Verslo procesų automatizavimas įmonėje. Verslo procesų automatizavimas CRM. Požiūrių palyginimas. Automatika yra kaip

Dabar akivaizdu, kad CRM sistemos tvirtai užėmė savo vietą rinkoje. informacines technologijas verslui tiek Rusijoje, tiek visame pasaulyje. Prekybos ar paslaugų įmonės, kurios nenaudoja CRM, ilgainiui praranda savo pozicijas rinkoje ir „paskęsta“ tarp konkurentų.

Pagrindinis jūsų verslo pranašumas visada yra stiprios pardavimo komandos buvimas ir nusistovėjusi pardavimo technologija. Todėl plačiai plintančio CRM sistemų diegimo kontekste svarbu sekti dabartines jų plėtros tendencijas. Toliau siūlome išsiaiškinti, kokios yra šios tendencijos, ir papasakoti apie vieną iš jų išsamiau.

Dabartinės CRM, BPM technologijos ar „Pardavimo vamzdyno“ metodikos tendencijos

Remdamiesi darbo su klientais patirtimi bei naujausių analitinių agentūrų „Gartner“ ir „Forrester“ tyrimų rezultatais, galime išskirti pagrindines CRM sistemų kūrimo sritis:

• BPM technologijos CRM
• CRM ir IP telefonijos integravimas
• CRM integracija su socialiniai tinklai
• Mobiliosios programos

Mūsų klientams aktualiausi klausimai yra susiję su BPM technologijomis. Toliau atskleisime šios koncepcijos esmę ir pavyzdžiu parodysime, kaip BPM technologijų panaudojimas padės padidinti įmonės pelną.

Kas yra BPM technologija?

BPM(Anglų) Verslo procesų valdymas, verslo procesų valdymas) - organizacijos procesų valdymo samprata, verslo procesą laikant ypatingu įmonės ištekliu. Tinkamas verslo procesų panaudojimas CRM leidžia įgyvendinti įmonės procesų valdymo koncepciją. Tai leidžia sukurti lanksčias prisitaikančias informacines sistemas, kurios gali greitai prisitaikyti prie organizacijos savybių.

Naudojant BPM technologijas, galima ženkliai sumažinti nuostolius, optimizuoti verslo procesus, padaryti juos vykdomus, valdyti bendrą našumą.

Pagrindinės problemos ir nuostoliai, atsirandantys pardavimo procese

Norėdami parodyti, kaip BPM gali padėti įveikti įmonės veiklos iššūkius, pradėkime nustatydami dažniausiai pasitaikančius atliekų šaltinius ir pardavimų komandos problemas:

• Įeinančių interesų praradimas: gaunami skambučiai, laiškai, užklausos iš svetainės neįrašomi.
• Nepakankamas atsakymas į klientų susidomėjimą.
• Skirtingi paraiškų gavimo ir fiksavimo šaltiniai.
• Nesavalaikė arba pavėluota reakcija į susidomėjimą.
• Žodinių susitarimų nevykdymas.
• Atsakomybės sričių konfliktas, aiškaus darbuotojų priskyrimo klientui nebuvimas.
• Terminų nesilaikymas, vadovų užmaršumas, priminimų nebuvimas.
• Neoptimizuotas pardavimo procesas: trūksta būtinų arba perteklinių etapų, nepagrįsti etapų terminai.
• Darbuotojų darbo krūvio nekontroliavimas.
• Dėl ankstesnio: nekokybiškas kliento apdorojimas.

Šios problemos nevienodu mastu prisideda prie gaunamų interesų, darbo laiko ir klientų lojalumo praradimo, o tai savo ruožtu neigiamai veikia pardavimus ir pelną.

Naudojant BPM technologijas ir proceso požiūris, galėsite pasiekti koordinuotą visų pardavimo etapų darbą ir gauti 1 paveiksle pavaizduotus rezultatus.

1 pav. „Pardavimo konvejerio“ schema

Kokie yra šių problemų sprendimo būdai?

1. Nenaudinga informacinė sistema:

• įmonės audito atlikimas;
• darbuotojų mokymas;
• Motyvacinių schemų kūrimas;
• periodinis veiklos stebėjimas.

2. CRM naudojimas naudojant BPM technologijas:

• verslo procesų derinimas ir reguliavimas, jų optimizavimas;
• CRM technologijų naudojimas įmonės operatyvinei veiklai valdyti.

Akivaizdu, kad pirmasis variantas, jei yra šiuolaikinės technologijos visiškai neveiks be antrojo ir reikalauja integruoto požiūrio.

Efektyvaus verslo proceso „Pardavimai“ kūrimas, siekiant sumažinti nuostolius

BPM technologijos panaudojimo CRM sistemoje galimybės	Poveikis įdiegus CRM sistemą
1. Automatinis gaunamų skambučių registravimas: laiškai iš įvairių pašto dėžučių, skambučiai	jokia programa nebus prarasta ar pamiršta visi užklausų šaltiniai kaupiami CRM
2. Kiekvienai gaunamai užklausai pradedamas verslo procesas, kuris generuoja užduotis atsakingi asmenys	atsakymo į apeliaciją garantija, darbuotojui sistemoje paskiriama tiesioginė užduotis
3. Aiškus verslo proceso etapų reglamentavimas sistemoje su kiekvieno etapo užduočių aprašymu – „Pardavimo konvejerio“ metodika	kiekvienam etapui yra aiški užduotis kiekvienam klientui yra supratimas, kokiame pardavimo etape jis yra
4. Kiekvienas verslo proceso etapas yra reguliuojamas laike, t.y. darbuotojai gauna užduotis su terminais	užtikrinant savalaikį klientų atsiliepimą didėjantis lojalumas dėl treniruočių efektyvumo sutrumpinti pardavimo ciklą
5. Po kiekvieno kontakto su klientu vadovas turi įrašyti į sistemą įvykį su informacija apie pokalbio rezultatus, antraip verslo procesas nevyks toliau	garantuoja žodinių susitarimų su klientu laikymąsi nepriklausomumas nuo vadovo pasitraukimo (visa informacija saugoma sistemoje)
6. Kiekvienam etapui paskiriamas atsakingas darbuotojas, kuris gali skirtis priklausomai nuo įvairių sandorio sąlygų	užkertamas kelias pareigų konfliktui
7. Priminimų apie užduotis ir įvykius sistemos buvimas	išvengiama vėlavimų dėl žmogiškojo faktoriaus
8. Gebėjimas kontroliuoti vadovų krūvį ir užduočių paskirstymą (dispečerinė)	vienodo vadovų darbo krūvio užtikrinimas, o dėl to – kokybiškas klientų mokymas
9. Verslo procesų analizės įrankių prieinamumas (pardavimo piltuvas, sandorių nesėkmės priežasčių analizė ir kt.)	CRM + BPM suteikia įrankius analizuoti ir priimti efektyvius valdymo sprendimus
10. Lankstumas nustatant verslo procesus, galimybė pridėti ir konfigūruoti etapus, kurti naujus procesus	leidžia pritaikyti pagrindinį verslo procesą prie besikeičiančių verslo sąlygų

1 lentelė – Konstrukcija efektyvus verslo procesas"Pardavimai"

1 lentelėje apibūdinome naudą, kuri dėl proceso metodo bus gauta tik iš dalies operatyvinis darbas vadybininkai su klientais.

Procesinio požiūrio taikymas organizuojant darbą taip pat taikomas bet kuriai veiklos sričiai (ne tik pardavimui): rinkodara, pirkimai, analitika, vidinis dokumentų valdymas ir kt.

Be abejonės, norint automatizuoti procesus, būtina atlikti bent vidaus audito, formalizuoti procesus ir sutvarkyti juos sistemoje. Dėl to įmonė gauna galingą įrankį operatyvinei veiklai valdyti, gebėjimą analizuoti ir priimti pagrįstus valdymo sprendimus.

Teigiama patirtis: kaip BPM padidino mūsų kliento pelną 42%

Norėdami įrodyti savo nuomonę apie proceso metodo CRM naudą, pristatome trumpą vieno iš mūsų klientų atvejį. Šiame straipsnyje galime parodyti tik nedidelę dalį faktiškai atliktų darbų komplekso.

Į mus kreipęsis klientas užsiima kokybiškų apsauginių dangų gamyba ir dirba Rusijos rinka jau daugiau nei 15 metų. Augant įmonei, išryškėjo gaunamų klientų užklausų praradimo problema, o tai dėl to neigiamai veikia naujų klientų pritraukimą ir įmonės pelno didinimą.

Ką įmonė padarė, kad išspręstų problemą?

Vadovybė nusprendė padidinti pardavimų skyrių ir pasamdyti dar kelis specialistus darbui su klientais. Tačiau tai tik iš dalies padėjo padidinti paraiškų apdorojimo greitį. 30% pirkėjų atsisakė paslaugų, jei vadovai laiku neatsakė į jų užklausas, o dalis prašymų liko nenagrinėti arba pasimetė kitų sraute.

Atsižvelgdamas į šią problemą, mūsų klientas kreipėsi į mus dėl sprendimo, kuris padėtų padidinti pardavimus ir neprarasti potencialių klientų.

Iškeltoms užduotims išspręsti buvo nustatyti šie tikslai:

• Sumažinti prarastų ir neapdorotų paraiškų skaičių.
• Reagavimo į kliento užklausą greičio didinimas (paraiškos apdorojimo greitis).

Norint pasiekti užsibrėžtus tikslus, 1C: CRM PROF modulis buvo įtrauktas į esamą 1C: Prekybos valdymo konfigūraciją. Diegiant 1C: CRM PROF, užklausos registravimo verslo procesas buvo sukurtas pagal 2 paveiksle parodytą schemą.

2 pav. Užklausos registracijos verslo procesas

Šis prašymo registravimo verslo procesas užtikrina:

• Visų prašymų registracija.
• Apdorojamos visos užklausos.
• Gebėjimas analizuoti gedimų priežastis.

Reguliuojamiems veiksmams atlikti į sistemą buvo įvestos neatitikties kontraakcijos, t.y. už numatytų veiksmų sistemoje neatlikimą įvyksta tam tikras blokavimo veiksmas – taip įgyvendinamas „Pardavimo konvejerio“ principas.

Sprendimas. Siekiant pagerinti pardavimų skyriaus efektyvumą ir didinti pardavimus, sukurtas ir įdiegtas klientų užklausų apdorojimo verslo procesas. Aiški operacijos etapų seka ir sistemos blokavimas vartotojui, kuris laiku neatliko užduoties, leido žymiai sutrumpinti klientų užklausų apdorojimo laiką.

Rezultatas. Sutrumpėjo klientų užklausų apdorojimo laikas, pašalintas užklausų praradimas ir dėl to padidėjo įmonės pardavimai.

Ekonomiškas efektas. Tęsiant gaunamų paraiškų priėmimo automatizavimo procesą, buvo automatizuotas paraiškos apdorojimo procesas nuo jos gavimo pardavimo skyriui iki operacijos užbaigimo. Šio proceso aprašymo čia nepateiksime, norėčiau pasakyti tik apie ekonominę naudą, atsirandančią dėl priemonių, kurių buvo imtasi diegiant BPM technologijas mūsų klientui, kompleksą.

Taigi, jei suvidurkinsime skaičius, tai per pirmus šešis mėnesius po CRM + BPM diegimo klientas parodė 3,5 milijono eurų pelno. Per tą patį praėjusių metų laikotarpį šis skaičius siekė apie 2,5 mln. Tai yra, galime drąsiai teigti, kad procesinio požiūrio įdiegimas organizuojant įmonės veiklą mūsų kliento pelną padidino 42%! Be to, rinkos augimas ar kiti išoriniai veiksniai, darantys įtaką pelnui, didelės įtakos neturėjo.

Pradėkime nuo to, kad dauguma įmonių iš esmės neužsiima darbuotojų vidinio potencialo atskleidimu. Kartais taip nutinka dėl nenoro išleisti papildomų finansinių ir laiko sąnaudų. Ir kartais dėl kitų priežasčių, kurių yra daug:

1. CRM sistemos Patariame verslo procesus automatizuoti profesionalios CRM sistemos pagrindu, nes CRM sistemose yra daug įrankių, skirtų verslo procesams įgyvendinti ir valdyti. Nors tai nėra dogma, BPM technologijas diegti kitose pramonės apskaitos sistemose yra gana realu.

2. Verslo procesų dizainerio prieinamumas Renkantis CRM sistemą, atkreipkite dėmesį į verslo procesų dizainerio, kuris leis kurti ir redaguoti verslo procesus vartotojo režimu, buvimą. Tai svarbu keičiantis verslo sąlygoms, nes jums nereikia kiekvieną kartą įtraukti programuotojo, kai reikia keisti verslo procesą.

3. Specialisto įtraukimas Prieš įforminant verslo procesus, rekomenduojame atlikti veiklos, kurią automatizuosite, apklausą. Šiame etape geriau pasitelkti specialistą, nes neteisingi žingsniai procesų įforminimo etape ateityje pasijus kiekvieną proceso eigą. Tačiau jei tokią klaidą pavyksta aptikti, tuomet konstruktoriuje ją galima nesunkiai ištaisyti.

4. Probleminės sritys įmonės darbe Kuriant verslo procesus, svarbu atkreipti dėmesį į problemines sritis įmonės ir darbuotojų darbe. Tai yra, kuriant verslo procesus patartina išryškinti 2-3 pagrindines problemas ir sutelkti dėmesį į jų mažinimą.

5. Sutelkite dėmesį į esminius dalykus Susikoncentruokite į pagrindinį dalyką, nesistenkite automatizuoti visko iš karto: pardavimo proceso, dokumentų derinimo, skundų nagrinėjimo, rinkodaros kampanijų ir pan. Kaip parodė mūsų patirtis, kelių procesų įgyvendinimas vienu metu sukelia darbuotojų atstūmimą dėl susikaupusių klausimų „komos“ ir kartu teikiamos pagalbos sudėtingumo.

Apibendrinant, reikia pažymėti, kad šiandien programinės įrangos įrankiai turi didžiulę įtaką verslo rezultatams. Tuo pačiu metu CRM įrankių ir į procesą orientuoto požiūrio (BPM) organizavimo įrankių derinys žymiai pagerins tiek komercinius rezultatus, tiek klientų pasitenkinimą.

Sistemos integracija. Konsultavimas

Pardavimų generatorius

Skaitymo laikas: 15 minučių

Mes atsiųsime medžiagą jums:

Sėkmingo įmonės automatizavimo pavyzdžiai yra gana reti. Atsižvelgiant į tai, kad priemonės jai sukurti yra labai daug laiko ir brangios, pirmiausia verta pasidomėti, kam skirtas verslo procesų automatizavimas, kaip tai padės spręsti aktualias problemas.

Iš šio straipsnio sužinosite:

1. Kas tai tiksliai
2. Populiarios automatizavimo sistemos
3. Kur turėtų prasidėti automatizavimas įmonėje?
4. Į ką atkreipti dėmesį renkantis lėšas
5. 4 patarimai, kaip sutaupyti pinigų
6. Verslo procesų automatizavimo spąstai
7. Ką kontroliuoti automatizavimo valdymo metu

Ką reiškia verslo procesų automatizavimas?

Verslo automatizavimas paprastai suprantamas kaip įprastų pasikartojančių operacijų ir užduočių valdymo procesas. programinės įrangos paketą arba informacine sistema. Dėl to įmonės vadovybė turi galimybę atlaisvinti žmogiškuosius ir finansinius išteklius, padidinti darbo našumą ir efektyviau valdyti plėtros strategiją.

Tipišką organizacijos valdymo pavyzdį, kai nesilaikoma aiškios veiksmų sekos, galima pavaizduoti tokia diagrama:

Šis valdymo metodas turi rimtų trūkumų:

• vadovai ir tiesioginiai vadovai patiria nuolatinį didelį krūvį, nes darbo procesas vyksta tik jiems tiesiogiai dalyvaujant;
• atliekant užduotis, be pagrindinių vykdytojų, dalyvauja susijusių padalinių darbuotojai;
• niekas nežino, kurioje stadijoje yra problemos sprendimas;
• neskirstomos atsakomybės sritys, daug funkcijų dubliuojasi;
• sprendimų priėmimo laikas nėra griežtai kontroliuojamas;
• procese dalyvaujantys darbuotojai nėra motyvuoti siekiant galutinio tikslo.

Dėl tokio požiūrio visi yra užsiėmę, o iškeltų užduočių sprendimas palieka daug norimų rezultatų.

Proceso metodas iš esmės skiriasi nuo šios padėties, nes jis pagrįstas optimalia veiksmų tvarka ir įgyvendinimo kontrole kiekviename etape.

Procesinio požiūrio tikslas – įmonės veiklos atitikimas tam tikriems reglamentams ir vidinių verslo procesų tarpusavio ryšys.

Proceso metodas turi šiuos privalumus:

• verslo procesų tvarkingumas;
• problemų sprendimas trumpiausiu būdu;
• asmeninė darbuotojų atsakomybė už savo darbo sritį;
• užduočių vykdymo kontrolė;
• darbuotojų motyvavimas siekti optimalių rezultatų;
• planavimas pagal užduočių įvykdymo terminus;
• vidinės hierarchijos supaprastinimas organizacinė struktūraįmonių.

Kas tiksliai yra verslo procesų automatizavimas?

Automatizavimo sistemos leidžia imituoti bet kokio sudėtingumo verslo procesus internete. Vartotojams yra prieinama užduočių tvarkyklė, derinanti patogumą ir universalumą.

Jos pagalba darbuotojai gauna galimybę paskirti atsakingus už konkrečių užduočių sprendimą, gauti statistiką apie atskiriems procesams sugaištą laiką, planuoti veiklos optimizavimą. Priminimas apie terminus padės nepažeisti atskirų užduočių atlikimo terminų.

Klientų informacijos valdymas

Kiekvienos verslo procesų automatizavimo sistemos esmė – duomenų bazė, jungianti visą informaciją apie įmonės klientus. Teisingai panaudojus šią informaciją, organizacijos darbas gali būti kuo efektyvesnis.

Sistema sutvarko duomenis ir suteikia galimybę juos grupuoti pagal konkrečias užduotis. Klientų bazė apima visą informaciją, reikalingą optimaliai sąveikai su vartotojais.

Visi duomenys sugrupuoti į patogius blokus, sistema suteikia patogią galimybę išsiųsti laišką, paskambinti, priminti istoriją bendra veikla ir netgi rodyti socialinių tinklų profilius.

Pardavimo proceso automatizavimas

Pagrindinės verslo procesų automatizavimo sistemos funkcijos – pagalba vadovams efektyviai valdyti pardavimus. Sistemos dėka vienu metu galima atlikti kelias operacijas. Prie kiekvieno veiksmo pateikiamos užuominos, padedančios vartotojams kuo efektyviau planuoti kitą žingsnį.

Turėdamas prieš akis bendradarbiavimo su konkrečiu klientu istoriją, vadovas nesunkiai jam pasiūlys būtent tokį produktą, kuris patenkins jo poreikius su maksimalia tikimybe.

Pardavimo piltuvėlis ir kiti analizės metodai leidžia lengvai nustatyti silpnąsias pardavimo proceso vietas, atkreipiant dėmesį į tai, ką darbuotojai gaus geriausias rezultatas. Patogūs vizualiniai sistemos įrankiai leidžia įsitikinti, kad kliento profilyje yra visa reikalinga informacija, o operacijų duomenys atspindėti kuo tiksliau.

Švino valdymas

Švino valdymas yra ne mažiau svarbi verslo procesų automatizavimo sistemos funkcija. Vartotojai gali susidaryti supratimą apie klientų poreikius tiek įmonės duomenų bazėje, tiek potencialiuose.

Kiekvienas naujas vedimas automatiškai registruojamas sistemoje, po kurio jis pats pasiūlo vadovui veiksmus, kurie bus efektyviausi konkrečioje situacijoje.

Klientų aptarnavimo valdymas

Ilgalaikiai santykiai su klientais neįmanomi be gerai veikiančios paslaugos. Verslo procesų automatizavimo sistema leidžia nustatyti kelių kanalų paslaugą Aukštos kokybės. Klientų ir paslaugų užklausos tvarkomos remiantis orientaciniu procesu.

Informacija apie klientus, įeinančius ir išeinančius skambučius sutelkta viename lange. Sistema gali pasiūlyti reikiamą sutarties formą, nustatyti įgūdžių grupę, apskaičiuoti terminą, per kurį paraiška bus užpildyta, ir paskambinti klientui.

Darbo eigos automatizavimas

Automatizavimo sistema leidžia sutvarkyti įmonės dokumentų srautą, siekiant dar labiau pagerinti sutarčių, sąskaitų faktūrų, protokolų ir gaunamos korespondencijos valdymo efektyvumą. Programa siūlo naudotis paruošti šablonaiįvairių dokumentų formavimui.

Galima pridėti nuskaitytas kopijas, kad būtų galima greitai pasiekti spausdintas versijas. Elektroninėje saugykloje yra visa įmonės dokumentacijos apimtis. Patogi paieška leidžia rasti norimą dokumentą per sekundės dalį. Yra galimybė dirbti grupėse, taip pat ir stebėjimas, siekiant suderinti sąskaitas.

Produktų portfelio valdymas

Be įprastų verslo procesų automatizavimo sistemos galimybių, buvo pridėti įrankiai, skirti struktūrizuoti nomenklatūrą ir tvarkyti produktų katalogą. Norėdami palengvinti paieškos procedūrą, galite nustatyti patogų filtrą. Kainų ir nuolaidų apskaita taps daug paprastesnė, o taip pat ir prekių pasirinkimas pagal užsakymą.

Populiarios verslo procesų automatizavimo sistemos

Pateikite savo paraišką

Kiekviena įmonė turi savo verslo procesus. Jų visumą galima sugrupuoti keliomis kryptimis ir vėliau automatizuoti tiek apskritai, tiek per vieną procesą:

Integruotas verslo procesų automatizavimas

Verslo procesų automatizavimas, pagamintas „saliniu“ būdu, be atskirų sistemų santykio, retai atneša apčiuopiamos naudos. Kalbant apie atskirų veiklos sričių optimizavimą, tikslas nėra didinti visos įmonės efektyvumą.

Vieninga verslo procesų automatizavimo sistema, priešingai, yra įrankių rinkinys, leidžiantis valdyti visos įmonės finansinę ir ūkinę veiklą, vesti veiklos, apskaitos ir valdymo apskaitą.

ERP – koncepcija vieninga sistemaįmonės valdymui – pradėtas naudoti 80-ųjų pabaigoje, bėgant metams vis labiau populiarėjant dėl ​​tinkamos programinės įrangos atsiradimo.

ERP sistema paremta vienos informacinės erdvės principu, su kuria galima sekti ir analizuoti duomenis apie verslo procesus, vykstančius įvairiuose organizacijos padaliniuose.

ERP sistemos naudoja modulinį principą kuriant, turi struktūrą, susidedančią iš nepriklausomų blokų, atsakingų už atskirą procesą. Tai leidžia tobulinti ir plėsti sistemos galimybes kartu atsirandant naujiems technologiniams ar įstatyminiams aspektams bei besikeičiantiems klientų poreikiams.

Įprastą ERP sistemą sudaro šios modulių grupės:

• logistikos;
• pramoninis;
• rinkodara;
• tiekimas;
• rinkodara ir kt.

ERP sistemas Rusijos versle didžiausios įmonės pradėjo naudoti pačioje XX amžiaus pabaigoje, šiandien be jų neapsieina nė viena įmonė, nepaisant jos dydžio.

Įdiegus ERP sistemą, įmonei nebereikia daugybės programų, kurios turi siaurą kryptį – darbas su sandėliu, finansai, logistika, biuras. Dėl to žymiai sumažėja IT palaikymo kaina.

2017 metais pasaulinėje ERP sistemų rinkoje lyderių trejetukas buvo SAP (20 proc.), „Oracle“ (13,9 proc.) ir „Microsoft“ (9,4 proc.). Už jų mažėjančia tvarka yra šios įmonės: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Oracle pripažintas čempionu pagal diegimo greitį, o SAP – pagal investicijų atsipirkimo laikotarpį.

Populiariausia Rusijos ERP sistema 2017 m. buvo 1C: Enterprise. Šiek tiek mažiau populiarūs yra Galaxy ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Kaip pradėti automatizuoti verslo procesus įmonėje

Kurdama verslo procesų automatizavimą, įmonė pereina šiuos etapus:

1. Verslo procesų analizė, jų pritaikymas ar peržiūra.
2. Nustatykite neatidėliotinus automatizavimo poreikius.
3. Programinės įrangos parinkimas arba individualizuotos programinės įrangos kūrimas.
4. Sistemos diegimas įmonėje ir personalo mokymas ja naudotis.

Šiame sąraše svarbūs absoliučiai visi etapai.

Pirma, apibrėžkime, apie ką mes kalbame. Verslo procesas – tai visuma veiklų, kurios paklūsta bendram tikslui, vyksta tam tikra seka ir vyksta laikantis nustatytų reikalavimų.

Dėl tokios veiklos ištekliai paverčiami galutiniu produktu, kuris yra vertingas vartotojui. Jei pažvelgsite į verslo procesą iš informacinių technologijų pusės, tai atrodys kaip su tuo susijusių darbų seka gamybinę veiklą verslui, kurio tikslas – kurti pridėtinę vertę.

Verslo proceso struktūra apima kelių veiksmų, skirtų tikslų įgyvendinimui informacinėje sistemoje, struktūrą, pavyzdžiui, įmonės valdymą, produkto kokybės analizę, išteklių palaikymą jo išleidimui.

Neretai matyti, kaip vadovybė, automatizavusi verslo procesus, tikisi užmegzti sąveiką tarp įmonės padalinių. Taip, informacinės sistemos yra neatsiejama valdymo dalis, tačiau jos negali iš esmės pakeisti neraštingos organizacijos.

Daugelis įmonių dirba su didžiuliais duomenų kiekiais, kurių analizei ir naudojimui modernios sistemos yra tiesiog būtini, o automatizavimas padės įmonei pasiekti naują plėtros lygį.

Kalbant apie tai, kad nerenkama informacija arba kyla didelių abejonių dėl jos patikimumo, įmonės padaliniai tarpusavyje nesąveikauja, pirmiausia reikia sukurti valdymo sistemą.

Štai kodėl pirmoji vadovybės užduotis yra įvertinti esamą būklę ir nustatyti, ar automatizavimas padės išspręsti problemas.

Verslo procesų automatizavimo pagalba šiandien galima išspręsti šias užduotis:

• Padidinti informacijos apdorojimo greitį įmonėje(pavyzdžiui, momentinis paraiškos gavimas iš pardavimo skyriaus į sandėlį).
• Pasiekite verslo skaidrumą(pavyzdžiui, sužinoti sandorio šalių skolos dydį).
• Kontroliuokite informacijos kiekį(pavyzdžiui, klientai turi galimybę palikti paraiškas per svetainę).
• Padidinkite bendravimą tarp skyrių(pvz., kliento užsakyta prekė nebus parduota kitam).
• Padidinti verslo gaminamumo rodiklius(pvz., kainų ir mokesčių apskaičiavimas atliekamas automatiškai) ir kt.

Tačiau norint išspręsti tokias užduotis kaip naujų klientų pritraukimas, savalaikis mokesčių ataskaitų teikimas, strateginis planavimas, vien verslo procesų automatizavimo akivaizdžiai neužtenka.

Paprastai jo įgyvendinimas reikalingas šiais atvejais:

• įmonės perorientavimas sprendžiant naujas problemas(kitos produkcijos gamyba, žengimas į naujas rinkas, gamybos aprūpinimas moderniomis technologinėmis linijomis);
• reformų įgyvendinimas ar valdymo principų keitimas;
• ankstesnės automatizavimo sistemos nesugebėjimas patenkinti įmonės poreikių;
• įmonės paruošimas pardavimui(dėl automatizavimo padidės jo rinkos vertė).

Kitas svarbiausias žingsnis – nuspręsti, kuriai konkrečiai įmonės veiklos sričiai pirmiausia reikia verslo procesų automatizavimo. Lengviausias būdas tai padaryti yra mažoms ir vidutinėms įmonėms. Jiems tereikia nustatyti, kuris darbuotojas yra susijęs su duomenų saugojimu ir apdorojimu, ataskaitų teikimu ir panašiai.

Apskaita yra pirmas dalykas, kuris ateina į galvą prekybos skyriai, sandėliai ir kt. Yra verslo procesų, kuriuos reikia automatizuoti be jokių dvejonių – personalo, buhalterinės apskaitos, atsargų apskaita.

Kitas būdas nustatyti, kuriai įmonės veiklos sričiai reikalingas prioritetinis verslo procesų automatizavimas – nustatyti įmonės trūkumus. Nepasitenkinimo veiksniai gali būti įvairūs – proceso laikas, jo kaina ir kokybė.

Pavyzdžiui, plėtros planą galite sudaryti nenaudodami programinės įrangos. Natūralu, kad skaičiavimai nebus pakankamai tikslūs, o jų įgyvendinimas užtruks mažiausiai savaitę. Negalima išvengti daugybės klaidų, o darbo sąnaudos bus pernelyg didelės.

Smulkiam ir vidutiniam verslui, visų pirma, verta automatizuoti bendravimą su klientais ir visus jo komponentus:

• užsakymų priėmimas;
• Atsiliepimas;
• nusiskundimų, pageidavimų, pasiūlymų.

Darbas su klientais turėtų būti kuriamas remiantis detaliu algoritmu, pradedant įeinančiu skambučiu ar el. paštu ir baigiant užsakymo įvykdymu bei garantiniu palaikymu.

Verslo procesų automatizavimo tikslas turėtų būti informacijos perdavimas nuo gavimo iki įgyvendinimo be mažiausio uždelsimo ir papildomų kliento pastangų. Reikia nepamiršti, kad įmonės gerovės šaltinis yra klientai, būtent iš jų ateina pinigai, kuriuos galima panaudoti tolesniam optimizavimui.

Kalbant apie dideles įmones, jos pirmiausia turėtų automatizuoti gamybos ir sandėliavimo operacijas, kurios leistų apdoroti maksimalų užsakymų skaičių.

Kai kurie Rusijos įmonės tradiciškai reguliuoja savo verslo procesus pagal pareigybių aprašymai, todėl darbas juose nustatomas remiantis pasiektais nurodytais rodikliais.

Tai reiškia, kad pardavimu gali užsiimti keli padaliniai vienu metu, dėl to kyla interesų konfliktas, kuris neigiamai veikia bendrą situaciją su pardavimais ir galutiniu pelnu.

Automatizuodami santykius su klientais galite pradėti pereiti į kitų verslo procesų informacinę bazę – sandėliavimo, pirkimų, gamybos ir kt.

Kitas žingsnis turėtų būti darbo užmokesčio automatizavimo įvedimas, formavimas statistinės formos, tauriųjų metalų apskaita.

Bet tai teoriškai. Praktika rodo, kad iš pradžių vyksta finansų ir medžiagų srautai, tai yra buhalterinė apskaita, sandėlio apskaita, kasos aparatai. Tada pereikite prie rinkodaros, pirkimo, gamybos ir kokybės kontrolės.

Paskutinis etapas – personalo veiklos automatizavimas. Bendra projekto įgyvendinimo trukmė gali trukti nuo pusantrų iki trejų metų.

Į ką atkreipti dėmesį renkantis verslo procesų automatizavimo įrankius

Kai galvojate apie verslo procesų automatizavimo programinės įrangos įsigijimą, reikia apsvarstyti dvi galimybes:

• sukurti sistemą, pagrįstą standartiniu produktu;
• sukurti ir įdiegti programinę įrangą, pritaikytą individualiems įmonės poreikiams.

Standartinis produktas bus ekonomiškesnis ir lengviau įgyvendinamas. Jos trūkumu galima laikyti ribotas kūrėjo teikiamas pritaikymo prie įmonės poreikių galimybes. Tai taip pat taikoma debesijos paslaugoms.

Norėdami pasirinkti optimalią programinę įrangą, turite atsakyti į kelis klausimus:

1. Kokie verslo procesai yra automatizuojami?
2. Ar pasirinktos programos funkcionalumas atitinka užduotis, kurias ji turi išspręsti?
3. Ar jis gali būti pritaikytas jūsų procesui?
4. Ar įmanoma greitai atlikti sistemos pakeitimus nenutraukiant jos naudojimo, jei toks poreikis iškyla?
5. Ar sistema patogi vartotojui?
6. Ar galima sistemą integruoti su jau įdiegtomis paslaugomis ar automatizavimo programomis?
7. Kas ir kokiomis sąlygomis teiks techninę pagalbą?
8. Kiek kainuos sistemos įdiegimas ir nuosavybė?

Vargu ar pavyks apsieiti be profesionalų pagalbos, todėl patarimo reikėtų kreiptis į specializuotą programinę įrangą kuriančių pardavėjų įmones. Būtų naudinga išanalizuoti partnerių ir konkurentų patirtį.

Remdamiesi visa gauta informacija, atsižvelgdami į savo pramonės specifiką, galite pradėti rinktis konkretų produktą. Sprendimas, ar verslo procesų automatizavimas bus sudėtingas, ar galima atsisakyti ERP sistemos, priklauso nuo įmonės ypatybių.

Kiek kainuos įmonės verslo procesų automatizavimas

Gana sunku vienareikšmiškai atsakyti, nes konkrečios įmonės verslo procesų automatizavimo kaina tiesiogiai priklauso nuo kelių sąlygų, į kurias reikia atsižvelgti:

• kokias užduotis spręsti turi būti sukurta programinė įranga;
• sistema turi būti tipinė arba pritaikyta;
• kokių išteklių reikia jo įgyvendinimui;
• kiek darbo vietų reikia prijungti prie sistemos.

Pavyzdžiui, populiariausios „1C: Enterprise“ programos įsigijimas Rusijoje kainuos nuo 40 tūkstančių rublių už 20 darbų iki 400 tūkstančių rublių už 100.

Kai kurie veiksniai taip pat turi įtakos automatizavimo kainai:

• pačios sistemos kaina, įskaitant „dėžutę“ arba nuomos mokesčius, jei naudojama „debesų“ versija;
• automatizavimo sistemos įrengimo ir darbuotojų apmokymo dirbti su ja paslaugų kaina;
• mokėjimas už techninę pagalbą.

Į šį išlaidų straipsnį būtina įtraukti netiesiogines išlaidas, pvz. darbo laikas pagrindiniai vartotojai ir vadovybė, išleista dalyvaujant projekte.

Tarybos numeris 1. Atnaujinkite savo verslo procesų aprašą.

Parengti NSI analizės priežiūros ir kodavimo taisykles (nuorodinė informacija). Reguliariai tikrinkite vadovybę ir personalą, kad sužinotumėte apie įmonės verslo procesus ir kokybės kontrolės sistemas. Tai garantuoja IT projektų biudžeto sutaupymą iki 30-40%.

Įmonės darbuotojai turėtų turėti aiškų supratimą apie tai, kas tiksliai yra automatizuojama ir kodėl tai būtina. Suvokus procesų esmę, sukurti programą ar pritaikyti „dėžutę“ IT direktoriui nebus sunku.

Įgyvendinti projektą galite tiek savarankiškai, tiek naudodamiesi specializuotų įmonių paslaugomis.

Yra įgyvendinimo pavyzdžių integruota automatika verslo procesus stambios korporacijos, kurių apyvarta siekia milijardus dolerių vos per du mėnesius. Tokį rezultatą galima laikyti nerealiu, tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad tai buvo paskutinis parengiamojo darbo dėl NSI ir ataskaitų formų, trukusių daugiau nei dvejus metus, etapas.

Tarybos numeris 2. Pasikartojančioms kompiuterio operacijoms automatizuoti naudokite nemokamas programas.

Pareigų pasiskirstymas padės atsikratyti rutinos.

Tarybos numeris 3. Naudokitės IT įmonių teikiamomis automatizavimo paslaugomis kurie jau baigė projektus jūsų pramonėje.

Jie supranta jūsų verslo specifiką, o tai žymiai sumažins išlaidas.

Tarybos numeris 4. Bendraukite su IT įmonėmis, parduodančiomis ir diegiančiomis įvairias automatizavimo sistemas, t. y. kelių pardavėjų.

Tokių firmų darbuotojų kvalifikacija leidžia plačiau pažvelgti į sistemų diegimo problemas, galima palyginti skirtingus programinės įrangos produktus, išryškinti jų pliusus ir minusus. Vadinasi, didelė tikimybė, kad jūsų verslui bus parinktas optimalus sprendimas.

Verslo procesų automatizavimo spąstai

Nesiek tobulumo

Pirmasis pasiruošimo automatizavimo sistemų diegimui etapas – tyrimai, kartu pateikiamos didelės ataskaitos apie įmonės veiklos procesus. Tuo pačiu metu daugelis susiduria su tokia būdinga problema kaip vėlavimas susitarti dėl būsimos įgyvendinimo detalės ir pakartotinis dokumentų perdavimas iš užsakovo rangovui.

Šiuo atveju reikėtų vengti per didelio kruopštumo ir noro paversti projektą idealiu, nes visa tai vilkina laiką ir padidina išlaidas, neduodant apčiuopiamo teigiamo rezultato.

Norint išvengti šios labai dažnos klaidos, padės sutartyje nurodyti dokumentacijos rengimo sąlygas, būtinų patvirtinimų skaičių ir griežtą jų laikymasis.

Nuspręskite dėl pasirinkimo

Kuriant sistemos dizainą, dažna problema yra parinkties, kuri įgyvendins atotrūkį tarp verslo procesų aprašymo ir standartinio įdiegtos sistemos vaizdo, pasirinkimas.

Sprendžiant bet kokią užduotį galima pritaikyti įvairius automatizavimo laipsnius. Taigi, poreikis papildyti išėmimo zoną iš rezervo įgyvendinamas keliais būdais:

• vartotojas rankiniu būdu sudaro užduotį, kad prireikus būtų papildyta pasirinkimo zona;
• automatinis užduoties formavimas, kai tam tikras parametras pasiekia tam tikrą kritinį lygį;
• automatinis užduočių generavimas, atsižvelgiant į visus galimus užsakymus;
• automatinis užduočių generavimas, pagrįstas visų galimų užsakymų, pristatymų ir pan., taip pat didėjančiu vykdymo sudėtingumu.

Didžiausia problema šiuo atveju – optimalaus sprendimo pasirinkimas. Siekiant maksimalaus greičio, reikėtų nustatyti projekto tikslus ir jo įgyvendinimo laiką. Turi būti atsižvelgta į visų suinteresuotų šalių nuomones.

Viena užduotis IT specialistams ir sandėlio darbuotojams gali atrodyti kitaip. Tai turėtų būti išspręsta taip, kad sistema nesukeltų sunkumų pagrindiniams jos vartotojams.

Naujovių baimė

Dėl automatizavimo sistemų diegimo etapo dažnai atleidžiami darbuotojai, kurie atsisako mokytis dirbti nauju būdu. Atvejai, kai pusė sandėlio darbuotojų mieliau keitė darbą, o ne įsisavino naujas prekių apskaitos technologijas, gana dažni.

Vadovybė gali imtis tam tikrų prevencinių priemonių, būtent atlikti mokymus, ypatingą dėmesį skirdama jų prieinamumui daugumai darbuotojų, paaiškinti naudą, kurią įmonė ir patys darbuotojai gaus įdiegę automatizavimo sistemą.

Tačiau jei personalo pasipriešinimas per didelis, gali būti verta lažintis dėl naujų darbuotojų, pasiruošusių įsisavinti naujas darbo formas, samdymas. Toks prisitaikymo problemos sprendimas yra gana dažnas. Naujai įdarbinti darbuotojai nėra saistomi „kaip buvo anksčiau“ rėmų, todėl lengvai priima naujas sąlygas.

Automatizavimo sistemų ypatybės, kurios iki minimumo sumažina poreikį įsiminti didžiulius informacijos kiekius, leidžia žmogui priprasti prie darbo vietos per kelias dienas.

Ką kontroliuoti valdant verslo procesų automatizavimą

Verslo procesų automatizavimo sistemų diegimas reikalauja nuolatinio pagrindinių darbo sričių stebėjimo tiek iš užsakovo, tiek iš atlikėjų. Labiausiai svarbius punktus būtina įtraukti projekto kainą, atskirų etapų įgyvendinimo laiką, personalo veiklą, tarpinių darbų kokybę.

Nukrypimų nuo sutartyje numatytų rodiklių prevencija, laiku imtasi priemonių nustatytiems trūkumams pašalinti, sudaro didžiąją dalį abiejų pusių vadovybei tenkančių užduočių.

Terminai

Pailgėja projekto įgyvendinimo laikas, o tai reiškia papildomų išlaidų, galima vadinti klasikine bet kokio naujų technologijų diegimo problema. Paprastai tai atsiranda dėl šalutinių veiksnių. Specialūs valdymo mechanizmai padės sumažinti vėlavimo tikimybę.

Pagrindinis yra projekto grafikas. Jis reguliuoja visus darbus, kuriuos reikia atlikti tarpusavyje. Grafikas yra būtinas norint stebėti projekto etapų įgyvendinimo etapus ir kontroliuoti kiekvienam iš jų nustatytus terminus.

Šiame dokumente būtina numatyti laiko rezervus nenumatytoms aplinkybėms, taip pat kontrolinių susirinkimų datas. Sėkmingas projekto įgyvendinimas priklauso nuo to, kaip gerai bendraus komandos.

Maksimalus tikslumas ir detalumas rengiant grafiką padidina jo laikymosi tikimybę atliekant darbus.

Vertės padidėjimas

Projekto kaina, kaip taisyklė, išauga pasikeitus užduočių spektrui, palyginti su anksčiau nustatytomis, ir pailgėjus terminams. Pats išlaidų padidėjimas gali būti veiksnys, išprovokuojantis naujų problemų.

Ypatingas dėmesys turi būti skiriamas sprendžiant įdiegtos sistemos funkcionalumo didinimo klausimą. Taip, dažnai poreikis papildyti naujas funkcijas atsiranda tik diegimo metu, iš anksto tai buvo itin sunku numatyti.

Tačiau dažniausiai projekto dalyviai primygtinai reikalauja išplėsti funkcionalumą, bandydami įgyvendinti savo kūrybines idėjas. Toks tobulumo siekis gali sukelti vėlavimų, todėl iniciatyvas tobulinti sistemą geriausia įtraukti į kitą darbo planą.

Pirmasis planas turėtų būti savalaikis verslo procesų automatizavimo projekto įgyvendinimas ir šiame etape užsibrėžtų tikslų pasiekimas. Tai pateisinama tiek organizaciniu, tiek ekonominiu požiūriu. Noras be galo tobulinti sistemą gali prarasti jos aktualumą.

Personalo problema

Tai vienas iš pagrindinių veiksnių, turinčių įtakos projekto sėkmei. IT srityje, kaip ir kitose pramonės šakose, kur veiklos rezultatas labiau priklauso ne nuo įrangos, o nuo žmogaus, svarbus vaidmuo tenka personalui.

Todėl problemų nebuvimas įgyvendinant projektą ir rizikos sumažinimas garantuojamas, kai atlikėjai yra itin profesionalūs, atsakingi ir siekiantys geriausių rezultatų.

Dažnai naujų projektų diegimą lydi neigiamas darbuotojų požiūris, akivaizdus pasipriešinimas, įtakos sferų pasidalijimas.

Kita dažna su personalu susijusi problema – reikiamos kvalifikacijos užsakovo darbuotojų, galinčių dalyvauti įgyvendinant projektą, trūkumas.

Yra keletas būdų, kaip išeiti iš šios situacijos:

• papildyti personalą nauju darbuotoju, turinčiu pakankamai žinių projekto veiklai vykdyti;
• laikinai pasamdyti vykdančiosios įmonės darbuotoją, kuris atstovaus užsakovo interesams projekto rėmuose (šis variantas tinka ne visiems, tačiau kai kurių įmonių praktikoje pasitaiko);
• perduoti nepriklausomai IT įmonei užsakovo projektų valdymo funkcijas.

Įgyvendinant verslo procesų automatizavimo projektą būtina nuolat stebėti, kaip pasiekiami grafike užfiksuoti tarpiniai rezultatai. Tokio stebėjimo tikslas – stebėti, kaip atlikti veiksmai atitinka galutinį tikslą.

Norėdami tai padaryti, yra valdymo taškų mechanizmas - tam tikri parametrai, kurie turi būti pasiekti iki nustatyto laiko. Konkrečiu momentu problemų sprendimo išsamumo analizė padeda suprasti, ar automatizavimo sistemos įdiegimas nukrypsta nuo planuoto.

Abiejų pusių projektų vadovų susitikimuose lyginami rodikliai ir keliami šie uždaviniai.

Baigdamas norėčiau pasakyti, kad verslo procesų automatizavimas yra sudėtingas, bet įdomus procesas, kuriame vienu metu dalyvauja kelios šalys. Jis išsiskiria daugybe užduočių atlikimu ir bus sėkmingas tik tuo atveju, jei bus įvykdytos kelios svarbios sąlygos:

• automatizavimo sistemą diegiančios įmonės patirtis;
• komandos, dirbančios įgyvendinant projektą, įgūdžių ir patikimumo lygį;
• pasirinkta įgyvendinimo technologija.

Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas atliekamų procedūrų teisėtumui: naudoti licencijuotą programinę įrangą, kreiptis į specialistus, kurie yra sertifikuoti atlikti atitinkamas paslaugas.

Įsitikinus, kad IT įmonė, kuriai ketinate patikėti savo įmonės verslo procesų automatizavimą, jau seniai dirba šioje srityje, turi daug sėkmingai įgyvendintų projektų ir dirba tik su licencijuotomis programomis, gali tikėtis, kad sistemos diegimas bus atspirties taškas vystymo įmonėms.

Įmonių vadovai dažnai deda daug pastangų tobulindami procesus, kuriais siekiama tam tikrų tikslų ir didinti dalyvaujančių darbuotojų bendradarbiavimo efektyvumą. Jie tikrai supranta, kaip svarbu užtikrinti bendravimą ir efektyvumą tarp skyrių ar grupių didesniu mastu. Tokios optimalaus požiūrio į sąveiką paieškos yra susijusios su būtinybe spręsti gyvybiškai svarbias problemas, kurios neišvengiamai iškyla, kai yra nesutarimų skirtinguose įmonės padaliniuose ir srityse. Vykdymas būtinus darbus nepriklausomi nuo kitų įmonės dalių gali padaryti daugiau žalos nei naudos, nes tokiu atveju darbuotojai yra orientuoti į konkrečių klausimų sprendimą, o ne į bendro tikslo siekimą proceso viduje. Verslo procesų automatizavimo programinė įranga – BPMS – suteikia įmonės darbuotojams galimybę vizualizuoti savo užduočių vaidmenį verslo procese, o tai padeda didinti darbuotojų produktyvumą, taip pat gali turėti teigiamą poveikį kitose įmonės veiklos srityse bei pasiekti svarbiausius organizacijos tikslus.

Kas yra verslo procesų automatizavimas?

Terminas „verslo procesas“ vartojamas apibūdinant tarpusavyje susijusių įmonės darbuotojų veiksmų organizavimą ir struktūrą, kurių vienintelis tikslas – sėkmingai pasiekti tikslą. Verslo procesų automatizavimo esmė – nustatyti atsakomybę už proceso vykdymą, taigi ir tikslo pasiekimą, perdavimo struktūrą. Dėl individualūs darbuotojai verslo procesas reiškia žingsnius sėkmingiems rezultatams pasiekti. Kalbant apie mažas ir dideles grupes, verslo procesas suprantamas kaip pareigų, kurias turi atlikti kiekvienas grupės narys, paskyrimas, kad atliktų bendrą grupės užduotį. Yra daug automatizuotų verslo procesų pavyzdžių, pradedant patiekalo ruošimu pagal duotą receptą ir baigiant plataus proceso, kai kita įmonė įsigyja vieną įmonę. Įmonės, taikančios verslo procesų automatizavimą tokiose pramonės šakose kaip rinkodara ir kitose, pastebi teigiamus šio požiūrio valdymo rezultatus dėl aukštas lygis darbo organizavimas, darbuotojų veiksmų kryptingumas ir drausmė atliekant pareigas.

Verslo proceso sėkmės raktas yra tam tikri nepakeičiami komponentai. Visų pirma, kiekvienam proceso etapui reikalingi duomenys ir medžiaga. Antra, jums reikia algoritmo – proceso – kuriuo galėtų vadovautis žmonės arba programinė įranga (verslo proceso automatizavimo atveju). Galiausiai turi būti apibrėžtas rezultatas, kuriam pasiekti dedamos pastangos, sugaištas laikas ir naudojami duomenys. Svarbu pripažinti šių verslo procesų automatizavimo komponentų svarbą ir skirti laiko kiekvienam iš jų parinkti bei įforminti, nes tik padėjus tinkamus pamatus galima tikėtis teisingo rezultato.

Verslo procesų automatizavimas – istorija

Pirmą kartą šį terminą pavartojo Frederickas Tayloras ir Henry Gantas, mechanikos inžinieriai ir vadybos konsultantai, praėjusio amžiaus 2 dešimtmetyje. Iš pradžių šis terminas buvo siejamas su gamyba, tačiau akivaizdu, kad studijuojant ir permąstant verslo proceso terminą jis tapo pritaikytas net veiklos šeimoje dinamikai apibūdinti. Devintojo dešimtmečio pradžioje, remiantis W. Edwardso Demingo ir Josepho M. Jurano darbais, buvo sukurta nauja verslo proceso koncepcija, o teorija buvo paremta technologijomis. Pavyzdžiui, visiškai nauji sąveikos, tikslų nustatymo ir rezultatų pasiekimo būdai atsirado dėl rašomųjų mašinėlių, kopijavimo aparatų ir asmeninių kompiuterių atsiradimo. Internetas taip pat tapo vienu iš pagrindinių naujų požiūrių į verslo procesų valdymą (BPM) kūrimo ir verslo procesų automatizavimo praktikos plėtros veiksnių.

Verslo procesų valdymo teorija skaičiuoja beveik šimtą metų ir toliau tobulėja, todėl kiekvienam verslui gali būti naudinga siekiant aktualių tikslų organizuojant ir skirstant procesus į įvairius žmonių atliekamus etapus bei verslo procesų automatizavimo sprendimus.

Verslo procesų automatizavimo pavyzdžiai ir idėjos

Yra daug pavyzdžių procesų, kurių sėkmingam vykdymui tikslinga naudoti verslo procesų automatizavimą. Veikla tokiose srityse kaip finansai, žmogiškieji ištekliai ir rinkodara gali būti suskirstyta į skirtingus procesus, kai kurie iš jų gali būti automatizuoti. Pavyzdžiui, automatizuodami verslo procesus darbuotojų samdymui ir pritaikymui darbo vietai, pirkimo užklausų ir užsakymų iš klientų apdorojimo procesus, galite pasiekti puikių rezultatų gerinant atliekamų darbų kokybę ir mažinant sandorių išlaidas.

Dokumento patvirtinimo verslo procesas sukurtas ir vykdomas sprendime, pagrįstame Comindware verslo taikomųjų programų platforma

Pagrindiniai verslo procesų automatizavimo pranašumai

Pagrindinė skaitmeninių įrankių naudojimo idėja yra efektyvus darbas su visais duomenimis apie klientus, užduotis ir paslaugas / įmonės produktus, taip pat automatizuoti tam tikrus veiksmus, kuriuos galima atlikti be žmogaus pastangų. Verslo procesų automatizavimo tikslas nėra pakeisti pasikartojančias užduotis atliekančių darbuotojų programiniais robotais. Verslo procesų automatizavimo dėka įmonės darbuotojai atsikrato rutininių ir mechaninių užduočių bei įgyja galimybę susitelkti į naujas pareigas, tiriamąsias užduotis ar bet kokią veiklą, kuri apima darbuotojo patirties ir žinių panaudojimą.

Comindware BPM sistema iš esmės supaprastina įmonės darbuotojų užduočių valdymą verslo procese

Verslo procesų automatizavimas taip pat padeda žmonių grupėms geriau koordinuoti pastangas, todėl neorganizavimas gali būti pašalintas iš lygties. Galiausiai, verslo procesų automatizavimas gali garantuoti didesnį rezultatų tikslumą. Visi šie privalumai yra priežastis, kodėl vis daugiau verslininkų, padalinių vadovų, taip pat mažų ir didelių įmonių savo darbe taiko verslo procesų automatizavimą.

Visi šie privalumai aktualūs kiekvienai organizacijai, kuri nori išlikti konkurencinga ir augti. Kiekvienas verslas turi omenyje konkurentus, kurie siekia užkariauti esamą rinką, o požiūris į darbo valdymą įmonėje gali būti lemiamas veiksnys. varzybos. Dažnai būtent savalaikis verslo procesų automatizavimas nusprendžia, kuris verslas pasiseks, o kuris balansuos ant egzistavimo slenksčio.

Elena Gaidukova, rinkodaros analitikė, sprendimų, paremtų , prekės ženklo vadovė, ryšių su partneriais specialistė.

nuolat besikeičiančios rinkos sąlygos, dideliu greičiu priimant sprendimus, daugiafunkcinis turto valdymas ir poreikis sumažinti riziką reikalauja šiuolaikiško požiūrio į organizaciją ekonominė veikla. Išeitis vis sudėtingesnių vidinių ir išorinė aplinkaįmonė tampa visapusišku verslo procesų automatizavimu. Tai atlaisvina brangius išteklius Strateginis planavimas ir valdymo sutelkimas į pagrindines įmonės darbo sritis. Kalbėsime apie tai, kas yra automatizavimas ir ERP sistema, kodėl reikalingas procesų metodas ir kokia programinė įranga yra populiariausia pasaulyje ir Rusijoje.

Verslas ir automatizavimas: vakar, šiandien, rytoj

Verslo automatizavimas – tai dalinis arba visiškas stereotipinių operacijų ir verslo užduočių perdavimas kontroliuojant specializuotai informacinei sistemai arba programinės ir techninės įrangos kompleksui. Dėl to žmogiškųjų ir finansinių išteklių išlaisvinimas darbo našumui ir strateginio valdymo efektyvumui didinti.

Automatika paprastai atliekama dviem kryptimis:

* Pagrindinių verslo procesų automatizavimas: pavyzdžiui, pardavimų ar klientų aptarnavimo valdymas. Šiuo atveju tai atliekama siekiant tiesiogiai padidinti pardavimus, pagamintų produktų skaičių ir padidinti viso verslo pelningumą.
* Pagalbinių procesų automatizavimas pavyzdžiui, buhalterinė apskaita, atskaitomybė, darbas biure. Toks automatizavimas neturi tiesioginės įtakos pajamų didėjimui, tačiau padeda sumažinti įprastinių darbų atlikimo laiką ir išlaidas.

Pagrindinės verslo automatizavimo užduotys yra šios:

* veiksmingą įmonės operatyvinės veiklos palaikymą, apskaitos ir kontrolės organizavimą;
* bet kokių dokumentų partneriams rengimas, įskaitant važtaraščius, sąskaitas faktūras, derinimo aktus ir verslo pasiūlymus;
* greitas ataskaitų apie įmonės padėtį gavimas bet kuriuo laikotarpiu;
* personalo sąnaudų optimizavimas, darbo laiko efektyvumo didinimas išlaisvinant darbuotojus nuo rutininių darbų;
* neigiamo „žmogiškojo faktoriaus“ poveikio svarbiausiems verslo procesams sumažinimas;
* saugus informacijos saugojimas;
* Klientų aptarnavimo kokybės gerinimas.

Verslo procesų automatizavimas gali ženkliai pagerinti valdymo kokybę įmonėje ir jos produkto kokybę. Visai įmonei tai suteikia nemažai reikšmingų pranašumų.

* Informacijos apdorojimo ir pasikartojančių užduočių sprendimo greičio didinimas.
* Verslo ir jo pagaminamumo skaidrumo didinimas.
* Personalo veiksmų koordinavimo ir darbo kokybės augimas.
* Gebėjimas valdyti didelius informacijos kiekius.
* Rankinio darbo automatizavimas.
* Klaidų mažinimas ir valdymo tikslumo gerinimas.
* Lygiagretus kelių užduočių sprendimas.
* Greitas sprendimų priėmimas stereotipinėse situacijose.

Automatizavus verslo procesų valdymą, įmonės vadovas išsamių analitinių ataskaitų pavidalu gauna daugiau informacijos verslo procesams analizuoti ir turi galimybę kokybiškai valdyti įmonę, atsižvelgiant į išorinius ir vidinius rodiklius.

Pavyzdžiui, pirmus šešis darbo mėnesius naudojant programinę įrangą „First Form“, išauga svarbiausi įmonės veiklos rodikliai:

* planavimo tikslumas - 40%;
* bendras efektyvumas - 50%;
* Vadovo laiko taupymas – 80 proc.

Dauguma įmonių automatizavimą pradeda nuo įprastų daug darbo reikalaujančių procesų, taip pat su operacijomis, kurios daro didelę įtaką pelnui ir pajamoms: finansų ir apskaitos, dokumentų valdymo, gamybos ir atsargų kontrolės. Daugumoje Rusijos įmonių dar tik pradedama automatizuoti tokias veiklos sritis kaip įmonės valdymas, rinkodara, kokybės vadyba ir išorinė komunikacija.

Esant sąlygoms ekonominė krizė prioritetai verslo procesų automatizavimo srityje šiek tiek keičiasi. Pagrindinės dabartinio sezono tendencijos yra šios:

1. Debesų technologijų naudojimas. Pagrindinis šio automatizavimo metodo skirtumas yra tas, kad įmonė neturi savo serverio. Tokios sistemos yra labai populiarios mažose įmonėse, nes kainuoja žymiai pigiau nei tradicinė versija.
2. Aktyvus rinkodaros įrankių automatizavimas: CRM sistemų diegimas, automatizavimo sistemos kontekstinė reklama ir BI sistemos.
3. Mašinų sąveikos technologijų kūrimas. Atsirandanti M2M – Machine to Machine – tendencija, kai įmanoma, apima minimalų žmogaus dalyvavimą tuose procesuose, nes verslo procesų ir įrangos sudėtingumas ne visada leidžia žmogui tinkamai įvertinti ir reaguoti į besikeičiančią situaciją.
4. Didžiųjų duomenų įrankių taikymas. Kita verslo procesų automatizavimo plėtros tendencija – dėmesys dideliems duomenims ir su tuo susijusiam verslo intelektui. Jie reikalingi didelėms įmonėms, nes dideliems duomenims apdoroti reikalinga specializuota brangi įranga.
5. Duomenų analizė realiuoju laiku. Verslo automatizavimo sistemos vystysis link operacijų apdorojimo realiuoju laiku, todėl operacijos bus visiškai sinchronizuotos.

Pagrindinės sritys ir verslo procesų automatizavimo programinė įranga

Viena iš pagrindinių verslo automatizavimo sąlygų yra tai, kad įmonė naudoja procesų metodą. Šis terminas suprantamas kaip požiūris, apibrėžiantis įmonės veiklos vertinimą kaip verslo procesų tinklą, kuris yra neatsiejamai susijęs su pagrindiniais jos tikslais, uždaviniais ir misija. Procesinis požiūris, priešingai nei daugelyje įmonių vyraujantis struktūrinis požiūris, yra orientuotas ne į esamą įmonės organizacinę struktūrą, o į realius verslo procesus, kurių galutinis rezultatas yra paslaugos ar produkto sukūrimas.

Proceso metodas padeda padidinti verslo lankstumą, sutrumpinti reakcijos į rinkos pokyčius laiką ir pagerinti įmonės veiklą.

Kiekvienas verslo procesas įmonėje susideda iš atskirų operacijų rinkinio, kurių vykdymo tvarka nustatoma pagal technologijas ar instrukcijas. Būtinos verslo proceso charakteristikos yra maršrutai ir taisyklės, taip pat įvestis, rezultatai, sunaudoti ištekliai, dalyviai ir savininkai.

Prieš pradedant automatizuoti verslo procesus, būtina atlikti jų išskyrimo ir aprašymo darbus, taip pat priskyrimą prie pagrindinių ar pagalbinių procesų. Tai gana ilga procedūra, praktiškai reikalaujanti, kad glaudžiai bendradarbiautų visi įmonės padaliniai.

Verslo procesų tipai ir skaičius kiekvienai įmonei yra individualūs. Tada visi diferencijuoti verslo procesai gali būti integruoti į kelias pagrindines sritis, kurių kiekviena gali būti automatizuota tiek kaip visuma, tiek kaip atskiro proceso dalis:

1. Valdymas:

* strateginis valdymas;
* ekonominis saugumas;
* teisinę pagalbą;
* Valdymo apskaita;
* biudžeto sudarymas;
* Informacijos saugumas.

Galite naudoti programų sistemą „1C: Enterprise“, SAP R / 3 sistemos valdymo modulį.

2. Rinkodara ir pardavimas:

* marketingo veiklos valdymas;
* PR;
* kontrolė reklaminė veikla;
* pardavimų vadyba;
* santykių su klientais valdymas (CRM).

Šiai sričiai automatizuoti dažnai naudojama programinė įranga: CRM sistemos – Megaplan, 1C: Bitrix24, Clientbase.ru, reklamos valdymas – EFSOL: AMS Advertising Management, SiZiF, svetainių valdymas (CMS) – Bitrix, UMI. CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE) ir kt.

3. Gamyba:

* gamybos procesų valdymas;
* įmonės atsargų valdymas;
* medžiagų tiekimo valdymas;
* gamybinės įrangos valdymas;
* logistikos sistema.

Programinės įrangos produktai: Kraft sistemos, USU, AVA ERP gamybos modulis, VOGBIT, Sage, Super Warehouse, Sandėlis ir pardavimas.

4. Kokybės valdymas:

* kokybės vadybos sistema (KVS);
* gaminių kokybės ir veiklos rodiklių kontrolę;
* darbas su pretenzijomis.

Naudojama programinė įranga: Rodiklių administratorius, FINEKS: Kokybės vadyba, Meistras: Kokybės vadyba, Wonderware MES Software/Quality, ProdX.

5. Personalo valdymas:

* įdarbinimas;
* personalo mokymas ir tobulinimas;
* personalo apskaita;
* motyvaciją ir atlyginimą

Programinės įrangos produktai: E-Staff Recruiter iš Datex Software, 1C: Darbo užmokesčio ir personalo valdymas, Oracle/HR Management, Faraonas, BOSS-Kadrovik.

6. Finansai:

* Buhalterinė apskaita;
* mokesčių apskaita;
* finansų planavimas;
* atsiskaitymų su klientais valdymas;
* skaičiavimas darbo užmokesčioįmonės darbuotojai.

Automatizavimo programinė įranga: „1C: Apskaita“, „1C: Atlyginimas“, „AuditExpert“, „Master Finance Analysis“, „Fingrand“.

7. Įmonės veiklos organizavimas:

* dokumentų srautas;
* Sekretoriatas.

Programinės įrangos produktai: „1C: dokumentų valdymas“, „E1 Eufratas“ iš „Cognitive Technologies“, „Master Doc“ iš „Master Group“, QPR 2014, atviras tekstas.

ERP: naujas automatizavimo sistemų evoliucijos etapas

„Salinis“ atskirų įmonės verslo procesų automatizavimas anksčiau ar vėliau tampa neefektyvus, nes bandymai sujungti kelias skirtingas automatizavimo sistemas į vieną visumą dažniausiai nepavyksta. Įgyvendinant „salos“ metodą, tikslas didinti bendrą įmonės efektyvumą dažniausiai nekeliamas.

Priešingai, integruota verslo automatizavimo sistema – tai sistema, skirta įmonės finansinei ir ūkinei veiklai valdyti bei užtikrinanti operatyvinės, vadybinės ir buhalterinė apskaita apskritai.

Integruotos įmonės valdymo sistemos koncepcija - ERP - buvo sukurta praėjusio amžiaus 80-ųjų pabaigoje. Dešimtojo dešimtmečio pradžioje jis pradėjo populiarėti, nes pradėjo atsirasti valdymo sistemos, galinčios įgyvendinti šią koncepciją. ERP sistema paremta vienos informacinės erdvės kūrimo principu, padedančiu realiu laiku sekti visą informaciją apie verslo procesus visuose įmonės padaliniuose.

ERP sistemos yra sukurtos moduliniu pagrindu, o jų struktūra reiškia atskirų blokų buvimą, atsakingas konkrečiam procesui. Šio organizavimo principo dėka, atsirandant naujoms technologijoms, keičiantis teisės aktams ar klientų poreikiams, galima išgryninti ir išplėsti visos sistemos funkcionalumą.

Daugumą ERP sistemų sudaro šios modulių grupės:

* logistika;
* gamyba;
* marketingas
* aprūpinti;
* marketingas;
* kita.

Rusijoje ERP sistemos pasirodė tik praėjusio amžiaus pabaigoje ir iš pradžių jas naudojo tik didelės įmonės, tačiau šiandien jos diegiamos bet kokio dydžio įmonėse.

Įdiegus ERP sistemą, įmonė gali nustoti naudoti daugybę skirtingų programų, skirtų darbui su finansais, sandėliu, biuru ir logistika. Tai savo ruožtu leis verslui gerokai sumažinti IT palaikymo išlaidas.

2016 m., pagal konsultacijų bendrovės „Panorama Consulting Solutions“ reitingą, pasaulinėje ERP sistemų rinkos lyderių trejetuke pateko 20% SAP; „Oracle“ –13,9%, o „Microsoft“ – 9,4%. Be to, mažėjančia tvarka yra šios įmonės: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Lyderis pagal diegimo greitį buvo „Oracle“, o pagal atsipirkimo laikotarpį – SAP.

Rusijoje analitikos centro TAdviser duomenimis, populiariausia ERP sistema 2016 metais buvo „1C: Enterprise“ (žr. pav.). Tarp paklausiausių programinės įrangos taip pat galima išskirti tokius produktus kaip Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Ryžiai. Taikomų programinės įrangos produktų verslo automatizavimui schema Rusijoje

Kaip pasirinkti programinės įrangos produktą

Renkantis verslo procesų automatizavimo sistemos programinę įrangą, yra du būdai:

* tipinio produkto naudojimas;
* individualios programinės įrangos kūrimas ir diegimas.

Ant užrašo

Standartinis (supakuotas) produktas įmonei kainuos pigiau, be to, jį bus lengviau įdiegti. Tačiau nereikia pamiršti, kad ne kiekviena tipinė programinė įranga gali būti perprofiliuojama pagal individualias įmonės ypatybes, nes daugelyje programų papildomų nustatymų galimybės yra ribotos arba net neįtrauktos. Ta pati problema egzistuoja su debesijos paslaugomis.

Norint pasirinkti tinkamą konkrečią programą, svarbu atsakyti į keletą labai rimtų klausimų:

1. Kokius verslo procesus planuojama automatizuoti?
2. Ar tos ar kitos programos funkcionalumas atitiks jai skirtas užduotis?
3. Ar galima pritaikyti konkrečiai verslo praktikai?
4. Ar įmanoma greitas pokytis nenutrūkstančias sistemas pasikeitus verslo procesams ar verslo sąlygoms?
5. Kaip paprasta naudoti sistemą?
6. Ar galima sistemą integruoti su esamomis paslaugomis ar automatizavimo programomis?
7. Kas ir kaip suteiks techninę pagalbą?
8. Kiek kainuos įgyvendinimas ir Techninė pagalba(nuosavybė)?

Kadangi savarankiškai ir tuo pačiu metu atsakyti į šiuos klausimus praktiškai neįmanoma, patartina konsultuotis iš pardavėjų įmonių (programinės įrangos kūrėjų). Be to, reikėtų pasikalbėti su verslo kolegomis, nes jų patirtis kartais padeda apsispręsti. Tačiau svarbu suprasti, kad nuomonės verslo bendruomenėje gali būti labai subjektyvios dėl pramonės specifikos, įmonės dydžio, ribotos patirties dirbant su įvairiomis ERP sistemomis ir dėl to nesugebėjimo matyti visumos. paveikslėlį ir palyginkite visus produktus pagal jūsų sąlygas.

Kalbant apie tai, ar automatizuoti atskirus procesus, ar įdiegti ERP sistema, viskas priklauso nuo konkrečios įmonės specifikos.

Programinės įrangos kaina ir diegimo išlaidos

Labai sunku vienareikšmiškai atsakyti į klausimą, kiek konkrečiai įmonei kainuos verslo automatizavimas, nes konkrečios programinės įrangos kaina priklauso nuo kelių veiksnių, įskaitant:

* užduotys, kuriai išspręsti skirta programinė įranga;
* programos tipas: tipinis arba pritaikytas;
* išteklių reikalingas įgyvendinimui;
* prie sistemos prijungtų darbo vietų skaičius.

Pavyzdžiui, populiarios integruotos programos „1C: Enterprise“ licencijos kaina 100 darbų yra 432 000 rublių, 50 darbų - 187 200 rublių, 20 darbų - 41 400 rublių.

Automatizavimo kainą taip pat sudaro keli komponentai:

* pačios sistemos kaina, įskaitant „dėžutės“ kainą arba nuomos mokesčius, naudojant „debesies“ versiją;
* automatizavimo sistemos įrengimo ir personalo mokymo išlaidos;
* reguliarios techninės pagalbos kaina.

Prie verslo procesų automatizavimo kainos turėtų būti pridėtos ir netiesioginės išlaidos, pavyzdžiui, laikas, kurį vadovas ir pagrindiniai vartotojai sugaišta dalyvaujant projekte.

Šiuolaikinis verslas tam tikru mastu skiriasi nuo ankstesnių kartų verslo, jei kalbame apie pasaulį kaip visumą, o iš esmės kardinaliai - nuo verslumo veikla mūsų šalyje, kur buvo gana lengva atlikti savo darbą ir pagaminti tam tikrą „planinį“ produktą, neatsižvelgiant į vidinį efektyvumą. Tačiau besikeičianti politinė situacija šalyje, pasaulinė technologinė pažanga kartu su konkurencija pakeitė įmonių statybos vektorių, faktiškai priversdami naujos eros verslininkus sutelkti savo pastangas pirmiausia į darbo našumą. Vienu metu įvyko keletas didelių verslo, verslo įrankių ir verslo sistemų transformacijų, viena iš jų buvo tokių sąvokų kaip procesų valdymas ir verslo procesus.

Apie tai, kodėl procesų valdymas šiandien yra produktyviausias būdas valdyti verslo grandines įmonėje, kokį vaidmenį įmonėse atlieka verslo procesai ir jų automatizavimas, kaip iš tikrųjų galima automatizuoti procesus ir ką duoda verslo procesų automatizavimo sistema. įmonių efektyvumo sąlygos – pakalbėkime šiandieninėje medžiagoje.

Verslo procesų plėtra šiuolaikiniame pasaulyje

Tam tikra prasme verslo procesai egzistavo nuo pat verslumo aušros. Intuityviai žmonės, kurie dalyvavo prekyboje, jau kūrė tam tikrus nuoseklius veiksmus, kad pasiektų tam tikrą rezultatą. ekonominis efektyvumas. Tada jiems, greičiausiai, tai atrodė tiesiog logiškas ar patogus verslo veiklos organizavimo būdas. Todėl pradėtas vartoti terminas „verslo procesas“, reiškiantis tai, kas intuityviu lygmeniu suprantama kiekvienam, užsiimančiam verslu.

Iš pradžių verslo procesai iš tikrųjų buvo instrukcijos, nustatančios teisingiausią tam tikrų veiksmų atlikimo aprašymą. Techniškai tai buvo skirtingi reglamentai, kaip įmonė atlieka tam tikras procedūras. Vėliau verslininkai suprato, kad su šiais dokumentais reikia dirbti giliau. Tai buvo pirmoji patirtis tiriant verslo procesus, siekiant padidinti jų produktyvumą.

XX amžiaus XX dešimtmetyje procesai pradėti apibūdinti ne tik žodžiais ir seka, bet ir paprasčiausiomis struktūrinėmis schemomis su grafiniu santykių dizainu: „jei tai padarysi, bus taip, jei darysi kitaip, taip ir bus“. Tada atėjo susijusių algoritmų metas, kartu su kuriais verslo procesai, kaip veiklos valdymo elementas ir visa įmonė, vis labiau formalizuojami ir konsoliduojami kaip MUST HAVE visuose verslo sektoriuose.

Atėjus kompiuterių erai ir atradus naujų verslo procesų techninio palaikymo galimybių, imta versti verslo procesas in elektronine forma, stabilių horizontalių ir vertikalių sąsajų tarp įvairių procesų formavimasis, o kartu ir pirmieji bandymai automatizuoti mažas veiklos sritis.

Visa tai buvo būsimo visiško verslo procesų automatizavimo, skirto įmonės efektyvumui didinti, pirmtakas. Vėliau nemažai kūrėjų, įžvelgusių verslo automatizavimo potencialą ir galimybę sukurti sprendimą, kurį būtų galima įgyvendinti praktiškai neribotą skaičių kartų per metus. skirtingos įmonės, įžengė į automatizavimo rinką ir pradėjo siūlyti verslui įvairius verslo procesų srities sprendimus, taikomus bet kokiam funkciniam verslo lygiui.

Prasidėjo totalinis verslo procesų modeliavimas, atsirado elektroninės sistemos susiformavo kontrolės ir apskaitos, kokybės, standartizavimo ir reguliavimo procedūros normatyviniai rodikliai ir būdus, kaip sumažinti nukrypimus nuo jų.

Taip susiformavo ir toliau vystėsi idėja, kad reikia kurti į rezultatą orientuotą verslą, pagrįstą tam tikrais standartais. Tiesą sakant, tai buvo atsakas į tuometinį iššūkį ir poreikį didinti savo konkurencingumą, tai „atsakymas į vartotojų iššūkį“ ir logiška įmonių bei rinkos plėtra.

Verslo procesas kaip sėkmės raktas

Bet kuri komercinė įmonė orientuojasi į vieną rezultatą – pinigų uždirbimą. Siekdama šio tikslo, įmonė, priklausomai nuo jos apimties ir dydžio, atlieka tam tikrą skaičių veiksmų. Visi jie turi turėti tam tikrą galutinis rezultatas, o šių rezultatų visuma galiausiai priveda įmonę prie užduoties įgyvendinimo ir pelno. Todėl bet kuri įmonė, nepaisant jos verslo tipo, pramonės, geografijos ir kitų ypatybių, bus tarpusavyje susijusių verslo procesų sistema, nepaisant to, ką ši įmonė veikia.

Bet koks verslo procesas įmonėje savo ruožtu turi savininkus ir dalyvių grandinę, kurių bendras darbas tam tikro suplanuoto standarto ribose užtikrina normatyvinio rezultato pasiekimą. Be to, kiekvienas procesas turi iš anksto nustatytus valdymo taškus, kuriais procesų savininkai gali stebėti tarpinius rezultatus ir, jei reikia, imtis korekcinių valdymo veiksmų.

Būtent įvairių įmonės procesų rezultatų visumoje ir slypi pagrindinės veiklos tikslas.

Šiandien verslo procesų valdymas tapo ne tik svarbia, bet ir neatsiejama efektyvių įmonių verslo dalimi. Sunku įsivaizduoti tikrai progresyvų ir ekonomišką efektyvi įmonė, kurios organizacijos sistema nebūtų pagrįsta proceso požiūriu į verslą. Komponentai verslo procesus reguliuoja norminiai aktai gamybos skaičiai, finansinių ir gamybinių išteklių sąnaudas, personalo produktyvumą ir faktinį įmonės ekonominį potencialą.

Lygiagrečiai verslo procesai pradėjo atlikti ir kitą svarbią funkciją – neutralizuoti žmogiškojo faktoriaus įtaką. Nepriklausomai nuo įmonės techninio aprūpinimo laipsnio ar lygio technikos pažangaįmonėse vis dar dirba žmonės, o ne robotai, todėl tam tikrame organizaciniame lygmenyje žmogiškojo faktoriaus įtaka pasireiškia bet kuriuo atveju. Siekiant sukurti personalo veiksmų reguliavimo kontrolės galimybę, numatyti verslo procesai pagrindiniai rodikliai efektyvumą įmonės darbuotojams, jų atsakomybės laipsnį ir faktinį produktyvumą nagrinėjamo proceso rėmuose. Taip užtikrinamas organiškas sistemos funkcionavimas, kuriame „viskas savo vietose“ ir kontroliuojama ne tik galutinis proceso efektyvumas, bet ir kiekvienos verslo grandinės grandies indėlis į procesą. įtrauktas į jį.

Analitiniu požiūriu verslo procesų sistema tampa rodiklių, metrikų ir žinių šaltiniu organizacijos vadovybei, nes leidžia ne tik kontroliuoti esamą būseną, bet ir generuoti prognozes bei scenarijus, kaip pagerinti įmonės veiklos efektyvumą. ateitis. Verslo procesų analitika, arba kaip paprastai vadinama ekonominėje literatūroje – verslo procesų studija, leidžia kuo detaliau pažvelgti į verslą orientavimosi į produktyvumą požiūriu. Vadovybė, turinti tinkamą požiūrį į procesų modernizavimą, gali palaipsniui pagerinti beveik visus pagrindinius įmonės rodiklius:

• Pagerinti gamybos procesą, atsižvelgiant į jo greitį, sąnaudas ir produkto kokybę;
• Didinti personalo darbo našumą ir efektyvumą bei iš to kylančias asmeninės finansinės motyvacijos ir bendrojo personalo darbo kaštų fondo problemas;
• Optimizuoti administracinį procesų bloką ir veiklos sąnaudas;
• Gerinti įmonės vidinės struktūros kokybę, dokumentų srautą ir vidinę veiklos drausmę;
• Gerinti išorinės ir vidinės įmonės komunikacijos kokybę.

Apskritai, proceso požiūris Nuolatinis tobulinimas ir begalinio įmonių optimizavimo troškimas, todėl visų funkcinių centrų, kurių darbą būtų galima tobulinti remiantis šių centrų procesų analitika, išvardinti neįmanoma. Todėl pirmiausia reikia vadovautis logika ir orientuotis į konkrečios organizacijos specifiką, protingai įvertinant realias lubas konkretaus proceso tobulėjimui. Tobulinimas vardan tobulėjimo nėra prasmingas ekonominio efektyvumo didinimo požiūriu. Individualios konkretaus verslo ypatybės kur kas geriau lems poreikį ir teisingu keliu optimizavimui nei šablonų patobulinimai, persmelkti begalinio efektyvumo didinimo filosofija.

Verslo procesų automatizavimas kaip kelias į ateitį

Skaitmeninės ekonomikos era suteikė įmonėms daug naujų galimybių pagerinti savo procesų efektyvumą. Žymūs verslo analitikai pastaruosius dešimt metų aktyviai dirbo plėtojant procesų valdymo ir verslo procesų optimizavimo temą. Daug skirtingus požiūrius ir verslo procesų metodika pagrįstus įmonės valdymo principus, ir kiekvienas iš jų nusipelno ypatingo dėmesio. Konkrečiai įmonei jie gali turėti skirtingą efektyvumo laipsnį, nes tam tikru mastu priklauso nuo verslo tipo, masto ir kitų įmonės ekonomikos ypatybių, tačiau visa tai leidžia daryti išvadą, kad verslo procesų automatizavimas yra trumpiausias kelias nuspėjamas valdymo ir plėtros modelis.verslas.

Šiame kelyje verslo procesų automatizavimas leidžia padidinti konkurencingumą didinant tam tikros verslo grandinės dalies produktyvumą, palengvinant daugybę visiškai standartinių veiklos procedūrų:

1. Automatizavimas supaprastins apskaitos ir ataskaitų teikimo, pirminės apskaitos, didelių informacijos kiekių įvedimo, prekių likučių kontrolės ir kitų matematinių / skaičiavimo procedūrų, kurios tradiciškai yra daugiausiai rankinis daug darbo jėgos operacijų blokas, klausimus. Dažniausiai tai pasiekiama diegiant į praktiką automatizuotų IT technologijų, orientuotų į dokumentų apdorojimą ir savarankiškas operacijas, naudojimą, duomenų įvedimą pakeičiant įvairių elementų nuskaitymus ir kitus tokių įprastinių procedūrų supaprastinimus.
2. Procesų automatizavimas leidžia sumažinti arba optimizuoti pagrindines įmonės išlaidas. Pagrindiniai išlaidų elementai tradiciškai yra gamybos procesas ir įmonės personalas, o procesų automatizavimas leis nustatyti pagrindines kliūtis ir pagrindines neefektyvias grandis. personalas, taip pat sumažinti išlaidas pašalinus šiuos komponentus iš veiklos.
3. Procesų automatizavimas leidžia gerinti gaminių kokybę laikantis norminių reikalavimų ir įgyvendinant vidaus kontrolės priemones.
4. Procesų automatizavimas leidžia atlaisvinti įmonės vadovybės ir pagrindinių specialistų intelektinius išteklius, nukreipiant jų pastangas nuo daug darbo reikalaujančių ir įprastų rankinių operacijų atlikimo į įmonės plėtrą.

Pagrindinis bet kokio automatizavimo principas yra tas, kad ji turi būti integruota visuose organizacinės struktūros lygiuose, susijusiuose su tam tikru (automatizuotu) verslo procesu. Neįmanoma automatizuoti darbo eigos proceso neįtraukiant kurjerių tarnybaįmonės ir sekretoriatas. Arba, pavyzdžiui, automatizuoti bet kokį ciklą gamybos procesas, bet ne automatizuoti logistikos klausimus ar dirbti su klientų skundais. Jei buhalteriai ir toliau skaičiuoja mokėjimus rankomis ant skaičiuotuvo, turėdami automatizuotą sąskaitų faktūrų suvedimo ir mokėjimų tvirtinimo procesą, tai verslo procesas gali būti laikomas nepilnai automatizuotu. Ir tai tam tikru mastu atima iš jos bet kokią prasmę, nes įvykus klaidai (žmogiškajam faktoriui) jos nebus galima laiku atsekti, o tai turės įtakos tolesniems procesams.

Įmonės susiduria su skirtingais iššūkiais automatizuodami verslo procesus, priklausomai nuo jų vidinių savybių.

Pavyzdžiui, rankinė buhalterija ir skirtinga finansinė apskaita Lentelės vaizdas iš tikrųjų taip pat turi tam tikrą skaičių procesų savo struktūroje, tačiau sudėtingos automatizavimo įdiegimas šioje darbo srityje sukels tam tikrų problemų, nes ne tik techninės savybės bet ir darbuotojų pasipriešinimas.

Todėl verslo procesų automatizavimo projektai beveik visada kuriami nuo nulio, nes neįsigilinus į įmonės specifiką neįmanoma identifikuoti tų problemų, kurios gali iškilti vienoje organizacijoje. Pasitaiko situacijų, kai dėl automatizavimo sprendžia vadovybė, neatsižvelgdama į tai, kad įmonė tam tiesiog nepasirengusi, o projekto įgyvendinti iš esmės neįmanoma. Norint to išvengti, būtina aiškiai atvaizduoti tikslą, kurį reikia pasiekti dėl automatizavimo, nustatyti, kokių išteklių reikia tikslui pasiekti, koks personalas bus įtrauktas į automatizuoto verslo proceso įgyvendinimą, kokios rinkos tendencijos gali turėti įtakos verslo procesui per trumpą laiką.

Tik gerai apgalvota procesų automatizavimo strategija gali užtikrinti galutinį rezultatą ir pašalinti darbo dėl darbo riziką. Visi žino visiško verslo procesų neveiklumo pavyzdžius po jų „automatizavimo“ arba situacijų, kai dėl vidinių veiksnių neįmanoma užbaigti automatizavimo projektų. Todėl šiek tiek apsigyvename ties tipiškomis problemomis, su kuriomis susiduria įmonės:

1. Klaidos perkeliant procesą į automatizuota sistema – dažniausia problema, kurią sukelia noras sutaupyti. Nepatyrę vadovai, dažniausiai patys procesų vykdytojai, savo darbą stengiasi perkelti į informacinį lauką ir automatizuoti. Dėl to prarandamos detalės, laužoma logika arba visai nepaisoma, nėra automatinių veiksmų sekos, o visą automatizuotą procesą galima pavadinti tik „ramentu“. Tai logiškas rezultatas, nes pardavimo specialistai negali būti profesionalai automatizuotų verslo procesų kūrimo srityje. Toks darbas reikalauja ypatingos kvalifikacijos ir patirties, o rezultatas gali būti pasiektas tik bendromis siaurų specialistų ir proceso savininko pastangomis. Jei mes kalbame apie procesą, kuris apima daugiau nei vieną padalinį, arba įmonė nusprendė automatizuoti sunkus procesas(pirkimas, gamyba ir pan.), tuomet tik kvalifikuota komanda gali detaliai išstudijuoti procesą „tokį, koks yra“ ir sukurti veikiančią automatizuotą schemą.
2. Automatikos sabotažas yra problema, kuri dalijasi delnu su klaidomis perkeliant procesą į automatizuotą sistemą. Komanda, supratusi, kad automatizuotas procesas iš jų išlaisvina laikiną resursą, ima trukdyti diegti automatiką, vedama savisaugos instinkto arba elementaraus nenoro kažką keisti savo darbe ir mokytis naujų dalykų. Šią problemą gana sunku išlyginti šimtu procentų, nors turint kompetentingą valdymą ir turint realius resurso planus personalo asmenyje, galima perteikti komandai, kodėl vadovybė nusprendė automatizuoti ir kokį vaidmenį tai ar kad specialistas žais ateityje. Žinoma, tai neveiks, jei pagrindinis automatizavimo tikslas yra sumažinti išlaidas personalui (o daugeliui įmonių personalas vis dar yra pati brangiausia grandis).
3. Techninis personalo nepasirengimas- problema, kuri, kaip taisyklė, pasireiškia pačioje automatizavimo pradžioje arba, atvirkščiai, kai projektas baigiasi ir jau veikia. Automatikos strigimo dėl techninių sunkumų problema iš tikrųjų yra mažesnė blogybė, su kuria galima susidurti atliekant šį sudėtingą darbą, nes visada yra galimybė apmokyti darbuotojus ir sukurti vidinę mentorystės sistemą įmonėje, kad būtų išvengta tokių problemų. ateityje.
4. Mes neapskaičiavome savo jėgų yra investicijų problema. Automatizavimo planai buvo kolosalūs, įmonės resursai buvo skaičiuojami neteisingai, todėl kažkuriuo momentu tapo akivaizdu, kad projektui įgyvendinti neužtenka resursų. Ką daryti? Optimizuokite patį diegimo procesą (laiką, greitį), ieškokite resursų (pasiskolintų, atidėjimų), keiskite sąlygas (gaukite nuolaidas, keiskite rangovus, sumažinkite komandų apimtį) ir ieškokite galimybių užbaigti automatizavimo procesą bet kokiomis turimomis priemonėmis, jei tai galiausiai žada. pelno įmonei.

Jei verslui pavyko įveikti minėtas klaidas, kadangi probleminės situacijos buvo iš anksto išsiaiškintos, iškils klausimas, kaip tinkamai sureguliuoti automatizuotą verslo procesą. Išsamiau apsvarstykite tokių verslo procesų savybes:

• Automatizuotas verslo procesas turi turėti tikslą ir užduotis, kurias įmonė išsprendžia šiame verslo procese. Tai reiškia, kad bet kuris proceso vartotojas ir įmonės vadovas, pažvelgęs į verslo procesą, gali suprasti, kas yra galutinis tikslas verslo procesą, kokias užduotis reikia atlikti ir kas prisiims atsakomybę už jų įgyvendinimą kelyje į šį tikslą. Pavyzdžiui, jei automatizuotas verslo procesas yra praeitų metų atsargų kryžminis pardavimas, tai visuotinis tokio projekto tikslas yra parduoti pasenusias prekes. Užduotys pakeliui į šį tikslą: prekių asortimento formavimas, svetainės scenarijaus rašymas, pagal specialų algoritmą pridedančias prekes rekomendacijose klientams, platinimas el. paštu pagal nustatytas taisykles, nuolaidų nustatymas prekėms nuo praeities rinkinys ir kiti veiksmai, kurių kiekvienas yra priskirtas atsakingas specialistas arba padalijimas.
• Aiškus automatizuotas procesas turi būti reguliuojamas laiku. Tai iš tikrųjų yra pagrindinis procesų valdymo principas: visi veiksmai ir darbo organizavimas turi tilpti į tam tikrą suplanuotą laiką. Atitinkamai, kalbant apie pirmąjį pavyzdį su likučių pardavimu, toks projektas turi turėti veiklos spektrą ir produktyvumo rodiklį. Diapazonas apribos darbo pradžios ir viso proceso rezultatų apibendrinimo laiką, o produktyvumo greitis (taip pat matuojamas laiku) leis analizuoti kiekvienos proceso grandies indėlį į bendrą rezultatą, kontroliuodamas objektyviomis priežastimis nepateisintą darbų atlikimo terminų pažeidimą.
• Automatizuotas verslo procesas turėtų būti suskirstytas į etapus ir valdymo taškus. Tai padeda kontroliuoti proceso eigą priklausomai nuo jo etapo ar etapo, paskirstyti atsakomybę tarp proceso dalyvių ir papildomai greitai analizuoti procesą nebaigto užbaigimo stadijoje. Svarbu pažymėti, kad etapuose komandai suteikiama maksimali veiksmų laisvė ir veiklos seka, tačiau kontrolės punktuose reikalaujama griežtos atskaitomybės. norminis rezultatas etapai ir neabejotinas nustatytų terminų laikymasis.
• Automatizuoto verslo proceso standartų sistemoje turi būti pakankamai informacijos, kad būtų galima kontroliuoti proceso eigą. Procesą būtinai reglamentuoja dokumentų rinkinys ir ataskaitų teikimas. Šių proceso valdymo priemonių derinys leidžia komandai rasti išeičių iš sudėtingų situacijų nustatytoje srityje, o ne tik vadovaujantis instrukcijomis.
• Automatizuotas verslo procesas gali būti vertinamas ne tik iš anksčiau minėtų aspektų, bet ir jo įgyvendinimui naudojamų išteklių kontekste: darbo valandų, finansų, įrangos, technologijų ir kt. Visi šie klausimai turėtų būti iš pradžių apgalvoti ir apgalvoti verslo proceso įgyvendinimo etape, atsižvelgiant į kai kuriuos prognozuojamus situacijos pokyčius, kad būtų garantuotas verslo proceso užbaigimas su suplanuotu rezultatu.
• Atsakingas už verslo procesų vykdymą ir efektyvumą. Kad ir kokia tobula būtų verslo procesų automatizavimo sistema, jai reikalingas gyvas valdiklis, galintis žvelgti į situaciją globaliai ir kritiškai. Todėl bet kokį automatizuotą verslo procesą turi užtikrinti už jo vykdymą atsakingi darbuotojai, kurių užduotis yra ne tik atlikti esminę funkciją, bet ir kontroliuoti pagrindinius proceso taškus.
• Dalyvių informavimas yra svarbiausias tarpusavyje susijusios verslo procesų sistemos elementas, kuri taip pat yra valdymo priemonė. Didžiausią produktyvumą rodo automatinio informavimo apie visus verslo procese vykstančius veiksmus sistemos, sukurtos taškų principu, pagal kuriuos pati sistema generuoja pranešimus ir informuoja specialų dalyvių sąrašą. Žinoma, rankinis informavimas irgi veikia, bet reikalauja disciplinos ir labai dažnai duoda tam tikrų nesėkmių.

Remiantis tuo, kas išdėstyta, akivaizdu, kad verslo procesų automatizavimas, nepriklausomai nuo vietos, pramonės, rinkos ar veiklos krypties, tai yra bet kuriai įmonei, yra iš esmės naujas verslo vykdymo lygis. Neįmanoma pervertinti automatizuotų verslo procesų diegimo naudos, nes aršios konkurencijos ir skaitmeninės ekonomikos eroje jie tampa absoliučia būtinybe toms įmonėms, kurios nori išlaikyti ir padidinti savo rinkos dalį. Įdiegdama automatizuotus verslo procesus, įmonė ne tik įgyja tam tikrą akivaizdžių pranašumų rinkinį prieš konkurentus, bet ir pakelia savo verslą į iš esmės naują verslo veiklos lygį. Iš dalies šį procesą galima pavadinti pasaulėžiūra, orientuota į vidinę veiklą ir efektyvumo didinimą. Dvidešimt pirmame amžiuje fizinis darbas nebėra ekonomikos pagrindas, o įmonės per intelektualinius žmonijos laimėjimus verslo procesų automatizavimo srityje gali paspartinti augimą, padidinti našumą ir greitį, pagerinti paslaugų kokybę ar sumažinti išlaidas.