Présentation.. 3

Chapitre 1. Historique lettre d'affaires.. 4

Chapitre 2. Classification des lettres commerciales .. 5

Chapitre 3. Types de lettres commerciales .. 6

3.1. Types de lettres commerciales non commerciales.. 6

3.2. Types de lettres d'affaires commerciales.. 6

3.3. E-mails. sept

Chapitre 4. Règles de conception et de structure des lettres commerciales .. 8

Chapitre 5 Erreurs fréquentes dans la langue et le style de la correspondance commerciale 10

Conclusion.. 12

Depuis les temps anciens, l'homme est en correspondance avec les siens. Tablettes d'argile, lettres en écorce de bouleau, lettres sur parchemin. Quoi qu'il en soit, mais la personne a essayé d'exprimer ses pensées et ses aspirations par l'écriture. Même alors, il y avait sûrement des lettres commerciales, à l'aide desquelles une personne échangeait des informations, faisait des propositions et menait une communication de négociation.

Lorsque nous commençons à écrire une lettre officielle, nous ne pensons jamais au fait que cette pratique remonte à la plus haute antiquité. Les formules linguistiques, les types, les variétés de la correspondance officielle, les formes, les façons de concevoir et de travailler avec elle ont été créés et peaufinés pendant des siècles. De nombreux types de lettres ont une histoire millénaire.

La correspondance commerciale est aujourd'hui un moyen de communication incontournable. Les liens de l'entreprise avec organisations externes, puisque ce sont les lettres qui relient l'organisation auteur aux autres institutions.

Une lettre de service est un nom généralisé pour des documents de contenu divers, rédigés conformément à GOST, envoyés par courrier, fax ou autres moyens.

Sans exagération, nous pouvons dire qu'il s'agit de l'un des types de documents officiels les plus courants. Par conséquent, le succès de la résolution de problèmes spécifiques, et donc de l'ensemble de l'entreprise dans son ensemble, dépendra en grande partie de la précision, de la littératie et de la correction du texte. du message est.

Dès le début du XVIIIe siècle, des recueils d'échantillons de documents appelés "pistorovnik" ont commencé à être publiés en Russie.

Les prédécesseurs des "lettres" étaient les "formes", connues en Occident déjà au 7ème siècle, et en Russie - à partir du premier tiers du 16ème siècle (en particulier, les "formes" du département métropolitain de Moscou) - descriptions des détails du document, disposés dans un certain ordre. Les premiers scribes étaient une sorte de recueils improvisés, des "alphabets-cahier" pour scribes. Ils contenaient des exemples de construction de documents selon un certain schéma, des ensembles de modèles de phrases et d'expressions qui faisaient partie intégrante de l'étiquette du formulaire et reflétaient les relations officielles. Un autre type de premiers scribes était les «titulaires», qui contenaient des informations sur la façon d'écrire le titre royal complet. Les premiers scribes ne réglementaient pas le domaine des relations privées et de la correspondance privée.

Pour les actes, les transactions et les pétitions, du papier timbré avec des timbres artificiels et avec l'image de l'emblème de l'État était généralement utilisé. Certains documents pouvaient être rédigés sur du papier ordinaire de format ordinaire.

Les exigences en matière d'écriture étaient assez élevées : elle devait être claire, propre et belle. La couleur du papier, qui pouvait être bleu, orange, fauve, etc., les auteurs de la lettre conseillaient de choisir avec soin pour ne pas se faire reprocher un manque de goût.

Les lettres étaient envoyées dans des enveloppes, et les enveloppes étaient scellées avec des gaufrettes ou de la cire à cacheter : seules les notes et rarement les lettres étaient scellées en premier, tout le reste avec de la cire à cacheter.

Les gaufrettes étaient multicolores, tandis que la cire à cacheter était principalement rouge. Étant en deuil, il scella la lettre uniquement avec de la cire à cacheter noire.

À l'époque soviétique, le genre des « lettres » était ridiculisé comme « une relique du passé bourgeois ». La correspondance privée pouvait être soumise à la censure postale, la capacité d'écrire des lettres était perdue et l'importance de la correspondance commerciale était sous-estimée. En l'absence de concurrence, de libre entreprise, ni éloquence ni capacité à convaincre un partenaire de coopération n'étaient requises, peu de gens prêtaient attention à l'étiquette épistolaire.

Les lettres commerciales sont de la correspondance officielle et sont utilisées pour résoudre de nombreux problèmes opérationnels qui surviennent dans la gestion et Activités commerciales. Une lettre commerciale est toujours un message formel. Les informations contenues dans une lettre commerciale sont de nature protocolaire. C'est pourquoi les lettres sont recommandées et le fait d'une communication orale n'exclut pas la nécessité d'un affranchissement.

Il existe plusieurs types de classification des lettres commerciales, elles sont basées sur diverses caractéristiques de classification.

Selon leur fonctionnalité, les lettres peuvent être divisées en deux groupes :

Lettres nécessitant une lettre de réponse (lettre de question, lettre de demande, lettre d'appel, lettre d'offre, etc.). Les lettres de réponse doivent toujours contenir l'index de la lettre qui a causé la correspondance.

Lettres qui ne nécessitent pas de lettre de réponse (lettre d'avertissement ; lettre de rappel ; lettre d'invitation, etc.).

Par caractéristiques structurelles, les lettres commerciales sont divisées en réglementées (standard) et non réglementées. Une lettre réglementée résout des problèmes typiques de situations économiques et juridiques régulières et est mise en œuvre sous la forme de constructions syntaxiques standard. Une lettre commerciale non réglementée est un texte d'auteur, qui est réalisé sous la forme d'un récit logique formel ou d'un texte d'étiquette.

Sur une base thématique, une distinction conditionnelle est faite entre la correspondance d'affaires et la correspondance commerciale. On pense que la correspondance qui établit des activités économiques, juridiques, financières et toutes autres formes d'activité d'entreprise est appelée correspondance commerciale, et la correspondance sur la logistique et les ventes fait référence à la correspondance commerciale.

Sur la base du destinataire, les lettres commerciales sont divisées en lettres ordinaires et circulaires. Une lettre circulaire est envoyée d'une source à plusieurs adresses.

Selon les caractéristiques de composition, les lettres commerciales sont divisées en lettres mono-aspect et multi-aspects. Une lettre mono-aspect considère un problème, une question, et une multi-aspect en considère plusieurs. Une lettre est considérée comme multidimensionnelle si elle contient le même type et différents types d'aspects - demandes, messages, propositions.

Lettre de demande. Une lettre de demande énonce une demande, tout en soulignant l'intérêt de l'organisation pour sa mise en œuvre. La demande peut être formulée à la première personne du singulier, à la première personne du pluriel ; troisième personne du singulier et troisième personne du pluriel.

Lettre de transmission. Une lettre d'accompagnement est établie lors de l'envoi des documents au destinataire ou actifs matériels. Ce type de courrier se justifie dans les cas où il contient des précisions complémentaires au document joint.

Lettre-message. Dans ce type de lettre commerciale, toute information est donnée qui ne nécessite pas de réponse ou de confirmation de la part à laquelle cette lettre est envoyée.

Lettre de confirmation. Contient un message concernant la réception d'un envoi ou qu'un document précédemment établi reste valide. Vous pouvez également confirmer un fait ou une action.

Lettre de rappel. Il est envoyé dans les cas où il n'est pas possible de recevoir une réponse par des conversations téléphoniques ou des rencontres personnelles. Il se compose de deux éléments : un rappel pour effectuer une action ; mesures à prendre en cas de non-exécution d'un contrat ou d'un accord conclu antérieurement.

Lettre d'invitation. Écrit lorsqu'une organisation souhaite inviter une autre organisation à une célébration ou à un événement. Cette lettre commerciale indique l'heure, le lieu et la date de l'événement.

Lettre de remerciement. Ce type de lettre exprime sa gratitude pour la réalisation d'un certain type d'activité.

Lettre de garantie. Elle est rédigée afin de confirmer certaines obligations et s'adresse à une organisation ou à un particulier.

Demande et réponse. Ces types de correspondance commerciale sont par écrit la mise en œuvre d'une communication bidirectionnelle.

Une demande est un appel d'une personne qui souhaite conclure un marché. La demande doit indiquer le nom des marchandises (services), les conditions dans lesquelles il est souhaitable de recevoir les marchandises, les modalités de paiement, la quantité et la qualité des marchandises.

Offre et réponse. Ce type de lettre indique généralement les conditions dans lesquelles l'échange de biens (services) doit avoir lieu. La réponse exprime un accord ou un désaccord avec les conditions proposées.

Lettre de réclamation (plainte), réponse à celle-ci. La réclamation contient des réclamations contre la partie qui a violé les obligations assumées en vertu du contrat et des demandes de dommages-intérêts. Il peut être fait concernant la qualité, la quantité de marchandises, le délai de livraison, etc.

Motifs de dépôt de réclamations ;

Preuve du dommage survenu ;

Les exigences spécifiques de la partie plaignante.

Le courrier électronique est un type de communication très particulier qui permet, si on le souhaite, de communiquer en mode interactif, en mode téléconférence, etc. et représentant à la fois de grandes opportunités et de grandes difficultés dues aux spécificités de la conduite de la correspondance électronique. D'une part, les e-mails ne sont presque pas différents de leurs prédécesseurs habituels - les lettres papier. À e-mail il y a une adresse de destinataire et une adresse d'expéditeur, dans les messages système la date et l'heure d'envoi et de réception du message, le texte de la lettre et la signature de l'expéditeur sont "protégés", la ligne "Objet" ou l'objet du message est enregistré, il est possible d'en envoyer une copie, le fichier joint fait office de commande Application.

En règle générale, une lettre commerciale se compose de plusieurs éléments structurels typiques :

1. Zone d'en-tête.

Dans cette partie de la lettre, un cachet d'angle de l'organisation est placé à gauche, indiquant le nom de l'organisation, ses coordonnées postales et autres, ainsi que le numéro d'enregistrement et la date d'enregistrement de la lettre en tant que document sortant. Si la lettre de service est une lettre de réponse, elle indique également à quel document cette lettre répond.

Les coordonnées du destinataire sont placées à droite de l'en-tête.

Sous le cachet d'angle se trouve un titre pour le texte du document. La structure du langage d'en-tête peut ressembler à :

Préposition sur + nom. au cas prépositionnel : « Sur la fourniture de voitures » ;

Sur la question du + nom. au cas prépositionnel : « Sur la question de la fourniture de pièces de rechange » ;

Concernant + nom. au génitif : « Concernant le bon de commande », etc.

2. Le texte réel de la lettre.

Les principales caractéristiques de la conception du texte de la lettre sont les suivantes.

* Le texte d'une lettre commerciale, en règle générale, doit se rapporter à un problème ou à plusieurs problèmes s'ils sont interconnectés et seront examinés dans un seul unité structurelle organisation de destination.

* Le texte de la lettre, en règle générale, se compose de deux parties. La première partie expose la raison, la base ou la justification de la rédaction de la lettre, fournit des liens vers des documents qui servent de base à la préparation de la lettre. La deuxième partie, commençant par un paragraphe, contient des conclusions, des propositions, des demandes, des décisions, etc.

* Les lettres sont imprimées sur des feuilles ou formulaires standards au format A4 ou A5 ; lors de l'écriture d'une lettre sur deux pages ou plus, la deuxième page et les suivantes sont numérotées au milieu de la marge supérieure de la feuille avec des chiffres arabes.

*Si la lettre est sur papier à en-tête officiel, alors son texte s'énonce à partir de la 1ère personne du singulier : « Je demande… », « Je dirige… ». Dans d'autres cas, le texte de la lettre est énoncé à partir de la 3e personne du singulier.

* Si une pièce jointe est prévue pour le texte de la lettre, elle est alors indiquée sous le texte principal, par exemple : Pièce jointe : pour 10 feuilles. en 1 exemplaire. S'il y a plusieurs demandes, le nom abrégé de chaque document de demande est indiqué, indiquant le nombre de copies et de feuilles.

3. Zone des signatures.

Cette zone est rédigée de la manière habituelle : la fonction et le nom de famille de la personne qui a signé le document sont indiqués.

Si l'exécuteur testamentaire du document était une autre personne, le nom de famille de l'exécuteur testamentaire et son numéro de téléphone (ou d'autres détails, si nécessaire) sont indiqués au bas de la feuille de lettre sur le côté gauche.

Malheureusement, les rédacteurs de lettres commerciales font souvent beaucoup d'erreurs. Ces derniers peuvent être divisés en types suivants : structurel, syntaxique, morphologique, lexical, stylistique, technique.

Erreurs structurelles.

La source des erreurs structurelles est la construction incorrecte d'une lettre commerciale, la position disproportionnée de ses parties. Il est important que chaque aspect du contenu ait une place spécifique dans la structure logique d'une lettre commerciale et ne chevauche pas un autre aspect. Le non-respect de cette condition entraîne de longues introductions et systèmes complexes motivations.

Erreurs de syntaxe.

Erreurs liées à un ordre incorrect des mots dans une phrase.

Violation des spécificités de l'utilisation de phrases adverbiales. Le chiffre d'affaires adverbial sert à transmettre une action qui se produit simultanément ou en relation avec une autre action. Il n'est pas difficile de corriger les erreurs dans l'utilisation de syntagmes adverbiaux en remplaçant les phrases par des syntagmes adverbiaux par des phrases avec des circonstances exprimées par des combinaisons de mots.

Erreurs résultant de l'ignorance de la structure d'une phrase complexe. Souvent, les compilateurs de lettres commerciales compliquent inutilement le texte. Bien que les spécificités d'une lettre commerciale nécessitent une attention particulière aux détails de la présentation, cependant, pas toujours et tous les détails ne sont pas appropriés dans le texte. Par conséquent, les constructions syntaxiques inutilement compliquées doivent être simplifiées. Cela peut être fait à la fois par réduction directe du texte et par son traitement, par exemple en divisant un texte complexe en phrases séparées simples dans leur composition et leur construction.

Erreurs morphologiques.

Erreurs dans l'utilisation des formes complètes et courtes des adjectifs. Il convient de garder à l'esprit que les formes courtes des adjectifs sont plus courantes dans le discours commercial officiel. Les noms complets des adjectifs dans de tels textes s'avèrent inappropriés, ils sont ressentis comme familiers et même vernaculaires.

Erreurs lexicales.

Utilisation incorrecte des mots et des termes.

Utilisation inappropriée ou injustifiée de mots étrangers. Emprunter des mots étrangers est un moyen naturel d'enrichir n'importe quelle langue. Souvent, des mots étrangers désignant des concepts auxquels un équivalent russe a déjà été attribué entrent dans le langage des affaires. Cependant, cela n'a aucun sens d'utiliser un mot étranger s'il existe un terme russe pour ce concept. L'utilisation du vocabulaire étranger doit être due à trois circonstances : la nécessité, la pertinence et l'exactitude de l'utilisation des mots.

Tautologie. Répétitions sémantiques qui se produisent lorsque des mots apparentés coexistent dans une phrase. Les répétitions tautologiques rendent la phrase dissonante. De plus, ils le rendent difficile à percevoir, car ils attirent l'attention sur eux-mêmes.

Erreurs dans l'utilisation des synonymes. Les erreurs dans l'utilisation des mots synonymes viennent souvent du fait qu'un mot polysémantique ne peut être synonyme d'un autre que dans un seul de ses sens.

Interférence stylistique.

Allongement artificiel de la parole. Les experts conseillent: "N'indiquez pas dans une lettre ce que vous ne diriez pas oralement." Or, dans notre correspondance officielle moderne, on rencontre très souvent des exemples d'allongement artificiel de la parole. Dans le langage de la correspondance commerciale, les tours trop longs sont inacceptables.

Interférence technique.

Ces interférences comprennent les fautes de frappe, les erreurs, les dommages mécaniques à l'intégrité du texte (déchirures, collage à l'enveloppe, etc.). la principale raison de l'apparition d'interférences techniques est la négligence dans la préparation d'une lettre commerciale.

Rédiger le texte d'une lettre commerciale est toujours un acte de créativité verbale, quelle que soit la nature de la lettre - réglementée ou non. C'est un travail qui demande assez haut niveau compétence linguistique. Il est impossible d'apprendre à écrire des lettres commerciales correctement et de manière convaincante sans pratiquer et apprendre cet art difficile, sans connaître les caractéristiques des styles de discours officiels des affaires et des journalistes. Aujourd'hui, le nombre de variétés de genre de correspondance commerciale et les raisons de compiler et d'envoyer des lettres commerciales augmentent. Paramètres régionaux dans correspondance commerciale coexiste avec l'expression et avec des éléments de dialogisation de la parole.

Tout cela nécessite aujourd'hui qu'un manager ait plus de formation à la parole qu'il y a, disons, dix ans, à l'ère du règne des textes standards et stéréotypés. La capacité de penser de manière indépendante et de formuler ses pensées, de mener avec compétence un dialogue écrit est de plus en plus valorisée dans les milieux d'affaires.

Langue littéraire russe, l'une des plus riches et langues les plus expressives monde, accumulé dans le domaine de l'écriture communication d'entreprise expérience inestimable, représentée par des formes de langage unifiées et stéréotypées, des traditions d'utilisation des moyens d'étiquette.

Aujourd'hui, il est important de ne pas perdre ces trésors, de ne pas copier les modèles occidentaux, mais de respecter nos ancêtres, qui ont poli la forme et le style des lettres commerciales pendant des siècles, et de développer fructueusement les traditions nationales de rédaction de la correspondance commerciale - une tâche qui face aux générations d'aujourd'hui et de demain hommes d'affaires en Russie.

1. Veselov, P.V. Lettre commerciale moderne dans l'industrie / P.V. Vesselov. - M. : Maison d'édition de normes, 1990. - 160 p.
2. Zagorskaïa, A.P. Carnet de correspondance pour la correspondance commerciale / A.P. Zagorskaïa, P.F. Petrochenko, N.P. Petrochenko. – M. : Mosk. travailleur, 1992. - 247 p.
3. Rakhmanine, L.V. Stylistique du discours d'entreprise et rédaction de documents officiels / L.V. Rakhmanine. - M. : Plus haut. école, 1982. - 259 p.
4. Taylor, K. Principes fondamentaux du travail de bureau dans entreprise moderne: Par. de l'anglais. / K.Taylor. – M. : Sol Système ; Finances et statistiques, 1997. - 176 p.
5. Tepper, R. Comment maîtriser l'art de l'écriture commerciale : 250 notes pour aider le manager / R. Tepper. - M. : Audit : UNITI, 1994. - 231 p.

Note globale 8 sur 10 Utilité 9 sur 10 Facilité de lecture 10 sur 10 Belle écriture 6 sur 10 Utilisation d'exemples 8 sur 10

Un titre plus approprié pour ce livre serait The Art of Negotiating in Letters. Le livre ne dit rien sur les règles de mise en forme d'une lettre commerciale, les formes d'adresse acceptées, les signes de ponctuation après les salutations, la formulation correcte de la ligne d'objet, etc. Il communique des informations plus importantes - comment rendre une lettre commerciale efficace. Certains conseils sont cool, certains sont douteux. Commençons par les plus cool. Dans la vie de chaque personne vient le besoin d'écrire une lettre avec une réclamation, un refus ou des excuses. Karepina propose des modèles pour ces lettres. Ces modèles enseignent comment présenter correctement les informations négatives afin d'obtenir ce qui est attendu du destinataire : ne pas offenser par un refus, recevoir une réponse positive à la demande. Les modèles sont sur le site de l'auteur. En général, j'étais terriblement bouleversé quand je suis tombé sur eux dans le livre, car depuis plus d'un an, j'apprenais à écrire de telles lettres sur la théorie de Kemp et les conseils d'Ilya Sinelnikov sur le site Web du Bureau. Je compose constamment des lettres pour des amis et j'étais terriblement fier de mes capacités, mais il s'est avéré que Sasha Karepina avait déjà tout cela. Le livre est aussi bien parce que l'auteur écrit facilement. Elle livre tout aussi bien. informations utiles sur la structure du texte; comment utiliser les listes à puces et numérotées ; où des constructions passives sont nécessaires, et où de vraies ; quand inclure "officiel" et quand inclure "amant" dans le style d'écriture.

Le style crée une image: une fois, une personne qui écrit dans un style personnel était appelée «amant» par les participants à la formation, et quelqu'un qui choisit un style formel était appelé «officiel». En abordant dans une lettre à "l'amant", nous soulignons notre début personnel, nos qualités humaines, notre position; et s'approchant du "officiel", on cache tout ce qui est humain. Ni l'une ni l'autre image n'est bonne ou mauvaise en soi: dans certaines situations, il est avantageux pour nous d'être plus un "amant", et dans d'autres - plus un "officiel"

Je pense qu'un "officiel" ne doit pas être utilisé dans une lettre, il vaut mieux mélanger judicieusement un "amoureux" avec son style personnel. Le destinataire appréciera Pour créer une structure d'écriture pratique, Karepina suggère d'utiliser la forme d'un «arbre»: le tronc est l'idée principale, il se ramifie en paragraphes-branches et les branches en détails-feuilles.

Plus on descend dans l'arbre, plus il y a de détails, et plus on monte, moins il y en a. Lorsque vous vous déplacez de haut en bas, l'image devient plus détaillée, lorsque vous vous déplacez de bas en haut, elle devient plus générale. Pourquoi une tâche « arborescente » est-elle plus efficace qu'une tâche normale ? D'abord parce qu'il nous est commode d'aller du général au particulier : d'abord pour comprendre l'essentiel, puis pour découvrir les détails. Et, deuxièmement, parce qu'il est difficile pour une personne de garder en tête plus de trois faits non systématisés.

Les exemples du livre méritent une attention particulière. L'auteur prend des textes classiques et les analyse. Les modèles de lettres efficaces se souviennent littéralement des poèmes de Pouchkine. Tu as bien réussi à l'école en cours de littérature, n'est-ce pas ?

Pourquoi le rejet fait-il si mal ? Il nous semble que la personne derrière la porte ne se soucie pas du tout de ces problèmes, il ne s'en soucie pas, il ne nous voit pas de but en blanc - et il y a le sentiment que nous avons été rejetés, radiés. Le destinataire de telles lettres ressent la même chose. Et pour qu'il n'ait pas un tel sentiment, cela vaut la peine de montrer dans le refus que nous nous soucions juste et nous comprenons ce qui a causé sa demande et pourquoi la situation s'est déroulée comme elle l'a fait. Revenons à la lettre d'Onéguine. Refusant Tatiana, il semble dire : je comprends comment tu as décidé cela ; beaucoup vous considéreraient comme impudique et mal élevé, mais je vois que vous êtes motivé par la pureté et la sincérité.

J'ai lu dans les âmes des confessions confiantes, des effusions innocentes d'amour; J'aime ta sincérité...

Passons des avantages du livre aux inconvénients. L'incohérence entre les rédacteurs est un péché, mais dans le livre, c'est le cas : quelque part l'auteur écrit "vous" avec une majuscule, quelque part avec une lettre minuscule, je n'ai trouvé aucune logique à cela. Le livre ne vous apprendra pas une bonne langue. D'une part, elle ne se fixe pas une telle tâche, mais d'autre part, l'auteur enseigne à ne pas utiliser le cléricalisme, mais parfois elle y recourt elle-même. Par exemple, le mot « donné » se retrouve souvent sur les pages. C'est le mot que j'aime le moins. Mais ce sera un autre article. Il y a beaucoup de « mots vides » et de « mots amplificateurs », certains textes sentent bon le « copywriting du cerveau ». Dans les exemples de formation, ce n'est pas bon. Ici, Karepina propose un exemple de lettre de vente efficace :

Le prix standard du livre est de 350 roubles. D'accord, c'est pas cher. Mais il existe une offre plus intéressante : nous vendrons les 500 premiers exemplaires du livre à un prix absolument incroyable - seulement 150 roubles ! Vous voulez être à l'heure ? Acheter maintenant! Et pour tous ceux qui se sont inscrits aujourd'hui - un bonus ! Vous pourrez participer gratuitement à une session VIP de coaching individuel du gourou du marketing de réseau John Smith !

L'exemple entier se compose de trucs bon marché, de points d'exclamation et de mots vides. Derrière un tel texte, je vois des bêtises, je vais l'envoyer en spam et l'oublier pour toujours. Non, je n'oublie pas, il vaut mieux réécrire normalement :

Le prix standard du livre est de 350 roubles, mais nous vendrons les 500 premiers exemplaires à 150 roubles. Le livre contient beaucoup de choses utiles, et nous voulons qu'encore plus de gens puissent l'acheter et le lire. Pour participer à la promotion, vous devez vous inscrire (lien). Tous ceux qui s'inscriront aujourd'hui recevront un ticket pour une session individuelle sur marketing de réseau John Smith. Détails sur l'événement (lien).

Derrière un tel texte se cachent des conseils amicaux et une volonté d'aider. Il y a un autre point avec lequel je ne suis pas tout à fait d'accord. Sasha Karepina dit que la lettre doit avoir une introduction. Sans cela, cela se passera comme s'ils "lancent la balle sans avertissement", comme l'écrit l'auteur. C'est vrai, mais certaines des options d'introduction du livre sont regrettables. Par exemple:

J'attire votre attention sur... J'attire votre attention... Je vous informe...

Ces phrases sont terriblement ennuyeuses et sentent bon les officiels. L'introduction devrait être plus conviviale. C'est le moment d'utiliser quelque chose de plus personnel afin d'attirer immédiatement le destinataire à vos côtés. Une bonne introduction est liée au contexte de la lettre. Essayons d'utiliser les phrases proposées par Karepina, corrigeons-les pour des phrases moins formelles et replaçons-les dans leur contexte :

Bonjour, Ulyana ! Concernant votre question sur le logo du portefeuille.

Ici, ce qui sera discuté est immédiatement clair (je pense que ce n'est pas effrayant si l'introduction duplique le sujet) et cela semble assez amical, bien que le style commercial ne soit pas violé. Il est clair que l'introduction n'est pas nécessaire lors de la réponse à une lettre dans une chaîne de messages, où le contexte est déjà visible. Eh bien, la dernière mouche dans la soupe. Sasha Karepina explique comment utiliser l'italique, le soulignement et l'écriture en gras dans les lettres. Je pense qu'il vaut mieux ne pas utiliser de tels surligneurs. Premièrement, il est nécessaire de formuler les pensées de manière à ce que le lecteur puisse facilement distinguer le point principal sans accent supplémentaire. Deuxièmement, les caractères gras et le soulignement attirent constamment l'attention sur eux-mêmes. Je n'ai rien contre les italiques : ça a l'air net et discret. Karepina dit que l'italique doit être utilisé dans les lettres adressées à des "personnes très importantes". Je pense que tous vos lecteurs doivent être traités avec le même respect, quelle que soit leur importance. Mon jugement. Le livre sera utile à ceux qui connaissent peu la présentation correcte des informations et des négociations efficaces. Des exemples intéressants et un langage facile aideront à bien apprendre le matériel, mais dans certains endroits, vous devez être plus attentif et ne pas suivre tous les conseils sur la foi.

Les affaires modernes sont impossibles sans lettre commerciale : nous composons offres commerciales, nous correspondons avec nos clients et partenaires, nous écrivons lettres de motivation et CV, remplir le site Web de l'entreprise d'informations, préparer des communiqués de presse, rendre compte du travail effectué… Et nous sommes souvent nerveux – comment notre mot va-t-il résonner ?

Comment transformer une lettre commerciale en un outil de persuasion efficace ?
Comment arrêter d'écrire "à la poubelle" ?
Que faire et que ne pas faire pour que nos textes fonctionnent ?
Sasha Karepina, coach d'affaires et consultante en communication d'entreprise, répond à ces questions dans son nouveau livre.

Présentation de la nouvelle édition révisée du livre!

Chapitre d'un livre.

L'ampoule de Fishlock. Faits dans les lettres de vente

En 2010, artiste et designer anglais Tim Fishlock a décidé de dire adieu aux lampes électriques à incandescence. Pendant près d'un siècle et demi, ces lampes rondes familières avec une spirale à l'intérieur ont illuminé les maisons et les rues d'Europe - puis ils ont décidé de les remplacer progressivement par de nouvelles lampes à économie d'énergie.

L'adieu s'est avéré inhabituel : Tim a rassemblé 1243 lampes et en a fait une boule ajourée en forme de nuage d'un diamètre de plus d'un mètre. À l'intérieur du ballon, l'artiste a placé la seule lampe à économie d'énergie - grâce à cette lampe, toute la structure s'est transformée en un lustre inhabituel avec des accents.

En regardant une photo de ce lustre sur Internet, j'ai pensé: il semble que les vendeurs de lampes électriques aient une nouvelle classe d'acheteurs - ceux qui ont besoin de ces lampes non seulement comme source de lumière, mais aussi comme matériau de créativité. Une recherche sur le Web a rapidement confirmé mon intuition.

Lorsque j'ai cherché des "œuvres fabriquées à partir d'ampoules", j'ai trouvé un article sur la façon dont de jeunes designers madrilènes ont construit un écran mural entier à partir de lampes. Ensuite, le moteur de recherche a donné un lien vers le site d'un artiste français qui crée des pots de fleurs et des sets de table à épices à partir des mêmes lampes. Enfin, je suis tombé sur un site américain sous la rubrique « Tout sur l'éclairage électrique », où Instructions détaillées sur l'assemblage de grappes lumineuses de lampes de leurs propres mains.

Une tendance émergeait et les fournisseurs de lampes du monde entier l'ont probablement remarqué avant moi. Ainsi, pendant que j'admirais les jardinières et les salières fantaisistes, ils réfléchissaient à la manière d'utiliser cette tendance. Comment toucher les créatifs, comment leur proposer vos lampes, y compris dans une lettre commerciale. Ou vendre du texte pour le site.

En fait, j'allais écrire sur la vente de textes, mais je suis tombé par hasard sur l'histoire avec des ampoules électriques à la recherche d'exemples. Des lecteurs m'ont convaincu de reprendre ces textes. La première édition de The Art of Business Writing n'avait pas de chapitre séparé sur la rédaction commerciale, mais dès que le livre est sorti, j'ai été bombardé de questions.

"Je vends vêtements de jeunesse(VTT, masseurs électriques, nutrition sportive), des lecteurs m'ont écrit. - Comment proposer ce produit au client par courrier ? Quelles techniques du livre utiliser ? Par où commencer, comment finir, comment écrire sur le prix ? Il y avait tellement de questions qu'après avoir consulté l'éditeur, j'ai décidé de compléter un nouveau chapitre pour la deuxième édition et d'examiner en détail le processus d'écriture des textes de vente. C'est ce qui en est ressorti.

On promet

Imaginons que vous et moi vendions juste des ampoules. Parmi ceux avec qui nous correspondons, il y a des jeunes créatifs - c'est à ces jeunes que nous offrirons nos ampoules.

Commençons par le début, c'est-à-dire par le "penny". Promettons quelque chose d'attrayant au destinataire et utilisons pour cela le premier bloc de la lettre de vente - une promesse.

Comment est-ce pour commencer? Cela semble être une bonne idée : nous commençons par un problème qui inquiète nos jeunes lecteurs créatifs. Mais vous pouvez faire mieux si vous vous rappelez le principe de l'arbre, le principe du « du général au particulier ». Avant de parler des détails, vous devez formuler l'essentiel. Alors faisons-le.

Conception de bureau futuriste à faire soi-même - et presque pour rien ?

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Une personne élégante aujourd'hui ne peut pas se passer d'un bureau élégant. Vous êtes au début de votre carrière ? Pas encore prêt à investir dans un design de bureau exclusif et des matériaux coûteux ? Peu importe : nous vous aiderons à décorer votre bureau de manière insolite et peu coûteuse.

Nous justifions les promesses

Le destinataire est intéressé - et maintenant nous devons lui expliquer en quoi consistera exactement notre aide. Autrement dit, ajoutez le bloc suivant à la lettre - justification du besoin de votre produit ou service.

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Pour dissiper les doutes de l'acheteur, nous devons apporter la preuve de notre fiabilité. Par exemple, tel.

La qualité de nos services a été éprouvée par le temps. Depuis plus de cinq ans, nous fournissons des ampoules aux marchés russe et européen. La sécurité et la fiabilité de nos ampoules sont attestées par les certificats de Rospotrebnadzor et de la Commission européenne, ainsi que par de nombreuses médailles d'expositions industrielles internationales ...

Examinons les preuves plus en détail. Quel genre de preuve cela pourrait-il être? Essentiellement, nous avons deux façons de prouver qu'un produit est bon. Tout d'abord, nous pouvons nous référer à l'expérience d'autres clients, parler de ce que des personnes sérieuses ont utilisé notre produit et comment cela les a fait se sentir bien. Voici comment le faire dans une lettre de vente :

Lors de l'offre d'ampoules à des créatifs, nous nous sommes référés à la fois à l'expérience d'autres clients et à un avis faisant autorité, de sorte que les principaux doutes du destinataire auraient dû être dissipés. Que peut-on faire d'autre ?

Une autre chose qui peut être utilisée pour atténuer les inquiétudes concernant la qualité d'un produit est une garantie. Sommes-nous sûrs que notre produit est bon ? Nous n'avons pas peur que les acheteurs ne l'aiment pas? Dans ce cas, vous pouvez en toute sécurité proposer aux insatisfaits de restituer leur argent. Il est peu probable qu'il y ait beaucoup d'insatisfaits, mais le reste de ceux qui liront la lettre seront encore plus convaincus de la qualité de nos ampoules.

Nous nommons le prix

Eh bien, nous approchons maintenant du moment le plus subtil et le plus scrupuleux. Qu'est-ce qui cause la plus grande anxiété chez les vendeurs débutants, qu'est-ce qui cause le principal inconfort ? Bien sûr, parlons du prix. Pendant que vous louez le produit, tout se passe généralement comme sur des roulettes : c'est agréable de parler d'une bonne chose. Mais tôt ou tard, le moment est venu de répondre à la question "combien ?", et nous voilà dans le pétrin. Et si vous n'aimez pas le prix ? Et si l'acheteur décide que c'est cher ? Que se passe-t-il si ce sujet n'apparaît pas dans la conversation au bon moment et que la conversation s'effondre sans se terminer par une vente ?

Les différends concernant la partie de la lettre de vente pour nommer le prix durent depuis plus d'un an et, peut-être, plus d'un siècle. Nous sommes ici face à un conflit d'intérêts classique. L'acheteur souhaite connaître le prix le plus tôt possible - il est avantageux pour le vendeur de ne pas divulguer ce prix le plus longtemps possible.

Pour montrer pourquoi, je décris habituellement cette situation à l'entraînement. Une fille marche dans la rue, et soudain elle voit une robe dans la vitrine d'un magasin. La fille aime la robe. La jeune fille comprend que c'est dans une telle robe qu'elle sera irrésistible à la prochaine soirée club. Elle rêvait depuis longtemps d'un tel style, d'ailleurs la couleur de la robe est parfaite pour les chaussures récemment achetées !

La jeune fille entre dans le magasin, examine la robe de plus près, tâte le tissu au toucher, l'applique sur son visage pour évaluer si cette teinte lui va, et remarque enfin le prix : la robe est chère. Pas tellement qu'elle ne pouvait pas se le permettre, mais quand même. Que pensez-vous qu'il se passe ensuite?

Pensez-vous que notre fille se retourne et quitte le magasin sans achat ? Peu importe comment! Elle argumente : j'ai un bon salaire, des perspectives de carrière. Je travaille si dur, si rarement me faire plaisir. Est-ce que je ne mérite pas au moins une robe vraiment stylée ? Ou peut-être est-ce dans cette robe que je rencontrerai mon destin ? C'est peut-être grâce à lui que quelqu'un qui ne l'a pas remarqué auparavant fera attention à moi ... Et maintenant, le portefeuille est déjà ouvert, la robe est achetée et la fille heureuse continue avec une nouvelle chose.

Imaginez maintenant un scénario alternatif. Une fille marche dans la rue, voit une robe à la fenêtre et à côté se trouve une grande étiquette de prix écrite. "Ah, bien sûr, c'est un magasin cher", pense la fille et passe à autre chose. L'argent reste dans son portefeuille et notre magasin honnête ne reçoit aucun profit.

Vous direz : « Mais nous avons vu plusieurs fois que les magasins écrivent le prix en vitrine en grosses lettres pour qu'il soit vu de loin. Donc c'est aussi possible !" Eh bien, oui, cela arrive - mais quel est le prix habituel ? C'est vrai, bas ! Un tel prix peut être écrit à l'endroit le plus visible, vous pouvez l'agiter comme un drapeau - et il est possible qu'il attire l'acheteur.

Mais si vous ne pouvez pas appeler votre prix bas, vous ne devriez pas vous précipiter. Il est préférable de s'assurer d'abord que l'acheteur s'intéresse au produit, en tombe amoureux, et ensuite seulement de révéler les cartes. Mais seulement avec l'esprit!

Mettre le prix en contexte

Imaginez que nous voulions écrire dans une lettre le prix d'un ensemble d'ampoules pour une sculpture de taille moyenne - pas la même que celle de Tim Fishlock, mais plus petite, disons, jusqu'à un demi-mètre. Laissez un tel ensemble coûter, par exemple, 6000 roubles.

Peu coûteux? Mais j'imagine facilement une personne qui, voyant ce chiffre, s'indignera : « Six mille ? Pour les ampoules ? C'est un non-sens !" Les ampoules sont souvent associées chez les gens à quelque chose de bon marché, de bric-à-brac, et le montant de 6 000 roubles peut les effrayer. Par conséquent, il est important non seulement d'indiquer ce montant au destinataire, mais également de le replacer dans le bon contexte.

Combien faut-il dépenser pour décorer son bureau avec une sculpture de matériel traditionnel pierre, métal ou plastique ? Disons 30 à 40 000 roubles. Par rapport à ces chiffres, nos six mille ne sont qu'un sou ! C'est ce que vous devez dire au destinataire !

Pour montrer que notre prix n'est pas si élevé, nous ajoutons un bloc supplémentaire à l'e-mail - le bloc de justification du prix. Cela peut aller avant que nous nommions le prix, ou après - selon la hauteur de ce prix. Si voir le montant ferait s'évanouir le lecteur, il est préférable de commencer par une excuse. Si le montant est plus ou moins acceptable et familier, l'excuse peut être laissée "pour une collation".

Les concepteurs économisent des dizaines de milliers de roubles sur nos ampoules - après tout, une petite sculpture de bureau en métal ou en plastique coûte 30 à 40 000, et un ensemble d'ampoules et d'accessoires pour fabriquer une telle sculpture ne vous coûtera que 6 000.

À quoi, en principe, pouvez-vous comparer le prix pour le faire paraître bas?

Premièrement, avec le bénéfice que le destinataire retirera de l'achat, à moins, bien sûr, que ce bénéfice puisse être représenté en termes monétaires. Dans une lettre de vente, cela peut être formulé comme suit :

Si le bénéfice ne peut pas être mesuré, nous pouvons comparer le prix de notre produit avec les prix des produits alternatifs - bien sûr, si les prix alternatifs sont supérieurs aux nôtres. Les options peuvent être :

Enfin, vous pouvez comparer le prix avec la valeur du package bonus offert, par exemple, comme ceci :

Pour nos ampoules, nous avons utilisé l'option de comparaison avec des alternatives. Mais imaginez que nous ayons des informations selon lesquelles un design de bureau élégant augmente les ventes dans ce bureau de 30 % ! Dans un tel cas, nous appliquerions bien entendu la méthode de la comparaison avec bénéfice.

Nous pressons l'acheteur

Supposons que nous n'ayons pas travaillé en vain: à la fois la promesse semblait intéressante pour le destinataire, et le produit n'a pas déçu, et le prix n'a pas effrayé. « D'accord », dit le destinataire, « il faudra garder ce produit à l'esprit. D'une manière ou d'une autre, à l'occasion, regardez plus en détail ... "Pouvons-nous nous réjouir?

Bien sûr que non! "Parfois à l'occasion" ne vient généralement jamais, et par conséquent, l'achat n'a pas lieu. Les vendeurs expérimentés conseillent de "presser" l'acheteur, pour s'assurer qu'il prend une décision maintenant et ne la remet pas à plus tard. C'est pourquoi la lettre de vente contient la section « Incitations à acheter maintenant ». Et pour une lettre sur les ampoules, cette section pourrait ressembler à ceci :

Vous pouvez économiser encore plus si vous commandez des ampoules chez nous dans les trois jours suivant la réception de l'e-mail. Avec cette lettre, nous vous accorderons une remise spéciale de 30 %.

Par quels arguments peut-on inciter le destinataire à un achat immédiat ? Monétaire ou non monétaire.

Commençons par les arguments monétaires, c'est-à-dire par les arguments liés au prix. Pour ceux qui achètent "en ce moment", nous pouvons toujours faire une remise ou offrir un bonus. Voici comment le dire dans une lettre de vente :

Pour la vente d'ampoules, nous avons utilisé l'option monétaire - et quelles sont les options non monétaires ? Qu'est-ce qui, à part les remises, peut inciter un client à acheter immédiatement ?

Eh bien, par exemple, le manque de marchandises. Si la marchandise est arrachée aux roues, qui hésitera ? Tout le monde va courir acheter, et même se réjouir d'avoir eu l'occasion d'arracher un tel déficit ! Voici une variante du « boosting » par la rareté d'un produit qui pourrait être utilisé dans une lettre commerciale sur les formations :

Cependant, la raison peut ne pas être liée au produit. Ce n'est pas le vendeur qui peut précipiter le destinataire, mais la vie elle-même. Le destinataire peut comprendre que s'il ne se dépêche pas, les concurrents le dépasseront facilement et aucun produit ne l'aidera. Voici comment cela pourrait être mentionné dans une lettre de vente sur les investissements :

Donnez le coup de pouce final

Bon, enfin on a dit tout ce qu'on voulait. Il ne reste plus, dans le langage du troisième chapitre, « descendez de cheval ». Et voici le moment d'utiliser ... recommandations Lao Tseu. Dans son Tao Te King, Lao Tzu a enseigné qu'un voyage de mille kilomètres commence par un petit pas. Bien sûr, le grand sage ne parlait pas de vendre des ampoules, mais pourquoi ne pas appliquer ses conseils, comme on dit, dans la vie de tous les jours ?

Essayons de pousser le destinataire, de lui faire faire ce tout petit pas - bien sûr, dans le sens de l'achat. Ajoutons un dernier bloc à la lettre - un appel à l'action.

Nous sommes convaincus que nos ampoules seront un excellent matériau pour votre créativité. Pour s'en assurer, nous vous invitons à notre exposition internationale sculptures électriques. Emportez simplement une lettre avec vous - et elle deviendra votre laissez-passer pour le monde de l'inhabituel. Venez, nous vous attendons !

Les ampoules sont compréhensibles. Et quels types de motifs pourrions-nous essentiellement utiliser ?

Il existe trois grands types de motivation.

1. Nous pouvons immédiatement convenir avec le destinataire de nouvelles négociations :

2. On peut l'inviter chez nous pour faire connaissance et nouer des contacts :

3. Et enfin, on peut demander au destinataire avec des sondes :

Vous pouvez proposer d'autres mouvements - l'essentiel est que l'affaire avance afin que la question ne soit pas reportée à des temps meilleurs.

A la base, l'idée est simple. Mais il y a un piège insidieux que notre lettre de vente peut soudainement briser.

Imaginez que vous décidiez d'utiliser l'option "négocier l'arrangement". Vous vous asseyez pour écrire une lettre et, sans mal penser, vous sortez :

Avertissez-moi par e-mail un moment propice pour vous permettre de communiquer afin que nous puissions nous rencontrer et convenir de nos plans.

Comment le destinataire va-t-il réagir ? Il courra pour vous dire quelque chose - ou il s'indignera : « Pourquoi me construisez-vous ?! Qui es-tu pour me le dire ?" En effet, la phrase "dis-moi" sonne comme une commande, et commander un client n'est pas une bonne idée. Pour ne pas prendre de risques, il vaut mieux abandonner les phrases ordonnées telles que « s'inscrire à la newsletter », « s'inscrire à une formation », « dites-moi une heure qui vous convient » et formuler l'idée différemment :

Je propose de nous rencontrer et de convenir de nos plans futurs. Je serai heureux de discuter de la date et de l'heure de la réunion par e-mail ...

Assembler un modèle

Et maintenant que nous avons discuté de tous les blocs de la lettre séparément, il est temps de les assembler, d'en faire un "poisson", un modèle pour écrire vos lettres de vente. Prenons cette fois un produit plus sérieux - les services d'archivage de documents.

Nous avons discuté d'une lettre pour la vente de tels services avec les lecteurs dans la section sur la correspondance commerciale sur le site Web www.e-xecutive.ru. Le résultat de la discussion est devant vous.

Comme vous pouvez le voir, tous les cubes sont les mêmes que dans la lettre sur les ampoules et empilés dans le même ordre - seuls les faits à l'intérieur des cubes sont différents. Essayez d'utiliser ces cubes dans vos lettres de vente - et bonnes ventes à vous !

Sasha Karepina, L'art de l'écriture commerciale. Lois, astuces, outils" , - M. : "Mann, Ivanov et Ferber", 2010

Comment influencer les gens avec un mot à distance ? Comment faire passer l'essentiel du message et vos émotions sans distorsion ? Comment obtenir la réponse souhaitée ? Comment refuser sans offenser, justifier sans colère, exiger ou demander - et obtenir ce que l'on veut ? Sasha Karepina, coach d'affaires en rédaction commerciale, répond à toutes ces questions. Les règles et techniques de l'écriture commerciale persuasive, la technique de création de textes de travail sont illustrées par des exemples non seulement du monde des affaires, mais aussi de l'histoire et de la littérature. Il est impossible de ne pas s'en souvenir.

Le livre sera d'une grande aide pour toute personne qui, au moins occasionnellement, fait des offres commerciales, effectue une correspondance avec des clients et des partenaires, rédige des CV, remplit des informations sur un site Web d'entreprise, prépare des communiqués de presse, rend compte par écrit du travail effectué et communique simplement en un genre épistolaire.

Pour transmettre votre idée au destinataire, vous devez utiliser la structure correcte de la lettre. Ceci est réalisé à l'aide d'une arborescence :

- Appel

Phrase de titre de branche d'arbre # 1

Le titre du nième paragraphe. Le nième paragraphe lui-même

Phrase de titre de branche d'arbre # 2

Titre du 1er paragraphe. 1er paragraphe lui-même

Le titre du nième paragraphe. Le nième paragraphe lui-même

Exemple:

Comment faire pousser des arbres (comment construire une structure)

Il y a deux options :

1 option. De haut en bas . Si nous écrivons à partir de zéro et que nous n'avons pas encore recueilli de faits à l'appui de notre idée. Nous nous demandons pourquoi nous devons faire ce que nous demandons, et répondons par 2-3 brèves déclarations (Vanka doit être éloigné du village, car il souffre en ville, et au village, il sera utile à son grand-père) . Ainsi, nous obtenons les phrases principales des branches.

Ensuite, vous devez décider quel type de tourment et quels avantages seront discutés. Vanka souffre parce que il est battu, maltraité et maintenu dans de mauvaises conditions. Il sera utile au grand-père, car. pouvoir gagner et prendre soin de lui. Nous avons donc les titres des paragraphes.

Lorsque ces phrases sont prêtes, il reste à les "envahir" de faits. Rappelez-vous qui, quand, avec quoi et pour quoi a battu Vanka. Faites une liste d'insultes, prenez des exemples de mauvaises conditions de vie, etc.

L'arborescence nous dira exactement quelles données sont nécessaires pour "soutenir" idée principale des lettres.

Option 2. Vers le haut. Si nous avons un ensemble de faits. Nous prenons un fait de l'ensemble et posons la question « Que dit ce fait ? Y a-t-il d'autres faits sur la liste qui pointent vers la même chose ? Comment peut-on tous les résumer ?

Comment écrire les phrases majuscules des lettres et des branches (alimenter des sous en cuivre)

Pour ne pas se noyer dans le flux d'informations, l'homme moderne met des filtres sur les informations entrantes. Ces filtres ne transmettent que ce qui est important et intéressant pour une personne. Pour surmonter les filtres, vous devez utiliser la méthode "copper penny", c'est-à-dire fait qui intéressera le destinataire et répondra à ses besoins.

Notre tâche est de choisir pour chaque centime individuel. Pour ce faire, vous devez comprendre comment la position du destinataire changera s'il suit ou non notre chemin. Cela affectera-t-il sa sécurité, ses revenus, ses dépenses, son travail (deviendra-t-il plus intéressant, plus efficace, plus prestigieux ?), évolution de carrière, développement, statut dans l'équipe, etc.

Vous devez montrer le centime à l'endroit le plus visible - dans les phrases principales d'une lettre ou de branches.

Il y a un sou dans la deuxième branche - Vanka, après tout, a promis de plaire à son grand-père, de travailler, d'être un soutien.

Mais dans la première branche, les «centimes» ne sont pas du tout visibles: Vanka écrit sur ce qui l'inquiète et non sur ce qui est important pour son grand-père. Il peut être réparé comme ceci :

Cependant, il existe des situations où il est préférable de montrer le sou dans l'introduction elle-même. Par exemple:

· lorsque le destinataire doit faire des efforts importants pour répondre à votre demande ;

· quand pour le destinataire la demande a une forte connotation émotionnelle (si le grand-père a déployé beaucoup d'efforts pour aménager Vanka en ville).

Mais il est préférable de ne pas le faire sur le front, mais simplement en modifiant légèrement le libellé du centime et d'exprimer la demande elle-même après les principaux arguments de la conclusion.

1) avec des souhaits exprimés. Alors la phrase titre de la lettre sera sans le sou

2) avec des problèmes. Ensuite, dans la phrase du titre, nous dirons au destinataire comment ne pas perdre un sou

3) avec la possibilité. Ensuite, dans la phrase titre de la lettre, nous expliquerons comment obtenir un sou

L'option à choisir dépend de la situation. Il est nécessaire de supposer comment le destinataire réagira à la demande dans son ensemble.

· Si l'énergique "Oui, bien sûr !", alors vous pouvez commencer par une envie.

· Si le « Non ! » catégorique, vous devez commencer par un problème ou une opportunité. Lorsque vous choisissez entre un problème et une opportunité, vous devez comprendre qu'il est plus douloureux pour les gens de perdre que de ne pas recevoir ce qui n'est pas encore disponible. Par conséquent, une lettre qui commence par un problème attire davantage l'attention. Important : lorsque vous signalez un problème au destinataire, ne le présentez pas comme une critique - personne ne l'aime.

· Si "Eh bien, je n'y ai pas pensé ...", alors vous devez vous fier à l'intuition et à la compréhension de la situation.

Que faire s'il n'y a pas d'argent?

Utilisez les éloges :

· "En tant qu'expert qui comprend profondément les principes du développement de l'industrie, vous conviendrez sans aucun doute que...",

· « Étant donné que votre organisation est la plus compétente sur ce marché, veuillez donner votre avis sur le problème suivant... »,

· "Cher grand-père, toi seul es mon intercesseur auprès du monde entier, bonne âme ! Tu ne me laisseras pas seul dans la ville pour disparaître !

Et s'il part, alors il n'est plus un intercesseur, et il s'avère qu'il n'est pas une bonne âme. C'est un moment psychologique. Mais ce n'est pas de la flatterie - c'est une technique basée sur la manipulation utilisant la flatterie. Nous n'écrivons pas "Tu es si bon", mais "Parce que tu es si bon, tu vas certainement m'aider." Même si le destinataire a une bonne raison de refuser, le refus sera associé à un inconfort supplémentaire pour lui.

Important : pour que la réception fonctionne, il vous faut :

1) pour que le destinataire ait besoin de regarder un homme bon ou un spécialiste ;

2) pour que le destinataire estime que ce besoin peut être satisfait.

En d'autres termes, si le destinataire peut être qualifié d'expert, alors le texte lui permet de confirmer sa réputation, et sinon, ce n'est qu'une parodie. Besoin de flatterie, semblable à la vérité.

Il est nécessaire d'écrire des lettres de manière à ce qu'il ne s'agisse pas d'une demande, mais d'une offre potentiellement rentable.

Dans notre culture, il n'est pas très courant de parler affaires tout de suite. D'abord, on parle "de la météo": on exprime l'espoir que l'interlocuteur se porte bien, on envoie des salutations, des félicitations pour des événements heureux. Pour ce faire, ajoutez à l'introduction premier paragraphe- une courte phrase entre le salut et l'introduction. Il vous aidera à vous inscrire dans l'une des catégories difficiles à refuser :

1) personnes influentes ;

2) parents ou connaissances ;

3) ceux qui nous plaisent ;

4) ceux qui seront perdus sans nous ;

5) ceux qui sont intéressés, intrigués, attirés l'attention

Comment rédiger un premier paragraphe

Vous pouvez utiliser 1-2 réceptions en même temps, sinon l'introduction sera surchargée. Vous devez prendre la qualité du premier paragraphe, pas la quantité.

1) inscrivez-vous pour influent. Si vous n'êtes pas assez craint ou respecté, alors vous devez obtenir le soutien de ceux qui sont craints ou respectés :

« Sur instruction du directeur, je vous envoie pour approbation… », « Considérant que le projet est sous le contrôle personnel du gouverneur, nous vous rappelons… », « Conformément à la constitution sur la liberté de la presse, nous vous demandons de vous assurer... ».

Lorsqu'il n'y a pas de personnes influentes, vous pouvez utiliser des concepts significatifs pour le destinataire.

2) inscrivez-vous avec vos amis et votre famille. Nous soulignons notre similitude, notre point commun avec le destinataire (participation à un projet, programme, lecture d'un article, rencontré à une exposition, etc.), c'est-à-dire à la recherche de points de contact.

3) essayer de plaire. Nous faisons des compliments. Cependant, il est nécessaire de louer pour de vrais mérites. Ne peut pas être répété. Nous pouvons commencer par des félicitations.

4) nous sommes convaincus que nous disparaîtrons sans destinataire. Vous devez inspirer un sentiment de fierté dans votre propre caractère indispensable.

5) intérêt et intrigue. Souvent, le destinataire sait ce qu'il y a dans la lettre, alors il l'ouvre sans enthousiasme. Une autre chose est si la lettre commence de façon inattendue. Un premier paragraphe intrigant est le plus « hooligan » ; par conséquent, il n'est pas toujours possible de l'utiliser dans la correspondance commerciale. Cependant, maintenant nous correspondons de plus en plus par e-mail, sans adhérer à un cadre formel rigide, nous pouvons donc souvent nous permettre quelques libertés. Et ces libertés aident parfois à atteindre le destinataire.

6) éviter la prévisibilité. N'utilisez pas de phrases banales, plus de faits et de détails. (pas un professionnel de haut niveau, mais l'auteur de la théorie X, le développeur de la technologie Y, sur laquelle repose le travail de toute l'industrie ; pas seulement projet important, mais un projet qui est sous le contrôle du président ou un projet qui aidera à résoudre le problème de pénurie...).

Comment rédiger une introduction

L'introduction sert à transmettre des faits. Il ne communique pas des faits, mais prépare le destinataire à leur perception (on ne lance pas la balle tout de suite, mais on avertit d'abord « Attrape ! »).

Modalités d'entrée :

1) préambule.

Je vous informe... J'attire votre attention... J'attire votre attention...

Vous pouvez informer avec une connotation émotionnelle : « je regrette / je vous informe avec plaisir… », « je suis obligé de vous informer… ».

Maximum trois mots

2) rappelle l'introduction. Utilisé pour répondre à une demande ou poursuivre une conversation précédemment entamée.

En réponse à votre demande, je vous informe... Dans la suite de notre conversation sur le forum, je porte à votre connaissance...

L'essentiel est de ne pas surcharger l'introduction réminiscente d'informations, une simple phrase. Il est préférable d'indiquer les informations nécessaires plus tard dans le corps de la lettre.

3) introduction clarifiante. Utilisé pour indiquer des circonstances importantes.

Vu la situation difficile, je vous demande... Afin d'éviter les problèmes, je vous propose...

Comment écrire une conclusion

La conclusion sert de rappel de ce que nous attendons exactement du destinataire. Et pour s'en souvenir, la conclusion doit être courte, concise et lumineuse, semblable à un slogan ou à une accroche.

Il existe trois manières de rédiger une conclusion :

1) Métaphore- l'utilisation d'une image vivante et vivante (par exemple,

· Travail d'équipe = effort commun ;

· Réduire le terme = gagner du temps ;

· Délinquants juvéniles = gars en difficulté ;

· Tous les fonds = chaque rouble ;

· Investir ou investir = injecter des fonds.

2) mots émotionnels- les mots qui attirent le lecteur servent d'ancrage psychologique dans l'esprit (mort, orphelin, victoire, défaite, bonheur, fierté, amour, dignité, aide, soutien, lutte, trouble, peur, guerre, tromperie, etc.). Exemple pour les lettres : gagner en concurrence, gagner le marché.

3) Jouer avec le cliché. Il faut utiliser un dicton bien connu (cliché) et le retourner sous un angle inattendu (par exemple, si vous vous en tenez au principe « œil pour œil », alors tout le monde deviendra aveugle, ou si vous prêtez un coup de main à chacun, vous vous dégourdirez rapidement les jambes).

Construire des phrases efficaces

1) Le principe de l'arbre est utilisé non seulement pour la lettre entière, mais aussi pour la phrase. Le destinataire, lisant la lettre, veut d'abord voir l'ensemble du tableau, puis seulement découvrir les détails. L'image est reflétée par les principaux membres de la phrase - le sujet (qui, quoi) et le prédicat (que fait-il, que lui arrive-t-il, qu'est-ce que c'est).

Dans une phrase claire, nous écrivons que " locataires transportent des choses à leurs frais », mais de manière incompréhensible que « le transport des choses se fait aux frais des habitants ».

2) Le principe de base d'une phrase efficace est que si vous avez besoin de textes vraiment compréhensibles, le sujet et le prédicat qu'ils contiennent doivent être rendus spécifiques et informatifs. Et si nous parlons d'une action, alors le verbe doit transmettre l'essence de cette action dans le prédicat.

Pour de bonnes phrases, il sera préférable qu'une action corresponde à un verbe - par exemple, "a fait", "a permis", "a apporté", "a dit", etc. Dans le prédicat composé "effectuer le transport", un appendice est ajouté au verbe "transport". Cet appendice enlève tout le sens, laissant le verbe vide.

À Bonne offre on écrit ça Résidents transportent les choses à leurs frais », et dans un mauvais cas que « les résidents mener transport."

3) La phrase doit commencer par le principal et non par le secondaire.

Pas correctement : Pour éviter les situations désagréables lorsque les touristes paient pour une visite et reçoivent ensuite un refus de visa de l'ambassade, l'agence de voyages a modifié la procédure de réception et de vérification des documents.

4) Passage d'une phrase à une autre. En construisant le texte, on ajuste les phrases les unes aux autres. Le but de notre montage est de créer une connexion entre les phrases.

Par exemple, l'atelier "Cendrillon" propose des manteaux pour femmes et des manteaux de fourrure, cousus d'après les modèles de l'auteur. De jeunes designers talentueux développent ces modèles.

Les propositions elles-mêmes sont bonnes, mais en passant de la première à la seconde, la pensée trébuche : on ne comprend pas ce que les jeunes créateurs ont à voir là-dedans. Pour supprimer ce train en marche verbal, nous adaptons la deuxième phrase à la première de l'une des deux manières. Ces méthodes sont plus commodément considérées sur l'exemple d'une rime bien connue:

Le curé avait un chien

Il l'aimait.

Elle a mangé un morceau de viande -

Il l'a tuée.

La deuxième méthode relie les première et troisième lignes - elle jette un pont de la fin d'une ligne au début d'une autre. A la fin du premier vers, on parle d'un chien - et ce chien apparaît au début du troisième vers. Par conséquent, la méthode de liaison peut être appelée " connexion à travers le chien».

Dans notre exemple, L'Atelier "Cendrillon" propose des manteaux et manteaux de fourrure pour femme, sur-mesure des modèles. Ces modèles conçu par de jeunes designers talentueux.

Comment choisir un style d'écriture

Il existe deux types de style d'écriture - personnel et formel. Pour sélectionner le style souhaité, vous devez déterminer le but de la lettre.

Il n'y a pas de séquence stricte de techniques, vous devez décider en fonction de la situation. Plus il y a de techniques utilisées, mieux c'est.

1) montrer que vous avez lu. Entendre "non" est doublement désagréable s'il semble que votre demande n'a même pas été lue. Par conséquent, il est nécessaire de mentionner les détails de la demande dans le refus.

2) comprendre, sympathiser. Pour que le destinataire n'ait pas l'impression qu'on a claqué la porte devant lui, qu'on se fout de son problème, il faut montrer dans le refus qu'on s'en soucie, on comprend ce qui a causé son problème et pourquoi il a eu un tel problème une situation

3) se référant aux circonstances. Le refus est perçu différemment s'il y a des raisons objectives que parce que le destinataire n'est pas aimé ou veut offenser.

4) noter les mérites. On peut montrer que nous traitons bien le destinataire et apprécions ses réalisations.

6) proposer une alternative. Il est plus facile d'accepter un refus si on vous propose quelque chose en retour.

7) Laisse la porte ouverte. Quand on vous le donne, on dirait que c'est pour toujours. Il est nécessaire de montrer au destinataire qu'il n'en est rien : si les circonstances changent et que le motif du refus disparaît, alors nous reviendrons sur son problème.

Exemple:

1) nous critiquons les actions, pas le destinataire afin que la plainte ne l'offense pas. Faux "Tu es mauvais parce que tu fais quelque chose", vrai "Telles ou telles actions créent des problèmes", c'est-à-dire ce ne devrait pas être le destinataire qui est à blâmer, mais ses actions, ses traits, son environnement.

2) on critique l'entreprise, pas le destinataire. Dans ce cas, le destinataire ne sera pas le défendeur, mais notre allié, notre espoir d'une solution au problème.

3) comprendre, sympathiser. Quand il fait quelque chose qui ne nous convient pas, il a des raisons à cela, dont il faut tenir compte.

5) justifier les exigences. Il est plus facile d'être d'accord avec l'affirmation si vous comprenez que quelque chose en dépend et que nous ne parlons pas de pinaillage vide.