У журналі №4(28)2013 на сторінці 52. ми публікували статтю нашого автора, генерального директора групи компаній « Міжнародний менеджмент, якість, сертифікація» під назвою «Основні тенденції та результати аудитів систем менеджменту безпеки харчової продукції». Як додаток до даного матеріалу і з метою надання допомоги внутрішнім аудиторам-початківцям пропонуємо ознайомитися з РОЗВЕРНУТИМ варіантом чек-листа (який у статті наводиться в таблиці 4), який вони можуть використовувати для підвищення результативності системи.
|
Критичні області |
Діє |
||||
| Робота з постачальниками | |||||
| 1. Лист схвалених постачальників | □ | □ | □ | ||
| 2. У всіх постачальників впроваджено СМБПП і вони пройшли сертифікацію за ISO 22000 (BRC, IFS, FSSC 22000) | □ | □ | □ | ||
| 3.Все нові постачальники оцінюються за процедурою PRP, у значимих проводиться аудит | □ | □ | □ | ||
| Приймання | □ | □ | □ | ||
| 4 Співробітники усвідомлюють проблеми безпеки харчових продуктівпри прийманні продуктів, що надходять? | □ | ||||
| 5. При відповіді на запитання персонал демонструє знання основних факторів безпеки харчових продуктів під час перевірки транспортного засобу доставки харчової продукції | □ | □ | □ | ||
| 6. Усі закупівлі від схвалених постачальників | □ | □ | □ | ||
| 7. Є опис усієї сировини, що закуповується, за 7.3.3. ? | □ | □ | □ | ||
| 8. Чи доступні ці записи в зоні приймання? | □ | □ | □ | ||
| 9. Записи приймання демонструють відповідність написаним процедурам? | □ | □ | □ | ||
| 10. Чи здійснюється моніторинг температури всіх холодильників та морозильних камер? | □ | □ | □ | ||
| 11. Продукція зберігається при температурі та вологості? | □ | □ | □ | ||
| 12. Чи вся документація з вимогами доступна? | □ | □ | □ | ||
| 13. Проводиться регулярний моніторинг транспортних засобів, які доставляють харчову продукцію? | □ | □ | □ | ||
| 14. Документація з вимогами транспорту доступна? | □ | □ | □ | ||
| 15. Усі форми з доставки заповнені | □ | □ | □ | ||
| Політика дерева та скла | |||||
| 16. Немає скла та дерева у виробничій території? | □ | □ | □ | ||
| Маркування та простежуваність | |||||
| 17. Всі продукти, що швидко псуються, на зберігання чітко позначені, відображена дата придбання, і вони використовуються до закінчення терміну придатності | □ | □ | □ | ||
| 18. Усі заздалегідь підготовлені продукти та продукція незавершеного виробництва у разі зберігання чітко марковано | □ | □ | □ | ||
| Зберігання | |||||
| 19. На всіх складах харчова продукція зберігається не на підлозі, не входить у контакт із поверхнею стін? | □ | □ | □ | ||
| 20. Чи всі продукти в контейнерах для зберігання закриті і мають написи під назвою продукту, датою виробництва? | □ | □ | □ | ||
| 21.Вся упаковка з хорошим станом? | □ | □ | □ | ||
| 22. Чи вся продукція відвантажується по FIFO (перший прийшов, перший пішов)? | □ | ||||
| 23. Для складування достатньо місця? | □ | □ | □ | ||
| 24. Чи є спеціально виділена область для потенційно небезпечної чи відкликаної продукції? | □ | □ | □ | ||
| 25. Температура та вологість на складах відповідають нормативним вимогам, проводиться моніторинг, ведуться записи? | □ | □ | □ | ||
| 26. Чи є foods stored to prevent cross contamination from raw to cooked products in storage areas? | □ | □ | □ | ||
| 27. Чи немає можливостей перехресного забруднення готової продукції від сировини? | □ | □ | □ | ||
| 28. Чи вся їжа з алергенами зберігається окремо? | □ | □ | □ | ||
| 29. Інфраструктура складів у стані, тобто. без тріщин у стінах, непроникна підлога, без конденсації від кондиціонерів? | □ | □ | □ | ||
| 30. Дверні ущільнювачі обладнання у хорошому стані? | □ | □ | □ | ||
| 31. За всіма виявленими раніше невідповідностями розроблені коригувальні дії, чи є відповідні записи? | □ | □ | □ | ||
| 32. Хімікати та миючі засоби зберігаються окремо, доступ до них обмежений? | □ | □ | □ | ||
| 33. На складах відсутні ознаки шкідників? | □ | ||||
| 34. Усі необхідне обладнанняповірено та відкалібровано? | □ | □ | □ | ||
| 35. Записи за точками OPRP ведуться, всі КД виконуються своєчасно, є записи після усунення проблеми | □ | □ | □ | ||
| Клінінг (прибирання) | |||||
| 36. Розклад клінінгу знаходиться в доступному місці та всі з ним ознайомлені? | □ | □ | □ | ||
| 37. PRP виконання клінінгу включає всю необхідну інформацію: Інструкції з підготовки миючих засобів, періодичність, перелік хімічних речовин, які будуть використовуватися, перелік обладнання для використання, хто за що відповідає і т.д.? | □ | □ | □ | ||
| 38. Усі графіки клінінгу виконуються своєчасно? | □ | □ | □ | ||
| 39. Чи є все відповідне обладнання та установки для проведення клінінгу результативно? | □ | □ | □ | ||
| 40. Устаткування для клінінгу чисте, у хорошому стані, зберігається відповідно до технічних умов? | □ | □ | □ | ||
| 41. Чи є дезінфікуючі засоби для робочих поверхонь і вони завжди доступні для використання під час приготування їжі? | □ | □ | □ | ||
| 42. Чи використовуються хімічні речовини для клінінгу правильно? | □ | □ | □ | ||
| 43. Сертифікати безпеки хімічних засобівв наявності? | □ | □ | □ | ||
| 44. Верифікація результативності клінінгу проводиться регулярно? Лабораторія бере змив? Чи є експрес аналіз? | □ | □ | □ | ||
| 45. Усі хімічні речовинидля клінінгу зберігаються в окремому складі від харчових продуктів? | □ | □ | □ | ||
| 46. Усі хімічні речовини зберігаються у своїх ємностях та підписані? | □ | □ | □ | ||
| 47. Все нове обладнання включено до PRP | □ | ||||
| 48. Посудомийні машини працюють правильно та обслуговуються за графіком. Контактируючі поверхні омиваються чистою водою | □ | □ | □ | ||
| Технічне обслуговування приладів та обладнання | |||||
| 49. Чи все обладнання у справному стані та своєчасно ремонтується? | □ | □ | □ | ||
| 50. Проводиться своєчасне ТО Освітлення Вентиляції Дренажу | □ | □ | □ | ||
| 51. Всі заявки на ремонт обладнання виконуються у строк | □ | □ | □ | ||
| 52. Зламане обладнання знаходиться окремо від працюючого | □ | □ | □ | ||
| 53. Фітинги перебувають у робочому стані, відсутні щілини | □ | □ | □ | ||
| 54. В організаціях громадського харчуванняпосуд чистий і без сколів | □ | □ | □ | ||
| 55. Все основне обладнання, такі як холодильники, морозильні камери печі, обладнання для термічної обробки, приладами контролю температури | □ | □ | □ | ||
| 56. Усі обладнання, задіяне в моніторинг ККТ, повірено | □ | □ | □ | ||
| 57. Усі прилади в робочому стані, поверхня без сколів та тріщин | □ | □ | □ | ||
| 58. Чи є програми профілактичного огляду та ремонту будівель, споруд та обладнання? | □ | □ | □ | ||
| 59. Всі лампи покриті неб'ючим захистом | □ | □ | □ | ||
| Контроль шкідників | |||||
| 60. Є PRP шкідникам | □ | □ | □ | ||
| 61. Ведуться записи контролю шкідників | □ | □ | □ | ||
| 62. Є договір із спеціалізованою службою | □ | □ | □ | ||
| 63. Є карта приманок (пасток) | □ | □ | □ | ||
| 64 Місця приманок (пасток) відомі працівникам | □ | □ | □ | ||
| 65. Усі отрута мають сертифікати | □ | □ | □ | ||
| Відходи | |||||
| 66.Є PRP відходів? | □ | □ | □ | ||
| 67. Відходи видаляються за певного % заповнення баків? Визначено місця розташування баків? | □ | □ | □ | ||
| 68. Баки для відходів за кольором та формою відрізняються від баків для придатної продукції? | □ | □ | □ | ||
| 69. Контейнери з відходами щільно закриваються, містяться у чистоті та спустошуються у певні періоди? | □ | □ | □ | ||
| 70. Місця розташування сміття (збирання відходів) віддалені від виробничих цехів? | □ | □ | □ | ||
| Персональна гігієна | |||||
| 71. Чи є PRP з гігієни? Проводиться регулярний моніторинг персональної гігієни керівником групи HACCP, всі дії, що коригують, робляться негайно? | □ | □ | □ | ||
| 72. Чи всі умивальники облаштовані відповідним чином і до них є доступ у виробничих цехах, ножна педаль чи сенсорне керування? | □ | □ | □ | ||
| 73 Наявність теплої води, рідкого милата паперових рушників | □ | □ | □ | ||
| 74. Персонал використовує рукавички | □ | □ | □ | ||
| 75. Немає ювелірних прикрас, годинників | □ | □ | □ | ||
| 76. Куріння та прийом їжі здійснюється у спеціально відведених місцях? | □ | □ | □ | ||
| 77. Персонал виробничих цехів у захисному одязі та головних уборах? | □ | □ | □ | ||
| 78. Весь персонал розуміє відповідальність та своєчасно повідомляє про хворобу | □ | □ | □ | ||
| 84. Хворі працівники не допускаються до роботи? | □ | □ | □ | ||
| 79. Аптечка швидкої допомоги є та пофарбована в яскравий колір, захищена від води | □ | □ | □ | ||
| 80. Чи весь персонал дотримується вимог харчової безпеки? | □ | □ | □ | ||
| 81. Чи весь персонал навчений особистої гігієни та впливу на безпеку харчової продукції? | □ | □ | □ | ||
| Навчання та адаптація | |||||
| 82. Чи весь персонал пройшов навчання з СМБПП? | □ | □ | □ | ||
| 83. Усі працівники мають навчальні матеріали | □ | □ | □ | ||
| 84. Весь новий персонал перейшов через навчання, що охоплює необхідність інформування про хворобу, правильне миття рук/правильне використання рукавичок та вимоги особистої гігієни | □ | □ | □ | ||
| 85. Весь персонал має необхідну компетентність | □ | □ | □ | ||
| 86 Записи з навчання ведуться регулярно? | □ | □ | □ | ||
| Управління потенційно небезпечною продукцією та скаргами | |||||
| 87. Чи є обов'язкова документована процедура? Усі інциденти, скарги на продукцію реєструються та за ними проводяться обов'язкові коригувальні дії | □ | □ | □ | ||
| Вилучення продукції | |||||
| 88. Чи є процедура вилучення та всі відгуки та вилучення відбуваються за процедурою? | □ | □ | □ | ||
| 89. Чи всі необхідні форми заповнюються? | □ | □ | □ | ||
| Виробництво продукції | |||||
| 90. Використовується правило 2:00/4:00 по всіх кроках від виробництва до заморозки або реалізації? | □ | □ | □ | ||
| 91. Харчова продукція з алергенами готується окремо? | □ | □ | □ | ||
| 92. Усі салати готуються перед відправкою? | □ | □ | □ | ||
| 93. Усі хімічні речовини для гігієни та санітарії включені з переліку | □ | □ | □ | ||
| 94. Правильне використання обладнання та приладів для запобігання контамінації? | □ | □ | □ | ||
| 95. Документи з клінінгу на місцях? | □ | □ | □ | ||
| 96.По всіх виявлених невідповідностях проведено КД? | □ | □ | □ | ||
| 97. Чи всі контактуючі поверхні чисті? | □ | □ | □ | ||
| 98. Усі хімікати зберігаються окремо для запобігання контамінації? | □ | □ | □ | ||
| 99. Чи попереджено потрапляння сторонніх домішок? | □ | □ | □ | ||
| 100. Чи все обладнання добре працює? | □ | □ | □ | ||
| 101. Чи все обладнання чисте? | □ | □ | □ | ||
| 102. Відходи регулярно вивозяться? | □ | □ | □ | ||
| 103. Персонал розуміє, які небезпеки загрожують безпеці харчової продукції? | □ | □ | □ | ||
| 101. Персонал знає, де ККТ, а відповідальний навчений моніторингу, знає критичні межі та КД | □ | □ | □ | ||
| 105. Персонал у захисному одязі? | □ | □ | □ | ||
| 106. Персонал дотримується вимог персональної гігієни? | □ | □ | □ | ||
| 107. Захворілі відсутні на виробничій території? | □ | □ | □ | ||
| 108. Чи є необхідні засоби для гігієни, умивальники, душові, санпропускники? | □ | □ | □ | ||
| 109. Особисті речі персоналу зберігаються окремо та не вступають у контакт із харчовою продукцією? | □ | □ | □ | ||
| Розморожування | |||||
| 110. Чи всі продукти розморожуються в холодильнику? | □ | □ | □ | ||
| 111. Чи всі сирі продукти розморожуються окремо від готових? | □ | □ | □ | ||
| 112. Всі продукти, що розморожуються, закриті і марковані? | □ | □ | □ | ||
| 113. Ціль, дата та час видалення з морозильної камери маркується? | □ | □ | □ | ||
| 114. Всі продукти, що розморожуються, марковані? | □ | □ | □ | ||
| 115. Розморожені продукти використовуються не пізніше ніж через 3 дні після видалення з морозильної камери? | □ | □ | □ | ||
| 116. Розроблено всі КД за виявленими раніше невідповідностями? | □ | □ | □ | ||
| Термічна обробка | |||||
| 117. Персонал знає, де ККТ та записи в журналі? | □ | □ | □ | ||
| 118. Чи заповнена графа моніторингу? | □ | □ | □ | ||
| 119. Рукавички під час прямого контакту з руками? | □ | □ | □ | ||
| 120 Виконається Усі PRP для запобігання контамінації мікроорганізмами, фізичними та хімічними небезпеками, алергенами у процесі термічної обробки? | □ | □ | □ | ||
| 121. Чи весь персонал дотримується вимог особистої гігієни і знає ці вимоги? | □ | □ | □ | ||
| 134. Чи все обладнання для термічної обробки чисте? | □ | □ | □ | ||
| 122. Лабораторія бере змив на хімічні та мікробіологічні забруднення? | □ | □ | □ | ||
| 123. Чи немає можливостей перехресного забруднення? | □ | □ | □ | ||
| 124. Чи весь персонал здоровий? | □ | □ | □ | ||
| 125. Чи прилади реєстрації температури повірені? | □ | □ | □ | ||
| 126. Чи контролюється ризик забруднення після приготування? | □ | □ | □ | ||
| Охолодження | |||||
| 127. У кімнаті охолодження дотримується температурний режим? | □ | □ | □ | ||
| 128. Ведуться необхідні записи контролю та/або моніторингу в ККТ, OPRP. Чи є холодні кімнати? | □ | □ | □ | ||
| 129. Чи вся необхідна документація доступна? | □ | □ | □ | ||
| 130. При можливості вся їжа, що охолоджується, закрита або поміщена в шокову заморозку? | □ | □ | □ | ||
| 131. Всі холодильні камери та морозильні камери герметично закриваються, мають ущільнювачі? | □ | □ | □ | ||
| 132. Вся готова продукція захищена від контакту із сировиною | □ | □ | □ | ||
| 133. Чи робляться своєчасні КД? | □ | □ | □ | ||
| 134. Температура та час охолодження відповідають встановленим вимогам? | □ | □ | □ | ||
| 135. Зроблено всі PRP для запобігання контамінації під час охолодження? | □ | □ | □ | ||
| 135. Усі ємності марковані? | □ | □ | □ | ||
| Упаковка | |||||
| 137. Чи заповнені необхідні форми? | □ | □ | □ | ||
| 138. Чи ведуться записи з моніторингу температури, вологості? | □ | □ | □ | ||
| 139. Персонал знає та дотримується вимог особистої гігієни? | □ | □ | □ | ||
| 140. Коригувальні дії робляться негайно? | □ | □ | □ | ||
| 141. Чи всі PRP виконуються, персонал їх знає? | □ | □ | □ | ||
| 142. Персонал працює у рукавичках? | □ | □ | □ | ||
| 143. Чистота упаковки контролюється? | □ | □ | □ | ||
| 144. Чи виконується контроль шкідників? | □ | □ | □ | ||
| Транспортування | |||||
| 145. PRP з транспортування виконуються | □ | □ | □ | ||
| 146. Вся харчова продукція упакована та зберігається при відповідній температурі під час транспортування | □ | □ | □ | ||
| 147.Температура контролюється перед розвантаженням? | □ | □ | □ | ||
| 179. Чи вся продукція захищена від контамінації? | □ | □ | □ | ||
| 148. Чи ведуться записи з контролю в OPRP? Вони перебувають у транспортному засобі? | □ | □ | □ | ||
| 149. Чи всі водії знайомі з вимогами щодо безпеки харчової продукції? | □ | □ | □ | ||
| 150. Готова продукціята сировина не перевозиться одночасно? | □ | □ | □ | ||
| 152. Коригувальні дії робляться негайно? | □ | □ | □ | ||
| 152. Ідентифіковано всі небезпечні фактори під час перевезення? | □ | □ | □ | ||
| Споживачі/внутрішні скарги | |||||
| 153. Чи всі невідповідності реєструються? | □ | □ | □ | ||
| 154. Персонал знає показники продукції (7.3.3.)? | □ | □ | □ | ||
| 155. Чітко розподілено відповідальність та повноваження щодо роботи зі скаргами? | □ | □ | □ | ||
| 156. Персонал поінформований про скарги споживача? | □ | □ | □ | ||
| 157. Вживаються дії з усіх виявлених невідповідностей та скарг? | □ | □ | □ | ||
| Зміни у продукції та процесах | |||||
| 158. Є опис усієї продукції? | □ | □ | □ | ||
| 159. У разі внесення змін до процесу проводиться валідація? | □ | □ | □ | ||
| 160. При зміні обладнання вносяться корективи PRP, OPRP | □ | □ | □ | ||
| 161. У разі проведення змін проводиться навчання персоналу? | □ | □ | □ | ||
| 162. Чи всі скарги призвели до змін? | □ | □ | □ | ||
| Документація системи менеджменту безпеки харчової продукції | |||||
| 163. Останній аудит проходив у підрозділі пізніше за 12 місяців | □ | □ | □ | ||
| 164. Усі необхідні програмиактуалізуються? | □ | □ | □ | ||
| 165. Уся документація затверджена та актуальна | □ | □ | □ | ||
| 166. Область поширення системи не змінилася? | □ | □ | □ | ||
| 167. Члени групи HACCP залишилися у попередньому складі? | □ | □ | □ | ||
| 168. Опис продукції не змінилося | □ | □ | □ | ||
| 169. Діаграми потоків ( технологічні схеми) актуальні | □ | □ | □ | ||
| 170. Аналіз небезпек проведено | □ | □ | □ | ||
| 171. Цілі у сфері безпеки харчової продукції виконуються? | □ | □ | □ | ||
Звіт про проблеми
Контроль бухгалтерського обліку, а також інших сфер економічної діяльностімає здійснюватися усім без винятку комерційних підприємствах.
При цьому слід пам'ятати про велику кількість різних особливостей подібних процедур. Вони повинні бути впорядковані, слідувати один за одним у певному порядку.
Бо саме це є однією з причин відсутності проблем різного роду під час проведення перевірок контролюючими органами.
Істотно спростити подібну роботу дозволяє спеціальний чек-лист. Його важливість досить важко переоцінити. Існує безліч варіацій форматів такого документа.
По можливості необхідно заздалегідь ознайомитись з його властивостями, нюансами складання. Так можна буде уникнути безлічі складнощів надалі.
Загальні відомості
Цей документмістить максимально докладну інформацію про перелік питань щодо аудиту. Розглянутого типу аркуш немає встановленого у законодавстві формату.
Але при цьому обов'язково слід дотримуватися певних правил при його формуванні. Це дозволить знизити ймовірність ускладнень у процесі проведення.
Перш ніж приступити до складання такого листа, необхідно розглянути такі питання:
- що це таке?
- призначення документа;
- правова база.
Що це таке?
Сам чек-лист є особливим документом, що дозволяє одночасно вирішити досить велику кількість різних завдань.
Використовувати документ може різними установами, контролюючими організаціями та посадовими особами. Важливо лише пам'ятати про правові норми, які мають місце у разі складання документа цього виду.
Сам документ відображається такі питання:
Використання подібних документів має як свої переваги, так і недоліки. До основних мінусів слід віднести:
| Перелік зазначених у документі питань | Можливо занадто вузький, що призводить до проведення перевірки недостатньо повномасштабної. |
| Чек-лист може в деяких випадках бути стримуючим | Обмежуючим фактором для аудитора – за межі поставлених питань виходити він просто не буде |
| Документ не може замінити | Стандартний план проведення аудиторської перевірки |
| У недосвідченого аудитора можуть виникнути деякі складнощі | З розумінням сформульованих у аркуші питань - він просто не зможе дохідливо і зрозуміло пояснити що саме він розшукує в конкретному випадку |
| Документ має бути максимально добре підготовлений | У разі дублювання питань може виникати серйозна плутанина |
Найчастіше як переваги, і недоліки документа залежить від безлічі різноманітних чинників.
Насамперед це стосується наступних моментів:
Чек-лист є універсальним інструментом для реалізації завдань, пов'язаних з аудитом і деякими іншими процедурами, які регулярно повинні здійснюватися на підприємстві.
Включати подібні документи можуть наступне:
Призначення документа
Користувачами документа цього виду сьогодні можуть бути:
Цей лист дозволяє одночасно або послідовно вирішувати наступний перелік завдань:
- правильно, відповідно до законодавчих норм, планувати проведення самого аудиту;
- проводити вибірковий контроль, здійснювати максимально ефективно планування всього свого часу;
- дозволяє уникнути перепустки будь-яких важливих етапів аудиторської перевірки;
- використовується як засіб пам'яті;
- значно спрощує проведення самої аудиторської перевірки;
- аудит здійснюється структуровано, цілісно;
- за допомогою чек-листа можливо буде здійснювати комунікацію між різними установами, а також співробітниками, які проводять перевірку.
Також подібні документи часто використовуються для вирішення інших завдань. Варто заздалегідь ознайомитися з усіма основними властивостями таких документів. Це дасть можливість уникнути великої кількості різних складностей.
Правова база
Основним законодавчим актом, відповідно до якого має складатися документ цього виду, є .
Включає цей нормативно-правовий документ такі основні розділи:
| Аудиторська діяльність | |
| Перелік основних НПД, які також регулюють подібну діяльність | |
| Що таке аудиторська організація | |
| Що мається на увазі під терміном "аудитор" | |
| Що передбачає обов'язковий аудит | |
| Аудиторський висновок | |
| Перелік основних правил, стандартів дій, які проводять аудитори | |
| Позначає повну незалежність різних аудиторських організацій | |
| Аудиторська таємниця | |
| Як здійснюється контроль за якістю проведення перевірки | |
| Кваліфікаційний атестат аудитора | |
| Порядок, а також підстави для анулювання атестату аудитора | |
| Проведення державного контролю у розглянутій сфері діяльності підприємства |
По можливості, варто уважно ознайомитися з усіма нюансами законодавства, що регламентує аудиторську діяльність. Бо саме ці нормативно-правові документи мають обов'язково дотримуватися.
Приклад заповнення чек-листа для внутрішнього аудиту
Процес складання типу листа, що розглядається, досить простий, але має свої нюанси. Істотно спростити подібну процедуру можна буде розглянувши приклад чек-листа внутрішнього аудиту СМЯ.
Саме процес складання може здійснювати різними способами. Насамперед потрібно буде розглянути такі основні питання:
- де взяти бланк;
- порядок заповнення;
- заповнений зразок.
Де взяти бланк
Приклад Excel для внутрішнього аудиту можна легко завантажити в інтернеті. По можливості слід використовувати тільки добре себе зарекомендували і перевірені ресурси.
Сьогодні існує досить велика кількість приватних установ, які займаються проведенням аудиту. Безкоштовно, як консультації такі підприємства можуть подати зразок цього документа. Або ж за окрему платню.
Порядок заповнення
Сам порядок заповнення аудиту у законодавстві не відображається. Але необхідно по можливості дотримуватися наступного алгоритму:
Зазвичай як основний формат використовується саме лист Excel. Причиною є простота складання, а також роздруківки. Досить часто чек-листи необхідні саме у паперовому форматі.
За потреби електронний документлегко можна буде відправити через інтернет. Слід пам'ятати про деякі важливі нюанси формування такого аркуша.
Заповнений зразок
Єдиний вірний спосібуникнути виникнення різноманітних складнощів при складанні подібного документа – скористатися вже заповненим зразком.
Таким чином, також можна буде суттєво прискорити процедуру проведення подібних процедур. Особливо це стосується частини складання питань. Нерідко саме на цьому етапі виникають різні труднощі.
Таблиця 3.1
Чек – лист з аудиту №_____
| Номер та назва пункту застосовуваного стандарту | Перелік контрольних питань (вимог) | Відповідність вимогам (та ні) | № акта про невідповідність | Примітка |
Переважно, щоб у кожному чек-листі містилися посилання на конкретний пункт стандарту, загальносистемного Посібника або іншого документа, на відповідність якому проводиться перевірка, а також поле для позначок про відповідність, невідповідність та коментарі. Аудитор повинен заздалегідь продумати питання, які він збирається поставити в підрозділі, що перевіряється, і зафіксувати їх у чек-листі. Аудитор під час перевірки робить свої позначки у чек-листі, що надалі полегшує роботу зі складання висновків аудиту. Використання чек-аркушів та форм не повинно обмежувати обсяг дій з аудиту, який може змінюватись в залежності від інформації, зібраної в процесі аудиту. Робочі документи, включаючи записи за результатами їх використання, повинні зберігатися принаймні до закінчення аудиту. Документи, які містять конфіденційну або запатентовану інформацію, повинні зберігатися протягом усього часу членами аудиторської групи з дотриманням відповідних вимог безпеки.
3.4. Проведення аудиту на місці
Проведення аудиту на місці передбачає проведення попередньої наради, обмін інформацією в ході аудиту, збирання та верифікацію інформації, формування висновків з аудиту, підготовку висновків за результатами аудиту, проведення заключної наради.
Вступна нарада проводиться, щоб 26:
познайомити команду аудиторів з представниками організації, що перевіряється;
узгодити (підтвердити) план аудиту;
визначити, що вимагається від персоналу організації під час проведення аудиту;
переконатися, що для аудиторів призначено супроводжуючих осіб;
відповісти на запитання з боку організації, що перевіряється.
Керівник аудиторської групи може пояснити методи проведення аудиту та подати процедури, відповідно до яких проводиться перевірка. Рекомендується на вступній нараді чітко визначити роль супроводжуючих, особливо якщо процедурою внутрішнього аудиту передбачено підпис супроводжуючого на акті про невідповідність. У цьому випадку необхідно пояснити, що супроводжуючий виступає тільки в ролі свідка, та його підпис підтверджує, що той чи інший факт мав місце, а не те, що ситуація є невідповідністю встановленим вимогам. Супроводжуючі особи повинні виконувати такі обов'язки: забезпечення контактів та призначення часу для бесід, забезпечення відвідувань певних місць організації, забезпечення того, щоб правила та процедури безпеки були відомі та дотримувалися членами аудиторської групи, виконання ролі осіб, які свідчать під час аудиту від імені організації, що перевіряється , надання роз'яснень або надання допомоги під час збору інформації. Необхідно пояснити також, що супроводжуючі не є членами аудиторської групи і тому не повинні впливати чи втручатися у проведення аудиту.
У ході наради керівник аудиторської групи повинен повідомити дату, час і місце проведення заключної наради та дати можливість представникам підрозділу, що перевіряється, поставити запитання.
Перед тим як аудитори розпочнуть виконання своїх обов'язків, керівник групи повинен переконатися, що аудитори ознайомлені з правилами техніки безпеки.
При проведенні аудиту в невеликий організаціїнемає необхідності знайомити аудиторів з персоналом, що перевіряється, і надавати їм супроводжуючих. І тут вступне нараду може складатися з повідомлення керівника групи аудиторів у тому, як проводитиметься аудит.
У процесі аудиту постійно повинен проводитися обмін інформацією між аудиторською групою та організацією, що перевіряється. Аудиторська група повинна періодично радитись для обміну інформацією, оцінки ходу аудиту та, за необхідності, перерозподілу обов'язків між аудиторами. У процесі проведення аудиту керівник аудиторської групи повинен періодично доводити до відома організації, що перевіряється, і замовника інформацію про хід аудиту і будь-які проблеми, якщо це застосовно. Свідоцтва, зібрані при аудиті, які мають значний ризик (наприклад, безпеку, навколишнє середовище або якість), повинні бути негайно доведені до відома організації, що перевіряється, і, якщо необхідно, замовника. Будь-яка проблема з питання, що не входить до обсягу аудиту, повинна бути відзначена та доведена до відома керівника аудиторської групи для можливого інформування замовника аудиту та організації, що перевіряється. Якщо наявне свідоцтво вказує на те, що цілі аудиту недосяжні, то керівник аудиторської групи повинен повідомити причини замовнику аудиту та організації, що перевіряється, для визначення подальших дій. Ці дії можуть включати повторне підтвердження або зміну плану аудиту, або зміну цілей або обсягу аудиту, або припинення аудиту. Будь-які зміни області аудиту, які можуть бути помітними під час виконання аудиту, слід аналізувати та затверджувати належним чином.
У процесі проведення аудиту, інформація, що стосується цілей, області та критеріїв аудиту, включаючи інформацію щодо взаємодії функцій, видів діяльності та процесів, повинна збиратися методом відповідної вибірки та повинна бути верифікована. Метою збору інформації є свідчення аудиту. Свідченням аудиту може бути лише інформація, яка може бути вірифікована. Свідоцтва аудиту мають реєструватися. Вони ґрунтуються на вибірці з відповідних даних. Тому, при проведенні аудиту є елемент невизначеності, і особи, які готують висновок за результатами аудиту, повинні усвідомлювати це.
Вибір джерел інформації здійснюється аудитором залежно від обсягу та складності перевірки. Джерелами вихідної інформації для аудитора під час перевірки виступають 27:
документи, що регламентують діяльність підрозділу та/або процеси (положення про підрозділ, посадові інструкції, процедури, робочі інструкції, методики, накази, розпорядження, дозволи та ін.);
плани, акти, реєстраційні журнали (журнали вимірів), протоколи нарад, програми та журнали навчання, засоби праці, комп'ютерні бази, елементи інфраструктури, виробниче середовищета ін.;
дані, отримані за межами підрозділу, що перевіряється, наприклад, від служби якості, від інших підрозділів та ін.
Огляд це обстеження, зроблене під час перевірки та засноване на зоровому сприйнятті аудитора. Відомо, що завдяки зору, людина отримує до 85% інформації, що до нього надходить. Під час огляду аудитор шукає переважно матеріальні докази відповідності. Це особливо важливо під час перевірки, що у виробничих приміщеннях, в лабораторіях, на складах зберігання продукції і т.п. Об'єктами огляду аудитора можуть бути 29:
документація, процедури та записи (наявність, стан, доступність);
виробниче середовище, стан робочих місць (відповідність технології, забезпечення безпеки);
інфраструктура: обладнання, оснащення, інструмент, енергозабезпечення, транспорт, зв'язок (наявність, стан, відповідність технології);
засоби вимірювання, контролю та випробувань (наявність, стан, відповідність технології, метрологічним правилам та нормам);
персонал (наявність, кваліфікація, поведінка);
продукція (порядок обігу, відповідність технології).
Вибір співрозмовника слід проводити з тих, хто безпосередньо здійснює діяльність, що перевіряється. Бажано, щоб це були співробітники різних посадових рівнівуправління. У процесі планування аудиторської перевірки слід передбачати бесіди з власником (керівником) процесу та при необхідності з постачальником та споживачем процесу.
Кожна бесіда повинна проводитися тільки з одним співробітником: розмова з кількома співробітниками, як правило, малоефективна.
Причини та теми бесіди повинні бути повідомлені працівникові до початку розмови.
Бесіда повинна проводитись у манері, що відповідає ситуації (обстановці) та особистості співрозмовника. Бажано, щоб під час бесіди, аудитор та співрозмовник були по можливості ізольовані від зовнішніх перешкод (бесіда «один на один»).
Розмова повинна проводитися лише у звичайне робочий часна звичайному робочому місці працівника.
Розмова може бути розпочата з прохання до співрозмовника описати його повсякденну роботу (порядок її виконання, забезпеченість ресурсами, виконання встановлених вимог, критерії та методи оцінки якості роботи).
Якщо розмова ведеться відразу двома (чи більше) аудиторами, то питання повинен ставити переважно один з них, а інший робити записи (саме в ході бесіди, а не після неї).
У ході бесіди аудитор може зупинити співрозмовника, але тільки в тому випадку, якщо він явно відвернувся від теми. Однак робити це треба таким чином, щоб у співрозмовника не склалося враження про малозначущість інформації, що їм дається.
Для організації розмови велике значення має правильний вибірспособу формулювання питання. У додатку 3 наводяться типи питань, які рекомендуються і не рекомендуються в практиці аудитора та приклади їх формулювання. Вибір тієї чи іншої типу питання залежить від конкретної мети розмови та ситуації, у якій вона ведеться. Переважними типами питань для аудитора є відкритий та роз'яснювальний. Не рекомендуються навідний, альтернативний, який утверджує та утруднює спілкування. Неприпустимим є персоніфікуючий тип питання.
У ході розмови аудитор повинен пам'ятати про те, що свідчення співрозмовника можуть розглядатися як об'єктивні лише тоді, коли вони підтверджуються відповідними фактами. В іншому випадку вони носять суб'єктивний характер і тому вкрай скрутні для використання в аудиторських доказах.
Під час бесіди слід використовувати питання, що починаються зі слів «Що», «Хто», «Для чого», «Де», «Коли», «Як», «Чому» та «Не могли б Ви мені це показати, будь ласка? » (ці слова-питання англійські фахівці вважають словами-помічниками аудитора):
Питання «що?» має на увазі відповідь, що розкриває розуміння співрозмовником предмета обговорення.
Питання "Хто?" має на увазі відповідь, яка розкриває, яке посадова особавиконує обговорювану роботу (а чи не особистість).
Питання «Навіщо?» має на увазі відповідь про цілі та завдання виконуваної роботи (процедури).
Питання "Де?" має на увазі відповідь про місце виконання роботи.
Питання "Коли?" має на увазі відповідь, на якому етапі процедури виконується дія.
Питання "Як?" має на увазі відповідь про метод та спосіб роботи.
Питання «Чому?» має на увазі відповідь, що розкриває обґрунтування попередніх відповідей.
Прохання «Покажіть» дає можливість аудитору отримати наочне підтвердження інформації, що міститься у відповідях співрозмовника.
Питання аудитора не повинні мати упередженого характеру, оскільки відповіді на них можуть бути також упередженими.
Аудитор не повинен сам відповідати на ці запитання.
Під час бесіди не слід застосовувати термінологію, незрозумілу співрозмовнику. Якщо виникає потреба у використанні спеціального терміна, його сенс має бути роз'яснений співрозмовнику.
Розмова, проведена робочому місці, має бути тривалої, ніж викликати нервозність співрозмовника.
Виявлені під час бесіди невідповідності (існуючі чи потенційні) повинні фіксуватися у журналі аудитора (перевірочному аркуші) з обов'язковим посиланням на пункт, що не виконується (розділ) нормативного документа.
Аудитор повинен підсумувати отриману під час бесіди інформацію, сформулювати головні (позитивні та негативні) враження та опорні моменти. Допустимо дозволити співрозмовнику прочитати зроблені аудитором зауваження.
Після завершення бесіди аудитор повинен подякувати співрозмовнику за сприяння та співпрацю.
Інформація, отримана під час бесіди, має аналізуватися шляхом її зіставлення з інформацією на цю тему, отриманої з розмов з іншими співробітниками, та особистими спостереженнями аудитора.
Слід пам'ятати, що причини невдалої розмови може бути у самому аудиторі: нечіткі питання, пересичена спеціальними термінами мова, погана налаштованість розмову, бажання почути у відповідях те, що очікуєш, неправильна лінія поведінки.
Результатом збору інформації є свідчення аудиту. Свідоцтво аудиту - записи, виклад фактів або інша інформація, що пов'язані з критеріями аудиту та можуть бути перевірені 31 . Свідоцтва аудиту можуть бути якісними або кількісними . За допомогою способів перевірки інформації на основі зібраних свідчень аудиту необхідно сформувати спостереження аудиту.
Спостереження аудиту – результати оцінки зібраних свідчень аудиту залежно від критеріїв аудиту 32 . Спостереження аудиту можуть вказувати на відповідність або невідповідність критеріям аудиту або на можливості покращення . Спостереження, своєю чергою, є основою висновку за результатами аудиту. Висновок за результатами аудиту - вихідні дані аудиту, надані групою з аудиту після розгляду цілей аудиту та всіх спостережень аудиту 33 .
До методів перевірки інформації та формування спостережень аудиту відносяться 34:
аналіз;
Доведення;
оцінювання.
У тих випадках, коли дані, що одержуються аудитором, мають кількісну форму (наприклад, дані результатів технічного контролю, дані про кількість виявлених невідповідностей, дані про причини невідповідностей та ін) їх доцільно представляти та аналізувати за допомогою статистичних методів. Прості статистичні способи: графіки; контрольний лист, гістограма; схема Ісікави; діаграма Парето; діаграма розкиду. Об'єктами аналізу документації є:
документи системи менеджменту якості та (або) екології, що поширюються на діяльність підрозділу або процесу, що перевіряється;
записи про здійснення встановленого процесу чи діяльності та про досягнуті результати.
Перевірка документів та записів передбачає як аналіз їхнього змісту, так і порядок управління документацією та записами. Найбільш значущі результати аналізу документації, включаючи збирання інформації, мають відображатися в журналі аудитора.
Істотними характеристиками аудиторського доказу є його достовірність та достатність. Доказ вважається достовірним, якщо він викликає довіру аудитора, є об'єктивним та перевіреним. Достатність доказу визначається його повнотою, що великою мірою залежить від обсягу зібраної інформації. Недотримання вимог до доказу знецінює результат аудиторської перевірки.
Отримання свідчень одна із найважливіших і складних моментів у роботі аудитора. Нижче наводиться ряд положень, знання яких може бути корисним аудитору в цій галузі.
свідоцтва складають основу аудиторського висновку і, отже, без доказів такий висновок може бути достовірним;
свідоцтва можуть вважатися об'єктивними, якщо вони містять інформацію, яка може бути визнана правдивою, заснованою на фактах і отриманою шляхом огляду, вимірювання, випробувань та інших засобів;
отримуючи свідоцтва про дотримання процедур (інструкцій), аудитор повинен бути впевнений, що ці процедури будуть дотримуватися і в майбутньому, принаймні, до наступної аудиторської перевірки;
достовірність аудиторського свідоцтва залежить від багатьох факторів, але насамперед від ступеня його підтвердження та кваліфікації аудитора;
Чим достовірніше свідчення, тим нижчий рівень ризику помилкового аудиторського укладання (слід зазначити, що ніхто не вільний від помилкових висновків і тому певні елементи ризику притаманні аудиторському висновку).
ідентичність (повторюваність за часом та місцями застосування) практичних дій правилам та нормам, встановленим у документації системи менеджменту якості;
виконання вимог тих розділів ISO 9001, які є обов'язковими для документування в організації;
наявність та виконання запланованих заходів у галузі якості;
оцінювання результативності процесів;
результативність коригувальних та запобіжних дій;
постійне поліпшення діяльності, процесів та систем менеджменту в цілому.
При оцінюванні свідоцтв існує можливість помилкових (неправильних) висновків і, як наслідок, неправильного висновку за результатами аудиторської перевірки. Ймовірність неправильних висновків зменшується з використанням об'єктивних даних, тобто. даних, що ґрунтуються на вимірах.
Свідоцтва аудиту повинні бути оцінені з точки зору критеріїв аудиту для
формування спостережень аудиту Спостереження аудиту можуть вказувати або відповідність, або невідповідність критеріям аудиту. Якщо це було визначено метою аудиту, спостереження можуть вказувати на можливості для покращення.
Невідповідність – невиконання встановленої вимоги. Аудитор повинен ідентифікувати кожну виявлену ним невідповідність та класифікувати його за формою прояву та ступенем значущості.
За формою прояву невідповідність може бути фактичною або потенційною. В на відміну від фактичного, доведеного свідченням конкретного невиконання встановленої вимоги, потенційна невідповідність – це невідповідність, ймовірність прояву якого в майбутньому може бути. лише спрогнозована з певним ступенем точності. Прикладами потенційних невідповідностей можуть бути некваліфікований інструктаж операторів виробничого обладнання, недостатня компетентність працівників під час виконання документованої процедури, - значення показника виділення шкідливого речовини наближається до гранично допустимого та інших. 37 .
За ступенем значущості (величини ризику негативних наслідків при неусуненні невідповідності) невідповідності можуть бути значними (категорії 1), малозначними (категорії 2) та повідомленнями.
Значною невідповідністю вважається невідповідність у системі менеджменту якості, яка з великою ймовірністю може спричинити невиконання вимог до продукції.
Прикладами значної невідповідності можуть бути необґрунтована відсутність діяльності, передбаченої вимогами ISO 9001, невиконання будь-якої вимоги ISO 9001, неодноразове (більше 2-х разів) недотримання положень документа системи менеджменту якості, нерезультативність процесу та ін.
Малозначною невідповідністю вважається окреме несистематичне недогляд, помилка, недолік у функціонуванні системи управління якістю, які можуть призвести до невиконання вимог до продукції, і навіть до зниження результативності функціонування процесу чи системи менеджменту загалом. Прикладами малозначних невідповідностей є відсутність об'єктивних доказів ознайомлення працівників підрозділу з документами системи управління якістю, - окремі нечіткі записи під час реєстрації даних про якість, відсутність актуалізованих копій документованих процедур, реєстрація даних щодо якості з порушенням встановлених форм 39 .
Повідомлення – критичне судження про стан обстеженого об'єкта. Прикладами повідомлень (зауважень) можуть бути спільне зберігання чинних та скасованих документів систем менеджменту, відсутність підтвердження ознайомлення виконавців з технічною документацією, - Відсутність затвердженого переліку визнаних постачальників організації, відсутність доказів проведення окремої коригуючої дії 40 . Повідомлення аудиторів мають, по суті, характер попередження, оскільки не усунене зауваження може з часом стати невідповідністю. У зв'язку з цим фіксування зауважень, як і невідповідностей, може розглядатися як додана цінність аудиту.
Виявлене аудитором невідповідність або повідомлення має бути розглянуте спільно з представником підрозділу, що перевіряється, з тим, щоб отримати підтвердження (визнання) того, що аудиторське свідоцтво правильне і невідповідність зрозуміло. Усі можливі у разі розбіжності у думках мають бути документовані.
До невідповідностей не слід відносити відступи або відхилення, санкціоновані уповноваженими на це особами та (або) споживачем. Дозвіл на відступ - дозвіл на відступ від встановлених вимог до продукції до її виробництва. Така роздільна здатність, як правило, обмежена кількістю продукції або періодом часу. Дозвіл на відхилення – дозвіл на використання або випуск продукції, що не відповідає встановленим вимогам. Дозвіл на відхилення зазвичай поширюється на постачання продукції з невідповідними показниками за узгодженням із споживачем обмежень у часі чи кількості цієї продукции. Кожен випадок відступу чи відхилення має бути документований. Вихід за межі, обумовлені дозволом на відступ або відхилення, слід розглядати як невідповідність.
Виявлена (виявлена) аудитором і підтверджена представником підрозділу, що перевіряється, невідповідність повинна бути документована у формі протоколу (акту), в якому мають бути зазначені:
час та місце виявлення (виявлення);
короткий зміст невідповідності; - значимість невідповідності;
посилання порушення вимоги певного документа;
необхідність корекції чи коригуючої дії.
Невідповідності повинні бути проаналізовані спільно з представником організації, що перевіряється, для отримання підтвердження того, що свідоцтва аудиту вірні і невідповідності зрозумілі. Повинне бути зроблено все можливе для подолання будь-яких розбіжностей щодо свідчень та/або спостережень аудиту, невирішені питання мають бути зареєстровані.
Висновок аудиторської групи за результатами аудиторської перевірки може містити підсумкову оцінку 41:
ступеня відповідності процесу, діяльності підрозділу чи системи менеджменту загалом критеріям аудиту;
результативності та ефективності процесу, діяльності підрозділу йдучи системи менеджменту в цілому;
здібності керівництва забезпечувати постійну адекватність та результативність процесу, діяльності підрозділу або системи менеджменту в цілому;
рекомендації щодо правильності встановленняпоказників результативності та ефективності процесу;
можливості покращенняпроцесу, діяльності підрозділу чи системи менеджменту загалом.
чи можна стверджувати, що персонал перевіряється підрозділи (кілька підрозділів) знає, має у своєму розпорядженні розуміє та використовує обов'язкові для нього документи системи менеджменту якості?
чи підтверджується дотримання вимог документів системи управління якістю необхідними реєстраційними даними, фактами та іншими свідоцтвами?
чи всі вимоги документів, які у підрозділі (підрозділах), забезпечують досягнення цілей підрозділи (підрозділів) у сфері якості?
чи досягнуто запланованих результатів у перевіреному процесі, діяльності підрозділу чи системи менеджменту в цілому?
Чи достатньо ефективно використовуються виділені ресурси для здійснення процесу, діяльності підрозділу чи системи управління в цілому?
чи підтверджується, що процес, діяльність підрозділу чи система менеджменту загалом функціонує в керованих умовах?
чи можна стверджувати, що керівництво виділяє ресурси, достатні для результативного функціонування процесу, діяльності підрозділу або системи менеджменту в цілому?
чи є необхідність і реальна можливість покращити процес (скорочення часу, витрат, підвищення якості, зменшення негативного впливу на навколишнє середовище), діяльність підрозділу чи системи менеджменту загалом?
які саме рекомендації можуть бути надані аудиторською групою щодо покращення об'єкта аудиту, що перевіряється?
У ході заключної наради під головуванням керівника аудиторської групи повинні бути представлені спостереження аудиту та висновки за результатами аудиту таким чином, щоб вони були зрозумілі та визнані організацією, що перевіряється, а також, при необхідності, погоджені терміни подання перевіряється організацією плану коригувальних та попереджувальних дій. Учасниками заключної наради повинні бути представники організації, що перевіряється, а також можуть бути замовник аудиту та інші сторони. У разі виникнення в процесі аудиту ситуацій, які можуть позначитися на надійності висновків за результатами аудиту, керівник аудиторської групи повинен повідомити про це організацію, що перевіряється.
У багатьох випадках, наприклад, при проведенні внутрішнього аудиту в малої організації, заключна нарада може складатися тільки з доведення до відома спостережень аудиту та висновків за результатами аудиту. В інших випадках, нарада має бути офіційною з веденням протоколу та списку присутніх.
Будь-які розбіжності щодо спостережень аудиту та/або висновків за результатами аудиту між аудиторською групою та організацією, що перевіряється, повинні бути обговорені і, якщо можливо, вирішені. Інакше всі думки повинні бути зареєстровані. Якщо це передбачено цілями аудиту, мають бути представлені рекомендації щодо покращення. При цьому слід наголосити, що рекомендації не є обов'язковими.
Область потреби у контролі залежить від структури та виду діяльності конкретної організації. Для правильної перевіркироботи компанії необхідно регулярно проводити. Ця процедура неможлива без коректно складеного чек-листа.
Поняття чек-листа для внутрішнього аудиту
Чек-лист з аудиту може знадобитися для перевірки всієї діяльності організації чи якоїсь однієї галузі, процесу чи підрозділи. Цей документ раніше заповнювали у вигляді паперового носія, пізніше стали з'являтися електронні версії Word і Excel. Зараз існують спеціалізовані додатки для , але попередні методи, як і раніше, актуальні.
Стандартний бланк чек-листа з проведення аудиту містить 6 стовпців:
- Номерний рядок.
- Перевірена вимога ISO.
- Деталізовані питання.
- Метод оцінки вимоги, що перевіряється.
- Позначка результату перевірки.
- Коментарі аудитора чи комісії.
Саме поняття чек-лист дослівно перекладається «контрольний список» і може застосовуватися навіть для аудиту діяльності 1 співробітника компанії.
Нормативно-правова база
Згідно з Федеральним законом від 30.12.2008 №307 «Про аудиторську перевірку» регулюється складання чек-листів різних видівале це стосується зовнішнього аудиту. Законодавчо дозволено проводити внутрішній аудит залученими компаніями.Керівництво може запросити співробітника щодо перевірки, а чи не створювати комісію з своїх працівників.
Ст.19 Федерального закону«Про бухгалтерський облік» від 6 грудня 2011 року зобов'язує проводити внутрішній аудит. Це стосується перевірки бухгалтерської сфери, інші галузі діяльності контролюється відповідно до особистих уподобань організації.
Функції документа
Головними завданнями чек-листа є контроль та структурування інформації про поточні процеси будь-якого виду діяльності. Це свого роду контрольний перелік питань, що дозволяє провести планомірний аналіз та виявити недоліки у роботі конкретної ланки організації.
Крім контролюючої функції на основі даних чек-листа, можливе складання подальшого плану розвитку або зміни структури компанії. Також за результатами внутрішнього аудиту допустима оцінка компетентності співробітників відділу компанії або цілого , що перевіряється .
Етапи заповнення чек-листу для внутрішнього аудиту СМК з прикладами описані нижче.
Етапи заповнення
У процесі контролю структура чек-листа має значення. При його розробці необхідно враховувати логічну послідовну процедуру, що виключає постійне повернення до вже розглянутих аспектів. Це дозволить вибудувати коректну структуру не лише самого контрольного списку, а й допомогти у правильному його заповненні.
Насправді, заповнення грамотно складеного чек-листа дуже просте.
- На першому етапі необхідно вникнути у зміст пункту перевірки, прочитати питання або ознайомитись з контрольованим критерієм.
- Далі слід уточнити метод оцінки та провести її відповідно до цього пункту. Це може бути огляд, інтерв'ю, опитування, вивчення документації чи інший спосіб оцінювання.
- На третьому етапі необхідно ввести або вписати результати контролю у відповідний стовпець чек-листа.
- Також у низці документів буває і пункт із коментарями аудитора. Якщо він присутній у контрольному списку, його необхідно заповнити до переходу до наступного питання.
Зразок чек-листа для внутрішнього аудиту ви можете завантажити.
Зразок чек-листа для внутрішнього аудиту
Зразок чек-листа для внутрішнього аудиту.
Зразок чек-листа для внутрішнього аудиту.
Зразок чек-листа для внутрішнього аудиту.
Зразок чек-листа для внутрішнього аудиту.
Зразок чек-листа для внутрішнього аудиту.
Як відключити рекламу на Андроїді: прибираємо рекламу, що спливає
Росіянин отримав термін та мільйонний штраф за «піратство» Негативні наслідки закону
Визначення ключових факторів
Змінилися критерії для віднесення організацій та ін до суб'єктів малого та середнього підприємництва
Дивитись що таке "Роялті" в інших словниках Підводне каміння