Який центр, що засвідчує, працює з едо мегафон. Транскордонний ЕДО: не такий страшний біса. Ексклюзивне інтерв'ю про досвід "Мегафон". Це був тестовий обмін чи вже повноцінна експлуатація готового рішення

Сервіс для столиці

22 вересня 2015 року компанія «Мегафон» представила сервіс для корпоративних клієнтів. Електронний документооберт- юридично значущий документообіг з електронним підписом.

Для роботи в системі «Електронний документообіг» корпоративні клієнти оператора можуть використовувати кваліфікований електронний підпис від будь-якого акредитованого посвідчувального центру.

Використовуючи «Електронний документообіг», компанії можуть формувати електронні акти, накладні та рахунки-фактури, підписати електронним підписом документи, створені в системі або завантажені співробітниками, обмінюватися з іншими компаніями-користувачами послуги. Система забезпечить миттєвий доступ до звітних документів за послуги зв'язку Корпоративним кліентам"Мегафону".

Згідно з заявою оператора, сервіс допоможе оптимізувати роботу підприємства будь-яких розмірів: електронні підписи та документообіг раніше були доступні тільки великим компаніямчерез вартість та технічних вимог, тепер системою може користуватися будь-яке юридична особа. Перенесення системи на хмару зробив тарифи нижче, що відкрило доступ до системи з будь-якого комп'ютера, підключеного до мережі.

Для зберігання файлів та швидкого відправлення розроблений інтерфейс із простою навігацією та легким налаштуванням. При цьому ніхто не може користуватися контентом, що завантажується, всі права на який залишаються у користувача. Таким чином клієнт отримує легкий доступ та надійний захист.

«Електронний підпис увійшов у життя підприємств у 2002 році, коли з'явилася можливість подавати податкову звітність через Інтернет, і сьогодні став важливим інструментом, завдяки якому значно прискорилося діловодство. Ми запропонували новий рівень швидкості та мобільності, і впевнені, що наші клієнти оцінять цей сервіс», – зазначив Влад Вольфсон, директор з розвитку корпоративного бізнесу «Мегафон». – За допомогою сервісу «Електронний документообіг» у хмару за багатьма корпоративними ресурсами йде, мабуть, найконсервативніший процес робочої діяльності компанії – документообіг».

На 22 вересня 2015 року сервіс доступний для корпоративних клієнтів у столичній та центральній філіях оператора.

Знято територіальні обмеження

27 листопада 2015 року прес-служба «Мегафон» повідомила про розвиток сервісу для корпоративних клієнтів «Електронний документообіг». Тепер сервіс доступний на всій території Росії.

Послуга «Електронний документообіг» – це веб-інтерфейс для формування, підписання та обміну бухгалтерськими, іншими документами між юридичними особами. Мобільне робоче середовище, що полегшує роботу бухгалтерії, адміністративно-господарських служб та керівників підприємства.

Завдання, що вирішуються:

• управління всіма видами електронних документів (вхідні, вихідні, внутрішні, організаційно-розпорядчі (ОРД), архівні, затверджені ФНС Росії та інші) та їх паперовими копіями;
• підписання документів електронним підписом – юридично значущим аналогом власноручної;
• обмін електронними документами із контрагентами;
• обробка, розподіл, зберігання та зручна навігація документів у єдиному інформаційному просторі.

Найбільш ефективний, на думку оператора, сервіс буде:

• підприємств, що надають послуги дистанційно - географія бізнесу розширюється, виключаються витрати на послуги пошти та кур'єрських служб.

• Підприємств з мережею філій - оптимізується внутрішній документообіг, документи потрапляють до необхідних співробітників миттєво і безпосередньо, під час доставки виключається людський фактор. Керівник може підписати терміновий документ, перебуваючи в іншій країні.

• агентам, дистриб'юторам та франчайзі, чий прибуток багато в чому залежить від коректного та оперативного закриття угоди - з електронним документообігом компанія не витрачає час на очікування, поки документи дійдуть до партнера. Ризик упустити гроші через затримку з паперами або втрати документів зводиться до мінімуму.

• компаніям із зовнішньою бухгалтерією - підвищений контроль за бухгалтерськими документами, постійний доступ до архіву. Бухгалтер працює віддалено, формуючи та відправляючи документи на підпис у будь-який момент.

• малому бізнесу - проста та зрозуміла система, в ній легко орієнтуватися, формувати та виставляти контрагентам коректні документи без допомоги бухгалтера.

Ще у 1960-ті організації у США та Європі почали обмінюватися електронними даними. Але електронним документообігом користувалося лише кілька великих компаній, які могли собі це дозволити. Адже єдиних стандартів електронного обміну документами не було. Поки що наприкінці 1970-х не заговорили про електронний підпис.

Електронний підпис - це інформація в електронної форми, яка приєднана до іншої інформації в електронній формі (інформації, що підписується) або іншим чином пов'язана з такою інформацією і яка використовується для визначення особи, яка підписує інформацію.

Стаття 2 Федерального закону«Про електронний підпис»

Простіше кажучи, це реквізит електронного документа, що дозволяє перевірити його справжність (авторство), автентичність та цілісність.

Криптографічний алгоритм для створення примітивних цифрових підписів було розроблено у 1977 році. Через сім років затвердили єдиний загальноєвропейський стандарт обміну даними EANCOM (EDI).

У 1990-х у багатьох європейських країнах було прийнято спеціальні законипро електронні документи та юридично значущий документообіг став здійснюватися в електронній формі. У Росії такий закон ухвалили у 2011 році.

Електронний документооберт

Дедалі більше компаній автоматизують внутрішні бізнес-процеси, впроваджують інформаційні системиі зберігають дані у хмарі. На зміну паперовим договорам та актам приходять електронні документи. Закон часу.

І якщо із внутрішньою оптимізацією більшість компаній справляються більш-менш успішно, то електронний документобіг з контрагентами часто відверто шкутильгає.

Електронний документообіг (ЕДО) - це юридично значущий документообіг електронному виглядіміж юридичними та/або фізичними особами.

Типова ситуація: бухгалтер складає у своїй облікової системиакт виконаних робіт, роздруковує та відправляє його з кур'єром контрагенту. Через кілька днів бухгалтер фірми-партнера отримує та сканує цей документ, а потім вручну робить проводку у своїй обліковій системі. При цьому обидві сторони мають зберігати паперові версії акта.

Електронний документообіг у рази спрощує та прискорює цей процес.

Плюси ЕДО

1. Не потрібно платити зарплатню кур'єру або оплачувати поштові послуги.
2. Працювати з електронними документами швидше і зручніше, а ризик, що вони загубляться по дорозі, дорівнює нулю.
3. Не слід зберігати тонни паперів в офісі.
4. Всі документи знаходяться на відстані кліка, отримати доступ до будь-якого з них можна скрізь, де є інтернет.

Як налаштувати ЕДО

Існує два основних способи обміну електронними документами: безпосередньо та через посередника.

У першому випадку компанії повинні укласти між собою угоду, де буде детально описаний порядок та умови обміну, або кожен із контрагентів повинен мати кваліфікований електронний підпис. Для її отримання необхідно звернутися до центру, що засвідчує, акредитований Мінкомзв'язку Росії.

Однак навіть за наявності кваліфікованого електронного підпису далеко не всі документи можна пересилати безпосередньо, наприклад, по email. Відповідно до чинного законодавства, рахунки-фактури можуть бути направлені в електронному вигляді лише у затвердженому Федеральною податковою службою форматі XML.

Тому набагато зручніше налаштувати електронний документообіг через посередника. Компанія «Мегафон» розробила веб-інтерфейс для формування, підписання та обміну бухгалтерськими та іншими документами між юридичними особами. З його допомогою ваш бухгалтер, менеджер чи секретар зможе оперативно укласти контракт із новим партнером, виставити рахунок постачальнику або прийняти кошторис від підрядника.

При цьому всі документи будуть систематизовані та надійно збережені в особистому кабінеті компанії.

Для використання ЕДО вам необхідно мати кваліфікований електронний підпис.

В особистому кабінеті порталу «Електронний документообіг» від «Мегафона» можна створювати нові документи (без підпису та надсилання) та вивантажувати їх на робочий комп'ютер.

Там же можна вимагати звітні документи на зв'язок: рахунки, рахунки-фактури та акти. Документи, отримані в такий спосіб, є юридично значущими і вимагають роздруківки чи дублювання на паперових носіях.

Навіть договір про надання послуг мобільного зв'язкуз «Мегафоном» можна укласти дистанційно. Корпоративним клієнтам, які мають електронний підпис, не обов'язково витрачати час на відвідування офісу компанії. Все можна зробити через особистий кабінет. Швидко, а головне абсолютно безкоштовно.

Ще один плюс електронного документообігу від "Мегафона" в тому, що він легко інтегрується з 1С. Якщо ви працюєте з цією системою обліку, зможете завантажувати документи на портал прямо з 1С.

Щоб почати користуватися послугою «Електронний документообіг», потрібно:

1. Зареєструватися на відповідному порталі.
2. Підключити до системи чинний електронний підпис.
3. Заповнити заяву на приєднання до Регламенту системи електронного документообігу.

Перші 14 днів ви зможете користуватись базовим пакетом «Промо». Він передбачає безкоштовне відправлення до двох тисяч формалізованих та до тисячі неформалізованих документів. Два тижні – достатній термін, щоб відчути усі плюси електронного документообігу. Після цього ви зможете обрати тарифний план, виходячи зі своїх бізнес-цілей.

Сервіс «Електронний документообіг» заощаджує кошти та час на оформлення угод та обмін документами. Переваги послуги повною мірою оцінять агенти, дистриб'ютори, франчайзі, організації з філіальною структурою, а також компанії, які планують підвищити ефективність обміну документами як усередині організації, так і під час роботи з партнерами. Чим швидше бізнес-процеси, тим більший прибуток. Погодьтеся, безглуздо пройти повз таке рішення.

Один зі світових автовиробників вважав, що друк та доставка кур'єром до дилерського центру одного пакета документів коштує близько 580 рублів. У центральному офісі оператора мобільного зв'язку з великої четвірки провели дослідження і виявилося, що вони використовують за місяць приблизно 420 пачок паперу. У той же час навіть звичайнісінький інтернет-стартап витрачає за місяць близько 11 пачок. Не складно порахувати, що витрати на документообіг для будь-якої компанії це значна сума, яку будь-який керівник із радістю скоротив би.

При цьому в дослідженнях ніхто не зважав на час, який витрачають співробітники на пошук необхідних для роботи документів. Ця проблема актуальна навіть якщо в документообігу задіяна лише одна людина. При колективному використанні документів вона посилюється в рази і, нарешті, стає практично нерозв'язною у разі, якщо організація є територіально-розподіленою. Тим часом, за розрахунками AIIM (Association for Information & Image Management), підприємство, яке виробляє в середньому по 100 папок із документами на тиждень, витрачає $18,7 тис. на рік на відновлення втрачених документів. Також за статистикою AIIM, середньостатистичний виконавець витрачає по 2,5 години на тиждень на пошук необхідних документів, а у діловодів на це йде 20-30% робочого часу.

Не варто забувати, що уряд Росії з кожним роком вводить все більше удосконалень у свою роботу, законодавчо закріплюючи норми передачі звітності в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису. Наприклад, наказом ФНР РФ від 14.10.2015 N ММВ-7-11/ [email protected]була введена нова обов'язкова формазвітності для організацій та індивідуальних підприємців – 6-ПДФО. Причому надавати у паперовому вигляді 6-ПДФО можуть виключно ті організації та індивідуальні підприємці, які виплатили доходи не більш ніж 25 співробітникам Іншим винятково в електронній формі. Це означає, що електронні цифрові підписи (ЕЦП) є практично у всіх серйозних організаціях. Ми опитували в нашій попередній статті (Що є підпис. Від краплі крові до ЕЦП) і більше половини наших читачів вже працювали з цифровим підписом.

На цьому тлі винятково актуальні стають послуги здачі електронної звітності та системи електронного документообігу (СЕД). Зростання IT-технологій та повсюдна комп'ютеризація дозволили задуматися про перехід на нові методи управління. У деяких країнах використання СЕД стало завданням державного масштабу. Так в уряді Естонії програма електронного урядубула запущена вже в 2002 році, коли доступ в Інтернет загалом по Естонії не перевищував 30% населення. На сьогодні 98% громадян Естонії використовують ЕДО під час спілкування з держорганами. Навіть голосувати на виборах до парламенту та президентів можна з використанням цифрового електронного підпису. Також можна отримати «електронне резидентство» і, наприклад, якщо ви є співзасновником російсько-естонської компанії, то можете віддалено отримати ЕЦП і юридично значуще підписувати документи всі документи. Це не лише зручність та економія часу людей, а й значне скорочення витрат для уряду. За середніми підрахунками економія ж від застосування СЕД у більш-менш великої організаціїможе сягати 95-97%. Наприклад, відправка документа по ЕДО коштує лише кілька рублів.

Незважаючи на суттєве відставання Росії від західних компаній у цьому питанні, щорічні темпи зростання російського ринкуСЕД, на думку аналітиків, становлять не менше 30%. Ухвалення закону про електронний цифровий підпис створило правову основудля поширення електронного документообігу. За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають, що придбання СЕД є критично важливим для успішного ведення бізнесу.

У Росії вже давно існують системи СЕД, але це переважно масштабні оператори, типу ЗАТ ПФ СКБ Контур, які підтримують роботу федеральних структур і великих підприємстві з якими складно працювати малому та середньому бізнесу. Враховуючи сучасні реалії, компанія «Мегафон» розробила свій сервіс Електронного документообігу (ЕДО) для формування, підписання та обміну бухгалтерськими та іншими документами всередині компанії та між юридичними особами. За допомогою ЕДО ви можете спростити роботу документообігу на підприємстві та підвищити ефективність роботи відділів.

Послугу «Електронний документообіг» (ЕДО) ПАТ «Мегафон» запустили у 2015 році для корпоративних клієнтів у Московському та Центральних філіях оператора, а надалі їй зміг скористатися будь-який клієнт компанії. Сьогодні із хмарним сервісом може працювати будь-яка юридична особа, чим і скористалися понад 500 організацій. Раніше через вартість та технічні вимоги електронні підписи та юридично значущий документообіг були доступні лише великим компаніям. За допомогою ЕДО можна формувати електронні акти, накладні та рахунки-фактури згідно з вимогами та рекомендаціями ФНП, а також підписувати їх ЕЦП та обмінюватися з іншими компаніями-користувачами.

У Росії є стандарти на всі необхідні операції для використання ЕДО: шифрування, хешування, електронний підпис.

1. Електронний підпис та хешування використовуються для забезпечення юридичної значущості електронних документів за допомогою використання електронного підпису (ЕП):

• ГОСТ Р 34.10-2012: Процеси формування та перевірки електронного цифрового підпису
• ГОСТ Р 34.11-2012: Функція хешування

Криптостійкість алгоритму шифрування полягає в проблемі дискретного логарифмування групи точок еліптичної кривої. На даний момент немає методу вирішення цієї проблеми хоча б із субекспоненційною складністю. Для нас важливо, що держава визнає її досить криптостійкою.

2. Шифрування. Забезпечення конфіденційності та контролю цілісності інформації за допомогою її шифрування:

• ГОСТ 28147-89: Алгоритм криптографічного перетворення

Це блоковий шифр із простою структурою Файстеля, з розміром блоку 64 біти, 256-бітним ключем та 32 раундами, розроблений ще в Радянському Союзі. Алгоритм був широко досліджений провідними експертами в галузі криптографії, і всі дослідники висловлювалися, що все виглядає так, що він може бути чи повинен бути безпечним. Є низка зауважень щодо його працездатності, Ніколя Куртуа навіть повідомляв про успішні атаки на цей алгоритм, але експерти з КриптоПро реабілітували його в очах громадськості.

3. Захист каналів передачі даних в Інтернеті. Для цього завдання використовується TLS – протокол безпеки транспортного рівня, в якому можуть застосовуватися описані вище ГОСТові алгоритми шифрування ГОСТ 28147-89 та хешування за ГОСТ 34.11-2012. Така комбінація дозволяє сертифікувати його у ФСБ та ФСТЕК, що було зроблено компаніями КриптоПро, Криптоком, та VipNet у своїх СКЗІ.

Ми активно розвиваємо Електронний документообіг лише у WEB-інтерфейсі, тому що веб захищений сертифікатами безпеки та обмін файлами через ці протоколи (щодо) безпечний. Вимоги до операторів електронного документообігу дуже високі і кожна компанія повинна мати відповідну ліцензію Федеральної службибезпеки, що дає право розробляти інформаційні системи та надавати послуги із шифрування даних. Окрема ліцензія видається на надання послуг зв'язку та передачі даних. Наш базовий оператор - Калуга Астрал, він використовується для забезпечення юридично значущого ЕДО. Всі дані зберігаються в мережі Мегафон (не в Інтернеті), на всьому сайті використовується шифрування, що гарантує безпеку ваших персональних даних. Наші технології безпеки відповідають усім вимогам, всі дані резервуються та ми гарантуємо безперебійну роботу сервісу в режимі 24/7. Максимальна відсутність сервісу при дуже серйозних аваріях не перевищує 15 хвилин.

ЕЦП

Для використання ЕДО вам необхідно завести кваліфікований електронний підпис та налаштувати свій комп'ютер для роботи з ним. Електронний підпис є юридичним аналогом власноручного підпису, регулюється законом N63-ФЗ та призначений для визначення особи, яка підписала електронний документ. Отримати сертифікат ЕЦП в Росії можна в будь-якому центрі, що засвідчує. Вони є у кожному місті. Актуальний список УЦ можна знайти на сайті Мінкомзв'язку Росії.

Після отримання ЕЦПвам необхідно придбати та встановити програмне забезпеченнящо реалізує описані вище алгоритми захисту інформації. Ми рекомендуємо "Кріпто-Про". Це засоби криптографічного захисту, за допомогою якого здійснюється підписання документів на комп'ютерах.

КриптоПро - лідер з поширення засобів криптографічного захисту інформації та електронного підпису в Росії. Основні продукти компанії – засоби криптографічного захисту інформації (СКЗІ) КриптоПро CSP та центр, що засвідчує КриптоПро УЦ. За рахунок підтримки більшості мобільних платформ та носіїв ЕП, СКЗІ вбудовано більшість мобільних рішень на базі iOS, Android та Windows8, що використовують криптографію.

Ціни на ліцензію ви можете знайти на офіційному сайті. Встановити та налаштувати КриптоПро, а також зареєструвати в ній вашу ЕЦП не складно. Про це вже написано багато інструкцій. До речі, компанія Мегафон продовжує модифікувати свої SIM-карти шляхом оснащення їх електронним цифровим підписом, які дозволять швидко підписувати будь-які документи.

У нашому інтерфейсі приймаються будь-які кваліфіковані сертифікати, незалежно від того, яким центром їх випущено.

Проблеми використання ЕЦП

Шахрайство під час роботи з ЕЦП пов'язане переважно з крадіжкою чи фізичним використанням сертифіката іншими особами. Це найчастіше відбувається через неправильне зберігання токена з сертифікатом та пароля від нього. Також зловмисники часто використовують використання вірусів на ПК користувачів ЕДО, наприклад, підмінюють на екрані текст документа, який користувач хоче підписати.

Однак, всі ці фактори залежать від захищеності інтерфейсу, в якому користувач працює, і від того, чи сам користувач дотримується елементарних заходів безпеки при роботі з ЕЦП.

Робота з ЕДО

Реєстрація

Для реєстрації в ЕДО (doc.megafon.ru) вам необхідно заповнити анкету та отримати підтвердження на вказану вами адресу електронної пошти. Це триває п'ять хвилин.

Ви можете скористатися тестовим періодом та за 14 днів спробувати сервіс.

Після встановлення ЕЦП необхідно її зареєструвати. Для цього зайдіть у «Документи» та натисніть «Отримати та надіслати» або в «Налаштування» та «Керування послугами».

Виберіть ваш електронний підпис:

І заповніть реквізити вашої компанії:

Додавання користувачів та розподіл ролей

Після реєстрації сертифіката ЕЦП завести у сервіс всіх співробітників організації через меню «Моя Компанія», а також там можна додати вже відомих контрагентів, які працюють в електронному документообігу.

В ЕДО є три ролі користувачів: Адміністратор, Оператор та Підписант. Ви можете зробити так, щоб частина співробітників могла лише створювати необхідні документи, а підписувати їх та відправляти контрагентам довірити лише уповноваженим особам. Наприклад, головному бухгалтеру чи комерційному директору.

Адміністратор заповнює та редагує реквізити Компанії на Порталі, розподіляє ролі та формує запрошення між співробітниками та контрагентами, керує сертифікатами електронного підпису в компанії, а також тарифами та набором послуг.

Оператор формує та підписує повідомлення та повідомлення про отримання документів.

Підписувач підписує документи для надсилання або відхиляє їх. Також підписант може видаляти помилково підписані документи.

Адміністратор може запросити користувача.

Або знайти його серед уже доданих до системи ЕДО.

Створення документів

Розглянемо процес створення обміну документів, заради якого, власне, ви заводите собі систему ЕДО. Є два варіанти відправлення документів контрагенту: або завантажувати їх, або створити в інтерфейсі. Система сама підкаже вам, якщо щось зробите неправильно.

Спробуємо створити рахунок-фактуру, товарну накладну чи акт в інтерфейсі. З меню «Завантажити» можна також прикріпити договір та будь-який інший супровідний документ для відправлення його контрагенту.

Якщо в системі ще немає вашого контрагента, ви можете додати його з відповідного меню.

Після підготовки документа він має такий вигляд. Якщо все правильно, можна надсилати через оператора ЕДО. Для запуску процесу підписання компанії необхідно підключити спецоператор ЕДО.

Крім того можна подивитися та роздрукувати паперову версіюдокумента, а також видно всю його історію. Корисна опція для керівника.

Якщо ви в організації працюєте з системою 1С, можна використовувати спеціальний модуль автоматизації процесу обробки формалізованих документів (ТОРГ-12, актів виконаних робіт і рахунків-фактур), отриманих або виставлених в електронному вигляді.

Контакти

У меню Контакти збираються всі ваші контрагенти, співробітники та просто контакти людей, які працюють у системі ЕДО та з якими ви обмінюєтеся документами.

Підсумок:

Ми постаралися зробити систему «Електронний документообіг» ПАТ «Мегафон» максимально простою та зрозумілою для користувачів. Вам буде достатньо лише здійснити початкову настройку та почати з нею працювати. Звичайно, всі ваші контрагенти також повинні підключитись до ЕДО.

До переваг використання ЕДО можна віднести:

• відмова від паперових носіїв та пов'язану з цим економію часу та коштів на витратні матеріалита зміст оргтехніки;
• безпечний спосіб обміну та зберігання інформацією, а також організацію багаторівневого доступу будь-якого зі співробітників компанії;
• Оперативний спосіб пошуку потрібних даних, що особливо важливо для організацій, що працюють з великими обсягами документації.

Що ж гальмує розвиток електронного документообігу в організації:

• усталена думка про більшу надійність паперового документа
• закриття документів заднім числом
• необхідність навчити персонал електронної роботи.
• неготовність інших контрагентів

Оператори ЕДО намагаються підштовхнути компанії, пропонуючи зручний інструмент пошуку контрагентів, які вже готові обмінюватися документами електронним способом. Мегафон не відстає і у нас триває робота над покращенням сервісу та спрощенням інтерфейсу. Вже сьогодні процес надсилання документа досить простий, але ми не зупиняємось на досягнутому та продовжуємо свої дослідження, прагнучи зробити свій продукт максимально простим та зручним.

27 лютого 2018 р. 12:21

Нещодавно компанія "Мегафон" заявила про проведення першої операції транскордонного обміну документами. Сьогодні ми представляємо вам ексклюзивне інтерв'ю для ECM-Journal із Михайлом Берстеневим, директором із закупівель та логістики. Експерти мали багато питань технічного, нормативно-організаційного та загального ринкового характеру.

Із контрагентом якої країни було організовано ЕДО? Якими документами обмінювалися: формалізованими чи неформалізованими?

– "Мегафон" став першою компанією в Росії, яка реалізувала проект міжнародного електронного документообігу з нерезидентом - компанією Huawei. Це наш постачальник з Китаю, дана країнане є членом ЄАЕС. Ми обмінюємось неформалізованими документами: актами приймання-передачі ліцензій та обладнання, замовленнями – за законодавством формалізованих документів з нерезидентами бути не може. Зі форматом ми визначилися на етапі узгодження договорів. Надалі ми плануємо підписувати за допомогою ЕДО договори, додаткові угоди, повідомлення, а також вести офіційне листування з цим контрагентом.

То був тестовий обмін чи вже повноцінна експлуатація готового рішення?

– Можна сказати, що це перший випадок транскордонного обміну, але не єдиний. Замовлення на ліцензії ми почали підписувати з серпня 2017 року, а акти – з грудня, оскільки чекали, поки оператор доопрацює систему. У грудні було підписано перший комплект первинних документівз постачання технологічного обладнання, а в січні цього року – перше замовлення на постачання обладнання. Тобто, це вже не тестове середовище, а повноцінний обмін. Але готового рішення спочатку не було, воно розроблялося спеціально під цей кейс.

Ми давно розуміли потребу реалізації такого проекту і вели активну роботу в цьому напрямку. Huawei став першим партнером, з яким нам удалося створити прецедент на ринку. Безумовно, ми не плануємо зупинятися на досягнутому. Ми маємо великі плани з масштабування рішення, ми хочемо перевести взаємодію з усіма постачальниками-нерезидентами в електронний формат. За термінами – орієнтуємось на перший квартал 2018 року. Загалом ситуація буде залежати від потреб бізнесу, ми завжди відкриті для нових проектів. Упевнений, що це дозволить оптимізувати бізнес-процеси та зробити взаємодію ще ефективнішою.

На основі якого ПЗ було організовано обмін?

– Оператором ЕДО виступила компанія "СКБ Контур", обмін здійснюється за допомогою розробленої ними платформи "Контур Діадок". На стороні «Мегафону» платформа інтегрована в ERP систему SAP на стороні Huawei – за допомогою доступу через веб-інтерфейс. Найближчим часом колеги планують інтеграцію модуля до своєї системи SAP.

З погляду законодавства організація транскордонного обміну завжди дуже скрутна. Якими нормами права ви керувалися, організуючи такий обмін?

– Основне право у разі – право Російської Федерації. У рамках проекту ми уклали ліцензійну угоду з оператором ЕДО, таку саму угоду уклала з оператором і друга сторона – компанія Huawei. Оскільки весь процес регулювався правом РФ, складнощів із погляду законодавства не виникло.

Який термін пішов на всі підготовчі заходи?

– Точний термін назвати складно, про організацію транскордонного ЕДО ми замислилися давно. Загалом на повну реалізацію проекту пішло близько 6 місяців, включаючи очікування відповіді від державних органівта доопрацювання системи оператором.

Як було організовано підписання ЕП під час транскордонного ЕДО?

– При транскордонному ЕДО так само, як і за внутрішньоросійського, документи підписуються з двох сторін. Якщо говорити про технічну сторону, то коротко процес підписання виглядає так – документ проходить узгодження спочатку в нашій системі SAP і підписується нашою ЕП, потім по інтеграційній шині через оператора передається в особистий веб-кабінет контрагента, перевіряється ним і підписується його ЕП. В результаті і ми, і контрагент, бачимо в системі підписаний з двох сторін документ.

Завдяки доопрацюванням, які оператор вніс до своєї платформи спеціально для проекту, «Мегафон» підписує документи з використанням кваліфікованої ЕП, а Huawei – некваліфікованої ЕП. Як уже говорив раніше, весь процес регулюється правом РФ.

Обидві сторони використовують російські сертифікати ключа перевірки ЕП. Зі свого боку, ми отримали ЕП самостійно через власний центр, нерезидент – через оператора ЕДО.

Чи задіяна у процесі підписання третя довірена сторона чи механізм роботи збудований по-іншому?

– У разі третьою стороною є оператор ЕДО. Саме він перевіряє, щоб у документ, що пересилається, не вносилися зміни і контролює валідність використовуваних ЕП.

З правового боку ризиків щодо визнання ЕП не було, оскільки ми підписали додаткова угодаз контрагентом про використання ЕП, де обговорено весь процес. У документі чітко зафіксовано, що з нашого боку КЕП видається центром, що засвідчує, а з їхнього боку – оператором ЕДО. У законодавстві також прописано вимогу про «паперове» підтвердження, тобто друковану версію сертифікату, який необхідно додати до пакету документів у процесі отримання НЕП. Процедура вкрай прозора, всі підписи є легітимними.

Як зараз Ви оцінюєте перспективу розвитку ринку транскордонного ЕДО загалом та свої можливості зокрема?

– Електронний документообіг серед російських контрагентів вже не є чимось новим, дедалі більше компаній переходить на такий формат взаємодії. Тим часом, поки що російських компанійє якісь договірні відносиниз нерезидентами, буде потреба у вдосконаленні процесу транскордонного обміну.

Бажання перейти на електронний документообіг – цілком логічне, адже ЕДО має цілу низку переваг перед традиційною системою обміну документами. Серед основних плюсів переходу на електронний підпис – виключення витрат на формування, архівне зберігання та міжнародну експрес-доставку паперових документів, спрощення процесу погодження, можливість підписання документів із будь-якого місця, де є інтернет, а також виключення ризиків втрати документів. На мою думку, у напрямку велике майбутнє.

Чого, на Вашу думку, оператори ЕДО чекають від держави? Чи можлива надалі монополізація ринку ЕДО із боку держави?

– Аналізуючи ситуацію на ринку, можу з упевненістю сказати, що зараз держава активно йде нам назустріч та допомагає прогресу у сфері ЕДО. Але хотілося б, щоб регулятори галузі – митниця, податкова – теж переходили на ЕДО, підтримували обмін документами через особисті кабінетина сайтах, працювали у цьому ж середовищі. Щодо монополізації, не виключаю, що будь-коли всіх незалежних операторів ЕДО можуть об'єднати «під крилом» єдиного роумінг-центру.

"Мегафон" представляє унікальний сервіс для корпоративних клієнтів "Електронний документообіг". Послуга дає можливість організації юридично значимого документообігу з підписом.

Електронний підпис сьогодні є інструментом автоматизації документообігу, визнаним усіма державними службами, включаючи податкову службу РФ. Для роботи в системі «Електронний документообіг» корпоративні клієнти оператора можуть використовувати кваліфікований електронний підпис від будь-якого акредитованого посвідчувального центру.

За допомогою «Електронного документообігу» компанії можуть формувати електронні акти, накладні та рахунки-фактури, підписувати електронним підписом документи, створені в системі або завантажені співробітниками, та обмінюватися ними з іншими компаніями-користувачами послуги. Крім того система забезпечить миттєвий доступ до звітних документів за послуги зв'язку корпоративним клієнтам «Мегафона».

Сервіс "Електронний документообіг" допоможе оптимізувати роботу підприємства будь-яких розмірів. Якщо раніше електронні підписи та документообіг були доступні лише великим компаніям через вартість та технічні вимоги, то сьогодні системою може користуватися будь-яка юридична особа. Це стало можливим завдяки перенесенню системи у хмару, що дозволило зробити тарифи максимально низькими та гнучкими, та відкрило доступ до системи з будь-якого комп'ютера, підключеного до мережі. Це дозволяє прискорити робочі процеси, адже керівник може підписати документи будь-якої миті з будь-якої точки світу.

Щоб зберігати файли і при необхідності швидко відправляти з файло-сховища («хмари»), розроблений дуже доброзичливий інтерфейс із простою навігацією та вкрай легким налаштуванням. При цьому ніхто не може користуватися контентом, що завантажується, всі права на який залишаються у користувача. Таким чином клієнт отримує легкий доступ та надійний захист.

Перш ніж прийняти рішення, кожен клієнт, який має електронний підпис, може отримати доступ до системи та скористатися безкоштовним надсиланням документів протягом 14 днів. Це дозволить не лише ознайомитися з усіма можливостями системи, а й оцінити необхідну інтенсивність її використання, що допоможе у виборі відповідного тарифу.

«Електронний підпис увійшов у життя підприємств у 2002 році, коли з'явилася можливість подавати податкову звітність через Інтернет, і сьогодні став важливим інструментом, завдяки якому значно прискорилося діловодство. Ми запропонували новий рівень швидкості та мобільності, і впевнені, що наші клієнти оцінять цей сервіс», – коментує Михайло Синюгін, керівник з розвитку корпоративного бізнесу компанії «Мегафон» Оренбурзької області. – За допомогою сервісу «Електронний документообіг» у хмару за багатьма корпоративними ресурсами йде, мабуть, найконсервативніший процес робочої діяльності компанії – документообіг».