Аркуш опису документів у особовому справі. Як правильно сформувати особисту справу працівника? Кому можна видати особисту справу

Незважаючи на те, що законодавчо не встановлено обов'язкового ведення в організаціях особових справ працівників, кожна розсудлива кадровика, щоб спростити роботу, намагатиметься систематизувати дані про працівників. Обов'язковим для державних службовців. У статті розповімо, як оформити особисту справу працівника, дамо зразок оформлення.

Переваги ведення особистої справи

• Наявність особистої справи полегшує доступ до необхідної інформації про працівників
• допомагає систематизувати всі дані про їхню трудову діяльність.

Справа являє собою сформовану папку, сукупність документів, що належать до одного співробітника та всіх його особистих даних. Оскільки порядок формування справи не регламентований Законом, то кадрової служби необхідно розробити внутрішнє становище організації щодо ведення особових справ. У ньому можна відобразити низку питань:

• склад.
• Порядок їх формування та ведення.
• Перелік працівників, котрим необхідно вести такий облік.
• Режим зберігання.
• Зазначити коло осіб, які мають до них доступ.
• Терміни передачі до архіву.

Склад особистої справи

Документи, що знаходяться в папці співробітника, можна розділити на три групи:

• У першу віднесемо документи, які співробітник надав при прийомі на роботу та кадрові за якими його прийняли. До них віднесемо: анкету; резюме; характеристики із попередніх місць роботи (за наявності); копії паспорта, СНІЛЗ, ІПН (якщо є), документів про вищу або середню освіту, документів військового обліку(для військовозобов'язаних та осіб, які підлягають призову на військову службу); на вимогу довідку про несудимість, заяву про прийняття на роботу; медичні довідки, якщо діяльність передбачає роботу з дітьми, наприклад, трудовий договір; особиста картка, копія наказу прийому працювати тощо.
• По-друге, документи, що виникають у процесі трудової діяльності працівників: до таких належать свідоцтва про шлюб, про народження дітей, про розлучення, договори про матеріальної відповідальності, якщо діяльність передбачає таку, накази про переклади, преміювання, документи про пройдені крси під час роботи, різні сертифікати тощо.
• По-третє, документи про припинення трудової діяльності, наприклад: заява працівника про звільнення; копія наказу про звільнення. Також читайте статтю: → « ».

Формування та ведення справи

Варто звернути увагу, що в особисту справу можна розмістити копію трудової книжки, але не саму книжку. Оригінали трудових книжок повинні зберігатися як документи суворої звітності в спеціальних металевих шафах або сейфах, що не вгораються. Видаються особі, яка несе за них відповідальність лише за заявкою.

Особисті справи можуть вестися на всіх співробітників або лише на певних (наприклад, на керівний склад, працівників бухгалтерії, матеріально відповідальних осібі т.п.). Оформленням особистої справи здебільшого займається співробітник відділу кадрів, призначений відповідальним за їх ведення та зберігання.

Вимоги до оформлення документів

В обов'язки даного працівниказазвичай входить формування особистої справи, внесення до нього різних записів, приміщення та вилучення документів, завірка копій, ведення внутрішнього опису, періодична перевіркастану справ тощо.

Формування особистісної справи починається в останній момент прийому співробітника працювати і ведеться протягом усієї його праці у цій організації.

• Кожна особиста справа повинна зберігатися у окремій папці.
• На титульному листі зазначаються: найменування організації; структурний підрозділ, у якому працівник працює; номер особистої справи; заголовок, тобто П. І. О. співробітника; дата початку ведення особистої справи (зазвичай це дата видання наказу про прийняття на роботу); дата закінчення його відання (дата видання наказу про звільнення); кількість аркушів справи термін зберігання (прописується при закритті особистої справи).
• Після заповнення титульного листа в папку поміщаються всі необхідні документиу хронологічному порядку. Найчастіше дані папери розташовуються так: особиста картка; анкета; резюме; заява про прийом на роботу; копія наказу про прийняття на роботу; трудовий договір; копії паспорта, СНІЛЗ, ІПН (за наявності), документів військового обліку (для військовозобов'язаних та осіб, які підлягають призову на військову службу) тощо.

Зберігання папки з документами

Одночасно з особистою справою починають вести його внутрішній опис, який складається на окремому аркуші і прикріплюється до справи. Опис складається для обліку документів постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання. Внутрішній опис заповнюється протягом усього часу ведення особистої справи.

Найчастіше до граф заносяться номери особових справ, дати їх закладу, заголовки, дати закриття.

Законодавча база для оформлення

Усі особисті відносини містять персональні дані працівника. Нагадаємо, що під персональними даними розуміється будь-яка інформація, що відноситься до прямо або опосередковано визначеної або визначеної фізособи. Роботодавець зобов'язаний дотримуватись всіх вимог щодо захисту персональних даних.

Особи, винні у порушенні положень законодавства в галузі персональних даних, можуть бути притягнуті до дисциплінарної відповідальності, а також цивільно-правової, адміністративної та кримінальної. Так, керівник організації зобов'язаний призначити відповідним наказом осіб, відповідальних за ведення та зберігання особових справ.

Збереження персональних даних

Для досягнення безпеки необхідно застосувати ряд заходів:

• Особи, які отримали офіційний доступ до персональних даних співробітників, повинні стежити за їх збереженням і не допускати до них третіх осіб. Щоб систематизувати справи, можна побудувати їх за алфавітом, або за номерами, або за структурними підрозділами
• Також з метою забезпечення захисту персональних даних, що зберігаються у роботодавця, працівники мають право: на повну інформацію про їх персональні дані та обробку цих даних; вільний доступ до своїх персональних даних, включаючи право на отримання копій будь-якого запису,

У разі відмови роботодавця виключити або виправити персональні дані працівника він має право заявити у письмовій формі роботодавцю про свою незгоду з відповідним обґрунтуванням такої незгоди. Персональні дані можуть бути передані третім особам лише за письмовою згодою працівника. Винятком є ​​передача цих даних стороннім особам з метою попередження загрози життю та здоров'ю працівника, а також в інших випадках, передбачених федеральними законами.

Закриття особистої справи

Для закриття особистої справи, його необхідно повністю оформити, перевірити та привести до належного вигляду.

• Також звірити наявність всіх документів, щоб вони розташовувалися в хронологічному порядку, пронумерувати всі листи олівцем у верхньому правому кутку.
• У справі має бути внутрішній опис, з повним переліком документів. При закритті справи складається підсумковий опис, у якому вказується остаточне число документів і листів.
• Складається лист-завіритель справи, підписується його укладачем. Якщо в майбутньому в закриту справу вносяться будь-які зміни, вони фіксуються в цьому аркуші.
• .Далі особиста справа підшивається. Наприкінці кожної справи підшивається лист-завіритель, а на початку внутрішній опис.
• Далі на титульному листі особистої справи вказується дата його закриття, із зазначенням наказу про звільнення та термін зберігання
• Особисті відносини передаються до архіву не пізніше ніж через три роки після їх завершення у діловодстві.

Рубрика “Питання та відповіді”

Питання №1.Я кадровик, якщо документи в одній особистій справі слід зберігати п'ять років, а інші сім, яким терміном керуватися?

Керуватися тим терміном, який довший, відповідно зберігати сім років

У ході здійснення діяльності підприємства для прийняття правильних рішень адміністрації компанії потрібна максимально повна інформація про її співробітників. Дані відомості уповноважені особи можуть отримати зі справ, заведених відділом кадрів на працівників, що включають всю документацію за весь період роботи цієї людини.

Воно є підшивкою документів, згрупованих щодо кожного співробітника та скріплених в єдину папку з описом.

Формування особистих справє обов'язковим тільки для державних органівта муніципальної влади. Їх складання та ведення на інших підприємствах відбувається на розсуд адміністрації компанії.

Цей обов'язок покладають на відділ кадрів, який починає особиста справа співробітникау момент його прийому на роботу та закриває при звільненні. Воно включає особисті дані працівника, документи, що оформляються на самому підприємстві, і т.д.

Основними регламентуючими правилами є ГОСТ 51141-98 та 17914-72, а також федеральні закони з державної служби. Але їхні вимоги є обов'язковими для закладів та установ. Інші фірми можуть їх використовувати у своїй роботі, або ж здійснювати оформлення особистої справиза своїми методиками.

Тим не менш, на всі підприємства поширюються положення закону «Про персональні дані», згідно з яким роботодавець визнається оператором з їх обробки, а отже він має забезпечити захист особистої інформації своїх співробітників та запобігти її розголошенню.

Тому особисті справи повинні зберігатися в місцях, куди обмежений доступ стороннім працівникам підприємства. А звернення за відомостями, що містяться у складі особистої справи, слід контролювати та фіксувати у спеціальних регістрах. Несанкціоноване розголошення особистої інформації тягне за собою притягнення фірми до адміністративної відповідальності.

Важливо!Перш ніж збирати особисту інформацію працівника слід попередньо підписати із нею заяву те що, що вона дає своє .

Оформлення та ведення особистої справи

Папка на працівника відкривається у його прийому. Першою в неї підколюється особиста картка, що оформляється на працівника, що містить крім основних відомостей про нього, фотографію співробітника. Далі у справу підшиваються усі копії документів, що представлені співробітником. Сюди включаються заповнювані ним під час оформлення бланки.

Протягом усієї діяльності на підприємстві у справу співробітника відповідальні посадові особипідколюють у хронологічному порядку документацію, що відноситься до нього, наприклад, різні заяви, доповідні, пояснювальні. Накази, що видаються, на підприємстві за особовим складом щодо співробітника можна не вшивати в папку з його справою, якщо вони фіксуються в особистій картці. Можна підшивати виписки з даних документів.

Усі листи особистої справи повинні мати наскрізну нумерацію.

При розірванні трудового договору папка з усіма документами закривається. Перед передачею її до архіву бажано скласти опис особистої справи,якщо вона не оформлялася із самого початку. Вона являє собою поіменний список всіх документів, що містяться в ній, із зазначенням номерів сторінок. Це може бути розроблений організацією шаблон, куди вписуються лише сторінки, або заповнений від руки або за допомогою комп'ютера список.

При закритті на лицьовій папці проставляється дата завершення особової справи, і надається індекс відповідно до наявної номенклатури справ.

Відповідно до законодавства, термін зберігання особових справскладає 75 років.

Документи, що включаються до особистого діловодства

В особисту справу кожного працівника підколюються подані ним резюме та рекомендації, заповнені для підприємства анкети, наказ про примі на роботу. Бажано до папки також включати копії паспорта, свідоцтва про постановку на податковий облік, пенсійного свідоцтва, документів про освіту, свідоцтва народження на дітей, про шлюб (розлучення), посвідчень водія, та інші. Усі копії мають бути засвідчені працівником відділу кадрів, який приймав їх та звіряв з оригіналами.

В особистій справі повинен бути присутнім , а також всі , що укладаються з ним додаткові угоди.

У міру роботи в особисту справу співробітника підшиваються його, пояснювальні, акти про правопорушення, подання до нагородження і т. д. При необхідності розголошення його особистих даних, зі співробітника потрібно брати згоду на це, яке також потрібно включати до цієї папки. Після звільнення сюди прикладаються і .

Трудова книжка працівника повинна зберігатися окремо від особової справи у спеціалізованій шафі, бажано в сейфі, так як вона є бланком суворої звітності та реєструватись у .

Зразок заповнення титульного листа та опису особистої справи

На лицьовій стороні титульного листа проставляється назва компанії та її структурного підрозділу. У правому кутку записується номер справи, і навіть кількість аркушів опису.

У центральній частині документа заповнюється П.І.Б. працівника, на якого заводиться справа. У правому нижньому кутку вказуються дати початку та завершення справи, а також кількість аркушів у ньому та термін зберігання. При відправленні справи до архіву на титульному листі проставляється індекс відповідно до прийнятої номенклатури справ.

Опис має містити номер і заголовок (П.І.Б.) справи, до якого вона складається.

Вести особисті справи працівників за законом обов'язково лише у державних та муніципальних організаціях. Закон визначає і вимоги до їх оформлення. Але практична користь від такого документа буде у будь-якій організації. Тому багато хто для зручності збору, обробки та зберігання інформації воліють вести персональні справи всіх працівників або окремих категорій. Розберемо цю тему докладніше.

Нормативна база

Насамперед слід розробити локальний нормативний акт (становище чи інструкцію з ведення ЛД), у якому прописуються правила та вимоги до оформлення, змісту, ведення, зберігання особових справ тощо.

При складанні особової справи працівника вимоги щодо її оформлення регламентовані такими НПА:

1. Трудовий кодекс РФ (глава 14).
2. ФЗ від 27.07.2006 № 152 "Про персональні дані".
3. ФЗ від 22.10.2004 № 125 "Про архівну справу в РФ".
4. "Основні правила роботи архівів організацій", схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002.
5. ДЕРЖСТАНДАРТ Р 6.30-2003, прийняті Постановою Держстандарту РФ від 03.03.2003 № 65-ст (з 01.07.2018 припиняє свою дію у зв'язку з введенням Національного стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, затвердженого Наказом 2005 № 203). -Ст).
6. Наказ Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558 «Про затвердження Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій із зазначенням термінів зберігання».

Працюючи з особистими справами, важливо пам'ятати, що вони містять особисті дані, а дотримання вимог щодо їх захисту — обов'язок роботодавців. За порушення цих положень винні особи можуть бути притягнуті як до дисциплінарної, матеріальної, так і цивільно-правової, адміністративної та кримінальної відповідальності.

Також можна звернутися до нормативним документам, що регламентує кадрову роботуу цьому напрямі у держструктурах, які можуть допомогти у розробці ЛНА:

• Федеральний законвід 27.07.2004 № 79;
• Федеральний закон від 02.03.2007 № 25;
• Указ Президента РФ від 01.06.1998 № 640;
• Указ Президента РФ від 30.05.2005 №609.

Правила ведення та оформлення

У бюджетних та комерційних організаціяхІндивідуальні відносини можуть вестися усім співробітників чи вибірково. Наприклад, лише на керівників або на керівний склад та матеріально відповідальних осіб тощо.

Оформленням, веденням та зберіганням справ, як правило, займаються кадрові служби. Ця відповідальність закріплюється за ними наказом керівника. Як правильно оформити особисту справу співробітника (зразок), можна переглянути нижче.

Обов'язково затверджується список осіб, кому дозволяється доступ до персональних справ: до ознайомлення з матеріалами та отримання їх у тимчасове користування для виконання певної роботи.

За визначенням ДЕРЖСТАНДАРТ Р 7.0.8-2013 «Справа — це документ або сукупність документів, що належать до одного питання або ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку». Відповідно, оформлення особистої справи співробітника, зразок за ГОСТом, - це, умовно кажучи, папка, в яку підшиваються, папери, що містять відомості про працівника, про його трудову діяльність та стаж.

Формування справи починається з прийому співробітника працювати. Воно ведеться в єдиному екземплярі. На кожного працівника заводиться окрема папка. Інформацію всередині справи розміщують у хронологічному порядку. Якщо у справі зберігаються копії особистих документів працівників, вони мають бути завірені. Як правило, до особистої справи долучаються всі матеріали, пов'язані з трудовою діяльністюпрацівника. Їх умовно можна поділити на три групи. Документи, пов'язані з:

• оформленням на роботу (згоду на обробку персональних даних, анкета, копії документів про освіту, різні довідки, трудовий договір, наказ про прийом, договори матеріальної відповідальності, про нерозголошення конфіденційної інформації та ін.);
• власне самим трудовим процесом (додаткові угоди до трудового договору; накази про переміщення, заохочення, накладення дисциплінарних стягнень, присвоєння категорій; довідки (укладання) періодичних медичних оглядів (обстежень); атестаційні листи; повідомлення; копії документації про підвищення кваліфікації тощо);
• звільненням (заява про звільнення; наказ про звільнення).

Ведення справи передбачає: внесення в облікові документи записів про всі зміни до анкетно-біографічних даних та трудової діяльності, залучення матеріалів, що надходять, та їх вилучення, видача відомостей та засвідчення копій, заповнення внутрішнього опису, періодична перевірка стану справ, закриття та передача в архів тощо д.

Особисті справи підлягають обліку та реєструються у відповідному журналі. Його форму можна розробити самостійно. Найчастіше до граф заносяться номери справ, дати їх закладу, заголовки, дати закриття.

Особова справа співробітника: зразок оформлення 2020 року

Внутрішній опис

Поруч із формуванням справи оформляється внутрішній опис, що складається обліку документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання. Опис складається за формою, наведеною в Додатку 10 Основних правил роботи архівів організацій, та заповнюється протягом усього часу його ведення.

Скільки зберігати і де

У відділі кадрів справи співробітників зберігаються протягом усього періоду їхньої роботи в організації. Для цих цілей обладнується спеціальне місце, що унеможливлює доступ до них третіх осіб, а також можливість їх розкрадання або втрати. Зазвичай це сейфи, що замикаються, або металеві шафи або приміщення.

Коли працівник звільняється, особиста справа закривається. Справа закрита - це означає, що вона повністю оформлена і прошита. При цьому спочатку підшивається внутрішній опис з підсумковим записом про кількість у ньому аркушів та документів, а наприкінці - лист-засвідчувач. На титульному листі вказується дата закриття справи (дата звільнення) та термін її зберігання, який починає обчислюватися з 1 січня року, наступного за роком закриття.

Особисті відносини звільнених зберігаються у організації протягом трьох років, потім здаються до архіву. Якщо справа створена після 2003 року, то термін її зберігання становить 50 років, якщо раніше — 75 років (ст. 22.1 ФЗ від 22.10.2004 № 125). Якщо в особистій справі підшиті документи з різними максимальними термінами зберігання, то справа зберігається за старшим терміном.

Кадрові документи підлягають тривалому терміну зберігання згідно із законом № 125-ФЗ «Про архівну справу Російської Федерації». Після звільнення працівника протягом 50 років в архіві підприємства або спеціалізованій держустанові лежить його персональна документація. Правила про те, що має бути в особистій справі працівника, і як підшивати документи, затверджуються в компанії одночасно із призначенням відповідального за організацію кадрового обліку. Наявність регламенту систематизує інформацію та спростить роботу при подальшому створенні архіву.

Формувати відомості про персонал необхідно з урахуванням параграфів закону №152-ФЗ у редакції від 29.07.2017. Тобто, склад особової справи працівника 2017 рік обмежив конкретними цілями – виконанням обов'язків. трудового контракту. Приклад: права водія водія службової машини обов'язково присутні в папці, а відомості про партійну належність зберігати не можна.

Місцезнаходження документів має бути організоване так, щоб доступ сторонніх осіб був обмежений. Забороняється розповідати не лише конкретну інформацію, а й те, що входить у особисту справу працівника підприємства. За порушення конфіденційності, крім звільнення за провину (ст. 81 ТК), застосують адміністративне, матеріальне, кримінальне покарання. Наявність наказу про захист персональних даних, підписаних зобов'язань про нерозголошення, правильності зберігання відомостей про те, які документи входять до особистої справи співробітника (електронного, паперового), перевіряє державна інспекція з праці. Плановий контроль проводиться раз на три роки.

Що має бути в особистій справі співробітника

Види персональних документів, які зберігаються комерційними підприємствами, законодавчо не регулюються. Керівництво кожного підприємства самостійно визначає список необхідної інформації, виходячи із специфіки діяльності.

Приклад

Довідка про стан здоров'я замірника пластикових вікон не потрібна, а перелік документів в особистій справі працівника гальванічного цеху містить періодичні медичні висновки (шкідливе виробництво, Контроль професійних захворювань).

Які документи підшиваються в особисту справу працівника обов'язково під час прийому та звільнення:

• Копія наказу про призначення;
• Заяви про надання відрахувань з податку доходи фізичних осіб;
• Особиста картка (форма Т-2) чи листок;
• Копії дипломів, атестатів, свідоцтв про освіту, кваліфікацію;
• Трудовий договір;
• Угоди про матеріальну відповідальність, про нерозголошення комерційної інформації;
• Довідка про суму заробітної платиз попередніх місць роботи для обчислення допомоги з непрацездатності;

Доповнювати список документів в особистій справі працівника можуть копії:

• ІПН, СНІЛЗ, паспорти, військового квитка;
• Наказів про переміщення, підвищення, заохочення, стягнення;
• свідоцтв про народження дітей;
• Заяв та наказів на відпустки всіх видів;
• Трудової книжки;
• Свідоцтв, довідок з органів РАГС про зміну персональних даних.

Копії засвідчуються працівником, відповідальним за кадрове діловодство, написом: «Копія вірна» та зазначенням посади, прізвища та ініціалів

З оригіналів до складу документів особової справи працівника входять:

• Характеристики із попередніх місць роботи;
• Анкета, заповнена при здобуванні посади;
• Посадова інструкція;
• Довідки про проходження медичного оглядудля спеціальностей, за якими законодавчо затверджено обов'язковість їх наявності;
• Додаткові угоди до трудового договору;
• Доповідні записки, пояснювальні.

Порядок розташування документів у особовій справі працівника

При підшиванні паперів, що надходять під час трудової діяльності персоналу, слід п. 3.5.5 Основних Правил роботи архівів організацій. Параграф встановлює, що документи у особових справах розміщуються за датами надходження – у хронологічному порядку.

При цьому до уваги не береться принцип пов'язаності того, з чого складається особисте працівника і що міститься.

Приклад

Трудовий контракт укладено 01.02.2017 р. Додаткова угода щодо підвищення заробітної плати оформлена 01.08.2017 р. Підшиватися вона буде не до договору, а за черговістю після будь-яких наказів, заяв, довідок.

Оскільки документи у індивідуальних справах розташовуються принаймні появи, то зручності пошуку заводиться опис.

Зразок

Внутрішній опис особистої справи № 4

касира ТОВ «Нарва»

Іванушкіної Олени Олексіївни

	Дата документу	Номер документа	Назва документу	Номери аркушів справи	Примітка
			Трудовий договір		Оригінал
			Наказ про прийом на роботу
			Угода про матеріальну відповідальність		Оригінал
			Додаткова угода про переведення на місце роботи за іншою адресою		Оригінал
			Заява про надання чергової відпустки		Оригінал

По реєстру видно, які документи зберігаються у особовому справі працівника, у вигляді й у якій послідовності. Форма опису не має уніфікованого шаблону, розробляється та затверджується на підприємстві локальним актом. Після таблиці на кожному аркуші зазначаються відомості про заповнювача.

Що має лежати в особистій справі працівника, крім персональних відомостей

Кількість документів, що стосуються трудової діяльності персоналу, необмежена і може становити кілька десятків аркушів. Для швидкого отримання відомостей у складі особистої справи працівника у 2017 р. можна включити особисту картку (Т-2 для комерційних підприємств) або особистий листок з обліку кадрів.

Форму Т-2 встановлено Держкомстатом, але підприємствам надано право самостійної розробки документа. За уніфікованим форматом картка містить усі відомості, необхідні для повного ознайомлення з кваліфікацією, трудовою діяльністю персоналу. Підставою для заповнення граф є особиста справа співробітника та документи в ньому. За словами записується лише склад сім'ї.

При прийомі на роботу зазначаються паспортні дані, номери ІПН та СНІЛЗ, відомості про кваліфікацію та освіту, додаткова інформація. Правильність вмісту засвідчується підписом працівника. У процесі трудового періоду картку формують виходячи з те, що входить у особисту справу співробітника – накази, копії атестаційних свідоцтв, довідки.

Для контролю над надходженням, видачею та поверненням особових справ заводиться журнал обліку. Переміщення супроводжуються обов'язковою перевіркою щодо опису того, з чого складається особиста справа співробітника.

З чого складається особиста справа? Які документи підшивати, а які не треба? Як правильно організувати ведення та зберігання? Ці та інші питання часто не дають спокою кадровикам. Розбираємось у статті.

Не всі організації та роботодавці ведуть особисті справи працівників. Обов'язкове їхнє ведення передбачено законодавством РФ щодо державних та муніципальних службовців.

Оскільки вони містять персональні дані, роботодавець зобов'язаний забезпечити надійність їх ведення, зберігання та порядок видачі.

З чого складається (структура)

Зазвичай це папка, у якій підшиваються документи, пов'язані з оформленням працівника, періодом роботи, його звільненням з організації та необхідні забезпечення діяльності організації. Кожна справа ведеться в одному екземплярі, офіційні папери в ньому підшиваються за хронологією, брошуруються, нумеруються, до справи обов'язково додається внутрішній опис.

Порядок ведення та перелік документів у особисту справу працівника затверджується роботодавцем. Зазвичай цей перелік включає:

• згоду на обробку персональних даних;
• копії документів про освіту, що підтверджують кваліфікацію працівника;
• висновок медичної комісії(якщо потрібно для посади);
• довідку про наявність (відсутність) судимості (якщо потрібно);
• трудовий договір (примірник роботодавця);
• копію наказу про прийняття на роботу;
• договір про нерозголошення конфіденційної інформації, комерційної таємниці та ін;
• договір про матеріальну відповідальність тощо.

У період роботи досьє поповнюють:

• атестаційні листи, характеристики (обговрення роботи);
• копії документів щодо підвищення кваліфікації;
• копії наказів про переміщення, заохочення, оголошені стягнення;
• додаткові угоди до трудового договору;
• доповідні та службові записки, пояснення, акти, повідомлення та ін.

При звільненні до справи підшиваються заява та копія наказу про звільнення.

Ми розібралися, які документи зберігаються в особистій справі працівника.

Скільки зберігати

Таке досьє – документ тривалого зберігання. Тому не потрібно підшивати в нього папери, термін зберігання яких не перевищує 5 років (заяви та накази на відпустку, відгул, довідки з місця проживання, про стан здоров'я тощо).

Забороняється отримувати, обробляти та залучати до особистої справи персональні дані, не встановлені ФЗ про політичні, релігійні та інші переконання, приватного життя, членство в громадських об'єднаннях, у тому числі у професійних спілках. Також забороняється зберігати першотвори дипломів, військового квитка, трудової книжки тощо.

Слід зазначити, що щодо держслужбовців залучення та зберігання копій персональних документів у їхніх персональних справах передбачено нормативним актом(П. 16 «Положення про персональні дані державного цивільного службовця РФ та ведення його особистої справи», затвердженого Указом Президента РФ від 30.05.2005 № 609). Щодо інших категорій працівників (комерційні, бюджетні організації) обробка персональних даних може здійснюватися у межах заздалегідь визначених, законних цілей та обмежується їх досягненням (ч. 2 ст. 5 ФЗ від 27.07.2006 № 152-ФЗ «Про персональні дані»). Тобто, щоб зберігати копії персональних документів, в Інструкції з роботи з особистими справами необхідно зафіксувати їх перелік та обґрунтувати цілі їх зберігання.

Облік, внесення змін та зберігання

Сформовані особисті відносини реєструються у журналі їх обліку. Номер справи та порядковий номер у журналі мають співпадати. Форму журналу не регламентовано.

Інформація, що зберігається у справі, має бути актуальною. Тому в обов'язок кадрових служб входить своєчасне внесення до них всіх змін (персональних даних, реєстрації актів цивільного стану, зміни посади тощо) та залучення документів, що надходять, до особистих справ (заяв, наказів, розпоряджень тощо). Щоб внести відповідні зміни до облікових документів, працівник повинен подати заяву на ім'я керівника організації та додати до неї копії паперів, що служать підставою для внесення правок. Не можна вносити зміни зі слів співробітника, а їм забороняється самостійно вносити будь-які коригування, вилучати наявні в ньому документи та залучати нові.

Особисті справи повинні зберігатися у місці, що забезпечує обмежений доступ. Це можуть бути як окремі приміщення, так і металеві шафи (сейфи), що замикаються. Справи звільнених працівників зберігаються окремо від чинних, а через три роки передаються до архіву (для держслужбовців — через 10 років).

Видача особових справ працівників

Порядок видачі персональних справ у тимчасове користування має бути затверджений у ЛНА. У ньому необхідно зафіксувати правила та терміни видачі документів працівникам та стороннім організаціям.

Особисті справи у тимчасове користування видаються лише працівникам, яким це право надано наказом керівника. Справи видаються на час, необхідний виконання конкретної задачи. Зазвичай, воно обмежується межами робочого дня. Після закінчення робочого часу кадрові працівники зобов'язані перевірити наявність папок у сховищі та вжити заходів щодо їх повернення у разі потреби.

Працівники можуть ознайомитись з матеріалами своєї справи з дозволу керівника кадрової службиза заявою у випадках, передбачених законодавством РФ, а також вимагати з нього копії будь-яких документів. Ознайомлення з матеріалами справи провадиться у спеціально обладнаному приміщенні під підпис у присутності кадрового працівника, відповідального за цю роботу.

Стороннім організаціям справа видається лише з дозволу керівника організації на час вступу офіційного запиту, у якому обов'язково має бути зазначена мета отримання. У разі прийняття позитивного рішення на запит додатково оформляється акт у 2-х примірниках, які підписуються керівниками обох сторін та засвідчуються печатками. Один екземпляр акта залишається в організації, другий прямує разом із справою. У акті вказується термін, який видається особиста справа, мета його видачі, кількість листів тощо.

Варто зазначити, що згідно з ФЗ від 27.07.2006 № 152 персональні дані можуть бути передані третій стороні тільки за письмовою згодою працівника, за винятком випадків, передбачених законодавством.

Усі факти видачі особових справ фіксуються у відповідному журналі або на кожну справу заводиться контрольна картка, в якій відображається ця інформація, та картка-заступник, яка ставиться натомість справи.

Ставте запитання, і ми доповнимо статтю відповідями та поясненнями!