Призначення друку для документів. Діловодство від А до Я. Як використовувати печатки та штампи в організації. Чи ставити друк на супровідному листі

Отже, оскільки друк повинні мати всі організації, то виникає лише одне питання: на яких документах вона має бути обов'язково присутня? Метою проставлення відбитка друку є засвідчення справжності підпису посадової особина документи. Будь-якого загального порядку, який зобов'язує ставити печатку на всіх документах, де є підпис посадової особи, немає. Проте в окремих випадках законодавство все ж таки передбачає необхідність проставлення друку. Розглянемо деякі з них.

Договір

Цивільне законодавство не потребує обов'язкової наявності печатки на договорах. Проте положення про те, що договір та зміни до нього мають бути скріплені печатками сторін договору, іноді включають до тексту самого договору. У цьому випадку відсутність друку може спричинити:

Визнання письмової форми угоди недотриманої. Отже, сторони не зможуть посилатися при суперечках на показання свідків;

Визнання договору недійсним, якщо таке наслідок прямо зазначено у договорі.

Наведемо витримку з договору, у якому обумовлено умову необхідності друку.

9. Цей договір, а також всі додатки, доповнення та зміни до нього дійсні лише за умови, якщо вони вчинені у письмовій формі, підписані повноважними представниками та скріплені печатками Сторін.

Покупець продавець:

Генеральний директор ТОВ "Альфа" Генеральний директор ТОВ "Гамма"

Іванов Іванов І.І. Петров Петров В.П.

Друк ТОВ "Альфа" Друк ТОВ "Гамма"

Відбиток друку краще проставляти таким чином, щоб він захоплював не весь підпис, а лише його частину.

Доручення

Друк є обов'язковим атрибутом довіреності, що видана від імені юридичної особи. Без неї довіреність є недійсною.

Первинка

Витрати, прийняті з метою оподаткування, і відрахування з ПДВ обов'язково мають бути підтверджені первинними документами. Усі обов'язкові реквізити первинних облікових документів перераховані у Законі про бухоблік. Відбитка печатки серед них немає. Однак якщо для первинного документазатверджено уніфіковану форму (наприклад, для товарної накладної - уніфіковану форму N ТОРГ-12), то застосовувати потрібно саме її. І якщо в ній такий реквізит, як відбиток печатки, передбачений, а його там не буде, то такий документ податківці можуть вважати складеним із порушеннями, що, у свою чергу, може спричинити відмову у відрахуванні ПДВ чи визнанні витрат. Якщо не вистачає відбитка свого друку, організація може виправити це в будь-який момент, поставивши його на документі. А от якщо немає відбитка печатки контрагента, то із проставленням його, особливо після виконання угоди, можуть бути проблеми. І тоді претензії податківців можна зняти у суді. Адже Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації є лише підзаконними актами. І відсутність друку на документах, що підтверджують придбання товарів (робіт, послуг), не свідчить про безоплатне їх придбання. Такі суперечки трапляються рідко. І є суди, які постають на бік платників податків.

Якщо ж уніфікованої форми документа немає, і ви застосовуєте самостійно розроблену форму первинного документа - друк тим більше можна не ставити. Але тоді не включайте до цієї форми реквізит "Місце друку".

Щодо уніфікованих форм первинки з обліку праці та її оплати, проставляти друк обов'язково лише на наступних документах:

Посвідчення про відрядження (форма N Т-10). Друками у ньому засвідчуються відмітки про прибуття відрядженого працівника на місце відрядження та вибуття з нього. Посвідчення про відрядження, в яких не проставлено печатку організації, в яку працівники відправлені у відрядження, одного разу були визнані судом оформленими неналежним чином і внаслідок цього не підтверджують витрати на відрядження;

Акті про прийняття робіт, виконаних за строковим трудовим договором, укладеним на час виконання певної роботи (форма N Т-73). Друкуванням засвідчується підпис керівника організації, який затвердив акт, або уповноваженого ним цього особи.

У інших уніфікованих формах первинних кадрових документів (наказах, табелях обліку робочого дня, розрахунково-платіжних відомостях) печатку ставити зайве.

Рахунок-фактура

НК РФ не вимагає наявності печатки на рахунку-фактурі.

Але коли в рахунок-фактуру вносяться виправлення, їх потрібно завірити підписом керівника і печаткою продавця із зазначенням дати їх внесення.

РАХУНОК-ФАКТУРА N -- від "-" ----------------------- (1)

Найменування товару (опис- вання викон- ненних ра- бот, наданий- них послуг), майновий- ного права	їди- ніця змі- ренія	Коли- ство	Ціна (Тариф) за їди- ніцю змі- ренія	Вартість товарів (робіт, послуг), майно- венних має рацію, всього без податку	В тому числі акциз	Нало- мова ставка	Сума податку	Вартість товарів (робіт, послуг), майно- венних має рацію, всього з обліком податку	Країна від- хожде- ня	Номер тамо- дружинний деклара- ції
Добриво "Для квітів"
Всьго до сплати

Нікітін (Нікітін В.А.) Алексєєва (Алексєєва Т.П.)

Керівник організації (підпис) (ф.в.о.) Головний бухгалтер(підпис) (ф.в.о.)

Виправлено: у графі 4 – 40 на 45

у графі 5 - 2000 на 2250

у графі 8 - 360 на 405

у графі 9 - 2360 на 2655

Керівник цієї організації Нікітін Нікітін В.А.

Друк ТОВ "Волошка"

Документи, що подаються до податкових органів

На звітності, заявах, супровідних листах, що подаються в ІФНС, відбиток печатки обов'язково має бути, інакше податківці просто не ухвалять ці документи.

При проведенні перевірок податкові органи мають право вимагати у вас документи, що підтверджують правильність обчислення та своєчасність сплати податків. Оскільки в ІФНС подаються не оригінали, а копії документів, їх також обов'язково потрібно завірити підписом керівника і печаткою.

Трудова книжка

Відбиток печатки є обов'язковим реквізитом трудової книжки. Проставляти її необхідно:

При оформленні трудової книжки – на першій сторінці (титульному листі), що містить відомості про працівника;

При зміні прізвища, імені, по батькові або дати народження працівника – на внутрішній стороні обкладинки, де зазначаються документи, на підставі яких вносяться такі зміни.

Причому в цих випадках може бути поставлена ​​як печатка самої організації, так і штамп кадрової служби.

Крім того, при звільненні працівника всі записи, внесені до трудової книжки за час його роботи в організації, засвідчуються печаткою роботодавця.

Ось так засвідчуються записи під час роботи у організації.

Відомості про роботу

N запису				Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу, кваліфікації, звільнення (із зазначенням причин та посиланням на статтю, пункт закону)	Найменування, дата та номер документа, на підставі якого внесено запис
				Товариство з обмеженою
				відповідальністю
				"Булочка"
				(ТОВ "Булочка")
				Прийнята на посаду
				бухгалтера
				Переведено на посаду
				заступника головного
				бухгалтера
				Звільнено з власного
				бажанню, пункт 3
				частини 1 статті 77
				Трудового кодексу
				Російської Федерації
				Інспектор відділу кадрів
				Волкова В.Л. Волкова
				Друк ТОВ "Булочка"
				Із записами у трудовий
				книжці ознайомлено
				Васильєва Васильєва

Якщо документ складає підприємець

На відміну від організацій, підприємці мають власний друкне зобов'язані. Адже ні ДК РФ, ні Федеральний закон від 08.08.2001 N 129-ФЗ "Про державної реєстраціїюридичних осіб та індивідуальних підприємців" не пред'являє такої вимоги до підприємців. Але законодавство і не забороняє підприємцям завести власний друк, якщо вони захочуть його використати. Суди також підтверджують, що мати печатку чи ні - це особиста справа кожного підприємця. Наприклад, часто буває, що підприємцю доводиться заводити печатку через те, що контрагенти хочуть бачити її на складених ним документах, і йому простіше і вигідніше виконати таке прохання, ніж втрачати цих контрагентів та шукати нових, та й деякі нормативно-правові акти передбачають обов'язкову наявність печатки на певних Проте те, що будь-яким нормативно-правовим актом, який затвердив форму документа, передбачений такий реквізит, як відбиток печатки, не означає обов'язку підприємця її мати.

Якщо виникають сумніви, чи потрібна на документі друк, краще її поставити. Адже навіть якщо законодавство не передбачає проставлення печатки на документі, а ви це зробите, то ви нічого не порушите.

Ще зі шкільної лави ми засвоїли: документ без печатки недійсний. Ось і ставимо друк чи не на всіх паперах – каші олією не зіпсуєш. Але чи це так необхідно? На яких кадрових документахдійсно потрібно ставити відбиток печатки, а які можуть обійтися без нього?

Кнам до редакції часто надходять листи з питаннями, які так чи інакше пов'язані з правильним використанням друку. "Чи потрібна печатка на трудовому договорі?" - Запитує підприємець із Самари. "Де знайти перелік документів, на яких обов'язково ставити відбиток печатки?" - цікавиться московський менеджер із персоналу. "Я випадково поставила у трудовій книжці працівника печатку іншої організації. Що ж тепер робити?" - Нарікає кадровик зі Ставрополя. Сьогодні ми вирішимо ці та багато інших проблем.

Знайомтесь: друк

Спочатку трохи розповімо про те, що є друком. Це кліше з твердої гуми для нанесення відбитків на папір для підтвердження справжності документа. Технічні вимоги до гербових печаток - їх форм, розмірів, що розміщується на них тексту та символів - викладені в державний стандартДЕРЖСТАНДАРТ Р 51511-2001*.

* Державний стандарт РФ "Друку з відтворенням герба Російської Федерації. Форма, розміри та технічні вимоги(затверджений постановою Держстандарту Росії від 25 грудня 2001 р. No 573-ст).

Технічні вимоги до печаток без герба у державному стандарті поки що не закріплені. У законодавстві майже нічого не йдеться про правила використання печаток. Незрозуміло, наприклад, які печатки повинні бути в організації, в яких випадках їх потрібно ставити, хто несе відповідальність за їх збереження, скільки у фірми має бути печаток і т. п. Усі ці питання залишаються на розсуд керівництва організації.
Печатки бувають трьох видів: гербові, прирівняні до гербових та прості.

Гербові печатки(із зображенням герба РФ) використовуються лише в органах державної владита державні установи. Крім того, гербову печатку отримують організації, які мають державні повноваження. Наприклад, приватні нотаріальні контори.

Акціонерне товариство повинно мати круглий друк, що містить його повне фірмове найменування та адресу

Комерційні фірми використовують друку, прирівняні до гербових.На них зображено фірмову емблему, логотип або просто написано назву компанії. Як на гербових, так і на прирівняних до них печатках зазначається ІПН юридичної особи та номер свідоцтва про державну реєстрацію.

Є свої печатки і приватні підприємці. За своїм статусом вони вважаються прирівняними до гербових. Але на такому друку замість герба та емблеми розташовується прізвище, ім'я та по батькові індивідуального підприємця, а також вказується його місцезнаходження, ІПН та реєстраційний номер.

Штампи, датери, факсиміле
Штамп- це вид друку прямокутної форми з будь-яким текстом. Найчастіше штампи використовують, щоб нанести на документ реквізити організації. Бувають штампи, що підтверджують певну дію. Наприклад "Оплачено", "Видано вкладку".
Датер- Штемпельний прилад для автоматичного проставлення дат. Порядок використання штампів та датерів у законодавстві не врегульований, тому організація має визначити його самостійно.
Факсиміле- це друк чи кліше, з допомогою якого відтворюється підпис людини. Відповідно до статті 260 Цивільного кодексу факсиміле можна використовувати лише у встановленому законом порядку. Однак такого порядку поки що не існує. На кадровій та бухгалтерській документації факсимілі ставити не можна - там потрібна тільки власноручний підписпосадової особи. А ось на листах, грамотах, привітаннях – цілком припустимо.

Гербові та прирівняні до них печатки ставлять на документи, що вимагають особливого підтвердження справжності, - договори, грамоти та свідоцтва, трудові книжки, службові посвідчення тощо.
Простимивважаються друку структурних підрозділів компанії, друку для окремих видівдокументи, штампи. Вони бувають різної форми – круглі, трикутні, прямокутні, квадратні. Ставляться ті документи, які вимагають особливого підтвердження справжності (довідки, пропуску, копії тощо. п.).

Технічні вимоги до печаток без герба в державному стандарті поки що не закріплені

Де розташувати відбиток друку?

Відбиток печатки повинен розташовуватися внизу документа поруч із підписом посадової особи. Зверніть увагу: друк ставиться таким чином, щоб частково закрити слово, яке означає посаду, але не потрапити на підпис та розшифровку підпису.

На деяких документах стоїть спеціальна позначка "М. П." (місце друку). Якщо вона є - однією турботою менше: ставте відбиток на неї. Літери "М. П." присутні на титульному аркуші трудової книжки, бухгалтерських паперах, бланках посвідчень.

Навіщо потрібна друк?

Друк надає документу юридичної сили - вона підтверджує справжність підпису посадової особи. Але далеко не всі кадрові документи потребують цього реквізиту. На жаль, чинне законодавство чітко не визначає, на яких паперах необхідно ставити друк та який саме друк. На основі практики, що склалася, ми склали список кадрових документів, що засвідчуються відбитком друку в комерційних організаціях. Він представлений у таблиці на сторінці 33.
Друкуванням засвідчуються як кадрові документи, а й бухгалтерські папери (доручення, реєстри, кошторису), і навіть установчі документи організації, колективний договір, різні угоди. Документи, що не згадані в цьому переліку, засвідчення печаткою не вимагають.

Листи, що виконуються на бланках (крім гарантійних), завіряти печаткою не потрібно

На яких документах які печатки ставити

Завіряємо документи за правилами

Звичайно, нічого страшного не станеться, якщо ви помилково поставите друк на кадровому наказі або листі. Але якщо ви не запевните печаткою документ, який дійсно цього потребує (наприклад, договір), наслідки можуть бути дуже плачевними. Такий договір не матиме юридичної сили, а суд швидше за все не розглядатиме його як доказ.
Щоб уникнути подібних неприємностей, радимо чітко прописати порядок використання друку на локальному рівні. Спочатку потрібно визначити списокдокументів компанії, на яких ви обов'язково ставитимете друк. Потім необхідно скласти інструкцію щодо використанняпечаток, в яких написати, коли ставиться печатка, прирівняна до гербової, а коли - проста, як використовуються штампи, якщо вони є в організації. Окремо обмовте, де зберігатиметься друк і хто призначається відповідальним за її зберігання (зазвичай це питання вирішує керівник організації).

Цю інструкцію разом із переліком доцільно зробити додатком до загальної інструкціїпо діловодству вашої компанії, а якщо такої немає - самостійним документом чи доповненням до статуту. Надалі, якщо знадобиться завірити печаткою документ, не вказаний у локальному акті, керівник організації видає звідси спеціальний наказ. Список документів, які засвідчуються печаткою, можна згодом доповнювати.

В інструкції з використання печаток необхідно прописати порядок знищення застарілих печаток

Друк у трудовій книжці

Окремо треба сказати про відбиток печатки у трудовій книжці працівника. Порядок заповнення трудових книжок чітко прописаний у двох нормативних актах - Правилах ведення та зберігання трудових книжок* та Інструкції із заповнення трудових книжок**, яких слід дотримуватися неухильно. Вивчивши ці документи, робимо висновок: існує лише три випадки, коли у трудовій книжці співробітника ставиться печатка організації або кадрової служби (можна використовувати будь-яку з них):
- при первинному оформленні книжки – на титульному листі;
- при зміні анкетних даних співробітника – на внутрішній стороні обкладинки;
- під час звільнення - після запису про звільнення у розділі "Відомості про роботу".
* Затверджено постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. No 225.
** Затверджено постановою Міністерства праці та соціального розвиткуРФ від 10 жовтня 2003 р. No 69.

Крім того, є один випадок, коли у трудовій книжці потрібно поставити штамп – якщо працівнику видано вкладку. Проставляється цей штамп на внутрішній стороні обкладинки книжки або на титульному листі і є прямокутним відбитком зі словами "Виданий вкладиш".

Лариса САНКІНА ,

Доцент кафедри документознавства Російського державного гуманітарного університету:

На жаль, жоден з нормативних актів, що регламентують роботу з трудовою книжкою, не говорить про те, як анулювати неправильно поставлений друк (наприклад, друк іншої організації). А тим часом така помилка може викликати питання в органів Пенсійного фондупри призначенні працівникові пенсії. Вважаємо, що виправити її можна в тому ж порядку, що й неправильний запис у розділі "Відомості про роботу" трудової книжки. Після останнього запису поставте наступний порядковий номер і напишіть, що друк такої організації поставлено помилково. Наприклад: "Друк відкритого акціонерного товариства "Глорія" поставлена ​​помилково". Потім поставте поруч із цією печаткою правильну.
Не виключено, що співробітнику з такою відміткою в трудовій книжці доведеться підтверджувати період роботи у вашій організації копіями наказів. Тому видайте співробітнику необхідні копії, коли він звільнятиметься.

• Кадрове діловодство та Трудове право

Друк має бути у кожної юридичної особи. Ця норма закріплена у законі. ТОВ, ЗАТ, ВАТ та інші організації повинні використовувати круглий друк, відбиток якого включає повне фірмове найменування підприємства російською мовою та посилання на місце його територіального розміщення. Фірмове ім'я може бути вказано і на іноземною мовою.Відбиток друку значиться у переліку реквізитів документа, згідно з ГОСТом Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (прийнято 03.03.2003). У той самий час друк, наприклад, не входить у перелік обов'язкових реквізитів низки первинних облікових , крім банківських паперів, прибуткового касового ордера, документів на відвантаження і т.д. Обов'язково закріплюється печаткою договір, якщо це обумовлено в самому договорі особливою умовою або якщо на бланку вказуються дві літери "МП" ("Місце друку"). Те саме стосується актів виконаних робіт (послуг). Передбачено використання печатки та на довіреності, яка дається організацією співробітнику (ця позиція зазначена в Цивільному Кодексі РФ - п. 5 ст. 185). від 02.07.2010 N 66н), однак, згідно з Наказами Мінфіну Росії від 15.10.2009 N 104н та від 05.05.2008 N 54н, форми податкових декларацій (з ПДВ, податку на прибуток та інших) мають бути засвідчені печаткою. Обов'язкове засвідчення печаткою організації передбачено для найважливіших: першої сторінки трудової книжки, посвідчення на відрядження (форма N Т-10), акта про прийом робіт за терміновим трудовим договором (форма N Т-73). У Трудовому кодексі РФ (ст. 57) вимога печатки на трудовому договорі не прописано, але на практиці друк зазвичай ставиться. положення, інструкцію), у якому необхідно прописати перелік документів, які потребують посвідчення печаткою. Зразковий їх перелік перерахований у ДСДОУ (Державній системі документаційного забезпечення управління - 1988, 1991 рр.). Варіанти можуть бути наступними: - акти (виконаних робіт, експертизи, списання, прийому об'єктів тощо); - норми витрати (наприклад, на дорогоцінні метали); - зразки відбитків печаток, а також зразки підписів працівників, яким дано право здійснювати фінансово-господарські операції; - гарантійні листи; - листування з керівництвом та структурами різних державних органів (наприклад, з податковою службою, позабюджетними фондами тощо) .).Друк можна виготовити не одну, а кілька (закріпивши цей факт документально) - для кожного відокремленого підрозділуорганізації. Кожна печатка матиме своє конкретне призначення - для перепусток, для документів, для рахунків-фактур. Друк на документі потрібно ставити там аркуша, де стоїть «МП» («Місце друку»). Якщо його немає, друк проставляється так, щоб відбиток перекривав частину слова – позначення посади особи, яка завізувала документ. При цьому підпис має бути чітко помітним, як і вся інформація з відбитка друку.

Джерела:

• друк для документів де ставиться

Наявність на документі друку свідчить про його важливість, справжність та офіційний статус. Однак у процесі діяльності підприємств іноді виникають питання щодо того, куди і який друк слід ставити.

Насамперед правила проставлення друку залежать від її типу та приладдя. Так, на документи державних установставиться гербова печатка із зображенням двоголового орла. Комерційні організації та індивідуальні підприємці запевняють документи стандартним круглим відбитком, що містить найменування (прізвище, ім'я та по батькові), реєстраційні дані та, за бажанням. укладання договорів, оформлення платіжних доручень і чеків, офіційних листів, тощо, можна виготовити і додаткові: для довідок, фінансових документів, відділу кадрів. При цьому їх призначення має бути вказано на відбитку. Відбиток потрібно проставляти таким чином, щоб він частково захоплював найменування посади особи, яка підписала документ, а підпис та реквізити друку були добре видно. Державна системадокументаційного забезпечення управління (ДСДОУ), затверджена наказом Головархіву СРСР 23.05.1988 передбачає перелік документів, на які ставиться основний або гербовий друк. Більше нової редакціїні, але стосовно зараз він приблизно так: - акти; - довіреності; - договори; - укладання,

Питання про те, чи потрібна печатка на листах і, якщо так, то які листи потрібно завіряти печаткою, у практиці роботи виникає досить часто. Його рішення ускладнюється ще й тим, що в законі щодо цього жодних чітких вказівок немає. У статті ми постаралися дати повну відповідь на ці питання, керуючись доцільністю та здоровим глуздом.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Для чого ставиться друк на листі чи іншому документі

Перш, ніж з'ясовувати питання, чи потрібна печатка листах, Спочатку необхідно усвідомити, що вона є. Це спеціальний пристрійз плоскою основою, виконаною з твердої гуми. На шарі гуми вирізане дзеркальне зображення відбитка печатки підприємства чи організації. Якщо шар покрити спеціальним фарбуючим речовиною і притиснути друк до аркуша паперу, на ньому з'явиться його точне відображення. Такі кліше печаток є, у деяких випадках, обов'язковими реквізитами документів і ставляться на підпис особи, яка підписала документ, з метою підтвердження справжності цього підпису та документа загалом.

Зверніть увагу: Основні технічні вимоги та описи форми та розмірів печаток, а також правила розміщення на них тексту наведені у ГОСТ Р 51511-2001 «Друку з відтворенням герба Російської Федерації. Форма, розміри та технічні вимоги», затвердженому постановою Держстандарту Росії від 25 грудня 2001 No 573-ст.

Вимоги лише на рівні державних, встановлені лише щодо тих печаток, у яких є зображення герба РФ і, зокрема, гербів суб'єктів Федерації, муніципальних і сільських утворень. Щодо печаток комерційних структур таких загальних до виконання регламентів немає. Тому якщо підприємство активно використовує печатку на вихідних листах та інших ділових документах для засвідчення підписів, доцільно розробити локальний нормативний акт, яким регламентуватимуться такі питання, як:

• які типи печаток застосовують у організації;
• порядок та правила використання відбитків різного типу печаток;
• як вони зберігаються і хто відповідає за їхню безпеку;
• порядок оновлення печаток та їх утилізації тощо.

Який ставлять друк на листах та документах

З урахуванням положень ГОСТ Р 51511-2001, усі друки можна поділити на три типи:

гербові;

прирівняні до гербових;

До гербових відносяться всі печатки, на яких зображено герб Російської Федерації. Такі кліше можуть використовувати лише органи державної влади, а також організації та установи, що мають статус державних або мають повноваження представляти державу. Державні повноваження, наприклад, мають приватні нотаріальні контори.

Прирівняна до гербового друку на листі може стояти в тому випадку, коли його відправником є комерційна організація. На відбитках таких кліше модно побачити фірмовий логотип компанії, її емблему або назва. Якщо приватний підприємець має свій друк, вона також має статус прирівняної до гербової. У цьому випадку замість найменування підприємства по її центру розташовані прізвище, ім'я та по батькові бізнесмена.

Гербові та прирівняні до них печатки на листах та документах обов'язково повинні мати круглу форму та містити такі реквізити організації, компанії або ІП, як:

• індивідуальний номер платника податків (ІПН);
• номер свідоцтва про державну реєстрацію.

Зверніть увагу: Нещодавно уряд ініціював прийняття закону, яким скасовується обов'язкова наявність круглого, прирівняного до гербового друку, який раніше був необхідний усім юридичним особам. Тепер, якщо підприємство таке кліше у своїй діяльності не використовує, йому є сенс оформити лист, що підтверджує, про відсутність печатки, щоб полегшити взаємодію з банками та іншими державними структурами.

До простих відносяться ті печатки, якими користуються окремі структурні підрозділи підприємств, а також ті, що призначені лише для одного виду документів. Їхня форма може бути будь-якою - квадратною, круглою трикутною. Такі печатки на офіційних листах та документах не ставляться - використовують їх для засвідчення копій, довідок, перепусток та ін.

У таблиці представлені деякі види документів та види печаток, що ставляться на них.

Назва документу	Вид друку
Трудові та цивільно-правові договори, угоди до них, договори підряду	Прирівняна до гербової
Довідки з місця роботи, у тому числі про заробітної плати, та характеристики	Простий друк (відділу кадрів, бухгалтерії чи структурного підрозділу
Гарантійні та інші листи, у яких фіксуються факти, пов'язані з рухом коштів	Прирівняна до гербової
Локальні нормативні акти роботодавця	Прирівняна до гербової
Клопотання про нагородження співробітника, грамоти та дипломи	Простий друк (структурного підрозділу)
Трудові книжки	Прирівняна до гербової

Місце розташування друку на листі

печаткана офіційному листі є доказом юридичної значущості цього документа. Її наявність та розташування встановлено ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Зверніть увагу: Цього року цей регламент буде заміненоГОСТ Р 7.0.97-2016 , що вводиться в дію вже з 1 липня

Відповідно до стандарту, відбиток - обов'язковий реквізит, що має порядковий номер 25, розташовується внизу документа, трохи нижче того рядка, в якому вказується посада та прізвище особи, яка підписала документ. Відбиток повинен бути розташований так, щоб частково перекривати найменування посади, але не перекривати собою підпис та прізвище особи, яка підписала документ.

У деяких випадках місце, де ставлять друк на листах чи інших документах, позначено літерами "М.П.". Це передбачає, що відбиток має бути поставлений прямо поверх цих літерних позначень.

Читайте також:

Який лист засвідчується печаткою

Відповідно до загальним правилом, встановленим ГОСТ Р 6.30-2003, печатка, що засвідчує справжність підпису тієї посадової особи, якою підписано документ, ставиться у трьох випадках:

• на документах, що засвідчують права пред'явника;
• на тих, що фіксують факти, пов'язані з рухом коштів;
• в інших випадках, що передбачають необхідність засвідчення справжності підпису.

Чіткого переліку документів, куди ставиться той чи інший друк, законом встановлено. Але, якщо дотримуватися рекомендацій вищезгаданого ДСТУ, на лист ставиться печатка, якщо вона:

1. є гарантійним;
2. підтверджує виконання взятих раніше або прийняття на себе нових зобов'язань щодо оплати;
3. встановлює графік постачання або, наприклад, графік поетапної оплати.

Чи потрібна печатка на офіційному листі

Раніше, коли бланки організацій та підприємств виготовлялися виключно друкарським способом і кожен із них мав свій реєстраційний номер, діяло правило, згідно з яким друк на листі, надрукованому на бланку, не ставився. За винятком листів, які мають фінансове утримання, звичайно. Але в даний час майже на всіх підприємствах з метою економії часу та коштів бланки формуються у звичайних текстових редакторах, встановлених на будь-якому комп'ютері та роздруковуються на принтері. Особливої ​​складності в тому, щоби підробити будь-який бланк немає.

Зверніть увагу: Якщо лист без друку та надрукований на бланку, але є сумніви в його автентичності, необхідно зв'язатися з організацією-відправником по контактним телефонам, зазначеним у шапці бланка, та уточнити, чи надсилали вони такий документ.

Має сенс скласти локальний нормативний акт, яким регламентуватиметься порядок використання печаток на підприємстві та буде чітко прописано, які листи слід завіряти печаткою. Цим документом буде визначено перелік ділових паперів, які обов'язково потребують засвідчення, а також встановлені правила в яких випадках і на яких документах буде ставиться гербова або прирівняна до неї печатка, а на яких - проста.

Чи ставити друк на супровідному листі

Супровідний лист сам собою ніякого інформаційного навантаження не має. Цей вид ділової кореспонденції оформляється у вигляді вступної частини, як правило, що складається зі стандартної фрази-штампу: «При цьому надсилаємо вам;...» та нумерованого переліку з описом кожного документа, що увійшов до пакету відправки.

Прямої необхідності ставити друк на супровідному листіні, навіть якщо пакет документів входять якісь ділові папери, мають характер фінансових і гарантійних зобов'язань, самі договори, наприклад.

Зверніть увагу: категорично забороняється ставити печатку на порожніх бланках листів або чистих листахпапери - це прямий шлях до зловживань та шахрайства.

Друк листів подяки

Як правило, для оформлення листів подяки, особливо якщо вони призначені для урочистого вручення комусь із працівників, використовуються вже готові друкарські кольорові бланки-листівки, а не стандартні бланки підприємства. У такому разі є прямий сенс поставити печатку на підпис керівника під листом подяки.

Якщо ж такий лист надсилається на адресу замовника, клієнта або бізнес-партнерів, для його оформлення, як правил, використовується типовий бланк організації. Якщо це так, немає потреби ставити на такому листа подякигербову або прирівняну до неї друк.

У законодавстві немає загального правила, яким всі документи обов'язково повинні скріплюватися печаткою. Друк як обов'язковий реквізит кадровогодокумента є суворо необхідною лише у спеціально встановлених випадках, наприклад, у трудовій книжці.

Крім того, пряма нормативна вимога мати друк відноситься далеко не до всіх організацій. Наприклад, про печатки не згадується щодо товариств з додатковою відповідальністю та товариств.

Зауважимо, як і Федеральний закон від 8 серпня 2001 р. № 129-ФЗ «Про державної реєстрації речових юридичних осіб та індивідуальних підприємців» також зобов'язує організації чи індивідуального підприємця мати печатку. При реєстрації юридичних осіб, відповідно до названого Закону, не потрібно подавати до реєструючих органів ні ескіз печатки організації, ні інші відомості про неї.

У той самий час федеральні закони, що стосуються інших форм юридичних, вимагають наявності друку. Ця вимога визначена в:

пункт 5 статті 2 Федерального законувід 8 лютого 1998 р. № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю»;

пункті 7 статті 2 Федерального закону від 26 грудня 1995 р. № 208-ФЗ «Про акціонерних товариствах»;

пункті 3 статті 2 Федерального закону від 14 листопада 2002 р. № 161-ФЗ «Про державні та муніципальні унітарні підприємства»;

Цими законами встановлено, що печатка юридичної особи обов'язково має бути круглою, містити повне фірмове найменування та вказівку на місце знаходження товариства.

Отже, необхідність мати печатку прямо встановлена ​​лише для деяких організаційно-правових форм юридичних осіб. Однак вимогу про наявність печаток можна обґрунтувати не лише прямою вказівкою відповідного нормативно-правового акта, а й побічно, із сенсу законодавства. Саме таке тлумачення дав Верховний суд РФ, дозволяючи одну конкретну справу: «…в практиці ділового обороту наявність у будь-якої юридичної особи та приватного підприємця печатки визнається обов'язковою і само собою зрозумілою. Без такого друку не може бути відкритий розрахунковий рахунок у банку або іншій кредитній установі, належним чином засвідчені укладені угоди та інші документи. За таких умов відповідно до статті 6 Цивільного кодексу РФ допускається застосування цивільного законодавства за аналогією».

Отже, юридичні особи та індивідуальні підприємці повинні мати печатку, інакше вони не зможуть належно оформляти окремі обов'язкові документи, зокрема кадрові.

Реквізити друку

Як уже згадувалося, окремі закони як обов'язкові встановлюють такі реквізити. круглого друку : повне фірмове найменування та місцезнаходження . Друк може містити також фірмове найменування суспільства будь-якою мовою народів Російської Федерації та (або) іноземною мовою. Іноді друкується товарний знак або інші засоби індивідуалізації (зазвичай у центрі). За її відсутності у центрі поміщають скорочене найменування юридичної особи.

Насамперед виготовлення печатки суворо контролювалося державними органами. Це було встановлено раніше наказі МВС СРСР, що діяв, від 13 лютого 1978 р. № 34 «Про затвердження інструкції про порядок відкриття штемпельно-граверних підприємств (майстерень), виготовлення печаток і штампів». Так, замовити печатку організації у штемпельно-граверній майстерні можна було лише за спеціальним дозволом, що видається органами внутрішніх справ. Для отримання такого дозволу потрібно подати заяву з додатком виписки зі статуту та ескізу самої печатки. З Інструкції вбачалося, що печатка мала містити найменування організації (не скорочене). Окремі вимоги висувалися до печаток філій. І навіть виготовлення так званих «простих» печаток (друку загального відділуабо відділу кадрів, трикутні печатки, кутові штампи, печатки для посвідчень) було неможливо без санкціонування органами внутрішніх справ.

Ця Інструкція втратила чинність біля РФ у зв'язку з виданням наказу МВС РФ від 14 лютого 1994 р. № 48. Проте регіональне законодавство досить довго після цього зберігало дозвільний порядок виготовлення печаток. Наприклад, у м. Москві для отримання дозволу на виготовлення печатки зверталися до районного або міського управління внутрішніх справ (п. 4.14 Положення про порядок реєстрації підприємств у м. Москві, утв. постановою уряду Москви від 17 вересня 1991 р. № 97). Цей порядок існував у Москві до 1997 року.

У свій час московське законодавство встановлювало додаткові вимоги до обов'язкових реквізитів печаток. Ці вимоги встановлювалися у Тимчасових правилах виготовлення та підстави для знищення печаток та штампів на території м. Москви (утв. розпорядженням мера від 25 серпня 1998 р. № 843-РМ), які з 8 лютого 2005 р. втратили чинність.

Зокрема, передбачалася обов'язкова вказівка ​​наступних реквізитів:

повне найменування організації російською мовою із зазначенням організаційно-правової форми;

місцезнаходження;

основний державний реєстраційний номер;

номер міського Реєстру печаток.

Для «простих» печаток, крім перерахованих реквізитів, передбачався додатковий напис, наприклад, «секретаріат», «канцелярія», «управління справами», «відділ кадрів», «для рахунків», «для посвідчень», «для довідок» тощо .д.

Передбачалася можливість на розсуд організації вказати ідентифікаційний податковий номер (ІПН) та код за Загальноросійському класифікаторупідприємств та організацій (ОКПО).

Для отримання дозволу на виготовлення печатки або штампу необхідно отримати дозвіл Московської реєстраційної палати. Для цього організація мала представити ескіз друку (штампа) та інші необхідні документи.

В даний час реєстрація юридичних осіб та індивідуальних підприємців знаходиться у віданні федеральної влади, яка не встановлює жодних додаткових вимогдо реквізитів друку та їх виготовлення, крім позначення повного найменування та вказівки місцезнаходження. Проте юридичні особи слідують діловим звичаям, що склалися практично, і обмежуються у своїх печатках лише обов'язковими реквізитами. Навпаки, прийнято вказувати якнайбільше реквізитів.

Якщо організація вирішує завести «простий» друк, наприклад, для відділу кадрів, у цьому друку повинні бути присутніми всі реквізити, які є на «основному» друку організації. Однак у центрі замість логотипу поміщають напис «ДЛЯ ВІДДІЛУ КАДРІВ». Якщо ж у організації немає відділу кадрів (наприклад, є лише інспектор з кадрів або менеджер з персоналу), то замовляти друк для відділу кадрів зовсім недоцільно. Тоді додатковий реквізит у центрі друку має такий вигляд: «ДЛЯ КАДРОВИХ ДОКУМЕНТІВ». Проте Правила та Інструкція вказують саме на друк відділу кадрів (тобто друк відповідного структурного підрозділу), а не на інший «простий» друк (втім, перевіряльники дуже рідко звертають на це увагу).

Якщо організації відділ кадрів називається «Департамент роботи з персоналом» й у його функції входить робота з трудовими книжками, то центрі друку доцільно поставити саме такий додатковий реквізит: «ДЕПАРТАМЕНТ ПО РОБОТЕ З ПЕРСОНАЛОМ». Порядок використання цього друку слід закріпити у положенні про цей структурний підрозділ або інший локальний нормативному актіорганізації.

Друк на трудовому договорі

Трудовий кодекс РФ (ст. 67) обов'язково вимагає наявності трудового договору в письмовій формі у двох примірниках (один для працівника, інший для роботодавця). Вимоги до змісту трудового договору визначаються статті 57 Трудового кодексу РФ (далі - ТК РФ), проте обов'язкової наявності у ньому друку юридичної особи чи індивідуального підприємця законодавець не передбачає. Водночас незавірений печаткою підпис представника роботодавця може викликати питання щодо його правомірності, особливо якщо представником роботодавця, який підписує трудовий договір, не є керівником юридичної особи (директор, генеральний директор, президент), а інша уповноважена особа (наприклад, заступник керівника, директор з персоналу тощо). Цілком можлива ситуація, коли в ході «корпоративних війн» керівник, позбавлений своїх повноважень засновниками, відмовляється залишати свою посаду та продовжує «керувати» організацією, у тому числі приймати працівників на роботу та підписувати з ними трудові договори. Такий «керівник» вже не має доступу до печаток організації, тому його підпис залишається незавіреним. Отже, відсутність печатки юридичної особи (індивідуального підприємця) на трудовому договорі має насторожити працівника. Зазвичай аудитори роблять зауваження, якщо трудовий договір не скріплений печаткою з боку роботодавця. Фактично йдеться про правовий звичай, що склався в галузі трудового праваі наказує скріплювати печаткою договори (трудовий, про повну матеріальної відповідальності) та додаткові угоди(Додатки) до них.

Помилка також засвідчує підпис роботодавця (його представника) не печаткою організації, а будь-якою, так званою «простою» печаткою (наприклад, печаткою «для відділу кадрів»).

Друк на наказах

Друк на наказах не проставляється. Це з тим, що наказ є внутрішнім розпорядчим документом, який включає новоприйнятого працівника до організаційних зв'язків підприємства. Так, кадрові працівники починають вести на даного працівникатабель обліку робочого часу, вносять запис про прийом у трудову книжку тощо. виходячи з наказу прийому. Уніфікована форма наказу прийому працівника працювати не передбачає цього реквізиту (відсутня абревіатура «М.П.»). У принципі кадрові накази можна вести і в довільній формі, але й у цьому випадку друк не потрібний.

Проте слід забувати, що працівник має право вимагати копію наказу прийому працювати (год. 2 ст. 68 ТК РФ). Копії наказів про прийняття на роботу, так само як інші копії кадрових документів, що виходять від організації, вимагають належного запевнення, що неможливо без проставлення печатки.

Як завіряти копії кадрових документів

Стаття 62 ТК РФ зобов'язує роботодавця видавати працівникові копії документів, пов'язаних з роботою, причому ці копії мають бути засвідчені належним чином. Розглянемо, як необхідно завіряти копії і якими нормативно-правовими актами у своїй слід керуватися.

Відповідно до чинного до цього часу Указу Президії ЗС СРСР від 4 серпня 1983 р. № 9779-X «Про порядок видачі та свідоцтва підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян» (далі - Указ) вірність копії документа має бути засвідчена підписом керівника або уповноваженої на те посадової особи та печаткою (за винятком випадків, коли певний документ вимагає нотаріального засвідчення).

ГОСТ Р 6.30-2003 визначає, як саме має виглядати завірювальний напис (див. Приклад 1):

нижче за реквізит «підпис» проставляється напис «Вірно»;

проставляється його особистий підпис;

проводиться розшифровка підпису (ініціали, прізвище);

вказується дата засвідчення;

проставляється друк.

Також на практиці можна зустріти наступний завірювальний напис (див. Приклад 2). Цей спосіб засвідчення цілком допустимий.

Найчастіше працівники звертаються за видачею копії трудової книжки (наприклад, для оформлення закордонного паспорта тощо). Іноді вони просять видати копію наказу про прийом на роботу за сумісництвом, щоб «основний» роботодавець зміг внести до їхньої трудової книжки відповідний запис.

Оскільки йдеться про кадрові документи, які зберігаються у відділі кадрів, їх копії запевняє інспектор відділу кадрів. Бажано, щоб у локальному нормативному акті організації (наприклад, у Положенні про кадрову службу підприємства або в інструкції з кадрового діловодства) було визначено порядок такого засвідчення, а також визначено, які саме копії можна завіряти печаткою відділу кадрів. Це цілком узгоджується з рекомендаціями ДСТУ Р 6.30-2003, який допускає засвідчення копій печаткою, що визначається на розсуд організації (п. 3.26).

Звичайно, ГОСТ Р 6.30-2003 немає загальнообов'язкової сили, фактично він містить рекомендації. Проте Указ робить акценту на вигляді друку, визначаючи лише, що «вірність копії документа свідчить… печаткою» (без уточнення «печаткою організації»). Іншими словами, нормативно-правовий акт байдуже відноситься до виду печатки, що проставляється під час засвідчення. Тому рекомендації Держстандарту РФ не суперечать у цій частині нормам права.

Указ також вимагає, щоб на копії вказувалася дата її видачі та робилася відмітка про те, що справжній документ знаходиться у цьому підприємстві, установі, організації. Насправді ця вимога майже дотримується, чому є безліч пояснень. Наприклад, відділ кадрів видає копію трудової книжки. Зрозуміло, що її оригінал у повній відповідності до Правил ведення та зберігання трудової книжки, затверджених постановою Уряду № 225, зберігається у сейфі відділу кадрів. Однак цей оригінал не зберігатиметься там вічно, рано чи пізно трудова книжка буде видана на руки працівникові при звільненні (на відміну, наприклад, від наказу про прийом на роботу, що зберігається не менше 75 років). Вказівка ​​на дату видачі також не має правового значеннядля засвідчення автентичності копії документа. Швидше, це має відношення до внутрішніх взаємин працівника і роботодавця, адже роботодавець зобов'язаний пізніше трьох робочих днів із дня подання заяви працівником видати йому копії документів, що з роботою (ст. 62 ТК РФ). Крім того, абсолютно необов'язково робити таку позначку на самому документі, якщо на підприємстві ведеться журнал обліку видачі довідок і копій документів.

Друк у трудовій книжці

Щодо трудових книжок ця вимога закріплена в Правилах ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225 (далі - Правила) та Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затвердженої постановою Мінпраці РФ від 10 жовтня 2003 р. № 69 (далі - Інструкція).

Так, друк необхідний на титульному листі та проставляється при оформленні трудової книжки (п. 2.2 Інструкції). Для цього у правому нижньому кутку передбачено відповідне поле, відзначене абревіатурою «М.П.». У цьому можна скористатися як печаткою організації, і печаткою відділу кадрів.

Друк проставляється також на внутрішній стороні обкладинки під час внесення змін до відомостей, що містяться на титульному листі (п.п. 2.3 Інструкції).

Наприклад, найпоширеніший випадок – працівниця вийшла заміж і змінила своє дівоче прізвище на прізвище чоловіка. Перед кадровиком стоїть завдання відобразити ці зміни у трудовій книжці працівниці. Для цього він закреслює колишнє прізвище однією тонкою рисою, що дозволяє прочитати закреслене, і над нею акуратно вписує нове прізвище. Інструкція наказує вносити подібні зміни лише на підставі відповідних документів (в даному випадку – свідоцтва про шлюб) та робити на них посилання на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки. Таке посилання обов'язково має бути засвідчене підписом роботодавця або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою організації (або печаткою кадрової служби).

Особливо слід зупинитися на засвідченні записів під час звільнення працівника (п. 35 Правил). Так, при звільненні працівника всі записи, внесені до його трудової книжки під час роботи у цій організації, засвідчуються підписом роботодавця чи особи, відповідального ведення трудових книжок, печаткою організації (кадрової служби) і підписом самого працівника .

Зауважимо, що аналогічні вимоги містилися в Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях (утв. Постановою Держкомпраці СРСР від 20 червня 1974 р. № 162).

При засвідченні записів при звільненні найчастіше зустрічається помилка, яка полягає в тому, що кадровик помилково проставляє друк іншої організації. Зазвичай це буває у структурах холдингового типу. Тоді виникає ситуація, коли запевнення справила організація, яка не має відношення до тієї організації, яка відкрила цей блок своїм найменуванням (повним та скороченим).

Як виправити таку помилку? На жаль, ні Правила, ні Інструкція не дають жодних відповідей. Багато фахівців пропонують після неправильно закритого блоку записів відкрити новий блок цієї організації у вигляді повного і скороченого найменування, внести виправний запис про визнання запису про звільнення недійсним, завірити підписами і проставити правильний друк. Таке рішення небездоганне, тому що підстав визнавати запис про звільнення недійсним немає. У цьому записі всі реквізити (порядковий номер запису, дата, формулювання, реквізити наказу) відповідають дійсності. Крім того, завірювальний запис має цілком самостійний характер і відноситься не тільки до запису про звільнення, а й до всього блоку записів (див. п. 35 Правил: «при звільненні працівника... всі записи … засвідчуються…»). Здається, абсолютно безглуздо визнавати всі записи даного роботодавця недійсними.

Завірювальна запис у разі помилкова у вигляді неправильного реквізиту «друк». Отже, потрібно виправляти саме її. Багато хто обходиться простоюванням поруч відбитка правильного друку. Але наявність двох печаток як реквізит у документі виглядає некоректно. Уявіть собі трудовий договір, скріплений з боку роботодавця двома печатками, одна з яких не стосується юридичній особі, який виступає роботодавцем. Звісно, ​​це неприпустимо.

Деякі кадровики пропонують під наступним порядковим номером внести виправний запис такого змісту:

Поруч із цим записом вони пропонують проставити правильний друк. Однак блок записів вже закритий записом про звільнення і засвідчений (нехай навіть засвідчений не зовсім правильно). Отже, у колишнього роботодавця немає підстав вносити будь-які записи після цього. А відкривати блок записів для внесення одного лише завірювального запису безглуздо, адже такий запис не може існувати у відриві від записів, які засвідчуються.

Отже, ідеального виходу з цієї ситуації не існує, будь-яке виправлення неправильно проставленого друку так чи інакше суперечитиме Інструкції та Правилам. Звісно ж, можна вибрати будь-який із цих способів, але заодно слід видати працівникові довідку, що підтверджує період роботи в даного роботодавця, та порадити зберігати цю довідку для пред'явлення іншим роботодавцям та пенсійним органам (за потреби).

Аналогічно слід вносити пояснення, якщо помилково проставлено друк на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки («друк такої організації проставлено неправильно»). Наприклад, при внесенні запису про зміну прізвища кадровик під час засвідчення взяв не той друк. Тільки замість підтверджуючої довідки у разі доречно видати завірену копію наказу, виходячи з якого у документах організації проводилося зміна прізвища працівника.

Якщо помилковий друк проставлено під записом про доповнення відомостей про освіту та/або професію, то в цьому випадку можна видати довідку, складену у довільній формі, яка засвідчить, що відповідний запис на обкладинці внесений саме цим роботодавцем.

Іноді буває, що проставлена ​​печатка частково відповідає найменуванню організації у заголовку. Це може бути помилка кадровика, який недбало відкрив блок записів. Невірна назва організації також практично неможливо виправити, оскільки вона не має нумерації. У цьому випадку виходом буде видача довідки, що підтверджує відповідний період трудового стажу.

Така помилка також виникає, якщо пропущено запис про зміну назви організації. Наприклад, ТОВ «Ромашка» перейменувалося в ТОВ Аудиторська фірма «Ромашка», і це відображено на її установчих документах. Відповідно, при звільненні працівника роботодавець простовит друк, що належить ТОВ Аудиторська фірма «Ромашка». Але оскільки запис про перейменування просто забули внести, найменування блоку записів відповідає реквізитам друку. Тобто формально вважається, що ці записи внесено двома різними організаціями.

Поки закрито блок записів, пропущену запис внести досить просто (п. 3.2 Інструкції). Але якщо записи вже закриті, то підстав вносити пропущений запис вже немає. Звичайно, можна відкрити новий блок записів та внести пропущений запис, однак до моменту виявлення такої помилки працівник може вже працювати на новому місці. І тут знову видається довідка, у якій відбиваються відомості про стаж працівника і про перейменування організації, що у період його роботи. Працівник має право подати таку довідку за новим місцем роботи, і роботодавець зобов'язаний внести відповідний запис на підставі цієї довідки (п. 27 Правил). Таку довідку працівнику слід зберігати як документ, що підтверджує.

Дуже часто зустрічаються трудові книжки, у яких блок записів будь-якої організації закритий записом про звільнення, підписом кадровика та підписом працівника, але печатка організації (друк відділу кадрів) відсутня. Цей недолік усунути дуже просто - працівнику слід лише прийти на колишнє місце роботи та попросити проставити друк. Головне, не затягувати із цим, оскільки організація може змінити назву, замовити нові печатки та знищити старі. Тоді засвідчення печаткою може спричинити труднощі. Але і в цьому випадку допоможе видача підтверджуючої довідки.

Проблеми можуть виникнути, якщо відсутність друку намагаються виправити, коли колишня організація вже ліквідована або реорганізована. У цих випадках за довідками, що підтверджують, потрібно звертатися до правонаступників тієї організації або в архіви, куди здані документи по особовому складу. Проте збереження документів з особового складу який завжди забезпечується належним чином, тому цілком імовірно, що може і отримати архівну довідку. І тоді відповідний блок записів назавжди залишиться без друку і вважатиметься завіреним. В принципі, наступний роботодавець може відкривати після такого блоку записів свій блок. Проте облік трудового стажу виходячи з попередніх записів, завірених неналежним чином, буде проблематичним.

Ще більше складна ситуаціявиникає, як у трудової книжці відсутня як засвідчує друк, і навіть запис про звільнення. Тоді роботодавець, який приймає працівника на роботу, не зможе вести таку книжку, адже формально працівник вважається працюючим в іншій організації, хоча насправді ця організація може бути вже ліквідована. Але якщо працівник пред'явить архівну довідку, з якої буде видно, що звільнення все-таки було здійснено, «новий» роботодавець має право розпочати свій блок записів та у його складі відобразити відомості про звільнення працівника з попереднього місця роботи.

Розташування друку на документі

Проставлення відбитка друку на кадровому документі також має важливе значення. Найпоширеніша помилка: друк закриває повністю особистий підпис посадової особи, тим самим унеможливлюючи її звірення з підписами на інших документах або на зразках підпису (тобто її ідентифікацію як справжній). Іноді таке проставлення друку буває навмисним, бо за посадову особу підписували неуповноважену особу. Подібний документ має всі ознаки підробленого документа та свідчить про несумлінність такої організації.
Загальноприйнято, щоб печатка захоплювала частину найменування посади, залишаючи відкритим для прочитання особистий підпис посадової особи та її розшифровку. Подібні правила завжди існували в СРСР, а в даний час такі вимоги закріплюються у відомчих актах, що наказують відповідним державним органам певний порядок діловодства.

Ще один недолік, який нерідко зустрічається на документах, - дуже густий або дуже блідий відбиток друку на документі, також відбиток з частково відсутнім зображенням (зазвичай буває при слабкому натиску). Рекомендуємо, щоб відбиток був чітким і легким для читання.

* * *

Таким чином, печатка організації на кадрових документах є необхідною у випадках, коли документ оформлює будь-які взаємні права та обов'язки роботодавця та працівника, а також у випадках коли документ або його копія засвідчують будь-які факти або права працівника (у тому числі і колишнього працівника ). Внутрішні документи роботодавця засвідченню печаткою не підлягають. І оскільки друк свідчить про важливість документа, не слід припускатися помилок при його проставленні. В іншому випадку можливе виникнення негативних ситуацій як у працівника, позбавленого можливості довести свої права пред'явленням документа, так і у роботодавця, який ризикує бути притягнутим до адміністративної відповідальності за порушення порядку ведення кадрового діловодства.

2 У деяких випадках закон не згадує вказівку місцезнаходження як обов'язковий реквізит друку (п. 4 ст. 3 Федерального закону від 12 січня 1996 № 7-ФЗ «Про некомерційні організації»).

3 Наказ Московської реєстраційної палати від 20 січня 1999 р. № 17 «Про порядок затвердження ескізів печаток та штампів» (фактично документ втратив чинність). також закон м. Москви від 30 червня 2004 р. № 44 «Про облік печаток» (втратив чинність у зв'язку з прийняттям закону м. Москви від 22 червня 2005 р. № 28).

4 Зауважимо, що у трудовій книжці зразка 1974 року для таких змін у полі «прізвище» було передбачено цілих три графи. Тому в таких книжках нове прізвище вписується не вгорі, а внизу у вільній графі.

5 Підпис працівника може бути відсутнім, якщо він при оформленні трудової книжки в день звільнення був відсутній на роботі (наприклад, у зв'язку з хворобою тощо) або якщо він сам відмовляється поставити підпис (зазвичай у випадках «конфліктного» звільнення, «за статтею »).

6 Див: «Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимогидо документів та служб документаційного забезпечення» (схвалена рішенням колегії Головархіву СРСР від 27 квітня 1988 р., наказ Головархіву СРСР від 23 травня 1988 р. № 33).

7 Див: Типова інструкціяз діловодства та роботи архіву в митні органи(Регіональних митних управліннях, митницях, митних постах), утв. наказом ФМС Росії від 18 жовтня 2004 р. № 160; Інструкція з діловодства в органах та установах прокуратури Російської Федерації, утв. наказом Генерального прокурора Російської Федерації від 28 грудня 1998 р. № 93.