Як фінансової служби організувати управління договірною діяльністю. Управління договорами: як підвищити контроль та планування договірних відносин? Положення про планово-фінансове управління університету

Правильно складений та грамотно оформлений договір дозволяє компанії мінімізувати різні ризики, пов'язані з настанням небажаних фінансових наслідків у вигляді штрафів та пені, що нараховуються в рамках цивільного та податкового законодавства. Тому фінансовому директору слід пам'ятати, що в договірній роботі не буває дрібниць, і звертати увагу не лише на положення договорів, а й на те, яким чином у компанії організовано та здійснюється договірний процес.

Практично будь-який договір, що укладається організацією, проходить кілька стадій - підготовка, укладання, погодження, підписання, моніторинг і закриття. У разі розбіжностей додається ще один етап – досудове врегулювання спору. Розглянемо зміст кожного із названих етапів договірного процесу з погляду участі у ньому співробітників фінансової служби.

Підготовка до укладання договору

У цьому етапі договірної роботи створюються внутрішня нормативна база підприємства міста і типові форми господарських договорів, які організація використовує згодом. Зупинимося докладніше на основних складових цього етапу.

Розробка та затвердження договірного регламенту

Такий регламент необхідний чіткої формалізації взаємовідносин учасників договірного процесу, їх обов'язків, термінів виконання конкретних дій та відповідальності. Цей документ може включати, наприклад, розділи «Підготовка проекту договору», «Узгодження проекту договору», «Порядок підписання», «Супровід та контроль виконання договору».

Ініціатором розробки договірного регламенту може бути керівник як організації, і будь-якого структурного підрозділу, що у договірному процесі.

Особистий досвід
Володимир Альтергот,

Роз'єднаність у діях підрозділів, залучених у договірний процес, нерідко призводить до того, що умови договору суперечать закону (що, на жаль, з'ясовується лише у суді), або угода виявляється невигідною з погляду оподаткування (що виявляється лише під час податкової перевірки). Щоб отримати «на виході» договір, який відповідає інтересам компанії, а також максимально застрахуватися від різних ризиків, у тому числі податкових, розробляється регламент проходження та узгодження договорів.

Розробка типових форм договорів

У ході цієї роботи уточнюються суттєві умови та інші положення контрактів, що можуть вплинути на рівень фінансового ризику.

Наявність істотних умов.У договорі мають утримуватися всі істотні умови (необхідні договорів цього виду), передбачені чинним законодавством. Так, істотною умовою договору поставки є зазначення кількості та асортименту товару, що поставляється; договору оренди будівлі (приміщення) - умова його передачі від орендодавця до орендаря виключно за актом приймання-передачі або іншого аналогічного за економічною сутністю документа (ст. 655 ЦК України). В іншому випадку зазначені об'єкти вважаються непереданими, таким чином у орендаря не буде підстав для нарахування орендної плати за користування об'єктом та включення її до складу поточних витрат.

• 10 небезпечних умов договору постачання товару

Договір , якщо між сторонами досягнуто згоди з усіх його істотних умов.

Типові умови договору.До типових можна віднести умови платежу (аванс, попередня оплата, відстрочка платежу, товарний кредит та ін.), його форму (кошти, цінні папери, інше майно), момент переходу права власності (наприклад, момент державної реєстрації, Оплати та ін.). Необхідно відзначити, що типові умови повинні базуватися на основних параметрах, закріплених у фінансових планах компанії, та сприяти підтримці належного рівня ліквідності. Наприклад, в організації можуть бути розроблені та затверджені ліміти, пов'язані з авансуванням одержуваної продукції, оптимальний розмір кредиторської та дебіторської заборгованостей, термін надання відстрочки платежу та ін. Можливі відступи від цих параметрів у тому чи іншому договорі повинні бути обґрунтовані та схвалені керівництвом.

Підготовка проектів договорів, які укладаються з конкретними контрагентами

Фінансова служба зазвичай ініціює укладання кредитних договорів, угод про купівлю-продаж цінних паперів, договорів проведення обов'язкового чи добровільного аудиту.

Співробітники компанії, використовуючи затверджені типові форми контрактів, адаптують під конкретні домовленості з контрагентом. Звернемо увагу на низку важливих моментів, які необхідно врахувати під час підготовки деяких договорів.

Дотримання форми договору.Відповідно до ст. 422 ГК РФ договір повинен відповідати правилам, встановленим йому законом або іншими правовими актами, що діють в момент його укладання. Це стосується і формі договору. У принципі, ДК РФ допускає складання договору у будь-якій формі, прийнятої під час укладання угод, крім випадків, коли для конкретних договорів визначено інше. Наприклад, відповідно до ст. 651 ГК РФ договір оренди об'єкта нерухомості укладається в письмовій формішляхом складання єдиного документа 1 підписаного сторонами. Недотримання письмової форми тягне у разі недійсність договору. Крім цього, договір оренди нерухомості з терміном не менше року підлягає державній реєстрації та вважається укладеним з моменту такої реєстрації.

Структура ціни.У деяких випадках, наприклад, при проведенні ремонтних, монтажних, будівельних робіт, Договору доцільно докласти докладну розшифровку формування його ціни. Нерідко це дозволяє уникнути шахрайства, пов'язаного із виконанням необумовленого обсягу робіт чи завищенням витрат.

Розшифровка ціни договору особливо актуальна для будівельних організацій, які оформляють відносини з контрагентами у вигляді укладення договорів будівельного підряду До таких договорів обов'язково додається кошторис на будівельні роботи, оскільки згідно зі ст. 743 частини 2 ЦК РФ саме кошторис визначає вартість робіт. При цьому формат зазначеного кошторису та ступінь деталізації предмета договору мають бути визначені наперед.

Перелік первинних документів.Список первинних документів, якими будуть підтверджуватись факти здійснення господарських операцій у рамках укладеного контракту, слід зафіксувати безпосередньо у його тексті. Особливу увагу необхідно приділити оформленню та наданню у строк первинних документів (актів, накладних, рахунків-фактур тощо) контрагентами 2 . Практика показує, що відсутність відповідного розділу у договорі значно підвищує ризик настання небажаних податкових наслідків при здійсненні податкових перевірок діяльності організації (див. урізання).

Нагадаємо, що згідно зі ст. 9 Федерального законувід 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» господарські операціїоформляються виправдувальними документами, які можуть бути прийняті до обліку лише у тому випадку, якщо відповідають уніфікованим формам первинної облікової документації, які включені до спеціальних альбомів. Або через відсутність таких форм містять усі необхідніреквізити первинних документів

Відсутність правильно оформлених первинних документів може призвести до того, що витрати, понесені організацією, будуть визнані документально не підтвердженими (відповідно, не будуть прийняті зменшення податку на прибуток). Крім того, податкові органи отримають можливість звинуватити організацію в грубому порушенні правил обліку доходів, витрат і об'єктів оподаткування (ст. 120 НК РФ), що спричинить за собою санкції: при одноразовому порушенні - штраф у розмірі 5 тис. руб., При неодноразовому ( вчиненому протягом більш ніж одного податкового періоду) – 15 тис. руб. Якщо ж нестача первинних документів призвела до заниження податкової бази, то штраф становитиме 10% від суми несплаченого податку, але не менше 15 тис. руб.

Типові помилки під час оформлення первинних документів

1. Неправильне оформлення виконання робіт за договором будівельного підряду. Насправді оформлення завершених будівельних робіт часто здійснюється документами довільної форми, що неприпустимо. Приймання робіт, виконаних підрядною організацією за договором будівельного підряду, має бути оформлене актом про приймання виконаних робіт (форма КС-2) та довідкою про їхню вартість (форма КС-3). Обидві форми затверджено постановою Держкомстату Росії від 11.11.99 № 100 та є обов'язковими для застосування.

2. Відсутність акта при здачі майна у найм. Цивільним законодавством не встановлено обов'язок орендодавця письмово підтверджувати факт надання орендарю послуг у межах договору оренди приміщення. Справді, відповідно до ст. 743 ГК РФ виконавець зобов'язується надати, а замовник - сплатити надані йому послуги. Тобто будь-які права та обов'язки, пов'язані зі здаванням та прийманням послуг, у сторін відсутні. Це пояснюється тим, що послуга як об'єкт цивільних правовідносин споживається замовником у процесі надання її виконавцем, і цей факт не вимагає додаткового письмового підтвердження.

Водночас з метою бухгалтерського та податкового обліку всі господарські операції мають підтверджуватись первинними обліковими документами. Оскільки договір оренди до таких документів не відноситься, рекомендується передбачити у ньому щомісячне підписання сторонами акта надання послуг, що містить усі необхідні реквізити, характерні для первинного документа (п. 2 ст. 9 Закону від 21.11.96 № 129-ФЗ).

3. Відсутність у первинному документі повної інформації про об'єкт договору. Така ситуація найчастіше виникає під час укладання договорів надання консультаційних послуг. Під час укладання таких договорів рекомендується зобов'язати виконавця надати докладний письмовий перелік питань, з яких підготовлено відповіді та роз'яснення. В іншому випадку не виключено, що податковий орган відмовиться прийняти витрати на надання консультаційних послуг з метою зменшення податкової бази з податку на прибуток організації.

Справа в тому, що спосіб надання послуги (консультування) не звільняє організацію від обов'язку документально доводити факт отримання. Одне лише найменування предмета договору – консультаційні послуги – не є безперечним доказом виправданості витрат (див., наприклад, постанову ФАС Далекосхідного округу від 14.06.06 № Ф03-А51/06-2/1410).Те саме стосується маркетингових, юридичних та інших послуг.

Укладання договорів

На цьому етапі договір узгоджується та підписується, іншими словами, намірам сторін-учасників надається юридична сила.

В ході погодженнядоговорів структурними підрозділами організації співробітники фінансового управління перевіряють, чи не містить договір положень, які можуть призвести компанію до фінансових втрат (наприклад, чи передбачено санкції за несвоєчасне погашення заборгованості за товарним кредитом), контролюють відповідність умов договору затвердженому бюджету на звітний період (попередній бюджетний контроль) ), і навіть типовим умовам, які у організації.

Особистий досвід
Ольга Волкова,

У нашій компанії у договірному процесі задіяно кілька підрозділів. По-перше, служба, яка ініціює договір (відділ постачання, продажу, фінансова служба) та готує його проект, нерідко спільно з юридичним відділом. Юридичний відділ перевіряє договір щодо відповідності чинному законодавству, відділ аудиту - з погляду податкових наслідків, уникнення податкових ризиків(Наприклад, умови формування винагороди продавцю при роботі з мережами або схеми проведення маркетингових акцій).

Головний бухгалтер знайомиться з договором і визначає, яка звітність щодо нього має бути підготовлена, які первинні документипредставлені, що потрібно відобразити в акті. Я як фінансовий директор контролюю цей процес, перевіряю економічну складову. Зокрема, під кожен договір відділ бюджетування та аналізу готує довідку про те, який запланований прибуток, суми витрат на організацію робіт, рентабельність та ін. генеральний директор.

Усі зауваження щодо договору в обов'язковому порядку відображаються у аркуші погоджень, що додається до цього договору. У цьому аркуші бажано вказувати також код бюджетної класифікації (стаття бюджету, на доходну чи видаткову частину якої впливає договір у разі його укладання), що спростить бюджетний контроль за договором.

Особистий досвід
Володимир Ісаєв,

Для всіх без винятку договорів у нашій компанії застосовуються листи погоджень (checklist), в яких співробітники того чи іншого відділу ставлять свої візи, якщо зауважень до договору немає, або коротко вказують зауваження, уточнення, якщо вони є (див. табл. 1); там же робляться позначки у тому, що зауваження усунуто. Аркуш погоджень друкується на обороті договору.

Для особливо великих або складних з технічного погляду договорів оформляються протоколи розбіжностей (див. табл. 2). Вони включають коментарі, побажання фахівців юридичної, фінансової, технічних та інших служб, можливі формулювання положень договору. Такий документ корисний насамперед нашим же співробітникам, які мають вести переговори з контрагентом. Спираючись на протокол розбіжностей, працівник обґрунтовано, з посиланням на норми законодавства або технічні нормативиможе викласти позицію підприємства.

Підписання договору сторонами завершує його укладення. Належним чином оформлений та підписаний документ передається на зберігання до бухгалтерії або іншого структурного підрозділу.

Поточний моніторинг укладених договорів

Мета цього етапу - комплексний контроль за виконанням умов укладеного договору, що передбачає, зокрема, контроль поточного виконання договірних умов, бюджетний контроль, внесення виправлень чи доповнень до текстів контрактів. По-перше, контролюється дотримання сторонами положень договору, пов'язаних з рухом грошових коштів та активів, а також виконання умов, які безпосередньо не пов'язані з предметом договору, але зобов'язують сторони вчинити певні дії. Наприклад, предметом договору будівельного підряду є виконання підрядником узгодженого обсягу будівельних робіт та передача результатів замовнику. У той же час замовник повинен здійснити передачу підряднику будівельного майданчика та проектної документаціїдля проведення робіт. Ці дії оформляються відповідними актами приймання-передачі. Якщо підписані сторонами документи відсутні, то надалі замовнику буде нелегко довести в суді провину підрядника у несвоєчасному виконанні робіт.

Таблиця 1Лист погоджень, що застосовується у ТОВ «Фармстер»

Таблиця 2Протокол розбіжностей, застосовуваний ТОВ «Фармстер»

Протокол розбіжностей Договір № ________від «___»_____________200_ р. Інші зауваження, доповнення, коментарі:_______________________________________________________________ ________________________________________________________________________
	№	Пункт договору	Запропонована редакція	Примітка
Склав: (ПІБ, посада) Підпис Дата

По-друге, господарські операції, що здійснюються, перевіряються на предмет відповідності тому, що передбачено договором, а також затвердженим бюджетним показникам, оптимальній величині дебіторської та кредиторської заборгованостей тощо.

Особистий досвід
Ольга Волкова,фінансовий директор ВАТ « Торговий дім«Міжреспубліканський винзавод»

Хід фактичного виконання договорів відстежує насамперед бухгалтерія. При цьому перевіряється, наскільки своєчасно було здійснено оплату, чи не потрібно нарахувати штрафні санкції, чи отримано первинні документи. Моніторингом договору займається також відділ бюджетування та аналізу, який щомісяця складає аналітичний звіт про фактично досягнуті показники. У разі розбіжностей із запланованими показниками менеджер, відповідальний за договір, готує пояснювальну записку.

Насправді зустрічаються ситуації, коли виконання договору на колишніх умовах виявляється неможливим. Наприклад, внаслідок зміни проектної документації виникає потреба у виконанні більшого, ніж узгоджений попередньо обсяг будівельних робіт. У таких випадках необхідно своєчасно ініціювати процес внесення до договорів змін і доповнень, щоб привести контрактні умови у відповідність до обставин, що фактично склалися.

Закриття виконаних договорів

На заключній стадії договірного процесу оцінюються повнота та своєчасність виконання договірних зобов'язань як самою компанією, так і її контрагентами для того, щоб у разі потреби вчасно виставити штрафні санкції за неналежне виконання договірних умов.

Особистий досвід
Володимир Ісаєв,керівник комерційно-договірного відділу ТОВ "Фармстер" (Москва)

На стадії закриття договору крім підписання накладної під час постачання товару або акта здачі-приймання послуг слід звертати увагу на цілу низку моментів. По-перше, на наявність дозвільної документації: сертифікатів відповідності ГОСТ-Р, санітарно-епідеміологічних висновків, реєстраційних посвідчень МОЗ, технічних паспортів приладів, обладнання та ін. Це особливо важливо, якщо компанія має справу з продукцією, що оподатковується ПДВ за пільговою ставкою (0 або 10%), оскільки для обґрунтування застосування ставки податкова інспекціяобов'язково вимагатиме дані документи.

Дозвільна документація має бути представлена ​​у будь-якому випадку, коли цього вимагає закон, незалежно від застосовуваної ставки податку. Якщо потрібні документивід постачальників не отримано, а товар придбано, наприклад, для перепродажу, то замовник має право зобов'язати компанію оформити необхідні документи за її рахунок. Це призведе і до тимчасових, і фінансових витрат.

Наступний важливий момент- перевірка відповідності переліків товарів у накладних та специфікаціях до договору. На погляд може здатися, що це рутинна процедура. Однак той самий товар може бути названий по-різному, що досить часто трапляється при відпустці зі складів, і у бухгалтерії виникнуть проблеми з оприбуткуванням такого товару. Зрештою, при закритті договору необхідно вимагати від співробітників складу приймання товару відповідно не лише з накладними, а й умовами договору. Наприклад, згідно технічним вимогамтовар повинен поставлятися в герметичній упаковці або в дерев'яних ящиках та ін. Можливо, це не має прямого відношення до фінансової служби, але слідкувати за цим потрібно, оскільки порушення таких умов призведе до псування товарів та завдання збитків компанії.

Санкції зазвичай включаються до акт звірки платежів,який готується за кожним договором, як правило, бухгалтеріями сторін - учасниць договору. Співробітники фінансової служби повинні вимагати оформлення такого акту, оскільки його наявність допоможе врегулювати грошові претензії сторін ще на ранній стадії.

Наприклад, практично часто виникають розбіжності з приводу величини відсотків, нарахованих за возмездное користування коштами, наданими у межах договору позики. Це може статися через неузгодженість позицій сторін, зокрема щодо визначення:
- черговість погашення боргу. Позичальник вважає, що насамперед повністю чи частково погашається сума основного боргу. Позикодавець обґрунтовано вважає, що й договором не встановлено інше, то спочатку погашаються певні договором відсотки користування позикою, та був - основна сума боргу (ст. 319 ДК РФ);
- моменту фактичного погашення позикового зобов'язання. Позичальник вважає таким днем ​​дату списання коштів з його розрахункового рахунку. Позикодавець обгрунтовано вважає, що й інше не передбачено договором позики, то кошти вважаються повернутими на момент їх зарахування з його розрахунковий рахунок (ст. 810 ДК РФ). Понад те, якщо списані з рахунку позичальника кошти не надійшли з цього приводу позикодавця, це звільняє його від відповідальності за повернення боргу.

В актах звірки зазвичай відображаються зобов'язання, що виникли, і умови їх погашення (наприклад, оплата). Якщо одна із сторін не погоджується з розрахунками, поданими в акті, вона може про це заявити письмово та навести власний розрахунок. Або розбіжності усуваються під час переговорів, та був підписується акт звірки. Оформлення актів має проводитися регулярно у порядку, встановленому внутрішнім нормативним документоморганізації.

Досудове врегулювання суперечок

Даний етап виникає в договірному процесі за наявності однієї або обох сторін договору претензій. Основне завдання компанії на цій стадії – звести до мінімуму фінансові втрати або отримати максимальну грошову компенсаціювід винного боку. Результат врегулювання суперечки багато в чому залежить від того, наскільки вдало компанії доведуть свої позиції.

Особистий досвід
Володимир Ісаєв,керівник комерційно-договірного відділу ТОВ "Фармстер" (Москва)

Для мене будь-яка можлива суперечка передбачає пошук компромісу, тому переговори з контрагентом я вважаю за краще будувати не за схемою «просячий - дає», а на паритетних засадах. Легше відстояти свою позицію, маючи якісь аргументи. Їх можна зібрати, якщо від початку договору вести своєрідне досьє взаємовідносин із контрагентом, старанно фіксуючи найменші недоліки у виконанні ним зобов'язань. Наприклад, платіж зроблено із запізненням - не критичним і таким, що не дає приводу для санкції, але факт є факт.

Крім того, майже будь-який договір передбачає виконання зобов'язань, які не прописані в ньому прямо, але випливають, скажімо, з технічних паспортів продукції (наприклад, вимоги до упаковки, зберігання, транспортування тощо). Порушення контрагентом будь-якої з цих умов можна використовувати як аргумент у спорі. З іншого боку, контрагенту можна запропонувати щось необтяжливе для компанії, але корисне для нього. Наприклад, зайвий комплект завірених документів або зберігання товару на складі вашої компанії у випадку, якщо через неготовність об'єкта, який ви повинні оснастити обладнанням, є ризик його псування або розкрадання.

Трудові договори

Трудові договори між працівником та роботодавцем хоч і дещо відокремлені по відношенню до основного масиву господарських договорів, проте мають бути предметом пильного контролю з боку фінансової служби. Це пов'язано насамперед із можливими негативними податковими наслідками через некоректно сформульовані умови винагороди працівників. Відповідно до ст. 255 НК РФ у витрати організації з оплати праці включаються будь-які нарахування працівникам у грошовій та (або) натуральній формах, надбавки, компенсації, премії та одноразові заохочувальні виплати, передбачені законодавством РФ та трудовим договором. У зв'язку із цим рекомендується докладно прописувати у трудовому договорі порядок формування винагороди працівника. Якщо цього зробити, то не виключено, що відповідні витрати не будуть прийняті податковими органами при обчисленні податку на прибуток організації.

Особистий досвід
Андрій Бахарєв,начальник управління планування персоналу ВАТ «Томськнафта»

Як правило, у стандартний трудовий договірвключаються основні та додаткові умови, передбачені ст. 57 ТК РФ, а обов'язки та відповідальність працівника деталізуються в посадовій інструкції, що є складовою трудового договору або додатком до нього. Умови оплати праці відносяться до основних умов трудового договору та ст. 57 ТК РФ вимагає обов'язкової вказівки в договорі тарифної ставки або окладу працівника, доплат, надбавок та заохочувальних виплат.

Проте законодавство про працю допускає і норми відсилання: у трудовому договорі можуть бути зазначені посадовий оклад і відсилання до діючих у роботодавця системам оплати праці (ст. 135 ТК РФ), закріпленим у локальних нормативні акти. Я б рекомендував вказувати в договорі тільки величину посадового окладу (тарифну ставку), проте інше докладно прописати у положенні про преміювання працівників (можливі варіанти - положення про оплату праці та преміювання). Вигода роботодавця полягає в тому, що змінити трудовий договір можна тільки за згодою працівника або повідомивши останнього не пізніше ніж за два місяці (ст. 73-74 ТК РФ).

Положення про преміювання затверджується, як правило, генеральним директором, змінити його набагато простіше, ніж трудовий договір (якщо воно не є частиною колективного договору). І тоді будь-якому працівнику можна оголосити, що умови оплати його праці змінюються з завтрашнього дня. До речі, якщо положення про преміювання, про оплату праці компанії відсутні, то заохочувальні виплати йдуть із прибутку, тоді як їх наявність дозволяє відносити відповідні витрати на собівартість продукції. Організація може також затвердити й інші положення, що стосуються виплат працівникам, наприклад про витрати на відрядження.

Важливо зазначити, що у разі звернення до суду до позовної заяви обов'язково додаються документи, що підтверджують дотриманняпозивачем (стороною договору, яка вважає, що її права порушено) претензійного або іншого досудового порядку врегулювання спору, якщо такий передбачений федеральним законом або договором (п. 7 ст. 126 АПК РФ).

Особистий досвід
Володимир Альтергот,директор з правових питань ВАТ «Вітчизняні ліки» (Москва)

Вже досить давно пред'явлення претензії є обов'язковим лише у випадках, прямо встановлених законом або договором 3 . Зокрема, досудовий (претензійний) порядок передбачений у Повітряному кодексі РФ, Статуті залізничного транспорту, Митному кодексі, Законі «Про зв'язок» та ін. Однак умова про досудове вирішення спору, як і раніше, включається до більшості договорів. При цьому зовсім необов'язково, щоб відповідне положення договору містило слово претензія.

Наприклад, умова попереднього проведення переговорів у разі виникнення розбіжностей у сторін також розцінюється судами як досягнення учасниками договору угоди про обов'язковий досудовий порядок врегулювання спору. Підготовка претензії, як правило, великих труднощів не викликає. У неї зазвичай включають посилання підстави виникнення зобов'язання (найчастіше це договір), суму заборгованості (при грошовому зобов'язанні), терміни погашення боргу і реквізити, якими має бути здійснено платіж.

Якщо досудовий (претензійний) порядок врегулювання спору передбачений федеральним законом чи договором, то суд можна звертатися лише післяпроходження цієї процедури. В іншому випадку позов буде залишено судом без розгляду (ст. 148 АПК РФ), хоча позивач зможе повторно звернутися до суду після пред'явлення претензії (п. 3 ст. 149 АПК РФ).

Слід зважити, що згідно зі ст. 111 АПК РФ порушення особою, що бере участь у справі, претензійного порядку, коли він обов'язковий через вимоги закону або договору (наприклад, залишення претензії без відповіді), є підставою для віднесення на цю особу судових витрат (зокрема, державного мита) незалежно від результатів розгляду справи.

Як правило, договором передбачається, що у разі неможливості досудового врегулювання сторони вирішують розбіжності, що виникли в арбітражному суді. При укладанні зовнішньоекономічного договору у договорі слід зазначити застосовне право.

Якщо контрагент знаходиться в регіоні, віддаленому від вашої організації, вибір судової установи особливо важливий. Щоб уникнути відволікання працівників від виконання прямих обов'язків, а також зайвих витрат на відрядження, проїзд та ін., до договору слід включити пункт про те, що можливий судовий розгляд проводитиметься в арбітражному суді за місцем перебування вашої організації (при цьому враховуються положення ст. 36-37 АПК РФ).

Професійна організація договірного процесу, чітке та своєчасне виконання договорів, безумовно, покращують імідж та опосередковано впливають на капіталізацію компанії. Комплексний підхід до договірної роботи допомагає суттєво підвищити ефективність управління організацією та позитивно позначається на результатах її господарської діяльностікомпанії.

1 Письмова форма вважається дотриманою, якщо отримано акцепт особи, якій адресовано пропозицію укласти угоду (ст. 438 ЦК України). Договір у письмовій формі може бути укладений шляхом обміну документами за допомогою телеграфного, поштового, телетайпного та інших видів зв'язку, які дозволяють достовірно встановити, що документ виходить від сторони за договором (ст. 434 ЦК України).
2 Докладніше про роботу з контрагентами див. статтю «Як обґрунтувати податкову вигоду» («Фінансовий директор», 2006, № 12, с. 64 або на сайті www.сайт). - Прим. редакції.
3 Положення «Про претензійний порядок врегулювання спорів», що діяло раніше, визнано таким, що втратило чинність у зв'язку з набуттям чинності АПК РФ в редакції Федерального закону від 05.05.95 № 70-ФЗ.

фінансовими коштамив особі , що діє на підставі , що називається надалі Трейдер», з одного боку, й у особі , чинного підставі , іменований надалі « Інвестор», з іншого боку, іменовані надалі «Сторони», уклали цей договір, надалі « Договір", про наступне:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРУ

1.1. Трейдер зобов'язується прийняти управління фінансові кошти у сумі рублів на торговому рахунку Інвестора у компанії і управляти ними протягом терміну дії Договору.

1.2. Інвестор зобов'язується передати в управління Трейдеру рахунок, відкритий в компанії з розміщеним на ньому початковим депозитом у сумі рублів, прийняти послуги та оплатити їх згідно з п.п. 3.1-3.5 цього Договору.

1.3. Управління фінансовими коштами здійснюється шляхом торгівлі на Московській міжбанківській валютній біржі ММВБ з метою отримання максимального прибутку при певному розмірі максимального зниження початкового депозиту (просідання) на рахунку Інвестора.

2. ПРАВА ТА ОБОВ'ЯЗКИ СТОРІН

2.1. Права та обов'язки Трейдера:

2.1.1. Трейдер зобов'язаний негайно прийняти рахунок проведення торгових операцій з отримання логіну і пароля доступу до счета. Рахунок вважається прийнятим в управління з моменту передачі інвестором трейдеру логіну та паролю доступу до рахунку. Інвестору надсилається пароль Інвестора для спостереження за торговими операціями Трейдера.

2.1.2. Трейдер зобов'язаний надсилати протягом одного робочого дня Інвестору Statement рахунку, станом на момент запиту.

2.1.3. Трейдер має право відкривати і закривати торгові позиції на власний розсуд, у своїй сума максимального зниження початкового депозиту має перевищувати % від початкового депозиту.

2.1.4. Трейдер отримує свою частину прибутку згідно з п.п. 3.1-3.5 цього договору.

2.1.5. Трейдер зобов'язаний компенсувати збиток інвестора у разі перевищення збитку за рахунком більш ніж % від початкового депозиту (Initial deposit). Порядок та розмір компенсації визначено у п.3.5 цього Договору.

2.1.6. Трейдер вправі розпоряджатися рахунком лише з торгівлі над ринком ММВБ.

2.1.7. Після закінчення терміну дії Договору, і при незгоді однієї зі сторін на його продовження, Трейдер зобов'язаний припинити торгові операції з торгового рахунку Інвестора та передати Інвестору логін та пароль торгового рахунку.

2.2. Права та обов'язки Інвестора:

2.2.1. Інвестор зобов'язаний в строк до «2019 року включно відкрити рахунок у компанії, розмістити на ньому депозит у сумі рублів і передати Трейдеру необхідні реквізити для управління рахунком.

2.2.2. Інвестор має право переглядати стан рахунку в будь-який момент часу, але не втручаючись у хід торгівлі.

2.2.3. У разі порушення трейдером п.2.1.3 цього договору Інвестор має право в односторонньому порядку розірвати Договір.

2.2.4. Інвестор зобов'язаний вивести з торговельного рахунку частину прибутку на першу вимогу Трейдера та сплатити послуги Трейдера в обумовлені розрахункові терміни за цим договором.

2.2.5. Передача Інвестором та Трейдером своїх прав та обов'язків за цим договором третім особам не допускається.

3. УМОВИ ОПЛАТИ ПОСЛУГ ТРЕЙДЕРА

3.1. Винагорода за послуги Трейдера становить % від прибутку, зафіксованого на балансі в розрахунковий період. Винагорода виплачується Трейдеру протягом банківських днів на зазначені Трейдером рахунки або через трансферні системи.

3.2. Розрахунковий період визначається п.4 цього договору або додатковою угодою до цього договору, в якому визначається початок та кінець розрахункового періодута сума балансу, зафіксована на початок розрахункового періоду.

3.3. Якщо кінець розрахункового періоду збігається із закінченням терміну Договору та Договір не пролонгується, то Трейдер зобов'язаний закрити всі позиції до кінця розрахункового періоду. І тут Інвестор виплачує винагороду Трейдеру за останній розрахунковий період, а Трейдер повністю передає рахунок Інвестору.

3.4. Якщо на кінець розрахункового періоду прибуток відсутній, винагорода трейдеру за цей розрахунковий період не виплачується і сума початкового балансу минулого розрахункового періоду приймається рівною початковому балансу наступного періоду.

3.5. Якщо після завершення Договору, або на момент фіксації депозиту, сума на рахунку буде на % менша від суми початкового балансу останнього розрахункового періоду, то винагорода Трейдеру за останній розрахунковий період не виплачується, а збиток, що перевищує інвестиційний ризик, рівний % від суми початкового депозиту, компенсується Трейдером із власних коштів.

4. ТЕРМІНИ ДІЇ ДОГОВОРУ

4.1. Цей Договір набирає чинності з моменту його підписання Сторонами та діє до моменту припинення його Сторонами.

4.2. Припинення дії Договору можливе лише після закінчення чергового розрахункового періоду. Кожна із сторін цього договору має право припинити дію договору, попередивши іншу сторону не менше, ніж за календарних днівдо завершення чергового розрахункового періоду.

4.3. Під розрахунковим періодом у межах цього договору слід розуміти проміжок часу, що дорівнює кількості днів між останніми п'ятницями календарних місяців.

4.4. Кінець розрахункового періоду для підбиття підсумків вважається остання п'ятниця кожного календарного місяця.

4.5. При достроковому розірванні договору (до завершення чергового розрахункового періоду) з боку Трейдера або Інвестора, Трейдеру виплачується % отриманого прибутку за розрахунковий (незакінчений) період.

5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ СТОРІН

5.1. Відповідальність Сторін за цим Договором визначається відповідно до чинного законодавства Російської Федерації.

6. ФОРС-МАЖОР

6.1. У разі настання форс-мажорних обставин, неможливості повного або часткового виконання будь-якої зі Сторін зобов'язань за цим Договором, а саме: пожежі, повені, воєн, терористичних актів, стихійних лих тощо, виконання зобов'язань за цим договором припиняється пропорційно часу, перебіг якого такі обставини діють.

6.2. Сторона, для якої утворилася неможливість виконання зобов'язань за договором, повинна про настання та припинення дії таких обставин повідомити письмово іншу Сторону не пізніше днів з моменту початку дії/припинення цих обставин. Додаткові умови. При зміні реквізитів будь-якої зі Сторін, Сторона, яка змінює свої реквізити, повинна повідомити іншу Сторону про їх зміну пізніше календарних днів. Усі зміни, додаткові угоди, акти, додатки до цього Договору дійсні лише, якщо вони зроблені письмово та підписані обома Сторонами особисто.

7. ЮРИДИЧНІ АДРЕСИ І БАНКІВСЬКІ РЕКВІЗИТИ СТОРІН

Трейдер

ІнвесторЮр. адреса: Поштова адреса: ІПН: КПП: Банк: Рас./рахунок: Кор./рахунок: БІК:

8. ПІДПИСИ СТОРІН

Трейдер _________________

Інвестор _________________

Зверніть увагу, що договір управління майном складено та перевірено юристами і є зразковим, він може бути доопрацьований з урахуванням конкретних умов угоди. Адміністрація Сайту не несе відповідальності за дійсність даного договору, і навіть за його відповідність вимогам законодавства Російської Федерації.

Формування фінансового відділу для підприємства - відповідальне завдання. Функції фінансового відділу постійно розширюються і формуються, з завдань, вирішення яких – обов'язки начальника фінансового відділу.

Функції фінансової служби:

• Фінансовий контролінг - одне з основних завдань фінансової служби, що полягає у формуванні планів та контролю за їх виконанням. Виконання цієї функції пов'язано не лише з урахуванням та аналізом, а й контролем за виконанням бізнес-процесів підприємства.

Малюнок 1. Контроль за виконанням бюджету руху грошових коштів на прикладі програмного продукту"WA: Фінансист".

• Казначейство. Управління коштами підприємства, формування платіжного календаря, контроль стану взаєморозрахунків – усе це функції казначейства і недооцінити їх важливість неможливо.
• Організація та ведення бухгалтерського та податкового обліку. Ця функція не вимагає особливого роз'яснення. Єдине, на чому хочеться загострити увагу – це розмежування функцій Головного бухгалтера та фінансового директора(Керівника фінансового відділу). Відповідальність головного бухгалтера – ведення регламентованого та податкового обліку відповідно до вимог законодавства, своєчасне формування бухгалтерської та податкової звітності, відображення фактів господарської діяльності компанії на регістрах бухгалтерського обліку. Обов'язки начальника фінансового відділу полягають у плануванні діяльності компанії фінансового результату, зокрема й умовах постійно змінюється законодавства. Функція податкового планування – пряма відповідальність фінансового директора підприємства. Структура підпорядкування Головного бухгалтера – також тема окремої розмови. З одного боку головний бухгалтер входить у зону відповідальності фінансового директора і має йому підпорядковуватися, з іншого, відповідно до закону «про бухгалтерський облік», головний бухгалтер підпорядковується безпосередньо Генеральному директору організації. Найпростіший вихід у цій ситуації – двояке підпорядкування головного бухгалтера.

Слід розуміти, що в конкретній компанії схема роботи фінансового відділу може не обмежувати завдання, що стоять перед фінансовим директором у процесі організації відділу.

Після того, як визначено обов'язки фінансового відділу, можна розпочинати формування його структури.

Робота фінансової служби може бути організована за наступною схемою:

2. Структура фінансової служби.

При цьому підрозділи «Договірний відділ» та «IT відділ» не входять до складу ФЕО, але стратегічно підпорядковані Фінансовому директору.

Найпростіше - виділити для реалізації кожної функції окрему службу.

Але ніхто не заважає дробити функцію на кілька служб або навпаки об'єднувати кілька функцій в одну службу.

Визначивши структуру та завдання фінансового відділу, необхідно розпочинати розробку внутрішніх регламентів.

Регламент роботи фінансового відділу

Що включають регламенти фінансової служби?

Регламент фінансового відділу – це набір положень, правил, інструкцій, що регламентують бізнес-процеси, власником яких є фінансовий директор, причому як базові (бюджетування, облік, залучення фінансування, проведення платежів; регламентуються відповідно до бюджетної, облікової, кредитної політики, порядку проведення платежів, складання фінансової звітності), і пов'язані безпосередньо з управлінням персоналом фінансової служби підприємства. Останні часто називають HR-процесами.

У процесі розробки, погодження та затвердження документів, що регламентують ці процеси, знімаються багато питань, пов'язаних з кількістю співробітників фінансової служби, з вимогами до їхньої кваліфікації, з фондом оплати праці. При зміні вимог до функціональним обов'язкамспівробітників з боку керівництва компанії регламентуючі документи, затверджені раніше, дозволять мінімізувати потенційні конфлікти, змінити штатну чисельність і переглянути заробітну плату.

Рисунок 3. Процес узгодження з прикладу програмного продукту «WA: Фінансист».

Сукупність завдань фінансового відділу, його регламенти та структура становлять основу для формування підсумкового документа – Положення про фінансову службу підприємства.

Це положення є внутрішнім регламентуючим документом, який має таку структуру:

1. Організаційно-функціональна структура фінансової служби. Зазвичай організаційна структура є організаційну діаграму з виділенням відділів та описом їх функцій. Для цілей HR-планування корисно на діаграмі вивести інформацію про кількість штатних одиниць (існуючих та запланованих).

2. Структурна та штатна чисельністьфінансової служби. Як правило, дана інформація формується у вигляді таблиці з обов'язковою вказівкою назв відділів, посад, кількості діючих та вакантних штатних одиниць.

3. Основні цілі та завдання фінансової служби. У цьому розділі регламенту дається опис цілей, сформульованих з урахуванням стратегії розвитку компанії, та завдань, які необхідно вирішити для їх досягнення. Завдання визначаються кожному за відділу.

4. Матриця функцій. Це таблиця, де по вертикалі розташовані функції фінансової служби, а, по горизонталі – організаційні ланки, тобто керівники та ключові співробітники відділів служби. На перетині рядків і граф робиться позначка (хто відповідає). Матриця функцій дає уявлення про можливе завантаження відділів та дозволяє оптимально згрупувати функції за підрозділами.

5. Порядок взаємодії працівників фінансової служби. Зазвичай виділяють внутрішній порядок взаємодії – між окремими співробітникамита (або) структурними підрозділами компанії та зовнішній – з окремими особами (наприклад, особливо великими клієнтами) або державними (комерційними) організаціями. Порядок взаємодії розробляється з урахуванням організаційної структурипідприємства загалом, функцій та завдань інших її підрозділів, сформованих принципів і традицій.

Рисунок 4. Порядок взаємодії працівників з прикладу програмного продукту «WA: Фінансист».

6. Порядок дозволу конфліктних ситуацій. У цьому розділі детально прописується процедура подання апеляції або висловлення незгоди по ланцюжку «генеральний директор – фінансовий директор – начальник фінансово-економічного відділу – рядовий співробітник». Це стосується будь-яких питань та пропозицій (отримане завдання, рішення, невідповідна компенсація, заохочення або покарання), у тому числі інноваційних, які можуть виникнути і у співробітника, і у його безпосереднього керівника.

7. Система показників, що дозволяють оцінити роботу фінансового директора та фінансової служби. Цей розділ включає переліки та опис показників, під час виконання яких робота фінансового директора та його підлеглих визнається успішною. Показники мають бути конкретними та вимірними.

8. Прикінцеві положення. У цій частині закріплені порядок погодження та затвердження Положення, термін його дії, процедура внесення змін, ознайомлення працівників із Положенням та процедура його зберігання.

Якщо керівником фінансової служби є фінансовий директор, його діяльність регламентується посадової інструкцією фінансового директора. Якщо планово-фінансовий відділ виділено в окремий підрозділ, то при розробці посадової інструкції начальника фінансового відділу слід застосовувати загальні правилаформування посадових інструкцій

Докладна посадова інструкціявключає, як правило, такі пункти:

1. загальні положення- Опис документа, посада, ким призначається співробітник на цю позицію та ін.

2. Вимоги до кваліфікації. Формулюються вимоги до рівня освіти спеціаліста даної позиції, а також описується набір умінь та навичок необхідних для виконання посадових обов'язків.

3. Посадові обов'язки. Чим докладніше буде заповнено цей розділ, тим менше потім виникатиме питання у спеціаліста про необхідність виконання тих чи інших завдань. Отже, цей розділ має бути максимально повним викладом усіх можливих завдань, які виконує фахівець.

4. Критерії успішності виконання трудових обов'язків. Досить складний заповнення розділ, оскільки завжди можна сформулювати дані критерії. Має сенс описувати ті критерії, виконання яких можна проконтролювати.

5. Права спеціаліста. Описуються обов'язки компанії перед фахівцем. Це своєчасна виплата заробітної плати, організація робочого місця та технологічної інфраструктури, дотримання санітарних норм тощо.

6. Права та обов'язки керівника. Цей пункт доповнює попередній. У ньому містяться роз'яснення обов'язків та повноважень безпосереднього керівника спеціаліста.

7. Відповідальність спеціаліста. Пункт, в якому описується те, за що відповідає безпосередньо співробітник та містить інформацію про можливі стягнення за невиконання посадових обов'язків.

Варто зазначити, що ефективна діяльність фінансового відділу неможлива без якісної інформаційної системи.

Все більше організацій вибирають рішення на платформі 1С - «WA: ФІНАНСИСТ», що є лінійкою програмних продуктів для автоматизації управління фінансами в організаціях середнього та великого бізнесу.

Модулі «WA: ФІНАНСИСТ»:

• Казначейство, БДДС
• Бюджетування доходів та витрат, ББЛ та ін.
• Облік та звітність з МСФЗ
• Управлінський облік за корпоративними стандартами
• Управління договорами: від погодження до виконання

Рисунок 5. Формування ОДДС прямим та непрямим методом на прикладі програмного продукту «WA: Фінансист».

З використанням «WA: ФІНАНСИСТ» фінансові відділи підприємств ефективно вирішують такі завдання:

• Прогнозування фінансового станупідприємства та моделювання економічних показниківбізнесу, визначення планових результатів
• Зручне та безпомилкове планування/контроль доходів, витрат та грошових потоків компанії.
• Оптимізація використання грошей, підвищення фінансової ефективності та стійкості бізнесу.
• Збільшення ліквідності та прибутковості бізнесу, у тому числі за рахунок мінімізації використання позикових коштів.
• Підвищення якості та обґрунтованості управлінських рішень та прозорості Бізнесу в цілому.
• Своєчасність та достовірність фінансової звітності за міжнародними чи корпоративними стандартами.
• Повний порядок у роботі з договорами: зберігання, погодження та всебічний контроль.
• Підвищення фінансової дисциплінипо компанії в цілому та ступеня персональної відповідальності співробітників.
• Зниження трудовитрат, підвищення зручності та мінімізація помилок фінансистів у повсякденній роботі.

Фінансова робота на підприємствах організується та виконується фінансовими службами. На великих вітчизняних підприємствах цього створюються спеціальні фінансові управління чи відділи. На середніх підприємствах можуть створюватися фінансові відділи або фінансові групи у складі інших підрозділів (бухгалтерії, відділів, служб з аналізу та прогнозування, праці та заробітної плати, ціноутворення).

На малих підприємствах фінансова робота доручається головного бухгалтера.

Фінансовим службам надано право отримувати необхідну інформацію від інших служб підприємств (це бухгалтерські баланси, звіти, плани, зведені розрахунки витрат та ін.)

Начальник фінансового управління (відділу), як правило, підпорядковується керівнику підприємства або його заступнику з економіки та разом з ними несе відповідальність за фінансовий стан підприємства, збереження власних оборотних коштів, За виконання плану реалізації, забезпечення грошима фінансування передбачених планами витрат.

Основними завданнями фінансової служби є:

1. забезпечення грошима поточних витрат та інвестицій;

2. виконання зобов'язань перед бюджетом, банками, іншими суб'єктами господарювання та зайнятими працівниками.

Фінансова служба підприємства визначає способи та методи фінансування витрат. Ними можливо самофінансування, залучення банківських і комерційних (товарних) кредитів, залучення акціонерного капіталу, отримання бюджетних коштів, лізинг.

Для своєчасного виконання грошових зобов'язань фінансові служби створюють оперативні грошові фонди, формують резерви, використовують фінансові інструменти залучення готівки в обіг підприємства.

Завданнями фінансової служби також є:

1. сприяння найефективнішому використанню основних виробничих фондів, інвестицій, товарно-матеріальних цінностей;

2. здійснення заходів щодо прискорення оборотності оборотних засобів, забезпечення їх безпеки, доведення розмірів власних оборотних засобів до економіки обґрунтованих нормативів;

3. Контроль за правильністю організації фінансових відносин.

Функції фінансової служби обумовлені самим змістом фінансової роботина підприємствах. Це:

1. планування;

2. фінансування;

3. інвестування;

4. організація розрахунків з постачальниками та підрядниками, замовниками та покупцями;

5. організація матеріального стимулювання, розробка систем преміювання;

6. виконання зобов'язань перед бюджетом, оптимізація оподаткування;

7. страхування.

Функції фінансового відділу (служби) та бухгалтерії тісно переплітаються і можуть збігатися. Проте між ними є суттєві відмінності. Бухгалтерія фіксує і відображає факти, що вже відбулися, а фінансова служба аналізує інформацію, займається плануванням і прогнозуванням. фінансової діяльності, представляє керівництву підприємства укладання, обгрунтування, розрахунки до ухвалення управлінських рішень, розробляє і реалізує фінансову политику.

На фінансовий відділ покладаються такі функції:

Розробка фінансової стратегіїорганізації.

Розробка проектів перспективних та поточних фінансових планів, прогнозних балансів та бюджетів коштів.

Підготовка проектів планів реалізації продукції (робіт, послуг), капітальних вкладень, наукових досліджень та розробок, планування собівартості продукції та рентабельності виробництва - бере участь у підготовці.

Розрахунок прибутку та податку на прибуток.

Визначення джерел фінансування виробничо-господарської діяльності організації, залучення позикових та використання власних коштів, проведення досліджень та аналіз фінансових ринків, оцінка можливого фінансового ризику стосовно кожного джерела коштів та розробка пропозицій щодо його зменшення.

Здійснення інвестиційної політики та управління активами організації, визначення оптимальної їх структури, підготовка пропозицій щодо заміни, ліквідації активів, проведення аналізу та оцінки ефективності фінансових вкладень.

Розробка нормативів оборотних засобів та заходів щодо прискорення їх оборотності.

Забезпечення своєчасного надходження доходів, оформлення у встановлені терміни фінансово-розрахункових та банківських операцій, оплата рахунків постачальників та підрядників, погашення позик, виплата відсотків, заробітної плати робітникам та службовцям, перерахування податків та зборів до республіканського та місцевий бюджети, до державних позабюджетних соціальні фонди, платежів до банківських установ.

Аналіз фінансово-господарську діяльність організації.

Контроль за виконанням фінансового плану, плану реалізації продукції, плану з прибутку та інші фінансовими показниками, за припиненням виробництва продукції, що не має збуту, правильним витрачанням коштів і цільовим використанням власних та позикових оборотних коштів.

Ведення обліку руху фінансових коштівта складання звітності про результати фінансової діяльності відповідно до стандартів фінансового облікута звітності, достовірність фінансової інформації, контроль правильності складання та оформлення звітної документації, своєчасності її надання зовнішнім та внутрішнім користувачам.

Принципові різницю між фінансовою службою і бухгалтерією не лише у підходах до визначення фондів, а й у сфері прийняття рішень. Бухгалтерія працює над збором та поданням даних. Фінансовий відділ(управління), знайомлячись з бухгалтерськими даними та аналізуючи всіх цих матеріалів, приймаються конкретні рішення щодо діяльності підприємства.

У життєвому циклі будь-якої організації понад 80 відсотків усіх подій відбувається за допомогою договорів. Очевидно, витрати на управління ними можуть становити суттєву частку, і, що ще важливіше, ризики, які несе компанія через низьку якість цієї роботи, дуже високі.

Одне з основних завдань фінансової служби, а саме скорочення витрат без шкоди для ефективності, може бути вирішено комплексним шляхом упровадження методологічних рішень з управління договірною діяльністюз їхньою подальшою автоматизацією. Головна складність тут пов'язана з тим, що до роботи з договорами залучено багато служб організації. Натомість і ефект від успішного впровадження системи носитиме синергетичний характер, оскільки вирішується ціла низка загальноуправлінських завдань:

• стандартизація договорів за рахунок формування їх на основі шаблонів;
• підвищення ефективності взаємодії різних підрозділів;
• скорочення циклів розгляду та погодження договорів;
• управління договором протягом його життєвого циклу.

Під час розгляду процесу управління договорами як методологічного циклу можна здійснити пряму аналогію з управлінням проектами за стадіями: планування, виконання, контроль, коригування, управлінський вплив.

Планування. В загальному випадкупланування включає чотири етапи:

• визначення потреби у укладанні договору;
• техніко-економічне обґрунтування правочину (договору);
• вибір контрагента;
• вибір схеми договору (з урахуванням юридичних, фінансових та інших ризиків).

Оскільки планування є стандартизований процес і виступає частиною більш глобального процесу супроводу життєвого циклу договору, першому плані виходить інтеграція всіх елементів у єдиний інформаційний простір. Ядром об'єднання є автоматизована ERP-система управління ресурсами, складовими частинамиякою можуть бути системи бюджетування, управлінського обліку, документообігу, CRM та інші.

Якими б не були особливості конкретного договору, важливим є розуміння того, що його «життя» в єдиному автоматизованому інформаційному середовищі організації має починатися з «нульового» циклу – проектування. Вже на цій стадії можна мінімізувати ризики втрати та подвійного введення інформації. Ну а підрозділом, що забезпечує процес руху договору за циклом, виступає фінансова служба, на яку історично лягають функції обліку, контролю та надання інформації для аналізу. Саме «Фінанси» виступають центром, який іноді об'єднує різноспрямовані по «інтересах» підрозділи організації.

Специфічна роль фінансової служби на початковому етапі підготовки проекту договору полягає в розробці його техніко-економічного обґрунтування. У ньому зазначаються: мета укладання угоди, обґрунтування її доцільності; предмет договору, його сума та інші суттєві умови; варіанти моделі фінансових потоків, включаючи планування джерел фінансування; способи контролю бюджетів та лімітів; кошторис витрат; оцінка економічних та фінансових наслідків, включаючи аналіз ризиків. Важливість вибору найефективнішої моделі фінансових потоків за договором можна проілюструвати з прикладу з практики.

Приклад

Виробнича компанія з високим ступенем сезонності продажів та значною матеріаломісткістю продукції рік у рік стикалася з проблемами фінансування виробництва в моменти «низького сезону». При цьому запаси на складі та фінансова «подушка безпеки», що накопичуються у вигляді резерву в пік продажів, як водиться, швидко «проїдалися», і підприємству знову і знову двічі на рік доводилося залучати дороге зовнішнє фінансування. Аналіз проблеми виявив розбіжність сезонних циклів продажів у холдингу та його основних постачальників сировини, які також зазнавали фінансових труднощів у певні періоди року. Це підказало ключ до рішення. За умовами договорів передбачалося стандартне відстрочення платежу за кожне постачання протягом усього року. Змінили модель фінансових потоків за договором – залежно від місяця постачання кількість днів відстрочки платежу збільшувалася чи зменшувалась порівняно зі стандартним. Тим самим вирішили проблему розбіжності бюджету доходів і видатків (БДР) та бюджету руху грошових коштів (БДДС).

Говорячи про вибір моделі фінансових потоків за договором, слід зазначити, що в цьому випадку відбувається побудова містка між бюджетним плануванням та фактом виконання платіжного календаря.

Приклад

У великій державній енергетичній компанії у процесі бюджетного планування розробляє та затверджує Річна комплексна програма закупівель (ДКПЗ). В рамках блоку «Платіжний календар» здійснюється погодження та оплата заявок. А у блоці «Виконання договорів» відбувається автоматичне лімітування договорів з урахуванням ДКПЗ та запускається процедура електронного узгодження договору з визначенням лімітів для «Платіжного календаря». Така практика дозволяє управляти видатковою частиною бюджету у поступовій динаміці.

При узгодженні договорів усередині підприємства відповідні підрозділи перевіряють їх у доцільність, враховують ризики тощо. А фінансова служба має звірити фінансову модель за договором із затвердженими бюджетами видатків компанії, щоб розмір взятих зобов'язань не перевищував встановлені в них ліміти. А з іншого боку, під час проведення конкретних виплат у межах платіжного календаря йде звірка із затвердженим договором, за яким подано заявку. Вона перевіряється не лише за відповідним бюджетом, а й за фінансовою моделлю договору, що дозволяє в момент платежу контролювати дотримання не лише БДДС, а й БДР.

Реалізація. Після планування настає стадія реалізації договору, що поділяється на два етапи. Перший – процедура укладання договору: розробка проекту, його попереднє погодження, потім підписання та реєстрація, повідомлення про старт роботи за договором, визначення процедури перегляду (корегування) умов, погодження формату звітності щодо процесу погодження.

Другий етап – безпосередні дії фінансистів є функція контролю за виконанням договору, яка виступає наступною стадією процесу та умовно поділяється на блоки:

• контроль нефінансових зобов'язань у тому ступені, в якому вони впливають на фінансові (наприклад, якщо невиконання господарських зобов'язань за договором призводить до штрафів, пені тощо) та коригування моделі фінансових потоків у зв'язку зі зміною нефінансових зобов'язань (наприклад, зміна графіка платежів за договором тощо);
• контроль фінансових зобов'язань (точність виконання оплат за договором за термінами та сумами, бюджетний контроль, перегляд фінансової моделі у разі зміни безпосередньо умов договору).

Інтегрований у загальну інформаційну системута належно організований управлінський облік договорів повинен забезпечувати створення документальної бази для аналізу причин невиконання зобов'язань, вжиття заходів щодо їх запобігання та усунення, сприяти правильному розгляду претензій та позовів контрагентів. Реалізувати подібний облік практично можна шляхом ведення аналітичних звітів за договором. У таких звітах передбачаються розділи, в яких зазначаються такі дані (на прикладі договору поставки): реквізити контрагента, номер і дата, специфікації, наряди, замовлення, обсяг продукції, що підлягає поставці, та строки поставки, найменування відвантаженої продукції, факти відвантажень, оплат у в порівнянні з плановими показниками та інша необхідна інформація.

Звітність щодо виконання договорів може бути представлена ​​в наступних аналітичних розрізах: за тендерами (на підставі яких критеріїв вибирався контрагент), за контрагентами (у розрізі дебіторської чи кредиторської заборгованості за кожним договором), за операційною, фінансовою, інвестиційною діяльністю тощо.

Коригування.Участь фінансової служби на цій стадії включає постійний моніторинг економічної доцільності договору (у разі змін істотних зовнішніх умов, зокрема фінансового становища) та ініціювання коригувань у частині фінансових умов.

Управлінський вплив.Нарешті, на стадії прийняття управлінського рішенняфінансова служба готує фінансово-економічне обґрунтування можливих варіантів дій: закриття договору, пролонгація без зміни чи зі зміною фінансових умов, запуск процесу погодження нового договору. На основі аналізу, проведеного на стадіях контролю та коригування, вносяться пропозиції щодо стандартизації процедури руху договорів та вдосконалення шаблону.

Думка експерта: Олег Бейлезон– головний архітектор компанії «Логіка бізнесу 2.0»

Систему електронного документообігу(ВЕД) можна вважати ефективно працюючою тоді, коли потреба в інших системах для забезпечення зберігання документів, автоматизації бізнес-процесів та забезпечення спільної роботине виникає. Виходячи з цього, ми можемо оцінити ефективність, ставлячи собі такі питання:

• чи надходять скарги на недостатній або некоректно працюючий у системі функціонал?;
• чи існують в організації «альтернативні» шляхи документообігу (що не торкаються СЕД)?;
• чи є у регламенті документообігу «виключні ситуації» (не закриті функціоналом СЕД), які наказано вирішувати поза системою?;
• чи є достатньо прозорою для керівництва діяльність співробітників у рамках СЕД?;
• наскільки добре ця система інтегрована в ІТ-інфраструктуру компанії?;
• чи є різні варіанти доступу співробітників до системи (товстий, тонкий, мобільний клієнти)?

Слід брати до уваги також питання безпеки, вартості володіння, готовності системи до змін тощо.