Kickback-uri în achizițiile indirecte. Adevărul așa cum este. Cum să minimizezi riscurile? Un furnizor bun este cheia succesului oricărei întreprinderi Ce trebuie să faceți dacă cumpărătorul se află în derulare

Poate, Acest articol pana la urma nu mai este pentru profesionisti in domeniul Achizitii, ci in general despre Achizitii si despre probleme care intereseaza toata lumea, dar nu se obisnuieste sa se vorbeasca deschis despre ele.

Am adus în discuție de mai multe ori recent subiectul scăpaturilor în discuții cu directori de corporații sau de securitate națională. Desigur, în primul rând este poziția: „Nu avem asta și, dacă aflăm, te vom concedia”. Și a doua poziție: „Scopul serviciului de securitate este de a detecta și investiga astfel de cazuri”. Dar, prieteni, întrebarea principală și primară - nu vi se pare ciudat că toată lumea vorbește despre faptul unui „rollback” ca despre lucrul cu un fapt deja realizat? De ce ne angajăm în detecție sau investigație atunci când ar trebui PREVENIRE?Și apropo, cred că în loc să scrieți „Abilitatea de a negocia” în cerințele de bază pentru angajații departamentelor de achiziții, ar fi mai bine să indicați „Capacitatea de a construi și urma un proces transparent și ușor de înțeles pentru achiziția de bunuri sau servicii. .”

De cele mai multe ori, o retragere se referă la o anumită formă de stimulent pentru un angajat al companiei clientului de către furnizor în scopul de a încheia un contract profitabil, de a continua cooperarea sau de a primi conditii mai bune. Furnizorii formează astfel de taxe de fidelitate prin prețuri umflate și foarte rar dintr-o parte din profiturile lor. Desigur, conceptul de „recul” nu include mici cadouri drăguțe și jetoane pentru sărbători sau ocazii speciale. Există un număr mare de metode care pot fi implementate împreună cu Achizițiile sau sub controlul acestora, pentru a preveni sau a minimiza drastic nu numai retragerile în sine, ci chiar și gândurile preliminare ale angajaților că, în general, este posibilă implementarea unei astfel de scheme fără lăsând o urmă. Amintiți-vă, ca și în cazul SOX: scopul nu este să pedepsiți și să lucrați cu un fapt împlinit. Scopul este de a face imposibil să faci asta astăzi sau mâine. Să recunoaștem: achizițiile și kickbackurile în Rusia sunt ca două aripi. Aud fraze de mai multe ori pe lună care, din moment ce sunt conectat la cumpărături, înseamnă că trăiesc din comisioane. Desigur, este imposibil să schimbi însăși atitudinea față de Achiziții într-o perioadă scurtă de timp.

Vreau să vorbesc despre câteva metode eficiente, implementarea și controlul asupra cărora va permite companiei dumneavoastră să mențină nivelul de risc asociat cu posibila fraudă a angajaților și furnizorilor la un nivel scăzut.

Proceduri! Oricât de ciudat sună, trebuie să începi cu ele. Tocmai procesele de interacțiune clar descrise între diferitele departamente în procesul de achiziție de bunuri sau servicii vă vor permite să aveți o atitudine standardizată de-a lungul întregului lanț de Achiziții. Verificați cât de clară este acum compania dumneavoastră în procedurile de desfășurare a licitațiilor, procedura de plată a furnizorilor, procedura de închidere și prelungire a contractelor sau, de exemplu, procedura de plată a facturilor fără contract. Apropo, de experienta personala: cu cât sunt mai multe pagini în procedura de Achiziție, cu atât este mai puțin eficientă. Scopul nu este de a obține o descriere a fiecărui pas - scopul este de a obține standardizarea, transparența și deschiderea proceselor comune de interacțiune. Vă rugăm să rețineți că procedura nu trebuie neapărat să interzică și să controleze totul. Efectuați o evaluare a riscurilor și găsiți un echilibru între „transparența birocratică” pentru contractele mari și un proces mai flexibil și mai rapid pentru achizițiile mai mici.

Sistem de stocare documente/evidențe arhive– „fiecare pas” ar trebui înregistrat. În orice stadiu al muncii, angajații interesați ar trebui să aibă acces la datele arhivate ale tuturor proceselor care au condus la un anumit eveniment în relația cu furnizorul. Pentru o licitație, acesta trebuie să fie un tablou de bord sau scrisori de confirmare stocate de la ofertanți, oferte primite de la furnizori sau scrisori de discuție privind oferta. Pe baza rezultatelor întâlnirilor față în față sau conversațiilor telefonice, ar trebui scrise scurte rezumate. Astfel de informații ar trebui să fie stocate într-o locație separată cu sisteme de monitorizare a integrității și integrității acestora.

4 ochi regula. Deși această metodă nu poate încadra într-un mic paragraf, principiul ar trebui să fie astfel încât în ​​fiecare etapă a interacțiunii cu furnizorul (selectare, negociere a condițiilor, semnare a contractului, plată etc.) să existe controlul a cel puțin două diferite. departamente pentru a minimiza probabilitatea de coluziune. De exemplu, Purchasing nu poate avea proprii furnizori, iar o afacere nu poate selecta un nou furnizor fără aprobarea Achiziției. Sau plata către furnizor trebuie să fie agreată nu numai de angajații clientului, ci și verificată suplimentar de finanțe.

Posta plata– furnizorii cu care se încheie acorduri de plată anticipată ar trebui să intre imediat în zona de risc și control suplimentar, atât din partea Achizițiilor, cât și din partea afacerilor, deoarece crește probabilitatea activităților frauduloase în condițiile bunurilor sau serviciilor nelivrate. Nu sunt sigur că acest articol ar trebui scos deloc în evidență, pentru că. orice profesionist în achiziții trebuie să plătească în avans într-un format de exclusivitate. Termenele standard de plată pentru furnizori sunt în prezent în termen de 15-30 de zile de la data semnării actului. Jucătorii mari de pe piață pot dicta termene și mai lungi. Revenind la subiectul procedurilor: nimic nu vă împiedică să scrieți în procedură că, în general, toți furnizorii trebuie să fie transferați la post-plată, iar orice excepție trebuie convenită chiar de la bun început. nivel inaltși monitorizează constant

Angajații departamentului de achiziții trebuie să plece în vacanță și să promoveze în companie. Oricât de ciudat ar suna, o persoană care nu pleacă în vacanță poate cădea sub suspiciune. Un angajat care este angajat în rutina zilnică și care nu își exprimă dorința de a crește poate fi suspicios. Pentru a reduce acest risc, este necesar să se adopte o regulă conform căreia angajații departamentului de Achiziții trebuie să își ia o vacanță de 2 săptămâni o dată pe an fără posibilitatea acces de la distanță la sistemele interne. De asemenea, cel puțin o dată pe an, discutați cu angajații despre planurile lor creșterea carierei. pentru că Achiziționarea în cele mai multe cazuri funcționează cu multe proiecte diferite și clienți interni, este destul de clar că planul de dezvoltare va acoperi atât creșterea în cadrul departamentului, cât și dezvoltarea matricei în rândul clienților interni.

Audit pentru achiziții fără acord prealabil asupra planului și timpului. Tendința actuală este către standardizarea și pre-planificarea auditurilor. Cu toate acestea, dacă compania dumneavoastră are audituri constante departamentele interne, discutați regula atunci când lucrați cu clienții interni vor avea în vedere și procesele de interacțiune a departamentului cu furnizorii, unde Achizițiile vor face parte din acest proces. În acest caz, departamentul de Achiziții este mereu sub control, atât din plan general, și din punctul de vedere al relației interfuncționale.

Identificarea si verificarea Furnizorilor. Verificarea furnizorilor este necesara, atat inainte de semnarea contractului, cat si in mod selectiv. Prin verificare, nu mă refer la evaluarea capacității de performanță a furnizorului. raporturi contractuale, ci o verificare a stabilității financiare, a stării actuale a raportării, a proprietarilor, a beneficiarilor și a eventualelor restricții. În prezent, pe piață există un număr mare de soluții care vor arăta imaginea completă a viitorului tău partener prin numărul TIN. Este foarte important ca procesul de verificare să includă menținerea integrității informațiilor primite pentru înregistrările de arhivă. Acest control nu trebuie să fie transferat Serviciului de securitate. Este suficient ca testul să fie efectuat și să fie determinat persoana responsabila. Pentru furnizorii cu costuri mari sau furnizorii care furnizează servicii de agentie, puteți adăuga un proces pentru a efectua o revizuire trimestrială selectivă a modificărilor. Pentru contractele în care se preconizează utilizarea subcontractanților, o astfel de verificare ar trebui să se aplice și acestora, cu stocarea obligatorie a datelor cu Clientul. Din proprie experiență, vreau să adaug câteva puncte la care sunt mereu atent: numărul de angajați de la furnizor și banca în care este deschis contul. Cel mai probabil, nu voi fi jenat dacă furnizorul a furnizat detalii cu un cont deschis la o bancă care se află în TOP-100. Dar dacă furnizorul nu este specific regional, iar contul este deschis într-o bancă necunoscută din a doua sau a treia sută, acesta va fi un semn pentru o urmărire suplimentară.

Oferte de preț și negocieri doar prin sisteme electronice. Am atins în mod repetat acest subiect în notele anterioare, concentrându-mă pe faptul că introducerea sisteme electronice negocieri (licitații sau platforme de tranzacționare) este un pas important nu numai pentru obținere cel mai bun pret dar şi pentru a preveni coluziunea.

Oferta trebuie să aibă posibilitatea de participare egală. Furnizorii trebuie să prescrie procedura și procedurile exacte înainte de licitație. De foarte multe ori procesul de licitație este descris în detaliu în procedurile interne ale companiilor pentru angajați, dar foarte slab descris în partea care este în afara companiei. Furnizorii trebuie să înțeleagă nu numai intervalul de timp, ci și termenii de bază ai licitației, precum și criteriile de selecție. Furnizorii trebuie să se asigure că toate informațiile care vin la ei sunt echivalente pentru toți ofertanții. În licitațiile mari, furnizorilor care nu au câștigat ar trebui să li se ofere informații generale despre motivele unei astfel de decizii. Rezultatele muncii în această direcție vor fi creșterea încrederii în absența unor posibile manipulări de către clienții interni și departamentele de achiziții în etapa de selecție a furnizorilor.

Orice acord trebuie să aibă o descriere detaliată a naturii achiziției.. O regulă simplă: cu cât descrierea achiziției este mai detaliată, cu atât este mai dificil de ascuns. Acordul cu furnizorul ar trebui să aibă o specificație detaliată și o defalcare a costurilor pentru fiecare parte a proiectului. Aplicarea acestei reguli va face posibilă și compararea serviciilor de bază ale diferiților furnizori. De exemplu, logistică, suport, partea IT etc.

Analiza lunara a costurilor si planul de licitatie. Dacă te uiți la modelul de operare standard al companiei, planurile de vânzări sunt de obicei discutate aproape zilnic în detaliu, iar cheltuielile vin, de obicei, în format „curte mari”. O analiză mai detaliată a cheltuielilor în ceea ce privește numărul de furnizori, numărul de facturi plătite, analiza raportului specific al numărului de furnizori, care reprezintă mai mult de 70% din toate cheltuielile, vă va oferi o înțelegere clară. a ceea ce se întâmplă. Trebuie avut în vedere că la fel ca și în cazul vânzărilor. Aceasta metoda functioneaza eficient in conditii de raportare constanta, deoarece orice zonă de risc potențial este imediat evidentă. În conformitate cu această analiză, este necesar să se convină și să se aprobe un plan de desfășurare a licitațiilor și de revizuire a termenilor de lucru cu furnizorii pentru perioadele viitoare. În rest, am dat deseori de o situație în care o companie face anual licitații excelente și de succes pentru rechizite de birou și achiziționarea de hârtie, dar, la figurat vorbind, nu observă un furnizor de servicii de securitate ale cărui costuri diferă de zece ori.

Auzi părere de la furnizor. Anul trecut, am vorbit cu unul dintre coproprietari pe tema prevenirii unor eventuale retrageri. companie mare in Rusia. Pe lângă implementarea unora dintre metodele descrise în această notă, am sugerat ca toate documentele (acte, facturi, contracte) care sunt transferate furnizorilor să fie ștampilate suplimentar cu inscripția: „Stimate partener, dacă cunoașteți vreun caz de fraudă sau exces de autoritate, care poate afecta interacțiunea companiilor noastre, vă rugăm să raportați. În mod anonim…”. Includeți, de asemenea, un număr special de telefon sau o adresă de e-mail. Dacă sunteți sigur că toți furnizorii dvs. sunt jucători importanți de pe piață, atunci, cel mai probabil, frauda nu poate fi omniprezentă în interior companie mare. Un lucru este atunci când vânzătorii discută despre posibile fraude. Și este o cu totul altă chestiune când totul este procesat de angajați care nu sunt de acord cu această abordare. Documentele de închidere trec printr-un număr mare de angajați obișnuiți, iar prezența unui astfel de sistem încurajează să se evite chiar și un indiciu de respingeri. În timp ce scriam această notă, am sunat compania despre care scriu și am întrebat despre rezultate. Au avut mare succes: un an mai târziu, s-a primit un raport, în urma căruia s-a efectuat o anchetă și s-au întreprins acțiuni administrative, atât din partea clientului, cât și a furnizorului. Într-o oarecare măsură, această investigație a contribuit chiar la creșterea nivelului de parteneriat cu furnizorul și la transferul unui volum suplimentar al comenzii. Au fost primite și trei comentarii și solicitări cu privire la ordinea lucrărilor. Nu sunt sigur că este necesar să luăm măsuri atât de drastice în toate cazurile, dar planificați și organizați întâlniri anuale cu furnizori majori la nivelul managementului firmei – acesta este un minim necesar.

În opinia mea, metodele descrise pot preveni efectiv riscul de fraudă în achizițiile companiei. După ce am recitit lista, mi-am dat seama că implementarea lor corectă nu necesită investiții uriașe, care apar de obicei în investigarea unor fapte deja realizate. Dacă Achiziționarea ajută la economisire și optimizare, atunci liderii ar trebui să ajute Achiziționarea să se simtă în siguranță atunci când apare subiectul respinderilor.

P.S. M-am gândit mult timp în ce parte a articolului să inserez o altă metodă de control, dar până la urmă am ajuns la concluzia că aceasta nu mai este nici măcar o metodă, ci o declarație, a cărei încălcare poate fi privită și ca un semnal. Eu vorbesc de publicitate. Cât de activi sunt angajații tăi? conferințe profesionale, forumuri, discursuri? La urma urmei, profesioniștii în Achiziții sunt în fruntea companiei în fiecare zi în relațiile cu terții. În același timp, există un risc mare de tentație de a încălca procedura. Autoritatea și reputația ar trebui să fie pe primul loc pentru toți cei care sunt gata să înșele. Discuta Acest subiect cu angajații mai des.

Vom trăi, vom alege cei mai buni furnizori. 🙂

Orice lider știe că un furnizor bun este o raritate. Nu toată lumea poate face față acestui gen de muncă. Și unii chiar cred că un furnizor trebuie să se nască sau să fie unul la suflet.

Angajat util

În structura oricărei întreprinderi există un serviciu special numit „departamentul de aprovizionare”. Unii o consideră o unitate obișnuită, dar acest lucru nu este în întregime adevărat. Pentru a înțelege esența problemei, trebuie mai întâi să înțelegeți cine sunt furnizorii și de ce sunt angajați? Toată lumea știe că pentru producția de produse pentru orice scop trebuie să fie disponibile trei componente principale:

1) Materii prime și materiale.

2) Echipamente și alte unelte.

3) Forța de muncă.

Fiecare dintre ele este la fel de important. Deci furnizorul este persoana care asigură disponibilitatea primei componente. Mai mult, el este obligat să facă acest lucru cu un beneficiu maxim pentru întreprindere.

Ce se înțelege în acest caz? Acestea sunt principiile pe care un astfel de angajat trebuie să le respecte. De fapt, un furnizor este un angajat care furnizează întreprinderii native materii prime și materiale:

• cât mai curând posibil (dacă este necesar);
• incheierea contractelor la cel mai mic pret;
• în intervalul de timp dat;
• în suma planificată.

Din aceasta rezultă clar că furnizorul este cel a cărui activitate permite oricărei companii să lucreze sistematic, lin și cu costuri minime. Și acest lucru va duce cu siguranță la o creștere a profiturilor.

Ce ar trebui să facă furnizorul?

O întreprindere poate funcționa bine doar atunci când fiecare angajat cunoaște și îndeplinește cu conștiință sarcinile care îi sunt atribuite. Dacă totul este clar cu angajații producției principale, atunci funcțiile celorlalți trebuie să fie clar specificate. Deci, responsabilitățile furnizorului includ:

1) Compilarea anumitor materiale.

2) Încheierea acordurilor relevante în numele sau în numele șefului.

3) Asigurarea livrării la timp a mărfurilor pe teritoriul întreprinderii.

4) Controlul integrității mărfurilor livrate.

5) Asigurarea disponibilității documentației necesare confirmării calității materiilor prime (certificat, pașaport sau alt document).

Toate lucrările se desfășoară în etape:

1. În primul rând, furnizorul trebuie să întocmească un plan de lucru bazat pe nevoile de reglementare ale întreprinderii. Mai mult, fiecare tip specific de material trebuie calculat separat. În același timp, trebuie să decideți asupra calității dorite.
2. Apoi vine momentul găsirii unui partener. Aici intră în joc călătoriile de afaceri și apelurile telefonice. Dintr-un număr mare de furnizori trebuie să-l alegi pe cel ale cărui condiţii sunt de preferat.
3. După aceea, angajatul merge la partener pentru a încheia un acord.
4. Etapa finală este recepția mărfii, asamblarea acestora și livrarea la locul de descărcare. În paralel, furnizorul se ocupă de toate documentele justificative.

Dacă fiecare dintre etapele enumerate este calculată și finalizată corect, atunci o astfel de companie va avea tot ce are nevoie pentru a funcționa. Deci, angajatul ei este cu adevărat la locul lui.

Ce este permis furnizorului?

Pentru a îndeplini bine sarcina atribuită, orice angajat trebuie să aibă mai mult informatie necesara, precum și toată asistența și sprijinul posibil din partea conducerii. De aceea, „Locul de muncă” al furnizorului conține nu numai îndatoriri, ci și drepturile sale, care ar trebui să fie suficiente pentru organizarea normală a muncii. Printre acestea, principalele sunt:

1) Capacitatea de a solicita de la angajații serviciilor relevante informațiile de care are nevoie. De exemplu, furnizorul trebuie să fie la curent cu planurile întreprinderii, care sunt întocmite de economiști. El trebuie să înțeleagă starea financiara companiilor în acest moment pentru a naviga prin prețurile de achiziție.

El trebuie sa stie de la inginerul sef despre disponibilitatea transportului gratuit in cazul ridicarii proprii.

2) Pentru îndeplinirea unei sarcini specifice, furnizorul necesită uneori asistența și asistența directă a conducerii. Pe baza instrucțiunilor, el are dreptul să o ceară. De exemplu, pentru a efectua o plată în avans, furnizorul trebuie să dea o comandă contabilului șef.

3) Dacă în cursul lucrării au fost dezvăluite neajunsuri, atunci el poate face sugestii pentru o eventuală eliminare.

Cu asemenea drepturi bun specialist el își poate face întotdeauna treaba în așa fel încât să nu existe pretenții împotriva lui nici din partea conducerii, nici a angajaților producției principale.

Puncte importante

Orice ofițer de personal știe că instrucțiunea furnizorului, pe lângă drepturi și obligații, conține o listă tipuri diferite responsabilitate. Într-o astfel de muncă, există adesea momente în care o persoană trebuie să ia o decizie independentă, ținând cont doar de decența și principiile sale morale.

De exemplu, un furnizor se oferă să vândă bunuri la un preț umflat și să plătească furnizorului o anumită sumă în numerar ca compensație. În acest caz, un răspuns pozitiv va duce la o depășire financiară pentru întreprindere, iar pentru angajat va exista o creștere solidă neplanificată a salariului. Singura întrebare este dacă angajatul va merge pentru asta. Dacă da, își va încălca îndatoririle, care reflectă clar direcția activității. Secțiunea „Responsabilitate” prevede că furnizorul va trebui să răspundă pentru toate încălcările comise de lege. Aici se manifestă decența și, prin urmare, corespondența cu însăși poziția pe care o ocupă. Este bine dacă această ultimă parte a instrucțiunii nu îl atinge pe tot timpul lucrului.

Pentru mulți directori executivi, combaterea contrapodelor se reduce la căutarea periodică a angajaților care abuzează de poziția lor. Cu toate acestea, efectuarea de acțiuni unice este ineficientă: după ce au așteptat furtuna, cei care iau mită încep să ajungă din urmă. Prin urmare, practicanții recomandă construirea unui sistem în care să fie exclusă însăși posibilitatea de a obține retrageri. Acest articol vorbește despre metode de identificare a contravenienților, precum și despre semne indirecte care vă permit să recunoașteți pe cei care iau kickback-uri.

Experiența practicanților

Există trei modalități principale de a testa angajații suspecți

Maxim Gorbaciov Trainer- Consultant de vânzări, Moscova; candidat la științe psihologice
Dmitri Tkacenko Trainer de vânzări, Moscova

Referinţă

Maxim Gorbaciov- avocat; a lucrat în industriile de distribuție a produselor farmaceutice și aprovizionării cu uleiuri tehnice cu „retroducere intensivă”.
Dmitri Tkacenko a gestionat departamentele de vânzări într-o zonă de vânzări atât de „retrogradată” precum furnizarea de îmbrăcăminte de lucru întreprinderile industriale. Co-organizați traininguri pe vânzări activeși lupta împotriva scăpaturilor, derulează proiecte de consultanță pentru crearea și dezvoltarea departamentelor de vânzări. Printre clienți se numără Baltika, Gazprom, Donskoy Tabak, Rostelecom, R-Style, Siemens Rusia, întreprinderi ale holdingului New Commonwealth, editura Olma-Press. Autorii bestsellerului „Kickback: Special Technique of Client Attraction” (M.: Vershina, 2008).

Desigur, va trebui să alocați fonduri suplimentare pentru a combate retragerile. Și este foarte posibil ca costurile suportate de întreprindere să depășească eventualele prejudicii cauzate de kickback-uri. Prin urmare, înainte de a începe lupta împotriva mita, calculați costurile campaniei planificate. Pentru a aproxima pierderea din achiziții suprapreț, comparați volumul total de achiziții pentru o anumită perioadă cu cât, conform verificărilor la fața locului, au fost depășite prețurile medii de piață. Pe baza acestei evaluări, precum și a obiectivelor dvs., a situației pieței și a specificului procedurilor de achiziție din compania dvs., stabiliți bugetul pentru măsurile de combatere a kickbackurilor.

În mod obișnuit, retragerile în întreprinderi sunt identificate în unul dintre următoarele moduri.

1. Verificarea conformitatii nivelului de trai al salariatului cu salariul acestuia. Dacă, de exemplu, un angajat primește 1.000 de unități convenționale pe lună, dar în același timp schimbă mașinile din import la fiecare șase luni, merită să ne gândim de unde scoate banii. De exemplu, într-una societate comercială cumpărătorul a făcut o due diligence după ce s-a spălat pe mâini înainte de prânz, stând lângă șeful de securitate. Ambii au descoperit că aveau același ceas. Totodată, șeful de securitate a primit un ceas de la companie cadou pentru aniversare (și a costat 1.900 de dolari), iar cumpărătorului i s-a oferit un ceas de către soția sa studentă de ziua sa. Drept urmare, managerul a fost verificat timp de două luni întregi. Furnizorii l-au informat în mod regulat că unii oameni îl sună, pun întrebări și încearcă să cumpere bunuri în numerar în numele lui. Desigur, astfel de verificări încetinesc procesul de achiziție, dar managerilor le este frică să comită încălcări. După un timp, toată lumea se obișnuiește cu faptul că gestionarea resurselor financiare mari este asociată controale periodice de către serviciul de securitate.

În cazul în care societatea nu dispune de un serviciu de securitate, funcțiile acestuia trebuie preluate de directorul general. Ar trebui să urmăriți nu numai creșterea bunăstării angajaților (cumpărarea unei mașini noi, cumpărarea de haine și accesorii scumpe), ci și nuanțele comportamentului lor.

2. Testează achizițiile. Astfel de verificări ale angajaților amintesc oarecum de tehnologia „cumpărătorului misterios”. Să luăm un exemplu. Serviciul de securitate al unei companii a venit cu o legendă despre furnizor pentru a-și verifica furnizorii. Liste de prețuri compilate pentru produse, publicat un site simplu pe Internet. Apoi, controlorul, sub pretextul unui angajat al firmei furnizor, a apelat la departamentul de achiziții și a oferit o retragere. Unul dintre manageri, după mai multe discuții, a fost de acord. A fost concediat cu un mare scandal. După aceea, personalul de achiziții a fost informat că conducerea intenționează să utilizeze această metodă în viitor. Evenimentele care au urmat sunt semnificative. În două luni, mai mult de jumătate dintre furnizori și-au părăsit locul de muncă propria voinţă, iar angajații care au venit în locul lor au crescut markup-ul mediu cu 7% doar prin reducerea prețurilor de achiziție.

Dar această metodă este aplicabilă numai unui mită prezumțios, care și-a pierdut orice precauție și cere o retragere de la orice furnizor. Între timp, există cumpărători care acceptă kickback-uri numai de la parteneri de încredere. Este dificil să prinzi astfel de infractori folosind achiziții de testare, deoarece ei cooperează cu noi furnizori fără scăderi și, doar atunci când lucrează împreună, încep să vorbească despre mită.

3. Testarea detectorului de minciuni. Acesta este cel mai bun mod de a verifica angajații pe termen lung. Dacă această metodă abia începe să fie utilizată în întreprindere, vă recomandăm să testați toți managerii de achiziții la fiecare trei până la patru luni. De exemplu, atunci când aplică pentru un loc de muncă la Kalina Concern, candidații pentru postul de furnizor sunt avertizați că vor trece periodic la un test poligraf. Întrebările sunt standard: ați oferit beneficii oricărui furnizor, ați primit remunerație. Fiabilitatea acestor verificări este foarte mare.

În cele mai multe cazuri, un angajat care s-a dovedit că dă înapoi este concediat. Dacă să anunțe sau nu subordonații motivul concedierii colegului lor depinde de tine. Noi, însă, credem că este mai util să sesizezi: astfel le vei demonstra angajaților cât de riscant este să-ți faci astfel de creșteri de salariu. În plus, pentru a preveni derularea înapoi, puteți:

• transfera furnizorilor doar funcția de colectare a informațiilor despre propunerile furnizorilor și ia decizia finală în mod independent (sau introduce o procedură colegială pentru luarea unor astfel de decizii);
• utilizați datele din monitorizarea prețurilor efectuată de departamentul de marketing pentru a controla informațiile care provin de la cumpărători;
• pentru a recompensa furnizorii pentru economiile la cumpărături sau profitabilitatea primită de la grup de mărfuri luând în considerare prețurile de intrare și marjele;
• negociați personal cu furnizorii cheie ai companiei dvs.;
• oficializarea procedurilor de achiziție și atragerea furnizorilor prin licitații.

CEO vorbește

Kirill Kuznetsov Director General al Tenders.ru, Moscova

Referinţă

„Tenders.ru”
Domeniu de activitate: organizarea și auditul activităților de achiziții ale companiilor, autorităților de stat și municipale.
Forma de organizare: OOO.
Locație: Moscova.
Numărul de personal: 15.
Clienti principali: Securitatea nedepartamentală a Ministerului de Finanțe al Rusiei, Instituția Federală de Stat „Combine „Semnal” a Agenției Federale pentru Rezerve de Stat, corporația de stat „Rosatom”, companiile „Alcor Bio”, „Eldorado”.
Experienţă Director general in pozitia: din 2006.
Participarea CEO-ului în afaceri: coproprietar (cota - 50%).

Plățile simbolice pentru „servicii” mici se transformă adesea în mită mari de-a lungul timpului (vom numi un pică și nu vorbim despre un fel de „recompense” sau „recompense pentru clienți”). Compania în care lucrează mituitorul devine serios vulnerabilă. Se acumulează dovezi compromițătoare care pot obliga acest angajat să comită cele mai grave încălcări. Daunele directe sunt, de asemenea, evidente: compania nu primește cele mai bune produse la prețuri umflate. Prin urmare, managerii care sunt obișnuiți să fie indulgenți cu cei care iau mită își pun afacerea în serios pericol.

Sunt sceptic cu privire la utilizarea detectorilor de minciuni și la provocarea de mită; Compania noastra nu foloseste aceste metode. Dupa parerea mea mai mult metoda eficienta, care evită și publicitatea inutilă, este atunci când serviciul de securitate analizează nivelul de trai al angajaților suspecți și al rudelor acestora (la urma urmei, de multe ori mita se dă nu în bani și nu angajatului însuși, ci împuterniciților acestuia). Deci, de exemplu, am identificat un contravenient - el însuși a trăit relativ modest, dar a cheltuit bani mari pentru întreținerea amantei sale. În plus, un audit al activităților lor ajută la identificarea angajaților fără scrupule (sau incompetenți) - este necesar să se coreleze rezultatele muncii suspecților cu media pieței.

Cu toate acestea, nu este suficient să se identifice cei care iau mită – în principiu, este necesar să se minimizeze posibilitatea apariției situațiilor care provoacă mită. Pentru a face acest lucru, în special, trebuie să formulați clar regulile de alegere a contrapărților cu care cooperați. Aceste reguli ar trebui să elimine riscul ca un angajat al companiei să accepte să primească remunerație din exterior. În plus, este necesar să se construiască un sistem de control, instruire, încurajare și, bineînțeles, pedepsire a personalului.

Experienta de practica

Cum să preveniți angajații să primească kickback-uri

Vladimir Filonov Expert al Departamentului de Control și Audit al Grupului Magnezit, Moscova

Referinţă

"Magnezit"
Domeniu de activitate: producția și vânzarea de produse refractare (ciclu complet de la extracția materiilor prime la serviciile de inginerie și întreținere).
Forma de organizare: COMPANIE; grup de firme.
Teritoriu: sediul central - la Moscova; reprezentanțe - în Germania, Kazahstan, China, Polonia, Slovacia și Ucraina.

Cine din organizație poate accepta kickback-uri? Desigur, majoritatea vor răspunde că sunt angajați ai departamentului de achiziții. Cu toate acestea, în realitate, angajații altor servicii de întreprindere au și oportunitatea de a primi comisioane (vezi. masa). De exemplu, departamentul tehnologia Informatiei, referindu-se la viteza redusă de transfer de date prin Internet, vă poate convinge să încheiați un acord cu un alt furnizor care oferă servicii similare, deși la un preț umflat.

Fiecare organizație are propriile modalități de a face față retragerilor. De exemplu, unul dintre marii producători ruși de cărbune a lansat la un moment dat un calendar de birou, în care a fost un apel către toți angajații cu o solicitare de a raporta prin telefon, fax și e-mail despre diverse feluri de furt. Unele companii testează un angajat suspectat cu un detector de minciuni. Mai ales des, această metodă este folosită în lanțurile de magazine de electronice rusești. Dacă un angajat refuză să fie testat, conducerea consideră că aceasta este o confirmare indirectă a unui recul. Nu este ușor să concediezi un angajat care refuză să facă un test cu detector de minciuni, dar este foarte posibil să-i creeze condiții de lucru insuportabile, astfel încât el însuși să scrie o scrisoare de demisie.

Să ne uităm la alte moduri în care puteți detecta și preveni retragerile.

Cerere de oferte de la mai mulți furnizori. Furnizarea unui sortiment mare de articole de inventar (inventar și materiale), fie că este vorba de apă pentru birou sau computere, nu se firma faimoasa ar trebui să avertizeze ofițerul de service audit intern(în firme mici această funcție poate fi îndeplinită de o singură persoană - principalul lucru este că vă ascultă). Este important să comparați prețurile indicate cu prețurile pieței înainte de a plăti factura furnizorului. În practica mea, de mai multe ori s-a întâmplat să-mi aducă o factură sau un contract pentru o sumă mare pe care să mă înțeleg și, comparând prețurile cu prețurile medii de pe piață, am găsit o exagerare semnificativă. Atunci a apărut întrebarea dacă angajatul urmărea un câștig personal sau pur și simplu își neglija îndatoririle, alegând prima ofertă disponibilă, deși costisitoare. Nu este de prisos să explicăm această întrebare în astfel de cazuri.

Solicitare lista de preturi furnizor. Uneori preturi mari in factura furnizorului, furnizorul explica pozitia monopolista a acestei firme pe piata (de exemplu, faptul ca este singurul dealer din regiune). Verifică. Dacă bănuiți că un angajat primește o respingere de la un anumit furnizor, cereți controlorului să contacteze această companie și, dându-se drept angajat al unei companii inexistente, întrebați-l oferi pentru produsele achizitionate. Vă rugăm să sunați de la telefon mobil, deoarece numărul de oraș al companiei dvs. poate fi reflectat în identificatorul furnizorului. Pentru a nu trezi suspiciuni, trebuie sa solicitati preturi pentru un sortiment si o cantitate de marfa putin diferita de cele comandate de furnizorul dumneavoastra. Alegeți câteva articole care au cele mai multe gravitație specificăîn suma totală a contului dvs. Daca o firma inexistenta este facturata cu un pret mai mic pentru produse in comparatie cu factura departamentului de achizitii, vei avea o conversatie serioasa cu furnizorul.

Aprobare de cumpărare.Într-o companie, achiziția de bunuri și materiale are loc după cum urmează. Un angajat al departamentului de achizitii aduce o factura pentru plata produselor de la furnizori catre departamentul de audit intern. Controlorul află în programul de contabilitate care este mărimea soldului acestor mărfuri și studiază și ofertele de preț ale altor potențiali furnizori. Îi sună el însuși și, dacă ofertele sunt mai mici, le cere o factură. La capătul controlerului director financiar Cel care decide plata primeste urmatoarele acte: o factura de la departamentul de achizitii, o adeverinta a volumului soldurilor stocurilor din depozit, oferte de pret de la potentialii furnizori si facturi de la acestia. Pe baza tuturor acestora, directorul financiar ia una dintre următoarele decizii:

• aprobă factura depusă de departamentul de achiziții;
• recomandă furnizorilor să solicite o factură pentru o cantitate mai mică de mărfuri și materiale din cauza soldurilor semnificative disponibile în depozit;
• refuză să plătească factura departamentului de achiziții, explicându-și decizia prin faptul că factura depusă de controlor conține o sumă mai mică (vezi Cum banca a suferit pierderi din cauza faptului că nu a controlat achizițiile).

Cum banca a suferit pierderi din cauza faptului că nu a controlat achizițiile

Angajații companiilor care distribuie baze de date juridice electronice primesc un procent din vânzări. Un manager responsabil cu actualizarea bazelor de date avea printre clienții săi o bancă care folosea deja mai multe sisteme similare în activitatea sa. La fiecare întâlnire cu un angajat al băncii care ia decizii în această chestiune, managerul a vorbit despre meritele bazelor sale electronice de date, dar persuasiunea nu a funcționat. Dându-și seama că nu va putea vinde marfa, i-a oferit angajatului băncii întregul său procent din costul sistemelor achiziționate de instituție. De îndată ce managerul s-a întors la birou, un angajat al băncii a contactat deja departamentul de vânzări și a comandat mai multe baze pentru o sumă mare. Furnizorii au oferit o reducere pentru un astfel de volum de achiziție. Totuși, lucrătorul de la bancă i-a purtat ranchiună, spunând că instituția sa este foarte solidă și nu are nevoie de reduceri. Dacă banca ar fi controlat achizițiile și ar fi studiat ofertele de pe piață, ar fi putut fi detectată supraprețul (cel puțin după mărimea reducerii). În lipsa controlului, instituția a suferit pierderi la achiziționarea bazelor, înregistrează pierderi în actualizarea constantă a acestora; mai mult, este posibil ca banca să nu fi avut deloc nevoie să cumpere aceste sisteme. Numărul de personal: peste 25.000.
Clienti principali: companii din 20 de țări, inclusiv Gazprom, Lukoil, Russian Railways, Rosneft, Surgutneftegaz, TNK-BP, Transneft, ExxonMobil Corporation, General Electric, Royal Dutch Shell, Samsung.

Dacă activitățile companiei sunt reglementate în mod clar, probabilitatea unor retrageri de către angajați este aproape de zero. Iată câteva reguli de bază ale unui astfel de sistem. Pentru a selecta un furnizor și a încheia un contract, aveți nevoie de:

• Concurență organizată cu competență, deschidere a procedurilor de achiziție. Dacă nu există nicio modalitate de organizare a concurenței, ar trebui utilizate metode de control al prețurilor.
• Considerarea colegială și competentă a propunerilor de către un grup de specialiști de diferite profiluri. Grupul, pe lângă cumpărători, ar trebui să includă reprezentanți ai clientului (ingineri), specialiști care asigură securitatea economică a companiei, finanțatori și avocați. Dacă este necesar, experți pot fi implicați pentru a evalua propunerile și pentru a dezvolta recomandări pentru alegerea unui furnizor.
• Compararea caracteristicilor obiective ale propunerilor cu criterii prestabilite. Pentru ușurința comparației, propozițiile trebuie reduse la o singură bază.
• Crearea de șanse egale pentru toate companiile. Așadar, orice furnizor poate solicita cooperarea cu compania noastră, trebuie doar să parcurgă procedura de înregistrare online și să depună anumite documente. În același timp, sistemul este construit în așa fel încât niciunul dintre angajații noștri să nu poată exclude în mod independent un furnizor de pe lista participanților la procedurile de achiziție. Dacă se dovedește că unul dintre angajații furnizorului acționează necinstit, atunci putem exclude această companie de pe lista partenerilor. Dacă furnizorul întâmpină obstacole din partea cumpărătorului nostru, acesta are posibilitatea să se adreseze conducerii firmei cu această problemă, ocolind managerul. Furnizorul și cumpărătorul pot încheia un acord anticorupție acceptând să se abțină de la orice luare de mită a angajaților celuilalt, inclusiv prin plata banilor, oferirea de cadouri etc. Acordul prevede numirea de către furnizor și cumpărător a persoanelor autorizate care va rezolva problemele relevante dintre părți.

Construirea unui astfel de sistem de achiziții nu este o sarcină ușoară. Este nevoie de voința conducerii întreprinderii, material semnificativ și timp s x costuri. Cu toate acestea, rezultatul merită: în loc să suprimați simptomele bolii, veți obține o recuperare radicală a afacerii ca urmare.

În lucrare, este necesar să se pună accentul principal pe lupta împotriva recul. La urma urmei, toată lumea știe că kickbackurile, numite în limbajul juridic „mită” sau mită comercială, sunt o frână în dezvoltarea oricărei afaceri. În plus, cei implicați în aceste „tratări murdare” se expun pe ei înșiși și pe alții la urmărire penală.

Mită se ia pentru orice, de la organizarea muncii până la doar performanță conștiincioasăîndatoririle lor. Aproape fiecare funcționar din lanțul de aprobări și permise încearcă să profite pe cheltuiala dvs.

Retragerile, dacă vorbim despre întreprinderi și sectorul serviciilor, pot fi atât o singură dată, cât și regulate:

• - taxa de intrare in piata;
• - plata pentru imbunatatirea conditiilor de furnizare a bunurilor si serviciilor;
• - taxa pentru includerea companiei dumneavoastră în licitații, depunerea cererilor de licitație etc.;
• - plata pentru organizarea de intalniri cu persoanele potrivite;
• - plata pentru achiziționarea de active nelichide;
• - plata pentru respectarea la timp a obligațiilor și contractelor.

Au fost dezvoltate diferite moduri de a oferi kickback-uri:

1. „Reducere” - această derulare este oferită sub forma unei reduceri de la valoare totală oferte.
2. „Supertaxă” - în plus față de prețul prețului, cumpărătorul cere să adauge o suprataxă și apoi să o primească sub formă de recul.

Cumpărătorii „profesioniști” reușesc să scadă mai întâi prețurile de achiziție, apoi să pună o suprataxă în partea de sus a listei de prețuri, obținând în același timp „două într-unul”. Prin această acțiune, întreaga diferență rezultată cade în buzunarul cumpărătorului. Pentru a avansa înțelegerea, se discută toate acțiunile ulterioare. Acesta este calculul sumei unei derulări sau procentul primit la îndemână, momentul primirii banilor, schemele de transfer.

Serviciul de securitate propriu al companiei nu este întotdeauna capabil să identifice fraudatorii, este foarte dificil să depistați și să prindeți hoții în flagrant. Un manager cu experiență într-un astfel de caz va suspecta imediat un „scam”. Auzind un indiciu sau o ofertă „interesantă”, el va încerca să distragă conversația de la locul de muncă, ghidat de mai multe motive:

- biroul și locul de muncă pot fi dotate cu camere de luat vederi și „interceptări”;
- convorbirea poate avea martori sau poate fi intrerupta de momente de lucru;
- impactul psihologic al locului de muncă.

Angajatul încearcă să transforme conversația într-un cadru informal, să ducă interlocutorul, de exemplu, într-o „cameră de fumat” sau în afara întreprinderii (cafenea, restaurant), unde această problemă va fi rezolvată pe baza „intereselor” managerul însuși.

Sarcina organizației noastre, care participă la astfel de tranzacții, este de a identifica părțile interesate, angajații întreprinderii, ale căror interese urmăresc un câștig personal la încheierea unui acord și transferă informațiile înregistrate conducerii întreprinderii dumneavoastră.

Avantajul nostru constă în faptul că toate etapele negocierilor de la început până la sfârșit se vor desfășura în prezența angajaților noștri. În acest caz, negociatorii noștri nu caută să primească niciun beneficiu pentru ei înșiși personal, ci încheie o înțelegere în cadrul obligațiilor contractuale, primind în același timp informații despre „buna-credința” viitorului partener. Rezultatele negocierilor sunt furnizate clientului sub forma unei înregistrări audio.