Cum se organizează managementul activităților contractuale în serviciul financiar. Managementul contractelor: cum să creștem controlul și planificarea relațiilor contractuale? Reglementări privind managementul financiar planificat al universității

Un contract corect redactat și bine executat permite companiei să minimizeze diferitele riscuri asociate cu apariția consecințelor financiare nedorite sub forma amenzilor și penalităților acumulate conform legislației civile și fiscale. Prin urmare, CFO ar trebui să-și amintească că nu există fleacuri în munca contractuală și să acorde atenție nu numai prevederilor contractelor, ci și modului în care este organizat și desfășurat procesul contractual în companie.

Aproape orice contract încheiat de o organizație trece prin mai multe etape - pregătire, încheiere, aprobare, semnare, monitorizare curentă și închidere. În caz de dezacord, se mai adaugă o etapă - soluționarea preliminară a litigiului. Luați în considerare conținutul fiecăreia dintre aceste etape ale procesului contractual din punctul de vedere al participării angajaților serviciilor financiare la acesta.

Pregatirea pentru incheierea contractului

În această etapă a muncii contractuale se creează cadrul de reglementare intern al companiei și forme standard de contracte de afaceri, pe care organizația le folosește ulterior. Să aruncăm o privire mai atentă la principalele componente ale acestei etape.

Elaborarea si aprobarea reglementarilor contractuale

O astfel de reglementare este necesară pentru o formalizare clară a relației dintre participanții la procesul contractual, îndatoririle acestora, termenele limită pentru implementarea acțiunilor și responsabilităților specifice. Acest document poate include, de exemplu, secțiunile „Pregătirea unui proiect de acord”, „Acordul unui proiect de acord”, „Procedura de semnare”, „Suportul și controlul executării acordului”.

Inițiatorul elaborării reglementărilor contractuale poate fi atât șeful organizației, cât și al oricărei unități structurale implicate în procesul contractual.

Experienta personala
Vladimir Altergot,

Neunitatea în acțiunile unităților implicate în procesul contractual duce adesea la faptul că termenii contractului contravin legii (ceea ce, din păcate, este constatat doar în instanță), sau tranzacția se dovedește a fi neprofitabilă din punct de vedere din punctul de vedere al impozitării (care se descoperă doar în timpul unui control fiscal). Pentru a obține un contract de „ieșire” care să răspundă intereselor companiei, precum și pentru a asigura cât mai mult posibil împotriva diferitelor riscuri, inclusiv fiscale, se elaborează un regulament pentru trecerea și aprobarea contractelor.

Elaborarea unor forme standard de contracte

Pe parcursul acestei lucrări sunt specificate condițiile esențiale și alte prevederi ale contractelor care pot afecta nivelul riscului financiar.

Prezența condițiilor esențiale. Contractul trebuie sa contina toate conditiile esentiale (necesare contractelor de acest tip) prevazute de legislatia in vigoare. Astfel, o condiție esențială a contractului de furnizare este indicarea cantității și gamei de bunuri furnizate; contract de închiriere de clădire (sediu) - o condiție pentru transferul acestuia de la locator la chiriaș numai pe baza unui certificat de acceptare sau a unui alt document similar în substanță economică (articolul 655 din Codul civil al Federației Ruse). În caz contrar, aceste obiecte se consideră necedate, astfel încât chiriașul nu va avea niciun motiv să perceapă chirie pentru utilizarea obiectului și să îl includă în costurile curente.

• 10 clauze periculoase ale contractului de furnizare de bunuri

Acord, în cazul în care s-a ajuns la un acord între părți cu privire la toate condițiile sale esențiale.

Conditii standard ale contractului. Cele tipice includ termenii de plată (plata în avans, plata în avans, plata amânată, creditul pentru mărfuri etc.), forma acesteia (numerar, valori mobiliare, alte proprietăți), momentul transferului dreptului de proprietate (de exemplu, momentul înregistrare de stat, plăți etc.). De menționat că condițiile standard ar trebui să se bazeze pe principalii parametri prevăzuți în planurile financiare ale companiei și să contribuie la menținerea unui nivel adecvat de lichiditate. De exemplu, o organizație poate dezvolta și aproba limite legate de plata în avans a produselor primite, suma optimă de conturi de plătit și de încasat, perioada de plată amânată etc. Posibilele abateri de la acești parametri într-un anumit contract trebuie justificate și aprobate. de către conducere.

Intocmirea proiectelor de contracte incheiate cu contractori specifici

Serviciul financiar inițiază de obicei încheierea de contracte de împrumut, acorduri de vânzare de valori mobiliare, contracte de audit obligatoriu sau voluntar.

Angajații companiei, folosind formele standard aprobate de contracte, le adaptează la acordurile specifice cu contrapartea. Să fim atenți la o serie de puncte importante care trebuie luate în considerare la pregătirea unor contracte.

Respectarea formei contractului. Potrivit art. 422 din Codul civil al Federației Ruse, contractul trebuie să respecte regulile stabilite pentru acesta prin lege sau alte acte juridice în vigoare la momentul încheierii sale. Acest lucru se aplică în mod egal și formei contractului. În principiu, Codul civil al Federației Ruse permite întocmirea unui contract sub orice formă adoptată la efectuarea tranzacțiilor, cu excepția cazului în care se specifică altfel pentru anumite contracte. De exemplu, în conformitate cu art. 651 din Codul civil al Federației Ruse, un contract de închiriere pentru o proprietate este încheiat în scris prin intocmirea unui singur act 1 semnat de parti. Nerespectarea formei scrise atrage în acest caz nulitatea contractului. În plus, un contract de închiriere imobiliară cu o durată de cel puțin un an este supus înregistrării de stat și se consideră încheiat din momentul acestei înregistrări.

Structura prețurilor.În unele cazuri, de exemplu, atunci când se efectuează reparații, instalare, lucrari de constructie, este recomandabil să atașați contractului o defalcare detaliată a formării prețului acestuia. Acest lucru ajută adesea la evitarea activităților frauduloase asociate cu implementarea unei cantități nespecificate de muncă sau costuri umflate.

Descifrarea prețului contractului este deosebit de relevantă pentru organizatii de constructii care formalizează relaţiile cu antreprenorii prin încheierea de contracte de construcţie. Astfel de contracte trebuie să fie însoțite de un deviz pentru lucrări de construcții, întrucât conform art. 743 din partea 2 a Codului civil al Federației Ruse, devizul determină costul lucrării. Totodată, trebuie stabilite în prealabil formatul devizului specificat și gradul de detaliere a obiectului contractului.

Lista documentelor primare. Lista documentelor primare care vor confirma faptele tranzacțiilor comerciale în cadrul contractului încheiat trebuie înregistrată direct în textul acestuia. O atenție deosebită trebuie acordată executării și transmiterii documentelor primare (acte, borderouri, facturi etc.) de către contrapărți la timp 2 . Practica arată că absența unei secțiuni relevante în contract crește semnificativ riscul unor consecințe fiscale nedorite în timpul controalelor fiscale ale activităților organizației (vezi caseta).

Amintim că potrivit art. nouă lege federala din 21 noiembrie 1996 Nr. 129-FZ „Cu privire la contabilitate” toate tranzacții de afaceri emise prin documente justificative, care pot fi luate în considerare numai dacă corespund formelor unificate de documentație contabilă primară cuprinse în albume speciale. Sau, în absența unor astfel de forme, conține toate necesar detaliile documentelor primare.

Lipsa documentelor primare executate corespunzator poate duce la faptul ca cheltuielile efectuate de organizatie vor fi recunoscute ca nedocumentate (respectiv, nu vor fi acceptate ca reducere a impozitului pe venit). În plus, autoritățile fiscale vor avea ocazia să acuze organizația de o încălcare gravă a regulilor de contabilitate a veniturilor, cheltuielilor și obiectelor de impozitare (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse), ceea ce va presupune sancțiuni: pt. o singură încălcare - o amendă de 5 mii de ruble, pentru repetate (săvârșite în mai mult de o perioadă fiscală) - 15 mii de ruble. Dacă lipsa documentelor primare a dus la o subestimare a bazei de impozitare, atunci amenda va fi de 10% din valoarea impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 15 mii de ruble.

Greșeli tipice în pregătirea documentelor primare

1. Executarea incorectă a lucrărilor în baza unui contract de construcție. În practică, înregistrarea lucrărilor de construcție finalizate se realizează destul de des cu documente de formă arbitrară, ceea ce este inacceptabil. Recepția lucrărilor efectuate de un antreprenor în baza unui contract de construcție trebuie să fie formalizată printr-un act de acceptare a lucrărilor efectuate (formular KS-2) și un certificat de cost al acestora (formular KS-3). Ambele formulare sunt aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 11 noiembrie 1999 nr. 100 și sunt obligatorii pentru utilizare.

2. Absența unui act la închirierea proprietății. Legislația civilă nu stabilește obligația proprietarului de a confirma în scris faptul că au fost prestate servicii chiriașului în baza contractului de închiriere. Într-adevăr, în conformitate cu art. 743 din Codul civil al Federației Ruse, antreprenorul se obligă să furnizeze, iar clientul - să plătească pentru serviciile furnizate lui. Adică, părțile nu au drepturi și obligații legate de livrarea și acceptarea serviciilor. Acest lucru se explică prin faptul că serviciul ca obiect al raporturilor juridice civile este consumat de către client în procesul de prestare a acestuia de către antreprenor, iar acest fapt nu necesită confirmare suplimentară în scris.

Totodată, în scopurile contabilității și contabilității fiscale, toate tranzacțiile comerciale trebuie să fie confirmate prin documente contabile primare. Întrucât contractul de închiriere nu se aplică unor astfel de documente, se recomandă să se prevadă semnarea lunară de către părți a unui act de prestare a serviciilor care să conțină toate detaliile necesare specifice documentului primar (clauza 2, art. 9 din Lege). din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ).

3. Lipsa informațiilor complete despre obiectul contractului în documentul primar. Aceasta situatie apare cel mai adesea la incheierea contractelor de prestare a serviciilor de consultanta. La încheierea unor astfel de contracte, se recomandă obligarea contractantului să furnizeze o listă detaliată scrisă de întrebări pentru care au fost pregătite răspunsuri și explicații. În caz contrar, este posibil ca organul fiscal să refuze să accepte costurile prestării de servicii de consultanță în scopul reducerii bazei de impozitare a impozitului pe profit.

Cert este că metoda de furnizare a unui serviciu (consultanță) nu scutește organizația de obligația de a documenta faptul primirii acestuia. Simpla denumire a obiectului contractului - servicii de consultanță - nu este o dovadă incontestabilă a justificării costurilor (a se vedea, de exemplu, Decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Orientului Îndepărtat din 14 iunie 2006 Nr. Ф03-А51 / 06-2 / 1410). Același lucru este valabil și pentru servicii de marketing, juridice și alte servicii.

Încheierea contractelor

În această etapă, contractul este negociat și semnat, cu alte cuvinte, intențiile părților participante primesc forță juridică.

Pe parcursul armonizare contractele diviziilor structurale ale organizației, angajații departamentului financiar verifică dacă contractul conține prevederi care ar putea duce compania la pierderi financiare (de exemplu, dacă sunt prevăzute sancțiuni pentru rambursarea cu întârziere a datoriilor la un împrumut de mărfuri), controlează conformitatea termenii contractului cu bugetul aprobat pentru perioada de raportare (control bugetar preliminar), precum și condițiile standard adoptate în organizație.

Experienta personala
Olga Volkova,

În compania noastră, în procesul contractual sunt implicate mai multe divizii. În primul rând, serviciul care inițiază contractul (Achiziții, Vânzări, Finanțe) și îl redactează, adesea împreună cu Departamentul Juridic. Departamentul juridic verifică respectarea contractului cu legislația aplicabilă, departamentul de audit - în ceea ce privește consecințele fiscale, evitarea riscuri fiscale(de exemplu, condițiile de formare a remunerației vânzătorului atunci când lucrează cu rețele sau scheme de desfășurare a campaniilor de marketing).

Contabilul-șef se familiarizează cu contractul și stabilește ce raportare despre acesta trebuie pregătită, ce documente sursă prezentate, care vor trebui reflectate în act. Ca director financiar, controlez acest proces, verific componenta economică. În special, pentru fiecare contract, departamentul de bugetare și analiză întocmește un certificat cu privire la care este profitul planificat, valoarea cheltuielilor pentru organizarea muncii, profitabilitate etc. Aproba contractul CEO.

Toate comentariile referitoare la contract sunt reflectate neapărat în fișa de aprobare, care este atașată contractului în cauză. În această fișă, este de asemenea de dorit să se indice codul de clasificare bugetară (post bugetar, a cărui parte de venituri sau cheltuieli este afectată de contract dacă acesta este încheiat), ceea ce va simplifica semnificativ controlul bugetar asupra contractului.

Experienta personala
Vladimir Isaev,

Pentru toate contractele fără excepție, compania noastră folosește foi de aprobare (listă de verificare), în care angajații unui anumit departament își pun vizele dacă nu există comentarii la contract, sau introduc pe scurt comentarii, clarificări, dacă există (vezi Tabelul 1); acolo se notează că comentariile au fost eliminate. Fișa de aprobare este tipărită pe spatele contractului.

Pentru contractele deosebit de mari sau complexe din punct de vedere tehnic, se întocmesc protocoale de dezacord (a se vedea tabelul 2). Acestea includ comentarii, dorințe ale specialiștilor în servicii juridice, financiare, tehnice și de altă natură, posibilă redactare a prevederilor contractului. Un astfel de document este util în primul rând propriilor angajați care vor trebui să negocieze cu contrapartea. Pe baza protocolului de neînțelegeri, angajatul în mod rezonabil, cu referiri la normele legii sau standardele tehnice poate preciza poziția companiei.

Semnarea contractului de către părți încheie procesul încheierii acestuia. Un document executat si semnat corespunzator este transferat spre depozitare catre departamentul de contabilitate sau catre o alta unitate structurala.

Monitorizarea curentă a contractelor încheiate

Scopul acestei etape este un control cuprinzător asupra îndeplinirii termenilor contractului încheiat, care presupune, în special, controlul îndeplinirii curente a condițiilor contractuale, controlul bugetar, efectuarea de corecții sau completări la textele contractelor. În primul rând, respectarea de către părți a prevederilor contractului referitoare la circulația fondurilor și a activelor, precum și îndeplinirea unor condiții care nu au legătură directă cu obiectul acordului, dar care obligă părțile la îndeplinirea anumitor acțiuni, este monitorizat. De exemplu, subiectul unui contract de construcție este executarea de către antreprenor a domeniului de aplicare convenit a lucrărilor de construcție și transferul rezultatelor către client. Totodată, clientul trebuie să transfere șantierul către antreprenor și documentatia proiectului a efectua munca. Aceste acțiuni sunt formalizate prin actele relevante de acceptare și transfer. Dacă nu există documente semnate de părți, atunci în viitor nu va fi ușor pentru client să dovedească în instanță vinovăția antreprenorului în executarea prematură a lucrărilor.

tabelul 1 Fișa de aprobare utilizată în Pharmster LLC

masa 2 Protocolul de dezacorduri utilizat în Pharmster LLC

Protocolul litigiilor Contractul nr. ________ datat „___” ______ 200_ Alte observații, completări, comentarii:________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
	№	Clauza contractuală	Revizia sugerată	Notă
Alcătuit de: (nume complet, funcție) Semnătură data

În al doilea rând, se verifică tranzacțiile comerciale în derulare pentru respectarea celor prevăzute în contract, precum și indicatorii bugetari aprobați, valoarea optimă a creanțelor și datoriilor etc.

Experienta personala
Olga Volkova, director financiar al SA Casa de comert„Cramă interrepublicană”

Progresul implementării efective a contractelor este monitorizat în primul rând de către departamentul de contabilitate. În același timp, se verifică cât de oportun a fost efectuată plata, dacă trebuie percepute penalități, dacă au fost primite documente primare. Contractul este monitorizat și de către departamentul de bugetare și analiză, care întocmește lunar un raport analitic asupra indicatorilor efectiv realizați. În cazul unor neconcordanțe cu indicatorii planificați, managerul responsabil de contract întocmește o notă explicativă.

În practică, există situații în care executarea contractului în condițiile anterioare este imposibilă. De exemplu, ca urmare a modificărilor în documentația proiectului, devine necesar să se efectueze mai mult decât volumul de lucrări de construcție convenit anterior. În astfel de cazuri, este necesar să se inițieze cu promptitudine procesul de efectuare a modificărilor și completărilor la contracte pentru a alinia condițiile contractuale cu circumstanțele actuale.

Încheierea contractelor finalizate

În etapa finală a procesului contractual, se evaluează caracterul complet și oportunitatea îndeplinirii obligațiilor contractuale atât de către societate însăși, cât și de către contrapărțile săi pentru a, dacă este necesar, să se impună penalități pentru îndeplinirea necorespunzătoare a condițiilor contractuale.

Experienta personala
Vladimir Isaev,Șeful Departamentului Comercial și Contractual al Pharmster LLC (Moscova)

În etapa de încheiere a contractului, pe lângă semnarea unei facturi pentru livrarea de bunuri sau a unui act de acceptare a serviciilor, ar trebui să acordați atenție mai multor puncte. În primul rând, pentru disponibilitatea permiselor: certificate de conformitate cu GOST-R, concluzii sanitare și epidemiologice, certificate de înregistrare ale Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale, pașapoarte tehnice de instrumente, echipamente etc. Acest lucru este deosebit de important dacă compania se ocupă de produse supuse TVA la cotă redusă (0 sau 10%), întrucât pentru a justifica aplicarea cotei oficiu fiscal va solicita aceste documente.

Autorizațiile trebuie depuse ori de câte ori prevede legea, indiferent de cota de impozitare aplicabilă. În cazul în care un documente necesare nu sunt primite de la furnizori, iar bunurile sunt achiziționate, de exemplu, pentru revânzare, atunci clientul are dreptul de a obliga firma să elibereze documentele necesare pe cheltuiala sa. Acest lucru va duce atât la timp, cât și la costuri financiare.

Următorul punct important- verificarea conformitatii listelor de marfuri din facturi si caietul de sarcini la contract. La prima vedere, poate părea că aceasta este o procedură de rutină. Totuși, același produs poate fi denumit diferit, ceea ce se întâmplă destul de des în timpul prelevării stocurilor, iar departamentul de contabilitate va avea probleme cu postarea unor astfel de mărfuri. În sfârșit, la închiderea contractului, este necesar să se solicite angajaților din depozit să accepte mărfurile în conformitate nu numai cu facturile, ci și cu termenii contractului. De exemplu, conform cerinte tehnice mărfurile trebuie să fie livrate în ambalaje sigilate sau în cutii de lemn etc. Poate că acest lucru nu are legătură directă cu serviciul financiar, dar trebuie să monitorizați acest lucru, deoarece încălcarea acestor condiții va deteriora bunurile și va cauza pierderi companiei.

Sancțiunile sunt de obicei incluse în act de reconciliere a plăților, care se întocmește pentru fiecare contract, de regulă, de către compartimentele de contabilitate ale părților la contract. Angajații serviciului financiar ar trebui să solicite urgent executarea unui astfel de act, deoarece prezența acestuia va ajuta la soluționarea pretențiilor bănești ale părților într-un stadiu incipient.

De exemplu, în practică, adesea apar dezacorduri cu privire la valoarea dobânzii acumulate pentru utilizarea plătită a fondurilor furnizate în cadrul unui contract de împrumut. Acest lucru se poate întâmpla din cauza incoerenței în pozițiile părților, în special în ceea ce privește definiția:
- ordinea de rambursare a datoriilor. Împrumutatul consideră că valoarea principală a datoriei este rambursată mai întâi integral sau parțial. Împrumutatorul crede în mod rezonabil că, cu excepția cazului în care se prevede altfel prin acord, atunci se achită mai întâi dobânda pentru utilizarea împrumutului determinată prin acord, iar apoi suma principală a datoriei (articolul 319 din Codul civil al Federației Ruse). );
- momentul rambursării efective a obligației de împrumut. Împrumutatul consideră data debitării fondurilor din contul său curent ca atare zi. Creditorul consideră în mod rezonabil că, cu excepția cazului în care contractul de împrumut prevede altfel, fondurile sunt considerate returnate în momentul în care sunt creditate în contul său curent (articolul 810 din Codul civil al Federației Ruse). Mai mult, dacă fondurile debitate din contul împrumutatului nu sunt creditate în contul împrumutătorului, acest lucru nu îl eliberează de răspunderea pentru rambursarea datoriei.

Actele de reconciliere reflectă de obicei obligațiile care au apărut și condițiile de rambursare a acestora (de exemplu, plata). În cazul în care una dintre părți nu este de acord cu calculele prezentate în act, aceasta poate declara acest lucru în scris și aduce propriul calcul. Sau dezacordurile sunt eliminate în timpul negocierilor, iar apoi se semnează un act de reconciliere. Înregistrarea actelor ar trebui să fie efectuată în mod regulat în modul prescris de intern document normativ organizatii.

Soluționarea preliminară a litigiilor

Această etapă are loc în procesul contractual atunci când una sau ambele părți la contract au pretenții. Sarcina principală a companiei în această etapă este de a minimiza pierderile financiare sau de a obține maximum compensare bănească din partea vinovată. Rezultatul soluționării diferendelor depinde în mare măsură de cât de cu succes firmele își fundamentează pozițiile.

Experienta personala
Vladimir Isaev,Șeful Departamentului Comercial și Contractual al Pharmster LLC (Moscova)

Pentru mine, orice posibilă dispută presupune găsirea unui compromis, așa că prefer să construiesc negocieri cu o contraparte nu după schema „a cere – a da”, ci pe picior de egalitate. Este mai ușor să-ți aperi poziția, având câteva argumente. Acestea pot fi colectate dacă încă de la începutul contractului se păstrează un fel de dosar de relații cu contrapartea, remediind cu atenție cele mai mici neajunsuri în îndeplinirea obligațiilor de către acesta. De exemplu, o plată a fost efectuată cu întârziere - nu este critică și nu dă naștere unei sancțiuni, dar un fapt este un fapt.

În plus, aproape orice contract implică îndeplinirea unor obligații care nu sunt specificate direct în acesta, dar care decurg, să zicem, din fișele tehnice ale produsului (de exemplu, cerințele de ambalare, depozitare, transport etc.). Încălcarea de către contraparte a oricăreia dintre aceste condiții poate fi folosită ca argument într-o dispută. Pe de altă parte, contrapartidei i se poate oferi ceva care nu este împovărător pentru companie, dar util pentru acesta. De exemplu, un set suplimentar de documente certificate sau depozitarea mărfurilor în depozitul companiei dumneavoastră dacă, din cauza indisponibilității unității pe care trebuie să o dotați cu echipamente, există riscul de deteriorare sau furt.

Contracte de munca

Contractele de muncă între un angajat și un angajator, deși oarecum izolate în raport cu gama principală de contracte economice, ar trebui totuși să fie supuse unui control strâns din partea serviciului financiar. Acest lucru se datorează în primul rând posibilelor consecințe fiscale negative din cauza condițiilor formulate incorect de remunerare a angajaților. În conformitate cu art. 255 din Codul Fiscal al Federației Ruse, cheltuielile organizației pentru remunerație includ orice angajări angajaților în numerar și (sau) în natură, indemnizații, compensații, bonusuri și plăți de stimulente în sumă forfetară prevăzute de legislația rusă. Federația și contractul de muncă. În acest sens, se recomandă prescrierea detaliată în contractul de muncă a procedurii de formare a remunerației salariaților. Dacă acest lucru nu se face, atunci este posibil ca cheltuielile relevante să nu fie acceptate de autoritățile fiscale la calcularea impozitului pe profit.

Experienta personala
Andrei Bakharev,Şeful Departamentului de planificare a personalului, OAO Tomskneft

De regulă, în standard contract de munca cuprinde condițiile principale și suplimentare prevăzute la art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, iar îndatoririle și responsabilitățile angajatului sunt detaliate în fișa postului, care este parte integrantă a contractului de muncă sau o anexă la acesta. Condițiile de remunerare se referă la principalele condiții ale contractului de muncă, iar art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse impune indicarea obligatorie în contract a tarifului sau a salariului angajatului, plăți suplimentare, indemnizații și plăți de stimulare.

Cu toate acestea, legislația muncii permite, de asemenea, norme de referință: un contract de muncă poate indica salariul oficial și o trimitere la sistemele de remunerare ale angajatorului (Articolul 135 din Codul Muncii al Federației Ruse), consacrat în local. reguli. Aș recomanda să specificați în contract doar valoarea salariul oficial (rata tarifară), iar orice altceva este detaliat în regulamentul privind bonusurile angajaților (sunt posibile opțiuni - regulamentul privind remunerarea și bonusurile). Beneficiul angajatorului este că contractul de muncă poate fi modificat numai cu acordul angajatului sau prin notificarea acestuia din urmă cu cel puțin două luni înainte (articolele 73-74 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Prevederea privind sporurile este aprobată, de regulă, de directorul general, este mult mai ușor să o schimbi decât un contract de muncă (cu excepția cazului în care face parte dintr-un contract colectiv). Și atunci orice angajat poate fi anunțat de la care se schimbă condițiile de plată pentru munca sa Mâine. Apropo, dacă nu există prevederi privind bonusurile și remunerarea în companie, atunci plățile de stimulare provin din profituri, în timp ce prezența lor permite atribuirea costurilor corespunzătoare costului de producție. Organizația poate aproba și alte prevederi legate de beneficiile angajaților, cum ar fi cheltuielile de călătorie.

Este important de reținut că, în cazul depunerii unei cereri în instanță, cererea de cerere trebuie să fie însoțită de documente care confirmă conformitate reclamantul (o parte la acord care consideră că drepturile sale au fost încălcate) a unei cereri sau a unei alte proceduri preliminare pentru soluționarea unui diferend, dacă acest lucru este prevăzut de legea federală sau de un acord (clauza 7, articolul 126 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse).

Experienta personala
Vladimir Altergot, Director pentru afaceri juridice, JSC Domestic Medicines (Moscova)

Pentru o perioadă destul de lungă, depunerea unei cereri este obligatorie doar în cazurile expres stabilite de lege sau de un acord 3 . În special, procedura preliminară (de cerere) este prevăzută în Codul aerian al Federației Ruse, Carta Transportului Feroviar, Cod vamal, Legea „Cu privire la comunicații” și altele. Cu toate acestea, condiția pentru soluționarea preliminară a litigiului este încă inclusă în majoritatea contractelor. În același timp, nu este deloc necesar ca prevederea corespunzătoare a contractului să conțină cuvântul „revendicare”.

De exemplu, condiția negocierilor prealabile în cazul unor neînțelegeri între părți este, de asemenea, privită de către instanțele de judecată ca un acord la care au ajuns părțile la contract asupra unei proceduri preliminare obligatorii de soluționare a litigiului. Pregătirea unei cereri, de regulă, nu provoacă mari dificultăți. De obicei, include o referire la baza apariției obligației (cel mai adesea acesta este un acord), valoarea datoriei (în cazul unei obligații monetare), scadența datoriei și detaliile pentru care trebuie să fie plătită. făcut.

Dacă procedura preliminară (de cerere) pentru soluționarea unui diferend este prevăzută de legea federală sau de un acord, atunci numai după trecând prin această procedură. În caz contrar, cererea va fi lăsată de instanță fără examinare (articolul 148 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse), deși reclamantul va putea să se adreseze din nou instanței după depunerea unei cereri (clauza 3 din articolul 149 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse).

De reținut că potrivit art. 111 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, o încălcare de către o persoană care participă la procedura de revendicare, atunci când este obligatorie din cauza cerințelor legii sau contractului (de exemplu, lăsarea cererii fără răspuns), este baza pentru atribuirea costurilor judiciare acestei persoane (în special, datoria de stat) indiferent de rezultatul cauzei.

De regula, contractul prevede ca in cazul imposibilitatii solutionarii inainte de judecata partile solutioneaza neintelegerile aparute in instanța de arbitraj. La încheierea unui contract economic străin, legea aplicabilă trebuie indicată în contract.

Dacă contrapartea este situată într-o regiune îndepărtată de locația organizației dumneavoastră, alegerea unei instituții judiciare este deosebit de importantă. Pentru a evita distragerea atenției angajaților de la îndeplinirea sarcinilor lor directe, precum și cheltuieli inutile pentru călătorii de afaceri, călătorii etc., contractul ar trebui să includă o clauză care să precizeze că un posibil proces va avea loc într-o instanță de arbitraj la locația dvs. organizare (ținând cont de prevederile Art. 36-37 APC RF).

Organizarea profesională a procesului contractual, executarea clară și la timp a contractelor, desigur, îmbunătățesc imaginea și afectează indirect capitalizarea companiei. O abordare integrată a muncii contractuale ajută la îmbunătățirea semnificativă a eficienței managementului organizației și are un efect pozitiv asupra rezultatelor acesteia. activitate economică companiilor.

1 Forma scrisă este considerată a fi respectată dacă se primește o acceptare de la persoana căreia i se adresează propunerea de a încheia o tranzacție (articolul 438 din Codul civil al Federației Ruse). Un acord în scris poate fi încheiat prin schimbul de documente folosind telegraf, poștă, teletip și alte tipuri de comunicare care să permită stabilirea în mod fiabil că documentul provine de la partea care face obiectul acordului (articolul 434 din Codul civil al Federației Ruse). .
2 Pentru mai multe informații despre lucrul cu contrapărți, vezi articolul „Cum se justifică un beneficiu fiscal” („Director financiar”, 2006, nr. 12, p. 64 sau pe site-ul www.site). - Notă. editii.
3 Regulamentul anterior în vigoare „Cu privire la procedura de revendicare pentru soluționarea litigiilor” a fost declarat invalid din cauza intrării în vigoare a Codului de procedură de arbitraj al Federației Ruse, astfel cum a fost modificat prin Legea federală nr. 70-FZ din 05.05.95.

Mijloace financiareîntr-o persoană care acționează pe baza, denumită în continuare „ Comerciant”, pe de o parte, și în persoana care acționează în baza , denumită în continuare „ Investitor”, pe de altă parte, denumite în continuare „Părțile”, au încheiat prezentul acord, denumit în continuare „ Tratat" despre următoarele:

1. OBIECTUL ACORDULUI

1.1. Comerciantul se obligă să preia controlul asupra activelor financiare în valoare de ruble din contul de tranzacționare al Investitorului în companie și să le administreze pe durata Acordului.

1.2. Investitorul se obligă să transfere Comerciantului contul deschis la companie cu depozitul inițial în valoare de ruble plasat pe acesta, să accepte serviciile prestate și să le plătească în conformitate cu clauzele. 3.1-3.5 din prezentul acord.

1.3. Resursele financiare sunt gestionate prin tranzacționarea la Bursa Interbancară din Moscova MICEX pentru a extrage profit maxim cu o anumită sumă a reducerii maxime a depozitului inițial (drawdown) în contul Investitorului.

2. DREPTURILE ŞI OBLIGAŢIILE PĂRŢILOR

2.1. Drepturile și obligațiile comerciantului:

2.1.1. Comerciantul este obligat să accepte imediat contul pentru operațiuni de tranzacționare din momentul primirii login-ului și parolei de accesare a contului. Contul este considerat acceptat pentru administrare din momentul in care investitorul transfera login-ul si parola comerciantului in cont. Investitorului i se dă parola Investitorului pentru a monitoriza operațiunile de tranzacționare ale Traderului.

2.1.2. Comerciantul este obligat să transmită în termen de o zi lucrătoare Investitorului Extrasul de cont, din momentul solicitării.

2.1.3. Comerciantul are dreptul de a deschide și închide poziții de tranzacționare la propria discreție, în timp ce valoarea reducerii maxime a depozitului inițial nu trebuie să depășească % din depozitul inițial.

2.1.4. Comerciantul primește cota sa din profit, conform p.p. 3.1-3.5 din prezentul acord.

2.1.5. Comerciantul este obligat să compenseze pierderea investitorului în cazul depășirii pierderii în cont cu mai mult de % din depozitul inițial. Procedura și valoarea compensației sunt definite în clauza 3.5 din prezentul Acord.

2.1.6. Comerciantul are dreptul de a dispune de cont numai pentru tranzacționare pe piața MICEX.

2.1.7. La expirarea Acordului, și în cazul în care una dintre părți nu este de acord cu prelungirea acestuia, Comerciantul este obligat să oprească operațiunile de tranzacționare pe contul de tranzacționare al Investitorului și să transfere autentificarea și parola contului de tranzacționare către Investitor.

2.2. Drepturile și obligațiile investitorului:

2.2.1. Investitorul este obligat să deschidă un cont la companie până în „” 2019 inclusiv, să depună un depozit în valoare de ruble și să transfere Comerciantului detaliile necesare pentru a gestiona contul.

2.2.2. Investitorul are dreptul de a vedea starea contului în orice moment, dar fără a interfera cu cursul tranzacționării.

2.2.3. În cazul încălcării de către comerciant a clauzei 2.1.3 din prezentul acord, Investitorul are dreptul de a rezilia unilateral Contractul.

2.2.4. Investitorul este obligat să retragă o parte din profitul din contul de tranzacționare la prima solicitare a Comerciantului și să plătească pentru serviciile Comerciantului în perioada de decontare convenită în cadrul prezentului acord.

2.2.5. Nu este permis transferul de către Investitor și Comerciant al drepturilor și obligațiilor lor în temeiul acestui acord către terți.

3. TERMENI DE PLATĂ PENTRU SERVICIILE COMERCIAȚILOR

3.1. Remunerația pentru serviciile Comerciantului este % din profitul înregistrat în bilanţ în perioada de facturare. Remunerația se plătește Comerciantului în zilele bancare în conturile specificate de Comerciant sau prin sisteme de transfer.

3.2. Perioada de decontare este determinată de clauza 4 din prezentul acord sau de un acord adițional la prezentul acord, care determină începutul și sfârșitul perioada de facturareși suma soldului fixată la începutul perioadei de facturare.

3.3. Dacă sfârșitul perioadei de facturare coincide cu sfârșitul termenului Contractului și Contractul nu este prelungit, atunci Comerciantul este obligat să închidă toate pozițiile înainte de sfârșitul perioadei de facturare. În acest caz, Investitorul plătește remunerația Comerciantului pentru ultima perioadă de decontare, iar Comerciantul transferă integral contul Investitorului.

3.4. În cazul în care nu există profit la sfârșitul perioadei de decontare, nu se plătește nicio remunerație Comerciantului pentru această perioadă de decontare, iar valoarea soldului inițial al perioadei de decontare anterioară este considerată egală cu soldul de deschidere al perioadei următoare.

3.5. Dacă la sfârșitul Contractului, sau la momentul stabilirii depozitului, suma din cont este în % mai mică decât valoarea soldului inițial al ultimei perioade de decontare, atunci nu se plătește remunerația Comerciantului pentru ultima perioadă de decontare. , iar pierderea care depaseste riscul investitiei egala cu % din suma depozitului initial este compensata de Comerciant din fonduri proprii.

4. CONDIȚII CONTRACTULUI

4.1. Prezentul acord va intra în vigoare la data semnării sale de către părți și va fi valabil până la rezilierea de către părți.

4.2. Rezilierea Contractului este posibilă numai la sfârșitul următoarei perioade de facturare. Fiecare parte la prezentul acord are dreptul de a rezilia acordul acordând celeilalte părți cel puțin zile calendaristiceînainte de sfârșitul următoarei perioade de facturare.

4.3. Perioada de decontare conform prezentului acord trebuie înțeleasă ca o perioadă de timp egală cu numărul de zile dintre ultimele zile de vineri ale lunilor calendaristice.

4.4. Sfârșitul perioadei de facturare pentru însumarea rezultatelor este ultima vineri a fiecărei luni calendaristice.

4.5. În cazul rezilierii anticipate a contractului (înainte de încheierea următoarei perioade de facturare) de către Comerciant sau Investitor, Comerciantului i se plătește % din profitul primit pentru perioada de facturare (neterminată).

5. RESPONSABILITĂȚIILE PĂRȚILOR

5.1. Responsabilitatea părților în temeiul prezentului acord este determinată în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.

6. FORTA MAJORA

6.1. În cazul unor circumstanțe de forță majoră, imposibilitatea îndeplinirii integrale sau parțiale a obligațiilor de către oricare dintre părți în temeiul prezentului acord, și anume: incendiu, inundații, război, acte teroriste, dezastre naturale etc., îndeplinirea obligațiilor care decurg din prezentul acord; se suspendă proporțional cu timpul în care se aplică astfel de circumstanțe.

6.2. Partea pentru care a apărut imposibilitatea îndeplinirii obligațiilor din contract trebuie să notifice celeilalte părți în scris apariția și încetarea unor astfel de circumstanțe în cel mult zile de la data începerii/încetării acestor circumstanțe. Termeni suplimentari. La modificarea detaliilor uneia dintre părți, partea care își modifică detaliile trebuie să notifice celeilalte părți cu privire la modificarea acestora în termen de zile calendaristice. Toate schimbările acorduri suplimentare, actele, anexele la prezentul Acord sunt valabile numai dacă sunt întocmite în scris și semnate personal de ambele părți.

7. ADRESELE LEGALE ŞI DETALELE BANCARE ALE PĂRŢILOR

Comerciant

Investitor Jur. adresa: Adresa postala: TIN: KPP: Banca: Decontare/cont: Corr./cont: BIC:

8. SEMNĂTURILE PĂRȚILOR

Comerciant _________________

Investitorul _________________

Vă rugăm să rețineți că contractul de administrare a proprietății este întocmit și verificat de avocați și este exemplar; acesta poate fi finalizat ținând cont de condițiile specifice ale tranzacției. Administrația Site-ului nu este responsabilă pentru valabilitate acest acord, precum și pentru conformitatea sa cu cerințele legislației Federației Ruse.

Formarea departamentului financiar la întreprindere este o sarcină responsabilă. Funcțiile departamentului financiar sunt în continuă extindere și se formează pe baza sarcinilor, a căror soluție revine șefului departamentului financiar.

Funcțiile serviciului financiar:

• Controlul financiar este una dintre sarcinile principale ale serviciului financiar, care constă în formarea planurilor și controlul asupra executării acestora. Performanța acestei funcții este asociată nu numai cu contabilitate și analiză, ci și cu controlul asupra execuției proceselor de afaceri ale întreprinderii.

Figura 1. Controlul execuției bugetului fluxului de numerar folosind un exemplu produs software„WA: Finanțator”.

• Departamentul Trezoreriei. Gestionarea numerarului companiei, formarea unui calendar de plăți, controlul stării decontărilor reciproce - toate acestea sunt funcții ale trezoreriei și este imposibil să le subestimați importanța.
• Organizarea si intretinerea contabilitatii si a contabilitatii fiscale. Această funcție nu necesită multe explicații. Singurul lucru pe care aș dori să mă concentrez este împărțirea funcțiilor Contabilului șef și director financiar(șeful departamentului financiar). Responsabilitatea contabilului-șef - menținerea contabilității reglementate și fiscale în conformitate cu cerințele legii, formarea la timp a contabilității și raportării fiscale, reflectarea faptelor activității economice a companiei în registre. contabilitate. Atribuțiile șefului departamentului financiar sunt de a planifica activitățile companiei, acesteia rezultat financiar, inclusiv în contextul unei legislații în continuă schimbare. Funcția de planificare fiscală este responsabilitatea directă a directorului financiar al companiei. Structura de subordonare a Contabilului Sef este, de asemenea, subiect de discutie separata. Pe de o parte, contabilul-șef se află în aria de responsabilitate a directorului financiar și trebuie să îi raporteze, pe de altă parte, în conformitate cu legea „contabilității”, contabilul șef raportează direct directorului general. a organizatiei. Cea mai ușoară ieșire în această situație este dubla subordonare a contabilului șef.

Trebuie înțeles că într-o anumită companie, schema de lucru a departamentului financiar nu poate limita sarcinile cu care se confruntă directorul financiar în procesul de organizare a departamentului.

După ce responsabilitățile departamentului financiar sunt definite, este posibil să se înceapă formarea structurii acestuia.

Activitatea serviciului financiar poate fi organizată astfel:

Figura 2. Structura serviciului financiar.

Totodată, subdiviziunile „Departamentul Contractual” și „Departamentul IT” nu fac parte din FEO, ci sunt subordonate strategic Directorului Financiar.

Cel mai simplu lucru este să aloci un serviciu separat pentru a implementa fiecare funcție.

Dar nimeni nu se deranjează să împartă funcția în mai multe servicii sau, dimpotrivă, să combine mai multe funcții într-un singur serviciu.

După ce au stabilit structura și sarcinile departamentului financiar, este necesar să se înceapă elaborarea reglementărilor interne.

Regulamentul de activitate al departamentului financiar

Ce includ reglementările privind serviciile financiare?

Reglementarea departamentului financiar este un ansamblu de prevederi, reguli, instrucțiuni care reglementează procesele de afaceri aflate în proprietatea directorului financiar și ca fiind de bază (bugetare, contabilitate, strângere de fonduri, efectuare plăți; reglementate în mod corespunzător prin politici bugetare, contabile, de creditare, procedura de efectuarea plăților, întocmirea situațiilor financiare) și direct legate de managementul personalului serviciului financiar al întreprinderii. Acestea din urmă sunt adesea denumite procese HR.

În procesul de elaborare, coordonare și aprobare a documentelor care reglementează aceste procese sunt înlăturate multe aspecte legate de numărul de angajați ai serviciului financiar, cerințele pentru calificarea acestora și fondul de salarii. Când cerințele pentru atributii functionale angajaților din partea conducerii companiei, documentele de reglementare aprobate anterior vor minimiza potențialele conflicte, vor modifica nivelul de personal și vor revizui salariile.

Figura 3. Procesul de aprobare pe exemplul produsului software „WA: Financier”.

Setul de sarcini ale departamentului financiar, reglementările și structura acestuia formează baza pentru formarea documentului final - Regulamentul privind serviciul financiar al întreprinderii.

Această prevedere este un document de reglementare intern, care are următoarea structură:

1. Structura organizatorica si functionala a serviciului financiar. De obicei, structura organizatorică este o organigramă cu alocarea departamentelor și o descriere a funcțiilor acestora. În scopul planificării resurselor umane, este util să afișați pe diagramă informații despre numărul de posturi de personal (existente și planificate).

2. Structurale şi numărul de angajați asistență financiară. De regulă, aceste informații se formează sub forma unui tabel cu indicarea obligatorie a denumirilor departamentelor, posturilor, numărului de posturi de personal active și vacante.

3. Principalele scopuri și obiective ale serviciului financiar. Această secțiune a regulamentului descrie obiectivele formulate ținând cont de strategia de dezvoltare a companiei, precum și sarcinile care trebuie rezolvate pentru a le atinge. Sarcinile sunt definite pentru fiecare departament.

4. Matricea funcţiilor. Acesta este un tabel în care funcțiile serviciului financiar sunt situate pe verticală, iar legăturile organizaționale, adică managerii și angajații cheie ai departamentelor de servicii, sunt situate orizontal. La intersecția liniilor și a graficului se face un marcaj (cine este responsabil pentru ce). Matricea de funcții oferă o idee despre volumul de lucru posibil al departamentelor și vă permite să grupați în mod optim funcțiile după departament.

5. Ordinea de interacțiune a angajaților serviciului financiar. De obicei, se distinge ordinea internă a interacțiunii - între angajati individualiși (sau) divizii structurale ale companiei și externe - cu persoane fizice (de exemplu, în special clienți mari) sau organizații de stat (comerciale). Ordinea interacțiunii se dezvoltă ținând cont structura organizationalaîntreprinderea în ansamblu, funcțiile și sarcinile celorlalte divizii ale sale, principiile și tradițiile stabilite.

Figura 4. Ordinea de interacțiune a angajaților pe exemplul produsului software „WA: Financier”.

6. Ordinea de autorizare situatii conflictuale. Această secțiune detaliază procedura de depunere a contestației sau de exprimare a dezacordului de-a lungul lanțului „director general - director financiar - șef compartiment financiar și economic - salariat obișnuit”. Acest lucru se aplică oricăror întrebări și propuneri (sarcina primită, decizia luată, compensarea disproporționată, încurajarea sau pedeapsa), inclusiv celor inovatoare care pot apărea atât pentru angajat, cât și pentru supervizorul său imediat.

7. Un sistem de indicatori pentru evaluarea activității directorului financiar și a serviciului financiar. Această secțiune include liste și descrieri ale indicatorilor, la îndeplinirea cărora activitatea directorului financiar și a subordonaților săi este recunoscută ca fiind de succes. Indicatorii ar trebui să fie specifici și măsurabili.

8. Dispoziții finale. Această parte stabilește procedura de aprobare și aprobare a Regulamentului, perioada de valabilitate a acestuia, procedura de efectuare a modificărilor, familiarizarea angajaților cu Regulamentul și procedura de păstrare a acestuia.

Dacă șeful serviciului financiar este directorul financiar, atunci activitățile acestuia sunt reglementate de fișa postului a directorului financiar. Dacă departamentul de planificare și financiar este separat într-o unitate separată, atunci când se elaborează fișa postului a șefului departamentului financiar, este necesar să se aplice reguli generale formarea fiselor de post.

Detaliat Descrierea postului de obicei include următoarele elemente:

1. Dispoziții generale- descrierea documentului, functiei, cine numeste salariatul in aceasta functie etc.

2. Cerințe de calificare. Sunt formulate cerințele pentru nivelul de educație al unui specialist în această funcție și este descris un set de aptitudini și abilități necesare îndeplinirii sarcinilor de serviciu.

3. Responsabilitatile locului de munca. Cu cât se completează mai detaliat această secțiune, cu atât specialistul va avea mai puține întrebări despre necesitatea îndeplinirii anumitor sarcini. Prin urmare, această secțiune ar trebui să fie cel mai complet rezumat al tuturor sarcinilor posibile efectuate de un specialist.

4. Criterii de succes a îndeplinirii sarcinilor de muncă. Secțiunea este destul de dificil de completat, deoarece nu este întotdeauna posibilă formularea acestor criterii. Este logic să descriem doar acele criterii, a căror îndeplinire poate fi controlată.

5. Drepturile unui specialist. Sunt descrise atribuțiile companiei față de specialist. Aceasta este o plată la timp. salariile, organizarea locului de munca si a infrastructurii tehnologice, respectarea standardelor sanitare etc.

6. Drepturile și obligațiile șefului. Acest paragraf îl completează pe cel precedent. Conține o explicație a îndatoririlor și puterilor supervizorului imediat al specialistului.

7. Responsabilitatea unui specialist. Un paragraf care descrie de ce este direct responsabil angajatul și conține informații despre posibilele sancțiuni pentru neîndeplinirea atribuțiilor oficiale.

Trebuie menționat că funcționarea eficientă a departamentului financiar este imposibilă fără un sistem informațional de înaltă calitate.

Tot mai multe organizații aleg o soluție bazată pe platforma 1C – „WA: FINANCIST”, care este o linie de produse software pentru automatizarea managementului financiar în afacerile mijlocii și mari.

Modulele „WA: FINANCIST”:

• Trezorerie, BDDS
• Bugetarea veniturilor si cheltuielilor, BBL etc.
• Contabilitate si raportare conform IFRS
• Contabilitate de gestiune conform standardelor corporative
• Managementul contractului: de la aprobare până la execuție

Figura 5. Formarea ODDS prin metode directe și indirecte pe exemplul produsului software „WA: Financier”.

Cu utilizarea „WA: FINANCIST” departamentele financiare ale întreprinderilor rezolvă în mod eficient următoarele sarcini:

• Prognoza starea financiaraîntreprinderi și modelare indicatori economici afaceri, determinarea rezultatelor planificate.
• Planificarea / controlul convenabil și fără erori al veniturilor, cheltuielilor și fluxurilor de numerar ale companiei.
• Optimizarea utilizării banilor, creșterea eficienței financiare și sustenabilitatea afacerii.
• Creșterea lichidității și a profitabilității afacerii, inclusiv prin reducerea la minimum a utilizării fondurilor împrumutate.
• Îmbunătățirea calității și validității deciziilor de management și a transparenței afacerii în ansamblu.
• Actualitatea și fiabilitatea situațiilor financiare în conformitate cu standardele internaționale sau corporative.
• Ordine completă în lucrul cu contracte: depozitare, aprobare și control complet.
• A ridica disciplina financiara pentru societate în ansamblu și gradul de responsabilitate personală a angajaților.
• Reducerea costurilor cu forța de muncă, creșterea confortului și reducerea la minimum a greșelilor finanțatorilor în munca lor de zi cu zi.

Activitatea financiară în întreprinderi este organizată și desfășurată de serviciile financiare. La marile întreprinderi autohtone, sunt create departamente sau departamente financiare speciale pentru aceasta. La întreprinderile mijlocii, departamentele financiare sau grupurile financiare pot fi create ca parte a altor departamente (contabilitate, departamente, servicii de analiză și prognoză, forță de muncă și salarii, prețuri).

În întreprinderile mici, munca financiară este atribuită contabilului șef.

Serviciile financiare au dreptul de a primi informațiile necesare de la toate celelalte servicii ale întreprinderilor (acestea sunt bilanţuri, rapoarte, planuri, calcule sumare ale costurilor etc.)

Șeful departamentului financiar (departamentul), de regulă, raportează șefului întreprinderii sau adjunctului acestuia pentru economie și, împreună cu aceștia, este responsabil pentru starea financiară a întreprinderii, siguranța propriei sale capital de lucru, pentru implementarea planului de implementare, asigurarea resurselor financiare pentru finanțarea costurilor prevăzute de planuri.

Principalele sarcini ale serviciului financiar sunt:

1. furnizarea de numerar pentru costurile și investițiile curente;

2. îndeplinirea obligațiilor față de buget, bănci, alte entități comerciale și lucrători salariați.

Serviciul financiar al întreprinderii determină modalitățile și metodele de finanțare a costurilor. Acestea pot fi autofinanțate, atragerea de împrumuturi bancare și comerciale (mărfuri), strângerea capitalului propriu, obținerea de fonduri bugetare, leasing.

Pentru îndeplinirea la timp a obligațiilor monetare, serviciile financiare creează fonduri operaționale de numerar, formează rezerve, folosesc instrumente financiare pentru a atrage numerar în cifra de afaceri a întreprinderii.

Sarcinile serviciului financiar sunt, de asemenea:

1. promovarea utilizării cât mai eficiente a mijloacelor fixe de producție, investițiilor, obiectelor de inventar;

2. implementarea măsurilor de accelerare a cifrei de afaceri a fondului de rulment, asigurând siguranța acestora, aducând mărimea capitalului de rulment propriu la economia la standarde rezonabile;

3. controlul asupra organizării corecte a relaţiilor financiare.

Funcțiile serviciului financiar sunt determinate de conținutul însuși munca financiara la intreprinderi. Aceasta este:

1. planificare;

2. finanţare;

3. investitie;

4. organizarea decontărilor cu furnizorii și antreprenorii, clienții și cumpărătorii;

5. organizarea de stimulente materiale, dezvoltarea sistemelor de bonusare;

6. îndeplinirea obligaţiilor faţă de buget, optimizarea impozitării;

7. asigurare.

Funcțiile departamentului financiar (serviciul) și ale contabilității sunt strâns legate între ele și se pot suprapune. Cu toate acestea, există diferențe semnificative între ele. Contabilitatea înregistrează și reflectă faptele care s-au întâmplat deja, iar serviciul financiar analizează informațiile, este angajat în planificare și prognoză activitati financiare, furnizează conducerii întreprinderii concluzii, justificări, calcule pentru luarea deciziilor de management, elaborează și implementează politica financiară.

Următoarele funcții sunt atribuite departamentului financiar:

Dezvoltare strategie financiară organizatii.

Elaborarea proiectelor de planuri financiare pe termen lung și curente, solduri previzibile și bugete de numerar.

Întocmirea proiectelor de planuri pentru vânzarea produselor (lucrări, servicii), investiții de capital, cercetare și dezvoltare, planificarea costului de producție și rentabilitatea producției - participă la pregătire.

Calculul impozitului pe profit și pe venit.

Determinarea surselor de finanțare pentru producția și activitățile economice ale organizației, atragerea de fonduri împrumutate și utilizarea fondurilor proprii, efectuarea de cercetări și analize piețele financiare, evaluarea posibilului risc financiar în raport cu fiecare sursă de fonduri și elaborarea de propuneri pentru reducerea acestuia.

Implementarea politicii investiționale și managementul activelor organizației, determinarea structurii optime a acestora, pregătirea propunerilor de înlocuire, lichidarea activelor, analiza și evaluarea eficienței investițiilor financiare.

Dezvoltarea standardelor de capital de lucru și a măsurilor de accelerare a cifrei de afaceri a acestora.

Asigurarea încasării la timp a veniturilor, înregistrarea decontărilor financiare și a operațiunilor bancare în timp util, plata facturilor furnizorilor și antreprenorilor, rambursarea împrumuturilor, plata dobânzilor, salariilor muncitorilor și angajaților, transferului impozitelor și taxelor către republican și bugetele locale, în stat în afara bugetului fonduri sociale, plăți către instituții bancare.

Analiza activitatilor financiare si economice ale organizatiei.

Controlul execuției plan financiar, plan de vânzări de produse, plan de profit și altele performanta financiara, după încetare producție, neavând o piață, cheltuirea corectă a fondurilor și utilizarea țintită a capitalului de lucru propriu și împrumutat.

Păstrarea evidenței mișcărilor resurse financiareși raportarea performanței financiare în conformitate cu standardele contabilitate financiarași raportare, fiabilitatea informațiilor financiare, controlul asupra corectitudinii întocmirii și executării documentației de raportare, oportunitatea furnizării acesteia către utilizatorii externi și interni.

Diferențele fundamentale dintre serviciul financiar și contabilitate nu sunt doar în abordările de definire a fondurilor, ci și în domeniul luării deciziilor. Contabilitatea lucrează la colectarea și prezentarea datelor. Departament financiar(management), familiarizarea cu datele contabile și analizarea tuturor acestor materiale, se iau decizii specifice cu privire la activitățile întreprinderii.

În ciclul de viață al oricărei organizații, mai mult de 80% din toate evenimentele au loc prin contracte. Evident, costurile de gestionare a acestora pot fi o proporție semnificativă și, mai important, riscurile pe care le suportă o companie din cauza calității proaste a acestei lucrări sunt foarte mari.

Una dintre sarcinile principale ale serviciului financiar, și anume reducerea costurilor fără a sacrifica eficiența, poate fi rezolvată într-un mod cuprinzător prin introducerea unor soluții metodologice de management. activitate contractuala cu automatizarea ulterioară. Principala dificultate aici este legată de faptul că multe servicii ale organizației sunt implicate în procesul de lucru cu contracte. Pe de altă parte, efectul implementării cu succes a sistemului va fi de natură sinergică, deoarece sunt rezolvate o serie de sarcini generale de management:

• standardizarea contractelor prin formarea acestora pe baza de modele;
• îmbunătățirea eficienței interacțiunii între diverse departamente;
• reducerea ciclurilor de contrapartidă și acordarea contractelor;
• gestionarea contractului pe tot parcursul acestuia ciclu de viață.

Considerând procesul de management al contractelor ca un ciclu metodologic, se poate face o analogie directă cu managementul de proiect pe etape: planificare, execuție, control, ajustare, impact managerial.

Planificare. LA caz general planificarea include patru pași:

• determinarea necesității încheierii unui acord;
• studiul de fezabilitate al tranzacției (contractului);
• alegerea contrapartidei;
• selectarea schemei contractuale (ținând cont de riscurile juridice, financiare și de altă natură).

Deoarece planificarea este un proces standardizat și face parte dintr-un proces mai global de susținere a ciclului de viață al contractului, integrarea tuturor elementelor într-un singur spațiu de informații iese în prim-plan. Nucleul asociației este un sistem automat de gestionare a resurselor ERP, părțile constitutive care pot fi sisteme de bugetare, contabilitate de gestiune, flux de lucru, CRM și altele.

Oricare ar fi caracteristicile unui anumit contract, este important să înțelegem că „viața” acestuia într-un singur mediu informatic automatizat al unei organizații ar trebui să înceapă cu un ciclu „zero” - proiectare. Deja în această etapă, este posibil să se minimizeze riscurile de pierdere și dublă introducere a informațiilor. Ei bine, divizia care asigură procesul de mutare a contractului prin ciclu este serviciul financiar, care din punct de vedere istoric a fost responsabil de funcțiile de contabilitate, control și furnizare de informații pentru analiză. „Finanța” este cea care acționează ca un centru care unește divizii de „interese” uneori divergente ale organizației.

Rolul specific al serviciului financiar în etapa inițială a pregătirii unui proiect de contract este de a elabora studiul de fezabilitate al acestuia. Indică: scopul tranzacției, rațiunea oportunității acesteia; obiectul contractului, cuantumul acestuia și alte condiții esențiale; variante ale modelului fluxurilor financiare, inclusiv planificarea surselor de finanțare; modalități de a controla bugetele și limitele; costuri; evaluarea implicațiilor economice și financiare, inclusiv analiza riscurilor. Importanța alegerii celui mai eficient model contractual de flux de numerar poate fi ilustrată printr-un exemplu practic.

Exemplu

O companie producătoare cu un grad ridicat de sezonalitate a vânzărilor și un consum semnificativ de materiale de produse de la an la an s-a confruntat cu probleme în finanțarea producției în „sezonul de jos”. În același timp, stocurile din depozit și „airbag-ul” financiar, acumulate sub forma unei rezerve în vârful vânzărilor, ca de obicei, „mănâncă repede”, iar compania din nou și din nou de două ori pe an a trebuit să atragă scump finanțare externă. Analiza problemei a relevat o discrepanță între ciclurile sezoniere de vânzări ale exploatației și principalii săi furnizori de materii prime, care au întâmpinat și dificultăți financiare în anumite perioade ale anului. Aceasta a oferit cheia soluției. Contractele prevedeau o amânare standard a plății pentru fiecare livrare pe parcursul anului. Am schimbat modelul fluxurilor financiare în baza contractului - în funcție de luna de livrare, numărul de zile de plată amânată a crescut sau a scăzut față de cel standard. Astfel, a fost rezolvată problema discrepanței dintre bugetul de venituri și cheltuieli (BDR) și bugetul de cash flow (BDDS).

Vorbind despre alegerea modelului de fluxuri financiare în cadrul contractului, este de remarcat că în acest caz se construiește o punte între planificarea bugetară și faptul îndeplinirii calendarului de plăți.

Exemplu

Într-o mare companie energetică de stat, aflată în proces de planificare bugetară, elaborează și aprobă Programul Anual Comprehensiv de Achiziții (ACPP). În cadrul blocului „Calendarul plăților” se realizează coordonarea și plata aplicațiilor. Iar în blocul „Executarea acordurilor” are loc limitarea automată a acordurilor, ținând cont de ACPP, iar procedura de aprobare electronică a acordului se lansează cu definirea limitelor pentru „Calendarul de plăți”. Această practică vă permite să gestionați partea de cheltuieli a bugetului în dinamică.

Atunci când convin asupra contractelor în cadrul companiei, departamentele relevante le verifică oportunitatea, iau în considerare riscuri etc. Iar serviciul financiar trebuie sa verifice modelul financiar conform contractului cu bugetele aprobate de cheltuieli ale societatii astfel incat suma angajamentelor asumate sa nu depaseasca limitele stabilite in acestea. Și pe de altă parte, la efectuarea unor plăți specifice în cadrul calendarului de plăți, are loc o reconciliere cu contractul aprobat în baza căruia a fost depusă cererea. Se verifică nu numai în funcție de bugetul relevant, ci și de modelul financiar al contractului, care permite în momentul plății monitorizarea respectării nu numai a BDDS, ci și a BDR.

Implementarea. După planificare, începe etapa de implementare a contractului, care este împărțită în două etape. Prima este procedura de încheiere a unui contract: elaborarea unui proiect, aprobarea prealabilă a acestuia, apoi semnarea și înregistrarea, notificarea începerii lucrărilor în temeiul contractului, determinarea procedurii de revizuire (ajustarea) condițiilor, acordul asupra formatului de raportare. pentru procesul de aprobare.

A doua etapă - acțiunile directe ale finanțatorilor este funcția de control asupra executării contractului, care este următoarea etapă a procesului și este împărțită condiționat în blocuri:

• controlul obligațiilor nefinanciare în măsura în care acestea le afectează pe cele financiare (de exemplu, dacă neîndeplinirea obligațiilor de afaceri din contract duce la amenzi, penalități etc.) și ajustarea modelului fluxului financiar ca urmare a modificărilor în obligații financiare (de exemplu, o modificare a graficului de plată conform unui contract etc.);
• controlul obligațiilor financiare (exactitatea plăților conform contractului în termeni și sume, control bugetar, revizuire a modelului financiar în cazul modificărilor în termenii contractului în sine).

integrat în ansamblu Sistem informaticși contabilitatea de gestiune organizată corespunzător a contractelor ar trebui să asigure crearea unei baze documentare pentru analizarea motivelor neîndeplinirii obligațiilor, luarea de măsuri pentru prevenirea și eliminarea acestora, și să contribuie la analizarea corectă a pretențiilor și acțiunilor contrapărților. Este posibilă implementarea în practică a unei astfel de contabilități prin menținerea rapoartelor analitice în temeiul contractului. Astfel de rapoarte includ secțiuni care indică următoarele date (pe exemplul unui contract de furnizare): detalii ale contrapărții, numărul și data, specificațiile, comenzile, comenzile, volumul produselor care urmează a fi livrate și timpii de livrare, numele produselor expediate, fapte de expedieri, plăți în comparație cu indicatorii planificați și alte informații necesare.

Raportarea executării contractelor poate fi prezentată în următoarele secțiuni analitice: pe licitații (pe baza criteriilor de selectare a contrapartidei), pe contrapartide (în contextul creanțelor sau datoriilor pentru fiecare contract), pe activități operaționale, financiare, de investiții , etc.

Ajustare. Participarea serviciului financiar în această etapă include monitorizarea constantă a fezabilității economice a contractului (în cazul modificărilor unor condiții externe semnificative, în special situația financiară) și inițierea ajustărilor în ceea ce privește condițiile financiare.

impact managerial.În fine, în stadiul de acceptare decizie de management departamentul financiar pregătește o justificare financiară și economică a posibilelor opțiuni de acțiune: încheierea contractului, prelungirea acestuia fără modificare sau cu schimbarea condițiilor financiare, lansarea procesului de acordare a unui nou contract. Pe baza analizei efectuate la etapele de control și ajustare, se fac propuneri de standardizare a procedurii de deplasare a contractelor și de îmbunătățire a șablonului.

Opinia expertului: Oleg Beileson- arhitect sef al companiei „Business Logic 2.0”

sistem managementul documentelor electronice(EDMS) poate fi considerat eficient atunci când este nevoie de alte sisteme care să asigure stocarea documentelor, să automatizeze procesele de afaceri și să asigure munca în comun Nu se produce. Pe baza acestui fapt, putem evalua eficacitatea punându-ne următoarele întrebări:

• Există plângeri privind lipsa sau funcționalitatea incorectă a sistemului?;
• Există modalități „alternative” de flux de documente în organizație (care nu afectează EDMS)?;
• există „situații excepționale” (neacoperite de funcționalitatea EDMS) în reglementările fluxului de lucru care sunt prescrise a fi rezolvate în afara sistemului?;
• Activitățile angajaților în cadrul EDS sunt suficient de transparente pentru management?;
• cât de bine este integrat acest sistem în infrastructura IT a companiei?;
• Există diferite opțiuni pentru ca angajații să acceseze sistemul (clienți gros, subțiri, mobili)?

De asemenea, trebuie luate în considerare problemele de securitate, costul de proprietate, disponibilitatea sistemului pentru modificări etc.