Вибір сед для організації. Що таке «Система електронного документообігу» і навіщо вона потрібна? Функції та ефективність ЕДО

Здрастуйте, шановний колега! Розвиток інформаційних технологійне стоїть на місці, а разом з ними розвиваються і бізнес-процеси, а щось зовсім нанівець сходить. Так, поступово різні компанії, зокрема й державні структури, переходять від паперового документообігу до електронного. Поняття “ електронного документообігу”, основних форм систематизації та впровадження ми розглянемо у цій статті. Залишайтеся з нами. Сподіваюся, що подана інформація дозволить значно скоротити тимчасові, трудові та фінансові витрати вашого бізнесу або, якщо ви тільки плануєте стати підприємцем, запобігти допуску помилок у цьому напрямку.

1. Що таке електронний документообіг і які види ЕДО бувають?

Ще буквально років 5 тому таке поняття як “система електронного документообігу” можна було дуже рідко зустріти. Поступово з впровадженням комп'ютерних технологій у наше життя і став впроваджуватись обмін даними, не використовуючи паперових носіїв.

Електронний документообіг у Росії є сучасну технологію, що дозволяє значно спростити процеси на підприємстві, скоротити час пошуку та формування документів тощо.

Отже, розглянемо основні поняття, з якими нам доведеться зіткнутися в цій статті.

Діловодство - Це комплекс заходів щодо організації обороту документів на підприємстві. Воно має певний алгоритм, зведення правил та різні напрями. Так у багатьох організаціях можна розрізняти такі види, як кадрове діловодство, виробниче тощо. По суті це документаційне забезпечення.

Електронний документ — це документ, створений за допомогою комп'ютерних технологій, який може бути підписаний електронним підписом і зберігатися у вигляді спеціалізованого формату на комп'ютері або в мережі (локальної або на просторах Інтернету).

Документообіг - це велика система створення, інтерпретації, прийому, передачі, архівації документів, а також контролю за їх виконанням та захисту від несанкціонованого доступу. Документообіг може бути як простим (на паперових носіях), і електронним.

Ну і нарешті електронний документооберт - це сукупність автоматизованих процесів у роботі з документами, що здійснюється в електронному вигляді, що містить у собі концепцію “безпаперового діловодства”.

Електронний документообіг може бути як у організації, і між організаціями.

Давайте розглянемо, які види документообігу бувають:

1. Виробничий документообіг;
2. Управлінський документообіг;
3. Архівна справа (сукупність процедур архівації документів);
4. Кадрова справа (сукупність процедур кадрового документообігу);
5. Бухгалтерський документообіг;
6. Складський документообіг;
7. Секретне (конфіденційне) діловодство;
8. Технічний та/або технологічний документообіг та ін.

Очевидно, що систем документообігу може бути стільки, скільки процесів охоплює підприємство. Можливо, що, наприклад, кадрове та бухгалтерське діловодство буде відсутній у вашій організації, оскільки ви здійснюватимете даний облік, вдавшись до послуг і так далі.

Які завдання виконує ЕДО?

• забезпечує прозорість діяльності організації та ефективність управління, за рахунок автоматичного контролю виконання завдань на підприємстві;
• здійснює підтримку відповідності міжнародним стандартамякості;
• надає підтримку ефективному накопиченню, управлінню та доступу до інформації та знань. Забезпечує кадрову гнучкість з допомогою зберігання всієї історії діяльності співробітника для підприємства;
• проводить протоколювання всіх процесів;
• оптимізує та автоматизує бізнес-процеси та механізми їх виконання та контролю на підприємстві;
• з допомогою виключення паперових документів з обороту відбувається велика економія ресурсів шляхом скорочення витрат за папір, картриджі. Завдяки ЕДО підприємству легше контролювати рух документів каналами організації;
• спрощує та здешевлює зберігання документів за рахунок електронного архіву.

Таким чином, ми розглянули з вами основні поняття та види ЕДО, а також завдання, які вирішує ця система.

2. Що таке автоматизація електронного документообігу. Електронний документообіг: плюси та мінуси

Електронний документообіг є інформаційну систему, що дозволяє більш раціонально і легко користуватися даними компанії. Вона включає спеціалізоване програмне забезпечення, електронну пошту, що дає можливість оперативного зв'язку, інтернет, локальну мережуі так далі. У різних організаціях такого роду комплекс може складатися із різних компонентів.

Головними перевагами електронного документообігу порівняно з паперовим є:

• можливість пошуку файлів у системі за безліччю фільтрів та параметрів;
• повний облік виробничої чи будь-якої іншої документації;
• оперативне складання звітів підприємства;
• оперативне управління підприємством та обмін інформацією по захищених каналах з будь-якої точки (не обов'язково бути всім разом на одній території, щоб взаємодіяти);
• уніфіковані шаблони для створення документів;
• спостереження та контроль над персоналом;
• розподіл прав доступу до корпоративної інформації за певними критеріями та параметрами;
• скорочення витрат на папір (а якщо більш глобально, то певною мірою вирішення проблем екології);
• можливе скорочення штату співробітників, що займаються роботою з паперами, а також скорочення приміщення, що орендується (займається) за рахунок відсутності паперових архівних документів.

Що ж до мінусів ЕДО (електронного документообігу), то їх не так вже й багато. Це досить дороге програмне забезпечення і тимчасові витрати, як навчання співробітників, так і на оцифровку вже наявних документів. Але якщо ви тільки починаєте вести підприємницьку діяльність, то проблем із використанням електронного документообігу у вас має виникнути, оскільки персонал вже на початковому етапі працювати у цій системі.

3. Що необхідно для переходу на електронний документообіг?

Отже, якщо з поняттям ЕДО та основними перевагами ми розібралися, то тепер пропоную розглянути основні системи автоматизації діловодства та електронного документообігу, а також впровадження зазначених систем.

Як вже стало ясно з інформації вище, недостатньо просто придбати та встановити програмне забезпечення, важливо навчити співробітників та повністю перебудувати весь виробничий процесвашого підприємства. Якщо ви починаєте вести підприємницьку діяльність, тоді вам буде трохи легше, оскільки бізнес-процеси ще не запущені.

Процес впровадження ЕДО у вже функціонуючої компанії має відбуватися поступово. Поетапно підключаючи всі структурні підрозділипідприємства на роботу.

Найпершим етапом буде створення автоматизованого діловодства. На всіх етапах ви можете зіткнутися не тільки з технічними проблемами, але і з психологічними, тому що складно "ламати" правила, що вже устоялися.

Важливо купувати та встановлювати ПЗ для ЕДО в одного постачальника, тоді налаштування всієї системи буде набагато простіше і не дасть збоїв.

Давайте розглянемо основні вимоги реалізації процесу впровадження електронного документообігу у створенні.

По перше, наявність комп'ютерної технікидля встановлення програмного забезпечення;

По-друге, всі співробітники підприємства, причетні до даному процесуповинні бути впевненими користувачами ПК та мати до нього доступ;

По-третєміж колективом повинні бути електронні засоби зв'язку, такі як електронна пошта, skype і так далі;

По-четверте, необхідно створити спеціалізований підрозділ або залучити як аутсорсингову компанію (докладніше про аутсорсинг можна почитати в ).

Ну і нарешті, адміністративний сектор компанії має бути готовим до того, що замість звичного “ручного” підпису використовуватиметься .

Таким чином, відповідно до всіх зазначених вимог, можна приступити до переходу на використання електронних документів та електронного документообігу.

4. Види систем електронного документообігу

У цьому пункті статті ми розглянемо системи електронного документообігу. Хочеться відзначити, будь-яка система може містити елементи зазначених нижче категорій, але переважно вони мають конкретну орієнтацію у кожному області, що з позиціонуванням продукту.

1. Електронні архіви

Електронні архіви (ЕА) — це системи електронного документообігу із досконало опрацьованими засобами зберігання та пошуку інформації. Завдяки досконалій системі ЕА пошук можна виконувати не тільки за назвою документа, але й ключовим параметрам.

2. Системи ЕДО з розвиненими засобами workflow (WF)

Досить складна категорія, у якій самі документи немає першорядного значення. Тут першому плані виходять роботи, а до них вже прив'язуються документи. Таким чином, вони рухаються по заданому маршруту (жорстка маршрутизація). За допомогою таких систем можна організовувати роботи за певними напрямками, для яких заздалегідь відомі та прописані всі алгоритми.

3. Системи ЕДО, спрямовані на підтримку управління організацією та накопичення бази знань

Такі програми, як правило, є гібридними і можуть поєднувати в собі елементи двох попередніх. Причому базовим елементом може бути документ або завдання залежно від вибору. Для здійснення функції управління організації потрібна як жорстка маршрутизація, і вільна, коли маршрут документа прописує керівник (наприклад: після реєстрації вхідного документа, керівник “розписує” його відповідно до змісту та завдання), тому обидві зазначені технології мають місце бути в тій чи іншій ситуації. Такі системи активно використовують державні органи, великі компанії, у яких чітко розподілена ієрархія та є певні правила та процедури. Співробітники самі створюють документи, готують їх, приймають рішення та здійснюють контроль за їх виконанням.

4. Системи ЕДО типу collaboration (колаборація)

Такі системи орієнтовані на спільну роботута є новими у галузі електронного документообігу. Вони були створені завдяки зміні ринкових умов та необхідністю бути чітко орієнтованими на певні сфери без зайвого баласту. Вони є протилежністю зазначених вище систем з огляду на відсутність чіткої ієрархії в організації та формалізації потоку робіт. Їхнім головним завданням є забезпечення спільної роботи людей в організації, навіть якщо вони знаходяться в різних точках планети, а також зберігати результати виконаної роботи. Як правило, вони створені на кшталт порталів, що є сервісами зберігання та публікації.

5. Системи із розвиненими додатковими сервісами

Я думаю, що ви не раз чули таке поняття як CRM (customer relation management) – це сервіс управління зв'язками з клієнтами, управління проектами, білінгу тощо. Такі послуги різноманітні і можуть включати різні набори послуг.

Перш ніж запроваджувати програми електронного документообігу на великих підприємствахраджу вам провести глибокий аналізпредставлених систем і вибрати оптимальну, із застосовним лише для вашої організації переліком систем. Важливо, щоб СЕДО представляли можливість ефективного управління підприємством та прозорістю всіх його процесів, але водночас високим рівнемконфіденційності.

При виборі платформ раджу вам особливу увагу приділити організації архівів електронних документів, автоматизації документообігу з урахуванням індивідуальних особливостей вашого підприємства та залучення до вже діючої системи.

5. Проблеми впровадження систем електронного документообігу

Будь-яка компанія, яка прагне модернізації процесів і йде в ногу з часом, так чи інакше, стикається з проблемами впровадження нових систем. Це може торкнутися організацію, що бажає впровадити системи електронного документообігу.

Давайте розглянемо, з якими проблемами ви можете зіткнутися:

По першеЯк ми вже говорили, розглядаючи плюси та мінуси ЕДО, це психологічний бар'єр, але проблема не тільки в ньому. Також перешкодою може стати низька освіченість персоналу підприємства, небажання вчитися, страх прозорості процесів. Одним словом – консерватизм.

По-другеБагато підприємств, на жаль, ще не встигли далеко піти від радянського типу управління, а саме фактор директора радянського періоду, коли він сам не бажає працювати з комп'ютером, переглядати та редагувати документи.

По-третє, часті структурні зміни в організації та слабка формалізація бізнес-процесів

По-четвертеТак чи інакше доведеться взаємодіяти із зовнішнім світом, який ще не перейшов повністю на електронний документообіг, хоча й прагнути цього.

6. Електронний документообіг у державних закупівлях

У цьому пункті статті хочеться відобразити основні моменти нормативного регулюванняелектронного документообігу у держзакупівлях.

Відповідно до статті 5 Федерального закону від 05.04.2013 р. № 44-ФЗ "Про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб":

“У рамках відносин, зазначених у частині 1 статті 1 цього Закону, допускається обмін електронними документами, передбаченими законодавством Російської Федераціїта іншими нормативними правовими актами про контрактну систему у сфері закупівель, між учасниками контрактної системи у сфері закупівель, у тому числі подання заявок на визначення постачальника (підрядника, виконавця), остаточних пропозицій. При цьому зазначені заявки, остаточні пропозиції та документи мають бути підписані посиленим електронним підписом та подані з використанням ”.

Також у цій статті йдеться і про те, що ключі посиленого електронного підпису та їх сертифікати перевірки можна отримати тільки у спеціалізованих центрах, що посвідчують, що отримали акредитацію у відповідність до Федеральним закономвід 06.04.2011 р. №63-ФЗ.

Уповноважені органи розробляють порядок взаємодії зазначених центрів з єдиною інформаційною системою і , також розробляються вимоги безпеки.

Таким чином, за наявності у постачальника (учасника закупівель) електронного підпису, перешкод для участі у державних закупівлях немає.

Отже, у цій статті ми з вами розглянули основні засади електронного документообігу. З найбільш відомих корпорацій, що надають послуги з продажу та встановлення програмного забезпечення, можна виділити такі, як фірма 1С, 1С-Рарус, ABBY та інші.

На цьому сьогодні все. Сподіваюся, що цей матеріал був для вас корисним. Бажаю вам удачі та до зустрічі у наступних випусках.

Сьогодні більшість компаній переходить від паперового документообігу до електронного. Це заощаджує і час, і гроші організації. Електронний документообіг позбавляє паперової тяганини. Обмінюватися інформацією можна 24 години на добу з офісу чи іншого місця. Достатньо лише мати під рукою комп'ютер з електронним підписом та доступ до Інтернету. Крім того, система електронного документообігу дає можливість контролювати хід роботи в режимі реального часу.

Що таке електронний документообіг

Якщо казати простими словами, електронний документообіг – це обмін електронними документами через локальну мережу, Інтернет чи інші канали. Електронний документообіг може відбуватися як усередині організації, і між компаніями.

ЕДО дозволяє не лише обмінюватися документами, а й організовувати роботу без використання паперових носіїв: пошук документів, складання звітів, ведення архіву та багато іншого.

Електронний документообіг здійснюється через систему оператора ЕДО, включеного до мережі довіри ФНС Росії. Одна компанія надсилає інший електронний документ. Адресат отримує його протягом кількох секунд на своєму ПК. У цей час оператор проводить автоматичну перевірку електронного підпису, яким завізовано документ, та чи відповідає формат документа вимогам законодавства. За допомогою статусів відправник може переглянути, як рухається документ.

Види електронних документів

Майже кожен документ можна перевести в електронний вигляд. Зазвичай компанії переходять на електронні договори, товарні накладні, різні рахунки, звіти та інше.

Електронні документи поділяють на неформалізовані документи та формалізовані документи.

Неформалізовані документи - листи, договори, довіреності, технічна документаціята інші документи вони звільнені від жорсткого регулювання з боку держави.

До формалізованих документів пред'являють жорсткі вимоги до формату та регламенту передачі. Формалізований документ - документ, створений за форматом ФНП, наприклад, акт приймання роботи. Формалізовані документи впливають правильність податкових розрахунків, тому дотримання всіх процедур передачі їм має значення.

Зазначимо, що неформалізовані електронні документи можуть бути в будь-якому форматі: doc, xlsx, pdf, jpg та інше, у той час як формалізовані документи тільки у вигляді файлу з розширенням xml.

Функції системи електронного документообігу

Система електронного документообігу виконує такі функції:

• реєстрація документа;
• контроль за виконанням документів;
• створення довідників;
• контроль руху паперового та електронного документа, ведення історії роботи з документами;
• створення та редагування реквізитів документів;
• формування звітів з документообігу підприємства;
• імпорт документів із файлової системи та Інтернету;
• створення документа прямо із системи за допомогою шаблону;
• робота з версіями документа, складними багатокомпонентними та багатоформатними документами, вкладеннями;
• електронне розповсюдження документів;
• робота з документами у папках;
• отримання документів за допомогою сканування та розпізнавання;
• зменшення витрат на доступ до даних та обробка документів.

Варіанти ЕДО

Організувати систему електронного документообігу можна двома способами. По-перше, можна укласти з контрагентами угоду про електронний документообіг та обмінюватися документами, які будуть підписані електронним підписом через електронну пошту.

По-друге, можна організувати ЕДО через спеціальний оператор. І тут потрібно приєднатися до регламенту обміну електронними документами. Після цього доступний обмін із контрагентами як формалізованими документами, так і неформалізованими.

Автоматизація електронного документообігу. Плюси та мінуси ЕДО

Електронний документообіг - це ціла інформаційна система, що включає спеціалізоване програмне забезпечення, електронну пошту, інтернет, локальну мережу та інше.

Електронний документообіг у порівнянні з паперовим виглядає набагато привабливіше. Виділимо основні переваги ЕДО.

• найпростіше – знижуються витрати, пов'язані з витратами на папір;
• економиться час – співробітники витрачають менше часу, щоб знайти паперовий документ;
• підвищується прозорість внутрішньої роботи підприємства - система електронного документообігу дає можливість відстежувати статус документа;
• ведеться особиста історіякожного файлу та супутніх йому документів - у будь-який час можна відкрити всі необхідні документи, що містять вимоги, пов'язані з різними типами взаємин між компанією та зовнішніми суб'єктами;
• оперативно складаються звіти організації;
• підвищується безпека даних.

Серед мінусів можна відзначити дорожнечу програмного забезпечення та витрати, пов'язані з навчанням співробітників та оцифровкою всіх наявних документів.

Що потрібне для переходу на електронний документообіг

Для того, щоб запровадити електронний документообіг, необхідно розробити та затвердити порядок електронного документообігу; назвати відповідальних за його відання; організувати електронний архів одержуваних та надісланих документів; прописати в обліковій політиці правила створення, отримання та зберігання електронних документів; призначити відповідальних за формування та підписання електронних документів.

Усі працівники, які мають право підпису документів, повинні мати електронний підпис.

Орієнтовний алгоритм дій:

• розробляється технічне завдання;
• вибирається IT-рішення;
• описуються бізнес-процеси;
• складаються кошториси, графіки, списки необхідних ресурсів та загального плануробіт;
• впроваджується ЕДО;
• тестується програма;
• запускається система електронного документообігу;
• контролюється використання системи.

Система електронного документообігу

Будь-яка система ЕДО може містити властивості наведених нижче категорій, однак, велика частина має конкретну орієнтацію, пов'язану з позиціонуванням продукту.

1. Електронний архів - це система ЕДО, яка спрямована на ефективне зберігання та пошук даних.

2. Системи електронного документообігу з розвиненими засобами workflow - забезпечують рух деяких об'єктів певним шляхом, який заданий заздалегідь. На кожному етапі об'єкт може змінюватися, через що його називають загальним словом "робота". До роботи прив'язані документи, однак вони не є головними об'єктами. Завдяки цим системам організовується певна робота.

3. Системи ЕДО, які спрямовані на підтримку управління організацією та накопичення знань. Це системи, які поєднують у собі властивості описаних вище систем. Тут базовий елементможе бути будь-якою - робота чи документ. Цими системами користуються державні органи, великі підприємства, де є певні правила та процедури руху документів.

4. Системи ЕДО, спрямовані на підтримку спільної роботи - такі системи відрізняються від попередніх і не мають чіткої ієрархії в організації та формалізації потоку робіт. Завдання таких ЕДО - забезпечення роботи співробітників у компанії, де б вони не знаходилися, та збереження результатів виконаної роботи.

5. Системи ЕДО, які мають розвинені додаткові послуги. Яскравий приклад - обслуговування управління зв'язками з клієнтами (CRM). Такі послуги різноманітні і можуть включати різні набори послуг.

У економічній літературі зустрічається твердження, що у бізнесі, нібито, існують якісь «важливіші» і «менш важливі» складові. Прихильники такого підходу аргументують це тим, що основні процеси (які, припустимо, генерують кеш флоу або виробляють продукт), це те, на чому реально стоїть підприємство, а підтримуючі процеси, такі як, припустимо, документообіг у компанії – це складові частини, від яких можна з найменшими втратами відмовитись. З одного боку можна було б уявити, що такі фахівці мають рацію, і їхня точка зору справді обґрунтована, але тільки в тому випадку, якщо ми говоримо про компанію з горизонтом перспектив розвитку на один рік. Тому що, як тільки ми почнемо говорити про компанію, яка реально націлена на розвиток на ринку – на збільшення свого обороту, зростання активів, поширення своєї філійної мережі, стає зрозуміло, що підтримуючі процеси, серед яких, безумовно, на перший план виступає саме процес документообігу компанії, що грають не меншу роль в успіху бізнесу.

Про те, чому автоматизація документообігу сьогодні – це ключ до порядку завтра, і які завдання вирішують системи електронного документообігу на підприємствах, орієнтованих на ефективність, розберемося у статті.

Що таке СЕД

Щоб розібратися, що є системами електронного документообігу, потрібно спочатку відповісти на запитання: «Навіщо, власне, вони потрібні бізнесу?». Багато хто, як і раніше, вважають, що паперовий документообіг і менеджери, що бігають з рахунками коридорами, бухгалтери, у яких на робочих столах хмарочоси з договорів та рахунків – це нормально і така сутність будь-якого бізнесу. Ця стаття орієнтована на тих, хто розуміє, що сучасні умовиекономічної взаємодії та рівень технічного прогресустворюють таку ситуацію, коли він ефективність бізнесу багато в чому залежить від швидкості управління наявної в бізнесу інформації та порядку організації раціонального переміщення цієї інформації.

Системи електронного документообігу вирішують одну з ключових проблем бізнесу в адміністративній частині – спрощують взаємодію між співробітниками.

Коли вся корпоративна інформація надійно збережена, розподілені рівні доступу різних співробітників до різних розділів корпоративної інформаційної системи, забезпечене просте та зрозуміле управління документацією, а також усі зацікавлені особи отримують у своє розпорядження інструменти електронного документообігу та стандарти його використання – суттєво підвищується продуктивність будь-якої спільної діяльностіпрацівників.

Так звані EDMS (Electronic Document Management System) – це індивідуально налаштовані взаємопов'язані програмні комплекси, які дозволяють керувати різними видами документів та інформацією.

У будь-якій компанії, яка активно веде бізнес, кількість офіційної документації зростає постійно і стримувати її зростання неможливо, зокрема, і з законодавчих причин. В цьому випадку потрібно створення певних схем автоматизації документообігу, які дозволять стандартизувати управлінські процеси, регламентують діяльність працівників у цій частині роботи, звільнять персонал від ручної праціі фактично дозволять підвищити ефективність всієї системи загалом. Об'єктами, на які орієнтовані такі системи, є не тільки звичні документи в паперовому або навіть електронному вигляді, а загалом усі бізнес-процеси компанії, які будь-яким чином відображаються в системі інформаційного обміну. Саме тому автоматизацією документообігу загалом і автоматизацією безпосередньо систем електронного документообігу зокрема, останнім часом зацікавилися провідні компанії, побачивши величезні перспективи за рахунок підвищення загальної ефективності завдяки впровадженню таких змін.Фактично автоматизовані СЕД-и стають універсальною системою управління бізнес інформацією в широкому сенсі, яка дає можливість бізнесу в рамках однієї системи отримати всі необхідні інструменти для роботи з моменту виникнення інформації, до остаточної ліквідації.

Безкоштовна
консультація
експерта

Наталія Сиворіна

Консультант-аналітик 1С

Спасибі за Ваше звернення!

Спеціаліст 1С зв'яжеться з вами протягом 15 хвилин.

Ефективність СЕД

Якщо говорити про фактичну ефективність, якої можна досягти завдяки автоматизації електронного документообігу на підприємстві, слід перерахувати наступні моменти:

• Повне виключення або максимальне скорочення рутинних операцій та ручної роботиз інформацією.Автоматизовані системи суттєво спрощують такі процеси, як первинне введення або обробка даних, сканування та контроль даних або документів, процеси імпорту або експорту інформації з одних джерел до інших.
• Створення компанії єдиного простору електронної документації, у якому існує внутрішня ієрархія допуску співробітників до різноманітної інформації. Це виключає необхідність створення розподілених сховищ інформації з метою забезпечення її збереження або поділу рівнів допуску, оскільки одна взаємозалежна система дозволяє вирішити це завдання. Наприклад, у розподілених структурах це стає вкрай зручним інструментом для вищого менеджменту, якому може знадобитися доступ до інформації нижчих рівнів.
• АСЭД дозволяє реалізувати зручну пошукову систему,яка повністю взаємопов'язана з усіма управлінськими процесами, що протікають у компанії. Таким чином, інтегрована в бізнес система автоматизації документів стає внутрішньою системою пошуку інформації, яка може знадобитися для вирішення бізнес-завдань або просто здійснення своїх прямих функцій.
• Зменшення кількості паперових носіїв інформації до мінімуму або їхнє повне виключення з роботи співробітників. Плюсів у цьому рішенні безліч – починаючи зі зниження фактичних витрат за статтею «адміністративні», до зменшення ризику, що конфіденційна інформація залишить компанію на паперовому носії.
• Автоматизована система документообігу дозволяє збільшити швидкість взаємодії між співробітниками та підрозділами, а також підвищити ступінь їхньої обопільної відповідальності за дії, вчинені або навпаки не вчинені в рамках кооперації. Це дуже важливий аспект ефективності СЕД, оскільки, як показує практика, продуктивність роботи підрозділів зростає в рази саме на тлі того, що сторони співпраці обмежені рамками системи та ведуть спільну роботу виключно у справі. При цьому варто мати на увазі, що в електронної системи«Всі залишають сліди», тому неможливо буде зробити потім вигляд, що хтось чогось не почув, або цього зовсім не було.
• Автоматизовані системи документообігу сприятливо впливають на взаємозв'язку між менеджментом та підлеглими завдяки тому, що розпорядження стають чітко орієнтованими, більш зрозумілими та гарантовано донесеними до осіб, яким призначалася інформація. Також можна зазначити, що в рамках автоматизованих електронних систем зростає швидкість формування проміжних вказівок, коригувань, рішень та правок, а також контролю за виконанням розпоряджень усіх рівнів.
• СЕД-и дозволяють впровадити у компанії систему як внутрішнього обміну інформацією, а й розробити маршрути та способи імпорту та експорту інформації із зовнішніми системами. Таким чином, утворюється природний фільтр, який регулює те, в якому вигляді інформація залишає компанію (а іноді це вкрай важливо з точки зору стандарту), а також у якому вигляді інформація, що входить, дійде до співробітників компанії всередині системи. Все це дозволяє досягти в компанії інформаційної ідентичності, яка є вкрай важливою для продуктивної роботи підприємства в цілому.

Автоматизація СЕД у глобальному сенсі є найкращою основою для формування стандартів та алгоритмів, за якими в компанії протікають на різних рівнях усі бізнес-процеси. Таким чином, система електронного документообігу припиняє бути просто частиною діловодства або обміну документами, але стає важливою складовою бізнес-системи, яка відповідає, наскільки ефективно інформація використовується співробітниками компанії.

Інструментальні можливості автоматизованих систем документообігу

Завдяки активному розвитку програмування за останні десять-п'ятнадцять років, сьогодні системи орієнтовані на автоматизацію інформаційної взаємодіїдозволяють включити саме такий набір інструментів, який потрібний конкретної компанії. Різні сфери бізнесу і просто індивідуальні особливості його ведення накладають і такі системи певний перелік вимог, застосовуваних саме тут і сьогодні.

Одним компаніям досить більш-менш «класичного» набору функцій – створення документів, обробка інформації, пошук та огляд даних, а також внутрішня взаємодія (передача, повідомлення сторін, постановка та контроль виконання завдань). Іншим необхідні значно більше складні системита інший набір інструментів, який дозволить вибудувати складні ієрархії, сформувати віддалені команди, віддалені доступи, інтеграцію з даними баз SQL, Oracle, дати доступи до серверів без спеціальних додатківі, наприклад, підключення хмарних систем. Найпросунутішим користувачам автоматизованих систем електронного документообігу можуть бути доступні такі складні та специфічні інструменти, як автоматичне оптичне розпізнавання інформації, штрих-кодування та сканування, система цифрових підписів, повнотекстовий та атрибутивний пошук тощо.

Переваги автоматизованих систем документообігу

Сьогодні використання автоматизованих систем документообігу, зокрема, систем, стає не просто конкурентною перевагоюкомпаній, орієнтованих на ефективність, а також об'єктивною необхідністювсім учасників економічної взаємодії, які у принципі зацікавлені у продуктивному функціонуванні свого бізнесу. Світ сильно перетворився в останньому десятилітті, і це позначилося на всіх сферах бізнесу та компаніях, змусивши їх змінюватись разом із настанням ери цифрової економіки. Порівняно з традиційними системами, які раніше дозволяли вибудувати процес управління інформацією на підприємстві, системи автоматизованого документообігу відкрили бізнесу нові горизонти у сфері підвищення власної ефективності, що виразились у таких перевагах автоматизованих систем документообігу:

1. Такі системи сильно збільшують продуктивність роботи компанії за рахунок збільшення продуктивності, яка забезпечується не тільки зручністю процесної взаємодії підрозділів, а й наявністю в системах АСЕД можливостей для необмеженої роботи з необхідною інформацією, від доступу до кардинальних перетворень інформації в найкоротші терміни.
2. Інформація в електронному вигляді підтримується у більш актуальному стані, оскільки процес внесення та узгодження правок може йти без відриву від основної діяльності у «фоновому» режимі.
3. Електронні системи є більш відмовостійкими та безпечними в порівнянні з іншими. Вони дозволяють сильно знизити вплив людської неуважності (так званого «людського фактора») та гарантовано забезпечити збереження інформації. Зрозуміло, що при бажанні та наявності технічних можливостей можна зламати будь-яку систему, але навіть з огляду на можливість злому електронна система передбачає більше інструментів із захисту, шифрування або резервного копіювання даних.
4. АСЭД створює передумови істотного скорочення операційних витрат як у прямих статтях витрат, і у сфері витрат за персонал, завдяки зменшенню в підприємства необхідності у виконавцях.
5. Така система відкриває нові можливості щодо кооперації між підрозділами, як з прямих питань (в галузі обміну інформації), так і у вигляді можливостей для спільної або поетапної (один за одним, частинами) роботи над різними проектами бізнесу. Прекрасний інструмент для віддалених брейнстормів, робочих груп, колективних правок та узгодження.

У цілому нині автоматизовані системи документообігу дають компанії як перелічені вище переваги, а й інших, які складно виміряти чи порахувати в умовних одиницях, але які менш важливі. Йдеться про зростання технічної грамотності персоналу та однозначне підвищення у персоналу дисциплінованості та відповідальності за свої дії та свою роботу. Працюючи в єдиній електронній системі, персонал постійно взаємодіє один з одним, вирішуючи проблеми, що виникають на нижчих рівнях, і тим самим зміцнюючи корпоративний дух.

Автоматизація системи документообігу сьогодні є не просто внутрішнім засобом оптимізації бізнес процесів, а природною потребою компаній підвищувати продуктивність своєї роботи в умовах глобальних економічних криз. Істотне скорочення можливостей для залучення фондування та зростання бізнесу за рахунок інвестиційних вливань наводить компанії з традиційних галузей до розуміння того, що всередині самих компаній приховані можливості покращення показників бізнесу. Якщо двадцять років тому було важливо лише «багато продавати», то сьогодні важливо «ефективно продавати», а це абсолютно неможливо без сучасної автоматизованої системироботи з інформацією.

У висновку хочеться відзначити, що будь-яка автоматизація в компанії пов'язана з значними інвестиціями, при цьому (якщо ми маємо на увазі саму програму) не є значною їхньою частиною. Їх основа - це розробка методології побудови системи, але в перспективі вони з лишком окупаються за рахунок зростаючої ефективності та швидкості бізнесу компанії. Як уже було сказано, сьогодні виграє не лише найрозумніший, а й найшвидший учасник ринку, тому система автоматизації документообігу – це одна з можливостей для сприятливого розвитку компанії у майбутньому.

У виборі системи електронного документообігу сучасні компанії керуються загальною стратегієюрозвитку, цілями, наявністю конкурентного середовища, бажаною структурою та очікуваним економічним ефектом від запровадження такого рішення. До цілей застосування СЕД можна віднести поліпшення контролю виконавчої дисципліни, скорочення кількості втрачених документів; скорочення часу погодження; зменшення кількості помилок у роботі з типовими документами.

Є низка ключових вимог до функцій СЕД (ECM). Від відповідності системи до цих вимог залежить подальший успіх оптимізації документообігу компанії. Процеси узгодження документів та призначення завдань виконуються швидше, коли переведені з «паперового» в електронний вигляд, також скорочується час на обробку документів та доручень, і з'являється можливість відстежувати хід роботи з документом. Під час роботи із системою виконавці повідомляються про нові документи автоматично, а терміни їх обробки перебувають під контролем. Для швидкого доступу до документів, легкого пошуку та збереження документів організується електронне сховище.

Важливо, щоб права на доступ до захищених даних були розмежовані. Значно скорочує час роботи та автоматичне заповнення розділів типових документів за наявними довідковими даними. Керівнику важливо мати зручні засоби контролю термінів виконання завдань та зведену звітність. Для підтримки інформативності в роботі компанії СЕД повинна легко інтегруватися з існуючою поштовою системою та обліковими системами (кадровими, фінансовими, бухгалтерськими та системами управління виробничою діяльністю).

Також дедалі більше організацій звертають увагу можливість віддаленої роботи у системі. До важливих критеріїв оцінки системи належать можливість формування звітності за документами, виконавцями, статусами документів та ін; швидке використання системи; вартість встановлення та підтримки системи; простота розвитку системи; можливість використання програмного забезпечення системи на вирішення додаткових завдань.

І додаткові вимоги:

• наявність потокового введення документів у систему, можливість роботи зі сканером;
• налаштований модуль управління договорами;
• планшетна версія;
• мобільних клієнтів.

Порівняння

Розглянемо, як реалізуються ці функції в системах Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow та 1С: Документообіг 8. Всі ці системи поєднує загальна концепція, що базується на поєднанні класичної СЕД та засобів управління бізнес-процесами. Об'єднуючи переваги електронного документообігу та BPM-систем, компанії набувають розвитку процесів та підвищення ефективності операційної діяльності.

Функціональність та можливості інтеграції

Directum

До функціональних переваг системи Directum належить не лише розширений каталог бізнес-рішень. З функцій, що використовуються кожен день у роботі, можна виділити зручні нагадування, можливості налаштування нумераторів та роботи зі штрих-кодовими мітками. Наявність попереднього перегляду вкладених файлів, файлових сховищ, великий вибір заповнених довідників у базовій конфігурації, інтерактивні майстри створення документів.

Негативні сторони цієї СЕД: відсутність посторінкового виведення об'єктів в опис документів та результатів пошуку, недоступність застосування додаткових стилів в описі документа.

Дані функції реалізуються в Docsvision. У головному вікні програми відображаються будь-які веб-сторінки та налаштовані звіти. Архівні документи переміщуються окремі таблиці бази даних. Користувачі системи можуть вибирати варіант автентифікації. Застосовується XSLT-перетворення до XML опису реєстраційної картки.

ELMA

Систему ELMA відрізняє розширена лінійка бізнес-рішень. Серед них модуль ECM+ (поєднання функцій BPM-системи та класичної СЕД), Проекти+ - стандартні функції для управління проектами плюс управління процесами; ELMA CRM+ – реалізує клієнт-орієнтований підхід через реалізацію наскрізних процесів. І KPI-рішення, якого немає у системи Directum.

До питання про можливості інтеграції – плагін для роботи з MS Outlook є і ELMA ECM+, і у двох інших рішень. Крім того, ELMA легко інтегрується з «1С:Підприємство» (з усіма актуальними версіями).

Щоб не плутатися у великій кількості файлів із поправками та змінами, документи у додатку можуть мати необмежену кількість версій, але лише одну можна призначити актуальною. Вся історія змін документа збирається на картку документа.

Усі необхідні інструменти для роботи з документом та контролю виконавчої дисципліни по роботі з цими документами знаходяться у користувача під рукою.

Якщо документ надійшов до компанії у паперовому вигляді, він автоматично зберігається після сканування.

Керівник може переглядати звіт щодо поточної ситуації з виконавчою діяльністю, а користувачам надано низку фільтрів, щоб формувати результати так, як вони вважають за потрібне.

Додаток ECM+ можна настроїти довільно відповідно до потреб окремого підприємства та його організаційної структури.

Ви можете створювати шаблони для прискорення створення документів. Це доступно для будь-якого користувача, що навіть не має навичок у програмуванні.

Можна настроїти автоматичне внесення штрих-коду в шаблон для моментального розпізнавання в системі.

У всіх систем, що розглядаються в огляді, є своє мобільний додатокдля роботи із функціями системи через планшетний комп'ютер або мобільний пристрій. Це дозволяє топ-менеджерам брати участь в оперативній діяльності компанії з будь-якої точки, де є інтернет. Клієнти для мобільних пристроїв сумісні з усіма мобільними ОС.

Optima WorkFlow

До переваг системи можна віднести можливість застосування додаткових стилів в описі документів, виведення зображень в опис документів та область перегляду. Можлива фільтрація завантаженого опису документів. Optima WorkFlow підтримує налаштування рубрикаторів у журналах документів, налаштування області перегляду вибраного запису в описі документів. Працює кастомізація реєстраційної картки доручення. Сторонні веб-програми можуть вбудовуватись у головне вікно. Існує інтеграція з IBM WebSphere MQ. Для автоматизації діяльності архівних підрозділів розроблено спеціальний модуль Архів.

1С: Документообіг 8

Основні напрямки роботи цього рішення- діловодство, загальний документообіг, управління договірною діяльністю, електронний архів та робота зі зверненнями. Функціонал можна розширювати за допомогою плагінів. При обробці маршрутів документів можна прикріплювати файли та згодом змінювати їх. Є реєстрація Провідника Windows.

Можна настроїти автоматичне створення, реєстрацію та відправлення за маршрутом документів з різних джерел (папка, електронна поштова скринька, web).

Недоліки:відсутня внутрішня пошта. Не можна створювати завдання для групи та папки з дорученнями. Крім того, дане рішення не має модуля управління проектами. Неможлива реєстрація із MS Office, Open Office. Не підтримується робота з документацією СУЯ. Також немає можливості вести особисті папки користувача.

Інтерфейси

Directum

Інтерфейси всіх режимів роботи в системі Directum уніфіковані, можна настроїти правила обробки документів та завдань. У режимі заміщення система зберігає свою інформативність. Робота з файлами можлива онлайн. Розподіляються права доступу до окремого файлу, кожен із них атрибутивно описується. Також можна відзначити прозорість процесів документообігу. Завдання додаються до календаря MS Outlook. Плюсом системи є пошукові шаблони, що настроюються, і зручні механізми фільтрації по колонках списків.

Але є і ряд недоліків: відсутня можливість посторінкового виведення елементів (Win32). Мінімальні налаштування візуальних ефектів. Не можна локалізувати назви реквізитів різними мовами. Розмір картки не можна змінити. Під час створення посилань між електронними документами не можна внести коментарі для опису зв'язку. Інтерфейс перевантажений.

Рис. 1.Інтерфейс системи Directum

Docsvision

У Docsvision застосовуються налаштовані теми, стрічка команд налаштовується. Наскрізні зв'язки між документами відображаються як дерева. Посилання можна коментувати. Є можливість проектування карток завдання. Панель інструментів налаштовується. Працює повнотекстовий пошук з єдиного рядка, є пошукові шаблони, що настроюються, дизайн пошукових форм теж налаштовується.

При цьому недоліки системи полягають у відсутності можливості автоматичного вкладення документа у завдання. Процеси не прозорі, нагадування працюють лише при включеному MS Outlook.

Рис. 2.Інтерфейс системи Docsvision

ELMA

Зовні інтерфейс ELMA ECM+ є стандартним файловим сховищем, користувач без досвіду роботи з такими системами цілком може зорієнтуватися самостійно.

Реєстрація документів реалізується у спеціальному майстрі за кілька послідовних кроків. При введенні в систему необхідно лише вказати потрібні реквізити документа і прикріпити електронну версіюсистема автоматично генерує картку документа з усіма даними по ньому.

Вся інформація щодо організації міститься у внутрішньому порталі. Усі необхідні для роботи інструменти знаходяться в одному місці: архів документів, завдання, календар, стрічка повідомлень, звіти, веб-документи.

Операції можуть бути спрощені або розширені під час налаштування.

Рис. 3.Інтерфейс ELMA

Optima WorkFlow

Система має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. У системі налаштовуються стилі оформлення програми, доступний висновок в опис документів та область перегляду реквізитів та зображень, застосовуються стилі відображення списку документів (шрифт, заливка, піктограма).

Варто відзначити зручні пошуки в полях-списках реєстраційних карток, наявність візуального контролю обов'язковості заповнення полів, можливість роботи з файлами, зв'язками та рухом документа в єдиному вікні.

Зручно працювати з прикріпленими файлами – робота здійснюється онлайн у єдиному вікні, в режимі check-in&check-out. Наскрізні зв'язки між документами візуалізуються як дерева.

Можна проектувати картку завдання під час створення доручення.

Недоліки:користувачі не можуть створювати нові журнали, добірки документів, установки не зберігаються в базі даних. У реєстраційній картці не можна настроїти панель інструментів, локалізувати назви реквізитів. Розмір картки незмінний. Не реалізовані механізми drag&drop. Немає базових функцій інтерфейсного вибору карток зв'язку. Ще один недолік – непрозорість процесу під час створення завдання, для виконавців не можна налаштувати нагадування.

Рис. 4.Інтерфейс Optima WorkFlow

1С: Документообіг 8

Інтерфейс налаштовується під типи користувачів. Можна переглянути список користувачів, що працюють у системі. Є засоби проектування РКК (дизайнер), можливість розширення та налаштування РКК, у своїй можна використовувати складні елементи – таблиці, структури.

Недоліки:немає вбудованих засобів перегляду прикріплених файлів, немає перегляду завдань групи, призначення виконавця керівником групи.

Рис. 5.Інтерфейс 1С: Документообіг 8

Функції пошуку

Directum

До плюсів системи можна віднести наявність повнотекстового пошуку за документами та реквізитами реєстраційних карток (РК). Шаблони пошуку можна налаштувати за реквізитами РК. Чинний фільтр опису документів за значеннями колонок. Зручні функції налаштування шаблонів пошуку. Можна створювати пошукові папки.

Негативні якості: не можна розподілити права доступу до налаштованих пошуків; немає налаштованих пошуків у веб-клієнті; немає можливості створювати складні пошукові запити, немає посторінкового виведення об'єктів в опис документів та результатів пошуку, не застосовуються додаткові стилі в описі документа.

Docsvision

Docsvision підтримує створення складних пошукових запитів за допомогою XML, а також розподіл прав доступу до пошуків.

Нестача- Повільна дія панелі перегляду.

ELMA

У ELMA ECM+ документи збираються до єдиного електронного архіву. Пошук документів здійснюється швидко та зручно не лише за назвами, а й за реквізитами картки документа чи РК. Результати пошуку відображаються лише за наявності прав доступу до документів. Параметри пошуку зберігаються у форматі фільтра, у майбутньому можна швидко шукати документи за збереженими параметрами.

Недолік:відсутність повнотекстового пошуку у документах.

Optima WorkFlow

Застосовується прямий запит до бази даних формування складного пошукового запиту у журналах документів. Здійснюється повнотекстовий пошук за змістом документа та пошук за зразком реєстраційної картки (не треба налаштовувати шаблони пошуку). Можна вводити пошукові запити щодо реквізитів реєстраційних карток. Застосовуються накладені фільтри для всіх доступних журналів документів.

Недолік системи у неможливості збереження власних пошукових шаблонів. Немає повнотекстового пошуку за реквізитами реєстраційних карток документів. Користувачі не можуть створювати пошукові папки та складні пошукові запити. Відсутній повнотекстовий пошук за реквізитами реєстраційних карток.

1С: Документообіг 8

Здійснюється атрибутивний пошук за реквізитами документа. Можна створювати шаблони пошуку, їх зберігання є ієрархічним та класифікованим. За результатами пошуку проводиться побудова звітів.

В одному запиті не можна здійснювати різні видипошуку. Немає настроювання набору реквізитів для автоматичного пошуку дублікатів документа під час реєстрації.

Адміністративні налаштування

Directum

Система дозволяє одночасно вести організаційно-штатну структуру кількох компаній. Надається докладна інформація про підрозділи та співробітників, її можна розширювати. При необхідності заміщення (повного або асистентом) автоматично створюються папки "вхідні/вихідні". Працює фільтр з підрядки і пошук, що біжить.

Недоліки:відображення ЗШС не наочно, немає можливості сортування елементів у певному порядку, важко створювати та заповнювати довідники, немає локалізації записів довідників. Мінімальні налаштування зовнішнього виглядута поведінки РК.

Рис. 6.Зовнішній вигляд реєстраційних карток у системі Directum

Docsvision

Docsvision підтримує ведення ЗШС відразу кількох компаній. Є функції заміщення (постійний чи тимчасовий заступник). Працює фільтр з підстроювання. Недоліки частково дублюють властивості Directum: не наочне відображення ЗШС, немає сортування елементів у заданому порядку, не можна вести історію довідника, створювати типізовані довідники, створювати ієрархічні довідники, немає вбудованого довідника «Номенклатура справ». Низька швидкодія роботи конструктора.

Рис. 7.Довідник співробітників у системі Docsvision

ELMA

Зручно стежити за ситуацією у філіях великих компаній. Декілька систем об'єднуються в одному вікні, організуючи єдину інформаційну систему підрозділів та якісний обмін інформацією. Користувач має всю необхідну інформацію про зовнішню систему, не залишаючи свою сторінку. Зручно перемикатися між сторінками підрозділів компанії. Крім того, доступна інформація щодо виконавчої діяльності, актуальні новини, перегляд документів, запуск виконання бізнес-процесів.

Рис. 8.Налаштування сторінок філій у системі ELMA

Загальна інформація з усіх філій та підрозділів доступна керівнику. Дані про підрозділи та співробітників можна розширювати.

Заміщення працівників здійснюються у спеціальному розділі. Заміщення автоматично знімаються після закінчення терміну. При встановленні завдання, що заміщає, по процесах автоматично переносяться на нього. Система повідомляє про разове завдання та про відсутність даного співробітника, пропонуючи вибрати іншого виконавця.

Рис. 9.Налаштування розділу «Заміщення» в системі ELMA

У спеціальному розділі "Графік відсутності" виводиться список працівників, яких немає на робочому місці протягом певного терміну.

Optima WorkFlow

Система підтримує ведення ЗШС кількох компаній, структура наочно відображається. Реалізуються функції заміщення (постійний/тимчасовий заступник), є пошук по перших літерах. Елементи можна сортувати у заданому порядку; досить просте наповнення довідника, створення ієрархічних довідників, встановлення терміну дії запису довідника.

Є дизайнер шаблонів реєстраційних карток, налаштовуються розміри, фон, закладки, поля, шрифти, застосовуються сценарії скриптів за подіями реєстраційної картки.

Недоліки:немає можливості ведення історії довідника, відсутня дзеркальна інформація про заміщення. Інформація про підрозділи та співробітників мінімальна. Не можна створювати типізовані довідники, вести історію довідників, локалізувати записи довідників. Відсутня функція перевірки синтаксису коду сценаріїв скриптів, немає полів типу «радіокнопка».

Рис. 10.Внесення нового співробітника в оргструктуру Optima WorkFlow

1С: Документообіг 8

Робочий стіл користувача настроюється відповідно до його ролі. Забезпечується швидкий доступ до даних про співробітників, списку телефонів, рекомендацій зі складання кореспонденції та ін. Для керівника відділу можна налаштувати панель повнотекстового пошуку документації будь-якого призначення, керівнику надається панель швидкого доступу до звітів. Інформація розподіляється відповідно до прав доступу. Організаційна структура організації та ролі виконавців можуть використовуватись для вибору виконавців бізнес-процесів.

Підсистема «Завдання та процеси співробітників» містить засоби створення та управління бізнес-процесами, а також налаштування рольової адресації завдань, налаштування матриці заміни/заміщення працівників.

Моделювання бізнес-процесів

Directum

У системі реалізуються зручні функції моделювання. Налагодження маршрутної схеми реалізується покроково. У платформу вбудовано високорівневу мову програмування IS-Builder. Можливе створення власних функцій та скриптових сценаріїв за допомогою власного API. Редактор звітів реалізується мовою IS-Builder. Мінус: кількість базових блоків недостатня.

Рис. 11.Моделювання бізнес-процесів у системі Directum

Docsvision

Система має зручні функції моделювання та проектування маршрутної схеми без використання програмних засобів. Можна розробляти власні функції. Доступно створення сценаріїв скриптів з використанням власного API, виклик веб-сервісів. Інструментальні засоби – MS Reporting.

Недолік:доводиться замінювати групу простих блоків однією блок скриптового сценарію для оптимізації.

Рис. 12.Моделювання бізнес-процесів у системі Docsvision

ELMA

Моделювання бізнес-процесів проводиться у спеціальному графічному редакторі«Дизайнер ELMA» із простим та зрозумілим графічним інтерфейсом. Нотація для опису бізнес-процесів - BPMN 2.0, зручна для опису ланцюжків робіт, що містить практично всі необхідні примітиви. Проектувати бізнес-процеси може бізнес-аналітик без допомоги програміста. Розвивати модель управління в компанії та вносити зміни до процесів можна на ходу, без зупинки системи.

Рух документів у компанії можна організувати за маршрутами будь-якої складності. У маршруті документа відображається, через яких працівників пройде цей документ, а також порядок та характер запланованих робіт у ньому. Графічна модель процесу створюється шляхом перетягування мишею потрібних блоків операцій із палітри, після чого операції з'єднуються переходами. У переходи можна вписати коментарі.

Рис. 13.Маршрут документа, описаний як бізнес-процес, в СЕД ELMA

Optima WorkFlow

У системі є дизайнер моделей бізнес-процесів, використовуються скриптові сценарії.

Рис. 14.Моделювання бізнес-процесів у Optima WorkFlow

Налаштування властивостей блоку є простим. Здійснюється створення сценаріїв скриптів з використанням власного API, створення власних функцій і блоків, вивантаження об'єктів в обмінний формат. Інструментальні засоби – Crystal Reports 11.0.

Є можливість налаштування зовнішнього вигляду програми, налаштування опису документів (видимість та порядок колонок, сортування), налаштування сповіщень.

Механізми моделювання незручні, функції налаштування бізнес-логіки мінімальні, виникає необхідність написання сценаріїв обробки скриптів обробки документів, немає дизайнера життєвих циклівдокументів.

1С: Документообіг 8

У системі створюються типові маршрути руху документів, є підтримка маршрутних розгалужень та умовних переходів. Також є дизайнер звітних форм.

Рис. 15.Блок-схема бізнес-процесу в 1С: Документообіг 8

Безпека даних та дій

Directum

Захист даних у системі здійснюється за допомогою логіна-паролю та облікових записів Windows. Можна створювати групи та ролі користувачів. Є дискретна та рольова модель управління доступом, також є можливість видавати повноваження та привілеї. Розмежування прав доступу здійснюється на рівні папки, РК, файлу та довідника. Можна настроїти передачу прав. Застосовується шифрування та ЕЦП.

Недоліки системи:немає розподілу прав доступу до налаштованих пошуків, немає налаштованих пошуків у веб-клієнті, не можна створювати складні пошукові запити.

Швидкодія панелі перегляду досить низька.

Docsvision

Переваги системи щодо безпеки даних можна назвати такі: наявність мандатного управління доступом, розмежування прав доступу всіх рівнях; налаштування передачі прав. Застосування шифрування та ЕЦП.

ELMA

Будь-який користувач з будь-якого місця, де є інтернет, може ввести свій логін та пароль та зайти до системи ELMA. Такий вхід в систему налаштований за замовчуванням для всіх користувачів, але є три основні способи, як захистити вхід в систему:

1. Вхід лише через довірені пристрої. Якщо вхід здійснюється з комп'ютера або мобільного пристрою, якого немає в списку довірених, система повідомить про неможливість входу.
2. Вхід Токеном. Токен - пристрій, який прив'язується до облікового записукористувача і буде відповідати лише йому. Плюс до всього, окремий користувач має свій пін-код. На токен може бути записано відразу кілька електронних ключів-контейнерів - для входу в різні системи, а не тільки в ELMA, щоб користувачеві не носити пов'язку ключів.
3. Вхід за Сертифікатом. Механізм здійснюється приблизно так само. Користувач прив'язує сертифікат до свого облікового запису. Зайти в систему за сертифікатом можна лише з певного робочого місця. Така можливість є лише у браузерах Mozilla Firefoxта Internet Explorer.

Для узгодження, підписання документа або його версії використовується електронно-цифровий підпис. При цьому жодний інший користувач, навіть дізнавшись пароль, не зможе погодити або підписати документ.

В ELMA доступне налаштування прав доступу на різні об'єкти системи. В основі управління правами - ролі елементів оргструктури та окремих користувачів системи, процес налаштування полягає у графічному відображенні посад, відділів та підрозділів, та розподілі відповідальності.

Optima WorkFlow

Захист даних здійснюється за допомогою логіну/паролю, облікового запису Windows. Створюються групи та ролі користувачів, дискретна та рольова модель управління доступом. Є можливість видачі повноважень, розмежування прав доступу лише на рівні папки, налаштування відносних прав доступу з оргштатної структурі організації, застосування ЭЦП.

Не можна розподілити права доступу до окремого файлу. Немає перегляду файлів.

1С: Документообіг 8

Є програмні засоби контролю цілісності документів, підтримка різних методів аутентифікації. Користувачеві видаються права на виконання доручення або документа. Підписані ЕЦП документи надсилаються із збереженням інформації про підписи. Права доступу призначаються відповідно до посади користувача, його ролі, ступеня участі в бізнес-процесах, грифу або індивідуально. Права встановлюються до папок і видів документів і також поширюються на прикріплені файли, можуть містити у собі обмеження читання чи запис. Доступ до звітів також обмежений – співробітнику доступні лише його звіти, керівнику – звіти свого підрозділу.

Немає розмежування прав доступу до частини документа (поля реєстраційної форми, приєднані файли). Немає системи засобів резервного копіювання та відновлення даних.

Висновок

Компанії, що вибирають СЕД, стикаються з однією і тією ж проблемою – їх чекає довге об'єднання придбаної системи та існуючих бізнес-процесів організації. Для оптимізації роботи всієї компанії важливо вбудувати процеси документообігу в основні наскрізні процеси, і чим раніше відбудеться таке об'єднання, тим краще. Однак цей трудомісткий захід вимагає часу, досвіду та постійної комунікації всіх співробітників, робота яких пов'язана з документами. Тією чи іншою мірою системи, використовуючи свої функції, дозволяють прискорити цей процес. Якщо підбити підсумки та оцінити результати, то найбільше ключовим вимогам відповідають ELMA ECM+, 1С: Документообіг 8 та Directum.

Не секрет, що успішне ведення будь-якого бізнесу в першу чергу залежить від того, як працює механізм упорядкування документації. Адже робота з паперовою тяганиною хоч і не приносить задоволення, але є важливою ланкою в управлінні компанією.

До того ж, документацією слід займатися своєчасно, інакше вона почне накопичуватися і губитися. Для того, щоб уникнути можливих втрат, була введена система електронного документообігу.

У цій статті ми розповімо: Що таке СЕД? Які вона має види, переваги та недоліки?

З розвитком інтернету час товстих папок, і запорошених архівів пішло далеко в минуле. Наразі процес роботи з документами повністю автоматизований. Потрібні папери можна знайти в один клік, а архівація проводиться взагалі без участі людини. Такі можливості підприємствам відкриває СЕД.

Система електронного документообігу (СЕД) – це спеціальне програмне забезпечення, завдяки якому відбувається обробка документів в електронному вигляді. Іншими словами, завдяки СЕД можлива передача документів між співробітниками, видача індивідуальних завдань, архівація тощо.

Напевно, багато організацій вміють створювати електронні документи, зберігати і передавати їх. Проте просто електронний форматне матиме жодної юридичної сили. Для того щоб електронний папір набув ваги, важливо, щоб він був підписаний обома сторонами. У цьому випадку документи мають бути скріплені спеціальним електронним підписом.

Отже, СЕД можна поділити на два види:

1. Документообіг усередині компанії між співробітниками;
2. Документообіг між різними підприємствамита організаціями у вигляді спеціальних каналів зв'язку.

Для використання СЕД всередині організації потрібне спеціальне програмне забезпечення. Зазвичай таку програму називають платформою ЕДО. Крім того, для безперебійної роботи такого програмного забезпечення потрібно додаткове обладнання. Наприклад, сервери, мережеві канали та інше.

Оператор електронного документообігу знадобиться у разі, якщо необхідна робота з паперами між двома різними фірмами. Такий оператор стане добрим помічником. Адже він вміє доставляти повідомлення, перевіряє, в якому форматі документи пересилаються, вимагає та контролює проставлення електронного підпису, зберігає та архівує папери самостійно тощо.

Таким чином, СЕД - це "кровоносна система" всього бізнесу. Вона значною мірою економить час, і, безсумнівно, позитивно позначається роботі організації загалом. Але чи завжди від такого виду обробки інформації є користь? І чи здатна СЕД завдати шкоди бізнесу? Щоб відповісти на ці питання, потрібно розглянути позитивні та негативні сторони електронного документообігу.

Плюси та мінуси ЕДО

Як і будь-який інший процес ЕДО має як плюси, і мінуси. Основні параметри представлені у таблиці нижче.

Переваги

Недоліки

Упорядкування. Система автоматично проставляє номери документам, що позбавляє всіляких помилок Відстеження. Будь-якої миті можна дізнатися, хто працює з документом Збереження. Співробітник не зможе втратити чи зіпсувати електронний документ Відновлення. Видалений документ можна у будь-який момент відновити Збереження часових ресурсів. Електронний вид документа потрапляє кожному співробітнику за лічені секунди, незважаючи на місця їх знаходження. Зручно працювати. За потреби працівник може змінювати вихідну версію документа. ЕДО дозволяє відновити кожну з них. Крім того, можна відстежити прізвища тих фахівців, які працювали над папером. Доступність. Система ЕДО працює у режимі 24/7. Більше того, при підключенні до неї за допомогою інтернету співробітник може в будь-який час працювати з документацією, навіть якщо він знаходиться в лікарні, або у відпустці. Планування. Система дає можливість фахівцю запланувати перебіг роботи з паперами. Можна встановити дату, час виконання, а також черговість. І в потрібний момент програма сама підкаже працівникові про необхідність виконання його роботи. Зручний пошук. Програма розроблена таким чином, що вона дає змогу знайти необхідний документне лише за назвою, а й за ключовим словом. Економія паперу. Немає жодної необхідності роздруковувати документацію, зшивати її в папки та робити опис. Вся інформація зберігається в електронному вигляді, і будь-якої миті потрібний документможна вивести на паперовий носій.

Грошові витрати. Створення ЕДО вимагатиме певних фінансових витрат. Гроші потрібні на ПЗ та обладнання. Величина витрат залежатиме від кількості підключених працівників. У середньому ця сума становитиме близько 100 000 рублів (*). Відразу користуватися СЕД — не вийде. Після придбання установка, впровадження та налагодження програми займає багато часу, а також спеціальних навичок. Навчання персоналу. Для того, щоб правильно користуватися СЕД, всі задіяні співробітники повинні пройти спеціальне навчання. Забезпечення безпеки. Для збереження інформації керівники компанії повинні приділити особливу увагу безпеці. А саме випустити електронний підпис, визначити хто зі співробітників, і який доступ до паперів матиме, а також потрібно захистити програму від проникнення з-поза. Потрібен адміністратор СЕД. У штаті організації має бути людина, яка буде здатна вирішувати поточні завдання по роботі в СЕД. А саме налагоджувати роботу сервера, допомагати користувачам, стежити за функціонуванням системи. Потрібне постійне резервне копіювання. З метою збереження інформації, користувачі повинні постійно зберігати документи. У деяких випадках потрібне існування електронного та паперового документа. Якщо, наприклад, у партнера не встановлена ​​СЕД, то при роботі з ним документація має бути як в електронному, так і паперовому вигляді.

Реальна вартість ведення електронного документообігу для малого бізнесу

(*) Якщо фірма невелика, і підписувати документи збирається особисто власник бізнесу (або сам ІП), то витрати будуть мінімальними. Вони складаються з купівлі електронного цифрового підпису – 1500 рублів та доступу до сервісу електронного документообігу – від 100 рублів.

Для невеликих обсягів наша редакція рекомендує сервіс «Контур.Діадок». Якщо вибрати тариф « Універсальний«, то витрати становитимуть лише 9 рублів за надісланий документ. Якщо порівнювати з пересиланням оригіналів документів поштою, то тут відправка одного рекомендованого листа всередині області складе щонайменше 50 рублів. Різниця очевидна:

Усім новим користувачам система надає 50 вітальних бонусних пересилок електронних документів.

Як видно з таблиці, незважаючи на позитивні сторони, СЕД має і негативні моменти. В основному вони зводяться до матеріальних витрат, які виявляється, можуть бути не маленькими.

Компанія понесе значні витрати не тільки на встановлення програмного забезпечення, та покупку потрібного обладнання, але й має прийняти в штат працівника, без спеціальних навичок якого система електронного документообігу просто не працюватиме. Такому співробітнику також потрібно платити зарплату. А це ще одна стаття у видатках.

Але не варто забувати, що витрачені зусилля надалі окупляться, і фірми, які працюють із СЕД, лише виграють. Адже вони заощаджуватимуть не лише на часі обробки інформації, а й значно скоротять витрати на оплату послуг, наприклад, архіваріуса. Плюс до всього іншого електронного архіву не потрібно додаткового приміщення, придбання додаткової канцелярії та інших моментів.

Що таке система електронного документообігу?

Як правило, це система електронного документообігу (ЕДО), в якій можна формувати, надсилати, отримувати та підписувати електронні документи. Вони рівносильні паперовим власноручним підписом. Щоб вести електронний документообіг, потрібний сертифікат електронного підпису.

Інтерфейс зазвичай складається з 2-3 вкладок, серед яких контрагенти (ваші партнери та клієнти, що беруть участь у ЕДО) і основна вкладка - Документи. У цій вкладці в розділах Вхідні та Вихідні будуть надіслані вами та прийняті документи.

Види ЕДО

Безсумнівно, під час запровадження електронного документообігу організації наголошують саме на ефективність. Складно сказати який вид ЕДО для певної організації буде найефективнішим. Все залежить від напряму діяльності підприємства та від його бізнес-процесів.

Однак існує загальна кваліфікація ЕДО за функціональністю, технологією управління, складовими компонентами і т.д. У зв'язку з цим можна назвати основні види СЕД:

• Система діловодства. Такий вид призначений для ведення діловодства підприємства. Причому робота проводиться за прийнятими правилами з вертикальним управлінням, тобто. від начальника до підлеглого;
• Електронні архіви. Головна мета такої системи – це організація роботи із зберігання документації. Крім іншого, програма дозволяє користувачеві легко знайти необхідний папір. Однак передача документації у такій системі буде неможлива;
• Workflow-системи. Такий вид системи широко поширений серед користувачів завдяки тому, що її головне завдання – це організація та автоматизація бізнес-процесів. З таким ПЗ легко вести бізнес, а документообіг – це лише привід для існування робочих моментів;
• ЕСМ-системи. ПЗ дозволяє користувачеві внести новизну до системи управління організацією. За допомогою комплексних систем, можливо, керувати: документами, підписами, потоками робіт, знаннями працівників та інше. Даний вид ЕДО буде значно дорожчим, адже він пропонує користувачеві розширений функціонал.

Варто зазначити, що кожен вид СЕД стає найбільш масштабним за попередній, і дає більше можливостей користувачам. Однак для того, щоб оцінити всю користь електронного документообігу, необхідно правильно зробити вибір.

Як правильно вибрати СЕД

Як зазначалося, вибір СЕД – це складний процес, який потребує особливої ​​уваги. До того ж керівництву фірми потрібно врахувати дуже багато вирішальних чинників, як-от напрям діяльності підприємства, штат співробітників, тощо.

Наприклад, для комерційної організаціїправильно встановити СЕД як між співробітниками, так і між партнерами. Тільки так підприємство зможе отримати необхідний економічний зиск.

Для державної установикраще наголосити на специфіці його роботи, і приділити більшу увагу саме створенню електронних архівів. А також потрібно навчити співробітників для роботи з ними.

При виборі тієї чи іншої СЕД важливо враховувати, чи відповідає система заявленим вимогам. До таких відносяться:

• Повнота функціональності;
• Зручність використання;
• З якою швидкістю ця система впровадиться у робочий процес;
• Наявність налаштувань, причому вони мають бути гнучкими;
• Чи є у системі можливість розширення функціоналу;
• Можливо, чи підігнати СЕД під існуюче програмне забезпечення підприємства;
• Легкість адаптації;
• Наявність технічної підтримки. Важливо, щоб така допомога була на високому рівні;
• Репутація виробника та ін.

Зважаючи на цей факт, користувачеві слід дотримуватися таких дій:

1. Вивчити функціонал. Необхідно приділити особливу увагу главі "Можливості". Важливо, щоб виробник конкретно вказав список завдань, що виконуються програмою. Якщо конкретики немає, варто відмовитися від такої системи СЕД;
2. Наявність тематичних презентацій. Важливо, щоб програма містила демонстраційний матеріал, тим самим пояснювала користувачеві, як користуватися функціоналом;
3. Вивчити скріншоти. Так керівник зможе переконатися чи простий функціонал, і чи володіє він заявленим вимогам;
4. Обов'язково вивчити відгуки реальних користувачів. Найкращий варіант – це перегляд відеороликів на ютубі;
5. Багато виробників пропонують керівникам безкоштовні пробні версії. Так користувач зможе зрозуміти чи підходить обраний продукт чи ні;
6. Щодо вартості товару, то очевидно, що цей пункт не може не хвилювати покупця. Важко визначити, якою має бути реальна вартість СЕД, проте варто вивчити, з чого складається та чи інша цифра. Тому докладне вивчення прейскуранта допоможе покупцеві уникнути непередбачених витрат та витрат.

Варто пам'ятати, що зробити правильний вибірдопоможе лише фахівець. Тому вибір та встановлення СЕД має проводитися лише під пильною увагою людини, яка володіє спеціальними навичками.

Через дорожнечу, далеко не всі організації в нашій країні працюють із СЕД. На сьогоднішній день поки що великі фірми роблять обробку паперів в електронному вигляді. Але все змінюється, і цілком імовірно, що найближчим часом оціниться необхідність роботи за допомогою СЕД, і багато фірм зможуть дозволити собі вести електронний бізнес. А отже, стануть найбільш ефективними та успішними!