Gestion électronique de documents pour une petite organisation. Qu'est-ce qu'un "système de gestion électronique de documents" et pourquoi est-il nécessaire ? SED prend trop de temps à mettre en œuvre

Les principales exigences auxquelles un système de gestion électronique de documents doit répondre :

• Stockage fiable et recherche facile de la documentation.
• Accompagnement et réalisation de tâches administratives.
• Contrôle en temps opportun de l'exécution des documents et de leur acheminement.
• Création de rapports analytiques.
• Assurer la sécurité des informations.

Les EDMS modernes ont également des fonctions pour interagir avec les clients, traiter leurs demandes et des outils supplémentaires utiles qui vous permettent de résoudre de nombreux problèmes appliqués.

Types de systèmes de gestion électronique de documents

Il existe différents types de classification des systèmes de gestion électronique de documents, mais la classification la plus indicative est la division de l'EDMS par fonction de titre. Tout EDMS est positionné par son développeur comme conçu principalement pour effectuer un certain type de tâche. Cela ne signifie pas qu'il ne prévoit aucune technologie supplémentaire inhérente à la plupart des "frères". Juste un ensemble d'outils de chaque système de gestion électronique de documents a ses propres forces et côtés faibles. Dans la classification selon la fonctionnalité du titre, les points forts de l'EDMS sont pris en compte.

Donc, ça ressemble à ça :

• EDMS conçu pour créer et travailler avec de la documentation électronique, ainsi que des analogues numériques de documents papier.
• Les systèmes comptables qui automatisent l'enregistrement des événements et des documents tout au long de leur cycle de vie(fichiers électroniques).
• EDMS, dont la tâche principale est d'automatiser le travail avec les grands référentiels d'informations d'entreprise.
• Systèmes de gestion d'archives électroniques avec documentation.
• EDMS, dont la fonctionnalité est spécialisée dans l'extraction information nécessaireà partir d'archives et d'autres sources électroniques.
• Systèmes qui gèrent les processus d'entreprise, le traitement des documents et les activités des employés de l'organisation qui travaillent avec des documents commerciaux.
• EDMS d'information qui gère les dispositifs de stockage de données.

Il existe également une brève classification des SED par pays d'origine, utilisée uniquement en Russie. Selon elle, les systèmes de gestion électronique de documents dans notre pays sont divisés en systèmes nationaux, importés et russes, développés sur la plate-forme étrangère Lotus / Domino. Notre examen comprend des exemples de seulement deux EDMS étrangers - EMC Documentum et Lotus Domino.Doc. Tous les autres EDMS ont la "citoyenneté" de la Russie.

TOP 10 des systèmes de gestion électronique de documents

Nous avons évalué les systèmes de gestion électronique de documents en nous concentrant sur une comparaison de cinq paramètres déterminants dans le choix d'un GED pour automatiser la gestion documentaire dans une entreprise. L'échelle est en dix points.

Lieu	Programme/service	Prix	Facilité d'apprentissage	Fonctionnalité	Comptabilité de la législation russe	Technique Support	Note globale
1	Cas	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1C : Archiver	9	7	10	10	9	9
2-4	SociétéMédias	9	9	9	10	8	9
4-6	Documentum EMC	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Logiques	9	10	9	10	6	8,8
4-6	Euphrate	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	Flux de travail OPTIMA	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Remarque: l'évaluation finale du système dans le tableau ne prétend pas être à cent pour cent d'objectivité et reflète l'opinion de l'auteur, basée sur analyse approfondie ce sujet. Cet examen des systèmes de gestion électronique de documents n'est effectué que parmi les produits logiciels de haute qualité qui peuvent être choisis en toute sécurité pour une utilisation dans divers types des affaires.

CAS

Ce système de gestion électronique de documents est chef reconnu dans son segment dans tout l'espace post-soviétique. Les plus grandes exploitations et les sociétés et les petites entreprises y effectuent avec succès la circulation des documents et le travail de bureau. Par rapport à ce système, il convient d'appliquer une tautologie : « DELO » connaît son métier. En effet, ce logiciel est idéal pour une automatisation poussée du travail de bureau et du workflow.

avantages

• La possibilité de suivre toutes les étapes du mouvement de tout document électronique.
• Simplicité et commodité dans la création de projets de documentation.
• Débogage général et fonctionnalité du système.

Les moins

• Les inconvénients "étirés" incluent une interface quelque peu archaïque et une certaine difficulté à maîtriser.

Quel est le prix?

Le prix d'une licence pour utiliser le système "DELO" sur un lieu de travail (SGBD - Oracle) dépend du nombre total prévu de ces lieux et varie de 11 000 roubles (201-500 r / m) à 13 400 roubles (1-5 r /m). Si l'organisation utilise le SGBD Microsoft SQL Server, la licence d'un lieu de travail coûtera de 7200 à 9500 roubles, respectivement.

Logiques

Le programme Logic SED s'appelait Boss-Referent jusqu'en 2012 et était l'un des plus populaires Systèmes russes la gestion électronique des documents, concurrent sérieux du GED Delo. Le changement de nom n'a pas affecté la qualité de ce produit logiciel, et il s'agit toujours d'un système fiable et fonctionnel pour la gestion de bureau dans les entreprises de tout type et de toute taille.

avantages

• La possibilité de créer des itinéraires complexes à plusieurs niveaux pour l'approbation des documents.
• Haut degré de protection des données des utilisateurs.
• Relative facilité à maîtriser les principaux composants du système.
• Processus de traitement de documents flexibles et personnalisables.

Les moins

• Différenciation peu pratique des droits d'accès avec un important roulement de personnel.
• Pas le travail le plus consciencieux du support technique.
• Interface archaïque.

Quel est le prix?

Le coût d'une licence pour utiliser ce programme dépend du nombre d'employés qui y sont connectés. Si leur nombre ne dépasse pas 49 personnes, le prix sera de 5 900 pour chaque lieu de travail ; de 50 à 199 travailleurs connectés - 5 200 roubles; et s'il y a plus de 200 emplois, le prix d'une licence sera minime - 4900 roubles.

Euphrate

Ce système de gestion électronique de documents a été développé en pleine conformité avec les exigences de la norme de qualité ISO 9000 et des GOST russes dans le domaine du travail de bureau. De ses "collègues", "EUFRATS" se distingue par la présence d'un grand nombre de ses propres développements logiciels uniques qui ne peuvent être trouvés dans les EDMS concurrents. D'un point de vue purement technologique, ce système est l'un des plus "avancés" sur le marché moderne. Marché russe SEDov.

avantages

• Le package de livraison de ce système comprend un SGBD Nika intégré, qui libère automatiquement l'organisation utilisatrice de l'achat de logiciels supplémentaires.
• Interface conviviale avec un joli design mémorable.
• Mécanisme de rôle intégré pour la gestion des droits d'accès.

Les moins

• Vitesse assez lente, surtout sur les ordinateurs faibles.
• Échecs périodiques du travail et support technique lent.

Quel est le prix?

Une licence standard avec l'installation du système sur le propre serveur de l'organisation coûte de 5200 à 7300 roubles par poste de travail, plus d'utilisateurs - le prix est inférieur. Cependant, il est également possible de placer le composant serveur sur l'équipement du fabricant. Dans ce cas, le système frais d'abonnement- quatre tarifs, coûtant de 10 000 à 95 000 roubles par mois.

1C : Archiver

C'est l'un des meilleurs et certainement le plus polyvalent des programmes de gestion de documents d'entreprise. "1C:Archive" fournit un stockage fiable et, surtout, centralisé de la documentation commerciale format différent, accessible au personnel autorisé qui peut modifier les fichiers.

avantages

• Un algorithme débogué pour trouver rapidement les données nécessaires.
• La possibilité de stocker des documents de tout type - du texte et des graphiques aux fichiers audio et vidéo.
• L'évolutivité la plus large qui vous permet d'utiliser avec succès ce logiciel dans les grandes et les petites entreprises.
• Le principal avantage de 1C: Archive, qui distingue ce programme des concurrents, est la combinaison optimale du prix du produit et des capacités de ses fonctionnalités.
• Prise en charge de l'intégration avec des applications externes.

Les moins

• Consomme beaucoup de ressources système.
• Difficulté accrue de maîtrise même pour les utilisateurs expérimentés.

Quel est le prix?

Le prix de «l'assemblage» de ce programme varie de 12 000 à 57 000 roubles, et le premier montant devra être payé exclusivement pour la mise à niveau de la version précédente de 1C: Archive.

DIRECTUM

Simple et fonctionnel EDMS DIRECTUM sera une excellente solution pour les petites et moyennes entreprises. Grâce à ce système, la gestion électronique des documents peut être combinée avec succès avec le flux de travail papier traditionnel afin de transférer ensuite "sans douleur" complètement l'organisation au travail dans DIRECTUM. La technologie Advanced Workflow permet une automatisation efficace des processus de travail de bureau.

avantages

• Disponibilité d'outils logiciels spécialisés qui simplifient au maximum la recherche et l'identification de la documentation.
• De nombreuses possibilités de modification indépendante du système pour des tâches spécifiques.
• Possibilités étendues d'intégration avec d'autres programmes.

Les moins

• Orientation du système vers la gestion de l'entreprise - il est plus difficile pour les employés ordinaires d'y travailler.
• Politique de prix quelque peu confuse et opaque.

Quel est le prix?

Les licences d'utilisation de cet EDMS sont achetées séparément et dans le cadre de offres forfaitaires. La licence client de base la moins chère coûte 7 800 roubles. Le coût des packages de licence commence à partir de 148 200 roubles (de base pour 20 employés) et monte jusqu'à 2 010 000 roubles (pour 200 employés).

Flux de travail OPTIMA

Ce système de gestion électronique de documents est un paysan moyen fort dans son segment. Il est en constant développement et ne peut jusqu'à présent rivaliser à armes égales avec les mastodontes reconnus du marché. Cependant, OPTIMA-WorkFlow a un certain nombre de "tours dans sa manche" - des technologies uniques qui le distinguent de la foule.

avantages

• Mise en œuvre de la fonction de saisie en série des mêmes types de documents et de leurs informations d'enregistrement.
• Analyse avec un programme antivirus.
• Indexation des documents réguliers et cryptés de votre choix.
• Interface utilisateur multilingue.

Les moins

• Inconvénients des fonctionnalités typiques qui sont définitivement éliminés par les mises à jour sortantes.

Quel est le prix?

Les solutions typiques basées sur cette plate-forme coûtent de 55 000 à 75 000 roubles.

Documentum EMC

Cette plate-forme d'automatisation des processus de workflow a été développée par le leader mondial de l'industrie informatique, EMC. Des fonctionnalités puissantes associées à une personnalisation flexible des outils individuels font d'EMC Documentum le meilleur EDMS étranger disponible sur le marché russe.

avantages

• Haut degré de commodité dans la gestion des documents de conception.
• Mise en place d'un mécanisme de check-in/check-out permettant de gérer la répartition des droits d'accès.
• La présence d'une fonction qui vous permet de mettre en œuvre la procédure d'approbation à plusieurs niveaux.
• Prise en charge des périphériques de numérisation et de reconnaissance de documents.

Les moins

• Fonctionne uniquement avec le navigateur Internet Explorer.
• Manque de documentation technique et pratique accessible au public sur le système.
• "Freins" fréquents et retards avec une charge système élevée.

Quel est le prix?

Il n'y a pas de prix fixes pour l'utilisation de cette plateforme. Le coût de sa mise en œuvre est négocié individuellement avec chaque client.

LanDocs

Développée en 1997 par la société nationale LANIT, cette plate-forme d'automatisation de la gestion des documents reste à ce jour demandée par de nombreuses entreprises et institutions. LanDocs vous permet de créer un flux de travail et un environnement de travail confortables, fournissant à toutes les catégories d'utilisateurs l'ensemble d'outils nécessaires pour le gérer.

avantages

• Disponibilité d'outils de protection cryptographique intégrés.
• La possibilité d'inclure les employés des succursales distantes dans le processus de workflow.
• La présence de la fonction de numérisation par lots de la documentation papier.

Les moins

• Problèmes de performances assez courants.
• Faibles possibilités d'étendre la fonctionnalité.
• Difficulté à maîtriser le système à partir de zéro.

Quel est le prix?

Le prix d'une licence de serveur varie de 30 000 à 216 000 roubles. Les licences d'utilisation peuvent être achetées au prix de 5 600 à 8 400 roubles.

SociétéMédias

CompanyMedia est un ensemble de solutions logicielles conçues pour automatiser les processus métier, le workflow et le travail de bureau. Cet EDMS se différencie des concurrents par sa flexibilité de paramétrage inégalée et la présence de modules indépendants pouvant être installés séparément.

avantages

• La possibilité d'un fonctionnement réussi du système dans les entreprises ayant une structure d'entreprise et une structure territoriale complexes.
• Fiabilité sans précédent du système, qui lui permet de fonctionner activement 24 heures sur 24, 365 jours par an.
• Prise en charge automatisée pour travailler avec plusieurs types de travaux.
• Différenciation des droits d'accès, selon structure hiérarchique organisations.

Les moins

• L'interface Web a un support limité pour certains navigateurs, en particulier FireFox.
• Le système se concentre principalement sur les moyennes et grandes entreprises.

Quel est le prix?

Le prix final de ce logiciel comprend de nombreux composants, notamment la formation du personnel, l'installation de modules supplémentaires et le transfert des droits d'utilisation du système. La limite supérieure du montant total est de 99 000 roubles. Le module thématique le moins cher coûtera 4 000 roubles.

Lotus Domino.Doc

Cet EDMS est une application de la plate-forme bien connue Notes/Domino, qui dispose d'un système de sécurité des données de haut niveau. Lotus Domino.Doc dispose également d'une archive électronique avancée qui vous permet de mettre en œuvre un vaste référentiel de documentation d'entreprise.

avantages

• Disponibilité de systèmes de réplication uniques conçus pour une solution complexe de tâches de gestion de flux de documents dans un environnement distribué.
• Possibilité de rechercher des documents dans des parties distinctes du stockage d'informations.
• Les annuaires LDAP évoluent jusqu'au niveau de l'entreprise.

Les moins

• Les inconvénients de ce système proviennent principalement de son origine occidentale - il y a certaines questions sur l'interface et la mise en œuvre de certaines fonctions.

Quel est le prix?

Le coût des licences utilisateur et serveur est calculé individuellement sur le site Web de la plateforme.

Finalement

En résumant une certaine ligne sous le bilan, je voudrais noter une nuance importante : l'introduction d'un système de gestion électronique de documents dans votre entreprise ne garantit nullement une augmentation instantanée de sa rentabilité, et, dans certains cas, elle peut le faire préjudice. Si votre organisation fonctionne avec succès et réalise des bénéfices en travaillant sans EDMS, réfléchissez mille fois avant de décider de les mettre en œuvre. Inutile de chasser la "mode progressive" et d'installer ces systèmes sans en avoir vraiment besoin. Cependant, avec l'expansion des activités et la charge de travail élevée des employés, le système de gestion électronique des documents peut devenir une sorte de bouée de sauvetage qui aidera l'entreprise à nager hors du tourbillon de la paperasserie.

L'inertie des habitudes humaines est le principal frein à l'implantation des systèmes de gestion électronique de documents (GED) dans les entreprises. Leurs avantages deviendront bientôt décisifs dans concours, alors maintenant vous devez penser à la traduction Bureau de travail sur rails numériques.

Base juridique de l'EDS

Les grandes entreprises disposant d'un vaste réseau d'agences se tournent rapidement vers la gestion électronique des documents, facilitée par la disponibilité d'un nombre suffisant de cadre législatif.

Les lois régissant le travail de l'EDS sont les suivantes :

1. N° 149-FZ "Sur l'information, l'informatisation et la protection des informations".
2. N° 63-FZ "Sur la signature électronique".
3. N° 263-FZ "Sur l'abolition des restrictions à la gestion électronique des documents".
4. Code civil.
5. Code de procédure d'arbitrage.

Les normes législatives directes sont les mêmes pour tout le monde, mais lors de la mise en place d'un GED, une entreprise doit développer un nombre supplémentaire de documents administratifs internes :

• réglementation pour l'utilisation de l'EDS ;
• des règles d'entreprise pour la gestion électronique des documents avec un algorithme de résolution des litiges ;
• un document d'adhésion au règlement, qui doit être signé par tous les salariés.

Les employés de l'entreprise sont tenus d'utiliser uniquement des EDS certifiés et des moyens de protection cryptographique des informations. Le respect de cette règle et la cohérence du cadre législatif permettent de donner une portée juridique aux actions du salarié dans le GED de l'entreprise.

L'essence et les fonctions de l'EDMS

Système de gestion électronique de documents - Système automatisé gestion du flux de travail, qui permet aux employés d'interagir à travers appareils numériques sans utiliser de support papier.

Les fonctions de base de l'EDMS sont :

• création, transfert, stockage documents électroniques(ED);
• numérisation de documents papier;
• créer une fiche de document avec ses attributs ;
• formation de documents basés sur des modèles prêts à l'emploi avec des attributs spécifiés ;
• rechercher des documents dans une base de données centralisée ;
• routage des documents ;
• contrôle de la réception du document et de l'exécution des instructions qu'il contient ;
• tenue de journaux, classificateurs;
• convertir ED en formats compatibles ;
• enregistrement automatique de la documentation entrante ;
• envoyer des notifications ;
• coordination des documents;
• travail collectif avec ED ;
• interaction via ED avec les contreparties de la société ;
• générer des rapports sur l'exécution et le mouvement des documents.

Un paramètre important de l'EDMS est sa modularité, qui permet d'étendre les fonctionnalités sans modifications importantes des paramètres de base.

Types de GED

De toute évidence, les grandes entreprises industrielles et les sociétés commerciales ont des exigences différentes pour un EDMS. C'est pourquoi les produits logiciels sont divisés en deux catégories, en fonction de la standardisation des processus de travail :

• "boîte";
• de base avec des options de configuration étendues.

Les produits "en boîte" sont conçus pour les opérations d'entrepôt, les processus de bureau et les petites industries. Ils ne nécessitent qu'une configuration modulaire et l'introduction d'informations primaires.

Leurs caractéristiques :

• installation rapide;
• formation standardisée;
• aucune modification requise ;
• faible coût d'entretien.

Les plates-formes de base sont déployées dans les grandes entreprises avec une structure organisationnelle et de production unique. Un tel EDMS nécessite un perfectionnement à long terme, y compris par les propres spécialistes en informatique du client.

Ils ont les caractéristiques suivantes :

• la capacité de s'adapter à des processus métier spécifiques ;
• création de modules logiciels supplémentaires selon les exigences du client ;
• évolutivité de l'interface ;
• complexité de la planification des coûts due à l'incapacité d'estimer le montant des améliorations.

Pour la plupart des petites entreprises et des organisations commerciales, des solutions standard "en boîte" suffiront.

Avantages d'un système de gestion électronique de documents

Le transfert du flux de documents de l'entreprise sous forme électronique offre à l'entreprise des avantages à plusieurs niveaux organisationnels. EDMS vous permet de simplifier le travail de la direction et des employés ordinaires.

Avantages tactiques

La gestion électronique des documents vous permet de réduire les charges d'exploitation des affaires. Lors de la décision d'installer un EDMS dans toute l'entreprise, il est recommandé de mesurer la productivité des employés avant de mettre en œuvre le système. Vous pouvez calculer le temps nécessaire pour terminer les tâches du modèle, approuver les propositions, rechercher les documents requis. Séparément, vous pouvez déterminer les coûts actuels du matériel de bureau et de la papeterie.

Sur la base de l'efficacité des processus de base de l'entreprise, les avantages suivants de l'EDMS sont distingués :

1. Libérer de l'espace physique sur les postes de travail des utilisateurs.
2. Réduire le coût de location des locaux d'archives.
3. Gain de temps pour les employés pour copier des documents, les traiter et les saisir dans des journaux.
4. Réduire le coût du papier, des matériaux pour l'équipement de copie.
5. Réduction du temps de transfert des documents papier entre les départements.
6. Gain de temps pour les employés grâce à l'automatisation complète d'une partie des processus opérationnels.
7. Augmenter la productivité des employés en réduisant le travail de routine.

Les avantages tactiques de l'EDMS facilitent le travail des employés ordinaires, ce sont donc eux qui remarqueront les améliorations en premier lieu.

Avantages stratégiques

Les objectifs stratégiques dans la mise en œuvre de l'EDMS affectent les principaux processus commerciaux: indicateurs de profit, rapidité et efficacité des communications avec les contreparties, protection des informations commerciales.

Dans ces domaines, on distingue les avantages suivants de la gestion électronique des documents :

1. Création d'un espace d'information centralisé avec une base de données ED et un accès à distance contrôlé à celle-ci.
2. Accélération de la recherche d'informations par attributs.
3. Possibilité de protection complexe des informations commerciales dans un réseau informatique.
4. Accroître la transparence des processus de travail, prévenir les schémas de corruption.
5. Possibilité de coordination parallèle des documents internes.
6. Accès à distance aux processus de travail en dehors du lieu de travail.
7. Augmenter la sécurité des documents et l'impossibilité de les falsifier.
8. Une forte augmentation de l'exécution des instructions en raison du suivi en ligne des actions des employés.

Les avantages stratégiques contribuent à la croissance de la gérabilité et de l'image de l'entreprise, ce qui lui confère un avantage significatif pour attirer de nouveaux clients.

Avantages pour les utilisateurs ordinaires

Les opérations de routine à long terme sont reconnues comme malsaines et réduisent considérablement la productivité. Le traitement monotone des demandes et des documents dans différents programmes détourne l'attention des tâches, prenant la part du lion du temps de travail.

L'EDMS présente de nombreux avantages pour résoudre ces problèmes d'utilisateurs :

1. Emplacement pratique des ED dans les archives, vous permettant de les trouver par attributs en 1 à 2 minutes.
2. Régulation des processus opérationnels. En conséquence, l'employé ne reçoit que les tâches qui doivent être exécutées conformément à la description de poste.
3. Accélérer l'adaptation des nouveaux collaborateurs aux processus de travail en automatisant les interactions intra-entreprise.
4. La capacité d'obtenir des informations sur la chaîne d'approbations et les étapes de mise en œuvre du projet.
5. Réduire les opérations routinières en combinant les environnements de travail dans les ordinateurs, en utilisant des modèles, en éliminant l'étape d'impression des documents et en les signant.

La réduction du nombre et de la durée des opérations non spécifiques vous permet de consacrer du temps directement aux processus de travail nécessitant des qualifications élevées.

Avantages pour la structure informatique de l'entreprise

Lors de la mise en œuvre d'un EDMS, celui-ci est intégré à l'infrastructure informatique existante, offrant les avantages suivants :

• faciliter le contrôle du système, réduire les exigences de qualificationà son administrateur ;
• la possibilité de configurer de nouveaux modèles et itinéraires de documents sans outils de programmation standard ;
• consolidation de plusieurs applications dans un environnement de travail unique ;
• la possibilité de faire évoluer le système sans frais supplémentaires ;
• pas besoin de remplacer les ordinateurs existants ;
• Protection complète du réseau contre les logiciels malveillants.

EDMS implique certains investissements dans moyens techniques mais ils sont payants en peu de temps.

Le matériel informatique devient interopérable, ce qui entraîne une utilisation accrue de ses ressources.

Avantages pour les cadres

La gestion électronique des documents fait travail efficace personnel de direction en raison des avantages suivants du système :

1. Mobilité de l'EDMS, possibilité d'accéder à l'ED via des ordinateurs distants lors de voyages d'affaires.
2. Surveillez facilement les employés avec des rapports sur leurs performances, leur productivité et la rapidité des affectations.
3. grâce à l'intégration avec .
4. Accélération des procédures logistiques entre fournisseurs et acheteurs lors du partage d'EDMS. Il est possible d'échanger des ED primaires en se connectant à un opérateur externe unique qui garantit la légitimité juridique des documents.
5. Donner accès aux informations financières exclusivement aux cadres supérieurs, à l'exclusion du secrétariat.
6. Réduisez le risque de perdre des documents importants.

Le responsable peut toujours se connecter au système et générer un rapport sur les performances de chaque employé.

La prise de conscience de ce fait par les employés ne leur donne pas la possibilité de se détendre et de s'occuper de leurs propres affaires.

Inconvénients de la gestion électronique des documents

L'introduction de la gestion électronique des documents dans l'entreprise a ses inconvénients. Ce sont eux qui ne permettent pas aux petites entreprises d'entrer dans des opérations et une gestion d'entrepôt à grande échelle basées sur le SED.

Les inconvénients incluent:

1. Probabilité de corruption de la base de données par un code malveillant inconnu. Cet inconvénient peut être résolu en sauvegardant régulièrement les informations sur les appareils qui ne sont pas connectés au réseau.
2. Difficulté à adapter les salariés de la catégorie d'âge 40+ à la forme d'interaction numérique.
3. Prix ​​élevé. Le prix de l'EDMS domestique pour les petites entreprises varie de 1 000 à 10 000 dollars.
4. L'efficacité du GED est réduite si les contreparties de l'entreprise ne disposent pas d'une gestion électronique des documents.
5. L'avantage du système dans des bureaux compacts sans unités de travail ni pièces supplémentaires est douteux.
6. La nécessité de dupliquer l'ED sous forme papier lorsque l'on travaille avec certains entrepreneurs.

Ces lacunes sont en grande partie dues au retard dans l'adoption des normes juridiques nécessaires et au faible degré de pénétration de l'EDMS dans l'environnement des entreprises. Mais les tendances montrent que dans 10 à 20 ans, la gestion électronique des documents dans l'entreprise sera davantage considérée comme la règle que l'exception.

Comment choisir le bon GED ?

Choisir un EDS n'est pas facile, car il y a une forte probabilité d'acheter le mauvais produit ou de conclure un contrat avec une entreprise incompétente.

Par conséquent, lors de la décision d'achat d'un programme de gestion électronique de documents, il est nécessaire de prendre en compte un certain nombre de ses caractéristiques :

1. Heures d'ouverture du fabricant EDMS sur le marché russe. Des années d'expérience pratique dans la mise en œuvre de tels systèmes sont nécessaires pour s'adapter à la législation nationale.
2. Conformité aux normes de l'industrie.
3. Compatibilité avec la structure de l'entreprise.
4. Possibilité et coût d'une maintenance ultérieure du produit logiciel.
5. L'évolutivité de l'EDMS avec l'expansion de l'entreprise.
6. Disponibilité de la documentation de configuration logicielle pour les informaticiens à temps plein.
7. Le niveau de protection des informations.
8. Options de redondance des données
9. Temps de récupération après les pannes.

Pour le choix définitif d'une entreprise pour la mise en place de l'EDMS, il est recommandé d'analyser plusieurs prestataires, d'étudier les matériels de démonstration et de demander l'installation d'une version de démonstration du logiciel. Lors de la prise de décision, il est important de prendre en compte les coûts de mise à jour des équipements et le niveau de formation professionnelle de vos propres informaticiens.

Difficultés de mise en œuvre de l'EDMS

Le processus de mise en œuvre de l'EDMS en Russie est affecté par l'utilisation de nombreux programmes sans licence par les utilisateurs, leur incompatibilité et la prévalence de la gestion manuelle des procédures commerciales.

En conséquence, les fournisseurs de gestion électronique de documents dans les entreprises sont confrontés à de telles difficultés :

1. Un format hétéroclite pour stocker des données dans différents départements.
2. Manque d'informations structurées dans les applications utilisées.
3. Système instable d'accès des employés à des processus commerciaux spécifiques. Forme standard les descriptions d'emploi aide mal à l'organisation du SED.
4. Chargement du flux d'informations avec les procédures bureaucratiques et les approbations.
5. Échecs dus au stockage de données dans diverses applications.
6. Analphabétisme informatique des employés de l'entreprise et sabotage des activités de formation au niveau des artistes interprètes.
7. Non-conformité EDMS normes de l'industrie et statuts.

Pour passer à la gestion électronique des documents, il y a peu de décision volontariste de la direction. Besoin d'une refonte du système fonctions officielles les employés et la structure de gestion de l'entreprise. Pour une intégration souhaitable avec le système, qui doit être installé conformément à la loi.

Une orientation importante dans la mise en œuvre de l'EDMS est un cadre rigide politique du personnel contre les employés incompétents et non formés. Parce que leur refus de travailler selon de nouveaux principes augmentera considérablement les coûts du processus de mise en œuvre et de maintenance de l'électronique. L'EDMS doit interagir avec les personnes au sein d'un mécanisme unique, de sorte que ses éléments qui fonctionnent mal doivent être corrigés ou remplacés à temps.

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1.5. Le but du présent accord est de protéger les informations confidentielles que les parties échangeront lors des négociations, de la conclusion de contrats et de l'exécution des obligations, ainsi que de toute autre interaction (y compris, mais sans s'y limiter, la consultation, la demande et la fourniture d'informations, et effectuer d'autres missions).

2. Obligations des Parties

2.1. Les Parties conviennent de garder secrètes toutes les informations confidentielles reçues par une Partie de l'autre Partie lors de l'interaction des Parties, de ne pas divulguer, divulguer, rendre publiques ou autrement fournir ces informations à un tiers sans l'autorisation écrite préalable du autre Partie, à l'exception des cas prévus par la législation en vigueur, lorsque la fourniture de ces informations relève de la responsabilité des Parties.

2.2. Chacune des Parties prendra toutes les mesures nécessaires pour protéger les informations confidentielles au moins en utilisant les mêmes mesures que la Partie applique pour protéger ses propres informations confidentielles. L'accès aux informations confidentielles n'est accordé qu'aux employés de chacune des parties qui en ont raisonnablement besoin pour effectuer fonctions officielles pour l'exécution du présent Accord.

2.3. L'obligation de garder secrètes les informations confidentielles est valable pendant la durée du présent Contrat, du contrat de licence de programmes informatiques du 01.12.2016, de l'accord d'adhésion au contrat de licence de programmes informatiques, des contrats d'agence et autres et dans les cinq ans suivant résiliation de leurs actions, sauf accord contraire des Parties.

(a) si les informations fournies sont devenues accessibles au public sans violer les obligations de l'une des parties ;

(b) si les informations fournies sont devenues connues de la Partie à la suite de ses propres recherches, d'observations systématiques ou d'autres activités menées sans l'utilisation d'informations confidentielles reçues de l'autre Partie ;

(c) si les informations fournies sont légalement obtenues d'un tiers sans obligation de les garder secrètes jusqu'à ce qu'elles soient fournies par l'une des Parties ;

d) si les informations sont fournies à la demande écrite d'une autorité publique, d'autres organisme gouvernemental, ou organe gouvernement local pour l'exercice de leurs fonctions et leur divulgation à ces autorités est obligatoire pour la Partie. Dans ce cas, la Partie doit notifier immédiatement à l'autre Partie la demande reçue ;

(e) si les informations sont fournies à un tiers avec le consentement de la Partie à propos de laquelle les informations sont transférées.

2.5. Insales ne vérifie pas l'exactitude des informations fournies par l'Utilisateur, et n'est pas en mesure d'apprécier sa capacité juridique.

2.6. Les informations que l'Utilisateur fournit à Insales lors de son inscription aux Services ne sont pas des données personnelles, telles que définies dans loi fédérale RF n° 152-FZ du 27 juillet 2006. "A propos des données personnelles".

2.7. Insales a le droit d'apporter des modifications au présent Contrat. Lorsque vous apportez des modifications à la version actuelle, la date de la dernière mise à jour est indiquée. La nouvelle version de l'Accord entre en vigueur au moment de sa mise en place, sauf disposition contraire de la nouvelle version de l'Accord.

2.8. En acceptant le présent Contrat, l'Utilisateur reconnaît et accepte qu'Insales puisse envoyer des messages et des informations personnalisés à l'Utilisateur (y compris, mais sans s'y limiter) pour améliorer la qualité des Services, développer de nouveaux produits, créer et envoyer des offres personnelles. à l'Utilisateur, pour informer l'Utilisateur des changements de Plans tarifaires et mises à jour, pour envoyer du matériel marketing à l'Utilisateur au sujet des Services, pour protéger les Services et les Utilisateurs, et à d'autres fins.

L'utilisateur a le droit de refuser de recevoir les informations ci-dessus en le notifiant par écrit à l'adresse e-mail Insales - .

2.9. En acceptant le présent Contrat, l'Utilisateur reconnaît et accepte que les Services Insales peuvent utiliser des cookies, des compteurs, d'autres technologies pour assurer le fonctionnement des Services en général ou de leurs fonctions individuelles en particulier, et l'Utilisateur n'a aucune réclamation contre Insales en relation avec avec ça.

2.10. L'utilisateur reconnaît que l'équipement et Logiciel, utilisé par lui pour visiter des sites sur Internet peut avoir pour fonction d'interdire les opérations avec les cookies (pour tous les sites ou pour certains sites), ainsi que de supprimer les cookies précédemment reçus.

Insales a le droit de déterminer que la fourniture d'un certain Service n'est possible que si l'acceptation et la réception de cookies sont autorisées par l'Utilisateur.

2.11. L'utilisateur est seul responsable de la sécurité des moyens qu'il choisit pour accéder au compte, et veille également de manière indépendante à leur confidentialité. L'Utilisateur est seul responsable de toutes les actions (ainsi que de leurs conséquences) au sein ou en utilisant les Services sous le compte de l'Utilisateur, y compris les cas de transfert volontaire par l'Utilisateur de données pour accéder au compte de l'Utilisateur à des tiers à toutes conditions (y compris dans le cadre de contrats ou accords). Dans le même temps, toutes les actions au sein ou en utilisant les Services sous le compte de l'Utilisateur sont considérées comme étant effectuées par l'Utilisateur, à l'exception des cas où l'Utilisateur a informé Insales d'un accès non autorisé aux Services en utilisant le compte de l'Utilisateur et / ou de toute violation ( soupçons de violation) de la confidentialité de l'accès à son compte.

2.12. L'Utilisateur est tenu de notifier immédiatement à Insales tout cas d'accès non autorisé (non autorisé par l'Utilisateur) aux Services en utilisant le compte de l'Utilisateur et/ou toute violation (suspicion de violation) de la confidentialité de ses moyens d'accès au Compte. Pour des raisons de sécurité, l'Utilisateur est tenu d'effectuer indépendamment un arrêt sécurisé du travail sous son compte à la fin de chaque session de travail avec les Services. Insales n'est pas responsable de la perte ou de la corruption éventuelle de données, ainsi que des autres conséquences de toute nature pouvant survenir en raison de la violation par l'Utilisateur des dispositions de cette partie du Contrat.

3. Responsabilité des Parties

3.1. La Partie qui a violé les obligations stipulées par l'Accord concernant la protection des informations confidentielles transmises dans le cadre de l'Accord est tenue de réparer, à la demande de la Partie affectée, le préjudice réel causé par une telle violation des termes de l'Accord conformément à la législation en vigueur de la Fédération de Russie.

3.2. L'indemnisation des dommages ne met pas fin aux obligations de la Partie contrevenante pour la bonne exécution des obligations en vertu de l'Accord.

4.Autres dispositions

4.1. Tous les avis, demandes, demandes et autres correspondances en vertu du présent accord, y compris ceux contenant des informations confidentielles, doivent être rédigés par écrit et remis en personne ou par un service de messagerie, ou envoyés par e-mail aux adresses spécifiées dans le contrat de licence de programmes informatiques en date du 01 décembre 2016, le contrat d'adhésion au contrat de licence de programmes informatiques et dans le présent Contrat ou à d'autres adresses qui pourraient être précisées par écrit par la Partie à l'avenir.

4.2. Si une ou plusieurs dispositions (conditions) du présent Accord sont ou deviennent invalides, cela ne peut pas servir de motif pour la résiliation d'autres dispositions (conditions).

4.3. La loi de la Fédération de Russie s'applique au présent Contrat et à la relation entre l'Utilisateur et Insales découlant de l'application du Contrat.

4.3. L'utilisateur a le droit d'envoyer toutes les suggestions ou questions concernant le présent accord au service d'assistance aux utilisateurs d'Insales ou par adresse postale: 107078, Moscou, st. Novoryazanskaya, 18, pp. 11-12 BC "Stendhal" LLC "Insales Rus".

Date de parution : 01.12.2016

Nom complet en russe :

Société à responsabilité limitée "Insales Rus"

Nom abrégé en russe :

Insales Rus LLC

Nom en anglais :

InSales Rus Société à responsabilité limitée (InSales Rus LLC)

Adresse légale:

125319, Moscou, rue. Académicien Ilyushin, 4, bâtiment 1, bureau 11

Adresse postale:

107078, Moscou, rue. Novoryazanskaya, 18 ans, bâtiment 11-12, BC "Stendhal"

NIF : 7714843760 KPP : 771401001

Coordonnées bancaires:

À propos de la réponse à la question « Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d'une gestion électronique des documents ? » au moins la moitié du succès du projet d'introduction d'un système de gestion électronique de documents (EDMS) en dépend. Curieusement, très souvent, vous pouvez entendre une réponse du type : "Un concurrent/partenaire en a déjà un - pourquoi sommes-nous pires ?" Mais si vous fixez un tel objectif pour l'introduction d'un EDMS, les résultats ne seront probablement pas impressionnants.

Alors, à quels objectifs une entreprise peut-elle être confrontée lors de la mise en œuvre d'un EDMS ? Considérez les options possibles.

Étant donné que la réalisation de chacun de ces objectifs augmente constamment à la fois le budget d'un projet d'automatisation et les risques que le projet ne soit pas mené à bien, fixer des objectifs élevés doit être traité avec la plus grande prudence.

Une autre erreur courante lors de la mise en œuvre d'un système est l'attente que l'automatisation elle-même aidera à optimiser le processus de flux de travail lui-même. Mais comme le disent les programmeurs dans de tels cas : "Lorsque vous automatisez le chaos, vous n'obtiendrez "chaos automatisé"».

Soit dit en passant, une note importante sur la formation du budget du projet: il doit être calculé en fonction du nombre total d'employés de l'entreprise. Dans la plupart des cas, des projets pilotes du type « essayons dans un service » n'aideront même pas à comprendre si une entreprise a besoin ou non d'un système de gestion électronique des documents.

Lorsque l'objectif est défini et que les tâches d'automatisation sont définies, vous pouvez passer à l'étape suivante - le choix d'un système de gestion électronique de documents.

Comment choisir?

Presque jusqu'à la seconde moitié des années 2000, le marché de l'EDMS en Russie était exclusivement axé sur les grands clients, les petites et moyennes entreprises n'avaient pas le choix : il existait un très petit cercle d'EDMS « en boîte » pouvant être mis en œuvre dans des entreprises de cette taille. . De plus, dans la plupart des cas, ces GED n'étaient que des versions réduites de "gros" systèmes, ce qui signifie que le coût d'achat et de maintenance, la complexité d'utilisation n'étaient pas tout à fait à la hauteur des attentes des petites et moyennes entreprises.

Ces dernières années, le marché de l'EDMS pour les petites et moyennes entreprises s'est considérablement développé : les fournisseurs ont formé une vision pour automatiser le flux de travail des moyennes et petites entreprises, et de nombreuses nouvelles solutions sont apparues qui se concentrent spécifiquement sur ce segment de marché. Par conséquent, le choix d'un système de gestion électronique de documents est maintenant une tâche plutôt difficile. Essayons de systématiser le processus choix du GED sur la base des objectifs que l'entreprise se fixe, en introduisant la gestion électronique des documents.

Tous les systèmes de gestion électronique de documents peuvent être divisés en 3 grands groupes :

1. Systèmes pour organiser une archive (stockage) de documents.
2. Systèmes de bureautique avec éléments de flux de travail.
3. Systèmes complexes d'automatisation des workflows.

La plupart des EDMS modernes contiennent des éléments de chacun des trois groupes, mais les "généralistes à part entière" sont rares. En règle générale, chaque système se concentre sur l'automatisation d'un certain groupe de processus.

1. Systèmes d'organisation des archives documentaires

Le terme "archive (dépôt) de documents" a deux sens. Ces systèmes signifient :

• Systèmes de stockage et de traitement spécialisés pour les très gros volumes de documents. De tels systèmes sont nécessaires pour un cercle restreint d'entreprises, par exemple, les organisations de file d'attente ( services publics, secteur public, assurance, crédit et secteur bancaire). Il n'y a pas tellement de systèmes de ce type, ils résolvent un éventail assez restreint de problèmes, et nous ne les considérerons pas dans cet article.
• Des systèmes de gestion de documents "légers" qui offrent uniquement les fonctionnalités de base travailler avec des documents : stockage centralisé des fichiers documentaires et organisation de l'accès des employés à ceux-ci.

Si nous parlons de l'archivage de documents comme d'un système de gestion de documents "léger", alors dans cette approche Les solutions suivantes sont les plus populaires pour l'automatisation des workflows :

D'une manière générale, l'organisation de la circulation des documents sous la forme d'une « archive de documents » a du sens soit pour les petites entreprises (avec un effectif d'encadrement de moins de 10 personnes), soit pour les entreprises ayant une faible circulation de documents (jusqu'à 10 -20 documents par mois). Le principal avantage de ces systèmes n'est que leur faible coût et leur facilité d'utilisation.

2. Systèmes de bureautique avec éléments de flux de travail

Les systèmes bureautiques avec des éléments de flux de documents constituent désormais la majorité des GED proposés sur le marché russe. Fonctions typiques des systèmes de ce groupe :

• Archives des documents :
• stockage et archivage de documents,
• recherche par détails d'enregistrement et fiches de contrôle des documents, recherche plein texte par documents,
• numérisation et reconnaissance de documents;
• Bureau de travail(dans ce groupe de systèmes, le bloc bureautique est le plus développé) :
• enregistrement de documents,
• organisation de la nomenclature des cas,
• différenciation des droits d'accès.
• Flux de documents :
• routage des documents,
• passer des commandes,
• visualisation des processus métier.

Tous les systèmes ont des caractéristiques presque identiques, mais chacun, bien sûr, a ses propres avantages concurrentiels. Des informations détaillées sur les systèmes peuvent être obtenues sur http://www.doc-online.ru et sur les sites Web des fabricants d'EDMS.

3. Systèmes intégrés d'automatisation du flux de travail

Ce groupe de systèmes est le plus "fort" pour automatiser les processus associés au flux de documents et à la gestion opérationnelle de l'entreprise - émission et suivi de l'exécution des instructions, acheminement des documents, etc.

L'introduction d'un tel EDMS est plutôt justifiée dans grandes organisations(exploitations) en raison du fait que les systèmes de cette classe ne sont développés que sur commande et, par conséquent, ils ont un coût élevé, sont assez difficiles à maîtriser et nécessitent la participation de spécialistes en informatique lors de la mise en œuvre. Cependant, le choix de la GED de ce groupe offre également de grandes opportunités pour adapter le système aux besoins de l'entreprise, vous pouvez créer un système équilibré en termes de fonctions tant dans le domaine du travail de bureau que dans le domaine du document le management.

Et après?

Une fois que vous avez décidé des favoris pour l'achat, n'oubliez pas de prendre en compte les aspects suivants qui affecteront certainement le succès du projet de mise en œuvre de l'EDMS :

• Demandez ce que le système a opportunités de croissance de sorte que, avec la croissance de l'échelle de l'entreprise, vous n'ayez pas à dépenser d'argent pour l'introduction d'un nouveau EDMS.
• Lorsque l'on compare le coût des systèmes estimer le coût total projet. Très souvent, une partie importante du coût est cachée dans des modules supplémentaires, des logiciels d'infrastructure, des services d'enquête, la mise en œuvre et la maintenance du système.
• Avant l'achat regardez le système "en direct", et mieux encore - chez les clients du fournisseur de solutions. rien belle présentation ou la démonstration "en laboratoire" du système ne montrera pas les caractéristiques réelles de son utilisation.
• Certains des systèmes sur le marché sont appelés "en boîte" SÉD. Cela signifie la possibilité d'installer et de configurer le système par vous-même. Calculez, cette option peut être plus rentable, même si vous devez envoyer vos informaticiens en formation.
• Assurez-vous que les employés de votre entreprise "tirent" le système- toute automatisation entraîne généralement une augmentation de la quantité de travail, notamment au stade de la mise en œuvre. Si l'entreprise manque de personnel, il faut soit augmenter son nombre, soit choisir un GED aux fonctions plus simples.
• Procédure de mise en œuvre du système est un élément important de la réussite du projet. Avant d'acheter un système, assurez-vous de planifier cette étape à l'avance et de discuter de ses fonctionnalités avec le fournisseur de la solution ! Bien souvent, sans une étude approfondie de cette étape, la GED pèse comme un « poids mort » sur l'entreprise.

L'introduction d'un système de gestion électronique de documents est une étape responsable pour une entreprise, en particulier pour les moyennes et petites entreprises, où toute dépense affecte considérablement la "vitalité". Par conséquent, le choix correct d'un EDMS et d'un fournisseur de solutions qui tient compte des spécificités du travail des moyennes et petites entreprises est un facteur très important. Dans cet article, nous avons essayé de donner une idée de l'état actuel du marché EDMS pour les moyennes et petites entreprises et d'aider à bon choix systèmes de gestion électronique de documents. Je te souhaite du succès.

Réduire Afficher

Lors de la sélection d'un EDMS, vous pouvez demander des informations analytiques aux sites http://www.doc-online.ru et http://www.docflow.ru, ainsi que directement aux développeurs :

• Système "BOSS-Referent" de la société "Ai-Ti". Site http://www.boss-referent.ru
• Système "DELO" de la société "EOS". Site http://www.eos.ru
• Système de gestion de documents Euphrate par Cognitive Technologies. Site http://www.evfrat.ru
• Système "CompanyMedia" de la société "InterTrust". Site http://www.intertrust.ru
• Le système NauDoc de la société Naumen. Site http://www.naumen.ru
• Système Acta de DuxSoft. Site http://www.duxsoft.ru

À l'heure actuelle, il existe un développement actif de solutions logicielles dans le domaine des technologies informatiques. Ils sont utilisés dans divers domaines de l'activité humaine et dans la fabrication, les petites entreprises, l'éducation et d'autres industries tout aussi importantes. Parallèlement à cela, beaucoup de documentation papier est utilisée partout.

De nos jours, de nombreuses entreprises souhaitent abandonner les documents papier et transférer leur entreprise vers un système de gestion électronique des documents. C'est incroyablement pratique et pratique.

Bien sûr, avec l'avènement de la nécessité de traduire la documentation en système électronique il existe des entreprises qui développent des produits logiciels dans ce sens. Et parfois, ces mêmes produits choquent simplement ceux qui veulent les acheter avec leur coût. Cependant, grâce à certaines personnes qui ne travaillent pas dans leur propre intérêt, vous pouvez trouver gratuitement des programmes pour le système de gestion électronique des documents.

Aujourd'hui, deux de ces produits peuvent être distingués : Alfresco et NauDoc.

NauDoc est un produit conçu pour automatiser le travail de bureau, divers processus commerciaux et le flux de travail. Ce programme a été développé par NAUMEN. Le programme présenté permet de gérer la procédure de traitement des documents, ainsi que de contrôler la discipline d'exécution, en fonction des résultats obtenus dans l'accomplissement des tâches assignées.

NauDoc vous permet d'organiser le stockage des documents avec différents droits d'accès en fonction des rôles. Cela permet aux employés d'une certaine entreprise de consulter la documentation à tout moment, même si à ce moment la personne qui en est responsable est absente pour une raison quelconque sur le lieu de travail.

Ce programme dispose d'un journal d'enregistrement, où vous pouvez suivre tous les mouvements de documents et leurs copies au sein de l'entreprise.

La possibilité de contrôle dans NauDoc vous permet d'attribuer des tâches à vos employés directement dans le système, de surveiller leur exécution, de surveiller les délais, d'envoyer des documents pour approbation, puis d'envoyer des documents déjà approuvés à d'autres utilisateurs du système. Le programme vous permet de configurer des itinéraires pour un type spécifique de documents en mode automatique.

Absolument toutes les actions du système sont effectuées via l'interface Web. Cela permet de se connecter au système dans n'importe quel coin de la planète. Ainsi, il existe un espace d'information unique au sein de l'organisation et peu importe où se trouvent ses bureaux de représentation et ses succursales.

Les caractéristiques technologiques du système sont les suivantes :

- L'interface 100% Web ouvre la possibilité de se connecter au système depuis n'importe quel endroit ;
— Le logiciel ABBYY Fine Reader Scripting Edition pour la numérisation et la reconnaissance de texte est intégré au système ;
- le système est configuré de manière à ce que l'autorisation et l'authentification des utilisateurs puissent être effectuées dans des services d'annuaire externes ;
— le système dispose d'un module pour travailler avec une signature numérique électronique. Les utilisateurs peuvent utiliser la signature numérique de n'importe quel fournisseur de chiffrement prenant en charge l'interface Microsoft CryptoAPI.

Les capacités du système NauDoc incluent :

- facilité de travail avec les documents de la direction organisationnelle et administrative. Tous les documents électroniques sont créés sur la base de certains modèles. Lors de la création d'un document, l'utilisateur n'a qu'à spécifier les valeurs des détails dans la carte d'enregistrement du document. Ces valeurs sont automatiquement ajoutées au texte du document. Si nécessaire, l'utilisateur peut être autorisé à modifier le texte du modèle.

Chaque type de document peut se voir attribuer un ensemble spécifique de détails. Pour ce faire, l'utilisateur doit disposer des droits de "Technologue".

Une fois le document créé, il est envoyé pour approbation aux employés responsables de cette fonction dans l'entreprise. Le processus d'approbation est entièrement enregistré dans le système. Les délais prévus sont contrôlés automatiquement, les employés nécessaires sont informés et une notification concernant le processus d'approbation est reçue.

Lorsque vous travaillez avec chaque document, le système lui attribue automatiquement un numéro d'enregistrement.

- la gestion des processus. Le système NauDoc permet d'automatiser le processus de workflow, qui est associé aux processus de gestion et de production de l'entreprise. Chaque processus peut être configuré séparément dans le système, c'est-à-dire qu'un certain processus se voit attribuer sa propre représentation au sein du système, les personnes qui en sont responsables, ainsi que les délais prévus. Le programme dispose d'outils de reporting qui vous permettent de contrôler chaque étape du processus et, en cas d'éventuel non-respect des délais prévus, de déterminer le coupable de cet incident. Après avoir collecté les données, vous pouvez analyser le processus et apporter les modifications nécessaires.

- la procédure d'approbation des documents par les fonctionnaires responsables. Après avoir créé un document, il est envoyé à un cercle de personnes pour approbation, selon la procédure acceptée au sein de l'organisation. Dans le cas d'un travail collectif avec le document, toutes les procédures sont effectuées pour le même exemplaire du document. Les personnes responsables de l'approbation ont accès au document. A tout moment, vous pouvez créer un rapport d'approbation, où le nom et la fonction de l'approbateur sont apposés, et l'heure exacte de la procédure est immédiatement indiquée.

- la possibilité d'enregistrer des documents papier et électroniques dans le système. La journalisation automatique se produit à une certaine étape du travail. En particulier pour les documents papier, le système fournit une carte électronique, qui a la capacité de joindre une image graphique du document, qui peut être obtenue en numérisant le document.

- recherche rapide documents sur le contenu et les détails. Le programme vous permet de trouver rapidement Document requis en saisissant des détails, c'est-à-dire en brève description ou numéro d'enregistrement. Le système permet de rechercher par le contenu des fichiers joints, ainsi que par les documents eux-mêmes.

- Travailler avec la correspondance (entrante et sortante). Le système offre la possibilité de travailler avec la correspondance de l'entreprise en utilisant le serveur de messagerie de l'entreprise. Toute lettre transitant par le système est traitée comme un document normal.

La correspondance entrante va directement au secrétariat. Il enregistre les lettres dans le journal des correspondances entrantes. Le document reçoit automatiquement un numéro d'enregistrement. Ensuite, il est transmis au chef d'entreprise, et après lecture, il est transmis aux salariés pour examen ou exécution.

La documentation sortante est créée sur la base d'un modèle adopté par l'organisation. Le document est envoyé au gestionnaire, qui l'approuve.

Après la procédure d'approbation, le document est transmis au secrétaire qui l'enregistre dans le journal approprié. Après l'envoi de cette lettre par le secrétaire à l'adresse souhaitée adresse e-mail. Toute la correspondance est automatiquement stockée dans le système et à tout moment chacun peut trouver ce dont il a besoin.

- la possibilité de créer un portail Web d'entreprise et le site Web de l'entreprise. Le système NauDoc permet à une entreprise de créer des sites Web et d'y placer du contenu. Dans ce cas, le contenu est constitué de documents, d'images et de tout autre objet créé dans NauDoc.

Le système dispose d'un éditeur WISYWIG intégré qui vous permet de modifier les pages du site et est facile à gérer. Ici aussi, vous pouvez gérer la publication des nouvelles, des sondages et des questionnaires.

Si nécessaire, vous pouvez modifier le design des pages. L'accès aux différentes rubriques du site permet de coordonner les documents avant de les publier sur le site. Il existe aujourd'hui deux éditions de NauDoc : Free et Enterprise.

Regardons le deuxième système de gestion électronique de documents gratuit Alfresco. Ce système est largement utilisé par les entreprises occidentales pour tenir des registres dans au format électronique et gestion de divers projets. La popularité de ce service peut s'expliquer par l'ouverture du code (Open Source), tandis que le programme fonctionne de manière stable et peut être utilisé pour des projets de différentes tailles.

Il n'y a rien d'étonnant dans la stabilité du programme présenté, puisque le fondateur du système est John Newton, connu pour avoir exécuté Documentum.

Cette société est le leader du marché des systèmes de gestion électronique de documents pour les grandes entreprises. Ce système est utilisé avec succès par de nombreuses sociétés. Le système diffère en ce qu'il fonctionne sur n'importe quelle plate-forme et avec une variété de bases de données.

Alfresco fait facilement face à n'importe quelle charge de documents stockés avec un nombre d'utilisateurs dépassant plusieurs dizaines de milliers.

Le système présenté est peu connu en Russie, car jusqu'à récemment, personne ne pouvait fournir de services professionnels pour organiser le soutien et la formation à l'utilisation du système Alfresco.

Les avantages d'Alfresco incluent l'accessibilité du Web. Le système ne nécessite pas l'installation de logiciels supplémentaires sur les ordinateurs des entreprises, il n'est donc pas nécessaire de mettre à jour le logiciel client. Vous pouvez travailler dans le système même avec appareils mobilesêtre n'importe où dans le monde. Alfresco propose l'interface Web la plus avancée et la plus moderne.

Il convient de noter que ces dernières années, les systèmes de gestion électronique de documents américains et européens ont cessé d'accorder une attention particulière à l'interface Web.

L'assistance n'est fournie que pour accès à distanceà la documentation. C'était une conséquence du fait que les gens sont habitués à éditer des documents à l'aide d'applications bureautiques.

Comment, alors, résoudre le problème de la nécessité de travailler avec des dossiers et des fichiers standard, malgré le fait qu'ils n'ont pas de routage, ne prennent pas en charge la version requise, qu'il n'y a pas d'accès, etc.

La solution a été développée et est utilisée depuis longtemps dans les systèmes de gestion électronique de documents.

Imaginons notre bureau. Ici, par exemple, il y a deux dossiers. L'un est appelé "documents à examiner", le second - "documents d'entreprise". Nous ouvrons le premier et voyons un certain nombre de documents. Les documents de ce dossier sont pour examen et décision. Un tel document s'ouvre dans le MS Word habituel. Il s'avère que vous avez la possibilité non seulement de lire le document, mais d'ouvrir n'importe quelle version du document, de lire les commentaires, de prendre des décisions à ce sujet, d'envoyer ce documentà ceux qui en ont besoin, en effectuant directement toutes les actions ci-dessus directement dans Word ou une autre application bureautique.

De plus, ici, l'utilisateur voit les tâches entrantes et sortantes.

Si vous devez créer un nouveau contrat puis l'envoyer pour approbation, pas de problème. Tout cela peut être fait dans MS Word, créer un document et l'envoyer à l'itinéraire standard spécifié. Vous pouvez également simplement copier le document dans le dossier "documents d'entreprise", et il ira automatiquement vers l'itinéraire souhaité.

Bien sûr, personne ne refusera l'interface Web. L'interface Web vous permet d'en faire plus large éventail affectations.

Cette méthode est pratique pour les voyages, les voyages d'affaires, l'accès rapide à partir d'appareils mobiles, ainsi que la possibilité d'effectuer des tâches collectives avec des documents et des rapports.

Le système Alfresco est disponible en deux versions principales : Enterprise Edition et Community Edition. L'édition communautaire est disponible en téléchargement gratuit et peut être utilisée par n'importe quelle entreprise. Il convient de noter que cette version est prise en charge uniquement par les membres de la communauté système. Malgré cela, Alfresco Community est la version la plus courante du système dans les pays européens.

Le système peut être utilisé par un petit nombre de participants, ainsi que facilement capable de servir plus de dix mille utilisateurs. Le système fonctionne avec les bases de données PostgreSQL et MySQL intégrées.

Chiraz Ahmed
29 novembre 2011 11h46

La sensibilisation à la gestion électronique des documents s'est accrue au cours des dernières années, mais nombre de ses aspects ne sont toujours pas clairs pour le grand public. Elle est souvent confondue avec la gestion de fichiers, la gestion des ressources informationnelles de l'entreprise (dont la gestion électronique des documents fait partie), l'organisation du travail de bureau, etc.

Ici, nous allons essayer de démystifier cinq mythes sur la gestion électronique des documents du point de vue d'une petite entreprise.

Mythe #1 : J'ai un OCles fenêtrespour la gestion des fichiers, et je n'ai pas besoin d'un système de gestion électronique des documents séparé.

Réalité: L'Explorateur Windows vous aide certainement à gérer vos fichiers/documents, mais ce n'est qu'un outil de base, largement limité au stockage de fichiers dans une structure de dossiers hiérarchique. D'autre part, un bon système de gestion de documents vous permettra de stocker des métadonnées spécifiques au type de document en fonction des exigences uniques de votre organisation. Ainsi, pour chaque image scannée d'une facture, vous pouvez définir des métadonnées pour le stockage : Date de la facture, Montant de la facture, Société, Statut (Payé / Non payé), etc. Cela augmente considérablement le nombre de façons dont vous pouvez rechercher et regrouper des documents. En plus de cela, les systèmes de gestion électronique de documents vous permettent souvent d'établir des liens entre les documents, de créer des annotations et de définir divers droits d'accès aux documents (par exemple, l'utilisateur peut visualiser, mais pas modifier). Comme vous pouvez le voir, c'est bien plus que ce que votre système d'exploitation a à offrir.

Mythe 2 : Les petites entreprises n'ont pas besoin de la gestion électronique des documents

Réalité A: C'est peut-être la plus grande idée fausse. Les propriétaires de petites entreprises gèrent des ressources limitées et sont donc souvent incapables d'embaucher du personnel pour s'occuper de la paperasserie de routine : tampon, classement, archivage, recherche et retour de documents, réenregistrement après chaque examen. Les employés déjà embauchés d'une petite entreprise consacrent plus de temps à ces tâches que celles pour lesquelles ils ont été embauchés. Avoir un bon système de gestion électronique des documents permet d'accéder à tous les documents en un clic de souris.

Mythe 3 : La gestion électronique des documents est trop difficile à mettre en œuvredans les petites entreprises.

Réalité: En tant que petite entreprise, vous devez être clair sur les besoins de base de votre entreprise en matière de gestion de documents. Une fois ces besoins identifiés, des solutions abordables et faciles à mettre en œuvre apparaîtront immédiatement. Plus La meilleure voie implémenter une solution - la "tester" dans un premier temps sur une des divisions de l'entreprise ou sur la solution d'une des tâches métiers (par exemple, organiser la gestion des factures entrantes et sortantes). Revenez dans un mois ou deux et voyez à quel point vos employés ont été plus efficaces dans la gestion des documents. Une fois que vous voyez les avantages dans un service, vous pouvez répliquer la solution dans le reste de l'organisation.

Il faut veiller à ce que la solution ait les propriétés suivantes : elle est facile à installer et à configurer, elle a une interface utilisateur simple, guide détaillé utilisateur et soutien technique disponible par email ou par téléphone.

Mythe 4 : La gestion électronique des documents coûte trop cher aux petites entreprises

Réalité: Les petites entreprises peuvent ne pas avoir besoin des capacités EDMS avancées et complètes qui sont généralement requises grandes entreprises. De même que le nombre d'utilisateurs qui travailleront avec ce produit logiciel est susceptible d'être inférieur à celui des grandes organisations. Cependant, il existe des logiciels de gestion électronique de documents qui sont rentables pour les petites entreprises. De plus, le passage à la gestion électronique des documents vous permet de réduire la consommation de papier et autres fournitures de bureau, réduisant ainsi considérablement vos coûts actuels. En fait, lorsque vous calculez le retour sur investissement (ROI) d'un système de gestion électronique de documents pour petite entreprise, vous verrez qu'investir dans ce système peut en fait être l'un des investissements les plus rentables de votre entreprise à moyen et à long terme.

Mythe 5 : Je peux éliminer tous les documents papier dès que j'ai un système de gestion électronique des documents.

Réalité: Vous avez décidé de mettre en place un système de gestion de documents. Toutes nos félicitations! Mais ne courez pas tout de suite à la déchiqueteuse ! Beaucoup de ces documents devrait stocker sous forme papier.

Divisez tous vos documents en 3 groupes :

1. Les documents qui doivent être conservés sous forme papier par la loi, par exemple, les contrats originaux avec signatures.

2. Les documents dont vous pourriez encore avoir besoin sous forme papier lors de travaux de routine.

3. Ces documents dont vous n'avez définitivement plus besoin sous forme papier.

Avant de vous diriger vers le broyeur, vous ne pouvez saisir que le dernier de ces 3 groupes. Après des mois/années, vous n'aurez plus besoin de conserver les documents papier des troisième et deuxième groupes, ce qui vous rapprochera encore plus du workflow sans papier.

Traduction : Ananina Anna (DIRECTUM).