Досвід роботи в системах erp. Про застосування ERP: все, що потрібно знати. Основні помилки при впровадженні системи ERP

Все більше підприємств різних масштабів у всьому світі прагнуть впровадити у свою роботу найпотужніший засіб управління, відомий як ERP-система. Її використання покликане налагодити ефективний контроль та планування всіх стратегічно важливих для організації бізнес-процесів, оптимізувати функціонування основних виробничих та допоміжних об'єктів.

Поняття ERP та ERP-системи

Бізнес-стратегія ERP (EntERPrise Resource Planning) є інтеграцією всіх підрозділів і процесів організації: виробничих потужностей, управлінь фінансового, кадрового та клієнтського профілю та багатьох інших. Таке об'єднання насамперед спрямовано оптимізацію розподілу різних ресурсів усередині підприємства.

Якщо раніше це було чисто маркетингове поняття, то сьогодні під ERP-системою найчастіше розуміють клас спеціалізованих програмних засобів. У широкому сенсі вона є методологію планування та управління всіма ресурсами підприємства. Історично стратегія ERP була сформована на основі своїх попередниць:

• MRP – планування матеріальних потреб.
• MRP II – планування виробничих ресурсів.

На відміну від них, ERP-система може бути використана для дуже великих підприємств, часто територіально розподілених. В даному випадку йдеться про планування корпоративних ресурсів, оскільки вона приділяє увагу не тільки виробничому, а й всебічному. фінансового планування. Істотною особливістю ERP-системи є також можливість її застосування на будь-яких підприємствах незалежно від специфіки роботи, у тому числі і на тих, що не займаються виробничою діяльністю. Розглядаючи її як слід відзначити оснащеність потужнішим комплексом технічних засобів, що полегшують або замінюють процес прийняття рішень.

Призначення ERP-системи для підприємства

Щоб зважитися на докорінні перетворення у діяльності своєї компанії, пов'язані з впровадженням інформаційної системи управління та реалізацією нової бізнес-стратегії, керівництво має чітко усвідомлювати всю необхідність цього кроку, яка має виражатися у таких ключових моментах:

• небажанні приймати поточний стансправ;
• існування необхідності використання сучасних технологійпосилення позицій бізнес-суб'єкта над ринком за умов конкурентної боротьби;
• очікуванні отримати значні переваги від застосування.

Насамперед застосування ERP-системи покликане сприяти успішній реалізації аналогічної бізнес-стратегії, виконання якої має забезпечити ефективне планування ресурсів підприємства та управління ними. Для цього необхідно оптимізувати роботу його підрозділів, а саме досягти максимальної узгодженості між ними та скоротити адміністративні витрати. Цього можна досягти за рахунок переваг, що надаються інформаційною системою. Це:

• Підвищення прозорості бізнес-процесів.
• Вирішення проблем з упорядкуванням та пошуком потрібної інформації.
• Підвищення достовірності та актуальності даних.
• Збільшення швидкості документообігу між підрозділами.
• Організація єдиного інформаційного простору між головним офісом та віддаленими філіями.
• Скорочення часу заповнення документації та звільнення від можливих помилок.
• Збільшення швидкості ухвалення рішень на всіх рівнях.

ERP-система забезпечує підвищення конкурентоспроможності об'єкта не тільки за рахунок впровадження в його роботу ефективних бізнес-процесів. Її використання має також призвести до скорочення загальних витрат підприємства. Передові інструменти планування, моделювання та аналізу допомагають здійснити оптимізацію ресурсів виробничої діяльності, фінансової сфери, а також роботи складських, транспортних та інших підрозділів.

Основні особливості роботи

У різних компаніях, що навіть займаються однією і тією ж справою, всі бізнес-процеси можуть протікати абсолютно по-різному. Стандартизована схема роботи, яку пропонує інформаційна системауправління підприємством може значно відрізнятися від застосовуваної тут раніше. Тому розглядати її лише як програмного продукту в корені невірно, оскільки використання його вимагає від компанії масштабних внутрішніх змін у вигляді реорганізації існуючих бізнес-процесів.

Концептуальні особливості цих систем безпосередньо пов'язані з їх сутністю. Згадаймо, що ERP-методологія передбачає консолідацію всіх життєво важливих підрозділів підприємства організації ефективного управління його ресурсами. Таке об'єднання реалізується всередині інформаційної системи у вигляді наявності єдиної загальнодоступної бази даних. Дані надходять у сховище лише одного разу, а згодом можуть бути багаторазово перероблені та використані різними внутрішніми та зовнішніми споживачами. Порівняно з реальним життям, у разі відбувається зменшення витрат часу і сил співробітників підприємства прийняття рішень. Потрібно також відзначити, що ERP-система не є автоматизованою системою управління технологічних процесів, а інтегрованої інформаційної, заснованої на їх абстрактній моделі, інформація в яку вводиться живими людьми.

Структура бази даних, як і робота програмного комплексузагалом, має бути влаштована в такий спосіб, щоб відбивати діяльність всіх підрозділів без винятку. Такий підхід дає можливість проводити моніторинг загальної сукупності ресурсів та ділових процесів підприємства практично в режимі реального часу, а значить, і здійснювати оперативне та стратегічне управлінняними.

Одне з основних завдань ERP-систем полягає в оптимізації процесу планування та контролю за виконанням плану. Вбудовані інтелектуальні алгоритми значно полегшують для своїх користувачів її вирішення. Наприклад, планування та управління виробничим підприємствоммає безліч специфічних особливостей, пов'язаних з неоднорідністю його складових частин. Так, на одному заводі можуть існувати цехи, що працюють як безперервно, і дискретно. З цієї точки зору система ERP-класу, що впроваджується, повинна бути універсальною і містити в собі найширший набір спеціалізованих модулів.

Оскільки сучасні підприємства сьогодні часто територіально розподілені, дуже важливо, щоб і віддалені від головного офісу філії були забезпечені повноцінним доступом до загального інформаційного. них відомостям.

Функціональність систем ERP-класу

Говорячи про функції, не можна забувати, що будь-який продукт ERP-класу — це система управління підприємством в цілому. Діапазон його можливостей насамперед залежатиме від масштабу та особливостей роботи об'єкта, для потреб якого він використовується. Розглянемо класичний набір функцій:

Виробництво

• Ведення конструкторських і технологічних специфікацій товарів або послуг, що випускаються, з метою визначення кількості необхідних матеріалів і норм трудових витрат.
• Упорядкування виробничих планів.
• Планування та управління технічними потужностями підприємства у різному наближенні: від окремих одиниць до цехових та виробничих об'єднань.

Фінанси

• Оперативний бухгалтерський, фінансовий, управлінський, податковий облік та контролінг.
• Управління активами підприємства, у тому числі основними фондами, цінними паперами, банківськими рахунками та ін.
• Всебічне планування підприємства та контроль його результатів.

Логістика

• Формування планових показників необхідних обсягів матеріалів, сировини, деталей, що комплектують відповідно до планів виробництва.
• Управління постачанням та збутом: облік контрагентів, ведення реєстру договорів, управління ланцюгами поставок, реалізація складського планування та обліку.

Кадри

• Управління процесом підбору персоналу.
• Оперативний кадровий та табельний облік, ведення штатного розкладу, розрахунок зарплат.
• Планування трудових ресурсів.

• Ведення планів продажу.
• Управління ціноутворенням на різних видах ринку з метою формування адекватної загальної стратегії підприємства, прозорої політики розрахунку вартості товарів: облік знижок та особливих умов продажу.
• Планування та контроль проведених рекламних та маркетингових заходів.

Проекти. Звітність

• Надання широкого вибору стандартизованих бухгалтерських, фінансових та управлінських звітних форм, а також гнучкий механізм створення користувацьких.
• Складання загальної стратегії: поетапне планування необхідні успішного здійснення термінів, матеріальних, фінансових і кадрових ресурсів.
• Моніторинг основних показників виконання проекту.

Які підприємства можуть використовувати у себе ERP-системи

На перший погляд може здатися, що системи цього класу призначені виключно для великих виробництв, оскільки саме для них більшою мірою характерна висока складність структури потоків ресурсів та процесів різних видів. Проте існують ситуації, коли підприємству невеликого розміру можливо недостатньо використання класів MRP або MRP II. Сьогодні на ринку можна придбати програмні продукти, що мають різні можливості. Залежно від масштабу підприємства, де вони можуть бути ефективно використані, виділяють важкі, середні та легкі рішення.

Що стосується невиробничих організацій, то системи класу ERP застосовні навіть для них. Для таких підприємств буде достатньо і не надто широкого функціоналу. На даний момент існують малі інтегровані або локальні різновиди систем, які зможуть задовольнити потреби торгових компанійабо організацій, які працюють у сфері послуг. Також слід зазначити, що багато розробників пропонують своїм клієнтам і галузеві продукти.

Про способи класифікації

Найочевидніший ознака, яким можуть бути класифіковані всі системи управління підприємством ERP, — це масштаб організації, де може бути застосовні. З цієї точки зору, залежно від кількості робочих місць прийнято виділяти рішення для:

• великих корпорацій (понад 10 тис. чол.).
• Середніх корпорацій (від 1 тис. До 10 тис. Чол.).
• Середніх підприємств (від 100 до 1 тис. осіб).
• Малих підприємств (менше 100 осіб).

Важливою ознакою систематизації таких інформаційних продуктів є функціональність. Залежно від реалізованого обсягу виконуваних завдань існує таке загальноприйняте поділ на:

• Великі інтегровані.
• Середні інтегровані.
• Фінансово-управлінські.
• Локальні.

Локальний варіант зазвичай є уніфікованим коробковим інформаційним продуктом вузької спрямованості, що володіє порівняно невеликим. загальною вартістю. Найчастіше він охоплює один чи кілька блоків у сфері фінансів організації чи її облікової діяльності. Такі системи підходять для невеликих виробничих чи торгових фірм.

Інтегровані інформаційні системи, залежно від масштабу цільового об'єкта, можуть бути середніми або великими. Вони охоплюють всі бізнес-процеси корпоративних структур, а саме взаємодія з постачальниками та споживачами, виробництво кінцевого продукту, потоки матеріалів та фінансів, відносини з персоналом, постачання, зберігання та збут, реалізація проектів та багато інших.

Сучасний ринок ERP-систем

Усі представлені сьогодні на вітчизняному ринку програмні продукти можна поділити на дві основні категорії: вітчизняного та імпортного виробництва. Відмінності між ними полягають у місці створення, а й у функціональних можливостях.

Потужні західні розробки є стандартами того, що прийнято називати системами класу ERP. Найяскравішими прикладами є продукти фірм SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Всі вони можуть застосовуватися на цільових об'єктах будь-якого рівня, у тому числі дуже великих. Однак їх використання російськими компаніямиможе бути часто утруднено через можливе виникнення наступних проблем:

• Неготовність підприємств до серйозної реорганізації існуючих бізнес-процесів. Масштаб таких змін перебільшити складно. Бізнес-процеси іноземних систем управління підприємством кардинально відрізняються від тих, що прийнято використовувати в нашій країні.
• Недостатня кількість фахівців, здатних з належним рівнем якості реалізувати проект запровадження імпортної ERP-системи у Росії.
• Висока вартість використання таких рішень.

Незважаючи на загальне відставання від західних аналогів, Сучасні російські розробки поступово нарощують свій функціонал Вони повністю пристосовані до роботи вітчизняних підприємств. І можуть бути успішно впроваджені, якщо в конкретному випадку не потрібно широкого охоплення бізнес-процесів, а лише налагодити облік за деякими напрямками діяльності за допомогою ERP-системи. Приклади передових вітчизняних розробок – це продукти компаній 1C та «Галактика».

Погляд у майбутнє - ERP II

Концепція ERP II, що з'явилася деякий час тому, стала результатом удосконалення методології ERP. Планування ресурсів підприємства та управління ними залишаються тут серед основних завдань. Проте бурхливий розвиток Інтернету, який ініціював зародження нової методології, наклав свій відбиток, зробивши і традиційний бізнес електронним. ERP II є поєднанням класичної системи управління підприємством зі специфічними рішеннями мережевої комерції.

Тепер стало надзвичайно важливо взаємодіяти зі своїми контрагентами через мережу. Для цього існує два важливі напрямки: і стосунки з клієнтами. Внутріфірмова інформація перестає бути лише такою, виходить у зовнішнє середовище та стає основою співпраці з іншими суб'єктами бізнесу. Нова концепція у разі формулюється як управління ресурсами і зовнішніми відносинами підприємства. Крім ідейної переорієнтації системи ERP II отримали власні технологічні особливості.

Вирішення питання вибору системи

Вибір програмного забезпеченнятакого рівня – процес надзвичайно відповідальний. Неправильно прийняте рішення з цього питання, особливо для масштабних проектів, може призвести до значних тимчасових і грошових витрат за відсутності очікуваного результату.

Ефективне використання масштабної системи, яка, наприклад, має забезпечувати результативне управління виробничим підприємством, обов'язково вимагатиме від нього реінжинірингу бізнес-процесів. Важливо не допустити ситуації, коли після завершення процедури запровадження програми вона здійснювала збір невикористовуваних даних чи вирішувала б потрібних завдань. З цієї причини краще запросити до співпраці команду експертів, що зарекомендувала себе в цій справі.

Існує певний перелік критеріїв, на підставі яких проектною командою за погодженням з адміністрацією цільової компанії може бути прийнято оптимальне, економічно вигідне рішення щодо вибору програмного продукту:

• Відповідність технічних та функціональних можливостей системи основним цілям роботи підприємства.
• Сукупна вартість володіння повинна вміщатися у виділений для цього бюджет. Окрім витрат на покупку системи, сюди входять експлуатаційні та інші види непрямих витрат.
• Інформаційна система ERP-класу, що впроваджується, повинна відповідати всім загальноприйнятим технічним вимогам, а значить, бути масштабованою, надійною, стійкою до можливих збоїв, мати засоби антивірусного та антихакерського захисту.
• Постачальник повинен гарантувати подальше супроводження та підтримка встановленого програмного забезпечення.

Процес впровадження систем класу ERP

Впровадження ERP-систем на підприємствах супроводжує реалізацію ними однойменних стратегій Ця процедура, залежно від масштабів цільового об'єкта, зазвичай триває від декількох тижнів до декількох років. Займатися використанням організація може самотужки чи користуватися допомогою спеціалізуються у цьому підприємств. Можна виділити основні етапи цього процесу:

1. Первинна організація. Тут необхідно визначити стратегічні цілі, завдання та позначити очікуваний ефект від застосування для конкретної організації. На підставі цих даних можна буде скласти технічний планпроекту.
2. Розробка проекту. На цьому етапі відбувається аналіз поточної діяльності організації: стратегії її просування, бізнес-процесів. З його результатів будується модель системи, а робочий план вносяться відповідні уточнення.
3. Виконання проекту. Оскільки правила ведення бізнес-процесів диктує ERP-система, що впроваджується, тут відбувається їх перетворення відповідно до уніфікованих вимог. У разі потреби здійснюється розробка звітних форм та алгоритмів перенесення даних із використовуваних насамперед облікових програм. Якщо попередніх етапах виявлено недостатність функцій системи для об'єкта, здійснюється її доопрацювання. На закінчення проводиться навчання користувачів та попереднє тестування.
4. Пуск в експлуатацію. У процесі використання відбувається виявлення та усунення можливих помилок та неполадок.

Система управління ERP-класу сьогодні — не просто копія дорогого програмного забезпечення, що встановлюється на всі комп'ютери в організації, а й основна рушійна сила перспективної бізнес-стратегії. Вибір її має здійснюватися виходячи з існуючих потреб та можливостей цільового об'єкта. Від правильності прийнятого рішення та виконання кроків подальшого впровадження залежить подальший успіх усього бізнесу загалом.

До групи критеріїв «потреби організації» можуть належати:

• Відповідність бізнес процесам організації.Система ERP повинна мати можливість налаштовуватися під процеси організації. Цей критерій визначає гнучкість системи за зміни діяльності підприємства.
• Масштабованість.Система ERP повинна дозволяти тиражувати рішення на кілька підрозділів або кілька видів діяльності компанії. Також вона повинна мати можливість підлаштовуватися під масштаб організації.
• Відповідність стратегії організації.Експлуатація ERP системи здійснюється протягом тривалого часу. Тому вона має допомагати реалізації стратегічних планівкомпанії. Вибір системи необхідно здійснювати з огляду на перспективи розвитку.
• Наявність галузевих рішень.Процеси організації залежать від галузі діяльності та ринку, на якому вона працює. При виборі системи необхідно враховувати ці фактори.

До групи критеріїв «застосовувані технології» можуть належати:

• Програмна архітектура.Залежно від потреби та можливостей організації необхідно вибирати відповідну програмну архітектуру ERP системи, наприклад, «хмарні сервіси», «клієнт-серверну» архітектуру або «об'єктно-орієнтовану» архітектуру.
• Технічна архітектура.Цей критерій вибору взаємопов'язаний із попереднім. Вибір технічної архітектури може вимагати від організації оновлення каналів зв'язку, апаратного забезпечення, засобів обчислювальної техніки.
• Технологія застосування ERP системи.Цей критерій залежить від свого постачальника послуг. Як правило, великі виробники ERP систем пропонують застосовувати технологію застосування під свій програмний продукт. Такі технології є у ​​SAP, ORACLE, Microsoft та ін.

До групи критеріїв «функціональність» можуть належати:

• Склад модулів. Вибір модулів ERP системи необхідно здійснювати залежно від поточної та майбутньої потреби організації. Система повинна мати можливість розширюватись за функціональністю.
• Інтеграція. При виборі системи необхідно враховувати можливість інтеграції з діючими системами управління у взаємозалежних сферах.
• Наочність. Істотним елементом функціональності ERP системи є простота інтерфейсу та зручність роботи користувачів. При виборі необхідно врахувати можливість налаштування інтерфейсу під потреби користувачів.
• Відповідність нормативної бази. ERP система торкається багатьох сфер діяльності підприємства, які регулюються законодавством. Тому важливим критерієм вибору буде можливість системи налаштовуватись на вимоги місцевого законодавства.

До групи критеріїв «підтримка» можуть належати:

• Цикл підтримки. При виборі системи ERP необхідно визначити, як довго постачальник буде підтримувати систему. Чи існує можливість переходу на нову версію ERP системи, чи існує можливість доопрацювання системи під запити організації.
• Наявність служби підтримки.У ході роботи, у користувачів ERP системи завжди виникатимуть питання та складності. Для ефективної роботи системи важливо, щоб постачальник міг гарантувати підтримку користувачів системи.
• Досвід застосування. Цей критерій пов'язаний із роботою постачальника системи ERP. Необхідно звертати увагу на кількість успішних впроваджень систем ERP у того чи іншого постачальника.

До групи критеріїв «вартість володіння» можуть належати:

• Вартість програмного забезпечення.Для роботи системи ERP організації необхідно купувати ліцензії на її використання. При виборі слід враховувати метод розрахунку вартості цих ліцензій (наприклад, на групу користувачів або одне робоче місцеі т.п.).
• Вартість апаратного забезпечення.Залежно від застосовуваної архітектури вартість апаратного забезпечення може відрізнятися. Організації може знадобитися купувати серверне обладнання, оновлювати парк обчислювальних засобів.
• Вартість обслуговування.Цей критерій також є суттєвим у складі витрат на придбання системи ERP.
• Вартість модернізації та оновлення.У деяких постачальників ERP систем вартість модернізації та оновлень може дорівнювати або перевищувати вартість початкового придбання.

Впровадження системи ERP

Впровадження ERP системи, як правило, є тривалим і складним процесом. У кожного великого виробника ERP системи розроблено свої технології та методики впровадження. Ці методики дещо відрізняються одна від одної, але загальний порядокдій, переважно, однаковий. Крім того, порядок впровадження системи ERP може відрізнятися залежно від програмної та апаратної архітектури системи ERP. Ці методики варто звертати увагу, коли здійснюється вибір постачальника послуг.

Організації, яка вирішила впроваджувати ERP систему, необхідно зі свого боку вжити низку дій для успішної реалізації проекту впровадження.

До таких дій належать:

1. Підготовка застосування.На етапі підготовки організації необхідно визначити основні цілі, заради чого впроваджуватиметься система ERP. Це дозволить чітко зрозуміти результати та очікування від впровадження ERP системи. Оскільки використання ERP системи є досить витратним проектом, необхідно оцінити передбачуваний бюджет, який організація зможе виділити використання. Також на цьому етапі визначається відповідальний за проект і виявляються ключові фахівці (члени команди проекту з боку організації), визначається порядок їх взаємодії.

2. Аналіз бізнесу.Ці дії є одними з найкритичніших у всьому проекті. Як правило, система ERP повинна працювати протягом десятка років і більше. Тому необхідно визначити перспективи розвитку як самої організації, і ринку на тривалий період.

На цьому етапі організація має оцінити:

• перспективи розвитку ринку та компанії на кілька років;
• склад та можливість розвитку бізнес процесів організації;
• потреби у автоматизації.

3. Вибір системи ERP.Вибір системи необхідно здійснювати на основі поточних та майбутніх потреб бізнесу. Оцінюючи різні варіанти, необхідно керуватися критеріями, зазначеними вище (критерії вибору ERP систем). Щоб вибрати систему найбільш підходящу під потреби бізнесу, бажано відібрати не менше 3-х варіантів систем різних виробників.

4. Вибір постачальника.Як правило, на ринку існує багато постачальників однієї і тієї ж системи ERP. Це компанії вендори або системні інтегратори. Вони пропонують комплекс послуг з технічного впровадження системи ERP. При виборі постачальника системи ERP необхідно звернути увагу на його спеціалізацію. Можна виділити три типи спеціалізації постачальників.

У кожного з типів постачальників є свої переваги та недоліки:

• горизонтальна спеціалізація. Такі компанії мають велику кількість замовників, які працюють у різних галузях. Зазвичай такі постачальники мають розвинені служби підтримки. Проте, підхід до впровадження у них типовий для всіх замовників.
• вертикальна спеціалізація. Ці постачальники спеціалізуються на роботі із замовниками з обмеженої кількості галузей (від однієї до трьох). Це дозволяє створювати рішення, спеціально налаштовані під специфіку галузі. Підхід до впровадження таких компаній «заточений» під конкретну галузь.
• клієнтоорієнтована спеціалізація. Ці постачальники зазвичай впроваджують ERP систему під потреби замовника. При впровадженні вони беруть за основу базову функціональність системи ERP і доробляють її під умови бізнесу замовника. Цей варіант має істотний недолік, пов'язаний з оновленням системи та стабільністю її роботи.

5. Управління проектом.Відповідальний за впровадження ERP системи та фахівці організації повинні здійснювати управління проектом усередині компанії. Вони мають вести план проекту, контролювати терміни, бюджет, обсяг робіт, відповідність до цілей впровадження. Ще одним важливим завданням управління проектом є координація взаємодії співробітників організації з представниками постачальника (командою впровадження від постачальника).

6. Тестування. Навіть за самої кращої організаціїВикористання, існує ризик виникнення помилок у роботі системи. Тому, під час введення в експлуатацію функціоналу ERP системи, необхідно передбачити обов'язкове тестування роботи процесів, підрозділів та модулів ERP системи. Найкращим способомтестування є виконання паралельної роботи в старій системі та у впроваджуваній ERP системі. Це дозволить позбавитися основних помилок.

7. Тренінги та навчання.Навчання співробітників є обов'язковою умовою роботи системи ERP. Залежно від складності системи, воно може зайняти кілька тижнів. Перед початком навчання необхідно переконатися, що система ERP була протестована. Одним із поганих варіантів є випадок, коли постачальник послуг поєднує тестування та навчання користувачів. У цьому варіанті співробітники організації (майбутні користувачі системи) виступають як тестувальник системи.

8. Введення в експлуатацію.Введення в експлуатацію є важливим моментому процесі впровадження системи ERP. Існує два варіанти введення системи в експлуатацію: запуск системи одночасно у всій організації, та поетапне введення. Другий варіант є кращим, т.к. дозволяє поступово переходити нові умови роботи. У разі виникнення помилок або проблем у роботі буде порушено лише частину бізнесу (окремі процеси або підрозділи), а не вся організація.

Основні помилки при впровадженні системи ERP

Впровадження ERP системи є одним із найскладніших, трудомістких та дорогих завдань щодо вдосконалення діяльності. У ході впровадження завжди виникають проблеми та помилки, що в тій чи іншій мірі впливають на терміни, вартість та результативність проекту.

До основних помилок проекту впровадження системи ERP можна віднести:

• погане планування.Для успішної реалізації проекту впровадження ERP системи має бути ретельно сплановане. Погане планування часто призводить до втрати пріоритетів, плутанини з автоматизацією процесів, слабкого розуміння поточного та перспективного стану процесів.
• недостатня оцінка постачальників системи ERP.Організації погано опрацьовують питання вибору постачальників системи ERP. Таким чином, вибір робиться на користь постачальників, які запропонували мінімальну ціну. Часто постачальник знижує ціну для того, щоб отримати хоча б одного клієнта і відпрацювати на ньому впровадження нової для себе системи. В результаті, після завершення проекту може виявитися, що функціональність системи ERP сильно обмежена або система працює з помилками.
• відсутність розуміння потреб.Починаючи використання ERP системи, багато організацій не розуміють, які функції та модулі їм необхідні, які потреби організації можуть бути автоматизовані за рахунок ERP системи. Це призводить до того, що впроваджується безліч непотрібних функцій і модулів, що не використовуються, або навпаки, необхідні функції застосовуються обмежено.
• недостатнє розуміння витрат часу та ресурсів.Як правило, організації недооцінюють час та ресурси, необхідні для впровадження системи ERP. Це призводить до підвищених очікувань від системи. Співробітники організації починають вважати, що ERP система почне працювати в повному обсязі через короткий час і для її роботи не потрібно багато зусиль.
• відсутність кваліфікованого персоналу у команді застосування. Частою помилкоюПроекти впровадження системи ERP є залучення в команду проекту простих виконавців робіт. Команда проекту з боку організації повинна включати висококваліфікованих фахівців (ключових співробітників) по кожному напрямку діяльності організації: фінансам, управлінню, закупівлям, виробництву, складу та ін.
• відсутність пріоритетів.Перед початком проекту організації не встановлюють пріоритет у досягненні цілей. Це призводить до того, що в ході впровадження системи ERP доводиться вирішувати багато завдань, постійно перемикаючись між ними. В результаті, збільшується час впровадження, з'являються додаткові помилки та проблеми.
• не проводиться навчання працівників.Недостатня чи повна відсутність навчання співробітників є частою причиною невдалого впровадження системи ERP. Співробітники не розуміють, як працювати в системі, і це викликає відторгнення. Система виявиться незатребуваною, її функціонал буде задіяний в обмеженому обсязі.
• недооцінка точності даних.В основі роботи системи ERP лежить обробка даних. Тому точність та ефективність роботи системи залежатиме від достовірності та точності даних, які вводяться до системи ERP. Для зниження помилок необхідно спочатку вводити до системи достовірні та точні дані. Співробітники, які працюють із системою, повинні ретельно перевіряти дані перед введенням у систему.
• використання застарілих програм.Ще однією проблемою, що призводить до низької ефективності впровадження системи ERP, є продовження використання застарілих додатків. Робота дублюється в ERP системі та старих додатках. Організації продовжують їх використання т.к. оплачена їх підтримка та продовження ліцензій. Це призводить до того, що перехід на роботу в системі ERP затягується.
• не проводиться ефективне тестування системи.Часто, постачальники системи ERP пропонують провести тестування на обмеженому колі користувачів. Таке тестування не зможе виявити всі недоліки і не дозволить змоделювати реальне навантаження користувача.
• відсутність стратегії обслуговування та модернізації.Якщо компанія не розробить стратегію обслуговування та модернізації своєї ERP системи, вона буде швидко застарівати. Технічна (апаратна) частина системи ERP вимагає модернізації, т.к. згодом зростає обсяг даних, і потрібні нові обчислювальні потужності. Програмна частина повинна постійно модернізуватися відповідно до вимог законодавства і ринку, що змінюються.

Зазначені вище проблеми впровадження є найбільш загальними і такими, що часто зустрічаються. Крім зазначених, завжди виникають проблеми, специфічні кожному за конкретного підприємства чи організації. "ефективним методом уникнути або звести до мінімуму втрати від таких помилок є ретельна підготовката планування кожного етапу проекту впровадження системи ERP.

Ринок ERP-систем у Росії стрімко зростає. Проте проекти із запровадження ERP-систем нерідко закінчуються невдачею. За оцінками фахівців, приблизно 70% проектів запровадження систем ERP не досягають заявлених цілей. Пропонуємо обговорити основні причини. Адже попереджений, отже, озброєний.

Малюнок

В першу чергу, інтерес до системам ERPпов'язується з очікуваннями значних переваг, які підприємства можуть отримати внаслідок використання таких систем. Але ці очікування базуються, найчастіше, на обіцянках компаній-впроваджених програмного забезпечення. Проте дуже часто проекти з впровадження ERP-систем закінчуються невдачею. Приблизно 70% проектів впровадження систем ERP не досягають заявлених цілей через банальне нерозуміння що таке ерп система.

У чому ж причина такої сумної статистики і як, витративши значні фінансові та тимчасові ресурси, не виявитися її підтвердженням? Пропонуємо ТОП-10 помилок, які допускаються під час реалізації ERP-проектів. Цей список не є вичерпним і є переліком помилок, виявлених нашими експертами та консультантами під час роботи з клієнтами.

Завантажте корисні документи:

Помилка №1. Не описати бізнес-процеси до початку впровадження ERP

Неможливо якісно провести впровадження ЕРП системи без описаних бізнес-процесів рівня «як має бути», або хоча б чіткого розуміння та відображення «на папері» інформаційних та матеріальних/документаційних потоків у вашій компанії. Ми часто стикаємося з варіантом, коли консультантів підключають до роботи в той критичний момент застосування, коли система збоїть і не дає необхідного ефекту, а впровадженці і команда, що управляє, не можуть її направити в правильне русло. Докопуючись до причин подібних збоїв, ми виявляємо серйозні нестиковки у розумінні процесів тими, хто впроваджує систему і самої компанії – їх описи просто немає, або воно виконане формально і не відображає реального виробничого циклу.

Найпоширенішою причиною таких ситуацій є бажання клієнта заощадити на описі та опрацюванні даного кроку, який може бути досить витратним. Клієнт очікує, що коригування у процеси можуть бути внесені вже на етапі впровадження. З одного боку, це логічно, тому що проект, при правильній побудові, буде розгортатися поступово, включаючи все більше зон і ділянок, модернізуючи і покращуючи щось по ходу розвитку проекту. Але це не означає, що бізнес-процеси можуть постійно змінюватися в ході розробки - це все одно, що робити ремонт квартири, постійно змінюючи дизайн-проект ... Коли ви її все-таки відремонтуєте. Питання тільки, коли і скільки вам це буде коштувати?

Одним з розумних варіантів, на наш погляд, є попереднє опис бізнес-процесів "як є (as is)", накладення їх на програмну платформу за допомогою команди впроваджувачів і трансформація в "як буде (to be)" - це, по суті, основа для впровадження. Паралельно, разом із командою проекту ви можете проводити модифікацію процесів, у міру ведення розробки, знаходячи найкращі рішеннята ідеї для оптимізації виконуваних та автоматизованих процесів.

Помилка №2. Постійно вносити зміни до майбутньої системи

Ще одна поширена помилка – вносити коригування у майбутню систему і не вести їм облік (бажаєте «сидіти на голці»?). Впровадження ERP – це завжди довго та трудомістко. Але даний процесможна ще більше ускладнити, якщо повністю довіритись впровадженим і не вимагати від них детального опису внесених до початкової платформи змін. Підсумок може бути найгірший - у разі розірвання договору ви ризикуєте отримати масу незрозумілого коду, роботу над яким самостійно не зможете продовжити, або будете змушені взаємодіяти з обмеженим колом фахівців, оскільки вони розуміють суть ними ж створеної системи. Бізнес не повинен і не може залежати в такому питанні від партнерів та їх доброї волі (або її відсутності – суди, за нашою практикою, можуть допомогти у цьому питанні, але забирають надто багато дорогоцінного часу). Вимагайте від своїх впроваджувачів ведення проектної документації, Щоб мати можливість продовжити проект самостійно, найнявши в штат фахівців, або змінити підрядника.

Помилка №3. Повністю покладатися на автоматизаторів

Вірити, що автоматизатори все зроблять за вас, не варто. Чи не зроблять і крапка. Не зможуть врахувати всіх особливостей вашої компанії, нюансів взаємодій та тонкощів ведення бізнесу. Кожна компанія індивідуальна. Бажаєте отримати гарний результат- підключайтеся до проекту впровадження EPR-системи з самого початку! Команда проекту обов'язково повинна включати ключових фахівців компанії, що значно знизить ризик невдачі проекту та дозволить створити інструмент управління, корисний для компанії, а не систему введення даних для звітів. Пам'ятайте про мету впровадження – підвищення операційної ефективностікомпанії.

Помилка №4. Розробити ТЗ на всі випадки життя

Все врахувати неможливо, якісь моменти «народжуватимуться» в процесі впровадження і тут має бути певний ступінь свободи, у тому числі зафіксований у договорі з впровадженими. Як варіант, можна визначити в договорі кількість консультаційних годин на додаткові розробки – може входити у вартість проекту, якщо реалізується під ключ, або розраховуватися додатково за ставкою людино-години. Спроба розробити ТЗ з урахуванням усіх нюансів призведе до створення величезного талмуду, який навряд чи навіть буде прочитано та вивчено проектною командою.

Помилка №5. Не враховувати опір персоналу

Якщо до ERP-проекту не підключати фахівців компанії, ризик опору змін , Впровадження «системи для керівництва» може знищити всі добрі починання. У нашій практиці відомі випадки, коли під тиском керівництва компанія втрачала близько 50% персоналу в процесі впровадження системи.

Помилка №6. Чи не приділяти достатньо уваги проекту впровадження ERP-системи

Займатися автоматизацією факультативно не можна в жодному разі. У нашій практиці був кейс, коли проект із впровадження системи було передано топ-менеджеру як додаткова опція. В результаті терміни та вартість впровадження перевищили планові у 2 рази.

Проект із впровадження ERP-системи вимагає повноцінного занурення і, в ідеалі, окремого керівника проекту від компанії, який інтегруватиме у своїх руках усі відомості про проект та комунікацію. Керівника проекту лише з боку впроваджених людей буде абсолютно недостатньо.

Важливо зрозуміти та прийняти – впровадження ERP-системи в першу чергу потрібне вашій компанії. На жаль, компанію впроваджувачів це цікавить меншою мірою – їх влаштовує, що регулярно платите за рахунками.

Помилка №7. Намагатися зробити одразу все

За нашим досвідом супроводу проектів впровадження ми переконалися, що концепції розгортання проектів на базі scrum (методологія гнучкої розробки ПЗ) дійсно працюють і дають результати (читайте також про методологію Agile). Основні принципи, на які ми наголошуємо – робота в рамках невеликих модулів (цикли до 1 місяця) з метою отримання робочої версії продукту на кожному етапі. Далі може йти коригування та сонастройка інших модулів з розробленим. Система розгортається поступально, гнучко підлаштовуючись під завдання компанії. Намагаючись розгорнути систему відразу повністю і потім протестувати, ви ризикуєте витратити весь бюджет і час, а на виході отримати неприємний сюрприз у вигляді непрацюючого продукту.

Помилка №8. Вибрати непридатну платформу

Вибираючи платформу, переконайтеся, що вона дійсно відповідає потребам вашого бізнесу та підтримуватиме не лише фінанси, бухгалтерію, а й основні операції (виробництво, збут тощо). Переконайтеся, що вона призначена саме (універсальність тут може зашкодити) для вашого типу (виробнича, логістична і т.д.). Ця вимога поширюється як на функціональну, так і програмно-апаратну платформу.

Чим краще підходить система для ваших операцій, тим менше часу та коштів ви витратите на модифікацію і тим зручніше буде працювати із системою.

Помилка №9. Неправильна команда автоматизаторів

Знайдіть консультантів, які розуміють ваш бізнес. Важливо розуміти, що бізнес-процеси виробничої компанії, не можуть бути апроксимовані методами управління, поширеними в роздрібній торгівліабо у сфері послуг, яка б хороша система їх не підтримувала і які б консультанти її не впроваджували. Знання програмування, СУБД, бухгалтерії та торгівлі є важливими, але вони не сильно допоможуть впровадити систему в компанії, основний бізнес якого – виробництво.

Помилка №10 Некоректні цілі застосування ERP-системи

Проблеми застосування зазвичай зростають із переходом до тих етапів проекту, під час яких автоматизуються найважливіші бізнес-процеси компанії. А саме, бізнес-процеси, що відповідають типу діяльності, що приносить основний прибуток. Для торгових компаній це закупівлі/продажу, для транспортних фірм-перевезення, для промислових підприємств- Виробництво, і т.д.

На жаль, дуже часто метою впровадження ERP-систем є не так поліпшення виробничої діяльності, як зменшення зусиль з підтримки. інформаційних потоківусередині підприємства. Класичний приклад - використання системи для об'єднання фінансової та операційної інформації в одній базі даних.

Більшість ERP, що претендують на роль інтегрованих систем підприємства, спочатку створювалися для управління взаємовідносинами з клієнтами, фінансами і бухгалтерією. Відповідно, вони розроблялися фахівцями з бухгалтерії та фінансів за допомогою ІТ-фахівців. Як результат, системи ERP надавали інформацію, необхідну для бухгалтерії та фінансовим відділам, Тоді як виробничі та інші операційні підрозділи (збут, постачання, склади) цю інформацію забезпечували. Впровадження таких систем, що не зачіпають основний бізнес компаній, зазвичай не призводять до значних результатів.

Процес застосування ERP-систем умовно ділиться на 7 етапів: організаційні роботи, обстеження підприємства, вибір методології автоматизації, проектування системи, розгортання ПЗ на робочих місцях співробітників, запуск системи у промислову експлуатацію, супровід.

Пропонуємо розглянути порядок застосування ERP докладніше.

I Організаційний етап

Робота над проектом впровадження ERP на підприємстві починається з визначення мети та завдань. Це не повинна бути автоматизація заради автоматизації - замовник повинен чітко знати, яких бізнес-ефектів він хоче досягти.

На підготовчому етапі також необхідно сформувати робочу групу на стороні клієнта. До неї повинні увійти:

• Керівник (бажано з-поміж топ-менеджерів компанії). Ця людина повинна добре розумітися на всіх аспектах діяльності підприємства та організації бізнес-процесів. Крім того, керівник проекту впровадження ERP повинен мати можливість прийняття одноосібних рішень з будь-яких питань.
• Фахівці , відповідальні за відповідність системи вимогам чинного законодавства та корпоративним стандартам Під цю категорію підпадають: виконавчий директор, головний бухгалтер, Начальник IT-служби.
• Керівники всіх відділів , які мають працювати в системі ERP. До їхніх завдань входитиме консультування впроваджувачів на етапі вивчення бізнес-процесів підприємства та організація роботи підрозділів після завершення процесу автоматизації.
• IT-спеціаліст широкого профілю . Його зоною відповідальності буде технічний супровід проекту.

Якщо ви хочете, щоб автоматизована системауправління виробничим підприємством якнайшвидше принесла відчутні бізнес-результати, ви повинні подбати про те, щоб нею максимально активно та ефективно користувалися співробітники. Для цього персонал треба навчити роботі в ERP та суворо контролювати на початковому етапі експлуатації. Ці обов'язки також лягають на плечі представників робочої групи.

Крім того, на організаційному етапі необхідно визначитися з джерелами фінансування та компанією-інтегратором.

II Етап обстеження підприємства

Після завершення організаційних робіт проводиться обстеження бізнес-процесів підприємства. Ця процедура необхідна для точного визначення термінів та вартості впроваджувальних робіт. Залежно від масштабів проекту та поставлених завдань IT-інтегратор може запропонувати клієнту один із 2-х варіантів обстеження:

• Експрес-обстеження. Проводиться протягом 15-2 місяців. За його підсумками складається документ "Предпроектний аналіз". У ньому відображаються особливості автоматизованого обліку та перелік завдань, які необхідно буде вирішити у процесі застосування.
• Повне обстеження . Проводиться протягом 3-5 місяців. За підсумками досконального обстеження складається «Технічне завдання», розробляються бізнес-процеси автоматизованого обліку та описується перелік необхідних доопрацювань ПЗ.

Вибір варіанта обстеження визначається кращою методикою застосування ERP.

III Вибір методології застосування ERP

Впровадження ERP-рішень на платформі «1С:Підприємство» може здійснюватися за одним із 4-х сценаріїв:

• Абонентське обслуговування . Компанія-інтегратор проводить експрес-обстеження підприємства, складає укрупнений план впровадження ERP та на основі нього визначає максимально можливу вартість проекту. Ця вартість прописується в договорі, там фіксується вартість однієї години роботи програміста-внедренца. Загальний планробіт розбивається за місяцями. З кількості робочих годин визначається розмір щомісячного бюджету. Фіксована сума платежу також вноситься до договору.
• Поетапна технологіявпровадження . Дана методологіяВпровадження ERP передбачає проведення повного обстеження підприємства, визначення всіх бізнес-процесів, що автоматизуються, і підготовку ТЗ. У технічному завданні відображаються: обсяги доробок типової конфігурації програми, повний перелік робіт з розбивкою на фіксовані етапи, терміни та вартість реалізації кожного етапу впровадження ERP. Головний мінус цієї технології - негнучкість. Внесення найменшого коригування в проект спричиняє зміну ТЗ: перегляд термінів та вартості виконання окремих етапів робіт.
• Технологія швидкого результату . Алгоритм застосування ERP приблизно той же, що і при абонентському обслуговуванні. Також проводиться експрес-обстеження, розраховується максимальна вартість проекту, оцінюється година роботи програміста. Оплата так само здійснюється раз на місяць, але не за фіксованим тарифом, а за кількістю реально витрачених програмістами годинників. Суворо регламентованих планів робіт на місяць, тиждень тут немає - список та черговість виконання завдань може змінюватись в залежності від актуальних потреб підприємства. Гнучкість є безперечним плюсом технології швидкого результату. Включити до проекту додаткові бізнес-процеси можна будь-якому етапі і без тривалих погоджень. Єдиним недоліком цієї схеми застосування є розмитість термінів реалізації проекту.
• Разові виклики . Встановлення програми на робочі місця працівників та автоматизація бізнес-процесів здійснюються в міру можливостей клієнта. Підприємство закуповує коробку, а всі роботи впровадження проводяться за сценарієм разових викликів.

IV Проектування системи ERP

За результатами обстеження підприємства визначаються функціональні вимоги до ключових модулів системи, потреби в завантаженні початкових даних та налаштування обміну з програмним забезпеченням, що вже використовується. У системі проектуються основні бізнес-процеси компанії, здійснюються доопрацювання стандартного функціоналу під специфікою діяльності підприємства.

V Використання ERP-системи для підприємства

Програмне забезпечення встановлюється на робочі місця. Здійснюється налаштування прав доступу та звітів. Завантаження робочих даних та довідкової інформації із старої системи, файлів Excel тощо.

VI Запуск системи у промислову експлуатацію

Абревіатура ERP походить від англійського виразу Enterprise Resource Planningщо дослівно означає планування ресурсів підприємства. Теоретично така система є загальну стратегіюдіяльності компанії, яка враховує такі напрямки:

• Управління фінансовими ресурсами - ведення податкової звітності, бухгалтерського обліку, планування бюджету;
• Управління трудовими ресурсами;
• Управління активами;
• Взаємодія з партнерами та облік історії операцій клієнтів.

З практичної сторони, говорячи про ERP системи бізнесу, мають на увазі програмне забезпечення для автоматизації кожного з перерахованих напрямків, а також інших процесів діяльності компанії для зведення їх у спільну взаємопов'язану базу даних, необхідних для підприємства.

Простими словами ERP системами є комплекси заходів, що включають: моделі управління потоками інформації на підприємстві, обладнання для її зберігання та обробки, програмне забезпечення, IT-відділ і фахівців технічної підтримки, а також безпосередньо користувачів.

Будова IT-системи планування ресурсів підприємства

Будучи складним програмним забезпеченням, система ERP складається з наступних елементів:

• Платформа- основне середовище (ядро), що забезпечує роботу компонентів програми, і навіть базовий функціонал (довідкова інформація, функції) підприємства. Це основа системи, без якої її робота неможлива.
• Інструменти керування даними- сюди входить сховище на сервері, програми обробки інформації та передачі їх роботи модулів.
• Модулі, що підключаються- незалежні один від одного програми, які підключаються до платформи та використовують у своїй роботі основні бази даних. Саме наявність незалежних модулів, які можуть відключатися та підключатися без порушення роботи всього комплексу, відрізняє ERP системи від інших видів програмного забезпечення, що використовується під час автоматизації бізнес-процесів.

Модулі, що підключаються до основної платформи системи планування ресурсів виробництва, умовно поділяються на три групи:

1. Внутрішні- Програми, що використовуються всередині підприємства, доступ до яких мають співробітники.
2. Зовнішні- програми, до яких мають доступ клієнти та партнери (наприклад, особистий кабінет посередника дропшиппер).
3. Конектори- програми для підключення з іншими програмними продуктами, які не є частиною системи ERP, але використовуються компанією у своїй діяльності. Вони виконують обмін даними.

Де взяти ERP систему для підприємства

Існує три способи придбати програмне забезпечення для планування ресурсів:

1. Створення власного продукту. Найчастіше виявляється нераціональним методом, оскільки відсутність професійного підходу може призвести до виникнення ситуації, коли буде враховано лише один напрямок, що не дасть відчутного ефекту. При цьому впроваджену таким способом систему зазвичай складно замінити або доповнити.
2. Купівля готової платформи та впровадження її у роботу підприємства. Тут потрібно зробити правильний вибірвідповідно до діяльності вашої компанії. Якісні та відомі продукти коштують досить дорого та вимагають постійної підтримки з боку розробника.
3. Професійна розробка ERP систем індивідуально для компанії. Тільки 20% програм, що створюються на вітчизняному ринку, успішно інтегруються в роботу підприємств. Отже ризик компанії отримати неякісний продукт за завищеною вартістю досить великий.

Як вибрати та впровадити ERP систему

Універсальної системи планування ресурсів, придатної всім компаній, немає. Для кожного виробництва вибирається свій найбільш оптимальний продукт, який потім коригується у процесі впровадження.

Види ERP систем для підприємств

Класифікація систем планування ресурсів підприємства здійснюється за декількома параметрами, облік яких допоможе вам у виборі відповідного продукту. Так, за призначенням вони можуть бути галузевими та загальними. Перший варіант підходить для великих компаній, а також для підприємств, що випускають унікальний продукт або застосовують нестандартні методики ведення бізнесу.

На вигляд організації виділяють системи наступних форматів:

• Публічні- Доступ до спільного функціоналу програми має безліч користувачів, але ваші дані доступні тільки співробітникам вашої компанії.
• Приватні- програма ізольована і може змінюватись, та доопрацьовуватися під завдання компанії.
• Гібридні- Сукупність двох видів.

За типом зберігання інформації:

• Хмарні- бази даних розміщуються зовнішніх серверах.
• Внутрішні- Дані зберігаються на власному сервері компанії.

За форматом інтерфейсу користувача:

• Стаціонарні (десктопні)- програмне забезпечення для підключення до баз даних встановлюється на ПК і може працювати автономно від Інтернету, використовуючи тільки внутрішні комунікації.
• Браузерні (працюючі лише онлайн)- доступ до системи здійснюється через сайт компанії та особистий кабінет співробітника, клієнта чи партнера.

З архітектури програмного забезпечення:

• Модульні- Складаються з безлічі компонентів (модулів), розроблених для вирішення різних завдань.
• Монолітні- Єдині комплексні програми.

За класом ліцензії на використання:

• Пропрієтарна- Закрите ПЗ, для використання якого потрібно оплатити ліцензію.
• Open Source - безкоштовні програмиіз відкритим вихідним кодом.

Помилки вибору системи планування ресурсами

Неправильний вибір системи управління підприємством ERP не тільки спричинить додаткові витрати, а й може негативно позначитися на роботі підприємства. Щоб не припуститися помилок, вам потрібно знати основні з них:

• Відсутність правильно обраної та чітко сформульованої мети. Важливо зрозуміти, що ERP - має покращувати роботу компанії, переймаючи позитивні сторонита компенсуючи негативні. А тому при виборі необхідно точно визначити який ефект від впровадження повинен бути отриманий. Якщо вашою метою є оптимізація бізнесу загалом, ви не отримаєте необхідного результату. Усі завдання мають бути конкретизовані у технічному завданні (ТЗ). При цьому система має бути адаптована до компанії, а не навпаки. Повністю перебудовувати бізнес, якщо він прибутковий, під систему ERP - помилково.
• Неправильний вибір методики вирішення поставлених завдань. Кожна система ERP побудована для певної сфери бізнесу. Вона може бути адаптована для виробничої галузі або виключно для торгівлі.
• Односторонній погляд на вибір системи. Команда фахівців, що становлять ТЗ, що вибирають і контролюють процес впровадження системи, повинна включати представників різних відділів компанії (IT, продажів, кадрового, виробничого). В іншому випадку підсумковий продукт буде обраний з позиції зручності лише однієї ланки користувачів і не принесе належної ефективності підприємству загалом.
• Недостатня кваліфікація розробника та спеціалістів, які здійснюють впровадження. Процес створення та інтеграції системи планування ресурсів має високу вартість і багато компаній, прагнучи знизити витрати, звертаються до фірм з малим досвідом або використовують безкоштовні ERP системи, що є досить ризикованим.
• Низький рівень контролю процесу інтеграції програми до системи.
• Складність інтерфейсу. Якщо програма є надто складною для інтуїтивного розуміння, ви можете зіткнутися з проблемою необхідності навчання персоналу роботі з нею. Це також підвищує ризик випадкових помилок при внесенні даних, що спричиняє некоректне планування і всі наслідки.

Які функції має забезпечувати система планування ресурсів

Основний інструмент при плануванні бізнесу, що дозволяє приймати рішення, - це звітна документація. Саме вона є основою роботи ERP, яка, у свою чергу, повинна надавати можливість аналізувати дані звітів з різних позицій. А тому ефективна ERP система повинна мати ряд наступних функцій:

• Забезпечення зручного документообігу. Основним призначенням ERP систем є забезпечення швидкого оформлення документації (рахунки, накладні, звіти, прайси), а також подальших операцій з ними (пошук, доступ, пересилання, редагування).
• Планування. Алгоритм системи, особливо для виробництва, повинен дозволяти планувати платежі, постачання, роботу складу, сезонні зміни, обсяги продукції Для кожної компанії планування виробництва має індивідуальний характер і прив'язане до об'ємно-календарної стратегії.
• Прозорість інформації. Програма повинна фіксувати всі операції, сторони, обсяги та дати їх проведення, що зробить роботу компанії більш прозорою для аналізу.
• Розмежування доступу для різних рівнів . Оскільки система охоплює дуже великий обсяг інформації про роботу компанії, більша частина якої має залишатися закритою для співробітників нижніх рівнів, клієнтів та партнерів, вона повинна дозволяти закривати частину даних для користувачів із різним допуском.
• Єдина мережа даних. Система ERP повинна забезпечувати можливість відстежувати всі процеси окремо (наприклад, угоди) на всіх рівнях від закупівлі сировини та виробництва до оформлення продажу та сплати податку.
• Кадровий облік. Програма має передбачити можливість контролю чисельності персоналу, планування графіка виходів та відпрацьованих годин, облік рівня кваліфікації працівників та складання графіків відпусток, проходження курсів підвищення кваліфікації. Також ефективна системапланування передбачає можливість розрахунку зарплат та премій, з урахуванням форми оплати праці.
• Робота з постачальниками. Функціонал системи повинен дозволяти зберігати та обробляти базу постачальників, надсилати запити на наявність, планувати формування замовлень, вивільнення оборотних коштівта оплату рахунків, контролювати процес доставки, а також вести звітність із закупівель.
• Робота з клієнтами. Система повинна дозволяти вести повний облік даних по кожному клієнту, незалежно від того, скільки юридичних осібвходить до структури останнього. Це має на увазі не тільки можливість надання клієнту працювати через власний кабінет, але й зберігання даних з досконалих угод, дебіторську заборгованість, планування поставок, обробку рахунків, історію співпраці. Це дозволяє вивчати попит та рівень прибутку, отриманого від кожного клієнта.
• Сервісне обслуговування та ремонт. Якщо йдеться про виробництво, ця частина програми має забезпечувати планування технічного огляду обладнання, графіка проведення планового ремонту, модернізації чи заміни обладнання підприємства. Для торгових підприємству системі має бути передбачена можливість обліку сервісного обслуговуванняпроданих товарів та ремонту за гарантійними зобов'язаннями.

Особливості застосування ERP

Система планування ресурсів оперує базами даних, яких зазвичай дуже багато. Саме сама інформація може бути на різних носіях, включаючи паперову документацію, а тому її перенесення в електронний формат - це величезна праця. Самі дані поділяють на дві групи:

• Важливі- інформація, що є основою діяльності підприємства. Це дані про роботу та управління виробництвом, звітність відділу продажу та кадровиків. Вони повинні використовуватися у системі ERP обов'язково.
• Загальні- інформація, що має значення для конкретної компанії, яка не використовується компанією постійно, але також є важливою. Ці дані додаються до системи за потребою або на вимогу керівництва компанії.

Ідеальна ERP повинна передбачати можливість використання всіх видів даних, але на практиці, щоб спростити процес впровадження, спочатку враховуються важливі, а потім поступово інтегруються загальні.

Виходячи з того, які дані повинні бути використані та необхідного функціоналу системи, складається технічне завдання. Воно являє собою офіційний документ (інструкцію), що демонструє які завдання та цілі необхідно реалізувати у процесі впровадження. На основі ТЗ складається календарний планробіт з інтегрування.

Виділяють три стратегії впровадження системи планування ресурсів підприємства:

1. Покрокова інтеграція- спочатку в експлуатацію запускаються основні модулі (наприклад, облік фінансів, бухгалтерія та документообіг), а потім після налагодження їх роботи поступово впроваджуються інші. Цей метод займає дуже багато часу і не може продемонструвати досягнення результату одразу. Він нерідко застосовується компаніями під час самостійної розробки системи.
2. Комплексне використання- система застосовується відразу по всіх напрямках та в повному обсязі, а потім проводиться поступове налагодження роботи. Цей метод дозволяє швидко інтегрувати систему планування ресурсів підприємства. Він застосовується для придбання готового програмного забезпечення.
3. Комбінований метод- Використання ERP систем відбувається одночасно у всіх напрямах діяльності, але поетапно. Ця стратегія дозволяє максимально скоротити час на використання при найменшій втраті якості роботи. Найчастіше застосовують таку методику приватні компанії, які пропонують послуги з розробки індивідуального ПЗ.

Як працює ERP система і кому вона потрібна

Враховуючи складність та високу вартість, впровадження ERP буде доцільним лише для великих компаній, де обсяг даних для обліку дуже великий та потребує систематизації. Високу ефективність такі системи демонструють для великосерійного виробництва, у різних корпораціях та холдингах. Якщо ж компанія не випускає широкий асортиментабо займається виготовленням дрібних партій, така серйозна система планування ресурсів їй не потрібна, і тільки уповільнить процес і призведе до невиправданих збитків.

Єдиним винятком, на думку фахівців консалтингових агенцій, є використання ERP систем невеликими компаніями, що працюють в умовах дуже високої конкуренції, де автоматизація всіх процесів створює додаткову перевагу.

Щоб зрозуміти, чи потрібна вам така система, необхідно прорахувати економічну ефективністьвід її застосування. Вона може визначатися різними параметрами (зниження запасів, швидкість виробництва, скорочення штату, підвищення продуктивність праці), й у результаті самого підприємства має приносити додатковий прибуток чи, як мінімум, скорочення витрат.

Короткий огляд популярних ERP

Найчастіше основні ERP системи компаній – це готові продукти, скориговані під діяльність підприємства. Вони можуть бути платними та безкоштовними. При грамотному впровадженні можна досягти ефективності обох випадках.

Популярні безкоштовні продукти:

• ERPNext- Мінімалістична програма для роботи приватного підприємця (ІП). Основний недолік – обмежений дисковий простір, який можна збільшувати за додаткову плату.
• Галактика ERP- розроблена під вітчизняний ринок та дозволяє враховувати часті зміни у законодавстві.

Платні програми:

• SAP ERP- одна з найпопулярніших систем, що пропонують широкий функціонал та зручний інтерфейс.
• 1с Підприємство- Досить популярна і доступна за ціною система, що пропонує велику кількість спеціалізованих рішень.
• OpenBravo ERP- програма для середнього рівня зі зручним масштабуванням та доступною вартістю.

Переваги та недоліки ERP

Більшість недоліків ERP систем випливає з її основних якостей, оскільки основні проблеми, з якими стикаються компанії при впровадженні програми пов'язані з припущенням помилок при прийнятті рішення щодо необхідності використання та безпосереднього вибору ПЗ.

Негативні сторони інтеграції системи планування ресурсів

Незважаючи на те, що призначення ERP систем – це покращення процесу діяльності виробництва, вони мають свої недоліки. Серед останніх:

• Складність програмиі як наслідок, висока цінакупівлі та впровадження.
• Підвищені вимоги до обладнання для зберігання та обробки даних, включаючи сервери для збереження резервних копій. Воно має бути надійним та швидкодіючим, що визначає високу вартість.
• Необхідність забезпечення додаткового захисту даних, ретельний контроль системи безпеки та налаштування ієрархії доступу. Зберігання інформації в електронному форматі, і особливо з доступом через мережу, підвищують ризик розкрадання або знищення (навмисного або випадкового) важливих документів.
• Залежність від енергозабезпечення компанії. Якщо в офісах, складських приміщенняхабо в торгових залахкомпанії неполадки з електричною мережею, робота компанії може повністю зупинитись.

Практичні переваги ERP-системи

Впровадження стратегії та програмного забезпечення для обліку та планування ресурсів - це ефективний спосібдобитися покращень у роботі компанії, який має наступні переваги:

• Можливість інтеграції в різні типи виробництва та швидка адаптація під широкий спектрдіяльність підприємств. Система ERP підходить для промислових комплексів, банківських організацій, торгових підприємств, сфери послуг.
• Підтримка методів планування з різних напрямів діяльності підприємства.
• Можливість побудови віртуального підприємства.
• Якісний облік фінансів у всіх підрозділах.
• Можливість управління корпораціями з великою кількістю міжнародних підрозділів та віддалених співробітників.
• Масштабованість та гнучкість для впровадження на підприємствах різної величини.
• Здатність працювати з іншими програмами та додатками, що використовуються на підприємстві.
• Інтеграція даних у єдину системущо робить їх доступними для багатьох відділів.

Розуміючи особливості системи ERP, що це простими словамиі як вибрати для свого підприємства, ви зможете застерегти себе від помилкової купівлі непотрібного вам дорогого продукту, підібравши найбільш ефективний, можете грамотно здійснити використання, досягти підвищення ефективності і прибутку компанії.