Quelle autorité de certification fonctionne avec le mégaphone edo. EDI transfrontalier : le diable n'est pas si terrible. Interview exclusive sur l'expérience MegaFon. Il s'agissait d'un échange test ou déjà d'une opération à part entière d'une solution toute faite.

Service pour la capitale

Le 22 septembre 2015, la société MegaFon a fourni un service aux entreprises clientes " Gestion électronique des documents» - un flux de documents juridiquement significatifs avec une signature électronique.

Pour travailler dans le système "Electronic Document Management", les entreprises clientes de l'opérateur peuvent utiliser la signature électronique qualifiée disponible auprès de n'importe quel centre de certification accrédité.

À l'aide de la "Gestion électronique des documents", les entreprises peuvent générer des actes, lettres de voiture et factures électroniques, signer des documents créés dans le système ou téléchargés par des employés avec une signature électronique et échanger avec d'autres entreprises utilisant le service. Le système fournira un accès instantané aux documents de rapport pour les services de communication aux clients corporatifs MegaFon.

Selon la déclaration de l'opérateur, le service aidera à optimiser le travail d'une entreprise de toute taille : les signatures électroniques et la gestion des documents n'étaient auparavant disponibles que grandes entreprises en raison du coût et les pré-requis techniques, maintenant n'importe qui peut utiliser le système entité. Le transfert du système vers le cloud a fait baisser les tarifs, ce qui a ouvert l'accès au système depuis n'importe quel ordinateur connecté au réseau.

Pour le stockage de fichiers et l'envoi rapide, une interface avec une navigation simple et une configuration facile a été développée. En même temps, personne ne peut utiliser le contenu téléchargeable, dont tous les droits restent avec l'utilisateur. Ainsi, le client bénéficie d'un accès facile et d'une protection fiable.

"La signature électronique est entrée dans la vie des entreprises en 2002, lorsqu'il est devenu possible de déposer des déclarations fiscales via Internet, et aujourd'hui, elle est devenue un outil important, grâce auquel le travail de bureau s'est considérablement accéléré. Nous avons proposé un nouveau niveau de vitesse et de mobilité, et nous sommes convaincus que nos clients apprécieront ce service », a déclaré Vlad Volfson, directeur du développement commercial de MegaFon. "Avec l'aide du service de gestion électronique des documents, le processus peut-être le plus conservateur de l'activité professionnelle de l'entreprise, la gestion des documents, passe au cloud après de nombreuses ressources d'entreprise."

Depuis le 22 septembre 2015, le service est disponible pour les entreprises clientes dans les succursales capitales et centrales de l'opérateur.

Les restrictions territoriales levées

Le 27 novembre 2015, le service de presse MegaFon a annoncé le développement du service pour les entreprises clientes "Electronic Document Management". Désormais, le service est disponible dans toute la Russie.

Le service « Gestion électronique des documents » est une interface Web pour la formation, la signature et l'échange de documents comptables et autres entre entités juridiques. Un environnement de travail mobile qui facilite le travail des services comptables, administratifs et chefs d'entreprise.

Tâches à résoudre :

• gestion de tous types de documents électroniques (entrants, sortants, internes, organisationnels et administratifs (ORD), archivés, approuvés par le Service fédéral des impôts de Russie et autres) et leurs copies papier ;
• signer des documents avec une signature électronique - un analogue juridiquement significatif d'une signature manuscrite;
• échange de documents électroniques avec les contractants ;
• le traitement, la distribution, le stockage et la navigation pratique des documents dans un espace d'information unique.

Le plus efficace, selon l'opérateur, le service sera pour:

• entreprises fournissant des services à distance - la géographie de l'entreprise s'étend, les coûts des services de courrier et de messagerie sont exclus.

• entreprises avec un réseau de succursales - le flux interne de documents est optimisé, les documents parviennent instantanément et directement aux bons employés, le facteur humain est exclu lors de la livraison. Le gestionnaire peut signer un document urgent alors qu'il se trouve dans un autre pays.

• agents, distributeurs et franchisés, dont le profit dépend en grande partie de la conclusion correcte et rapide de la transaction - avec la gestion électronique des documents, l'entreprise ne perd pas de temps à attendre que les documents parviennent au partenaire. Le risque de perdre de l'argent en raison de retards dans la paperasserie ou de la perte de documents est minimisé.

• entreprises avec comptabilité externe - contrôle accru des documents comptables, accès constant aux archives. Le comptable travaille à distance, générant et envoyant des documents pour signature à tout moment.

• pour les petites entreprises - un système simple et compréhensible, il est facile de naviguer, de générer et d'émettre des documents corrects aux contreparties sans l'aide d'un comptable.

Dès les années 1960, des organisations aux États-Unis et en Europe ont commencé à échanger des données électroniques. Mais la gestion électronique des documents n'était utilisée que par quelques grandes entreprises qui pouvaient se le permettre. Après tout, il n'existait pas de normes uniformes pour l'échange électronique de documents. Jusqu'à la fin des années 1970, on a commencé à parler de signatures électroniques.

Une signature électronique est une information dans formulaire électronique, qui est jointe ou autrement associée à d'autres informations sous forme électronique (informations signées) et qui est utilisée pour identifier la personne qui signe les informations.

Article 2 loi fédérale"Sur la signature électronique"

En termes simples, il s'agit de la condition requise d'un document électronique qui vous permet de vérifier son authenticité (paternité), son authenticité et son intégrité.

Un algorithme cryptographique pour créer des signatures numériques primitives a été développé en 1977. Et sept ans plus tard, une seule norme paneuropéenne d'échange de données EANCOM (EDI) a été approuvée.

Dans les années 1990, de nombreux pays européens ont adopté lois spéciales sur les documents électroniques et les flux de documents juridiquement significatifs ont commencé à être effectués sous forme électronique. En Russie, une telle loi a été adoptée en 2011.

Gestion électronique des documents

De plus en plus d'entreprises automatisent les processus commerciaux internes, mettent en œuvre Systèmes d'information et stocker des données dans le cloud. Les contrats et actes papier sont remplacés par des documents électroniques. Loi du temps.

Et si la plupart des entreprises font face à l'optimisation interne avec plus ou moins de succès, alors document électronique le chiffre d'affaires avec les contreparties est souvent franchement boiteux.

La gestion électronique de documents (EDF) est une gestion de documents juridiquement significative dans au format électronique entre personnes morales et/ou personnes physiques.

Une situation typique : un comptable établit dans son Système de comptabilité certificat d'achèvement, l'imprime et l'envoie par courrier à la contrepartie. Quelques jours plus tard, le comptable du cabinet partenaire reçoit et scanne ce document, puis effectue manuellement l'écriture dans son système comptable. Dans ce cas, les deux parties doivent conserver des versions papier de l'acte.

La gestion électronique des documents simplifie et accélère grandement ce processus.

Avantages de l'EDI

1. Pas besoin de payer un salaire à un coursier ou de payer pour les services postaux.
2. Travailler avec des documents électroniques est plus rapide et plus pratique, et le risque qu'ils soient perdus en cours de route est nul.
3. Plus besoin de stocker des tonnes de papiers au bureau.
4. Tous les documents sont à portée de clic, vous pouvez accéder à n'importe lequel d'entre eux partout où il y a une connexion Internet.

Comment mettre en place un EDI

Il existe deux manières principales d'échanger des documents électroniques : directement et par l'intermédiaire d'un intermédiaire.

Dans le premier cas, les entreprises doivent conclure entre elles une convention qui décrira en détail la procédure et les conditions de l'échange, ou chacune des contreparties devra disposer d'une signature électronique qualifiée. Pour l'obtenir, vous devez contacter un centre de certification accrédité par le ministère des Télécoms et des Communications de masse de Russie.

Cependant, même avec une signature électronique qualifiée, tous les documents ne peuvent pas être envoyés directement, par exemple par courrier électronique. Selon la législation en vigueur, les factures peuvent être envoyées par voie électronique uniquement dans le format XML approuvé par le Service fédéral des impôts.

Il est donc beaucoup plus pratique de mettre en place une gestion électronique de documents par l'intermédiaire d'un intermédiaire. MegaFon a développé une interface web pour générer, signer et échanger des documents comptables et autres entre entités juridiques. Avec son aide, votre comptable, gestionnaire ou secrétaire pourra rapidement conclure un contrat avec un nouveau partenaire, émettre une facture à un fournisseur ou accepter un devis d'un entrepreneur.

Dans le même temps, tous les documents seront systématisés et stockés en toute sécurité dans le compte personnel de l'entreprise.

Pour utiliser l'EDI, vous devez disposer d'une signature électronique qualifiée.

Dans le compte personnel du portail de gestion électronique des documents de MegaFon, vous pouvez créer de nouveaux documents (sans signature ni envoi) et les télécharger sur votre ordinateur de travail.

Là, vous pouvez également demander des documents de rapport pour la communication : factures, factures et actes. Les documents ainsi obtenus ont une valeur juridique et ne nécessitent ni impression ni duplication sur papier.

Même un contrat de service communications mobiles avec "MegaFon" peut être conclu à distance. Les clients corporatifs qui ont une signature électronique n'ont pas à passer du temps à se rendre au bureau de l'entreprise. Tout peut être fait via votre compte personnel. Rapide, et surtout, absolument gratuit.

Un autre avantage de la gestion électronique des documents de MegaFon est qu'elle s'intègre facilement à 1C. Si vous travaillez avec ce système comptable, vous pourrez télécharger des documents sur le portail directement à partir de 1C.

Pour commencer à utiliser le service « Gestion électronique des documents », vous avez besoin :

1. Inscrivez-vous sur le portail correspondant.
2. Connectez une signature électronique valide au système.
3. Remplir une demande d'adhésion au Règlement du système de gestion électronique de documents.

Pendant les 14 premiers jours, vous pourrez utiliser le forfait promotionnel de base. Il prévoit l'envoi gratuit de jusqu'à deux mille documents formalisés et jusqu'à mille documents informels. Deux semaines suffisent pour ressentir tous les avantages de la gestion électronique de documents. Après cela, vous pouvez choisir plan tarifaire en fonction de vos objectifs commerciaux.

Le service de Gestion Electronique de Documents permet de gagner du temps et de l'argent sur le traitement des transactions et l'échange de documents. Les avantages du service seront pleinement appréciés par les agents, les distributeurs, les franchisés, les organisations avec une structure de succursales, ainsi que les entreprises qui envisagent d'augmenter l'efficacité de l'échange de documents à la fois au sein de l'organisation et lorsqu'elles travaillent avec des partenaires. Plus les processus commerciaux sont rapides, plus le profit est important. D'accord, c'est idiot de passer par une telle décision.

L'un des constructeurs automobiles mondiaux a calculé que l'impression et la livraison par courrier au concessionnaire d'un paquet de documents coûtent environ 580 roubles. Le bureau central de l'opérateur mobile des quatre grands a mené des recherches et il s'est avéré qu'ils utilisent environ 420 rames de papier par mois. Dans le même temps, même la startup Internet la plus ordinaire dépense environ 11 packs par mois. Il n'est pas difficile de calculer que le coût de la gestion des documents pour toute entreprise est un montant important que tout gestionnaire serait heureux de réduire.

En même temps, dans les études, personne n'a tenu compte du temps passé par les salariés à rechercher les documents nécessaires au travail. Ce problème est pertinent même si une seule personne est impliquée dans le flux de travail. Avec l'utilisation collective des documents, elle s'aggrave parfois et, finalement, devient pratiquement insoluble si l'organisation est dispersée géographiquement. Pendant ce temps, AIIM (Association for Information & Image Management) estime qu'une entreprise qui produit en moyenne 100 dossiers de fichiers par semaine dépense 18 700 $ par an pour récupérer des documents perdus. De plus, selon les statistiques de l'AIIM, l'interprète moyen passe 2,5 heures par semaine à rechercher les documents nécessaires, tandis que les commis y consacrent 20 à 30 % de leur temps de travail.

N'oubliez pas que le gouvernement russe apporte chaque année de plus en plus d'améliorations à son travail, fixant par voie législative les normes de transfert des rapports sous forme électronique à l'aide d'une signature numérique électronique. Par exemple, par ordonnance du Service fédéral des impôts de la Fédération de Russie du 14 octobre 2015 N MMV-7-11 / [courriel protégé] Nouveau formulaire obligatoire rapports pour les organisations et les entrepreneurs individuels - 6-NDFL. De plus, seuls ces organismes et entrepreneurs individuels qui ont payé des revenus à pas plus de 25 employés. Le reste est exclusivement sous forme électronique. Cela signifie que les signatures numériques électroniques (EDS) sont désormais disponibles dans presque toutes les grandes organisations. Nous avons fait une enquête dans notre article précédent (Qu'est-ce qu'une signature. D'une goutte de sang à un EDS) et plus de la moitié de nos lecteurs ont déjà travaillé avec une signature numérique.

Dans ce contexte, les services de déclaration électronique et les systèmes de gestion électronique de documents (EDMS) deviennent extrêmement pertinents. La croissance des technologies informatiques et l'informatisation généralisée ont permis de penser la transition vers des modes de gestion fondamentalement nouveaux. Dans certains pays, la mise en œuvre de l'EDMS est devenue une tâche nationale. Ainsi, au sein du gouvernement estonien, le programme gouvernement électronique a déjà été lancé en 2002, lorsque l'accès à Internet dans l'ensemble de l'Estonie ne dépassait pas 30 % de la population. À ce jour, 98 % des citoyens estoniens utilisent l'EDI pour communiquer avec les agences gouvernementales. Vous pouvez même voter aux élections parlementaires et présidentielles en utilisant une signature électronique numérique. Vous pouvez également obtenir une "résidence électronique" et, par exemple, si vous êtes co-fondateur d'une société russo-estonienne, vous pouvez obtenir à distance un EDS et signer légalement tous les documents. Ce n'est pas seulement une commodité et un gain de temps pour les gens, mais aussi une économie de coûts significative pour le gouvernement. Selon des estimations moyennes, les économies réalisées grâce à l'introduction de l'EDMS dans plus ou moins grande organisation peut atteindre 95 à 97 %. Par exemple, l'envoi d'un document EDI ne coûte que quelques roubles.

Malgré le retard important de la Russie par rapport aux entreprises occidentales dans ce domaine, les taux de croissance annuels Marché russe SED selon les analystes compte pour au moins 30%. L'adoption de la loi sur la signature numérique électronique a créé base légale pour la diffusion généralisée de la gestion électronique des documents. Selon Forrester Research, 38 % des entreprises du Fortune 500 considèrent l'achat d'un EDS comme essentiel au succès de l'entreprise.

En Russie, il y a longtemps Systèmes GED, mais ce sont surtout des opérateurs de grande envergure, comme CJSC PF SKB Kontur, qui soutiennent le travail des structures fédérales et grandes entreprises et avec lesquels il est difficile de travailler avec les petites et moyennes entreprises. Tenant compte des réalités modernes, MegaFon a développé son service de Gestion Electronique de Documents (EDF) pour la formation, la signature et l'échange de documents comptables et autres au sein de l'entreprise et entre entités juridiques. Avec l'aide de l'EDI, vous pouvez simplifier le travail de gestion des documents dans l'entreprise et augmenter l'efficacité des départements.

Le service de gestion électronique de documents (EDF) de PJSC MegaFon a été lancé en 2015 pour les entreprises clientes des succursales Capital et Central de l'opérateur, et tout client de l'entreprise pourrait l'utiliser ultérieurement. Aujourd'hui, toute entité juridique peut travailler avec le service cloud, ce que plus de 500 organisations ont utilisé. Auparavant, en raison du coût et des exigences techniques, les signatures électroniques et le flux de documents juridiquement significatifs n'étaient disponibles que pour les grandes entreprises. Avec l'aide de l'EDI, vous pouvez générer des actes électroniques, des lettres de voiture et des factures conformément aux exigences et aux recommandations du Service fédéral des impôts, ainsi que les signer avec un EDS et les échanger avec d'autres entreprises utilisatrices.

La Russie dispose de normes pour toutes les opérations nécessaires à l'utilisation de l'EDI : cryptage, hachage, signature électronique.

1. La signature électronique et le hachage sont utilisés pour garantir la signification juridique des documents électroniques grâce à l'utilisation d'une signature électronique (SE) :

• GOST R 34.10-2012 : Processus de génération et de vérification d'une signature numérique électronique
• GOST R 34.11-2012 : Fonction de hachage

La force cryptographique de l'algorithme de chiffrement est basée sur le problème du logarithme discret dans un groupe de points sur une courbe elliptique. À l'heure actuelle, il n'existe aucune méthode pour résoudre ce problème, même avec une complexité sous-exponentielle. Il est important pour nous que l'État le reconnaisse comme suffisamment résistant à la cryptographie.

2. Cryptage. Assurer la confidentialité et le contrôle de l'intégrité des informations grâce à leur cryptage :

• GOST 28147-89 : Algorithme de transformation cryptographique

Il s'agit d'un chiffrement par blocs avec une structure Feistel simple, avec une taille de bloc de 64 bits, une clé de 256 bits et 32 ​​tours, développé en Union soviétique. L'algorithme a fait l'objet de recherches approfondies par des experts de premier plan dans le domaine de la cryptographie, et tous les chercheurs ont déclaré que tout semble pouvoir ou devoir être sécurisé. Les commentaires sur ses performances sont nombreux, Nicolas Courtois a même fait état d'attaques réussies sur cet algorithme, mais les experts de CryptoPro l'ont réhabilité aux yeux du public.

3. Protection des canaux de transmission de données sur Internet. Pour cette tâche, TLS est utilisé - un protocole de sécurité de la couche de transport, dans lequel les algorithmes de chiffrement GOST 28147-89 décrits ci-dessus peuvent être utilisés, et le hachage conformément à GOST 34.11-2012. Cette combinaison lui permet d'être certifié par le FSB et le FSTEK, ce qui a été fait par CryptoPro, Cryptocom et VipNet dans leur CIPF.

Nous développons activement la Gestion Electronique de Documents uniquement dans l'interface WEB, car le Web est protégé par des certificats de sécurité et l'échange de fichiers via ces protocoles est (relativement) sûr. Les exigences pour les opérateurs de gestion électronique de documents sont très élevées et chaque entreprise doit avoir une licence appropriée Service fédéral sécurité, qui donne le droit de développer des systèmes d'information et de fournir des services de cryptage des données. Une licence distincte est délivrée pour la fourniture de services de communication et de transmission de données. Notre opérateur de base est Kaluga Astral, qui est utilisé pour fournir l'EDI juridiquement pertinent. Toutes les données sont stockées sur le réseau MegaFon (et non sur Internet) et le cryptage est utilisé sur l'ensemble du site, ce qui garantit la sécurité de vos données personnelles. Nos technologies de sécurité répondent à toutes les exigences, toutes les données sont sauvegardées et nous garantissons un fonctionnement ininterrompu du service 24h/24 et 7j/7. L'indisponibilité maximale du service en cas d'accident très grave ne dépasse pas 15 minutes.

SDE

Pour utiliser l'EDI, vous devez disposer d'une signature électronique qualifiée et configurer votre ordinateur pour qu'il fonctionne avec. Une signature électronique est un analogue légal d'une signature manuscrite, réglementée par la loi N63-FZ et est destinée à identifier la personne qui a signé le document électronique. Vous pouvez obtenir un certificat EDS en Russie dans l'un des centres de certification. Ils sont dans toutes les villes. La liste actuelle des autorités de certification peut être consultée sur le site Web du ministère russe des télécommunications et des communications de masse.

Après obtention d'un EDS vous devez acheter et installer Logiciel, qui implémente les algorithmes de sécurité de l'information décrits ci-dessus. Nous recommandons "Crypto-Pro". Ce sont des moyens de protection cryptographique, à l'aide desquels les documents sont signés sur des ordinateurs.

CryptoPro est un leader dans la distribution de la protection des informations cryptographiques et des signatures électroniques en Russie. Les principaux produits de la société sont les outils de protection des informations cryptographiques (CIPF) CryptoPro CSP et le centre de certification CryptoPro CA. En raison de la prise en charge de la plupart des plates-formes mobiles et des opérateurs ES, le CIPF est intégré à la plupart des solutions mobiles basées sur iOS, Android et Windows8 qui utilisent la cryptographie.

Vous pouvez trouver les prix des licences sur le site officiel. L'installation et la configuration de CryptoPro, ainsi que l'enregistrement de votre EDS ne sont pas difficiles. De nombreuses instructions ont déjà été écrites à ce sujet. Au passage, MegaFon continue de modifier ses cartes SIM en les dotant d'une signature numérique électronique, qui vous permettra de signer rapidement des documents de toute nature.

Notre interface accepte tous les certificats qualifiés, quelle que soit l'autorité de certification par laquelle ils sont émis.

Problèmes d'utilisation d'EDS

La fraude EDS est principalement associée au vol ou à l'utilisation physique du certificat par des tiers. Cela se produit le plus souvent en raison d'un stockage incorrect du jeton avec le certificat et le mot de passe de celui-ci. Aussi, les attaquants utilisent souvent l'introduction de virus sur le PC des utilisateurs EDI, par exemple, ils remplacent le texte du document sur l'écran que l'utilisateur veut signer.

Cependant, tous ces facteurs dépendent de la sécurité de l'interface dans laquelle l'utilisateur travaille et du fait que l'utilisateur respecte lui-même les mesures de sécurité élémentaires lorsqu'il travaille avec l'EDS.

Travailler avec l'EDI

Inscription

Pour vous inscrire à l'EDO (doc.megafon.ru), vous devez remplir un formulaire et recevoir une confirmation à l'adresse que vous avez indiquée E-mail. Cela prend cinq minutes.

Vous pouvez profiter de la période d'essai et essayer le service pendant 14 jours.

Après avoir installé l'EDS, vous devez l'enregistrer. Pour ce faire, allez dans « Documents » et cliquez sur « Recevoir et envoyer » ou « Paramètres » et « Gestion des services ».

Choisissez votre signature électronique :

Et renseignez les coordonnées de votre entreprise :

Ajout d'utilisateurs et attribution de rôles

Après avoir enregistré le certificat EDS, faites entrer tous les employés de l'organisation dans le service via le menu «Mon entreprise», et vous pouvez également ajouter des contreparties déjà connues qui y travaillent dans la gestion électronique des documents.

Il existe trois rôles d'utilisateur dans EDF : Administrateur, Opérateur et Signataire. Vous pouvez faire en sorte que certains employés ne puissent créer que Documents requis, et leur confier la signature et l'envoi aux contreparties uniquement aux personnes autorisées. Par exemple, le chef comptable ou le directeur commercial.

L'Administrateur renseigne et édite les coordonnées de l'Entreprise sur le Portail, répartit les rôles et les formulaires d'invitations entre salariés et prestataires, gère les certificats de signature électronique dans l'entreprise, ainsi que les tarifs et un ensemble de services.

L'opérateur génère et signe les avis et avis de réception des documents.

Le signataire signe les documents pour envoi ou les rejette. Le signataire peut également supprimer les documents signés par erreur.

Un administrateur peut inviter un utilisateur.

Ou trouvez-le parmi ceux déjà ajoutés au système EDI.

Création de documents

Considérez le processus de création d'un échange de documents, pour lequel, en fait, vous vous procurez un système EDI. Deux possibilités s'offrent à vous pour envoyer des documents à une contrepartie : soit les télécharger, soit les créer vous-même dans l'interface. Le système lui-même vous dira si vous faites quelque chose de mal.

Essayons de créer une facture, une lettre de voiture ou un acte dans l'interface. Depuis le menu "Télécharger", vous pouvez également joindre une convention et tout autre document d'accompagnement pour l'envoyer à la contrepartie.

Si votre contrepartie n'est pas encore dans le système, vous pouvez l'ajouter à partir du menu correspondant.

Après avoir préparé le document, il ressemble à ceci. Si tout est correct, vous pouvez l'envoyer via l'opérateur EDI. Pour démarrer le processus de signature d'une entreprise, vous devez activer le service d'un opérateur spécial EDF.

Vous pouvez également consulter et imprimer version papier document, ainsi que tout son historique est visible. Une option utile pour le leader.

Si vous travaillez avec le système 1C dans une organisation, vous pouvez utiliser un module spécial pour automatiser le processus de traitement des documents formalisés (TORG-12, actes de travail effectués et factures) reçus ou émis par voie électronique.

Contacts

Le menu Contacts rassemble toutes vos contreparties, employés et uniquement les contacts des personnes qui travaillent dans le système EDI et avec qui vous échangez des documents.

Résultat:

Nous avons essayé de rendre le système de gestion électronique de documents MegaFon PJSC aussi simple et compréhensible que possible pour les utilisateurs. Vous n'aurez qu'à effectuer la configuration initiale et commencer à travailler avec. Bien entendu, toutes vos contreparties doivent également se connecter à l'EDI.

Les avantages de l'utilisation d'EDO incluent :

• refus des transporteurs de papier et les économies de temps et d'argent associées sur matériaux consommables et entretien du matériel de bureau;
• un moyen sécurisé d'échanger et de stocker des informations, ainsi que d'organiser un accès multi-niveaux pour tous les employés de l'entreprise ;
• un moyen rapide de trouver les bonnes données, ce qui est particulièrement important pour les organisations travaillant avec de gros volumes de documentation.

Ce qui freine le développement de la gestion électronique des documents dans l'organisation :

• opinion établie sur la plus grande fiabilité d'un document papier
• fermeture rétroactive des documents
• la nécessité de former le personnel au travail électronique.
• indisponibilité des autres contreparties

Les opérateurs EDI tentent de pousser les entreprises en proposant un outil pratique pour trouver des contreparties déjà prêtes à échanger des documents électroniquement. MegaFon n'est pas loin derrière et nous continuons à travailler sur l'amélioration du service et la simplification de l'interface. Aujourd'hui, le processus d'envoi d'un document est assez simple, mais nous ne nous reposons pas sur nos lauriers et poursuivons nos recherches en essayant de rendre notre produit aussi simple et pratique que possible.

27 février 2018 12 h 21

MegaFon a récemment annoncé la première opération d'échange de documents transfrontaliers. Aujourd'hui, nous vous proposons une interview exclusive pour ECM-Journal avec Mikhail Berstenev, directeur des achats et de la logistique. Les experts avaient de nombreuses questions d'ordre technique, réglementaire, organisationnel et général du marché.

Avec la contrepartie de quel pays l'EDI a-t-il été organisé ? Quels documents ont été échangés : formalisés ou non formalisés ?

– MegaFon est devenue la première entreprise en Russie à mettre en œuvre un projet international de gestion électronique de documents avec un non-résident, Huawei. C'est notre fournisseur de Chine, pays donné n'est pas membre de l'UEE. Nous échangeons des documents non formalisés : attestations d'acceptation et de transfert de licences et d'équipements, commandes - conformément à la législation, il ne peut y avoir de documents formalisés avec des non-résidents. Nous avons décidé du format au stade de la négociation des contrats. À l'avenir, nous prévoyons de signer des contrats, des accords supplémentaires, des notifications par EDI, ainsi que de mener une correspondance officielle avec cette contrepartie.

S'agissait-il d'un échange test ou déjà d'une opération à part entière d'une solution toute faite ?

– On peut dire que c'est le premier cas d'échange transfrontalier, mais pas le seul. Nous avons commencé à signer des commandes de licences à partir d'août 2017, et des actes à partir de décembre, car nous attendions que l'opérateur finalise le système. Le premier set a été signé en décembre documents primairesà la livraison équipement technologique, et en janvier de cette année - la première commande pour la fourniture d'équipements. Autrement dit, il ne s'agit plus d'un environnement de test, mais d'un échange à part entière. Mais il n'y avait pas de solution toute faite au départ, elle a été développée spécifiquement pour ce cas.

Nous avons depuis longtemps compris la nécessité de la mise en place d'un tel projet et travaillons activement dans ce sens. Huawei a été le premier partenaire avec lequel nous avons réussi à créer un précédent sur le marché. Bien entendu, nous ne comptons pas nous arrêter là. Nous avons de grands projets pour faire évoluer la solution, nous voulons transférer l'interaction avec tous les fournisseurs non résidents vers un format électronique. En termes de calendrier, nous nous concentrons sur le premier trimestre de 2018. En général, la situation dépendra des besoins de l'entreprise, nous sommes toujours ouverts à de nouveaux projets. Je suis sûr que cela optimisera les processus commerciaux et rendra l'interaction encore plus efficace.

Sur la base de quel logiciel l'échange a-t-il été organisé ?

– La société SKB Kontur a agi en tant qu'opérateur EDF, l'échange est effectué à l'aide de la plate-forme Kontur Diadoc développée par eux. Côté MegaFon, la plateforme est intégrée dans système ERP SAP, du côté de Huawei - via un accès via l'interface Web. Dans un avenir proche, des collègues envisagent d'intégrer le module dans leur système SAP.

Du point de vue de la législation, l'organisation des échanges transfrontaliers est toujours très difficile. Quelles règles de droit avez-vous suivies lors de l'organisation d'un tel échange ?

– La loi principale dans ce cas est la loi de la Fédération de Russie. Dans le cadre du projet, nous avons conclu un accord de licence avec l'opérateur EDI, et l'autre partie, Huawei, a conclu le même accord avec l'opérateur. Étant donné que l'ensemble du processus était régi par la loi de la Fédération de Russie, il n'y avait aucune difficulté du point de vue de la législation.

Combien de temps a-t-il fallu pour tous les préparatifs ?

– Il est difficile de citer la date exacte, nous réfléchissons depuis longtemps à l'organisation d'un EDI transfrontalier. En général, la mise en œuvre complète du projet a pris environ 6 mois, y compris l'attente d'une réponse de organismes gouvernementaux et le raffinement du système par l'opérateur.

Comment s'est organisée la signature du PE lors du FED transfrontalier ?

– Avec l'EDI transfrontalier, ainsi qu'avec le russe national, les documents sont signés des deux côtés. Si nous parlons du côté technique, alors brièvement le processus de signature est le suivant - le document est d'abord approuvé dans notre système SAP et signé par notre ES, puis il est transféré via le bus d'intégration via l'opérateur vers le compte Web personnel de la contrepartie, vérifié par lui et signé par son ES. En conséquence, nous et la contrepartie voyons un document signé des deux côtés dans le système.

Grâce aux améliorations que l'opérateur a apportées à sa plateforme spécifiquement pour le projet, MegaFon signe des documents à l'aide d'un ES qualifié et Huawei signe un ES non qualifié. Comme je l'ai dit plus tôt, l'ensemble du processus est régi par la loi de la Fédération de Russie.

Les deux parties utilisent des certificats de clé de vérification ES russes. De notre côté, nous avons reçu l'ES par nos propres moyens via notre propre centre de certification, un non-résident - via un opérateur EDF.

Un tiers de confiance est-il impliqué dans le processus de signature, ou le mécanisme de travail est-il construit différemment ?

– Dans ce cas, le tiers est l'opérateur EDI. C'est lui qui vérifie qu'aucune modification n'est apportée au document transmis et contrôle la validité de l'ES utilisé.

Sur le plan juridique, il n'y avait aucun risque pour la reconnaissance des ES, puisque nous avons signé accord complémentaire avec la contrepartie sur l'utilisation de l'ES, où l'ensemble du processus est discuté. Le document indique clairement que, de notre côté, le CEP est délivré par un centre de certification, et de leur côté, par un exploitant EDF. La législation prévoit également l'exigence d'une confirmation "papier", c'est-à-dire une version imprimée du certificat, qui doit être jointe au dossier de documents dans le processus d'obtention du NEP. La procédure est extrêmement transparente, toutes les signatures sont légitimes.

Comment évaluez-vous aujourd'hui les perspectives de développement du marché EDI transfrontalier en général et vos opportunités en particulier ?

– La gestion électronique des documents entre contreparties russes n'est plus quelque chose de nouveau, de plus en plus d'entreprises se tournent vers ce format d'interaction. Pendant ce temps, alors que Entreprises russes Y a-t-il relation contractuelle avec les non-résidents, il faudra améliorer le processus d'échange transfrontalier.

La volonté de passer à la gestion électronique des documents est tout à fait logique, car l'EDI présente un certain nombre d'avantages par rapport au système d'échange de documents traditionnel. Parmi les principaux avantages du passage à la signature électronique figurent l'exclusion des coûts de formation, d'archivage et de livraison express internationale des documents papier, la simplification du processus d'approbation, la possibilité de signer des documents depuis n'importe où avec une connexion Internet, et l'élimination du risque de perte de documents. A mon avis, la direction a un bel avenir.

Selon vous, qu'attendent les exploitants d'EDF de l'État ? Est-il possible à l'avenir de monopoliser le marché de l'EDI par l'État ?

– En analysant la situation sur le marché, je peux dire avec confiance que maintenant l'État nous rejoint activement à mi-chemin et aide à progresser dans le domaine du flux de documents électroniques. Mais je voudrais que les régulateurs du secteur - douane, fiscalité - passent également à l'EDI, soutiennent l'échange de documents via comptes personnels sur des sites qui travaillaient dans le même environnement. Quant à la monopolisation, je n'exclus pas qu'un jour tous les opérateurs EDI indépendants puissent être réunis "sous l'aile" d'un seul centre d'itinérance.

MegaFon présente un service unique pour les entreprises clientes "Gestion électronique des documents". Le service permet d'organiser un flux de documents juridiquement significatifs avec une signature électronique.

Une signature électronique est aujourd'hui un outil de gestion de documents reconnu par tous les services gouvernementaux, y compris le service des impôts de la Fédération de Russie. Pour travailler dans le système "Electronic Document Management", les entreprises clientes de l'opérateur peuvent utiliser la signature électronique qualifiée disponible auprès de n'importe quel centre de certification accrédité.

Avec l'aide de la "Gestion électronique des documents", les entreprises peuvent générer des actes, des lettres de voiture et des factures électroniques, signer des documents créés dans le système ou téléchargés par des employés avec une signature électronique, et les échanger avec d'autres entreprises utilisant le service. En outre, le système fournira un accès instantané aux documents de reporting pour les services de communication aux entreprises clientes de MegaFon.

Le service de gestion électronique de documents aidera à optimiser le travail d'une entreprise de toute taille. Si auparavant les signatures électroniques et le flux de documents n'étaient disponibles que pour les grandes entreprises en raison des coûts et des exigences techniques, aujourd'hui, toute entité juridique peut utiliser le système. Cela est devenu possible grâce au transfert du système vers le cloud, qui a permis de rendre les tarifs aussi bas et flexibles que possible, et a ouvert l'accès au système depuis n'importe quel ordinateur connecté au réseau. Cela vous permet d'accélérer les processus de travail, car le responsable peut signer des documents à tout moment depuis n'importe où dans le monde.

Afin de stocker des fichiers et, si nécessaire, de les envoyer rapidement depuis le stockage de fichiers ("cloud"), une interface très conviviale a été développée avec une navigation simple et une configuration extrêmement facile. En même temps, personne ne peut utiliser le contenu téléchargeable, dont tous les droits restent avec l'utilisateur. Ainsi, le client bénéficie d'un accès facile et d'une protection fiable.

Avant de prendre une décision, chaque client disposant d'une signature électronique peut accéder au système et bénéficier de l'envoi gratuit de documents dans un délai de 14 jours. Cela permettra non seulement de se familiariser avec toutes les capacités du système, mais également d'évaluer l'intensité requise de son utilisation, ce qui aidera à choisir le tarif approprié.

"La signature électronique est entrée dans la vie des entreprises en 2002, lorsqu'il est devenu possible de déposer des déclarations fiscales via Internet, et aujourd'hui, elle est devenue un outil important, grâce auquel le travail de bureau s'est considérablement accéléré. Nous avons offert un nouveau niveau de vitesse et de mobilité, et nous sommes convaincus que nos clients apprécieront ce service », commente Mikhail Sinyugin, responsable du développement commercial, MegaFon Région d'Orenbourg. "Avec l'aide du service de gestion électronique des documents, le processus peut-être le plus conservateur de l'activité professionnelle de l'entreprise, la gestion des documents, passe au cloud après de nombreuses ressources d'entreprise."