Procesinis požiūris į valdymo valdymą. Procesinis požiūris į valdymą: duoklė madai ar sėkmės garantas? Procesai Ruli24 – kaip teisingai vairuoti

Proceso įvestis yra elementai, kurie keičiasi atliekant veiksmus. Proceso metodas apima medžiagas, įrangą, dokumentus, įvairią informaciją, personalą, finansus ir kt.

Proceso rezultatai yra laukiami rezultatai, dėl kurių imamasi veiksmų. Išeiga gali būti tiek materialus produktas, tiek įvairios paslaugos ar informacija.

Ištekliai yra elementai, reikalingi procesui. Skirtingai nuo įvesties, ištekliai proceso metu nesikeičia. Proceso metodas apibrėžia tokius išteklius kaip įranga, dokumentai, finansai, personalas, infrastruktūra, aplinka ir kt.

Proceso savininkas– proceso metodas pristato šią sąvoką kaip vieną svarbiausių. Kiekvienas procesas turi turėti savo savininką. Savininkas – asmuo, disponuojantis reikiamu resursų kiekiu ir atsakingas už galutinį proceso rezultatą (produkciją).

Kiekvienas procesas turi turėti tiekėjai ir vartotojai. Tiekėjai prisideda prie proceso, o vartotojai yra suinteresuoti gauti rezultatus. Procesas gali turėti tiek išorinius, tiek vidinius tiekėjus ir vartotojus. Jei procesas neturi tiekėjų, procesas nebus vykdomas. Jei procesas neturi vartotojų, procesas nėra paklausus.

Proceso rodikliai būtinos norint gauti informaciją apie savo darbą ir priimti atitinkamus valdymo sprendimai. Proceso rodikliai – tai visuma kiekybinių arba kokybinių parametrų, apibūdinančių patį procesą ir jo rezultatą (produkciją).

Proceso metodo privalumai

Dėl to, kad proceso metodas sukuria horizontalius ryšius organizacijos darbe, tai leidžia gauti nemažai pranašumų, palyginti su funkciniu požiūriu.

Pagrindiniai metodo privalumai yra šie:

• Įvairių padalinių veiksmų koordinavimas procese;
• Orientacija į proceso rezultatą;
• Organizacijos efektyvumo ir efektyvumo gerinimas;
• Veiksmų rezultatui pasiekti skaidrumas;
• Padidėjęs rezultatų nuspėjamumas;
• Tikslinio procesų tobulinimo galimybių nustatymas;
• Kliūčių tarp funkcinių padalinių pašalinimas;
• Sumažinti nereikalingą vertikalią sąveiką;
• Nereikalaujamų procesų pašalinimas;
• Sumažinti laiko ir medžiagų sąnaudas.

Veiklos tobulinimas remiantis proceso požiūriu

Proceso požiūris yra keletas populiarių ir gana veiksmingų organizacijų darbo tobulinimo koncepcijų. Iki šiol yra keturios sritys, kuriose proceso metodas naudojamas kaip pagrindinis našumo gerinimo būdas.

Šios sritys apima:

Visuotinės kokybės vadyba(TQM). Tai koncepcija, numatanti nuolatinį organizacijos produktų, procesų ir valdymo sistemų kokybės gerinimą. Organizacijos darbo pagrindas – klientų pasitenkinimas;

Procesinis požiūris yra svarbiausias tobulo valdymo požymis.

Procesas – tai visuma tarpusavyje susijusių ir sąveikaujančių veiklų, kurios įvestis paverčia išvestimis (ISO 9000 2000). Proceso (produkto) produkcija turi vertę vartotojui. Kalbėdami apie proceso metodą, jie pirmiausia reiškia, kad proceso ir kiekvieno jį sudarančio darbo (veiklos, poprocesio, antrojo ar paskesnio lygmens proceso ar funkcijos) valdymas vyksta naudojant specialias metodines technikas, kurios yra gana gerai išvystytas ir leidžia pašalinti daugybę klaidų.

Proceso valdymo sistemos sukūrimas reiškia iš viršaus į apačią procesų rodiklių planavimo sistemos ir valdymo ataskaitų teikimo iš apačios į viršų sistemos sukūrimą. Šios sistemos gali būti kuriamos tik iš viršaus į apačią, pradedant nuo aukščiausios organizacijos vadovybės planų.

Vidutinio ir žemesnio lygio vadovų informuotumo apie aukščiausios vadovybės ir verslo savininkų planus problema yra viena iš pirmųjų svarbos vietų. Proceso savininkas, neturėdamas informacijos apie aukščiausios vadovybės planus, stengsis susidėlioti tokius planus, kuriuos, žinoma, sugebės įgyvendinti.

Procesinio požiūrio į valdymą koncepcija grindžiama:

Sistemos kūrimo principai kokybės valdymas, siūloma MS ISO 9000 serijoje, 2000 versija;

P-D-C-A (Plan-Do-Check-Action) ciklas, dažnai vadinamas Demingo ciklu;

Norton ir Kaplan sukurti BSC (Balance ScoreCard) principai;

Projektų valdymo principai, nes bet kokie pokyčiai organizacijose, įskaitant procesinio požiūrio įvedimą, vykdomi kaip projektas;

Geriausia pasaulinė patirtis pastatų valdymo sistemų ir organizacijų veiklos tobulinimo srityje.

Procesinis požiūris į organizacijos valdymą yra pagrįstas verslo procesų paskirstymu organizacijoje ir šių verslo procesų valdymu.

Pateikimo paprastumo dėlei terminas „verslo procesas“ bus pakeistas terminu „procesas“. Be to, pagrindiniai valdymo principai nepriklauso nuo įmonės tipo, profilio ir veiklos srities, todėl ateityje terminu „organizacija“ bus kalbama apie procesų valdymo sistemą kuriančią įmonę. Šis terminas į vienodai taikomas pramonės įmonė, valdymo įmonė, konsultacinė ar advokatų kontora, komercinė ar vyriausybės struktūra.

Visų tipų organizacijoms skubiausia užduotis yra sukurti efektyvią valdymo sistemą, kuri užtikrintų organizacijos tikslų pasiekimą ir sėkmės pasiekimą išorinėje aplinkoje.

Sukurti bet kokią valdymo sistemą galima tik remiantis unikaliai apibrėžtais objektais, iš kurių ji sudarys. Svarbiausi objektai bet kurioje valdymo sistemoje yra „Valdymo objektas“ – tai, kas yra kontroliuojama, ir „Valdymo subjektas“ – tas, kuris valdo. Atitinkamai, procesų valdymo sistemai šie objektai apibrėžiami terminais „Procesas“ ir „Proceso savininkas“.

Procesas – tai stabili, tikslinga tarpusavyje susijusių veiklų visuma, kuri naudojant tam tikrą technologiją paverčia įvestis į vartotojui vertingus rezultatus.

Šis apibrėžimas pagrįstas MS ISO 9000:2000 apibrėžimu ir yra gana bendras.

Yra trys pagrindinės procesų grupės:

end-to-end (kryžminiai funkciniai) procesai, einantys per kelis organizacijos padalinius arba per visą organizaciją, peržengiantys funkcinių padalinių ribas;

vienetų, kurių veikla apsiriboja vieno funkcinio organizacijos vieneto rėmais, procesai (intrafunkciniai) ir subprocesai;

žemiausio skilimo lygio operacijos (funkcijos). organizacijos veikla dažniausiai atlieka vienas asmuo.

Sąvoka „poprocesis“ vartojama, kai reikia išsamiau nagrinėti procesą kaip jį sudarančių subprocesų rinkinį.

Kadangi procesai ar poprocesai iš prigimties yra veiksmai, šiems veiksmams apibūdinti būtina, kad procesų, poprocesų (arba funkcijų) pavadinimai būtų išreikšti veiksmažodžiu arba žodiniu daiktavardžiu, pvz., „Gamybos procesas“, „Pardavimas“. procesas“.

Procesui valdyti būtina paskirti pareigūną, atsakingą už proceso įgyvendinimą ir jo rezultatą. Tam, kad pareigūnas vadovautų procesui, jam turi būti skirti procesui vykdyti reikalingi ištekliai, deleguotos teisės ir įgaliojimai. Kiekvienas procesas neegzistuoja savaime, o atlieka kai kurias funkcijas organizacijoje ir yra kontroliuojamas aukščiausios organizacijos vadovybės. Kadangi kai kuriais atvejais procesui gali vadovauti ne vienas darbuotojas, o kolegialus valdymo organas, proceso savininko apibrėžimas bus toks.

Proceso savininkas yra pareigūnas arba kolegialus valdymo organas, disponuojantis procesui vykdyti reikalingais ištekliais ir atsakingas už proceso rezultatą.

Proceso savininkas valdo procesą ir yra neatsiejama proceso dalis.

Verslo proceso įvestis yra produktas, kuris proceso vykdymo metu paverčiamas išvestimi.

Įvestis visada turi turėti savo teikėją. Proceso įvestis gali būti: žaliavos, medžiagos, pusgaminiai, dokumentacija, informacija, personalas (įdarbinimo procesui), paslaugos ir kt.

Proceso įvestis:

įeikite į procesą iš išorės;

jų tūris planuojamas vienam ar keliems proceso ciklams arba tam tikro produkto tūrio išleidimui.

Išvestis (produktas) – tai medžiaga ar informacinis objektas ar paslauga, kuri yra proceso rezultatas ir kurią sunaudoja ne proceso klientai.

Proceso produkcija (produktas) visada turi vartotoją. Jei vartotojas yra kitas procesas, tada ši produkcija yra jo įvestis. Proceso išvestis (produktas) taip pat gali būti naudojama kaip resursas vykdant kitą procesą. Proceso rezultatai gali apimti: gatavus produktus, dokumentus, informaciją, įskaitant ataskaitas, personalą, paslaugas ir kt.

Verslo proceso išteklius yra medžiaga arba informacijos objektas, kuris nuolat naudojamas procesui vykdyti, bet nėra proceso įvestis.

Proceso ištekliai gali apimti: informaciją, personalą, įrangą, programinę įrangą, infrastruktūrą, aplinką, transportą, ryšius ir kt.

Proceso ištekliai:

yra kontroliuojami proceso savininko;

jų apimtis planuojama dideliam ciklų skaičiui arba ilgam proceso veikimo laikotarpiui.

Procesui vykdyti reikalingų objektų skirstymas į „įvestis“ ir „išteklius“ yra gana savavališkas. Proceso vykdymui svarbiau yra tiksliai apibrėžti, kas turi būti prieinama proceso savininkui, kad procesas vyktų ir būtų sėkmingas.

Rezultatai, įvestis ir ištekliai turi būti žymimi daiktavardžiais, nes jie yra materialūs objektai.

2 paveiksle parodytas procesas turi įvestis ir išvestis. Procesui užbaigti naudojami ištekliai (personalas, įranga, infrastruktūra, aplinka ir kt.). Procesą kontroliuoja proceso savininkas. Visi proceso vykdymui reikalingi ištekliai yra jo žinioje.

Ryžiai. 2. Supaprastinto proceso diagrama

Proceso savininkas, norėdamas valdyti procesą, turi gauti informaciją apie proceso eigą ir informaciją iš proceso vartotojo (kliento). Todėl viena iš sudedamųjų procesų valdymo dalių yra informacijos perdavimo proceso savininkui sistema. Atitinkamai, vyresnioji vadovybė turėtų gauti reguliarias ataskaitas apie proceso eigą.

Kad procesai veiktų, aukščiausioji vadovybė turi nustatyti proceso tikslą, nustatyti proceso savininkui tikslus ir patvirtinti planuojamas proceso efektyvumo ir efektyvumo vertes. Proceso savininkas savo ruožtu priima valdymo sprendimus remdamasis gauta informacija ir nustatytais planais.

Norint nustatyti proceso požiūrį į valdymą, būtina atsižvelgti į vadinamąjį PDCA ciklą (jis tradiciškai vadinamas „Demingo ciklu“, nors pats E. Demingas remiasi W. Shewhart darbais). Shewhart-Deming ciklas apima keturis etapus: proceso planavimą (Plan), proceso vykdymą (Do), proceso veiklos rodiklių matavimą ir analizę (Check), proceso koregavimą (Act). PDCA valdomo verslo proceso pavyzdys parodytas pav. 1.17 (IDEFO aprašymo standartas, BPWin).
Procesas, parodytas fig. 1.17, atitinka PDCA ciklą ir pagrindinius proceso metodo reikalavimus, suformuluotus ISO 9001:2008 standarte. ISO 9001:2008 standarto konstrukcijos ypatumai leidžia jį taikyti bet kurioje veiklos srityje valdant bet kurią organizaciją. Proceso aprašymo reikalavimai pateikti šio standarto 5–8 punktuose. Atidžiai perskaitę galite pabrėžti šiuos pagrindinius dalykus: Valdymo sistemą sudaro bent du lygiai. Valdymo sprendimus priima: a) generalinis direktorius– „pirmasis asmuo“ (ISO 9001:2008 5.6 punktas); b) proceso savininkas – vadovas, atsakingas už proceso efektyvumą (ISO 9001:2008 8.4 punktas). Valdymo sistema paremta privalomuoju, reglamentuotu Atsiliepimas aprašytas PDCA cikle.

alt="" />



alt="" />

Visi PDCA ciklo etapai atliekami pagal reglamentus. Matuojant ir analizuojant proceso našumą, naudojami keturi pagrindiniai informacijos srautai: Proceso našumas. Produkto metrika. Vartotojų pasitenkinimo rodikliai. Procesų audito rezultatai. Standartas reikalauja nustatyti šiuos rodiklius, informacijos rinkimo, apdorojimo būdus, normalios proceso eigos rodiklių ribas ir korekcinių veiksmų kriterijus. Vadovybės sprendimas keisti reglamentus ar išteklius turėtų būti pagrįstas faktais. Būtina paskirti atsakingus – „procesų savininkus“, kurie valdo procesus, atsako už jų efektyvumą ir turi reikiamus resursus bei įgaliojimus. Jų sąveika turi būti apibrėžta ir formalizuota. Jei reikia, PDCA principas taikomas žemesniems valdymo lygiams (sprendimų priėmimui).
Procesas, parodytas fig. 1.17, atitinka visus aukščiau išvardintus reikalavimus. Proceso valdymo sistemos, pagrįstos PDCA ciklu, kūrimo metodika išsamiai aptarta 4 skyriuje.
Reikėtų pažymėti, kad ISO 9000 serijos standartai supranta procesų metodą, kad organizacija būtų laikoma tarpusavyje susijusių ir sąveikaujančių verslo procesų tinklu, kurių kiekvieną kontroliuoja jo savininkas.
Pateikiame organizacijos valdymo proceso požiūrio apibrėžimą:
Tarpusavyje susijusių procesų sistemos taikymas organizacijos veiklai ir ištekliams valdyti gali būti vadinamas proceso požiūriu.

Diegiant proceso požiūrį į valdymą, naudojami šie metodai: verslo procesų tinklo kūrimas; verslo procesų savininkų identifikavimas; verslo procesų modeliavimas (apibūdinimas); verslo procesų reguliavimas; verslo procesų valdymas pagal PDCA metodiką; verslo procesų auditas.
Yra penki pagrindiniai procesų valdymo valdymo aspektai: nustatyti ir apibūdinti esamus verslo procesus ir kaip jie sąveikauja bendras tinklas organizacijos procesai. Aiškus vadovų atsakomybės paskirstymas kiekvienam viso organizacijos verslo procesų tinklo segmentui. Verslo procesų veiklos rodiklių ir jų matavimo metodų (pavyzdžiui, statistinių) nustatymas. Nuostatų, įforminančių sistemos veikimą, rengimas ir tvirtinimas. Išteklių ir reglamentų valdymas, kai aptinkami nukrypimai, proceso ar produkto neatitikimai arba išorinės aplinkos pokyčiai (įskaitant klientų reikalavimų pasikeitimus).
Procesinio požiūrio į valdymą įdiegimas suteikia organizacijai šias galimybes:
Galimybė 1. Proceso metodas leidžia optimizuoti sistemą įmonių valdymas kad jis būtų skaidrus vadovybei ir galėtų lanksčiai reaguoti į pokyčius išorinė aplinka. Įgyvendinant proceso požiūrį reglamentuojama: tikslų ir veiklos planavimo tvarka; sąveika tarp procesų ir organizacijos padalinių;
procesų savininkų ir kitų atsakomybė bei įgaliojimai pareigūnai; tvarka darbuotojams avarinės situacijos; atsiskaitymo aukščiausiai vadovybei tvarka ir formos; rodiklių sistema, apibūdinanti visos organizacijos ir jos procesų efektyvumą ir efektyvumą; veiklos rezultatų peržiūros ir vadovų sprendimų, skirtų pašalinti nukrypimus ir pasiekti numatytus tikslus, priėmimo tvarka.
Proceso požiūrio įvedimas organizacijoje visų pirma apima darbą su aprašymu ir reglamentavimu verslo procesas, kurio rėmuose: paskirstoma atsakomybė už į procesus įtraukto darbo rezultatus; nustatoma sąveikos tarp procesų ir su išorės tiekėjais bei vartotojais sistema; nustatomas procesų funkcionavimui reikalingos dokumentacijos sąrašas (instrukcijos, reglamentai, nuostatos, metodai, pareigybių aprašymai ir kt.); sudaromas šios dokumentacijos rengimo ir įgyvendinimo grafikas; nustatomi procesų veiklos rodikliai, informacijos rinkimo būdai ir formos bei atsiskaitymo vadovams tvarka; nustatomos normalią procesų eigą apibūdinančių rodiklių ribos; nustatomi kriterijai, pagal kuriuos pradedamas darbas šalinant nukrypimo priežastis.
Galimybė 2. Proceso metodas leidžia gauti ir naudoti rodiklių ir kriterijų sistemą, skirtą įvertinti valdymo efektyvumą kiekviename gamybos / valdymo etape.
grandines. Procesų valdymo rėmuose sukurta rodiklių sistema suskirstyta į keturias sritis: Atskirų procesų ir visos organizacijos veiklos rodikliai (numatytų rezultatų pasiekimas – apimties, kokybės, nomenklatūros ir laiko atžvilgiu). Atskirų procesų ir visos organizacijos veiklos rodikliai (gautų rezultatų santykis su laiko, finansinių ir kitų išteklių sąnaudomis). Organizacijos procesų gaminamų produktų rodikliai. Klientų pasitenkinimo organizacijos veiklos rezultatais rodikliai.
Diegiant proceso metodą, kuriama dviejų etapų rodiklių sistema: a) rodikliai, kuriais proceso savininkas vertina savo proceso ir į jį įtraukto darbo efektyvumą ir efektyvumą; b) rodikliai, kuriais proceso savininkas atsiskaito aukščiausiai vadovybei apie proceso rezultatus. Tarp organizacijoje egzistuojančių procesų yra organizacijos valdymo procesas. Šis procesas priklauso generaliniam direktoriui. Organizacijos veiklos valdymas grindžiamas atskaitomybės rodikliais, kuriuos procesų savininkai perduoda aukščiausiai vadovybei.
3 galimybė: Procesinis požiūris suteikia organizacijos bendraįkūrėjams pasitikėjimo, kad esama valdymo sistema yra skirta nuolatiniam efektyvumo gerinimui ir maksimaliam interesų įvertinimui. suinteresuotosios šalys nes: sistema paremta organizacijos veiklos rezultatų matavimu, planavimu ir nuolatiniu veiklos gerinimu; sistema skirta patenkinti penkių organizacijos veikla besidominčių asmenų grupių poreikius: bendraįkūrėjų (investuotojų); vartotojų rinkoje
organizacijos personalas; tiekėjai; visuomenė.
Galimybė 4. Sukurta ir įdiegta verslo procesų valdymo sistema užtikrina procesinio požiūrio įgyvendinimą organizacijoje pagal reikalavimus. tarptautinis standartas ISO 9001:2008 ir gauti atitinkamą sertifikatą.
Kokybės vadybos sistemos atitikties ISO 9001:2008 reikalavimams sertifikato buvimas garantuoja vartotojams, kad organizacija ne tik įvykdys nustatytus vartotojo reikalavimus, bet ir stengsis nustatyti bei vykdyti numatytus reikalavimus. ISO 9001:2008 sertifikatas garantuoja vartotojams, kad organizacija skiria dėmesį darbo kokybei didelis dėmesys kuri suteikia organizacijai konkurencinius pranašumus paslaugų rinkoje.
Galimybė 5. Procesinio požiūrio įdiegimas ir kokybės vadybos sistemos sukūrimas garantuoja aiškiai apibrėžtą tvarką ir atsakomybę už dokumentacijos rengimą, derinimą, tvirtinimą ir priežiūrą.
Galimybė 6. Proceso valdymo reikalavimas – sprendimų priėmimas remiantis faktais, todėl informacinės sistemos buvimas organizacijoje turi didelę reikšmę kuriant procesų valdymą. Organizacijoje įdiegta informacinė sistema leidžia procesų savininkams gauti objektyvią informaciją, skirtą valdymui, jei ji yra sukurta vieninga sistema organizacijos valdymas, pagrįstas proceso požiūriu. Jei automatizavimo sistema yra įdiegta neatsižvelgiant į realaus organizacijos valdymo poreikius, tada tikimybė, kad toks projektas bus nesėkmingai įvykdytas, yra labai didelė.
Proceso valdymo sistemos įdiegimas organizacijoje laikomas projektu. Pagrindiniai šio projekto rezultatų užsakovai – aukščiausioji organizacijos vadovybė ir procesų savininkai.

Bet kokia veikla visada yra tam tikras procesas, nes turi trukmę laike, etapus ir rezultatą. Todėl nuo rankdarbių ar rankdarbių gamybos iki modernių aukštųjų technologijų įmonių – į procesus dalyvauja visi. Kas pastaruoju metu pasikeitė? Kodėl verslo procesų tema šiandien tapo tokia aktuali? Šioje medžiagoje pabandysiu išanalizuoti proceso požiūrį į organizacijos valdymą ir atspindėti specifinius naujo požiūrio į vadybą bruožus, kuriuos atsinešė modeliavimo ir pertvarkymo teorijos.

Fonas

Vadybos srities mokslininkams nuolat rūpi teorijų universalumo ir sprendimų įrodomumo klausimas. Pageidautina, kaip ir matematikoje, rasti aksiomas ir konstantas, kuriomis būtų galima drąsiai remtis ieškant ir priimant sprendimus. Antra svarbi tema – su organizacijomis ir valdymo sistemomis susijusių sprendimų rodymo kalba. Sėkmingiausi bandymai vadybos mokslą padaryti darnesnį – apskaita ir finansų statistika. Tai labai vertingos valdymo dalys, bet, deja, netinkamos „paprastiems mirtingiesiems“, kuriems reikia ne tik priimti teisingą sprendimą, bet ir perteikti jį visam personalui. Čia taip pat galite kalbėti apie tinklo planavimą ir grafų teoriją, tačiau šis požiūris daugeliui išlieka prieštaringas.

Praėjusio amžiaus aštuntajame dešimtmetyje, vykdydami sudėtingus karinius projektus, amerikiečių specialistai priėjo prie poreikio vizualiai struktūrizuoti veiklą, ir nuo to laiko tokia sąvoka kaip verslo procesas buvo tvirtai įsitvirtinusi valdymo praktikoje. Šį laikotarpį sąlyginai galima pavadinti verslo „struktūrizavimu“, kadangi vizualinių veiklos schemų kūrimo tikslas tuo metu buvo identifikuoti logiką, atskirti atsakomybės sritis, nustatyti dokumentų ir produktų srautus, o pats šis veiksmas labai paspartėjo. ir supaprastintas supratimas, nustatytos netikslios vietos ir lūžiai.

Šiame etape verslo procesas buvo apibrėžtas kaip nuoseklių ir (arba) lygiagrečių operacijų rinkinys, pakeičiantis medžiagą ir (arba) informacijos srautusį atitinkamus srautus su skirtingomis savybėmis. Žinoma, čia kalbame ne apie tai, kad jie pirmą kartą pamatė procesą veikloje (procesus XVIII amžiuje jau tobulino Adamas Smithas, o Henry Fordas puikiai sukūrė gamybos procesus), o apie tai, kad atsirado įrankis įmonės veiklos atvaizdavimas ir sisteminė analizė naudojant procesų diagramas .

Vizualus įmonės verslo procesų atspindys ženkliai paspartino ir supaprastino automatizavimo veiklą, todėl 8-ajame dešimtmetyje akcentas nukrypo į automatizuotų verslo procesų apibūdinimą. Tai buvo laikotarpis, kai kompiuteriai aktyviai dalyvavo visose gamybos ir valdymo srityse. Natūralu, kad labai greitai vadovams vieno aprašymo nepakako, todėl pradėjo formuotis naujas sudėtingumo lygis - procesų valdymas.

Proceso metodas valdymą vertina kaip specialaus asmens („proceso savininko“) darbą, kurio tikslas – sukurti efektyvią veiksmų seką, kad būtų sukurtas suformuluotas rezultatas tam tikromis sąlygomis ir užtikrinamas šių veiksmų (proceso) įgyvendinimas. Tai reiškia, kad dėmesys nuo žmonių valdymo procesų valdyme perkeliamas į veiksmų srautų ir rezultatų valdymą.

Modelio kūrimo etapai

Pradėjusi verslo procesų efektyvinimo kelią, vadovybė anksčiau ar vėliau turi pereiti prie procesų valdymo visos įmonės mastu, nes veiklos srautas, kaip ir vandens tėkmė, negali egzistuoti uždaroje erdvėje – kur judėjimas yra ribotas. Tai yra, įmonė priversta visą savo veiklą suvokti kaip tarpusavyje susijusių procesų tinklą, susieti juos taip, kad vienas kitą sustiprintų, o ne silpnintų. Čia reikalingas visų komplekso veiklų modeliavimas. Šis etapas Vakaruose prasidėjo maždaug 90-aisiais. Viskas vyksta su tam tikru vėlavimu, bet tai labai priklauso nuo pramonės. Sparčiai augančios pramonės šakos (pavyzdžiui, telekomunikacijos) jau seniai ir sėkmingai įsisavino šias technologijas.

Į procesus orientuoto valdymo bruožas – verslo procesų apibrėžimas kaip tarpusavyje susiję darbų visuma, užtikrinanti įmonės užsibrėžtų tikslų pasiekimą (strategijos įgyvendinimą), o tai yra daug sunkiau nei valdyti lokalų procesą. . Čia vadovybės dėmesys nukreipiamas nuo gamybos ir logistikos procesaiį „biurą“.

Įvertinus paaiškėjo, kad dėl lėto gamybos procesų greičio ir didelių sąnaudų dažnai pagrindiniai kaltininkai yra projektavimo, planavimo, apskaitos ir kt. Tai yra, jie galiausiai lemia procesų, kurie kuria vertę klientui, savybes.

Taigi, norint pasiekti sėkmės, pačios įmonės valdymas turi būti modeliuojamas ir optimizuojamas, tačiau kartais tai yra nepaprastai sunku, nes dažniausiai pastebima:

• didelis vadovų veiksmų neapibrėžtumas;
• reikalingų procesų valdymo kompetencijų trūkumas;
• psichologinis specialistų ir vadovų nepasirengimas „įvaryti save į rėmus“.

Todėl kitas modeliavimo užduočių kūrimo etapas yra neišvengiamas – tai pirminis kompetentingas visų įmonės procesų projektavimas kaip viena efektyvi sistema – verslo inžinerija. Verslo inžinerijos metodika vadybą vertina kaip paslaugą vertės srautui, kaip ir turėtų būti. Tuo pačiu metu proceso požiūrio įgyvendinimas vyksta beveik automatiškai ir nereikalauja pastangų įveikti bet kurios personalo grupės pasipriešinimą (žinoma, jei viskas nuo pat pradžių teisingai suplanuota).

Verslo inžinerijos temą planuoju išsamiau aptarti kituose straipsniuose. Čia norėčiau atkreipti dėmesį į verslo proceso, kaip šiuolaikinio vadybos reiškinio, galimybes ir subtilybes.

Valdymo fenomenas

Įvertinus procesinio požiūrio į įmonės valdymą raidos dinamiką, manau, niekas neabejoja, kad tai rimta ir ilgam. Mano asmeninė nuomonė tokia, kad perėjimas prie procesų valdymo prilyginamas perėjimui nuo skaičiavimų ant pirštų prie skaičiavimų naudojant įrašus, formules, taisykles. Komplikuojant valdymo objektą, valdymo technologijos neišvengiamai turi tapti sudėtingesnės.

Bet ar tikrai taip sunku? Kur šiuolaikinis vadovas susiduria su proceso požiūrio pranašumo barjeru? Mano pastebėjimai rodo, kad vadovas pagal tradiciją įsivaizduoja organizaciją kaip organizacinę struktūrą, kurioje svarbiausia yra informacija apie darbuotojų suskirstymą į padalinius ir atsakomybę už kiekvieną grupę. Palyginkime, kaip atrodo struktūros ir verslo procesų diagramos, nubraižytos naudojant tuos pačius vaizdinius įrankius.

Struktūra

Akivaizdu, kad pagrindinis skirtumas tarp schemų yra srauto buvimas antroje schemoje, jungiančioje visus dalyvius tam tikra logika. Panašiai skiriasi ir vadybinis darbas. Su tradiciniu funkcinis valdymas tai dėmesio, darbo, atlygio „pasidalijimas“, kuris yra labai varginantis ir nieko negarantuojantis reikalas.

Pereinant prie į procesą orientuoto požiūrio į valdymą, įmonės valdymas nebegali būti vertinamas kaip „prižiūrėtojo“, o veikiau kaip trenerio, dirigento, direktoriaus ir kt. - tai yra, užduotis keičiasi nuo atskyrimo ir valdymo iki geriausios sąlygų konfigūracijos, leidžiančios maksimaliai padidinti kuriamos vertės srautą, formavimą.

Galima daryti išvadą, kad visas sunkumas slypi tradicinės valdymo versijos įpročiuose, o iš dalies tame, kad nėra vizualių paruoštų procesų modelių, o jų sukūrimas nuo nulio reikalauja rimtų vadovų komandos pastangų.

Pagrindiniai proceso valdymo elementai

1. Atskleidžiantis pagrindiniai rezultatai veikla ir jos palyginimas su įmonės veiklos procesais.
2. Verslo procesų klientų ir jų reikalavimų identifikavimas (ateityje būtina su jais užmegzti tvirtus ryšius ir nuolat stebėti jų pasitenkinimą, nes būtent tokiu požiūriu klientas tampa pagrindiniu proceso kokybės matu).
3. Verslo procesų struktūros kūrimas, remiantis veiklų svarba, lizdavimu, chronologija.
4. Verslo procesų parametrų apibrėžimas.
5. Kiekvieno proceso atsakingų ir vykdytojų nustatymas.
6. Loginis dizainas – tai technologija, kuri turėtų užtikrinti norimo rezultato sukūrimą tinkamu laiku.
7. Įvairių procesų veiklos sinchronizavimo sistemos sukūrimas (idealiu atveju visų procesų rodiklių planavimo ir stebėjimo automatizavimas).
8. Personalo mokymas – tai pasirengimo grupinei atsakomybei už rezultatą formavimas (dažnai tam reikia pakankamai stiprios motyvacijos sistemos pertvarkos).
9. Procesų projektavimo-analizės-derinimo ciklinio režimo, remiantis analizės rezultatais, formavimas – vadinamasis „verslo ritmas“.

Svarbus veiklos kūrimo ir aprašymo etapas yra verslo procesų charakteristikų apibrėžimas. Beveik kiekviena metodika pabrėžia šiuos elementus.

1. Proceso ribos, kurias apibrėžia pradžios įvykiai ir įvestis (ištekliai), taip pat pabaigos įvykiai ir išėjimai (rezultatai).
2. Norminiai proceso dokumentai. Jie traktuojami kaip išoriniai teisės aktų ir įmonės išleistos strategijos, planai ir gairės. Deja, įmonėse retai galima rasti gerai surašytus kontrolės dokumentus, todėl pagrindinis perėjimo prie procesų valdymo vėlavimas kyla dėl būtinybės parengti reikiamą skaičių taisyklių ir instrukcijų.
3. Proceso ištekliai: atlikėjai ir dalyviai, įranga ir įrankiai, Informacinės sistemos ir kiti svarbūs elementai, be kurių procesas neįmanomas arba neveiksmingas.
4. Proceso metrika – tai matuojami proceso kintamieji ir jų standartines vertes. Tai gali būti ne tik rezultato apimtis, bet ir procesui sugaištas laikas, medžiagų ar pinigų nuostolių apimtys, defektų skaičius, klientų pasitenkinimo indeksas ir kt.

Visa tai galima aprašyti paprasta teksto ar lentelės forma, tačiau ne veltui dizaineriai naudoja grafinius metodus. Bet koks dizainas, įskaitant organizacinį, bus daug išsamesnis ir prasmingesnis, jei jis bus pateiktas vizualiai ir likusios sistemos kontekste.

Procesų vizualizacija technologijų pavidalu gali būti paprasta, kaip parodyta aukščiau esančiame paveikslėlyje, sudaryta iš bet kuriam darbuotojui prieinamos infografikos, arba gali būti sudėtingesnė, naudojant specialiomis priemonėmis proceso modeliavimas. Kaip šio ciklo dalį planuoju aprašyti visas įdomiausias ir prieinamiausias modeliavimo žymes. Nors galite susipažinti su dviem iš jų - ir.

Bet kuriuo atveju metodika numato kryptį ir įrankius, o vertę įmonei kuria valdymo sistemą formuojanti vadovų komanda. Net pati tiksliausia technika negarantuoja, kad mechanizmas veiks kaip laikrodis, jei nebus šį „laikrodį“ suprantančio, reguliuojančio ir prižiūrinčio meistro.

Manau, niekam nekyla klausimų, ar jie reikalingi, ar ne ir kodėl kuriami verslo procesai, nes kai yra verslas, tai pagal apibrėžimą yra ir verslo procesai. Todėl negalima teigti, kad darbas su verslo procesais yra iš esmės nauja era. Tačiau vis tiek akcentų pasikeitimas, naujos priemonės ir technologijos gerokai keičia vadovo darbo esmę. Kas tai supranta, turi galimybę sukurti daug lengviau valdomą, mobilų ir efektyvus verslas nei tie, kurie orientuojasi į senamadišką valdymą – dažnai per psichologinį spaudimą pavaldiniams.

Sistemų teorija procesą vertina kaip sistemos pasikeitimą. Iš tiesų, bet kokia veikla yra veiksmas, kuriuo siekiama rezultato, kuris išreiškiamas tuo, kad sistema įgauna naują būseną. Susiduriame su inžinerijos, inžinerijos, chemijos ir net sociologijos procesais. Tačiau kiekvienas iš mūsų kasdien esame darbo procesų dalyvis. Kaip rodo patirtis, įmonių vadovai dažnai vengia procesų automatizavimo ir formalizavimo, jiems atrodo ne visai demokratiškas „sraigtų priveržimas“. Bet veltui. Kompetentingas procesų konstravimas ir valdymas bet kokio profilio įmonėje padeda užtikrinti adekvačią darbuotojų sąveiką, dėl atsakomybės ir atidumo terminams. Proceso požiūris nėra miręs – juo grindžiama daugybė madingų plėtros, įmonės ir personalo valdymo teorijų. Šiandien mes jums pasakysime, kur vyksta procesai, kaip juos valdyti ir ar jums jų iš esmės reikia.

Proceso požiūris: nuo kibernetikos iki valdymo

Proceso teorija apibrėžia procesą kaip elgesio modelį, kurį sudaro veiksmų atlikimas. Paprastai procesas nežino apie kiekvieno veiksmo įgyvendinimo detales (sistemos, kuriai jis priklauso, elgseną). Pavyzdžiui, dokumento tvirtinimo procese įmonėje yra nustatomi tvirtinimo terminai ir tvarka, tačiau procesui nesvarbu, iš kokio įrenginio ir kokiame geografiniame taške dokumentas bus tvirtinamas. Kita svarbi proceso savybė – jo valdomumas, galimybė būti paklūstamam iš išorės pokyčiams.

Apskritai, kalbant apie CRM ir ERP, visi yra įpratę girdėti „verslo proceso“ sąvoką ir dažnai diskutuojama apie tai, kuo verslo procesas skiriasi nuo proceso. Yra versija, kad terminas yra atsekamasis popierius iš anglų kalbos „business process“ (business process), o sudėtinis žodis verslas nekelia jokios apkrovos, išskyrus įmonėse vykstančių procesų išryškinimą iš daugelio procesų (techninių, cheminių, biologiniai ir kt.). Tiesą sakant, nesunku sutikti su šia versija, prisiminus, kaip, pavyzdžiui, bandymas tiesiog vadinamas procesu, atmetus ženklą.

nuspėjamumas galutinis rezultatas kaupiant žinių bazę ir valdant išteklius projekto metu

nuolatinė kokybės kontrolė ir patobulinimų kūrimas, nuolat optimizuojant procesus ir jų atskyrimą

visų infrastruktūros elementų ir visų darbuotojų įtraukimas per kompetentingą planavimą, pagrįstą ankstesnių rezultatų rezultatais.

Galiausiai procesų valdymas sumažina galutinio produkto savikainą, taupo resursų išleidimą ir perskirstymą, daro įmonės darbą skaidrų, tačiau išsaugo lankstumą – visada galite atlikti proceso pakeitimus.

Svarbus nukrypimas: proceso vieta kokybės vadybos sistemoje (ISO 9001)

ISO 9000 kokybės sistemos sertifikavimo standartuose vienas iš svarbiausių kokybės siekimo komponentų yra procesinio požiūrio į bet kokio darbo atlikimą principas. Štai kas nurodyta GOST R ISO 9001-2008 standarte:

„Šis tarptautinis standartas pasisako už „proceso metodo“ principo taikymą kuriant, diegiant ir tobulinant kokybės vadybos sistemos efektyvumą, siekiant padidinti klientų pasitenkinimą tenkinant klientų reikalavimus.

Kad organizacija būtų sėkminga, ji turi apibrėžti ir valdyti daugybę tarpusavyje susijusių veiklų. Veikla, kuriai naudojami ištekliai ir valdoma įvestis paversti rezultatais, gali būti vertinama kaip procesas. Dažnai vieno proceso išvestis tiesiogiai sudaro kito proceso įvestį.
Procesų sistemos taikymas organizacijoje kartu su jų identifikavimu ir sąveika, taip pat procesų valdymas siekiant norimo rezultato gali būti apibrėžiamas kaip „procesų metodas“.
Proceso metodo pranašumas yra kontrolės tęstinumas, kurį jis užtikrina atskirų procesų sankirtoje jų sistemoje, taip pat jų derinyje ir sąveikoje.

Taikant kokybės vadybos sistemą, šis metodas pabrėžia šių dalykų svarbą:

A) suprasti ir vykdyti reikalavimus;
b) poreikį atsižvelgti į procesus atsižvelgiant į jų pridėtinę vertę;
c) siekti numatytų procesų rezultatų ir užtikrinti jų efektyvumą;
d) nuolatinis proceso tobulinimas, pagrįstas objektyviu matavimu.

Paveiksle parodytas procesiniu požiūriu paremtos kokybės vadybos sistemos modelis iliustruoja sąsajas tarp procesų (organizacijų – aut. pastaba). Šis modelis rodo, kad vartotojai vaidina svarbų vaidmenį nustatant reikalavimus, kurie laikomi sąnaudomis. Norint stebėti klientų pasitenkinimą, reikia įvertinti informaciją apie tai, kaip klientai suvokia savo reikalavimų tenkinimą. Paveiksle pateiktas modelis apima visus pagrindinius šio standarto reikalavimus, tačiau neparodo procesų detaliai.

Taigi standartas rekomenduoja organizacijai nustatyti visas pagrindines veiklas ir išmokti jas valdyti. Savo ruožtu veikla, kuri naudoja resursus, turi tikslą ir rezultatą, jau yra vertinama kaip procesas. Ir dažnai vieno proceso rezultatas yra kito proceso įėjimo taškas. Pats GOST R ISO 9001:2008 standartas kaip reikšmingą įmonės veiklą įvardija planavimą, valdymą, valdymo analizę, išteklių valdymą (įskaitant personalą ir infrastruktūrą), procesų valdymą. gyvenimo ciklas produktai, projektavimas ir plėtra, matavimas, analizė ir tobulinimas.

Procesai Ruli24 – kaip teisingai vairuoti

„Viskas yra procesas“ – būtent iš šios pozicijos ėjome kurdami Ruli24 sistemą. Įraše apie įmonių augimą buvo pateiktos diagramos, atspindinčios tris pagrindines procesų grupes bet kurioje įmonėje, nepriklausomai nuo jos struktūros, komercializavimo ir organizacinės-teisinės formos.

• Vadovaujantys procesai. Jie susideda iš trijų komponentų: organizavimo, vadovavimo, valdymo. Šiems procesams svarbu nustatyti kompetentingą koordinavimo, analizės ir duomenų rinkimo procesą programinėje įrangoje.

Taip atrodo dokumentų tvirtinimo procesas: kiekviena grandis gauna pranešimą apie veiksmus ir elektroniniu būdu patvirtina dokumentą. Tuo pačiu sumažinamas žmogiškasis faktorius: proceso savininkas bet kuriuo metu gali pamatyti, kas atsitiko, ir imtis veiksmų. Beje, tokie procesai sukonfigūruojami Wheels in BPMN žymėjime ir mes nepaliekame vartotojo vieno su dizaineriu, o procesus projektuojame tiksliai, greitai ir klientui.

Visa analizė yra sukurta ataskaitose: vartotojas gali pasirinkti jam reikalingus elementus ir analizuoti pjūvius naudodamas filtrus, grafinius, lentelių ir šachmatų vaizdus.

• Pagrindiniai procesai. Jie labai priklauso nuo įmonės veiklos pobūdžio, tačiau beveik visada apima rinkodarą, tiekimą, reklamą.

Norint įgyvendinti šiuos procesus, reikalingas visas arsenalas: tai ir CRM, ir planuotojai, ir kalendoriai, ir Ganto diagrama. Kelių skyrių veiksmai turi būti koordinuoti ir orientuoti į galutinį tikslą.

• Pagalbiniai procesai - tiesioginės gamybos ir pagrindinės veiklos teikimo elementai. Tai apima personalo valdymą, finansų valdymą, saugumą, IT infrastruktūrą, Apskaita ir taip toliau.

Pagalbos procesų yra daug ir svarbu juos nustatyti taip, kad būtų pašalintas tas pats žmogiškasis faktorius kaip ir valdymo procesuose. Tam jis naudojamas sudėtinga automatikaįmonių, atsižvelgiant į procesų tarpusavio sąsajas.

Be šio padalinio, yra padalinys, kuris buvo paminėtas aukščiau: į tyrimų, projektavimo, gamybos ir informacijos procesus. Jie yra ne tik tarpusavyje susiję, bet ir veikia bet kurį objektą ar jo dalį.

Proceso valdymo mechanizmas apima darbo organizavimą, susijusį su keturiais nurodytais procesų tipais. Kiekvienas procesas turi savo vykdymo tvarką, kontrolės formą ir laukiamą rezultatą. Darbas yra proceso įvestis ir išvestis.

Sistema suteikia keletą darbo valdymo formų. Vienų ar kitų formų naudojimą lemia specifika Įvairios rūšys veikla ir organizaciniai aspektai. Dirbti su informaciniai procesai atliekama naudojant kontrolės formas:

• „Gaunamas dokumentas“ – išorinių gaunamų dokumentų registravimas;
• „Išsiunčiamas dokumentas“ – išorinėms organizacijoms siunčiamų dokumentų registravimas;
• „Prašymas“ yra universalus oficialaus susirašinėjimo mechanizmas, neatsižvelgiant į administracinę santykių hierarchiją.

Dirbti su tyrimų ir paieškos procesai

• „Forumas“ – kolektyvinio darbo registracija, vidinių dokumentų platinimas, diskusijų mechanizmas;
• „Susitikimas“ – susitikimų planavimo mechanizmas.

Dirbti su projekto procesai atliekama naudojant kontrolės formas:

• „Tema“ – forma naudojama tam tikrų sričių darbams paryškinti;
• „Projektas“ – forma naudojama tam tikrų projektų darbams sugrupuoti;
• „Visas darbas“ – bendro pobūdžio kūrinių registracija, apimanti kūrinius, priskirtus konkretiems atlikėjams.
• „Projekto užduotis“ – konkrečios užduoties registravimas projekto vykdytojui.

Gamybos procesų darbai registruojami naudojant valdymo formas:

• „Verslo procesas“ – formos pagrindas yra darbų sekos, siekiant tam tikro rezultato, aprašymas.
• „Užduotis“ – forma, pagal kurią atliekamas darbo organizavimas ir vykdymo kontrolė, priklausomai nuo paslaugų santykių hierarchijos.

Kaip jau minėjome, kiekvieno proceso įvestis ir išvestis yra darbas. Kiekvienas darbas turi savo gyvavimo ciklą:

Atliekant darbus atliekamos šios funkcijos:

• Kūrimas naujas darbas– dėl to sistemoje sukuriamas įrašas su darbo aprašymu būsenoje „Dėmesio“.
• Susipažinimas su kūriniu – darbas perkeliamas į „Atviras“ būseną.
• Darbo vykdymas – darbas perkeliamas į „Active“ būseną.
• Vykdymo fakto registravimas - įrašoma darbų atlikimo data ir atliktų darbų aktas. Darbas perkeliamas į būseną „Atlikta“.
• Darbo uždarymas – darbo autorius patikrina darbo atlikimo faktą ir perkelia jį į „Uždaryta“ būseną. Jei atlikto darbo rezultatas buvo nepatenkinamas, autorius perkelia kūrinį į „Uždaryta ( - )“ būseną.

Jei kreipiamės į Rusijos plėtrą (ir jų NVS plėtrą), galite rasti keletą klasikinių CRM su įmontuotais verslo procesais, tačiau nė vienas iš jų nelaiko proceso kaip kiekvienos valdymo ir gamybos grandies komponento. Mes, Ruli24, pradėjome orientuotis į proceso metodą ir neįdiegėme procesų kaip atskiro modulio ar madingo funkcionalumo.

Jei skaitote įrašą ne norėdami domėtis proceso požiūriu, o renkatės CRM arba tinkamą automatizavimo sistemą visiems savo verslo komponentams, pažiūrėkite po spoileriu - ten aiškiai pateikiamas procesų įgyvendinimas Ruli24 sąsajoje .

Skaidrės, skaidrės!

Ruli24 Proceso valdymas- apima 13 užduočių.

Ruli24 procesų valdymo administratorius- leidžia konfigūruoti veiklą, objektus ir vartotojo teises.

Handlebars24 Organizatorius leidžia valdyti tiek asmeninį, tiek kolektyvinį laiko valdymą. Čia planuojami ir kontroliuojami asmeniniai reikalai, nesudėtinga gamyba (užduotys, prašymai, veiklos užduotys) ir tiriamasis darbas(susitikimai ir forumai). Planuoti galima per savo kalendorių arba per darbuotojo kalendorių. Čia taip pat yra įvairių failų. elektroninius dokumentus. Visų tipų darbai pasiekiami aplanke „Mano bylos“, kur valdikliai atspindi naujas, pradėtas ir vėluojančias bylas.

Užduotyje Ruli24 Biuro darbas Į Organizatoriaus objektus pridedami gaunami, siunčiami ir organizaciniai bei paskirstymo dokumentai. Dabar šiuos dokumentus galima rasti ir aplanke Mano bylos.

Užduotyje Ruli24 projektų valdymas Tema, Projektas, Darbo santrauka, Projekto užduotis pridedama prie Organizatoriaus objektų. Visus šiuos darbus galima pamatyti ne tik Kalendoriuje, bet ir Ganto diagramoje bei Planner. Dabar šiuos darbus galima rasti ir aplanke „Mano reikalai“.

Užduotyje Ruli24 Verslo procesų valdymas galite sukurti tipinis verslas procesus ir vykdyti bei stebėti verslo procesų atvejus.

Užduotyje Vairai24 Darbo valdymas surinko visus darbus iš tyrimo proceso (diskusijos), iš informacinio proceso (raštvedybos), projekto proceso (projektavimo) ir gamybos procesas(gamyba). Dabar aplanke „Mano atvejai“ yra visi šių procesų darbai.

Užduotyje Ruli24 CRM administratorius, CRM, CRM B2B, CRM B2C pridedami potencialūs klientai, pasiūlymai, darbas su B2B klientais, darbas su B2C klientais. Dabar aplanke „Mano reikalai“ galima ir dirbti iš CRM.

Tiesą sakant, visi procesai organizacijoje yra tarp reikalavimų ir klientų pasitenkinimo. Ir būtent tai yra pagrindinis prekių (prekių, darbų, paslaugų) gamybos procesas. Paimkime savo klientą kaip pavyzdį. Yra bankas, jame yra Ruli24, kaip juokaujame, „prabangioje“ konfigūracijoje. Bankas turi dviejų tipų klientus: juridiniai asmenys ir asmenys. Jie kelia reikalavimus produktams: atidaro sąskaitas, atlieka operacijas, atlieka indėlius. Jie kelia reikalavimus paslaugų lygiui, nori kliento-banko, mobiliosios versijos, adresatų sąrašų ir pan. Bankas atitinka keliamus reikalavimus, o visi procesai vyksta Ruli24 sistemoje: nuo buhalterinė apskaita produktų portfelio analizei ir vidinių bilietų sistemoms. Tuo pačiu visi procesai yra tarpusavyje susiję, o tai sumažina vidutinį aptarnavimo laiką ir supaprastina verslo informacijos rinkimą, kurios pagrindu formuojami nauji produktų pasiūlymai.

Tačiau procesų valdymo sistema įmonėje reikalinga ne tik tokiems milžinams kaip bankai, bet ir beveik bet kuriai įmonei. Norėdami giliau suprasti proceso metodą, galite taikyti vadinamąjį Demingo-Shewharto ciklą „Planuoti – daryti – patikrinti – veikti“ (PDCA). Tai yra „planuoti – veikti – išbandyti – tobulinti veiksmą“. Šio ciklo naudojimas leidžia nuolat įgyvendinti Nuolatinis tobulinimas procesus, kuriais siekiama pagerinti organizacijos efektyvumą. Ši koncepcija buvo giliai atspindėta kuriant . Taip atrodo tūrio valdymo modelis, kuriuo grindžiama visos sistemos idėja. Jei modelis pateikiamas kaip interaktyvus, išryškėja visų komponentų tarpusavio ryšiai ir sankirtos.

Toliau pateikta proceso aprašymo forma primena PERT diagramą, t.y. tinklo tvarkaraštis. Skirtumas tas, kad ne visi darbai gali būti atliekami konkrečiame gamybos proceso įgyvendinime, priklausomai nuo „kryžkelės“ sąlygų. Be to, kiekvienas darbas gali būti toliau apibrėžtas (kai kuriais jo atributais), priklausomai nuo proceso aprašymo sąlygų. Tačiau, kaip prisimename, procesas nežino apie procedūrų ir instrukcijų įgyvendinimą jame.

Taigi, mes nusprendėme dėl modelio ir sudarysime apytikslį kontrolinį procesų valdymo sąrašą jūsų įmonėje.

• Purškiami procesai. Kiekvienas procesas turėtų būti nepriklausomas reguliuojamas vienetas, tada jums bus lengviau valdyti visą įmonę. Be to, organizuojant įmonės automatizavimą kaip daugelio smulkių procesų derinį, jį lengviau atpažinti ir ištaisyti silpna grandis, nereikia kištis į didelio masto procesus. O tai taupo laiką ir neleidžia darbui atsikelti.
• Struktūriniai procesai. Kiekvienas procesas turi turėti savininką, atsakingą, įėjimo ir išėjimo taškus, procedūras viduje, tikslą ir rezultatą. Procesas turi turėti laiko parametrus ir metriką sėkmingam / nesėkmingam jo užbaigimui. Tik iš išorės tai atrodo kaip biurokratija - žmogaus smegenys greitai prisitaiko prie automatizavimo patogumo, be to, gauna papildomą „premiją“: nereikia visų bylų laikyti galvoje, tiks priminimai ir pranešimai. darbas vadovui.
• Susieti procesus Tai vienintelis būdas gauti veiksmingą valdymo modelį. Ryšiai ir priklausomybės tarp atomizuotų procesų leis surinkti maksimalią informaciją apie potencialius klientus, darbo rezultatus ir pan., supaprastinti ir žymiai pagreitinti pačią veiklą.
• Naudokite procesų valdymo įrankių rinkinį(ataskaitos, piltuvėliai, Ganto diagrama, planai). Tai leis greitai nustatyti problemines sritis ir atlikti pakeitimus.
• Nuolat dirbti su procesais, juos tobulinti. Net jei į vieną vietą susirinks geriausi industrijos ekspertai, Jūsų įmonė ir Ruli24 kūrėjai, sukurti idealaus proceso ir įtvirtinti vadybą nepavyks. Po kitos iteracijos reikia peržiūrėti proceso parametrus, išanalizuoti jo eigą ir rezultatą bei palyginti su lūkesčiais. po kelių važiavimų bus galima sukurti labiausiai nugludintus „krumpliaračių“ procesus, kurie, neperdedant, padės jūsų įmonei veikti kaip pagal laikrodžio rodyklę.
• Į procesus įtraukite tiekėjus, rangovus, ne visą darbo dieną dirbančius darbuotojus, laisvai samdomus darbuotojus. Kuo daugiau elementų atsižvelgsite, tuo labiau kontroliuojama jūsų įmonė. Dauguma verslo automatizavimo sistemų (ir Ruli24 nėra išimtis) yra atviros išoriniams agentams prijungti, tačiau ši galimybė retai naudojama. Reikia atsiminti, kad kiekvienas, nuo kurio priklauso rezultatas, yra reikšmingas.
• Nubraižykite procesus ant popieriaus, koreguoti darbo grupėse, paskirstyti išteklius. Įveskite aiškų procesą su vienareikšmiškais mazgais, etapais ir perėjimais į verslo automatizavimo sistemą.

„Kam tu dabar tai sakai? Aš turiu smulkus verslas, vaikinai delne, kokie procesai! – tikrai taip manys kai kurie Habro skaitytojai. Užtikriname jus, jūs klystate. Įmonės valdymas prasideda ne nuo pirmos jos gyvavimo dienos, o nuo pačios idėjos ją sukurti. Ir būtent šiame etape susiformuoja pirmieji procesai. Pradėkite nuo mažo – automatizuokite pirminį ryšį ir veiklą, tada padidinkite automatizavimą, kai valdymas auga. Tuomet, kai įmonė augs ir skambučių ar klientų srautas taps apčiuopiamas, neturėsite netvarkos ir poreikio ją automatizuoti. Juk kaip čia ne kartą juokavo mūsų crm kolegos, automatizuota netvarka lieka netvarka.

Daugiau nei verslo procesai Pridėkite žymų