičiant darbuotojo asmens duomenis - vidinėje viršelio pusėje;
- atleidžiant - po atleidimo įrašo skiltyje "Informacija apie darbą".
* Patvirtinta Rusijos Federacijos Vyriausybės 2003 m. balandžio 16 d. dekretu Nr. 225.
** Patvirtinta Darbo ministerijos nutarimu ir Socialinis vystymasis RF 2003 m. spalio 10 d. Nr. 69.

Be to, pasitaiko vienas atvejis, kai į darbo knygelę reikia dėti antspaudą – jei darbuotojui buvo išduotas įdėklas. Šis antspaudas yra užklijuotas vidinėje knygos viršelio pusėje arba tituliniame lape ir yra stačiakampio formos įspaudas su užrašu „Išduotas intarpas“.

Larisa SANKINA ,

Rusijos valstybinio humanitarinio universiteto Įrašų valdymo katedros docentas:

Deja, nė viename reglamente, reglamentuojančiame darbą su darbo knyga, nenurodyta, kaip panaikinti neteisingai uždėtą antspaudą (pavyzdžiui, kitos organizacijos antspaudą). Tuo tarpu tokia klaida gali sukelti klausimų valdžios institucijoms pensijų fondas skiriant darbuotojui pensiją. Manome, kad jį galima ištaisyti ta pačia tvarka, kaip ir neteisingą įrašą darbo knygelės skiltyje „Informacija apie darbą“. Po paskutinio įrašo įrašykite kitą serijos numerį ir parašykite, kad tokios ir tokios organizacijos antspaudas buvo uždėtas klaidingai. Pavyzdžiui: „Klaidingai uždėtas atvirosios akcinės bendrovės „Gloria“ antspaudas“. Tada šalia šio antspaudo uždėkite tinkamą.
Gali būti, kad darbuotojas, turintis tokį žymą darbo knygelėje, vis tiek turės patvirtinti darbo jūsų organizacijoje laikotarpį įsakymų kopijomis. Todėl darbuotojui išeidamas duokite reikiamas kopijas.

• HR ir darbo teisė

Kiekvienas juridinis asmuo privalo turėti antspaudą. Ši taisyklė yra įtvirtinta įstatyme. LLC, CJSC, JSC ir kitos organizacijos turi naudoti apvalų antspaudą, kurio atspaude yra visas įmonės pavadinimas rusų kalba ir nuoroda į jos teritorinę vietą. Prekės ženklo pavadinimas taip pat gali būti rodomas užsienio kalba.Antspaudo atspaudas pateikiamas dokumento rekvizitų sąraše, vadovaujantis GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui“ (priimta 2003-03-03). Tuo pačiu metu, pavyzdžiui, spausdinimas nėra įtrauktas į daugelio pirminės apskaitos reikalingų rekvizitų sąrašą, išskyrus banko popierius, kreditą. piniginis orderis, gabenimo dokumentus ir pan. Sutartis turi būti užantspauduota, jei tai numatyta pačioje sutartyje specialia sąlyga arba jei formoje yra nurodytos dvi raidės „MP“ („Spausdinimo vieta“). Tas pats pasakytina ir apie atliekamus darbų (paslaugų) veiksmus. Antspaudo naudojimas taip pat numatytas įgaliojime, kurį organizacija suteikė darbuotojui (ši pareiga nurodyta Rusijos Federacijos civilinio kodekso 185 straipsnio 5 dalyje). 2010-02-07 N 66n ), tačiau pagal Rusijos finansų ministerijos 2009-10-15 įsakymus N 104n ir 2008-05-05 N 54n mokesčių deklaracijos formos (PVM, pajamų mokesčiui ir kt.) turi būti patvirtintos antspaudas. Privalomas pažymėjimas su organizacijos antspaudu numatytas svarbiausiems: pirmas darbo knygos lapas, kelionės pažymėjimas (forma N T-10), darbo pagal terminuotą darbo sutartį priėmimo aktas (forma N T). -73). Rusijos Federacijos darbo kodekse (57 str.) reikalavimas antspauduoti darbo sutartyje nėra išaiškintas, tačiau praktikoje antspaudas dažniausiai nustatomas atsižvelgiant į tai, kad yra daug dokumentų, kuriems yra nėra vienareikšmio sprendimo dėl antspaudo buvimo ar nebuvimo, organizacija turėtų parengti savo tvarką (reglamentą, nurodymą), kuriame būtina nurodyti dokumentų, kuriuos reikia patvirtinti antspaudu, sąrašą. Apytikslis jų sąrašas surašytas GSDOU (Valstybės dokumentų valdymo sistema - 1988, 1991) Gali būti tokios: - aktai (atlikti darbai, ekspertizės, nurašymai, objektų priėmimas ir kt.); - suvartojimas. įkainiai (pavyzdžiui, tauriųjų metalų); - antspaudų pavyzdžiai, taip pat darbuotojų, kuriems suteikta teisė atlikti finansines ir ūkines operacijas, parašų pavyzdžiai; - garantiniai raštai; - susirašinėjimas su įvairių įmonių vadovybe ir struktūromis. valstybės įstaigoms (pavyzdžiui, su mokesčių tarnyba, nebiudžetinėmis lėšomis ir pan.) Antspaudą galima daryti ne vieną, o kelis (įforminus šį faktą dokumentais) – kiekvienam atskiras padalinys organizacijose. Kiekvienas antspaudas turės savo specifinę paskirtį – leidimams, dokumentams, sąskaitoms faktūroms. Antspaudas ant dokumento turi būti dedamas toje lapo vietoje, kur yra „MP“ („Print Place“). Jei jo nėra, antspaudas uždedamas taip, kad atspaudas perdengtų dalį žodžio – dokumentą patvirtinusio asmens pareigų žymėjimo. Tuo pačiu metu parašas turi būti aiškiai atskiriamas, taip pat visa informacija iš antspaudo atspaudo.

Šaltiniai:

• antspaudas dokumentams kur įdėti

Antspaudo buvimas ant dokumento rodo jo svarbą, autentiškumą ir oficialų statusą. Tačiau įmonių veikloje kartkartėmis iškyla klausimų, kur ir kokį plombą uždėti.

Visų pirma, plombos tvirtinimo taisyklės priklauso nuo jos tipo ir priklausomybės. Taip, dėl dokumentų. viešosios institucijos dedamas antspaudas su dvigalvio erelio atvaizdu. Komercinės organizacijos ir individualūs verslininkai dokumentus tvirtina standartiniu apvaliu atspaudu, kuriame yra vardas (pavardė, vardas ir patronimas), registracijos duomenys ir, jei pageidaujama, Be pagrindinio antspaudo, kuris naudojamas ypač svarbiais ir strateginiais tikslais: kuriant ir steigiamųjų dokumentų keitimas, sutarčių sudarymas, mokėjimo pavedimų ir čekių vykdymas, tarnybiniai raštai ir kt., gali būti rašomi papildomi: nuorodoms, finansiniams dokumentams, personalo skyriui. Tuo pačiu antspaude turi būti nurodytas jų paskyrimas.Pagrindinis antspaudas patvirtintas pirmųjų asmenų – direktorių ir jų pavaduotojų, o papildomų – ​​atitinkamų tarnybų (buhalterijos, personalo skyriaus ir kt.) darbuotojų parašais. ). Atspaudas turi būti uždėtas taip, kad jame iš dalies būtų užfiksuotas dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimas, būtų aiškiai matomas parašas ir antspaudo rekvizitai. Valstybės sistema dokumentų valdymo pagalba (GSDOU), patvirtinta SSRS Pagrindinio archyvo 1988-05-23 įsakymu, pateikia sąrašą dokumentų, ant kurių uždedamas pagrindinis arba antspaudas. Daugiau naujas leidimas ne, bet dabarties momento atžvilgiu yra maždaug taip: - aktai; - įgaliojimai; - sutartys; - išvados,

Klausimas, ar būtinas antspaudas ant raidžių ir, jei taip, kokias raides reikia patvirtinti antspaudu, praktikoje iškyla gana dažnai. Jo sprendimą dar labiau apsunkina tai, kad įstatyme šiuo klausimu nėra aiškių nurodymų. Straipsnyje mes stengėmės pateikti išsamų atsakymą į šiuos klausimus, vadovaudamiesi tikslingumu ir sveiku protu.

Iš straipsnio sužinosite:

Kodėl laiškas ar kitas dokumentas yra antspauduojamas?

Prieš paklausdami, ar reikia spausdinti laiškus Pirmiausia turite suprasti, kas tai yra. tai specialus prietaisas plokščiu pagrindu iš kietos gumos. Ant gumos sluoksnio išpjaunamas įmonės ar organizacijos antspaudo veidrodinis vaizdas. Jei šis sluoksnis padengiamas specialiais dažais ir atspaudas prispaudžiamas prie popieriaus lapo, ant jo atsiras tikslus jo vaizdas. Tokios antspaudų klišės tam tikrais atvejais yra privalomi dokumentų duomenys ir dedami ant dokumentą pasirašiusio asmens parašo, siekiant patvirtinti šio parašo ir viso dokumento tikrumą.

Pastaba: Pagrindiniai antspaudų formos ir dydžio techniniai reikalavimai ir aprašymai, taip pat teksto įdėjimo ant jų taisyklės yra pateiktos GOST R 51511-2001 „Antspaudai su Rusijos Federacijos herbo reprodukcija. Forma, matmenys ir techniniai reikalavimai“, patvirtintas 2001 m. gruodžio 25 d. Rusijos valstybinio standarto dekretu Nr. 573-st.

Reikalavimai valstybiniu lygiu nustatomi tik tiems antspaudams, ant kurių yra Rusijos Federacijos herbo atvaizdas, įskaitant Federaciją sudarančių subjektų, savivaldybių ir kaimo vietovių herbus. Kalbant apie komercinių statinių antspaudus, tokių bendrųjų vykdymo reglamentų nėra. Todėl, jei įmonė aktyviai naudoja siunčiamų laiškų ir kitų verslo dokumentų spausdinimą parašams tvirtinti, patartina parengti vietinį reglamentą, kuris reglamentuotų tokius klausimus kaip:

• kokių tipų plombos naudojamos organizacijoje;
• įvairių tipų plombų atspaudų naudojimo tvarka ir taisyklės;
• kaip jie saugomi ir kas atsakingas už jų saugumą;
• plombų atnaujinimo ir jų utilizavimo tvarka ir kt.

Koks antspaudas ant laiškų ir dokumentų

Atsižvelgiant į GOST R 51511-2001 nuostatas, visą spausdinimą galima suskirstyti į tris tipus:

antspaudas;

prilyginamas antspaudams;

Antspaudai apima visus antspaudus, kuriuose pavaizduotas Rusijos Federacijos herbas. Tokiomis klišėmis gali naudotis tik valstybės valdžios institucijos, taip pat organizacijos ir institucijos, turinčios valstybės statusą arba turinčios įgaliojimus atstovauti valstybei. Pavyzdžiui, valstybės valdžia turi privačius notarų biurus.

Oficialiam antspaudui ant laiško gali prilygti tuo atveju, kai jo siuntėjas yra komercinė organizacija. Ant tokių klišių atspaudų madinga matyti firminį įmonės logotipą, jos emblemą ar tiesiog pavadinimą. Jei privatus verslininkas turi savo antspaudą, jis turi ir antspaudo statusą. Šiuo atveju vietoj įmonės pavadinimo jos centre yra verslininko pavardė, vardas ir patronimas.

Antspaudai ir lygiaverčiai antspaudai ant laiškų ir dokumentų turi būti apvalios formos ir juose turi būti tokie organizacijos, įmonės ar individualaus verslininko duomenys:

• individualus mokesčių mokėtojo numeris (TIN);
• valstybinės registracijos liudijimo numeris.

Pastaba: Neseniai Vyriausybė inicijavo įstatymo priėmimą, kuriuo panaikinamas privalomas apvalaus, prilyginto antspaudo antspaudui, buvimas, kuris anksčiau buvo privalomas visiems juridiniams asmenims. Dabar, jei įmonė savo veikloje nenaudoja tokios klišės, prasminga jai išduoti patvirtinimo laišką apie antspaudo nebuvimą, kad būtų lengviau bendrauti su bankais ir kitomis vyriausybinėmis įstaigomis.

Prie paprastųjų priskiriami tie spaudai, kuriuos naudoja atskiri įmonių struktūriniai padaliniai, taip pat tie, kurie skirti tik bet kurios rūšies dokumentams. Jų forma gali būti bet kokia – kvadratinė, apvali trikampė. Tokie antspaudai ant oficialių laiškų ir dokumentų nededami – jais tvirtinamos kopijos, pažymos, leidimai ir pan.

Lentelėje pateikiami kai kurių tipų dokumentai ir ant jų dedami antspaudų tipai.

Dokumento pavadinimas	Spausdinimo tipas
Darbo ir civilinės teisės sutartys, susitarimai su jomis, darbo sutartys	Prilygsta herbui
Darbo pažymėjimai, įskaitant darbo užmokesčio, ir charakteristikas	Paprastas spausdinimas (HR skyrius, buhalterija arba struktūrinis padalinys
Garantiniai ir kiti raštai, kuriuose užfiksuoti su lėšų judėjimu susiję faktai	Prilygsta herbui
Vietos darbdavio taisyklės	Prilygsta herbui
Prašymas suteikti darbuotojui pažymėjimus ir diplomus	Paprastas spausdinimas (struktūrinis vienetas)
Darbo knygos	Prilygsta herbui

Antspaudo vieta ant laiško

Antspaudas ant oficialaus laiško yra šio dokumento teisinės reikšmės patvirtinimas. Jos buvimas ir vieta nustatyta GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai.

Pastaba: Šiais metais šis reglamentas bus pakeistasGOST R 7.0.97-2016 kuris įsigalios liepos 1 d.

Pagal standartą dokumento apačioje, tiesiai po eilute, nurodančia dokumentą pasirašiusio asmens pareigas ir pavardę, yra įspaudas - privalomas rekvizitas, kurio eilės numeris 25. Atspaudas turi būti išdėstytas taip, kad iš dalies sutaptų su pareigų pavadinimu, bet neperdengtų dokumentą pasirašančio asmens parašo ir pavardės.

Kai kuriais atvejais vieta, kur antspaudas ant laiškų ar kitų dokumentų, nurodomas raidėmis „M.P.“. Tai rodo, kad atspaudas turėtų būti dedamas tiesiai ant šių raidžių.

Taip pat skaitykite:

Kuris laiškas patvirtintas antspaudu

Pagal Pagrindinė taisyklė nustatyta GOST R 6.30-2003, antspaudas, patvirtinantis dokumentą pasirašiusio pareigūno parašo tikrumą, dedamas trimis atvejais:

• apie turėtojo teises patvirtinančius dokumentus;
• dėl tų, kurios fiksuoja su lėšų judėjimu susijusius faktus;
• kitais atvejais numatant būtinybę patvirtinti parašo tikrumą.

Aiškus dokumentų, ant kurių uždedamas tas ar kitas antspaudas, sąrašas nenustatytas įstatymu. Bet jei laikysitės pirmiau minėto GOST rekomendacijų, laiškas antspauduojamas, jei:

1. yra garantuotas;
2. patvirtina anksčiau prisiimtų įsipareigojimų įvykdymą arba naujų mokėjimo įsipareigojimų prisiėmimą;
3. nustato pristatymo grafiką arba, pavyzdžiui, etapų mokėjimo grafiką.

Ar man reikia antspaudo ant oficialaus laiško?

Anksčiau, kai organizacijų ir įmonių firminiai blankai buvo gaminami tik spaudos būdu ir kiekvienas jų turėjo savo registracijos numerį, galiojo taisyklė, pagal kurią ant firminio blanko atspausdintas laiškas nebuvo antspauduojamas. Žinoma, išskyrus laiškus, kurie turi finansinį turinį. Tačiau šiuo metu beveik visose įmonėse, siekiant sutaupyti laiko ir pinigų, formos formuojamos įprastuose teksto redaktoriuose, įdiegtuose bet kuriame kompiuteryje ir spausdinamos čia pat ant spausdintuvo. Nėra jokių ypatingų sunkumų kalti bet kokią formą.

Pastaba: Jei laiškas yra neužklijuotas ir atspausdintas blanke, tačiau kyla abejonių dėl jo autentiškumo, turite kreiptis į siunčiančią organizaciją formos antraštėje nurodytais kontaktiniais numeriais ir pasiaiškinti, ar jie tokį dokumentą atsiuntė.

Tikslinga parengti vietinį norminį aktą, kuris reglamentuotų plombų naudojimo įmonėje tvarką ir aiškiai nurodytų, kurios raidės turi būti patvirtintos antspaudu. Šiame dokumente bus nustatytas verslo dokumentų, kuriuos būtina sertifikuoti, sąrašas, taip pat nustatytos taisyklės, kokiais atvejais ir ant kurių dokumentų bus dedamas antspaudas ar lygiavertis antspaudas, o ant kurių – paprastas.

Ar antspauduoti motyvacinį laišką

Pats motyvacinis laiškas neturi jokios informacijos. Šio tipo verslo korespondencija sudaroma įvadinės dalies forma, kurią paprastai sudaro standartinė antspaudo frazė: „Tuo pačiu metu mes jums siunčiame; ...“ ir numeruotas sąrašas su aprašymu kiekvienas dokumentas, įtrauktas į siuntos paketą.

Tiesiogiai reikia antspauduoti motyvacinis laiškas ne, net jei dokumentų pakete yra kai kurie verslo dokumentai, turintys finansinių ir garantinių įsipareigojimų pobūdį, pvz., tos pačios sutartys.

Pastaba: griežtai draudžiama antspauduoti ant tuščių firminių blankų arba tušti lapai popierius yra tiesioginis kelias į piktnaudžiavimą ir sukčiavimą.

Padėkos laiškų spausdinimas

Paprastai padėkos raštų apipavidalinimui, ypač jei jie skirti iškilmingai įteikti vienam iš darbuotojų, naudojami jau paruošti tipografiniai spalvoti atvirukai, o ne standartinės įmonės formos. Šiuo atveju prasminga uždėti antspaudą ant galvos parašo po padėkos raštu.

Jeigu toks laiškas siunčiamas kliento, kliento ar verslo partnerių adresu, jo vykdymui paprastai naudojama standartinė organizacijos forma. Jei taip, dėl tokių lažintis nereikia padėkos laiškas antspaudas arba lygiavertis antspaudas.

Jokių teisės aktų nėra Pagrindinė taisyklė, pagal kurią visi dokumentai turi būti užantspauduoti. Spausdinti kaip privaloma personalas dokumentas yra būtinas tik specialiai nustatytais atvejais, pavyzdžiui, darbo knygoje.

Be to, tiesioginis reguliavimo reikalavimas turėti antspaudą galioja ne visoms organizacijoms. Pavyzdžiui, antspaudai nemini kalbant apie papildomos atsakomybės įmones ir bendrijas.

Atkreipkite dėmesį, kad 2001 m. rugpjūčio 8 d. Federalinis įstatymas Nr. 129-FZ „Dėl juridinių asmenų ir individualių verslininkų valstybinės registracijos“ taip pat neįpareigoja organizacijos ar individualaus verslininko turėti antspaudo. Registruojant juridinius asmenis, vadovaujantis minėtu įstatymu, registravimo institucijoms neprivaloma pateikti nei organizacijos antspaudo eskizo, nei kitos informacijos apie tai.

Tuo pačiu metu federaliniai įstatymai, susiję su kitomis juridinių asmenų formomis, reikalauja antspaudo. Šis reikalavimas apibrėžtas:

2 straipsnio 5 dalis federalinis įstatymas 1998 m. vasario 8 d. Nr. 14-FZ „Dėl ribotos atsakomybės bendrovių“;

1995 m. gruodžio 26 d. federalinio įstatymo Nr. 208-FZ „Dėl“ 2 straipsnio 7 dalis akcines bendroves»;

2002 m. lapkričio 14 d. federalinio įstatymo Nr. 161-FZ „Dėl valstybės ir savivaldybių vieningų įmonių“ 2 straipsnio 3 dalis;

Šie įstatymai nustatė, kad juridinio asmens antspaudas turi būti apvalus, jame turi būti visas įmonės pavadinimas ir nurodyta įmonės buveinė.

Taigi antspaudo poreikis tiesiogiai nustatytas tik kai kurioms juridinių asmenų organizacinėms ir teisinėms formoms. Tačiau reikalavimas dėl plombų buvimo gali būti pateisinamas ne tik tiesioginiu atitinkamo teisės akto nurodymu, bet ir netiesiogiai, iš teisės aktų prasmės. Būtent tokį išaiškinimą pateikia Rusijos Federacijos Aukščiausiasis Teismas, spręsdamas vieną konkretų atvejį: „... verslo apyvartos praktikoje antspaudo buvimas bet kuriame juridiniame asmenyje ir privačiame verslininke pripažįstamas privalomu ir savaime suprantamu dalyku. . Be tokio antspaudo neįmanoma atidaryti atsiskaitomosios sąskaitos banke ar kitoje kredito įstaigoje, tinkamai patvirtintų operacijų ir kitų dokumentų. Tokiomis sąlygomis pagal Rusijos Federacijos civilinio kodekso 6 straipsnį leidžiama taikyti civilinę teisę pagal analogiją.

Taigi juridiniai asmenys ir individualūs verslininkai privalo turėti antspaudą, kitaip jie negalės tinkamai surašyti asmens privalomus dokumentus, įskaitant personalą.

Spausdinti išsamią informaciją

Kaip jau minėta, atskiri įstatymai nustato šias detales kaip privalomas apvalus antspaudas : visas įmonės pavadinimas ir vieta . Antspaude taip pat gali būti įmonės prekės pavadinimas bet kuria Rusijos Federacijos tautų kalba ir (arba) užsienio kalba. Kartais ant antspaudo (dažniausiai centre) dedamas prekės ženklas ar kita individualizavimo priemonė. Jei jų nėra, centre dedamas sutrumpintas juridinio asmens pavadinimas.

Anksčiau antspaudo gamybą griežtai kontroliavo vyriausybinės agentūros. Tai nustatyta ankstesniame SSRS Vidaus reikalų ministerijos 1978 m. vasario 13 d. įsakyme Nr. 34 „Dėl Antspaudų graviravimo įmonių (cechų), antspaudų ir antspaudų gamybos tvarkos patvirtinimo“. Taigi užsakyti organizacijos antspaudą antspaudų ir graviravimo dirbtuvėse buvo galima tik turint specialų vidaus reikalų įstaigų leidimą. Norint gauti tokį leidimą, reikėjo pateikti prašymą su išrašu iš chartijos ir paties antspaudo eskizu. Iš Instrukcijos buvo matyti, kad antspaude turi būti organizacijos pavadinimas (nesutrumpintas). Atskiri reikalavimai buvo keliami šakų antspaudams. Ir netgi vadinamųjų gamyba „paprasti“ antspaudai (spausdinti bendrasis skyrius arba personalo skyrius, trikampiai antspaudai, kampiniai antspaudai, sertifikatų antspaudai) buvo neįmanomas be vidaus reikalų įstaigų leidimo.

Ši instrukcija nustojo galioti Rusijos Federacijos teritorijoje dėl 1994 m. vasario 14 d. Rusijos Federacijos vidaus reikalų ministerijos įsakymo Nr. gana ilgai po to. Pavyzdžiui, Maskvoje, norėdami gauti leidimą padaryti antspaudą, jie kreipėsi į rajono ar miesto vidaus reikalų departamentą (Įmonių registravimo Maskvoje tvarkos taisyklių, patvirtintų Maskvos vyriausybės dekretu 2010 m. 1991 m. rugsėjo 17 d. Nr. 97). Šis įsakymas Maskvoje egzistavo iki 1997 m.

Vienu metu Maskvos teisės aktai nustatė papildomus reikalavimus dėl privalomų plombų duomenų. Šie reikalavimai buvo nustatyti Laikinosiose Antspaudų ir antspaudų gamybos ir naikinimo pagrindų Maskvos teritorijoje taisyklėse (patvirtintos mero 1998 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. 843-RM), kurios nustojo galioti vasario 8 d. 2005 m.

Visų pirma buvo privaloma nurodyti šią informaciją:

visas organizacijos pavadinimas rusų kalba, nurodant organizacinę ir teisinę formą;

vieta;

pagrindinis valstybinis registracijos numeris;

miesto antspaudų registro numeris.

Ant „paprastų“ antspaudų, be išvardintų rekvizitų, buvo pateiktas papildomas užrašas, pavyzdžiui, „sekretoriatas“, „biuras“, „bylų tvarkymas“, „personalo skyrius“, „sąskaitoms“, „pažymoms“, „informacijai“ ir tt .d.

Organizacijos nuožiūra buvo galima nurodyti identifikacinį mokesčių numerį (TIN) ir kodą Visos Rusijos klasifikatoriusįmonės ir organizacijos (OKPO).

Norint gauti leidimą pasidaryti antspaudą ar antspaudą, reikėjo gauti leidimą iš Maskvos registracijos rūmų. Tam organizacija turėjo pateikti antspaudo (antspaudo) eskizą ir kt Reikalingi dokumentai.

Šiuo metu juridinių asmenų ir individualių verslininkų registracija priklauso federalinės vyriausybės jurisdikcijai, kuri nenustato jokios papildomi reikalavimaiį spaudos ir jų gamybos detales, išskyrus pilno pavadinimo ir vietos nurodymą. Tačiau juridiniai asmenys laikosi praktikoje susiklosčiusios verslo praktikos ir savo antspauduose neapsiriboja tik privalomomis detalėmis. Priešingai, įprasta nurodyti kuo daugiau detalių.

Jei organizacija nusprendžia turėti „paprastą“ antspaudą, pavyzdžiui, personalo skyriui, jame turi būti visa informacija, kuri yra ant organizacijos „pagrindinio“ antspaudo. Tačiau centre vietoj logotipo yra užrašas „HR DEPARTMENT“. Jei organizacija neturi personalo skyriaus (pavyzdžiui, yra tik personalo inspektorius arba personalo vadovas), užsakyti spaudinį personalo skyriui yra visiškai netikslinga. Tada antspaudo centre esantis papildomas rekvizitas atrodo taip: „PERSONALO DOKUMENTAIS“. Tačiau Taisyklėse ir instrukcijose konkrečiai nurodomas personalo skyriaus antspaudas (tai yra atitinkamo struktūrinio padalinio antspaudas), o ne kitas „paprastas“ antspaudas (tačiau inspektoriai labai retai į tai atkreipia dėmesį).

Jei organizacijoje personalo skyrius vadinamas „HR departamentu“ ir į jo funkcijas įeina darbas su darbo knygomis, tuomet spausdinimo centre patartina įdėti būtent tokį papildomą atributą: „HR DEPARTMENT“. Šios plombos naudojimo tvarka turi būti nustatyta šio struktūrinio padalinio reglamente arba kitame vietiniame reglamente norminis aktas organizacijose.

Antspaudas darbo sutartyje

Rusijos Federacijos darbo kodeksas (67 straipsnis) būtinai reikalauja rašytinės darbo sutarties dviem egzemplioriais (vienas darbuotojui, kitas darbdaviui). Reikalavimai darbo sutarties turiniui apibrėžti Rusijos Federacijos darbo kodekso (toliau – Rusijos Federacijos darbo kodeksas) 57 straipsnyje, tačiau įstatymų leidėjas nenumato privalomo antspaudo buvimo. juridinio asmens ar individualaus verslininko. Tačiau neužantspauduotas darbdavio atstovo parašas gali kelti klausimų dėl jo galiojimo, ypač jei darbdavio atstovas pasirašo darbo sutartis, nėra juridinio asmens vadovas (direktorius, generalinis direktorius, prezidentas), bet kitas įgaliotas asmuo (pavyzdžiui, viršininko pavaduotojas, personalo direktorius ir kt.). Visai gali būti, kad vykstant „įmonių karams“ vadovas, steigėjų atimtas iš jo galių, atsisako palikti savo postą ir toliau „tvarko“ organizaciją, įskaitant darbuotojų samdymą ir su jais darbo sutarčių pasirašymą. Toks „vadovas“ nebeturi prieigos prie organizacijos antspaudų, todėl jo parašas lieka nepatvirtintas. Tai reiškia, kad juridinio asmens (individualaus verslininko) antspaudo nebuvimas darbo sutartyje turėtų įspėti darbuotoją. Paprastai auditoriai taip pat daro pastabą, jei darbo sutartis nėra užantspauduota darbdavio. Tiesą sakant, mes kalbame apie teisinį paprotį, susiformavusį pramonėje darbo teisė ir nurodymų antspauduoti sutartis (darbo, visiškai atsakomybė) ir papildomų susitarimų(paraiškos) jiems.

Taip pat klaida, kai darbdavio (jo atstovo) parašas tvirtinamas ne organizacijos antspaudu, o kokiu nors vadinamuoju „paprastu“ antspaudu (pavyzdžiui, antspaudu „personalo skyriui“).

Spausdinimas ant užsakymų

Užsakymai nėra antspauduojami. Taip yra dėl to, kad įsakymas yra vidinis administracinis dokumentas, įtraukiantis naujai priimtą darbuotoją į įmonės organizacinius santykius. Taigi personalo darbuotojai pradeda vadovauti šis darbuotojas darbo laiko apskaitos žiniaraštis, padaryti priėmimo įrašą darbo knygelėje ir pan. priėmimo orderio pagrindu. Vieningoje įsakymo priimti darbuotoją formoje šio rekvizito nėra (nėra santrumpos „MP“). Iš esmės leidžiama vykdyti personalo įsakymus bet kokia forma, tačiau šiuo atveju spausdinti nereikia.

Tačiau nereikia pamiršti, kad darbuotojas turi teisę reikalauti įsakymo įdarbinti kopijos (Rusijos Federacijos darbo kodekso 68 straipsnio 2 dalis). Įsakymų įdarbinti kopijas, taip pat kitas personalo dokumentų kopijas, gautas iš organizacijos, reikia tinkamai sertifikuoti, o tai neįmanoma be antspaudo.

Kaip patvirtinti personalo dokumentų kopijas

Rusijos Federacijos darbo kodekso 62 straipsnis įpareigoja darbdavį išduoti darbuotojui su darbu susijusių dokumentų kopijas, kurios turi būti „tinkamai patvirtintos“. Pasvarstykime, kaip tiksliai reikia tvirtinti kopijas ir kokiais teisės aktais vadovautis.

Pagal SSRS Aukščiausiojo Teismo Prezidiumo 1983 m. rugpjūčio 4 d. dekretą Nr. 9779-X „Dėl įmonių, įstaigų ir organizacijų dokumentų, susijusių su piliečių teisėmis, nuorašų išdavimo ir patvirtinimo tvarkos“ (toliau – pagal potvarkį), dokumento kopijos tikrumas turi būti patvirtintas vadovo ar įgalioto pareigūno parašu ir antspaudu (išskyrus atvejus, kai tam tikrą dokumentą reikia patvirtinti notaro).

GOST R 6.30-2003 tiksliai apibrėžia, kaip turi atrodyti sertifikavimo užrašas (žr. 1 pavyzdį):

po reikiamu „parašu“ yra užrašas „Teisingai“;

yra dedamas jo asmeninis parašas;

atliekamas parašo dekodavimas (inicialai, pavardė);

nurodoma sertifikavimo data;

uždedamas antspaudas.

Praktikoje taip pat galite rasti tokį sertifikavimo užrašą (žr. 2 pavyzdį). Šis užtikrinimo būdas yra gana priimtinas.

Dažniausiai darbuotojai kreipiasi dėl darbo knygos kopijos (pavyzdžiui, išduoti pasą ir pan.). Kartais jie paprašo darbo ne visą darbo dieną įsakymo kopijos, kad „pagrindinis“ darbdavys galėtų padaryti atitinkamą įrašą jų darbo knygoje.

Kadangi kalbame apie personalo dokumentus, kurie saugomi personalo skyriuje, jų kopijas tvirtina personalo skyriaus inspektorius. Pageidautina, kad organizacijos vietiniame norminiame akte (pavyzdžiui, įmonės personalo tarnybos nuostatuose arba instrukcijose personalo biuro darbas) nustatyta tokio atestavimo tvarka, taip pat nustatyta, kokius egzempliorius leidžiama tvirtinti personalo skyriaus antspaudu. Tai visiškai atitinka GOST R 6.30-2003 rekomendacijas, leidžiančias sertifikuoti kopijas su antspaudu, nustatomu organizacijos nuožiūra (3.26 punktas).

Žinoma, GOST R 6.30-2003 nėra privalomas, iš tikrųjų jame yra rekomendacijų. Tačiau nutarime nekreipiamas dėmesys į antspaudo rūšį, tik nustatoma, kad „dokumento kopijos teisingumą patvirtina... antspaudas“ (nenurodant „organizacijos antspaudas“). Kitaip tariant, teisės aktas yra abejingas sertifikavimo metu uždėto antspaudo tipui. Todėl Rusijos Federacijos Gosstandart rekomendacijos neprieštarauja šios dalies teisės normoms.

Dekrete taip pat reikalaujama, kad ant kopijos būtų nurodyta jo išdavimo data ir pažymima, kad dokumento originalas yra toje įmonėje, įstaigoje, organizacijoje. Praktikoje šio reikalavimo beveik nesilaikoma, todėl yra daug paaiškinimų. Pavyzdžiui, personalo skyrius išduoda darbo knygos kopiją. Akivaizdu, kad jo originalas, visiškai laikantis Darbo knygos tvarkymo ir saugojimo taisyklių, patvirtintų Vyriausybės nutarimu Nr.225, yra saugomas personalo skyriaus seife. Tačiau šis originalas ten nebus saugomas amžinai, anksčiau ar vėliau darbo knygelė bus perduota darbuotojui atleidžiant iš darbo (skirtingai nei, pavyzdžiui, įsakymo dėl įdarbinimo, kuris saugomas mažiausiai 75 metus). Išdavimo datos nuorodos taip pat nėra teisinę vertę patvirtinti dokumento kopijos autentiškumą. Greičiau tai susiję su vidiniais darbuotojo ir darbdavio santykiais, nes darbdavys ne vėliau kaip per tris darbo dienas nuo darbuotojo kreipimosi dienos privalo jam pateikti su darbu susijusių dokumentų kopijas (DK 62 str. Rusijos Federacijos darbo kodeksas). Be to, tokio žymėjimo visai nebūtina daryti pačiame dokumente, jei įmonė tvarko pažymų ir dokumentų kopijų išdavimo registrą.

Spausdinimas darbo knygelėje

Darbo knygelių atžvilgiu šis reikalavimas yra įtvirtintas Darbo knygų, darbo knygelių formų gamybos ir aprūpinimo jomis darbdaviams tvarkymo ir saugojimo taisyklėse, patvirtintose Rusijos Federacijos Vyriausybės 2003 m. balandžio 16 d. dekretu Nr. 225 (toliau –). vadinamos Taisyklėmis) ir Darbo knygelių pildymo instrukcijos, patvirtintos 2003 m. spalio 10 d. Rusijos Federacijos darbo ministerijos potvarkiu Nr. 69 (toliau – Instrukcija).

Taigi antspaudas būtinas tituliniame lape ir užklijuojamas registruojant darbo knygą (Instrukcijos 2.2 punktas). Tam apatiniame dešiniajame kampe pateikiamas atitinkamas laukas, pažymėtas santrumpa "M.P." Tokiu atveju galite naudoti tiek organizacijos, tiek personalo skyriaus antspaudą.

Antspaudas dedamas ir vidinėje viršelio pusėje, kai keičiama tituliniame lape esanti informacija (Instrukcijų 2.3 punktas).

Pavyzdžiui, labiausiai paplitęs atvejis, kai darbuotoja išteka ir pakeičia mergautinę pavardę į vyro pavardę. Personalo pareigūnas susiduria su užduotimi šiuos pokyčius atspindėti darbuotojo darbo knygoje. Tam jis perbraukia buvusią pavardę viena plona linija, leidžiančia perskaityti perbrauktą, ir atsargiai virš jos įrašo naują pavardę. Instrukcija numato tokius pakeitimus atlikti tik pagal atitinkamus dokumentus (šiuo atveju santuokos liudijimą) ir padaryti nuorodą į juos vidiniame darbo knygos viršelyje. Tokia nuoroda būtinai turi būti patvirtinta darbdavio arba jo specialiai įgalioto asmens parašu ir organizacijos antspaudu (arba personalo tarnybos antspaudu).

Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas įrašų tvirtinimui atleidžiant darbuotoją iš darbo (Taisyklių 35 punktas). Taigi, kai darbuotojas atleidžiamas iš darbo, visi įrašai, padaryti jo darbo knygelėje dirbant šioje organizacijoje, yra patvirtinami darbdavio arba už darbo knygelių tvarkymą atsakingo asmens parašu, organizacijos (personalo skyriaus) antspaudu ir parašu. paties darbuotojo.

Pažymėtina, kad panašūs reikalavimai buvo ir Darbo knygelių tvarkymo įmonėse, įstaigose ir organizacijose instrukcijose (patvirtintos SSRS valstybinio darbo komiteto 1974 m. birželio 20 d. įsakymu Nr. 162).

Tvirtindamas įrašus atleidžiant iš darbo, dažniausiai pasitaikanti klaida yra ta, kad personalo pareigūnas per klaidą uždeda kitos organizacijos antspaudą. Paprastai tai atsitinka holdingo tipo struktūrose. Tada susidaro situacija, kai patikinimą padarė organizacija, kuri nėra susijusi su organizacija, kuri atidarė šį bloką savo pavadinimu (visu ir sutrumpintu).

Kaip ištaisyti tokią klaidą? Deja, nei Taisyklėse, nei Instrukcijose į tai nėra atsakyta. Daugelis ekspertų siūlo neteisingai uždarius įrašų bloką atidaryti naują tos pačios organizacijos bloką pilno ir sutrumpinto pavadinimo forma, padaryti taisomąjį įrašą, kad atleidimo įrašas būtų pripažintas negaliojančiu, patvirtinti jį parašais ir uždėti teisingą antspaudą. Toks sprendimas nėra nepriekaištingas, nes nėra pagrindo atleidimo iš darbo įrašą pripažinti negaliojančiu. Šiame įraše visi duomenys (įrašo eilės numeris, data, formuluotė, užsakymo rekvizitai) atitinka tikrovę. Be to, atestavimo įrašas yra visiškai nepriklausomas pagal savo pobūdį ir taikomas ne tik atleidimo iš darbo įrašui, bet ir visam įrašų blokui (žr. Taisyklių 35 punktą: „kai darbuotojas atleidžiamas iš darbo ... visi įrašai ... patvirtinti ...“). Atrodo visiškai beprasmiška panaikinti visus konkretaus darbdavio įrašus.

Sertifikavimo įrašas šiuo atveju yra klaidingas dėl neteisingo reikiamo „antspaudo“. Todėl būtina ją ištaisyti. Daugelis apsieina šalia jo pritvirtinę tinkamo antspaudo atspaudą. Tačiau dviejų antspaudų buvimas dokumente atrodo neteisingas. Įsivaizduokite darbo sutartį, kurią darbdavys užantspauduoja dviem antspaudais, kurių vienas nesusijęs juridinis asmuo veikiantis kaip darbdavys. Žinoma, tai nepriimtina.

Kai kurie personalo pareigūnai siūlo padaryti taisomąjį įrašą tokiu serijos numeriu, kurio turinys yra toks:

Šalia šio įrašo jie siūlo pritvirtinti teisingą antspaudą. Tačiau įrašų blokas jau uždarytas atleidimo iš darbo įrašu ir patvirtintas (net jei jis ne visai teisingai sertifikuotas). Todėl buvusiam darbdaviui nėra jokios priežasties vėliau daryti įrašus. Ir nėra prasmės atidaryti įrašų bloką, kad būtų padarytas tik vienas sertifikavimo įrašas, nes toks įrašas negali egzistuoti atskirai nuo tų įrašų, kurie yra sertifikuojami.

Taigi, idealios išeities iš šios situacijos nėra, bet koks neteisingai uždėto antspaudo taisymas kažkaip prieštaraus Instrukcijoms ir Taisyklėms. Atrodo, kad galite pasirinkti bet kurį iš šių būdų, tačiau tuo pačiu turėtumėte išduoti darbuotojui pažymą, patvirtinančią darbo laikotarpį šis darbdavys ir pataria pasilikti šią pažymą, kad ją būtų galima pateikti kitiems darbdaviams ir pensijų institucijoms (jei reikia).

Taip pat reikėtų paaiškinti, jei antspaudas klaidingai uždėtas ant vidinio darbo knygos viršelio („netinkamai uždėtas tokios ir tokios organizacijos antspaudas“). Pavyzdžiui, darydamas įrašą apie pavardės keitimą, personalo pareigūnas atestuodamas paėmė neteisingą antspaudą. Tik vietoj patvirtinančios pažymos šiuo atveju tikslinga išduoti patvirtintą įsakymo kopiją, kurios pagrindu buvo pakeistas darbuotojo vardas ir pavardė organizacijos dokumentuose.

Jei prie įrašo dėl informacijos apie išsilavinimą ir (arba) profesiją pridėjimo yra uždėtas klaidingas antspaudas, tokiu atveju galima išduoti bet kokios formos pažymėjimą, patvirtinantį, kad viršelyje buvo padarytas atitinkamas įrašas. šio konkretaus darbdavio.

Kartais nutinka taip, kad uždėtas antspaudas iš dalies neatitinka pavadinime nurodytos organizacijos pavadinimo. Tai gali būti personalo pareigūno, kuris neatsargiai atidarė įrašų bloką, klaida. Neteisingo organizacijos pavadinimo taip pat beveik neįmanoma ištaisyti, nes jis neturi numeracijos. Tokiu atveju rezultatas taip pat bus pažymėjimo, patvirtinančio atitinkamą darbo patirtį, išdavimas.

Panaši klaida taip pat įvyksta, jei praleidžiamas organizacijos pavadinimo keitimo įrašas. Pavyzdžiui, LLC „Romashka“ buvo pervadinta į LLC audito įmonę „Romashka“, ir tai atsispindi jos steigimo dokumentai. Atitinkamai, atleisdamas darbuotoją, darbdavys uždeda antspaudą, priklausantį LLC audito firmai Romashka. Tačiau kadangi pervadinimo įrašas buvo tiesiog pamirštas įvesti, įrašo bloko pavadinimas nesutampa su spausdinimo informacija. Tai yra, formaliai laikoma, kad šiuos įrašus padarė dvi skirtingos organizacijos.

Kol įrašų blokas neuždarytas, padaryti praleistą įrašą yra gana paprasta (Instrukcijos 3.2 punktas). Bet jei įrašai jau uždaryti, tai nėra jokios priežasties praleisti įrašą. Žinoma, galite atidaryti naują įrašų bloką ir padaryti trūkstamą įrašą, tačiau kol bus aptikta tokia klaida, darbuotojas gali jau dirbti naujoje vietoje. Tokiu atveju vėl išduodamas pažymėjimas, kuriame atsispindi informacija apie darbuotojo darbo stažą ir jo darbo metu įvykusį organizacijos pervadinimą. Darbuotojas turi teisę tokią pažymą pateikti naujoje darbo vietoje, o darbdavys privalo pagal šią pažymą padaryti atitinkamą įrašą (Taisyklių 27 punktas). Tokį pažymėjimą darbuotojas turėtų saugoti kaip patvirtinamąjį dokumentą.

Gana dažnai yra darbo knygelių, kuriose organizacijos įrašų blokas uždaromas su įrašu apie atleidimą, personalo pareigūno parašu ir darbuotojo parašu, tačiau nėra organizacijos antspaudo (personalo skyriaus antspaudas). ). Šį trūkumą pašalinti labai paprasta – darbuotojas turėtų tik ateiti į savo buvusią darbo vietą ir paprašyti antspaudo. Svarbiausia to neatidėlioti, nes organizacija gali pakeisti pavadinimą, užsisakyti naujus antspaudus ir sunaikinti senus. Tada sertifikavimas antspaudu gali sukelti sunkumų. Tačiau šiuo atveju padės patvirtinimo pažymėjimo išdavimas.

Problemų gali kilti ir tuomet, kai antspaudo trūkumą bandoma ištaisyti, kai buvusi organizacija jau likviduota ar reorganizuota. Tokiais atvejais dėl pažymų patvirtinimo reikia kreiptis į organizacijos teisių perėmėjus arba archyvą, kuriame buvo pateikti dokumentai apie personalą. Tačiau personalo dokumentų saugumas ne visada užtikrinamas tinkamai, todėl tikėtina, kad archyvinės pažymos galite ir negauti. Tada atitinkamas įrašų blokas amžinai liks be antspaudo ir bus laikomas netinkamai sertifikuotu. Iš esmės paskesnis darbdavys po tokio įrašų bloko gali atidaryti savo bloką. Tačiau stažą, pagrįstą netinkamai patvirtintais ankstesniais įrašais, bus sunku.

Dar daugiau sunki situacija atsiranda tada, kai darbo knygelėje trūksta ne tik atestavimo antspaudo, bet net įrašo apie atleidimą. Tuomet darbuotoją įdarbinantis darbdavys negalės vesti tokios knygelės, nes formaliai laikoma, kad darbuotojas dirba kitoje organizacijoje, nors realiai ši organizacija jau gali būti likviduota. Bet jei darbuotojas pateikia archyvinę pažymą, iš kurios bus aišku, kad atleistas vis dėlto buvo, „naujasis“ darbdavys turi teisę pradėti savo įrašų bloką ir atspindėti informaciją apie darbuotojo atleidimą iš ankstesnės vietos. darbo savo sudėtimi.

Spausdinimo vieta dokumente

Nemenką reikšmę turi ir antspaudo antspaudavimas personalo dokumente. Dažniausia klaida: antspaudas dengia visiškai asmeninį pareigūno parašą, todėl jo neįmanoma palyginti su parašais ant kitų dokumentų ar parašų pavyzdžių (tai yra, identifikavimas kaip tikras). Kartais toks antspaudo uždėjimas yra tyčinis, nes už pareigūną pasirašydavo pašalinis asmuo. Toks dokumentas turi visus netikro dokumento požymius ir rodo tokios organizacijos nesąžiningumą.
Visuotinai priimta, kad antspaude užfiksuota dalis pareigų pavadinimo, paliekant perskaityti asmeninį pareigūno parašą ir jo nuorašą. Tokios taisyklės SSRS egzistavo visada, o šiuo metu tokie reikalavimai yra įtvirtinti žinybiniuose aktuose, kuriuose atitinkamoms valstybės institucijoms nustatyta tam tikra kanceliarinio darbo tvarka.

Kitas defektas, dažnai aptinkamas ant dokumentų – per storas arba per blyškus spaudinys ant dokumento, taip pat atspaudas, kuriame iš dalies trūksta vaizdo (dažniausiai būna esant žemam slėgiui). Rekomenduojame, kad spaudinys būtų aiškus ir įskaitomas.

* * *

Taigi organizacijos antspaudas personalo dokumentuose yra būtinas tais atvejais, kai dokumentas įformina bet kokias abipuses darbdavio ir darbuotojo teises ir pareigas, taip pat tais atvejais, kai dokumentas ar jo kopija patvirtina kokius nors darbuotojo faktus ar teises (įskaitant buvęs darbuotojas). ). Darbdavio vidaus dokumentams antspaudu nereikia tvirtinti. O kadangi antspaudas liudija dokumento svarbą, jį klijuojant nereikėtų daryti klaidų. Priešingu atveju neigiamos situacijos gali susidaryti tiek darbuotojui, kuriam atimta galimybė įrodyti savo teises pateikiant dokumentą, tiek darbdaviui, kuriam gresia administracinė atsakomybė už personalo apskaitos tvarkymo tvarkos pažeidimą.

2 Kai kuriais atvejais įstatyme vietos nurodymas nenurodytas kaip privalomas antspaudo rekvizitas (1996 m. sausio 12 d. Federalinio įstatymo Nr. 7-FZ „Dėl nekomercinių organizacijų“ 4 straipsnis, 3 straipsnis). .

3 Maskvos registracijos rūmų 1999 m. sausio 20 d. įsakymas Nr. 17 „Dėl spaudų ir antspaudų eskizų tvirtinimo tvarkos“ (iš tikrųjų dokumentas tapo negaliojančiu). Taip pat žr. 2004 m. birželio 30 d. Maskvos miesto įstatymą Nr. 44 „Dėl pašto ženklų apskaitos“ (prarastas dėl 2005 m. birželio 22 d. Maskvos miesto įstatymo priėmimo Nr. 28).

4 Atkreipkite dėmesį, kad 1974 m. modelio darbo knygoje tokiems pakeitimams lauke „pavardė“ buvo pateikti trys stulpeliai. Todėl tokiose knygose naujoji pavardė telpa ne viršuje, o apačioje, laisvoje skiltyje.

5 Darbuotojo parašo gali trūkti, jei atleidimo dieną pildydamas darbo knygelę jis nebuvo darbe (pavyzdžiui, dėl ligos ir pan.) arba pats atsisako pasirašyti (dažniausiai tais atvejais konfliktas“ atleidimas iš darbo, „pagal straipsnį“).

6 Žr.: „Valstybinė valdymo dokumentinio pagrindo sistema. Pagrindinės nuostatos. Bendrieji reikalavimaiį dokumentus ir dokumentacijos aptarnavimo tarnybas“ (patvirtinta SSRS Pagrindinio archyvo valdybos 1988 m. balandžio 27 d. nutarimu, SSRS Pagrindinio archyvo 1988 m. gegužės 23 d. įsakymu Nr. 33).

7 Žiūrėti: Tipiška instrukcija dėl dokumentų tvarkymo ir darbo archyvuose muitinės(regioninės muitinės įstaigos, muitinė, muitinės postai), patvirtintas. Rusijos federalinės muitinės tarnybos 2004 m. spalio 18 d. įsakymas Nr. 160; Instrukcijos dėl biuro darbo Rusijos Federacijos prokuratūros įstaigose ir institucijose, patvirtintos. Rusijos Federacijos generalinio prokuroro 1998 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 93.