Netiesioginių pirkimų atpirkimas. Tiesa tokia, kokia yra. Kaip sumažinti riziką? Geras tiekėjas – raktas į bet kurios įmonės sėkmę. Ką daryti, jei pirkėjas atsisako

tikriausiai, Šis straipsnis juk jau ne Pirkimų srities profesionalams, o apskritai apie Pirkimus ir apie visus dominančius klausimus, tik apie juos nėra įprasta atvirai kalbėti.

Neseniai diskusijose su įmonių ar šalies saugumo vadovais kelis kartus iškėliau atgarsių temą. Žinoma, pirmoje vietoje yra pozicija: „Mes to neturime, o jei sužinosime, mes jus atleisime“. Ir antra pozicija: „Saugos tarnybos tikslas – tokius atvejus aptikti ir ištirti“. Bet, draugai, pagrindinis ir pirminis klausimas – ar jums neatrodo keista, kad visi kalba apie „atsukimo“ faktą kaip apie darbą su jau įvykdytu faktu? Kodėl mes atliekame aptikimą ar tyrimą, kai turėtume? PREVENCIJA? Ir, beje, manau, kad užuot pagrindiniuose pirkimų padalinių darbuotojų reikalavimuose rašius „Gebėjimas derėtis“, verčiau būtų nurodyti „Gebėjimas kurti ir sekti skaidrų ir suprantamą prekių ar paslaugų pirkimo procesą .

Dažniausiai atatranka reiškia tam tikrą tiekėjo paskatą kliento įmonės darbuotojui sudaryti pelningą sutartį, tęsti bendradarbiavimą ar gauti geresnes sąlygas. Tiekėjai tokius lojalumo mokesčius formuoja per išpūstas kainas ir labai retai iš savo pelno dalies. Žinoma, „atatrankos“ sąvoka neapima mielų dovanų ir žetonų šventėms ar ypatingoms progoms. Egzistuoja daugybė metodų, kuriuos galima įgyvendinti kartu su viešaisiais pirkimais arba jiems kontroliuojant, kad būtų išvengta arba drastiškai sumažinta ne tik pačių atatranka, bet net ir išankstinės darbuotojų mintys, kad apskritai įmanoma tokią schemą įgyvendinti be palikdamas pėdsaką. Atminkite, kaip ir su SOX: tikslas nėra bausti ir dirbti su fait accompli. Tikslas yra padaryti, kad to nebūtų įmanoma padaryti šiandien ar rytoj. Pripažinkime: pirkimai ir atatrankos Rusijoje yra kaip du sparnai. Kelis kartus per mėnesį išgirstu frazių, kad kadangi esu susijęs su pirkiniais, vadinasi, gyvenu iš „otkatų“. Žinoma, per trumpą laiką neįmanoma pakeisti paties požiūrio į Pirkimus.

Noriu pakalbėti apie keletą veiksmingi metodai, kurio įgyvendinimas ir kontrolė leis Jūsų įmonei išlaikyti žemą rizikos lygį, susijusį su galimu darbuotojų ir tiekėjų sukčiavimu.

Procedūros! Kad ir kaip keistai tai skambėtų, reikia pradėti nuo jų. Būtent aiškiai aprašyti skirtingų padalinių sąveikos procesai prekių ar paslaugų pirkimo procese leis turėti standartizuotą požiūrį visoje Pirkimų darbų grandinėje. Pasitikrinkite, kiek jūsų įmonėje dabar aiškios konkursų vykdymo, atsiskaitymo su tiekėjais, sutarčių uždarymo ir pratęsimo ar, pavyzdžiui, sąskaitų apmokėjimo be sutarties tvarka, tvarka. Beje, iki Asmeninė patirtis: kuo daugiau Pirkimo procedūros puslapių, tuo ji mažiau efektyvi. Tikslas nėra gauti kiekvieno žingsnio aprašymą – tikslas yra gauti bendrų sąveikos procesų standartizavimą, skaidrumą ir atvirumą. Atkreipkite dėmesį, kad procedūra nebūtinai turi viską drausti ir kontroliuoti. Atlikite rizikos vertinimą ir suraskite pusiausvyrą tarp „biurokratinio skaidrumo“ sudarant dideles sutartis ir laisvesnio, greitesnio proceso mažesniems pirkiniams.

Archyvinių įrašų/dokumentų saugojimo sistema– „kiekvienas žingsnis“ turi būti įrašytas. Bet kuriame darbo etape suinteresuoti darbuotojai turėtų turėti prieigą prie visų procesų, dėl kurių įvyko konkretus įvykis santykiuose su tiekėju, archyvuotų duomenų. Pasiūlyme tai turi būti rezultatų suvestinė arba saugomi konkurso dalyvių patvirtinimo laiškai, iš tiekėjų gautos citatos arba pasiūlymo aptarimo laiškai. Remiantis akis į akį susitikimų ar pokalbių telefonu rezultatais, reikėtų parašyti trumpas santraukas. Tokia informacija turėtų būti saugoma atskiroje vietoje su sistemomis, kad būtų galima stebėti jos vientisumą ir vientisumą.

4 akių taisyklė. Nors šis būdas netelpa į vieną mažą pastraipą, tačiau principas turėtų būti toks, kad kiekviename sąveikos su tiekėju etape (atranka, sąlygų susitarimas, sutarties pasirašymas, apmokėjimas ir pan.) turėtų būti kontroliuojama bent du skirtingi dalykai. departamentai, kad sumažintų slapto susitarimo tikimybę. Pavyzdžiui, Pirkimas negali turėti savo tiekėjų, o įmonė negali pasirinkti naujo tiekėjo be pirkimo patvirtinimo. Arba apmokėjimą tiekėjui turi susitarti ne tik užsakovo darbuotojai, bet ir papildomai patikrinti finansai.

Pašto mokėjimas– tiekėjai, su kuriais sudaromos išankstinio apmokėjimo sutartys, turėtų iš karto patekti į rizikos ir papildomos kontrolės zoną tiek iš pirkimų, tiek iš verslo pusės, nes padidina nesąžiningos veiklos tikimybę dėl nepristatytų prekių ar paslaugų. Nesu tikras, ar šį daiktą apskritai reikėtų išskirti, nes. bet kuris viešųjų pirkimų specialistas turi sumokėti iš anksto išskirtinumo formatu. Standartiniai atsiskaitymo terminai tiekėjams šiuo metu yra per 15-30 dienų nuo akto pasirašymo dienos. Stambūs rinkos žaidėjai gali diktuoti dar ilgesnius terminus. Grįžtant prie procedūrų dalyko: niekas netrukdo procedūroje įrašyti, kad apskritai visi tiekėjai turi būti perkelti į atidėtą apmokėjimą, o dėl bet kokios išimties reikia susitarti aukštas lygis ir nuolat stebėti

Pirkimų skyriaus darbuotojai turi išeiti atostogų ir būti paaukštinti įmonėje. Kad ir kaip keistai tai skambėtų, tačiau atostogauti neišvykusiam žmogui gali kilti įtarimų. Darbuotojas, užsiimantis kasdienybe ir nereiškiantis noro augti, gali būti įtarus. Siekiant sumažinti šią riziką, būtina priimti taisyklę, kad Pirkimų skyriaus darbuotojai privalo kartą per metus be galimybės išeiti 2 savaičių atostogų. Nuotolinis prisijungimasį vidines sistemas. Taip pat bent kartą per metus aptarkite su darbuotojais jų planus karjeros augimas. Nes Perkant dažniausiai dirbama su daugybe skirtingų projektų ir vidinių klientų, visiškai aišku, kad plėtros planas apims tiek augimą padalinyje, tiek matricinę plėtrą tarp vidinių klientų.

Pirkimų auditas be išankstinio susitarimo dėl plano ir laiko. Dabartinė tendencija yra standartizuoti ir iš anksto planuoti auditus. Tačiau jei jūsų įmonė turi nuolatiniai auditai vidiniai padaliniai, aptarkite taisyklę dirbdami su vidiniais klientais, taip pat atsižvelgsite į skyriaus sąveikos su tiekėjais procesus, kur Pirkimas bus šio proceso dalis. Tokiu atveju Pirkimų skyrius visada kontroliuojamas, tiek nuo bendrasis planas, ir kryžminio funkcinio santykio požiūriu.

Tiekėjų identifikavimas ir patikrinimas. Tiekėjų patikrinimas būtinas tiek prieš pasirašant sutartį, tiek atrankiniu režimu. Patikrinimas neturi galvoje tiekėjo gebėjimo atlikti veiklą vertinimą. sutartiniai santykiai, bet finansinio stabilumo, esamos ataskaitų teikimo būklės, savininkų, naudos gavėjų ir galimų apribojimų patikrinimas. Šiuo metu rinkoje yra daug sprendimų, kurie pagal TIN numerį parodys visą jūsų būsimo partnerio vaizdą. Labai svarbu, kad tikrinimo procesas apimtų gautos informacijos, skirtos archyviniams įrašams, vientisumo palaikymą. Šis čekis neturi būti perduotas saugos tarnybai. Pakanka atlikti testą ir nustatyti Atsakingas asmuo. Tiekėjams su didelėmis sąnaudomis arba tiekėjams, kurie teikia agentūrų paslaugos, galite pridėti atrankinės ketvirčio pakeitimų peržiūros procesą. Sutartyse, kuriose planuojama pasitelkti subrangovus, tokia patikra turėtų būti taikoma ir jiems, su privalomu duomenų saugojimu pas Klientą. Iš savo patirties noriu pridėti porą dalykų, į kuriuos visada atkreipiu dėmesį: tiekėjo darbuotojų skaičius ir bankas, kuriame atidaryta sąskaita. Greičiausiai man nebus gėda, jei tiekėjas pateiks duomenis su sąskaita, atidaryta banke, kuris patenka į TOP-100. Bet jei tiekėjas nėra specifinis regione, o sąskaita atidaryta kokiame nors nežinomame banke nuo antro ar trečio šimto, tai bus ženklas papildomam tolesniam darbui.

Kainų pasiūlymai ir derybos tik per elektronines sistemas. Šią temą ne kartą paliečiau ankstesniuose užrašuose, daugiausia dėmesio skirdamas tam, kad įvadas elektroninės sistemos derybos (aukcionai arba prekybos platformos) yra svarbus žingsnis ne tik norint gauti geriausia kaina bet ir užkirsti kelią slaptam susitarimui.

Konkurse turi būti sudaryta vienodo dalyvavimo galimybė. Tiekėjai prieš paskelbdami konkursą turi nustatyti tikslią tvarką ir procedūras. Labai dažnai konkurso procesas yra detaliai aprašytas įmonių vidaus tvarkos darbuotojams, tačiau labai menkai aprašytas toje dalyje, kuri yra už įmonės ribų. Tiekėjai turi suprasti ne tik terminą, bet ir pagrindines konkurso sąlygas bei atrankos kriterijus. Tiekėjai turi būti tikri, kad visa jiems pateikiama informacija yra lygiavertė visiems konkurso dalyviams. Dideliuose konkursuose nelaimėjusiems tiekėjams turėtų būti suteikta bendra informacija apie tokio sprendimo priežastis. Darbo šia kryptimi rezultatai bus padidėjęs pasitikėjimas tuo, kad tiekėjų atrankos etape nebus galimų vidinių klientų ir pirkimo skyrių manipuliacijų.

Bet kurioje sutartyje turi būti detalus pirkimo pobūdžio aprašymas.. Paprasta taisyklė: kuo detalesnis pirkinio aprašymas, tuo sunkiau jį paslėpti. Tiekėjo sutartyje turi būti pateikta išsami kiekvienos projekto dalies specifikacija ir išlaidų paskirstymas. Šios taisyklės taikymas taip pat leis palyginti skirtingų teikėjų pagrindines paslaugas. Pavyzdžiui, logistika, palaikymas, IT dalis ir kt.

Mėnesio išlaidų analizė ir konkurso planas. Jei pažvelgtume į standartinį įmonės veiklos modelį, pardavimo planai dažniausiai aptariami beveik kasdien iki smulkmenų, o išlaidos dažniausiai būna „didelio potėpio“ formatu. Išsamesnė sąnaudų analizė pagal tiekėjų skaičių, apmokėtų sąskaitų skaičių, konkretaus tiekėjų skaičiaus santykio analizė, kuri sudaro daugiau nei 70% visų išlaidų, leis jums aiškiai suprasti. to, kas vyksta. Reikia atsižvelgti į tai, kad kaip ir parduodant. Šis metodas efektyviai veikia nuolatinio ataskaitų teikimo sąlygomis, nes bet kokia potenciali rizikos sritis iš karto matoma. Remiantis šia analize, būtina susitarti ir patvirtinti konkursų vykdymo ir darbo su tiekėjais sąlygų tikslinimo planą ateinantiems laikotarpiams. Šiaip dažnai susidurdavau su situacija, kai įmonė kasmet rengia puikius ir sėkmingus raštinės reikmenų ir popieriaus pirkimo konkursus, tačiau, vaizdžiai tariant, nepastebi saugos paslaugų teikėjo, kurio kaštai skiriasi dešimteriopai.

Girdėti Atsiliepimas iš tiekėjo. Praėjusiais metais kalbėjausi su vienu iš bendrasavininkių galimų atatrankų prevencijos tema. didelė kompanija Rusijoje. Be kai kurių šioje pastaboje aprašytų metodų įgyvendinimo, pasiūliau visus tiekėjams perduodamus dokumentus (aktus, sąskaitas faktūras, sutartis) papildomai paženklinti užrašu: „Gerbiamas partneriai, jei žinote kokį nors atvejį apie sukčiavimą ar įgaliojimų viršijimą, kurie gali turėti įtakos mūsų įmonių sąveikai, prašome pranešti. Anonimiškai…". Taip pat įtraukite specialų telefono numerį arba el. pašto adresą. Jei esate tikri, kad visi jūsų tiekėjai yra pagrindiniai rinkos dalyviai, greičiausiai sukčiavimas negali būti visur paplitęs didelė kompanija. Vienas dalykas, kai pardavėjai aptaria galimą sukčiavimą. Ir visai kas kita, kai visa tai apdoroja darbuotojai, kurie nesutinka su tokiu požiūriu. Uždarymo dokumentai praeina per daugybę paprastų darbuotojų, o tokios sistemos buvimas skatina išvengti net užuominos apie atatrankas. Rašydamas šį užrašą paskambinau į įmonę, apie kurią rašau, ir paklausiau apie rezultatus. Jie buvo labai sėkmingi: po metų buvo gautas vienas pranešimas, dėl kurio buvo atliktas tyrimas ir administraciniai veiksmai – tiek iš užsakovo, tiek iš tiekėjo pusės. Tam tikru mastu šis tyrimas netgi prisidėjo prie partnerystės su tiekėju lygio padidėjimo ir papildomos užsakymo apimties perdavimo. Taip pat buvo gautos trys pastabos ir prašymai dėl darbo tvarkos. Nesu tikras, ar visais atvejais reikia imtis tokių drastiškų priemonių, bet planuokite ir rengkite metinius susitikimus su pagrindiniai tiekėjaiįmonės valdymo lygmenyje – tai būtinas minimumas.

Mano nuomone, aprašyti metodai gali efektyviai užkirsti kelią sukčiavimo rizikai įmonės pirkimuose. Dar kartą perskaičius sąrašą supratau, kad teisingas jų įgyvendinimas nereikalauja didelių investicijų, kurios dažniausiai pasitaiko tiriant jau atliktus faktus. Jei pirkimas padeda sutaupyti ir optimizuoti, tai lyderiai turėtų padėti perkantiems jaustis saugiai, kai iškyla atpirkimo tema.

P.S. Ilgai galvojau, kurioje straipsnio dalyje įterpti kitą kontrolės metodą, bet galiausiai priėjau išvados, kad tai jau net ne metodas, o teiginys, kurio pažeidimas taip pat gali būti vertinamas kaip signalas. Aš kalbu apie viešumą. Kiek aktyvūs jūsų darbuotojai? profesinės konferencijos, forumai, pasisakymai? Juk viešųjų pirkimų specialistai kasdien yra įmonės priešakyje santykiuose su trečiosiomis šalimis. Tuo pačiu yra didelė pagundos pažeisti procedūrą rizika. Autoritetas ir reputacija turėtų būti pirmoje vietoje kiekvienam, kuris yra pasirengęs apgauti. Aptarkite Ši tema su darbuotojais dažniau.

Gyvensime, rinksimės geriausius tiekėjus. 🙂

Bet kuris vadovas žino, kad geras tiekėjas yra retenybė. Ne visi gali susidoroti su tokiu darbu. O kai kurie netgi mano, kad tiekėju turi gimti arba būti juo širdyje.

Paslaugus darbuotojas

Bet kurios įmonės struktūroje yra speciali tarnyba, vadinama „tiekimo skyriumi“. Kai kurie mano, kad tai įprastas vienetas, tačiau tai nėra visiškai tiesa. Norėdami suprasti problemos esmę, pirmiausia turite suprasti, kas yra tiekėjai ir kodėl jie samdomi? Visi žino, kad gaminant bet kokius tikslus turi būti trys pagrindiniai komponentai:

1) Žaliavos ir medžiagos.

2) Įranga ir kiti įrankiai.

3) Darbo jėga.

Kiekvienas iš jų yra vienodai svarbus. Taigi tiekėjas yra asmuo, kuris užtikrina pirmojo komponento prieinamumą. Be to, jis privalo tai padaryti, kad įmonei būtų kuo didesnės naudos.

Kas šiuo atveju turima omenyje? Tai yra principai, kurių toks darbuotojas turi laikytis. Tiesą sakant, tiekėjas yra darbuotojas, aprūpinantis vietinę įmonę žaliavomis ir medžiagomis:

• kuo greičiau (jei reikia);
• sutarčių sudarymas už mažiausią kainą;
• per nurodytą laikotarpį;
• numatyta suma.

Iš to aišku, kad tiekėjas yra tas, kurio veikla leidžia bet kuriai įmonei dirbti sistemingai, sklandžiai ir minimaliomis sąnaudomis. Ir tai tikrai padidins pelną.

Ką turėtų daryti tiekėjas?

Įmonė gali gerai dirbti tik tada, kai kiekvienas darbuotojas žino ir sąžiningai atlieka jam pavestas pareigas. Jei su pagrindinės gamybos darbuotojais viskas aišku, tai likusių funkcijos turi būti aiškiai nurodytos. Taigi, tiekėjo pareigos apima:

1) Tam tikrų medžiagų rinkimas.

2) Atitinkamų sutarčių sudarymas vadovo vardu arba jo vardu.

3) Savalaikio prekių pristatymo į įmonės teritoriją užtikrinimas.

4) Pristatytų prekių vientisumo kontrolė.

5) Žaliavų kokybei patvirtinti reikalingų dokumentų (pažymos, paso ar kito dokumento) prieinamumo užtikrinimas.

Visi darbai atliekami etapais:

1. Pirma, tiekėjas turi sudaryti darbo planą, pagrįstą įmonės reguliavimo poreikiais. Be to, kiekviena konkreti medžiagos rūšis turi būti skaičiuojama atskirai. Tuo pačiu metu turite nuspręsti dėl pageidaujamos kokybės.
2. Tada ateina partnerio paieškos momentas. Čia atsiranda verslo kelionių ir telefono skambučių. Iš daugybės tiekėjų turite pasirinkti tą, kurio sąlygos yra palankesnės.
3. Po to darbuotojas eina pas partnerį sudaryti sutarties.
4. Paskutinis etapas – prekių priėmimas, jų surinkimas ir pristatymas į iškrovimo vietą. Lygiagrečiai tiekėjas tvarko visus patvirtinamuosius dokumentus.

Jei kiekvienas iš išvardytų etapų bus teisingai apskaičiuotas ir atliktas, tokia įmonė turės viską, ko reikia darbui. Taigi jos darbuotojas tikrai savo vietoje.

Kas leidžiama tiekėjui?

Norint gerai atlikti pavestą užduotį, bet kuris darbuotojas turi turėti daugiau reikalinga informacija, taip pat visa įmanoma pagalba ir parama iš vadovybės. Būtent todėl tiekėjo „darbe“ yra ne tik pareigos, bet ir jo teisės, kurių turėtų pakakti normaliam darbo organizavimui. Tarp jų pagrindiniai yra:

1) Galimybė reikalauti iš atitinkamų tarnybų darbuotojų jam reikalingos informacijos. Pavyzdžiui, tiekėjas turi žinoti įmonės planus, kuriuos sudaro ekonomistai. Jis turi suprasti finansinė būklėįmonės šiuo metu gali naršyti pirkimo kainas.

Jis turi žinoti iš vyriausiojo inžinieriaus apie nemokamą transportą pasiėmimo atveju.

2) Konkrečiai užduočiai atlikti tiekėjas kartais reikalauja vadovybės pagalbos ir tiesioginės pagalbos. Remdamasis nurodymais, jis turi teisę to reikalauti. Pavyzdžiui, norėdamas sumokėti avansą, tiekėjas turi duoti užsakymą vyriausiajam buhalteriui.

3) Jei darbo metu buvo atskleisti trūkumai, jis gali pateikti pasiūlymus dėl galimo jų pašalinimo.

Su tokiomis teisėmis geras specialistas jis visada gali atlikti savo darbą taip, kad jam nebūtų pretenzijų nei iš vadovybės, nei iš pagrindinės gamybos darbuotojų.

Svarbūs punktai

Bet kuris personalo pareigūnas žino, kad tiekėjo instrukcijoje, be teisių ir pareigų, yra sąrašas skirtingi tipai atsakomybė. Tokiame darbe dažnai pasitaiko momentų, kai žmogus turi savarankiškai priimti sprendimą, atsižvelgdamas tik į savo padorumą ir moralės principus.

Pavyzdžiui, tiekėjas siūlo parduoti prekes už išpūstą kainą ir sumokėti tiekėjui tam tikrą sumą grynaisiais kaip kompensaciją. Tokiu atveju teigiamas atsakymas sukels įmonės finansinį viršijimą, o darbuotojui – solidus neplanuotas atlyginimo padidėjimas. Tik klausimas, ar darbuotojas to sieks. Jei taip, jis pažeis savo pareigas, kurios aiškiai atspindi veiklos kryptį. Skyriuje „Atsakomybė“ nurodyta, kad tiekėjas turės atsakyti už visus įstatymų padarytus pažeidimus. Čia pasireiškia padorumas, taigi ir atitikimas pačiai jo užimamai pozicijai. Gerai, jei ši paskutinė instrukcijos dalis jo neliečia visą darbo laiką.

Daugeliui generalinių direktorių kovoti su atatrankomis reikia periodiškai ieškoti darbuotojų, kurie piktnaudžiauja savo padėtimi. Tačiau vienkartiniai veiksmai yra neveiksmingi: išlaukę audros kyšininkai pradeda pasivyti. Todėl specialistai rekomenduoja sukurti sistemą, kurioje būtų pašalinta pati galimybė gauti atatranką. Šiame straipsnyje kalbama apie pažeidėjų atpažinimo būdus, taip pat apie netiesioginius ženklus, leidžiančius atpažinti tuos, kurie imasi atatrankų.

Praktikų patirtis

Yra trys pagrindiniai būdai, kaip patikrinti įtariamus darbuotojus

Maksimas Gorbačiovas treneris-pardavimų konsultantas, Maskva; psichologijos mokslų kandidatas
Dmitrijus Tkačenka Pardavimų treneris, Maskva

Nuoroda

Maksimas Gorbačiovas- teisininkas; dirbo „atšaukimo intensyviose“ farmacijos platinimo ir techninių alyvų tiekimo pramonėse.
Dmitrijus Tkačenka vadovavo pardavimų skyriams tokioje „atšaukimo intensyvioje“ prekybos srityje kaip darbo drabužių tiekimas pramonės įmonės. Kartu organizuoti mokymus aktyvūs pardavimai ir kovojant su atatrankomis, vykdyti konsultacinius projektus kuriant ir plėtojant pardavimo padalinius. Tarp klientų yra „Baltika“, „Gazprom“, „Donskoy Tabak“, „Rostelecom“, „R-Style“, „Siemens Russia“, „New Commonwealth holding“ įmonės, leidykla „Olma-Press“. Bestselerio „Kickback: Special Technique of Client Traction“ (M.: Vershina, 2008) autoriai.

Žinoma, teks skirti papildomų lėšų kovai su atatrankomis. Ir visai gali būti, kad įmonės patirtos išlaidos viršys galimą žalą dėl atatrankų. Todėl prieš pradėdami kovą su kyšininkavimu paskaičiuokite planuojamos kampanijos išlaidas. Norėdami apytiksliai apskaičiuoti nuostolius dėl perkainuotų pirkimų, palyginkite bendrą tam tikro laikotarpio pirkimų apimtį su tuo, kiek atsitiktinių patikrinimų metu buvo viršytos vidutinės rinkos kainos. Remdamiesi šiuo įvertinimu, savo tikslais, rinkos situacija ir viešųjų pirkimų procedūrų specifika Jūsų įmonėje, nustatykite biudžetą priemonėms, skirtoms kovai su atatrankomis.

Paprastai įmonėse atmetimai nustatomi vienu iš šių būdų.

1. Darbuotojo gyvenimo lygio atitikimo jo darbo užmokesčiui tikrinimas. Jei, pavyzdžiui, darbuotojas per mėnesį gauna 1000 įprastinių vnt., bet tuo pačiu kas pusmetį keičia įvežamus automobilius, verta pagalvoti, iš kur jis gauna pinigų. Pavyzdžiui, viename prekybos įmonė pirkėjas, prieš pietus nusiplovęs rankas, atnešė patikrinimą, stovėdamas šalia apsaugos viršininko. Abu pastebėjo, kad turi tą patį laikrodį. Tuo pačiu metu apsaugos vadovas iš įmonės gavo dovanų laikrodį jubiliejaus proga (kainavo 1 900 USD), o pirkėjui jo studentė gimtadienio proga padovanojo laikrodį. Dėl to vadovas buvo tikrinamas ištisus du mėnesius. Tiekėjai nuolat jam pranešdavo, kad jo vardu kai kurie žmonės skambina, klausinėja ir bando įsigyti prekių už grynuosius pinigus. Žinoma, tokie patikrinimai pristabdo pirkimų eigą, tačiau vadovai bijo padaryti pažeidimų. Po kurio laiko visi pripranta, kad didelių finansinių išteklių valdymas yra susijęs su periodiniai patikrinimai saugos tarnyba.

Jeigu įmonėje nėra saugos tarnybos, jos funkcijas turi perimti generalinis direktorius. Reikėtų sekti ne tik darbuotojų savijautos augimą (įsigyjant naują automobilį, perkant brangius drabužius ir aksesuarus), bet ir jų elgesio niuansus.

2. Bandomieji pirkiniai. Tokie darbuotojų patikrinimai kažkuo primena „slaptojo pirkėjo“ technologiją. Paimkime pavyzdį. Vienos įmonės saugos tarnyba sugalvojo legendą apie tiekėją patikrinti savo tiekėjus. Sudarė produktų kainoraščius, paskelbė paprastą svetainę internete. Tada kontrolierius, prisidengęs tiekėjos firmos darbuotoja, kreipėsi į pirkimo skyrių ir pasiūlė atšaukti. Vienas iš vadovų po kelių pokalbių sutiko. Jis buvo atleistas dėl didelio skandalo. Po to perkantys darbuotojai buvo informuoti, kad vadovybė ketina naudoti šį metodą ir ateityje. Tolesni įvykiai yra reikšmingi. Per du mėnesius iš darbo pasitraukė daugiau nei pusė tiekėjų savo valia, o į jų vietą atėję darbuotojai vidutinį antkainį padidino 7 proc., tik sumažindami supirkimo kainas.

Tačiau šis metodas tinka tik įžūliam kyšio gavėjui, praradusiam atsargumą ir reikalaujančiam bet kurio tiekėjo atšaukimo. Tuo tarpu yra pirkėjų, kurie atsiima tik iš patikimų partnerių. Tokius pažeidėjus bandomaisiais pirkimais sugauti sunku, nes su naujais tiekėjais jie bendradarbiauja be atatrankų ir tik dirbdami kartu pradeda kalbėti apie kyšius.

3. Testavimas melo detektoriumi. Tai geriausias būdas patikrinti ilgalaikius darbuotojus. Jei įmonėje šis metodas tik pradedamas taikyti, rekomenduojame kas tris keturis mėnesius testuoti visus pirkimo vadybininkus. Pavyzdžiui, kreipiantis dėl darbo koncerne „Kalina“, kandidatai į tiekėjo pareigas įspėjami, kad jiems periodiškai bus atliktas tyrimas poligrafu. Klausimai standartiniai: ar suteikėte lengvatas kuriam nors tiekėjui, ar gavote atlygį. Šių patikrinimų patikimumas yra labai didelis.

Daugeliu atvejų darbuotojas, kuriam nustatytas atmušimas, yra atleidžiamas iš darbo. Ar pranešti pavaldiniams apie kolegos atleidimo priežastį, ar ne, priklauso nuo jūsų. Tačiau manome, kad informuoti yra naudingiau: taip pademonstruosite darbuotojams, kaip rizikinga leisti sau tokius atlyginimų padidinimus. Be to, norėdami išvengti atšaukimo, galite:

• perduoti tiekėjams tik informacijos apie tiekėjų pasiūlymus rinkimo funkciją, o galutinį sprendimą priimti savarankiškai (arba įvesti kolegialią tokių sprendimų priėmimo tvarką);
• naudoti rinkodaros skyriaus vykdomo kainų stebėjimo duomenis, kad būtų galima kontroliuoti informaciją, gaunamą iš pirkėjų;
• apdovanoti tiekėjus už sutaupytus pirkinius ar pelningumą, gautą iš prekių grupė atsižvelgiant į įvežimo kainas ir maržas;
• asmeniškai derėtis su pagrindiniais Jūsų įmonės tiekėjais;
• įforminti pirkimo procedūras ir konkurso būdu pritraukti tiekėjus.

Generalinis direktorius kalba

Kirilas Kuznecovas, Tenders.ru, Maskva, generalinis direktorius

Nuoroda

„Tenders.ru“
Veiklos sritis:įmonių, valstybės ir savivaldybių institucijų pirkimų veiklos organizavimas ir auditas.
Organizacijos forma: OOO.
Vieta: Maskva.
Darbuotojų skaičius: 15.
Pagrindiniai klientai: nežinybinė Rusijos finansų ministerijos apsauga, federalinė valstybinė institucija „Federalinės valstybės rezervų agentūros kombinatas „Signalas“, valstybinė korporacija „Rosatom“, įmonės „Alcor Bio“, „Eldorado“.
Patirtis Generalinis direktorius pozicijoje: nuo 2006 m.
Generalinio direktoriaus dalyvavimas versle: bendraturtis (dalis - 50 proc.).

Simboliniai mokėjimai už smulkias „paslaugas“ ilgainiui dažnai virsta dideliais kyšiais (vadinsime daiktus kastuvais, o ne kalbėsime apie kažkokius „atkatus“ ar „kliento atlygį“). Įmonė, kurioje dirba kyšininkas, tampa labai pažeidžiama. Kaupiasi kompromituojantys įrodymai, galintys priversti šį darbuotoją padaryti rimčiausius pažeidimus. Akivaizdi ir tiesioginė žala: įmonė gauna ne pačius geriausius produktus išpūstomis kainomis. Todėl atlaidūs kyšininkų atžvilgiu įpratę vadovai savo verslui kelia rimtą pavojų.

Skeptiškai žiūriu į melo detektorių naudojimą ir kyšio provokavimą; Mūsų įmonė šių metodų nenaudoja. Mano nuomone daugiau efektyvus metodas, kuriuo išvengiama ir bereikalingo viešumo, yra kai saugos tarnyba analizuoja įtariamų darbuotojų ir jų artimųjų gyvenimo lygį (juk dažnai kyšiai duodami ne pinigais ir ne pačiam darbuotojui, o jo įgaliotiniams). Taigi, pavyzdžiui, nustatėme vieną pažeidėją – jis pats gyveno gana kukliai, bet išleido didelius pinigus savo meilužės išlaikymui. Be to, jų veiklos auditas padeda nustatyti nesąžiningus (ar nekompetentingus) darbuotojus – būtina koreliuoti įtariamųjų darbo rezultatus su rinkos vidurkiu.

Tačiau kyšininkus identifikuoti neužtenka – iš esmės reikia kuo labiau sumažinti kyšį provokuojančių situacijų tikimybę. Norėdami tai padaryti, visų pirma turite aiškiai suformuluoti sandorio šalių, su kuriomis bendradarbiaujate, pasirinkimo taisykles. Šios taisyklės turėtų pašalinti riziką, kad įmonės darbuotojas sutiks gauti atlygį iš išorės. Be to, būtina sukurti personalo kontrolės, mokymo, skatinimo ir, žinoma, baudimo sistemą.

Praktikos patirtis

Kaip neleisti darbuotojams gauti atatrankų

Vladimiras Filonovas Magnezit grupės, Maskvos, Kontrolės ir audito departamento ekspertas

Nuoroda

"Magnezitas"
Veiklos sritis: ugniai atsparių gaminių gamyba ir pardavimas (visas ciklas nuo žaliavų gavybos iki inžinerinių ir techninės priežiūros paslaugų).
Organizacijos forma:ĮMONĖ; įmonių grupė.
Teritorija: pagrindinė buveinė - Maskvoje; atstovybės – Vokietijoje, Kazachstane, Kinijoje, Lenkijoje, Slovakijoje ir Ukrainoje.

Kas organizacijoje gali atsiimti kompensacijas? Žinoma, dauguma atsakys, kad yra pirkimų skyriaus darbuotojai. Tačiau realiai kitų įmonių tarnybų darbuotojai taip pat turi galimybę gauti atatranką (žr. stalo). Pavyzdžiui, skyrius informacines technologijas, turėdamas omenyje mažą duomenų perdavimo internetu spartą, gali įtikinti jus sudaryti sutartį su kitu panašias paslaugas siūlančiu tiekėju, nors ir už padidintą kainą.

Kiekviena organizacija turi savo būdus, kaip susidoroti su atatrankomis. Pavyzdžiui, vienas iš didžiausių Rusijos anglies gamintojų vienu metu išleido stalinį kalendorių, kuriame buvo kreiptasi į visus darbuotojus su prašymu pranešti telefonu, faksu ir paštu apie įvairias vagystes. Kai kurios įmonės įtariamą darbuotoją patikrina melo detektoriumi. Ypač dažnai šis metodas naudojamas Rusijos tinklų elektronikos parduotuvėse. Jei darbuotojas atsisako būti išbandytas, vadovybė mano, kad tai netiesioginis atatrankos patvirtinimas. Atleisti darbuotoją, atsisakiusį pasitikrinti melo detektoriumi, nėra lengva, tačiau visiškai įmanoma sukurti jam nepakeliamas darbo sąlygas, kad jis pats parašytų atsistatydinimo laišką.

Pažvelkime į kitus būdus, kaip aptikti ir užkirsti kelią atatrankoms.

Prašyti pasiūlymų iš kelių tiekėjų. Tiekiant didelį inventoriaus prekių asortimentą (inventorių ir medžiagas), nesvarbu, ar tai būtų vanduo biurui, ar kompiuteriai, garsi kompanija turėtų įspėti tarnybos pareigūną vidaus audito(į mažos įmonėsšią funkciją gali atlikti vienas asmuo – svarbiausia, kad jis tau paklustų). Prieš apmokant tiekėjo sąskaitą-faktūrą svarbu palyginti nurodytas kainas su rinkos kainomis. Mano praktikoje ne kartą pasitaikė, kad man atnešė sąskaitą ar sutartį už didelę sumą susitarti ir, palyginus kainas su vidutinėmis rinkos kainomis, radau gerokai pervertintą. Tada iškilo klausimas, ar darbuotojas siekia asmeninės naudos, ar tiesiog apleido savo pareigas, pasirinkdamas pirmąjį turimą, nors ir brangų pasiūlymą. Tokiais atvejais nėra nereikalinga paaiškinti šį klausimą.

Tiekėjo kainoraščio užklausa. Kartais aukštos kainos tiekėjo sąskaitoje faktūroje tiekėjas paaiškina šios įmonės monopolinę padėtį rinkoje (pavyzdžiui, kad ji yra vienintelė prekiautoja regione). Patikrink Tai. Jei įtariate, kad darbuotojas gauna atatranką iš tam tikro tiekėjo, paprašykite, kad kontrolierius susisiektų su šia įmone ir, apsimesdamas neegzistuojančios įmonės darbuotoju, paklaustų jo. pasiūlymas už įsigytus produktus. Prašome skambinti nuo Mobilusis telefonas, nes tiekėjo identifikatoriuje gali atsispindėti jūsų įmonės miesto numeris. Kad nekiltų įtarimų, reikia teirautis kiek kitokio prekių asortimento ir kiekio kainų nei užsakė Jūsų tiekėjas. Pasirinkite keletą elementų, kurių yra daugiausia specifinė gravitacija visoje jūsų sąskaitos sumoje. Jei neegzistuojančiai firmai bus išrašyta sąskaita už produktą, kuris kainuoja mažiau nei pirkimo skyriaus sąskaita, turėsite rimtą pokalbį su tiekėju.

Pirkimo patvirtinimas. Vienoje įmonėje prekių ir medžiagų įsigijimas vyksta taip. Pirkimų skyriaus darbuotojas vidaus audito skyriui atneša sąskaitą apmokėjimui už gaminius iš tiekėjų. Kontrolierius apskaitos programoje išsiaiškina, kokio dydžio yra šių prekių likutis, taip pat tiria kitų potencialių tiekėjų kainų pasiūlymus. Jis pats jiems skambina ir, jei pasiūlymai mažesni, prašo sąskaitos. Valdiklio gale finansų direktorius Asmuo, nusprendęs dėl apmokėjimo, gauna šiuos popierius: sąskaitą iš pirkimo skyriaus, pažymą apie atsargų likučių kiekį sandėlyje, kainų pasiūlymus iš potencialių tiekėjų ir iš jų sąskaitas. Remdamasis visa tai, finansų direktorius priima vieną iš šių sprendimų:

• tvirtina pirkimo skyriaus pateiktą sąskaitą;
• rekomenduoja tiekėjams reikalauti sąskaitos faktūros už mažesnį prekių ir medžiagų kiekį, nes sandėlyje yra didelių likučių;
• atsisako apmokėti pirkimo skyriaus sąskaitą, savo sprendimą paaiškindamas tuo, kad kontrolieriaus pateiktoje sąskaitoje nurodyta mažesnė suma (žr. Kaip bankas patyrė nuostolių dėl to, kad nekontroliavo pirkimų).

Kaip bankas patyrė nuostolių dėl to, kad nekontroliavo pirkimų

Elektronines teisines duomenų bazes platinančių įmonių darbuotojai gauna procentą nuo pardavimų. Vienas vadybininkas, atsakingas už duomenų bazių atnaujinimą, tarp savo klientų turėjo banką, kuris savo darbe jau naudojo kelias panašias sistemas. Kiekviename susitikime su banko darbuotoja, kuri šiuo klausimu priima sprendimus, vadovas kalbėdavo apie savo elektroninių duomenų bazių privalumus, tačiau įtikinėjimas nepasiteisino. Supratęs, kad prekių parduoti nepavyks, banko darbuotojui pasiūlė visą savo procentą nuo įstaigos įsigytų sistemų kainos. Vos vadovas grįžo į biurą, banko darbuotojas jau susisiekė su pardavimo skyriumi ir už didelę sumą užsakė keletą bazių. Tiekėjai tokiai pirkimo apimčiai pasiūlė nuolaidą. Tačiau banko darbuotojas suvaidino pyktį, sakydamas, kad jo įstaiga labai solidi ir jai nuolaidų nereikia. Jeigu bankas būtų kontroliavęs pirkimus ir ištyręs rinkos pasiūlymus, būtų galima aptikti per didelę kainą (bent jau nuolaidos dydžiu). Nesant kontrolės, įstaiga patyrė nuostolių įsigydama bazes, patiria nuostolių juos nuolat atnaujindama; be to, gali būti, kad bankui išvis nebuvo poreikio pirkti šių sistemų. Darbuotojų skaičius: virš 25 tūkst.
Pagrindiniai klientai:įmonės iš 20 šalių, įskaitant „Gazprom“, „Lukoil“, „Rusijos geležinkelius“, „Rosneft“, „Surgutneftegaz“, TNK-BP, „Transneft“, „ExxonMobil Corporation“, „General Electric“., Royal Dutch Shell, Samsung.

Jei įmonės veikla yra aiškiai reglamentuota, darbuotojų atatrankų tikimybė yra artima nuliui. Štai keletas pagrindinių tokios sistemos taisyklių. Norėdami pasirinkti tiekėją ir sudaryti sutartį, jums reikia:

• Kompetentingai organizuotas konkursas, viešųjų pirkimų procedūrų atvirumas. Jeigu nėra galimybės organizuoti konkurencijos, reikėtų taikyti kainų kontrolės metodus.
• Kolegialus ir kompetentingas pasiūlymų svarstymas, kurį atlieka įvairaus profilio specialistų grupė. Grupėje, be pirkėjų, turėtų būti užsakovo atstovai (inžinieriai), įmonės ekonominį saugumą užtikrinantys specialistai, finansininkai, teisininkai. Esant poreikiui, pasiūlymams įvertinti ir tiekėjo pasirinkimo rekomendacijoms parengti gali būti pasitelkiami ekspertai.
• Pasiūlymų objektyvių savybių palyginimas su iš anksto nustatytais kriterijais. Kad būtų lengviau palyginti, sakinius reikia sumažinti iki vieno pagrindo.
• Lygių galimybių kūrimas visoms įmonėms. Taigi, bet kuris tiekėjas gali kreiptis dėl bendradarbiavimo su mūsų įmone, jam tereikia atlikti registracijos internetu procedūrą ir pateikti tam tikrus dokumentus. Kartu sistema sukurta taip, kad nė vienas mūsų darbuotojas negalėtų savarankiškai pašalinti tiekėjo iš pirkimo procedūrų dalyvių sąrašo. Jei paaiškės, kad vienas iš tiekėjo darbuotojų elgiasi nesąžiningai, tuomet galime šią įmonę išbraukti iš partnerių sąrašo. Jei tiekėjas susiduria su kliūtimis iš mūsų pirkėjo, jis turi galimybę su šia problema kreiptis į įmonės vadovybę, aplenkdamas vadovą. Tiekėjas ir pirkėjas gali sudaryti antikorupcinę sutartį susitarę susilaikyti nuo bet kokio vienas kito darbuotojų kyšininkavimo, įskaitant pinigų mokėjimą, dovanų teikimą ir pan. Sutartyje numatyta, kad tiekėjas ir pirkėjas paskirs įgaliotus asmenis, išspręs aktualius šalių klausimus.

Sukurti tokią viešųjų pirkimų sistemą nėra lengva užduotis. Tam reikia įmonės vadovybės valios, daug medžiagos ir laiko s x išlaidos. Tačiau rezultatas to vertas: užuot slopinę ligos simptomus, dėl to sulauksite radikalaus verslo atsigavimo.

Darbe būtina daugiausia dėmesio skirti kovai su atatrankomis. Juk visi žino, kad otkatai, teisinėje kalboje vadinami „kyšiu“ arba komerciniu papirkimu, yra bet kokio verslo plėtros stabdis. Be to, šiuose „nešvariuose reikaluose“ dalyvaujantys asmenys yra patraukti sau ir kitiems baudžiamojon atsakomybėn.

Kyšiai imami už viską – nuo ​​darbo organizavimo iki tiesiog sąžiningas darbas savo pareigas. Beveik kiekvienas patvirtinimų ir leidimų grandinės tarnautojas bando pasipelnyti jūsų sąskaita.

Atatrankos, jei kalbame apie įmones ir paslaugų sektorių, gali būti ir vienkartinės, ir reguliarios:

• - įėjimo į rinką mokestis;
• - apmokėjimas už prekių tiekimo ir paslaugų tiekimo sąlygų gerinimą;
• - mokestis už jūsų įmonės įtraukimą į konkursus, paraiškų konkursui pateikimą ir pan.;
• - apmokėjimas už susitikimų su reikiamais žmonėmis organizavimą;
• - apmokėjimas už nelikvidų turtą;
• - apmokėjimas už savalaikį įsipareigojimų ir sutarčių įvykdymą.

Buvo sukurti įvairūs atatrankos siūlymo būdai:

1. „Nuolaida“ – šis grąžinimas suteikiamas nuolaidos forma nuo visas kiekis pasiūlymai.
2. „Priedas mokestis“ - be kainos kainos, pirkėjas prašo pridėti priemoką, o tada gauti jį atatrankos forma.

„Profesionaliems“ pirkėjams pavyksta iš pradžių nuleisti pirkimo kainas, o tada į kainoraščio viršų įmesti priedą, o gauti „du viename“. Atlikus šį veiksmą, visas gautas skirtumas patenka į pirkėjo kišenę. Siekiant pajudinti sandorį, aptariami visi tolesni veiksmai. Tai yra grąžinimo sumos arba procentų, gautų į rankas, apskaičiavimas, pinigų gavimo laikas, pervedimų schemos.

Pačios įmonės saugos tarnyba ne visada sugeba atpažinti sukčius, labai sunku susekti ir sugauti vagis. Patyręs vadovas tokiu atveju iškart įtars „gudrybę“. Išgirdęs užuominą ar „įdomų“ pasiūlymą, jis, vadovaudamasis keliais motyvais, bandys nukreipti pokalbį nuo darbo vietos:

- biure ir darbo vietoje gali būti įrengtos kameros ir „telefono pasiklausymas“;
- pokalbis gali turėti liudininkų arba jį nutraukti darbo momentai;
- psichologinis darbo vietos poveikis.

Darbuotojas stengiasi paversti pokalbį neformalia aplinka, nuvesti pašnekovą, pavyzdžiui, į „rūkyklą“ ar už įmonės (kavinės, restorano) ribų, kur šis klausimas bus sprendžiamas atsižvelgiant į „interesus“. pats vadovas.

Mūsų organizacijos, dalyvaujančios tokiuose sandoriuose, užduotis yra identifikuoti suinteresuotosios šalys, įmonės darbuotojai, kurių interesais siekiama asmeninės naudos sudarant sutartį, ir įrašytą informaciją perduoti Jūsų įmonės vadovybei.

Mūsų pranašumas yra tas, kad visi derybų etapai nuo pradžios iki pabaigos vyks dalyvaujant mūsų darbuotojams. Tokiu atveju mūsų derybininkai nesiekia gauti naudos sau asmeniškai, o vykdo sandorį sutartinių įsipareigojimų ribose, kartu gaudami informaciją apie būsimo partnerio „sąžiningumą“. Derybų rezultatai užsakovui pateikiami garso įrašo pavidalu.