Електронний документообіг для невеликої організації. Що таке «Система електронного документообігу» і навіщо вона потрібна? СЕД занадто довго впроваджувати

Основні вимоги, яким має відповідати система електронного документообігу:

• Надійне зберігання та зручний пошук документації.
• Підтримка та виконання канцелярських завдань.
• Своєчасний контроль за виконанням документів та їх маршрутизація.
• Створення аналітичних звітів.
• Забезпечення інформаційної безпеки.

Сучасні СЕД також мають функції взаємодії з клієнтами, обробки їх звернень і додаткові корисні інструменти, дозволяють вирішувати безліч прикладних завдань.

Типи систем електронного документообігу

Існують різні види класифікації систем електронного документообігу, проте найпоказовіша класифікація є поділом СЕДів по титульному функціоналу. Будь-яка СЕД позиціонується своїм розробником як призначена переважно до виконання певного типу завдань. Це не означає, що в ній не передбачено будь-яких додаткових технологій, властивих більшості «побратимів». Просто набір інструментів кожної системи електронного документообігу має свої сильні та слабкі сторони. У класифікації за титульним функціоналом якраз і враховуються сильні сторониСЕДів.

Отже, виглядає вона так:

• СЕДи, призначені для створення та роботи з електронною документацією, а також цифровими аналогами паперових документів.
• Системи для обліку, що автоматизують реєстрацію подій та документів протягом усього їх життєвого циклу(Електронні картотеки).
• СЕДи, основним завданням яких є автоматизація роботи з великими сховищами корпоративної інформації.
• Системи, що управляють електронними архівами із документацією.
• СЕДи, функціонал яких спеціалізується на витягуванні потрібної інформаціїз архівів та інших електронних джерел.
• Системи, що управляють корпоративними процесами, обробкою документів та діяльністю співробітників організації, які залучаються до роботи з діловою документацією.
• Інформаційні СЕДи, що управляють пристроями для зберігання даних.

Існує також коротка класифікація СЕДів країною походження, використовувана лише у Росії. Відповідно до неї, системи електронного документообігу нашій країні поділяються на вітчизняні, імпортні і російські, розроблені зарубіжної платформі Lotus/Domino. У огляді фігурують приклади лише двох зарубіжних СЕД – EMC Documentum і Lotus Domino.Doc. Решта СЕД мають «громадянство» Росії.

ТОП-10 систем електронного документообігу

Оцінку систем електронного документообігу ми проводили, орієнтуючись порівняння п'яти параметрів, які є визначальними під час виборів СЕДа для автоматизації документообігу для підприємства. Шкала – десятибальна.

Місце	Програма/сервіс	Ціна	Простота освоєння	Функціональність	Облік російського законодавства	Технічна підтримка	Загальна оцінка
1	Справа	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1С:Архів	9	7	10	10	9	9
2-4	CompanyMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Логіка	9	10	9	10	6	8,8
4-6	ЄВФРАТ	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Примітка: підсумкова оцінка системи в таблиці не претендує на стовідсоткову об'єктивність та відображає думку автора, що базується на глибокому аналізіцієї теми. Цей огляд систем електронного документообігу зроблено тільки серед якісних програмних продуктів, які можна вибрати для використання в різних видахбізнесу.

СПРАВА

Ця система електронного документообігу є визнаним лідерому своєму сегменті на території всього пострадянського простору. У ній успішно здійснюють документообіг та діловодство як найбільші холдинги та корпорації, так і підприємства малого бізнесу. По відношенню до цієї системи доречно застосувати тавтологію: «СПРАВА» знає свою справу. Справді, цей софт ідеально підходить для глибокої автоматизації діловодства та документообігу.

Плюси

• Можливість відстеження всіх етапів переміщення будь-якого електронного документа.
• Простота та зручність у створенні проектів документації.
• Загальна налагодженість та функціональність системи.

Мінуси

• До «натягнутих» мінусів можна віднести дещо архаїчний інтерфейс та певну складність у освоєнні.

Скільки коштує?

Ціна ліцензії на використання системи «СПРАВА» в рамках одного робочого місця (СУБД – Oracle) залежить від запланованої загальної кількості цих місць і варіюється в межах від 11000 рублів (201-500 р/м) до 13400 рублів (1-5 р /м). Якщо в організації застосовується СУБД Microsoft SQL Server, ліцензія за одне робоче місцеобійдеться від 7200 до 9500 рублів відповідно.

Логіка

Програма «Логіка СЕД» до 2012 року називалася «Бос-Референт» і була однією з найпопулярніших російських системелектронного документообігу, серйозний конкурент СЕД «Дело». Зміна назви ніяк не позначилася на якості цього програмного продукту, і він, як і раніше, є надійною та функціональною системою для управління діловодством на підприємствах будь-якого типу та розміру.

Плюси

• Можливість побудови складних багаторівневих маршрутів узгодження документації.
• Високий рівень захисту даних користувача.
• Відносна легкість освоєння основних компонентів системи.
• Процеси обробки документації, що гнучко настроюються і модифікуються.

Мінуси

• Незручне розмежування прав доступу при серйозній текучці кадрів.
• Не найсумлінніша робота технічної підтримки.
• Архівний інтерфейс.

Скільки коштує?

Вартість однієї ліцензії використання цієї програми залежить від кількості співробітників, підключених до неї. Якщо їхня кількість не перевищує 49 осіб, то ціна буде 5 900 за кожне робоче місце; від 50 до 199 підключених працівників - 5200 рублів; а якщо робочих місць більше 200, то ціна однієї ліцензії буде мінімальною – 4900 рублів.

ЄВФРАТ

Дана система електронного документообігу розроблена у повній відповідності до вимог стандарту якості ISO 9000 та російських ГОСТів у галузі діловодства. Від своїх «колег по цеху» «ЄВФРАТ» відрізняється наявністю безлічі власних унікальних програмних розробок, які не можна зустріти у конкуруючих СЕДах Чисто технологічно дана система є однією з найбільш «просунутих» на сучасному російському ринкуСЕДів.

Плюси

• У комплект поставки цієї системи входить вбудована СУБД "Ніка", що автоматично звільняє організацію-користувача від придбання додаткового програмного забезпечення.
• Доброзичливий інтерфейс, що володіє приємним дизайном, що запам'ятовується.
• Вбудований механізм ролей управління правами доступу.

Мінуси

• Досить повільна швидкість роботи, особливо у слабких комп'ютерах.
• Періодичні збої в роботі та некваплива техпідтримка.

Скільки коштує?

Стандартна ліцензія з установкою системи на власний сервер організації коштує від 5200 до 7300 рублів на одне робоче місце, більше користувачів нижче ціна. Однак є варіант розміщення серверної компоненти на обладнанні компанії-виробника. У цьому випадку застосовується система абонентської плати- Чотири тарифи, вартістю від 10 000 до 95 000 рублів на місяць.

1С:Архів

Це одна з кращих і точно сама універсальна програма для управління документообігом підприємства. «1С:Архів» забезпечує надійне та, що найголовніше, централізоване зберігання ділової документації різного формату, із забезпеченням доступу до неї уповноваженого персоналу, який може редагувати файли.

Плюси

• Налагоджений алгоритм швидкого пошуку необхідних даних.
• Можливість зберігання документів будь-яких типів – від текстових та графічних, до аудіо- та відеофайлів.
• Найширші можливості масштабування, що дозволяють успішно застосовувати цей софт і на великих, і на невеликих підприємствах.
• Головний плюс «1С:Архів», що виділяє цю програму на тлі конкурентів, - це оптимальне поєднання ціни продукту та можливостей його функціоналу.
• Підтримка інтеграції із зовнішніми програмами.

Мінуси

• Споживання великої кількості системних ресурсів.
• Підвищена складність освоєння навіть досвідчених користувачів.

Скільки коштує?

Ціна «складання» цієї програми варіюється від 12 000 до 57 000 рублів, причому першу суму доведеться віддати виключно за апгрейд попередньої версії «1С: Архів».

DIRECTUM

Проста та функціональна СЕД DIRECTUM стане відмінним рішенням для підприємств малого та середнього бізнесу. Завдяки даній системі електронний документообіг можна успішно поєднувати з традиційним паперовим, щоб згодом безболісно повністю перевести організацію на роботу в DIRECTUM. Просунута технологія Workflow забезпечує ефективну автоматизацію процесів діловодства.

Плюси

• Наявність спеціалізованих програмних інструментів, що максимально спрощують пошук та ідентифікацію документації.
• Широкі можливості самостійної модифікації системи під конкретні завдання.
• Розширені можливості інтеграції коїться з іншими програмами.

Мінуси

• Орієнтованість системи на керівний склад підприємства – простим діловодам працювати у ній важче.
• Дещо заплутана та непрозора цінова політика.

Скільки коштує?

Ліцензії на використання даної СЕД купуються як окремо, так і в рамках пакетних пропозицій. Найдешевша базова клієнтська ліцензія коштує 7800 рублів. Вартість пакетів ліцензій починається від 148 200 рублів (базовий на 20 співробітників) і доходить до 2 010 000 рублів (на 200 працівників).

OPTIMA-WorkFlow

Ця система електронного документообігу є міцним середняком у своєму сегменті. Вона перебуває у постійному розвитку і поки що не може на рівних конкурувати з визнаними мастодонтами ринку. Проте, OPTIMA-WorkFlow має низку «козирів у рукаві» – унікальних технологій, які виділяють її на загальному фоні.

Плюси

• Реалізація функції серійного введення однакових видів документів та їхньої реєстраційної інформації.
• Сканування програмою-антивірусом.
• Індексування звичайних та зашифрованих документів на вибір.
• Мультимовний інтерфейс користувача.

Мінуси

• Недоліки типових функціональних можливостей, які перманентно усуваються оновленнями, що виходять.

Скільки коштує?

Типові рішення на основі цієї платформи коштують від 55 000 до 75 000 рублів.

EMC Documentum

Ця платформа для автоматизації процесів документообігу розроблена світовим лідером ІТ-індустрії, компанією EMC. Потужний функціонал разом з гнучким налаштуванням окремих інструментів роблять EMC Documentum найкращою іноземною СЕД із доступних на російському ринку.

Плюси

• Високий рівень зручності управління проектно-конструкторськими документами.
• Використання механізму check-in/check-out, що дозволяє керувати розподілом прав доступу.
• Наявність функції, що дозволяє реалізовувати процедуру узгодження на кількох рівнях.
• Підтримка пристроїв сканування та розпізнавання документів.

Мінуси

• Робота лише з браузером Internet Explorer.
• Відсутність у відкритому доступі до технічної та практичної документації по системі.
• Часті «гальма» та лаги при високій завантаженості системи.

Скільки коштує?

Фіксованих цін на використання цієї платформи немає. Вартість її застосування обговорюється індивідуально з кожним замовником.

LanDocs

Розроблена 1997 року вітчизняною компанією «ЛАНІТ» ця платформа для автоматизації ведення документообігу досі залишається затребуваною багатьма підприємствами та установами. LanDocs дозволяє побудувати комфортне середовище діловодства та документообігу, надаючи всім категоріям користувачів необхідний набір інструментів для керування нею.

Плюси

• Наявність вбудованих інструментів криптографічного захисту.
• Можливість включення до процесу документообігу працівників із віддалених філій.
• Наявність функції пакетного сканування паперової документації.

Мінуси

• Досить часто виникають проблеми з продуктивністю.
• Слабкі можливості щодо розширення функціоналу.
• Складність у освоєнні системи з нуля.

Скільки коштує?

Ціна серверної ліцензії варіюється від 30 000 до 216 000 рублів. Користувальницькі ж ліцензії можна придбати за ціною від 5600 до 8400 рублів.

CompanyMedia

CompanyMedia – це цілий набір програмних рішень, призначених для автоматизації бізнес-процесів, документообігу та діловодства. Від конкурентів дана СЕД відрізняється неперевершеною гнучкістю налаштувань та наявністю незалежних модулів, які можна встановлювати окремо.

Плюси

• Можливість успішної роботи системи на підприємствах зі складною корпоративною структурою та територіальним пристроєм.
• Безпрецедентна надійність системи, яка дозволяє їй активно функціонувати цілодобово, 365 днів на рік.
• Автоматизована підтримка роботи з кількома типами робочих місць.
• Розмежування прав доступу, згідно ієрархічній структуріорганізації.

Мінуси

• У веб-інтерфейсі обмежена підтримка деяких браузерів, зокрема FireFox.
• Орієнтованість системи переважно на середній та великий бізнес.

Скільки коштує?

Кінцева вартість даного софту складається з багатьох складових, включаючи навчання персоналу, встановлення додаткових модулів і передачу прав користування системою. Верхня межа підсумкової суми - 99000 рублів. Найдешевший тематичний модуль коштуватиме 4000 рублів.

Lotus Domino.Doc

Ця СЕД є додатком до відомої платформи Notes/Domino, яка має високорівневу систему забезпечення безпеки даних. Також Lotus Domino.Doc має сучасний електронний архів, який дозволяє реалізувати об'ємне сховище корпоративної документації.

Плюси

• Наявність унікальних систем реплікації, призначених для комплексного вирішення задач управління потоками документів у розподіленому середовищі.
• Можливість пошуку документів з окремих частин сховища інформації.
• Каталоги LDAP масштабуються до рівня корпорацій.

Мінуси

• Недоліки даної системи в основному випливають із її західного походження – є певні питання до інтерфейсу та реалізації деяких функцій.

Скільки коштує?

Вартість користувацьких та серверних ліцензій розраховується індивідуально на сайті платформи.

В підсумку

Підводячи якусь межу під оглядом, хотілося б відзначити важливий нюанс: впровадження системи електронного документообігу у ваш бізнес зовсім не гарантує миттєве підвищення його прибутковості, а в окремих випадках може й зашкодити. Якщо ваша організація успішно функціонує і приносить прибуток, працюючи без СЕДів, то тисячу разів подумайте, перш ніж зважитися на їхнє впровадження. Не треба гнатися за «прогресивною модою» та встановлювати дані системи без серйозної потреби у них. Однак при розширенні бізнесу та високої завантаженості співробітників система електронного документообігу може стати своєрідним рятувальним колом, яке допоможе компанії випливти з виру паперової тяганини.

Інертність людських звичок є основною перешкодою запровадження на підприємствах систем електронного документообігу (СЕД). Їх переваги незабаром стануть визначальними в конкурентної боротьбитому вже зараз потрібно замислюватися про переклад офісної роботина цифрові рейки.

Юридична основа СЕД

Великі підприємства з розгалуженою мережею філій стрімко переходять на електронний документообіг, чому сприяє наявність достатньої законодавчої бази.

Законами, що регламентують роботу СЕД, є:

1. №149-ФЗ «Про інформацію, інформатизації та захист інформації».
2. №63-ФЗ «Про електронний підпис».
3. №263-ФЗ «Про скасування обмежень на електронний документообіг».
4. Цивільний кодекс.
5. Арбітражний процесуальний кодекс.

Прямі законодавчі норми однакові всім, але за впровадженні СЕД підприємство має розробити додатково ряд внутрішніх розпорядчих документів:

• регламент використання ЕЦП;
• корпоративні правила електронного документообігу з алгоритмом вирішення спірних ситуацій;
• документ про приєднання до правил, який мають підписати усі працівники.

Співробітники підприємства повинні використовувати лише сертифіковані ЕЦП та засоби криптозахисту інформації. Дотримання цього правила та узгодженість законодавчої бази дозволяють зробити дії працівника у корпоративній СЕД юридично значущими.

Суть та функції СЕД

Система електронного документообігу - автоматизована системауправління робочими процесами, що дозволяє взаємодіяти працівникам у вигляді цифрових пристроївбез використання паперових носіїв інформації.

Базовими функціями СЕД є:

• створення, передача, зберігання електронних документів(ЕД);
• оцифровування паперових документів;
• створення картки документа з його атрибутами;
• формування документів на базі готових шаблонівіз заданими атрибутами;
• пошук документів у централізованій базі;
• маршрутизація документів;
• контроль прийому документа та виконання наявних у ньому розпоряджень;
• ведення журналів, класифікаторів;
• конвертація ЕД у сумісні формати;
• автоматична реєстрація вхідної документації;
• розсилання повідомлень;
• узгодження документів;
• колективна робота з ЕД;
• взаємодія за допомогою ЕД із контрагентами компанії;
• формування звітів про виконання та рух документів.

Важливим параметром СЕД є її модульність, що дозволяє розширювати функціональність без істотної зміни основних налаштувань.

Види СЕД

Очевидно, що великі промислові підприємства та торгівлі компанії мають різні вимоги до СЕД. Саме тому програмні продуктиподіляються на дві категорії, залежно від стандартизації робочих процесів:

• "коробкові";
• базові із широкими можливостями конфігурування.

«Коробочні» продукти розроблені для , складських операцій, офісних процесів і дрібних виробництв. Вони вимагають лише модульного налаштування та введення первинної інформації.

Їх особливості:

• швидке налаштування;
• стандартизоване навчання;
• не потрібно доопрацювання;
• низька вартість обслуговування.

Базові платформи розгортаються на великих підприємствах з унікальною організаційною та виробничою структурою. Такі СЕД вимагають тривалого доопрацювання, зокрема власними IT-фахівцями замовника.

Вони мають такі характеристики:

• можливість підлаштовування під конкретні бізнес-процеси;
• створення додаткових програмних модулів згідно з вимогами замовника;
• змінність інтерфейсу;
• складність планування вартості через неможливість оцінити обсяг доробок.

Для більшості малих підприємств та торгових організацій цілком вистачить стандартних «коробкових» рішень.

Переваги системи електронного документообігу

Переведення документообігу підприємства в електронний вигляд дає компанії переваги на кількох організаційних рівнях. СЕД дозволяє спростити роботу як керівного складу, і рядових співробітників.

Тактичні переваги

Електронний документообіг дозволяє скоротити поточні операційні витратибізнесу. При вирішенні встановити СЕД у межах всього підприємства рекомендується заміряти продуктивність працівників до застосування системи. Можна порахувати час виконання шаблонних завдань, затвердження пропозицій, пошук необхідних документів. Окремо можна визначити поточні витрати на офісну техніку та канцелярію.

Виходячи з ефективності базових процесів компанії, виділяють такі переваги СЕД:

1. Визволення фізичного простору на робочих місцях користувачів.
2. Зниження витрат за оренду архівних приміщень.
3. Економія часу працівників на копіювання документів, їх обробку, занесення до журналів.
4. Зниження витрат на папір, матеріали для копіювальної техніки.
5. Зменшення часу на передачу паперових документів між відділами.
6. Економія часу працівників з допомогою повної автоматизації частини операційних процесів.
7. Збільшення продуктивності працівників з допомогою зниження рутинної роботи.

Тактичні переваги СЕД найбільше полегшують роботу рядовим співробітникам, тому саме вони відзначать покращення насамперед.

Стратегічні переваги

Стратегічні цілі при впровадженні СЕД торкаються основних бізнес-процесів: показники прибутку, швидкість та результативність комунікацій з контрагентами, захист комерційної інформації.

У цих областях можна виділити такі переваги електронного документообігу:

1. Створення централізованого інформаційного простору з базою ЕД та регульованим віддаленим доступом до нього.
2. Прискорення пошуку інформації щодо атрибутів.
3. Можливість комплексного захисту комерційної інформації у комп'ютерній мережі.
4. Підвищення прозорості робочих процесів, запобігання корупційним схемам.
5. Можливість паралельного узгодження внутрішніх документів.
6. Віддалений доступ до робочих процесів поза робочим місцем.
7. Підвищення безпеки документів і неможливість їх фальсифікації.
8. Різке зростання старанності доручень за рахунок онлайн-моніторингу дій працівників.

Стратегічні переваги сприяють зростанню керованості та іміджу компанії, що дає суттєву вигоду у залученні нових клієнтів.

Переваги для пересічних користувачів

Тривалі за часом рутинні операції визнані шкідливими для здоров'я та різко знижують продуктивність. Монотонна обробка запитів та документів у різних програмах відволікає від обов'язків, забираючи левову частку робочого часу.

СЕД має ряд переваг для вирішення зазначених користувацьких проблем:

1. Зручне розташування ЕД в архіві, що дозволяє знаходити їх за атрибутами протягом 1-2 хвилин.
2. Регламентація операційних процесів. У результаті працівник отримує ті завдання, які зобов'язаний виконувати за посадовою інструкцією.
3. Прискорення адаптації нових працівників до робочих процесів за рахунок автоматизації внутрішньокорпоративної взаємодії.
4. Можливість отримання інформації про ланцюжок погоджень та етапи виконання проектів.
5. Скорочення рутинних операцій з допомогою об'єднання робочих середовищ у комп'ютерах, використання шаблонів, виключення етапу роздруківки документів та його підписи.

Скорочення кількості та тривалості неспецифічних операцій дозволяє приділяти час безпосередньо робочим процесам, що потребують високої кваліфікації.

Переваги для IT-структури підприємства

При впровадженні СЕД вона інтегрується існуючою IT-інфраструктурою, надаючи такі переваги:

• полегшення контролю над системою, що знижує кваліфікаційні вимогидо її адміністратора;
• можливість налаштування нових шаблонів та маршрутів документів без засобів стандартного програмування;
• об'єднання кількох додатків у єдине робоче середовище;
• можливість масштабування системи без додаткових витрат;
• відсутність необхідності заміни наявних комп'ютерів;
• комплексний захист мережі від шкідливих програм

СЕД передбачає певні капіталовкладення в технічні засобиАле вони окупаються в короткий термін.

Комп'ютерне обладнання стає сумісним, у результаті підвищується рівень використання його ресурсів.

Переваги для керівників

Електронний документообіг робить ефективної роботиуправлінського складу за рахунок наступних переваг системи:

1. Мобільність СЕД, можливість доступу до ЕД через віддалені комп'ютери у відрядженнях.
2. Зручність моніторингу працівників за допомогою звітів про ефективність їх роботи, продуктивність та своєчасність виконання доручень.
3. за рахунок інтеграції з .
4. Прискорення логістичних процедур між постачальниками та покупцями під час спільного використання СЕД. Існує можливість обміну первинними ЕД за допомогою підключення до єдиного зовнішнього оператора, що гарантує юридичну легітимність документів.
5. Надання доступу до фінансової інформації виключно топ-менеджерам, крім секретаріату.
6. Зниження ймовірності втрати важливих документів.

Керівник завжди може зайти до системи та сформувати звіт про старанність кожного співробітника.

Усвідомлення цього факту працівниками не дозволяє їм розслаблятися і займатися власними справами.

Недоліки електронного документообігу

Впровадження електронного документообігу для підприємства має і недоліки. Саме вони не дають малому бізнесу вводити повномасштабну складську операцію та управління на базі СЕД.

До мінусів відносять:

1. Можливість пошкодження бази даних невідомим шкідливим кодом. Вирішити цей недолік може регулярне резервування інформації на непідключених до мережі пристроях.
2. Складність адаптації працівників вікової категорії 40+ до цифрової форми взаємодії.
3. Висока вартість. Ціна вітчизняної СЕД для малих підприємств коливається у межах 1000-10000 доларів.
4. Ефективність СЕД знижується за відсутності електронного документообігу у контрагентів компанії.
5. Користь від системи в компактних офісах без додаткових робочих підрозділів та приміщень є сумнівною.
6. Необхідність дублювання ЕД у паперовому вигляді під час роботи з деякими контрагентами.

Зазначені недоліки багато в чому обумовлені запізненням прийняття необхідних правових норм та низьким ступенем проникнення СЕД у бізнес-середовище. Але тенденції свідчать, що за 10-20 років електронний документообіг для підприємства вважатиметься більше правилом, ніж винятком.

Як вибрати правильну СЕД?

Вибір СЕД нелегкий, тому що є велика можливість купити невідповідний продукт або укласти договір з некомпетентною компанією.

Тому при ухваленні рішення про купівлю програми електронного документообігу необхідно враховувати низку її характеристик:

1. Час роботи виробника СЕД на ринку. Для підстроювання під національне законодавство потрібні роки практичного досвіду впровадження подібних систем.
2. Відповідність галузевим стандартам.
3. Сумісність із структурою компанії.
4. Можливість та вартість подальшого супроводу програмного продукту.
5. Масштабованість СЕД при розширенні підприємства.
6. Доступність документації з налаштування програмного забезпечення штатним IT-фахівцям.
7. Рівень захисту інформації.
8. Можливості резервування даних
9. Час відновлення після збоїв.

Для остаточного вибору компанії для застосування СЕД рекомендується проаналізувати кілька провайдерів, вивчити демонстраційні матеріали та попросити встановити демо-версію ПЗ. При вирішенні важливо враховувати витрати на оновлення обладнання та рівень професійної підготовки власних IT-фахівців.

Складнощі застосування СЕД

На процес застосування СЕД в Росії впливає використання користувачами безлічі неліцензійних програм, їх несумісність і переважання ручного управління бізнес-процедурами.

В результаті провайдери електронного документообігу стикаються на підприємствах із такими складнощами:

1. Різношерстий формат зберігання даних у різних відділах.
2. Відсутність структурованості інформації у додатках, що використовуються.
3. Неврегульованість системи доступу працівників до конкретних бізнес-процесів. Типова форма посадових інструкційслабо допомагає організації СЕД.
4. Завантаженість інфопотоку бюрократичними процедурами та погодженнями.
5. Збої через зберігання даних у різних програмах.
6. Комп'ютерна безграмотність працівників підприємства та саботаж навчальних заходів на рівні виконавців.
7. Невідповідність СЕД галузевим нормамта підзаконним нормативно-правовим актам.

Для переходу на електронний документообіг мало вольового рішення керівництва. Потрібна системна перебудова посадових обов'язківспівробітників та управлінської структури компанії. Для бажана інтеграція із системою, яку необхідно встановити згідно із законом.

Важливим напрямком під час впровадження СЕД є жорстка кадрова політикащодо некомпетентних та ненавчених співробітників. Тому що їхнє небажання працювати за новими принципами значно збільшить витрати на процес впровадження та супровід електронного. СЕД повинна взаємодіяти з людьми в рамках єдиного механізму, тому його елементи, що погано працюють, необхідно вчасно виправляти або замінювати.

У нас є готове рішеннята обладнання для

Випробуйте всі можливості платформи ЕКАМ безкоштовно

Угода про конфіденційність

та обробка персональних даних

1. Загальні положення

1.1.Ця угода про конфіденційність та обробку персональних даних (далі - Угода) прийнята вільно і своєю волею, діє щодо всієї інформації, яку ТОВ «Інсейлс Рус» та/або його афілійовані особи, включаючи всі особи, що входять до однієї групи з ТОВ «Інсейлс Рус» (в тому числі ТОВ «ЕКАМ сервіс»), можуть отримати про Користувача під час використання ним будь-якого з сайтів, сервісів, служб, програм для ЕОМ, продуктів або послуг ТОВ «Інсейлс Рус» (далі - Сервіси) та в під час виконання ТОВ «Інсейлс Рус» будь-яких угод та договорів з Користувачем. Згода Користувача з Угодою, виражене ним у межах відносин із однією з перелічених осіб, поширюється попри всі інші перелічені особи.

1.2.Використання Сервісів означає згоду Користувача з цією Угодою та зазначеними в ній умовами; у разі незгоди з цими умовами, Користувач повинен утриматися від використання Сервісів.

«Інсейлс»- Товариство з обмеженою відповідальністю «Інсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ІПН 7714843760, КПП 771401001, зареєстроване за адресою: 125319, м.Москва, вул.Академія Ільюшина, д. ), з одного боку, та

"Користувач" -

або фізична особа, Що володіє дієздатністю та визнане учасником цивільних правовідносин відповідно до законодавства Російської Федерації;

або юридична особа, зареєстроване відповідно до законодавства держави, резидентом якої є така особа;

або індивідуальний підприємець, зареєстрований відповідно до законодавства держави, резидентом якої є така особа;

яке прийняло умови цієї Угоди.

1.4.Для цілей цієї Угоди Сторони визначили, що конфіденційна інформація - це відомості будь-якого характеру (виробничі, технічні, економічні, організаційні та інші), у тому числі результати інтелектуальної діяльності, а також відомості про способи здійснення професійної діяльності(включаючи, але не обмежуючись: інформацію про продукцію, роботи та послуги; відомості про технології та науково-дослідні роботи; дані про технічні системита обладнання, включаючи елементи програмного забезпечення; ділові прогнози та відомості про передбачувані покупки; вимоги та специфікації конкретних партнерів та потенційних партнерів; інформацію, що відноситься до інтелектуальної власності, а також плани та технології, що відносяться до всього перерахованого вище), що повідомляються однією стороною іншій стороні в письмовій та/або електронної форми, явно позначені Стороною як її конфіденційна інформація.

1.5. Метою цієї Угоди є захист конфіденційної інформації, якою Сторони обмінюватимуться в ході переговорів, укладення договорів та виконання зобов'язань, а також будь-якої іншої взаємодії (включаючи, але не обмежуючись, консультування, запит та надання інформації та виконання інших доручень).

2.Обов'язки Сторін

2.1. Сторони погоджуються зберігати в таємниці всю конфіденційну інформацію, отриману однією Стороною від іншої Сторони при взаємодії Сторін, не розкривати, не розголошувати, не оприлюднювати або іншим способом не надавати таку інформацію будь-якій третій стороні без попереднього письмового дозволу іншої Сторони, за винятком випадків, зазначених у чинному законодавстві, коли надання такої інформації є обов'язком Сторін.

2.2. Кожна із Сторін вживатиме всіх необхідних заходів для захисту конфіденційної інформації як мінімум із застосуванням тих самих заходів, які Сторона вживає для захисту власної конфіденційної інформації. Доступ до конфіденційної інформації надається лише тим співробітникам кожної із Сторін, яким він обґрунтовано необхідний для виконання службових обов'язківна виконання цієї Угоди.

2.3.Зобов'язання щодо збереження в таємниці конфіденційної інформації дійсне в межах терміну дії цієї Угоди, ліцензійного договору на програми для ЕОМ від 01.12.2016р., договору приєднання до ліцензійного договору на програми для ЕОМ, агентських та інших договорів та протягом п'яти років після припинення їх дії, якщо Сторонами окремо не буде обумовлено інше.

(а)якщо надана інформація стала загальнодоступною без порушення зобов'язань однієї із Сторін;

(b)якщо надана інформація стала відома Стороні внаслідок її власних досліджень, систематичних спостережень або іншої діяльності, здійсненої без використання конфіденційної інформації, отриманої від іншої Сторони;

(в) якщо надана інформація правомірно отримана від третьої сторони без зобов'язання про збереження її в таємниці до її надання однією із Сторін;

(г)якщо інформація надана за письмовим запитом органу державної влади, іншого державного органу, або органу місцевого самоврядуванняз метою виконання їх функцій та її розкриття цим органам є обов'язковим для Сторони. При цьому Сторона повинна негайно повідомити іншу Сторону про запит, що надійшов;

(д)якщо інформація надана третій особі за згодою Сторони, інформація про яку передається.

2.5.Інсейлс не перевіряє достовірність інформації, яку надає Користувач, і не має можливості оцінювати його дієздатність.

2.6.Інформація, яку Користувач надає Інсейлс під час реєстрації в Сервісах, не є персональними даними, як вони визначені в Федеральний законРФ №152-ФЗ від 27.07.2006р. "Про персональні дані".

2.7.Інсейлс має право вносити зміни до цієї Угоди. При внесенні змін до актуальної редакції вказується дата останнього оновлення. Нова редакція Угоди набирає чинності з її розміщення, якщо інше не передбачено новою редакцією Угоди.

2.8.Приймаючи цю Угоду Користувач усвідомлює та погоджується з тим, що Інсейлс може надсилати Користувачеві персональні повідомлення та інформацію (включаючи, але не обмежуючись) для підвищення якості Сервісів, для розробки нових продуктів, для створення та відправки Користувачеві персональних пропозицій, для інформування змін у Тарифні планита оновленнях, для направлення Користувачеві маркетингових матеріалів за тематикою Сервісів, для захисту Сервісів та Користувачів та в інших цілях.

Користувач має право відмовитися від отримання вищезгаданої інформації, повідомивши про це письмово на адресу електронної пошти Інсейлс - .

2.9.Приймаючи цю Угоду, Користувач усвідомлює та погоджується з тим, що Сервісами Інсейлс для забезпечення працездатності Сервісів в цілому або їх окремих функцій зокрема можуть використовуватися файли cookie, лічильники, інші технології та Користувач не має претензій до Інсейлсу у зв'язку з цим.

2.10.Користувач усвідомлює, що обладнання та програмне забезпечення, використовувані ним для відвідування сайтів в мережі інтернет можуть мати функцію заборони операцій з файлами cookie (для будь-яких сайтів або для певних сайтів), а також видалення раніше отриманих файлів cookie.

Інсейлс має право встановити, що надання певного Сервісу можливе лише за умови, що прийом та отримання файлів cookie дозволені Користувачем.

2.11.Користувач самостійно несе відповідальність за безпеку вибраних ним засобів для доступу до облікового запису, а також самостійно забезпечує їхню конфіденційність. Користувач самостійно несе відповідальність за всі дії (а також їх наслідки) у рамках або з використанням Сервісів під обліковим записомКористувача, включаючи випадки добровільної передачі Користувачем даних для доступу до облікового запису Користувача третім особам на будь-яких умовах (зокрема, за договорами або угодами). При цьому всі дії в рамках або з використанням Сервісів під обліковим записом Користувача вважаються зробленими самим Користувачем, за винятком випадків, коли Користувач повідомив Інсейлс про несанкціонований доступ до Сервісів з використанням облікового запису Користувача та/або про будь-яке порушення (підозри про порушення) конфіденційності засобів доступу до облікового запису.

2.12.Користувач зобов'язаний негайно повідомити Інсейлс про будь-який випадок несанкціонованого (не дозволеного Користувачем) доступу до Сервісів з використанням облікового запису Користувача та/або про будь-яке порушення (підозри про порушення) конфіденційності своїх засобів доступу до облікового запису. З метою безпеки Користувач зобов'язаний самостійно здійснювати безпечне завершення роботи під своїм обліковим записом після закінчення кожної сесії роботи з Сервісами. Інсейлс не відповідає за можливу втрату або псування даних, а також інші наслідки будь-якого характеру, які можуть статися через порушення Користувачем цієї частини Угоди.

3.Відповідальність Сторін

3.1.Сторона, яка порушила передбачені Угодою зобов'язання щодо охорони конфіденційної інформації, переданої за Угодою, зобов'язана відшкодувати на вимогу постраждалої Сторони реальні збитки, заподіяні таким порушенням умов Угоди відповідно до чинного законодавства Російської Федерації.

3.2.Відшкодування збитків не припиняють обов'язки Сторони, що порушила, з належного виконання зобов'язань за Угодою.

4.Інші положення

4.1. Всі повідомлення, запити, вимоги та інша кореспонденція в рамках цієї Угоди, в тому числі включають конфіденційну інформацію, повинні оформлятися в письмовій формі та вручатися особисто або через кур'єра, або надсилатись по електронній поштіадресам, зазначеним у ліцензійному договорі на програми для ЕОМ від 01.12.2016р., договорі приєднання до ліцензійного договору на програми для ЕОМ та у цій Угоді або іншим адресам, які можуть бути надалі письмово зазначені Стороною.

4.2. Якщо одне або кілька положень (умов) цієї Угоди є або стають недійсними, то це не може спричинити припинення дії інших положень (умов).

4.3.До цієї Угоди та відносин між Користувачем та Інсейлс, що виникають у зв'язку із застосуванням Угоди, підлягає застосуванню право Російської Федерації.

4.3.Всі пропозиції або питання щодо цієї Угоди Користувач має право надсилати в Службу підтримки користувачів Інсейлс або по поштовою адресою: 107078, м. Москва, вул. Новорязанська, 18, стор.11-12 БЦ "Stendhal" ТОВ "Інсейлс Рус".

Дата публікації: 01.12.2016р.

Повне найменування російською мовою:

Товариство з обмеженою відповідальністю «Інсейлс Рус»

Скорочене найменування російською мовою:

ТОВ «Інсейлс Рус»

Найменування англійською мовою:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридична адреса:

125319, м. Москва, вул. Академіка Іллюшина, д. 4, корп.1, офіс 11

Поштова адреса:

107078, м. Москва, вул. Новорязанська, 18, стор.11-12, БЦ "Stendhal"

ІПН: 7714843760 КПП: 771401001

Банківські реквізити:

Відповіді на запитання «Навіщо вашій компанії потрібен електронний документообіг?» залежить, як мінімум, половина успіху проекту щодо впровадження системи електронного документообігу (СЕД). Як не дивно, дуже часто можна почути відповідь на кшталт: «У конкурента/партнера вже є – чим ми гірші?» Але якщо поставити таку мету запровадження СЕД, результати навряд чи будуть вражаючими.

Отже, які цілі можуть стояти перед компанією під час впровадження СЕД? Розглянемо можливі варіанти.

Оскільки досягнення кожної з цих цілей послідовно збільшує як бюджет проекту автоматизації, так і ризики того, що проект не буде успішно завершено, до постановки завищених цілей слід ставитись з максимальною обережністю.

Ще однією поширеною помилкою при впровадженні системи є очікування того, що автоматизація сама по собі допоможе оптимізувати процес документообігу. Але як кажуть програмісти у таких випадках: «При автоматизації хаосу вийде лише "автоматизований хаос"».

До речі, важливе зауваження щодо формування бюджету проекту: його треба розраховувати, виходячи з повної кількості співробітників компанії. Пілотні проекти типу «на одному відділі спробуємо» здебільшого не допоможуть навіть зрозуміти, чи потрібен електронний документообіг компанії чи ні.

Коли ціль поставлена, а завдання автоматизації визначені, можна переходити до наступного етапу - вибору системи електронного документообігу.

Як обрати?

Майже до другої половини 2000-х років ринок СЕД в Росії був спрямований виключно на великих клієнтів, у малих і середніх компаній не було вибору: існувало дуже мале коло «коробкових» СЕД, придатних для впровадження в компаніях такого розміру. Причому в більшості випадків ці СЕД були лише урізаними версіями «великих» систем, а значить, вартість покупки та супроводу, складність використання були не цілком адекватні очікуванням невеликих та середніх компаній.

В останні роки ринок СЕД для малих та середніх фірм значно розширився: у постачальників сформувалося бачення автоматизації документообігу середнього та малого бізнесу, з'явилося багато нових рішень, орієнтованих саме на цей сегмент ринку. Тому вибір системи електронного документообігу зараз є досить непростим завданням. Спробуємо систематизувати процес вибору СЕД з тих цілей, які ставить собі компанія, впроваджуючи електронний документообіг.

Усі системи електронного документообігу можна умовно поділити на 3 великі групи:

1. Системи організації архіву (сховища) документів.
2. Системи автоматизації діловодства з елементами документообігу.
3. Комплексні системи автоматизації документообігу.

Більшість сучасних СЕД містить елементи кожної із трьох груп, але «повноцінні універсали» зустрічаються рідко. Як правило, кожна система орієнтована на автоматизацію певної групи процесів.

1. Системи організації архіву документів

Термін «архів (сховище) документів» має два значення. Під такими системами розуміють:

• Спеціалізовані системи зберігання та обробки надвеликих обсягів документів.Такі системи необхідні вузькому колу компаній, наприклад, організаціям масового обслуговування. комунальні послуги, держсектор, страхування, кредитно-банківський сектор). Таких систем не так вже й багато, вони вирішують досить вузьке коло завдань, і ми їх у цій статті не розглядатимемо.
• «Полегшені» системи документообігу, які забезпечують тільки базову функціональністьроботи з документами: централізоване зберігання файлів документів та організацію доступу працівників до них.

Якщо говорити про архів документів як про «полегшену» систему документообігу, то в даному підходідо автоматизації документообігу найбільш популярні такі рішення:

У цілому нині організація документообігу як «архіву документів» має сенс або малих підприємств (з управлінським штатом менше 10 людина), або підприємств із невеликим обсягом документообігу (до 10-20 документів на місяць). Основним бонусом таких систем є лише їхня дешевизна та простота використання.

2. Системи автоматизації діловодства з елементами документообігу

Системи автоматизації діловодства з елементами документообігу становлять сьогодні більшість запропонованих російському ринку СЕД. Типові функції систем цієї групи:

• Архів документів:
• зберігання та архівування документів,
• пошук за реквізитами реєстраційно-контрольних карток документів, повнотекстовий пошук за документами,
• сканування та розпізнавання документів;
• Діловодство(У цій групі систем блок автоматизації діловодства найбільш розвинений):
• реєстрація документів,
• організація номенклатури справ,
• розмежування прав доступу.
• Документообіг:
• маршрутизація документів,
• видача доручень,
• візуалізація бізнес-процесів.

Всі системи мають практично ідентичні характеристики, але у кожної, зрозуміло, є свої конкурентні переваги. Детальну інформацію про системи можна отримати на сайті http://www.doc-online.ru та на сайтах виробників СЕД.

3. Комплексні системи автоматизації документообігу

Ця група систем найбільш «сильна» в автоматизації процесів, пов'язаних з документообігом та оперативним управлінням підприємства, - видача та контроль виконання доручень, маршрутизація документів та ін.

Впровадження подібних СЕД, швидше, виправдане в великих організаціях(холдинги) за рахунок того, що системи такого класу розробляються тільки на замовлення, а отже, мають високу вартість, досить складні в освоєнні, при впровадженні вимагають участі ІТ-фахівців. Однак вибір СЕД цієї групи надає також великі можливості з модифікації системи під потреби компанії, можна створити систему, збалансовану за функціями як у галузі діловодства, так і документообігу.

Що далі?

Після того як визначилися переможці на покупку, не забудьте врахувати наступні нюанси, які обов'язково позначаться на успішності проекту застосування СЕД:

• Поцікавтеся, які у системи можливості «на виріст»Щоб не довелося зі зростанням масштабу бізнесу витрачати гроші на впровадження нової СЕД
• При порівнянні вартості систем оцінюйте повну вартістьпроекту. Дуже часто значна частина вартості прихована у додаткових модулях, інфраструктурному програмному забезпеченні, послугах з обстеження, впровадження та супроводу системи.
• Перед покупкою подивіться на систему «наживо»а ще краще - у клієнтів постачальника рішення. Жодна гарна презентаціяабо «лабораторна» демонстрація системи не покажуть реальних особливостей роботи з нею.
• Деякі з представлених на ринку систем відносяться до так званих «коробковим»СЕД. Під цим мається на увазі можливість встановити та налаштувати систему власними силами. Порахуйте, такий варіант може бути вигіднішим, навіть якщо доведеться відправити на навчання ваших ІТ-фахівців.
• Переконайтеся, що співробітники вашої компанії «потягнуть» систему- Будь-яка автоматизація зазвичай призводить до збільшення обсягу роботи, особливо на етапі застосування. Якщо у компанії брак персоналу - треба або збільшити його кількість, або вибрати СЕД із більш простими функціями.
• Процедура застосування системи– важливий елемент успішності проекту. Перед покупкою системи обов'язково сплануйте цей етап і обговоріть його особливості з постачальником рішення! Дуже часто без ретельного опрацювання цього етапу СЕД повисає «мертвим вантажем» на компанії.

Використання системи електронного документообігу - відповідальний крок для підприємства, особливо середніх і малих підприємств, де будь-які витрати помітно позначаються «життєвому тонусі». Тому правильність вибору СЕД та постачальника рішення, що враховують особливості роботи компаній середнього та малого бізнесу, – дуже важливий фактор. У цій статті ми постаралися дати уявлення про сучасному станіринку СЕД для компаній середнього та малого бізнесу та допомогти в правильному виборісистеми електронного документообігу. Успіхів вам.

Згорнути Показати

При підборі СЕД ви можете звернутися за аналітичною інформацією на сайти http://www.doc-online.ru та http://www.docflow.ru, а також безпосередньо до розробників:

• Система «Бос-Референт» компанії «Ай-Ті». Сайт http://www.boss-referent.ru
• Система «СПРАВА» компанії «ЕОС». Сайт http://www.eos.ru
• Система "Евфрат-документообіг" компанії "Cognitive Technologies". Сайт http://www.evfrat.ru
• Система "CompanyMedia" компанії "ІнтерТраст". Сайт http://www.intertrust.ru
• Система "NauDoc" компанії "Наумен". Сайт http://www.naumen.ru
• Система "Акту" компанії "DuxSoft". Сайт http://www.duxsoft.ru

На даний момент відбувається активний розвиток програмних рішень у галузі ІТ-технологій. Вони використовуються в різних сферах діяльності людини і у виробництві, і малому бізнесі, освіті та інших не менш важливих галузях. Паралельно з цим повсюдно використовується багато паперової документації.

Сьогодні багато підприємств бажають відмовитися від паперових документів і переводять своє підприємство на систему електронного документообігу. Це неймовірно зручно та практично.

Зрозуміло, що з появою необхідності перекладати документацію на електронну системувиникають фірми, які займаються розробкою програмних продуктів у цьому напрямі. І часом ці продукти просто шокують бажаючих придбати їх своєю вартістю. Проте завдяки деяким людям, які працюють не заради користі, можна знайти програми для системи електронного документообігу безкоштовно.

Сьогодні можна виділити два такі продукти: Alfresco та NauDoc.

NauDoc є продуктом, який призначений для автоматизації діловодства, різних бізнес-процесів, документообігу. Ця програмабула розроблена компанією NAUMEN. Представлена ​​програма дає можливість керувати процедурою обробки документів, а також здійснювати контроль дисципліни виконання, внаслідок одержуваних результатів виконання поставлених завдань.

NauDoс дозволяє організувати сховище для документів з різними правами доступу на основі ролей. Це дозволяє співробітникам певної компанії переглянути у будь-який час документацію, навіть якщо в цей момент відповідальна за неї людина відсутня з якихось причин на робочому місці.

Ця програма має журнал реєстрації, де можна відстежити всі пересування документів та його копій усередині підприємства.

Наявність можливості контролю в NauDoc дозволяє давати завдання своїм співробітникам прямо в системі, вести за їх виконанням контроль, стежити за термінами виконання, надсилати документи на погодження, а потім надсилати вже узгоджені документи та іншим користувачам системи. Програма дозволяє настроїти маршрути для певного типу документів в автоматичному режимі.

Абсолютно всі події в системі проводяться засобом web-інтерфейсу. Це дає можливість увійти до системи в будь-якому куточку планети. Таким чином, є єдиний інформаційний простір усередині організації та не має значення, де знаходяться його представництва та філії.

Технологічними особливостями системи є такі:

— стовідсотковий web-інтерфейс відкриває можливості підключення до системи з будь-якого місця;
- в систему інтегровано програмне забезпечення, призначене для сканування, а також розпізнавання тексту ABBYY Fine Reader Scripting Edition;
— система настроєна таким чином, що авторизація та автентифікація користувачів може здійснюватись у зовнішніх службах каталогів;
— система має модуль роботи з електронно-цифровим підписом. Користувачі можуть використовувати електронно-цифровий підпис будь-якого криптопровайдера, який підтримує інтерфейс Microsoft CryptoAPI.

До можливостей системи NauDoc можна віднести:

- Простоту роботи з документами організаційно-розпорядчого спрямування. Усі електронні документи створюються на основі певних шаблонів. Користувачеві знадобиться при створенні документа вказати значення реквізитів у картці реєстрації документа. Ці значення автоматично додаються до тексту документа. Якщо це необхідно, користувач може дозволити зміну тексту шаблону.

Кожному типу документів можна встановити певний набір реквізитів. Для цього користувачеві необхідно мати права "Технологу".

Після створення документа його відправляють на погодження тим співробітникам, які відповідають за цю функцію на підприємстві. Процес узгодження повністю зберігається у системі. Регламентні терміни контролюються автоматично, відбувається повідомлення потрібних співробітників, а також надходить сповіщення про хід погодження.

При роботі з кожним документом система надає йому реєстраційний номер автоматично.

- Управління процесами. Система NauDoc дає можливість автоматизувати процес документообігу, який пов'язаний із управлінськими та виробничими процесами підприємства. Кожен процес можна налаштувати в системі окремо, тобто для певного процесу призначаються уявлення всередині системи, відповідальні за нього особи, а також регламентні терміни. Програма має засоби формування звітів, які дозволяють контролювати кожен етап процесу та при можливому зриві регламентних термінів визначити винуватця цієї події. Зібравши дані, можна проаналізувати процес і внести необхідні зміни.

- Процедуру візування документів відповідальними посадовими особами. Після створення документа він відправляється колу осіб на візування, залежно від прийнятого порядку всередині організації. У разі колективної роботи з документом всі процедури проводять за одним і тим самим екземпляром документа. Відповідальні за візування особи одержують доступ до документа. У будь-який момент можна створити звіт про погодження, де проставляється ім'я та посада візуючої особи, відразу вказується точний час процедури.

- наявність можливості реєстрації паперових та електронних документів у системі. Автоматична реєстрація у журналі відбувається на певному етапі роботи. Спеціально для паперових документів у системі передбачено електронну картку, яка має можливість прикріплення графічного образу документа, який можна отримати, відсканувавши документ.

- швидкий пошукдокументів за змістом та реквізитами. Програма дозволяє швидко знайти необхідний документщодо введення реквізиту, тобто по короткому описуабо реєстраційний номер. Система дає можливість вести пошук за змістом вкладених файлів, а також документів.

- роботу з кореспонденцією (вхідною та вихідною). Система дозволяє працювати з кореспонденцією підприємства, користуючись поштовим сервером компанії. Будь-який лист, що проходить через систему, обробляється як звичайний документ.

Вхідна кореспонденція надходить безпосередньо до секретаря.Він реєструє листи у журналі вхідної кореспонденції. Документ автоматично отримує реєстраційний номер. Далі його відправляють до керівника компанії, і після ознайомлення з ним відсилається співробітникам на розгляд або виконання.

Вихідна документація створюється з урахуванням прийнятого організації шаблону. Документ надсилається керівнику, який його погоджує.

Після процедури погодження документ надходить до секретаря, який реєструє його у відповідному журналі. Після цього лист відправляється секретарем за потрібним електронною адресою. Вся кореспонденція автоматично зберігається в системі і будь-якої миті кожен бажаючий може знайти те, що йому потрібно.

- можливість створення корпоративного веб-порталу та інтернет-сайту компанії.Система NauDoc дозволяє підприємству створювати сайти та розміщувати на них контент. У цьому випадку контентом виступають документи, зображення та інші об'єкти, створювані в NauDoc.

Система має вбудований WISYWIG-редактор, який дозволяє редагувати сторінки сайту та відрізняється зручністю керування. Також тут можна керувати публікацією новин, голосувань та анкет.

У разі потреби можна змінювати дизайн сторінок. Доступ до різних розділів сайту дозволяє узгоджувати документи перед публікацією на сайті. Сьогодні існує дві редакції NauDoc: Free та Enterprise.

Розгляньмо другу безкоштовну систему електронного документообігу Alfresco. Ця система широко використовується західними компаніями для ведення документації електронному виглядіта управління різними проектами. Популярність даного сервісу можна пояснити відкритістю коду (Open Source), причому програма стабільно працює і може використовуватися для проектів різних масштабів.

Нічого дивного у стабільності роботи представленої програми немає, оскільки засновником системи є Джон Ньютон, який відомий тим, що керує компанією Documentum.

Ця компанія є лідером ринку систем електронного документообігу великих підприємств. Цією системою успішно користуються багато корпорацій. Система відрізняється тим, що працює на будь-яких платформах та з різноманітними базами даних.

Alfresco легко справляється з будь-якими навантаженнями документів, що зберігаються при кількості користувачів, що перевищують кілька десятків тисяч.

Представлена ​​система мало відома в Росії, оскільки донедавна ніхто не міг надати професійні послуги з організації підтримки та навчання користування системою Alfresco.

До переваг Alfresco можна віднести веб-доступність. Система не потребує встановлення додаткового програмного забезпечення на комп'ютери підприємств, отже, не потрібно оновлювати клієнтське програмне забезпечення. Працювати в системі можна навіть з мобільних пристроївв будь-якій точці планети. Alfresco відрізняється найбільш передовим та сучасним web-інтерфейсом.

Варто сказати, що останніми роками як американські, так і європейські системи електронного документообігу припинили особливу увагу приділяти web-інтерфейсу.

Підтримка здійснюється лише для віддаленого доступудо документації. Це стало наслідком того, що люди звикли редагувати документи за допомогою офісних програм.

Як же тоді вирішити проблему необхідності роботи зі стандартними папками та файлами, при тому, що вони не мають маршрутизації, не підтримують необхідної версії, відсутній доступ та інше?

Рішення було розроблено і вже давно використовується в системах електронного документообігу.

Давайте уявимо свій робочий стіл. Тут, наприклад, є дві папки. Одна називається «документи до розгляду», друга – «корпоративні документи». Відкриваємо першу та бачимо певну кількість документів. Документи в цій папці призначені для розгляду та ухвалення рішення. Відкривається такий документ у звичайному всьому MS Word. Виявляється, що Ви маєте можливість не лише читати документ, але відкрити будь-яку версію документа, прочитати коментарі, винести рішення щодо нього, надіслати даний документтому, кому необхідно, безпосередньо здійснюючи всі вищеописані дії прямо в Word або іншому офісному додатку.

Крім того, тут користувач бачить вхідні та вихідні завдання.

Якщо Вам необхідно створити новий договір, а потім надіслати його на погодження, немає проблем. Все це можна зробити в MS Word, створити документ та переслати його за вказаним стандартним маршрутом. Також Ви можете просто скопіювати документ до папки «корпоративні документи», і він автоматично відправиться за потрібним маршрутом.

Очевидно, що від web-інтерфейсу ніхто відмовлятися не збирається. Web-інтерфейс дозволяє здійснювати більше широкий спектрзавдань.

Такий спосіб зручний у поїздках, відрядженнях, маючи швидкий доступ із мобільних пристроїв, а також можливість виконувати колективні завдання з документами та звітами.

Система Alfresco випущена у двох основних версіях: Enterprise Edition та Community Edition.Версія Community доступна для безкоштовного скачування та може бути використана будь-яким підприємством. Варто зазначити, що ця версія підтримується виключно за рахунок учасників системи спільноти. Незважаючи на це, Alfresco Community є найбільш поширеним варіантом системи в європейських державах.

Система може бути використана невеликою кількістю учасників, так само як і легко дозволяє обслуговувати більше десяти тисяч користувачів. Система працює з вбудованими базами PostgreSQL та MySQL.

Шираз Ахмед
29 листопада 2011 р. 11:46

Поінформованість у питаннях електронного документообігу зросла за останні кілька років, але багато його аспектів все ще не зрозумілі широкому загалу. Його часто плутають з управлінням файлами, управлінням інформаційними ресурсами підприємства (частиною якого є електронний документообіг і є), організацією діловодства тощо.

Тут ми спробуємо розвінчати п'ять міфів про електронний документообіг з погляду малого бізнесу.

Міф №1: У мене є ПроCWindowsдля управління файлами, і мені не потрібна окрема система електронного документообігу.

Реальність:Провідник Windows, звичайно, допомагає вам керувати файлами/документами, але це лише базовий інструмент, який значною мірою обмежений зберіганням файлів в ієрархічній структурі папок. З іншого боку, хороша система документообігу дозволить вам зберігати метадані документів, які стосуються їх типу та засновані на унікальних вимогах вашої організації. Так, для кожного відсканованого зображення рахунку можна визначити метадані для зберігання: Дату рахунку, Суму рахунку, Компанію, Статус (Оплачений/Не оплачений) і т.д. Це багато разів збільшує кількість способів, за допомогою яких ви можете шукати та групувати документи. Крім цього, системи електронного документообігу часто дозволяють встановлювати зв'язки між документами, створювати анотації до них і задавати різні права доступу до документів (наприклад, користувач може переглядати, але не редагувати). Як бачите, це набагато більше ніж те, що може запропонувати ваша операційна система.

Міф 2: Малому бізнесу не потрібний електронний документообіг

Реальність: Це, мабуть, найбільша помилка Власники малого бізнесу керують обмеженими ресурсами і тому часто не можуть найняти персонал для виконання рутинної паперової роботи: штампування, реєстрації, створення архіву, пошуку та повернення документів, повторної реєстрації після кожного розгляду. Вже найняті співробітники невеликої компаніївитрачають додатковий час на вирішення цих завдань понад ті, для виконання яких вони були найняті. Володіння хорошою системою електронного документообігу забезпечує доступ до всіх документів по клацанню миші.

Міф 3: Електронний документообіг надто складно впроваджуватиу невеликих компаніях.

Реальність:Як представник малого бізнесу ви повинні чітко усвідомлювати основні потреби вашої фірми, пов'язані з документообігом. Як тільки ці потреби будуть визначені, відразу будуть очевидні доступні рішення, що легко реалізуються. Самий кращий спосібвпровадити рішення - «обкатати» його для початку на одному з підрозділів компанії або на рішенні одного з бізнес-завдань (наприклад, організувати управління вхідними та вихідними рахунками). Проведіть аналіз через місяць або два та подивіться, наскільки збільшилася ефективність роботи ваших співробітників у галузі управління документами. Коли ви побачите вигоди в одному підрозділі, ви зможете тиражувати рішення на іншу частину організації.

Необхідно подбати про те, щоб рішення мало наступні властивості: було нескладним в установці та налаштуванні, мало простий інтерфейс користувача, докладний посібниккористувача та технічну підтримку, доступну електронною поштою або телефоном.

Міф 4: Електронний документообіг занадто дорогий для малого бізнесу

Реальність:Малий бізнес може не потребувати просунутих, комплексних можливостей СЕД, які зазвичай необхідні великим підприємствам. А також і кількість користувачів, які будуть працювати з цим програмним продуктом, ймовірно, буде менше, ніж у більших організаціях. Тим не менш, існують програмні продукти для управління електронним документообігом, які є рентабельними для підприємств малого бізнесу. До того ж, перехід на електронний документообіг дозволяє скоротити споживання паперу та іншого канцелярського приладдя, тим самим суттєво скорочуючи ваші поточні витрати. Насправді, коли ви порахуєте повернення інвестицій (ROI) для системи електронного документообігу для малого підприємства, ви побачите, що інвестиції в неї справді можуть стати одним із найвигідніших вкладень вашої фірми в середньостроковій та довгостроковій перспективі.

Міф 5: Я можу ліквідувати всі паперові документи, як тільки у мене з'явиться система електронного документообігу.

Реальність:Ви вирішили впровадити систему управління документообігом. Вітаю! Але не треба одразу бігти до шредера! Багато з цих документів ви повиннізберігати у паперовому вигляді.

Розділіть усі ваші документи на 3 групи:

1. Ті документи, які мають зберігатися у паперовому вигляді згідно із законом, наприклад, оригінали договорів із підписами.

2. Документи, які все ще можуть вам знадобитися у паперовому вигляді під час рутинної роботи.

3. Ті документи, які вам більше в паперовому вигляді не знадобляться.

Перш ніж рухатися до шредера, ви можете захопити лише останню з цих трьох груп. Після місяців/років у вас зникне необхідність зберігати у паперовому вигляді документи і з третьої та другої груп, що ще більше наблизить вас до безпаперового документообігу.

Переклад: Ананіна Анна (DIRECTUM).