Elektroninis dokumentų valdymas nedidelei organizacijai. Kas yra „Elektroninė dokumentų valdymo sistema“ ir kam ji reikalinga? SED įdiegimas trunka per ilgai

Pagrindiniai reikalavimai, kuriuos turi atitikti sistema elektroninis dokumentų valdymas:

• Patikimas saugojimas ir paprasta dokumentų paieška.
• Pagalba ir raštvedybos užduočių atlikimas.
• Savalaikė dokumentų įforminimo ir jų maršruto kontrolė.
• Analitinių ataskaitų kūrimas.
• Informacijos saugumo užtikrinimas.

Šiuolaikinės EDMS taip pat turi funkcijas, skirtas bendrauti su klientais, apdoroti jų užklausas, bei papildomų naudingų įrankių, leidžiančių išspręsti daugelį taikomų problemų.

Elektroninių dokumentų valdymo sistemų tipai

Elektroninių dokumentų valdymo sistemų klasifikavimo tipai yra įvairūs, tačiau labiausiai orientacinis klasifikavimas yra EDMS skirstymas pagal pavadinimo funkcionalumą. Bet kurią EDMS kūrėjas nustato taip, kad ji visų pirma skirta tam tikros rūšies užduočiai atlikti. Tai nereiškia, kad jame nenumatyta jokių papildomų technologijų, būdingų daugumai „brolių“. Tiesiog kiekvienos elektroninės dokumentų valdymo sistemos priemonių rinkinys turi savo stipriąsias puses ir silpnosios pusės. Klasifikuojant pagal pavadinimą funkcinis, į tai tiesiog atsižvelgiama stiprybės SEDov.

Taigi, atrodo taip:

• EDMS, skirta kurti ir dirbti su elektronine dokumentacija, taip pat skaitmeniniais popierinių dokumentų analogais.
• Buhalterinės apskaitos sistemos, kurios automatizuoja įvykių ir dokumentų registravimą jų metu gyvenimo ciklas(elektroniniai failai).
• EDMS, kurios pagrindinis uždavinys – automatizuoti darbą su didelėmis įmonių informacijos saugyklomis.
• Elektroninių archyvų su dokumentacija tvarkymo sistemos.
• EDMS, kurios funkcionalumas specializuojasi ištraukime reikalinga informacija iš archyvų ir kitų elektroninių šaltinių.
• Sistemos, valdančios įmonės procesus, dokumentų tvarkymą ir organizacijos darbuotojų, kurie dalyvauja dirbant su verslo dokumentais, veiklą.
• Informacinės EDMS, valdančios duomenų saugojimo įrenginius.

Taip pat yra trumpa SED klasifikacija pagal kilmės šalį, naudojama tik Rusijoje. Pagal ją elektroninės dokumentų valdymo sistemos mūsų šalyje skirstomos į vietines, importines ir rusiškas, sukurtas užsienio Lotus / Domino platformoje. Mūsų apžvalgoje pateikiami tik dviejų užsienio EDMS pavyzdžiai – EMC Documentum ir Lotus Domino.Doc. Visos kitos EDMS turi Rusijos „pilietybę“.

Elektroninių dokumentų valdymo sistemų TOP-10

Vertinome elektronines dokumentų valdymo sistemas, lygindami penkis parametrus, kurie yra lemiami renkantis EDMS, automatizuojančią dokumentų valdymą įmonėje. Skalė yra dešimties balų.

Vieta	Programa/paslauga	Kaina	Lengvas mokymasis	Funkcionalumas	Rusijos įstatymų apskaita	Techninė parama	Bendras rezultatas
1	Byla	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1C: Archyvas	9	7	10	10	9	9
2-4	Įmonės žiniasklaida	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC dokumentas	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Logikos	9	10	9	10	6	8,8
4-6	Eufratas	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Dok	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	„LanDocs“.	8	7	7	10	8	8

Pastaba: galutinis sistemos įvertinimas lentelėje nepretenduoja į šimtaprocentinį objektyvumą ir atspindi autoriaus nuomonę, pagrįstą gilią analizęŠi tema. Ši elektroninių dokumentų valdymo sistemų apžvalga atliekama tik tarp aukštos kokybės programinės įrangos produktų, kuriuos galima saugiai pasirinkti naudoti įvairių tipų verslui.

CASE

Ši elektroninė dokumentų valdymo sistema yra pripažintas lyderis savo segmente visoje posovietinėje erdvėje. Jame dokumentų apyvartą ir biuro darbą sėkmingai vykdo tiek didžiausi holdingai, tiek korporacijos, tiek smulkus verslas. Šios sistemos atžvilgiu tikslinga taikyti tautologiją: „DELO“ išmano savo verslą. Iš tiesų, ši programinė įranga idealiai tinka giliai automatizuoti biuro darbą ir darbo eigą.

privalumus

• Galimybė sekti visus bet kurio elektroninio dokumento judėjimo etapus.
• Paprastumas ir patogumas kuriant dokumentacijos projektus.
• Bendras sistemos derinimas ir funkcionalumas.

Minusai

• Prie „ištemptų“ minusų priskiriama kiek archajiška sąsaja ir tam tikri įvaldymo sunkumai.

Kokia kaina?

Licencijos naudoti „DELO“ sistemą vienoje darbo vietoje (DBVS – Oracle) kaina priklauso nuo planuojamo bendro šių vietų skaičiaus ir svyruoja nuo 11 000 rublių (201–500 r / m) iki 13 400 rublių (1–5 r). /m). Jei organizacija naudoja „Microsoft SQL Server“ DBVS, tada jos licencija darbo vieta kainuos atitinkamai nuo 7200 iki 9500 rublių.

Logikos

Logic SED programa iki 2012 m. vadinosi Boss-Referent ir buvo viena populiariausių. Rusijos sistemos elektroninis dokumentų valdymas, rimtas Delo EDMS konkurentas. Pavadinimo pakeitimas neturėjo įtakos šio programinės įrangos produkto kokybei, o tai vis dar yra patikima ir funkcionali biuro valdymo sistema bet kokio tipo ir dydžio įmonėse.

privalumus

• Galimybė sukurti sudėtingus kelių lygių maršrutus dokumentų tvirtinimui.
• Aukštas vartotojo duomenų apsaugos lygis.
• Santykinai lengva įsisavinti pagrindinius sistemos komponentus.
• Lankstūs ir pritaikomi dokumentų apdorojimo procesai.

Minusai

• Nepatogus prieigos teisių diferencijavimas esant didelei darbuotojų kaitai.
• Ne pats sąžiningiausias techninės pagalbos darbas.
• Archajiška sąsaja.

Kokia kaina?

Vienos licencijos naudoti šią programą kaina priklauso nuo prie jos prisijungusių darbuotojų skaičiaus. Jei jų skaičius neviršija 49 žmonių, tai kaina bus 5900 už kiekvieną darbo vietą; nuo 50 iki 199 susijusių darbuotojų - 5200 rublių; o jei yra daugiau nei 200 darbo vietų, tada vienos licencijos kaina bus minimali - 4900 rublių.

Eufratas

Ši elektroninė dokumentų valdymo sistema buvo sukurta visiškai laikantis ISO 9000 kokybės standarto ir Rusijos GOST reikalavimų biuro darbo srityje. Nuo savo „kolegų“ „EUFRATS“ skiriasi tuo, kad yra daug savo unikalių programinės įrangos kūrimas, kurio negalima rasti konkuruojančiose EDMS. Grynai technologiniu požiūriu ši sistema yra viena „pažangiausių“ šiuolaikinėje Rusijos rinka SEDov.

privalumus

• Šios sistemos pristatymo pakete yra įmontuota Nika DBVS, kuri automatiškai atleidžia vartotojo organizaciją nuo papildomos programinės įrangos pirkimo.
• Draugiška sąsaja su gražiu įsimintinu dizainu.
• Integruotas vaidmenų mechanizmas, skirtas valdyti prieigos teises.

Minusai

• Gana lėtas greitis, ypač silpnuose kompiuteriuose.
• Periodiniai gedimai darbe ir lėta techninė pagalba.

Kokia kaina?

Standartinė licencija su sistemos įdiegimu pačios organizacijos serveryje kainuoja nuo 5200 iki 7300 rublių už darbo vietą, daugiau vartotojų – kaina mažesnė. Tačiau yra ir galimybė įdėti serverio komponentą ant gamintojo įrangos. Šiuo atveju sistema Prenumeratos mokestis- keturi tarifai, kainuojantys nuo 10 000 iki 95 000 rublių per mėnesį.

1C: Archyvas

Tai viena geriausių ir neabejotinai universaliausių įmonės dokumentų valdymo programų. „1C:Archyvas“ užtikrina patikimą ir, svarbiausia, centralizuotą verslo dokumentų saugojimą skirtingas formatas, prie kurio gali prisijungti įgalioti darbuotojai, galintys redaguoti failus.

privalumus

• Derinimo algoritmas, leidžiantis greitai rasti reikiamus duomenis.
• Galimybė saugoti bet kokio tipo dokumentus – nuo ​​teksto ir grafikos iki garso ir vaizdo failų.
• Plačiausias mastelio keitimas, leidžiantis sėkmingai naudoti šią programinę įrangą tiek didelėse, tiek mažose įmonėse.
• Pagrindinis 1C:Archive privalumas, išskiriantis šią programą iš konkurentų, yra optimalus gaminio kainos ir jo funkcionalumo galimybių derinys.
• Integracijos su išorinėmis programomis palaikymas.

Minusai

• Sunaudoja daug sistemos išteklių.
• Padidinti įsisavinimo sunkumai net patyrusiems vartotojams.

Kokia kaina?

Šios programos „surinkimo“ kaina svyruoja nuo 12 000 iki 57 000 rublių, o pirmąją sumą reikės sumokėti tik už ankstesnės „1C: Archive“ versijos atnaujinimą.

DIRECTUM

Paprastas ir funkcionalus EDMS DIRECTUM bus puikus sprendimas mažoms ir vidutinėms įmonėms. Šios sistemos dėka elektroninis dokumentų valdymas gali būti sėkmingai derinamas su tradicine popierine darbo eiga, kad vėliau „neskausmingai“ būtų visiškai perkelta organizacija į darbą DIRECTUM. Pažangi darbo eigos technologija užtikrina efektyvų biuro darbo procesų automatizavimą.

privalumus

• Yra specializuotų programinės įrangos įrankių, kurie kiek įmanoma supaprastina dokumentų paiešką ir identifikavimą.
• Daug galimybių savarankiškai modifikuoti sistemą konkrečioms užduotims atlikti.
• Išplėstos integravimo su kitomis programomis galimybės.

Minusai

• Sistemos orientacija į įmonės valdymą – paprastiems klerkams joje dirbti sunkiau.
• Šiek tiek paini ir neskaidri kainų politika.

Kokia kaina?

Licencijos naudoti šią EDMS perkamos ir atskirai, ir kaip jos dalis paketų pasiūlymai. Pigiausia pagrindinė kliento licencija kainuoja 7800 rublių. Licencijų paketų kaina prasideda nuo 148 200 rublių (pagrindinė 20 darbuotojų) ir siekia 2 010 000 rublių (200 darbuotojų).

OPTIMA-WorkFlow

Ši elektroninė dokumentų valdymo sistema yra stiprus vidurinis valstietis savo segmente. Jis yra nuolat tobulinamas ir kol kas negali konkuruoti lygiomis sąlygomis su pripažintais rinkos mastodonais. Tačiau OPTIMA-WorkFlow turi daugybę „gudrybių“ – unikalių technologijų, kurios išskiria jį iš minios.

privalumus

• Tos pačios rūšies dokumentų ir jų registravimo informacijos serijinio įvedimo funkcijos įgyvendinimas.
• Nuskaitymas antivirusine programa.
• Įprastų ir šifruotų jūsų pasirinktų dokumentų indeksavimas.
• Daugiakalbė vartotojo sąsaja.

Minusai

• Įprastų funkcijų trūkumai, kurie visam laikui pašalinami išsiunčiant naujinimus.

Kokia kaina?

Tipiški sprendimai, pagrįsti šia platforma, kainuoja nuo 55 000 iki 75 000 rublių.

EMC dokumentas

Šią darbo eigos procesų automatizavimo platformą sukūrė pasaulinė IT pramonės lyderė EMC. Galingas funkcionalumas kartu su lanksčiu atskirų įrankių pritaikymu daro EMC Documentum geriausiu užsienio EDMS Rusijos rinkoje.

privalumus

• Didelis patogumo laipsnis tvarkant projektinius dokumentus.
• Įsiregistravimo/išsiregistravimo mechanizmo, leidžiančio valdyti prieigos teisių paskirstymą, įdiegimas.
• Funkcijos, leidžiančios įgyvendinti patvirtinimo procedūrą keliais lygiais, buvimas.
• Nuskaitymo ir dokumentų atpažinimo įrenginių palaikymas.

Minusai

• Veikia tik su Internet Explorer naršykle.
• Trūksta viešai prieinamos techninės ir praktinės sistemos dokumentacijos.
• Dažni „stabdžiai“ ir vėlavimai esant didelei sistemos apkrovai.

Kokia kaina?

Naudojant šią platformą nėra fiksuotų kainų. Jo įgyvendinimo kaina su kiekvienu klientu derinama individualiai.

„LanDocs“.

1997 m. sukurta šalies įmonės LANIT, ši dokumentų valdymo automatizavimo platforma išlieka paklausi daugelyje įmonių ir įstaigų iki šiol. „LanDocs“ leidžia sukurti patogią darbo eigą ir darbo eigos aplinką, suteikdama visoms vartotojų kategorijoms reikalingų įrankių rinkinį jai valdyti.

privalumus

• Integruotų kriptografinės apsaugos priemonių prieinamumas.
• Galimybė įtraukti darbuotojus iš nutolusių filialų į darbo eigos procesą.
• Popierinių dokumentų paketinio nuskaitymo funkcijos buvimas.

Minusai

• Gana dažnos našumo problemos.
• Silpnos galimybės išplėsti funkcionalumą.
• Sunkumai įsisavinant sistemą nuo nulio.

Kokia kaina?

Serverio licencijos kaina svyruoja nuo 30 000 iki 216 000 rublių. Vartotojo licencijas galima įsigyti už 5600–8400 rublių kainą.

Įmonės žiniasklaida

CompanyMedia yra visas programinės įrangos sprendimų rinkinys, skirtas verslo procesams, darbo eigai ir biuro darbui automatizuoti. Ši EDMS nuo konkurentų skiriasi neprilygstamu nustatymų lankstumu ir nepriklausomų modulių, kuriuos galima montuoti atskirai, buvimu.

privalumus

• Galimybė sėkmingai eksploatuoti sistemą įmonėse, turinčiose sudėtingą įmonės struktūrą ir teritorinę struktūrą.
• Neregėtas sistemos patikimumas, leidžiantis aktyviai veikti visą parą, 365 dienas per metus.
• Automatizuota pagalba dirbant su kelių tipų darbais.
• Prieigos teisių diferencijavimas, pagal hierarchinė struktūra organizacijose.

Minusai

• Žiniatinklio sąsaja ribotai palaiko kai kurias naršykles, ypač „FireFox“.
• Sistemoje daugiausia dėmesio skiriama vidutinėms ir didelėms įmonėms.

Kokia kaina?

Galutinė šios programinės įrangos kaina susideda iš daugelio komponentų, įskaitant darbuotojų mokymą, papildomų modulių įdiegimą ir teisių naudotis sistema perdavimą. Viršutinė bendros sumos riba yra 99 000 rublių. Pigiausias teminis modulis kainuos 4000 rublių.

Lotus Domino.Dok

Ši EDMS yra programa gerai žinomai Notes/Domino platformai, kuri turi aukšto lygio duomenų apsaugos sistemą. „Lotus Domino.Doc“ taip pat turi pažangų elektroninį archyvą, leidžiantį įdiegti didelę įmonės dokumentacijos saugyklą.

privalumus

• Unikalių replikavimo sistemų, skirtų sudėtingam dokumentų srautų valdymo užduočių sprendimui paskirstytoje aplinkoje, prieinamumas.
• Galimybė ieškoti dokumentų atskirose informacijos saugyklos dalyse.
• LDAP katalogai plečiasi iki įmonės lygio.

Minusai

• Šios sistemos trūkumai daugiausia kyla iš vakarietiškos kilmės – kyla tam tikrų klausimų dėl sąsajos ir kai kurių funkcijų įgyvendinimo.

Kokia kaina?

Vartotojo ir serverio licencijų kaina platformos svetainėje apskaičiuojama individualiai.

Galų gale

Apibendrindamas tam tikrą apžvalgos eilutę, norėčiau atkreipti dėmesį į svarbų niuansą: elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimas į jūsų verslą visiškai negarantuoja momentinio pelningumo padidėjimo, o kai kuriais atvejais tai gali padaryti. žalos. Jei jūsų organizacija sėkmingai funkcionuoja ir neša pelną, dirbdama be EDMS, pagalvokite tūkstantį kartų prieš nuspręsdami jas įdiegti. Nereikia vaikytis „progresyvios mados“ ir diegti šių sistemų be rimto poreikio. Tačiau plečiantis verslui ir didėjant darbuotojų krūviui, elektroninė dokumentų valdymo sistema gali tapti savotišku gelbėjimosi ratu, padėsiančiu įmonei išplaukti iš popierizmo verpeto.

Žmogaus įpročių inercija yra pagrindinė kliūtis diegti įmonėse elektronines dokumentų valdymo sistemas (EDVS). Jų pranašumai greitai taps lemiami varzybos, todėl dabar reikia pagalvoti apie vertimą darbas biure ant skaitmeninių bėgių.

Teisinis EDS pagrindas

Didelės įmonės, turinčios platų filialų tinklą, sparčiai pereina prie elektroninio dokumentų valdymo, o tai palengvina pakankamas jų prieinamumas teisinė bazė.

EDS darbą reglamentuojantys įstatymai yra šie:

1. 149-FZ „Dėl informacijos, informatizacijos ir informacijos apsaugos“.
2. Nr.63-FZ „Dėl elektroninio parašo“.
3. Nr.263-FZ „Dėl elektroninių dokumentų tvarkymo apribojimų panaikinimo“.
4. Civilinis kodeksas.
5. Arbitražo proceso kodeksas.

Tiesioginės teisės normos yra vienodos visiems, tačiau, diegdama EDMS, įmonė turi parengti papildomą skaičių vidinių administracinių dokumentų:

• EDS naudojimo taisyklės;
• įmonės elektroninių dokumentų valdymo taisyklės su ginčų sprendimo algoritmu;
• prisijungimo prie taisyklių dokumentas, kurį turi pasirašyti visi darbuotojai.

Įmonės darbuotojai privalo naudoti tik sertifikuotas EDS ir kriptografines informacijos apsaugos priemones. Šios taisyklės laikymasis ir teisinės bazės nuoseklumas leidžia padaryti darbuotojo veiksmus įmonės EDMS teisiškai reikšmingais.

EDMS esmė ir funkcijos

Elektroninė dokumentų valdymo sistema - automatizuota sistema darbo eigos valdymas, leidžiantis darbuotojams bendrauti skaitmeniniai įrenginiai nenaudojant popierinių laikmenų.

Pagrindinės EDMS funkcijos yra šios:

• kūrimas, perdavimas, saugojimas elektroninius dokumentus(ED);
• popierinių dokumentų skaitmeninimas;
• sukurti dokumento kortelę su jos atributais;
• remiantis dokumentų generavimas paruošti šablonai su nurodytais atributais;
• ieškoti dokumentų centralizuotoje duomenų bazėje;
• dokumentų maršrutas;
• dokumento gavimo ir jame esančių nurodymų vykdymo kontrolė;
• žurnalų, klasifikatorių vedimas;
• ED konvertavimas į suderinamus formatus;
• automatinė gaunamų dokumentų registracija;
• pranešimų siuntimas;
• dokumentų derinimas;
• kolektyvinis darbas su ED;
• sąveika per ED su įmonės sandorio šalimis;
• ataskaitų apie dokumentų vykdymą ir judėjimą generavimas.

Svarbus EDMS parametras yra jos moduliškumas, leidžiantis išplėsti funkcionalumą be didelių pagrindinių nustatymų pakeitimų.

EDMS tipai

Akivaizdu, kad didelės pramonės įmonės ir prekybos įmonės kelia skirtingus reikalavimus EDMS. Štai kodėl programinės įrangos produktai Priklausomai nuo darbo procesų standartizavimo, skirstomi į dvi kategorijas:

• "dėžė";
• pagrindinis su plačiomis konfigūravimo galimybėmis.

Dėžutėje esantys gaminiai skirti sandėliavimui, biuro procesams ir smulkios pramonės šakos. Jiems reikia tik modulinės konfigūracijos ir pirminės informacijos įvedimo.

Jų savybės:

• greitas nustatymas;
• standartizuotas mokymas;
• nereikia keisti;
• mažos priežiūros išlaidos.

Pagrindinės platformos diegiamos didelėse įmonėse, turinčiose unikalią organizacinę ir gamybos struktūrą. Tokios EDMS reikalauja ilgalaikio tobulinimo, įskaitant paties kliento IT specialistus.

Jie turi šias charakteristikas:

• gebėjimas prisitaikyti prie konkrečių verslo procesų;
• papildomų programinių modulių kūrimas pagal užsakovo reikalavimus;
• sąsajos keitimas;
• išlaidų planavimo sudėtingumas dėl nesugebėjimo įvertinti patobulinimų sumos.

Daugumai smulkių įmonių ir prekybos organizacijų užteks standartinių „dėžutiškų“ sprendimų.

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos privalumai

Įmonės dokumentų srauto perkėlimas į elektroninę formą suteikia įmonei pranašumų keliais organizaciniais lygmenimis. EDMS leidžia supaprastinti tiek vadovybės, tiek paprastų darbuotojų darbą.

Taktiniai pranašumai

Elektroninis dokumentų valdymas leidžia sumažinti dabartinį veiklos sąnaudos verslui. Nusprendus diegti EDMS visoje įmonėje, prieš diegiant sistemą rekomenduojama išmatuoti darbuotojų produktyvumą. Galite skaičiuoti šabloninių užduočių atlikimo laiką, tvirtinti pasiūlymus, ieškoti reikalingų dokumentų. Atskirai galite nustatyti dabartines biuro įrangos ir raštinės reikmenų išlaidas.

Remiantis pagrindinių įmonės procesų efektyvumu, išskiriami šie EDMS privalumai:

1. Fizinės vietos atlaisvinimas vartotojų darbo vietose.
2. Archyvinių patalpų nuomos išlaidų mažinimas.
3. Sutaupoma darbuotojų laiko kopijuoti dokumentus, juos apdoroti ir įrašyti į žurnalus.
4. Sumažinti popieriaus, medžiagų, skirtų kopijavimo įrangai, kainą.
5. Sutrumpėjo popierinių dokumentų perkėlimo tarp skyrių laikas.
6. Sutaupomas darbuotojų laikas dėl visiško dalies veiklos procesų automatizavimo.
7. Darbuotojų našumo didinimas mažinant įprastą darbą.

Taktiniai EDMS pranašumai labiausiai palengvina eilinių darbuotojų darbą, todėl patobulinimus pirmiausia pastebės būtent jie.

Strateginiai pranašumai

Strateginiai tikslai diegiant EDMS įtakoja pagrindinius verslo procesus: pelno rodiklius, komunikacijos su sandorio šalimis greitį ir efektyvumą, komercinės informacijos apsaugą.

Šiose srityse galima išskirti šiuos elektroninio dokumentų valdymo privalumus:

1. Centralizuotos informacinės erdvės su ED duomenų baze sukūrimas ir valdoma nuotolinė prieiga prie jos.
2. Informacijos paieškos pagal požymius pagreitinimas.
3. Kompleksinės komercinės informacijos apsaugos kompiuterių tinkle galimybė.
4. Darbo procesų skaidrumo didinimas, korupcinių schemų prevencija.
5. Galimybė lygiagrečiai derinti vidaus dokumentus.
6. Nuotolinė prieiga prie darbo procesų ne darbo vietoje.
7. Dokumentų saugumo didinimas ir jų klastojimo galimybė.
8. Staigus instrukcijų vykdymo padidėjimas dėl darbuotojų veiksmų stebėjimo internete.

Strateginiai pranašumai prisideda prie įmonės valdomumo ir įvaizdžio augimo, o tai duoda didelę naudą pritraukiant naujų klientų.

Privalumai paprastiems vartotojams

Ilgalaikės įprastinės operacijos pripažįstamos nesveika ir drastiškai mažina produktyvumą. Monotoniškas prašymų ir dokumentų tvarkymas skirtingose ​​programose atitraukia dėmesį nuo pareigų, užima liūto dalį darbo laiko.

EDMS turi daug privalumų sprendžiant šias vartotojo problemas:

1. Patogi ED vieta archyve, leidžianti juos rasti pagal atributus per 1-2 minutes.
2. Veiklos procesų reguliavimas. Dėl to darbuotojas gauna tik tas užduotis, kurias privaloma atlikti pagal pareigybės aprašymą.
3. Naujų darbuotojų adaptacijos prie darbo procesų spartinimas, automatizuojant įmonės vidaus sąveiką.
4. Gebėjimas gauti informaciją apie patvirtinimų grandinę ir projekto įgyvendinimo etapus.
5. Įprastų operacijų mažinimas, derinant darbo aplinkas kompiuteriuose, naudojant šablonus, panaikinant dokumentų spausdinimo ir pasirašymo etapą.

Nespecifinių operacijų skaičiaus ir trukmės sumažinimas leidžia tiesiogiai skirti laiko aukštos kvalifikacijos reikalaujantiems darbo procesams.

Nauda įmonės IT struktūrai

Diegiant EDMS, ji integruojama su esama IT infrastruktūra, suteikiant šiuos privalumus:

• palengvinti sistemos kontrolę, sumažinti kvalifikaciniai reikalavimai jos administratoriui;
• galimybė nustatyti naujus šablonus ir dokumentų maršrutus be standartinių programavimo įrankių;
• kelių programų sujungimas į vieną darbo aplinką;
• galimybė keisti sistemos mastelį be papildomų išlaidų;
• nereikia keisti esamų kompiuterių;
• Visapusiška tinklo apsauga nuo kenkėjiškų programų.

EDMS apima tam tikras investicijas techninėmis priemonėmis bet jie atsiperka per trumpą laiką.

Kompiuterių aparatinė įranga tampa sąveiki, todėl jos ištekliai naudojami labiau.

Privalumai vadovams

Tai atlieka elektroninis dokumentų valdymas efektyvus darbas valdymo personalas dėl šių sistemos privalumų:

1. EDMS mobilumas, galimybė verslo kelionėse pasiekti ED per nuotolinius kompiuterius.
2. Lengvai stebėkite darbuotojus pateikdami ataskaitas apie jų veiklą, produktyvumą ir užduočių atlikimą laiku.
3. per integraciją su .
4. Logistikos procedūrų tarp tiekėjų ir pirkėjų paspartinimas dalijantis EDMS. Galima keistis pirminiais ED prisijungus prie vieno išorinio operatoriaus, kuris garantuoja teisinį dokumentų teisėtumą.
5. Prieigos prie finansinės informacijos suteikimas tik aukščiausio lygio vadovams, išskyrus sekretoriatą.
6. Sumažinkite galimybę prarasti svarbius dokumentus.

Vadovas visada gali prisijungti prie sistemos ir sugeneruoti kiekvieno darbuotojo veiklos ataskaitą.

Darbuotojų supratimas apie šį faktą nesuteikia jiems galimybės atsipalaiduoti ir rūpintis savo reikalais.

Elektroninio dokumentų valdymo trūkumai

Elektroninio dokumentų valdymo įdiegimas įmonėje turi trūkumų. Būtent jie neleidžia mažoms įmonėms pradėti pilno masto sandėlio operacijų ir valdymo pagal SED.

Trūkumai apima:

1. Duomenų bazės sugadinimo dėl nežinomo kenkėjiško kodo tikimybė. Šį trūkumą galima pašalinti reguliariai kuriant atsargines informacijos apie įrenginius, kurie nėra prijungti prie tinklo, kopijas.
2. Sunkumai pritaikant 40+ amžiaus kategorijos darbuotojus prie skaitmeninės sąveikos formos.
3. Auksta kaina. Vidaus EDMS mažoms įmonėms kaina svyruoja nuo 1000 iki 10000 dolerių.
4. EDMS efektyvumas sumažėja, jei įmonės sandorio šalys neturi elektroninio dokumentų valdymo.
5. Sistemos nauda kompaktiškuose biuruose be papildomų darbo blokų ir patalpų abejotina.
6. Dirbant su kai kuriais rangovais reikia kopijuoti ED popierine forma.

Šie trūkumai daugiausia susiję su vėlavimu priimti reikiamas teisės normas ir menką EDMS skverbtis į verslo aplinką. Tačiau tendencijos rodo, kad po 10-20 metų elektroninis dokumentų valdymas įmonėje bus laikomas labiau taisykle nei išimtimi.

Kaip išsirinkti tinkamą EDMS?

Išsirinkti EDS nėra lengva, nes yra didelė tikimybė įsigyti ne tą prekę ar sudaryti sutartį su nekompetentinga įmone.

Todėl, sprendžiant dėl ​​elektroninės dokumentų valdymo programos pirkimo, būtina atsižvelgti į keletą jos savybių:

1. EDMS gamintojo darbo valandos Rusijos rinkoje. Norint prisitaikyti prie nacionalinių teisės aktų, reikia ilgametės praktinės tokių sistemų įgyvendinimo patirties.
2. Pramonės standartų laikymasis.
3. Suderinamumas su įmonės struktūra.
4. Programinės įrangos produkto tolesnės priežiūros galimybė ir kaina.
5. EDMS mastelio keitimas plečiantis įmonei.
6. Programinės įrangos konfigūracijos dokumentacijos prieinamumas visą darbo dieną dirbantiems IT specialistams.
7. Informacijos apsaugos lygis.
8. Duomenų pertekliaus parinktys
9. Atsigavimo laikas po gedimų.

Norint galutinai atrinkti įmonę diegti EDMS, rekomenduojama išanalizuoti kelis tiekėjus, išstudijuoti demonstracinę medžiagą ir paprašyti įdiegti demonstracinę programinės įrangos versiją. Priimant sprendimą svarbu atsižvelgti į įrangos atnaujinimo išlaidas bei savo IT specialistų profesinio pasirengimo lygį.

Sunkumai diegiant EDMS

EDMS diegimo procesui Rusijoje įtakos turi daugybė naudotojų nelicencijuotų programų, jų nesuderinamumo ir rankinio verslo procedūrų valdymo paplitimo.

Dėl to įmonėse elektroninių dokumentų valdymo teikėjai susiduria su tokiais sunkumais:

1. Margas formatas duomenims saugoti skirtinguose skyriuose.
2. Trūksta struktūrinės informacijos naudojamose programose.
3. Nenustatyta darbuotojų prieigos prie konkrečių verslo procesų sistema. Standartinė forma pareigybių aprašymai prastai padeda organizuoti SED.
4. Informacijos srauto apkrovimas biurokratinėmis procedūromis ir patvirtinimais.
5. Gedimai dėl duomenų saugojimo įvairiose programose.
6. Įmonės darbuotojų kompiuterinis neraštingumas ir mokymo veiklos sabotavimas atlikėjų lygmeniu.
7. EDMS neatitikimas pramonės standartus ir poįstatyminiai aktai.

Pereiti prie elektroninio dokumentų valdymo nėra pakankamai tvirto vadovybės sprendimo. Reikia sistemos kapitalinio remonto tarnybinės pareigos darbuotojai ir įmonės valdymo struktūra. Kad būtų pageidaujama integracija su sistema, kuri turi būti įdiegta pagal įstatymus.

Svarbi EDMS įgyvendinimo kryptis yra griežta personalo politika prieš nekompetentingus ir neapmokytus darbuotojus. Nes jų nenoras dirbti pagal naujus principus gerokai padidins diegimo proceso ir elektroninės priežiūros kaštus. EDMS turi bendrauti su žmonėmis vieno mechanizmo rėmuose, todėl prastai veikiantys jos elementai turi būti laiku pataisyti arba pakeisti.

Mes turime „iki rakto“ sprendimas ir įranga

Išbandykite visas EKAM platformos funkcijas nemokamai

Privatumo sutartis

ir asmens duomenų tvarkymas

1. Bendrosios nuostatos

1.1. Ši sutartis dėl asmens duomenų konfidencialumo ir tvarkymo (toliau – Sutartis) yra priimta laisva valia ir laisva valia, taikoma visai informacijai, kurią „Insales Rus LLC“ ir (arba) jos filialai, įskaitant visus jai priklausančius asmenis. grupė su LLC „Insales Rus“ (įskaitant „EKAM service“ LLC) gali gauti apie Vartotoją, kai naudojasi bet kuria „Insales Rus“ LLC (toliau – „Insales Rus“) svetainėmis, paslaugomis, paslaugomis, kompiuterių programomis, produktais ar paslaugomis. Paslaugos“) ir vykdant „Insales Rus LLC“ bet kokias sutartis ir sutartis su Vartotoju. Naudotojo sutikimas su Sutartimi, išreikštas palaikydamas ryšius su vienu iš išvardytų asmenų, galioja ir visiems kitiems sąraše išvardytiems asmenims.

1.2.Naudojimasis Paslaugomis reiškia Vartotojo sutikimą su šia Sutartimi ir joje nurodytomis sąlygomis; nesutikdamas su šiomis sąlygomis Vartotojas privalo nesinaudoti Paslaugomis.

"Pardavimai"- ribotos atsakomybės bendrovė „Insales Rus“, PSRN 1117746506514, TIN 7714843760, KPP 771401001, registruota adresu: 125319, Maskva, Akademika Ilyushin g., 4, korpusas 1, 11 kabinetas (toliau – toliau), viena vertus, ir

"Vartotojas" -

arba individualus turintis veiksnumą ir pripažintas civilinių teisinių santykių dalyviu pagal Rusijos Federacijos įstatymus;

arba subjektas, registruotas pagal valstybės, kurios gyventojas yra toks asmuo, įstatymus;

arba individualus verslininkas, registruotas pagal valstybės, kurios gyventojas yra toks asmuo, įstatymus;

kuri sutiko su šios Sutarties sąlygomis.

1.4 Šalys šioje Sutartyje nustatė, kad konfidenciali informacija yra bet kokio pobūdžio (gamybinė, techninė, ekonominė, organizacinė ir kita), įskaitant intelektinės veiklos rezultatus, taip pat informacija apie įgyvendinimo būdus. profesinę veiklą(įskaitant, bet neapsiribojant: informaciją apie produktus, darbus ir paslaugas; informaciją apie technologijas ir tyrimų darbus; duomenis apie technines sistemas ir įranga, įskaitant programinės įrangos elementus; verslo prognozės ir siūlomų pirkimų detalės; konkrečių partnerių ir potencialių partnerių reikalavimai ir specifikacijos; informacija, susijusi su intelektinė nuosavybė, taip pat planus ir technologijas, susijusias su visa tai, kas išdėstyta aukščiau), viena šalis perdavė kitai šaliai raštu ir (arba) elektronine forma, kurią Šalis aiškiai nurodė kaip savo konfidencialią informaciją.

1.5. Šios Sutarties tikslas yra apsaugoti konfidencialią informaciją, kuria Šalys keisis derybų, sutarčių sudarymo ir įsipareigojimų vykdymo metu, taip pat bet kokios kitos sąveikos metu (įskaitant, bet neapsiribojant, konsultacijas, informacijos prašymus ir teikimą bei atliekant kitas užduotis).

2.Šalių įsipareigojimai

2.1 Šalys susitaria laikyti paslaptyje visą konfidencialią informaciją, kurią viena Šalis gavo iš kitos Šalių sąveikos metu, neatskleisti, neatskleisti, neviešinti ar kitaip neteikti tokios informacijos jokiai trečiajai šaliai be išankstinio raštiško Šalių sutikimo. kita Šalis, išskyrus galiojančiuose teisės aktuose nurodytus atvejus, kai už tokios informacijos teikimą atsako Šalys.

2.2 Kiekviena Šalis imsis visų būtinų priemonių, kad apsaugotų konfidencialią informaciją, bent jau naudodama tas pačias priemones, kurias Šalis taiko siekdama apsaugoti savo konfidencialią informaciją. Prieiga prie konfidencialios informacijos suteikiama tik tiems kiekvienos Šalies darbuotojams, kuriems jos pagrįstai reikia tarnybinės pareigosšios Sutarties vykdymui.

2.3.Įsipareigojimas saugoti slaptą konfidencialią informaciją galioja šios Sutarties, 2016-12-01 kompiuterių programų licencijos sutarties, prisijungimo prie kompiuterių programų licencijos sutarties, atstovavimo ir kitų sutarčių galiojimo ir per penkerius metus nuo 2016 m. nutraukti savo veiksmus, jeigu Šalys nesusitarė kitaip.

a) jeigu pateikta informacija tapo viešai prieinama nepažeidžiant vienos iš Šalių įsipareigojimų;

b) jeigu Šalis apie pateiktą informaciją sužinojo dėl jos pačios atliktų tyrimų, sistemingų stebėjimų ar kitos veiklos, atliekamos nenaudojant iš kitos Šalies gautos konfidencialios informacijos;

c) jeigu pateikta informacija teisėtai gauta iš trečiosios šalies, neįsipareigojant jos laikyti paslaptyje, kol ją nepateiks viena iš Šalių;

d) jei informacija pateikiama institucijos raštišku prašymu valstybės valdžia, kitas valstybės organas arba įstaiga Vietinė valdžia savo funkcijoms atlikti ir ją atskleisti šioms institucijoms Šaliai privaloma. Tokiu atveju Šalis privalo nedelsdama pranešti kitai Šaliai apie gautą prašymą;

e) jeigu informacija trečiajai šaliai pateikiama gavus Šalies, apie kurią informacija perduodama, sutikimą.

2.5.Insales netikrina Vartotojo pateiktos informacijos tikslumo, negali įvertinti savo veiksnumo.

2.6. Informacija, kurią Vartotojas pateikia Insales registruodamasis į Paslaugas, nėra asmens duomenys, kaip apibrėžta federalinis įstatymas RF Nr. 152-FZ, 2006 m. liepos 27 d. „Apie asmens duomenis“.

2.7. Insales turi teisę keisti šią Sutartį. Atliekant pakeitimus dabartinėje versijoje, nurodoma paskutinio atnaujinimo data. Nauja Sutarties redakcija įsigalioja nuo jos pateikimo momento, jeigu naujoje Sutarties redakcijoje nenumatyta kitaip.

2.8.Priimdamas šią Sutartį Naudotojas pripažįsta ir sutinka, kad Insales gali siųsti asmeninius pranešimus ir informaciją Naudotojui (įskaitant, bet neapsiribojant), siekdamas pagerinti Paslaugų kokybę, kurti naujus produktus, kurti ir siųsti asmeninius pasiūlymus. Vartotojui, informuoti Vartotoją apie pakeitimus Tarifų planai ir atnaujinimus, siųsti Naudotojui rinkodaros medžiagą Paslaugų tema, apsaugoti Paslaugas ir Vartotojus bei kitais tikslais.

Vartotojas turi teisę atsisakyti gauti aukščiau nurodytą informaciją apie tai raštu pranešdamas elektroninio pašto adresu Insales - .

2.9.Priimdamas šią Sutartį Naudotojas pripažįsta ir sutinka, kad Pardavimo paslaugos gali naudoti slapukus, skaitiklius, kitas technologijas, užtikrinančias Paslaugų veikimą apskritai ar individualias jų funkcijas, ir Naudotojas neturi jokių pretenzijų Pardavimų atžvilgiu. su šiuo.

2.10.Naudotojas pripažįsta, kad įranga ir programinė įranga, kurį jis naudoja lankydamasis interneto svetainėse, gali turėti funkciją uždrausti operacijas su slapukais (bet kuriose svetainėse ar tam tikrose svetainėse), taip pat ištrinti anksčiau gautus slapukus.

„Insales“ turi teisę nustatyti, kad tam tikros Paslaugos teikimas yra įmanomas tik tuo atveju, jei Vartotojas leidžia priimti ir gauti slapukus.

2.11 Vartotojas yra visiškai atsakingas už jo pasirinktų prieigos prie paskyros priemonių saugumą, taip pat savarankiškai užtikrina jų konfidencialumą. Naudotojas yra visiškai atsakingas už visus veiksmus (taip pat jų pasekmes) naudojantis Paslaugomis pagal sąskaitą Naudotojo, įskaitant atvejus, kai Naudotojas bet kokiomis sąlygomis (taip pat pagal sutartis ar susitarimus) trečiosioms šalims perduoda duomenis, kad jie galėtų pasiekti Naudotojo paskyrą. Tuo pačiu metu visi veiksmai, esantys Paslaugose ar naudojantis Paslaugomis pagal Vartotojo paskyrą, yra laikomi atliktais Vartotojo, išskyrus atvejus, kai Vartotojas pranešė Insales apie neteisėtą prieigą prie Paslaugų naudojantis Vartotojo paskyra ir (arba) apie bet kokį pažeidimą ( įtarimų dėl prieigos prie paskyros konfidencialumo.

2.12. Naudotojas privalo nedelsdamas pranešti Insales apie bet kokį neteisėtos (Vartotojo neteisėtos) prieigos prie Paslaugų naudojantis Vartotojo paskyra atvejį ir (arba) bet kokį prieigos prie Paslaugos priemonių konfidencialumo pažeidimą (įtarimą dėl pažeidimo). sąskaitą. Saugumo sumetimais Vartotojas privalo savarankiškai atlikti saugų darbų išjungimą savo paskyroje kiekvieno darbo su Paslaugomis seanso pabaigoje. „Insales“ neatsako už galimą duomenų praradimą ar sugadinimą, taip pat kitas bet kokio pobūdžio pasekmes, kurios gali kilti Vartotojui pažeidus šios Sutarties dalies nuostatas.

3. Šalių atsakomybė

3.1 Šalis, pažeidusi Sutartyje numatytus įsipareigojimus dėl pagal Sutartį perduodamos konfidencialios informacijos apsaugos, nukentėjusios Šalies prašymu privalo atlyginti realią žalą, padarytą tokiu Sutarties sąlygų pažeidimu. pagal galiojančius Rusijos Federacijos įstatymus.

3.2.Žalos atlyginimas nepanaikina pažeidusios Šalies įsipareigojimų dėl tinkamo įsipareigojimų pagal Sutartį vykdymo.

4.Kitos nuostatos

4.1. Visi pranešimai, prašymai, reikalavimai ir kita korespondencija pagal šią Sutartį, įskaitant tuos, kurie apima konfidencialią informaciją, turi būti pateikti raštu ir pristatyti asmeniškai arba per kurjerį, arba išsiųsti paštu 2016-12-01 kompiuterių programų licencinėje sutartyje, prisijungimo prie kompiuterių programų licencijos sutartyje ir šioje Sutartyje nurodytais adresais arba kitais adresais, kuriuos Šalis gali nurodyti raštu ateityje.

4.2 Jeigu viena ar kelios šios Sutarties nuostatos (sąlygos) yra arba tampa negaliojančios, tai negali būti kitų nuostatų (sąlygų) nutraukimo priežastimi.

4.3. Šiai Sutarčiai ir santykiams tarp Vartotojo ir Pardavimo, atsirandantiems dėl Sutarties taikymo, taikomi Rusijos Federacijos įstatymai.

4.3. Naudotojas turi teisę siųsti visus pasiūlymus ar klausimus dėl šios Sutarties Insales Vartotojų aptarnavimo tarnybai arba per pašto adresas: 107078, Maskva, g. Novoryazanskaya, 18, p. 11-12 BC "Stendhal" LLC "Insales Rus".

Paskelbimo data: 2016-12-01

Visas vardas rusų kalba:

Ribotos atsakomybės bendrovė "Insales Rus"

Sutrumpintas pavadinimas rusų kalba:

Insales Rus LLC

Pavadinimas anglų kalba:

InSales Rus ribotos atsakomybės bendrovė (InSales Rus LLC)

Juridinis adresas:

125319, Maskva, g. Akademikas Iljušinas, 4, 1 pastatas, 11 kabinetas

Pašto adresas:

107078, Maskva, g. Novoryazanskaya, 18, pastatas 11-12, BC "Stendhal"

TIN: 7714843760 KPP: 771401001

Banko duomenis:

Apie atsakymą į klausimą „Kodėl jūsų įmonei reikalingas elektroninis dokumentų valdymas? bent pusė elektroninės dokumentų valdymo sistemos (EDVS) diegimo projekto sėkmės priklauso. Kaip bebūtų keista, labai dažnai galite išgirsti tokį atsakymą: „Konkurentas / partneris jau turi – kodėl mes blogesni? Bet jei nustatysite tokį EDMS įvedimo tikslą, rezultatai greičiausiai nebus įspūdingi.

Taigi, su kokiais tikslais įmonė gali susidurti diegdama EDMS? Apsvarstykite galimus variantus.

Kadangi kiekvieno iš šių tikslų pasiekimas nuosekliai didina ir automatizavimo projekto biudžetą, ir riziką, kad projektas nebus sėkmingai užbaigtas, aukštų tikslų išsikėlimas turėtų būti vertinamas labai atsargiai.

Dar viena dažna klaida diegiant sistemą – lūkestis, kad pats automatizavimas padės optimizuoti patį darbo eigos procesą. Bet kaip tokiais atvejais sako programišiai: „Automatizuodami chaosą tik gausite „automatizuotas chaosas“».

Beje, svarbi pastaba formuojant projekto biudžetą: jis turi būti skaičiuojamas pagal bendrą įmonės darbuotojų skaičių. Tokie bandomieji projektai kaip „pabandykime viename skyriuje“ daugeliu atvejų net nepadės suprasti, ar įmonei reikalinga elektroninė dokumentų valdymo sistema, ar ne.

Kai užsibrėžtas tikslas ir apibrėžtos automatizavimo užduotys, galite pereiti į kitą etapą – elektroninės dokumentų valdymo sistemos pasirinkimą.

Kaip išsirinkti?

Beveik iki 2000-ųjų antrosios pusės EDMS rinka Rusijoje buvo orientuota tik į stambius klientus, mažos ir vidutinės įmonės neturėjo kito pasirinkimo: buvo labai mažas „dėžutuotų“ EDMS, tinkamų diegti tokio dydžio įmonėse, ratas. . Be to, dažniausiai šios EDMS buvo tik sumažintos „didelių“ sistemų versijos, o tai reiškia, kad įsigijimo ir priežiūros kaina, naudojimo sudėtingumas ne visai atitiko mažų ir vidutinių įmonių lūkesčius.

Pastaraisiais metais EDMS rinka smulkiam ir vidutiniam verslui smarkiai išsiplėtė: pardavėjai suformavo viziją, kaip automatizuoti vidutinio ir smulkaus verslo darbo eigą, atsirado daug naujų sprendimų, orientuotų būtent į šį rinkos segmentą. Todėl elektroninės dokumentų valdymo sistemos pasirinkimas dabar yra gana sunkus uždavinys. Pabandykime susisteminti EDMS pasirinkimo procesą pagal tai, kokius tikslus sau išsikelia įmonė, įdiegdama elektroninį dokumentų valdymą.

Visas elektronines dokumentų valdymo sistemas galima suskirstyti į 3 dideles grupes:

1. Dokumentų archyvo (saugojimo) organizavimo sistemos.
2. Biuro automatizavimo sistemos su darbo eigos elementais.
3. Sudėtingos darbo eigos automatizavimo sistemos.

Daugumoje šiuolaikinių EDMS yra kiekvienos iš trijų grupių elementų, tačiau „visaverčiai bendrininkai“ yra reti. Paprastai kiekviena sistema yra orientuota į tam tikros procesų grupės automatizavimą.

1. Dokumentų archyvo organizavimo sistemos

Sąvoka „dokumentų archyvas (saugykla)“ turi dvi reikšmes. Šios sistemos reiškia:

• Specializuotos saugojimo ir apdorojimo sistemos itin dideliems dokumentų kiekiams. Tokios sistemos reikalingos siauram įmonių ratui, pavyzdžiui, eilės organizacijoms ( Komunalinės paslaugos, viešasis sektorius, draudimo, kredito ir bankų sektorius). Tokių sistemų nėra tiek daug, jos išsprendžia gana siaurą problemų spektrą, todėl šiame straipsnyje jų nenagrinėsime.
• „Lengvas“ dokumentų valdymo sistemas, kurios suteikia tik pagrindinės funkcijos darbas su dokumentais: centralizuotas dokumentų bylų saugojimas ir darbuotojų prieigos prie jų organizavimas.

Jei kalbėsime apie dokumentų archyvą kaip apie „lengvą“ dokumentų valdymo sistemą, tai į šis požiūrisŠie sprendimai yra populiariausi darbo eigos automatizavimui:

Apskritai dokumentų apyvartos organizavimas „dokumentų archyvo“ forma yra prasmingas arba mažoms įmonėms (kuriose vadovauja mažiau nei 10 žmonių), arba įmonėms, kurių dokumentų apyvarta yra nedidelė (iki 10 žmonių). -20 dokumentų per mėnesį). Pagrindinis tokių sistemų pranašumas yra tik jų pigumas ir naudojimo paprastumas.

2. Biuro automatizavimo sistemos su darbo eigos elementais

Biuro automatizavimo sistemos su dokumentų srauto elementais dabar sudaro didžiąją dalį Rusijos rinkoje siūlomų EDMS. Tipiškos šios grupės sistemų funkcijos:

• Dokumentų archyvas:
• dokumentų saugojimas ir archyvavimas,
• paieška pagal dokumentų registracijos ir kontrolės kortelių duomenis, visatekstė paieška pagal dokumentus,
• dokumentų skenavimas ir atpažinimas;
• darbas biure(šioje sistemų grupėje biuro automatikos blokas yra labiausiai išvystytas):
• dokumentų registravimas,
• bylų nomenklatūros organizavimas,
• prieigos teisių diferencijavimas.
• Dokumentų srautas:
• dokumentų maršrutas,
• išduoda įsakymus,
• verslo procesų vizualizacija.

Visos sistemos turi beveik identiškas charakteristikas, tačiau kiekviena, žinoma, turi savo konkurencinius pranašumus. Išsamią informaciją apie sistemas galite rasti adresu http://www.doc-online.ru ir EDMS gamintojų svetainėse.

3. Integruotos darbo eigos automatizavimo sistemos

Ši sistemų grupė yra „stipriausia“ automatizuojant procesus, susijusius su įmonės dokumentų srautu ir operatyviniu valdymu – komandų išdavimu ir vykdymo stebėjimu, dokumentų nukreipimu ir kt.

Tokio EDMS įvedimas yra gana pagrįstas didelės organizacijos(holdingų) dėl to, kad šios klasės sistemos kuriamos tik pagal užsakymą, todėl kainuoja brangiai, yra gana sunkiai įsisavinamos, o diegimo metu reikalauja IT specialistų dalyvavimo. Tačiau šios grupės EDMS pasirinkimas suteikia ir puikių galimybių modifikuoti sistemą pagal įmonės poreikius, galima sukurti funkcijomis subalansuotą sistemą tiek biuro darbo, tiek dokumentų srityje. valdymas.

Kas toliau?

Apsisprendę dėl mėgstamiausių pirkinių, nepamirškite atsižvelgti į šiuos aspektus, kurie neabejotinai turės įtakos EDMS diegimo projekto sėkmei:

• Paklauskite, kokia sistema augimo galimybes kad augant verslo mastui nereikėtų leisti pinigų naujos EDMS įdiegimui.
• Lyginant sistemų kainą įvertinti visas išlaidas projektą. Labai dažnai nemaža išlaidų dalis slypi papildomuose moduliuose, infrastruktūros programinėje įrangoje, apklausų paslaugose, sistemos diegime ir priežiūrai.
• Prieš pirkimą pažiūrėkite į sistemą "gyvai", o dar geriau – pas sprendimų tiekėjo klientus. Nė vienas gražus pristatymas arba „laboratorinis“ sistemos demonstravimas neparodys tikrų darbo su ja ypatybių.
• Kai kurios rinkoje esančios sistemos yra vadinamosios "supakuota" SED. Tai reiškia galimybę savarankiškai įdiegti ir konfigūruoti sistemą. Paskaičiuokite, ši galimybė gali būti pelningesnė, net jei tektų siųsti savo IT specialistus į mokymus.
• Įsitikinkite, kad jūsų įmonės darbuotojai „traukia“ sistemą- bet koks automatizavimas paprastai padidina darbo kiekį, ypač įgyvendinimo etape. Jei įmonėje trūksta darbuotojų, reikia arba didinti jų skaičių, arba rinktis paprastesnių funkcijų EDMS.
• Sistemos diegimo procedūra yra svarbus projekto sėkmės elementas. Prieš pirkdami sistemą, būtinai iš anksto suplanuokite šį etapą ir aptarkite jos savybes su sprendimo tiekėju! Labai dažnai, išsamiai neištyrus šio etapo, EDMS pakimba kaip „negyvas svoris“ ant įmonės.

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimas – atsakingas žingsnis įmonei, ypač vidutinėms ir mažoms įmonėms, kur bet kokios išlaidos ženkliai paveikia „gyvybiškumą“. Todėl labai svarbus veiksnys yra teisingas EDMS ir sprendimų tiekėjo pasirinkimas, atsižvelgiant į vidutinio ir smulkaus verslo darbo ypatumus. Šiame straipsnyje mes bandėme pateikti idėją moderniausia EDMS rinka mažoms ir vidutinėms įmonėms ir pagalba teisingas pasirinkimas elektroninės dokumentų valdymo sistemos. Linkiu sėkmės.

Sutraukti šou

Pasirinkdami EDMS, galite kreiptis dėl analitinės informacijos svetainėse http://www.doc-online.ru ir http://www.docflow.ru, taip pat tiesiogiai kūrėjams:

• Įmonės „Ai-Ti“ sistema „BOSS-Referent“. Svetainė http://www.boss-referent.ru
• Įmonės "EOS" sistema "DELO". Svetainė http://www.eos.ru
• „Cognitive Technologies“ sukurta „Eufrato“ dokumentų valdymo sistema. Svetainė http://www.evfrat.ru
• „InterTrust“ įmonės „CompanyMedia“ sistema. Svetainė http://www.intertrust.ru
• Naumen įmonės NauDoc sistema. Svetainė http://www.naumen.ru
• DuxSoft „Acta“ sistema. Svetainė http://www.duxsoft.ru

Šiuo metu IT technologijų srityje vyksta aktyvus programinės įrangos sprendimų kūrimas. Jie naudojami įvairiose žmogaus veiklos srityse ir gamyboje, smulkaus verslo, švietimo ir kitose ne mažiau svarbiose pramonės šakose. Kartu su tuo visur naudojama daug popierinės dokumentacijos.

Šiais laikais daugelis įmonių nori atsisakyti popierinių dokumentų ir perkelti savo įmonę į elektroninę dokumentų valdymo sistemą. Tai neįtikėtinai patogu ir praktiška.

Žinoma, atsiradus poreikiui išversti dokumentus į elektronine sistema yra įmonių, kurios kuria programinės įrangos produktus šia kryptimi. Ir kartais tie patys produktai tiesiog šokiruoja norinčius juos įsigyti savo kaina. Tačiau kai kurių ne dėl savo interesų dirbančių žmonių dėka elektroninei dokumentų valdymo sistemai skirtas programas galite rasti nemokamai.

Šiandien galima išskirti du tokius produktus: Alfresco ir NauDoc.

NauDoc yra produktas, skirtas biuro darbui, įvairiems verslo procesams ir darbo eigai automatizuoti. Ši programa sukūrė NAUMEN. Pateikta programa leidžia valdyti dokumentų tvarkymo tvarką, taip pat kontroliuoti vykdymo drausmę, atsižvelgiant į gautus rezultatus vykdant pavestas užduotis.

„NauDoc“ leidžia tvarkyti dokumentų saugyklą su skirtingomis prieigos teisėmis, atsižvelgiant į vaidmenis. Tai leidžia tam tikros įmonės darbuotojams bet kada peržiūrėti dokumentaciją, net jei tuo metu už tai atsakingas asmuo dėl kokių nors priežasčių darbo vietoje nėra.

Ši programa turi registracijos žurnalą, kuriame galite sekti visus dokumentų ir jų kopijų judėjimus įmonėje.

Valdymo galimybė NauDoc leidžia tiesiogiai sistemoje priskirti savo darbuotojams užduotis, stebėti jų vykdymą, stebėti terminus, siųsti dokumentus tvirtinimui, o vėliau jau patvirtintus dokumentus siųsti kitiems sistemos vartotojams. Programa leidžia automatiniu režimu nustatyti maršrutus tam tikro tipo dokumentams.

Absoliučiai visi sistemos veiksmai atliekami per žiniatinklio sąsają. Tai suteikia galimybę prisijungti prie sistemos bet kuriame planetos kampelyje. Taigi organizacijoje yra viena informacinė erdvė ir nesvarbu, kur yra jos atstovybės ir filialai.

Technologinės sistemos savybės yra šios:

- 100% web sąsaja atveria galimybę prisijungti prie sistemos iš bet kurios vietos;
— ABBYY Fine Reader Scripting Edition programinė įranga, skirta nuskaitymui ir teksto atpažinimui, integruota į sistemą;
- sistema sukonfigūruota taip, kad naudotojų autorizavimas ir autentifikavimas galėtų būti atliekamas išorinėse žinynų tarnybose;
— sistemoje yra modulis, skirtas darbui su elektroniniu skaitmeniniu parašu. Vartotojai gali naudoti bet kurio kriptovaliutų tiekėjo, palaikančio Microsoft CryptoAPI sąsają, skaitmeninį parašą.

„NauDoc“ sistemos galimybės apima:

- darbo su organizacinės ir administracinės krypties dokumentais paprastumas. Visi elektroniniai dokumentai kuriami pagal tam tikrus šablonus. Kuriant dokumentą vartotojui tereikia nurodyti rekvizitų reikšmes dokumento registracijos kortelėje. Šios reikšmės automatiškai pridedamos prie dokumento teksto. Jei reikia, vartotojui gali būti leista keisti šablono tekstą.

Kiekvienam dokumento tipui galima priskirti tam tikrą detalių rinkinį. Norėdami tai padaryti, vartotojas turi turėti „Technologo“ teises.

Sukūrus dokumentą, jis siunčiamas tvirtinti tiems darbuotojams, kurie yra atsakingi už šią funkciją įmonėje. Patvirtinimo procesas visiškai išsaugomas sistemoje. Suplanuoti terminai kontroliuojami automatiškai, informuojami reikalingi darbuotojai, gaunamas pranešimas apie patvirtinimo procesą.

Dirbdama su kiekvienu dokumentu sistema automatiškai jam priskiria registracijos numerį.

- procesų valdymas. NauDoc sistema leidžia automatizuoti darbo eigos procesą, susijusį su įmonės valdymo ir gamybos procesais. Kiekvienas procesas sistemoje gali būti konfigūruojamas atskirai, tai yra, tam tikram procesui priskiriamas savas atstovavimas sistemoje, už jį atsakingi asmenys, taip pat numatyti terminai. Programa turi ataskaitų teikimo įrankius, kurie leidžia kontroliuoti kiekvieną proceso etapą ir, galimai nepavykus suplanuotiems terminams, nustatyti šio incidento kaltininką. Surinkę duomenis galite analizuoti procesą ir atlikti reikiamus pakeitimus.

- atsakingų pareigūnų dokumentų tvirtinimo tvarka. Sukūrus dokumentą, jis siunčiamas tvirtinti žmonių ratui, atsižvelgiant į organizacijoje priimtą tvarką. Kolektyvinio darbo su dokumentu atveju visos procedūros atliekamos tai pačiai dokumento kopijai. Už patvirtinimą atsakingi asmenys turi prieigą prie dokumento. Bet kuriuo metu galite sudaryti patvirtinimo ataskaitą, kurioje yra tvirtinamas tvirtintojo vardas, pavardė, pareigos ir iš karto nurodomas tikslus procedūros laikas.

- galimybė sistemoje registruoti popierinius ir elektroninius dokumentus. Automatinis registravimas vyksta tam tikrame darbo etape. Ypač popieriniams dokumentams sistema suteikia elektroninę kortelę, kuri turi galimybę pridėti grafinį dokumento vaizdą, kurį galima gauti nuskenavus dokumentą.

- Greita paieška dokumentus apie turinį ir detales. Programa leidžia greitai rasti reikalingas dokumentasįvesdami duomenis, tai yra iki Trumpas aprašymas arba registracijos numeris. Sistema leidžia ieškoti pagal pridėtų failų turinį ir pačius dokumentus.

- Darbas su korespondencija (gaunama ir siunčiama). Sistema suteikia galimybę dirbti su įmonės korespondencija naudojantis įmonės pašto serveriu. Bet koks laiškas, einantis per sistemą, yra apdorojamas kaip įprastas dokumentas.

Gaunama korespondencija patenka tiesiai į sekretorių. Jis registruoja laiškus gaunamos korespondencijos žurnale. Dokumentas automatiškai gauna registracijos numerį. Tada jis siunčiamas įmonės vadovui, o perskaičius siunčiamas darbuotojams svarstyti ar vykdyti.

Išsiunčiama dokumentacija sukuriama pagal organizacijos priimtą šabloną. Dokumentas išsiunčiamas vadovui, kuris jį patvirtina.

Pasibaigus patvirtinimo procedūrai, dokumentas patenka į sekretorių, kuris jį užregistruoja atitinkamame žurnale. Po šio laiško sekretorius išsiunčia norimam elektroninio pašto adresas. Visa korespondencija automatiškai saugoma sistemoje ir bet kuriuo metu kiekvienas gali rasti tai, ko jam reikia.

- galimybė susikurti įmonės interneto portalą ir įmonės svetainę. NauDoc sistema leidžia įmonei kurti svetaines ir talpinti jose turinį. Šiuo atveju turinys yra dokumentai, vaizdai ir bet kokie kiti „NauDoc“ sukurti objektai.

Sistema turi integruotą WISYWIG redaktorių, kuris leidžia redaguoti svetainės puslapius ir yra lengvai valdomas. Taip pat čia galite tvarkyti naujienų publikavimą, apklausas ir anketas.

Jei reikia, galite pakeisti puslapių dizainą. Prieiga prie įvairių svetainės skilčių leidžia derinti dokumentus prieš juos paskelbiant svetainėje. Šiandien yra du „NauDoc“ leidimai: „Free“ ir „Enterprise“.

Pažvelkime į antrąją nemokamą elektroninių dokumentų valdymo sistemą Alfresco. Šią sistemą Vakarų įmonės plačiai naudoja įrašams tvarkyti elektroniniu formatu ir įvairių projektų valdymas. Šios paslaugos populiarumą galima paaiškinti kodo atvirumu (Open Source), tuo tarpu programa veikia stabiliai ir gali būti naudojama įvairaus dydžio projektams.

Pateiktos programos stabilumas nieko nestebina, nes sistemos įkūrėjas yra Johnas Newtonas, žinomas kaip „Documentum“ valdymas.

Ši įmonė yra elektroninių dokumentų valdymo sistemų, skirtų didelėms įmonėms, rinkos lyderė. Šią sistemą sėkmingai naudoja daugelis korporacijų. Sistema skiriasi tuo, kad veikia bet kurioje platformoje ir su įvairiomis duomenų bazėmis.

„Alfresco“ lengvai susidoroja su bet kokiu saugomų dokumentų kiekiu, kurio vartotojų skaičius viršija kelias dešimtis tūkstančių.

Pateikta sistema Rusijoje mažai žinoma, nes iki šiol niekas negalėjo teikti profesionalių paslaugų organizuojant pagalbą ir mokymus naudojant Alfresco sistemą.

„Alfresco“ pranašumai apima žiniatinklio prieinamumą. Sistemai nereikia diegti papildomos programinės įrangos įmonių kompiuteriuose, todėl nereikia atnaujinti kliento programinės įrangos. Sistemoje galite dirbti net su mobiliuosius įrenginius būti bet kurioje pasaulio vietoje. Alfresco turi pažangiausią ir moderniausią žiniatinklio sąsają.

Verta pasakyti, kad pastaraisiais metais tiek Amerikos, tiek Europos elektroninės dokumentų valdymo sistemos nustojo skirti ypatingą dėmesį žiniatinklio sąsajai.

Parama teikiama tik Nuotolinis prisijungimas prie dokumentacijos. Tai buvo pasekmė to, kad žmonės yra įpratę redaguoti dokumentus naudodami biuro programas.

Kaip tada išspręsti problemą, kai reikia dirbti su standartiniais aplankais ir failais, nepaisant to, kad jie neturi maršruto parinkimo, nepalaiko reikiamos versijos, nėra prieigos ir pan.?

Sprendimas buvo sukurtas ir jau seniai naudojamas elektroninėse dokumentų valdymo sistemose.

Įsivaizduokime savo darbalaukį. Pavyzdžiui, čia yra du aplankai. Vienas vadinamas „atlygintinais dokumentais“, antrasis – „įmonės dokumentais“. Atidarome pirmąjį ir matome tam tikrą skaičių dokumentų. Šiame aplanke esantys dokumentai skirti svarstymui ir sprendimui. Toks dokumentas atsidaro įprastoje MS Word. Pasirodo, jūs turite galimybę ne tik perskaityti dokumentą, bet atsidaryti bet kurią dokumento versiją, skaityti komentarus, priimti sprendimus dėl jo, siųsti šį dokumentą tiems, kuriems to reikia, tiesiogiai atliekant visus aukščiau nurodytus veiksmus tiesiogiai Word ar kitoje biuro programoje.

Be to, čia vartotojas mato gaunamas ir išeinančias užduotis.

Jei jums reikia sukurti naują sutartį ir tada išsiųsti ją patvirtinti, jokių problemų. Visa tai galima padaryti MS Word, sukurti dokumentą ir išsiųsti nurodytu standartiniu maršrutu. Taip pat galite tiesiog nukopijuoti dokumentą į aplanką „įmonės dokumentai“ ir jis automatiškai pateks į norimą maršrutą.

Žinoma, niekas neatsisakys interneto sąsajos. Žiniatinklio sąsaja leidžia nuveikti daugiau Platus pasirinkimas užduotys.

Šis būdas patogus kelionėse, komandiruotėse, turint greitą prieigą iš mobiliųjų įrenginių, taip pat galint atlikti kolektyvines užduotis su dokumentais ir ataskaitomis.

Alfresco sistema yra išleista dviem pagrindinėmis versijomis: Enterprise Edition ir Community Edition. Bendruomenės leidimą galima atsisiųsti nemokamai ir juo gali naudotis bet kuri įmonė. Verta paminėti, kad šią versiją palaiko tik sistemos bendruomenės nariai. Nepaisant to, Alfresco Community yra labiausiai paplitusi sistemos versija Europos šalyse.

Sistema gali naudotis nedidelis dalyvių skaičius, taip pat lengvai aptarnauti daugiau nei dešimt tūkstančių vartotojų. Sistema veikia su įmontuotomis PostgreSQL ir MySQL duomenų bazėmis.

Širazas Ahmedas
2011 m. lapkričio 29 d. 11:46 val

Elektroninių dokumentų valdymo žinomumas per pastaruosius kelerius metus išaugo, tačiau daugelis jo aspektų vis dar nėra aiškūs plačiajai visuomenei. Jis dažnai painiojamas su failų tvarkymu, įmonės informacinių išteklių valdymu (kurio dalis yra elektroninių dokumentų valdymas), biuro darbo organizavimu ir kt.

Čia pabandysime sugriauti penkis mitus apie elektroninių dokumentų valdymą iš smulkaus verslo perspektyvos.

1 mitas: aš turiu OCWindowsbylų tvarkymui, o atskiros elektroninės dokumentų valdymo sistemos man nereikia.

Realybė:„Windows Explorer“ tikrai padeda tvarkyti failus / dokumentus, tačiau tai tik pagrindinis įrankis, daugiausia apsiribojantis failų saugojimu hierarchinėje aplankų struktūroje. Kita vertus, gera dokumentų valdymo sistema leis saugoti konkrečiam dokumento tipui būdingus metaduomenis pagal unikalius jūsų organizacijos reikalavimus. Taigi kiekvienam nuskaitytam sąskaitos faktūros vaizdui galite nustatyti saugojimo metaduomenis: sąskaitos faktūros datą, sąskaitos faktūros sumą, įmonę, būseną (apmokėta / neapmokėta) ir kt. Tai labai padidina dokumentų paieškos ir grupavimo būdų skaičių. Be to, elektroninės dokumentų valdymo sistemos dažnai leidžia kurti nuorodas tarp dokumentų, kurti jų anotacijas ir nustatyti įvairias prieigos prie dokumentų teises (pavyzdžiui, vartotojas gali peržiūrėti, bet ne redaguoti). Kaip matote, tai yra daug daugiau nei jūsų operacinė sistema.

2 mitas: mažoms įmonėms nereikia elektroninių dokumentų valdymo

Realybė A: Tai turbūt didžiausias klaidingas supratimas. Smulkaus verslo savininkai valdo ribotus išteklius, todėl dažnai negali pasamdyti darbuotojų, kurie tvarkytų įprastus dokumentus: antspauduotų, paduotų, archyvuotų, rastų ir grąžintų dokumentus, perregistruotų po kiekvienos peržiūros. Jau pasamdyti darbuotojai maža įmonė skirti papildomo laiko toms užduotims, nei buvo pasamdyti. Turint gerą elektroninę dokumentų valdymo sistemą, visus dokumentus galima pasiekti vienu pelės paspaudimu.

3 mitas: elektroninį dokumentų valdymą per sunku įgyvendintimažose įmonėse.

Realybė: Kaip mažas verslas, turite aiškiai žinoti pagrindinius savo įmonės dokumentų valdymo poreikius. Nustačius šiuos poreikius, iš karto išryškės įperkami ir lengvai įgyvendinami sprendimai. Dauguma Geriausias būdasįgyvendinti sprendimą – „išbandyti“ pradžiai viename iš įmonės padalinių arba sprendžiant vieną iš verslo užduočių (pavyzdžiui, organizuoti gaunamų ir išsiunčiamų sąskaitų faktūrų valdymą). Patikrinkite po mėnesio ar dviejų ir sužinokite, kiek jūsų žmonės buvo veiksmingesni tvarkant dokumentus. Kai pamatysite naudą viename skyriuje, galėsite pakartoti sprendimą likusiai organizacijos daliai.

Reikia pasirūpinti, kad sprendimas pasižymėtų šiomis savybėmis: jį būtų lengva įdiegti ir konfigūruoti, jis turi paprastą vartotojo sąsają, išsamus vadovas vartotojas ir Techninė pagalba galima el.paštu arba telefonu.

4 mitas: elektroninis dokumentų valdymas yra per brangus mažoms įmonėms

Realybė: Mažoms įmonėms gali neprireikti pažangių, išsamių EDMS galimybių, kurių paprastai reikia didelės įmonės. Taip pat vartotojų, kurie dirbs su šiuo programinės įrangos produktu, skaičius greičiausiai bus mažesnis nei didesnėse organizacijose. Tačiau yra elektroninių dokumentų valdymo programinės įrangos produktų, kurie yra ekonomiški mažoms įmonėms. Be to, perėjimas prie elektroninių dokumentų valdymo leidžia sumažinti popieriaus ir kitų kanceliarinių prekių suvartojimą, taip ženkliai sumažinant esamas išlaidas. Tiesą sakant, kai apskaičiuosite smulkaus verslo elektroninių dokumentų valdymo sistemos investicijų grąžą (IG), pamatysite, kad investicija į ją iš tikrųjų gali būti viena pelningiausių jūsų įmonės investicijų vidutinės trukmės ir ilguoju laikotarpiu.

5 mitas: galiu panaikinti visus popierinius dokumentus, kai tik turiu elektroninę dokumentų valdymo sistemą.

Realybė: Nusprendėte įdiegti dokumentų valdymo sistemą. Sveikiname! Bet ne iš karto bėkite į smulkintuvą! Daugelis šių dokumentų turėtų laikyti popierine forma.

Padalinkite visus dokumentus į 3 grupes:

1. Tie dokumentai, kurie pagal įstatymą turi būti saugomi popierine forma, pavyzdžiui, sutarčių originalai su parašais.

2. Dokumentai, kurių jums dar gali prireikti popierine forma atliekant įprastus darbus.

3. Tie dokumentai, kurių jums tikrai nebereikia popierine forma.

Prieš eidami link smulkintuvo, galite patraukti tik paskutinę iš šių 3 grupių. Po kelių mėnesių / metų jums nebereikės saugoti popierinių trečiosios ir antrosios grupių dokumentų, o tai dar labiau priartins prie popierinės darbo eigos.

Vertimas: Ananina Anna (DIRECTUM).