Документація з обліку праці та оплати форма. Закриваємо рік. Обов'язкові документи з праці. Організація обліку заробітної плати

Відповідно до наказу № 489 основними формами первинної документаціїз обліку особового складу є: П-1 "Наказ (розпорядження) про прийом на роботу"; П-2 "Особиста картка працівника"; П-3 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки". П-4 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)". П-5 «Табель обліку використання робочого дня». П-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника». П-7 «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)». Оперативний облік надходження, переміщення та вибуття особового складу на основі названих документів покладається на співробітника з кадрів. Прийом, переміщення та звільнення працівників оформляється наказом (розпорядженням) керівника підприємства типової форми № П-1, П-3, П-4.

У нього включають основну та додаткову оплатупраці, преміальний фонд (Див. Додаток 3). У ТОВ «Аврора» фонд оплати праці можна як схеми (рис.
1).

Як видно із схеми фонд заробітної платицих категорій працівників залежить від середньооблікової чисельності та середнього заробітку за відповідний період часу. Рисунок 1. Схема фонду заробітної плати працівників ТОВ «Аврора» Для детермінованого факторного аналізу абсолютного відхилення за фондом погодинної зарплати потрібні дані, передбачені у таблиці 2.

Таблиця 2 Вихідні дані для аналізу фонду заробітної плати (тис. руб.) Показник 2004 р. 2005 р. 2006 р. відхилення від плану план факт Середньооблікова чисельністьпрацівників 8 9 10 11 +1 Кількість відпрацьованих днів одним робітником у середньому за рік 220 218 220 214 - 6 Середня тривалість робочої зміни, Ч. 7,94 7,80 8,00 7,85 -0,05 Фонд оплати праці, тис. руб.

2.1.5 первинні документи з обліку праці та її оплати.

Відомості за формами N Т-49, Т-51 і Т-53 складаються в бухгалтерії організації на основі представлених табелів робочого часу, виписок з наказів про прийом на роботу, переведення працівників та інші службові переміщення. Форми різняться тим, що з використанні форм N Т-51 і Т-53 розрахунок зарплати виробляється у одному документі, а виплата — інакше.

При використанні форми N Т-49 виплата заробітної плати провадиться за тим же документом, у якому здійснюється розрахунок; - Журнал реєстрації платіжних відомостей (форма N Т-53а) застосовується для обліку та реєстрації платіжних відомостей за здійсненими виплатами працівникам організації. Ведеться у бухгалтерії; - Записка-розрахунок про надання відпустки працівнику (форма N Т-60).

Первинна документація з обліку кадрів та заробітної плати

Форма дозволяє акумулювати відомості для розрахунку належної працівникові заробітної плати та інших виплат при наданні йому щорічної оплачуваної або іншої відпустки, а також зробити сам розрахунок; - Записка-розрахунок при припиненні (розірванні) трудового договору з працівником (звільнення) (форма N Т-61). Застосовується для обліку та розрахунку належної заробітної плати та інших виплат працівникові у разі припинення дії трудового договору.
Складається, як правило, працівником кадрової службивиходячи з наказу про звільнення (розірвання трудового договору). Розрахунок належної заробітної плати та інших виплат провадиться безпосередньо у формі N Т-61 працівником бухгалтерії; - акт про прийом робіт, виконаних за терміновим терміном трудового договору, укладеному тимчасово виконання певної роботи (форма N Т-73)

Первинні документи щодо обліку праці та заробітної плати: аналізуємо нововведення

Важливо

Витрати робочого часу враховуються в Табелі або методом суцільної реєстрації явок та неявок на роботу, або шляхом реєстрації лише відхилень (неявок, запізнень, понаднормового годинника тощо). При відображенні неявок на роботу, облік яких ведеться у днях (відпустка, дні тимчасової непрацездатності, службові відрядження, відпустка у зв'язку з навчанням, час виконання державних або громадських обов'язківі т.д.), у Табелі у верхньому рядку у графах проставляються лише коди умовних позначень, а у нижньому рядку графи залишаються порожніми.

Умовні позначення відпрацьованого та невідпрацьованого часу представлені на титульному листі форми N Т-12 (застосовуються також при заповненні табеля формою N Т-13); - Розрахунково-платіжна відомість (форма N T-49), розрахункова відомість (форма N Т-51), платіжна відомість (форма N Т-53).

Первинні документи із заробітної плати

Другий документ є своєрідною розпискою отримання заробітної плати. У Т-53а реєструються відомості за календарний рік.

У Т-54 відображаються щомісячні відомості про заробітну плату, отриману працівником протягом року, там містяться записи всіх нарахувань та утримань. В наступному документіз обліку заробітної плати - записці-розрахунку на надання щорічної відпусткипрацівнику проводиться розрахунок належної заробітної плати та ін.
належних виплат під час відпустки. При звільненні співробітника організації складається Т-61. Сам документ складається кадровим працівником, а розрахунок проводиться у бухгалтерії. Враховуються дні, за які не було взято відпустку та провадиться компенсація, або утримання із зарплати, якщо відпустка бралася авансом.

Первинні документи для розрахунків з оплати праці

У зв'язку з тим, що роботи по маршрутному аркушу виконують кілька осіб, то накопичення заробітку кожного проводиться у спеціальному документі — рапорті про вироблення, що складається за половину місяця або за місяць, або може доповнюватись змінним рапортом, у якому вказується вироблення робітників за зміну; 3) коли оплата проводиться бригаді на кінцевій операції за всі операції, закріплені за бригадою, то застосовується відомість виробітку, в якій вказується ПІБ та табельний номер працівника, номер операції, залишок деталей на початок зміни, кількість деталей, що надійшли з попередньої операції, залишок деталей на кінець зміни та кількість придатних та забракованих деталей.

Документація з обліку праці та її оплаті

Залежно від обсягу підприємства може вестися як у окремих підрозділам, і по підприємству загалом. Кожен співробітник має особистий унікальний табельний номер, який фігурує у всіх документах з нарахування заробітної плати.

Увага

Суть складання табелів полягає у реєстрації всіх явок, запізнень або обліку понаднормових робіт. Веде цей табель керівник підрозділу або інші працівники, на яких поклали цей обов'язок.

Усі правильно оформлені документи потрапляють до бухгалтерії. Там працівник розраховує суму заробітної плати до видачі. Усі розрахунки із зарплати ведуться в розрахунково-платіжної відомості. У деяких організаціях складають окремі два документи з нарахування заробітної плати – розрахункову відомість та платіжну ведомость.

Документи з обліку та нарахування заробітної плати

Існують кілька варіантів форм типової первинної документації з обліку виробітку: 1) широко застосовується система нарядів, у них вказується кількість виготовленої продукції, її якість, витрата нормованого часу та інші необхідні показники. Розрізняють разові (на 1 зміну) та накопичувальні (на тиждень, місяць), а також індивідуальні (форма № Т-40), якщо робота виконується одним робітником та бригадні (форма № Т-41), якщо робота виконується бригадою; 2) у серійних виробництвах, Де по одному технологічному процесу виготовляється одночасно серія однорідних виробів, застосовуються маршрутні листи (форма № Т-23), вони виписуються на певну партію деталей та виробів та супроводжує її по всьому технологічному процесу обробки виробу.

Первинні документи з обліку праці та заробітної плати

Юлія Хачатурян, генеральний директор NIKA, RISK PLAN «Довідник економіста» № 11 2015 Якщо ми проаналізуємо норми закону № 402-ФЗ, вийде, що якщо організація не належить до державного сектору, то вона має право самостійно розробити форми документів, що використовуються. Документи мають містити реквізити, зазначені у п.2 закону №402-ФЗ.
Одночасно первинний документ має відповідати іншим нормативним актам. Тобто. «Воля творчості» роботодавця у створенні форм документів дещо обмежена.

Так, наприклад, в інформації Мінфіну РФ N ПЗ-10/2012 сказано: «Після 31.12. 2012 р. порядок підписання документів, якими оформлюються операції з грошима, продовжує регулюватися нормативними правовими актами, затвердженими уповноваженими органами…». Як приклад Мінфін наводить документи, якими оформлюються фінансові (касові) операції.

"Фінансова газета. Регіональний випуск", 2011, N 7

Документи для обліку праці та заробітної плати затверджено Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати".

Уніфіковані форми документів з обліку праці, робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці поширюються на організації незалежно від форми власності, які здійснюють діяльність на території Російської Федерації, крім бюджетних установ.

Крім уніфікованих форм документів у організації слід розробити й інші документи, що регулюють трудові відносини, звані локальні нормативні акти (далі - ЛНА). Більшість документів є обов'язковими кожної організації. Так, наприклад, при прийомі на роботу (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під розпис із правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими локальними нормативними актами, безпосередньо що з трудової діяльністю працівника, колективним договором (ст. 68 ТК РФ).

Якщо в організації є відділ кадрів або спеціаліст з кадрів, то більшість документів оформлюються ними, в інших випадках обов'язки щодо ведення кадрових документівпокладаються на бухгалтера.

Характеристики деяких документів, які обов'язково повинні бути присутніми у кожній організації, наведені у таблиці.

Найменування документа	Нормативний акт	Мета створення документа	Термін зберігання документа
1. Правила внутрішнього трудового розпорядку (ЛНА)	Стаття 189 ТК РФ	Регламентують порядок прийому та звільнення працівників, основні права, обов'язки та відповідальність сторін трудового договору, режим роботи, час відпочинку, застосовувані до працівникам заходи заохочення та стягнення, а також інші питання регулювання трудових відносин у даного роботодавця	Постійно
2. Положення про захисту персональних даних працівників (ЛНА)	Стаття 86 ТК РФ	Регламентує порядок обробки персональних даних працівника (отримання, зберігання, комбінування, передача чи будь-яке інше використання персональних даних працівника)	Постійно
3. Положення про оплаті праці, преміювання та матеріальному стимулюванні (ЛНА)	Стаття 135 ТК РФ	Встановлення системи оплати праці, включаючи розміри тарифних ставок, окладів (посадових окладів), доплат та надбавок компенсаційного характеру, в тому числі за роботу в умовах, відхиляються від нормальних, системи доплат та надбавок стимулюючого характеру та системи преміювання	Постійно
4. Інструкція (Положення) за охорони праці (ЛНА)	Стаття 212 та інші статті розд. Х ТК РФ	Встановлює вимоги охорони праці в організації на основі державних нормативних вимог, у тому числі стандартів безпеки праці	Постійно
5. Журнал обліку інструктажу з техніки безпеки	Статті 214, 225 та інші статті розд. Х ТК РФ	Підтверджує виконання вимоги про ознайомлення роботодавцем працівників з вимогами охорони праці	10 років
6. Накази з кадрів (прийом на роботу, переклад на іншу роботу, звільнення, надання відпусток, напрямок у відрядження тощо. - уніфіковані форми)	Статті 68, 72.1, 84.1, гол. 19 ТК РФ, п. 7 Положення про особливості напрямки працівників у службові відрядження (Постанова Уряди Російською Федерації від 13.10.2008 N 749) і т.д.	Застосовуються для обліку працівників та робочого часу	Постійно
7. Трудові договори	Розділ ІІІ ТК РФ	Регламентують трудові відносини, виникли між роботодавцем та працівником	75 років
8. Посадові інструкції (можуть бути додатком до трудового договору або самостійним документом)	Лист Роструда від 31.10.2007 N 4412-6	Визначають трудову функцію працівника, його посадові обов'язки, межа відповідальності, кваліфікаційні вимоги, що пред'являються до займаної посади	Постійно
9. Прибутково- видаткова книга по обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї	Постанова Мінпраці Росії від 10.10.2003 N 69 (Інструкція з заповнення трудових книжок)	До книги вносяться відомості про отриманні та витраченні бланків трудових книжок із зазначенням серії та номери кожного бланку. Ведеться до бухгалтерії	5 років
10. Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів у них	Постанова Мінпраці Росії від 10.10.2003 N 69 (Інструкція з заповнення трудових книжок)	У книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при надходженні на роботу, а також трудові книжки та вкладиші в них з вказівкою серії та номери, видані працівникам знову. Ведеться кадровою службою або уповноваженим обличчям	75 років
11. Трудові книжки	Стаття 66 ТК РФ Постанова Мінпраці Росії від 10.10.2003 N 69 (Інструкція з заповнення трудових книжок), Постанова Уряди Російською Федерації від 16.04.2003 N 225	Основний документ про трудовий діяльності та трудовому стажі працівника	До запитання працівником
12. Штатне розклад (форма N Т-3)	Стаття 57 ТК РФ	Приведення до відповідність з статутом організації її структури, штатного складу та чисельності працівників	Постійно
13. Табель обліку робочого часу (форми N Т-12, N Т-13)	Частина 3 ст. 91 ТК РФ	Застосовуються для обліку часу, фактично відпрацьованого та (або) невідпрацьованого кожним працівником організації, для контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робітника часу, для отримання даних про відпрацьоване часу, розрахунку оплати праці, а також для складання статистичної звітності з праці	5 років, при важких, шкідливих та небезпечних умовах праці - 75 років
14. Графік відпусток (форма N Т-7)	Стаття 123 ТК України	Для планування часу надання щорічних оплачуваних відпусток працівникам на наступний календарний рік та для відображення відомостей про час розподілу фактичного надання по місяцям відпусток	1 рік
15. Особиста картка працівника (форма N Т-2)	Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1	Основний документ уніфікованого первинного обліку персональних даних працівника	75 років
16. Розрахунково- платіжна (форма N Т-49) або розрахункова відомість (форма N Т-51) та платіжна відомість (Форма N Т-53)	Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1	Застосовуються для розрахунку та виплати заробітної плати працівникам організації	5 років. При відсутності лицьового рахунки (форма N Т-54) - 75 років
17. Особовий рахунок (Форма N Т-54)	Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1	Застосовується для щомісячного відображення відомостей про заробітну платі, виплаченій працівнику в течія календарного року	75 років
18. Записка-розрахунок про наданні відпустки працівнику (Форма N Т-60)	Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1	Застосовується для розрахунку належної працівнику заробітної плати та інших виплат за надання йому щорічного оплачуваного або іншої відпустки	5 років
19. Записка-розрахунок при припиненні (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення) (форма N Т-61)	Постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1	Застосовується для обліку та розрахунку належної заробітної плати та інших виплат працівнику при припинення дії трудового договору	5 років
20. Відрядження посвідчення (форма N Т-10)	Пункти 6, 7 Положення про особливостях напрямки працівників у службові відрядження (Постанова Уряди Російською Федерації від 13.10.2008 N 749)	Підтверджує термін перебування працівника в відрядженні	5 років після повернення з відрядження
21. Службове завдання для напрямки в відрядження та звіт про його виконання (Форма N Т-10а)	Пункти 6, 7 Положення про особливостях напрямки працівників у службові відрядження (Постанова Уряди Російською Федерації від 13.10.2008 N 749)	Визначається мета відрядження працівника	5 років. Для довгострокових зарубіжних відряджень - 10 років
22. Журнал обліку працівників, що вибувають у службові відрядження з командируючою організації	Наказ МОЗ соцрозвитку Росії від 11.09.2009 N 739н	Облік працівників, що вибувають у службові відрядження з командируючою організації	5 років
23. Журнал обліку працівників, прибули в організацію, в яку вони відряджені	Наказ МОЗ соцрозвитку Росії від 11.09.2009 N 739н	Облік працівників, прибули в організацію, в яку вони відряджені	5 років
24. Розрахунковий листок	Стаття 136 ТК РФ	Інформує кожного працівника у письмовій формі про складові частини заробітної плати, належної йому за відповідний період, розміри та підставах вироблених утримань, а також про загальну грошову сумі, що підлягає виплаті	Видається працівнику при виплаті заробітної плати

Цей перелік може бути доповнений залежно від специфіки діяльності організації та умов праці у ній.

Так, за наявності системи навчання співробітників організації слід розробити положення про систему навчання, а під час проведення атестації – положення про атестацію працівників.

Якщо специфіка роботи в організації пов'язана зі шкідливими або небезпечними умовамипраці, також розробляються спеціальні обов'язкові документи. До них відносяться:

списки працюючих на виробництві зі шкідливими та небезпечними умовами праці;

списки працівників, які йдуть на пільгову пенсію;

інструкції з охорони праці за професіями;

журнал обліку інструктажу (ознайомлення з інструкціями) тощо.

За особливої ​​специфіки діяльності організації має бути розроблено положення про охорону комерційної таємниці.

Якщо робота організації здійснюється за змінним принципом, то необхідний графік змінності.

За наявності ненормованого робочого дня слід затвердити перелік посад працівників із ненормованим робочим днем.

Нагадуємо, що наявність колективного договору між працівниками та роботодавцями не є обов'язковою умовою (ст. 9 та гол. 7 ТК РФ).

Відсутність обов'язкових документів праці та її оплати, порушення порядку роботи з ними, а також правил їх ведення прирівнюються до порушень у сфері трудового законодавства.

Відповідно до ст. 419 ТК РФ "особи, винні у порушенні трудового законодавства та інших актів, що містять норми трудового права, залучаються до дисциплінарної та матеріальної відповідальностіу порядку, встановленому цим Кодексом та іншими федеральними законами, а також залучаються до цивільно-правової, адміністративної та кримінальної відповідальності у порядку, встановленому федеральними законами".

Адміністративну відповідальність передбачено ст. 5.27 КоАП РФ:

"1. Порушення законодавства про працю та про охорону праці -

тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб у розмірі від однієї тисячі до п'яти тисяч рублів; на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльністьбез утворення юридичної особи, - від однієї тисячі до п'яти тисяч рублів або адміністративне зупинення діяльності терміном до дев'яноста діб; на юридичних - від тридцяти тисяч до п'ятдесяти тисяч рублів або адміністративне призупинення діяльності терміном до дев'яноста діб.

1. Порушення законодавства про працю та про охорону праці посадовою особою, яка раніше піддана адміністративному покаранню за аналогічне адміністративне правопорушення, -

тягне дискваліфікацію терміном від одного року до трьох років".

І.Каганова

Питання застосування уніфікованих або їх самостійно розроблених, у сфері трудових відносин поки що залишається відкритим. тому рекомендується дотримуватися спеціально розроблених форм ще 2004 року.

Адже з боку контролюючих органів можуть виникнути претензії, адже при самостійній розробці формможуть не враховані нові законодавчі вимоги, які пред'являються конкретному документу. У зв'язку з цим, при розробці самостійних форм, рекомендується звернутися до грамотного фахівця, обізнаного у широкому спектрізаконодавчих питань.

Тому є основні документи з обліку заробітної плати. діють на російських підприємствах, найдоцільніше розглядати у світлі Постанови №1 від 05 січня 2004 року Держкомстату Росії .

Документи для нарахування заробітної плати та обліку праці працівників

1. Т-12 - Форма "Табеля з обліку робочого часу та розрахунку оплати праці";
2. Т-13 Форма називається "Табель обліку робочого часу";
3. Т-49 Форма називається "Розрахунково-платіжна відомість";
4. Т-51 Форма зветься "Розрахункова відомість";
5. Т-53 Форма "Платіжної відомості";
6. Т-53а Форма "Журналу реєстрації платіжних відомостей";
7. Т-54 Форма "Особового рахунку";
8. Т-60 Форма "Записки-розрахунки про надання відпустки працівнику";
9. Т-61 Форма "Записки-розрахунки під час припинення (розірвання) трудового договору з працівником";
10. Т-73 Форма "Акту про прийом робіт, виконаних за строковим трудовим договором. укладеним на час виконання певної роботи".

Коротка характеристика документів для обліку заробітної плати працівників

Табельний облікв організації ведеться за всіма працівниками підприємства. Залежно від обсягу підприємства може вестися як у окремих підрозділам, і по підприємству загалом. Кожен співробітник має особистий унікальний табельний номер, який фігурує у всіх документах з нарахування заробітної плати.

Суть складання табелів полягає у реєстрації всіх явок, запізнень або обліку понаднормових робіт. Веде цей табель керівник підрозділу або інші працівники, на яких поклали цей обов'язок. Усі правильно оформлені документи потрапляють до бухгалтерії. Там працівник розраховує суму заробітної плати до видачі.

Усі розрахунки із зарплати ведуться у розрахунково-платіжній відомості. У деяких організаціях складають окремі два документи щодо нарахування заробітної плати - розрахункову відомість та платіжну відомість.
У першому з них здійснюється виключно розрахунок, а у другому вказуються лише ПІБ, табельний номер та сума до виплати. Другий документ є своєрідною розпискою отримання заробітної плати.

У Т-53ареєструються відомості за один календарний рік.

У Т-54відображаються щомісячні відомості про заробітну плату, отриману працівником протягом року, там містяться записи всіх нарахувань та утримань. У наступному документі з обліку заробітної плати - записці-розрахунку на надання щорічної відпустки працівнику проводиться розрахунок належної заробітної плати та ін. належних виплат під час відпустки.

При звільненні працівникау створенні складається Т-61. Сам документ складається кадровим працівником, а розрахунок проводиться у бухгалтерії. Враховуються дні, за які не було взято відпустку та провадиться компенсація, або утримання із зарплати. якщо відпустка бралася авансом.

Останній документ з цього переліку складається при оформленні виконаних робіт, які виконувались за трудової угоди, ув'язненому визначений термін. Цей акт є підставою для повного чи часткового розрахунку за виконаними роботами.

Головна Документи ФОРМИ ПЕРВИННИХ ОБЛІКОВИХ ДОКУМЕНТІВ З ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ І РОЗРАХУНКІВ З ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТІ ПРАЦІ

З 1 січня 2013 року форми первинних облікових документів, що містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, не є обов'язковими до застосування. Водночас обов'язковими до застосування продовжують залишатися форми документів, що використовуються як первинні облікові документи, встановлені уповноваженими органами відповідно та на підставі інших. федеральних законів(Наприклад, касові документи) (Інформація Мінфіну Росії N ПЗ-10/2012).

Довідкова інформація: "Форми первинних облікових документів" (Матеріал підготовлений фахівцями КонсультантПлюс)

ФОРМИ ПЕРВИННИХ ОБЛІКОВИХ ДОКУМЕНТІВ З ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ І РОЗРАХУНКІВ З ПЕРСОНАЛОМ З ОПЛАТИ ПРАЦІ

Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці (Уніфікована форма N Т-12) (ЗКУД 0301007) >>>

Табель обліку робочого часу (Уніфікована форма N Т-13) (ЗКУД 0301008) >>>

Розрахунково-платіжна відомість (Уніфікована форма N Т-49) (ЗКУД 0301009) >>>

Розрахункова відомість (Уніфікована форма N Т-51) (ЗКУД 0301010) >>>

Платіжна відомість (Уніфікована форма N Т-53) (ЗКУД 0301011) >>>

Журнал реєстрації платіжних відомостей (Уніфікована форма N Т-53а) (ЗКУД 0301050) >>>

Особовий рахунок (Уніфікована форма N Т-54) (ЗКУД 0301012) >>>

Особовий рахунок (свт) (Уніфікована форма N Т-54а) (ЗКУД 0301013) >>>

Записка-розрахунок про надання відпустки працівнику (Уніфікована форма N Т-60) (ЗКУД 0301051) >>>

Записка-розрахунок при припиненні (розірванні) трудового договору з працівником (звільнення) (Уніфікована форма N Т-61) (ЗКУД 0301052) >>>

Читайте також: Релятивістське скорочення довжини

Акт про прийняття робіт, виконаних за строковим трудовим договором, укладеним на час виконання певної роботи (Уніфікована форма N Т-73) (ЗКУД 0301053) >>>

Довідка про середній заробіток за останні три місяці за останнім місцем роботи >>>

Первинні документи з обліку праці та заробітної плати

Застосування первинної документації з обліку праці та заробітної плати пов'язане з особливостями діяльності підприємства (організації), технологічним процесамвиробництва продукції, системою організації та формою оплати праці, іншими особливостями.

Незалежно від цього у всіх випадках документація з обліку праці та заробітної плати має забезпечити на всіх рівнях управління підприємством отримання достовірної інформації:

Про вироблення робітників у натуральному вимірі, у тому числі за нормою, відхиленням та фактично;

Про використання робочого часу в людино-дні, людино-годинах, у тому числі за планом, відхилень і фактично;

Про продуктивність праці робітників у рублях або нормо-годинах, у тому числі за планом, відхилень та фактично;

Про нараховану заробітну плату, у тому числі за планом, відхиленнями та фактично.

Управління працею та витратами на заробітну плату вимагає, щоб інформація про відхилення фактичних значень показників від планових видавалася із зазначенням причин та винуватців.

Основою отримання всієї необхідної інформації для управління є первинний облік чисельності, відпрацьованого часу та вироблення робітників.Тільки ці дані подає первинний облік, решта формуються розрахунковим шляхом з їхньої основі.

Облік особового складу та чисельності працівників

Основними нормативними документами, що регулюють організацію первинного обліку особового складу, чисельності працівників та обліку використання робочого часу, є:

Наказ Держкомстату України від 28.09.2005 № 286 "ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ІНСТРУКЦІЇ ЩОДО СТАТИСТИКИ КІЛЬКОСТІ РОБОТНИ-КІВ" (далі - Наказ № 286)

Наказ Державного комітету статистики України № 489 від 05.12.2008 "ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ТИПОВИХ ФОРМ ПЕРВИННОЇ ОБЛІКОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ ЗА СТАТИСТИКОЮ ПРАЦІ" зі змінами та доповненнями №9 92

Відповідно до наказу № 489 основними формами первинної документації з обліку особового складу є:

П-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу";

П-2 "Особиста картка працівника";

П-3 "Наказ (розпорядження) щодо надання відпустки".

П-4 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (договору)".

П-5 "Табель обліку використання робочого дня". П-6 "Розрахунково-платіжна відомість працівника". П-7 "Розрахунково-платіжна відомість (зведена)".

Оперативний облік надходження, переміщення та вибуття особового складу на основі названих документів покладається на співробітника з кадрів.

Прийом, переміщення та звільнення працівників оформляється наказом (розпорядженням) керівника підприємства типової форми № П-1, П-3, П-4. У наказах вказується яку роботу і з якого часу зараховується працівник, умови його оплати (оклад, відрядна чи погодинна, розряд), табельний номер, який надалі вказують переважають у всіх документах з обліку особового складу, праці та зарплати.

На нашу думку, у наказі про прийом на роботу (форма № П-1) у рядку "прізвище, ім'я, по батькові" варто відбивати (через кому або в дужках) його ідентифікаційний номер, До якого слід застосовувати у всіх випадках (у формах обліку) замість реквізиту "табельний номер".

При прийомі на сезонну чи тимчасову роботу вказується, який термін приймається працівник.

При прийомі на роботу, переміщенні та звільненні матеріально-відповідальної особи у наказі мають бути зазначені порядок та строки передачі їм матеріальних цінностейіншій матеріально-відповідальній особі. Такі накази має підписувати головний бухгалтерпідприємства. З прийняттям працювати з працівником укладають договір про матеріальної відповідальності.

Інструкцією № 286 (п. 1.8) передбачені такі показники визначення кількості працівників та порядок їх обчислення:

1. середньооблікова кількість штатних працівників

2. загальна кількість працівників

3. середньої кількості всіх працівників в еквіваленті повної зайнятості Перший застосовується для визначення використовується для визначення кількості зайнятих працівників за сферами економічної діяльностіта ведення спостереження за змінами мобільності робочої сили. Його Суть визначення полягає в тому, що зайнятий працівник враховується лише один раз (за місцем основної роботи), незалежно від терміну трудового договору та тривалості робочого часу.

Другий використовують із оцінки зайнятості на мікрорівні (підприємство). До складу цього показника, крім штатних працівників, включає кількість зовнішніх сумісників та працюючих за цивільно-правовими договорами.

Третій показник характеризує умовну кількість працівників (робочих місць), які відпрацювали повний робочий день, необхідної для виконання встановленого (визначеного) підприємством обсягу робіт (послуг). Його використовують визначення середнього рівня зарплати та інших середніх величин загалом підприємству, і навіть аналізу ефективності використання робочої сили в.

Розрахунок цих показників ведеться на підставі відомостей про наявність працюючих та відпрацьованого ними часу. Для встановлення точної чисельності всіх категорій працівників підприємства по кожному структурному підрозділу та загалом по підприємству необхідно вести кількісний облік руху працівників. Такий облік доцільно вести у книзі (відомості) за формою, наведеною у табл. 6.1. Відпрацьоване працівниками підприємства визначається табельним обліком.

Читайте також: Як розрахувати зарплату за неповний місяць

Облік особового складу працівників підприємства ведеться відділом кадрів підприємства.

При влаштуванні працювати працівники повинні подавати трудову книжку, яка є основним документом про трудової діяльностіпрацівника. Докладніше облік трудових книжок описані в пит. 2.3 цього посібника.

З метою ведення обліку особового складу працівників підприємства складаються: особиста картка (типова форма № П-2) та особовий листок з обліку кадрів.

Значення та завдання обліку праці та її оплати

Підставою для нарахування заробітної плати є первинні документи, які мають бути подані до бухгалтерії.

Це наказ про прийняття на роботу за умовами договору, в якому зазначається посада, форма оплати, умови преміювання, особливі умови.

Договір підряду чи доручення. Штатний розклад. Документи, що надходять з виробництва – табель обліку робочого часу, картки обліку виробітку, наряди на роботу, акти-прийняття за договорами підряду, заяву та наказ на відпустку, карти санаторно-курортного лікування, заяви на пільги з прибуткового податку. Затверджені керівництвом підприємства документи щодо систем та форм оплати праці на цьому підприємстві з Облікової політики, положення про преміювання. Документи, що надійшли від сторонніх організацій виконавчі листи, кредитні зобов'язання Вимоги до сплати страхових внесків, рішення органів опіки.

До обов'язків відділу бухгалтерії з обліку праці входять такі обов'язки:

Ø своєчасно нараховувати за первинними документами, що надійшли, заробітну плату, премії, дотації, допомоги з соціального страхування, відпускних;

Ø проводити розрахунок утримань;

Ø нараховувати та перераховувати до бюджету податки, кошти внесків у позабюджетні фонди;

Ø отримувати кошти на оплату з банку та їх видачу (за умови відсутності касира);

Ø готувати звітні документи з праці та заробітної плати;

Ø вести облік праці та заробітної плати.

При прийомі працювати кожному співробітнику присвоюється табельний номер, відкривається особистий особовий рахунок форма №Т-54, заводиться податкова картка обліку сукупного доходу фізичної особи.

На основі первинних документів, що підтверджують виконання роботи, бухгалтер розпочинає нарахування заробітної плати та інших виплат працівникові.

У лицьовій картці ф. № Т – 54 відбиваються все нарахування і доходи, потім ці дані переносять у платіжну відомість ф. № Т – 53 чи розрахунково-платіжну відомість ф. № Т-49. Результати розрахунків переносяться до податкової картки працівника. Це так званий поточний первинний облік сукупного доходу працівника та утримання податків із нього.

По закінченню року особові рахунки та податкові картки здаються до архіву.

При проведенні роботи з нарахування заробітної плати бухгалтер повинен визначити джерело та віднести витрати з оплати праці на відповідний рахунок.

Віднесення витрат на собівартість з оплати праці має відповідати правилам їх віднесення за Положенням склад витрат на виробництво та реалізацію продукції (стаття Витрати із заробітної плати) із зазначенням кореспонденції рахунків з обліку цих витрат.

Витрати з праці на виробництво ставляться в дебет рахунків 20,23, 25, 26, 44, 90.

При нарахуванні коштів на оплату з фондів підприємства (фонд споживання) проводять виплати у вигляді премій, матеріальної допомоги. Витрати за цими нарахуваннями відображаються у дебеті рахунків 96.

При формуванні Обліковою політикою рахунки 96 «Резерви майбутніх платежів та витрат» провадяться виплати чергових відпусток, тоді в дебеті цього рахунку списуються суми нарахованих відпускних.

Нарахування та виплата допомоги з тимчасової непрацездатності, у зв'язку з вагітністю та пологами, допомоги на поховання провадиться за рахунок коштів Фонду соціального страхування. Зазвичай підприємству надається право використовувати власні потреби до 75% нарахованих цих цілей внесків. Залишок суми протягом місяця підлягає поверненню до фонду разом із рештою 25%. Суми, використані на виплати допомоги, списуються дебетовими проводками з рахунку 69-1 "Внески до фонду соціального страхування".

Посібники з тимчасової непрацездатності не підлягають оподаткуванню ЕСН відповідно до подп.1 п.1 ст.238 НК РФ. У той же час, посібники з непрацездатності, у тому числі допомога з догляду за хворою дитиною, включаються до бази податку на доходи. фізичних осіб. Таким чином, облік з тимчасової непрацездатності оформляється наступним записом:

Облік зарплати ведеться на пасивному рахунку 70 «Розрахунки з персоналом з праці». До кредиту цього рахунку відносяться всі нарахування з віднесенням сум витрат на відповідні джерела. У дебеті рахунки відображаються всі види утримань та видана заробітна плата.

При організації обліку заробітної плати застосовують відповідні зведені регістри двох типів – хронологічні (журнали реєстрації операцій), систематичні (відомості, журнали-ордери).

Форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати є обов'язковими для застосування. юридичними особамивсіх форм власності, крім бюджетних организаций.

Для обліку особового складу, нарахування та виплат заробітної плати використовують уніфіковані форми первинних облікових документів, затверджені ухвалою Держкомстату РФ від 05.01.2004 р. № 1.

Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу (форма № Т-1 і -1a) застосовуються для оформлення та обліку прийнятих на роботу за трудовим договором (контрактом). Складаються особою, відповідальною за прийом, усім осіб, які приймаються на роботу в організацію. У наказах зазначаються найменування структурного підрозділу, професія (посада), випробувальний термін, і навіть умови прийому працювати і характеру майбутньої роботи (за сумісництвом, порядку перекладу з інший організації, заміщення тимчасово відсутнього працівника, до виконання певної роботи та інших.). Підписаний керівником організації або уповноваженою на це особою наказ оголошують працівнику (працівникам) під розписку. З наказу у трудову книжку вноситься запис прийому працювати, заповнюється особиста картка, а бухгалтерії відкривається особовий рахунок працівника.

Особиста картка працівника (форма № Т-2) заповнюється на осіб, прийнятих на роботу на підставі наказу про прийом на роботу, трудової книжки, паспорта, військового квитка, документа про закінчення навчального закладу, страхового свідоцтва державного пенсійного страхування, свідоцтва про постановку на облік у податковому органі та інших документів, передбачених законодавством, і навіть відомостей, повідомлених себе працівником.

Штатний розклад (форма №Т-3) застосовується для оформлення структури, штатного складу та штатної чисельностіорганізації. Штатний розклад містить перелік структурних підрозділів, посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладах, надбавки та місячний фонд заробітної плати. Затверджується наказом (розпорядженням) керівника організації або уповноваженою ним особою.

Облікова картка наукового, науково-педагогічного робітника (форма N Т-4).

Наказ (розпорядження) про переведення працівника(ів) на іншу роботу (форма № Т-5 і -5а) використовуються для оформлення та обліку перекладу працівника(ів) на іншу роботу в організації. Заповнюються працівником кадрової служби, підписуються керівником організації чи уповноваженою ним особою, оголошуються працівнику (працівникам) під розписку. З цього наказу робляться відмітки у особистій картці, особовому рахунку, вноситься запис у трудову книжку.

Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику(ам) (форма № Т-6 та -6а) застосовуються для оформлення та обліку відпусток, що надаються працівнику (працівникам) відповідно до законодавства, колективного договору, нормативних актів організації, трудового договору (контракту) . Складаються працівником кадрової служби або уповноваженою особою, підписуються керівником організації або уповноваженою ним особою, оголошуються працівнику під розписку. На підставі наказу робляться відмітки в особистій картці, особовому рахунку та проводиться розрахунок, заробітної плати, що належить за відпустку, за формою № Т-60 «Записка-розрахунок про надання відпустки працівникові».

Графік відпусток (форма № Т-7) призначений відображення відомостей про час розподілу щорічних оплачуваних відпусток працівникам всіх структурних підрозділів організації на календарний рік у місяцях. Графік відпусток - зведений графік. При його складанні враховуються чинне законодавство, специфіка діяльності організації та побажання працівника.

Графік відпусток візується керівником кадрової служби, керівниками структурних підрозділів, погоджується з виборним профспілковим органомта затверджується керівником організації або уповноваженою ним особою.

Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору (контракту) з працівником (форма № T-8 і 8а) застосовуються для оформлення та обліку звільнення працівника (працівників). Заповнюються працівником кадрової служби, підписуються керівником організації чи уповноваженою ним особою, оголошуються працівнику (працівникам) під розписку. З наказу виробляється запис у особистій картці, особовому рахунку, трудовий книжці, проводиться розрахунок із працівником формою № Т-61 «Записка-розрахунок під час припинення дії трудового договору (договору) з працівником».

Наказ (розпорядження) про направлення працівника(ів) у відрядження (форма № Т-9 та № Т-9а) застосовуються для оформлення та обліку напрямків працівника (працівників) у відрядження. Заповнюються працівником кадрової служби, підписуються керівником організації або уповноваженою ним особою. У наказі про направлення у відрядження зазначаються прізвища та ініціали, структурний підрозділ, професії (посади) відряджених, а також цілі, час та місця відряджень.

За необхідності вказуються джерела оплати сум витрат на відрядження, інші умови направлення у відрядження.

Посвідчення про відрядження (форма № Т-10) є документом, що засвідчує час перебування працівника в службовому відрядженні. Виписується в одному примірнику працівником кадрової служби на підставі наказу (розпорядження) про направлення у відрядження. У кожному пункті призначення робляться відмітки про час прибуття та вибуття, які засвідчуються підписом відповідального посадової особита печаткою. Після повернення з відрядження до організації працівником складається авансовий звіт із додатком документів, що підтверджують вироблені витрати.

Службове завдання для направлення у відрядження та звіт про його виконання (форма № Т-10а) використовуються для оформлення та обліку службового завдання для направлення у відрядження, а також звіту про його виконання. Службове завдання підписується керівником підрозділу, в якому працює працівник, що відряджається. Затверджується керівником організації або уповноваженою ним особою та передається до кадрової служби для видання наказу (розпорядження) про направлення у відрядження.

Особою, яка прибула з відрядження, складається короткий звіт про виконану роботу, який узгоджується з керівником структурного підрозділу та подається до бухгалтерії разом з посвідченням про відрядження та авансовим звітом.

Наказ (розпорядження) про заохочення працівника(ів) (форма № Т-11 та -11а) застосовуються для оформлення та обліку заохочень за успіхи у роботі. Складаються виходячи з подання керівника структурного підрозділу організації, у якому працює працівник. Підписуються керівником організації або уповноваженою ним особою, оголошуються працівнику (працівникам) під розписку. З наказу (розпорядження) вноситься відповідна запис у трудову книжку працівника.

Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (ф. № Т-12) та табель обліку використання робочого часу (ф. № Т-13) застосовують для здійснення табельного обліку та контролю трудової дисципліни. Форма № Т-12 призначена для обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати, а форма № Т-13 - тільки для обліку використання робочого часу. При використанні форми № Т-13 оплату праці нараховують в особовому рахунку (ф. № Т-54), розрахункової відомості (ф. № Т-51) або розрахунково-платіжної відомості (ф. № Т-49).

Форма № Т-13 застосовується за умов автоматизованої обробки даних. Бланки табеля із частково заповненими реквізитами можуть бути створені за допомогою засобів обчислювальної техніки. У цьому випадку форма табеля змінюється відповідно до прийнятої технології обробки даних.

Табельний облік охоплює всіх працівників організації. Кожному з них надається певний табельний номер, який зазначається у всіх документах з обліку праці та заробітної плати. Сутність табельного обліку полягає в щоденній реєстрації явки працівників на роботу, з роботи, всіх випадків запізнень та неявок із зазначенням їх причин, а також годин простою та годин понаднормової роботи.

Табельний облік здійснюють бухгалтер, бригадир чи майстер у табелі обліку використання робочого дня. Для спрощення табельного обліку можна обмежитися лише реєстрацією у ньому відхилень від нормальної тривалості робочого дня.

Відмітку про неявки або запізнення роблять у табелі на підставі відповідних документів - довідок про виклик до військкомату, суду, листів про тимчасову непрацездатність та ін., які працівники здають табельникам; час простоїв встановлюють за листками про простий, а години понаднормової роботи - за списками майстрів.

Оформлені первинні документи з обліку виробітку та виконаних робіт разом з усіма додатковими документами (листками на оплату простою, на доплати, актами про шлюб та ін.) передаються бухгалтеру.

Для визначення суми заробітної плати, що підлягає видачі на руки працівникам, необхідно визначити суму заробітку працівників за місяць та зробити з цієї суми необхідні утримання. Ці розрахунки проводять зазвичай у розрахунково-платіжній відомості (ф. № 49), яка, крім того, є документом для виплати заробітної плати за місяць.

Розрахунково-платіжну відомість використовують малі та середні підприємства, де число працівників не велике і де воліють не вести особові рахунки на додаток до цих відомостей, вважаючи, що всі необхідні відомості містяться і в податковій картці. На великих підприємствахдля розрахунку заробітної плати використовуються розрахункові відомості (ф. № 51), а для виплати – платіжні відомості (ф. № 53). Однак на цих підприємствах, де зарплата може нараховуватися з 20 підстав, тільки в особовому рахунку працівника відображаються всі її види. І найчастіше особовий рахунок є формою, де найповніше відображена інформація, що дозволяє здійснити вибірку заробітної плати для нарахування пенсії або підготувати довідку до фонду зайнятості для призначення допомоги по безробіттю. Крім того, лицьові рахунки зберігаються 75 років, і є найчастіше єдиною підставою для видачі архівних довідок про отриману працівниками заробітну плату.

Розрахунково-платіжна відомість поєднує у собі дві затверджені форми -розрахункову та платіжну відомості.

Якщо заробітна плата видається за платіжними відомостями (форма № Т-53), то такі платіжні відомості реєструються в журналі реєстрації (форма № Т-53а), що ведеться працівниками бухгалтерії.

Однак на практиці використовувати розрахунково-платіжні відомості для підрахунку середньої заробітної плати за якийсь попередній період (наприклад, за дванадцять місяців при оплаті відпустки) незручно, оскільки необхідно робити трудомісткі вибірки з різних відомостей. Тому в організації на кожного працівника відкривають особові рахунки (ф. № Т-54 та ф. № Т-54а), у яких записують необхідні відомості про працівника ( сімейний стан, Розряд, оклад, стаж роботи, час надходжень на роботу та ін), всі види нарахувань та утримань із заробітної плати за кожен місяць. За цими даними легко розрахувати середній заробітокза будь-який час. Він заповнюється на підставі первинних документів з обліку вироблення та виконаних робіт (нарядів, замовлень-нарядів, книги обліку вироблення тощо), відпрацьованого часу (табелів обліку використання робочого часу форми № Т-12 та № Т-13). Відображається інформація з наказів (розпоряджень) про заохочення працівників форми № Т-11 та № Т-11а, записок-розрахунків про надання відпустки працівнику (форма № Т-60) та при припиненні дії трудового договору (контракту) з працівником (форма № Т) -61) , акта про приймання робіт, виконаних за трудовим договором (контрактом), укладеним на час виконання певної роботи (форма № Т-73), листків та довідок на доплату, лікарняних листівта ін документів.

Одночасно проводиться розрахунок всіх утримань із заробітної плати з урахуванням тих, що покладаються даному працівникуподаткових відрахувань, пільг та визначається сума до виплати на руки.

Лицьовий рахунок заповнюється працівником бухгалтерії.

Записка-розрахунок про надання відпустки працівнику (ф.№Т-60) призначена для розрахунку належної працівникові заробітної плати та інших виплат при наданні йому щорічної оплачуваної або іншої відпустки.

Записка-розрахунок при припиненні дії трудового договору (контракту) з працівником (ф. М Т-61) застосовується для обліку та розрахунку належної заробітної плати та інших виплат працівнику при припиненні дії трудового договору (контракту). Складається працівником кадрової служби або уповноваженою особою. Розрахунок належної заробітної плати та інших виплат провадиться працівником бухгалтерії.

Акт про приймання робіт, виконаних за трудовим договором (контрактом), укладеним на час виконання певної роботи (форма № Т-73).

В організаціях будь-який правової формивласності та видів діяльності велике значення набуває правильно організований первинний облік праці та її оплати. Використання трудових ресурсів у процесі виробництва виявляється у витратах ними робочого часу, що обчислюється в даний час у двох трудових вимірниках - людино-днях і людино-годинах.

Людина-день є витрати живої праці однієї людини протягом одного робочого дня. Однак для відображення трудових витрат у виробництві конкретного виду продукції цей вимірник мало придатний, т.к. він є непорівнянним через неоднакову тривалість робочого дня, наявності різного роду внутрішньозмінних перерв та їх тривалості. Людина-день використовується як трудовий вимірник тільки для відображення трудової участі окремих працівників у виробництві безвідносно до її окремих галузей і видів продукції. Найбільш точним трудовим вимірником для обліку витрат живої праці на виробництво конкретного виду продукції є людино-година. У зв'язку з цим у всіх первинних та зведених документахз обліку праці та його оплати необхідно вказувати кількість витраченої живої праці в людино-днях і чоло-ко-годинах, що послужить основою обчислення показників продуктивності праці.

Нині застосовуються уніфіковані форми первинних документів з обліку праці та її оплати, затверджені Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 р. № 1:

Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці (ф. № Т-12);

Табель обліку робочого часу (ф. № Т-13);

Розрахунково-платіжна відомість (ф. № Т-49);

Розрахункова відомість (ф. № Т-51);

Платіжна відомість (ф. № Т-53);

Особовий рахунок (ф. № Т-54).

Форми первинних документів залежить від виду оплати праці.

Так, основним первинним документомДля обліку відпрацьованого часу при повре-менной оплаті праці є Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці (ф. № Т-12), який складається з двох розділів.

У розділ 1 «Облік робочого дня» вписуються в алфавітному порядку прізвища працівників із зазначенням табельних номерів та посади (спеціальності, професії). Потім щодня протягом місяця записується кількість відпрацьованих годин, а у разі відсутності працівника на роботі, використовується літерний або цифровий код, що пояснює причини невиходу на роботу. Після закінчення місяця в табелі підраховуються підсумки відпрацьованих днів та годин, а також провадиться нарахування оплати праці.

У розділі 2 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» по кожному працівнику вказується тарифна ставка (годинна, денна), оклад, а також сума нарахованої оплати праці (за видами), кількість відпрацьованих людино-днів, людино-годин, кількість осіб -Днів простоїв і т. д. У цьому ж розділі передбачена кореспонденція рахунків з нарахування оплати праці з віднесенням на рахунки з обліку виробництв та витрат на продаж.

Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці (ф. № Т-12) є дуже громіздким, тому найбільшого застосування отримав Табель обліку робочого часу (ф. № Т-13). Табельний облік ведуть у табелі обліку робочого часу за місцем роботи (у відділеннях, бригадах, на фермах, у промислових та допоміжних виробництвах та інших господарських підрозділах) завідувачі відповідних підрозділів господарства.

У табель записується весь особовий склад підрозділу у встановленій послідовності із зазначенням табельних но-мерів (особових рахунків), привласнених працівникам. У табелі щодня відзначають вихід на роботу, кількість відпрацьованих годин, неявки відображають у табелі умовними позначеннями, наприклад: Про - відпустку, Б - хворобу, П - прогул.

Наприкінці місяця в табелі підбивають підсумки про відпрацьований час (годинник, дні), дні неявки на роботу (з причин). Потім табель здають у бухгалтерію, де його дані після відповідної перевірки використовуються для складання розрахунково-платежної відомості. Слід мати на увазі, що за категоріями працівників з погодинною оплатою праці відомості табельного обліку про відпрацьований час є єдиним підставою для нарахування заробітної плати.

Паралельно з табельним на сільськогосподарських підприємствах ведуть первинний облік втрат робочого часу в результаті цілоденних (змінних) і внутрішньозмінних простоїв. Для цього використовують обліковий лист цілоденних (змінних) і внутрішньо-змінних простоїв (ф. № 64а), який заповнює щодня за наявності простоїв керівник виробничого підрозділу. В обліковому листі вказують час і причини простоїв, а також вжиті заходи щодо їх усунення.

Тривалість та причини простоїв підтверджуються підписами робітників. Якщо під час простоїв працівники були використані на інших роботах, то цей час даний документяк простий не включають.

Щодня облікові листи цілоденних (змінних) і всередині змінних простоїв передають на розгляд керівникам господарств для вжиття відповідних заходів, а після цього – до бухгалтерії, де їх використовують для обліку простоїв та нарахування оплати праці.

При виникненні нещасних випадків на виробництві заповнюють спеціальний документ - акт про нещасний випадок на виробництві (ф. № H1).

У рослинництві для обліку витраченої праці, обсягу виконаних робіт, нарахування заробітку використовують різні форми облікових листів для обліку польових та стаціонарних робіт, виконаних тракторами, комбайнами та іншими самохідними машинами, застосовують обліковий лист тракториста-машиніста (ф. № 411 АПК), який заповнюють кожного тракториста-машиниста окремо.

При відкритті облікового листа вказують рік, місяць, найменування господарства, номер відділення, бригади, а також прізвище, ім'я та по батькові тракториста-машиніста, його табельний номер, марку трактора та його інвентарний номер. Облік ведуть у міру виконання робіт за видами із зазначенням, під які культури вони виконувались. На кожен вид робіт і культури відводиться один рядок, на якому послідовно за датами записують: агротехнічні умови виконання, бригаду-замовника, одиницю вимірювання, кількість відпрацьованих годин, норму виробітку, розцінку, фактичний обсяг виконаної роботи в природі, переведення роботи в умовні еталонні гектари, витрата пального власне і за нормою за одиницю роботи.

Обліковий лист тракториста-машиніста веде бригадир чи обліковець бригади. Підписують тракторист, бригадир та затверджує агроном. Агроном також робить відмітку про якість і терміни виконання робіт. За цими даними виробляють нарахування оплати праці трактористу-машиністу.

Дорожній лист трактора (ф. № 412-АПК) використовують для обліку роботи тракторів на транспортних роботах. У цьому документі відображають кількість відпрацьованих годин і днів, пробіг всього і навіть з вантажем; кількість перевезених вантажів, виготовлених тонно-кілометрів, відпрацьованих машино-днів, виконаних умовних еталонних гектарів робіт; витрати пального за нормою і власне суми нарахованої оплати праці з її видам.

Для обліку ручних робіті робіт, виконаних за допомогою живої тяглової сили, використовують обліковий аркуш праці та виконаних робіт (ф. 410-АПК). Ф. № 410-АПК облікового листа призначена для обліку праці та робіт, виконаних бригадою, ланкою та для обліку витрат праці та робіт, виконаних окремим членом бригади; остання форма є, по суті, лицьовим рахунком робітника. .

При відкритті облікового листа праці та виконаних робіт на ланку або бригаду в ньому послідовно записують найменування с/г підприємства, відділення, бригаду, ланку, місяць, рік, прізвище, ім'я, по батькові кожної члени цієї ланки або групи працівників, які виконують , совме-стно роботи, вказують також табельні номери працюючих.

У міру виконання робіт щодня в заголовках окремих граф цієї форми вказують числа місяця, найменування культури і виду виконаних робіт, одиницю виміру, розцінку, норми виробітку. При прийманні робіт проти кожного працюючого відзначають кількість відпрацьованих годин та обсяг фактично виконаної роботи.

Якщо протягом дня ланка було зайнято декількома видами робіт, то кожної з них призначається окрема графа в обліковому листі.

Для визначення сум оплати праці розрахунки провадяться за кожним рядком облікового листа. При цьому по кожному виду робіт розцінку за одиницю виробітку множать на обсяг роботи. Якщо ж розцінка показана за норму виробітку в день, то її потрібно попередньо розділити на норму виробітку і отриманий результат помножити на фактичний обсяг виконаної роботи.

Доплата визначається множенням основної оплати праці на % від доплати. Підписують обліковий лист агроном та бригадир.

У практиці обліку на с/г підприємствах застосовують також книжку бригадира з обліку праці та виконаних робіт (ф. № 65). Вона має поки що обмежене поширення у зв'язку з громіздкою формою побудови.

У тваринництві оплату праці нараховують залежно від кількості та якості одержуваної продукції та деяких інших показників. Тому для обліку виро-ботки та підрахунку заробітку використовують дані первинних документів з обліку руху тварин. На підставі акта на оприбуткування приплоду тварин (ф. № СП-39) нараховують оплату праці дояркам, скотарям, чабанам та іншим працівникам.

Дані акта на переведення тварин (ф. № СП-47) використовують для нарахування оплати праці свинарям - за поголів'я поросят до моменту від'єму та отриманий приріст живої маси, конюхам і чабанам-за збереження молодняку ​​на момент відбивання тощо.

Відомість зважування тварин (ф. № СП-43) є підставою для визначення приросту живої маси за звітний період, за який нараховується оплата праці телятницям, скотарям та іншим працівникам тваринництва. Отриманий приріст живої маси визначають з розрахунку приросту тварин (ф. № СП-44).

На підставі журналу обліку надою молока (ф. № СП-21) нараховують оплату праці дояркам, майстрам машинного доїння. Певну оплату нараховують також за надої молока скотарям, пастушкам тощо.

Акт настригу та прийому вовни (ф. № СП-24) є первинним документом, в якому відображають кількість отриманої вовни при стрижці овець. Він є підставою нарахування оплати праці вівчарям. У спеціалізованих господарствах для нарахування оплати праці тваринникам використовують дані та інших первинних документів.

Розрахунок нарахування оплати праці працівникам тваринництва (ф. № 413-АПК) застосовують для нарахування оплати праці з урахуванням відпрацьованого часу та обсягу виконаних робіт, на які встановлені відрядні розцінки. У цьому розрахунку записують прізвища, імена та по батькові основних та підмінних працівників, кількість відпрацьованих кожним з них людино-годин, розцінки та обсяг виконаних робіт. На окремому підсумковому рядку в розрахунку показують кількість робочих днів, відпрацьованих робочими кіньми. Складають розрахунок, завідувач ферми, бригадир та обліковець. Наприкінці місяця його підписує зоотехнік, потім документ надходить у бухгалтерію для складання розрахунково-платіжних відомостей.

На допоміжних та промислових виробництвах, а також на будівельних та монтажні роботидля обліку обсягу виконаних робіт, витрат праці та нарахування оплати праці широко використовують наряди на відрядну роботу (для бригади та індивідуальні).

Наряд на відрядну роботу (груповий) (ф. № 414-АПК) застосовують з метою обліку обсягу виконаних робіт, витраченого часу та нарахування оплати праці членам бригади. Наряд виписують на строк до одного місяця в одному примірнику. Протягом місяця у ньому відзначають виконані роботи та на зворотному боці наряду ведуть табель, у якому щодня враховують час, відпрацьований кожним членом бригади. Після виконання завдання або після закінчення місяця розраховують загальну сумуоплати праці роботу. Заробіток кожного робітника визначається його розрядом і кількістю відпрацьованого часу в процесі виконання завдання-наряду. При однаковому розряді робітників встановлюють середній заробіток за 1 год, а потім множать його на кількість відпрацьованих годин кожним робітником. Якщо ж розряд робочих нео-динаків, то заробіток між ними розподіляють з урахуванням тарифного коефіцієнта та відпрацьованого часу. Застосовують і інший варіант розрахунку: відпрацьований годинник множить на годинну тарифну ставку кожного робітника і визначають суму заробітку. Потім знаходять відношення загального відрядного заробітку до тарифного у відсотках і за цим відсотком розраховують заробіток бригади.

Наряд на відрядну роботу (індивідуальний) (ф. № 414-АПК) застосовують для встановлення завдань та обліку обсягів виконаних робіт, витраченого часу та оплати праці на одного працівника.

Шляховий лист вантажного автомобіляє первинним документом з обліку роботи вантажного автотранспорту та підставою для нарахування оплати праці шоферам та вантажникам. В даний час використовуються два варіанти дорожнього листа: відрядний (ф. № 4с), погодинний (ф. № 4п). Дорожній лист виписують на один день (рейс). У ньому наводять дані про кількість перевезеного вантажу, відстань, витрату пального та інші показники, необхідні для обліку та аналізу роботи вантажних автомобілів.

Шляховий лист легкового а/м (ф. № 3) призначений для первинного обліку роботи легкового автотранспорту та нарахування оплати праці водіям. Для обліку роботи автобусів використовують шляховий лист автобуса (ф. № 6).

На підставі перерахованих документів працівники бухгалтерського обліку нараховують основну та додаткову оплату праці робітникам. При нарахуванні оплати праці керуються положенням про оплату праці та преміювання, нормами виробітку, розцінками, тарифними ставкамиі т.п.

При відрядній оплаті суму заробітку визначають шляхом множення встановленої розцінки на кількість виробленої продукції або виконаних робіт. Якщо роботи виконувались бригадою, то заробіток повинен бути розподілений між членами бригади відповідно до їх кваліфікації та кількості витраченого часу кожним з них.

Оплату праці працівникам тваринництва нараховують виходячи з кількості отриманої продукції, обсягу виконаних робіт та встановлених у господарстві розцінок за одиницю цієї продукції або роботи. Відповідно до положення про оплату праці працівники тваринництва преміюються за перевиконання планів виробництва продукції та інші показники.

Розрахунково-платіжна відомість (ф. № Т-49) та Розрахункова відомість (ф. № Т-51) є основними документами з нарахування та виплати всіх видів заробітної плати, а також допомог з тимчасової непрацездатності, вагітності та пологів, відпусток та іншим виплатам. При цьому можуть вестися: особові рахунки працівників, реєстри не виданої оплати праці (ф. № 85-АПК), зведена відомість нарахованої оплати праці за її складом та категоріями працівників (ф. № 58-АПК), зведена відомість з розрахунків з персоналом ( ф. № 59-АПК).

Особові рахунки працівників (або книга обліку розрахунків з оплати праці) є регістром аналітичного обліку розрахунків з персоналом з оплати праці за рахунком 70. Сюди по кожному працівнику переносять з розрахунково-платіжної відомості (ф. № 141--АПК) підсумкові дані за місяць про нараховані суми оплати праці та інші виплати, допомоги за листками непрацездатності, утримання за видами та суми до видачі. Термін зберігання зазначеного – 75 років.

При неодержанні працівниками сум заробітної плати в установлений термін ці суми переносять окремо по кожній особі до реєстру не виданої оплати праці (ф. № 85-АПК). Вони підлягають перерахуванню в депонентську заборгованість, для чого заповнюється відомість № 53-АПК обліку депонованої оплати праці. Відомість №53-АПК відкривають на рік. Облік у ній ведеться лінійно-позиційним методом. Записи робляться виходячи з реєстру не виданої оплати праці (ф. № 85-АПК), складеного касиром і перевіреного головним бухгалтером. Можливі також записи і безпосередньо з розрахунково-платіжної відомості. У міру погашення депонентської заборгованості у відомості № 53-АПК роблять записи в розділі "Дебет - виплачено". При цьому вказується номер видаткового касового ордера та у графі відповідного місяця - виплачена сума.

Важливими регістрами для зведеного обліку та контролю є: зведена відомість нарахованої оплати праці за її складом та категоріями працівників (ф. № 58-АПК) та зведена відомість з розрахунків з персоналом (ф. № 59-АПК).

Відомість № 58-АПК відкривають на рік в цілому по організації для щомісячного відображення узагальнених даних розрахунково-платіжних відомостей (аркушів книги, журналу) про нараховану оплату праці та інші виплати за складом і категоріями працівників.

Відомість № 59-АПК призначена для контролю за станом розрахунків з оплати праці загалом по господарству. Відомість відкривають на півріччя на основі розрахунково-платіжних відомостей по підприємству. Суми виданої з каси оплати праці, відображені у відомості, повинні відповідати даним журналу-ордера № 1--АПК, а нараховані суми оплати праці, допомог з тимчасової непрацездатності за рахунок коштів соціального страхування та інші - даним журналу- ордери № 10-АПК

Дані відомості № 59-АПК є підставою для звірки записів у журналі-ордері № 8-АПК і відповідних відомостях. З даними цієї відомості звіряють також записи, які відображені в журналі -ордері № 7-АПК.

Поряд із застосуванням Розрахунково-платіжної та Розрахункової відомостей у деяких організаціях використовується Платіжна відомість (ф. № Т-53).

Проте останнім часом найбільше застосування знаходить виплата заробітної плати працівникам шляхом її перерахування на «зарплатний рахунок» («Пластикова картка»). І тут працівникові видається «Розрахунковий листок».

Відповідно до Трудовим кодексомРФ оплата праці працівника, у разі відсутності грошових коштів, може бути зроблена готовою продукцією(товарами, матеріалами), але не більше 20% заробітку. Категорично забороняється виплата заробітної плати у вигляді спиртних напоїв, наркотичних, токсичних та шкідливих речовин, зброї, боєприпасів та інших предметів, за якими заборонено або обмежено вільний оборот. Оплата праці натурою має бути передбачена у трудовому чи колективному договорі. У будь-якому випадку працівник може відмовитись від натуральної оплати своєї праці.