Comment organiser la gestion des activités contractuelles dans le service financier. Gestion des contrats : comment accroître le contrôle et la planification des relations contractuelles ? Règlement sur la gestion financière prévue de l'université

Un contrat bien rédigé et bien exécuté permet à l'entreprise de minimiser divers risques liés à l'apparition de conséquences financières indésirables sous forme d'amendes et de pénalités encourues en vertu des lois civiles et fiscales. Par conséquent, le directeur financier doit se rappeler qu'il n'y a pas de bagatelles dans le travail contractuel et prêter attention non seulement aux dispositions des contrats, mais également à la manière dont le processus contractuel est organisé et exécuté dans l'entreprise.

Presque tout contrat conclu par une organisation passe par plusieurs étapes - préparation, conclusion, approbation, signature, suivi continu et clôture. En cas de désaccord, une étape supplémentaire est ajoutée - le règlement préalable du différend. Considérez le contenu de chacune de ces étapes du processus contractuel du point de vue de la participation des employés des services financiers à celui-ci.

Préparation à la conclusion du contrat

À ce stade du travail contractuel, le cadre réglementaire interne de l'entreprise et des formulaires types de contrats commerciaux sont créés, que l'organisation utilise plus tard. Examinons de plus près les principaux composants de cette étape.

Élaboration et approbation des règlements contractuels

Un tel règlement est nécessaire pour une formalisation claire des relations entre les participants au processus contractuel, de leurs devoirs, des délais de mise en œuvre des actions spécifiques et des responsabilités. Ce document peut comprendre, par exemple, les rubriques "Préparation d'un projet de convention", "Convention d'un projet de convention", "Procédure de signature", "Accompagnement et contrôle de l'exécution de la convention".

L'initiateur de l'élaboration des réglementations contractuelles peut être le chef de l'organisation et de toute unité structurelle impliquée dans le processus contractuel.

Expérience personnelle
Vladimir Altergot,

La désunion dans les actions des unités impliquées dans le processus contractuel conduit souvent au fait que les termes du contrat contredisent la loi (qui, malheureusement, n'est découvert que devant un tribunal), ou que la transaction s'avère non rentable du point de vue vue de la fiscalité (qui n'est découverte que lors d'un contrôle fiscal). Afin d'obtenir un contrat « d'output » répondant aux intérêts de l'entreprise, ainsi que de s'assurer au mieux contre les différents risques, notamment fiscaux, une réglementation est en cours d'élaboration pour la passation et l'approbation des contrats.

Élaboration de formulaires types de contrats

Au cours de ces travaux, les clauses essentielles et autres dispositions des contrats susceptibles d'affecter le niveau de risque financier sont précisées.

La présence de conditions essentielles. Le contrat doit contenir toutes les conditions essentielles (nécessaires pour les contrats de ce type) prévues par la législation en vigueur. Ainsi, une condition essentielle du contrat de fourniture est l'indication de la quantité et de la gamme des biens fournis ; contrat de location de bâtiment (locaux) - une condition pour son transfert du bailleur au locataire uniquement sur la base d'un certificat d'acceptation ou d'un autre document de substance économique similaire (article 655 du Code civil de la Fédération de Russie). Dans le cas contraire, ces objets sont considérés comme non transférés, le locataire n'aura donc aucune raison de facturer un loyer pour l'utilisation de l'objet et de l'inclure dans les charges courantes.

• 10 clauses dangereuses du contrat de fourniture de biens

Accord, si un accord a été conclu entre les parties sur tous ses termes essentiels.

Conditions types du contrat. Les plus typiques incluent les conditions de paiement (paiement anticipé, paiement anticipé, paiement différé, crédit sur marchandises, etc.), sa forme (espèces, titres, autres biens), le moment du transfert de propriété (par exemple, le moment enregistrement d'état, paiements, etc.). Il est à noter que les conditions standards doivent s'appuyer sur les principaux paramètres définis dans les plans financiers de l'entreprise et contribuer à maintenir un niveau de liquidité adéquat. Par exemple, l'organisation peut développer et approuver des limites liées au paiement anticipé des produits reçus, au montant optimal des comptes créditeurs et débiteurs, à la période de paiement différé, etc. Les écarts éventuels par rapport à ces paramètres dans un contrat particulier doivent être justifiés et approuvés. par la direction.

Préparation des projets de contrats conclus avec des contractants spécifiques

Le service financier initie généralement la conclusion de contrats de prêt, de contrats de vente de titres, de contrats d'audit obligatoire ou volontaire.

Les employés de l'entreprise, en utilisant les formulaires types de contrats approuvés, les adaptent aux accords spécifiques avec la contrepartie. Faisons attention à un certain nombre de points importants qui doivent être pris en compte lors de la préparation de certains contrats.

Respect de la forme du contrat. Selon l'art. 422 du Code civil de la Fédération de Russie, le contrat doit être conforme aux règles établies pour lui par la loi ou d'autres actes juridiques en vigueur au moment de sa conclusion. Cela s'applique également à la forme du contrat. En principe, le Code civil de la Fédération de Russie autorise la rédaction d'un contrat sous toute forme adoptée lors de transactions, sauf indication contraire pour des contrats spécifiques. Par exemple, conformément à l'art. 651 du Code civil de la Fédération de Russie, un contrat de location pour une propriété est conclu en en écrivant par l'établissement d'un document unique 1 signé par les parties. Le non-respect de la forme écrite entraîne dans ce cas la nullité du contrat. En outre, un contrat de bail immobilier d'une durée d'au moins un an est soumis à l'enregistrement de l'État et est considéré comme conclu à partir du moment de cet enregistrement.

Structure des prix. Dans certains cas, par exemple, lors de la réparation, de l'installation, travaux de construction, il convient de joindre au contrat le détail de la formation de son prix. Cela permet souvent d'éviter les activités frauduleuses associées à la mise en œuvre d'une quantité de travail non spécifiée ou à des coûts gonflés.

Décrypter le prix du contrat est particulièrement pertinent pour organismes de construction qui formalisent les relations avec les entrepreneurs par la conclusion de contrats de construction. Ces contrats doivent être accompagnés d'un devis pour les travaux de construction, car selon l'art. 743 de la partie 2 du Code civil de la Fédération de Russie, c'est l'estimation qui détermine le coût des travaux. Dans le même temps, le format du devis spécifié et le degré de détail de l'objet du contrat doivent être déterminés à l'avance.

Liste des documents primaires. La liste des documents primaires qui confirmeront les faits des transactions commerciales dans le cadre du contrat conclu doivent être enregistrées directement dans son texte. Une attention particulière doit être portée à l'établissement et à la remise des documents primaires (actes, lettres de voiture, factures, etc.) par les contreparties dans les délais 2 . La pratique montre que l'absence d'une section pertinente dans le contrat augmente considérablement le risque de conséquences fiscales indésirables lors des contrôles fiscaux des activités de l'organisation (voir encadré).

Nous rappelons que selon l'art. neuf loi fédérale du 21 novembre 1996 n° 129-FZ "On Accounting" tous opérations commercialesémis par des pièces justificatives, qui ne peuvent être prises en compte que si elles correspondent aux formes unifiées de la documentation comptable primaire incluses dans des albums spéciaux. Ou, en l'absence de tels formulaires, contenir tous nécessaire détails des documents primaires.

L'absence de documents primaires correctement exécutés peut conduire au fait que les dépenses engagées par l'organisation seront reconnues comme non documentées (respectivement, elles ne seront pas acceptées comme une réduction de l'impôt sur le revenu). En outre, les autorités fiscales auront la possibilité d'accuser l'organisation d'une violation flagrante des règles de comptabilisation des revenus, des dépenses et des objets d'imposition (article 120 du Code fiscal de la Fédération de Russie), ce qui entraînera des sanctions: pour une seule infraction - une amende de 5 000 roubles, pour répétition ( commis pendant plus d'une période fiscale) - 15 000 roubles. Si l'absence de documents primaires conduit à une sous-estimation de l'assiette fiscale, l'amende sera de 10% du montant de l'impôt impayé, mais pas moins de 15 000 roubles.

Erreurs typiques dans la préparation des documents primaires

1. Mauvaise exécution des travaux dans le cadre d'un contrat de construction. Dans la pratique, l'enregistrement des travaux de construction achevés est assez souvent effectué avec des documents de forme arbitraire, ce qui est inacceptable. La réception des travaux exécutés par un entrepreneur dans le cadre d'un contrat de construction doit être formalisée par un acte de réception des travaux exécutés (formulaire KS-2) et une attestation de leur coût (formulaire KS-3). Les deux formulaires sont approuvés par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 11 novembre 1999 n ° 100 et leur utilisation est obligatoire.

2. Absence d'acte lors de la location d'un bien. La législation civile n'établit pas l'obligation du propriétaire de confirmer par écrit le fait que des services ont été fournis au locataire en vertu du contrat de bail. En effet, conformément à l'art. 743 du Code civil de la Fédération de Russie, l'entrepreneur s'engage à fournir, et le client - à payer pour les services qui lui sont fournis. Autrement dit, les parties n'ont aucun droit et aucune obligation liés à la livraison et à l'acceptation des services. Cela s'explique par le fait que le service en tant qu'objet de relations juridiques civiles est consommé par le client dans le processus de sa fourniture par le contractant, et ce fait ne nécessite pas de confirmation écrite supplémentaire.

Dans le même temps, aux fins de la comptabilité et de la comptabilité fiscale, toutes les transactions commerciales doivent être confirmées par des documents comptables primaires. Le contrat de bail ne s'appliquant pas à de tels documents, il est recommandé de prévoir la signature mensuelle par les parties d'un acte de prestation de services contenant toutes les précisions nécessaires propres au document principal (clause 2, article 9 de la loi du 21 novembre 1996 n° 129-FZ).

3. Absence d'informations complètes sur l'objet du contrat dans le document principal. Cette situation se produit le plus souvent lors de la conclusion de contrats de prestation de services de conseil. Lors de la conclusion de tels contrats, il est recommandé d'obliger le contractant à fournir une liste écrite détaillée de questions pour lesquelles des réponses et des explications ont été préparées. Dans le cas contraire, il est possible que l'administration fiscale refuse d'accepter les frais de prestation de services de conseil dans le but de réduire l'assiette de l'impôt sur les sociétés.

Le fait est que la méthode de fourniture d'un service (consultation) ne dispense pas l'organisation de l'obligation de documenter le fait de sa réception. La seule dénomination de l'objet du marché - prestations de conseil - ne constitue pas une preuve irréfutable de la justification des coûts (voir, par exemple, Décret du Service fédéral antimonopole du district d'Extrême-Orient du 14 juin 2006 n ° Ф03-А51 / 06-2 / 1410). Il en va de même pour les services marketing, juridiques et autres.

Conclusion de contrats

A ce stade, le contrat est négocié et signé, c'est-à-dire que les intentions des parties prenantes prennent force de loi.

Pendant harmonisation contrats par les divisions structurelles de l'organisation, les employés du service financier vérifient si le contrat contient des dispositions susceptibles d'entraîner des pertes financières pour l'entreprise (par exemple, si des sanctions sont prévues pour le remboursement tardif d'une dette sur un prêt de matières premières), contrôlent la conformité des les termes du contrat avec le budget approuvé pour la période de référence (contrôle budgétaire préliminaire), ainsi que les conditions standard adoptées dans l'organisation.

Expérience personnelle
Olga Volkova,

Dans notre entreprise, plusieurs divisions sont impliquées dans le processus contractuel. D'abord, le service qui initie le contrat (achats, commercial, finance) et prépare son projet, souvent en lien avec la direction juridique. Le service juridique vérifie la conformité du contrat avec le droit applicable, le service d'audit - en termes de conséquences fiscales, d'évasion risques fiscaux(par exemple, les conditions de formation de la rémunération du vendeur lorsqu'il travaille avec des réseaux ou des programmes pour mener des campagnes de marketing).

Le chef comptable prend connaissance du contrat et détermine quel rapport y afférent doit être préparé, quel documents sources présentés, qui devront être reflétés dans la loi. En tant que directeur financier, je contrôle ce processus, vérifie le volet économique. En particulier, pour chaque contrat, le service de budgétisation et d'analyse prépare une attestation indiquant quel est le bénéfice prévu, le montant des dépenses pour l'organisation du travail, la rentabilité, etc. Approuve le contrat PDG.

Tous les commentaires concernant le contrat sont nécessairement reflétés dans la fiche d'approbation, qui est jointe au contrat en question. Dans cette feuille, il est également souhaitable d'indiquer le code de nomenclature budgétaire (poste budgétaire dont la partie des recettes ou des dépenses est affectée par le contrat s'il est conclu), ce qui simplifiera considérablement le contrôle budgétaire du contrat.

Expérience personnelle
Vladimir Isaïev,

Pour tous les contrats sans exception, notre société utilise des fiches d'approbation (checklist), dans lesquelles les employés d'un service particulier mettent leurs visas s'il n'y a pas de commentaires sur le contrat, ou inscrivent brièvement des commentaires, des précisions, le cas échéant (voir tableau 1) ; des marques y sont également faites que les commentaires ont été éliminés. La feuille d'approbation est imprimée au verso du contrat.

Pour les contrats particulièrement importants ou techniquement complexes, des procès-verbaux de désaccords sont établis (voir tableau 2). Ils comprennent les commentaires, les souhaits des spécialistes des services juridiques, financiers, techniques et autres, la formulation éventuelle des dispositions du contrat. Un tel document est utile principalement à nos propres employés qui auront à négocier avec la contrepartie. Sur la base du protocole des désaccords, l'employé raisonnablement, avec des références aux normes de la loi ou normes techniques peut indiquer la position de l'entreprise.

La signature du contrat par les parties achève le processus de sa conclusion. Un document dûment exécuté et signé est transféré pour stockage au service comptable ou à une autre unité structurelle.

Suivi actuel des contrats conclus

Cette étape a pour objet un contrôle global de l'exécution des termes du contrat conclu, ce qui implique notamment le contrôle de l'exécution actuelle des conditions contractuelles, le contrôle budgétaire, l'apport de corrections ou d'ajouts aux textes des contrats. Premièrement, le respect par les parties des dispositions de l'accord relatives aux mouvements de fonds et d'actifs, ainsi que le respect de conditions qui ne sont pas directement liées à l'objet de l'accord, mais obligeant les parties à accomplir certaines actions, est surveillé. Par exemple, l'objet d'un contrat de construction est l'exécution par l'entrepreneur de l'étendue convenue des travaux de construction et le transfert des résultats au client. En même temps, le client doit céder le chantier à l'entrepreneur et documentation du projet pour effectuer des travaux. Ces actions sont formalisées par les actes d'acceptation et de transfert correspondants. S'il n'y a pas de documents signés par les parties, à l'avenir, il ne sera pas facile pour le client de prouver devant le tribunal la culpabilité de l'entrepreneur dans l'exécution intempestive des travaux.

Tableau 1 Feuille d'approbation utilisée dans Pharmster LLC

Tableau 2 Protocole de désaccords utilisé dans Pharmster LLC

Protocole de litige Contrat n° ________ en date du "___" ______ 200_ Autres remarques, ajouts, commentaires :_______________________________________________________________ ________________________________________________________________________
	№	Clause contractuelle	Révision suggérée	Noter
Compilé par : (nom complet, fonction) Signature la date

Dans un deuxième temps, les transactions commerciales en cours sont vérifiées quant à leur conformité avec ce qui est prévu dans le contrat, ainsi que les indicateurs budgétaires approuvés, le montant optimal des créances et des dettes, etc.

Expérience personnelle
Olga Volkova, directeur financier de JSC Maison d'Echange« Cave inter-républicaine »

L'avancement de l'exécution effective des contrats est principalement suivi par le service comptable. En même temps, il est vérifié à quel moment le paiement a été effectué, si des pénalités doivent être facturées, si des documents primaires ont été reçus. Le contrat est également suivi par le service budget et analyse qui établit mensuellement un rapport analytique sur les indicateurs effectivement atteints. En cas de divergences avec les indicateurs prévus, le responsable du contrat prépare une note explicative.

En pratique, il existe des situations où l'exécution du contrat aux conditions précédentes est impossible. Par exemple, à la suite de modifications de la documentation du projet, il devient nécessaire d'effectuer plus que le volume de travaux de construction précédemment convenu. Dans de tels cas, il est nécessaire d'engager rapidement le processus de modifications et d'ajouts aux contrats afin d'adapter les clauses contractuelles aux circonstances réelles.

Clôture des contrats terminés

Au stade final du processus contractuel, l'exhaustivité et la ponctualité de l'exécution des obligations contractuelles tant par l'entreprise elle-même que par ses contreparties sont évaluées afin d'imposer, le cas échéant, des sanctions en cas de mauvaise exécution des conditions contractuelles.

Expérience personnelle
Vladimir Isaïev, Chef du Département Commercial et Contractuel de Pharmster LLC (Moscou)

Au stade de la conclusion du contrat, outre la signature d'une facture pour la livraison de biens ou d'un acte d'acceptation de services, vous devez faire attention à un certain nombre de points. Premièrement, pour la disponibilité des permis: certificats de conformité au GOST-R, conclusions sanitaires et épidémiologiques, certificats d'enregistrement du ministère de la Santé et du Développement social, passeports techniques des instruments, équipements, etc. Ceci est particulièrement important si l'entreprise traite avec produits soumis à la TVA à taux réduit (0 ou 10%), puisque pour justifier l'application du taux bureau des impôts exigera ces documents.

Les permis doivent être soumis chaque fois que la loi l'exige, quel que soit le taux d'imposition applicable. Si un documents requis ne sont pas reçus des fournisseurs et que les marchandises sont achetées, par exemple, pour la revente, le client a le droit d'obliger l'entreprise à délivrer les documents nécessaires à ses frais. Cela entraînera à la fois du temps et des coûts financiers.

Suivant point important- vérifier la conformité des listes de marchandises des factures et des spécifications au contrat. À première vue, il peut sembler qu'il s'agit d'une procédure de routine. Cependant, le même produit peut être nommé différemment, ce qui arrive assez souvent lors d'un enlèvement de stock, et le service comptable aura des problèmes pour comptabiliser de telles marchandises. Enfin, lors de la conclusion du contrat, il est nécessaire d'exiger que les employés de l'entrepôt acceptent les marchandises conformément non seulement aux factures, mais également aux termes du contrat. Par exemple, selon les pré-requis techniques les marchandises doivent être livrées dans des emballages scellés ou dans des caisses en bois, etc. Cela n'est peut-être pas directement lié au service financier, mais vous devez surveiller cela, car la violation de ces conditions endommagera les marchandises et entraînera des pertes pour l'entreprise.

Les sanctions sont généralement incluses dans acte de rapprochement des paiements, qui est préparé pour chaque contrat, en règle générale, par les services comptables des parties au contrat. Les employés du service financier devraient exiger de toute urgence l'exécution d'un tel acte, car sa présence aidera à résoudre les réclamations monétaires des parties à un stade précoce.

Par exemple, dans la pratique, des désaccords surviennent souvent sur le montant des intérêts courus pour l'utilisation rémunérée des fonds fournis dans le cadre d'un accord de prêt. Cela peut se produire en raison d'incohérences dans les positions des parties, notamment en ce qui concerne la définition de :
- ordre de remboursement de la dette. L'emprunteur considère que le principal de la dette est d'abord remboursé en totalité ou en partie. Le prêteur croit raisonnablement que, sauf disposition contraire de l'accord, les intérêts pour l'utilisation du prêt déterminés par l'accord sont remboursés en premier, puis le montant principal de la dette (article 319 du Code civil de la Fédération de Russie);
- le moment du remboursement effectif de l'obligation de prêt. L'Emprunteur considère ce jour comme la date de débit des fonds de son compte courant. Le prêteur croit raisonnablement que, sauf disposition contraire du contrat de prêt, les fonds sont considérés comme restitués au moment où ils sont crédités sur son compte courant (article 810 du Code civil de la Fédération de Russie). De plus, si les fonds débités du compte de l'emprunteur ne sont pas crédités sur le compte du prêteur, cela ne le dégage pas de sa responsabilité de rembourser la dette.

Les actes de réconciliation reflètent généralement les obligations nées et les conditions de leur remboursement (par exemple, le paiement). Si l'une des parties n'est pas d'accord avec les calculs présentés dans l'acte, elle peut le déclarer par écrit et apporter son propre calcul. Soit les désaccords sont éliminés lors des négociations, puis un acte de réconciliation est signé. L'enregistrement des actes doit être effectué régulièrement de la manière prescrite par le document normatif organisations.

Règlement des différends avant le procès

Cette étape se produit dans le processus contractuel lorsque l'une ou les deux parties au contrat ont des réclamations. La tâche principale de l'entreprise à ce stade est de minimiser les pertes financières ou d'obtenir le maximum compensation monétaire du coupable. Le résultat du règlement des différends dépend en grande partie de la capacité des entreprises à étayer leurs positions.

Expérience personnelle
Vladimir Isaïev, Chef du Département Commercial et Contractuel de Pharmster LLC (Moscou)

Pour moi, tout litige éventuel passe par la recherche d'un compromis, je préfère donc construire la négociation avec une contrepartie non pas selon le schéma « demander - donner », mais sur un pied d'égalité. Il est plus facile de défendre sa position en ayant quelques arguments. Ils peuvent être perçus si, dès le début du contrat, une sorte de dossier des relations avec la contrepartie est conservé, fixant soigneusement les moindres manquements dans l'exécution des obligations par lui. Par exemple, un paiement a été effectué en retard - non critique et ne donnant pas lieu à une sanction, mais un fait est un fait.

De plus, presque tous les contrats impliquent l'exécution d'obligations qui n'y sont pas directement énoncées, mais qui découlent, par exemple, des fiches techniques des produits (par exemple, les exigences d'emballage, de stockage, de transport, etc.). La violation par la contrepartie de l'une de ces conditions peut être utilisée comme argument dans un litige. D'autre part, la contrepartie peut se voir offrir quelque chose qui n'est pas onéreux pour l'entreprise, mais qui lui est utile. Par exemple, un jeu supplémentaire de documents certifiés ou le stockage de marchandises dans l'entrepôt de votre entreprise si, en raison de l'indisponibilité de l'installation que vous devez équiper en matériel, il existe un risque de détérioration ou de vol.

Contrats de travail

Les contrats de travail entre un salarié et un employeur, bien que quelque peu isolés par rapport à l'ensemble des contrats économiques, doivent néanmoins faire l'objet d'un contrôle étroit par le service financier. Cela est principalement dû aux éventuelles conséquences fiscales négatives dues à des conditions de rémunération des employés mal formulées. Conformément à l'art. 255 du Code fiscal de la Fédération de Russie, les dépenses de l'organisation pour la rémunération comprennent toutes les charges à payer aux employés en espèces et (ou) en nature, les indemnités, les compensations, les primes et les paiements forfaitaires d'incitation prévus par la législation de la Russie Fédération et contrat de travail. À cet égard, il est recommandé de prescrire en détail dans le contrat de travail la procédure de formation de la rémunération des employés. Si cela n'est pas fait, il est possible que les dépenses concernées ne soient pas acceptées par les autorités fiscales lors du calcul de l'impôt sur les sociétés.

Expérience personnelle
Andreï Bakharev, Chef du service de planification du personnel, OAO Tomskneft

En règle générale, dans la norme contrat de travail comprend les conditions principales et supplémentaires prévues à l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, et les devoirs et responsabilités de l'employé sont détaillés dans la description de poste, qui fait partie intégrante du contrat de travail ou d'une annexe à celui-ci. Les conditions de rémunération renvoient aux principales conditions du contrat de travail, et l'art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie exige l'indication obligatoire dans le contrat du taux tarifaire ou du salaire de l'employé, des paiements supplémentaires, des indemnités et des primes.

Cependant, la législation du travail autorise également des normes de référence : un contrat de travail peut indiquer le salaire officiel et une référence aux systèmes de rémunération de l'employeur (article 135 du Code du travail de la Fédération de Russie), inscrits dans les lois locales. règlements. Je recommanderais de spécifier dans le contrat uniquement la valeur salaire officiel (taux tarifaire), et tout le reste est détaillé dans le règlement sur les primes aux employés (des options sont possibles - le règlement sur les rémunérations et les primes). L'avantage de l'employeur est que le contrat de travail ne peut être modifié qu'avec le consentement de l'employé ou en le notifiant au plus tard deux mois à l'avance (articles 73 et 74 du Code du travail de la Fédération de Russie).

La disposition sur les primes est approuvée, en règle générale, par le directeur général, il est beaucoup plus facile de la modifier qu'un contrat de travail (sauf s'il fait partie d'une convention collective). Et puis tout employé peut être annoncé que les conditions de paiement de son travail changent de demain. Soit dit en passant, s'il n'y a pas de dispositions sur les primes et la rémunération dans l'entreprise, alors les paiements incitatifs proviennent des bénéfices, alors que leur présence permet d'attribuer les coûts correspondants au coût de production. L'organisation peut également approuver d'autres dispositions liées aux avantages sociaux, telles que les frais de déplacement.

Il est important de noter qu'en cas de saisine du tribunal, la déclaration de créance doit être accompagnée de documents confirmant conformité le demandeur (une partie à l'accord qui estime que ses droits ont été violés) d'une demande ou d'une autre procédure préalable au procès pour résoudre un différend, si cela est prévu par la loi fédérale ou un accord (clause 7, article 126 de la Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie).

Expérience personnelle
Vladimir Altergot, Directeur des affaires juridiques, JSC Domestic Medicines (Moscou)

Pendant assez longtemps, le dépôt d'une réclamation n'est obligatoire que dans les cas expressément prévus par la loi ou une convention 3 . En particulier, la procédure préalable au procès (réclamation) est prévue dans le Code aérien de la Fédération de Russie, la Charte des transports ferroviaires, Code des douanes, la loi "sur les communications" et d'autres. Cependant, la condition de règlement préalable du litige est toujours incluse dans la plupart des contrats. Dans le même temps, il n'est nullement nécessaire que la disposition correspondante du contrat contienne le mot « réclamation ».

Par exemple, la condition des négociations préliminaires en cas de désaccord entre les parties est également considérée par les tribunaux comme un accord conclu par les parties au contrat sur une procédure préalable au procès obligatoire pour résoudre le litige. La préparation d'une réclamation, en règle générale, ne pose pas de grandes difficultés. Il comprend généralement une référence à la base de la survenance de l'obligation (le plus souvent il s'agit d'un accord), le montant de la dette (en cas d'obligation monétaire), l'échéance de la dette et les détails pour lesquels le paiement doit être effectué .

Si la procédure préalable au procès (réclamation) pour le règlement d'un litige est prévue par la loi fédérale ou un accord, alors seulement après passer par cette procédure. Dans le cas contraire, la demande sera laissée par le tribunal sans examen (article 148 du Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie), bien que le demandeur puisse saisir à nouveau le tribunal après avoir déposé une demande (clause 3 de l'article 149 du le Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie).

Il est à noter que selon l'art. 111 du Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie, une violation par une personne participant à la procédure de réclamation, lorsqu'elle est obligatoire en raison des exigences de la loi ou du contrat (par exemple, laisser la réclamation sans réponse), est la base d'imputation des frais de justice à cette personne (en particulier, devoir d'état) quelle que soit l'issue de l'affaire.

En règle générale, le contrat prévoit qu'en cas d'impossibilité de règlement préalable au procès, les parties résolvent les différends survenus dans tribunal arbitral. Lors de la conclusion d'un contrat économique étranger, la loi applicable doit être indiquée dans le contrat.

Si la contrepartie est située dans une région éloignée de l'emplacement de votre organisation, le choix d'une institution judiciaire est particulièrement important. Pour éviter que les employés ne soient distraits de l'exercice de leurs fonctions directes, ainsi que des dépenses inutiles pour des voyages d'affaires, des déplacements, etc., le contrat doit inclure une clause stipulant qu'un éventuel procès aura lieu devant un tribunal arbitral du lieu de votre organisation (en tenant compte des dispositions de l'art. 36-37 APC RF).

L'organisation professionnelle du processus contractuel, l'exécution claire et rapide des contrats améliorent bien sûr l'image et affectent indirectement la capitalisation de l'entreprise. Une approche intégrée du travail contractuel contribue à améliorer considérablement l'efficacité de la gestion de l'organisation et a un effet positif sur ses résultats. activité économique entreprises.

1 La forme écrite est considérée comme respectée si une acceptation est reçue de la personne à qui la proposition de conclure une transaction est adressée (article 438 du Code civil de la Fédération de Russie). Un accord écrit peut être conclu en échangeant des documents par télégraphe, poste, télétype et autres types de communication permettant d'établir de manière fiable que le document provient de la partie en vertu de l'accord (article 434 du Code civil de la Fédération de Russie) .
2 Pour plus d'informations sur le travail avec les contreparties, voir l'article « Comment justifier un avantage fiscal » (« Directeur Financier », 2006, n° 12, p. 64 ou sur le site www.site). - Noter. éditions.
3 Le règlement précédemment en vigueur «Sur la procédure de réclamation pour le règlement des différends» a été déclaré invalide en raison de l'entrée en vigueur du Code de procédure d'arbitrage de la Fédération de Russie, tel que modifié par la loi fédérale n ° 70-FZ du 05.05.95.

moyens financiers chez une personne agissant sur la base de , ci-après dénommée " Commerçant», d'une part, et en une personne agissant sur le fondement de , ci-après dénommée « Investisseur», d'autre part, ci-après dénommées les « Parties », ont conclu le présent accord, ci-après « Traité" sur les points suivants :

1. L'OBJET DU CONTRAT

1.1. Le Trader s'engage à prendre le contrôle des actifs financiers d'un montant en roubles sur le compte de trading de l'Investisseur dans la société et à les gérer pendant la durée de l'Accord.

1.2. L'Investisseur s'engage à transférer au Trader le compte ouvert auprès de la société avec le dépôt initial d'un montant en roubles placé dessus, à accepter les services rendus et à les payer conformément aux clauses. 3.1-3.5 du présent Accord.

1.3. Les ressources financières sont gérées en négociant sur le Moscow Interbank Currency Exchange MICEX afin d'extraire un profit maximal avec un certain montant de la réduction maximale du dépôt initial (prélèvement) sur le compte de l'investisseur.

2. DROITS ET OBLIGATIONS DES PARTIES

2.1. Droits et obligations du commerçant :

2.1.1. Le commerçant est obligé d'accepter immédiatement le compte pour les opérations de trading à partir du moment où il reçoit le login et le mot de passe pour accéder au compte. Le compte est considéré comme accepté pour la gestion à partir du moment où l'investisseur transfère le login et le mot de passe au trader sur le compte. L'Investisseur reçoit le mot de passe de l'Investisseur pour surveiller les opérations de trading du Trader.

2.1.2. Le commerçant est tenu d'envoyer dans un délai d'un jour ouvrable à l'Investisseur le Relevé de compte, dès le moment de la demande.

2.1.3. Le trader a le droit d'ouvrir et de fermer des positions de trading à sa discrétion, tandis que le montant de la réduction maximale du dépôt initial ne doit pas dépasser % du dépôt initial.

2.1.4. Le commerçant reçoit sa part du profit, selon p.p. 3.1-3.5 de cet accord.

2.1.5. Le commerçant est tenu de compenser la perte de l'investisseur en cas de dépassement de la perte sur le compte de plus de % du dépôt initial. La procédure et le montant de l'indemnisation sont définis à la clause 3.5 du présent Contrat.

2.1.6. Le commerçant a le droit de disposer du compte uniquement pour le commerce sur le marché MICEX.

2.1.7. À l'expiration du Contrat, et si l'une des parties n'accepte pas sa prolongation, le Trader est tenu d'arrêter les opérations de trading sur le compte de trading de l'Investisseur et de transférer le login et le mot de passe du compte de trading à l'Investisseur.

2.2. Droits et obligations de l'Investisseur :

2.2.1. L'investisseur est obligé d'ouvrir un compte auprès de la société jusqu'à "" 2019 inclus, d'y déposer un dépôt d'un montant en roubles et de transférer les détails nécessaires au commerçant pour gérer le compte.

2.2.2. L'investisseur a le droit de consulter l'état du compte à tout moment, mais sans interférer avec le cours des transactions.

2.2.3. En cas de violation par le commerçant de la clause 2.1.3 du présent accord, l'Investisseur a le droit de résilier unilatéralement l'Accord.

2.2.4. L'Investisseur est tenu de retirer une partie des bénéfices du compte de trading à la première demande du Trader et de payer les services du Trader dans le délai de règlement convenu en vertu du présent accord.

2.2.5. Le transfert par l'investisseur et le commerçant de leurs droits et obligations en vertu du présent accord à des tiers n'est pas autorisé.

3. CONDITIONS DE PAIEMENT POUR LES SERVICES COMMERCIAUX

3.1. La rémunération des services du Trader est de % du bénéfice enregistré au bilan durant la période de facturation. La rémunération est versée au commerçant dans les jours ouvrables bancaires sur les comptes spécifiés par le commerçant ou par le biais de systèmes de transfert.

3.2. La période de règlement est déterminée par la clause 4 de cet accord ou par un accord additionnel à cet accord, qui détermine le début et la fin période de facturation et le montant du solde fixé au début de la période de facturation.

3.3. Si la fin de la période de règlement coïncide avec la fin de la durée de l'Accord et que l'Accord n'est pas prolongé, le Trader est alors obligé de fermer toutes les positions avant la fin de la période de règlement. Dans ce cas, l'Investisseur paie la rémunération du Trader pour la dernière période de règlement, et le Trader transfère l'intégralité du compte à l'Investisseur.

3.4. S'il n'y a pas de profit à la fin de la période de règlement, aucune rémunération n'est versée au Trader pour cette période de règlement et le montant du solde initial de la période de règlement précédente est pris égal au solde d'ouverture de la période suivante.

3.5. Si à la fin du Contrat, ou au moment de la fixation de l'acompte, le montant sur le compte est inférieur de % au montant du solde initial de la dernière période de règlement, alors la rémunération du Trader pour la dernière période de règlement n'est pas payée , et la perte dépassant le risque d'investissement égale à % du montant du dépôt initial est compensée par le Trader à partir de ses fonds propres.

4. TERMES DU CONTRAT

4.1. Le présent Accord entrera en vigueur dès sa signature par les Parties et sera valable jusqu'à sa résiliation par les Parties.

4.2. La résiliation du Contrat n'est possible qu'à la fin de la prochaine période de facturation. Chacune des parties au présent accord peut résilier le présent accord en donnant à l'autre partie au moins jours calendaires avant la fin de la prochaine période de facturation.

4.3. La période de règlement en vertu du présent accord doit être comprise comme une période de temps égale au nombre de jours entre les derniers vendredis des mois civils.

4.4. La fin de la période de facturation pour la synthèse des résultats est le dernier vendredi de chaque mois civil.

4.5. En cas de résiliation anticipée du contrat (avant la fin de la prochaine période de facturation) par le Trader ou l'Investisseur, le Trader est payé % du bénéfice reçu pour la période de facturation (non terminée).

5. RESPONSABILITÉS DES PARTIES

5.1. La responsabilité des parties en vertu du présent accord est déterminée conformément à la législation en vigueur de la Fédération de Russie.

6. FORCE MAJEURE

6.1. En cas de force majeure, l'impossibilité d'exécution totale ou partielle des obligations par l'une des Parties au titre du présent Contrat, à savoir : incendie, inondation, guerre, actes terroristes, catastrophes naturelles, etc., l'exécution des obligations au titre du présent Contrat est suspendu proportionnellement au temps pendant lequel ces circonstances s'appliquent.

6.2. La Partie pour laquelle l'impossibilité de remplir les obligations en vertu du contrat est survenue doit informer l'autre Partie par écrit de la survenance et de la fin de telles circonstances au plus tard dans les jours suivant la date de début/fin de ces circonstances. Termes supplémentaires. Lors de la modification des coordonnées de l'une des Parties, la Partie qui modifie ses coordonnées doit informer l'autre Partie de sa modification au plus tard dans les jours calendaires. Tous les changements accords supplémentaires, actes, annexes au présent accord ne sont valables que s'ils sont faits par écrit et signés personnellement par les deux parties.

7. ADRESSES LÉGALES ET COORDONNÉES BANCAIRES DES PARTIES

Commerçant

Investisseur Jur. adresse : Adresse postale : TIN : KPP : Banque : Règlement/compte : Corr./compte : BIC :

8. SIGNATURES DES PARTIES

Commerçant _________________

Investisseur _________________

A noter que la convention de gestion immobilière est rédigée et vérifiée par des avocats et est exemplaire ; elle peut être finalisée en tenant compte des modalités particulières de la transaction. L'administration du site n'est pas responsable de la validité cet accord, ainsi que pour sa conformité aux exigences de la législation de la Fédération de Russie.

La formation du service financier de l'entreprise est une tâche responsable. Les fonctions du service financier sont en constante expansion et sont formées en fonction des tâches dont la solution incombe au chef du service financier.

Fonctions du service financier :

• Le contrôle financier est l'une des tâches principales du service financier, qui consiste en l'élaboration de plans et le contrôle de leur mise en œuvre. La performance de cette fonction est associée non seulement à la comptabilité et à l'analyse, mais également au contrôle de l'exécution des processus métier de l'entreprise.

Figure 1. Contrôler l'exécution du budget de trésorerie à l'aide d'un exemple produit logiciel"WA : Financier".

• Département du Trésor. La gestion de la trésorerie de l'entreprise, la formation d'un calendrier de paiement, le contrôle de l'état des règlements mutuels - tout cela relève de la trésorerie et il est impossible de sous-estimer leur importance.
• Organisation et tenue de la comptabilité et de la comptabilité fiscale. Cette fonction ne nécessite pas beaucoup d'explications. La seule chose sur laquelle je voudrais me concentrer est la répartition des fonctions du chef comptable et directeur financier(responsable du service financier). Responsabilité du chef comptable - tenue d'une comptabilité réglementée et fiscale conformément aux exigences de la loi, formation en temps opportun de la comptabilité et des déclarations fiscales, reflet des faits de l'activité économique de l'entreprise sur les registres comptabilité. Les fonctions du chef du service financier consistent à planifier les activités de l'entreprise, ses résultat financier, y compris dans le contexte d'une législation en constante évolution. La fonction de planification fiscale est de la responsabilité directe du directeur financier de la société. La structure de subordination du chef comptable fait également l'objet d'une discussion distincte. D'une part, le chef comptable relève du domaine de responsabilité du directeur financier et doit lui rendre compte, d'autre part, conformément à la loi "sur la comptabilité", le chef comptable rend compte directement au directeur général de l'organisation. La solution la plus simple dans cette situation est la double subordination du chef comptable.

Il faut comprendre que dans une entreprise donnée, le plan de travail du service financier ne peut pas limiter les tâches auxquelles est confronté le directeur financier dans le processus d'organisation du service.

Une fois les responsabilités du service financier définies, il est possible de commencer à former sa structure.

Le travail du service financier peut être organisé comme suit :

Figure 2. La structure du service financier.

Dans le même temps, le service des contrats et le service informatique ne font pas partie du FEO, mais sont stratégiquement subordonnés au directeur financier.

Le plus simple est d'allouer un service distinct pour implémenter chaque fonction.

Mais personne ne prend la peine de scinder la fonction en plusieurs services ou, à l'inverse, de combiner plusieurs fonctions en un seul service.

Après avoir déterminé la structure et les tâches du service financier, il est nécessaire de commencer à élaborer un règlement intérieur.

Règlement de travail du service financier

Que comprend la réglementation des services financiers ?

La réglementation du service financier est un ensemble de dispositions, de règles, d'instructions régissant les processus commerciaux appartenant au directeur financier, et en tant que processus de base (budgétisation, comptabilité, collecte de fonds, exécution des paiements ; réglementés en conséquence par les politiques budgétaires, comptables, de crédit, la procédure de paiements, préparation des états financiers), et directement liés à la gestion du personnel du service financier de l'entreprise. Ces derniers sont souvent appelés processus RH.

Lors du processus d'élaboration, de coordination et d'approbation des documents régissant ces processus, de nombreux problèmes liés au nombre d'employés du service financier, aux exigences de leurs qualifications et au fonds salarial sont supprimés. Lorsque les exigences de tâches fonctionnelles employés de la part de la direction de l'entreprise, les documents réglementaires préalablement approuvés minimiseront les conflits potentiels, modifieront le niveau des effectifs et réviseront les salaires.

Figure 3. Le processus d'approbation sur l'exemple du produit logiciel « WA : Financier ».

L'ensemble des tâches du service financier, son règlement et sa structure constituent la base de la formation du document final - le Règlement sur le service financier de l'entreprise.

Cette disposition est un document réglementaire interne, qui a la structure suivante :

1. Structure organisationnelle et fonctionnelle du service financier. En règle générale, la structure organisationnelle est un organigramme avec la répartition des départements et une description de leurs fonctions. Aux fins de la planification des ressources humaines, il est utile d'afficher des informations sur le nombre de postes (existants et prévus) sur le diagramme.

2. Structurel et effectif service financier. En règle générale, ces informations sont présentées sous la forme d'un tableau avec l'indication obligatoire des noms des départements, des postes, du nombre de postes actifs et vacants.

3. Les principaux buts et objectifs du service financier. Cette section du règlement décrit les objectifs formulés en tenant compte de la stratégie de développement de l'entreprise et les tâches à résoudre pour les atteindre. Les tâches sont définies pour chaque département.

4. Matrice des fonctions. Il s'agit d'un tableau dans lequel les fonctions du service financier sont situées verticalement et les liens organisationnels, c'est-à-dire les gestionnaires et les employés clés des départements de service, sont situés horizontalement. A l'intersection des lignes et du graphique, une marque est faite (qui est responsable de quoi). La matrice des fonctions donne une idée de la charge de travail possible des départements et permet de regrouper de manière optimale les fonctions par département.

5. L'ordre d'interaction des employés du service financier. Habituellement, l'ordre interne d'interaction est distingué - entre employés individuels et (ou) divisions structurelles de l'entreprise et externes - avec des particuliers (par exemple, en particulier de grands clients) ou des organisations étatiques (commerciales). L'ordre d'interaction est développé en tenant compte structure organisationnelle l'entreprise dans son ensemble, les fonctions et les tâches de ses autres divisions, les principes établis et les traditions.

Figure 4. L'ordre d'interaction des employés sur l'exemple du produit logiciel "WA : Financier".

6. Ordre d'autorisation situations conflictuelles. Cette rubrique détaille la procédure de recours ou de contestation selon la chaîne « directeur général - directeur financier - chef du service financier et économique - salarié ordinaire ». Ceci s'applique à toutes les questions et propositions (la tâche reçue, la décision qui est prise, la rémunération disproportionnée, l'encouragement ou la sanction), y compris celles qui peuvent être innovantes tant pour le salarié que pour son supérieur immédiat.

7. Un système d'indicateurs pour évaluer le travail du directeur financier et du service financier. Cette section comprend des listes et des descriptions d'indicateurs, à la suite desquels le travail du directeur financier et de ses subordonnés est reconnu comme réussi. Les indicateurs doivent être spécifiques et mesurables.

8. Dispositions finales. Cette partie établit la procédure d'acceptation et d'approbation du Règlement, sa durée de validité, la procédure de modification, la familiarisation des employés avec le Règlement et la procédure de stockage.

Si le chef du service financier est le directeur financier, ses activités sont régies par la description de poste du directeur financier. Si le service de la planification et des finances est séparé en une unité distincte, lors de l'élaboration de la description de poste du chef du service financier, il est nécessaire d'appliquer règles générales l'élaboration des descriptions de poste.

Détaillé Description de l'emploi comprend généralement les éléments suivants :

1. Dispositions générales- description du document, du poste, qui nomme l'employé à ce poste, etc.

2. Exigences de qualification. Les exigences relatives au niveau de formation d'un spécialiste dans ce poste sont formulées et un ensemble de compétences et d'aptitudes nécessaires à l'exécution des tâches est décrit.

3. Responsabilités professionnelles. Plus cette section est détaillée, moins le spécialiste se posera alors de questions sur la nécessité d'effectuer certaines tâches. Par conséquent, cette section devrait être le résumé le plus complet de toutes les tâches possibles effectuées par un spécialiste.

4. Critères de réussite de l'exécution des tâches de travail. La section est assez difficile à remplir, car il n'est pas toujours possible de formuler ces critères. Il est logique de décrire uniquement les critères dont le respect peut être contrôlé.

5. Droits d'un spécialiste. Les devoirs de l'entreprise envers le spécialiste sont décrits. Il s'agit d'un paiement ponctuel. les salaires, organisation du lieu de travail et des infrastructures technologiques, respect des normes sanitaires, etc.

6. Droits et obligations du chef. Ce paragraphe complète le précédent. Il contient une explication des devoirs et des pouvoirs du superviseur immédiat du spécialiste.

7. Responsabilité d'un spécialiste. Un paragraphe qui décrit ce dont l'employé est directement responsable et contient des informations sur les sanctions possibles en cas de manquement à ses fonctions officielles.

Il est à noter que le fonctionnement efficace de la direction financière est impossible sans un système d'information de qualité.

De plus en plus d'organisations choisissent une solution basée sur la plate-forme 1C - "WA: FINANCIST", qui est une gamme de produits logiciels pour automatiser la gestion financière dans les moyennes et grandes entreprises.

Modules "WA : FINANCIER":

• Trésorerie, BDDS
• Budgétisation des revenus et des dépenses, BBL, etc.
• Comptabilité et reporting selon les IFRS
• Comptabilité de gestion selon les normes de l'entreprise
• Gestion des contrats : de l'approbation à l'exécution

Figure 5. Formation d'ODDS par méthodes directes et indirectes sur l'exemple du produit logiciel « WA : Financier ».

Avec l'utilisation de "WA: FINANCIST", les services financiers des entreprises résolvent efficacement les tâches suivantes :

• Prévision condition financière entreprises et modélisation indicateurs économiques entreprise, détermination des résultats prévus.
• Planification / contrôle pratique et sans erreur des revenus, des dépenses et des flux de trésorerie de l'entreprise.
• Optimiser l'utilisation de l'argent, accroître l'efficacité financière et la durabilité de l'entreprise.
• Augmenter la liquidité et la rentabilité de l'entreprise, notamment en minimisant l'utilisation de fonds empruntés.
• Améliorer la qualité et la validité des décisions de gestion et la transparence de l'entreprise dans son ensemble.
• Actualité et fiabilité des états financiers conformément aux normes internationales ou d'entreprise.
• Commande complète en travaillant avec des contrats : stockage, approbation et contrôle complet.
• Augmenter discipline financière pour l'entreprise dans son ensemble et le degré de responsabilité personnelle des employés.
• Réduire les coûts de main-d'œuvre, augmenter la commodité et minimiser les erreurs des financiers dans leur travail quotidien.

Le travail financier dans les entreprises est organisé et exécuté par les services financiers. Dans les grandes entreprises nationales, des départements ou départements financiers spéciaux sont créés à cet effet. Dans les entreprises de taille moyenne, des départements financiers ou des groupes financiers peuvent être créés dans le cadre d'autres départements (comptabilité, départements, services d'analyse et de prévision, main-d'œuvre et salaires, tarification).

Dans les petites entreprises, le travail financier est confié au chef comptable.

Les services financiers ont le droit de recevoir les informations nécessaires de tous les autres services des entreprises (bilans, rapports, plans, calculs de coûts sommaires, etc.)

Le chef du département financier (département) rend compte en règle générale au chef de l'entreprise ou à son adjoint pour l'économie et, avec eux, est responsable de la situation financière de l'entreprise, de la sécurité de ses propres fonds de roulement, pour la mise en œuvre du plan de mise en œuvre, fournir des ressources financières pour financer les coûts prévus par les plans.

Les missions principales du service financier sont :

1. fournir des liquidités pour les dépenses courantes et les investissements ;

2. respect des obligations envers le budget, les banques, les autres entités commerciales et les travailleurs salariés.

Le service financier de l'entreprise détermine les modalités et modalités de financement des charges. Ils peuvent s'autofinancer, attirer des prêts bancaires et commerciaux (marchandises), lever des fonds propres, obtenir des fonds budgétaires, faire du crédit-bail.

Pour l'exécution en temps voulu des obligations monétaires, les services financiers créent des fonds de trésorerie opérationnels, forment des réserves, utilisent des instruments financiers pour attirer des liquidités dans le chiffre d'affaires de l'entreprise.

Les missions du service financier sont également :

1. promouvoir l'utilisation la plus efficace des actifs fixes de production, des investissements, des éléments d'inventaire ;

2. mise en œuvre de mesures visant à accélérer la rotation du fonds de roulement, en garantissant leur sécurité, en ramenant la taille de leur propre fonds de roulement à l'économie de normes raisonnables ;

3. le contrôle de la bonne organisation des relations financières.

Les fonctions du service financier sont déterminées par le contenu lui-même travail financier dans les entreprises. C'est:

1. planification ;

2. financement ;

3. investissement ;

4. organisation des règlements avec les fournisseurs et sous-traitants, les clients et les acheteurs ;

5. organisation d'incitations matérielles, développement de systèmes de bonus ;

6. respect des obligations budgétaires, optimisation de la fiscalité ;

7. assurance.

Les fonctions du département financier (service) et de la comptabilité sont étroitement imbriquées et peuvent coïncider. Cependant, il existe des différences importantes entre eux. La comptabilité enregistre et reflète les faits qui se sont déjà produits, et le service financier analyse les informations, est engagé dans la planification et la prévision activités financières, fournit à la direction de l'entreprise des conclusions, des justifications, des calculs pour prendre des décisions de gestion, élabore et met en œuvre la politique financière.

Les fonctions suivantes sont attribuées au service financier :

Développement stratégie financière organisations.

Élaboration de projets de plans financiers à long terme et actuels, de bilans prévisionnels et de budgets de trésorerie.

Préparation de projets de plans pour la vente de produits (travaux, services), investissements en capital, recherche et développement, planification du coût de production et de la rentabilité de la production - participe à la préparation.

Calcul du bénéfice et de l'impôt sur le revenu.

Déterminer les sources de financement pour la production et les activités économiques de l'organisation, attirer des fonds empruntés et utiliser des fonds propres, effectuer des recherches et des analyses Marchés financiers, évaluation du risque financier éventuel par rapport à chaque source de financement et élaboration de propositions pour sa réduction.

Mise en œuvre de la politique d'investissement et de gestion des actifs de l'organisation, détermination de leur structure optimale, préparation de propositions de remplacement, liquidation d'actifs, analyse et évaluation de l'efficacité des investissements financiers.

Développement de normes de fonds de roulement et de mesures pour accélérer leur chiffre d'affaires.

Assurer la réception en temps opportun des revenus, l'enregistrement des règlements financiers et des opérations bancaires en temps opportun, le paiement des factures des fournisseurs et des entrepreneurs, le remboursement des prêts, le paiement des intérêts, les salaires des ouvriers et des employés, le transfert des taxes et des redevances au gouvernement républicain et budgets locaux, en état hors budget fonds sociaux, paiements aux établissements bancaires.

Analyse des activités financières et économiques de l'organisation.

Contrôle d'exécution plan financier, plan de vente de produits, plan de profit et autres performance financière, après la résiliation production, l'absence de marché, la bonne dépense des fonds et l'utilisation ciblée des fonds de roulement propres et empruntés.

Enregistrement des mouvements ressources financières et rendre compte de la performance financière conformément aux normes comptabilité financière et le reporting, la fiabilité des informations financières, le contrôle de l'exactitude de la préparation et de l'exécution de la documentation de reporting, la ponctualité de sa mise à disposition aux utilisateurs externes et internes.

Les différences fondamentales entre le service financier et la comptabilité ne résident pas seulement dans les approches de la définition des fonds, mais également dans le domaine de la prise de décision. La comptabilité travaille sur la collecte et la présentation des données. Département financier(gestion), se familiariser avec les données comptables et analyser tous ces matériaux, des décisions spécifiques sont prises concernant les activités de l'entreprise.

Dans le cycle de vie de toute organisation, plus de 80 % de tous les événements se produisent dans le cadre de contrats. Évidemment, les coûts de leur gestion peuvent représenter une proportion importante et, plus important encore, les risques que supporte une entreprise du fait de la mauvaise qualité de ce travail sont très élevés.

L'une des tâches principales du service financier, à savoir la réduction des coûts sans sacrifier l'efficacité, peut être résolue de manière globale grâce à l'introduction de solutions de gestion méthodologiques. activité contractuelle avec une automatisation ultérieure. La principale difficulté ici est liée au fait que de nombreux services de l'organisation sont impliqués dans le processus de travail avec des contrats. D'autre part, l'effet de la mise en œuvre réussie du système sera de nature synergique, car un certain nombre de tâches de gestion générales sont résolues :

• standardisation des contrats en les formant sur la base de modèles ;
• améliorer l'efficacité de l'interaction entre les différents départements ;
• réduction des cycles d'examen et d'accord des contrats ;
• gestion du contrat tout au long de celui-ci cycle de vie.

En considérant le processus de gestion des contrats comme un cycle méthodologique, on peut faire une analogie directe avec la gestion de projet par étapes : planification, exécution, contrôle, ajustement, impact managérial.

Planification. À cas général la planification comprend quatre étapes :

• détermination de la nécessité de conclure un accord;
• étude de faisabilité de la transaction (contrat);
• choix de la contrepartie ;
• sélection du schéma contractuel (en tenant compte des risques juridiques, financiers et autres).

La planification étant un processus standardisé et s'inscrivant dans un processus plus global d'accompagnement du cycle de vie du contrat, l'intégration de tous les éléments dans un espace d'information unique est primordiale. Le cœur de l'association est un système automatisé de gestion des ressources ERP, parties constitutives qui peuvent être des systèmes de budgétisation, comptabilité de gestion, flux de travail, CRM et autres.

Quelles que soient les caractéristiques d'un contrat particulier, il est important de comprendre que sa "vie" dans un seul environnement d'information automatisé d'une organisation doit commencer par un cycle "zéro" - la conception. Déjà à ce stade, il est possible de minimiser les risques de perte et de double saisie d'informations. Eh bien, la division qui assure le processus de déplacement du contrat à travers le cycle est le service financier, qui était historiquement responsable des fonctions de comptabilité, de contrôle et de fourniture d'informations pour analyse. C'est la "Finance" qui agit comme un centre qui fédère des divisions "d'intérêts" parfois divergentes de l'organisation.

Le rôle spécifique du service financier au stade initial de l'élaboration d'un projet de contrat est d'élaborer son étude de faisabilité. Il indique : le but de la transaction, la justification de son opportunité ; l'objet du contrat, son montant et les autres conditions essentielles ; variantes du modèle des flux financiers, y compris la planification des sources de financement ; les moyens de contrôler les budgets et les limites ; coûts ; évaluation des implications économiques et financières, y compris analyse des risques. L'importance de choisir le modèle de flux de trésorerie contractuel le plus efficace peut être illustrée par un exemple pratique.

Exemple

Une entreprise manufacturière avec un degré élevé de saisonnalité des ventes et une importante consommation matérielle de produits d'une année sur l'autre a rencontré des problèmes de financement de la production pendant la «basse saison». Dans le même temps, les stocks dans l'entrepôt et "l'airbag" financier, accumulés sous la forme d'une réserve au plus fort des ventes, comme d'habitude, "mangent" rapidement, et l'entreprise encore et encore deux fois par an devait attirer chere financement externe. L'analyse du problème a révélé un décalage entre les cycles de vente saisonniers de la holding et ses principaux fournisseurs de matières premières, qui ont également connu des difficultés financières à certaines périodes de l'année. Cela a fourni la clé de la solution. Les contrats prévoyaient un report de paiement standard pour chaque livraison tout au long de l'année. Nous avons changé le modèle des flux financiers dans le cadre du contrat - selon le mois de livraison, le nombre de jours de paiement différé a augmenté ou diminué par rapport au standard. Ainsi, le problème de l'écart entre le budget des recettes et dépenses (BDR) et le budget de trésorerie (BDDS) a été résolu.

S'agissant du choix du modèle de flux financiers dans le cadre du contrat, il convient de noter que dans ce cas, un pont est en train d'être construit entre la planification budgétaire et le fait de respecter le calendrier de paiement.

Exemple

Dans une grande entreprise publique d'énergie, en cours de planification budgétaire, élabore et approuve le programme annuel global d'approvisionnement (ACPP). Dans le cadre du bloc "Calendrier de paiement", la coordination et le paiement des demandes sont effectués. Et dans le bloc « Exécution des accords », la limitation automatique des accords a lieu, en tenant compte de l'ACPP, et la procédure d'approbation électronique de l'accord est lancée avec la définition des limites pour le « Calendrier de paiement ». Cette pratique permet de gérer la partie dépenses du budget en dynamique.

Lors de la conclusion de contrats au sein de l'entreprise, les services concernés en vérifient l'opportunité, tiennent compte des risques, etc. Et le service financier doit vérifier le modèle financier dans le cadre du contrat avec les budgets approuvés des dépenses de l'entreprise afin que le montant des engagements pris ne dépasse pas les limites qui y sont fixées. Et d'autre part, lors de paiements spécifiques dans le cadre du calendrier de paiement, il y a un rapprochement avec le contrat approuvé en vertu duquel la demande a été soumise. Il est vérifié non seulement en fonction du budget concerné, mais également en fonction du modèle financier du contrat, ce qui permet au moment du paiement de contrôler le respect non seulement de la BDDS, mais également de la BDR.

Mise en œuvre. Après la planification, commence la phase de mise en œuvre du contrat, qui se divise en deux étapes. Le premier est la procédure de conclusion d'un contrat : élaboration d'un projet, son approbation préliminaire, puis signature et enregistrement, notification du début des travaux dans le cadre du contrat, détermination de la procédure d'examen (ajustement) des conditions, accord sur le format de rapport pour le processus d'approbation.

La deuxième étape - les actions directes des financiers est la fonction de contrôle de l'exécution du contrat, qui est la prochaine étape du processus et est conditionnellement divisée en blocs:

• contrôle des obligations non financières dans la mesure où elles affectent les obligations financières (par exemple, si le non-respect des obligations commerciales en vertu du contrat entraîne des amendes, des pénalités, etc.) et ajustement du modèle de flux financier en raison des changements dans les non- obligations financières (par exemple, une modification du calendrier de paiement dans le cadre d'un contrat, etc.);
• contrôle des obligations financières (exactitude des paiements au titre du contrat en termes de termes et de montants, contrôle budgétaire, révision du modèle financier en cas de modification des termes du contrat lui-même).

intégré dans l'ensemble Système d'Information et une comptabilité de gestion des contrats bien organisée doivent assurer la création d'une base documentaire pour analyser les raisons du non-respect des obligations, prendre des mesures pour les prévenir et les éliminer, et contribuer à l'examen correct des réclamations et des poursuites des contreparties. Il est possible de mettre en œuvre une telle comptabilité dans la pratique en maintenant des rapports analytiques dans le cadre du contrat. Ces rapports comprennent des sections qui indiquent les données suivantes (sur l'exemple d'un contrat de fourniture): détails de la contrepartie, numéro et date, spécifications, commandes, commandes, volume de produits à livrer et délais de livraison, nom des produits expédiés, faits des expéditions, des paiements par rapport aux indicateurs prévus et d'autres informations nécessaires.

Les rapports sur l'exécution des contrats peuvent être présentés dans les sections analytiques suivantes : par appels d'offres (sur la base des critères de sélection de la contrepartie), par contreparties (dans le cadre des créances ou des dettes pour chaque contrat), par activités opérationnelles, financières, d'investissement , etc.

Ajustement. La participation du service financier à ce stade comprend un contrôle permanent de la faisabilité économique du contrat (en cas de modification des conditions externes significatives, notamment de la situation financière) et l'initiation d'ajustements en termes de conditions financières.

impact managérial. Enfin, au stade de l'acceptation décision de gestion la direction financière prépare une justification financière et économique des options d'action possibles : clôture du contrat, prolongation de celui-ci sans changement ou avec des conditions financières changeantes, lancement du processus d'accord sur un nouveau contrat. Sur la base de l'analyse effectuée aux étapes de contrôle et d'ajustement, des propositions sont faites pour uniformiser la procédure de circulation des contrats et améliorer le modèle.

Opinion d'expert: Oleg Beileson- architecte en chef de la société "Business Logic 2.0"

système gestion électronique des documents(EDMS) peut être considéré comme efficace lorsqu'il est nécessaire d'utiliser d'autres systèmes pour assurer le stockage des documents, automatiser les processus métier et garantir travail conjoint ne se produit pas. Sur cette base, nous pouvons évaluer l'efficacité en nous posant les questions suivantes :

• Existe-t-il des plaintes concernant des fonctionnalités manquantes ou incorrectes dans le système ? ;
• Existe-t-il des moyens « alternatifs » de circulation des documents dans l'organisation (n'affectant pas l'EDMS) ? ;
• Existe-t-il des « situations exceptionnelles » dans les réglementations de flux de travail (non couvertes par la fonctionnalité EDMS) qui doivent être résolues en dehors du système ? ;
• Les activités des employés dans le cadre de l'EDS sont-elles suffisamment transparentes pour la direction ? ;
• dans quelle mesure ce système est-il intégré à l'infrastructure informatique de l'entreprise ? ;
• Existe-t-il différentes options permettant aux employés d'accéder au système (clients lourds, légers, mobiles) ?

Les problèmes de sécurité, le coût de possession, la préparation du système aux modifications, etc. doivent également être pris en compte.