Automatisation de l'enregistrement et de la comptabilité des applications client dans Almaz-Antey OJSC. Travail de diplôme : Système d'information de comptabilisation des candidatures CJSC "Service TsRT" Système automatisé de comptabilisation des candidatures

MINISTERE DU TRAVAIL ET DE L'EMPLOI DES JEUNES

DE LA RÉPUBLIQUE KIRGHIZE

INSTITUT POUR LE DÉVELOPPEMENT SOCIAL ET L'ENTREPRENEURIAT

Département d'informatique appliquée

TRAVAIL DIPLÔMÉ

Sur le thème : Automatisation des applications comptables en

LLC "SV Logistics" utilisant le programme 1C : gestion du service informatique 8

Terminé : étudiant gr. GIP

Conseiller scientifique:

Maître de conférences

autorisé à défendre

"____" ___________ 2012

tête département

Candidat en sciences physiques et mathématiques

PI Bolzhiev BA

_____________________________

Présentation……………………………………………………………………………………...3

1. Partie analytique……………………………………………………………………...8

1.1 Caractéristiques techniques et économiques du domaine et de l'entreprise. Analyse des activités de la SARL « SV Logistics »………………………………………….… 8

1.1.1 Caractéristiques de l'entreprise et de ses activités ……………………………….….8

1.1.2 Structure organisationnelle gestion d'entreprise………….…… .…11

1.1.3 Architecture logicielle et technique du SI d'entreprise………….……13

1.2 Caractéristiques de l'ensemble des tâches, tâches et justification du besoin d'automatisation……… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………….

21

1.2.2 Détermination de la place de la tâche projetée dans le complexe de tâches et sa description………………………………………………………………………………. 24

1.2.3 Justification de la nécessité d'utiliser la technologie informatique pour résoudre le problème………… …………………………………………………………..…25

1.2.4 Analyse du système pour assurer la sécurité de l'information et la protection de l'information………………………………………………………………………………28

1.3 Analyse des développements existants et choix de la stratégie d'automatisation de la SARL « SV Logistics »……………………………………………………………………….

1.3.1 Analyse des développements existants pour l'automatisation des tâches………...…33

1.3.2 Sélection et justification d'une stratégie d'automatisation des tâches………………...44

1.3.3 Sélection et justification de la méthode d'acquisition de la PI pour l'automatisation des tâches

2. Gestion informatique de la configuration 8 Révision 2.0……………………………….51

2.1 Descriptif général .................................................. ................ ..... ............................. .................. ...51

2.2 Configuration système requise.................................................. .................................................. ............. 52

2.3 Mise en route.............................................................. ................ ............. ..................... ........ ....... ....53

2.4 Boucles de comptabilité de configuration .................................................. .... .......................................54

2.5 Circuit d'entrepôt ................................................ ..... ..................................................55

2.6 Document "Reçu" ......................................................... .. ............................... 58

2.7 Documenter "Mouvement" .................................................. .. ...............................................58

2.8 Document "Radiation" ...................................................... .................................................................... ..................59

2.9 Document « Inventaire » ......................................................... ..................................................60

2.10 Autres document.................................................. .................................................. ............ .60

2.11 Réparations.................................................. . ............................................. ..... ... ...........60

2.11.1 Document "Début de réparation" .................................................. ......................................60

2.11.2 Document « Achèvement de la réparation » ...................................... .................... .................... ......61

2.12 Candidatures aux fournisseurs .................................................. .................. .................................. ............. 62

2.13 Demandes utilisateur .................................................. ...................................................62

2.14 Rapports.................................................. ............................................................... ........... .......................64

2.15 Téléchargement d'images dans la configuration à l'aide de Google et Yandex Images ................................ ......... . .................................................. ...................................................... 65

2.16 Autres fonctionnalités .................................................. .................................................. ...........65

Conclusion………………………………………………………………………………66

Liste de la littérature utilisée………………………………..…………… 68

Introduction

Au XXIe siècle, l'automatisation des processus métier n'est pas un luxe.

Cet événement, dont la nécessité et l'efficacité ont convaincu les dirigeants des entreprises les plus prospères non seulement en Europe et en Amérique, mais aussi en Russie et dans les pays de la CEI.

Le plus souvent, les conséquences de l'automatisation des processus métiers de l'entreprise sont :

• augmentation significative de la productivité du travail et réduction des coûts de main-d'œuvre;
• augmenter la vitesse d'exécution des tâches liées à divers types de comptabilité;
• réduire le nombre d'erreurs dans la documentation, les rapports, etc.
• augmenter l'efficacité de la comptabilité, entraînant une augmentation de la rentabilité de l'entreprise;
• commodité des processus commerciaux et du flux de travail.

Chacun des points énumérés ci-dessus est un argument de poids en faveur de l'attention portée à la possibilité d'automatiser les processus commerciaux de l'entreprise.

Naturellement, dans le complexe, ces points deviennent une base fiable pour une entreprise prospère et prospère, quel que soit le secteur dans lequel l'entreprise est impliquée.

La dernière crise financière et économique mondiale a clairement montré que ce sont précisément les entreprises où le système d'automatisation a été introduit et développé qui ont une compétitivité et une stabilité élevées. Par exemple, un développement clair et une mise en œuvre compétente d'un système de comptabilité automatique dans la société d'investissement "MG Securities" (Moscou) fin 2008 - début 2009. résolu un certain nombre de problèmes qui réduisaient auparavant la vitesse et l'efficacité du flux de documents, des processus comptables et de la gestion des transactions.

Sur la base de ce qui précède, nous pouvons conclure sans risque que le sujet de cette thèse est particulièrement pertinent dans conditions modernes affaires, notamment en prévision de la fin de la crise financière mondiale. En effet, dans la poursuite de la compétitivité, il est important d'accélérer le processus de prise de décision, d'augmenter la mobilité dans les contacts avec les clients et, en même temps, de surveiller avec compétence et en temps opportun les processus commerciaux internes de l'entreprise afin d'atteindre une plus grande efficacité de travail. Bien sûr, l'automatisation est la clé ici.

Mais n'oubliez pas que chaque entreprise est individuelle. Par conséquent, l'efficacité maximale de l'automatisation des processus métier ne peut être atteinte qu'avec une approche individuelle.

Pour les entreprises et les organisations qui étendent activement leurs activités, non seulement en raison de l'émergence de nouveaux clients et partenaires, mais aussi en augmentant leur chiffre d'affaires et en offrant plus un large éventail services et options de coopération pour les clients et partenaires existants, il est particulièrement important d'automatiser l'enregistrement et/ou le suivi des candidatures de ces contreparties afin d'accroître l'efficacité de leurs activités. Cette procédure, au final, non seulement facilite grandement le travail du demandeur, mais permet également à l'exécuteur de la demande de gagner du temps dans la réception/le traitement des demandes et de minimiser l'impact des erreurs de "facteur humain". Après tout, quel que soit le niveau de qualification d'un spécialiste, il faut rendre hommage au progrès technologique: la mémoire de la machine et la vitesse de traitement des données dépassent des indicateurs humains similaires.

Ainsi, l'objectif de ce projet de thèse est d'analyser l'automatisation de l'enregistrement et du suivi des candidatures clients réguliers et partenaires commerciaux. Parallèlement, un « client régulier » ou un « partenaire régulier » d'une entreprise doit être compris comme toute personne avec laquelle au moins un contrat a été exécuté.

L'objectif fixé a prédéterminé la formulation et la solution d'un certain nombre de tâches interdépendantes :

Dans le processus de résolution de la tâche principale, une approche fonctionnelle-modulaire (structurelle) a été utilisée. Au cours de la résolution de tâches secondaires, nous avons utilisé approche systémique, méthode d'analyse factorielle, méthode d'expertise, méthodes d'évaluation de l'efficacité financière, méthodes de statistique et de prévision.

Ce travail de thèse se compose de deux parties.

La première partie reflète la partie analytique du projet, qui présente les caractéristiques techniques et économiques de la SARL "SV Logistics" et le processus d'enregistrement et de suivi des candidatures des clients et partenaires existant dans l'entreprise ; caractérisation du complexe de tâches à résoudre et justification de la nécessité d'automatiser le processus décrit dans LLC "SV Logistics" ; analyse des développements existants, justification des solutions de conception et choix d'une stratégie d'automatisation de l'enregistrement et du suivi des candidatures des clients réguliers et partenaires de SV Logistics LLC.

La deuxième partie de l'ouvrage contient une description directe du programme 1C : Gestion du service informatique 8, et son application pratique dans cette organisation. Les avantages de cette configuration sont décrits, l'analyse d'efficacité est effectuée. Les méthodes et principes de mise en œuvre de la tâche principale du projet de diplôme - l'enregistrement et le suivi des candidatures des clients réguliers et des partenaires de LLC "SV Logistics" sont pris en compte. Les avantages et les fonctionnalités supplémentaires du système d'information 1C: gestion du service informatique 8 sont pris en compte.

1. Partie analytique

1. Caractérisation technique et économique du domaine et de l'entreprise. Analyse des activités de la LLC "SV Logistics"

1. Caractéristiques de l'entreprise et de ses activités

La société à responsabilité limitée "SV Logistics" opère avec succès sur le marché des technologies de l'information depuis 2002 et opère sur la base de la charte approuvée le 16.04.02.

La mission de « SV Logistics » est de fournir une assistance informatique professionnelle polyvalente aux entreprises comme aux particuliers.

L'activité principale de SV Logistics LLC est la fourniture de services d'externalisation informatique.

L'IT-Outsourcing (Information Technology Outsourcing) est le transfert à une société spécialisée de toutes les tâches de gestion des technologies de l'information d'une entreprise ou de ses fonctions informatiques individuelles.

Dans le cadre d'IT-Outsourcing, SV Logistics LLC réalise :

• services pour la création de l'infrastructure informatique de l'entreprise (organisation, planification, fourniture, installation, configuration complète des réseaux informatiques locaux d'un nouveau bureau ou modernisation d'un ancien système - "bureau clé en main");
• prestations de service Gestion intégrée Infrastructure informatique de l'entreprise ;
• services de maintenance et de maintenance d'abonnés d'ordinateurs, de serveurs, d'équipements de bureau et de réseaux locaux;
• administration et soutien systèmes informatiques, mise en œuvre et maintenance des programmes ;
• vente et livraison Logiciel et composants informatiques, assemblage d'ordinateurs sur commande;
• fournir un support utilisateur professionnel (Help Desk);
• résolution de problème la sécurité des informations.

La deuxième activité la plus importante de l'entreprise

LLC "SV Logistics" est de fournir une large gamme de services dans le domaine des technologies WEB (hébergement flexible et multifonctionnel ;

Création de sites web; développement, support technique et promotion (promotion) de sites Web).

Le travail de "SV Logistics" est basé sur la recherche constante de nouvelles solutions et technologies rationnelles, l'expansion et la croissance constante de la qualité des services fournis.

Le principal avantage de LLC "SV Logistics" est la longue expérience et la haute qualification de ses employés, une excellente connaissance de toute la gamme de services et de produits proposés, une approche responsable des affaires.

La valeur principale et incontestable de la LLC "SV Logistics" est la confiance établie des clients et des partenaires, exprimée dans une coopération à long terme, à long terme et efficace.

Tableau 1.1 Candidatures des clients réguliers et des partenaires de SV Logistics LLC pour 2009

Nom de l'indicateur	Nombre de transactions-offres 2009, pcs.	% du montant total reçu 2009	Chiffre d'affaires réellement exécuté des offres 2009, som.	Chiffre d'affaires potentiel des applications 2009, som.	prix moyen contrats par rapport au nombre de candidatures 2009, som.
Entrepreneur - Client
	au total
ordres-transactions exécutés
commandes commerciales non réglées
	non lu (en retard)
	différé (retardé)
	demandes de conflit
	au total
ordres-transactions exécutés
commandes-transactions non exécutées
	non lu (en retard)
	différé (retardé)
	demandes de conflit
Contrepartie - Partenaire
	au total
ordres-transactions exécutés
commandes commerciales non réglées
	non lu (en retard)
	différé (retardé)
	demandes de conflit
DEMANDES TOTALES accepté et mis en œuvre
DEMANDES TOTALES accepté : rempli et insatisfait

Brève description

L'objectif de ce projet de fin d'études est d'analyser l'automatisation de l'enregistrement et du suivi des candidatures des clients réguliers et des partenaires de l'entreprise. Parallèlement, un « client régulier » ou un « partenaire régulier » d'une entreprise doit être compris comme toute personne avec laquelle au moins un contrat a été exécuté.
L'objectif fixé a prédéterminé la formulation et la solution d'un certain nombre de tâches interdépendantes :
Étudier le schéma de travail existant avec les clients réguliers et les partenaires de SV Logistics LLC et identifier les facteurs qui contribuent à une diminution / augmentation de l'efficacité du travail ;
Description de l'automatisation de l'enregistrement et du suivi des candidatures des clients réguliers et des partenaires de LLC "SV Logistics" dans le programme 1C : gestion du service informatique 8 ;
Justification de l'efficacité et de l'intérêt pratique de l'utilisation du système d'information 1C : Gestion du service informatique 8.

Table des matières

Présentation……………………………………………………………………………………...3
1. Partie analytique……………………………………………………………………...8
1.1 Caractéristiques techniques et économiques du domaine et de l'entreprise. Analyse des activités de la SARL « SV Logistics »………………………………………….… 8
1.1.1 Caractéristiques de l'entreprise et de ses activités…………………………….….8
1.1.2 Structure organisationnelle de la direction de l'entreprise………….…….…11
1.1.3 Architecture logicielle et technique du SI d'entreprise………….……13
1.2 Caractéristiques du complexe de tâches, tâches et justification du besoin d'automatisation………………………………………………………………………………………… ………………………21
1.2.1 Sélection d'un ensemble de tâches d'automatisation et caractéristiques des processus métier existants …………………21
1.2.2 Détermination de la place de la tâche conçue dans le complexe de tâches et sa description……………………………………………24
1.2.3 Justification de la nécessité d'utiliser l'informatique pour résoudre le problème………………………25
1.2.4 Analyse du système de sécurité et de protection de l'information……………………………28
1.3 Analyse des développements existants et choix de la stratégie d'automatisation de la SARL « SV Logistics »………………………33
1.3.1 Analyse des développements existants pour l'automatisation des tâches………...…33
1.3.2 Sélection et justification d'une stratégie d'automatisation des tâches………………...44
1.3.3 Sélection et justification de la méthode d'acquisition de la PI pour l'automatisation des tâches
2. Gestion informatique de la configuration 8 Révision 2.0……………………………….51
2.1 Descriptif général .................................................. .................................................. . ..51
2.2 Configuration système requise.................................................. .................................................. .............52
2.3 Mise en route.............................................................. ..................................................................... .... ....53
2.4 Boucles de comptabilisation de la configuration .................................................. ..................................................54
2.5 Boucle d'entrepôt .................................................. ........... ....................................... ............55
2.6 Document "Reçu" ......................................................... .....................................................58
2.7 Documenter "Mouvement" .................................................. .....................................................58
2.8 Document "Radiation" ...................................................... .......................................................59
2.9 Document "Inventaire" ...................................................... .....................................60
2.10 Autres document.................................................. .................................................. .............60
2.11 Réparations.................................................. .. .............................................................. ... ........60
2.11.1 Document "Début de réparation" .................................................. ..................................60
2.11.2 Document "Achèvement de la réparation" ...................................... .........................................61
2.12 Candidatures aux fournisseurs .................................................. .................. .................................. ........62
2.13 Requêtes des utilisateurs.............................................. .................................................. ................62
2.14 Rapports.................................................. .. .............................................................. ... ..........64
2.15 Téléchargement d'images dans la configuration à l'aide de Google et Yandex Images ....................................... ....... .........65
2.16 Autres fonctionnalités .................................................. .................................................. .......65
Conclusion……………………………………………………………………………66
Liste de la littérature utilisée………………………………..……………68

Le programme pour les applications comptables et les commandes est conçu pour automatiser le processus de comptabilisation des commandes ou d'acceptation des applications dans un petit organisation commerciale. Le programme automatise entièrement la comptabilité opérationnelle et managériale de l'entreprise, facilitant grandement le travail des employés et des managers. Étant donné que le programme est construit sur la plate-forme, il est simple et intuitif pour l'utilisateur, tout comme les autres projets créés sur cette plate-forme. Par conséquent, même une personne peu familière avec un ordinateur pourra travailler avec.
Le programme dispose d'un catalogue de produits très pratique. Chaque produit possède un ensemble de caractéristiques, par exemple : nom, code-barres, fabricant, pays de production, etc. L'ensemble des caractéristiques du produit peut être n'importe lequel, c'est-à-dire vous pouvez facilement et rapidement ajouter les caractéristiques souhaitées au produit ou supprimer celles qui ne sont pas nécessaires. Pour chacune des caractéristiques, vous pouvez définir un filtre pour rechercher rapidement le produit recherché dans le catalogue. Aussi pour plus de commodité et recherche rapide le programme de comptabilisation des commandes fournit une arborescence de dossiers. Il vous permet de créer votre propre classement de produits et de placer les produits dans leurs dossiers respectifs. Vous pouvez ajouter un nombre illimité de photos à chaque produit. La liste des marchandises peut être importée d'une feuille de calcul Excel et exportée du programme vers une feuille de calcul Excel. Le programme prend en charge le travail avec un scanner de codes-barres. Le scanner est connecté à un ordinateur via un port USB et lit le code-barres, les données lues sont remplacées dans le champ de filtre et le produit souhaité est automatiquement trouvé.
Étant donné qu'en plus de vendre des biens, les organisations peuvent également fournir des services connexes, le programme d'enregistrement des demandes et des commandes fournit également une liste de services. Chaque service a un ensemble souhaité de caractéristiques, qui, si nécessaire, peuvent être modifiées. Il est possible de rechercher par n'importe laquelle des caractéristiques. La liste des services peut être téléchargée à partir d'un tableur Excel.
Pour automatiser les règlements avec les fournisseurs, le programme dispose d'une base de données de fournisseurs. Chacun d'eux a l'ensemble de caractéristiques nécessaires : nom, numéro de téléphone, détails, etc. Le solde du fournisseur est calculé automatiquement. Il est calculé comme la différence entre le montant total des marchandises livrées et le montant total des paiements à ce fournisseur. La liste peut être filtrée par n'importe quel champ.
Le programme de comptabilisation des commandes contient également la liste des responsables de votre organisation. Pour chacun d'eux, des statistiques sont conservées et stockées information nécessaire. Chaque gérant a son propre pourcentage de ventes, selon lequel son salaire et le bilan du gestionnaire est formé. Il existe également des filtres pour les caractéristiques souhaitées.
La base de données des acheteurs est également fournie dans le programme comptable de l'application. Le nom, les détails, les données pour la formation des contrats - tout cela caractérise chaque acheteur. La liste des caractéristiques peut être modifiée selon vos souhaits. S'accumule automatiquement montant total achats. La liste des acheteurs peut être importée dans le programme à partir d'une feuille de calcul Excel et exportée du programme vers Excel, si nécessaire. Cette liste peut être filtrée par n'importe laquelle des caractéristiques de l'acheteur.
L'arrivée des marchandises s'effectue par l'intermédiaire de l'opération du même nom. Nous sélectionnons un fournisseur et ajoutons des produits du catalogue de produits, en précisant leur quantité et en modifiant le prix d'achat si nécessaire. Vous pouvez importer la liste des marchandises dans l'opération Réception à partir d'une feuille de calcul Excel. C'est une fonctionnalité très pratique. Si votre fournisseur peut vous envoyer un fichier Excel avec une liste des marchandises livrées, vous n'aurez qu'à charger ces données dans le programme. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le bouton Importer depuis Excel et de sélectionner un fichier avec une liste de marchandises, et les données entreront automatiquement dans le programme. La quantité des marchandises livrées ira à l'entrepôt, et le montant total de la livraison sera enregistré sur la balance du fournisseur. La liste des transactions de réception est équipée de filtres par fournisseur et date de transaction.
La comptabilisation des commandes dans le programme est très simple. Vous devez sélectionner le statut de la commande et l'acheteur dans la liste des acheteurs. Le nom de famille du gestionnaire sera remplacé automatiquement en fonction du nom d'utilisateur sous lequel vous vous trouvez dans le compte.

Une étape importante dans la conception de tout système d'information est l'élaboration de schémas reflétant le fonctionnement du processus automatisé. Actuellement, l'outil de conception automatisé BPWin CASE est largement utilisé à ces fins. Le produit logiciel BPWin est un outil puissant pour créer des modèles qui vous permettent d'analyser, de documenter et de planifier les modifications de processus métier complexes. BPWin est un moyen de collecter les informations nécessaires sur le fonctionnement de l'entreprise et une représentation graphique de ces informations sous la forme d'un modèle holistique et cohérent. Le modèle BPWin est une représentation graphique de la réalité, c'est-à-dire un moyen de documenter et de formaliser les processus métiers. Avec lui, vous pouvez créer des diagrammes DFD et IDEF0 qui vous permettent d'analyser du point de vue des flux d'informations dans le système et du point de vue de la fonctionnalité du système lui-même.

Nous allons construire IDEF0 et DFD - diagrammes pour l'entreprise, afficher la technologie de traitement des données et le transfert d'informations d'une fonction à une autre dans le cadre du développement d'un portail d'entreprise, comme le montrent les figures 1, 2 et 3.

IDEF0 est une méthodologie de modélisation fonctionnelle. Utilisant le langage graphique visuel IDEF0, le système à l'étude apparaît aux développeurs et aux analystes comme un ensemble de fonctions interdépendantes (blocs fonctionnels - en termes d'IDEF0).

En règle générale, la modélisation IDEF0 est la première étape de l'étude de tout système.

Le diagramme structurel-fonctionnel d'IDEF0 est illustré à la figure 1.

Figure 1 - Le niveau contextuel du schéma fonctionnel "Servir la demande de l'utilisateur au service informatique"

Figure 2 - Le deuxième niveau du schéma IDEF0 "Servir la demande de l'utilisateur au service informatique"

Contrairement aux flèches dans IDEF0, qui illustrent les relations, les flèches dans DFD montrent comment les objets (y compris les données) se déplacent réellement d'une activité à une autre. Cette représentation de flux garantit que les modèles DFD reflètent ces caractéristiques physiques systèmes, tels que le mouvement d'objets (flux de données), le stockage d'objets (magasins de données), les sources et les consommateurs d'objets (entités externes).

La figure 4 montre la technologie de traitement des données et de transfert d'informations d'une fonction à une autre sous la forme d'un diagramme de flux de données (diagramme DFD). Avant de construire un diagramme de flux de données, les données d'entrée et de sortie du système qui affectent son fonctionnement sont analysées.

Les données d'entrée pour le système sont : les données d'autorisation de l'utilisateur, les informations permettant de contacter le service d'assistance aux utilisateurs, les informations sur l'objet desservi.

La sortie du système est l'intégralité de l'application terminée, le processus contrôlé d'exécution de l'application.

Figure 3 - Diagramme fonctionnel (DFD)

Conformément à l'objet du travail, nous effectuerons des recherches sur le marché des produits logiciels pour la communication d'entreprise (marché des portails) et analyserons les solutions logicielles les plus connues dans ce domaine.

Le marché des portails est apparu en 1998. Au départ, les développeurs qui se spécialisaient uniquement dans les portails se concurrençaient sur ce marché. Après 18 mois, d'autres acteurs sont apparus sur ce marché, des grands et moyens éditeurs de logiciels. Au plus fort de ce marché, il existe plus de 100 développeurs de portails. Maintenant, il n'y a plus que 60 .

Généralement, il existe trois scénarios standard lors du choix d'une solution de portail d'entreprise :

Achat de solutions prêtes à l'emploi (plateformes ou systèmes de haute disponibilité) ;

Développement à partir de zéro (développement personnalisé);

Approche combinée (développement de modules spécifiques, mais basés sur des solutions ou plateformes toutes faites).

Mais il est à noter qu'un nombre considérable de solutions gratuites sont apparues récemment. L'utilisation de portails gratuits est de plus en plus courante en Russie, mais, malheureusement, pour concurrencer des solutions toutes faites ou travail sur mesure encore, du fait que la plupart des systèmes mis en place ont été lancés à titre de test et adaptés à l'organisation pendant une longue période. Le temps en affaires, comme vous le savez, c'est de l'argent.

Chacune des approches a ses avantages et ses inconvénients, mais, en règle générale, lors du choix d'une solution, toutes les approches sont évaluées selon l'ensemble de critères suivant :

Coût de la solution (y compris licences, équipements et travaux) ;

La rapidité de mise en œuvre et de livraison du système fini ;

Le caractère unique des processus d'affaires de l'entreprise ou la présence d'exigences spécifiques ;

Normes d'entreprise et préférences technologiques ;

Disponibilité de spécialistes qualifiés au sein de l'entreprise et leur spécialisation ;

Style innovant ou conservateur de l'entreprise ;

Approche de la mise en œuvre du système - le système est adapté aux processus métier de l'entreprise, ou l'entreprise adapte les processus métier à la fonctionnalité du système.

Dans tous les cas, une analyse détaillée de la situation de chaque client spécifique et une approche individuelle lors du choix d'une solution sont nécessaires.

La méthodologie d'introduction des portails intranet est, en général, similaire à la mise en œuvre de tout système d'information avec un grand nombre d'utilisateurs. Bien sûr, la mise en œuvre de tels systèmes nécessite une approche professionnelle de la part des développeurs, un chef de projet qualifié et projet de groupe, approche industrielle du développement et de la mise en œuvre du système (conception, développement, tests, formation, mise en service). Mais la chose la plus importante à ne pas oublier est que lors de la mise en place d'un portail intranet d'entreprise, ce ne sont pas les difficultés techniques qui viennent au premier plan, mais les problèmes administratifs, les problèmes de sécurité de l'information et le transfert de connaissances du développeur aux utilisateurs finaux.

Les caractéristiques de la mise en œuvre d'un portail d'entreprise dépendent en grande partie des buts et objectifs que le client fixe pour ce système, de sa culture d'entreprise et du niveau d'automatisation actuel de l'entreprise. Deux entreprises concurrentes sur le marché peuvent avoir des exigences différentes pour le système, et la mise en œuvre du portail d'entreprise dans ces entreprises se fera de manière complètement différente.

En règle générale, toutes les entreprises sont confrontées au même ensemble de problèmes lors de la mise en œuvre de portails d'entreprise. Parmi eux figurent les suivants :

La nécessité de changer les processus métiers de l'entreprise du fait de l'automatisation déjà réalisée, la nécessité de redistribuer les responsabilités ;

Manque de formalisation des processus et de leur documentation, ce qui ne permet pas un énoncé clair du problème ;

L'habitude de travailler sur le « contact personnel » ;

Faible culture de l'utilisation des ordinateurs dans les entreprises ;

Résistance du personnel des entreprises lors de la mise en œuvre ;

Fermeté insuffisante de la direction lors de la mise en place du système dans l'entreprise ;

Faible niveau de compréhension des avantages potentiels de l'utilisation des systèmes d'information d'entreprise par la direction et les employés de l'entreprise ;

Difficulté à formaliser la répartition des droits d'accès à l'information ;

Une tentative de transfert du fouillis d'informations de l'entreprise dans un fouillis automatisé via un portail ;

Manque d'expérience dans l'exploitation de tels systèmes et, par conséquent, un faible niveau de compréhension des options possibles pour l'utilisation du portail.

Cela ne veut pas dire que tous ces problèmes sont insolubles. Juste pour les résoudre plus efficacement, il est nécessaire d'impliquer des spécialistes et des consultants expérimentés qui ont une expérience dans la mise en œuvre de tels systèmes et offriront à l'entreprise les voies et moyens de résoudre ces problèmes, déjà testés avec d'autres clients, en tenant compte de la connaissance des spécificités des affaires russes.

Dans notre analyse comparative, nous examinerons plusieurs options de solutions de portail en boîte prêtes à l'emploi et une gratuite. Les portails WSS Portal et DeskWork sont basés sur la technologie Microsoft SharePoint Services, qui est désormais très populaire dans le monde entier. 1C-Bitrix : Le portail d'entreprise et l'eGroupware reposent sur propres développements, et eGgroupware est généralement une application open source.

1.3.1 Portail eGroupware

eGroupWare est gratuit Logiciel, conçu pour améliorer le travail de groupe dans les entreprises avec un nombre d'employés allant de quelques personnes à plusieurs milliers.

L'introduction d'eGroupWare aidera à mettre en place un système d'information unifié dans l'entreprise et aidera chaque employé à résoudre les affaires courantes.

eGroupWare est livré avec des applications telles que :

Calendrier. Ce composant est conçu pour organiser un seul espace temporaire de l'entreprise et vous permet d'attribuer des événements pour vous-même ou un collègue.

Gestion de projet. Permet à un grand nombre d'utilisateurs de travailler sur un projet et d'effectuer les actions spécifiées pour chacun d'eux.

Revue d'informations. Il s'agit d'un journal de tous les événements que vous ou votre collègue devez faire à un moment ou à un autre (passer un appel, effectuer une action ou simplement laisser une note)

• Comment la base de connaissances réduit le coût des réparations planifiées
• Quelle astuce motive les salariés à passer rapidement au travail dans un nouveau système d'information
• Pourquoi inclure les infirmières dans le service d'assistance

Nous utilisons des équipements importés sophistiqués. Les appareils comprennent les tomographes 3D, les appareils de thérapie au laser, les électrocardiographes, les unités dentaires et de fonderie et les compresseurs. Chaque mois, le service technique reçoit de 100 demandes pour la réparation et l'entretien des équipements. Chaque demande doit être incluse dans le programme de travail, en tenant compte de l'urgence, de la complexité et du temps d'exécution. Dans le même temps, les réparations doivent être planifiées en tenant compte de la charge de travail des médecins et des courts intervalles de travail.

Il y a trois ans, nous avons compris qu'il nous fallait automatisation Entretien et réparation d'équipements. Mode "manuel" d'organisation de la réparation Equipement technique accompagnée de quatre problèmes.

4 problèmes d'organisation "manuelle" de la réparation du matériel

1. Conflits des employés des services techniques et du personnel médical. Les ingénieurs étaient lents à traiter les demandes, les perdant parfois complètement. Ils arrivaient tardivement aux appels, obligeant les médecins à interrompre l'accueil des patients. Les médecins se sont plaints et ont manipulé la direction : « nous ne l'avons pas fait, car le matériel n'a pas fonctionné pendant un mois, personne ne l'a réparé ».
2. L'opacité du chargement du service technique. Des demandes répétées non pertinentes paralysaient le service technique. Le travail des ingénieurs est passé du mode « demande-réparation » au mode « j'ai oublié parce que je faisais d'autres travaux difficiles ».
3. Manque de transparence dans la comptabilité des réparations. Nous avons acheté une machine à rayons X. Il n'y avait aucune documentation pour sa réparation. Les informations sur l'équipement et les méthodes de dépannage étaient stockées dans les cahiers des ingénieurs. Au bout d'un moment, nous ne comprenions plus où se trouvait le matériel, dans quel état il était et pourquoi des factures aussi importantes étaient reçues pour sa réparation.
4. Serrage conscient par les ingénieurs du travail gênant. Il n'y avait pas de base de données sur l'historique des réparations de l'équipement. Les ingénieurs n'ont pas effectué de maintenance préventive planifiée, ils ont radié les pièces de rechange en état de marche.

Comment choisir un produit pour l'automatisation de la maintenance

Nous avons analysé les solutions proposées par le marché pour automatiser la comptabilisation des équipements médicaux et automatiser les demandes de réparation. Nous avons découvert que les produits occidentaux sont chers, difficiles à mettre en œuvre et encombrants, mais il n'y a pas de produits russes. Ensuite, ils ont prêté attention au produit "1C: ITIL Management informatique entreprises".

L'intégrateur 1C-Rarus a démontré les capacités du programme. Cependant, il a averti que bien que le programme soit adapté à une institution médicale, personne ne l'a appliqué dans la pratique.

On nous a proposé d'acheter une version en boîte, ils ont promis de fournir instructions nécessaires, mais vous devrez adapter le produit vous-même. Après avoir pesé le pour et le contre, nous avons décidé de tenter notre chance. Le programme est compatible avec d'autres produits 1C, ce qui facilite la maintenance des bases de données et, de plus, son prix est inférieur à celui des analogues occidentaux.

7 étapes d'automatisation du service technique

L'équipe du projet comprenait un directeur informatique, un directeur exécutif, un ingénieur, un médecin-chef, une infirmière en chef et. J'ai agi en tant que curateur. Le projet a été mis en œuvre en sept étapes.

Étape 1. Analyse des processus métier. Ils ont décrit le cheminement d'une demande de réparation de matériel médical : qui la crée, à qui la transmet, quelles sont les conditions d'enregistrement et dans quel délai les ingénieurs doivent la compléter. En sortie, nous avons obtenu le processus "tel quel".

Étape 2. Création de nouveaux processus métier. Sur la base du processus « tel quel » et des exigences du produit « 1C : ITIL Enterprise Information Technology Management », nous avons développé le processus « comme il se doit ».

Deux lignes de support technique. La première ligne comprend les demandes qui ne sont pas liées à une panne. Par exemple, un employé ne sait pas comment allumer ou redémarrer un équipement. Ce n'est pas une panne, mais une violation des règles de fonctionnement. Ces applications sont effectuées par l'infirmière en chef. La deuxième ligne concerne les demandes de réparation. Ils sont réalisés par un ingénieur. Deux lignes de support technique ont permis de ne pas surcharger les ingénieurs.

Nouveaux types de rapports et de notifications. Certains rapports n'étaient pas inclus dans le programme. Par exemple, comptabilisation des pièces de rechange, comptabilisation de la qualité de la maintenance des pannes, comptabilisation des réparations. Ils ont été ajoutés d'eux-mêmes. Nous avons également ajouté indépendamment la fonction d'envoi de notifications d'incidents par e-mail etc.

Base de données unifiée des actifs et des connaissances. Les informations sur l'équipement, les composants, les pièces de rechange, les outils et les méthodes de dépannage sont contenues dans une seule base de données d'actifs. L'utilisateur de la base reçoit toutes les informations afin d'effectuer un diagnostic rapide des équipements (placement, cycle de la vie, documentation technique). La base de données accumule des exemples de résolution efficace d'incidents.

Étape 3. Élaboration d'un règlement pour le service technique. Nous avons créé des règlements pour :

• processus de gestion des pannes ;
• processus de gestion des équipements médicaux ;
• travaille sur l'enregistrement et l'enregistrement des applications;
• travaux d'entretien programmés.

Etape 4. Installation, configuration et test du système d'information. Configurez d'abord le serveur. Ensuite - l'application cliente aux postes de travail des collaborateurs concernés. Configurez des rapports supplémentaires. Ouvrages de référence remplis : modèles et fabricants d'équipements, tâches de routine, listes d'utilisateurs, types de services. Nous avons vérifié les itinéraires de circulation des applications.

Étape 5. Formation des employés. Réalisation d'un briefing général. Puis arrangé jeu d'entreprise, dans lequel ils ont expliqué au personnel comment remplir et entrer les demandes dans le programme. Nous avons élaboré séparément la création d'applications pour les incidents imprévus. Nous avons expliqué que nous n'acceptons plus les candidatures sous forme orale et écrite.

Étape 6. Stimuler les employés à travailler dans le programme. Encouragez l'équipe à passer rapidement à la conception applications électroniques au lieu d'appels téléphoniques, la ruse a aidé. Nous n'avons pas traité les candidatures qui n'étaient pas enregistrées dans le système d'information. Lorsqu'un employé s'est plaint que l'ingénieur n'avait pas répondu à la demande, nous avons dit que nous ne le voyions pas dans le programme. En d'autres termes, si le médecin n'a pas reçu de réparation rapide de l'équipement, c'est son problème.

Etape 7. Appui technique et méthodologique. Après avoir installé et configuré le système pendant un mois (une fois tous les trois jours), les itinéraires de circulation des applications ont été vérifiés quotidiennement.

• Automatisation du flux de travail dans l'entreprise : un plan simple étape par étape

Comment se passe l'acceptation des applications et la réparation des équipements maintenant ?

Si l'équipement tombe en panne, l'utilisateur appelle à l'aide. Spécifie la connexion au système et le numéro de téléphone, nomme le problème, décrit l'incident.

Tout d'abord, la demande est reçue par la première ligne de support technique. Si le spécialiste de première ligne trouve une solution, il envoie des instructions à l'employé par courrier.

Si le problème est grave et que la première ligne ne peut pas aider, l'application est transmise aux ingénieurs sur un seul moniteur de flux d'application.

Le programme attribue le statut correspondant du travail de service à chaque application, détermine la priorité de la tâche, le coût et les conditions d'élimination de l'incident par couleur. Ainsi, les travaux préventifs prévus sont marqués en vert. La couleur rouge signifie une défaillance critique. Un exemple de défaillance critique est une défaillance logicielle qui entraîne un diagnostic incorrect du patient. L'ingénieur voit une nouvelle demande sur le moniteur, sa priorité et son importance, et reçoit une notification par e-mail. Recherche une solution à un problème dans la base de connaissances. Une fois le problème résolu, ferme l'incident. Ensuite, il envoie une lettre à l'employé avec des éclaircissements et un rapport sur le travail effectué.

J'ajouterai que l'ingénieur voit l'historique de l'application dans le programme. Le salarié, quant à lui, reçoit une notification sur l'ordinateur de travail chaque fois que l'application change de statut. Par exemple, la candidature a été acceptée, la candidature est en cours, la candidature est terminée, etc.

Les ingénieurs enregistrent les pannes d'équipement séparément pour chaque type d'équipement. S'il plante à nouveau, le programme attribue le statut "système" au problème. Cela permet d'effectuer les réparations préventives planifiées à temps, d'identifier et d'éliminer les erreurs système et d'éviter les pannes d'équipement.

De plus, le programme met en garde les ingénieurs sur les prochaines modalités de maintenance préventive des équipements. Sur le moniteur et l'ordinateur de l'ingénieur travailleur médical responsable de l'équipement reçoit un rappel.

• 4 exemples de la façon dont les petites entreprises réduisent leurs coûts grâce à l'informatique

Quatre résultats clés

Le projet a duré six mois. Après son achèvement, nous avons immédiatement ressenti l'effet. L'équipe note que "ça s'est amélioré".

Le nombre de demandes non satisfaites ou en retard a été réduit à zéro. Désormais, les ingénieurs ne sont pas payés pour les réparations, mais pour le bon fonctionnement des équipements. Plus l'équipement ne casse pas longtemps, plus le salaire est élevé. Nous utilisons quatre KPI pour calculer les primes des ingénieurs :

• qualité des candidatures ;
• évaluation moyenne de la qualité de l'élimination des erreurs ;
• part des commandes clôturées par rapport à celles enregistrées dans le système ;
• budget consacré aux réparations et aux incidents imprévus.

Le coût de l'entretien des équipements médicaux et autres systèmes techniques tombé à 20 %. Le programme montre qui et quels composants et pièces de l'équipement ont été retirés, ce qui a été envoyé pour réparation, etc. Il arrivait que nous payions la réparation de l'équipement alors qu'il était encore sous garantie. Vous pouvez maintenant voir quel équipement est sous garantie et lequel ne l'est pas. Grâce à la base de données, il existe des informations sur les pièces de rechange et les accessoires les plus utilisés. Désormais, nous n'achetons que ce qui est nécessaire à un moment donné, ou ce que nous utilisons le plus souvent.

La charge du service technique a diminué de 15 %. Le calendrier d'entretien préventif incluait la responsabilité des médecins et des infirmières pour le bon fonctionnement des équipements. Désormais, le personnel médical assure lui-même une partie de la maintenance des équipements. Il est devenu plus facile pour les ingénieurs de planifier leurs heures de travail.

Le nombre d'incidents imprévus a été réduit à 40 %. Le programme stocke l'historique des pannes et des mouvements, des réparations et de l'entretien, ainsi que la documentation d'accompagnement. Ces informations vous permettent de planifier à l'avance la réparation et le remplacement des équipements.

Automatisation de la maintenance et de la réparation des équipements :

• débarrasser l'équipe des conflits;
• réduit la charge sur service technique, permettant ainsi aux salariés d'améliorer la qualité de leur travail ;
• réduit le coût de réparation de l'équipement et des machines;
• augmentation des revenus, car maintenant nous n'annulons pas les rendez-vous des patients.

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Comment bien comptabiliser les commandes ? Comment enregistrer et traiter les demandes clients et acheteurs sans erreur ? Lorsque vous travaillez avec des commandes et des clients, un programme de comptabilité des commandes basé sur le cloud fournira une aide inestimable.

Comptabilité « à genoux » : les écueils des méthodes comptables classiques

En ouvrant une entreprise, l'entrepreneur reçoit les premières commandes des clients. Tant qu'ils sont uniques, et que le chiffre d'affaires n'est pas important, il n'y a pas de problèmes de prise en compte des commandes (et, par conséquent, de la comptabilité et de la fiscalité) : toutes les données sur les candidatures sont saisies dans un certain laps de temps : à la fin de la semaine, à la fin de la journée de travail ou à une autre période.

Tous les clients en un coup d'œil.
Gérez les relations avec les clients, travaillez de manière productive avec les commandes !

Cela peut être un journal ordinaire avec un tableau des commandes, un bloc-notes ou un programme Excel. Quel que soit l'outil utilisé par l'employé de l'entreprise chargé de l'enregistrement des commandes, il saisit toutes les données manuellement, sur la base de chèques, de contrats et d'autres documents.

Aux premières étapes du travail de l'entreprise, il n'est pas difficile de suivre la quantité et l'exactitude de l'exécution des commandes. Mais à mesure que le nombre de candidatures augmente, le gestionnaire rencontre les premières difficultés :

• les employés responsables de la comptabilisation des commandes commencent à faire des erreurs et à rater des commandes ;
• la comptabilité commence à prendre trop de temps et vous devez embaucher employé individuel qui ferait un tel travail;
• en raison de la nécessité de traiter un grand nombre de commandes, même un tel employé commence à faire de plus en plus d'erreurs;
• gérant ou autre responsable ne peut pas contrôler le travail des employés - à la fois ceux qui enregistrent les commandes et ceux qui les reçoivent et les traitent.

En conséquence - faible qualité du service client, erreurs dans les documents financiers, données incorrectes dans la comptabilité et les déclarations fiscales.

Automatisation de la comptabilité des commandes : avantages des systèmes

Avec un grand nombre de commandes, la solution la plus optimale serait de mettre en place un système d'automatisation comptable - un programme de comptabilisation des commandes qui pourrait assurer la comptabilisation des commandes en mode non-stop.

Avantages de l'automatisation :

• absence d'erreurs et d'omissions ;
• comptabilité en ligne, c'est-à-dire saisir les données immédiatement après la réception et le traitement de la commande ;
• modèles prêts à l'emploi, tableaux, formulaires de documents, possibilité de rédiger des documents en une ou deux minutes;
• facilité d'utilisation, économies importantes de temps et d'argent : vous n'avez pas besoin d'embaucher un employé distinct responsable de la comptabilité des commandes ;
• la capacité de rendre compte de chaque étape du traitement des commandes.

Opportunités des services "cloud"

La comptabilisation automatisée des commandes peut être organisée de deux manières.

Première façon- installer un programme gratuit de comptabilisation des commandes sur un ordinateur ou dans réseau local. Typiquement, ce sont des complexes systèmes multifonctionnels qui nécessitent une maintenance et des mises à niveau. Pour qu'un tel système fonctionne efficacement, vous devez, entre autres, embaucher un spécialiste en informatique ou conclure un accord d'externalisation avec l'entreprise qui a installé le programme.

Deuxième voie- utiliser le service web "cloud". Il fournit les mêmes fonctionnalités qu'un programme régulier, mais n'a pas les inconvénients.

Capacités des services Web "cloud" :

• vous n'avez pas besoin d'installer un programme pour les applications de comptabilité sur un ordinateur, de créer un réseau local, d'introduire un système de comptabilité des commandes dans l'environnement d'information existant;
• vous économisez de l'espace sur le disque dur de votre ordinateur ou sur le serveur du réseau local ; ne dépensez pas d'argent pour la maintenance et les mises à jour du programme ;
• le service Web peut être utilisé par tous ceux qui ont des droits d'accès, sans limite de temps et de n'importe où dans le monde : si nécessaire, un employé peut saisir les données de la commande à l'aide d'un téléphone, ce qui est le plus important pour les spécialistes de terrain, les coursiers, les employés travaillant dans les entrepôts , transport, production.

Class365 : programme gratuit de comptabilisation des commandes

Afin de mettre à votre disposition un tel outil qui vous permettrait de suivre les commandes de n'importe où dans le monde et à tout moment, vous n'avez pas besoin d'acheter et d'installer un programme complexe et de louer un serveur dédié, ce qui prendra la moitié du budget à maintenir. Il suffit de s'inscrire et de se connecter au service web "cloud" Class365.

Class365 est un service gratuit et pratique qui vous permet de suivre vos commandes. Le programme convient aux entreprises opérant dans le secteur des services, du commerce de détail et le commerce de gros ainsi que des boutiques en ligne. Vous pourrez travailler avec des clients, recevoir rapidement des informations détaillées sur un produit particulier, conserver des enregistrements de commandes en temps réel.

Afin d'utiliser toutes les fonctionnalités du programme, il vous suffit de passer quelques minutes pour vous inscrire et sélectionner le tarif - "Gratuit", pour les entrepreneurs en démarrage et les jeunes entreprises. Avec la croissance de l'entreprise et, par conséquent, des employés, vous pouvez augmenter le nombre d'utilisateurs en passant au tarif "Professionnel".