Attribution d'impression pour les documents. Travail de bureau de A à Z. Comment utiliser les sceaux et les timbres dans l'organisation. Que ce soit pour tamponner une lettre de motivation

Alors, puisque toutes les organisations doivent avoir un sceau, une seule question se pose : sur quels documents doit-il être présent ? Le tampon a pour but de certifier l'authenticité de la signature officiel sur les documents. Il n'existe pas de procédure générale obligeant à apposer un sceau sur tous les documents comportant la signature d'un fonctionnaire. Cependant, dans certains cas, la législation prévoit encore la nécessité d'apposer un scellé. Considérons certains d'entre eux.

Traité

Le droit civil n'exige pas la présence obligatoire d'un sceau sur les contrats. Cependant, la disposition selon laquelle l'accord et ses modifications doivent être scellés par les parties à l'accord est parfois incluse dans le texte de l'accord lui-même. Dans ce cas, le manque d'impression peut entraîner :

Reconnaissance de la forme écrite de la transaction comme non observée. Cela signifie que les parties ne pourront pas se référer à des preuves dans les litiges ;

Reconnaissance du contrat comme invalide, si une telle conséquence est expressément indiquée dans le contrat.

Voici un extrait du contrat, qui stipule la condition sur la nécessité d'imprimer.

9. Le présent accord, ainsi que toutes ses annexes, ajouts et modifications, ne sont valables que s'ils sont établis par écrit, signés par des représentants autorisés et scellés par les parties.

Acheteur vendeur:

PDG d'Alfa LLC PDG de Gamma LLC

Ivanov Ivanov I.I. Petrov Petrov V.P.

Imprimerie "Alfa" Imprimerie "Gamma"

Il est préférable de tamponner le sceau de manière à ce qu'il ne capture pas toute la signature, mais seulement une partie de celle-ci.

Procuration

Un sceau est un attribut obligatoire d'une procuration délivrée au nom d'une personne morale. Sans cela, la procuration est invalide.

primaire

Les dépenses acceptées à des fins fiscales et la déduction de la TVA doivent être confirmées par des documents principaux. Tous les détails obligatoires des documents comptables primaires sont énumérés dans la loi comptable. Il n'y a pas d'empreinte imprimée parmi eux. Cependant, si pour document principal un formulaire unifié est approuvé (par exemple, pour une lettre de voiture - un formulaire unifié N TORG-12), il est alors nécessaire de l'appliquer. Et si une condition telle qu'une empreinte de sceau y est prévue, mais qu'elle n'y figurera pas, les autorités fiscales peuvent alors considérer qu'un tel document est rédigé avec des violations, ce qui, à son tour, peut entraîner un refus de déduire la TVA ou comptabiliser les dépenses. S'il n'y a pas assez d'empreinte de son sceau, l'organisation peut le corriger à tout moment en le mettant sur le document. Mais s'il n'y a pas d'empreinte du sceau de la contrepartie, il peut y avoir des problèmes pour l'apposer, surtout après l'exécution de la transaction. Et puis les réclamations des autorités fiscales peuvent être supprimées devant les tribunaux. Après tout, les instructions pour la demande et le remplissage des formulaires de documentation comptable primaire ne sont que des règlements administratifs. Et l'absence de sceau sur les documents confirmant l'achat de biens (travaux, services) n'indique pas leur acquisition gratuite. De tels litiges sont rares. Et il y a des tribunaux qui prennent le parti des contribuables.

S'il n'y a pas de forme unifiée du document et que vous utilisez une forme développée indépendamment du document principal, vous ne pouvez même pas l'imprimer. Mais alors n'incluez pas dans ce formulaire les accessoires "Lieu d'impression".

En ce qui concerne les formulaires unifiés de comptabilité primaire du travail et de son paiement, il est obligatoire de tamponner uniquement sur les documents suivants:

Attestation de déplacement (formulaire N T-10). Les cachets qu'il contient certifient les marques d'arrivée du travailleur détaché sur le lieu du voyage d'affaires et de départ de celui-ci. Les certificats de voyage qui ne portaient pas le sceau de l'organisation à laquelle les employés étaient envoyés en voyage d'affaires étaient autrefois reconnus par le tribunal comme étant mal exécutés et, par conséquent, ne confirmant pas les frais de voyage ;

Loi sur l'acceptation du travail effectué dans le cadre d'un contrat de travail à durée déterminée conclu pour la durée d'un certain travail (formulaire N T-73). Le sceau certifie la signature du responsable de l'organisation qui a approuvé l'acte, ou d'une personne autorisée par lui.

Dans d'autres formes unifiées de documents primaires du personnel (commandes, feuilles de temps, feuilles de paie), vous n'avez pas besoin de tamponner.

Facture d'achat

Le Code fiscal de la Fédération de Russie n'exige pas de cachet sur la facture.

Mais lorsque des corrections sont apportées à la facture, elles doivent être certifiées par la signature du gérant et le cachet du vendeur indiquant la date de leur introduction.

FACTURE N -- de "-" ----------------------- (1)

Nom marchandises (description traîneau effectué nenny ra- bot, rendu prestations de service), propriété- droit	Édi- nitsa monnaie rhénium	Si- qualité	Prix (évaluer) pour l'alimentation nitsu monnaie rhénium	Prix des biens (œuvres, prestations de service), propriété veineux droit, tout sans impôt	Dans y compris exciser	impôt govaya offre	Somme impôt	Prix des biens (œuvres, prestations de service), propriété veineux droit, de prendre en compte impôt	Pays origine- marche- nia	Numéro tamo- femelle déclaration- tions
Engrais "Pour couleurs"
Total à payer

Nikitin (Nikitin V.A.) Alekseeva (Alekseeva T.P.)

Responsable de l'organisation (signature) (nom complet) Chef comptable(signature) (nom complet)

Corrigé : dans la colonne 4 - 40 par 45

dans la colonne 5 - 2000 par 2250

dans la colonne 8 - 360 par 405

dans la colonne 9 - 2360 à 2655

Chef de l'organisation Nikitin Nikitin V.A.

Sceau de LLC "Vasilek"

Documents remis aux autorités fiscales

Sur les déclarations, déclarations, lettres d'accompagnement soumises à l'IFTS, il doit y avoir une empreinte de sceau, sinon les autorités fiscales n'accepteront tout simplement pas ces documents.

Lors de la réalisation d'audits, les autorités fiscales ont le droit de vous demander de fournir des documents confirmant le calcul correct et le paiement ponctuel des impôts. Étant donné que ce ne sont pas les originaux, mais les copies des documents qui sont soumis à l'IFTS, ils doivent également être certifiés avec la signature du responsable et le sceau.

Antécédents professionnels

L'empreinte du sceau est une condition obligatoire cahier de travail. Il doit être affiché :

Lors de l'enregistrement d'un cahier de travail - sur la première page (page de titre) contenant des informations sur l'employé;

Lors du changement de nom, prénom, patronyme ou date de naissance d'un employé - à l'intérieur de la couverture, qui indique les documents sur la base desquels ces changements sont effectués.

De plus, dans ces cas, tant le sceau de l'organisation elle-même que le cachet service du personnel.

De plus, lors du licenciement d'un employé, toutes les inscriptions faites dans le livre de travail pendant son travail dans l'organisation sont certifiées par le sceau de l'employeur.

C'est ainsi que les enregistrements du temps de travail dans l'organisation sont certifiés.

Détails du poste

N enregistrements				Informations d'admission pour travail, traduction en une autre constante emplois, diplômes, licenciement (indiquant raisons et référence à article, loi)	Nom, date et numéro documents, sur base qui fabriqué entrée
				Limité
				responsabilité
				"Chignon"
				(LLC "Bulochka")
				Embauché
				comptable
				Transféré au poste
				chef deputé
				comptable
				Je me suis tiré tout seul
				facultatif, point 3
				partie 1 de l'article 77
				Code du travail
				Fédération Russe
				Inspecteur du service des ressources humaines
				Volkova V.L. volkova
				Sceau de OOO "Bulochka"
				Avec des dossiers dans le travail
				familiarisé avec le livre
				Vasilyeva Vasilyeva

Si le document est préparé par un entrepreneur

Contrairement aux organisations, les entrepreneurs ont propre sceau ne sont pas nécessaires. Après tout, ni le Code civil de la Fédération de Russie, ni la loi fédérale du 08.08.2001 N 129-FZ "Sur enregistrement d'état personnes morales et entrepreneurs individuels » n'impose pas une telle exigence aux entrepreneurs. Mais la loi n'interdit pas aux entrepreneurs d'avoir leur propre sceau s'ils souhaitent l'utiliser. Les tribunaux confirment également que le fait d'avoir ou non un sceau est une affaire privée pour chaque entrepreneur. Par exemple, il arrive souvent qu'un entrepreneur doive commencer un sceau en raison du fait que les contreparties veulent le voir sur les documents qu'il établit. Et il est plus facile et plus rentable pour lui de répondre à une telle demande que de perdre ces contreparties et d'en chercher de nouvelles Oui, et certains actes juridiques réglementaires prévoient la présence obligatoire d'un sceau sur certaines Cependant, le fait que tout acte juridique réglementaire qui a approuvé la forme d'un document prévoit une condition telle que un sceau ne signifie pas que l'entrepreneur est obligé de l'avoir.

Si vous avez des doutes quant à savoir si un document a besoin d'un sceau, il est préférable de le mettre. Après tout, même si la législation ne prévoit pas l'apposition d'un sceau sur un document et que vous le faites, vous ne violerez rien.

Nous avons appris à l'école : un document sans sceau est invalide. Nous mettons donc un sceau sur presque tous les papiers - vous ne pouvez pas gâcher la bouillie avec de l'huile. Mais est-ce vraiment nécessaire ? Sur quoi documents personnels faut-il vraiment mettre une empreinte de sceau, et lesquels peuvent s'en passer ?

Nous recevons souvent des lettres à la rédaction avec des questions liées d'une manière ou d'une autre à l'utilisation correcte de l'empreinte du sceau. "Ai-je besoin d'un sceau sur un contrat de travail?" - demande un entrepreneur de Samara. « Où puis-je trouver une liste des documents qui doivent être tamponnés ? » - le responsable du personnel de Moscou est intéressé. "J'ai accidentellement mis le sceau d'une autre organisation dans le livre de travail de l'employé. Que dois-je faire maintenant ?" - l'officier du personnel de Stavropol se plaint. Aujourd'hui, nous allons résoudre ces problèmes et bien d'autres.

Rencontrer Imprimer

Tout d'abord, parlons un peu de ce qu'est l'impression. Il s'agit d'un cliché en caoutchouc dur pour impression sur papier afin de confirmer l'authenticité d'un document. Les exigences techniques applicables aux scellés officiels - leur forme, leur taille, le texte et les symboles qui y sont apposés - sont énoncées dans norme d'état GOST R 51511-2001*.

* Norme d'État de la Fédération de Russie "Sceaux avec la reproduction des armoiries de la Fédération de Russie. Forme, taille et les pré-requis techniques"(approuvé par le décret de la norme d'État de Russie du 25 décembre 2001 n ° 573-st).

Les exigences techniques pour les sceaux sans armoiries n'ont pas encore été fixées dans la norme nationale. La législation ne dit presque rien sur les règles d'utilisation des scellés. On ne sait pas, par exemple, quels scellés devraient être dans l'organisation, dans quels cas ils doivent être mis, qui est responsable de leur sécurité, combien de scellés l'entreprise devrait avoir, etc. Toutes ces questions sont laissées à la discrétion de la direction de l'organisation.
Il existe trois types de sceaux : officiels, assimilés à officiels et simples.

Sceaux officiels(avec l'image des armoiries de la Fédération de Russie) ne sont utilisés que dans les corps le pouvoir de l'État et les institutions gouvernementales. De plus, le sceau officiel est reçu par des organisations dotées de pouvoirs d'État. Par exemple, les bureaux de notaires privés.

Une société par actions doit avoir un sceau rond contenant sa raison sociale complète et son adresse

Les entreprises utilisent sceaux équivalents à des timbres. Ils montrent un emblème de l'entreprise, un logo ou simplement le nom de l'entreprise est écrit. Le NIF de l'entité juridique et le numéro du certificat d'enregistrement d'État sont indiqués à la fois sur les timbres et les sceaux équivalents.

Les entrepreneurs privés ont également leurs propres sceaux. Selon leur statut, ils sont assimilés à des timbres. Mais sur un tel sceau, au lieu des armoiries et de l'emblème, il y a un nom, un prénom et un patronyme entrepreneur individuel, ainsi que son emplacement, son NIF et son numéro d'enregistrement.

Timbres, dateurs, fac-similés
Timbre- il s'agit d'un type d'impression de forme rectangulaire avec du texte. Le plus souvent, des timbres sont utilisés pour mettre les détails de l'organisation sur le document. Il y a des tampons confirmant une certaine action. Par exemple, "Payé", "A publié un encart".
Dateur- un dispositif tampon pour l'horodatage automatique. La procédure d'utilisation des tampons et des dateurs n'est pas réglementée par la législation, l'organisation doit donc la déterminer elle-même.
Facsimilé est un sceau ou un cliché avec lequel la signature d'une personne est reproduite. Conformément à l'article 260 du Code civil, les télécopies ne peuvent être utilisées que conformément à la procédure établie par la loi. Cependant, un tel ordre n'existe pas encore. Vous ne pouvez pas mettre un fac-similé sur le personnel et la documentation comptable - ils ont seulement besoin signature manuscrite officiel. Mais sur les lettres, les lettres, les félicitations - c'est tout à fait acceptable.

Des sceaux estampillés et assimilés sont apposés sur les documents qui nécessitent une confirmation spéciale d'authenticité - contrats, lettres et certificats, cahiers de travail, certificats de service, etc.
Simple les sceaux des divisions structurelles de l'entreprise, les sceaux pour certains types papiers, timbres. Ils se présentent sous différentes formes - rondes, triangulaires, rectangulaires, carrées. Ils sont placés sur les documents qui ne nécessitent pas d'authentification particulière (certificats, laissez-passer, copies, etc.).

Les exigences techniques pour les sceaux sans armoiries dans la norme nationale n'ont pas encore été fixées

Où placer l'empreinte ?

L'empreinte du sceau doit être située au bas du document, à côté de la signature du fonctionnaire. Attention : le sceau est placé de manière à recouvrir partiellement le mot qui dénote le poste, mais pas à porter sur la signature et le déchiffrement de la signature.

Sur certains documents, il y a une marque spéciale "M. P." (lieu d'impression). Si c'est le cas - un souci de moins : mettez une empreinte directement dessus. Les lettres "M.P." sont présents sur la page de titre du livre de travail, sur les pièces comptables, les formulaires d'attestation.

A quoi sert une impression ?

Le sceau donne au document une valeur juridique - il confirme l'authenticité de la signature du fonctionnaire. Mais tous les documents personnels n'ont pas besoin de cette condition. Malheureusement, la législation actuelle ne définit pas clairement sur quels papiers il faut apposer un sceau et quel type de sceau. Sur la base de la pratique établie, nous avons compilé une liste de documents personnels certifiés par un sceau dans les organisations commerciales. Il est présenté dans le tableau page 33.
Le sceau certifie non seulement les documents du personnel, mais également les pièces comptables (commandes, registres, devis), ainsi que les documents constitutifs de l'organisation, la convention collective et les accords divers. Les documents non mentionnés dans cette liste n'ont pas besoin d'être scellés.

Les lettres exécutées sur formulaires (sauf celles de garantie) n'ont pas besoin d'être timbrées

Sur quels documents quels cachets apposer

Nous certifions les documents selon les règles

Bien sûr, rien de grave ne se produira si vous tamponnez par erreur une commande ou une lettre du personnel. Mais si vous ne scellez pas un document qui en a vraiment besoin (par exemple, un contrat), les conséquences peuvent être très graves. Un tel accord n'aura pas force de loi et le tribunal ne le considérera probablement pas comme une preuve.
Pour éviter de tels désagréments, nous vous conseillons de définir clairement la procédure d'utilisation de l'impression au niveau local. Vous devez d'abord définir faire défiler documents de l'entreprise, sur lesquels vous devrez apposer un tampon. Ensuite, vous devez faire mode d'emploi sceaux, dans lesquels écrire quand un tampon est placé, assimilé à un tampon, et lorsqu'il est simple, comment les tampons sont utilisés, s'ils sont dans l'organisation. Précisez séparément où le sceau sera stocké et qui est nommé responsable de son stockage (généralement le chef de l'organisation décide de cette question).

Il est conseillé de faire de cette instruction, avec la liste, une annexe à instruction générale sur la tenue des registres de votre entreprise, et s'il n'y en a pas, en tant que document indépendant ou complément à la charte. À l'avenir, si vous devez certifier avec un sceau un document non spécifié dans acte local, le chef de l'organisation émet une ordonnance spéciale à ce sujet. La liste des documents certifiés par le sceau peut être complétée au fil du temps.

Dans les instructions d'utilisation des scellés, il est nécessaire de prescrire la procédure de destruction des scellés obsolètes

Impression dans le cahier de travail

Séparément, il faut dire à propos de l'empreinte du sceau dans le livre de travail de l'employé. La procédure de remplissage des cahiers de travail est clairement indiquée dans deux règlements - les règles de conservation et de stockage des cahiers de travail * et les instructions de remplissage des cahiers de travail **, qui doivent être strictement respectées. Après avoir étudié ces documents, nous concluons: il n'y a que trois cas où une organisation ou un service du personnel est estampillé dans le livre de travail d'un employé (vous pouvez utiliser n'importe lequel d'entre eux):
- lors de l'enregistrement initial du livre - sur la page de titre ;
- lors de la modification des données personnelles d'un employé - à l'intérieur de la couverture ;
- lors du licenciement - après l'enregistrement du licenciement dans la section "Informations sur le travail".
* Approuvé par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n° 225.
** Approuvé par décret du ministère du Travail et développement social RF du 10 octobre 2003 n° 69.

De plus, il existe un cas où un cachet doit être apposé sur le cahier de travail - si l'employé a reçu un encart. Ce cachet est apposé à l'intérieur de la couverture du livre ou sur la page de titre et est une empreinte rectangulaire avec la mention « Encart émis ».

Larissa SANKINA ,

Professeur associé, Département de gestion des documents, Université d'État russe des sciences humaines :

Malheureusement, aucune des réglementations régissant le travail avec un cahier de travail ne dit comment annuler un sceau mal apposé (par exemple, le sceau d'une autre organisation). En attendant, une telle erreur peut susciter des interrogations de la part des autorités fonds de pension lors de l'attribution d'une pension à un salarié. Nous pensons qu'il peut être corrigé dans le même ordre que l'entrée incorrecte dans la section "Informations sur le travail" du cahier de travail. Après la dernière entrée, mettez le numéro de série suivant et écrivez que le sceau de telle ou telle organisation a été placé par erreur. Par exemple : "Le sceau de la société par actions ouverte "Gloria" a été placé par erreur." Ensuite, placez le bon à côté de ce sceau.
Il est possible qu'un employé avec une telle marque dans le cahier de travail doive encore confirmer la période de travail dans votre organisation avec des copies des commandes. Par conséquent, remettez à l'employé les copies nécessaires lors de son départ.

• RH et droit du travail

Chaque personne morale doit avoir un sceau. Cette règle est inscrite dans la loi. LLC, CJSC, JSC et d'autres organisations doivent utiliser un sceau rond, dont l'empreinte comprend le nom complet de l'entreprise en russe et une référence au lieu de son implantation territoriale. Le nom de la marque peut également figurer sur une langue étrangère.L'impression du sceau apparaît dans la liste des détails du document, conformément à GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences relatives aux formalités administratives » (adoptées le 03.03.2003). Dans le même temps, l'impression, par exemple, n'est pas incluse dans la liste des détails requis d'un certain nombre de comptes primaires, à l'exception des papiers bancaires, des cartes de crédit bon de caisse, documents d'expédition, etc. Le contrat doit être scellé si cela est stipulé dans le contrat lui-même par une condition particulière ou si deux lettres « MP » (« Lieu d'impression ») sont indiquées sur le formulaire. Il en va de même pour les actes de travail (services) accomplis. L'utilisation d'un sceau est également prévue sur une procuration donnée par une organisation à un employé (cette position est indiquée dans le Code civil de la Fédération de Russie - clause 5 de l'article 185). ), cependant, conformément aux arrêtés du ministère des Finances de Russie du 15/10/2009 N 104n et du 05/05/2008 N 54n, les formulaires de déclaration fiscale (pour la TVA, l'impôt sur le revenu et autres) doivent être certifiés par un sceller. Une attestation obligatoire avec le sceau de l'organisme est prévue pour les plus importantes : première page du livret de travail, attestation de déplacement (formulaire N T-10), acte d'acceptation de travail dans le cadre d'un contrat de travail à durée déterminée (formulaire N T -73). Dans le Code du travail de la Fédération de Russie (article 57), l'exigence d'un sceau sur un contrat de travail n'est pas énoncée, mais dans la pratique, un sceau est généralement apposé. Compte tenu du fait qu'il existe de nombreux documents pour lesquels il existe aucune décision sans équivoque sur la présence ou l'absence d'un sceau, l'organisation doit élaborer sa propre ordonnance ( règlement, instruction), dans laquelle il est nécessaire de prescrire une liste de documents nécessitant une certification par sceau. Une liste approximative d'entre eux est répertoriée dans le GSDOU (Système de gestion de la documentation de l'État - 1988, 1991).Les options peuvent être les suivantes : - actes (travaux effectués, examens, radiations, acceptation d'objets, etc.) ; - consommation (par exemple, pour les métaux précieux) ; - des échantillons de sceaux, ainsi que des échantillons de signatures des employés qui ont le droit d'effectuer des opérations financières et économiques ; - des lettres de garantie ; - des correspondances avec la direction et les structures de divers organismes publics (par exemple, avec le service des impôts, des fonds extrabudgétaires, etc. .) Le sceau peut être fait non pas un, mais plusieurs (après avoir documenté ce fait) - pour chaque lotissement séparé organisations. Chaque sceau aura son propre but spécifique - pour les laissez-passer, pour les documents, pour les factures. Le sceau sur le document doit être apposé à l'endroit de la feuille où se trouve le « MP » (« Lieu d'impression »). S'il n'y est pas, le sceau est apposé de manière à ce que l'empreinte chevauche une partie du mot - la désignation du poste de la personne qui a approuvé le document. Dans le même temps, la signature doit être clairement reconnaissable, ainsi que toutes les informations de l'empreinte du sceau.

Sources:

• timbre pour les documents où mettre

La présence d'un sceau sur un document indique son importance, son authenticité et son statut officiel. Cependant, au cours des activités des entreprises, des questions se posent de temps en temps concernant l'endroit et le type de scellé à placer.

Tout d'abord, les règles d'apposition d'un sceau dépendent de son type et de son affiliation. Oui, pour les papiers. institutions publiques un timbre est placé avec l'image d'un aigle à deux têtes. Les organisations commerciales et les entrepreneurs individuels certifient les documents avec une empreinte ronde standard contenant le nom (nom, prénom et patronyme), les données d'enregistrement et, le cas échéant, En plus du sceau principal, qui est utilisé à des fins particulièrement importantes et stratégiques : création et modification des documents constitutifs conclusion de contrats, exécution d'ordres de paiement et de chèques, courriers officiels, etc., des compléments peuvent être faits : pour les références, les documents financiers, le service du personnel. Dans le même temps, leur nomination doit être indiquée sur l'empreinte.Le sceau principal est certifié par les signatures des premières personnes - administrateurs et leurs adjoints, et supplémentaires - par les employés des services concernés (comptabilité, service du personnel, etc. ). L'empreinte doit être apposée de manière à ce qu'elle capture partiellement le nom du poste de la personne qui a signé le document, et que les détails de la signature et du sceau soient clairement visibles. Système d'état le support de gestion des documents (GSDOU), approuvé par l'arrêté des archives principales de l'URSS du 23 mai 1988, fournit une liste de documents sur lesquels le sceau principal ou le sceau est apposé. Suite nouvelle édition non, mais par rapport au moment présent c'est approximativement comme suit : - actes ; - procurations ; - contrats ; - conclusion,

La question de savoir si un sceau est nécessaire sur les lettres et, dans l'affirmative, quelles lettres doivent être certifiées avec un sceau, se pose assez souvent dans la pratique. Sa décision est encore compliquée par le fait qu'il n'y a pas d'instructions claires dans la loi à ce sujet. Dans l'article, nous avons essayé de donner une réponse complète à ces questions, guidées par l'opportunisme et le bon sens.

De l'article, vous apprendrez:

Pourquoi une lettre ou un autre document est-il tamponné ?

Avant de demander si vous devez imprimer sur des lettres Vous devez d'abord comprendre ce que c'est. ce dispositif spécial avec une base plate en caoutchouc dur. Une image miroir du sceau de l'entreprise ou de l'organisation est découpée sur la couche de caoutchouc. Si cette couche est recouverte d'un colorant spécial et que l'impression est pressée contre une feuille de papier, son affichage exact apparaîtra dessus. Ces clichés de sceaux sont, dans certains cas, des détails obligatoires des documents et sont apposés sur la signature de la personne qui a signé le document afin de confirmer l'authenticité de cette signature et du document dans son ensemble.

Noter: Les principales exigences techniques et les descriptions de la forme et de la taille des sceaux, ainsi que les règles d'insertion du texte, sont données dans GOST R 51511-2001 «Sceaux avec reproduction des armoiries de la Fédération de Russie. Forme, dimensions et exigences techniques », approuvé par le décret de la norme d'État de Russie du 25 décembre 2001 n ° 573-st.

Les exigences au niveau de l'État ne sont établies qu'en ce qui concerne les sceaux sur lesquels se trouve une image des armoiries de la Fédération de Russie, y compris les armoiries des entités constitutives de la Fédération, des municipalités et des zones rurales. En ce qui concerne les scellés des structures commerciales, il n'existe pas de telles réglementations générales pour l'exécution. Par conséquent, si une entreprise utilise activement l'impression sur des lettres sortantes et d'autres documents commerciaux pour certifier des signatures, il est conseillé d'élaborer une réglementation locale qui réglementera des questions telles que :

• quels types de sceaux sont utilisés dans l'organisation ;
• la procédure et les règles d'utilisation des empreintes de différents types de sceaux;
• comment ils sont entreposés et qui est responsable de leur sécurité ;
• procédure de mise à jour des scellés et de leur élimination, etc.

Quel est le sceau sur les lettres et les documents

Compte tenu des dispositions de GOST R 51511-2001, toutes les impressions peuvent être divisées en trois types:

timbre;

assimilé à des timbres;

Les timbres comprennent tous les sceaux qui représentent les armoiries de la Fédération de Russie. De tels clichés ne peuvent être utilisés que par les autorités de l'État, ainsi que par les organisations et institutions qui ont le statut d'État ou qui ont le pouvoir de représenter l'État. Les pouvoirs de l'État, par exemple, disposent d'offices de notaires privés.

Égal au sceau officiel sur une lettre peut être dans le cas où son expéditeur est organisation commerciale. Sur les tirages de tels clichés, il est à la mode de voir le logo corporatif de l'entreprise, son emblème ou simplement le nom. Si un entrepreneur privé a son propre sceau, il a également le statut d'un timbre. Dans ce cas, au lieu du nom de l'entreprise, le nom, le prénom et le patronyme de l'homme d'affaires sont situés en son centre.

Le cachet et les sceaux équivalents sur les lettres et les documents doivent être de forme ronde et contenir des détails sur l'organisation, la société ou l'entrepreneur individuel tels que :

• numéro de contribuable individuel (TIN);
• numéro du certificat d'enregistrement d'état.

Noter: Récemment, le gouvernement a initié l'adoption d'une loi qui abolit la présence obligatoire d'un rond, équivalent à un cachet de cachet, qui était auparavant exigée pour toutes les personnes morales. Maintenant, si une entreprise n'utilise pas un tel cliché dans ses activités, il est logique qu'elle émette une lettre de confirmation sur l'absence de sceau afin de faciliter l'interaction avec les banques et autres agences gouvernementales.

Les plus simples incluent les sceaux utilisés par les divisions structurelles individuelles des entreprises, ainsi que ceux qui ne sont destinés qu'à un type de document. Leur forme peut être quelconque - carrée, triangulaire ronde. Ces sceaux ne sont pas apposés sur les lettres et documents officiels - ils sont utilisés pour certifier des copies, des certificats, des laissez-passer, etc.

Le tableau montre certains types de documents et les types de sceaux qui y sont apposés.

Titre du document	Type d'impression
Contrats de travail et de droit civil, accords avec ceux-ci, contrats de travail	Équivalent aux armoiries
Certificats de travail, y compris les salaires, et caractéristiques	Impression simple (service RH, service comptable ou unité structurelle
Lettres de garantie et autres, qui enregistrent les faits liés au mouvement de fonds	Équivalent aux armoiries
Règlements locaux de l'employeur	Équivalent aux armoiries
Demande d'attribution d'un employé, certificats et diplômes	Impression simple (unité structurelle)
Cahiers d'emploi	Équivalent aux armoiries

Emplacement du sceau sur la lettre

Sceller sur une lettre officielle est une confirmation de la portée juridique de ce document. Sa présence et son emplacement sont établis par GOST R 6.30-2003 « Systèmes de documentation unifiés ». Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences documentaires.

Noter: Cette année, ce règlement sera remplacéGOST R 7.0.97-2016 qui entre en vigueur le 1er juillet.

Conformément à la norme, une empreinte - une condition obligatoire, portant le numéro de série 25, est située au bas du document, juste en dessous de la ligne indiquant le poste et le nom de la personne qui a signé le document. L'empreinte doit être située de manière à chevaucher partiellement le titre du poste, mais sans chevaucher la signature et le nom de famille de la personne qui signe le document.

Dans certains cas, l'endroit où le sceau est apposé sur les lettres ou autres documents est indiqué par les lettres "M.P." Cela suggère que l'empreinte doit être placée directement sur ces lettrages.

Lire aussi :

Quelle lettre est certifiée par un sceau

Selon règle généraleétabli par GOST R 6.30-2003, sceller, certifiant l'authenticité de la signature du fonctionnaire qui a signé le document, est mis dans trois cas :

• sur les documents attestant les droits du porteur ;
• sur ceux qui fixent les faits liés aux mouvements de fonds ;
• dans d'autres cas, prévoir la nécessité de certifier l'authenticité de la signature.

Une liste claire des documents sur lesquels tel ou tel sceau est apposé n'est pas établie par la loi. Mais, si vous suivez les recommandations du GOST susmentionné, une lettre est tamponnée si elle :

1. est garanti;
2. confirme l'exécution des obligations de paiement antérieurement prises ou la prise en charge de nouvelles obligations de paiement ;
3. établit un calendrier de livraison ou, par exemple, un calendrier de paiement échelonné.

Ai-je besoin d'un sceau sur une lettre officielle?

Auparavant, lorsque les en-têtes d'organisations et d'entreprises étaient produits exclusivement par impression et que chacun d'eux avait son propre numéro d'enregistrement, la règle était qu'une lettre imprimée sur un en-tête n'était pas tamponnée. À l'exception des lettres qui ont un contenu financier, bien sûr. Mais à l'heure actuelle, dans presque toutes les entreprises, afin de gagner du temps et de l'argent, les formulaires sont formés dans des éditeurs de texte ordinaires installés sur n'importe quel ordinateur et imprimés directement sur l'imprimante. Il n'y a pas de difficulté particulière à forger une forme.

Noter: Si la lettre est descellée et imprimée sur un formulaire, mais qu'il existe des doutes quant à son authenticité, vous devez contacter l'organisation d'envoi aux numéros de contact indiqués dans l'en-tête du formulaire et préciser si elle a envoyé un tel document.

Il est logique d'élaborer un acte réglementaire local qui réglementera la procédure d'utilisation des sceaux dans l'entreprise et précisera clairement quelles lettres doivent être certifiées avec un sceau. Ce document définira une liste de papiers commerciaux qui doivent être certifiés sans faute, ainsi qu'établira des règles dans quels cas et sur quels documents un cachet ou un sceau équivalent sera apposé, et sur lequel - un simple.

Que ce soit pour tamponner une lettre de motivation

La lettre de motivation en elle-même n'a aucune charge d'information. Ce type de correspondance commerciale est rédigé sous la forme d'une partie introductive, en règle générale, composée d'une phrase de timbre standard: "En même temps, nous vous envoyons; ..." et d'une liste numérotée avec une description de chaque document inclus dans le colis d'expédition.

Besoin direct de tamponner lettre de motivation non, même si le paquet de documents comprend des papiers commerciaux qui ont la nature d'obligations financières et de garantie, les mêmes contrats, par exemple.

Noter: il est strictement interdit de tamponner sur du papier à en-tête vierge ou des draps propres papier est une voie directe vers les abus et la fraude.

Imprimer des lettres de remerciement

En règle générale, pour la conception des lettres de remerciement, en particulier si elles sont destinées à une présentation solennelle à l'un des employés, des cartes postales couleur typographiques prêtes à l'emploi sont utilisées, plutôt que des formulaires standard de l'entreprise. Dans ce cas, il est logique de mettre un sceau sur la signature du responsable sous la lettre de remerciement.

Si une telle lettre est envoyée à l'adresse du client, du client ou des partenaires commerciaux, pour son exécution, en règle générale, un formulaire standard de l'organisation est utilisé. Si c'est le cas, il n'est pas nécessaire de parier sur un tel lettre de remerciement cachet ou cachet équivalent.

Il n'y a pas de législation règle générale, selon laquelle tous les documents doivent impérativement être scellés. Imprimer comme un must personnel document n'est strictement nécessaire que dans des cas spécialement établis, par exemple dans un cahier de travail.

De plus, l'exigence réglementaire directe d'avoir un sceau ne s'applique pas à toutes les organisations. Par exemple, les sceaux ne sont pas mentionnés en ce qui concerne les sociétés à responsabilité et les partenariats supplémentaires.

Notez que la loi fédérale du 8 août 2001 n ° 129-FZ «sur l'enregistrement par l'État des personnes morales et des entrepreneurs individuels» n'oblige pas non plus une organisation ou un entrepreneur individuel à avoir un sceau. Lors de l'enregistrement des personnes morales, conformément à ladite loi, il n'est pas nécessaire de soumettre aux autorités d'enregistrement ni un croquis du sceau de l'organisation ni d'autres informations à ce sujet.

Dans le même temps, les lois fédérales relatives à d'autres formes d'entités juridiques exigent un sceau. Cette exigence est définie dans :

article 2, paragraphe 5 loi fédérale du 8 février 1998 n° 14-FZ "Sur les sociétés à responsabilité limitée" ;

paragraphe 7 de l'article 2 de la loi fédérale du 26 décembre 1995 n° 208-FZ "Sur sociétés par actions»;

paragraphe 3 de l'article 2 de la loi fédérale du 14 novembre 2002 n° 161-FZ "sur les entreprises unitaires d'État et municipales" ;

Ces lois ont établi que le sceau d'une personne morale doit être rond, contenir le nom complet de l'entreprise et une indication de l'emplacement de l'entreprise.

Ainsi, la nécessité d'avoir un sceau n'est directement établie que pour certaines formes organisationnelles et juridiques d'entités juridiques. Cependant, l'exigence de la présence de scellés peut être justifiée non seulement par l'indication directe de l'acte juridique pertinent, mais aussi indirectement, par le sens de la législation. C'est l'interprétation donnée par la Cour suprême de la Fédération de Russie, résolvant un cas spécifique: "... dans la pratique du chiffre d'affaires, la présence d'un sceau dans toute personne morale et entrepreneur privé est reconnue comme obligatoire et évidente . Sans un tel sceau, un compte courant auprès d'une banque ou d'un autre établissement de crédit ne peut être ouvert, les transactions conclues et d'autres documents ne peuvent être dûment certifiés. Dans ces conditions, conformément à l'article 6 du Code civil de la Fédération de Russie, l'application du droit civil par analogie est autorisée.

Ainsi, les personnes morales et les entrepreneurs individuels sont tenus d'avoir un sceau, sinon ils ne pourront pas rédiger correctement documents obligatoires, personnel compris.

Imprimer les détails

Comme déjà mentionné, les lois individuelles établissent les détails suivants comme obligatoires sceau rond : nom complet et lieu de l'entreprise . Le sceau peut également contenir le nom commercial de la société dans n'importe quelle langue des peuples de la Fédération de Russie et (ou) une langue étrangère. Parfois, une marque ou un autre moyen d'individualisation est placé sur le sceau (généralement au centre). En leur absence, le nom abrégé de la personne morale est placé au centre.

Auparavant, la production du sceau était strictement contrôlée par des agences gouvernementales. Cela a été établi dans l'arrêté antérieur du ministère de l'Intérieur de l'URSS du 13 février 1978 n ° 34 "portant approbation des instructions sur la procédure d'ouverture des entreprises de gravure de timbres (ateliers), de fabrication de sceaux et de timbres". Ainsi, il n'était possible de commander le sceau d'une organisation dans un atelier de timbres et de gravure qu'avec un permis spécial délivré par les organes des affaires intérieures. Pour obtenir une telle autorisation, il était nécessaire de présenter une demande avec un extrait de la charte et un croquis du sceau lui-même. D'après l'instruction, il ressort que le sceau doit contenir le nom de l'organisation (non abrégé). Des exigences distinctes ont été imposées aux sceaux des succursales. Et même la fabrication de soi-disant joints "simples" (imprimer département général ou service du personnel, cachets triangulaires, cachets d'angle, cachets pour certificats) était impossible sans l'autorisation des organes de l'intérieur.

Cette instruction a cessé d'être valable sur le territoire de la Fédération de Russie en raison de la publication de l'ordonnance n ° 48 du ministère de l'Intérieur de la Fédération de Russie du 14 février 1994. Cependant, la législation régionale a conservé la procédure permissive de fabrication de scellés pour bien longtemps après. Par exemple, à Moscou, afin d'obtenir l'autorisation de faire un sceau, ils ont demandé au département des affaires intérieures du district ou de la ville (clause 4.14 du Règlement sur la procédure d'enregistrement des entreprises à Moscou, approuvé par décret du gouvernement de Moscou en date du 17 septembre 1991 n° 97). Cet ordre a existé à Moscou jusqu'en 1997.

À un moment donné, la législation de Moscou a établi des exigences supplémentaires pour les détails obligatoires des scellés. Ces exigences ont été établies dans les règles provisoires pour la production et les motifs de destruction des sceaux et des timbres sur le territoire de Moscou (approuvées par l'arrêté du maire du 25 août 1998 n ° 843-RM), qui sont devenues invalides le 8 février. 2005.

En particulier, il était obligatoire d'indiquer les détails suivants :

le nom complet de l'organisation en russe, indiquant la forme organisationnelle et juridique;

emplacement;

numéro d'enregistrement principal de l'État ;

numéro de la ville Registre des sceaux.

Pour les sceaux «simples», en plus des détails énumérés, une inscription supplémentaire a été fournie, par exemple, «secrétariat», «bureau», «gestion des dossiers», «service du personnel», «pour les comptes», «pour les certificats», « pour information », etc. .d.

Il était possible, à la discrétion de l'organisation, d'indiquer un numéro fiscal d'identification (TIN) et un code pour Classificateur panrusse entreprises et organisations (OKPO).

Pour obtenir l'autorisation de faire un sceau ou un cachet, il était nécessaire d'obtenir l'autorisation de la Chambre d'enregistrement de Moscou. Pour ce faire, l'organisation devait soumettre un croquis du sceau (cachet) et d'autres Documents requis.

Actuellement, l'enregistrement des personnes morales et des entrepreneurs individuels relève de la compétence du gouvernement fédéral, qui n'établit aucune exigences supplémentaires aux détails de l'impression et de leur production, à l'exception de l'indication du nom complet et de l'indication du lieu. Cependant, les personnes morales suivent des pratiques commerciales qui se sont développées dans la pratique et ne sont pas limitées dans leurs sceaux aux seuls détails obligatoires. Au contraire, il est d'usage de préciser le plus de détails possible.

Si une organisation décide d'avoir un sceau "simple", par exemple, pour le service du personnel, ce sceau doit contenir tous les détails qui sont disponibles sur le sceau "principal" de l'organisation. Cependant, au centre, à la place du logo, l'inscription "FOR THE HR DEPARTMENT" est placée. Si l'organisation n'a pas de service RH (par exemple, il n'y a qu'un inspecteur RH ou un responsable RH), alors commander une impression pour le service RH est totalement inapproprié. Ensuite, la condition supplémentaire au centre du sceau ressemble à ceci : "POUR LES DOCUMENTS DU PERSONNEL". Cependant, les règles et instructions indiquent spécifiquement le sceau du service du personnel (c'est-à-dire le sceau de l'unité structurelle correspondante), et non un autre sceau «simple» (cependant, les inspecteurs y prêtent très rarement attention).

Si, dans une organisation, le service du personnel s'appelle le «département RH» et que ses fonctions incluent le travail avec des cahiers de travail, il est conseillé de mettre un tel attribut supplémentaire dans le centre d'impression: «DÉPARTEMENT RH». La procédure d'utilisation de ce sceau doit être fixée dans le règlement de cette unité structurelle ou autre local acte normatif organisations.

Cachet sur un contrat de travail

Le Code du travail de la Fédération de Russie (article 67) exige nécessairement un contrat de travail écrit en deux exemplaires (un pour l'employé, l'autre pour l'employeur). Les exigences relatives au contenu d'un contrat de travail sont définies à l'article 57 du Code du travail de la Fédération de Russie (ci-après dénommé le Code du travail de la Fédération de Russie), cependant, le législateur ne prévoit pas la présence obligatoire d'un sceau d'une personne morale ou d'un entrepreneur individuel. Cependant, la signature non scellée d'un représentant de l'employeur peut soulever des questions quant à sa validité, surtout si le représentant de l'employeur signant contrat de travail, n'est pas à la tête d'une personne morale (administrateur, PDG, président), mais une autre personne autorisée (par exemple, administrateur général, directeur du personnel, etc.). Il est fort possible qu'au cours des «guerres d'entreprise», le dirigeant, privé de ses pouvoirs par les fondateurs, refuse de quitter son poste et continue de «gérer» l'organisation, y compris en embauchant des employés et en signant avec eux des contrats de travail. Un tel "dirigeant" n'a plus accès aux sceaux de l'organisation, sa signature reste donc non certifiée. Cela signifie que l'absence de sceau d'une personne morale (entrepreneur individuel) sur un contrat de travail doit alerter le salarié. Habituellement, les auditeurs font également une remarque si le contrat de travail n'est pas scellé par l'employeur. En fait, nous parlons de la coutume légale qui s'est développée dans l'industrie droit du travail et prescrivant de sceller les contrats (de travail, à plein responsabilité) et accords supplémentaires(demandes) à eux.

C'est également une erreur de certifier la signature de l'employeur (son représentant) non pas avec le sceau de l'organisation, mais avec tout sceau dit "simple" (par exemple, le sceau "pour le service du personnel").

Impression sur commandes

Les commandes ne sont pas tamponnées. Cela est dû au fait que la commande est un document administratif interne qui inclut un employé nouvellement embauché dans les relations organisationnelles de l'entreprise. Ainsi, les travailleurs du personnel commencent à diriger cet employé feuille de temps, faire une inscription d'admission dans le cahier de travail, etc. sur la base d'un ordre d'acceptation. Le formulaire unifié de l'ordre d'embauche d'un salarié ne prévoit pas cette condition (il n'y a pas d'abréviation "MP"). En principe, il est permis de passer des commandes de personnel sous n'importe quelle forme, mais dans ce cas, l'impression n'est pas nécessaire.

Cependant, il ne faut pas oublier que l'employé a le droit d'exiger une copie de l'ordre d'embauche (partie 2 de l'article 68 du Code du travail de la Fédération de Russie). Les copies des commandes d'emploi, ainsi que d'autres copies des documents du personnel émanant de l'organisation, nécessitent une certification appropriée, ce qui est impossible sans apposer un sceau.

Comment certifier des copies des documents du personnel

L'article 62 du Code du travail de la Fédération de Russie oblige l'employeur à délivrer à l'employé des copies des documents liés au travail, et ces copies doivent être certifiées «correctement». Voyons comment il est exactement nécessaire de certifier les copies et quels actes juridiques doivent être guidés.

Selon le décret du Présidium de la Cour suprême de l'URSS du 4 août 1983 n ° 9779-X «sur la procédure de délivrance et de certification des copies de documents concernant les droits des citoyens par les entreprises, les institutions et les organisations» (ci-après dénommé conformément au décret), l'exactitude de la copie du document doit être certifiée par la signature du responsable ou d'un fonctionnaire autorisé et un sceau (sauf lorsqu'un certain document nécessite une notarisation).

GOST R 6.30-2003 définit exactement à quoi devrait ressembler l'inscription de certification (voir exemple 1):

en dessous de la « signature » ​​requise, l'inscription « Correct » est apposée ;

sa signature personnelle est apposée ;

le décodage de la signature est fait (initiales, nom de famille) ;

la date de certification est indiquée ;

le timbre est apposé.

En pratique également, vous pouvez trouver l'inscription de certification suivante (voir exemple 2). Cette méthode d'assurance est tout à fait acceptable.

Le plus souvent, les employés demandent une copie du livret de travail (par exemple, pour délivrer un passeport, etc.). Parfois, ils demandent une copie de l'ordre de travail à temps partiel afin que l'employeur « principal » puisse faire une inscription appropriée dans leur livret de travail.

Puisque nous parlons de documents personnels qui sont stockés dans le service du personnel, leurs copies sont certifiées conformes par l'inspecteur du service du personnel. Il est souhaitable que dans l'acte réglementaire local de l'organisation (par exemple, dans le règlement sur le service du personnel de l'entreprise ou dans les instructions pour travail de bureau du personnel), la procédure d'une telle certification a été déterminée, ainsi que les copies qu'il était permis de certifier avec le sceau du service du personnel. Ceci est tout à fait conforme aux recommandations de GOST R 6.30-2003, qui autorise la certification des copies avec un sceau, déterminée à la discrétion de l'organisation (clause 3.26).

Bien sûr, GOST R 6.30-2003 n'est pas contraignant, en fait il contient des recommandations. Cependant, le décret ne se concentre pas sur le type de sceau, déterminant seulement que "l'exactitude d'une copie d'un document est attestée par ... un sceau" (sans préciser "le sceau d'une organisation"). En d'autres termes, l'acte juridique est indifférent au type de scellé apposé lors de la certification. Par conséquent, les recommandations du Gosstandart de la Fédération de Russie ne contredisent pas les règles de droit dans cette partie.

Le décret exige également que la date de sa délivrance soit indiquée sur la copie et qu'une mention soit faite que le document original se trouve dans l'entreprise, l'institution, l'organisme en question. En pratique, cette exigence n'est presque pas respectée, pour laquelle il existe de nombreuses explications. Par exemple, le service du personnel délivre une copie du cahier de travail. Il est clair que son original, en pleine conformité avec les règles de tenue et de conservation d'un cahier de travail, approuvées par le décret gouvernemental n ° 225, est conservé dans le coffre-fort du service du personnel. Cependant, cet original n'y sera pas conservé éternellement, tôt ou tard le livret de travail sera remis au salarié en cas de licenciement (contrairement, par exemple, à un ordre de travail, qui est conservé pendant au moins 75 ans). L'indication de la date d'émission n'a pas non plus valeur légale pour authentifier une copie d'un document. Il s'agit plutôt de la relation interne entre l'employé et l'employeur, car l'employeur est tenu au plus tard dans les trois jours ouvrables à compter de la date de la demande de l'employé de lui remettre des copies des documents liés au travail (article 62 de la Code du travail de la Fédération de Russie). De plus, il n'est pas du tout nécessaire d'apposer une telle marque sur le document lui-même si l'entreprise tient un registre de la délivrance de certificats et de copies de documents.

Impression dans le cahier de travail

En ce qui concerne les cahiers de travail, cette exigence est inscrite dans les règles de conservation et de stockage des cahiers de travail, de fabrication des formulaires de cahier de travail et de leur fourniture aux employeurs, approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n ° 225 (ci-après (ci-après dénommées les règles) et les instructions pour remplir les cahiers de travail, approuvées par le décret du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 10 octobre 2003 n ° 69 (ci-après dénommées l'instruction).

Ainsi, un sceau est requis sur la page de titre et est apposé lors de l'enregistrement d'un cahier de travail (clause 2.2 des Instructions). Pour cela, un champ correspondant est prévu dans le coin inférieur droit, marqué de l'abréviation "M.P." Dans ce cas, vous pouvez utiliser à la fois le sceau de l'organisation et le sceau du service du personnel.

Le sceau est également apposé à l'intérieur de la couverture lorsque des modifications sont apportées aux informations contenues sur la page de titre (point 2.3 des Instructions).

Par exemple, le cas le plus courant est celui où une travailleuse se marie et change son nom de jeune fille pour le nom de son mari. Le responsable du personnel est confronté à la tâche de refléter ces changements dans le livret de travail de l'employé. Pour ce faire, il barre l'ancien nom de famille d'une fine ligne, ce qui vous permet de lire le barré, et entre soigneusement le nouveau nom de famille au-dessus. L'instruction prescrit d'apporter ces modifications uniquement sur la base des documents pertinents (dans ce cas, un certificat de mariage) et de faire un lien vers eux sur la couverture intérieure du cahier de travail. Une telle référence doit nécessairement être certifiée par la signature de l'employeur ou d'une personne spécialement autorisée par lui et le sceau de l'organisation (ou le sceau du service du personnel).

Une attention particulière devrait être accordée à la certification des dossiers lors du licenciement d'un employé (paragraphe 35 des règles). Ainsi, lorsqu'un employé est licencié, toutes les inscriptions faites dans son livre de travail pendant son travail dans cette organisation sont certifiées par la signature de l'employeur ou de la personne responsable de la tenue des livres de travail, le sceau de l'organisation (service du personnel) et la signature du salarié lui-même.

Notez que des exigences similaires figuraient dans les instructions sur la procédure de tenue des cahiers de travail dans les entreprises, institutions et organisations (approuvées par le décret du Comité du travail de l'État de l'URSS du 20 juin 1974 n ° 162).

Lors de la certification des dossiers lors du licenciement, l'erreur la plus courante est que l'agent du personnel appose par erreur le sceau d'une autre organisation. Cela se produit généralement dans les structures de type holding. Ensuite, une situation se présente lorsque l'assurance a été faite par une organisation qui n'est pas liée à l'organisation qui a ouvert ce bloc avec son nom (complet et abrégé).

Comment réparer une telle erreur? Malheureusement, ni le Règlement ni les Instructions ne donnent de réponse à cela. De nombreux experts suggèrent qu'après un bloc de dossiers mal fermé, ouvrez un nouveau bloc de la même organisation sous la forme d'un nom complet et abrégé, faites une entrée corrective pour invalider le dossier de licenciement, certifiez-le avec des signatures et apposez le sceau correct. Une telle décision n'est pas sans faille, car il n'y a aucun motif d'invalider le dossier de licenciement. Dans cette notice, tous les détails (numéro de série de la notice, date, libellé, détail de la commande) correspondent à la réalité. De plus, le dossier de certification est de nature totalement indépendante et s'applique non seulement au dossier de licenciement, mais à l'ensemble du bloc de dossiers (voir l'article 35 des Règles : « lorsqu'un employé est licencié... toutes les entrées ... certifier ... "). Il semble complètement inutile d'invalider tous les dossiers avec un employeur donné.

Le dossier de certification dans ce cas est erroné en raison du "sceau" requis incorrect. Il est donc nécessaire de le corriger. Beaucoup se contentent d'apposer une empreinte du bon sceau à côté. Mais la présence de deux sceaux comme condition requise dans le document semble incorrecte. Imaginez un contrat de travail scellé par l'employeur avec deux sceaux dont l'un n'est pas lié à entité légale agissant en qualité d'employeur. Bien sûr, c'est inacceptable.

Certains agents du personnel proposent de faire une écriture corrective sous le numéro de série suivant avec le contenu suivant :

A côté de cette inscription, ils proposent d'apposer le bon sceau. Cependant, le bloc de dossiers a déjà été clôturé avec un dossier de licenciement et certifié (même s'il n'est pas tout à fait correctement certifié). Par conséquent, il n'y a aucune raison pour que l'ancien employeur fasse des entrées par la suite. Et cela n'a aucun sens d'ouvrir un bloc d'enregistrements pour créer un seul enregistrement de certification, car un tel enregistrement ne peut pas exister indépendamment des enregistrements qui sont certifiés.

Il n'y a donc pas de solution idéale pour sortir de cette situation, toute correction d'un sceau mal apposé contredira en quelque sorte les instructions et les règles. Il semble que vous puissiez choisir l'une de ces méthodes, mais en même temps, vous devez délivrer un certificat à l'employé confirmant la période de travail pour cet employeur, et conseillez de conserver ce certificat pour le présenter à d'autres employeurs et autorités de retraite (si nécessaire).

De même, des explications doivent être apportées si le sceau est apposé par erreur sur la couverture intérieure du cahier de travail ("le sceau de tel ou tel organisme est mal apposé"). Par exemple, lors de la saisie d'un changement de nom de famille, le responsable du personnel a pris le mauvais sceau lors de la certification. Seulement au lieu d'un certificat à l'appui dans ce cas, il convient de délivrer une copie certifiée conforme de la commande, sur la base de laquelle le nom de l'employé a été modifié dans les documents de l'organisation.

Si un cachet erroné est apposé sous l'inscription sur l'ajout d'informations sur l'éducation et / ou la profession, alors dans ce cas, il est possible de délivrer un certificat établi sous n'importe quelle forme, qui certifiera que l'inscription correspondante sur la couverture a été faite par cet employeur en particulier.

Il arrive parfois que le sceau apposé ne corresponde pas partiellement au nom de l'organisation dans le titre. Il peut s'agir de l'erreur d'un agent du personnel qui a négligemment ouvert un bloc de dossiers. Le mauvais nom de l'organisation est également presque impossible à corriger, car il n'a pas de numérotation. Dans ce cas, le résultat sera également la délivrance d'un certificat confirmant la période d'expérience professionnelle correspondante.

Une erreur similaire se produit également si un enregistrement de changement de nom d'organisation est omis. Par exemple, LLC "Romashka" a été renommée LLC Auditing Firm "Romashka", et cela se reflète dans son documents fondateurs. En conséquence, lors du licenciement d'un employé, l'employeur apposera un sceau appartenant au cabinet d'audit LLC Romashka. Mais comme l'enregistrement de changement de nom a simplement été oublié, le nom du bloc d'enregistrement ne correspond pas aux détails d'impression. C'est-à-dire qu'il est formellement considéré que ces entrées ont été faites par deux organisations différentes.

Jusqu'à ce que le bloc d'enregistrements soit fermé, il est assez facile de faire un enregistrement manqué (clause 3.2 de l'Instruction). Mais si les entrées sont déjà fermées, il n'y a aucune raison de faire une entrée manquée. Bien sûr, vous pouvez ouvrir un nouveau bloc d'enregistrements et créer un enregistrement manquant, mais au moment où une telle erreur est découverte, l'employé peut déjà travailler dans un nouvel endroit. Dans ce cas, un certificat est à nouveau délivré, qui reflète des informations sur l'ancienneté de l'employé et sur le changement de nom de l'organisation survenu pendant la période de son travail. L'employé a le droit de présenter un tel certificat sur un nouveau lieu de travail et l'employeur est tenu de faire une entrée appropriée sur la base de ce certificat (clause 27 des règles). Une telle attestation doit être conservée par le salarié comme pièce justificative.

Très souvent, il existe des cahiers de travail dans lesquels le bloc d'enregistrements d'une organisation est fermé par un enregistrement de licenciement, la signature d'un responsable du personnel et la signature d'un employé, mais il n'y a pas de sceau de l'organisation (sceau du service du personnel ). Il est très facile d'éliminer ce défaut - l'employé ne doit venir que sur son ancien lieu de travail et demander un sceau. L'essentiel est de ne pas retarder cela, car l'organisation peut changer de nom, commander de nouveaux scellés et détruire les anciens. Ensuite, la certification par sceau peut entraîner des difficultés. Mais dans ce cas, la délivrance d'un certificat de confirmation aidera.

Des problèmes peuvent également survenir si l'on tente de corriger l'absence de sceau alors que l'ancienne organisation a déjà été liquidée ou réorganisée. Dans ces cas, pour les certificats à l'appui, vous devez contacter les ayants droit de l'organisation ou les archives où les documents sur le personnel ont été déposés. Cependant, la sécurité des documents sur le personnel n'est pas toujours assurée correctement, il est donc probable que vous ne receviez pas de certificat d'archivage. Et puis le bloc d'enregistrements correspondant restera à jamais sans sceau et sera considéré comme incorrectement certifié. En principe, un employeur ultérieur peut ouvrir son propre bloc après un tel bloc d'entrées. Cependant, la comptabilisation de l'ancienneté sur la base d'antécédents insuffisamment certifiés sera problématique.

Encore plus une situation difficile se produit lorsque non seulement un sceau de certification manque dans le livre de travail, mais même un enregistrement de licenciement. Ensuite, l'employeur qui embauche l'employé ne pourra pas tenir un tel livre, car formellement l'employé est considéré comme travaillant dans une autre organisation, bien qu'en réalité cette organisation puisse déjà être liquidée. Mais si l'employé présente un certificat d'archives, à partir duquel il sera clair que le licenciement a néanmoins été effectué, le «nouvel» employeur a le droit de commencer son propre bloc d'enregistrements et de refléter les informations sur le licenciement de l'employé de l'endroit précédent de travail dans sa composition.

Emplacement d'impression sur le document

L'apposition d'un sceau sur un document personnel est également d'une importance non négligeable. L'erreur la plus courante : le sceau recouvre la signature entièrement personnelle d'un fonctionnaire, ce qui rend impossible sa comparaison avec des signatures sur d'autres documents ou sur des échantillons de signature (c'est-à-dire son identification comme authentique). Parfois, une telle apposition du sceau est intentionnelle, car une personne non autorisée a signé pour le fonctionnaire. Un tel document a tous les signes d'un faux document et indique la malhonnêteté d'une telle organisation.
Il est généralement admis que le sceau capture une partie du titre du poste, laissant la signature personnelle du fonctionnaire et sa transcription ouvertes à la lecture. De telles règles ont toujours existé en URSS et, à l'heure actuelle, ces exigences sont inscrites dans des actes ministériels qui prescrivent une certaine procédure pour le travail de bureau aux organes de l'État compétents.

Un autre défaut que l'on trouve souvent sur les documents est une impression trop épaisse ou trop pâle sur le document, ainsi qu'une impression avec une image partiellement manquante (se produit généralement avec une faible pression). Nous recommandons que l'impression soit claire et lisible.

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Ainsi, le sceau de l'organisation sur les documents du personnel est nécessaire dans les cas où le document formalise des droits et obligations mutuels de l'employeur et de l'employé, ainsi que dans les cas où le document ou sa copie certifie des faits ou des droits de l'employé (y compris l'ancien employé). ). Les documents internes de l'employeur ne sont pas soumis à la certification du sceau. Et puisque le sceau témoigne de l'importance du document, il ne faut pas se tromper lors de son apposition. Dans le cas contraire, des situations négatives peuvent survenir tant pour un salarié qui est privé de la possibilité de prouver ses droits en présentant un document, que pour un employeur qui risque d'être tenu responsable administrativement pour avoir enfreint la procédure de gestion des dossiers du personnel.

2 Dans certains cas, la loi ne mentionne pas l'indication du lieu comme condition obligatoire du sceau (clause 4, article 3 de la loi fédérale du 12 janvier 1996 n° 7-FZ « sur les organisations non commerciales ») .

3 Ordonnance de la Chambre d'enregistrement de Moscou du 20 janvier 1999 n ° 17 «Sur la procédure d'approbation des croquis de sceaux et de timbres» (en fait, le document est devenu invalide). Voir également la loi de la ville de Moscou n° 44 du 30 juin 2004 « sur la comptabilisation des timbres » (perdue en raison de l'adoption de la loi de la ville de Moscou du 22 juin 2005 n° 28).

4 Notez que dans le cahier de travail du modèle de 1974, pour de tels changements dans le champ « nom de famille », trois colonnes étaient prévues. Par conséquent, dans de tels livres, le nouveau nom de famille ne tient pas en haut, mais en bas, dans une colonne libre.

5 La signature du salarié peut manquer s'il s'est absenté du travail au moment de remplir le livret de travail le jour du licenciement (par exemple, pour cause de maladie, etc.) ou s'il refuse lui-même de signer (généralement en cas de « conflit » congédiement, « en vertu de l'article »).

6 Voir : « Système étatique d'appui documentaire de gestion. Dispositions de base. Exigences générales aux documents et aux services de support de documentation » (approuvé par la décision du conseil des archives principales de l'URSS du 27 avril 1988, arrêté des archives principales de l'URSS du 23 mai 1988 n° 33).

7 Voir : Instruction typique sur la paperasse et le travail d'archives dans autorités douanières(bureaux régionaux des douanes, douanes, postes douaniers), agréés. Ordonnance du Service fédéral des douanes de Russie du 18 octobre 2004 n° 160; Instructions sur le travail de bureau dans les organes et institutions du bureau du procureur de la Fédération de Russie, approuvées. par ordonnance du procureur général de la Fédération de Russie du 28 décembre 1998 n° 93.