Žurnale Nr. 4 (28) 2013 52 puslapyje paskelbėme mūsų autoriaus, įmonių grupės generalinio direktoriaus, straipsnį “ tarptautinis valdymas, kokybė, sertifikavimas“ pavadinimu „Maisto saugos vadybos sistemų auditų pagrindinės tendencijos ir rezultatai“. Kaip šios medžiagos priedą ir siekiant padėti pradedantiesiems vidaus auditoriams, siūlome susipažinti su IŠSAMIAIS kontrolinio sąrašo versija (kuri pateikta straipsnio 4 lentelėje), kurią jie gali panaudoti, kad pagerintų audito veiksmingumą. sistema.
|
Kritinės zonos |
Aktyvus |
||||
| Darbas su tiekėjais | |||||
| 1. Patvirtintų tiekėjų sąrašas | □ | □ | □ | ||
| 2. Visi tiekėjai įdiegė FSMS ir yra sertifikuoti pagal ISO 22000 (BRC, IFS, FSSC 22000) | □ | □ | □ | ||
| 3. Visi nauji tiekėjai vertinami PRP tvarka, reikšmingi – audituojami | □ | □ | □ | ||
| Priėmimas | □ | □ | □ | ||
| 4 Darbuotojai žino saugos problemas maisto produktai kai gaunate gaunamus produktus? | □ | ||||
| 5. Atsakydami į klausimus darbuotojai, tikrindami maisto pristatymo transporto priemonę, demonstruoja žinias apie pagrindinius maisto saugos veiksnius | □ | □ | □ | ||
| 6. Visi pirkimai iš patvirtintų tiekėjų | □ | □ | □ | ||
| 7. Yra visų perkamų žaliavų aprašymas pagal 7.3.3. ? | □ | □ | □ | ||
| 8. Ar šiuos įrašus galima rasti priėmimo zonoje? | □ | □ | □ | ||
| 9. Ar priėmimo įrašai rodo, kad laikomasi rašytinių procedūrų? | □ | □ | □ | ||
| 10. Ar stebima visų šaldytuvų ir šaldiklių temperatūra? | □ | □ | □ | ||
| 11. Ar gaminiai laikomi tinkamoje temperatūroje ir drėgmėje? | □ | □ | □ | ||
| 12. Ar yra visi reikalavimų dokumentai? | □ | □ | □ | ||
| 13. Vykdoma reguliari stebėsena Transporto priemonė maisto produktų pristatymas? | □ | □ | □ | ||
| 14. Ar yra dokumentai su transportavimo reikalavimais? | □ | □ | □ | ||
| 15. Visos pristatymo formos yra užpildytos | □ | □ | □ | ||
| Medžio ir stiklo politika | |||||
| 16. Gamybos zonoje nėra stiklo ir medienos? | □ | □ | □ | ||
| Žymėjimas ir atsekamumas | |||||
| 17. Visos greitai gendančios saugojimo prekės yra aiškiai paženklintos pirkimo data ir naudojamos nepasibaigus galiojimo laikui | □ | □ | □ | ||
| 18. Visi iš anksto paruošti ir nebaigti gaminti produktai yra aiškiai paženklinti juos sandėliuojant. | □ | □ | □ | ||
| Sandėliavimas | |||||
| 19. Visuose sandėliuose maisto produktai nėra laikomi ant grindų, nesiliečia su sienų paviršiumi? | □ | □ | □ | ||
| 20. Ar visi sandėliavimo konteineriuose esantys produktai yra uždaryti ir paženklinti etiketėmis su produkto pavadinimu, pagaminimo data? | □ | □ | □ | ||
| 21.Ar visos pakuotės geros būklės? | □ | □ | □ | ||
| 22. Ar visi produktai siunčiami FIFO (pirmas įeinas, pirmas išeina)? | □ | ||||
| 23. Ar yra pakankamai vietos sandėliavimui? | □ | □ | □ | ||
| 24. Ar yra numatyta zona potencialiai nesaugiems arba atšauktiems produktams? | □ | □ | □ | ||
| 25. Ar sandėlio temperatūra ir drėgmė neviršija norminių ribų, yra stebima, registruojama? | □ | □ | □ | ||
| 26. Ar maisto produktai saugomi saugojimo vietose, kad būtų išvengta kryžminio užteršimo nuo žalių iki termiškai apdorotų produktų? | □ | □ | □ | ||
| 27. Nėra galimybių gatavų produktų kryžminiam užteršimui iš žaliavų? | □ | □ | □ | ||
| 28. Ar visas maistas su alergenais laikomas atskirai? | □ | □ | □ | ||
| 29. Geros būklės sandėlio infrastruktūra, t.y. nėra įtrūkimų sienose, nepralaidžių grindų, nėra kondensato nuo kondicionierių? | □ | □ | □ | ||
| 30. Ar tvirtos detalės durų sandarikliai yra geros būklės? | □ | □ | □ | ||
| 31. Ar buvo sukurti korekciniai veiksmai dėl visų anksčiau nustatytų neatitikimų, ar yra atitinkamų įrašų? | □ | □ | □ | ||
| 32. Ar chemikalai ir plovikliai laikomi atskirai ir prieiga prie jų ribojama? | □ | □ | □ | ||
| 33. Ar sandėliuose yra kenkėjų požymių? | □ | ||||
| 34. Viskas reikalinga įranga patikrinta ir sukalibruota? | □ | □ | □ | ||
| 35. OPRP taškų įrašai tvarkomi, visos CA baigtos laiku, yra įrašai po problemos pašalinimo | □ | □ | □ | ||
| Valymas (valymas) | |||||
| 36. Ar valymo grafikas yra prieinamoje vietoje ir ar visi su juo susipažinę? | □ | □ | □ | ||
| 37. Valymo efektyvumo PRP yra visa reikalinga informacija: Paruošimo instrukcijos plovikliai, dažnumas, naudojamų cheminių medžiagų sąrašas, naudojamos įrangos sąrašas, kas už ką atsakingas ir pan.? | □ | □ | □ | ||
| 38. Ar visi valymo grafikai atlikti laiku? | □ | □ | □ | ||
| 39. Ar yra visa tinkama įranga ir įrenginiai, kad valymas būtų efektyvus? | □ | □ | □ | ||
| 40. Ar valymo įranga yra švari, geros būklės, saugoma pagal specifikacijas? | □ | □ | □ | ||
| 41. Ar yra darbo paviršių dezinfekavimo priemonių ir ar visada galima jas naudoti ruošiant maistą? | □ | □ | □ | ||
| 42. Ar tinkamai naudojamos valymo cheminės medžiagos? | □ | □ | □ | ||
| 43. Saugos sertifikatai chemikalai sandelyje? | □ | □ | □ | ||
| 44. Ar valymo efektyvumas yra reguliariai tikrinamas? Ar laboratorija ima tepinėlį? Ar turite aiškią analizę? | □ | □ | □ | ||
| 45. Viskas cheminių medžiagų valymui yra laikomi atskirame sandėlyje nuo maisto produktų? | □ | □ | □ | ||
| 46. Ar visos cheminės medžiagos laikomos jų konteineriuose ir yra pasirašytos? | □ | □ | □ | ||
| 47. Visa nauja įranga įtraukta į PRP | □ | ||||
| 48. Indaplovės veikia tinkamai ir aptarnaujamos pagal grafiką. Kontaktiniai paviršiai nuplaunami švariu vandeniu | □ | □ | □ | ||
| Prietaisų ir įrangos priežiūra | |||||
| 49. Ar visa įranga yra geros būklės ir laiku suremontuota? | □ | □ | □ | ||
| 50. Laiku atliekama Drenažo vėdinimo apšvietimo priežiūra | □ | □ | □ | ||
| 51. Visi prašymai dėl įrangos remonto išpildomi laiku | □ | □ | □ | ||
| 52. Sugedusi įranga atskiriama nuo darbo | □ | □ | □ | ||
| 53. Apkaustai veikiantys, tarpų nėra | □ | □ | □ | ||
| 54. Organizacijose Maitinimas Indai švarūs ir be drožlių | □ | □ | □ | ||
| 55. Visa pagrindinė įranga, tokia kaip šaldytuvai, orkaitės šaldikliai, terminio apdorojimo įranga, temperatūros reguliavimo prietaisai | □ | □ | □ | ||
| 56. Visa CCP stebėjimo įranga yra patikrinta | □ | □ | □ | ||
| 57. Visi įrenginiai yra darbinės būklės, paviršius be drožlių ir įtrūkimų | □ | □ | □ | ||
| 58. Ar yra pastatų, konstrukcijų ir įrenginių profilaktinės apžiūros ir remonto programos? | □ | □ | □ | ||
| 59. Visos lempos yra padengtos nedūžtančia apsauga | □ | □ | □ | ||
| Kenkėjų kontrolė | |||||
| 60. Valgykite PRP kenkėjus | □ | □ | □ | ||
| 61. Vedama kenkėjų kontrolės apskaita | □ | □ | □ | ||
| 62. Yra sutartis su specializuota tarnyba | □ | □ | □ | ||
| 63. Yra masalų (spąstų) žemėlapis | □ | □ | □ | ||
| 64 Masalų (spąstų) vietos darbuotojams žinomos | □ | □ | □ | ||
| 65. Visi nuodai turi sertifikatus | □ | □ | □ | ||
| Atliekos | |||||
| 66. Ar taikomas atliekų PRP? | □ | □ | □ | ||
| 67. Atliekos išvežtos tam tikru % pilnų rezervuarų? Ar nustatytos cisternų vietos? | □ | □ | □ | ||
| 68. Ar šiukšliadėžės skiriasi spalva ir forma nuo gerų produktų konteinerių? | □ | □ | □ | ||
| 69. Ar atliekų konteineriai yra sandariai uždaryti, švarūs ir tam tikru laiku ištuštinami? | □ | □ | □ | ||
| 70. Ar iš gamybinių patalpų pašalinamos šiukšlių (atliekų surinkimo) vietos? | □ | □ | □ | ||
| Asmeninė higiena | |||||
| 71. Ar yra higienos PRP? Ar RVASVT komandos vadovas reguliariai stebi asmens higieną, ar nedelsiant imamasi korekcinių veiksmų? | □ | □ | □ | ||
| 72. Ar visi praustuvai yra tinkamai įrengti ir prieinami gamybos salėse, kojinis pedalas ar jutiklinis valdymas? | □ | □ | □ | ||
| 73 Šilto vandens buvimas, skystas muilas ir popieriniais rankšluosčiais | □ | □ | □ | ||
| 74. Darbuotojai mūvi pirštines | □ | □ | □ | ||
| 75. Jokių papuošalų, laikrodžių | □ | □ | □ | ||
| 76. Ar rūkoma ir valgoma specialiai tam skirtose vietose? | □ | □ | □ | ||
| 77. Gamybos cechų darbuotojai su apsauginiais drabužiais ir galvos apdangalais? | □ | □ | □ | ||
| 78. Visi darbuotojai supranta atsakomybę ir laiku praneša apie ligą | □ | □ | □ | ||
| 84. Ar sergantiems darbuotojams neleidžiama dirbti? | □ | □ | □ | ||
| 79. Yra pirmosios pagalbos vaistinėlė, nudažyta ryškia spalva, apsaugota nuo vandens | □ | □ | □ | ||
| 80. Ar visi darbuotojai laikosi maisto saugos reikalavimų? | □ | □ | □ | ||
| 81. Ar visi darbuotojai yra apmokyti asmeninės higienos ir maisto saugos klausimais? | □ | □ | □ | ||
| Mokymas ir adaptacija | |||||
| 82. Ar visi darbuotojai buvo apmokyti FSMS? | □ | □ | □ | ||
| 83. Visi darbuotojai turi mokymo medžiagą | □ | □ | □ | ||
| 84. Visi nauji darbuotojai praėjo mokymus, susijusius su būtinybe žinoti apie ligas, tinkamai plauti rankas / tinkamai naudoti pirštines ir laikytis asmeninės higienos reikalavimų. | □ | □ | □ | ||
| 85. Visas personalas turi reikiamą kompetenciją | □ | □ | □ | ||
| 86 Ar treniruočių įrašai vedami reguliariai? | □ | □ | □ | ||
| Galimai pavojingų produktų ir skundų valdymas | |||||
| 87. Ar yra privaloma dokumentais pagrįsta procedūra? Visi incidentai, skundai dėl gaminių yra fiksuojami ir dėl jų imamasi privalomų korekcinių veiksmų. | □ | □ | □ | ||
| Produktų išėmimas | |||||
| 88. Ar yra atšaukimo procedūra ir visi atšaukimai bei pašalinimai atliekami pagal procedūrą? | □ | □ | □ | ||
| 89. Ar užpildytos visos reikalaujamos formos? | □ | □ | □ | ||
| Gamyba | |||||
| 90. Ar 2/4 valandų taisyklė taikoma visiems etapams nuo gamybos iki užšaldymo ar paskirstymo? | □ | □ | □ | ||
| 91. Ar maisto produktai su alergenais ruošiami atskirai? | □ | □ | □ | ||
| 92. Ar visos salotos paruoštos prieš išsiunčiant? | □ | □ | □ | ||
| 93. Į sąrašą įtrauktos visos higienos ir sanitarijos chemikalai | □ | □ | □ | ||
| 94. Ar tinkamai naudojama įranga ir instrumentai, siekiant išvengti užteršimo? | □ | □ | □ | ||
| 95. Dokumentai apie valymą lauke? | □ | □ | □ | ||
| 96. Ar buvo parengta projektinė dokumentacija dėl visų nustatytų neatitikčių? | □ | □ | □ | ||
| 97. Ar visi kontaktiniai paviršiai švarūs? | □ | □ | □ | ||
| 98. Ar visos cheminės medžiagos laikomos atskirai, kad būtų išvengta užteršimo? | □ | □ | □ | ||
| 99. Ar apsaugoma nuo pašalinių medžiagų? | □ | □ | □ | ||
| 100. Ar visa įranga veikia gerai? | □ | □ | □ | ||
| 101. Ar visa įranga švari? | □ | □ | □ | ||
| 102. Reguliariai renkamos atliekos? | □ | □ | □ | ||
| 103. Ar darbuotojai supranta, kokie pavojai kelia grėsmę maisto saugai? | □ | □ | □ | ||
| 101. Darbuotojai žino, kur yra CCP, o atsakingas asmuo yra apmokytas stebėti, žino kritines ribas ir CA | □ | □ | □ | ||
| 105. Darbuotojai su apsauginiais drabužiais? | □ | □ | □ | ||
| 106. Ar darbuotojai laikosi asmens higienos reikalavimų? | □ | □ | □ | ||
| 107. Ar gamybos vietoje nėra sergančių žmonių? | □ | □ | □ | ||
| 108. Ar turite reikiamų higienos priemonių, praustuvų, dušų, sanitarinių kontrolės punktų? | □ | □ | □ | ||
| 109. Ar personalo asmeniniai daiktai laikomi atskirai ir nesiliečia su maistu? | □ | □ | □ | ||
| atitirpinimas | |||||
| 110. Ar visi maisto produktai atitirpinami šaldytuve? | □ | □ | □ | ||
| 111. Ar visi žali maisto produktai atšildomi atskirai nuo termiškai apdoroto maisto? | □ | □ | □ | ||
| 112. Ar visi atšildyti maisto produktai yra uždengti ir paženklinti? | □ | □ | □ | ||
| 113. Ar pažymėtas išėmimo iš šaldiklio tikslas, data ir laikas? | □ | □ | □ | ||
| 114. Ar visi atšildyti maisto produktai yra paženklinti? | □ | □ | □ | ||
| 115. Ar atšildytus maisto produktus galima sunaudoti per 3 dienas po išėmimo iš šaldiklio? | □ | □ | □ | ||
| 116. Ar buvo parengta visa projektinė dokumentacija dėl anksčiau nustatytų neatitikimų? | □ | □ | □ | ||
| Karščio gydymas | |||||
| 117. Ar darbuotojai žino, kur yra kasos aparatai ir žurnalo įrašai? | □ | □ | □ | ||
| 118. Ar užpildyta stebėjimo skiltis? | □ | □ | □ | ||
| 119. Pirštinės, skirtos tiesioginiam sąlyčiui su rankomis? | □ | □ | □ | ||
| 120 Ar bus laikomasi visų PRP, kad terminio apdorojimo metu būtų išvengta užteršimo mikroorganizmais, fiziniais ir cheminiais pavojais bei alergenais? | □ | □ | □ | ||
| 121. Ar visi darbuotojai laikosi asmens higienos reikalavimų ir juos žino? | □ | □ | □ | ||
| 134. Ar visa terminio apdorojimo įranga švari? | □ | □ | □ | ||
| 122. Ar laboratorija ima tamponus dėl cheminio ir mikrobiologinio užterštumo? | □ | □ | □ | ||
| 123. Nėra kryžminio užteršimo galimybių? | □ | □ | □ | ||
| 124. Ar visi darbuotojai sveiki? | □ | □ | □ | ||
| 125. Ar temperatūros registratoriai buvo patikrinti? | □ | □ | □ | ||
| 126. Ar kontroliuojama užteršimo rizika po paruošimo? | □ | □ | □ | ||
| Aušinimas | |||||
| 127. Ar vėsinimo patalpoje reguliuojama temperatūra? | □ | □ | □ | ||
| 128. CCP, OPRP saugomi būtini kontrolės ir (ar) stebėjimo įrašai. Ar yra šaltų patalpų? | □ | □ | □ | ||
| 129. Ar yra visi reikalingi dokumentai? | □ | □ | □ | ||
| 130. Ar visas atšaldytas maistas yra uždengtas arba, jei įmanoma, greitai užšaldytas? | □ | □ | □ | ||
| 131. Ar visi šaldytuvai ir šaldikliai yra hermetiškai sandarūs, ar turi sandariklius? | □ | □ | □ | ||
| 132. Visi gatavi gaminiai apsaugoti nuo sąlyčio su žaliavomis | □ | □ | □ | ||
| 133. Ar laiku atliekamos CA? | □ | □ | □ | ||
| 134. Ar aušinimo temperatūra ir laikas atitinka reikalavimus? | □ | □ | □ | ||
| 135. Ar buvo imtasi visų PRP, kad būtų išvengta užteršimo šaldant? | □ | □ | □ | ||
| 135. Ar visos taros yra paženklintos? | □ | □ | □ | ||
| Paketas | |||||
| 137. Ar užpildytos reikiamos formos? | □ | □ | □ | ||
| 138. Ar vedami įrašai apie temperatūros, drėgmės stebėjimą? | □ | □ | □ | ||
| 139. Ar darbuotojai žino ir laikosi asmens higienos reikalavimų? | □ | □ | □ | ||
| 140. Ar taisomųjų veiksmų imamasi nedelsiant? | □ | □ | □ | ||
| 141. Ar visi PRP yra įgyvendinami, ar darbuotojai jas žino? | □ | □ | □ | ||
| 142. Ar darbuotojai mūvi pirštines? | □ | □ | □ | ||
| 143. Ar kontroliuojama pakuotės švara? | □ | □ | □ | ||
| 144. Ar vykdoma kenkėjų kontrolė? | □ | □ | □ | ||
| Transportas | |||||
| 145. Vykdomi transporto PRP | □ | □ | □ | ||
| 146. Visi maisto produktai yra supakuoti ir transportavimo metu laikomi atitinkamoje temperatūroje | □ | □ | □ | ||
| 147. Ar temperatūra kontroliuojama prieš iškraunant? | □ | □ | □ | ||
| 179. Ar visi gaminiai apsaugoti nuo užteršimo? | □ | □ | □ | ||
| 148. Ar OPRP saugomi kontrolės įrašai? Ar jie yra transporto priemonėje? | □ | □ | □ | ||
| 149. Ar visi vairuotojai yra susipažinę su maisto saugos reikalavimais? | □ | □ | □ | ||
| 150. Gatavi gaminiai o žaliavos nevežamos vienu metu? | □ | □ | □ | ||
| 152. Ar taisomųjų veiksmų imamasi nedelsiant? | □ | □ | □ | ||
| 152. Ar visi pavojai buvo nustatyti vežant? | □ | □ | □ | ||
| Vartotojai/vidiniai skundai | |||||
| 153. Ar registruojami visi neatitikimai? | □ | □ | □ | ||
| 154. Ar darbuotojai žino gaminio savybes (7.3.3.)? | □ | □ | □ | ||
| 155. Ar skundų nagrinėjimo atsakomybė ir įgaliojimai yra aiškiai apibrėžti? | □ | □ | □ | ||
| 156. Ar darbuotojai žino klientų skundus? | □ | □ | □ | ||
| 157. Ar imamasi veiksmų dėl visų nustatytų neatitikimų ir skundų? | □ | □ | □ | ||
| Produktų ir procesų pokyčiai | |||||
| 158. Ar yra visų gaminių aprašymas? | □ | □ | □ | ||
| 159. Ar atliekant proceso pakeitimus atliekamas patvirtinimas? | □ | □ | □ | ||
| 160. Keičiant įrangą, koreguojami PRP, OPRP | □ | □ | □ | ||
| 161. Ar permainų metu darbuotojai mokomi? | □ | □ | □ | ||
| 162. Ar visi skundai lėmė pokyčius? | □ | □ | □ | ||
| Maisto saugos vadybos sistemos dokumentavimas | |||||
| 163. Paskutinis auditas padalinyje atliktas vėliau nei prieš 12 mėnesių | □ | □ | □ | ||
| 164. Viskas reikalingos programos atnaujinta? | □ | □ | □ | ||
| 165. Visa dokumentacija yra patvirtinta ir atnaujinta | □ | □ | □ | ||
| 166. Ar pasikeitė sistemos apimtis? | □ | □ | □ | ||
| 167. Ar RVASVT grupės nariai liko tie patys? | □ | □ | □ | ||
| 168. Prekės aprašymas nepasikeitė | □ | □ | □ | ||
| 169. Srauto diagramos ( technologines schemas) Aktualus | □ | □ | □ | ||
| 170. Pavojų analizė baigta | □ | □ | □ | ||
| 171. Ar yra įgyvendinami maisto saugos tikslai? | □ | □ | □ | ||
Problemos ataskaita
Kontrolė buhalterinė apskaita, taip pat kitose srityse ekonominė veikla turi būti atliekamos visose be išimties komercinėse įmonėse.
Tuo pačiu metu reikėtų prisiminti apie daugybę labai skirtingų tokių procedūrų ypatybių. Jie turi būti sutvarkyti, sekti vienas kitą tam tikra tvarka.
Kadangi tai yra viena iš priežasčių, kodėl reguliavimo institucijų atliekamų patikrinimų metu nekyla įvairių problemų.
Specialus kontrolinis sąrašas leidžia žymiai supaprastinti tokio pobūdžio darbą. Jo svarbą sunku pervertinti. Yra daug tokio dokumento formato variantų.
Jei įmanoma, būtina iš anksto susipažinti su jo savybėmis, kompiliavimo niuansais. Taip ateityje išvengsite daugybės problemų.
Bendra informacija
Šis dokumentas pateikiama išsamiausia informacija apie audito klausimų sąrašą. Aptariamas lapas neturi teisinio formato.
Tačiau tuo pačiu metu jį formuojant reikia laikytis tam tikrų taisyklių. Tai sumažins komplikacijų tikimybę procese.
Prieš pradėdami sudaryti tokį sąrašą, turite apsvarstyti šiuos klausimus:
- kas tai yra?
- dokumento paskirtis;
- teisinis pagrindas.
Kas tai yra?
Pats kontrolinis sąrašas yra specialus dokumentas, leidžiantis vienu metu išspręsti gana daug skirtingų užduočių.
Dokumentu gali naudotis įvairios institucijos, reguliuojančios organizacijos ir pareigūnai. Tik svarbu atsiminti teisės normas, kurios vyksta surašant tokio tipo dokumentą.
Pats dokumentas atspindi šiuos klausimus:
Tokių dokumentų naudojimas turi ir privalumų, ir trūkumų. Pagrindiniai trūkumai yra šie:
| Dokumente nurodytų problemų sąrašas | Gali būti per siauras, todėl patikrinimas bus nepakankamai ištirtas |
| Kai kuriais atvejais kontrolinis sąrašas gali būti ribojantis | Apribojantis veiksnys auditoriui – jis tiesiog neperžengs užduotų klausimų |
| Dokumentas negali būti pakeistas | Standartinis audito planas |
| Nepatyręs auditorius gali turėti tam tikrų sunkumų | Suprasdamas sąraše suformuluotus klausimus, jis tiesiog negalės suprantamai ir aiškiai paaiškinti, ko konkrečiai konkrečiu atveju ieško. |
| Dokumentas turi būti kuo geriau parengtas | Pasikartojantys klausimai gali sukelti rimtą painiavą |
Daugeliu atvejų dokumento privalumai ir trūkumai priklauso nuo daugelio skirtingų veiksnių.
Visų pirma, tai susiję su šiais punktais:
Kontrolinis sąrašas yra universali priemonė, skirta atlikti užduotis, susijusias su auditu ir kai kuriomis kitomis procedūromis, kurios turėtų būti reguliariai atliekamos įmonėje.
Tokie dokumentai gali apimti:
Dokumento paskirtis
Šio tipo dokumentų vartotojai šiandien gali būti:
Šis lapas leidžia vienu metu arba nuosekliai spręsti šį užduočių sąrašą:
- teisingai, vadovaudamasis teisiniu reglamentavimu, planuoti paties audito atlikimą;
- vykdyti atrankinę kontrolę, atlikti efektyviausią viso Jūsų laiko planavimą;
- leidžia nepraleisti jokių svarbių audito etapų;
- naudojamas kaip atminties priemonė;
- žymiai supaprastina paties audito atlikimą;
- auditas atliekamas struktūriškai, visapusiškai;
- kontrolinio sąrašo pagalba bus galima bendrauti tarp įvairių institucijų, taip pat ir patikrą atliekančių darbuotojų.
Taip pat tokie dokumentai dažnai naudojami sprendžiant kitas problemas. Verta iš anksto susipažinti su visomis pagrindinėmis tokių dokumentų savybėmis. Tai leis išvengti daugybės įvairių sunkumų.
Teisinė sistema
Pagrindinis teisės aktą, pagal kurią turėtų būti sudaromas tokio tipo dokumentas, yra .
Šį teisinį dokumentą sudaro šie pagrindiniai skyriai:
| Audito veikla | |
| Pagrindinių NPP, kurie taip pat reglamentuoja šią veiklą, sąrašas | |
| Kas yra audito organizacija | |
| Ką reiškia žodis "auditorius" | |
| Ką reiškia teisės aktų nustatytas auditas? | |
| Audito ataskaita | |
| Pagrindinių taisyklių sąrašas, auditorių atliekamų veiksmų standartai | |
| Reiškia visišką įvairių audito organizacijų nepriklausomumą | |
| Audito slaptumas | |
| Kaip atliekama audito kokybės kontrolė? | |
| Auditoriaus kvalifikacijos atestatas | |
| Tvarka, taip pat auditoriaus pažymėjimo panaikinimo pagrindai | |
| Valstybinės kontrolės vykdymas nagrinėjamoje įmonės veiklos srityje |
Jei įmanoma, turėtumėte atidžiai perskaityti visus audito veiklą reglamentuojančių teisės aktų niuansus. Kadangi būtent šių teisinių dokumentų būtina laikytis.
Vidaus audito kontrolinio sąrašo pildymo pavyzdys
Aptariamo lapo tipo sudarymo procesas yra gana paprastas, tačiau turi savo niuansų. Tokią procedūrą bus galima žymiai supaprastinti, įvertinus KVS vidaus audito kontrolinio sąrašo pavyzdį.
Pats kompiliavimo procesas gali būti atliekamas įvairiais būdais. Visų pirma, reikės apsvarstyti šiuos esminius klausimus:
- kur gauti formą;
- Užsakymo pildymas;
- baigtas pavyzdys.
Kur gauti formą
Vidaus audito „Excel“ pavyzdį galima lengvai atsisiųsti iš interneto. Jei įmanoma, turėtų būti naudojami tik gerai žinomi ir patikrinti ištekliai.
Šiandien su auditu užsiima gana daug privačių institucijų. Tokios įmonės gali nemokamai pateikti šio dokumento pavyzdį konsultacijų forma. Arba už atlygį.
Užsakymo pildymas
Pati audito atlikimo tvarka teisės aktuose neatsispindi. Tačiau, jei įmanoma, būtina laikytis šio algoritmo:
Paprastai „Excel“ lapas naudojamas kaip pagrindinis formatas. To priežastis – paprastas kompiliavimas ir spausdinimas. Gana dažnai kontroliniai sąrašai reikalingi popieriniu formatu.
Jei būtina elektroninis dokumentas galima lengvai išsiųsti internetu. Reikėtų prisiminti apie kai kuriuos svarbius tokio lapo formavimo niuansus.
Užbaigtas pavyzdys
Vienintelė teisingu keliu kad išvengtumėte įvairių sunkumų sudarant tokį dokumentą – naudokite jau užpildytą pavyzdį.
Taip bus galima žymiai pagreitinti ir tokių procedūrų atlikimo procedūrą. Tai ypač pasakytina apie klausimų rašymo dalį. Dažnai būtent šiame etape iškyla visokių sunkumų.
3.1 lentelė
Audito patikrinimo lapas Nr. _____
| Taikomo standarto punkto numeris ir pavadinimas | Kontrolinis sąrašas (reikalavimai) | Laikymasis (Ne visai) | № nevykdymo aktas | Pastaba |
Pageidautina, kad kiekviename kontroliiniame sąraše būtų nuoroda į konkretų elementą taikomo standarto, visos sistemos gairėse ar kitame dokumente, pagal kurį tikrinama atitiktis, taip pat laukelis, skirtas atitikties, neatitikties žymoms ir pastaboms. Auditorius turėtų iš anksto apgalvoti klausimus, kuriuos jis ketina užduoti audituojamame padalinyje, ir įrašyti juos į kontrolinį sąrašą. Audito metu auditorius atlieka savo pastabas kontroliniame sąraše, o tai dar labiau palengvina audito išvadų rengimo darbą. Kontrolinių sąrašų ir formų naudojimas neturėtų apriboti audito veiklos apimties, kuri gali skirtis priklausomai nuo audito metu surinktos informacijos. Darbo dokumentai, įskaitant įrašus apie jų naudojimo rezultatus, turėtų būti saugomi bent iki audito pabaigos. Dokumentus, kuriuose yra konfidencialios arba nuosavybės teise priklausančios informacijos, užduoties komandos nariai turėtų visada saugoti tinkamai apsaugotu būdu.
3.4. Audito atlikimas vietoje
Atliekant auditą vietoje, surengiamas parengiamasis susirinkimas, audito metu keičiamasi informacija, renkama ir tikrinama informacija, daromos išvados dėl audito, rengiama nuomonė apie audito rezultatus, rengiamas baigiamasis susirinkimas.
Atidarymo posėdis vyks iki 26 d.
supažindinti audito grupę su audituojamos organizacijos atstovais;
susitarti (patvirtinti) audito planą;
nustatyti, ko audito metu reikalaujama iš organizacijos personalo;
pasirūpinti, kad prie auditorių būtų paskirti lydintys asmenys;
atsakyti į audituojamos organizacijos klausimus.
Audito grupės vadovas gali paaiškinti audito metodus ir procedūras, kuriomis atliekamas auditas. Įvadiniame susirinkime rekomenduojama aiškiai apibrėžti prižiūrėtojų vaidmenį, ypač jei vidaus audito tvarka numato, kad prižiūrėtojas pasirašo ant neatitikties ataskaitos. Šiuo atveju paaiškintina, kad palyda veikia tik kaip liudytojas, o jo parašas patvirtina, kad įvyko tas ar kitas faktas, o ne tai, kad situacija yra nustatytų reikalavimų nesilaikymas. Lydintys asmenys turėtų atlikti šias pareigas: teikti kontaktus ir planuoti pokalbių laiką, užtikrinti apsilankymus konkrečiose organizacijos vietose, užtikrinti, kad audito grupės nariai žinotų saugos politiką ir procedūras ir jų laikytųsi, būdami liudininkais atliekant auditą jų vardu. audituojamojo, pateikdamas paaiškinimą arba padėdamas rinkti informaciją. Taip pat reikėtų paaiškinti, kad palyda nėra audito grupės nariai, todėl neturėtų daryti įtakos ar trukdyti atlikti auditą.
Posėdžio metu audito grupės vadovas turėtų pranešti baigiamojo posėdžio datą, laiką ir vietą bei suteikti audituojamajam galimybę užduoti klausimus.
Prieš auditoriams pradėdamas eiti savo pareigas, komandos vadovas turi įsitikinti, kad auditoriai yra susipažinę su saugos taisyklėmis.
Atliekant auditą maža organizacija nereikia supažindinti auditorių su audituojamu personalu ir aprūpinti juos lydinčiais asmenimis. Tokiu atveju įžanginį susirinkimą gali sudaryti tik audito grupės vadovo pristatymas, kaip bus atliktas auditas.
Audito proceso metu audito grupė ir audituojamas subjektas turėtų nuolat keistis informacija. Audito grupė turėtų periodiškai susitikti, kad pasikeistų informacija, įvertintų audito eigą ir, jei reikia, perskirstytų pareigas tarp auditorių. Audito metu audito grupės vadovas turėtų periodiškai informuoti audituojamą asmenį ir klientą apie audito eigą ir bet kokias problemas, jei reikia. Į įrodymus, surinktus atliekant auditą, susijusius su reikšminga rizika (pavyzdžiui, sauga, aplinka ar kokybė), reikia nedelsiant atkreipti audituojamojo ir, jei reikia, kliento dėmesį. Bet kokia problema, susijusi su klausimu, nepatenkančiu į audito sritį, turėtų būti atkreiptas audito grupės vadovas, kad būtų galima informuoti audito klientą ir audituojamą subjektą. Jei turimi įrodymai rodo, kad audito tikslai nepasiekiami, audito grupės vadovas turėtų pranešti audito klientui ir audituojamajam priežastis, kad nustatytų, kaip elgtis toliau. Šie veiksmai gali apimti audito plano patvirtinimą ar pakeitimą, audito tikslų ar apimties pakeitimą arba audito nutraukimą. Bet kokie audito apimties pakeitimai, kurie gali būti pastebimi atliekant auditą, turi būti peržiūrėti ir atitinkamai patvirtinti.
Atliekant auditą informacija, susijusi su audito tikslais, apimtimi ir kriterijais, įskaitant informaciją apie funkcijų, veiklų ir procesų sąveiką, turėtų būti renkama ir patikrinama. Informacijos rinkimo tikslas – surinkti audito įrodymus. Audito įrodymai gali būti tik informacija, kurią galima patikrinti. Audito įrodymai turi būti užfiksuoti. Jie pagrįsti tinkamais duomenimis. Todėl atliekant auditą yra tam tikras neapibrėžtumo elementas, ir tie, kurie rengia audito nuomonę, turėtų tai žinoti.
Informacijos šaltinių pasirinkimą atlieka auditorius, atsižvelgdamas į audito apimtį ir sudėtingumą. Pradinės informacijos šaltiniai auditoriui audito metu yra 27:
padalinio veiklą ir (arba) procesus reglamentuojantys dokumentai (padalinio nuostatai, pareigybių aprašymai, tvarka, darbo instrukcijos, būdai, įsakymai, įsakymai, leidimai ir kt.);
planai, aktai, registracijos žurnalai (matavimo žurnalai), posėdžių protokolai, mokymo programos ir žurnalai, darbo įrankiai, kompiuterių bazės, infrastruktūros elementai, darbo aplinka ir kt.;
duomenys, gauti už audituojamo padalinio ribų, pavyzdžiui, iš kokybiškos tarnybos, iš kitų padalinių ir pan.
Patikrinimas – tai patikrinimas, atliekamas audito metu ir pagrįstas vizualiu auditoriaus suvokimu. Yra žinoma, kad regėjimo dėka žmogus gauna iki 85% jį pasiekiančios informacijos. Patikrinimo metu auditorius pirmiausia ieško esminių atitikties įrodymų. Tai ypač svarbu tikrinant gamybinėse patalpose, laboratorijose, produktų sandėliavimo sandėliuose ir kt. Auditoriaus patikrinimo objektai gali būti 29:
dokumentacija, procedūros ir įrašai (prieinamumas, būsena, prieinamumas);
darbo aplinka, darbo vietų būklė (technologijų atitikimas, saugumas);
infrastruktūra: įranga, įrankiai, įrankiai, energijos tiekimas, transportas, ryšiai (prieinamumas, būklė, technologijų atitiktis);
matavimo, kontrolės ir tikrinimo priemonės (prieinamumas, būklė, atitiktis technologijai, metrologinėms taisyklėms ir normoms);
personalas (pasiekiamumas, kvalifikacija, elgsena);
gaminiai (apyvartos tvarka, technologijos atitiktis).
Pašnekovas turėtų būti pasirenkamas iš tų, kurie tiesiogiai vykdo audituojamą veiklą. Pageidautina, kad jie būtų skirtingų darbuotojų darbuotojai darbo lygiai valdymas. Audito planavimo procesas turėtų apimti pokalbius su proceso savininku (vadovu) ir, jei reikia, su proceso tiekėju ir vartotoju.
Kiekvienas pokalbis turėtų būti vedamas tik su vienu darbuotoju: pokalbis su keliais darbuotojais vienu metu dažniausiai būna neefektyvus.
Prieš prasidedant pokalbiui, darbuotojui turi būti pranešta apie pokalbio priežastis ir temas.
Pokalbis turėtų būti vedamas atsižvelgiant į situaciją (aplinką) ir pašnekovo asmenybę. Pageidautina, kad pokalbio metu auditorius ir pašnekovas, jei įmanoma, būtų izoliuoti nuo išorinių trukdžių (vienas pokalbis).
Pokalbis turėtų vykti tik įprastu metu darbo laikasįprastoje darbuotojo darbo vietoje.
Pokalbį galima pradėti paprašius pašnekovo apibūdinti savo kasdienį darbą (jo vykdymo tvarką, išteklių prieinamumą, atitikimą nustatytiems reikalavimams, darbo kokybės vertinimo kriterijus ir metodus).
Jei pokalbį veda du (ar daugiau) auditorių iš karto, klausimus daugiausia turėtų užduoti vienas iš jų, o kitas užsirašyti (būtent pokalbio metu, o ne po jo).
Pokalbio metu auditorius gali sustabdyti pašnekovą, tačiau tik tuo atveju, jei jis aiškiai atitraukia dėmesį nuo temos. Tačiau tai turėtų būti daroma taip, kad pašnekovui nesusidarytų įspūdis, jog jo pateikta informacija yra mažai svarbi.
Pokalbio organizavimui labai svarbu teisingas pasirinkimas klausimo formulavimo būdas. 3 priede pateikiami auditoriaus praktikoje rekomenduojamų ir nerekomenduojamų klausimų tipai ir jų formulavimo pavyzdžiai. Vieno ar kito tipo klausimo pasirinkimas priklauso nuo konkretaus pokalbio tikslo ir situacijos, kurioje jis vedamas. Auditoriui pageidaujami klausimų tipai yra atviri ir aiškūs. Nerekomenduojamas įtaigus, alternatyvus, ryžtingas ir trukdantis bendravimas. Netinkamas asmeninio klausimo tipas.
Pokalbio metu auditorius turėtų atsiminti, kad pašnekovo įrodymai gali būti laikomi objektyviais tik tada, kai jie yra pagrįsti svarbiais faktais. Priešingu atveju jie yra subjektyvūs, todėl juos naudoti audito įrodymuose labai sunku.
Pokalbio metu naudokite klausimus, prasidedančius žodžiais „Kas“, „Kas“, „Už ką“, „Kur“, „Kada“, „Kaip“, „Kodėl“ ir „Ar galėtumėte man tai parodyti, prašau? » (Anglų ekspertai šiuos žodžius-klausimus laiko auditoriaus žodžiais-asistentais):
Klausimas "kas?" reiškia atsakymą, kuris atskleidžia pašnekovo supratimą apie diskusijos temą.
Klausimas "Kas?" reiškia atsakymą, kuris atskleidžia ką vykdomasis atlieka atitinkamą darbą (ne asmuo).
Klausimas "Už ką?" reiškia atsakymą apie atliekamo darbo (procedūros) tikslus ir uždavinius.
Klausimas "kur?" reiškia atsakymą apie darbo vietą.
Klausimas "Kada?" reiškia atsakymą, kurioje procedūros stadijoje veiksmas atliekamas.
Klausimas "Kaip?" reiškia atsakymą apie darbo metodą ir būdą.
Klausimas "Kodėl?" reiškia atsakymą, kuris atskleidžia ankstesnių atsakymų pagrindimą.
Užklausa „Rodyti“ leidžia auditoriui gauti vizualų pašnekovo atsakymuose esančios informacijos patvirtinimą.
Auditoriaus klausimai neturėtų būti šališki, nes ir atsakymai į juos gali būti šališki.
Auditorius neprivalo atsakyti į jo pateiktus klausimus.
Pokalbio metu neturėtumėte vartoti pašnekovui nesuprantamos terminijos. Jei reikia vartoti specialų terminą, tada jo reikšmę reikėtų paaiškinti pašnekovui.
Pokalbis darbo vietoje neturėtų būti ilgas, kad nesukeltų pašnekovo nervingumo.
Pokalbio metu nustatyti neatitikimai (esami arba galimi) turi būti įrašyti į auditoriaus žurnalą (kontrolinį sąrašą) su būtina nuoroda į neįvykdytą norminio dokumento punktą (skyrius).
Auditorius turėtų apibendrinti pokalbio metu gautą informaciją, suformuluoti pagrindinius (teigiamus ir neigiamus) įspūdžius ir pagrindinius dalykus. Leidžiama leisti pašnekovui perskaityti auditoriaus pastabas.
Pokalbio pabaigoje auditorius turėtų padėkoti pašnekovui už pagalbą ir bendradarbiavimą.
Pokalbio metu gauta informacija turėtų būti analizuojama, lyginant ją su informacija apie Ši tema gautas iš pokalbių su kitais darbuotojais, ir auditoriaus asmeniniai pastebėjimai.
Reikėtų nepamiršti, kad nesėkmingo pokalbio priežastys gali būti pačiame auditore: neaiškūs klausimai, specialių terminų persunkta kalba, prastas nusiteikimas pokalbiui, noras išgirsti tai, ko tikitės atsakymuose, neteisinga eilutė elgesio.
Informacijos rinkimo rezultatas yra audito įrodymai. Audito įrodymai – įrašai, faktų pareiškimas ar kita informacija, susijusi su audito kriterijais ir kurią galima patikrinti 31 . Audito įrodymai gali būti kokybiniai arba kiekybinis . Remiantis surinktais audito įrodymais, būtina formuoti audito pastabas taikant informacijos patikrinimo metodus.
Audito pastabos – surinktų audito įrodymų vertinimas, atsižvelgiant į audito kriterijus 32 . Audito pastabos gali rodyti atitiktį arba neatitikimas audito kriterijai ar tobulinimo galimybės . Stebėjimai, savo ruožtu, yra audito išvados pagrindas. Audito išvada yra audito rezultatas, kurį pateikia audito grupė, įvertinusi audito tikslus ir visas audito pastabas33.
Informacijos tikrinimo ir audito pastabų generavimo metodai apima 34:
analizė;
įrodymas;
įvertinimas.
Kai auditoriaus gauti duomenys yra kiekybinės formos (pavyzdžiui, rezultatų duomenys techninė kontrolė, duomenys apie nustatytų neatitikimų skaičių, duomenys apie neatitikimų priežastis ir kt.) juos patartina pateikti ir analizuoti statistiniais metodais. Paprasti statistiniai metodai: grafikai; kontrolinis sąrašas, histograma; Ishikawa schema; Pareto diagrama; sklaidos diagrama. Dokumentacijos analizės objektai yra šie:
kokybės ir (ar) aplinkosaugos vadybos sistemos dokumentai, taikomi audituojamo padalinio ar proceso veiklai;
nurodyto proceso ar veiklos įgyvendinimo ir pasiektų rezultatų įrašai.
Dokumentų ir įrašų peržiūra apima ir jų turinio analizę, ir dokumentų bei įrašų tvarkymą. Svarbiausi dokumentų peržiūros rezultatai, įskaitant informacijos rinkimą, turi būti įrašyti į auditoriaus žurnalą.
Svarbios audito įrodymų savybės yra jų patikimumas ir pakankamumas. Įrodymai laikomi patikimais, jei jie įkvepia auditoriaus pasitikėjimą, yra objektyvūs ir patikrinami. įrodymų pakankamumą lemia jų išsamumas, kuris labai priklauso nuo apimties surinkta informacija. Įrodinėjimo reikalavimų nesilaikymas nuvertina audito rezultatą.
Atestatų gavimas – vienas svarbiausių ir sunkiausių auditoriaus darbo momentų. Toliau pateikiamos kelios nuostatos, kurios gali būti naudingos auditoriui šioje srityje 35:
įrodymai yra audito ataskaitos pagrindas, todėl be būtinų įrodymų tokia nuomonė negali būti patikima;
įrodymai gali būti laikomi objektyviais, jeigu juose yra informacija, kuri gali būti pripažinta teisinga, pagrįsta faktais ir gauta patikrinimo, matavimo, bandymų ir kitomis priemonėmis;
gaudamas įrodymus, kad laikomasi procedūrų (instrukcijų), auditorius turi būti tikras, kad šių procedūrų bus laikomasi ir ateityje, bent iki kito audito;
audito sertifikato patikimumas priklauso nuo daugelio veiksnių, bet pirmiausia nuo jo patvirtinimo laipsnio ir auditoriaus kvalifikacijos;
kuo įrodymai patikimesni, tuo mažesnė klaidingos audito ataskaitos rizika (atkreiptinas dėmesys, kad niekas nėra laisvas nuo klaidingų išvadų, todėl audito ataskaitai būdingi tam tikri rizikos elementai).
praktinių veiksmų tapatumas (pakartojamumas taikymo laiku ir vietose) pagal kokybės vadybos sistemos dokumentacijoje nustatytas taisykles ir normas;
tų ISO 9001 skyrių reikalavimų, kurie yra privalomi dokumentacijai organizacijoje, įvykdymas;
planuojamos veiklos kokybės srityje prieinamumas ir įgyvendinimas;
procesų efektyvumo įvertinimas;
korekcinių ir prevencinių veiksmų efektyvumas;
nuolatinis veiklos, procesų ir valdymo sistemų tobulinimas apskritai.
Vertinant įrodymus, yra klaidingų (neteisingų) išvadų ir dėl to neteisingos išvados, padarytos remiantis audito rezultatais, galimybė. Klaidingų išvadų tikimybė sumažėja naudojant objektyvius duomenis, t.y. matavimais pagrįsti duomenys.
Audito įrodymai turėtų būti įvertinti pagal audito kriterijus
audito pastebėjimų formavimas. Audito išvados gali rodyti audito kriterijų atitikimą arba neatitikimą. Jei tai nulėmė audito tikslai, pastebėjimai gali rodyti tobulinimo galimybes.
Neatitikimas – nustatyto reikalavimo nevykdymas. Auditorius turi nustatyti kiekvieną jo rastą neatitikimą ir klasifikuoti jį pagal pasireiškimo formą ir reikšmingumo laipsnį.
Pasireiškimo forma neatitikimas gali būti tikras arba galimas. AT skirtumas nuo faktinių, įrodytų konkretaus nustatyto reikalavimo neatitikimo įrodymų, galimas neatitikimas yra neatitikimas, kurio tikimybė ateityje gali būti tik nuspėjama su tam tikru tikslumu. Galimų neatitikimų pavyzdžiais gali būti nekvalifikuotas gamybinių įrenginių operatorių instruktažas, nepakankama darbuotojų kompetencija atliekant dokumentais pagrįstą procedūrą, - kenksmingų medžiagų išmetimo rodiklio reikšmė artėja prie didžiausios leistinos ir kt.37.
Pagal reikšmingumo laipsnį (neigiamų pasekmių rizikos dydį, jei neatitikimas nebus pašalintas), neatitikimai gali būti reikšmingi (1 kategorija), nereikšmingi (2 kategorija) ir pranešimai.
Didelė neatitiktis – tai kokybės vadybos sistemos neatitikimas, dėl kurio gali atsirasti gaminio reikalavimų neatitikimas.
Esminių neatitikimų pavyzdžiais gali būti - nepagrįstas ISO 9001 reikalavimuose numatytos veiklos nevykdymas, kurio nors ISO 9001 reikalavimo nesilaikymas, pakartotinis (daugiau nei 2 kartus) kokybės vadybos sistemos dokumento nuostatų nesilaikymas. , proceso neefektyvumas ir kt. 38 .
Neesminiu neatitikimu laikomas atskiras nesistemingas praleidimas, klaida, kokybės vadybos sistemos veikimo trūkumas, dėl kurio gali būti neįvykdomi gaminiui keliami reikalavimai, taip pat gali sumažėti įmonės veiklos efektyvumas. procesas arba valdymo sistema kaip visuma. Neesminių neatitikimų pavyzdžiai – objektyvių įrodymų, kad padalinio darbuotojai susipažino su kokybės vadybos sistemos dokumentais nebuvimas, - atskiri neaiškūs įrašai registruojant kokybės duomenis, atnaujintų dokumentuotų procedūrų kopijų nebuvimas, kokybės duomenų registravimas pažeidžiant. nustatytų formų 39 .
Pranešimas – kritinis įvertinimas apie tiriamo objekto būklę. Pranešimų (pastabų) pavyzdžiai gali būti bendras esamų ir panaikintų valdymo sistemų dokumentų saugojimas, nepatvirtinimas apie atlikėjų susipažinimą su techninę dokumentaciją, - nėra patvirtinto pripažintų organizacijos tiekėjų sąrašo, nėra įrodymų apie atskirą taisomąjį veiksmą 40 . Auditoriaus pranešimai iš tikrųjų yra įspėjimas, nes neišspręsta pastaba ilgainiui gali tapti neatitikimu. Šiuo atžvilgiu pastabų, taip pat neatitikimų fiksavimas gali būti vertinamas kaip papildoma audito vertė.
Auditoriaus nustatytas neatitikimas ar pranešimas turėtų būti svarstomas kartu su audituojamo padalinio atstovu, siekiant gauti patvirtinimą (pripažinimą), kad audito įrodymai yra teisingi ir neatitikimas suprastas. Visi galimi nuomonių skirtumai šiuo atveju turi būti dokumentuojami.
Neatitikimai neturėtų apimti nukrypimų arba nukrypimų, kuriuos leido įgalioti asmenys ir (ar) vartotojas. Išvykimo leidimas – leidimas nukrypti nuo pirminių nurodytų reikalavimų gaminiui prieš jį pagaminant. Toks leidimas paprastai ribojamas produkcijos kiekiu arba tam tikru laikotarpiu. Leidimas nukrypti – leidimas naudoti ar išleisti gaminius, kurie neatitinka nurodytų reikalavimų. Leidimas nukrypti paprastai apima gaminių, kurių charakteristikos neatitinka reikalavimų, tiekimą, susitarus su vartotoju dėl šių gaminių laiko ar kiekio apribojimų. Kiekvienas nukrypimo ar nukrypimo atvejis turi būti dokumentuojamas. Atsisakymo ar nukrypimo ribų peržengimas turėtų būti laikomas reikalavimų nesilaikymu.
Auditoriaus aptiktas (nustatytas) ir audituojamo padalinio atstovo patvirtintas neatitikimas turi būti įforminamas protokolu (aktu), kuriame turi būti pažymėta:
aptikimo (aptikimo) laikas ir vieta;
neatitikimo santrauka; - neatitikties reikšmę;
nuoroda į konkretaus dokumento reikalavimų pažeidimą;
taisymo ar taisomųjų veiksmų poreikis.
Neatitikimai turėtų būti peržiūrimi kartu su audituojamo subjekto atstovu, siekiant gauti patvirtinimą, kad audito įrodymai yra teisingi ir neatitikimai suprantami. Reikėtų dėti visas pastangas, kad būtų išspręstas nesutarimas dėl audito įrodymų ir (arba) pastabų, o neišspręstos problemos turėtų būti užregistruotos.
Audito grupės išvadoje, pagrįstoje audito rezultatais, gali būti pateiktas galutinis 41 įvertinimas:
atitikties laipsnį padalinio ar visos valdymo sistemos procesas, veikla, audito kriterijai;
spektaklis ir proceso efektyvumas, padalinio veikla, einanti per valdymo sistemą kaip visuma;
vadovavimo gebėjimai užtikrinti nuolatinį proceso, padalinio veiklos ar visos valdymo sistemos adekvatumą ir efektyvumą;
rekomendacijos nustatymo teisingumą procesų našumo ir efektyvumo rodikliai;
tobulėjimo galimybes procesas, padalinio veikla arba visa valdymo sistema.
Ar galima teigti, kad audituojamo padalinio (kelių padalinių) personalas žino, disponuoja, supranta ir naudoja jiems privalomus kokybės vadybos sistemos dokumentus?
Ar atitiktį kokybės vadybos sistemos dokumentų reikalavimams patvirtina reikalingi registracijos duomenys, faktai ir kiti įrodymai?
Ar visi padalinyje (-iuose) naudojamų dokumentų reikalavimai užtikrina padalinio (-ių) tikslų pasiekimą kokybės srityje?
Ar audituojamame procese, padalinio veikloje ar valdymo sistemoje apskritai pasiekti numatyti rezultatai?
Ar skirti ištekliai naudojami pakankamai efektyviai procesui, padalinio veiklai ar visai valdymo sistemai įgyvendinti?
Ar patvirtinama, kad procesas, padalinio veikla ar visa valdymo sistema veikia kontroliuojamomis sąlygomis?
ar galima teigti, kad vadovybė skiria pakankamai išteklių efektyviam proceso, padalinio veiklos ar visos valdymo sistemos funkcionavimui?
ar yra poreikis ir reali galimybė tobulinti procesą (sumažinti laiką, išlaidas, gerinti kokybę, sumažinti neigiamą poveikį aplinką), padalinio veikla ar visa valdymo sistema?
kokias rekomendacijas gali pateikti audito komanda, kad pagerintų audituojamą objektą?
Per baigiamąjį posėdį, kuriam pirmininkauja audito grupės vadovas, audito išvados ir audito išvados turi būti pateikiamos suprantamai ir audituojamajam priimtinu būdu, o prireikus susitarti dėl termino, per kurį audituojamasis turi pateikti korekcinį ir prevencinį pranešimą. veiksmų planas. Baigiamojo susirinkimo dalyviai turėtų būti audituojamo subjekto atstovai, taip pat gali būti audito klientas ir kitos šalys. Tuo atveju, jei audito proceso metu susidaro situacijos, galinčios turėti įtakos audito išvadų patikimumui, audito grupės vadovas turėtų apie tai informuoti audituojamą organizaciją.
Daugeliu atvejų, pavyzdžiui, atliekant vidaus auditą maža organizacija, baigiamasis susirinkimas gali apimti tik audito išvadų ir audito išvadų pateikimą. Kitais atvejais susirinkimas turi būti formalus su protokolu ir dalyvaujančiųjų sąrašu.
Bet koks nesutarimas dėl audito pastabų ir (arba) audito išvadų tarp audito grupės ir audituojamojo turėtų būti aptartas ir, jei įmanoma, išspręstas. Kitu atveju visos nuomonės turi būti registruojamos. Jei to reikalauja audito tikslai, turėtų būti pateiktos tobulinimo rekomendacijos. Tačiau reikia pabrėžti, kad rekomendacijos nėra privalomos.
Kontrolės poreikio sritis priklauso nuo konkrečios organizacijos struktūros ir veiklos rūšies. Dėl teisingas patikrinimasįmonės darbas turi būti atliekamas reguliariai. Ši procedūra tiesiog neįmanoma be teisingai sudaryto kontrolinio sąrašo.
Vidaus audito kontrolinio sąrašo koncepcija
Gali prireikti audito kontrolinio sąrašo, kad būtų galima patikrinti visą organizacijos arba vienos pramonės šakos, proceso ar skyriaus veiklą. Šis dokumentas anksčiau buvo pildomas popierine forma, vėliau jie pradėjo atsirasti elektroninės versijos„Word“ ir „Excel“. Dabar yra specializuotų programų, tačiau ankstesni metodai vis dar aktualūs.
Standartinę audito kontrolinio sąrašo formą sudaro 6 stulpeliai:
- Skaičių eilutė.
- Tikrinamas ISO reikalavimas.
- Išsamūs klausimai.
- Bandomojo reikalavimo įvertinimo metodas.
- Patikrinkite rezultato ženklą.
- Auditoriaus ar komisijos pastabos.
Pati kontrolinio sąrašo sąvoka pažodžiui verčiama kaip „kontrolinis sąrašas“ ir gali būti naudojamas net 1 įmonės darbuotojo veiklos auditui.
Teisinė sistema
Pagal 2008 m. gruodžio 30 d. federalinį įstatymą Nr. 307 „Dėl audito“ kontrolinių sąrašų rengimas yra reglamentuotas. Įvairios rūšys, tačiau tai taikoma išorės auditui. Įstatymiškai leidžiama atlikti vidaus auditą dalyvaujančioms įmonėms. Vadovybė gali pakviesti darbuotoją atlikti auditą, o ne sudaryti komisiją iš savo darbuotojų.
19 str federalinis įstatymas 2011-12-06 „Dėl buhalterinės apskaitos“ įpareigoja atlikti vidaus auditą. Tai liečia apskaitos srities patikrinimą, kitos veiklos sritys kontroliuojamos pagal asmeninius organizacijos pageidavimus.
Dokumento funkcijos
Pagrindinės kontrolinio sąrašo užduotys yra kontroliuoti ir struktūrizuoti informaciją apie esamus bet kokios rūšies veiklos procesus. Tai savotiškas kontrolinis klausimų sąrašas, leidžiantis atlikti sistemingą analizę ir nustatyti tam tikros organizacijos grandies darbo trūkumus.
Be kontrolės funkcijos, remiantis kontrolinio sąrašo duomenimis, galima sudaryti tolesnį plėtros planą arba keisti įmonės struktūrą. Taip pat, remiantis vidaus audito rezultatais, leidžiama vertinti audituojamo įmonės padalinio ar viso viso darbuotojų kompetenciją.
KVS vidaus audito kontrolinio sąrašo užpildymo su pavyzdžiais žingsniai aprašyti toliau.
Užpildymo žingsniai
Kontrolės procese svarbi kontrolinio sąrašo struktūra. Kuriant jį būtina atsižvelgti į loginę nuoseklią procedūrą, kuri neleidžia nuolat grįžti prie jau svarstytų aspektų. Tai leis jums sukurti teisingą ne tik paties kontrolinio sąrašo struktūrą, bet ir padėti teisingai jį užpildyti.
Tiesą sakant, užpildyti gerai surašytą kontrolinį sąrašą yra labai paprasta.
- Pirmajame etape būtina įsigilinti į čekio turinį, perskaityti klausimą arba susipažinti su kontroliuojamu kriterijumi.
- Be to, vertinimo metodas turėtų būti nurodytas ir atliktas pagal šią dalį. Tai gali būti patikrinimas, pokalbis, apklausa, dokumentų peržiūra ar kitokia vertinimo forma.
- Trečiame etape reikia įvesti arba įvesti kontrolės rezultatus į atitinkamą kontrolinio sąrašo stulpelį.
- Taip pat daugelyje dokumentų yra pastraipa su auditoriaus pastabomis. Jei jis įtrauktas į kontrolinį sąrašą, jį reikia užpildyti prieš pereinant prie kito klausimo.
Galite atsisiųsti vidaus audito kontrolinio sąrašo pavyzdį.
Vidaus audito kontrolinio sąrašo pavyzdys
Vidaus audito kontrolinio sąrašo pavyzdys – 1
Vidaus audito kontrolinio sąrašo pavyzdys – 2
Vidaus audito kontrolinio sąrašo pavyzdys – 3
Vidaus audito kontrolinio sąrašo pavyzdys – 4
Vidaus audito kontrolinio sąrašo pavyzdys – 5
Kaip savo rankomis pasidaryti paukščio kostiumą Karnavalinis paukščio kostiumas
Scenarijus 25 metų merginai šaunūs namai
Rimtų nominacijų darbuotojams atlyginti pavyzdžiai
Merginos (jaunos moters) jubiliejaus scenarijus „Žvaigždė, vardu ...
Komiksų nominacijos įmonių vakarėliui