Dans le magazine n°4 (28) 2013 à la page 52. nous avons publié un article de notre auteur, le PDG du groupe de sociétés " Management International, qualité, certification" sous le titre "Principales tendances et résultats des audits des systèmes de management de la sécurité des denrées alimentaires". En annexe de ce document et afin d'aider les auditeurs internes novices, nous vous suggérons de vous familiariser avec la version DÉTAILLÉE de la liste de contrôle (qui est donnée dans le tableau 4 de l'article), qu'ils peuvent utiliser pour améliorer l'efficacité de la système.
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Zones critiques |
Actif |
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| Travailler avec des prestataires | |||||
| 1. Liste des fournisseurs agréés | □ | □ | □ | ||
| 2. Tous les fournisseurs ont mis en place le FSMS et sont certifiés ISO 22000 (BRC, IFS, FSSC 22000) | □ | □ | □ | ||
| 3. Tous les nouveaux fournisseurs sont évalués selon la procédure PRP, les plus significatifs sont audités | □ | □ | □ | ||
| Acceptation | □ | □ | □ | ||
| 4 Les employés sont conscients des problèmes de sécurité produits alimentaires lors de la réception des produits entrants ? | □ | ||||
| 5. En répondant aux questions, le personnel démontre sa connaissance des principaux facteurs de salubrité des aliments lors de l'inspection d'un véhicule de livraison de nourriture | □ | □ | □ | ||
| 6. Tous les achats auprès de fournisseurs agréés | □ | □ | □ | ||
| 7. Il y a une description de toutes les matières premières achetées selon 7.3.3. ? | □ | □ | □ | ||
| 8. Ces enregistrements sont-ils disponibles dans la zone de réception ? | □ | □ | □ | ||
| 9. Les enregistrements d'acceptation démontrent-ils la conformité aux procédures écrites ? | □ | □ | □ | ||
| 10. La température de tous les réfrigérateurs et congélateurs est-elle contrôlée ? | □ | □ | □ | ||
| 11. Les produits sont-ils stockés à la bonne température et humidité ? | □ | □ | □ | ||
| 12. Toute la documentation avec les exigences est-elle disponible ? | □ | □ | □ | ||
| 13. Un suivi régulier est effectué Véhicule livraison de produits alimentaires ? | □ | □ | □ | ||
| 14. La documentation avec les exigences de transport est-elle disponible ? | □ | □ | □ | ||
| 15. Tous les formulaires de livraison sont remplis | □ | □ | □ | ||
| Politique du bois et du verre | |||||
| 16. Pas de verre et de bois dans la zone de production ? | □ | □ | □ | ||
| Marquage et traçabilité | |||||
| 17. Tous les articles de stockage périssables sont clairement étiquetés avec la date d'achat et utilisés avant la date d'expiration | □ | □ | □ | ||
| 18. Tous les produits pré-préparés et en cours de fabrication sont clairement étiquetés lorsqu'ils sont entreposés. | □ | □ | □ | ||
| Stockage | |||||
| 19. Dans tous les entrepôts, les produits alimentaires ne sont pas stockés au sol, n'entrent pas en contact avec la surface des murs ? | □ | □ | □ | ||
| 20. Tous les produits dans les conteneurs de stockage sont-ils fermés et étiquetés avec le nom du produit, la date de production ? | □ | □ | □ | ||
| 21.Est-ce que tous les emballages sont en bon état ? | □ | □ | □ | ||
| 22. Tous les produits sont-ils expédiés FIFO (premier entré, premier sorti) ? | □ | ||||
| 23. Y a-t-il suffisamment d'espace pour le stockage ? | □ | □ | □ | ||
| 24. Existe-t-il une zone désignée pour les produits potentiellement dangereux ou rappelés ? | □ | □ | □ | ||
| 25. Les températures et l'humidité de l'entrepôt sont-elles dans les limites réglementaires, surveillées, enregistrées ? | □ | □ | □ | ||
| 26. Les aliments sont-ils stockés de manière à prévenir la contamination croisée des produits crus aux produits cuits dans les zones de stockage ? | □ | □ | □ | ||
| 27. Aucune possibilité de contamination croisée des produits finis à partir des matières premières ? | □ | □ | □ | ||
| 28. Tous les aliments contenant des allergènes sont-ils stockés séparément ? | □ | □ | □ | ||
| 29. Infrastructure d'entrepôt en bon état, c'est-à-dire pas de fissures dans les murs, des sols imperméables, pas de condensation des climatiseurs ? | □ | □ | □ | ||
| 30. Les joints de quincaillerie de la porte sont-ils en bon état ? | □ | □ | □ | ||
| 31. Des actions correctives ont-elles été développées pour toutes les non-conformités précédemment identifiées, existe-t-il des enregistrements pertinents ? | □ | □ | □ | ||
| 32. Les produits chimiques et les détergents sont-ils stockés séparément et leur accès est-il restreint ? | □ | □ | □ | ||
| 33. Y a-t-il des signes de parasites dans les entrepôts ? | □ | ||||
| 34. Tous équipement nécessaire vérifié et calibré ? | □ | □ | □ | ||
| 35. Les enregistrements des points OPRP sont conservés, toutes les CA sont terminées en temps opportun, il y a des enregistrements une fois le problème résolu | □ | □ | □ | ||
| Nettoyage (nettoyage) | |||||
| 36. Le programme de nettoyage est-il dans un endroit accessible et est-il connu de tous ? | □ | □ | □ | ||
| 37. Le PRP de performance de nettoyage comprend toutes les informations nécessaires : Instructions de préparation détergents, fréquence, liste des produits chimiques à utiliser, liste des équipements à utiliser, qui est responsable de quoi, etc. ? | □ | □ | □ | ||
| 38. Tous les programmes de nettoyage sont-ils terminés à temps ? | □ | □ | □ | ||
| 39. Tous les équipements et installations appropriés sont-ils disponibles pour effectuer le nettoyage efficacement ? | □ | □ | □ | ||
| 40. Le matériel de nettoyage est-il propre, en bon état, stocké conformément aux spécifications ? | □ | □ | □ | ||
| 41. Existe-t-il des désinfectants pour les surfaces de travail et sont-ils toujours disponibles pour être utilisés lors de la préparation des aliments ? | □ | □ | □ | ||
| 42. Les produits chimiques de nettoyage sont-ils utilisés correctement ? | □ | □ | □ | ||
| 43. Certificats de sécurité produits chimiques en stock? | □ | □ | □ | ||
| 44. Les performances de nettoyage sont-elles vérifiées régulièrement ? Le laboratoire prélève-t-il des écouvillons ? Avez-vous une analyse express? | □ | □ | □ | ||
| 45. Tous substances chimiques pour le nettoyage sont stockés dans un entrepôt séparé des produits alimentaires ? | □ | □ | □ | ||
| 46. Tous les produits chimiques sont-ils stockés dans leurs conteneurs et signés ? | □ | □ | □ | ||
| 47. Tout nouvel équipement est inclus dans le PRP | □ | ||||
| 48. Les lave-vaisselle fonctionnent correctement et sont entretenus dans les délais. Les surfaces de contact sont lavées à l'eau claire | □ | □ | □ | ||
| Entretien des instruments et du matériel | |||||
| 49. Tous les équipements sont-ils en bon état et réparés en temps opportun ? | □ | □ | □ | ||
| 50. L'entretien en temps opportun de l'éclairage de ventilation de drainage est effectué | □ | □ | □ | ||
| 51. Toutes les demandes de réparation d'équipement sont traitées à temps | □ | □ | □ | ||
| 52. L'équipement brisé est séparé du travail | □ | □ | □ | ||
| 53. Les raccords sont en état de marche, il n'y a pas de lacunes | □ | □ | □ | ||
| 54. Dans les organisations Restauration Les plats sont propres et sans frites | □ | □ | □ | ||
| 55. Tous les principaux équipements tels que les réfrigérateurs, les fours congélateurs, les équipements de traitement thermique, les instruments de contrôle de la température | □ | □ | □ | ||
| 56. Tous les équipements impliqués dans la surveillance du PCC sont vérifiés | □ | □ | □ | ||
| 57. Tous les appareils sont en état de marche, la surface est sans copeaux ni fissures | □ | □ | □ | ||
| 58. Existe-t-il des programmes d'inspection préventive et de réparation des bâtiments, structures et équipements ? | □ | □ | □ | ||
| 59. Toutes les lampes sont recouvertes d'une protection incassable | □ | □ | □ | ||
| Antiparasitaire | |||||
| 60. Mangez des parasites PRP | □ | □ | □ | ||
| 61. Registres de lutte antiparasitaire conservés | □ | □ | □ | ||
| 62. Il existe une convention avec un service spécialisé | □ | □ | □ | ||
| 63. Il y a une carte des appâts (pièges) | □ | □ | □ | ||
| 64 Les emplacements des appâts (pièges) sont connus des travailleurs | □ | □ | □ | ||
| 65. Tout poison a des certificats | □ | □ | □ | ||
| Déchets | |||||
| 66. Existe-t-il un PRP sur les déchets ? | □ | □ | □ | ||
| 67. Les déchets sont évacués à un certain % de remplissage des cuves ? Les emplacements des réservoirs sont-ils déterminés ? | □ | □ | □ | ||
| 68. Les poubelles sont-elles de couleur et de forme différentes des bonnes poubelles ? | □ | □ | □ | ||
| 69. Les poubelles sont-elles bien fermées, maintenues propres et vidées à certains moments ? | □ | □ | □ | ||
| 70. Les emplacements des ordures (collecte des déchets) sont-ils retirés des installations de production ? | □ | □ | □ | ||
| Hygiène personnelle | |||||
| 71. Existe-t-il un PRP hygiène ? L'hygiène personnelle est-elle régulièrement contrôlée par le chef d'équipe HACCP ? Des mesures correctives sont-elles prises immédiatement ? | □ | □ | □ | ||
| 72. Tous les lavabos sont-ils convenablement équipés et accessibles dans les halls de production, pédale ou commande tactile ? | □ | □ | □ | ||
| 73 Présence d'eau chaude, savon liquide et serviettes en papier | □ | □ | □ | ||
| 74. Le personnel utilise des gants | □ | □ | □ | ||
| 75. Pas de bijoux, montres | □ | □ | □ | ||
| 76. Fumer et manger est-il pratiqué dans des zones spécialement désignées ? | □ | □ | □ | ||
| 77. Personnel des ateliers de production en tenue de protection et couvre-chef ? | □ | □ | □ | ||
| 78. Tout le personnel comprend la responsabilité et signale la maladie en temps opportun | □ | □ | □ | ||
| 84. Les travailleurs malades ne sont-ils pas autorisés à travailler ? | □ | □ | □ | ||
| 79. Une trousse de premiers soins est disponible et peinte de couleur vive, à l'abri de l'eau | □ | □ | □ | ||
| 80. Est-ce que tout le personnel respecte les exigences de sécurité alimentaire ? | □ | □ | □ | ||
| 81. Tout le personnel est-il formé à l'hygiène personnelle et à la sécurité alimentaire ? | □ | □ | □ | ||
| Formation et adaptation | |||||
| 82. L'ensemble du personnel a-t-il reçu une formation sur le SMSDA ? | □ | □ | □ | ||
| 83. Tous les employés ont du matériel de formation | □ | □ | □ | ||
| 84. Tous les nouveaux membres du personnel ont suivi une formation couvrant la nécessité d'une sensibilisation aux maladies, le lavage des mains/l'utilisation correcte des gants et les exigences d'hygiène personnelle. | □ | □ | □ | ||
| 85. Tout le personnel a la compétence nécessaire | □ | □ | □ | ||
| 86 Les dossiers de formation sont-ils tenus régulièrement ? | □ | □ | □ | ||
| Gestion des produits potentiellement dangereux et des réclamations | |||||
| 87. Existe-t-il une procédure documentée obligatoire ? Tous les incidents, réclamations sur les produits sont enregistrés et des actions correctives obligatoires sont prises sur ceux-ci. | □ | □ | □ | ||
| Retrait de produits | |||||
| 88. Existe-t-il une procédure de retrait et tous les rappels et retraits sont effectués conformément à la procédure ? | □ | □ | □ | ||
| 89. Tous les formulaires requis sont-ils remplis ? | □ | □ | □ | ||
| Production | |||||
| 90. La règle des 2/4 d'heure est-elle utilisée pour toutes les étapes, de la production à la congélation ou à la distribution ? | □ | □ | □ | ||
| 91. Les produits alimentaires contenant des allergènes sont-ils préparés séparément ? | □ | □ | □ | ||
| 92. Toutes les salades sont-elles préparées avant expédition ? | □ | □ | □ | ||
| 93. Tous les produits chimiques pour l'hygiène et l'assainissement sont inclus dans la liste | □ | □ | □ | ||
| 94. Utilisation appropriée de l'équipement et des instruments pour prévenir la contamination ? | □ | □ | □ | ||
| 95. Documents sur le nettoyage sur le terrain ? | □ | □ | □ | ||
| 96. Une documentation de conception a-t-elle été réalisée pour toutes les non-conformités identifiées ? | □ | □ | □ | ||
| 97. Toutes les surfaces de contact sont-elles propres ? | □ | □ | □ | ||
| 98. Tous les produits chimiques sont-ils stockés séparément pour éviter toute contamination ? | □ | □ | □ | ||
| 99. Les corps étrangers sont-ils évités ? | □ | □ | □ | ||
| 100. Est-ce que tout l'équipement fonctionne bien ? | □ | □ | □ | ||
| 101. Tout l'équipement est-il propre ? | □ | □ | □ | ||
| 102. Déchets collectés régulièrement ? | □ | □ | □ | ||
| 103. Le personnel comprend-il les dangers qui menacent la salubrité des aliments ? | □ | □ | □ | ||
| 101. Le personnel sait où se trouve le CCP, et la personne responsable est formée à la surveillance, connaît les limites critiques et le CA | □ | □ | □ | ||
| 105. Personnel en tenue de protection ? | □ | □ | □ | ||
| 106. Le personnel respecte-t-il les exigences d'hygiène personnelle ? | □ | □ | □ | ||
| 107. Les personnes malades ne sont-elles pas présentes dans la zone de production ? | □ | □ | □ | ||
| 108. Disposez-vous des produits d'hygiène nécessaires, lavabos, douches, points de contrôle sanitaire ? | □ | □ | □ | ||
| 109. Les effets personnels du personnel sont-ils séparés et non en contact avec les aliments ? | □ | □ | □ | ||
| dégivrage | |||||
| 110. Tous les aliments sont-ils décongelés au réfrigérateur ? | □ | □ | □ | ||
| 111. Tous les aliments crus sont-ils décongelés séparément des aliments cuits ? | □ | □ | □ | ||
| 112. Tous les aliments décongelés sont-ils couverts et étiquetés ? | □ | □ | □ | ||
| 113. Le but, la date et l'heure du retrait du congélateur sont-ils marqués ? | □ | □ | □ | ||
| 114. Tous les aliments décongelés sont-ils étiquetés ? | □ | □ | □ | ||
| 115. Les aliments décongelés peuvent-ils être utilisés dans les 3 jours suivant leur sortie du congélateur ? | □ | □ | □ | ||
| 116. Toute la documentation de conception a-t-elle été élaborée pour les non-conformités précédemment identifiées ? | □ | □ | □ | ||
| Traitement thermique | |||||
| 117. Le personnel sait-il où se trouvent les caisses enregistreuses et les entrées de journal ? | □ | □ | □ | ||
| 118. La colonne de suivi est-elle remplie ? | □ | □ | □ | ||
| 119. Gants pour contact direct avec les mains ? | □ | □ | □ | ||
| 120 Tous les PRP seront-ils respectés pour prévenir la contamination par des micro-organismes, des dangers physiques et chimiques et des allergènes pendant le processus de traitement thermique ? | □ | □ | □ | ||
| 121. Tout le personnel respecte-t-il les exigences d'hygiène personnelle et connaît-il ces exigences ? | □ | □ | □ | ||
| 134. Tous les équipements de traitement thermique sont-ils propres ? | □ | □ | □ | ||
| 122. Le laboratoire prélève-t-il des écouvillons pour la contamination chimique et microbiologique ? | □ | □ | □ | ||
| 123. Aucune possibilité de contamination croisée ? | □ | □ | □ | ||
| 124. Tout le personnel est-il en bonne santé ? | □ | □ | □ | ||
| 125. Les enregistreurs de température ont-ils été vérifiés ? | □ | □ | □ | ||
| 126. Le risque de contamination après préparation est-il maîtrisé ? | □ | □ | □ | ||
| Refroidissement | |||||
| 127. La température est-elle contrôlée dans la chambre froide ? | □ | □ | □ | ||
| 128. Les registres nécessaires de contrôle et/ou de suivi sont conservés dans le CCP, OPRP. Y a-t-il des chambres froides ? | □ | □ | □ | ||
| 129. Toute la documentation nécessaire est-elle disponible ? | □ | □ | □ | ||
| 130. Tous les aliments réfrigérés sont-ils couverts ou surgelés si possible ? | □ | □ | □ | ||
| 131. Tous les réfrigérateurs et congélateurs sont-ils hermétiquement fermés, ont-ils des scellés ? | □ | □ | □ | ||
| 132. Tous les produits finis sont protégés du contact avec les matières premières | □ | □ | □ | ||
| 133. Des EC sont-elles réalisées en temps opportun ? | □ | □ | □ | ||
| 134. La température et le temps de refroidissement sont-ils conformes aux exigences ? | □ | □ | □ | ||
| 135. Tous les PRP sont-ils pris pour prévenir la contamination pendant la réfrigération ? | □ | □ | □ | ||
| 135. Tous les conteneurs sont-ils étiquetés ? | □ | □ | □ | ||
| Forfait | |||||
| 137. Les formulaires requis ont-ils été remplis ? | □ | □ | □ | ||
| 138. Des registres sont-ils conservés sur la surveillance de la température, de l'humidité ? | □ | □ | □ | ||
| 139. Le personnel connaît-il et respecte-t-il les exigences d'hygiène personnelle ? | □ | □ | □ | ||
| 140. Des actions correctives sont-elles prises immédiatement ? | □ | □ | □ | ||
| 141. Tous les PRP sont-ils mis en œuvre, le personnel les connaît-il ? | □ | □ | □ | ||
| 142. Le personnel porte-t-il des gants ? | □ | □ | □ | ||
| 143. La propreté des emballages est-elle contrôlée ? | □ | □ | □ | ||
| 144. La lutte antiparasitaire est-elle en place ? | □ | □ | □ | ||
| Transport | |||||
| 145. Des PRP de transport sont en cours de mise en œuvre | □ | □ | □ | ||
| 146. Tous les produits alimentaires sont emballés et stockés à la température appropriée pendant le transport | □ | □ | □ | ||
| 147. La température est-elle contrôlée avant le déchargement ? | □ | □ | □ | ||
| 179. Tous les produits sont-ils protégés de la contamination ? | □ | □ | □ | ||
| 148. Les registres de contrôle sont-ils conservés dans l'OPRP ? Sont-ils dans un véhicule ? | □ | □ | □ | ||
| 149. Tous les chauffeurs connaissent-ils les exigences en matière de sécurité alimentaire ? | □ | □ | □ | ||
| 150. Produits finis et les matières premières ne sont pas transportées en même temps ? | □ | □ | □ | ||
| 152. Des actions correctives sont-elles prises immédiatement ? | □ | □ | □ | ||
| 152. Tous les dangers ont-ils été identifiés pendant le transport ? | □ | □ | □ | ||
| Consommateurs/réclamations internes | |||||
| 153. Toutes les non-conformités sont-elles enregistrées ? | □ | □ | □ | ||
| 154. Le personnel connaît-il les caractéristiques du produit (7.3.3.) ? | □ | □ | □ | ||
| 155. Les responsabilités et les pouvoirs de traitement des plaintes sont-ils clairement définis ? | □ | □ | □ | ||
| 156. Le personnel est-il au courant des plaintes des clients ? | □ | □ | □ | ||
| 157. Des mesures sont-elles prises pour toutes les non-conformités et réclamations identifiées ? | □ | □ | □ | ||
| Modifications des produits et des processus | |||||
| 158. Y a-t-il une description de tous les produits ? | □ | □ | □ | ||
| 159. La validation est-elle effectuée lorsque des modifications sont apportées au processus ? | □ | □ | □ | ||
| 160. Lors du changement d'équipement, des ajustements sont apportés au PRP, OPRP | □ | □ | □ | ||
| 161. Le personnel est-il formé lors des changements ? | □ | □ | □ | ||
| 162. Toutes les plaintes ont-elles entraîné des changements ? | □ | □ | □ | ||
| Documentation du système de management de la sécurité alimentaire | |||||
| 163. Le dernier audit a eu lieu dans l'unité il y a plus de 12 mois | □ | □ | □ | ||
| 164. Tous programmes nécessaires actualisé? | □ | □ | □ | ||
| 165. Toute la documentation est approuvée et à jour | □ | □ | □ | ||
| 166. La portée du système a-t-elle changé ? | □ | □ | □ | ||
| 167. Les membres du groupe HACCP sont-ils restés les mêmes ? | □ | □ | □ | ||
| 168. La description du produit n'a pas changé | □ | □ | □ | ||
| 169. Diagrammes de flux ( schémas technologiques) pertinent | □ | □ | □ | ||
| 170. Analyse des dangers terminée | □ | □ | □ | ||
| 171. Les objectifs de sécurité sanitaire des aliments sont-ils atteints ? | □ | □ | □ | ||
Rapport de problème
Contrôler comptabilité, ainsi que d'autres domaines activité économique doit être effectuée dans toutes les entreprises commerciales sans exception.
Dans le même temps, il convient de rappeler un grand nombre de caractéristiques très différentes de ces procédures. Ils doivent être ordonnés, se succéder dans un certain ordre.
Puisque c'est l'une des raisons de l'absence de problèmes de toutes sortes lors des inspections par les autorités réglementaires.
Une liste de contrôle spéciale vous permet de simplifier considérablement ce type de travail. Son importance est difficile à surestimer. Il existe de nombreuses variantes du format d'un tel document.
Si possible, il est nécessaire de se familiariser à l'avance avec ses propriétés, les nuances de la compilation. De cette façon, vous pouvez éviter beaucoup de problèmes à l'avenir.
informations générales
Ce document contient les informations les plus détaillées sur la liste des problèmes de l'audit. La feuille en question n'a pas de format légal.
Mais en même temps, certaines règles doivent être respectées lors de sa formation. Cela réduira le risque de complications dans le processus.
Avant de commencer à compiler une telle liste, vous devez considérer les questions suivantes :
- ce que c'est?
- le but du document;
- base juridique.
Ce que c'est?
La liste de contrôle elle-même est un document spécial qui vous permet de résoudre simultanément un assez grand nombre de tâches différentes.
Le document peut être utilisé par diverses institutions, organismes de réglementation et fonctionnaires. Il est seulement important de rappeler les normes juridiques qui s'appliquent dans le cas de l'élaboration d'un document de ce type.
Le document lui-même reflète les questions suivantes :
L'utilisation de tels documents présente à la fois des avantages et des inconvénients. Les principaux inconvénients sont les suivants :
| Liste des problèmes identifiés dans le document | Peut être trop étroit, entraînant une inspection sous-examinée |
| La check-list peut être contraignante dans certains cas | Le facteur limitant pour l'auditeur - il n'ira tout simplement pas au-delà des questions posées |
| Le document ne peut remplacer | Plan de vérification standard |
| Un auditeur inexpérimenté peut avoir des difficultés | Avec une compréhension des questions formulées dans la liste, il ne sera tout simplement pas en mesure d'expliquer de manière intelligible et claire ce qu'il recherche exactement dans un cas particulier. |
| Le document doit être aussi bien préparé que possible | Les questions en double peuvent causer une grave confusion |
Dans la plupart des cas, les avantages et les inconvénients d'un document dépendent de nombreux types de facteurs différents.
Cela concerne tout d'abord les points suivants :
La liste de contrôle est un outil universel pour la mise en œuvre des tâches liées à l'audit et à certaines autres procédures qui doivent être régulièrement effectuées dans l'entreprise.
Ces documents peuvent inclure les éléments suivants :
Objet du document
Les utilisateurs de ce type de document aujourd'hui peuvent être :
Cette fiche permet de résoudre simultanément ou séquentiellement la liste de tâches suivante :
- planifier correctement, conformément aux dispositions légales, la conduite de l'audit lui-même ;
- effectuer un contrôle sélectif, effectuer la planification la plus efficace de tout votre temps;
- vous permet de ne manquer aucune étape importante de l'audit ;
- utilisé comme moyen de mémoire;
- simplifie considérablement la conduite de l'audit lui-même ;
- l'audit est réalisé de manière structurée et holistique ;
- à l'aide de la liste de contrôle, il sera possible de communiquer entre les différentes institutions, ainsi que les employés effectuant le contrôle.
De plus, ces documents sont souvent utilisés pour résoudre d'autres problèmes. Il vaut la peine de vous familiariser à l'avance avec toutes les propriétés principales de ces documents. Cela permettra d'éviter un grand nombre de difficultés diverses.
Cadre juridique
Principal acte législatif, conformément à laquelle un document de ce type doit être compilé, est .
Ce document juridique comprend les principales sections suivantes :
| Activité d'audit | |
| Liste des principaux PAN qui réglementent également ce type d'activité | |
| Qu'est-ce qu'un organisme d'audit | |
| Qu'entend-on par le terme "vérificateur" | |
| Qu'est-ce qu'un commissariat aux comptes ? | |
| Rapport d'audit | |
| Liste des règles de base, normes d'actions réalisées par les auditeurs | |
| Dénote la complète indépendance des différents organismes d'audit | |
| Secret d'audit | |
| Comment s'effectue le contrôle qualité de l'audit ? | |
| Certificat de qualification d'auditeur | |
| La procédure, ainsi que les motifs d'annulation du certificat du commissaire aux comptes | |
| Effectuer le contrôle de l'État dans le domaine d'activité considéré de l'entreprise |
Si possible, vous devriez lire attentivement toutes les nuances de la législation régissant les activités d'audit. Car ce sont ces documents légaux qu'il faut impérativement respecter.
Un exemple de remplissage d'une liste de contrôle pour l'audit interne
Le processus de compilation du type de feuille en question est assez simple, mais a ses propres nuances. Il sera possible de simplifier considérablement ce type de procédure en considérant un exemple de liste de contrôle d'audit interne du SMQ.
Le processus de compilation lui-même peut être effectué de différentes manières. Tout d'abord, les questions fondamentales suivantes devront être examinées :
- où obtenir le formulaire ;
- remplir la commande ;
- échantillon terminé.
Où obtenir le formulaire
Un exemple dans Excel pour l'audit interne peut être facilement téléchargé sur Internet. Dans la mesure du possible, seules des ressources bien établies et éprouvées doivent être utilisées.
Aujourd'hui, il existe un assez grand nombre d'institutions privées impliquées dans l'audit. Ces entreprises peuvent fournir gratuitement, sous forme de consultation, un échantillon de ce document. Ou moyennant des frais.
Commande de remplissage
La procédure de réalisation de l'audit lui-même n'est pas reflétée dans la législation. Mais il faut, si possible, adhérer à l'algorithme suivant :
Habituellement, une feuille Excel est utilisée comme format principal. La raison en est la facilité de compilation, ainsi que l'impression. Très souvent, les listes de contrôle sont nécessaires en format papier.
Si nécessaire document électronique peuvent être facilement envoyés en ligne. Il convient de rappeler certaines nuances importantes de la formation de ce type de feuille.
Échantillon terminé
Le seul le droit chemin pour éviter l'apparition de divers types de difficultés lors de la compilation d'un tel document - utilisez un échantillon déjà rempli.
Ainsi, il sera également possible d'accélérer considérablement la procédure d'exécution de ces procédures. Cela est particulièrement vrai pour la partie rédaction de questions. C'est souvent à ce stade que surgissent toutes sortes de difficultés.
Tableau 3.1
Feuille de contrôle d'audit n° _____
| Le numéro et le titre de l'article de la norme applicable | Liste de contrôle (exigences) | Conformité (Pas vraiment) | № acte de non-conformité | Noter |
De préférence, chaque liste de contrôle contient une référence à un élément spécifique de la norme applicable, des directives à l'échelle du système ou d'un autre document par rapport auquel la conformité est testée, ainsi qu'un champ pour les marques de conformité, de non-conformité et de commentaires. L'auditeur doit réfléchir à l'avance aux questions qu'il va poser dans l'unité auditée et les fixer dans la liste de contrôle. Au cours de l'audit, l'auditeur prend ses notes dans la liste de contrôle, ce qui facilite encore plus le travail d'élaboration des conclusions d'audit. L'utilisation de listes de contrôle et de formulaires ne doit pas limiter la portée de l'activité d'audit, qui peut varier en fonction des informations recueillies au cours de l'audit. Les documents de travail, y compris les enregistrements des résultats de leur utilisation, doivent être conservés au moins jusqu'à la fin de l'audit. Les documents contenant des informations confidentielles ou exclusives doivent être conservés à tout moment par les membres de l'équipe de mission d'une manière convenablement sécurisée.
3.4. Réalisation d'un audit sur site
La réalisation d'un audit sur site consiste à tenir une réunion préliminaire, échanger des informations pendant l'audit, collecter et vérifier des informations, tirer des conclusions sur l'audit, préparer un avis sur les résultats de l'audit et tenir une réunion finale.
La séance d'ouverture se tient à 26:
informer l'équipe d'audit des représentants de l'organisation auditée ;
accepter (confirmer) le plan d'audit ;
déterminer ce qui est exigé du personnel de l'organisation lors de l'audit ;
s'assurer que des accompagnants sont affectés aux auditeurs ;
répondre aux questions de l'organisme audité.
Le chef d'équipe d'audit peut expliquer les méthodes d'audit et les procédures selon lesquelles l'audit est mené. Il est recommandé que le rôle des mainteneurs soit clairement défini lors de la réunion d'introduction, surtout si la procédure d'audit interne prévoit la signature du mainteneur sur le rapport de non-conformité. Dans ce cas, il faut expliquer que l'escorte n'agit qu'en tant que témoin, et sa signature confirme que tel ou tel fait a eu lieu, et non que la situation est un non-respect des exigences établies. Les personnes accompagnantes doivent assumer les responsabilités suivantes : fournir des contacts et planifier des heures d'entretien, assurer des visites à des endroits spécifiques de l'organisation, s'assurer que les politiques et procédures de sécurité sont connues et suivies par les membres de l'équipe d'audit, agir en tant que témoins pendant l'audit au nom de l'entité auditée, en fournissant des éclaircissements ou en aidant à la collecte d'informations. Il convient également d'expliquer que les accompagnateurs ne font pas partie de l'équipe d'audit et ne doivent donc pas influencer ou interférer avec la conduite de l'audit.
Au cours de la réunion, le chef de l'équipe d'audit doit communiquer la date, l'heure et le lieu de la réunion de clôture et donner à l'audité la possibilité de poser des questions.
Avant que les auditeurs n'entrent en fonction, le chef d'équipe doit s'assurer que les auditeurs connaissent les règles de sécurité.
Lors de la réalisation d'un audit en petite organisation il n'est pas nécessaire de présenter les auditeurs au personnel audité et de leur fournir des accompagnateurs. Dans ce cas, la réunion d'ouverture peut consister simplement en une présentation par le chef d'équipe d'audit sur la manière dont l'audit sera mené.
Pendant le processus d'audit, il devrait y avoir un échange continu d'informations entre l'équipe d'audit et l'audité. L'équipe d'audit doit se réunir périodiquement pour échanger des informations, évaluer l'avancement de l'audit et, si nécessaire, redistribuer les responsabilités entre les auditeurs. Au cours de l'audit, le chef d'équipe d'audit doit informer périodiquement l'audité et le client de l'avancement de l'audit et de tout problème, le cas échéant. Les preuves recueillies lors d'un audit impliquant un risque significatif (par exemple, la sécurité, l'environnement ou la qualité) doivent être immédiatement portées à l'attention de l'audité et, si nécessaire, du client. Tout problème sur un sujet qui n'entre pas dans le cadre de l'audit doit être noté et porté à l'attention du chef d'équipe d'audit pour une éventuelle information du client d'audit et de l'audité. Si les preuves disponibles indiquent que les objectifs de l'audit ne sont pas réalisables, le chef de l'équipe d'audit doit en communiquer les raisons au client de l'audit et à l'audité afin de déterminer la marche à suivre. Ces actions peuvent inclure la revalidation ou la modification du plan d'audit, ou la modification des objectifs ou de la portée de l'audit, ou la fin de l'audit. Toute modification de la portée de l'audit, qui peut être perceptible au cours de l'audit, doit être examinée et approuvée, le cas échéant.
Lors de la réalisation d'un audit, les informations relatives aux objectifs, à la portée et aux critères de l'audit, y compris les informations sur l'interaction des fonctions, des activités et des processus, doivent être collectées par un échantillonnage approprié et doivent être vérifiées. Le but de la collecte d'informations est de générer des preuves d'audit. Les preuves d'audit ne peuvent être que des informations qui peuvent être vérifiées. Les preuves d'audit doivent être enregistrées. Ils sont basés sur une sélection de données appropriées. Par conséquent, il existe un élément d'incertitude dans un audit, et ceux qui préparent une opinion d'audit doivent en être conscients.
Le choix des sources d'information est effectué par l'auditeur en fonction du volume et de la complexité de l'audit. Les sources d'information initiale pour l'auditeur lors de l'audit sont au nombre de 27 :
les documents réglementant les activités de l'unité et/ou les processus (règlement de l'unité, les descriptions d'emploi, procédures, instructions de travail, méthodes, commandes, ordres, permis, etc.) ;
plans, actes, journaux d'enregistrement (journaux de mesure), procès-verbaux de réunion, programmes et journaux de formation, outils de travail, bases informatiques, éléments d'infrastructure, environnement de travail et etc.;
les données reçues en dehors de l'unité auditée, par exemple, du service qualité, d'autres unités, etc.
Une inspection est un examen effectué lors d'un audit et basé sur la perception visuelle de l'auditeur. On sait que grâce à la vision, une personne reçoit jusqu'à 85% des informations qui lui parviennent. Au cours de l'inspection, l'auditeur recherche principalement des preuves matérielles de conformité. Ceci est particulièrement important lors de la vérification dans les installations de production, les laboratoires, les entrepôts de stockage des produits, etc. Les objets de l'inspection de l'auditeur peuvent être 29 :
documentation, procédures et enregistrements (disponibilité, état, disponibilité) ;
environnement de travail, état des lieux de travail (conformité technologique, sécurité) ;
infrastructures : équipements, outillages, outillages, fourniture d'énergie, transports, communications (disponibilité, état, conformité technologique) ;
moyens de mesure, de contrôle et d'essai (disponibilité, état, conformité à la technologie, règles et normes métrologiques) ;
personnel (disponibilité, qualification, comportement) ;
produits (ordre de diffusion, conformité technologique).
Le choix de l'interlocuteur doit être fait parmi ceux qui exercent directement l'activité auditée. Il est souhaitable qu'ils soient des employés de différents niveaux d'emploi la gestion. Le processus de planification de l'audit doit inclure des conversations avec le propriétaire (gestionnaire) du processus et, si nécessaire, avec le fournisseur et le consommateur du processus.
Chaque conversation doit être menée avec un seul employé : une conversation avec plusieurs employés à la fois est généralement inefficace.
Les raisons et les sujets de la conversation doivent être communiqués à l'employé avant le début de la conversation.
La conversation doit être menée d'une manière appropriée à la situation (environnement) et à la personnalité de l'interlocuteur. Il est souhaitable que pendant la conversation, l'auditeur et l'interlocuteur soient, si possible, isolés des interférences extérieures (conversation en tête-à-tête).
L'entretien ne doit avoir lieu que pendant les heures normales temps de travail au lieu de travail habituel du salarié.
La conversation peut être lancée en demandant à l'interlocuteur de décrire son travail quotidien (l'ordre de sa mise en œuvre, la disponibilité des ressources, le respect des exigences établies, les critères et les méthodes d'évaluation de la qualité du travail).
Si la conversation est menée par deux auditeurs (ou plus) à la fois, les questions doivent être posées principalement par l'un d'eux et l'autre doit prendre des notes (précisément pendant la conversation et non après).
Pendant la conversation, l'auditeur peut arrêter l'interlocuteur, mais seulement s'il est clairement distrait du sujet. Cependant, cela doit être fait de manière à ce que l'interlocuteur n'ait pas l'impression que les informations qu'il donne sont de peu d'importance.
Pour l'organisation de la conversation est d'une grande importance bon choix façon de formuler la question. L'annexe 3 présente les types de questions recommandées et déconseillées dans la pratique de l'auditeur, ainsi que des exemples de leur formulation. Le choix de l'un ou l'autre type de question dépend de l'objet spécifique de la conversation et de la situation dans laquelle elle se déroule. Les types de questions préférés pour l'auditeur sont les questions ouvertes et de clarification. Les communications suggestives, alternatives, assertives et obstructives ne sont pas recommandées. Le type de question personnifiant n'est pas valide.
Au cours de la conversation, l'auditeur doit se rappeler que les preuves de l'interlocuteur ne peuvent être considérées comme objectives que lorsqu'elles sont étayées par des faits pertinents. Sinon, ils sont subjectifs et donc extrêmement difficiles à utiliser dans les éléments probants.
Au cours de la conversation, utilisez des questions qui commencent par les mots « Quoi », « Qui », « Pour quoi », « Où », « Quand », « Comment », « Pourquoi » et « Pourriez-vous me montrer ceci, s'il vous plaît ? » (Les experts anglais considèrent ces mots-questions comme des mots-assistants de l'auditeur) :
La question "quoi?" implique une réponse qui révèle la compréhension de l'interlocuteur du sujet de la discussion.
La question "Qui?" implique une réponse qui révèle ce que exécutif fait le travail en question (pas la personne).
La question "Pour quoi?" implique une réponse sur les buts et les objectifs du travail effectué (procédure).
La question "Où ?" implique une réponse sur le lieu de travail.
La question "Quand?" implique la réponse à quelle étape de la procédure l'action est effectuée.
La question "Comment?" implique une réponse sur la méthode et la manière de travailler.
La question "Pourquoi?" implique une réponse qui révèle la raison d'être des réponses précédentes.
La requête « Afficher » permet à l'auditeur d'obtenir une confirmation visuelle des informations contenues dans les réponses de l'interlocuteur.
Les questions de l'auditeur ne doivent pas être biaisées, car les réponses peuvent également être biaisées.
L'auditeur n'a pas à répondre aux questions qu'il pose.
Au cours de la conversation, vous ne devez pas utiliser une terminologie incompréhensible pour l'interlocuteur. S'il devient nécessaire d'utiliser un terme spécial, sa signification doit être expliquée à l'interlocuteur.
Une conversation menée sur le lieu de travail ne doit pas être longue, afin de ne pas provoquer la nervosité de l'interlocuteur.
Les incohérences (existantes ou potentielles) identifiées lors de la conversation doivent être consignées dans le journal de l'auditeur (liste de contrôle) avec une référence indispensable au paragraphe (section) non rempli du document réglementaire.
L'auditeur doit résumer les informations reçues au cours de la conversation, formuler les principales impressions (positives et négatives) et les points clés. Il est permis de permettre à l'interlocuteur de prendre connaissance des commentaires formulés par l'auditeur.
À la fin de la conversation, l'auditeur doit remercier l'interlocuteur pour son aide et sa coopération.
Les informations obtenues au cours de la conversation doivent être analysées en les comparant avec des informations sur ce sujet obtenus à partir de conversations avec d'autres employés, et observations personnelles de l'auditeur.
Il convient de garder à l'esprit que les raisons d'une conversation infructueuse peuvent se trouver chez l'auditeur lui-même : questions floues, discours sursaturé de termes spéciaux, mauvaise disposition pour une conversation, désir d'entendre ce que vous attendez dans les réponses, mauvaise ligne de conduire.
Le résultat de la collecte d'informations constitue une preuve d'audit. Preuve d'audit - dossiers, un exposé des faits ou d'autres informations qui sont liés aux critères d'audit et qui peuvent être vérifiés 31 . Les preuves d'audit peuvent être qualitatives ou quantitatif . Sur la base des éléments probants recueillis, il est nécessaire de formuler des observations d'audit à l'aide de méthodes de vérification des informations.
Observations de vérification - Évaluation des éléments probants recueillis en fonction des critères de vérification 32 . Les observations d'audit peuvent indiquer la conformité ou décalage critères d'audit ou possibilités d'amélioration . Les observations, à leur tour, constituent la base de la conclusion de l'audit. La conclusion d'audit est le résultat de l'audit fourni par l'équipe d'audit après examen des objectifs d'audit et de toutes les observations d'audit 33 .
Les méthodes de vérification des informations et de génération d'observations d'audit comprennent 34 :
une analyse;
preuve;
évaluation.
Lorsque les données obtenues par l'auditeur sont sous forme quantitative (par exemple, les données sur les résultats contrôle technique, données sur le nombre de non-conformités détectées, données sur les causes des non-conformités, etc.), il convient de les présenter et de les analyser à l'aide de méthodes statistiques. Méthodes statistiques simples : graphiques ; liste de contrôle, histogramme ; schéma d'Ishikawa ; Diagramme de Pareto; diagramme de dispersion. Les objets de l'analyse documentaire sont :
les documents du système de management de la qualité et (ou) de l'environnement qui s'appliquent aux activités de l'unité ou du processus audité ;
les enregistrements de la mise en œuvre d'un processus ou d'une activité spécifique et les résultats obtenus.
L'examen des documents et des dossiers implique à la fois l'analyse de leur contenu et la gestion des documents et des dossiers. Les résultats les plus significatifs de l'examen de la documentation, y compris la collecte d'informations, doivent être consignés dans le registre de l'auditeur.
Les principales caractéristiques des éléments probants sont leur fiabilité et leur suffisance. Un élément probant est considéré comme fiable s'il inspire confiance à l'auditeur, s'il est objectif et vérifiable. la suffisance des preuves est déterminée par leur exhaustivité, qui dépend largement du volume informations collectées. Le non-respect des exigences de preuve dévalue le résultat de l'audit.
L'obtention des certificats est l'un des moments les plus importants et les plus difficiles du travail de l'auditeur. Voici un certain nombre de dispositions qui peuvent être utiles à l'auditeur dans ce domaine 35 :
les preuves constituent la base du rapport d'audit et, par conséquent, sans les preuves nécessaires, une telle opinion ne peut être fiable ;
les preuves peuvent être considérées comme objectives si elles contiennent des informations qui peuvent être reconnues comme vraies, fondées sur des faits et obtenues par inspection, mesure, test et autres moyens ;
lorsqu'il reçoit la preuve du respect des procédures (instructions), l'auditeur doit être sûr que ces procédures seront suivies à l'avenir, au moins jusqu'au prochain audit ;
la fiabilité du certificat d'audit dépend de nombreux facteurs, mais principalement du degré de sa confirmation et des qualifications de l'auditeur ;
plus les preuves sont fiables, plus le risque d'un rapport d'audit erroné est faible (il convient de noter que personne n'est à l'abri de conclusions erronées et que, par conséquent, certains éléments de risque sont inhérents au rapport d'audit).
identité (répétabilité dans le temps et les lieux d'application) des actions pratiques aux règles et normes établies dans la documentation du système de gestion de la qualité ;
le respect des exigences des sections de l'ISO 9001 qui sont obligatoires pour la documentation dans l'organisation ;
disponibilité et mise en œuvre des activités prévues dans le domaine de la qualité ;
évaluer l'efficacité des processus;
efficacité des actions correctives et préventives ;
amélioration continue des activités, des processus et des systèmes de gestion en général.
Lors de l'évaluation des preuves, il existe une possibilité de conclusions erronées (incorrectes) et, par conséquent, d'une conclusion incorrecte basée sur les résultats de l'audit. La probabilité de conclusions incorrectes est réduite lors de l'utilisation de données objectives, c'est-à-dire données basées sur des mesures.
Les preuves d'audit doivent être évaluées par rapport aux critères d'audit
formation d'observations d'audit. Les constatations de l'audit peuvent indiquer la conformité ou la non-conformité aux critères d'audit. Si cela a été déterminé par les objectifs de l'audit, les observations peuvent indiquer des possibilités d'amélioration.
Non-conformité - non-satisfaction de l'exigence établie. L'auditeur doit identifier chaque écart constaté par lui et le classer selon la forme de manifestation et le degré d'importance.
Sous forme de manifestation, l'écart peut être réel ou potentiel. À différence par rapport à la preuve réelle et prouvée d'une non-conformité spécifique à l'exigence établie, une non-conformité potentielle est une non-conformité dont la probabilité à l'avenir peut être prédit seulement avec un certain degré de précision. Des exemples de non-conformités potentielles peuvent être une instruction non qualifiée des opérateurs d'équipements de production, une compétence insuffisante des travailleurs dans l'exécution d'une procédure documentée, - la valeur de l'indicateur de rejet de substance nocive approche du maximum autorisé, etc. 37 .
Selon le degré d'importance (l'ampleur du risque de conséquences négatives si la non-conformité n'est pas éliminée), les incohérences peuvent être significatives (catégorie 1), non significatives (catégorie 2) et les notifications.
Une non-conformité majeure est une non-conformité du système de management de la qualité susceptible d'entraîner une non-conformité aux exigences du produit.
Des exemples de non-conformité significative peuvent être - absence déraisonnable d'activités stipulées par les exigences de la norme ISO 9001, non-respect de toute exigence de la norme ISO 9001, non-conformité répétée (plus de 2 fois) avec les dispositions du document du système de gestion de la qualité , inefficacité du processus, etc. 38 .
Une non-conformité mineure est considérée comme une omission, une erreur, un défaut distinct non systématique dans le fonctionnement du système de gestion de la qualité, qui peut entraîner le non-respect des exigences du produit, ainsi qu'une diminution de l'efficacité du fonctionnement du système de gestion de la qualité. le processus ou le système de gestion dans son ensemble. Des exemples d'incohérences mineures sont le manque de preuves objectives que les employés de l'unité se sont familiarisés avec les documents du système de gestion de la qualité, - des enregistrements flous séparés lors de l'enregistrement des données de qualité, le manque de copies mises à jour des procédures documentées, l'enregistrement des données de qualité en violation de formes établies 39 .
Notification - un jugement critique sur l'état de l'objet étudié. Des exemples de notifications (remarques) peuvent être le stockage commun des documents existants et annulés des systèmes de gestion, le manque de confirmation de la familiarisation des artistes interprètes ou exécutants avec documentation technique, - absence d'une liste approuvée de fournisseurs reconnus pour l'organisation, absence de preuve d'une action corrective distincte 40 . Les avis de l'auditeur sont en fait un avertissement, car une remarque non résolue peut éventuellement devenir une non-conformité. À cet égard, l'enregistrement des commentaires, ainsi que des incohérences, peut être considéré comme une valeur ajoutée de l'audit.
Une divergence ou un avis constaté par l'auditeur doit être examiné conjointement avec un représentant de l'unité auditée afin d'obtenir la confirmation (reconnaissance) que les éléments probants sont corrects et que la divergence est comprise. Toutes les différences d'opinion possibles dans ce cas doivent être documentées.
Les non-conformités ne doivent pas inclure les déviations ou déviations autorisées par les personnes autorisées et (ou) le consommateur. Autorisation de départ - Autorisation de s'écarter des exigences spécifiées d'origine pour un produit avant sa fabrication. Cette autorisation est généralement limitée à une quantité de production ou à une période de temps. Autorisation de dévier - autorisation d'utiliser ou de libérer des produits qui ne répondent pas aux exigences spécifiées. L'autorisation de dérogation porte généralement sur la fourniture de produits présentant des caractéristiques non conformes, sous réserve de l'accord avec le consommateur de restrictions sur le temps ou la quantité de ces produits. Chaque cas d'écart ou de déviation doit être documenté. Aller au-delà de la portée d'une dérogation ou d'un écart doit être considéré comme une non-conformité.
L'écart détecté (identifié) par l'auditeur et confirmé par le représentant de l'unité auditée doit être documenté sous la forme d'un protocole (acte) dans lequel doivent être notés :
heure et lieu de détection (détection);
un résumé de l'écart; - l'importance de la non-conformité ;
référence à une violation des exigences d'un document spécifique;
la nécessité d'une correction ou d'une action corrective.
Les non-conformités doivent être examinées conjointement avec un représentant de l'audité pour obtenir la confirmation que les éléments probants sont corrects et que les non-conformités sont comprises. Tous les efforts doivent être faits pour résoudre tout désaccord concernant les preuves d'audit et/ou les observations, et les questions en suspens doivent être enregistrées.
La conclusion de l'équipe d'audit basée sur les résultats de l'audit peut contenir une évaluation finale de 41 :
degré de conformité le processus, les activités de l'unité ou du système de management dans son ensemble, les critères d'audit ;
performance et l'efficacité du processus, les activités de l'unité passant par le système de gestion dans son ensemble ;
capacités de leadership assurer l'adéquation et l'efficacité continues du processus, des activités de l'unité ou du système de gestion dans son ensemble ;
recommandations pour la justesse d'établir indicateurs de performance et d'efficacité des processus ;
opportunités d'amélioration processus, les activités d'une unité ou le système de gestion dans son ensemble.
Est-il possible d'affirmer que le personnel de l'unité auditée (plusieurs unités) connaît, dispose, comprend et utilise les documents du système de management de la qualité qui lui sont obligatoires ?
La conformité aux exigences des documents du système de gestion de la qualité est-elle confirmée par les données d'enregistrement, faits et autres preuves nécessaires ?
Est-ce que toutes les exigences des documents utilisés dans l'unité ou les unités assurent l'atteinte des objectifs de l'unité ou des unités dans le domaine de la qualité ?
Les résultats escomptés sont-ils atteints dans le processus audité, l'activité de l'unité ou le système de gestion dans son ensemble ?
Les ressources allouées sont-elles utilisées de manière suffisamment efficace pour mettre en œuvre le processus, les activités de l'unité ou le système de gestion dans son ensemble ?
Est-il confirmé que le processus, les activités de l'unité ou le système de gestion dans son ensemble fonctionnent dans des conditions contrôlées ?
peut-on prétendre que la direction alloue des ressources suffisantes au bon fonctionnement du processus, des activités de l'unité ou du système de management dans son ensemble ?
s'il existe un besoin et une réelle opportunité d'améliorer le processus (réduire le temps, les coûts, améliorer la qualité, réduire l'impact négatif sur environnement), les activités de l'unité ou le système de management dans son ensemble ?
quelles recommandations l'équipe d'audit peut-elle donner pour améliorer l'objet audité ?
Au cours de la réunion de clôture, présidée par le chef de l'équipe d'audit, les constatations et les conclusions d'audit doivent être présentées d'une manière compréhensible et acceptée par l'audité et, si nécessaire, un délai convenu pour que l'audité soumette un rapport correctif et préventif plan d'action. Les participants à la réunion de clôture doivent être des représentants de l'entité auditée et peuvent également inclure le client de l'audit et d'autres parties. Dans le cas où des situations surviennent au cours du processus d'audit susceptibles d'affecter la fiabilité des conclusions d'audit, le responsable de l'équipe d'audit doit en informer l'organisation auditée.
Dans de nombreux cas, par exemple, lors de la réalisation d'audits internes dans petite organisation, la réunion de clôture ne peut consister qu'en la communication des constatations d'audit et de la conclusion de l'audit. Dans d'autres cas, la réunion doit être formelle avec un procès-verbal et une liste des personnes présentes.
Tout désaccord concernant les observations d'audit et/ou les conclusions d'audit entre l'équipe d'audit et l'audité doit être discuté et, si possible, résolu. Sinon, tous les avis doivent être enregistrés. Si les objectifs de l'audit l'exigent, des recommandations d'amélioration doivent être fournies. Il convient toutefois de souligner que les recommandations ne sont pas contraignantes.
Le domaine de contrôle dépend de la structure et du type d'activité d'une organisation particulière. Pour vérification correcte le travail de l'entreprise doit être effectué régulièrement. Cette procédure est tout simplement impossible sans une liste de contrôle correctement compilée.
Le concept d'une liste de contrôle pour l'audit interne
Une liste de contrôle d'audit peut être nécessaire pour auditer l'ensemble de l'activité d'une organisation ou d'un seul secteur, processus ou service. Ce document était auparavant rempli sous forme papier, plus tard, ils ont commencé à apparaître versions électroniques sous Word et Excel. Il existe maintenant des applications spécialisées pour, mais les méthodes précédentes sont toujours pertinentes.
Le formulaire standard de la liste de contrôle d'audit contient 6 colonnes :
- Ligne numérique.
- Exigence ISO vérifiable.
- Questions détaillées.
- Méthode d'évaluation de l'exigence testée.
- Vérifiez la marque de résultat.
- Commentaires de l'auditeur ou de la commission.
Le concept même d'une liste de contrôle se traduit littéralement par une "liste de contrôle" et peut même être utilisé pour auditer les activités d'un employé de l'entreprise.
Cadre juridique
Conformément à la loi fédérale du 30 décembre 2008 n ° 307 "sur l'audit", la préparation de listes de contrôle est réglementée diverses sortes, mais cela s'applique à l'audit externe. Il est légalement autorisé de réaliser un audit interne par les entreprises concernées. La direction peut inviter un employé à effectuer un audit, plutôt que de créer une commission auprès de ses propres employés.
Art.19 loi fédérale« On Accounting » du 6 décembre 2011 oblige à procéder à un audit interne. Cela concerne la vérification du domaine comptable, les autres domaines d'activité sont contrôlés en fonction des préférences personnelles de l'organisation.
Fonctions documentaires
Les tâches principales de la liste de contrôle sont de contrôler et de structurer les informations sur les processus actuels de tout type d'activité. Il s'agit d'une sorte de liste de contrôle de questions qui vous permet de procéder à une analyse systématique et d'identifier les lacunes dans le travail d'un maillon particulier de l'organisation.
En plus de la fonction de contrôle, sur la base des données de la liste de contrôle, il est possible d'établir un plan de développement ultérieur ou de modifier la structure de l'entreprise. De plus, sur la base des résultats d'un audit interne, il est permis d'évaluer la compétence des employés du service audité de l'entreprise ou de l'ensemble.
Les étapes pour remplir la liste de contrôle pour l'audit interne du SMQ avec des exemples sont décrites ci-dessous.
Étapes de remplissage
Dans le processus de contrôle, la structure de la liste de contrôle est importante. Lors de son développement, il est nécessaire de prendre en compte une procédure séquentielle logique qui exclut un retour constant aux aspects déjà considérés. Cela vous permettra de construire la structure correcte non seulement de la liste de contrôle elle-même, mais aussi de la remplir correctement.
En fait, remplir une liste de contrôle bien rédigée est très simple.
- Lors de la première étape, il est nécessaire de se plonger dans le contenu de l'élément de contrôle, de lire la question ou de se familiariser avec le critère contrôlé.
- En outre, la méthode d'évaluation doit être spécifiée et mise en œuvre conformément au présent paragraphe. Il peut s'agir d'une inspection, d'un entretien, d'une enquête, d'un examen de la documentation ou d'une autre forme d'évaluation.
- À la troisième étape, il est nécessaire de saisir ou de saisir les résultats du contrôle dans la colonne appropriée de la liste de contrôle.
- De plus, dans un certain nombre de documents, il y a un paragraphe avec les commentaires de l'auditeur. S'il figure sur la liste de contrôle, il doit être rempli avant de passer à la question suivante.
Vous pouvez télécharger un exemple de liste de contrôle pour l'audit interne.
Exemple de liste de contrôle pour l'audit interne
Exemple de liste de contrôle pour l'audit interne - 1
Exemple de liste de contrôle pour l'audit interne - 2
Exemple de liste de contrôle pour l'audit interne - 3
Exemple de liste de contrôle pour l'audit interne - 4
Exemple de liste de contrôle pour l'audit interne - 5
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