Expérience dans les systèmes erp. À propos de la mise en œuvre de l'ERP : tout ce que vous devez savoir. Les principales erreurs lors de la mise en place d'un système ERP

De plus en plus d'entreprises de différentes tailles à travers le monde s'efforcent d'introduire dans leur travail l'outil de gestion le plus puissant connu sous le nom de système ERP. Son utilisation est destinée à établir un contrôle et une planification efficaces de tous les processus commerciaux qui sont stratégiquement importants pour l'organisation, afin d'optimiser le fonctionnement des principales installations de production et auxiliaires.

Le concept des systèmes ERP et ERP

La stratégie d'entreprise ERP (EntERPrise Resource Planning) est une intégration de tous les départements et processus de l'organisation : capacité de production, les départements des finances, du personnel et du profil client et bien d'autres. Une telle combinaison vise principalement à optimiser la répartition des différentes ressources au sein de l'entreprise.

Si auparavant c'était pur concept de marketing, alors aujourd'hui un système ERP est le plus souvent compris comme une classe de outils logiciels. Au sens large, il s'agit d'une méthodologie de planification et de gestion de toutes les ressources de l'entreprise. Historiquement, la stratégie ERP s'est formée sur la base de ses prédécesseurs :

• MRP - planification des besoins en matériel.
• MRP II - planification des ressources de production.

En revanche, un système ERP peut être utilisé pour très grandes entreprises, souvent répartis géographiquement. Dans ce cas, nous parlons de planification des ressources d'entreprise, car elle accorde une attention non seulement à la production, mais également à une planification financière. Une caractéristique essentielle du système ERP est également la possibilité de son utilisation dans absolument n'importe quelle entreprise, quelles que soient les spécificités du travail, y compris celles qui ne sont pas engagées dans des activités de production. Le considérant comme une qualité, il faut préciser qu'il est doté d'un complexe plus puissant moyens techniques qui facilitent ou remplacent le processus décisionnel.

Le but du système ERP dans l'entreprise

Afin de décider des changements fondamentaux dans les activités de leur entreprise liés à l'introduction d'un système de gestion de l'information et à la mise en œuvre d'une nouvelle stratégie d'entreprise, la direction doit être clairement consciente de la nécessité de cette étape, qui doit être exprimée dans ce qui suit points clés:

• refus d'accepter position actuelle cas;
• il faut utiliser technologies modernes renforcer la position d'une entité commerciale sur le marché dans un environnement concurrentiel ;
• s'attendent à des avantages significatifs de la mise en œuvre.

Tout d'abord, l'utilisation d'un système ERP vise à contribuer à la mise en œuvre réussie d'une stratégie commerciale similaire, dont l'exécution devrait assurer une planification et une gestion efficaces des ressources de l'entreprise. Pour ce faire, il est nécessaire d'optimiser le travail de ses services, c'est-à-dire d'atteindre un maximum de cohérence entre eux et de réduire les coûts administratifs. Ceci peut être réalisé grâce aux avantages apportés par le système d'information. Ce:

• Accroître la transparence des processus commerciaux.
• Résoudre les problèmes de commande et trouver les bonnes informations.
• Améliorer la fiabilité et la pertinence des données.
• Augmenter la vitesse de circulation des documents entre les départements.
• Organisation d'un espace d'information unique entre le siège et les agences distantes.
• Réduire le temps de remplissage de la documentation et éliminer les éventuelles erreurs.
• Augmenter la vitesse de prise de décision à tous les niveaux.

Le système ERP offre une augmentation de la compétitivité de l'objet non seulement en raison de l'introduction de plus des processus commerciaux efficaces. Son utilisation devrait également conduire à une réduction des coûts globaux de l'entreprise. Des outils avancés de planification, de modélisation et d'analyse aident à optimiser les ressources activités de production, sphère financière, ainsi que le travail de l'entrepôt, du transport et d'autres départements.

Principales caractéristiques du travail

Dans différentes entreprises, même celles engagées dans la même entreprise, tous les processus commerciaux peuvent se dérouler de manière complètement différente. Le plan de travail standardisé qui offre Système d'Information gestion d'entreprise, peut différer considérablement de celui utilisé ici auparavant. Pour cette raison, il est fondamentalement erroné de le considérer uniquement comme un produit logiciel, car sa mise en œuvre nécessite des changements internes à grande échelle de la part de l'entreprise sous la forme d'une réorganisation des processus métier existants.

Les caractéristiques conceptuelles de ces systèmes sont directement liées à leur essence. Rappelons que la méthodologie ERP implique la consolidation de tous les départements vitaux de l'entreprise pour organiser la gestion efficace de ses ressources. Cette association est mise en œuvre au sein du système d'information par la présence d'une base de données publique unique. Les informations n'entrent dans le référentiel qu'une seule fois et peuvent ensuite être traitées et utilisées à plusieurs reprises par divers consommateurs internes et externes. Comparé à vrai vie, dans ce cas, il y a une diminution du temps et des efforts des employés de l'entreprise pour la prise de décision. Il convient également de noter que le système ERP n'est pas un système de gestion automatisé. procédés technologiques, mais un informationnel intégré basé sur leur modèle abstrait, dans lequel les informations sont saisies par des personnes vivantes.

Structure de la base de données, comme le travail progiciel en général, doivent être organisés de manière à refléter les activités de tous les départements sans exception. Cette approche permet de surveiller l'ensemble des ressources et des processus métiers de l'entreprise quasiment en temps réel, et donc d'effectuer des actions opérationnelles et gestion stratégique leur.

L'une des principales tâches des systèmes ERP est d'optimiser le processus de planification et de contrôle de la mise en œuvre du plan. Des algorithmes intelligents intégrés simplifient grandement sa solution pour leurs utilisateurs. Par exemple, la planification et la gestion usine de fabrication présente de nombreuses spécificités liées à l'hétérogénéité de ses parties constitutives. Ainsi, dans une usine, il peut y avoir des ateliers qui fonctionnent à la fois de manière continue et discrète. De ce point de vue, le système de classe ERP mis en œuvre doit être universel et contenir la plus large gamme de modules spécialisés.

Étant donné que les entreprises modernes sont aujourd'hui souvent dispersées géographiquement, il est très important que les succursales éloignées du siège social aient un accès complet à l'information générale.Ceci est mis en œuvre par les technologies de réseau les plus avancées impliquées dans le développement des systèmes ERP, qui fournissent également pour la différenciation des droits d'accès des utilisateurs aux informations qui y sont stockées.

Fonctionnalité des systèmes de classe ERP

En parlant de fonctions, nous ne devons pas oublier que tout produit de classe ERP est un système de gestion d'entreprise dans son ensemble. La gamme de ses capacités dépendra principalement de l'échelle et des caractéristiques de fonctionnement de l'installation pour les besoins de laquelle elle est utilisée. Considérez l'ensemble classique de fonctions :

Production

• Maintien de la conception et des spécifications technologiques des produits manufacturés ou des services effectués afin de déterminer la quantité de matériaux requis et les coûts de main-d'œuvre.
• Préparation des plans de fabrication.
• Planification et gestion des capacités techniques de l'entreprise dans diverses approximations : des unités individuelles aux associations d'ateliers et de production.

Finance

• Comptabilité opérationnelle, financière, managériale, fiscalité et contrôle de gestion.
• Gestion des actifs de l'entreprise, y compris les immobilisations, les titres, les comptes bancaires, etc.
• Planification intégrale de l'entreprise et contrôle de ses résultats.

Logistique

• Formation d'indicateurs planifiés des volumes requis de matériaux, matières premières, pièces, composants conformément aux plans de production.
• Gestion des approvisionnements et des ventes : comptabilisation des contreparties, tenue d'un registre des contrats, gestion de la chaîne d'approvisionnement, mise en place de la planification et de la comptabilité des entrepôts.

Personnel

• Gestion du processus de recrutement.
• Personnel opérationnel et dossiers du personnel, tenue à jour recrutement, paie.
• La planification des effectifs.

• Gestion des plans de vente.
• Gestion des prix sur différents types de marchés afin de former une stratégie générale adéquate de l'entreprise, une politique transparente de calcul du coût des marchandises: comptabilisation des remises et des conditions de vente spéciales.
• Planification et contrôle des activités de publicité et de marketing en cours.

Projets. Rapports

• Fournir une large gamme de formulaires de rapports comptables, financiers et de gestion standardisés, ainsi qu'un mécanisme flexible pour créer des formulaires personnalisés.
• Elaboration d'une stratégie commune : planification pas à pas du nécessaire à la bonne mise en œuvre du calendrier, des moyens matériels, financiers et humains.
• Suivi des indicateurs clés de performance du projet.

Quelles entreprises peuvent utiliser les systèmes ERP

À première vue, il pourrait sembler que les systèmes de cette classe sont conçus exclusivement pour grandes industries, car c'est pour eux que la grande complexité de la structure des flux et des processus de ressources est plus caractéristique diverses sortes. Cependant, il existe des situations où il peut ne pas être suffisant pour une petite entreprise d'utiliser les classes MRP ou MRP II. Aujourd'hui, sur le marché, vous pouvez acheter des produits logiciels avec diverses fonctionnalités. Selon l'échelle de l'entreprise où ils peuvent être utilisés efficacement, il existe des solutions lourdes, moyennes et légères.

Quant aux organisations non productives, les systèmes de classe ERP leur sont également applicables. Pour de telles entreprises, une fonctionnalité pas trop large suffira. À l'heure actuelle, il existe de petites variétés de systèmes intégrés ou locaux qui peuvent répondre aux besoins sociétés commerciales ou des organisations opérant dans le secteur des services. Il convient également de noter que de nombreux développeurs proposent à leurs clients et aux produits de l'industrie.

À propos des méthodes de classification

L'attribut le plus évident par lequel tous les systèmes de gestion d'entreprise ERP peuvent être classés est l'échelle de l'organisation où ils peuvent être appliqués. De ce point de vue, en fonction du nombre d'emplois, il est d'usage d'allouer des solutions pour :

• Grandes entreprises (plus de 10 000 personnes).
• Moyennes entreprises (de 1 000 à 10 000 personnes).
• Moyennes entreprises (de 100 à 1 000 personnes).
• Petites entreprises (moins de 100 personnes).

Une caractéristique importante de la systématisation de ces produits d'information est la fonctionnalité. En fonction du volume de tâches effectuées, il existe la division généralement acceptée suivante en :

• Grand intégré.
• Moyen intégré.
• Direction financière.
• Local.

La version locale est généralement un produit d'information unifié en boîte d'une focalisation étroite, qui a une portée relativement faible. coût total. Le plus souvent, il couvre un ou plusieurs blocs dans le domaine des finances de l'organisation ou de ses activités comptables. De tels systèmes conviennent aux petites entreprises manufacturières ou commerciales.

Les systèmes d'information intégrés, selon l'échelle de l'objet cible, peuvent être de taille moyenne ou grande. Ils couvrent tous les processus commerciaux des structures d'entreprise, à savoir l'interaction avec les fournisseurs et les consommateurs, la production du produit final, les flux matériels et financiers, les relations avec le personnel, l'approvisionnement, le stockage et la commercialisation, la mise en œuvre de projets et bien d'autres.

Le marché moderne des systèmes ERP

Tous les produits logiciels présentés aujourd'hui sur le marché intérieur peuvent être divisés en deux catégories principales : russes et importés. Les différences entre eux ne résident pas seulement dans le lieu de création, mais aussi dans la fonctionnalité.

De puissants développements occidentaux servent de normes pour ce que l'on appelle communément les systèmes de classe ERP. Les exemples les plus clairs en sont les produits SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Tous peuvent être utilisés sur des cibles de n'importe quel niveau, y compris les très grandes. Cependant, leur utilisation Entreprises russes peut souvent être difficile en raison de la survenue possible des problèmes suivants :

• Manque de préparation des entreprises à une réorganisation sérieuse des processus commerciaux existants. L'ampleur de ces changements est difficile à exagérer. Les processus commerciaux des systèmes de gestion des entreprises étrangères sont fondamentalement différents de ceux couramment utilisés dans notre pays.
• Nombre insuffisant de spécialistes capables de mettre en œuvre le projet d'introduction d'un système ERP importé en Russie avec le niveau de qualité approprié.
• Le coût élevé de l'utilisation de telles solutions.

Malgré le retard général Homologues occidentaux, les développements russes modernes augmentent progressivement leurs fonctionnalités. Ils sont parfaitement adaptés au travail des entreprises nationales. Et ils peuvent être mis en œuvre avec succès si, dans un cas particulier, une large couverture des processus métier n'est pas requise, mais il suffit de mettre en place une comptabilité dans certains domaines d'activité à l'aide d'un système ERP. Des exemples de développements nationaux avancés sont les produits des sociétés 1C et Galaktika.

Un regard vers l'avenir - ERP II

Le concept d'ERP II, apparu il y a quelque temps, est le résultat d'une amélioration de la méthodologie ERP. La planification et la gestion des ressources de l'entreprise restent parmi les tâches principales ici. Cependant, le développement rapide d'Internet, qui a initié l'émergence d'une nouvelle méthodologie, a laissé sa marque, rendant le commerce traditionnel en partie électronique. ERP II est une combinaison d'un système de gestion d'entreprise classique avec des solutions de commerce en réseau spécifiques.

Désormais, il est devenu extrêmement important d'interagir avec vos contreparties sur le réseau. Il y a deux domaines importants pour cela : et la relation client. Les informations intra-entreprise cessent d'être uniquement telles, pénètrent dans l'environnement externe et deviennent la base de la coopération avec d'autres entités commerciales. Le nouveau concept dans ce cas est formulé comme la gestion des ressources et des relations extérieures de l'entreprise. Outre la réorientation idéologique, les systèmes ERP II ont reçu leurs propres caractéristiques technologiques.

Résoudre le problème du choix d'un système

Choix Logiciel ce niveau est un processus extrêmement responsable. Une mauvaise décision sur cette question, en particulier pour les projets à grande échelle, peut entraîner des coûts de temps et d'argent impressionnants en l'absence du résultat escompté.

La mise en œuvre efficace d'un système à grande échelle, qui, par exemple, devrait assurer la gestion efficace d'une entreprise de fabrication, nécessitera nécessairement une réingénierie des processus commerciaux de sa part. Il est important d'éviter une situation dans laquelle, à la fin de la procédure de mise en œuvre, le programme collecterait des données inutilisées ou ne résoudrait pas les tâches nécessaires. Pour cette raison, il est préférable d'inviter à la coopération une équipe d'experts qui a fait ses preuves en la matière.

Il existe une certaine liste de critères sur la base desquels l'équipe de projet, en accord avec l'administration de l'entreprise cible, peut prendre une décision optimale et rentable sur le choix d'un produit logiciel :

• Conformité des capacités techniques et fonctionnelles du système avec les principaux objectifs de l'entreprise.
• Le coût total de possession doit s'inscrire dans le budget alloué à cet effet. En plus des coûts d'achat du système, cela comprend les coûts d'exploitation et d'autres types de coûts indirects.
• Le système d'information de classe ERP mis en œuvre doit être conforme à toutes les les pré-requis techniques, ce qui signifie être évolutif, fiable, résistant aux éventuelles pannes, disposer d'outils de protection anti-virus et anti-piratage.
• Le fournisseur doit s'assurer que le logiciel est ensuite maintenu et pris en charge.

Le processus de mise en œuvre des systèmes de classe ERP

Implémentation ERP-systèmes dans les entreprises accompagne la mise en œuvre des stratégies du même nom sur celles-ci. Cette procédure, selon l'échelle de l'objet cible, dure généralement de plusieurs semaines à plusieurs années. Une organisation peut s'engager seule dans la mise en œuvre ou utiliser l'aide d'entreprises spécialisées dans ce domaine. Les principales étapes de ce processus peuvent être distinguées :

1. organisation primaire. Ici, il est nécessaire de définir des buts stratégiques, des objectifs et de désigner l'effet attendu de la mise en œuvre pour une organisation particulière. Sur la base de ces données, il sera possible de le plan technique projet.
2. Le développement de projets. À cette étape, les activités actuelles de l'organisation sont analysées : sa stratégie de promotion, ses processus d'affaires. Sur la base de ses résultats, un modèle du système est construit et des améliorations appropriées sont apportées au plan de travail.
3. L'exécution du projet. Étant donné que les règles de conduite des processus métier sont dictées par le système ERP mis en œuvre, elles sont ici transformées en fonction d'exigences unifiées. Si nécessaire, le développement de formulaires de déclaration et d'algorithmes de transfert de données à partir de programmes comptables précédemment utilisés est effectué. Si aux étapes précédentes l'insuffisance des fonctions du système pour l'objet est révélée, il est finalisé. En conclusion, une formation des utilisateurs et des tests préliminaires sont effectués.
4. Commencez. Au cours du processus d'utilisation, les éventuelles erreurs et dysfonctionnements sont identifiés et éliminés.

Aujourd'hui, un système de gestion de classe ERP n'est pas seulement une copie d'un logiciel coûteux installé sur tous les ordinateurs d'une organisation, mais également le principal moteur d'une stratégie commerciale prometteuse. Son choix doit être basé sur les besoins existants et les capacités de l'objet cible. La poursuite du succès de l'ensemble de l'entreprise dans son ensemble dépend de l'exactitude de la décision prise et de la mise en œuvre des étapes de mise en œuvre ultérieure.

Le groupe de critères "besoins de l'organisation" peut comprendre :

• Conformité avec les processus d'affaires de l'organisation. Un système ERP doit pouvoir être adapté aux processus de l'organisation. Ce critère détermine la flexibilité du système en cas de changements dans les activités de l'entreprise.
• Évolutivité. Un système ERP doit permettre de répliquer des solutions pour plusieurs départements ou plusieurs types d'activités de l'entreprise. De plus, il doit être capable de s'adapter à l'échelle de l'organisation.
• Alignement avec la stratégie de l'organisation. Le fonctionnement du système ERP est effectué pendant une longue période. Par conséquent, il devrait aider à mettre en œuvre plans stratégiques entreprises. Le choix du système doit être effectué en tenant compte des perspectives de développement.
• Disponibilité des solutions de l'industrie. Les processus d'une organisation dépendent de l'industrie et du marché dans lequel elle opère. Lors du choix d'un système, ces facteurs doivent être pris en compte.

Le groupe de critères "technologies appliquées" peut comprendre :

• Architecture logicielle. En fonction des besoins et des capacités de l'organisation, il est nécessaire de choisir l'architecture logicielle appropriée du système ERP, telle que les "services cloud", l'architecture "client-serveur" ou l'architecture "orientée objet".
• Architecture technique. Ce critère de sélection est lié au précédent. Le choix de l'architecture technique peut obliger l'organisation à mettre à jour les canaux de communication, le matériel et l'équipement informatique.
• Technologie de mise en œuvre du système ERP. Ce critère dépend du fournisseur de services. En règle générale, les grands fabricants de systèmes ERP proposent d'utiliser la technologie d'implémentation pour leur produit logiciel. SAP, ORACLE, Microsoft, etc. disposent de telles technologies.

Le groupe de critères "fonctionnalité" peut comprendre :

• La composition des modules. Le choix des modules du système ERP doit être fait en fonction des besoins actuels et futurs de l'organisation. Le système doit pouvoir étendre ses fonctionnalités.
• L'intégration. Lors du choix d'un système, il est nécessaire de prendre en compte la possibilité d'intégration avec les systèmes de contrôle existants dans des domaines interdépendants.
• visibilité. Un élément essentiel de la fonctionnalité du système ERP est la simplicité de l'interface et la commodité des utilisateurs. Lors du choix, il est nécessaire de prendre en compte la possibilité de personnaliser l'interface aux besoins des utilisateurs.
• Conformité réglementaire. Le système ERP affecte de nombreux domaines de l'entreprise, qui sont réglementés par la loi. Par conséquent, un critère de sélection important sera la capacité du système à s'adapter aux exigences de la législation locale.

Le groupe de critères « support » peut comprendre :

• cycle de soutien. Lors du choix d'un système ERP, il est nécessaire de déterminer combien de temps le fournisseur prendra en charge le système. Est-il possible de passer à nouvelle version système ERP, est-il possible d'affiner le système aux besoins de l'organisation.
• Disponibilité d'un service d'assistance. Au cours du travail, les utilisateurs du système ERP auront toujours des questions et des difficultés. Pour un fonctionnement efficace du système, il est important que le fournisseur puisse garantir le soutien des utilisateurs du système.
• Expérience de mise en œuvre. Ce critère est lié à la performance du fournisseur du système ERP. Il est nécessaire de prêter attention au nombre d'implémentations réussies de systèmes ERP d'un fournisseur particulier.

Le groupe de critères "coût de possession" peut comprendre :

• Coût du logiciel. Pour faire fonctionner le système ERP d'une organisation, il est nécessaire d'acheter des licences pour son utilisation. Lors de votre choix, vous devez prendre en compte la méthode de calcul du coût de ces licences (par exemple, par groupe d'utilisateurs ou par lieu de travail etc.).
• Coût du matériel. Selon l'architecture utilisée, le coût du matériel peut varier considérablement. Une organisation peut avoir besoin d'acheter du matériel de serveur, de mettre à jour le parc d'installations informatiques.
• Coût des services. Ce critère est également important dans le coût d'acquisition d'un système ERP.
• Le coût de la mise à niveau et de la mise à jour. Pour certains fournisseurs de systèmes ERP, le coût des mises à niveau et des mises à niveau peut être égal ou supérieur au coût de l'achat initial.

Mise en place d'un système ERP

La mise en place d'un système ERP est généralement longue et procédure complexe. Chaque grand fabricant de système ERP a développé ses propres technologies et méthodes de mise en œuvre. Ces méthodes sont quelque peu différentes les unes des autres, mais ordre général les actions sont fondamentalement les mêmes. De plus, l'ordre d'implémentation du système ERP peut varier en fonction de l'architecture logicielle et matérielle du système ERP. Ces techniques doivent être prises en compte lors du choix d'un fournisseur de services.

Une organisation qui a décidé d'implanter un système ERP doit, pour sa part, prendre un certain nombre d'actions pour la réussite de l'implantation du projet d'implantation.

Ces actions comprennent :

1. Préparation de la mise en œuvre. Au stade de la préparation de l'organisation, il est nécessaire de déterminer les principaux objectifs pour lesquels le système ERP sera mis en œuvre. Cela vous permettra de comprendre clairement les résultats et les attentes de la mise en œuvre du système ERP. Étant donné que la mise en place d'un système ERP est un projet assez coûteux, il est nécessaire d'estimer le budget estimé que l'organisation peut allouer à la mise en œuvre. De plus, à ce stade, la personne responsable du projet est déterminée et les spécialistes clés (membres de l'équipe de projet de l'organisation) sont identifiés, l'ordre de leur interaction est déterminé.

2. Analyse commerciale. Ces activités sont parmi les plus critiques de tout le projet. En règle générale, un système ERP devrait fonctionner pendant une décennie ou plus. Par conséquent, il est nécessaire de déterminer les perspectives de développement de l'organisation elle-même et du marché sur une longue période.

À ce stade, l'organisation doit évaluer :

• perspectives d'évolution du marché et de l'entreprise sur plusieurs années ;
• composition et possibilité de développement des processus commerciaux de l'organisation;
• besoins d'automatisation.

3. Choisir un système ERP. La sélection du système doit être basée sur les besoins commerciaux actuels et futurs. Lors de l'évaluation des différentes options, il est nécessaire d'être guidé par les critères indiqués ci-dessus (critères de sélection des systèmes ERP). Pour choisir le système le plus adapté aux besoins de l'entreprise, il est conseillé de sélectionner au moins 3 options pour les systèmes de différents fabricants.

4. Choix du fournisseur. En règle générale, il existe de nombreux fournisseurs du même système ERP sur le marché. Ce sont des fournisseurs ou des intégrateurs de systèmes. Ils offrent une gamme de services pour la mise en œuvre technique du système ERP. Lors du choix d'un fournisseur de système ERP, vous devez faire attention à sa spécialisation. Il existe trois types de spécialisation des fournisseurs.

Chaque type de fournisseur a ses propres avantages et inconvénients :

• spécialisation horizontale. Ces entreprises ont un grand nombre de clients qui travaillent dans différentes industries. En règle générale, ces prestataires ont développé des services d'assistance. Cependant, leur approche de mise en œuvre est «typique» pour tous les clients.
• spécialisation verticale. Ces fournisseurs se spécialisent dans le travail avec des clients d'un nombre limité d'industries (de un à trois). Cela leur permet de créer des solutions spécifiquement adaptées aux spécificités de l'industrie. L'approche de la mise en œuvre de telles entreprises est « sur mesure » ​​pour une industrie spécifique.
• spécialisation orientée client. Ces fournisseurs mettent généralement en œuvre un système ERP pour répondre aux besoins du client. Lors de la mise en œuvre, ils prennent comme base la fonctionnalité de base du système ERP et la modifient pour s'adapter aux conditions commerciales du client. Cette option présente un inconvénient important lié à la mise à jour du système et à la stabilité de son travail.

5. Gestion de projet. Responsable de l'implantation du système ERP et les spécialistes de l'organisation doivent gérer le projet au sein de l'entreprise. Ils doivent maintenir un plan de projet, contrôler le calendrier, le budget, la portée des travaux, le respect des objectifs de mise en œuvre. Une autre tâche importante de gestion de projet consiste à coordonner l'interaction des employés de l'organisation avec les représentants du fournisseur (l'équipe de mise en œuvre du fournisseur).

6. Tests. Même avec le plus la meilleure organisation mise en œuvre, il existe un risque d'erreurs dans le fonctionnement du système. Par conséquent, lors de la mise en service de la fonctionnalité du système ERP, il est nécessaire de prévoir des tests obligatoires du fonctionnement des processus, des services et des modules du système ERP. le meilleur moyen le test est l'exécution d'un travail parallèle dans l'ancien système et dans le système ERP mis en œuvre. Cela éliminera les principales erreurs.

7. Formation et éducation. La formation des employés est une condition préalable au fonctionnement d'un système ERP. Selon la complexité du système, cela peut prendre plusieurs semaines. Avant de commencer la formation, vous devez vous assurer que le système ERP a été testé. Une mauvaise option est lorsque le fournisseur de services combine les tests et la formation des utilisateurs. Dans cette option, les employés de l'organisation (futurs utilisateurs du système) agissent en tant que testeurs du système.

8. Mise en service. La mise en service est point important dans le processus de mise en place d'un système ERP. Il existe deux options pour mettre le système en service : lancer le système immédiatement dans toute l'organisation et l'introduire progressivement. La deuxième option est plus préférable, car. permet d'évoluer progressivement vers de nouvelles conditions de travail. En cas d'erreurs ou de problèmes de fonctionnement, seule une partie de l'entreprise (processus ou départements individuels) sera affectée, et non l'ensemble de l'organisation.

Les principales erreurs lors de la mise en place d'un système ERP

La mise en œuvre d'un système ERP est l'une des tâches d'amélioration commerciale les plus complexes, les plus longues et les plus coûteuses. Au cours de la mise en œuvre, des problèmes et des erreurs surviennent toujours, affectant à un degré ou à un autre le calendrier, le coût et l'efficacité du projet.

Les principales erreurs du projet de mise en œuvre du système ERP comprennent :

• mauvaise planification. Pour une mise en œuvre réussie du projet, la mise en œuvre du système ERP doit être soigneusement planifiée. Une mauvaise planification entraîne souvent une perte de priorités, une confusion avec l'automatisation des processus, une mauvaise compréhension de l'état actuel et futur des processus.
• évaluation insuffisante des fournisseurs de systèmes ERP. Les organisations ne résolvent pas la question de la sélection des fournisseurs de systèmes ERP. En conséquence, le choix se fait en faveur des fournisseurs qui ont proposé le prix le plus bas. Souvent, le fournisseur réduit le prix afin d'obtenir au moins un client et élabore pour lui la mise en place d'un nouveau système. En conséquence, après l'achèvement du projet, il peut s'avérer que la fonctionnalité du système ERP est sévèrement limitée ou que le système fonctionne avec des erreurs.
• manque de compréhension des besoins. Au début de la mise en œuvre du système ERP, de nombreuses organisations ne comprennent pas de quelles fonctions et modules elles ont besoin, quels besoins de l'organisation peuvent être automatisés via le système ERP. Cela conduit au fait que de nombreuses fonctions et modules inutiles et inutilisés sont introduits, ou vice versa, les fonctions nécessaires sont appliquées dans une mesure limitée.
• compréhension insuffisante des coûts en temps et en ressources. Généralement, les organisations sous-estiment le temps et les ressources nécessaires pour mettre en œuvre un système ERP. Cela conduit à des attentes élevées vis-à-vis du système. Les employés de l'organisation commencent à croire que le système ERP commencera à fonctionner pleinement dans un court laps de temps et qu'il ne nécessitera pas beaucoup d'efforts pour fonctionner.
• manque de personnel qualifié dans l'équipe de mise en œuvre. Erreur commune projets pour la mise en œuvre du système ERP est d'attirer de simples entrepreneurs dans l'équipe de projet. L'équipe de projet de l'organisation doit comprendre des spécialistes hautement qualifiés (employés clés) dans chaque domaine d'activité de l'organisation : finances, gestion, approvisionnement, production, entrepôt, etc.
• manque de priorités. Les organisations ne donnent pas la priorité à la réalisation des objectifs avant de démarrer un projet. Cela conduit au fait que lors de la mise en œuvre du système ERP, vous devez résoudre de nombreuses tâches, en passant constamment de l'une à l'autre. En conséquence, le temps de mise en œuvre augmente, des erreurs et des problèmes supplémentaires apparaissent.
• les employés ne sont pas formés. L'insuffisance ou l'absence totale de formation des employés est une raison courante de l'échec de la mise en œuvre d'un système ERP. Les employés ne comprennent pas comment travailler dans le système et cela provoque un rejet. Le système ne sera pas réclamé, sa fonctionnalité sera utilisée dans une mesure limitée.
• sous-estimation de l'exactitude des données. Au cœur du système ERP se trouve le traitement des données. Par conséquent, l'exactitude et l'efficacité du système dépendront de la fiabilité et de l'exactitude des données saisies dans le système ERP. Pour réduire les erreurs, il est nécessaire de saisir initialement des données fiables et précises dans le système. Les employés travaillant avec le système doivent vérifier soigneusement les données avant de les saisir dans le système.
• à l'aide d'applications obsolètes. Un autre problème conduisant à la faible efficacité de la mise en œuvre du système ERP est l'utilisation continue d'applications héritées. Le travail est dupliqué dans le système ERP et les anciennes applications. Les organisations continuent de les utiliser parce que payé pour leur soutien et le renouvellement des licences. Cela conduit au fait que la transition vers le travail dans le système ERP est retardée.
• il n'y a pas de test efficace du système. Souvent, les éditeurs de systèmes ERP proposent de tester sur un nombre limité d'utilisateurs. De tels tests ne pourront pas révéler toutes les lacunes et ne permettront pas de simuler une charge utilisateur réelle.
• manque de stratégie de maintenance et de modernisation. Si une entreprise ne développe pas de stratégie de maintenance et de mise à niveau de son système ERP, celui-ci deviendra rapidement obsolète. La partie technique (matériel) du système ERP doit être modernisée, car au fil du temps, le volume de données augmente et une nouvelle puissance de calcul est nécessaire. La partie logicielle doit être constamment mise à jour en fonction de l'évolution des exigences de la législation et du marché.

Les problèmes de mise en œuvre ci-dessus sont les plus courants et les plus fréquemment rencontrés. En plus de ceux-ci, il y a toujours des problèmes spécifiques à chaque entreprise ou organisation particulière. "une méthode efficace pour éviter ou minimiser les pertes dues à de telles erreurs consiste à préparation minutieuse et planifier chaque étape du projet de mise en œuvre du système ERP.

Le marché des systèmes ERP en Russie se développe rapidement. Cependant, les projets de mise en œuvre de systèmes ERP se soldent souvent par un échec. Selon les experts, environ 70 % des projets de mise en œuvre de systèmes ERP n'atteignent pas les objectifs fixés. Nous proposons d'en discuter les principales raisons. Après tout, prévenu est prévenu.

Image

Tout d'abord, l'intérêt manifesté pour Systèmes ERP associés aux attentes d'avantages significatifs que les entreprises peuvent retirer de l'utilisation de tels systèmes. Mais ces attentes reposent, le plus souvent, sur les promesses des entreprises mettant en œuvre ce logiciel. Cependant, très souvent, les projets de mise en œuvre de systèmes ERP se soldent par un échec. Environ 70% des projets d'implémentation de systèmes ERP n'atteignent pas leurs objectifs annoncés en raison d'un banal manque de compréhension de ce qu'est un système ERP.

Quelle est la raison de statistiques aussi tristes et comment, après avoir dépensé d'importantes ressources financières et en temps, ne pas le prouver? Nous vous proposons le TOP 10 des erreurs commises dans la mise en place de projets ERP. Cette liste n'est pas exhaustive et est une liste d'erreurs trouvées par nos experts et consultants au cours du travail avec les clients.

Télécharger des documents utiles:

Erreur #1. Ne pas décrire les processus métier avant le début de la mise en œuvre de l'ERP

Il est impossible de mettre en œuvre qualitativement le système ERP sans les processus métier décrits du niveau « comme il se doit », ou du moins une compréhension claire et un affichage « sur papier » des flux d'informations et de matériel/documentaires dans votre entreprise. Nous rencontrons souvent une option lorsque des consultants sont impliqués dans le travail à ce moment critique de la mise en œuvre, lorsque le système échoue et ne donne pas l'effet souhaité, et que les exécutants et l'équipe de direction ne peuvent pas l'orienter dans la bonne direction. En allant au fond des causes de ces échecs, nous révélons de graves incohérences dans la compréhension des processus par ceux qui mettent en œuvre le système et par l'entreprise elle-même - il n'y a tout simplement aucune description d'eux, ou cela se fait de manière formelle et ne reflète pas le cycle de production réel.

La raison la plus courante de telles situations est le désir du client d'économiser sur la description et le développement de cette étape, qui, en effet, peut être assez coûteuse. Le client s'attend à ce que des ajustements aux processus puissent être effectués dès la phase de mise en œuvre. D'une part, c'est logique, puisque le projet, avec la bonne construction, se déroulera progressivement, incluant de plus en plus de zones et de sites, modernisant et améliorant quelque chose au fur et à mesure que le projet se développe. Mais cela ne signifie pas que les processus métier peuvent changer constamment au cours du développement - c'est comme rénover un appartement, changer constamment le projet de conception ... Un jour, vous le réparerez encore. La seule question est de savoir quand et combien cela vous coûtera-t-il au final ?

L'une des options raisonnables, de notre point de vue, est un examen préalable description des processus métier "tels quels", les imposer sur une plateforme logicielle avec l'aide d'une équipe d'implémenteurs et les transformer en "to be" est, en fait, la base de l'implémentation. En parallèle, avec l'équipe projet, vous pouvez modifier les processus au fur et à mesure du développement, trouver meilleures solutions et des idées pour optimiser les processus en cours et automatisés.

Erreur #2. Apporter continuellement des modifications au futur système

Une autre erreur courante est de faire des ajustements au futur système et de ne pas en garder une trace (voulez-vous « vous asseoir sur l'aiguille » ?). La mise en place d'un ERP est toujours longue et laborieuse. Mais ce processus peut être encore plus compliqué si vous faites entièrement confiance aux implémenteurs et ne leur demandez pas de décrire en détail les modifications apportées à la plate-forme d'origine. Le résultat peut être le plus déplorable - en cas de résiliation du contrat, vous risquez d'obtenir beaucoup de code incompréhensible, sur lequel vous ne pourrez pas continuer à travailler par vous-même, ou vous serez obligé d'interagir avec un cercle limité de spécialistes, puisqu'eux seuls comprennent l'essence du système qu'ils ont créé. Les entreprises ne doivent pas et ne peuvent pas dépendre des partenaires et de leur bonne volonté (ou de leur absence - les tribunaux, selon notre pratique, peuvent aider en la matière, mais ils prennent trop de temps précieux). Exigez de vos exécutants qu'ils maintiennent documentation du projet, afin de pouvoir poursuivre le projet par leurs propres moyens en engageant des spécialistes, ou en changeant d'entrepreneur.

Erreur #3. Faites entièrement confiance à l'automatisation

Ce n'est pas la peine de croire que les automatismes feront tout pour vous. Ils ne le feront pas, point final. Ils ne pourront pas prendre en compte toutes les caractéristiques de votre entreprise, les nuances des interactions et les subtilités de faire des affaires. Chaque entreprise est différente. Voulez-vous recevoir bon résultat– rejoignez le projet de mise en œuvre du système EPR dès le début ! L'équipe de projet doit nécessairement inclure des spécialistes clés de l'entreprise, ce qui réduira considérablement le risque d'échec du projet et vous permettra de créer un outil de gestion utile à l'entreprise, et non un "système de saisie de données pour les rapports". Rappelez-vous l'objectif de la mise en œuvre - augmenter efficacité de fonctionnement entreprises.

Erreur #4. Développer des savoirs traditionnels pour toutes les occasions

Il est impossible de tout prendre en compte, certains moments vont « naître » au cours de la mise en œuvre, et il doit y avoir un certain degré de liberté, y compris celui fixé dans le contrat avec les exécutants. Alternativement, vous pouvez spécifier dans le contrat le nombre d'heures de conseil pour les développements supplémentaires - il peut être inclus dans le coût du projet s'il est mis en œuvre sur une base clé en main, ou il peut être calculé en plus à un taux d'heure-homme. Une tentative d'élaboration d'une spécification technique prenant en compte toutes les nuances conduira à la création d'un énorme Talmud, qui ne sera même probablement pas lu et étudié par l'équipe du projet.

Erreur #5. Ignorer la résistance du personnel

Si les spécialistes de l'entreprise ne sont pas impliqués dans le projet ERP, alors le risque résistance au changement , la mise en place d'un "système de leadership" peut anéantir toutes les bonnes entreprises. Dans notre pratique, il y a des cas où, sous la pression de la direction, l'entreprise a perdu environ 50% de son personnel dans le processus de mise en place du système.

Erreur #6. Ne pas accorder suffisamment d'attention au projet de mise en place du système ERP

L'automatisation est facultative dans tous les cas. Dans notre pratique, il y a eu un cas où un projet de mise en œuvre du système a été transféré à un cadre supérieur en tant qu'option supplémentaire. En conséquence, les conditions et les coûts de mise en œuvre ont dépassé de 2 fois ceux prévus.

Un projet d'implémentation d'ERP nécessite une immersion totale et, idéalement, un chef de projet distinct de l'entreprise qui intégrera toutes les informations et communications du projet entre ses mains. Un chef de projet uniquement de la part des exécutants ne suffira absolument pas.

Il est important de comprendre et d'accepter que la mise en place d'un système ERP est avant tout nécessaire pour votre entreprise. Malheureusement, la société de mise en œuvre est moins intéressée par cela - elle est satisfaite que vous payiez régulièrement les factures.

Erreur #7. Essayer de tout faire à la fois

Sur la base de notre expérience dans l'accompagnement de projets d'implémentation, nous sommes convaincus que les concepts de déploiement de projets basés sur scrum (méthodologie de développement logiciel agile) fonctionnent vraiment et donnent des résultats (lire aussi sur Méthodologie agile). Les grands principes sur lesquels nous nous concentrons sont le travail au sein de petits modules (cycles jusqu'à 1 mois) afin d'obtenir une version de travail du produit à chaque étape. De plus, l'ajustement et l'alignement d'autres modules avec celui développé peuvent continuer. Le système se déroule progressivement, s'adaptant avec souplesse aux tâches de l'entreprise. En essayant de déployer complètement le système en une fois, puis de le tester, vous risquez de dépenser tout votre budget et votre temps, et à la fin, vous obtenez une mauvaise surprise sous la forme d'un produit qui ne fonctionne pas.

Erreur #8. Choisissez la mauvaise plateforme

Lors du choix d'une plateforme, assurez-vous qu'elle répond réellement aux besoins de votre entreprise et qu'elle soutiendra non seulement la finance, la comptabilité, mais aussi les opérations de base (production, ventes, etc.). Assurez-vous qu'il est destiné spécifiquement (ici l'universalité peut faire mal) à votre type d'entreprise (fabrication, logistique, etc.). Cette exigence s'applique à la fois aux plates-formes fonctionnelles et matérielles-logicielles.

Plus le système s'adapte à vos opérations, moins vous consacrerez de temps et d'argent aux modifications, et plus le système sera confortable à utiliser.

Erreur n°9. Mauvaise équipe d'automatismes

Trouvez des consultants qui comprennent votre entreprise. Il est important de comprendre que les processus métier société de production, ne peut pas être approximée par les méthodes de contrôle courantes dans détail ou dans le secteur des services, quelle que soit la qualité du système qui les soutient et quels que soient les consultants qui le mettent en œuvre. Des connaissances en programmation, SGBD, comptabilité et commerce sont importantes, mais elles ne serviront pas à grand-chose pour implanter le système dans une entreprise dont l'activité principale est la production.

Erreur #10. Objectifs incorrects pour la mise en œuvre d'un système ERP

Les problèmes de mise en œuvre augmentent généralement à mesure que le projet progresse vers les étapes du projet, au cours desquelles les processus commerciaux les plus importants de l'entreprise sont automatisés. A savoir, les processus métier correspondant au type d'activité qui apporte le principal profit. Pour les sociétés de négoce, il s'agit d'achats/ventes, pour les sociétés de transport - transport, pour entreprises industrielles- fabrication, etc...

Malheureusement, très souvent, l'objectif de la mise en œuvre de systèmes ERP n'est pas tant d'améliorer les activités de production que de réduire les efforts de maintenance. flux d'informations au sein de l'entreprise. Un exemple classique est la mise en place d'un système permettant de combiner des informations financières et opérationnelles dans une seule base de données.

La plupart des ERP prétendant être des systèmes d'entreprise intégrés ont été créés à l'origine à des fins de gestion de la relation client, de finance et de comptabilité. Ainsi, ils ont été élaborés par des professionnels de la comptabilité et de la finance avec l'aide de professionnels de l'informatique. En conséquence, les systèmes ERP ont fourni les informations requises par la comptabilité et départements financiers, tandis que la production et les autres unités opérationnelles (ventes, approvisionnement, entrepôts) ont fourni ces informations. La mise en place de tels systèmes, qui n'affectent pas le cœur de métier des entreprises, ne conduit généralement pas à des résultats significatifs.

Le processus de mise en œuvre des systèmes ERP est conditionnellement divisé en 7 étapes : travail organisationnel, enquête auprès des entreprises, choix de la méthodologie d'automatisation, conception du système, déploiement du logiciel sur les lieux de travail des employés, lancement du système en exploitation commerciale, maintenance.

Nous proposons d'examiner plus en détail la procédure de mise en œuvre de l'ERP.

I phase d'organisation

Le travail sur le projet de mise en œuvre de l'ERP dans l'entreprise commence par définir les buts et les objectifs. Il ne doit pas s'agir d'automatisation pour l'automatisation - le client doit clairement savoir quels effets commerciaux il souhaite obtenir au final.

Au stade préparatoire, il faut aussi formulaire groupe de travail côté client. Il devrait inclure :

• Superviseur (de préférence parmi les cadres supérieurs de l'entreprise). Cette personne doit bien connaître tous les aspects de l'entreprise et l'organisation des processus commerciaux. De plus, le chef de projet de mise en œuvre de l'ERP devrait être en mesure de prendre des décisions exclusives sur tous les problèmes qui surviennent.
• Spécialistes responsable de la conformité du système aux exigences de la législation en vigueur et aux normes de l'entreprise. Cette catégorie comprend : directeur exécutif, Chef comptable, chef du service informatique.
• Chefs de tous les départements qui travaillera dans le système ERP. Leurs tâches consisteront à conseiller les exécutants au stade de l'étude des processus commerciaux de l'entreprise et à organiser le travail des départements à la fin du processus d'automatisation.
• Spécialiste informatique général . Son domaine de responsabilité sera le support technique du projet.

Si tu veux Système automatisé gestion d'une entreprise manufacturière a apporté des résultats commerciaux tangibles dès que possible, vous devez vous assurer qu'elle est utilisée aussi activement et efficacement que possible par les employés. Pour ce faire, le personnel doit être formé pour travailler dans l'ERP et strictement contrôlé au stade initial de l'exploitation. Ces responsabilités incombent également aux représentants du groupe de travail.

De plus, au stade de l'organisation, il faut déterminer les sources de financement et l'entreprise intégratrice.

II Étape de l'enquête auprès des entreprises

À la fin des travaux d'organisation, un examen des processus commerciaux de l'entreprise est effectué. Cette procédure est nécessaire pour déterminer avec précision le calendrier et le coût des travaux de mise en œuvre. En fonction de l'ampleur du projet et des tâches définies, l'intégrateur informatique peut proposer au client l'une des 2 options d'enquête :

• Examen express. Elle est réalisée dans un délai de 1,5 à 2 mois. Sur la base de ses résultats, un document "Analyse d'avant-projet" est établi. Il reflète les fonctionnalités de la comptabilité automatisée et une liste de tâches qui devront être résolues dans le processus de mise en œuvre.
• Examen complet . Il est effectué dans les 3 à 5 mois. Sur la base des résultats d'un examen approfondi, un «Termes de référence» est rédigé, des processus commerciaux pour la comptabilité automatisée sont développés et une liste des améliorations logicielles nécessaires est décrite.

Le choix de l'option d'enquête est déterminé par la méthodologie de mise en œuvre ERP préférée.

III Choix de la méthodologie de mise en place de l'ERP

L'implémentation des solutions ERP sur la plateforme 1C:Enterprise peut s'effectuer selon l'un des 4 scénarios suivants :

• Service d'abonnement . La société intégratrice réalise une étude expresse de l'entreprise, établit un plan de mise en œuvre élargi de l'ERP et, sur la base de celui-ci, détermine le coût maximum possible du projet. Ce coût est précisé dans le contrat, le coût d'une heure de travail du programmeur-réalisateur y est également fixé. Plan global le travail est divisé en mois. En fonction du nombre d'heures de travail, la taille du budget mensuel est déterminée. Un montant de paiement fixe est également inclus dans le contrat.
• Technologie progressive la mise en oeuvre . Cette méthodologie La mise en œuvre de l'ERP implique une étude complète de l'entreprise, la définition de tous les processus métier automatisés et la préparation de spécifications techniques. Les termes de référence reflètent : le volume d'améliorations de la configuration standard du programme, une liste complète des travaux décomposés en étapes fixes, le calendrier et le coût de chaque étape de mise en œuvre de l'ERP. Le principal inconvénient de cette technologie est la rigidité. Apporter le moindre ajustement au projet implique une modification des termes de référence : une révision du calendrier et du coût de réalisation des différentes étapes de travail.
• Technologie de résultat rapide . L'algorithme de mise en œuvre de l'ERP est approximativement le même que pour les services d'abonnement. Une enquête express est également réalisée, le coût maximum du projet est calculé, l'heure de travail du programmeur est estimée. Le paiement s'effectue également une fois par mois, mais pas au forfait, mais en fonction du nombre d'heures réellement passées par les programmeurs. Il n'y a pas de plans de travail strictement réglementés pour un mois, une semaine - la liste et la séquence des tâches peuvent varier en fonction des besoins réels de l'entreprise. La flexibilité est un avantage incontestable de la technologie de résultat rapide. Vous pouvez inclure des processus métier supplémentaires dans le projet à n'importe quelle étape et sans longues approbations. Le seul inconvénient de ce schéma de mise en œuvre est le flou du calendrier de mise en œuvre du projet.
• Appels uniques . L'installation du programme sur les lieux de travail des employés et l'automatisation des processus commerciaux sont réalisées dans la mesure du possible par le client. L'entreprise achète une boîte et tous les travaux de mise en œuvre sont effectués selon le scénario des appels ponctuels.

IV Concevoir un système ERP

Selon les résultats de l'enquête auprès des entreprises, les exigences fonctionnelles pour les modules clés du système, la nécessité de charger les données initiales et de mettre en place un échange avec le logiciel déjà utilisé sont déterminées. Les principaux processus commerciaux de l'entreprise sont conçus dans le système, la fonctionnalité standard est améliorée pour s'adapter aux spécificités de l'entreprise.

V Implantation d'un système ERP dans une entreprise

Le logiciel est installé sur les lieux de travail des employés. Les droits d'accès et les rapports sont configurés. Chargement des données de travail et des informations de référence de l'ancien système, des fichiers Excel, etc.

VI Mise en exploitation commerciale du système

L'abréviation ERP vient de l'expression anglaise Progiciel de Gestion Intégré qui signifie littéralement la planification des ressources d'entreprise. Théoriquement, un tel système est stratégie globale activités de la société, qui prend en compte les domaines suivants :

• Gestion des ressources financières - déclaration fiscale, comptabilité, planification budgétaire;
• Gestion des ressources humaines;
• La gestion d'actifs;
• Interaction avec les partenaires et comptabilisation de l'historique des transactions clients.

Sur le plan pratique, en parlant de systèmes d'entreprise ERP, il s'agit de logiciels permettant d'automatiser chacun des domaines énumérés, ainsi que d'autres processus des activités de l'entreprise pour les intégrer dans une base de données commune interconnectée nécessaire au fonctionnement de l'entreprise.

En termes simples, les systèmes ERP sont des ensembles de mesures qui comprennent : des modèles de gestion du flux d'informations dans une entreprise, des équipements pour le stockage et le traitement, des logiciels, un service informatique et des spécialistes. soutien technique, ainsi que directement aux utilisateurs.

La structure du système informatique de planification des ressources de l'entreprise

Étant un logiciel complexe, un système ERP se compose des éléments suivants :

• Plateforme- l'environnement principal (core) qui assure le fonctionnement des composants du programme, ainsi que les fonctionnalités de base (informations de référence, fonctions) de l'entreprise. C'est la base du système, sans laquelle son fonctionnement est impossible.
• Outils de gestion des données- cela comprend le stockage sur le serveur, les programmes de traitement des informations et leur transfert pour le fonctionnement des modules.
• Plugins- des programmes indépendants les uns des autres qui se connectent à la plateforme et utilisent les principales bases de données dans leur travail. C'est la présence de modules indépendants pouvant être déconnectés et connectés sans perturber le fonctionnement de l'ensemble du complexe qui distingue les systèmes ERP des autres types de logiciels utilisés dans l'automatisation des processus métier.

Les modules connectés à la plate-forme principale du système de planification des ressources de production sont classiquement divisés en trois groupes :

1. Interne- les programmes utilisés au sein de l'entreprise, auxquels les salariés ont accès.
2. Externe- des programmes auxquels les clients et partenaires ont accès (par exemple, un compte personnel d'un intermédiaire dropshipper).
3. Connecteurs- des programmes pour se connecter avec les autres produits logiciels, qui ne font pas partie du système ERP, mais sont utilisés par l'entreprise dans ses activités. Ils effectuent des échanges de données.

Où obtenir un système ERP pour une entreprise

Il existe trois façons d'acheter un logiciel de planification des ressources :

1. Création de votre propre produit. Cela s'avère souvent être une méthode irrationnelle, car le manque d'approche professionnelle peut conduire à une situation où une seule direction sera prise en compte, ce qui ne donnera pas d'effet tangible. Dans le même temps, le système introduit de cette manière est généralement difficile à remplacer ou à compléter.
2. Achat d'une plate-forme prête à l'emploi et sa mise en œuvre dans le travail de l'entreprise. Ici, vous devez faire bon choix selon les activités de votre entreprise. Les produits de haute qualité et bien connus sont assez chers et nécessitent un soutien constant de la part du développeur.
3. Développement professionnel des systèmes ERP individuellement pour l'entreprise. Seuls 20% des programmes créés sur le marché intérieur sont intégrés avec succès dans le travail des entreprises. Cela signifie que le risque pour l'entreprise de recevoir un produit de mauvaise qualité à un coût gonflé est assez important.

Comment choisir et mettre en place un système ERP

Il n'existe pas de système universel de planification des ressources adapté à toutes les entreprises. Pour chaque production, son produit le plus optimal est sélectionné, qui est ensuite ajusté au cours du processus de mise en œuvre.

Types de systèmes ERP pour les entreprises

La classification des systèmes de planification des ressources d'entreprise est effectuée selon plusieurs paramètres, dont la prise en compte vous aidera à choisir le bon produit. Ainsi, selon leur objet, ils peuvent être sectoriels et généraux. La première option convient aux très grandes entreprises, ainsi qu'aux entreprises qui fabriquent un produit unique ou qui utilisent des pratiques commerciales non standard.

Par type d'organisation, on distingue les systèmes des formats suivants:

• Publique- l'accès à la fonctionnalité générale du programme compte de nombreux utilisateurs, mais vos données ne sont accessibles qu'aux employés de votre entreprise.
• Privé- le programme est isolé et peut être modifié et finalisé en fonction des tâches de l'entreprise.
• hybride est une combinaison de deux types.

Par type de stockage d'informations :

• Nuage- les bases de données sont situées sur des serveurs externes.
• Interne- les données sont stockées sur le propre serveur de l'entreprise.

Par format d'interface utilisateur :

• Stationnaire (bureau)- un logiciel de connexion aux bases de données est installé sur un PC et peut fonctionner de manière autonome depuis Internet, en utilisant uniquement les communications internes.
• Navigateur (fonctionnant uniquement en ligne)- l'accès au système s'effectue via le site Internet de l'entreprise et le compte personnel d'un collaborateur, d'un client ou d'un partenaire.

Par architecture logicielle :

• Modulaire- se composent de nombreux composants (modules) conçus pour résoudre divers problèmes.
• Monolithique- programmes complexes uniformes.

Par classe de licence d'utilisation :

• Propriétaire- logiciel fermé, pour l'utilisation duquel vous devez payer une licence.
• Open source - programmes gratuits Open source.

Erreurs dans le choix d'un système de planification des ressources

Le mauvais choix du système de gestion d'entreprise ERP entraînera non seulement des coûts supplémentaires, mais peut également nuire au fonctionnement de l'entreprise. Pour éviter les erreurs, il faut connaître les principales :

• Absence d'objectif bien choisi et clairement articulé. Il est important de comprendre que l'ERP - devrait améliorer le travail de l'entreprise, en adoptant côtés positifs et compenser les négatifs. Par conséquent, lors du choix, il est nécessaire de déterminer exactement quel effet de la mise en œuvre doit être obtenu. Si votre objectif est d'optimiser l'entreprise dans son ensemble, vous n'obtiendrez pas le résultat souhaité. Toutes les tâches doivent être spécifiées dans les termes de référence (TOR). En même temps, le système doit être adapté à l'entreprise, et non l'inverse. C'est une erreur de reconstruire complètement une entreprise, surtout si elle est rentable, sous un système ERP.
• Mauvais choix de méthodologie pour résoudre des tâches. Chaque système ERP est conçu pour un domaine d'activité spécifique. Il peut être adapté pour le secteur manufacturier ou exclusivement pour le commerce.
• Vue unilatérale de la sélection du système. L'équipe de spécialistes qui composent les spécifications techniques, qui sélectionnent et contrôlent le processus de mise en œuvre du système, doit comprendre des représentants des différents services de l'entreprise (informatique, ventes, personnel, production). Sinon, le produit final sera choisi du point de vue de la commodité d'un seul lien d'utilisateurs et n'apportera pas une efficacité appropriée à l'entreprise dans son ensemble.
• Qualifications insuffisantes du développeur et des spécialistes chargés de la mise en œuvre. Le processus de création et d'intégration d'un système de planification des ressources est coûteux et de nombreuses entreprises, dans un souci de réduction des coûts, se tournent vers des entreprises peu expérimentées ou utilisent des systèmes ERP gratuits, ce qui est assez risqué.
• Faible niveau de contrôle sur le processus d'intégration du programme dans le système.
• Complexité des interfaces. Si le programme est trop complexe pour être compris intuitivement, vous pourriez être confronté au problème de devoir former votre personnel à son utilisation. Cela augmente également le risque d'erreurs accidentelles lors de la saisie des données, ce qui entraîne une planification incorrecte et toutes les conséquences qui en découlent.

Quelles fonctions un système de planification des ressources devrait-il fournir

Le principal outil de planification d'entreprise qui vous permet de prendre une décision est la documentation de rapport. C'est elle qui est à la base du travail de l'ERP, qui à son tour devrait fournir la capacité d'analyser les données de rapport de divers postes. Par conséquent, un système ERP efficace devrait avoir un certain nombre des fonctions suivantes :

• Fournir un flux de documents pratique. L'objectif principal des systèmes ERP est de fournir une documentation rapide (factures, factures, rapports, listes de prix), ainsi que des opérations ultérieures avec eux (recherche, accès, transmission, édition).
• Planification. L'algorithme du système, en particulier pour la production, doit permettre de planifier les paiements, les livraisons, le fonctionnement de l'entrepôt, changements saisonniers, volumes de production. Pour chaque entreprise, la planification de la production est individuelle et liée à une stratégie volume-calendrier.
• Transparence des informations. Le programme doit enregistrer toutes les transactions, les parties, les volumes et les dates de leur mise en œuvre, ce qui rendra le travail de l'entreprise plus transparent pour l'analyse.
• Contrôle d'accès pour différents niveaux . Étant donné que le système couvre une très grande quantité d'informations sur le travail de l'entreprise, dont la plupart doivent rester fermées aux employés de niveau inférieur, aux clients et aux partenaires, il doit permettre de fermer une partie des données aux utilisateurs ayant des autorisations différentes.
• Réseau de données unifié. Le système ERP doit permettre de suivre séparément tous les processus (par exemple, les transactions) à tous les niveaux, de l'achat des matières premières et de la production à l'enregistrement de la vente et au paiement de la taxe.
• Comptabilité du personnel. Le programme devrait prévoir la possibilité de contrôler le nombre de personnel, de planifier le calendrier des sorties et des heures travaillées, de tenir compte du niveau de qualification des employés et de planifier les vacances, de suivre des cours de formation avancée. Aussi système efficace la planification prévoit la possibilité de calculer les salaires et les primes en tenant compte de la forme de rémunération.
• Travailler avec des prestataires. La fonctionnalité du système doit vous permettre de stocker et de traiter la base de données des fournisseurs, d'envoyer des demandes de disponibilité, de planifier la formation des commandes, de libérer fonds de roulement et payer les factures, surveiller le processus de livraison et tenir des registres des achats.
• Travailler avec les clients. Le système doit permettre un enregistrement complet des données pour chaque client, quel que soit le nombre entités juridiques inclus dans la structure de ce dernier. Cela implique non seulement la possibilité de permettre au client de travailler via son propre compte, mais également le stockage de données sur les transactions terminées, les créances, la planification des approvisionnements, le traitement des factures, l'historique de la coopération. Cela vous permet d'étudier la demande et le niveau de profit reçu de chaque client.
• Entretien et réparation. Si nous parlons de production, cette partie du programme devrait assurer la planification de l'inspection technique des équipements, le calendrier des réparations prévues, la modernisation ou le remplacement des équipements de l'entreprise. Pour entreprises commerciales Le système doit pouvoir prendre en compte service après-vente marchandises vendues et réparations sous garantie.

Caractéristiques de la mise en œuvre de l'ERP

Le système de planification des ressources fonctionne avec des bases de données qui, en règle générale, sont très nombreuses. L'information elle-même peut être localisée sur divers supports, y compris la documentation papier, et donc son transfert vers un format électronique est un travail énorme. Les données elles-mêmes sont divisées en deux groupes :

• Important- les informations qui sont à la base de l'entreprise. Ce sont des données sur le travail et la gestion de la production, des rapports du service commercial et des responsables du personnel. Ils doivent être utilisés dans le système ERP sans faute.
• Général- des informations pertinentes pour une entreprise particulière, qui ne sont pas utilisées en permanence par l'entreprise, mais qui sont également importantes. Ces données sont ajoutées au système au besoin ou à la demande de la direction de l'entreprise.

L'ERP idéal devrait inclure la possibilité d'utiliser tous les types de données, mais en pratique, pour simplifier le processus de mise en œuvre, les plus importantes sont prises en compte en premier, puis les plus courantes sont progressivement intégrées.

En fonction des données à utiliser et des fonctionnalités requises du système, un tâche technique. Il s'agit d'un document officiel (instruction) démontrant les tâches et les objectifs qui doivent être mis en œuvre dans le processus de mise en œuvre. Basé sur le TOR, il est compilé plan de calendrier travail d'intégration.

Il existe trois stratégies pour mettre en œuvre un système de planification des ressources d'entreprise :

1. Intégration étape par étape- d'abord, les principaux modules sont mis en service (par exemple, la comptabilité des finances, la comptabilité et la gestion des documents), puis, après avoir débogué leur travail, les autres sont progressivement introduits. Cette méthode prend beaucoup de temps et peut ne pas donner de résultats immédiatement. Il est souvent utilisé par les entreprises dans le développement indépendant du système.
2. Mise en œuvre intégrée- le système est appliqué immédiatement dans toutes les directions et dans son intégralité, puis un débogage progressif du travail est effectué. Cette méthode vous permet d'intégrer rapidement un système de planification des ressources d'entreprise. Il est utilisé lors de l'achat de logiciels prêts à l'emploi.
3. Méthode combinée- L'introduction des systèmes ERP se fait immédiatement dans tous les domaines d'activité, mais par étapes. Cette stratégie vous permet de minimiser le temps de mise en œuvre avec le moins de perte de qualité de travail. Le plus souvent, cette technique est utilisée par des entreprises privées offrant des services pour le développement de logiciels individuels.

Comment fonctionne un système ERP et qui en a besoin

Compte tenu de la complexité et du coût élevé, l'introduction de l'ERP ne conviendra qu'aux grandes entreprises, où la quantité de données pour la comptabilité est très importante et nécessite une systématisation. De tels systèmes démontrent une grande efficacité pour la production à grande échelle, dans diverses sociétés et exploitations. Si l'entreprise n'émet pas une large gamme de ou est engagée dans la fabrication de petits lots, elle n'a pas besoin d'un système de planification des ressources aussi sérieux et ne fera que ralentir le processus et entraîner des pertes inutiles.

La seule exception, selon les spécialistes des agences de conseil, est l'utilisation des systèmes ERP. petites entreprises opérant dans un environnement très concurrentiel, où l'automatisation de tous les processus crée un avantage supplémentaire.

Pour comprendre si vous avez besoin d'un tel système, vous devez calculer l'efficacité économique dès sa mise en œuvre. Il peut être déterminé par divers paramètres (diminution des stocks, vitesse de production, réduction des effectifs, augmentation de la productivité du travail) et, par conséquent, pour l'entreprise elle-même, il devrait apporter un bénéfice supplémentaire ou, au moins, une réduction des coûts.

Un bref aperçu des ERP populaires

Le plus souvent, les principaux systèmes ERP des entreprises sont des produits finis, adaptés aux activités de l'entreprise. Ils peuvent être payants et gratuits. Avec une mise en œuvre appropriée, vous pouvez atteindre l'efficacité dans les deux cas.

Produits gratuits populaires :

• ERPSuivant- un programme minimaliste pour le travail d'un entrepreneur privé (IP). Le principal inconvénient est l'espace disque limité, qui peut être augmenté moyennant des frais supplémentaires.
• Galaxie ERP- conçu pour le marché intérieur et vous permet de prendre en compte les changements fréquents de législation.

Programmes payants :

• ERP SAP- l'un des systèmes les plus populaires offrant de nombreuses fonctionnalités et une interface conviviale.
• 1C :Entreprise- un système assez populaire et abordable qui offre un grand nombre de solutions spécialisées.
• OpenBravo ERP- un programme pour le niveau intermédiaire avec une mise à l'échelle pratique et un coût abordable.

Avantages et inconvénients de l'ERP

La plupart des lacunes des systèmes ERP proviennent de ses qualités de base, car les principaux problèmes auxquels les entreprises sont confrontées lors de la mise en œuvre d'un programme sont liés aux erreurs commises lors de la décision sur la nécessité d'utiliser et du choix direct du logiciel.

Aspects négatifs de l'intégration d'un système de planification des ressources

Malgré le fait que le but des systèmes ERP est d'améliorer le processus des activités de production, ils ont leurs inconvénients. Parmi ces derniers :

• Complexité du programme et en conséquence, prix élevé achats et réalisations.
• Besoins accrus en matériel de stockage et de traitement des données, y compris les serveurs pour stocker les sauvegardes. Il doit être fiable et rapide, ce qui détermine le coût élevé.
• La nécessité d'une protection supplémentaire des données, un contrôle minutieux du système de sécurité et la mise en place d'une hiérarchie d'accès. Stockage des informations dans format électronique, et surtout avec un accès via un réseau, augmentent le risque de vol ou de destruction (volontaire ou accidentelle) de documents importants.
• Dépendance à l'approvisionnement énergétique de l'entreprise. Si dans les bureaux entrepôts ou dans salles de marché problèmes de l'entreprise avec réseau électrique, l'exploitation de l'entreprise peut s'arrêter complètement.

Avantages pratiques d'un système ERP

La mise en place de la stratégie et des logiciels de comptabilité et de planification des ressources est méthode efficace pour obtenir des améliorations dans le travail de l'entreprise, ce qui présente les avantages suivants:

• Capacité à s'intégrer dans différents types de production et à s'adapter rapidement à large éventail activités des entreprises. Le système ERP convient à complexes industriels, organismes bancaires, entreprises commerciales, services.
• Appui aux méthodes de planification dans divers domaines d'activités de l'entreprise.
• Capacité à créer une entreprise virtuelle.
• Comptabilité financière de haute qualité pour tous les départements.
• La capacité de gérer des entreprises avec un grand nombre de divisions internationales et d'employés distants.
• Évolutivité et flexibilité pour une mise en œuvre dans des entreprises de différentes tailles.
• Capacité à travailler avec d'autres programmes et applications utilisés dans l'entreprise.
• Intégration des données dans système unique, les mettant à la disposition de plusieurs départements.

Comprendre les fonctionnalités du système ERP, qu'est-ce que c'est en mots simples et comment choisir pour votre entreprise, vous pourrez vous mettre en garde contre l'achat erroné d'un produit coûteux dont vous n'avez pas besoin, en choisissant le plus efficace, vous pourrez mettre en œuvre avec compétence, obtenir une augmentation de l'efficacité et du profit de l'entreprise.