Документ представлений на електронному носії. Рівнозначність підписання документів електронним підписом та власноручним. Простий або некваліфікований підпис

Сьогодні електронний документообіг сміливо вривається у наше життя, сьогодні практично всі компанії застосовують електронні документи, користуються електронною поштою, електронні декларації, тим більше, що для оподаткування ПДВ обов'язковість декларацій встановлена ​​законодавчо. Хтось перейшов далі і використовує в повсякденному життісистеми електронного документообігу та переклав всю звітність та первинні документи в електронний вигляд.

Поняття електронного документообігу та плюси електронного документообігу

Електронний документообертє спосіб роботи з документами. Особливості електронного документообігу полягають у тому, що електронні документи, підписані електронним цифровим підписом. Такий документ, підписаний ЕЦП, дорівнює своїм значенням документу на паперовому носії.

Електронний документообіг має свої плюси та мінуси.

Таблиця
Плюси та мінуси електронного документообігу

Плюси електронного документообігу	Мінуси електронного документообігу
Можливість швидко знайти документи; наявність централізованої структури документообігу; Систематизоване зберігання документів у електронному архіві; Простота у реєстрації та узгодженні документів; Можливість підписання та направлення документів електронними каналами зв'язку, що економить час; Можливість складання аналогічних документів; Проведення електронного аудиту	Необхідність придбання електронного цифрового підпису; неможливість використання, якщо контрагент не застосовує електронний документообіг; Додаткові витрати на електронний документообіг; Відсутність уніфікованих форматів документообігу; Недовіра деяких користувачів до електронних документів

Водночас, електронний документообіг розвивається дедалі більше. І для цього є причини.

По-перше, електронний документообіг передбачено у податковому законодавстві. Наприклад, при поданні звітності зі страхових внесків або ПДФО, її необхідно подавати до електронному вигляді, якщо чисельність підприємства становить понад 25 осіб. Подавати звітність в електронному вигляді необхідно подавати декларацію в електронному вигляді. Крім того, пояснення, якщо звітність подана в електронному вигляді, у 2017 році також необхідно буде надавати у вигляді електронного документа.

По-друге, електронний документообіг прийнято у бухгалтерському обліку. Відповідно до закону № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» первинний обліковий документ складається на паперовому носії та (або) у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом.
По-третє, у 2017 році електронний документообіг отримає ще більший розвиток у судочинстві. Так, багато хто звикли до того, що рішення судів публікуються в електронному вигляді в мережі Інтернет. Відповідно до статті 4 АПК РФ позовна заява, заява, скарга, подання та інші документи можуть бути подані до суду на паперовому носії або в електронному вигляді, у тому числі у формі електронного документа, підписаного електронним підписом у порядку, встановленому законодавством Російської Федерації, через заповнення форми, розміщеної на офіційному сайті суду в інформаційно-телекомунікаційній мережі «Інтернет». Аналогічні положення встановлено у частині цивільного процесу.

По-четверте, електронні технологіїщільно увійшли в наше життя щодо застосування електронного документообігу в тендерній документації, проведенні електронних аукціонів. Відповідно до статті Федерального закону від 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. від 03.07.2016) «Про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб» під аукціоном електронної форми (електронним аукціоном) розуміється аукціон, у якому інформація про закупівлю повідомляється замовником необмеженому колу осіб шляхом розміщення в єдиній інформаційної системиповідомлення про проведення такого аукціону та документацію про нього, до учасників закупівлі пред'являються єдині вимоги та Додаткові вимогипроведення такого аукціону забезпечується на електронному майданчику її оператором.

П'ята причина пов'язана з тим, що сьогодні багато компаній працюють у різних регіонах, з різними містами, тому для організації ефективного бізнесунеобхідно прискорити документообіг та спростити взаємини між сторонами. У зв'язку з цим інтуїтивно багато компаній вводять електронний документообіг.

Як запровадити електронний документообіг?

На першому етапі необхідно ухвалити принципове рішення про запровадження електронного документообігу. Таке рішення оформляється наказом на підприємстві. Деякі компанії розробляють спеціальні локальні акти, які регулюють документообіг та узгодження документів усередині компанії, до таких особливостей можна віднести узгодження документів між відділами, постановку на контроль, підписання керівництвом та зберігання архівних документів.

На другому етапі необхідно вибрати, який підпис використовуватиме компанія при оформленні документів.

Простим електронним підписом є електронний підпис, який за допомогою використання кодів, паролів або інших засобів підтверджує факт формування електронного підпису певною особою.

Некваліфікованим електронним підписомє електронний підпис, який:

1. отримана внаслідок криптографічного перетворення інформації з використанням ключа електронного підпису;
2. дозволяє визначити особу, яка підписала електронний документ;
3. дозволяє виявити факт внесення змін до електронного документа після його підписання;
4. створюється з допомогою коштів електронного підпису.

Кваліфікованим електронним підписомє електронний підпис, який відповідає всім ознакам некваліфікованого електронного підпису та наступним додатковим ознакам:

1. ключ перевірки електронного підпису вказано у кваліфікованому сертифікаті;
2. для створення та перевірки електронного підпису використовуються засоби електронного підпису, що мають підтвердження відповідності вимогам (стаття 5 Федеральний закон від 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. від 30.12.2015) «Про електронний підпис». Однак дуже у багатьох випадках документи потрібні для цілей безпеки саме посилений кваліфікований підпис.

Третім етапом буде вибір спеціального центру, що посвідчує. Для вибору компанії, що спеціалізується на електронному документообігу, важливо оцінити зручність роботи саме з певною компанією. Важливо встановити вартість послуг, можливість додаткових функцій, а також послуг з електронного документообігу, також важливо встановити, яку відповідальність несе компанія — центр, що засвідчує, у разі технічних збоїв і проблем у веденні документообігу.

На четвертому етапі необхідно надати документи для укладання договору.

П'ятим етапом є укладення договору з центром, що засвідчує. Згідно зі статтею 2 Федерального закону від 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. від 30.12.2015) «Про електронний підпис» центр, що засвідчує, — юридична особа, індивідуальний підприємецьабо державний орган чи орган місцевого самоврядування, що здійснюють функції створення та видачі сертифікатів ключів перевірки електронних підписів, а також інші функції.

Шостим етапом є використання електронного документообігу у компанії, організація конкретного обміну електронними документами. Рахунки-фактури складаються в електронній формі за взаємною згодою сторін угоди та за наявності у них сумісних технічних засобівта можливостей для прийому та обробки цих рахунків-фактур відповідно до затвердженого формату.

Що повинен містити договір із центром, що засвідчує?

При укладанні договору з центром, що засвідчує, необхідно звернути увагу на правовий статуспосвідчувального центру. Акредитація посвідчувального центру здійснюється за умови, зокрема, виконання ним вимог щодо наявності фінансового забезпеченнявідповідальності за збитки, заподіяні третім особам внаслідок їх довіри до інформації, зазначеної в сертифікаті ключа перевірки електронного підпису, виданому таким центром, що засвідчує, або інформації, що міститься в реєстрі сертифікатів, який веде такий посвідчувальний центр, у сумі не менше ніж 1,5 млн руб. .

Укладаючи договір з центром, що засвідчує, важливо звернути увагу на предмет договору. Відповідно до статті 432 ДК РФ це умови, обов'язкові для договорів цього виду. Договір вважається укладеним, якщо між сторонами, у необхідній у належних випадках формі, досягнуто згоди з усіх істотних умов договору. Тобто важливо прописати найчіткіше предмет договору.

Предмет договору випливає із закону «Про електронний підпис».

Посвідчувальний центр:

1. створює сертифікати ключів перевірки електронних підписів та видає такі сертифікати;
2. встановлює термін дії сертифікатів ключів перевірки електронних підписів;
3. анулює видані цим засвідчувальним центром сертифікати ключів перевірки електронних підписів;
4. видає за зверненням заявника кошти електронного підпису;
5. веде реєстр виданих та анульованих цим засвідчувальним центром сертифікатів ключів перевірки електронних підписів;
6. встановлює порядок ведення реєстру сертифікатів;
7. створює за зверненнями заявників ключі електронних підписів та ключі перевірки електронних підписів;
8. перевіряє унікальність ключів перевірки електронних підписів у реєстрі сертифікатів;
9. здійснює за зверненнями учасників електронної взаємодії перевірку електронних підписів;
10. здійснює іншу пов'язану з використанням електронного підпису діяльність.

Відповідальність центру, що засвідчує, настає у випадках:

1. невиконання або неналежного виконання зобов'язань, що випливають із договору надання послуг, що засвідчує центр;
2. невиконання або неналежного виконання обов'язків (п.3 статті 13 Федерального закону від 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. від 30.12.2015) «Про електронний підпис»).

Як додаткові умови договору з центром, що засвідчує, може бути передбачено страхування.

Як організувати електронний документообіг усередині компанії?

Усередині компанії електронний документообіг має бути організований як годинник. Адже важливо, що електронний документообіг передбачає сканування документів, підписання електронним цифровим підписом. А це означає, що потрібен спеціаліст, який відповідає за електронні скан-копії, а на робочих місцях керівників має бути встановлене спеціальне програмне забезпечення, що дозволяє підписувати документи

Складання, оформлення та погодження проектів електронних документів здійснюється за загальним правиламділоводства, встановленим щодо аналогічних документів на паперовому носії. Електронний документ повинен мати всі реквізити, встановлені для аналогічного документа на паперовому носії, за винятком відбитка печатки, оскільки друк не є обов'язковим реквізитом. Всередині компанії можуть використовуватися способи підтвердження дій з електронними документами, за яких електронний цифровий підпис не використовується. Наприклад, без електронного цифрового підпису може здійснюватись постановка документів на контроль.

Якщо ви хочете організувати документообіг зі своїми контрагентами, необхідно відповідні положення включити в договір з контрагентом.

Документи формуються та підписуються в електронному вигляді. Засоби електронного цифрового підпису, що використовуються, повинні бути сертифіковані в установленому порядку.

Найпростіше організувати електронний документообіг із органами влади, наприклад, із податковою службою. для цього також необхідно отримати електронний підпис і укласти договір із центром, що засвідчує. Найчастіше платники податків подають до податкового органу декларації, пояснення, рахунки-фактури. В якості " зворотнього зв'язку» документи формуються податковою відповідно до Наказу ФНП Росії від 15.04.2015 № ММВ-7-2 / [email protected]«Про затвердження Порядку направлення документів, які використовуються податковими органами при реалізації своїх повноважень у відносинах, що регулюються законодавством про податки та збори, в електронній формі по телекомунікаційних каналах зв'язку та про визнання такими, що втратили чинність, окремих положень наказу Федеральної податкової служби від 17.02.2011 № ММВ-7 -2/ [email protected]».

До таких документів належать:

1. вимоги щодо подання пояснень;
2. повідомлення про контрольовані іноземні компанії;
3. повідомлення про виклик платника податків (платника збору, податкового агента);
4. податкового повідомлення;
5. рішення про призупинення операцій за рахунками платника податків (платника збору, податкового агента) у банку та переказів його електронних коштів;
6. рішення про скасування призупинення операцій за рахунками платника податків (платника збору, податкового агента) у банку та переказів його електронних коштів;
7. рішення щодо проведення виїзної податкової перевірки;
8. Інші документи.

Таким чином, якщо говорити про внутрішньофірмові електронні документи, то їх звернення регулюватиметься внутрішніми. локальними актами, якщо говорити про взаємовідносини з контрагентами, то такі взаємовідносини регулюються сторонами, а якщо документообіг організується з органами влади, то органи влади діятимуть відповідно до порядку електронного документообігу, прийнятого конкретної компанії.

Як організувати зберігання електронних документів?

Основним нормативним актом, що регулює зберігання електронних документів, є Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів архівного фонду України та інших архівних документів в органах державної влади, органи місцевого самоврядування та організації (затверджені Наказом Міністерства культури Російської Федерації від 31.03.2015 № 526, далі - Правила). В даному документівперше встановлюються правила збереження електронних документів.

Як необхідно зберігати документи?

По перше, необхідно підготувати номенклатуру справ конкретної організації Номенклатура справ відрізнятиметься залежно від підприємства, сфери діяльності.

Номенклатура справ використовується для угруповання виконаних документів у справи, систематизації та обліку справ, визначення термінів їх зберігання та пошуку документів. Номенклатура справ є основою складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, і навіть для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

По-друге, необхідно сформувати відносини. для цього необхідно провести експертизу цінності документів, які зберігатимуться в електронному вигляді. Є нормативні терміни зберігання окремих документів. Наприклад, бухгалтерські документи зберігаються протягом 5 років, а податкові – протягом 4 років.

По-третє, необхідно проставити позначку, що дані зберігаються в електронному вигляді номенклатуру справ. Наприклад, Графіки обліку робочого часу. Електронні документи.

По-четверте, необхідно заархівувати документи.

Перш ніж помістити електронну справу на зберігання, її потрібно:
- Вивантажити з електронної системи(якщо документ створюється в якомусь спеціальному програмному продукті);
- захистити від можливих змін, зберігши у відповідному форматі;
- Записати на носій інформації.

Загальноприйнятий формат для зберігання та архівування електронних документів – PDF/A. Слід відрізняти його від звичного PDF, з кожним оновленням якого з'являються нові можливості для роботи з файлами. PDF/A призначений для іншого: це формат довгострокового архівного зберігання електронних документів.

П'ятим крокомє складання описів. До опису включаються всі електронні справи, сформовані щодо електронних документів. Однак замість кількості аркушів, що вказується при формуванні справ на паперових носіях, вказується обсяг електронних документів.

Формат опису може виглядати так:

Найменування посади керівника структурного підрозділу
	Підпис	Розшифровка
Дата підпису
ПОГОДЖЕНО Найменування посади керівника служби ДНЗ
	Підпис	Розшифровка
Дата підпису
Завідувач архіву (Особа, відповідальна за архів)
	Підпис	Розшифровка
Дата підпису

Загалом зберігати документи в електронному вигляді набагато зручніше, адже немає необхідності надалі при пошуку документів переривати цілу кімнату паперової документації. Також простіше надавати документи в електронному вигляді на запит податкової, Пенсійного фонду, і навіть інших перевіряючих.

У деяких випадках слід знищити документи. Наприклад, досить довго зберігалися службові записки, термін зберігання минув і необхідно їх знищити. І тут проводиться експертиза цінності документів. Таку експертизу може провести спеціальна комісія. За наслідками експертизи оформляється акт про виділення до знищення документів. Форма такого акту розробляються компанією самостійно. І на підставі акту диски чи інші носії інформації просто знищуються.

На закінчення слід зазначити, що, безумовно, майбутнє за електронними документами. Проте важливо правильно організувати електронний документообіг. Багато компаній стикаються з проблемами неправильної організації документообігу, коли до електронного документообігу підключається лише одне робоче місцеу відділі чи навіть департаменті, коли більша половина документів ведеться, як і раніше, на паперових носіях. Тому всі питання щодо електронного документообігу слід вирішувати «на березі» на етапі впровадження системи.

Питання про те, чим відрізняється форма електронного документа від формату, з'явилися з тих пір, коли Федеральна податкова служба дала добро на використання у податковому обліку електронних первинних документів. Сталося це понад три роки тому. Проте дані поняття плутають і досі. Давайте розуміти, що є що.

Що таке формати електронних документів?

Щоб відповісти на це питання, почнемо з невеликої класифікації. Весь перелік документів, які використовуються сьогодні в організаціях, можна поділити на дві групи:

1. Документи, які можна використовувати і в паперовому, і в електронному вигляді (товарна накладна ТОРГ-12, рахунок-фактура, універсальний передавальний документ, акт виконаних робіт, рахунок на оплату, договір постачання та ін.).
2. Документи, які можна застосовувати виключно на папері (копія рахунку-фактури, що надається агентом принципалу, товарно-транспортна накладна (ТТН), декларація відповідності та ін.).

В даному випадку нам цікаві документи першої групи, які за законодавством дозволено створювати, передавати та зберігати в електронному вигляді. Щоправда, варто пам'ятати, що до форматів деяких електронних документів закон пред'являє жорсткі вимоги, як і до форми низки електронних документів.

.XML – єдиний формат облікових документів

ЕД, формат яких чітко описаний та визначений законодавством, називаються формалізованими. До них відносяться: рахунок-фактура, накладна ТОРГ-12 та акт виконаних робіт.

Решта ЕД (рахунки на оплату, листи, довіреності, паспорти угоди та інших.) є неформализованными. Особливих вимог до їх форматів немає. Форма даних електронних документів так само не є важливою.

Формалізовані документи створюються за форматами ФНП. На сьогоднішній день для електронних оригіналів законодавчо затверджено єдиний формат - .XML, для відсканованих копій - .JPG, .TIFF, .PDF, .PNG.

Що цікаво: є обов'язковий до застосування формат електронного рахунку-фактури, що відповідає вимогам ФНП, – це XML. А є рекомендовані формати для акту та ТОРГ-12, і це теж .XML. Незважаючи на те, що обмінюватися первинкою ви можете в будь-яких форматах, при витребуванні в електронному вигляді податкова прийме лише документи у форматі.XML. Якщо ж ви обмінюєтеся первинкою в іншому форматі, представляти її у ФНП вам доведеться на папері. Незручно, чи не так? Тому, щоб уникнути плутанини, ми радимо використовувати формати, рекомендовані ФНС.

Форма електронного документа – не є його форматом

Крок за кроком ми наближаємося до розуміння того, що є форматом електронного документа. Насправді визначень цього поняття може бути кілька. Це і структурований набір даних, зручний для зберігання та автоматичної обробки. Форматом можна назвати і закодовану текстову інформацію, яка відповідає за розподіл та подання даних в ЕД.

Нижче ви бачите, як виглядає електронний рахунок-фактура у форматі .XML. Його тіло складається з елементів розмітки та масиву даних. Ознайомитися з вимогами до формату електронного рахунку-фактури можна в тексті Наказу ФНП від 04.03.2015 № ММВ-7-6/ [email protected].

Тепер перейдемо до форми. Якщо формат відповідає за «внутрішній зміст», то форма електронного документа є його «обличчям». Інакше кажучи, те, як ЕД на екрані комп'ютера чи папері, і є його форма. Для деяких документів закон визначає тверду форму. Це насамперед стосується рахунки-фактури, форму якого затверджено Постановою Уряду РФ від 26 грудня 2011 р. N 1137 .

Тож давайте зробимо висновки. Серед усього масиву форм та форматів існують обов'язкові до застосування та рекомендовані. Щоб раз і назавжди усвідомити стан справ із формами та форматами електронних документів, просто ознайомтеся з наступною таблицею.

Найменування ЕД	Формат	Обов'язковість застосування формату	Форма	Обов'язковість застосування форми
Рахунок-фактура	.XML	Відповідно до Наказу ФНП від 04.03.2015 № ММВ-7-6/ [email protected]формат.XML є обов'язковим для застосування.	Форма розроблена та затверджена.	Форму рахунка-фактури визначено Постановою Уряду РФ від 26 грудня 2011 р. N 1137 та обов'язкова до застосування.
Акт виконаних робіт		Відповідно до Наказу ФНП від 21.03.2012 N ММВ-7-6/ [email protected]затверджений рекомендований для застосування формат.XML.	Єдиної форми акта не передбачено.	ФЗ 402 «Про бухгалтерський облік» передбачає лише обов'язкові реквізити, яким має відповідати форма акта.
Товарна накладна ТОРГ-12	.XML, .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF та ін.	Відповідно до Наказу ФНП від 21.03.2012 N ММВ-7-6/ [email protected]затверджений рекомендований для застосування формат.XML.	Форму затверджено, міститься в «Альбомі уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку торгових операцій». Однак із 2013 р. застосовувати її не обов'язково.	Починаючи з 01.01.2013 р., форму товарної накладної має право визначати керівник організації. При цьому в ній має бути низка обов'язкових реквізитів (ФЗ 402 «Про бухгалтерський облік»).

Запитання 5. Класифікація документів

Класифікація документів- розподіл документів за групами (видами) на основі ознак утримання, форми складання та ін. з метою організації та підвищення ефективності роботи з ними.

Класифікація дозволяє виробити певні методи роботи з кожною групою документів, закріпити в інструкціях, організувати документи у діловодстві. 2. Умовно документи можна поділити на такі групи: за способом документування: рукописні; електронні;

графічні;

кіно-, фото-, фонодокументи;

по сфері використання: організаційно-розпорядчі; фінансово-бухгалтерські; науково-технічні; з праці; звітно-статистичні;

за місцем складання:

Вхідні (що надійшли до організації);

Вихідні (що надсилаються з організації);

Внутрішні (складені та використовувані в самій організації);

по грифу обмеження доступу:

відкриті (несекретні);

з грифом обмеження доступу. Документи можуть мати такі грифи:

"Для службового користування" (службова інформація, призначена лише для працівників конкретної організації чи галузі); "Секретно", "Цілком таємно", "Особливої ​​важливості" (інформація, що містить державну таємницю); "Конфіденційно" (інформація, доступ до якої обмежений законодавством РФ);

«Комерційна таємниця» (інформація, що має комерційну цінність через невідомість її третім особам, до якої немає вільного доступу на законній підставі та щодо якої власником такої інформації запроваджено режим захисту);

за походженням:

офіційні (службові) (що стосуються інтересів організації, складені юридичним або фізичною особою, оформлені в установленому порядку); особисті (що стосуються інтересів конкретної особи і є іменними);

по ю ридичної значимості:

оригінали або оригінали (перші або поодинокі екземпляри офіційних документів, власноручно підписані автором);

копії (документи, що повністю відтворюють інформацію справжнього документа та всі його зовнішні ознакиабо частина їх, які не мають юридичної сили);

засвідчені копії (копії документів, на яких відповідно до встановленого порядку проставляють необхідні реквізити, що надають їм юридичної сили);

дублікати (повторні екземпляри оригіналу документа, що мають юридичну силу);

за формою викладу:

індивідуальні (зміст яких викладається у вільній формі);

трафаретні (коли структура, частина документа, стандартні фрази підготовлені заздалегідь, а інша частина заповнюється при складанні, наприклад, довідка з місця роботи);

типові (створені для документування стандартних ситуацій, наприклад, відрядження та використовуються у всіх організаціях);

за термінами зберігання:

постійного зберігання;

довготривалого зберігання (понад 10 років); тимчасового зберігання (до 10 років).

1 . Електронний документ- документ, у якому інформація представлена ​​у електронній формі, з реквізитами, необхідні визнання його дійсним.

Електронний документ має відповідати наступним вимогам:

створюватися, оброблятися, зберігатися, передаватися та прийматися за допомогою програмних та технічних засобів;

бути відображеним (відтвореним) у формі, зрозумілій для сприйняття.

Електронний документможе бути відтворений у вигляді та формі, зрозумілі для сприйняття: на екрані дисплея; паперовому носії;

іншому відокремленому від машинного носія матеріальному об'єкті у доступному візуального огляду вигляді. З використанням електронного документа не потрібно надання його копії на паперовому носії, крім випадків, передбачених нормативними правовими актами РФ чи угодою сторін. Перевагивикористання електронних документів:

комп'ютерний набір документів зводиться до мінімуму під час використання готових зразків, які у пам'яті ПК; комп'ютерне оброблення електронних документів (наприклад, заявок на товари) виконується значно швидше, ніж обробка паперових документів;

прискорюється та спрощується збір, систематизація та пошук будь-якого документа чи інформації з документів; за допомогою електронної поштиздійснюється оперативна передача документів будь-які відстані; зберігання електронних документів дозволяє зберегти на малих носіях велику кількість інформації і тому не потрібні великі площі для архівів; зменшується обсяг рутинних технічних операційз документами, звільняється час на вирішення змістовних завдань управління;

зменшується кількість втрат документів, місцезнаходження яких невідоме;

з'являється можливість використання отриманої інформації для підготовки іншого документа (звіту, зведення, огляду тощо), тим самим підвищується оперативність і якість документа, що складається.

Узгодження проекту електронного документамає такі переваги:

прочитання документа на екрані ПК без виведення паперу; виправлення вносяться до проекту документа;

До недоліківелектронних документів можна віднести: недовговічність зберігання у порівнянні з паперовими документами;

необхідність наявності технічних засобів для прочитання; можливість внесення несанкціонованих змін (за відсутності електронного цифрового підпису (ЕЦП) або інших засобів захисту).

3. Електронний документообіг- процес руху, обробки, зберігання та обміну електронними документами. Учасники обміну електронними документами - фізичні та юридичні особи, органи структурі державної влади РФ, органи місцевого самоврядування, що у обміні електронними документами.

Відправник електронного документа- учасник обміну електронними документами, який складає електронний документ, підписує його своєю ЕЦП та надсилає його на адресу одержувача безпосередньо або через інформаційного посередника.

Одержувач електронного документа- учасник обміну електронними документами, на адресу якого надійшов електронний документ.

Посередник у обміні електронними документами (інформаційний посередник)- юридична особа або індивідуальний підприємець, який виконує послуги, пов'язані з обміном електронними документами між відправниками та отримувачами електронних документів.

При обміні електронними документами повинні використовуватися засоби захисту у відповідності до вимог нормативних правових актів РФ.

Електронний документ підлягає перевірці для підтвердження справжності засобами перевірки ЕЦП. Підтвердження справжності електронного документа здійснюється одержувачем електронного документа з використанням засобів перевірки ЕЦП, наданих йому відправником або розповсюджувачем засобів перевірки ЕЦП. Справжність електронного документавважається підтвердженою, якщо внаслідок виконання одержувачем електронного документа процедур, передбачених засобами перевірки ЕЦП, встановлюється незмінність усіх його реквізитів. Електронний документообертрегулюється нормативними актами :

державними;

міжгалузевими;

галузевими;

локальними (підприємства).

Правове регулюванняу сфері обігу електронних документів спрямовано:

на реалізацію єдиної державної політики у сфері обігу електронних документів;

забезпечення безпеки та захисту інформації при її створенні, обробці, зберіганні, передачі та прийомі;

забезпечення прав та законних інтересів користувачів електронних документів;

правове забезпечення технології створення, обробки, зберігання, передачі та прийому електронних документів. Робота з електронними документами, що надсилаються електронною поштою, проводиться аналогічно роботи з документами на паперових носіях Тому електронний документообіг називають також автоматизованим діловодством.Кожному абоненту в електронній пошті виділяється індивідуальна поштова скринька, якій надається код користувача, та обмін електронними повідомленнями здійснюється через ці поштові скриньки.

Відправник електронного документа створює файл повідомлення, вказує його ім'я, дату, час відправлення та запускає програму надсилання електронної пошти.

Електронні документи передаються адресатам відповідно до вказівки на розсилку.

Адресат отримує документ на екран ПК, який за потреби можна перенести на паперовий носій. З допомогою ПК відбувається реєстрація електронних документів.

Керівник, отримавши електронний документ, проставляє у ньому резолюцію, і з внутрішньої мережі документ пересилається на ПК виконавцю (виконавцям).

Процес виконання електронних документів аналогічнийвиконання документів на паперових носіях. Електронний документообіг постійно зростає, особливо у зв'язку з розвитком Інтернет-торгівлі. Термін зберігання електронних документів такий же,як і у паперових (наприклад, сповіщення банків та переказні вимоги - 5 років). Зберігання файлів протягом такого терміну може призвести до втрати, тому рекомендується формувати спеціальні архіви електронних документів на компакт-дисках.

При зберігання електронних документів в електронному архіві повинні забезпечуватися:

захист електронних документів від несанкціонованого доступу та спотворень;

можливість надання зацікавленим особамдоступу до електронних документів, що зберігаються, у порядку, передбаченому нормативними актами;

можливість підтвердження справжності електронних документів протягом усього терміну їх зберігання;

можливість представлення електронних документів, що зберігаються, у вигляді копії на паперовому носії.

У перспективі розвиток електронного документообігу орієнтовано на максимальне використання електронних документів, що передбачає зміну існуючих вітчизняних традицій діловодства та поступову відмову від паперових носіїв інформації.

1. Інформація в електронній формі, підписана кваліфікованим електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом, і може застосовуватися у будь-яких правовідносинах відповідно до законодавства Російської Федерації, крім випадку, якщо федеральними законамиабо нормативними правовими актами, що приймаються відповідно до них, встановлено вимогу про необхідність складання документа виключно на паперовому носії.

(див. текст у попередній редакції)

2. Інформація в електронній формі, підписана простим електронним підписом або некваліфікованим електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом, у випадках, встановлених федеральними законами, що приймаються відповідно до них нормативних правових актів або угоди між учасниками електронного взаємодії. Нормативні правові акти та угоди між учасниками електронної взаємодії, що встановлюють випадки визнання електронних документів, підписаних некваліфікованим електронним підписом, рівнозначними документами на паперових носіях, підписаними власноручним підписом, мають передбачати порядок перевірки електронного підпису. Нормативні правові акти та угоди між учасниками електронної взаємодії, що встановлюють випадки визнання електронних документів, підписаних простим електронним підписом, рівнозначними документами на паперових носіях, підписаними власноручним підписом, повинні відповідати вимогам статті 9 цього Закону.

3. Якщо відповідно до федеральних законів, що приймаються відповідно до них нормативних правових актів або звичаєм ділового обороту документ повинен бути засвідчений печаткою, електронний документ, підписаний посиленим електронним підписом і визнаний рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом, визнається рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом та завіреному печаткою. Федеральними законами, що приймаються відповідно до них нормативними правовими актами або угодою між учасниками електронної взаємодії можуть бути передбачені додаткові вимоги до електронного документа з метою визнання його рівнозначним документом на паперовому носії, завіреному печаткою.

3.1. Якщо федеральними законами, прийнятими відповідно до ними нормативними правовими актами передбачено, що документ має підписуватись декількома особами, електронний документ має бути підписаний особами (уповноваженими посадовими особамиоргану, організації), що виготовили цей документ, тим видом підпису, який встановлений законодавством Російської Федерації для підписання виготовленого електронного документа електронним підписом.

4. Одним електронним підписом може бути підписано кілька пов'язаних між собою електронних документів (пакет електронних документів). При підписанні електронним підписом пакета електронних документів кожен із електронних документів, що входять до цього пакета, вважається підписаним електронним підписом того виду, яким підписано пакет електронних документів. Виняток становлять випадки, коли до складу пакету електронних документів особою, яка підписала пакет, включені електронні документи, створені іншими особами (органами, організаціями) та підписані ними тим видом електронного підпису, який встановлений законодавством Російської Федерації для підписання таких документів. У цих випадках електронний документ, що входить до пакета, вважається підписаною особою, яка спочатку створила такий електронний документ, тим видом електронного підпису, яким цей документ був підписаний під час створення, незалежно від того, яким видом електронного підпису підписано пакет електронних документів.

Зв'язати традиційне діловодство з електронним документообігом не завжди легко. У статті ви знайдете відповіді на п'ять найпопулярніших питань щодо електронних документів. Розкажемо, що таке електронний документ, коли його можна і потрібно переносити на папір, як зробити електронний обмін документами юридично значущим, як оформити електронний документ як додаток до паперового листа та як зберігати електронні документи.

ПИТАННЯ 1: ЩО ВВАЖАЄТЬСЯ ЕЛЕКТРОННИМ ДОКУМЕНТОМ?

Електронний документ проводить весь свій життєвий цикл- від створення до знищення – в електронному вигляді. Роздрукований електронний документ - як і відсканований паперовий - лише копія оригіналу.

В останні роки теорія і практика діловодства прагнуть «подружити» електронні та паперові документи, щоб встигнути за документообігом, що стрімко йде в онлайн-простір, і при цьому зберегти його юридичну значимість. Наприклад, є кілька варіантів електронного листа, з яких цим електронним документом є лише одне:

• лист, підписаний електронним підписом, – цей електронний документ;
• повідомлення, надіслане електронною поштою, - це документ, але може бути за умови, що учасники комунікації домовилися звідси;
• скан-копія листа на паперовому носії - не електронний документ, але якщо відправник та одержувач домовилися про те, що обмін такими копіями має юридичну силу, то таку копію, надіслану електронною поштою, можна прирівняти до електронного листа. Докладніше про це поговоримо у відповіді на третє запитання.

ПИТАННЯ 2: НА ЯКОМУ НОСІЇ ВЕСТИ РОБОТУ З ЕЛЕКТРОННИМИ ДОКУМЕНТАМИ?

Робота з електронними документами можна проводити як онлайн, так і на паперовому носії. Звичайно, обмінюватися електронними документами за допомогою електронної пошти або системи електронного документообігу (далі – СЕД) простіше та швидше, але це не завжди можливо. Внаслідок цього виникають паперові копії електронних документів.

Роздрукувати електронного листадля роботи над ним можна, але не варто забувати: якщо ви ведете обмін листами з адресатом на електронній платформі, то відповідь на цей лист має бути електронним. Більше того: громадянин може вимагати надіслати йому відповідь на своє звернення саме електронною поштою.

Внутрішніми правилами організації може бути встановлено, що певний документ існує лише у електронному вигляді. Як правило, першими виводять у онлайн-простір службові записки. Працівники обмінюються ними у СЕД, хмарних сервісах або електронною поштою.

Проте трапляються норми, що наказують роздруковувати електронні документи, щоб поміщати в справу на паперовому носії.

ПИТАННЯ 3: ЯК ВЕСТИ ЮРИДИЧНО ЗНАЧАЛЬНИЙ ДОКУМЕНТООБІР ПРИ ДОПОМОГІ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ?

Електронні документи підписують електронно-цифровими підписами (далі – ЕЦП). При цьому тільки посилена кваліфікована ЕЦП, тобто зареєстрована в центрі, що засвідчує, акредитованому Мінкомзв'язку Росії, - абсолютний аналог власноручної. Її можна використовувати під час комунікації з державними органами. Організації можуть спілкуватися між собою за допомогою документів, підписаних будь-яким видом ЕЦП: посиленою кваліфікованою, посиленою некваліфікованою або простою. Яку саме ЕЦП використовувати потрібно закріпити в угоді.

Фрагмент договору про використання його сторонами електронних підписів наведено у Прикладі 1.

За бажанням сторони можуть обговорити в угоді, що юридичну силу мають повідомлення у поштових клієнтах та месенджерах, SMS-повідомлення.

ПИТАННЯ 4: ЯК ДОДАТОК ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТ ДО ПАПЕРОВОГО ЛИСТА?

Пакети документів надсилають із організації з супровідними листами. Електронні документи – не виняток. Але іноді потрібно надіслати супровідний лист із декількома паперовими та декількома електронними програмами. У такому випадку спочатку потрібно підготувати електронну програму: записати її на компакт-диск або флеш-карту. Потім скласти супровідний лист. В останню чергу оформити вкладиш у конверт із диском або флешкою.

Головний реквізит супровідного листа- Реквізит 19 «Відмітка про додаток».

Наведемо приклади оформлення супровідного листа (Приклад 2) та обкладинки диска (Приклад 3).

ПИТАННЯ 5: ЯК ЗБЕРІГАТИ ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ?

Головний принцип зберігання електронних документів – жодної дискримінації щодо носія! Архівні правила однакові як для паперових, так і для електронних справ. Однак для зберігання електронних документів є деякі особливості. Вони зазначені у Правилах організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (далі – Правила 2015).

Електронний документ перед відправкою на зберігання вивантажують із програми, в якій він створений, і зберігають у незмінному форматі: Правила 2015 рекомендують PDF/A, але організації доведеться придбати програмне забезпечення для роботи з ним. Оптимальний формат збереження електронних документів, який підійде багатьом організаціям - PDF.

Електронну справу записують на відокремлений електронний носій. Оптимальний варіант- компакт-диск із можливістю одноразового запису. Правила 2015 вимагають записувати електронну справу на два диски: один екземпляр – робітник, другий – основний. Це стосується лише справ постійного та довготривалого (понад 10 років) термінів зберігання. Якщо справа має п'ятирічний термін зберігання, його можна не передавати в архів, просто зберігши його в незмінному форматі. Якщо таку справу все-таки необхідно передати на зберігання, достатньо буде записати його на один диск.

Для кожної справи оформляють обкладинку (Приклад 4).

Електронні справи на дисках передають до архіву відповідно до прийнятого в організації порядку.

РЕЗЮМЕ

1. Електронні документи від створення до знищення існують у електронному вигляді.
2. Працювати з електронними документами можна будь-якому носії.
3. Правила обміну електронними документами організації встановлюють у угоді між собою.
4. Електронний документ може бути доданий до паперового листа. Додаток оформляють відповідно до ГОСТ Р 7.0.97. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів.
5. Електронні документи передають до архіву організації на компакт-дисках, оформлених відповідно до Правил 2015.